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Curso:

TELETRABAJO

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Índice

1 CONCEPTO DE TELETRABAJO ............................................................................. 3

1.1 Introducción ............................................................................................ 4

1.2 Ventajas y riesgos ................................................................................... 5

1.3 Modalidades de teletrabajo.................................................................... 6

1.4 Comparativa viejo trabajo-trabajo nuevo .............................................. 6

1.5 Las TIC y el teletrabajo ............................................................................ 8

1.6 El futuro del teletrabajo .......................................................................... 8

2 HERRAMIENTAS TIC ............................................................................................ 9

2.1 Modalidades de acceso a información de la oficina ............................... 9

2.1.1 Intranet ....................................................................................... 9

2.1.2 Accesos remoto ........................................................................ 11

2.2 Gestionar y compartir documentos en la nube .................................... 12

2.3 Comunicación directa y reuniones en remoto ..................................... 12

2.4 Herramientas de productividad y gestión de proyectos ...................... 14

2.5 Herramientas para monitorizar tareas ................................................. 15

2.5.1 Rescuetime ............................................................................... 15

2.5.2 Toggl .......................................................................................... 16

2.5.3 Yast ............................................................................................ 16

3 CONSEJOS ÚTILES PARA EL TRABAJADOR ........................................................ 17

DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS ADICIONALES ....................................................... 21

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1 CONCEPTO DE TELETRABAJO

Nos encontramos en una realidad en la que cada vez surgen nuevas redes sociales o herramientas de social media. En nuestra estrategia global de marketing online podemos tener integrada la presencia en múltiples plataformas e incluir nuevas en función de las nuevas que van surgiendo.

Lo anterior explica la necesidad de contar en nuestro trabajo diario con herramientas de gestión integral en el mundo 2.0. Es lógico que contemos con estas, de lo contrario necesitaríamos tener un navegador de internet abierto por cada una de ellas y sincronizar contenidos manualmente.

Principalmente este tipo de herramientas nos permitirá:

Simplificar la gestión de nuestros perfiles en redes sociales

Unificar nuestra estrategia en una sola herramienta

Las utilidades que hacen necesario este tipo de herramientas son:

Publicar y programar actualizaciones en todos los perfiles o redes en los que tengamos presencia.

Seguir a nuestros contactos en todas las redes en las que estén presentes.

Simplificar y acortar las direcciones URL que incluyamos en nuestros mensajes.

Obtener los resultados y estadísticas de nuestras actuaciones en las redes sociales.

Una de las características que distingue al mundo 2.0 es su capacidad de innovación y de crear nuevos servicios por suerte las plataformas de gestión integral de cuentas y perfiles también se actualizan al mismo ritmo, esto nos asegura una actualización constante de nuestros aplicativos pero también una necesidad de aprender e investigar de forma continua.

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11 .. 11 II nn tt rr oo dd uu cc cc ii óó nn

Se trata de realizar la actividad profesional diaria en una ubicación diferente a la oficina, normalmente el domicilio particular con un horario flexible frente al tradicional y sirviéndose de un uso intensivo de elementos TIC.

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11 .. 22 VV ee nn tt aa jj aa ss yy rr ii ee ss gg oo ss

El teletrabajo es una actividad en auge y que tiene sus detractores y partidarios basados en una serie de ventajas e inconvenientes que procedemos a visualizar en las siguientes tablas:

Fuente: Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo. Junta de Andalucía.

Fuente: Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo. Junta de Andalucía.

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Aunque indudablemente tiene una serie de ventajas sociales:

Fuente: Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo. Junta de Andalucía.

11 .. 33 MM oo dd aa ll ii dd aa dd ee ss dd ee tt ee ll ee tt rr aa bb aa jj oo

En función de la jornada laboral tendremos las siguientes tipologías:

Fuente: Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo. Junta de Andalucía.

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Infografía de Intuir que compara las ventajas de los nuevos estilos de trabajo frente a los viejos:

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11 .. 55 LL aa ss TT II CC yy ee ll tt ee ll ee tt rr aa bb aa jj oo

Las TICs necesarias para estas tareas son básicamente PC, Internet, y teléfono móvil entre otras. Dentro de Internet se engloba principalmente la navegación web y el correo electrónico. Y, según el caso, blogs, sitios web, mensajería instantánea (chat) y telefonía IP (voIP)

Las TIC son elemento dinamizador e imprescindible para el teletrabajo, a continuación mostramos un video divulgativo de AVANZAPYME:

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El siguiente enlace nos conduce a una infografía interactiva de Cisco que nos descubre las claves de la movilidad en el trabajo para el fututo: http://share.cisco.com/el-futuro-de-movilidad-en-el-trabajo.html

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2 HERRAMIENTAS TIC

Como hemos comentado con anterioridad los elementos TIC básicos para teletrabajar son un PC o portátil, conexión a internet y un teléfono. A estos elementos Hardware debemos añadir una serie de aplicaciones que nos ayudaran a gestionar y realizar nuestro trabajo y que detallaremos en este apartado.

Las TIC son muy dinámicas y evolucionan constantemente así que las funcionalidades que se muestran cambiaran y mejoraran en el futuro con mejoras sobre las ya existente y la aparición de nuevas, aquí hemos tratado de recoger los aspectos fundamentales que debe de reunir una persona para realizar teletrabajo de manera eficiente.

22 .. 11 MM oo dd aa ll ii dd aa dd ee ss dd ee aa cc cc ee ss oo aa ii nn ff oo rr mm aa cc ii óó nn dd ee ll aa oo ff ii cc ii nn aa

2 . 1 . 1 I n t r a n e t

Acceso a la intranet de la oficina desde casa o dispositivos móviles puede mejorar muchos aspectos de los teletrabajadores sobre todo aquellos que comparten información de la empresa con sus equipos de trabajo.

A continuación tenemos un vídeo del PIATIC en el que nos da una definición de intranet:

Utilidad de una intranet http://www.youtube.com/watch?v=Ic3DWDrIe1Y

Una intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de documentos para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce como capitalización del conocimiento. Por lo tanto, generalmente se deben definir tanto los derechos de acceso de los usuarios de la intranet a los documentos que se encuentran allí como la

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autenticación de esos derechos para proporcionarles acceso personalizado a ciertos documentos.

En una intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto, imágenes, videos, sonido, etc.). Éstas son algunas de las funciones que puede ofrecer una intranet:

Acceso a la información sobre la empresa (tablero de anuncios)

Acceso a documentos técnicos

Motores de búsqueda para la documentación

Intercambio de datos entre compañeros de trabajo

Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda, ingeniería asistida por ordenador

Mensajería electrónica

Foros de discusión, listas de distribución, chat directo

Video conferencia

Portal de Internet

Por consiguiente, una intranet favorece la comunicación dentro de la empresa y limita errores como resultado de un flujo de información reducido. Se debe actualizar la información disponible en la intranet para prevenir conflictos entre versiones.

Fuente: http://es.kioskea.net/contents/entreprise/intranet.php3

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2 . 1 . 2 A c c e s o s r e m o t o s

Sistemas con los que podemos acceder a un ordenador de forma remota en la oficina o la gestión de la documentación que allí tenemos.

Los más usados son:

El fin que persiguen estos programas es tomar el control de un ordenador que no se encuentra en nuestro espacio físico cercano a través de Internet.

A continuación damos dos enlaces a tutoriales de los programas para que podamos ver su utilidad final.

Tutorial VNC: http://www.todopocketpc.com/content.php/767-Controla-remotamente-tu-PC-Tutorial-de-instalaci%F3n-de-un-server-VNC

Videotutorial de teamviewer: http://www.youtube.com/watch?v=gZEPqkqZ8ak

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22 .. 22 GG ee ss tt ii oo nn aa rr yy cc oo mm pp aa rr tt ii rr dd oo cc uu mm ee nn tt oo ss ee nn ll aa nn uu bb ee

Cuando estamos trabajando con otras personas resulta interesante la idea de compartir documentos de forma dinámica sin necesidad de enviarlos por email o subirlos a una plataforma de ftp.

En la actualidad nos encontramos plataformas como Google Docs (asociadas a la cuenta de Gmail) que nos permiten compartir archivos e incluso editarlos al mismo tiempo con otros usuarios.

En el siguiente enlace podremos encontrar un tutorial exhaustivo de Google Docs que nos puede dar la justa medida de sus posibilidades como editor y plataforma para compartir documentos: http://cedec.ite.educacion.es/index.php/es/aplicaciones-en-la-web/826-google-docsprocesador-de-textos-colaborativo

Podemos encontrar prestaciones similares en productos como Zoho o Windows Live SkyDrive pero no de carácter gratuito como ofrece Google Docs.

Junto a este tipo de plataformas también tenemos otras destinadas directamente a contener archivos en la nube que nos permiten compartirlos con otros usuarios de la plataforma. El más representativo de estos sería Dropbox pero podemos encontrar otros de similares características en Internet.

Una visión más amplia de lo enumerado anteriormente se puede revisar en la web:

http://wwwhatsnew.com/2011/02/11/guia-para-crear-gestionar-y-compartir-documentos-en-la-web/

22 .. 33 CC oo mm uu nn ii cc aa cc ii óó nn dd ii rr ee cc tt aa yy rr ee uu nn ii oo nn ee ss ee nn rr ee mm oo tt oo

El sistema para mantener reuniones a distancia y realizar video-llamadas a través de internet más usado en la actualidad es Skype,

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Aquí tenemos tutorial para conocer sus posibilidades:

http://www.youtube.com/watch?v=5rvWP4gQHTA&amp

Las comunicaciones pueden realizarse mediante aplicaciones y servicios comunes para el resto de usuarios, como cuentas de correo gratuitas en servicios como Gmail, Hotmail o Yahoo! Mail. Además, aplicaciones como MSN Messenger, Yahoo! Messenger o Google Talk son imprescindibles para la mensajería instantánea y la ejecución de conferencias de audio y vídeo, junto con Skype descrito anteriormente.

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22 .. 44 HH ee rr rr aa mm ii ee nn tt aa ss dd ee pp rr oo dd uu cc tt ii vv ii dd aa dd yy gg ee ss tt ii óó nn dd ee

pp rr oo yy ee cc tt oo ss

Además de disciplina y orden, el teletrabajo requiere una buena dotación tecnológica para ser eficiente. Una de las herramientas web más sencillas es la destinada a crear listas de tareas pendientes o simplemente para compartir una serie de puntos con otros usuarios. Destacan servicios gratuitos como Listigator, Scribbless, Flexlists o, incluso, 43Things, este último orientado a crear pequeñas comunidades alrededor de personas que tienen los mismos intereses en una tarea concreta.

Evernote, una plataforma web que cuenta con diferentes aplicaciones para ordenadores, smartphones y tabletas. Evernote permite guardar ideas, tareas pendientes, páginas web o documentos para usarse más adelante desde cualquier dispositivo. Dispone de un sistema para clasificar y ordenar toda la información almacenada y permitir así su recuperación de forma sencilla, incluidos textos escritos a mano e imágenes escaneadas.

Las herramientas de comunicación y mensajería instantánea se hacen tan imprescindibles como las que permiten trabajar de forma colaborativa.

Para la gestión de proyectos entre una o varias personas, una de las plataformas online más utilizadas es BaseCamp. Este servicio está orientado a la colaboración en proyectos con un entorno gráfico muy usable y sencillo que cuenta, entre otras características, con un calendario, un archivo de tareas pendientes, espacio para publicar archivos adjuntos, foros de debate y mensajería privada.

Un servicio de similares características es Teambox. Esta plataforma cuenta con un plan de precios desde una cuenta básica gratuita para la gestión de tres proyectos.

(Fuente http://www.consumer.es/web/es/tecnologia/internet/2011/08/01/201973.php)

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22 .. 55 HH ee rr rr aa mm ii ee nn tt aa ss pp aa rr aa mm oo nn ii tt oo rr ii zz aa rr tt aa rr ee aa ss

Existen herramientas web que nos permiten medir la actividad y las tareas que realizamos, son de especial relevancia para poder monitorizar y mejorar las tareas realizadas por teletrabajo.

A continuación mostramos tres de estas herramientas con tramos gratuitos que nos encontramos en la web.

2 . 5 . 1 R e s c u e t i m e

Video introductorio que nos permite descubrir sus utilidades:

¿Cómo empezar?

1. Lo primero hacerte una cuenta en el sitio.

2. RescueTime te pedirá que completes tu perfil y la configuración de tu cuenta.

3. Introducir la clasificación de tareas.

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Te dará una lista de actividades que los usuarios realizan en internet, las consideras productivas para tu trabajo, y otras que consideras factores de distracción.

Una vez hayas completado todos estos requisitos, es hora de comenzar a utilizar tu cuenta.

2 . 5 . 2 T o g g l

Toggl es un recurso para registrar el tiempo de trabajo por tarea.

Una vez te creas la cuenta tienes dos opciones. Utilizarlo con tu navegador Chrome o bien descargar la aplicación y utilizarla con Windows, Mac, Linux o con tu iPhone.

El funcionamiento de esta herramienta de trabajo es sumamente sencillo. Monitorear una tarea es cuestión de introducir su nombre y presionar el botón de Start.Puedes gestionar múltiples tareas enmarcadas en un proyecto, y obviamente gestionar varios proyectos a la vez. Crear proyectos en Toggl también es muy sencillo, y si tienes varios puedes incluso filtrarlos por cliente, tarea y más.

Su principal ventaja es la simplicidad que ofrece para la gestión, tiene todo lo que necesitas en un mismo panel centralizado.

2 . 5 . 3 Y a s t

Otra aplicación que nos permite medir el tiempo invertido en nuestras tareas es YAST:

Video promocional (en inglés):

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3. CONSEJOS ÚTILES PARA EL TRABAJADOR

Enumeramos 10 recomendaciones expuestas en la Web www.bitelia.com que van dirigidas desde un teletrabajador para aquellos que trabajan en casa.

Fuente: http://bitelia.com/2012/05/10-consejos-para-trabajar-desde-casa?utm_source=self&utm_medium=banner&utm_campaign=Destacados%2BHome

1. Comienza el día con buen pie

La forma en la que comienzas el día va a marcar de manera significativa tu estado de ánimo para toda la jornada. Levantarte temprano y entrar en actividad inmediatamente al despertar tendrá un mejor efecto sobre tu día que si te quedas “5 minutos más” en la cama dando vueltas o mirando al techo.

Salir de la cama todos los días a la misma hora, hacer un poco de ejercicio, darse una ducha, preparar el desayuno o pasear al perro son buenas formas de comenzar el día activamente, pero no son las únicas opciones. Encuentra una forma de activarte desde el mismo momento en que despiertas.

2. Fija objetivos

El primer paso para alcanzar objetivos es tenerlos bien definidos, y en este punto las listas pueden ser tus mejores amigas. Haz listas para todo, de esta manera es poco probable que se te escape algo importante y la satisfacción de completar tareas a lo largo del día te mantendrá enfocado y motivado.

Mi recomendación es mantener 3 listas:

La primera lista debería tener las tareas más importantes del día, es decir, a las que debes poner mayor esfuerzo y que deberían estar completas al final de la jornada.

En la segunda lista puedes mantener las tareas que te gustaría completar durante el día, pero no son necesariamente las más importantes, en otras palabras, las que realizarás si tienes tiempo luego de haber acabado con la primera lista,

Por último, en la tercera lista puedes mantener las cosas menos importantes, pero que deberías completar en algún momento de la semana o del mes, como por ejemplo, el recordatorio de pagar los servicios públicos o la tarjeta de crédito.

Lo ideal es actualizar estas listas diariamente, bien sea al final de la jornada o justo antes de arrancar a trabajar. Con la infinidad de aplicaciones web y móviles disponibles en la actualidad resulta muy simple crear y mantener listas, mis favoritas Evernote, Astrid y Wunderlist.

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3. Apaga las redes sociales

Si bien mantenerse conectado es algo importante, sobre todo para los freelancers, las redes sociales pueden convertirse fácilmente en asesinas de productividad ¿cuántas mañanas has perdido gracias a un enlace que conseguiste en un tweet?

Existen varias técnicas para gestionar el tiempo de manera efectiva, una de ellas -y mi favorita- es la técnica Pomodoro, que permite alternar entre bloques de trabajo y pequeños descansos con el objetivo de que el tiempo alcance para todo, además de reducir los bloqueos mentales y la fatiga por exceso de trabajo.

La idea es que consigas una rutina que te permita sacar el mayor provecho de tus horas más productivas, dejando los pequeños descansos para revisar las redes sociales, enviar un par de mensajes, hacer una llamada telefónica o responder un email. En los bloques de trabajo olvídate del Twitter, Facebook y cualquier otra distracción.

4. Genera una buena atmósfera de trabajo

El hecho de estar en casa te otorga una oportunidad de oro que no encuentras como empleado de una oficina y es precisamente la posibilidad de crear una atmósfera que te haga sentir totalmente cómodo.

Poner tu música favorita al volumen que quieras, trabajar en el comedor, en la sala o en el jardín son algunas ventajas de trabajar en casa, de hecho, cambiar “la oficina” de sitio te ayudará a generar nuevas ideas y a estar despierto.

Si vives acompañado es necesario que tus familiares o compañeros conozcan tus reglas y horarios, de manera que eviten interrumpirte en medio de un bloque de trabajo. Si trabajas desde la habitación o tienes un espacio destinado para la oficina, cerrar la puerta es una buena opción.

5. Crea un sistema de recompensas

Si te cuesta mucho adaptarte a una técnica de gestión de tiempo específica, un sistema de recompensas puede resultar útil y ayudarte a estar motivado.

El sistema de recompensas consistiría básicamente en premiarte por cada tarea finalizada. Puede ser algo tan simple como darte tiempo para ir a la cocina por una fruta, despejarte un poco mirando por la ventana y tomando aire puro o en general cualquier cosa que te haga sentir bien y te motive a continuar con el trabajo.

Debes tener cuidado con el tiempo que te toma disfrutar de la recompensa, recuerda que debes volver al trabajo y que cualquier cosa que tome más tiempo de lo debido puede convertirse rápidamente en un distracción y no es eso lo que buscas.

6. No olvides a tus amigos

Ya había advertido que algunos consejos pueden parecer contradictorios, y si aún tienes en mente el número 3, estás a punto de ver por qué.

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Aunque ya hablé de lo importante de desconectarse y apagar las redes sociales, una de las dificultades que puedes encontrar al trabajar de forma independiente desde casa es contar una segunda opinión. Los amigos y antiguos compañeros de trabajo son muy importantes. No dudes en escribirles, mostrarles el trabajo que estás haciendo y solicitarles su opinión. Trabajar desde casa no significa que se debe estar aislado del resto del mundo.

Atención, los amigos también son importantes para compartir los momentos de ocio y los fines de semana donde -se supone- no debería haber trabajo. Compartir unas cervezas, una buena comida y una charla sobre algo totalmente alejado del trabajo también te ayudará a salir de la rutina. No te olvides de tus amigos y la gente que te rodea fuera del trabajo.

7. Crea un flujo de trabajo y respétalo

Todo proyecto, independientemente de su tamaño, debe seguir una serie de pasos. Comenzando por una entrevista con el cliente, un levantamiento y análisis de requerimientos, presentar un presupuesto y elaborar un contrato.

Es muy fácil conseguirse con clientes que quieren algo “simple”, y nosotros convencidos de nuestras capacidades podemos aventurarnos a dar un precio “X” por asegurarnos ese proyecto rápidamente, pero basta con saltarse un solo paso del proceso para que las posibilidades de que algo salga mal se disparen.

No permitas bajo ninguna circunstancia que el flujo de trabajo se altere, además de reducir el margen de error le mostrarás a tu cliente que eres profesional en lo que haces. Dentro de tu proceso de trabajo normal, establece fechas claras de entrega y cumple con ellas.

8. No te hagas adicto al trabajo

La mayoría de personas que trabajan desde su casa -aunque bien podría hablar de la totalidad- aman el trabajo que hacen y lo disfrutan de manera tal que no existen límites de horario, por lo que volverse adicto al trabajo resulta muy fácil para algunos.

Que exista una flexibilidad en los horarios no significa que debes trabajar ilimitadamente, debes mantener horarios y respetarlos. Si decides que tu jornada laboral termina a las 18:00, no te extiendas más allá de esa hora. Si estás organizado y cumpliendo con tus bloques de trabajo de manera regular no deberías tener que trabajar extra para poder completar una tarea. Si se queda una tarea pendiente, esta debería encabezar la primera lista del día siguiente.

Aprovecha el final de la jornada de trabajo para repasar los objetivos alcanzados y fijar nuevas metas. Luego de esto, ve al cine, comparte con tu familia o simplemente relájate en el sillón.

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9. Cuida tu salud

Muchos de los que trabajamos de manera independiente y desde casa podemos pasar muchas horas del día frente al ordenador, totalmente sumergidos en el trabajo y prestando poca atención a nuestra salud.

Trata de ejercitarte regularmente, hacer algún tipo de ejercicio no solo ayuda a gozar de buena salud física, también contribuye a la salud mental. Es importante contar con una silla que ofrezca un buen soporte a la espalda y que cuente con apoyabrazos, de esta forma el cuerpo tendrá una posición más cómoda y no se generará tensión adicional e innecesaria.

Los descansos son necesarios, aléjate del monitor por unos minutos si te encuentras cansado.

10. Entrega lo mejor de ti cada día

Para cerrar, he dejado el que para mí es el más importante de los consejos de esta lista. Si decides tomar solo uno, espero que sea éste.

El hecho de que no tengas a una persona vestida de traje dándote órdenes todo el día, no significa que no estás trabajando. Tus clientes te están pagando y esperan que tu comportamiento sea el de un profesional. Ser freelancer -a diferencia de lo que muchos piensan- es un trabajo real y tus clientes esperan resultados tangibles.

Asume tu trabajo con responsabilidad, esto no es la escuela donde podías dejar la tarea a un lado y luego echarle la culpa al perro. Trabaja duro y construye una buena reputación. Si fallas, no solo perjudicas tu imagen sino que también afectas la confianza que pueda tener la gente sobre otros trabajadores independientes.

Si trabajas duro, al final de la jornada puedes sentirte orgulloso de haberte ganado todo lo que tienes por el simple hecho de hacer las cosas bien.

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DOCUMENTACIÓN Y RECURSOS ADICIONALES

Conferencia de Berto Pena sobre productidad y TIC

Vídeo EconRed : Gestión de equipos 2.0, una nueva forma de trabajar en equipo

Junta de Andalucía - Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo.

ORSI Junta de Castilla y León - Herramientas para trabajo colaborativo