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TeamMate en la Sindicatura de Comptes de Catalunya
Jordi Domene / Jordi Rossell
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1. Aplicativo.Descripción, módulos y versiones.
2. Entorno tecnológico SCC. Infraestructura y equipos.
3. Trabajo de campo. Réplicas de los proyectos.
4. Actualizaciones. Actualización de la versión 11.0.3 a la 12.0.1.
5. Bibliografía.
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TeamMate
1. Aplicativo.
Descripción, módulos y versiones.
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TeamMate
TeamMate es un aplicativo de gestión de auditoría
Objetivos principales:
Eliminar la documentación en soporte papelFacilitar el acceso a los documentos electrónicos relacionándolosentre ellos mediante hipervínculos
Facilitar el trabajo en equipo y la compartición de documentos Establecer controles de acceso a la documentación mediante perfiles y roles de usuario: propietario, preparador, revisor, sólo lectura
Generar plantillas a partir de los proyectos realizados para reutilizarlos, almacenar en un repositorio común las recomendaciones, incidencias, ...Realizar un seguimiento de las recomendaciones
Incorporar la planificación del plan anual de trabajo y la planificación y programación de proyectos y recursosGenerar informes estándar y personalizados de la evolución de los proyectos y de la asignación de recursos.
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1.1 Descripción
TeamMate Audit ManagementWolters Kluwer
TeamMate es un aplicativo formado por diversos módulos.
TeamRisk. Evalución de riesgos. Permite definir objetivos, controles, métricas y probabilidades para identificar los procesos que requieren más atención en la auditoria.
TeamEWP. Sistema de documentación de auditoria completo. Gestiona los papeles de trabajo, permite incorporar incidencias, notas, recomendaciones. Los datos son accesibles según roles de usuario y se integra con la suite de ofimática Microsoft Office.
TeamSchedule. Herramienta para la planificación y programación de proyectos y recursos mediante el seguimiento del plan anual.
TeamTEC. Herramienta web para la presentación de informes.
TeamCentral. Repositorio de base de datos accesible a través de web para almacenar información de los proyectos, reutilizarla, generar informes a partir de ella y realizar el seguimiento de las recomendaciones.
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1.2 Módulos
Arquitectura del aplicativo.
En la actualidad , hay dos líneas de aplicativo según la arquitectura en que se basan.
Arquitectura cliente/servidor.
TeamMate versión 12 y anteriores.
Desde las primeras versiones el aplicativo sigue estaarquitectura, formada por uno o varios servidores Windows con un gestor de base de datos e IIS para la parte web.
Arquitectura servidor web.
TeamMate +.
Las últimas versiones de TeamMate siguen una arquitectura servidor web. El acceso al aplicativo se realiza mediante un navegador. Nos consta que los nuevos clientes de TeamMate acceden a esta arquitectura.
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1.3 Versiones
2. Entorno tecnológico de la SCC.
Infraestructura y equipos.
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TeamMate
Clúster VmWare.
En la SCC disponemos de un clúster VmWare para la mayoría de servidores, entre ellos el servidor de TeamMate.
Se trata de un clúster de 3 nodos y una cabina de discos que contiene las máquinas virtuales.
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2.1 Infraestructura
La capacidad y recursos del servidor o servidores de TeamMate depende del número de auditores, las especificaciones son las siguientes:
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2.2 Servidor TeamMate
Para el número de auditores de la SCC, es adecuado un único servidor con el sistema gestor de base de datos y el aplicativo web.
Al tratarse de una máquina virtual, los recursos se pueden modificar sin problemas según las necesidades.
Las características principales son:
Sistema Operativo: Windows Server 2016 Std
CPU’s: 4 RAM: 8 Gb Disco: 120 Gb sistema
200 Gb datos
Gestor de base de datos:SQL Server 2016
Bases de datos: Proyectos abiertos: 65 GbArchivo e histórico: 40 Gb
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2.2 Servidor TeamMate
Los equipos de los auditores son ordenadores portátiles con las siguientes características generales:
Sistema operativo: Windows 7, SP1. Microsoft Office. Memoria RAM: 8 Gb
Componentes requeridos para el aplicativo cliente TM v.12Microsoft .Net Framework 4.6.1 FullMicrosoft Visual C++ 2015 Update 3 Redistributable Package (x86)
Estos componentes se instalan durante el proceso de instalación del cliente TM. La instalación puede requieren uno o varios reinicios.
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2.3 Equipos de los auditores
3. Trabajo de campo.
Réplicas de los proyectos.
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TeamMate
Los auditores muchas veces realizan las auditorias in-situ. TeamMate permite crear réplicas de los proyectos de auditoria para que los auditores puedan llevar la información en sus portátilesy trabajar como si estuvieran en la sede de la Sindicatura.Para generar la réplica es necesario acceder al módulo TeamEWP y abrir al proyecto.
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3.1 Crear una replica
Y después es necesario seleccionar el destino de la réplica. Habitualmente seleccionamos la pestaña ‘Local’, que por defecto ya apunta a la carpeta ‘repl’.
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3.1 Crear una replica
Cuando se desplaza un equipo de auditores para auditar in-situ, es necesario que puedan compartir la documentación del proyecto.La solución se basa en crear una réplica del proyecto, ubicarla en el portátil de uno de los auditores y que el resto del equipo accedan por red a ella. Ya sea mediante la red del ente auditado o mediante un pequeño hub de la SCC.
Las réplicas por defecto se ubican en la carpeta Documentos\TeamMate\repl. Compartimos esta carpeta del portátil del auditor que tendrá la réplica para trabajar en equipo, permitiendo sólo acceso a los otros miembros que formaran parte del equipo.
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3.2 Compartir replica
A los auditores que forman parte del equipo les añadimos una unidad de red en sus portátiles que apunte hacia la carpeta compartida por el miembro del equipo que la tiene en su portátil.Y en TeamEWP añadimos un nueva ficha de ubicación que apunte hacia la unidad mapeada.
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3.2 Compartir replica
De esta forma todos los auditores del equipo pueden acceder simultáneamente a la réplica y trabajar en ella. Si varios miembros intentan acceder a los mismos documentos el aplicativo muestra un aviso.
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3.2 Compartir replica
Para incorporar la réplica al servidor existen dos funciones en TeamEWP.
Sincronizar. Es necesario conectar el portátil a la red de la SCC, abrir TeamEWP y acceder a la réplica. La sincronización es bidireccional Servidor <-> RéplicaDespués de sincronizar los auditores pueden seguir trabajando en la réplica.
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3.3 Incorporarla
Fusionar.
Debe utilizarse para cerrar la réplica cuando ya no se va a seguir trabajando en ella.Es necesario abrir el proyecto principal en el servidor, iniciar el proceso de fusión seleccionando la ubicación de la réplica o del archivo con los datos que se van a fusionar.
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3.3 Incorporarla
Fusionar.
La pantalla siguiente del proceso mostrará un resumen de la réplica y nos permitirá incorporarla. Si se intenta abrir la réplica para trabajar en ella después de fusionarla recibiremos una advertencia.
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3.3 Incorporarla
4. Actualizaciones.
De la versión 11.0.3 a la 12.0.1.(Nota: en agosto 2017 han publicada la versión 12.1)
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TeamMate
Es necesario que todas las réplicas estén fusionadas, incorporadas al servidor.
En la SCC, aprovechando la actualización del aplicativo, también actualizamos el sistema operativo, el gestor de base de datos y creamos una base de datos de archivo de proyectos, un histórico de proyectos, para reducir el tamaño de la base de datos de producción.
Tareas previas al cambio de versión:Crear una nueva máquina virtual con Windows Server 2016 y SQLServer 2016
En el servidor de TM versión 11:Pasar a estado finalizado los proyectos ya cerradosCrear una base de datos de archivoMover los proyectos finalizados a la base de datos de archivoRealizar una copia de las bases de datos
En el nuevo servidor de TM versión 12:Restaurar las copias de las bases de datosRevisar la configuración que sea SQL_Latin1_General_CP1_CI_ASRevisar el usuario TeamMate en las bases de datos que tenga rol db_ownerInstalar las utilidadesInstalar el aplicativo web
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4.1 Pre-requisitos
Pasos para actualizar el esquema de las bases de datos y migrar los datos.
Mediante la utilidad de TM “Connection file manager”, es necesario crear un nuevo archivo dbconnect.tmc para configurar la conexión a las bases de datos.
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4.2 Base de datos
Mediante el aplicativo TM “TmDbAdmin”, creamos un nuevo fichero service.config que servirá para conectar los equipos de los auditores con el servidor web y también convertimos la base de datos de proyectos abiertos y la de archivo de la versión TM 11 a la versión TM 12.
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4.2 Base de datos
Ejecutamos la conversión y revisamos el informe final del proceso.
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4.2 Base de datos
En nuestro caso previamente ya instalamos el aplicativo de servidor web, por lo que ahora sólo es necesario comprobar el correcto funcionamiento de los módulos web tras la conversión de la base de datos. Podemos acceder vía web a TeamCentral.
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4.3 Aplicativo servidor
Después de finalizar las tareas en el nuevo servidor y haber verificado todas las funciones de TeamMate, el último paso para finalizar la actualización es actuar en los equipos de los auditores.
Las tareas a realizar son:
Desinstalar el aplicativo cliente de la versión 11Instalar el aplicativo de la versión 12
Si no se encuentran instalados, se instalaran los componentes:Microsoft .Net Framework 4.6Visual C++ 2015 Full
Copiar en la carpeta Connect del usuario el nuevo fichero service.config
Configurar las pestañas en el explorador de proyectos de la nueva versión 12 mediante el archivo de conexión dbconnect.tmc
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4.4 Equipos de los auditores
Noticia de Wolters Kluwer 22 agosto 2017
Han publicado una nueva actualización de TM versión 12, la 12.1, con soluciones para la migración a TeamMate +.
TeamMate AM 12.1 Release - August 2017
We're pleased to announce our TeamMate AM 12.1 release which includes solutions to easedata migration to TeamMate+ Audit, improves performance in areas for customers with verylarge data sets, and addresses areas of the product suite where significant and consistent client input indicate a need for change.
IMPORTANT:
TeamMate AM 12.1 requires a full installation, available for desktop, web server and tools.
In-depth descriptions on updates can be obtained via TeamMate Connect in the TeamMate AM 12.1 Release Notes
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Apunte de última hora
5. Bibliografía
TeamMate AM 12.0. Installation and Technical Configuration Guide. Wolters Kluwer
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TeamMate
