1

TEKNIK ILUSTRASI MASALAH – FISHBONE

DIAGRAMS Oleh: Hindri Asmoko1

Tulisan ini merupakan bagian ketiga dari tulisan membedah kompetensi

in-depth problem solving and analysis. Tulisan ini akan membahas teknik

mengilustrasikan masalah dalam suatu diagram atau gambar yang sering

dinamakan causal map. Tujuan menggambarkan masalah dalam suatu diagram

atau gambar adalah untuk lebih memudahkan kita memahami gambaran

permasalahan dan faktor-faktor penyebab munculnya permasalahan dalam satu

diagram atau gambar.

Scarvada, dkk (2004) menyatakan, dalam literatur manajemen operasi,

causal map dikenal dengan beberapa nama antara lain Ishikawa (Fishbone)

diagrams, impacts wheels, issues trees, strategy maps, risk assesment mapping

tools (FMEA), dan cause and effect diagrams. Fishbone Diagrams (Diagram

Tulang Ikan) merupakan analisis sebab akibat yang dikembangkan oleh Dr. Kaoru

Ishikawa yang menggambarkan permasalahan dan penyebabnya dalam suatu

kerangka tulang ikan. Impacts Wheels merupakan suatu pendekatan brainstorming

terstruktur sederhana yang dirancang untuk membantu manajer mengeksplorasi

konsekuensi dari event khusus dan untuk mengidentifikasi konsekuensinya. Issues

Trees merupakan pendekatan yang membantu memerinci suatu masalah dalam

komponen-komponen penyebab utama dalam rangka menciptakan rencana kerja

proyek (Miller, 2004 dalam Scarvada, 2004). Strategy Maps adalah suatu alat

pemetaan penyebab untuk mengembangkan dan mengkomunikasikan strategi

(Kaplan dan Norton, 1996). Risk Assesment Mapping Tools digunakan untuk

menyediakan suatu metode sistematis dalam mengidentifikasi semua jenis potensi

kegagalan, potensi penyebab, dan konsekuensinya. Cause and effect Diagrams

1 Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan SDM, BPPK, Magelang

2

adalah suatu alat pemetaan penyebab untuk meningkatkan kualitas dan

mengembangkan peranan dalam program manajemen mutu.

Lebih lanjut, Scarvada mengemukakan causal map dapat menjadi alat

(tools) yang bermanfaat. Manfaat tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Diagnosis tool – causal map dapat membantu pengguna untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan penyebab permasalahan.

2. Communication tool – causal map dapat mengkomunikasikan hubungan sebab akibat secara efektif dan efisien.

3. Risk mitigation tool – causal map dapat membantu mengantisipasi konsekuensi yang tidak diinginkan dan memitigasi risiko

4. Control tool – causal map dapat membantu mengidentifikasi lokasi yang paling baik untuk pengendalian.

Tulisan ini hanya membahas salah satu alat saja dari beberapa jenis alat

seperti yang telah dijelaskan secara singkat di atas. Bahasan tulisan kali ini

mengangkat alat ilustrasi permasalahan berupa Diagram Fishbone. Pembahasan

dalam tulisan ini meliputi pengertian Diagram Fishbone, manfaat Diagram

Fishbone, dan langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone.

Pengertian Fishbone Diagram

Diagram Fishbone sering juga disebut dengan istilah Diagram Ishikawa.

Penyebutan diagram ini sebagai Diagram Ishikawa karena yang mengembangkan

model diagram ini adalah Dr. Kaoru Ishikawa pada sekitar Tahun 1960-an.

Mengapa diagram ini dinamai diagram fishbone? Penyebutan diagram ini sebagai

diagram fishbone karena diagram ini bentuknya menyerupai kerangka tulang ikan

yang bagian-bagiannya meliputi kepala, sirip, dan duri.

Diagram fishbone merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi,

mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab

yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Menurut Scarvada (2004), konsep

dasar dari diagram fishbone adalah permasalahan mendasar diletakkan pada

bagian kanan dari diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang ikannya.

3

Penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya. Kategori penyebab

permasalahan yang sering digunakan sebagai start awal meliputi materials (bahan

baku), machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya

manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan

measurement (pengukuran). Keenam penyebab munculnya masalah ini sering

disingkat dengan 6M. Penyebab lain dari masalah selain 6M tersebut dapat dipilih

jika diperlukan. Untuk mencari penyebab dari permasalahan, baik yang berasal

dari 6M seperti dijelaskan di atas maupun penyebab yang mungkin lainnya dapat

digunakan teknik brainstorming (Pande &Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004).

Diagram fishbone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi

permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut.

Selain digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya,

diagram fishbone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan.

Scarvada (2004) menyatakan Diagram fishbone ini dapat diperluas

menjadi diagram sebab dan akibat (cause and effect diagram). Perluasan

(extension) terhadap Diagram Fishbone dapat dilakukan dengan teknik

menanyakan “Mengapa sampai lima kali (five whys)” (Pande & Holpp, 2001

dalam Scarvada, 2004).

Manfaat Diagram Fishbone Diagram Fishbone dapat digunakan untuk menganalisis permasalahan baik pada

level individu, tim, maupun organisasi. Terdapat banyak kegunaan atau manfaat

dari pemakaian Diagram Fishbone ini dalam analisis masalah. Manfaat

penggunaan diagram fishbone tersebut antara lain:

1. Memfokuskan individu, tim, atau organisasi pada permasalahan utama.

Penggunaan Diagram Fishbone dalam tim/organisasi untuk menganalisis

permasalahan akan membantu anggota tim dalam menfokuskan permasalahan

pada masalah prioritas.

2. Memudahkan dalam mengilustrasikan gambaran singkat permasalahan

tim/organisasi. Diagram Fishbone dapat mengilustrasikan permasalahan utama

secara ringkas sehingga tim akan mudah menangkap permasalahan utama.

4

3. Menentukan kesepakatan mengenai penyebab suatu masalah. Dengan

menggunakan teknik brainstorming para anggota tim akan memberikan

sumbang saran mengenai penyebab munculnya masalah. Berbagai sumbang

saran ini akan didiskusikan untuk menentukan mana dari penyebab tersebut

yang berhubungan dengan masalah utama termasuk menentukan penyebab

yang dominan.

4. Membangun dukungan anggota tim untuk menghasilkan solusi. Setelah

ditentukan penyebab dari masalah, langkah untuk menghasilkan solusi akan

lebih mudah mendapat dukungan dari anggota tim.

5. Memfokuskan tim pada penyebab masalah. Diagram Fishbone akan

memudahkan anggota tim pada penyebab masalah. Juga dapat dikembangkan

lebih lanjut dari setiap penyebab yang telah ditentukan.

6. Memudahkan visualisasi hubungan antara penyebab dengan masalah.

Hubungan ini akan terlihat dengan mudah pada Diagram Fishbone yang telah

dibuat.

7. Memudahkan tim beserta anggota tim untuk melakukan diskusi dan

menjadikan diskusi lebih terarah pada masalah dan penyebabnya.

Langkah-langkah dalam Penyusunan Diagram Fishbone Langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone dapat dijelaskan sebagai

berikut:

1. Membuat kerangka Diagram Fishbone. Kerangka Diagram Fishbone meliputi

kepala ikan yang diletakkan pada bagian kanan diagram. Kepala ikan ini

nantinya akan digunakan untuk menyatakan masalah utama. Bagian kedua

merupakan sirip, yang akan digunakan untuk menuliskan kelompok penyebab

permasalahan. Bagian ketiga merupakan duri yang akan digunakan untuk

menyatakan penyebab masalah. Bentuk kerangka Diagram Fishbone tersebut

dapat digambarkan sebagai berikut:

5

2. Merumuskan masalah utama. Masalah merupakan perbedaan antara kondisi

yang ada dengan kondisi yang diinginkan (W. Pounds, 1969 dalam Robbins

dan Coulter, 2012). Masalah juga dapat didefinisikan sebagai adanya

kesenjangan atau gap antara kinerja sekarang dengan kinerja yang ditargetkan.

Masalah utama ini akan ditempatkan pada bagian kanan dari Diagram

Fishbone atau ditempatkan pada kepala ikan. Berikut contoh rumusan masalah

utama.

a. Masalah pada lembaga diklat

Rendahnya kualitas lulusan diklat.

Rendahnya kualitas pelayanan kepada peserta diklat, dan lain-lain.

b. Masalah pada Bank

Panjangnya antrian di kasir atau customer service.

Tingginya tingkat kredit macet, dan lain-lain.

c. Kantor Pajak

Tidak tercapainya target penerimaan pajak.

Rendahnya kualitas layanan, dan lain-lain

3. Langkah berikutnya adalah mencari faktor-faktor utama yang berpengaruh

atau berakibat pada permasalahan. Langkah ini dapat dilakukan dengan teknik

Masalah

Kelompok Penyebab

Penyebab

6

brainstorming. Menurut Scarvada (2004), penyebab permasalahan dapat

dikelompokkan dalam enam kelompok yaitu materials (bahan baku),

machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya

manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan

measurement (pengukuran). Gaspersz dan Fontana (2011) mengelompokkan

penyebab masalah menjadi tujuh yaitu manpower (SDM), machines (mesin

dan peralatan), methods (metode), materials (bahan baku), media, motivation

(motivasi), dan money (keuangan). Kelompok penyebab masalah ini kita

tempatkan di Diagram Fishbone pada sirip ikan.

4. Menemukan penyebab untuk masing-masing kelompok penyebab masalah.

Penyebab ini ditempatkan pada duri ikan. Berikut disajikan contoh penyebab

masalah rendahnya kualitas lulusan diklat.

a. Kelompok SDM.

Misalnya masalah SDM terkait dengan tenaga pengajar. Penyebab dari

unsur tenaga pengajar ini adalah rendahnya kompetensi tenaga

pengajar. Terdapat beberapa pengajar yang tidak sesuai dengan

bidangnya.

b. Kelompok Material.

Terkait dengan diklat, penyebab bahan baku yang kurang baik adalah

pertama kualitas kurikulum yang kurang baik. Kedua, bahan ajar

banyak yang kurang update dengan perkembangan organisasi. Ketiga,

tidak ada rencana pembelajaran dalam bentuk program pengajaran dan

Satuan Acara Pembelajaran.

c. Kelompok mesin dan peralatan.

Penyebab masalah dari sisi mesin dan peralatan ada tiga yaitu kurang

nyamannya ruangan kelas, tidak adanya ruangan untuk praktik, dan

banyak komputer dan proyektor yang rusak.

d. Kelompok method.

Penyebab masalah dari sisi metode adalah kurangnya inovasi dalam

model pembelajaran.

7

Penyebab masalah ini dapat dirinci lebih lanjut dengan mencari penyebab dari

penyebab masalah tersebut. Pendalaman lebih lanjut dari penyebab masalah

ini dapat dilakukan sampai dengan lima level. Dapat digunakan metode Five

Whys untuk pendalaman penyebab masalah ini.

5. Langkah selanjutnya setelah masalah dan penyebab masalah diketahui, kita

dapat menggambarkannya dalam Diagram Fishbone. Contoh Diagram

Fishbone berikut terkait dengan permasalahan rendahnya kualitas lulusan

diklat seperti yang telah dijelaskan di atas.

Rendahnya kualitas lulusan diklat

Tenaga Pengajar

Material Peralatan

Metode

Ruang praktik tidak ada

kompetensi kurang

Kurang inovasi

Komputer rusak

Kelas tidak nyaman

Bahan ajar tidak update

Kurikulum buruk

SAP tidak ada

8

Daftar Rujukan

Gaspersz, V. dan A. Fontana. 2011. Integrated Management Problem Solving Panduan bagi Praktisi Bisnis dan Industri. Penerbit Vinchristo Publication.

Kaplan, R.S. dan D.P. Norton. 1996. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business Press.

Robbins, S.P. dan Mary Coulter. 2012. Management. Pearson Education, Prentice Hall

Scarvada, A.J., Tatiana Bouzdine-Chameeva, Susan Meyer Goldstein, Julie M. Hays, Arthur V. Hill. 2004. A Review of the Causal Mapping Practice and Research Literature. Second World Conference on POM and 15th Annual POM Conference, Cancun, Mexico, April 30 – May 3, 2004.