TEMA 5: EL ENTORNO DE OPENOFFICE CALC

INFORMÁTICA SECUNDARIA 2 El entorno de Calc

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TEMA 5: EL ENTORNO DE OPENOFFICE CALC.

1. INTRODUCCIÓN. 2. INICIAR OPENOFFICE CALC. 3. LA PANTALLA DE CALC. 4. OPERACIONES CON DOCUMENTOS. 5. EDICIÓN DE DATOS EN CALC. 6. FORMATO DE CELDAS EN CALC. 7. INTRODUCIR FÓRMULAS EN CALC. 8. ACTIVIDADES.

1. INTRODUCCIÓN.

Esta herramienta de OpenOffice, es una potente hoja de cálculo, compatible

con Microsoft Excel en todas sus versiones y además nos provee de nuevas funcionalidades que iremos descubriendo a lo largo de este Tema.

Al igual que Writer, OpenOffice Calc es una hoja de cálculo de acceso libre, perteneciente la compañía Apache.

2. INICIAR OPENOFFICE CALC.

Como toda aplicación de Windows, esta herramienta se puede lanzar desde el menú Inicio >> Todos los Programas >> OpenOffice.org >> OpenOffice.org Calc.

También podemos crear un acceso directo en el Escritorio, y hacer doble clic sobre él.


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3. LA PANTALLA DE CALC.

Al abrir la aplicación como describimos anteriormente, nos encontramos con

la siguiente pantalla:

Como podemos apreciar en el entorno de Calc disponemos de los siguientes elementos:

• Barra de Título: En la Barra de Título encontraremos el nombre del archivo actual de trabajo y el nombre de la aplicación que lo trata (OpenOffice.org Calc).

• Barra de Menús: En la Barra de Menú encontraremos todas las opciones de Calc.

• Barras de Herramientas: Desde las diversas Barras de Herramientas podemos

utilizar las funciones más importantes de la aplicación a manera de atajo en lugar de ir directamente a los menús que explicamos con anterioridad, de una forma más rápida e intuitiva.

• Botones de control: Encontramos los controles básicos de manejo de la aplicación (minimizar, maximizar/restaurar y cerrar).

• Barras de desplazamiento: Permiten desplazarnos por el área de trabajo.

Barra de Título

Barra de Menú Barra de Herramientas

Selector de Hojas del libro

Botones de Control

Área de trabajo

Barra de Dibujo

Barra de Fórmulas

Barra de Estado

Barras de desplazamiento

Controlador de Zoom

Celda Activa


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• Barra de fórmulas: Llamada también Línea de entrada, presenta el cuadro de nombres y dispone de tres botones y un área de edición.

• Celda Activa: El elemento que define la posición de edición en una hoja de Calc es la celda activa. Se muestra como un marco grueso alrededor de la celda de color negro, con un punto cuadrado situado el extremo inferior derecho. Nos indica donde se va a escribir la siguiente letra o número que tecleemos, o donde se insertarán los nuevos elementos en la hoja (imágenes, símbolos, etc.).

• Selector y navegador de hojas: Presenta varias pestañas en donde se muestra el nombre de cada hoja. Haciendo clic sobre una pestaña activamos esa hoja, que pasa a un primer plano para ser editada o consultada.

• Barra de Dibujo: En la zona inferior, justo encima de la barra de estado, podemos ver esta barra, con opciones para insertar distintos gráficos, cuadros de texto, llamadas y otros elementos.

• Controlador de Zoom: Contiene el indicador de porcentaje de zoom. Con un doble clic sobre él, abriremos el cuadro de diálogo de Diseño de vista y escala.

• Área de trabajo: Es el lugar principal donde escribimos datos y textos en las celdas, insertamos imágenes, objetos, etc., y damos formato a los mismos.

• Barra de Estado: Nos da información sobre el formato de hoja actual, la hoja activa, el modo de escritura, así como una operación de resumen para las celdas seleccionadas. Puedes activarla o desactivarla desde el menú Ver >> Barra de estado.

4. OPERACIONES CON DOCUMENTOS.

4.1 CREAR UN DOCUMENTO NUEVO EN CALC.

Para crear un documento nuevo disponemos de varias opciones:

• Hacemos clic en el Botón Nuevo ubicado en la barra de herramientas estándar.

• Utilizando la combinación de teclas Control + N

• Desde el Menú Archivo >> Nuevo >> Hoja de cálculo.

4.2 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE EN CALC.

Para abrir un documento anteriormente creado y guardado también

contamos con diversas opciones:

• Hacemos clic en el Botón Abrir de la barra de herramientas estándar.

• Utilizamos la combinación de teclas Control + A

• Desde el Menú Archivo >> Abrir. Una vez hecho esto nos encontramos con el siguiente Cuadro de Diálogo:


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4.3 GUARDAR UN DOCUMENTO EN CALC.

Una vez terminado nuestro trabajo en un documento, o en el caso de querer

salvar copias intermedias del mismo, procedemos a guardarlo. Para ello tenemos diferentes caminos:

• Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas estándar.

• Utilizamos la combinación de teclas Control + G

• Desde el Menú Archivo >> Guardar. La primera vez que se guarda un documento, Calc presenta el siguiente

Cuadro de Diálogo:

Si queremos guardar un documento con un nombre distinto contamos con la opción de guardar el mismo documento con otro nombre, para lo cual:

• Desde el Menú Archivo seleccionamos la opción Guardar como...

• Nos encontramos con un cuadro de diálogo similar al anterior en el cual cambiamos el nombre del archivo y procedemos a guardarlo.

• También puedes utilizar la combinación Ctrl + Mayúsculas + S.


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5. EDICIÓN DE DATOS EN CALC.

5.1 CELDAS Y RANGOS EN CALC.

En Calc la unidad básica de información viene representada por una celda. La

celda va a ser el contenedor de los textos, fechas, horas, números, importes y fórmulas a los que posteriormente daremos formato y con los que operaremos.

Para seleccionar una celda tan sólo hay que hacer clic con el ratón sobre la misma, dentro de los límites de la misma.

�� CELDAS: Una celda viene caracterizada por dos propiedades fundamentales:

• El contenido: bien sea un texto, un número, una fecha/hora, una fórmula o un objeto.

• El formato: si el número, si se mostrará con puntos de millares y decimales separados por una coma o no, las fechas como texto, separadas por barras o guiones, o el tamaño es 14 puntos, o está en negrita, o el color del texto o del fondo, o sus bordes...

Cada celda de una hoja de cálculo tiene un nombre propio y único, con el que podemos hacer referencia a esta celda.

Éste nombre viene dado por las coordenadas

que forman:

• La letra correspondiente a la columna.

• El número de la fila en la que está situada.

�� RANGO DE CELDAS: Es un grupo o conjunto de celdas. Los rangos se llaman de forma parecida a las celdas. Se especifican indicando el nombre de la primera celda separándolo por dos puntos del nombre de la última celda. Por ejemplo B3:C6 es un rango de celdas, que está formado por las celdas situadas entre la B3 y la C6, incluyendo a ambas.

�� CELDA ACTIVA: Tras seleccionar una celda, ésta se convierte en la celda

activa. Se muestra como un marco grueso alrededor de la celda de color negro, con un punto cuadrado situado el el extremo inferior derecho.

La celda activa nos indica donde se va a escribir la siguiente letra o número que tecleemos, o el lugar en el cual se insertarán los nuevos elementos en la hoja (imágenes, símbolos, etc.).


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�� PUNTO DE INSERCIÓN: Al hacer un doble

clic sobre la celda activa, o tras pulsar una tecla alfanumérica con la celda seleccionada, desaparece el borde grueso de color negro que la destaca como celda activa, y en su lugar se muestra un cursor parpadeante, llamado punto de inserción. Hemos activado el modo edición de la celda.

�� RANGO ACTIVO: Es el resultante de seleccionar un rango de celdas, filas

y/o columnas o todas las celdas de la hoja activa. El rango se mostrará sombreado, quedando la última celda seleccionada del

rango como la celda activa.

5.2 ENTRADA DE DATOS EN CALC.

Para introducir datos en una celda podemos realizarlo de varias formas:

• Selecciona la celda y teclea el nuevo dato.

• Selecciona la celda, haz clic en la línea de entrada y teclea el nuevo dato.

• Haz doble clic sobre la celda activando el modo de edición de celda; edita el contenido de la celda.

• Selecciona la celda y activa el modo de edición de celda pulsando la tecla F2; edita el contenido de la celda.

Para finalizar la edición de la celda:

• Pulsa Intro o Tabulador, o haz clic en otra celda.

5.3 ELIMINAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA EN CALC.

Para eliminar el contenido de una celda:

• Selecciona la celda y pulsa la tecla Retroceso (BackSpace).

• Selecciona la celda y activa el comando Cortar (por ejemplo, pulsando la combinación de teclas Ctrl + X).

• Selecciona la celda y pulsa la tecla Supr.

• Selecciona desde el menú Editar >> Eliminar contenidos.


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5.4 SELECCIONAR FILAS Y RANGOS DE FILAS EN CALC.

Para seleccionar una fila haz clic con el ratón sobre el número de la fila. Para seleccionar un rango de filas, selecciona la primera fila del rango y

arrastra el ratón hasta la última fila del rango. Si deseas seleccionar un rango de filas contiguas, también puedes

seleccionar la primera fila, y manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, seleccionar la última fila del rango.

Si deseas seleccionar un rango de filas no contiguas, puedes

seleccionar la primera fila, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, seleccionar otras filas o seleccionar otros rangos de filas.

5.5 SELECCIONAR COLUMNAS Y RANGOS DE COLUMNAS EN CALC.

Procedemos de igual forma que para

las filas.

5.6 SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE LA HOJA EN CALC.

Basta con hacer clic con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja

(intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas). También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + E.


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5.7 COPIAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN CALC.

Podremos utilizar la combinación Copiar / Pegar para crear duplicados

del contenido de los rangos seleccionados, bien sean una o más celdas, filas o columnas.

• Primero seleccionaremos el rango a copiar.

• Después, podemos activar esta acción mediante varios procedimientos:

o Desde la Barra de herramientas estándar haz clic en el botón Copiar.

o Desde el menú contextual del rango seleccionado, selecciona Copiar.

o Selecciona desde el menú Editar >> Copiar. o Pulsando la combinación de teclas Ctrl + C.

5.8 PEGAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN CALC.

Una vez realizada la acción de cortar o copiar, haremos clic con el

botón principal del ratón en la celda, fila o columna donde deseamos pegar el rango y procederemos de una de las siguientes formas:

• Desde la Barra de herramientas Estándar haremos clic sobre el botón Pegar

• Desde el menú contextual de la celda, fila o columna seleccionada donde queremos pegar, seleccionando Pegar.

• Seleccionando desde el menú Editar / Pegar.

• Con la combinación de teclas Ctrl + V.

6. FORMATO DE CELDAS EN CALC.

Las celdas se caracterizan por dos propiedades fundamentales: su contenido

y su formato. Podemos modificar su aspecto aplicando propiedades de formato. Siempre que queramos modificar el formato de una celda deberemos

seleccionarla previamente (la celda o el rango de celdas), para a continuación aplicar las propiedades de formato deseadas.


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6.1 PROPIEDADES DE TEXTO EN CALC.

Desde la barra de herramientas Formateo podremos cambiar:

Tipo de fuente

Tamaño de fuente

Estilo de fuente Negrita, Cursiva o Subrayado

Alineación izquierda, centrado, derecha, justificado

Aumentar o disminuir sangría

Cambiar los bordes de celdas

Cambiar el color de fondo de las celdas

Cambiar el color de la fuente

Alineación vertical superior, centrada o inferior

6.2 FILAS Y COLUMNAS EN CALC.

�� CAMBIAR EL ALTO DE FILAS EN CALC: Selecciona

una fila o un rango de filas. Para cambiar su altura tenemos varias formas:

• Selecciona desde el menú Formato >> Fila >> Alto o botón derecho del ratón sobre la fila.

• Haz clic y arrastra sobre la línea de separación de cualquiera de las filas seleccionadas en la zona de su encabezado.


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�� CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS EN CALC: Procedemos de igual forma que para las filas:

• Selecciona desde el menú Formato >> Columna >> Ancho o botón derecho del ratón sobre la columna.

• Haz clic y arrastra sobre la línea de separación de cualquiera de las columnas seleccionadas en la zona de su encabezado.

6.3 FORMATO NUMÉRICO EN CALC.

Al introducir un nuevo dato en una celda, Calc detectará si se trata de un número o de un texto y aplicará el formato predeterminado. Si Calc muestra en la celda ########## es porque el dato introducido no puede mostrarse con el ancho actual de la columna. Deberás hacer más ancha la columna para que el valor se muestre.

Podemos aplicar otros formatos más personalizados seleccionando desde el menú contextual de la celda o rango de celdas seleccionadas, la opción Formatear celdas, o también desde el menú Formato >> Celdas...

Aplicar formato numérico Moneda

Aplicar formato numérico Porcentual

Aplicar formato numérico Predeterminado

Añadir o quitar decimales

Aplicar formato Fecha


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6.4 BORDES Y FONDOS EN CALC.

Desde la barra de herramientas Formateo podemos aplicar fácilmente bordes y color de fondo a las celdas de nuestra hoja. El diálogo Formato de celdas también lo permite, y en lo que a bordes respecta, las opciones son mucho más amplias.

La barra de herramientas Formateo incorpora botones para definir el estilo y el color de las líneas de los bordes. Para mostrarlas deberás utilizar la opción Botones visibles de la barra de herramientas; los botones son Estilo de línea y Color de línea del marco.

BOTÓN BORDES: Cambia los bordes de celdas. Si pulsamos en el desplegable nos aparecerá el cuadro Borde. BOTÓN COLOR DE FONDO: Cambia el color de fondo de las celdas. Si pulsamos en el desplegable nos aparecerá el cuadro Fondo. BOTÓN ESTILO DE LÍNEA: Cambia el tipo de línea de los bordes que se pueden aplicar a las celdas. Si pulsamos en el desplegable nos aparecerá el cuadro Estilo de borde. BOTÓN COLOR LÍNEAS DEL MARCO: Cambia el color de las líneas de los bordes que se pueden aplicar a las celdas. Si pulsamos en el desplegable nos aparecerá el cuadro Color del borde.


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7. INTRODUCIR FÓRMULAS EN CALC.

7.1 DEFINICIÓN DE FÓRMULA.

La verdadera potencia de una hoja de cálculo es su capacidad para programar

las celdas de forma que éstas muestren el resultado de operar con números o con otras celdas.

Una fórmula es una expresión escrita en una celda. La expresión indica determinadas operaciones que se realizarán con valores constantes, celdas o rangos de celdas, y funciones. Está compuesta por un signo = seguido de la expresión que indica la operación a realizar.

El resultado de las operaciones se reflejará en la celda, si bien su contenido real será la propia fórmula. En resumen, podemos decir que:

“Una fórmula es una expresión que relaciona mediante operadores uno o más valores, que pueden ser valores constantes, celdas, rangos de celdas, o funciones, y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda que la contiene”.

7.2 INSERTAR UNA FÓRMULA.

Utilizaremos la “Barra de Fórmulas”. En ella distinguimos los siguientes elementos:

Una vez iniciado el modo edición de fórmulas, aparecen nuevos botones en la barra para poder introducir la expresión:

Para finalizar la edición de la fórmula pulsaremos la tecla Intro o Tabulador, o bien haremos clic sobre el botón Aplicar de la barra de fórmulas.

Línea de entrada Celda Activa Función

Botón Suma Asistente Funciones

Expresión de la fórmula

Nombre Función

Aplicar Cancelar


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Por lo tanto, las fórmulas se insertan en una celda empezando por el signo = y a continuación una expresión formada por valores constantes (fechas, números, textos...), operadores (sumar, multiplicar, restar...), referencias a otras celdas o rangos (B5, H3:K12) y/u otro tipo de expresiones llamados funciones.

7.3 TIPOS DE FÓRMULAS.

Clasificaremos las fórmulas en los siguientes tipos:

• Fórmulas simples: Realizan operaciones simples con valores constantes, como si de una calculadora se tratase. Por ejemplo:

=5+4 =140*12/100 =140*12% =100+50*100-50

• Fórmulas con referencias: Realizan operaciones simples con referencias a otras celdas y opcionalmente con valores constantes, operando con el valor que éstas contienen. La referencia se indica introduciendo el nombre de la celda. Por ejemplo:

=A5+4 =B4*12/100 =B4*12% =A10+50*A5-50

• Fórmulas con funciones: Realizan operaciones simples con referencias a otras celdas y opcionalmente con valores constantes, y además con otro tipo de expresiones llamados funciones. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas. Calc presenta un asistente para insertar funciones de todo tipo, desde matemáticas, estadísticas… hasta financieras.

7.4 FUNCIÓN SUMA.

La función SUMA es la función para hojas de cálculo que se utiliza con mayor frecuencia. Con ella podemos transformar una suma compleja en una más concisa. El botón Suma de la barra de fórmulas, viene a simplificar esta tarea. Cuando pulsamos sobe él, Calc escribe la función e incluso sugiere el rango de celdas a agregar. Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9


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Podemos utilizar la función SUMA para construir una fórmula más simple, pero igual de efectiva:

=SUMA(A1:A9)

7.5 OPERADORES.

En matemáticas, un operador es un símbolo matemático que indica que debe

ser llevada a cabo una operación especificada sobre un cierto número de operadores. En Calc, los operadores serán los símbolos matemáticos que indican que operación realizamos.

Cuando trabajamos con fórmulas es muy importante tener presente si

combinamos varios operadores, ya que Calc sigue una determinada lógica o “jerarquía”, para resolver las operaciones indicadas en una expresión.

Para evitar posibles errores es conveniente utilizar los “paréntesis” (), que ya

nos indican la prioridad de la operación, igual que hacemos en Matemáticas. Ejemplo: =(20/5)-3*(5-2)

Calc dispone de varios tipos de operadores. Este curso estudiaremos los “Aritméticos”, los mismos que para las Tablas en Writer:

Operador Nombre Ejemplo

+ Suma 2+1

- Resta 20-10

* Multiplicación 2*2

/ División 9/3

% Porcentaje 18%

^ Potencia 3^2


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7.6 COPIAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS.

Cuando se copian celdas, los valores que contienen nunca cambian. Sin

embargo, al copiar una fórmula con referencia a otras celdas, Calc ajusta todas las referencias a las celdas que se han copiado, para que éstas se ajusten en la nueva ubicación.

Para copiar una fórmula con el ratón, basta con hacer clic sobre el punto de la esquina inferior derecha de la celda (que contiene la fórmula), y sin soltar arrastrar, seleccionando las celdas donde queremos copiar la fórmula.

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