TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA DETECTAR LAS NECESIDADES FORMATIVAS

LEDY EUGENIA CASTILLO PARRAMagister en Psicología USB

FORMACION

Un proceso empresarial continuo, integral y autónomo, mediante el cual de forma

sistémica las personas se apropian de los conocimientos, desarrollan las habilidades, interiorizan los valores y los transforman

para construir aprendizaje organizacional, que permita materializar la estrategia,

reflejado en un excelente servicio al cliente y en bienestar para la sociedad

Construcción ideal sobre el proceso formativo de la organización de acuerdo con su estrategia, que dinamiza el

aprendizaje organizacional.

MODELO DE FORMACIÓN

Describir y penetrar en la esencia de la enseñanza y el aprendizaje de laorganización y trazar la estrategia para su desarrollo.

PERMITE

ObjetivoObjetivo PrincipiosPrincipios Grupos objetivos

Grupos objetivos

Formadores

Formadores EtapasEtapas

COMPONENTES

Formación y

cultura

Formación y

cultura

OBJETIVOS DE LA FORMACIÓN

• Alinear los procesos formativos con la estrategia del negocio para contribuir al mejoramiento del desempeño individual y corporativo.

• Hacer de la organización una compañía inteligente, transcendiendo del conocimiento individual al aprendizaje organizacional.

• Consolidar la cultura organizacional fortaleciendo el compromiso de cada individuo con la organización y la apropiación de los valores corporativos.

PRINCIPIOS DE LA FORMACIÓN•Orientación estratégica y pertinencia

•Multiplicación del conocimiento

•Desarrollo Integral

•Innovación en la formación

•Interrelación Empresarial

•Secuencialidad del proceso formativo

FUNCIONES

Promover

Desarrollar

La cultura de la organización

Proceso de Formación Organizacio

nal

FORMACIÓN Y CULTURA ORGANIZACIONAL

Gestionar conocimiento

existenteSaber que sabemos

Generar nuevo conocimiento

Saber que debemos saber

Preservar

Promover la competitividad

Conocimiento individual, grupal y organizacional

Educación es toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social, durante toda su existencia, en el sentido de adaptarse a normas y valores sociales vigentes y aceptados

Formación profesional es la educación que prepara al hombre para desempeñarse en una profesión

Capacitación es la educación que prepara al hombre para desempeñar una función

Desarrollo profesional es la educación que prepara al hombre para perfeccionar su carrera

Entrenamiento es la educación que prepara al hombre para realizar una tarea específica

SUBSISTEMA DE DESARROLLO Y CAPACITACIÓN DEL TALENTO HUMANO

IMPORTANCIA DE DIAGNOSTICAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PARA LA ORGANIZACIÓN ?

MODELO SISTEMÁTICO EN CAPACITACIÓN

FASE 1Evaluación y detección

de necesidadesAnálisis organizacional

Análisis de personasAnálisis de puestos de trabajo

FASE 3Ejecución o implementación

Lista de ChequeoInvitaciones

Confirmar asistenciaRevisión de los materiales

FASE 2Planeación y diseño

Objetivos y ContenidosMétodos

Técnicas educativasDisposición de Participantes

FASE 4Evaluación del Programa

Reacción Aprendizaje

ComportamientoResultados

ROI

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS DE PERSONAS

ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

FASE 1

EVALUACIÓN Y DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

MÉTODOS DE EVALUACIÓN

Entrevista

Análisis del contenido de las tareas

(descomposición)

ObservaciónSesiones de grupo

Cuestionarios

Análisis de situaciones anómalas

MEDIOS UTILIZADOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Observaciones

Solicitudes de gerencia

Entrevistas

Encuestas

Métodos de Grupo

Test o exámenes

Análisis del desempeño Individual

Planeación Organizacional

Análisis de brechas entre el perfil real y el ideal

Resultados de evaluación de desempeño

Planes de carrera

Mapas de conocimientos.

Actualización de descripciones de cargo.

Procesos de Mejoramiento

FACTORES A PRIORI QUE DETERMINAN UNA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN

• Ingreso de nuevos empleados• Reducción de número de empleados• Cambios de procesos y métodos de trabajo• Sustituciones o movimientos de personal• Faltas licencias o vacaciones del personal• Expansión de servicios• Cambios en los programas de trabajo y

producción• Modernización de Equipos, maquinaria ,

aplicaciones, sistemas de información• Producción y comercialización de nuevos

productos y servicios

•Averías en equipos e instalaciones•Comunicaciones defectuosas•Costos excesivos en mantenimiento de equipos y maquinarias•Exceso de errores y desperdicios•Elevado número de accidentes

FACTORES A POSTERIORI QUE DETERMINAN UNA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN

PROBLEMAS DE PRODUCCIÓN

FACTORES A POSTERIORI QUE DETERMINAN UNA NECESIDAD DE CAPACITACIÓN

• Relaciones deficientes entre el personal

• Número excesivo de quejas• Poco o ningún interés por el trabajo• Falta de cooperación• Faltas y substituciones frecuentes• Errores en la ejecución de ordenes• Climas organizacionales deficientes• Dificultad en la comunicación

PROBLEMAS DE PERSONAL

• Características de la Organización • Evolución del Sector• Plan Estratégico de la Empresa• Análisis de Necesidades Formativas• Objetivos del Plan• Metodología del Plan Formativo• Denominación y descripción de las

acciones a desarrollar

UN PLAN DE FORMACIÓN DEBE INCLUIR

• Colectivos destinatarios por categorías o grupos profesionales

• Calendario previsto de ejecución• Sistema de evaluación de la acción

formativa y de la efectividad del plan• Criterios de selección de los participantes• Coste estimado de las acciones formativas • Lugar previsto de impartición

MÉTODO PARTICIPATIVO

¿Cuáles son los proyectos o responsabilidades del área? ¿Qué dificultades se presentaron para el cumplimiento del Plan

Operativo Anual (elaborar lista en forma visiblepara todos)?

¿Qué nuevos proyectos o responsabilidades tiene el área?¿Cuáles son las orientaciones fijadas por la Gerencia en la

visión y planeación ?

El jefe de área o dependencia en reunión con sus funcionariosidentifica proyectos, funciones o nuevos retos que debe enfrentar el área

¿Frente a cuáles proyectos o responsabilidades identificados, el grupo requiere información, conocimientos, habilidades o actitudes especiales?

Con base en la información anterior, en grupo se llega a un acuerdo sobre las siguientes preguntas:

Frente a cuáles de las áreas temáticas fijadas en el Plan de Formación y Capacitación el grupo de trabajo requiere capacitación?

• Como procedimiento para llegar a acuerdos se sugiere que cada funcionario llene una tarjeta u hoja de papel que permita ser visualizada con las necesidades de capacitación del grupo; el jefe de área también participa activamente en este ejercicio.

• Cada agrupación se puede titular para facilitar las conclusiones

De este paso resultan las necesidades de capacitación tiene el área de trabajo.

A continuación, dicha información se expone en un muro o tablero, clasificada de acuerdo con la afinidad de los temas e identificando frecuencias

Cada funcionario debe identificar,en formato individual las necesidades

de capacitación propias.

Para ello responde la siguiente pregunta:

De las necesidades de capacitación identificadas para el área, ¿en cuáles requiere usted capacitación específica?.

Adicionalmente deberá relacionar aquellas necesidadesde capacitación que fueron identificadas en la evaluacióndel desempeño.

Se registra el consolidado de necesidades de capacitación del área o dependencia y tiene por objeto servir de apoyo en la toma de decisiones para formular la programación de capacitación.

Estas necesidades deben presentarse priorizadas, registrándolas en orden descendente desde la más urgentee importante de atender y se entregarán al jefe del recursos humanos.

Nombre y cargo del entrevistado:

Nombre y cargo del entrevistador:

Dependencia Fecha:

OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS

ENCUESTA PARA IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

METAS DEL AREA O DEPENDENCIA MEJORÍAS NECESARIAS EN EL DESEMPEÑO DE LOS COLABORADORES PARA ALCANZAR

LAS METAS

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y/O ACTITUDES PARA MEJORAR EL

DESEMPEÑO

RESULTADOS TANGIBLES ESPERADOS CON LA MEJORÍA

DEL DESEMPEÑO A TRAVÉS DE LA CAPACITACIÓN

Metas corto plazo (6 meses)

Metas mediano plazo (12 meses)

Metas largo plazo (3 años)

OTROS FACTORES QUE INFLUYEN EN EL

DESEMPEÑO (Diferente a capacitación)

EVOLUCIÓN DE LOS INDICADORES DEL PROCESO DE FORMACION