Temamöte 2 Beställning till betalning i Winst Utrullningsgrupp 2 och 3 4 okt 2013

Temamöte 2

Beställning till betalning i Winst

Utrullningsgrupp 2 och 3

4 okt 2013

Syftet med dagens möte…

…är att ge Er bättre förutsättningar att driva det lokala förberedelsearbetet inför driftstart genom att:

1.Fördjupa förståelsen om utformning av systemet. Fokus idag flöden och bokföring/kontering.

2

2. Tillsammans reflektera kring:

• Vad detta betyder på min förvaltning?

• Hur tänker man på andra förvaltningar?

• Vad kan vi ta med oss från pilot-förvaltningen Angered?

Agenda och upplägg

1. Inledning

2. Flöden

3. Fika

4. Bokföring och kontering

5. Avslutning

3

FLÖDET

4

Vad ska vi göra?

Från beställning till betalning

Ankomst-hanteringAnkomst-hantering

Granska och kontera

Granska och kontera AttestAttest

Matchning mot beställning/order/leveranskvittens


Klar-markerad

faktura

Klar-markerad

faktura

Leverans-kvittens

Leverans-kvittens

Attest av beställningAttest av

beställning

Skapa och kontera

beställning

Skapa och kontera

beställning

FakturorFakturor

BetalningBetalning

5

1

Beställningsflöde Fakturaflöde

1 Fakturaflöden

Matchning mot abonnemang


2

3

Beställning

6

Regelverk

•En beställning per leveransadress

•En beställning styrs till ansvarig person för respektive ansvar som är angivet i konteringen

Rekommendation

•En beställning per beslutsattestant är att rekommendera då beställning som skall beslutsattesteras av flera tar tid, trots eskalering, innan order skickas till leverantör

Leveranskvittens – en förutsättning för ordermatchning

7

• Beställaren/utsedd leveranskvitterare skall alltid göra leveranskvittensen

• Görs så snart varan/tjänsten är levererad/utförd – man skall inte invänta fakturan.

• Leveranskvittens skall alltid göras av verklig leverans, dvs. om endast en del av varorna levererats är det endast den del av leveransen som skall godkännas – delkvittering.

• Leveranskvittens skall göras på kvantitet, endast vid beställning på rekvisition eller av tjänst skall kvittens göras på belopp.

Faktura kan ankomma före leverans

• Om leveranskvittens inte är gjord och faktura ankommer avvaktas fem kalenderdagar innan fakturan visas samt ytterligare två kalenderdagar innan den blir avvikelsemarkerad.

Fakturaflöde

8

• Ankomsthantering – kontroller sker av fakturans innehåll och referenser

• Går ut i något av de tre flödena

1. Ordermatchning

2. Abonnemangsmatchning

3. Efterattest

• Den lokala användaren ser fakturan i fakturalistan

• Referens på fakturan skall hjälpa till att styra fakturan till rätt flöde

Manuell hantering:

• Av det som fastnar i ankomsthanteringen görs av lokal- eller central administratör

• Byte av flöde när ett order- eller abonnemangsnummer finns i fel fält och fakturan kommit in i flödet för efterattest.

• Under en övergångsperiod stödjer projektet förvaltningen vid avvikelse i flödena för order och abonnemangsmatchning.

Abonnemang

• Syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt.

• Ett avtal finns i grunden ( tex hyr av mattor , kaffemaskiner , telefon abonnemang, hyror ) som innebär återkommande fakturor med likartande belopp

• Manuellt godkännande av abonnemangsupplägg med dokumentering i blankett.

• Abonnemanget är därför en form av medgivande till betalning och skall också beslutsattesteras (precis som en order).

• Om en abonnemangsfaktura inte automatchar kommer den att skickas till granskare för kontroll på samma sätt som om det varit en vild faktura.

• Fas 1 (tom juni 2014) – endast abonnemang från leverantörer i mallen eller de leverantörer som omfattas av central hantering inom projektet.

• Fas 2 – övriga leverantörer

9

Referenser på faktura

Tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst:

• Ordernummer

• Abonnemangsnummer

• Referens

Vissa skillnader för olika typer av fakturor:

• Abonnemang

• E-fakturor

• Skannade fakturor

Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde

10

Ordernr korrekt?

Flöde 1:Ordermatchningsflöde

Ja

Nej

Abonnemangsnr korrekt?

Flöde 2:Abonnemangs-matchningsflöde

Ja

Flöde 3:Manuelltflöde

Nej

Em

il

StandardanvändareBeställer och

leveranskvitterar för andra

Förklaring av användare och symboler

11

An

de

rs

Standardanvändare utan attesträtt

An

na

Standardanvändare med attesträtt

Filip

pa

Begränsad Skriver kommentar på

faktura

Ad

am

Lokal administratör

Erik

a

Begränsad Leveranskvitterar åt

andra

Flöde styrt av systemet

Flöde styrt av användaren

Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet?

12

Kontrollattest

An

na

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

Den som beställer, leverans-kvitterar eller granskar faktura.

Kan ske vid olika tillfällen – både före och efter beslutsattest.

Görs av den som attesterar beställning eller faktura.

Attestant styrs utifrån ansvar och beslutsattestant kan inte vara samma som kontrollattestant.

Görs av den som verkställer betalningen.

Genomförs i Horisonten för samtliga förvaltningar.

Em

il

An

de

rs

An

na

Roller i beställningsflödet

13

Em

il

Erik

a

Extra leveranskvitterareKan kvittera Anders

beställning

Kontrollattest

An

de

rs

Skapar och konterar beställningen

Kontrollattest

An

na

Attesterar beställning

Beslutsattest

An

de

rsLeverenskvittens

Kontrollattest

Leverans-kvittens

Leverans-kvittens


beställning

Skapa och kontera

beställning

Skapa och kontera

beställning

Ad

am

Lokal administratörSer alla beställningar skickade till attestant

och alla ordrar

Roller i beställningsflödet – Beställa för annan

14

Em

il

Erik

a

Extra leveranskvitterareKan kvittera Anders

beställning

Kontrollattest

Em

il

Skapar och konterar beställningen för Anders

Kontrollattest

An

na

Attesterar beställning

Beslutsattest

An

de

rsLeverenskvittens

Kontrollattest

Leverans-kvittens

Leverans-kvittens


beställning

Skapa och kontera

beställning

Skapa och kontera

beställning

Ad

am

Lokal administratörSer alla beställningar skickade till attestant

och alla ordrar

Granskare ej angivenFakturainformation måste kontrolleras

Ankomsthantering på förvaltningen

15

FAKTURA Ad

am

Ser och åtgärdar fakturor med

innehållsfel för att ankomstbokning ska

genomföras.A

da

m

Kompletterar faktura med mottagarkod eller

ordernummer.

FAKTURA

FAKTURAAd

am

Skickar faktura till annan granskare.

Ad

am

Ändrar flöde för en faktura och makulerar

felaktiga fakturor.


Roller i fakturaflödet – Avvikelse ordermatchning

16

Granska och kontera


An

de

rs

Granskar och åtgärdar faktura vid avvikelse

mot gjord order/-leverenskvittens.

KontrollattestA

nn

a

Attesterar avvikelse vid högre belopp.

Beslutsattest

Ad

am

Ser alla fakturor och kan hantera fakturan i granskning samt kontrollerar alla

momsändringar. Kan skicka påminnelser på

fakturor.

Vid driftsättningen av piloter i Winst 2.0 kommer initialt samtliga avvikelser hanteras av lokala och centrala administratörer.

FAKTURA



I ordermatchningen matchar inte faktura, leveranskvittens och

order. Fakturan går till beställaren för

avvikelsehantering.

1 3

Betalning

Betalningsattest

Roller i fakturaflödet – Avvikelse abonnemang

17

Granska och kontera


An

de

rs

Granskar och accepterar avvikelse

mot uppsatt abonnemang.

KontrollattestA

nn

a

Attesterar avvikelse vid högre belopp.

Beslutsattest

Ad

am



fakturor.

BetalningFAKTURA



I matchningen av abonnemang, så

motsvarar inte fakturan de regler som sattas

upp för abonnemanget.Fakturan går till angiven granskare för avvikelse

för abonnemanget.

2 3

Betalningsattest

Roller i fakturaflödet – Vild faktura

18

Granska och kontera


An

de

rs

Granskar och konterar faktura.

Kontrollattest

An

na

Attesterar faktura.

Beslutsattest

Ad

am



fakturor.

Betalning

Betalningsattest

FAKTURA

Fakturan går ut i flödet till användaren efter

mottagarkod eller namn.


3

Skicka en faktura på extra kontroll

19

Granska och kontera


An

de

rs


Kontrollattest

An

na

Attesterar faktura.

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

3

Alla användare kan titta på fakturan och skriva en kommentar på en faktura

som skickas till dem.

Ad

am

Em

il

Filip

pa

De som ska utföra kontroll- eller beslutsattest kan på detta sätt ställa en fråga för att säkerställa att de har all information de behöver för att attestera.

Ange annan granskare – Överlåta kontrollattest

20

Granska och kontera

Granska och kontera

An

de

rs


Kontrollattest

AttestAttest

An

na

Attesterar faktura.

Beslutsattest

Betalning

Betalningsattest

3

Alla standardanvändare och administratörer kan

överlåta sin kontrollattest till en annan

standardanvändare. Detta gör man genom att

ange en annan granskare.

Ås

e

Ev

a

Em

il

Granska och kontera

Granska och kontera

3

Den som har fakturan för att utföra kontrollattest anser sig inte vara rätt person för att göra detta och överlåter då kontrollattesten till en annan användare. Den som ska göra beslutsattest kan även skicka för en ytterligare kontrollattest.

Ås

e

Ev

a

Em

il

Kontrollattest

Granska och kontera

Granska och kontera

3

Roller i fakturaflödet - Samlingsfaktura

21

AttestAttest

An

na

Attesterar för de ansvar de har attesträtt.

Beslutsattest per ansvar i konteringen.

Betalning

Betalningsattest

FAKTURA

Fakturan går ut i flödet till användaren efter

mottagarkod eller namn.


Granska och kontera

Granska och kontera

Ev

a

Granskar och konterar sin

andel av faktura.Överlåter kontrollattest

– Anger annan granskare

3Granska

och konteraGranska

och kontera

Ma

rtin

3Granska

och konteraGranska

och kontera

An

de

rs

3Granska

och konteraGranska

och kontera

An

de

rs

Granskar och konterar sin

andel av faktura.

Kontrollattest för hela fakturan.

3

AttestAttest

Ka

lle

AttestAttest

Nic

kla

s

An

de

rsA

nd

ers

An

na

Delegering i beställnings- och fakturaflöden

22

An

de

rs

Kontrollattest Beslutsattest

An

de

rs

Kontrollattest

Leverans-kvittens

Leverans-kvittens


beställning

Skapa och kontera

beställning

Skapa och kontera

beställning

Ad

am

Lokal systemadministratör

Registrerar delegeringar

An

na

An

na

An

de

rsA

nd

ers

An

na

Kontrollattest

An

na

Beslutsattest

An

na

An

de

rs

AttestAttestGranska och kontera

Granska och kontera

3

Dialog 1: Flöden

Ordermatchning

• Vilka fakturor ska från start prioriteras vad gäller ordermatchning?

• För vilka fakturor bör ordermatchning kanske undvikas från start?

• Vilket behov finns att kommunicera med förvaltningens leverantörer?

Vilda fakturor

• Hur ska processen för vilda fakturor se ut inom förvaltningen?

Abonnemang

• Hur ska abonnemang hanteras pa förvaltningen?

23

BOKFÖRING OCH KONTERING

24

Övergripande systemstruktur

•Varje förvaltning (prefix) är en egen ”Organisation” i Winst.

Nummersättning

•Ordernummer. Inleds med AA och därefter ett löpnummer på 7 siffror.

•Fakturan/utbetalningsunderlag. Åsätts ett verifikationsnummer vid ankomstregistrering, samma nummer används för slutbokföring. En serie per organisation. Löpnummer som inleds med respektive förvaltnings prefix.

Gemensamma strukturer

25

Förfallodatum

• Scannade fakturor: fakturans ankomstdatum + 30 dagar

• EDI-fakturor: det förfallodatum som anges av leverantören i filen

• Utbetalningsunderlag, angiven utbetalningsdag i underlaget

Betaldatum

• Normalt ska en faktura betalas på förfallodag men av olika anledningar kan det komma att ske senare.

• Varje natt skickas information från Horisonten till Winst om vilka fakturornas betaldatum.

• Dessa fakturor markeras med ett mynt i infokolumnen i översikten i Winst

Gemensamt leverantörsregister

• Leverantören/betalningsmottagaren måste finnas i leverantörsregistret i Winst för att en faktura/betalningsunderlag ska kunna hanteras.

• Gemensamt för alla förvaltningar • Importeras från Horisonten.

Gemensamma register

26

Gemensamt avtalsregister

• Alla avtal som läggs upp i Winst ligger i ett gemensamt register och är kopplade till en avtalsleverantör.

Överföring av fakturor till/från Winst

27

Winst

Horisonten

Skannade fakturor och utbetalningsunderlag:

3 ggr/dygn

E-fakturor:

Läses in i takt med att de anländer

Ankomst- och slutkonterade fakturor:

1 ggr/ måndag –fredag (20:00) dvs ej natt till söndag och måndag

Vad gäller kring månadsskifte?Det finns en gemensam stängningstabell som är beslutad av Koncernredovisningen.

Den ”gamla” månaden är öppen 3 arbetsdagar in i ny månad. T ex 5 november och 4 december för 2013.

Nekksus

Vänteregister5:a buntar innan det finns i bokföringen Horisonten

Vid 12 tiden varje dag vid direktjourhållning samt varje natt till mån-lördag

Stängningstabell – utanordning Gasell

28

Kontering

29

Allmänt

• Gemensam kodsträng för alla

• Alla koddelar visas även om förvaltningen inte använder vissa av dem.

• Konto och Ansvar är alltid obligatoriska koddelar som måste konteras.

• Motpart ingår ej (sätts vid inläsning till Horisonten)

Konto Ans Verk Obj Akt SpecPeriodfrom

Antal per.

Beteckningarna F2-F8 och H1

• Koddelsvärdena i Winst anges med beteckningarna F2-F8 och H1

• Vid kontering framgår alltid det riktiga koddelsnamnet men i vissa fall, t ex vid förklaringar till sambandskontroller kommer begreppen F2-F8,H1 att visas istället

Proj

Periodisering

• Beskrivs genom koddelarna:

• ”Period from”

• ”Antal månader”

• Period from anges som:

• 00 = Innevarande månad

• 01=Start nästa månad

• 02=Start om två månader

• Antal perioder anges som antal 1-12.

• Periodisering kan göras över maximalt 12 månader.

• ”Innevarande månad” styrs av fakturans bokföringsdatum.

• Tips: Var restriktiv med att lägga periodisering vid beställning.

Periodisering

30

Hjälp till rätt kontering

• Favoriter – varje användare kan ange de koddelsvärden som skall vara favoriter. Dessa läggs högst upp i listan av valbara koder.

• Förval – varje användare kan lägga upp ett förvalt värde för respektive koddel som läggs ut i konteringen som förslag.

• Sambandskontroller – endast giltiga kombinationer, kodkomplettering etc. (Definieras av respektive förvaltning)

• Urval - endast de konton och verk som förvaltningen vill visa i Winst är synliga.

• Påminnelse om att fylla i kommentar för vissa konton. säkerställer korrekt hantering av uppgifter kring representation etc.

Kontrollattestantens stöd

Beställaren

• Kopia av tidigare order kan användas för de vanligaste inköpen som innehåller korrekt kontering.

• Mappning mellan konto och artikel (UNSPSC-koppling)

• Senast använda kod - de senast använda koderna syns tillsammans med favoriter överst i listan för respektive koddel

• Beställaren kan markera order för fakturagranskning fakturan kommer tillbaka till beställaren som då har två val:

1.skicka fakturan för extrakontroll till någon som kan hjälpa till med kontering

2.överlåta kontrollattesten till någon annan

Fakturagranskare - faktura utan order

• Skicka fakturan på extrakontroll hos någon annan för att fråga om kontering

• Överlåta kontrollattesten på någon annan granskare som gör konteringen.

• Fakturan går till automatisk konteringskontroll efter beslutsattest om moms på fakturan avviker från konterad moms (momsändring).

Beslutsattestantens stöd

33

Beslutsattestant

• Beställaren/granskaren har haft konteringshjälp när de konterat beställningen/fakturan.

• Skicka fakturan till annan person för extrakontroll - vid osäkerhet.

• En attestant kan ändra en kontering (inkl. periodisering) som beställare eller fakturagranskare har gjort i samband med attesten. Den har då precis den hjälp som Fakturagranskare /kontrollattestant har enligt tidigare bild.Beslutsattestant bör dock som huvudregel skicka tillbaka fakturan och skriva kommentar

• Datum för ankomstbokföring och slutbokföring styrs av fakturadatum och det gemensamma regelverket för stängning.

• Samma stängningstabell gäller för samtliga förvaltningar. Förvaltningen kan inte styra bokföringsdatum.

• En faktura med fakturadatum den första dagen i ny månad får alltid bokföringsdatum i den nya månaden

• Huvudregel: Kommun- och förvaltningsinterna fakturor ska i normafallet skickas enligt Stadens ordinarie tidplan (ca 17:e varje månad).

• Undantag: Enligt överenskommelse mellan köpande och säljande förvaltning kan kommun- eller förvaltningsinterna kundfakturor överföras senast näst sista arbetsdagen i månaden för att komma in i Winst i aktuell månad

Bokföringsdatum – skillnad mot idag

34

• Raden för momsbeloppet kan inte ändras. Om moms ska ändras måste ny konteringsrad läggas upp med konto 1677. Motsvarande belopp ska läggas på raden som kostnadskontering.

• När manuell kontering av moms gjorts kommer fakturan att skickas till administratör för kontroll innan den blir Klar för slutbokning och betalning.

• En beställning som avser kostnader där momsen inte är fullt avdragsgill skall inte ordermatchas med automatik.

Momshantering

35

Kommentarer till beställning och faktura

36

Kommentarer till beställning och order:

•Kommentarer kopplade till en beställning kan göras i fältet ”Beställningens syfte” eller…

•…kan beslutsattestanten använda knappen ”kommentar”

•Kommentar till ordern innan/i samband med leveranskvittens

Kommentarer på faktura

•Använd knappen ”Kommentar” där kan även en fil bifogas. (255 tecken/kommentar)

•Kommentaren skall användas för information till konteringen/fakturan resp. som en flödeskommentar.

•En kommentar kan inte tas bort –kommer att synas genom hela fakturaflödet. (fil kan tas bort).

•En kommentar som skrivs på en order/faktura kommer inte att kunna ses i Nekksus

•En fil som bifogas en faktura kan ses i Nekksus.

Kommentar obligatorisk

• När en faktura skickas till annan person utanför det egentliga flödet/ bakåt i flödet

• När attestanten anger ”eget inköp”

• Vid vissa konton, ex. 7101 – Representation, 7051 – Hotell och Logi, 7059 – Övriga resekostnader

Automatiska meddelanden och påminnelser

Automatiska meddelanden via mail:

•När det finns en beställning att beslutsattestera. Gäller även eskalering.

•När det finns en faktura att kontroll- eller beslutsattestera (gäller även delegerade). Gäller även eskalering vid beslutsattest.

Automatiska påminnelser via mail:

•Leveranskvittens skickas till kontrollattestant 5 dagar efter fakturans ankomst om inte leveranskvittens är gjord (gäller även delegerade)

• Kontrollattest 10 dagar före förfallodatum till den som har fakturan (gäller även delegerade)

•Beslutsattest 5 dagar innan förfallodatum till beslutsattestant (gäller även delegerade)

•Med dagar avses kalenderdagar

•Alla tider är gemensamma för alla förvaltningar

37

Påminnelser

Manuella påminnelser:

•Endast lokal administratör kan göra detta

•Kan endast skickas på fakturor

•Kan göras på de fakturor som man väljer ut

•Kan skickas till granskare eller attestant

•Den röda flaggan läggs i infovyn på fakturan när det är tio dagar kvar till förfallodag

38

Sammanfattning

• Fakturor hanteras enligt gemensamt regelverk för samtliga förvaltningar

• Nytt sätt att periodisera

• Bokföringsdatum = Fakturadatum, gemensamt för alla förvaltningar

• En gemensam tidplan

• Motpart konteras ej, sätts i Horisonten

• Konto och Ansvar obligatoriska koddelar

39

Dialog 2: Bokföring och kontering

1. Hur kommer förändringen av bokföringsdatum att påverka förvaltningens bokslutsrutiner?

2. Hur kommer de övriga förändringarna kring kontering att påverka förvaltningen?

3. Vad kan förvaltningen göra för att säkra en så god redovisnings-kvalitet som möjligt (tex användning av sambandskontroller)?

40

AVSLUTNING

41

PROJEKTET FÖRVALTNINGSSPECIFIKA FÖRBEREDELSERKOMMUNGEMENSAMMA

FÖRBEREDELSER

UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING

Den fortsatta utrullningsprocessen

Stormötenför gemensam

information, och dialog

Utrullningsplan Uppstartsmöteper grupp

av förvaltningarCa 3-4 mån före

driftstart

Uppföljnings-möte

per gruppav förvaltningarCa 2 mån före

driftstart

Central utbildningav lokala

utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån

före driftstart

Lokal utbildninggenomförs av

lokala utbildare

Välkomstbrevtill användare

Driftsstartper grupp avförvaltningar

?Kommunikation

Frågor ochutvecklingsförslag

Nyhetsbrev

Uppföljningav mål

per förvaltning

42

Lokal uppsättningoch

förberedelser

Lokal uppsättningoch

förberedelser

Fördjupande temamöte 1 & 2för gemensam

fördjupning inom vissa

fokusområdenUppstartsmöte

• Syfte: Ge förståelse för uppsättning, utrullning och vad som ska förberedas.

• Målgrupp: LPL, Ekonomichef, Inköpsansvarig, RFL

• Tid: Halvdag

Uppföljningsmöte

• Syfte: Uppföljning av förberedelser, genomgång övergångshantering, tidplan inför driftstart, utbildningsmaterial, utestående frågor, introduktion av målsättningar.

• Målgrupp: LPL, Ekonomichef, Inköpsansvarig, RFL

• Tid: Halvdag

Snart är det dags för Uppstartsmöte…!

43

Stödjande/styrande dokument för det lokala förberedelsearbetet

Instruktion

Checklista per organisation = förvaltningInformation Vad och vem P/F Klart

Användare/Gruppstruktur

Förvaltningen utser användare och deras roller (gruppstruktur gemensam för alla) . Projektet laddar initialt, därefter lokalt underhåll vid tillägg/förändringar.

2 2013-08-19/28

Delegeringar Förvaltningen tar fram de delegeringar som skall läggas in från start. Projektet laddar i Winst 2 2013-08-19/28

Abonnemang Projektet tar fram underlag från utsedda leverantörer. Förvaltningarna kompletterar med kontering.. Projektetet laddar i Winst. Tillkommande?

2 2013-08-19/28

Sambandskontroller/ kodkompletteringar

Befintliga förvaltningskontroller i Horisonten som kan hanteras i Winst kommer att läggas in av projektet.Förvaltningen har möjlighet att lägga till egna kontroller utöver detta. Upplägg görs av projektet.

1+2 2013-08-15

Mottagarregister Förvaltningen styr vilka mottagarkoder som skall finnas. Befintliga i Gasell är utgångspunkt menförändringar kan behöva ske utifrån lokal tillämpning av fakturaflödet. Laddas av projektet.

2 2013-08-19/28

UNSPSC-kopplingar Projektet tar fram grundmappning, förvaltningen identifierar skillnader/tillägg vid behov. 2 2013-08-19/28

Konton med kommentar

Projektet identifierar generell lista över vilka konton som kräver kommentar. Förvaltningen identifierar eventuella tillägg.

2 2013-08-19/28

Attestanter per ansvar Förvaltningen tar fram attestant per ansvar/nivå och beloppsgränser. Förvaltningen lägger in i Nekksus inför utrullning.

1 Innan driftstart

Koddelsvärden Förvaltningen går vid behov igenom vilka konton/verksamheter som skall visas i Winst. 1 Innan driftstart

Förval/Favoriter Bestäm tillämning för förvaltningen. Varje användare måste själv lägga in dessa. Del av utbildningen.

1 Innan driftstart

Lokala avtal Förvaltningen lägg upp eventuella avtal 1 Innan driftstart

Faktura- och leveransadresser

Underhåll av adressregister vid behov. Förvaltningen anmäler till UHB behov av nya adresser, UHB lägger in i Winst

1 Innan driftstart

12NEKK | BtB Uppstartsmöte Piloter | 2013-05-13

1 = Förvaltningens aktivitet

2 = Förvaltningen levererar till projektet som lägger in i Winst

Checklista per organisation = förvaltningInformation Vad och vem P/F Klart

Användare/Gruppstruktur

Förvaltningen utser användare och deras roller (gruppstruktur gemensam för alla) . Projektet laddar initialt, därefter lokalt underhåll vid tillägg/förändringar.

2 2013-08-19/28

Delegeringar Förvaltningen tar fram de delegeringar som skall läggas in från start. Projektet laddar i Winst 2 2013-08-19/28

Abonnemang Projektet tar fram underlag från utsedda leverantörer. Förvaltningarna kompletterar med kontering.. Projektetet laddar i Winst. Tillkommande?

2 2013-08-19/28

Sambandskontroller/ kodkompletteringar

Befintliga förvaltningskontroller i Horisonten som kan hanteras i Winst kommer att läggas in av projektet.Förvaltningen har möjlighet att lägga till egna kontroller utöver detta. Upplägg görs av projektet.

1+2 2013-08-15

Mottagarregister Förvaltningen styr vilka mottagarkoder som skall finnas. Befintliga i Gasell är utgångspunkt menförändringar kan behöva ske utifrån lokal tillämpning av fakturaflödet. Laddas av projektet.

2 2013-08-19/28

UNSPSC-kopplingar Projektet tar fram grundmappning, förvaltningen identifierar skillnader/tillägg vid behov. 2 2013-08-19/28

Konton med kommentar

Projektet identifierar generell lista över vilka konton som kräver kommentar. Förvaltningen identifierar eventuella tillägg.

2 2013-08-19/28

Attestanter per ansvar Förvaltningen tar fram attestant per ansvar/nivå och beloppsgränser. Förvaltningen lägger in i Nekksus inför utrullning.

1 Innan driftstart

Koddelsvärden Förvaltningen går vid behov igenom vilka konton/verksamheter som skall visas i Winst. 1 Innan driftstart

Förval/Favoriter Bestäm tillämning för förvaltningen. Varje användare måste själv lägga in dessa. Del av utbildningen.

1 Innan driftstart

Lokala avtal Förvaltningen lägg upp eventuella avtal 1 Innan driftstart

Faktura- och leveransadresser

Underhåll av adressregister vid behov. Förvaltningen anmäler till UHB behov av nya adresser, UHB lägger in i Winst

1 Innan driftstart

12NEKK | BtB Uppstartsmöte Piloter | 2013-05-13

1 = Förvaltningens aktivitet

2 = Förvaltningen levererar till projektet som lägger in i Winst

Checklista DURP

Mallar för förvaltningsspecifik konfigurationsdata

Användare och mottagarkoder

Delegeringar

Ansvarsexport

Abonnemang

UNSPSC-kopplingar

Konton med kommentarer

Utformnings-principerUtformnings-principer

Principer för övergångs-hantering

Principer för övergångs-hantering

Utrullnings- och utbildnings-strategi

Utrullnings- och utbildnings-strategi

Distribueras i samband med Uppstartsmötet

Tidpunkter under utrullningen – Utrullningsgrupp 2

Dag Datum Aktivitet Tidpunkt Lokal

Fre 18-okt Uppstartsmöte + Utskick instruktion, checklista och mallar 13.00-16.30 Härlanda Park

Mån Tis

09-dec10-dec

Central utbildning #1 08.00-12.00 Härlanda ParkMaster Johansg.

Ons Fre

11-dec13-dec

Central utbildning #2 + Central utbildning #3 08.00-15.00 Härlanda Park

Tis 17-dec Uppföljningsmöte 08.00-12.00 Härlanda Park

Ons 29-jan Leverans av förvaltningsspecifik konfigurationsdata

Ons 12-feb Välkomstbrev skickas (Projektets ansvar)

Ons 12-feb Redo för driftstart enl checklista (Projektet ansvar)

Tis 18-feb Sista dag för inläsning Giraff

Tis 18-feb Sista dag för inläsning Gasell

Ons 19-feb Driftstart

Fre 28-feb Uppföljningsmöte #2 8:30-12:00 Härlanda Park

Mån 31-mar Sista dag för avslut/rensning Gasell

44

Tidpunkter under utrullningen – Utrullningsgrupp 3

Dag Datum Aktivitet Tidpunkt Lokal

Mån 18-nov Uppstartsmöte + Utskick instruktion, checklista och mallar 08.30-12.00 Ej klart

Mån 27-jan Uppföljningsmöte 08.30-12.00 SDF Centrum

Tis Ons

04-feb05-feb

Central utbildning #1 08.00-12.00 SDF Centrum

Ons Fre

06-feb07-feb

Central utbildning #2 + Central utbildning #3 08.00-15.00 SDF Centrum

Ons 19-feb Leverans av förvaltningsspecifik konfigurationsdata

Ons 05-mar Välkomstbrev skickas (Projektets ansvar)

Ons 05-mar Redo för driftstart enl checklista (Projektet ansvar)

Tis 11-mar Sista dag för inläsning Giraff

Tis 11-mar Sista dag för inläsning Gasell

Ons 12-mar Driftstart

Fre 28-mar Uppföljningsmöte #2 8:30-12:00 SDF Centrum

Ons 30-apr Sista dag för avslut/rensning Gasell

45

Utvärdering

•Vad tyckte ni var bra med dagens möte?

•Vad tycker ni kan förbättras?

46

TACK FÖR IDAG!

47

APPENDIX

48

Bokföringsdatum

Fakturadatum = bokföringsdatum för både ankomstbokföring och slutbokföring.

• Undantag kan uppstå vid månadsskiften för fakturor som ankommer eller slutkonteras efter att Winst stängts.

• Ankomstbokföring av fakturor i Winst utgår från fakturadatum och kopplas till kalendermånad. Detta innebär att fakturor med fakturadatum i gammal månad i normalfallet ankomstbokförs i gammal månad medan fakturor med fakturadatum i ny månad alltid ankomstbokförs i den nya månaden. En faktura som har fakturadatum i ny månad kommer alltså alltid att slutbokföras i ny månad – om kostnaden avser tidigare månad, måste en upplupet-bokning göras.

Stängningsdatum per månad kommer att anges av Koncernredovisning i stadens ekonomihandboken ( En stängningstabell per år )

• vilken som är sista dag för ankomstbokföring i gammal månad för faktura med fakturadatum i gammal månad

• vilken som är den sista dag som en faktura, som har ett fakturadatum i gammal månad, måste ordermatchas/attesteras för att slutkonteringen skall komma med i bokföringen i den gamla månaden

49

Läsbild

Bokföringsdatum

Konsekvenser vid månadsskiften

•Leverantörsfakturor som har ett fakturadatum i den gamla månaden kommer att ankomstbokföras på den gamla månaden fram till dess Winst stänger, därefter kommer ankomstbokföring att ske i t ex maj trots att fakturan har ett fakturadatum i april.

•Fakturor som ankomstbokförts i gammal månad och som slutkonteras innan Winst stänger kommer att slutbokföras på gammal månad. En faktura med fakturadatum i april som attesteras senast 3:e maj kommer att bokföras i april. Sker attestering den 4:e eller senare kommer denna istället att bokföras i maj.

•Sker ankomst- eller slutkontering av en faktura med fakturadatum i gammal period efter att Winst har stängts blir bokföringsdatum alltid den första dagen som Winst öppnar i ny månad, dvs. dag 4. De datum som omfattas av stängningstabellen i Winst, dvs dag 1-3 i varje månad kommer alltså aldrig att kunna utgöra bokföringsdatum.

•Bokföringsdatum på fakturan i Winst (syns i fliken fakturahuvud) sätts till fakturadatum när fakturas läses in. När sista attestant accepterar fakturan (när den blir klarmarkerad), uppdateras datumet utifrån stängningstabell enligt reglerna ovan.

Konsekvenser på kontering

•Detta innebär också att konteringskoder som stängs vid ett månads/årsskifte måste skickas till Winst även under de dagar i ny månad som bokföring kan ske på gammal månad. Detta kan i sin tur innebära att användaren konterar med dessa koder på en faktura som avser ny månad. En sådan faktura kommer då att felfällas vid inläsningen i Horisonten och måste rättas där.

50

Läsbild

51

Exempel bokföringsdatum

Stängningstabell i Winst

Sista fakturadatum på respektive månad

130430 130531 Styrs av WINST och är alltid den sista dagen i respektive månad.

Winst stängs 130503 130603 Styrs av parameter som beslutas av staden. (Datum för respektive månad anges).Antalet dagar kan variera vid månad- resp årsskifte utifrån fastställd tidplan

Bokföringsdatum för ankomst och slutbokföring är samma om inte Winst är stängd.

Viktigaste skillnad mot idag

Förfallodatum för scannade fakturor kommer att räknas fram utifrån ankomstdatum.

NormalfallFaktura mitt i månaden.

Fakturadatum i slutet av månaden, attest innan Winst stängs.

Fakturadatum i slutet av månaden, attest efter att Winst stängs.

Fakturadatum i slutet av månaden, anländer på ny månad. Attest innan Winst stängs.

Fakturadatum i slutet av månaden, anländer/attest på ny månad innan stängning skett i Winst.

Fakturadatum i slutet av månaden, anländer/attest efter att Winst stängts.

Fakturadatum i början på ny månad.

Ex 1 Ex 2 Ex 3 Ex 4 Ex 5 Ex 6 Ex 7

Fakturadatum (från leverantör) 2013-04-15 2013-04-29 2013-04-29 2013-04-30 2013-04-29 2013-04-29 2013-05-01

Ankomstdatum WINST, (fysisk dag för inläsning) 2013-04-15 2013-04-30 2013-04-30 2013-05-01 2013-05-03 2013-05-05 2013-05-02

Fakturadatum i WINST - (samma som från leverantören) 2013-04-15 2013-04-29 2013-04-29 2013-04-30 2013-04-29 2013-04-29 2013-05-01

Bokf.datum ankomstbokning 2013-04-15 2013-04-29 2013-04-29 2013-04-30 2013-04-29 2013-05-04 2013-05-04

Attest/ordermatch av faktura 2013-04-25 2013-05-03 2013-05-05 2013-05-03 2013-05-03 2013-05-10 2013-05-02

Bokf.datum slutkonterad faktura 2013-04-15 2013-04-29 2013-05-04 2013-04-30 2013-04-29 2013-05-04 2013-05-04

Läsbild

Överföring av kommun- eller förvaltningsintern kundfaktura

Kundfaktura till kommun- eller förvaltningsintern kund via (bland annat) webbFaktura måste överföras till FUPPS/GKR senast den näst sista arbetsdagen i respektive månad

Ingen bakåtdatering av bokföringsdatum

•Gasell. Bokföringsdatum vid ankomstregistrering bakåtdateras under månadens första tre arbetsdagar.

•Winst. En faktura med fakturadatum den första dagen i ny månad får alltid bokföringsdatum i den nya månaden

Observera

•Ovanstående gäller för samtliga förvaltningar från det att första förvaltning går över till Winst för att det inte ska uppstå differenser i interna mellanhavanden.

•Tidplan för förvaltningsintern fakturering i webbFaktura kommer att styras enligt ovanstående.

52

LäsbildBokföringsdatum för kommun-/förvaltningsinterna fakturor

Abonnemang – förvaltningens ansvar

Projektets rekommendation:

• Autoattest bör inte anges innan det går att få elektronisk attest av grundabonnemanget

• Det är ok att sätta autoattest på alla kommuninterna leverantörer t ex KLAB , Lokalförvaltningen mfl.

• Projektet tar fram ett exempel på en internkontroll rutin avseende upplägg av abonnemang

Förvaltningens ansvar :

•Väljer själv omfattning av abonnemangsfunktionaliteten

• Beslutar om de vill ha autogranskning respektive autoattest på abonnemangsfakturor ( från kommuninterna leverantörer och externa leverantörer )

• Anger intervallvärde, min och max, vilket innebär att om det är en avvikelse utanför intervallet så stannar alltid fakturan för granskning respektive attest

• Har ansvar för internkontroll , vilket innebär att de måste säkerställa behörighetsupplägg och kontroll av upplägg av grunddata som t ex abonnemangsdata

•Informerar lokalt hur abonnemangsflödet fungerar. Viktigt att enhetschefen själv kan bestämma kring attest av sina kostnader

53

Läsbild

Documents

Temamöte 2 Beställning till betalning i Winst Utrullningsgrupp 2 och 3 4 okt 2013