1  

Telema 4-dokumendi andmevahetuse seadistamine ja kasutamine

Standard Books versiooni 7.2 (31.03.2016) põhjal

1. Eeldused kasutamiseks

 - Standard Books 7.2 (vers.kp. märts) või uuem versioon - Standard Books moodulid "Müügihaldus", “Kliendihaldus” ja “Logistika” - Telemaga AS-ga sõlmitud teenuse leping Kui soovid kasutada meie konsultandi teenust meie programmi seadistuste tegemiseks, siis võta ühendust tel.6691111 või info@excellent.ee  

2. Vajalikud seadistused

 2.1. Lepi Telema esindajaga kokku Telema Gateway tarkvara paigaldamine ja seadistamine. -Kui kasutad meie pilveserveri teenust, siis seadistatakse Telema Gateway ühendus (script) meie administraatori poolt. Veendu, et kasutajaid on informeeritud edaspidisest dokumentide töövoo kulgemisest.

2.2.Kasutajatel, kes sisestavad müügitellimusi meie programmi, peab olema Isiku kaardil (Üldine moodul -> register Isikud) täidetud telefoninumber ja e-maili aadress. Telema jaoks koostatava XML faili kontaktandmetes kasutatakse nii ettevõtte kui ka kontaktisiku andmeid.

2.3.Üldise mooduli seadistuses “Ettevõtte andmed” tuleb täita oma ettevõtte registrikood ja kontaktandmed.

2.4.Tellijatega peab olema vahetatud sortimendi/toodete info (artiklikood, GTIN(EAN) kood, nimetus, ühik jm). Vastavalt sellele infole tuleb sisestada artiklid programmi “Artiklid” registrisse. - Artikli kaartidel peab olema märgitud valik “Artikli Tüüp”=Laoartikkel. - Kui on vajalik “Parim enne (Best Before)” tähtaja määramine, siis on oluline artiklitel

märkida “Seerianumbri jälgimine”= Seerianr/Partiinr. Laosissetuleku sisestamisel tuleb ridadele määrata seerianr või partiinr ning “Parim enne” kuupäev. Programm jätab need meelde ja arve (või lähetuse) sisestamisel saab kasutaja valida, milline partii sai saadetud.

- Loe lisaks punkti 4.4.

2.5.Kõikide kontaktide(klientide) kaartidel, kellega vahetatakse elektroonilisi Tarnekinnitusi, tuleb “Tingimuste” lehel märkida valik “EDI klient”. Kui kasutatakse ainult Tellimus-Arve (ehk 2-dokumendi) süsteemi, siis pole märge vajalik.

  2  

2.6.Klientide erinevad tarneaadressid ehk lähetusaadressid tuleb sisestada moodulis Müügihaldus -> Seadistused -> Lähetusaadressid. Veendu, et Kontaktide registrisse oleks sisestatud poeketi peamine maksja(juriidiline nimi) kaart. Tarnekohtade jaoks ei ole vaja eraldi Kontaktide registrisse kaarte luua, tarnekohad/aadressid tuleb sisestada Müügihalduse moodulis seadistusse "Lähetusaadressid". Näiteks nii:

 

2.7.Telemaga on vaja ka kokku leppida kontaktide/klientide andmete esmane seadistamine Telema süsteemis. Telemale tuleb edastada Kontaktide registrist koodid (maksjad) ja Lähetusaadressi seadistusest koodid (tarnekohad).

2.8.Määra automaatse failivahetuse teekonnad Telema Gateway-ga. Ava moodul Kliendihaldus -> seadistused -> “Telema 4Doc seadistused”

Kindlasti märgi linnuke “Automaatne import aktiveeritud” ning seejärel Salvesta.

Pildil toodu näites asuvad alamkataloogid serverprogrammi kataloogi all. Lepi need asukohad kokku Telema konsultandiga ja veendu, et nimetatud kataloogid serverarvutis on valmis tehtud. Nende kaustade kaudu hakkab toimima XML failide import ja eksport. Kui andmebaasis on mitu ettevõtet, mis vahetavad Telemaga dokumente, siis tuleb antud seadistus täita igas ettevõttes eraldi. NB! Jälgi,et kataloogide nimed ei kattuks.

  3  

2.9. Ava moodul tehnika > Seadistused > Ajastatud tegevused. Täida ära lahtrid: “Hal toiming” lahtrisse sisesta: ImportMn “Sek. käivitamiste vahel”: 300 (soovituslik, et koormus serverprogrammile oleks väiksem) See seadistus tuleb täita ainult 1 kord, isegi kui andmebaasis on mitu ettevõtet.

Seejärel tee serverprogrammile restart, et ajastatud tegevused kindlasti aktiveeruksid.

NB! Kontrolli, et kõikide dokumentide jaoks oleks loodud numbriseeriad: moodul Müügihaldus –> Seadistused –> “Numbriseeriad-Müügitellimused” moodul Logistika –> Seadistused –> “Numbriseeriad-Lähetused” moodul Müügiarved –> Seadistused –> “Numbriseeriad-Arved” moodul Müügihaldus –> Seadistused –> “Numbriseeriad-Tarnekinnitused”

Kästisi sisestavate tellimuste ja Telemast imporditavate tellimuste jaoks lisa eraldi numbriseeriad. Telema tellimuste numbriseeria paiguta seadistuses esimesele reale.

  4  

3. Lahenduse lühikirjeldus Lahenduse eemärk on võimaldada lisaks tavapärasele “Tellimus - Lähetus – Arve” tööprotsessile saada kliendilt tagasisidet ka tarnitud kaupade kohalejõudmise kohta. Selleks on lisatud moodulisse Kliendihaldus uus register “Tarnekinnitused”. See võimaldab vastu võtta infot kauba kohalejõudmise kohta. Näiteks: telliti 10tk, lähetusega pandi teele samuti 10tk, kuid kohale jõudes oli 1tk kadunud ja 1tk katki. Klient kinnitab 8tk kohale jõudmist. Kui Kontakti(kliendi) kaardil on Tingimuste lehele märgitud valik “EDI klient”, siis koostab programm arve täpselt selle koguse kohta, mida klient on kinnitanud. Eelneva näite puhul 8tk, mitte standardfunktsiooni loogika aluseks olev 10tk.  

 

   

  5  

4. Müügitellimuse vastuvõtmine 4.1. Logistika tööprotsess algab müügitellimuse vastuvõtmisest ja importimisest. Vastuvõetav müügitellimuse fail peab olema XML formaadis. Üks XML fail sisaldab ainult ühe tellimuse infot ehk 1 fail 1 tellimuse kohta. Tellimust võib importida kasutaja töökohas (clientprogrammis) käsitsi: moodul Kliendihaldus > Funktsioonid > Impordid > “Tellimuste import”. 4.2. On võimalik ka automaatne import, mida teeb serverprogramm. Selle eelduseks on seadistatud Telema Gateway, mis saadab tellimuse XML faili automaatselt õige kataloogi sisse. Vaata eelpool punkti 2.6. Automaatse impordi korral imporditakse tellimuse .xml fail programmi ning peale importimist liigutatakse see fail alamkataloogi “archive” sisse. Sealt on kõik failid vajadusel uuesti leitavad. (Kui automaatselt ajastatud importimist ei ole võimalik rakendada, siis serverarvutis importimist saab kasutaja käivitada ka oma töökohas käsitsi, kasutades hooldfunktsiooni: moodul Kliendihaldus > Funktsioonid > Hooldused > “Impordi tellimused”) 4.3. Imporditud müügitellimused on näha moodulis Müügihaldus registris “Tellimused”. Müügitellimuse importimisel saab tellimus automaatselt järgmise vaba dokumendinumbri (seadistusest “Numbriseeriad-Tellimused”) ning dokumendi kuupäevaks importimise kuupäeva. Juhul, kui sama tellimuse fail satub import kataloogi sisse mitu korda, siis tekib süsteemi mitu erineva numbri, kuid sama “kliendi-tellimuse-numbriga” tellimust. Veateadet ei ilmu ja topelt tellimuse kustutamine on kasutaja otsustada. 4.4. Müügitellimuse peal operatsioonide menüüs on valik "Hinnavõrdlus", mis avab aruande ja näitab erinevusi imporditud tellimusel ja artikli kaartidel olevate ühikuhindade vahel. Kui programm leiab, et hinnad on erinevad, siis ilmub kliendi nimi lahtrisse tekst "KONTROLLI HINNAD". Kui oled hinnad korrigeerinud, võid teksti eemaldada. 4.5. Artiklite andmed Kui imporditaval tellimusel on EAN (GTIN) koode, mida pole programmis artikli kaartidele sisestatud, siis tellimus siiski imporditakse, kuid kasutaja peab lisama puuduva artiklite info. Sellepärast tuleb juba süsteemi seadistamisel artiklite kaartidel (Retsepti lehel) täita ära lahter “EAN kood”.

Artikli kirjeldus/nimetus võetakse artikli kaardilt, kui artikli kaart on programmis sisestatud ja EAN kood täidetud. Kui failist imporditud EAN koodi ei eksisteeri programmis, siis võetakse artikli kirjeldus failist.

  6  

5.  Lähetuse(saatelehe)  koostamine    5.1. Pärast müügitellimuse tekkimist programmis tuleb kasutajal koostada sellest Lähetus (saateleht). Ava tellimus ekraanile, vali tellimuse peal operatsioonide(“rattakese”) menüüst “Koosta lähetus”. Lähetus avaneb ekraanile uues aknas. 5.2. Lähetuse eksportimiseks ava Lähetuse kaart ekraanile ja vali operatsioonide menüüst > “Ekspordi lähetus”

Lähetus on võimalik eksportida ka Kliendihalduse moodulis > Funktsioonid > Ekspordid > ”Ekspordi lähetused”. Määra lähetuse number (ainult 1 lähetus korraga). Selle tulemusena luuakse serverprogrammi kataloogi alla määratud alamkataloogi (vt.punkt 2.6.) sisse fail “shipmentXXXX.xml”, kus XXXX on konkreetse lähetuse number. Telema Gateway võtab automaatselt sellest kataloogist loodud lähetuse .xml faili ja liigutab selle Telema süsteemi. Peale seda kustutab Telema edukalt liigutatud faili. 5.3. Vajadusel saad väljastada ka koondsaatelehe mitme tellimuse alusel. Selleks tuleb igast tellimusest koostada eraldi Lähetuse kaardid. Nende eraldi Lähetuste põhjal genereerib programm koondsaatelehe dokumendi. Koondsaatelehe faili saad koostada järgnevalt: mina moodulisse Kliendihaldus -> Funktsioonid ->Ekspordid -> "Ekspordi koondsaatelehed". Vastavalt seadistustele tekib XML fail õigesse kataloogi, mis edastatakse Telemasse.

  7  

6. Tarnekinnituse vastuvõtmine Saadud Lähetuse(saatelehe) dokumendile vastab ostja/klient Tarnekinnitusega. Telema Gateway toob automaatselt Tarnekinnituse xml faili serverprogrammi kataloogi alla alamkataloogi sisse. Faili nimes ei ole vajadust kasutada kindlat formaati. Tarnekinnituse importimise võimalused on analoogsed Müügitellimusega. A) Automaatne import serverprogrammi alamkataloogist. Eelduseks on Telema Gateway ja punktide 2.6. ja 2.7. eelnev seadistamine. B) Kui Telema Gateway'd kasutada ei saa, siis kasutaja impordib töökohas (clientprogrammis) käsitsi: moodul Kliendihaldus > Funktsioonid > Impordid > “Tarnekinnituse import”.

C) Kui ajastatud importi on vaja suvalisel hetkel rakendada, siis serverprogrammi importi saab kasutaja käivitada ka käsitsi hooldusega: moodul Kliendihaldus > Funktsioonid > Hooldused > “Impordi tarnekinnitused”. XML fail peab eelnevalt siiski kataloogis olemas olema.  

  8  

 A ja C variandi puhul toob Telema Gateway tarnekinnitused xml failina vastavasse kataloogi (vt punkt 2.6.). Kui tarnekinnituse fail on edukalt imporditud programmi poolt, siis liigutatakse see xml fail alamkataloogi “archive” sisse. Sealt on vajadusel kõik failid uuesti leitavad. Tarnekinnitused on näha moodulis Kliendihaldus, registris "Tarnekinnitused". Tarnekinnitusel on märgitud selle dokumendi aluseks olevad Lähetuse(saatelehe) number, Tellimuse number ning “Kliendi-tellimuse-number”.

    “Tellitud  kogus” -­‐  tellimuse  algne kogus; “Saabunud  kogus” -­‐  kogus,  mis  jõudis  kliendini Lähetusega(saatelehega); “Kinnitatud  kogus” -­‐  kliendi  poolt  aktsepteeritud  kogus.  Selle  alusel  koostatakse  ka  arve.  

   

  9  

7. Müügiarve koostamine 7.1. Kui Tarnekinnitus on käes, siis saab Müügitellimusest koostada Arve. Ava Müügitellimus ekraanile, vali operatsioonide menüüst “Koosta arve”. Arve ilmub ekraanile uues aknas. 7.2 Arve koostamisel kontrollib programm, kas Kontakti(kliendi) kaardil on märgitud valik “EDI klient”. Kui on, siis kontrollitakse, kas antud Tellimusele on imporditud Tarnekinnitusi.

Kui mõlemad kontrollid on positiivsed, siis on tegemist EDI kliendiga, Tarnekinnitus on leitud, ja Arve koostamisel võetakse koguse aluseks ainult need kogused, mis on Tarnekinnitusel “Kinnitatud kogus” lahtris. Arve read on samas järjestuses nagu olid Tellimusel. Juhul, kui mingi artikkel oli Tellimusel, kuid puudus Lähetusel(saatelel), siis seda artiklit ei ole ka Tarnekinnituse ega Arve peal. Juhul, kui artikkel oli Lähetusel, kuid puudus Tarnekinnitusel, siia viiakse selle artikli rida Arve peale, kuid koguse lahter on tühi. Nii on lihtsam kontrollida ja artikli kadumise põhjus välja selgitada. Kui tegu ei ole EDI kliendiga või Arve koostatakse enne Tarnekinnituse registreerimist, siis luuakse Arve vastavalt programmi standardfunktisoonile ehk Lähetusel olnud koguste alusel.

  10  

   NB! Veendu, et arve oleks “Nimi” väljale sisestatud korrektne kliendi juriidiline nimi. Vastasel korral võib arve Telema süsteemi jõuda, kuid tellija tagastab ebakorrektse arve. 7.3. Kui on vajalik “Parim enne” kuupäevade määramine, siis tuleb arve ridadel D.osal valida õige seerianr/partiinr. Selle eelduseks on, et artiklile on enne koostatud Laosissetulek, kus on sisestatud seerianr/partiinr ning “Parim enne” kuupäev. 7.4. Koostatud arvete eksport on võimalik käivitada mitmel viisil. A) Ava müügiarve ekraanile, vali operatsioonide menüüst “Ekspordi arve”. B) Kliendihalduse moodulis > Funktsioonid > Ekspordid > “Ekspordi arved”. Määra arve number. Serverprogrammi alamkataloogi sisse tekib fail “invoiceXXXX.xml”, kus XXXX on konkreetse arve number. 1 fail sisaldab 1 arvet. A ja B variandi puhul võtab Telema Gateway automaatselt õigest kataloogist arve xml faili ja liigutab selle Telema süsteemi. _______________________________ Kreeditarved ilmuvad süsteemi siis kui saadetakse tagastustellimus. Kreeditarve tekib Müügiarvete moodulis arvete registrisse. Kreeditarve peale tuleb tasumistingimuseks “K” ja lisada krediteeritava arve number. Kreeditarvest koostatava faili nimi on “Credit-noteXXXXX.xml”. _______________________________ Telema Gateway võtab vastu xml faile, kus on summade eraldajaks ainult “punkt”. Isegi kui programmis on kasutusel summade eraldajaks komad, siis arve salvestamisel XML formaadis muudetakse failis kõikides summades eraldajad punktideks automaatselt. _______________________________ Müügistatistika jälgimiseks iga poe kohta soovitame arvetele märkida vastav Objekt (poe kood). _________________________________________________________________________________ Soovitame enne reaalset kasutamist testida dokumentide saatmist ja vastuvõtmist. Selleks on vaja ka Telema esindajaga kokku leppida test-dokumentide vahetamine.