TEMA 3: TRATAMIENTO DE TEXTOS Edición de documentos de texto con Microsoft Word

¿Qué vamos a ver? • El entorno de trabajo de Microsoft Word • Edición de documentos básicos con distintos tipos de

letra • Ajustar los distintos formatos de párrafo en un documento • Edición de otras opciones más avanzadas, como uso de

tablas, imágenes, bordes, sombreados o listas.

Microsoft Word • Microsoft Word es un procesador de textos que forma

parte del paquete Microsoft Office

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Los menús de Word • Menú Archivo: usaremos las opciones:

•  Nuevo: para crear nuevos documentos •  Abrir: para abrir documentos existentes •  Guardar / Guardar como…: para guardar el documento. Si es la

primera vez que lo guardamos, o si lo queremos guardar con otro nombre, usaremos Guardar como… Si ya lo hemos guardado antes, usaremos Guardar

• Menú Edición: usaremos las opciones: •  Copiar, Cortar y Pegar: también podemos usar las teclas Control

+C, Control+X y Control+V respectivamente •  Deshacer: para deshacer lo último que hayamos hecho, si nos

hemos equivocado. También podemos pulsar Control+Z •  Repetir: para repetir lo último que hayamos hecho. También

podemos pulsar Control + Y •  Por ejemplo, es útil para poner el mismo tipo de letra varias veces

Los menús de Word (II) •  Menú Ver: usaremos las opciones:

•  Barras de herramientas: aquí podemos ocultar y mostrar varias barras de herramientas, según lo que queramos tener visible en la ventana

•  Por ejemplo, la barra de herramientas de Dibujo, que aparece en la parte inferior, es útil tenerla visible si vamos a trabajar con imágenes o formas.

•  Diseño de impresión: para ver el documento como un folio, con sus márgenes y bordes, y poder ver mejor cómo quedará.

•  Menú Insertar: nos permitirá añadir diferentes elementos al documento, como imágenes por ejemplo.

•  Menú Formato: para indicar tipos de letra, alineaciones de párrafo, listas, bordes, colores, etc.

•  Menú Herramientas: con algunas herramientas útiles de Word, como el corrector ortográfico

•  MenúTabla: para todo lo relacionado con tablas (crear tablas, añadir filas o columnas, cambiar el formato de una tabla, etc)

•  Menú Ventana: para cambiar entre las ventanas que tengamos abiertas (si tenemos abierto más de un documento)

•  Menú ?: muestra la ayuda de Word

Crear, abrir y guardar documentos •  Para crear un documento: menú

Archivo > Nuevo o el icono de nuevo •  Para abrir un documento: menú

Archivo > Abrir o el icono de abrir •  Para guardar un documento:

•  Si es la primera vez que lo guardamos, o si lo queremos guardar con otro nombre, vamos al menú Archivo > Guardar como... En la ventana que se abre, elegimos dónde queremos guardarlo y con qué nombre

•  Si ya lo hemos guardado antes y lo queremos volver a guardar, elegimos el menú Archivo > Guardar, o el icono de guardar

Cómo escribir correctamente un documento • Cuando tecleamos, vemos desplazarse una barra vertical

negra llamada cursor o punto de inserción •  Con las flechas, el ratón o las teclas de AvPag y RePag podemos

desplazar ese cursor a cualquier parte del documento • Uso correcto del Intro: no debemos pulsar intro al llegar

al final de cada línea, sino al final de cada párrafo (en cada punto y aparte) •  Al llegar al final de una línea, Word pasa automáticamente a la

siguiente. Si pulsamos Intro es incorrecto. •  Con este botón vemos los intros que hemos pulsado

• Uso correcto de la barra espaciadora: •  Hay que dejar un espacio tras cada signo de puntuación (punto,

coma, punto y coma, dos puntos, etc) •  No se debe usar el espacio para separar el texto, ni para hacer

que empiece más a la derecha

Cómo escribir correctamente un documento: ejemplos • Este documento está mal escrito, porque hemos puesto

un Intro al final de cada línea • Si luego queremos añadir algo, vemos cómo se

descuadra todo: •  Lo correcto es teclear Intro sólo al final:

Otras opciones de edición •  En el menú Edición tenemos también las opciones de Copiar,

Cortar y Pegar, para poder repetir trozos de un documento, o para poder mover una parte de un documento a otra página.

•  También en el menú edición tenemos la opción de Buscar y Reemplazar. Sirve para buscar un texto determinado dentro del documento, o para sustituir un texto por otro en todo el documento •  En la pestaña Buscar podemos buscar un texto •  En la pestaña Reemplazar podemos indicar el texto que queremos

cambiar, y por cuál queremos cambiarlo (Reemplazar con) •  Con los botones de Buscar siguiente, Reemplazar todos, etc, podemos ir

reemplazando uno a uno, o todo de golpe.

Cambiar el formato de fuente •  El tipo de letra o formato de fuente se

puede cambiar fácilmente desde la barra de herramientas de formato, con las opciones...

•  Además, desde el menú Formato > Fuente aparece un panel para cambiar más cosas •  Fuente: podemos elegir el tipo de letra

(por defecto viene la letra Times New Roman)

•  Estilo de fuente: elegimos letra normal, negrita, cursiva, etc

•  Tamaño elegimos el tamaño en puntos de la letra (lo normal son entre 10 y 12 para el texto normal)

•  Color de la fuente: para el color •  Estilo y color del subrayado para elegir

el tipo y color del subrayado •  Efectos: para otros efectos sobre el texto

Cambiar el formato de párrafo • Un párrafo es el texto que

hay entre dos "Intros", es decir, todo lo que escribamos hasta pulsar Intro. Sobre cada párrafo podemos aplicar distintos tipos de formato

• Todas las opciones están en el menú Formato > Párrafo...

•  Las opciones de alineación de párrafo también están disponibles en la barra de herramientas de Formato

Cambiar el formato de párrafo (II) • Alineación: podemos elegir cómo se alinea el párrafo: a

la izquierda, a la derecha, a ambos lados (alineación justificada) o centrado.

• Sangría: la sangría es un margen adicional que se pone a la izquierda o a la derecha. Podemos poner cantidades negativas, para que el texto se salga del margen •  Dentro del apartado de sangrías, tenemos algunas especiales

como la de primera línea (para poner más a la derecha la primera línea de cada párrafo), o la francesa (para poner más a la derecha todas las líneas menos la primera)

• Espaciado: sirve para indicar cuánto queremos separar un párrafo del siguiente y del anterior, y para indicar el interlineado (espacio entre las líneas de un mismo párrafo)

Ejemplos de sangrías Sangría izquierda de 2 cm

Sangría derecha de -1 cm

Sangría primera línea de 2,5 cm

Sangría francesa de 1,5 cm

Numeración y viñetas • Con el menú Formato >

Numeración y viñetas podemos escribir listas, de 3 tipos: •  Numeradas u ordenadas •  No numeradas o con viñetas •  Mixtas (esquema numerado)

• Para escribir una lista o viñeta, elegimos el estilo que queremos, y vamos escribiendo cada elemento de la lista, pulsando Intro para pasar al siguiente

Numeración y viñetas: personalizar • Si ninguno de los estilos de

numeración y viñetas que hay nos sirve, podemos pulsar el botón de Personalizar y formar el nuestro propio

• Elegimos el símbolo que queremos para la lista (tipo de viñeta, o de numeración) y los márgenes y sangrías

• En el caso de listas numeradas, podemos personalizar más cosas (por ejemplo, poner texto delante o detrás del número o la letra)

Bordes y rellenos o sombreados • Con el menú Formato > Bordes y sombreado podemos

aplicar bordes a párrafos o páginas, o indicar un color de relleno (sombreado) para un texto o párrafo

Cómo definir los bordes •  En la ventana anterior, en la pestaña Bordes podemos definir el

borde para un elemento del documento (un párrafo, un grupo de párrafos, o un texto suelto dentro de un párrafo).

•  A la izquierda, en Valor, tenemos algunos estilos predefinidos •  Podemos elegir distintos tipos de bordes en la lista de Estilo, y

distintos colores y grosores de línea en las opciones Color y Ancho. •  Después, pinchando en los lados del cuadro de Vista previa vemos

cómo quedará el borde •  Es importante la opción Aplicar a que hay bajo la vista previa. Si estamos

aplicando el borde a un texto (no a un párrafo), no podremos modificar los bordes de cada lado

Cómo definir el sombreado •  En la pestaña Sombreado

podemos elegir el color o tipo de relleno

•  Podemos elegir un color sencillo de la lista, o una trama (una malla o textura)

•  Es importante también el cuadro Aplicar a, a la derecha, para ver si aplicamos el sombreado a párrafo o a texto (es diferente)

Añadir imágenes al documento •  Desde el menú Insertar > Imagen podemos añadir

imágenes de dos tipos: •  Imágenes prediseñadas: son imágenes que ya

vienen instaladas con Word. •  Si elegimos esta opción, aparecerá a la derecha un

buscador para que busquemos la imagen por un nombre (por ejemplo, "animales", o "deportes").

•  Aparecerá una lista de imágenes que coinciden con lo que hemos puesto. Pinchando en cualquiera se colocará en el documento

•  Imágenes desde archivo: son imágenes que tengamos en algún archivo en el ordenador (fotos de una cámara, imágenes bajadas de Internet, etc) •  Si elegimos esta opción, aparecerá un panel para que

busquemos la imagen en el ordenador, y al elegirla se colocará en el documento

Operaciones con una imagen •  Al pinchar sobre la imagen, aparece un borde con unos cuadros o

marcas, que podemos arrastrar para cambiarle el tamaño •  Si hacemos clic derecho sobre la imagen y vamos a Formato de

imagen, podemos cambiar algunas propiedades de formato: •  Pestaña Diseño: permite elegir cómo queda la imagen con el texto:

•  En línea con el texto: no podrá tener texto alrededor, pero podemos alinearla como un párrafo (con las herramientas de la barra superior)

•  Cuadrado o Estrecho: sí que puede tener texto alrededor, y podemos mover la imagen libremente con el ratón. La diferencia está en cómo rodea el texto a la imagen (dejando un margen cuadrado o no dejándolo)

•  Delante del texto o Detrás del texto: el texto atravesará la imagen •  Pestaña Colores y líneas: para poner un borde y sombreado a la imagen •  Pestaña Tamaño podemos cambiar la anchura y altura de la imagen

•  La casilla Bloquear relación de aspecto, si está marcada, sirve para mantener las proporciones, y si cambiamos la anchura se cambiará la altura (y viceversa)

Operaciones con una imagen (II)

Dibujar con Word •  Tenemos una barra de herramientas llamada Dibujo. Podemos

mostrarla en el menú Ver > Barras de herramientas, y aparecerá en la parte inferior de la ventana

•  Podemos hacer algunas figuras simples (líneas, círculos, etc) y otras

más complejas (estrellas, etc). Basta con elegir la figura que queramos y arrastrar el ratón por el documento, donde queramos dibujarla.

•  Es posible que al dibujar aparezca un lienzo para poner las cosas dentro. Si no queremos que aparezca, lo podemos desactivar desde el menú Herramientas > Opciones. En la pestaña General, tenemos que quitar la opción Crear automáticamente lienzo de dibujo al crear autoformas.

Dibujar con Word (II) • En el botón de Autoformas tenemos un grupo de formas

diversas para elegir (flechas, estrellas, polígonos, etc) • Para cada figura que dibujemos si la seleccionamos y

hacemos clic derecho sobre ella, aparecerá un menú con varias opciones: •  Agregar texto: para poder escribir texto dentro de la figura (para

figuras que sean cerradas) •  Agrupar: sirve para seleccionar varias figuras y unirlas para que

sean una sola (y poder moverlas todas a la vez, por ejemplo) •  Ordenar: sirve para colocar delante unas figuras u otras •  Formato de autoforma: es parecido al formato de imagen visto

antes. Podemos cambiar el tamaño de la figura, su diseño (en línea con el texto, cuadrado, etc). Además, para algunas figuras, como las líneas, podemos elegir el tipo de punta que tendrá (flecha, círculo, etc) y el tipo de línea (punteada, continua...)

Trabajar con tablas • En el menú Tabla tenemos varias operaciones

para trabajar con tablas •  Tabla > Insertar > Tabla: para crear una tabla nueva.

Tenemos que indicar cuántas filas y columnas queremos que tenga. También podemos hacerlo desde el botón de la barra, eligiendo con el ratón las celdas que queramos •  Podemos elegir que todas las columnas tenga un

ancho fijo, o que se ajusten al contenido de cada una (para que sean más anchas las celdas con más contenido)

Trabajar con tablas (II) • Tabla > Insertar también permite luego añadir filas o

columnas donde queramos • Tabla > Eliminar permite borrar filas, columnas, o la tabla

entera • Tabla > Seleccionar permite seleccionar filas, columnas o

la tabla • Tabla > Combinar celdas permite juntar las celdas que

tengamos seleccionadas y formar una sola • Tabla > Dividir celdas permite lo contrario. Dentro de una

celda, dividirla en tantas filas y columnas como le indiquemos.

Autoformato de tablas • Desde el menú Tabla > Autoformato de tablas podemos

elegir uno de los formatos predefinidos para nuestra tabla

Propiedades de tablas •  Desde el menú Tabla > Propiedades de tabla podemos cambiar

alguna de las propiedades de la tabla •  En la pestaña Tabla podemos indicar si queremos que la tabla tenga texto

alrededor, o cómo queremos alinearla (izquierda, derecha, etc) •  En las pestañas Fila y Columna podemos cambiar el tamaño de filas y

columnas •  En la pestaña Celda podemos cambiar la alineación del texto de cada

celda (arriba, abajo o centrado), y el tamaño de la celda

Más operaciones con tablas • Además, podemos seleccionar cualquier celda o grupo de

celdas, y cambiarles el tipo de letra, alineación, etc, con el menú Formato (Fuente, Párrafo, etc)

• Desde el menú Formato > Bordes y sombreado podemos personalizar los bordes de cada celda, o de toda la tabla, como lo hacíamos para los párrafos

• Si seleccionamos una celda y hacemos clic derecho, la opción Dirección del texto permite escribir en vertical (hacia arriba o hacia abajo, como queramos)

• Además desde la barra de herramientas de Tabla (Ver > Barras de herramientas > Tabla) podemos hacer todas estas operaciones (crear tablas, poner bordes, etc)