Upload
gage-gutierrez
View
35
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Central Utbildning, pass 2 Beställning till betalning i Winst Version 2014-01-29. Inledning. Syfte och upplägg – central utbildning. Syfte med den centrala utbildningen är att: Ge lokala utbildare en sammanfattande teoretisk bakgrund/förståelse och en praktisk utbildning i systemet - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Central Utbildning, pass 2
Beställning till betalning i Winst
Version 2014-01-29
Inledning
NEKK BtB |Central utbildning, pass 2 2
Syfte och upplägg – central utbildning
Syfte med den centrala utbildningen är att:
•Ge lokala utbildare en sammanfattande teoretisk bakgrund/förståelse och en praktisk utbildning i systemet
•Ge lokala utbildare tips kring upplägg och innehåll för de lokala utbildningarna samt gå igenom det material som projektet har tagit fram till de lokala utbildningarna
•Att utbilda lokala systemadministratörer inom den systemadministration som de förväntas hantera
3
Pass 1 • Målgrupp
- Lokala utbildare- Lokala systemadministratörer
• Innehåll- Nytta och mål- Inköpspolicy- Användare och behörigheter- Bokföring och kontering- Attest- Flöden- Systemvisning- Introduktion till systemövningar- Support
Pass 2 - idag• Målgrupp
- Lokala systemadministratörer
• Innehåll - Administration - Roller
Pass 3
• Målgrupp - Lokala utbildare
• Innehåll- Genomgång och tips kring
upplägg lokala utbildningar samt utbildningsmaterial
Se den centrala utbildningen som ett komplement till tidigare möten samt eget arbete och inläsning
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Dagens agenda
4
INLEDNING
NÅGOT OM DE LOKAL ADMINISTRATÖRSROLLERNA
SYSTEMADMINISTRATION
FAKTURAFLÖDE OCH STATUSHANTERING
AVRUNDNING
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Något om de lokala administratörsrollerna
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 5
Lokala administratörer på förvaltningen
6
Ett fåtal personer på förvaltningen har denna roll. Förvaltningen styr vem/vilka
Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll
vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras)• Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod
(Granskare ej angiven) • Makulerar och ändrar förfallodag på fakturor på
uppdrag av granskare eller attestant.• Kontrollerar fakturor där moms har justerats vid
konteringen – (Kontering ej kontrollerad)• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar• Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och alla
beställningar.• Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person
inom gruppen.)• Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar
(leveranskvittens).
Administration i Winst • Användaradministration, nyupplägg och underhåll* • Administration av mottagarkoder• Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär• Lägger upp och underhåller abonnemang• Registrerar delegeringar• Skapar rapporter i rapportgenerator
Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Anmäler ärenden till central systemförvaltning• Underhåller attestträdet i Nekksus – separat
behörighet i Nekksus
*En högre behörighet kan aldrig ges till en användare än den som man själv har.
Lokal systemadministratör A-44
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Lokala administratörer på förvaltningen
7
Alla/merparten på ekonomiavdelningen.
Fakturahantering i Winst • Hanterar/rättar fakturor som stannat i formaliakontroll
vid inläsning (Fakturainformation måste kontrolleras).• Distribuerar fakturor utan giltig referens/mottagarkod
(Granskare ej angiven). • Makulerar, ändrar förfallodag, ändrar flöde på fakturor
på uppdrag av granskare eller attestant.• Kontrollerar alla fakturor där moms har justerats vid
konteringen, (Kontering ej kontrollerad).• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar.• Kan se förvaltningens alla fakturor, alla ordrar och
beställningar.• Kunna se sekretessfakturor – (kan anges per person
inom gruppen).• Kunna hantera andras fakturor –(ej attest) och ordrar
(leveranskvittens).
Förvaltningen styr vem som ansvarar för respektive uppgift
Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev
Lokal fakturaadministratör A-45
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Systemadministration
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 8
A44: Lokala systemadministratörer
A45: Lokala fakturaadministratörer
Standardanvändare(A14, B27,B29,BX1)
• Beställare• Attestanter• Fakturagranskare
Fakturasynare (A51,B26)• Kontrollanter• Controllers • Revisorer
Gruppstruktur och Roller i Winst 2.0
A45: Central fakturaadministratör
A43: Central systemadministratör
9
Skillnader mot den struktur som finns idag i Winst 1.0
• Förvaltningarna har en gemensam konfiguration (gruppstruktur och rolluppsättning).
• Användare tillhör en grupp i Winst. Gruppen styr användarens behörighet.
• Rollerna är kombinationer av arbetsmoment som ska vara möjliga för användaren.
• Winst 1.0 användare som avaktiveras grupp Inaktiva användare.
NNNStandard
NNNBegränsad
NNN FÖRVALTNING
CSFadmingroup
NNNInaktiva
användare
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Administration av Användare
Användarna registreras på Användarkortet i Winst av den lokala systemadministratören
•Nyupplägg
•Ändring av grupptillhörighet
•Ändring av tilläggsroller
Blankettstöd och rutiner
Manual för användarregistrering
10NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Anna Ericsson, Angered, AD-konto = anneri0630
SSO inloggningen innebär att man vid flytt av användare endast behöver ändra grupptillhörighet, telefonnummer , ev. tilläggsroller och ej obligatoriska uppgifter måste bytas på användare.
ID = AD-kontoID är inloggningen för SSO
[email protected]ör dubbla användare skall detta vara användarnamn.
För att kunna ange användarnamn måste ”Tillåt lösenordinloggning” markeras. När användarnamn är ifyllt skall markeringen ”tillåt lösenordsinloggning” återigen avmarkeras.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 11
Läsbild
Roller för användare per förvaltning
12
Följande roller gäller för alla• A14 Inköp/faktura med attest• B27 Leveranskvittera på belopp• B29 Skapa beställning åt annan• BX1 Granska faktura vid ordermatchning
Följande tilläggsroller är möjliga:
• B45 Se sekretess• B26 Se alla förvaltningens fakturor• B10 Extra leveranskvitterare• B28 Attest i mobil• B25 FKU-användare• B41Leverantörsadministratör• B42 Skapa tillfällig leveransadress
StandardanvändareFöljande roller gäller för alla• A51 Visa avtal• B26 Se alla förvaltningens fakturor
Följande tilläggsroller är möjliga:
• B10 Extra leveranskvitterare• B45 Se sekretess
Fakturasynare
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0
Tillvalsroll Innebär Användning
Se sekretess En vanlig användare har inte rätt att se eller hantera sekretessmarkerade fakturor. Om användaren får denna roll kan han/hon se och hantera sekretessfakturor men också sekretessmarkera och avsekretessmarkera fakturor.
Om denna roll ges i tillägg till rollen se alla fakturor (nedan) så kommer användaren att se alla förvaltningens sekretessfakturor.
Ges till de användare som skall kunna se eller hantera sekretessfakturor.
Tänk också på att alla chefer i attesthierarkin som en sekretessfaktura kan eskalera till måste kunna ha denna roll.
Se alla förvaltningens fakturor
En vanlig användare har rätt att hantera sina egna fakturor och också bara se sina egna fakturor i sin listvy. Med denna tilläggsroll kan användaren se hela förvaltningens fakturor – får möjlighet att välja ”Alla fakturor” i sin listvy.
Det finns i nuläget ingen möjlighet att koppla vilka fakturor som användaren ser till organisationsträdet.
Denna tilläggsroll ges till de användare som har behov av att se alla fakturor.
Tänk på effekterna vid sekretess ovan.
13NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts
Tillvalsroll Innebär Användning
Extra leverans-kvitterare
Leveranskvittensen är en mycket viktig del i ordermatchningen och i normalfallet så skall den som gör beställningen, eller den som änges som beställare när någon annan gör beställning vara den som leveranskvitterar. Denna rättighet ligger i grundrollen som beställare. Om man vill att någon annan skall leveranskvittera kan man delegera rätten att leveranskvittera till någon annan.
Rollen extra leveranskvitterare innebär att användaren ser alla ordrar i förvaltningen som avvaktar leveranskvittens och kan göra leveranskvitten på dessa.
Denna tilläggsroll kan ges till en användare som skall vara godsmottagare eller på annat sätt ta emot leveranser för många beställare.Överväg också alternativen att delegera för att få ett mer styrt flöde och påminnelser när leveranskvittens inte gjorts.Den som är extra leveranskvitterare ser alla förvaltningens ordrar som avvaktar leveranskvittens på sin blåa hemsida och i sin listvy.
14NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Beskrivning av tilläggsroller i Winst 2.0, forts
Tillvalsroll Innebär Användning
Attest i mobil Denna tilläggsroll ger möjlighet att beslutsattestera fakturor/beställningar i mobil. Denna roll får aldrig innehas samtidigt med rollen ”Se sekretessfakturor” eftersom Gbg stad har en policy att sekretessfakturor inte får visas i mobil.
Ges till alla användare som är attestanter som inte har rätt att se sekretessfakturor.
Genomföra FKU Ger användaren möjlighet att göra beställning enligt Förnyad Konkurrensutsättning
Ges endast till utvalda användare som skall ha denna rättighet och som har utbildning för att använda denna
Leverantörs-administratör
Ger användaren rätt att administrera lokala avtal, kataloger etc. Rollen innebär inte att man kan bygga egna formulär – detta kan endast central systemadministration göra.
Fåtal användare vid start.
Tillfällig leveransadress
Ger användaren rätt att lägga upp en tillfällig leveransadress. Normalt är endast de leveransadresser som UHB lagt upp valbara. Denna roll skall användas mycket restriktivt och endast vid tydliga behov.
Fåtal användare vid start.
15NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Systemvisning
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 16
Delegeringar
Delegering läggs upp av lokal systemadministratör
Blankett finns
Delegeringen i Winst kan avse 4 olika funktioner och göras oberoende av varandra - Attestera faktura (beslutsattest)- Attestera beställning (beslutsattest)- Leveranskvittera (kontrollattest)- Granska faktura (kontrollattest)
Överlåta rättigheten att utföra en aktivitet från en person till en annan person, dvs en spegling av en persons samtliga rättigheter till en annan person
Delegering av skall vara beslutad i enlighet med stadens/förvaltningens riktlinjer/rutiner.
Delegationen är tidsbegränsad
Sökning på Aktiva, Tidigare och Kommande delegeringar.
Rapport finns
17NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Delegeringar – Listvy för administratör
18NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Delegeringar – För användare på startsidan
19
Delegering visar från vem till vem och under vilken tidsperiod
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Delegering – visning i fakturavy
20
* före namnet visar att det finns en delegation för användaren.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
BeställareSkapa
BeställningElektroniskrekvisitionKontering(Skicka)
Kontrollattest
Attest av Beställning(Godkänn)
Beslutsattest
Vara/tjänst levereras
BeställareLeverans-Kvittens
Kontrollattest
Fakturaankomst Automatisk
MatchningOK
BetalningsGodkännande
Betalningsattest
Betalningshantering (Intraservice, Horisonten)
Förvaltning (WINST)
Styrs av ”Ansvar” i kontering
Attest av Beställning(Godkänn)
BeslutsattestVara/tjänst levereras
BeställareLeverans-Kvittens
Kontrollattest
Fakturaankommer Automatisk
Matchning/Slutkontroll
Ej OK
Betalnings-Godkännande
Betalningsattest
BeställareAvvikelsehantering
Granskningav faktura
(Acceptera)Kontrollattest
Attest avFaktura
(Acceptera)Beslutsattest
Styrs av ”Ansvar ” kontering
Styrs av ansvar i kontering
Fakturan går till beställare.
Fakturaankommer
Betalnings-Godkännande
Betalningsattest
FakturagranskareGranskning/
Konteringav faktura
(Acceptera)Kontrollattest
Attest avFaktura
(Acceptera)Beslutsattest
Styrs av ”Ansvar ”i konteringStyrs av beställarreferens
Alt 3 – Faktura utan order - ”Vild” faktura
Formaliakontroll
Formaliakontroll
Formaliakontroll
Attester i BtB i flödet – beställning/faktura
Beställare och beslutsattestant alltid olika personer
Granskare och beslutsattestant alltid olika personer
BeställareSkapa
BeställningElektroniskrekvisitionKontering(Skicka)
Kontrollattest
Autoslutkontroll
MomskontrollGiltiga koderSambandskontroller
Auto slutkontroll
Auto slutkontroll
Alt 1 – Attest av beställning med matchning mot faktura
Alt 2 – Automatisk ordermatch ej OK
Attest av Beställning(Godkänn)
Beslutsattest
Attest av Beställning(Godkänn)
Beslutsattest
BeställareLeverans-Kvittens
Kontrollattest
BeställareLeverans-Kvittens
Kontrollattest
Attest av Beställning(Godkänn)
Beslutsattest
Attest av Beställning(Godkänn)
Beslutsattest
BeställareLeverans-Kvittens
Kontrollattest
BeställareLeverans-Kvittens
Kontrollattest
BeställareAvvikelsehantering
Granskningav faktura
(Acceptera)Kontrollattest
BeställareAvvikelsehantering
Granskningav faktura
(Acceptera)Kontrollattest
Attest avFaktura
(Acceptera)Beslutsattest
Attest avFaktura
(Acceptera)Beslutsattest
FakturagranskareGranskning/
Konteringav faktura
(Acceptera)Kontrollattest
FakturagranskareGranskning/
Konteringav faktura
(Acceptera)Kontrollattest
Attest avFaktura
(Acceptera)Beslutsattest
Attest avFaktura
(Acceptera)Beslutsattest
DELEGERINGAR
21
Läsbild
Leveranskvittens
• En person som är ”extra leveranskvitterare” kan se alla förvaltningens ordrar (för de leveransadresser som är kopplade till gruppen – vilket alltid är samtliga förvaltningens adresser). Personen måste dock söka upp ordrarna och får ingen påminnelse att det skall göras när faktura kommer. Han/hon kommer också att se alla förvaltningens ordrar i det ”blåa” fältet på sin hemsida och i sin listvy. Att delegera rätten att göra leveranskvittens är därför ofta ett bättre alternativ än att tilldela rollen som extra leveranskvitterare.
• En person som får leveranskvittens delegerad till sig måste kunna se inköpsfliken för att kunna se ordrar och leveranskvittera. (dvs om personen tillhör gruppen ”Begränsad” så måste man först säkerställa att personen har rollen ”extra leveranskvitterare” (B10)). Personen kommer sedan att få påminnelsemail 5 dagar efter att fakturan har anlänt (på samma sätt som beställaren).
Granskning av faktura
• Genom att delegera ”granska faktura” kan man möjliggöra att fler personer kan hantera varandras fakturor fram till attest. En person som är granskare av faktura kan delegera sin rätt att granska fakturor (från start endast för vilda fakturor eftersom avvikelsefakturor går till administratör inledningsvis). Det innebär att fakturan alltid skickas både till ursprunglig granskare och till den som är delegerad. Både granskare och delegerade får påminnelsemail.En granskare kan också välja att skicka till annan granskare ”välj annan granskare”. Då kan den personen göra granskningen (kontrollattesten) i dennes ställe utan att det behövs en delegering.
Delegering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura
23NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Fakturasynare
• Om man gör en delegering av granskning av faktura till en fakturasynare kommer den personen att kunna granska dessa fakturor. Detta gör dock inte att fakturasynaren blir möjlig att välja som annan granskare, (finns precis som innan inte att välja i listan för användare).
• En faktura som har namnet på fakturasynaren angivet i referensfältet kommer att skickas till denna person för granskning. Det är då möjligt för fakturasynaren att ”acceptera fakturan=göra kontrollattest”. Instruktionen till fakturasynaren skall då vara att välja ”inte min faktura” så att fakturan skickas tillbaka till administratör för vidareskick till den som skall granska fakturan.
• För att undvika ovanstående situation kan man göra enligt nedan
• Förvaltningen kan lägga upp alla fakturasynares namn som mottagarkoder för att styra fakturor till annan person.
• Säkerställ att fakturasynaren inte har någon mottagarkod kopplad till sig
Delgering vs Roll - Leveranskvittens och granskning av faktura, forts
24NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Systemvisning
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 25
Referenstabell/mottagarkoder
Referenser/Mottagarkoder registreras på Blankett/användare
Lathund för registrering finns Handbok för administratörer (4.13)
26NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Referenser på faktura
Tre fält för våra och leverantörens referenser i Winst:
• Ordernummer
• Abonnemangsnummer
• Referens
Vissa skillnader för olika typer av fakturor:
• Abonnemang
• E-fakturor
• Skannade fakturor
Prioriteringsordning vid val av fakturaflöde
27
Ordernr korrekt?
Flöde 1:Ordermatchningsflöde
Ja
Nej
Abonnemangsnr korrekt?
Flöde 2:Abonnemangs-matchningsflöde
Ja
Flöde 3:Manuelltflöde
Nej
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Nyupplägg av referens - mottagarkod
28
Om markering för sekretess görs på mottagarkoden kommer alla fakturor kopplade till denna kod att bli sekretessmarkerade.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Systemvisning
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 29
Abonnemang och abonnemangsfakturor
• Syfte att möjliggöra att periodiska fakturor – som inte lämpar sig för ordermatchning – kan hanteras på ett enkelt och effektivt sätt.
• Ett avtal finns i grunden (tex hyra av mattor, kaffemaskiner, telefonabonnemang, hyror) som innebär återkommande fakturor med likartande belopp
• Grunden för abonnemangsfunktionen är att respektive abonnemang läggs upp och definieras vad gäller kontering, belopp, frekvens etc. När fakturan kommer in med det aktuella abonnemangsnumret i abonnemangsfältet eller i referensfältet så sker en automatchning. Abonnemanget är därför en form av medgivande till betalning och skall också beslutsattesteras (precis som en order).
• Manuellt godkännande av abonnemangsupplägg med dokumentering i blankett.
• Om en abonnemangsfaktura inte automatchar kommer den att skickas till granskare för kontroll på samma sätt som om det varit en vild faktura.
• Fas 1 (tom juni 2014) – endast abonnemang från leverantörer i mallen eller de leverantörer som omfattas av central hantering inom projektet.
• Fas 2 – övriga leverantörer
• Tips! Kommunicera ev behov/tankar/idéer ang abonnemang till projektet
30NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Abonnemang – förvaltningens ansvar
Huvudregel: Autoattest bör inte anges innan det går att få elektronisk attest av grundabonnemanget
Det är ok att sätta autoattest på alla kommuninterna leverantörer t ex KLAB , Lokalförvaltningen mfl.
Projektet har tagit ett exempel på en internkontrollrutin avseende upplägg av abonnemang (finns på NEKK-hemsidan)
Förvaltningens ansvar :
•Väljer själv omfattning av abonnemangsfunktionaliteten
• Beslutar om de vill ha autogranskning respektive autoattest på abonnemangsfakturor ( från kommuninterna leverantörer och externa leverantörer )
• Anger intervallvärde, min och max, vilket innebär att om det är en avvikelse utanför intervallet så stannar alltid fakturan för granskning respektive attest
• Har ansvar för internkontroll , vilket innebär att de måste säkerställa behörighetsupplägg och kontroll av upplägg av grunddata som t ex abonnemangsdata
•Informerar lokalt hur abonnemangsflödet fungerar. Viktigt att enhetschefen själv kan bestämma kring attest av sina kostnader
31NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Abonnemang - registrering
32NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Systemvisning
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 33
Administration av UNSPSC-kopplingar
• Koppling mellan artikel och konto.
Medför att när en beställning görs avseende en artikel som är UNSPSC–kodad så kommer det konto som finns i tabellen att föreslås som konto på beställningen.
• Endast de artiklar som leverantören har försett med UNSPSC–kodning som kan mappas.
Projektet har gjort en generell mappning som ska gälla för de artiklar som nu har kodats. Den gemensamma mappningen mellan UNSPSC–kod och konto ägs av koncernredovisningen.
• Utvärdering av UNSPSC-kopplingar under pilotdrift.
Hanteras av central systemadministratör.
36NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Krav på kommentar för vissa konton
• För vissa konton och vissa typer av kostnader är det obligatoriskt att bifoga uppgift om syfte, deltagare etc.
• För de konton som kräver kommentar kommer en påminnelse att visas för användaren* om att kommentar måste lämnas, eller fil bifogas.
35
• Konton med krav på kommentar:
7101 Representation
7051 Hotell och Logi
7059 Övriga resekostnader
7111 Personalrepr./ Uppvaktning
7651 Kurs och konferensavgifter
7652 Handledning anställda
• Förvaltningen kan dessutom addera andra konton till denna lista. Lokal systemadministratör meddelar central systemadministratör som registrerar detta
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Attestant per ansvar
Förberedelse
Förvaltningarna skall förbereda i Excel – projektet tillhandahåller underlag (ansvarsexport).
Registrering
Förvaltningarna skall registrera en beslutsattestant per ansvar i Nekksus. Tillgängligt för registrering nu. Registrering i Nekksus ska vara klar samtidigt som övriga mallar.
Anmäler vilka användare som ska registrera av attestanter Nekksus
till [email protected], så tar systemförvaltarna i Nekksus hand om era ärenden.
Manual: Finns se hemsidan
36NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
37
Attestinmatning i Nekksus
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Sambandskontroller
38
Tänk på
• Motpart ej med i kodsträng i Winst
• Konto och ansvar alltid obligatoriska – utan sambandskontroll
• Centrala sambandskontroller gör verk obligatorisk för konto 3-8
Allmänt
• Unika per förvaltning
• Alltid mellan två dimensioner men kan kombineras att ge flera
• Kan ej utgå från ”underkoder” i Horisonten
• Tre olika regellogiker
• Förbjuder.
• Kräver.
• Begränsar.
Rutin
• Lokal systemadministratör koordinerar/ fångar förvaltningens ev förändrade behov av sambandskontroller.
• Lokal systemadministratör kommunicerar detta med central systemadministratör (Lars Runesson) som administrerar i systemet.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Hur fungerar sambandskontrollerna?
39NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Fakturahantering
E-faktura
Skannad faktura
Ankomst-hantering
Granskning och
konteringAttest
Matchning mot beställning/order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemang
Konterings- kontroll
Klar-markerad
faktura
Slut-bokning
Ankomst-registrering
Vilka status har fakturan i de olika delarna av flödet?
• Leverantör ej vald• Betalningsinformation måste kontrolleras
• Granskning ej utförd • Attest ej utförd
• Ordermatchning krävs
• Kontering ej kontrollerad
• Fakturainformation måste kontrolleras• Granskare ej angiven
• Inväntar leveranskvittens
• Klar
• Avvaktar extrakontroll
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 40
Status för fakturor i Winst
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 41
Överstrykta statusar är ej tillgängliga i Göteborgs Stads Winst-installation
Vem ska hantera resp status?
Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör
Granskare ej angiven – Lokal administratör
Kontering ej kontrollerad – Lokal administratör
Ordermatchning krävs(namn) – Lokal administratör senare beställaren/granskaren
Attest ej utförd - Attestant
Avvaktar extrakontroll – Extra kontrollant
Granskning ej utförd – Granskare/kontrollattestant
Inväntar leveranskvittens
Klar
Makulerad
Får INTE hanteras lokalt
Leverantör ej vald – Lev.gruppen
Betalningsinformation måste kontrolleras – Lev.gruppen
Ordermatchning krävs (ej namn) – Central administratör
42NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Hanteras av lokal administratör
43
Status Beskrivning
Fakturainformation måste kontrolleras.
1. När fakturan vid inläsningen har placerats hos rätt leverantör men stoppats för att någon av kontrollerna i ankomsthanteringen signalerats. 2. När faktura skickats tillbaka till ankomsthanteringen för att ändras eller makuleras.När fakturan har denna status kan den:makuleras, förfallodag ändras, flyttas till annat flöde (abonnemang eller ordermatchning) genom att ordernummer eller abonnemangsnummer anges.
Åtgärd
Om fakturan är på väg in i Winst – kontrollera och rätta vid behov.Om fakturan skickats tillbaka från verksamheten – läs kommentar och åtgärda (makulera, byt flöde, ändra uppgifter.) Se till att fakturan därefter går vidare i flödet (gäller ej makulerad faktura)
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Hanteras av lokal administratör
44
Status Beskrivning
Granskare ej angiven 1. Fakturan har ej kunnat placeras mot en order, abonnemang eller granskare eller2. Fakturan har skickats tillbaka till från granskare genom ”inte min faktura”.Administratören kan i denna status välja en granskare eller trycka på ”Skicka tillbaka” för att få fakturan tillbaka till status ”Fakturainformation måste kontrolleras”.
Åtgärd
Om fakturan är på väg in – välj granskare OBS – det går inte att justera referens i denna status.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Hanteras av lokal administratör
45
Status Beskrivning
Kontering ej kontrollerad Fakturan har stannat i konteringskontroll (ändrad moms).
Åtgärd
Kontrollera fakturan – Om OK – acceptera faktura, Om ej OK – ”Skicka tillbaka”.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Hantering av övriga statusar
46
Status Beskrivning
Inväntar leveranskvittens Faktura har anlänt för en order och Winst har försökt ordermatcha mot order och leveranskvittens men leveranskvittens är ej gjord – fakturan är ännu inte redo för avvikelsehantering utifrån de parametrar som satts upp i systemet (7 dagar). Administratören kan se en faktura som har denna status under filter ”Alla fakturor” men ingen har denna status under sina ”Avvaktar hantering”.
Ordermatchning krävs
Kommentar: Enligt plan ska fakturor med denna status hanteras av beställaren from mitten mars - mer info kommer
Winst har försökt ordermatcha mot order och leveranskvittens men någon differens utanför godkända gränser har gjort att ordermatchning ej är ok eller att leveranskvittens inte är gjord. Fakturan får också denna status när beställaren markerat att fakturan skall granskas även om det blir en automatisk ordermatchning.Vid start kommer denna status att visas hos administratören men vid full drift skall fakturor med denna status hanteras av beställaren och kommer att visas hos denne som avvaktar hantering.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Statusar som skall hanteras i verksamheten
47
Roll Status Beskrivning
Fakturagranskare (vild faktura)
Granskning ej utförd Fakturan är skickad till granskaren för kontroll, direkt eller via annan granskare eller attestant.
Attestant Attest ej utförd Faktura avvaktar attest – fakturan godkänd av kontrollant.Efter granskning skickas fakturan till attestant som skall attestera fakturan innan den vidareskickas för betalning till ekonomisystemet.
Granskare/Attestant/Fakturasynare
Avvaktar extra kontroll Denna status innebär att fakturan är skickad på extrakontroll av granskare eller attestant.Fakturan visas med denna status både hos den som har skickat fakturan och hos den som har fått fakturan för kommentar. Hos den som skickat visas den under ”Hanterade fakturor”, hos den som skall göra kommentaren visas den under ”Avvaktar hantering”.
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Vem hanterar de olika statusarna?
E-faktura
Skannad faktura
Ankomst-hantering
Granskning och
konteringAttest
Matchning mot beställning/order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemang
Konterings- kontroll
Klar-markerad
faktura
• Leverantör ej vald• Betalningsinformation måste kontrolleras
• Granskning ej utförd • Attest ej utförd
• Ordermatchning krävs
• Kontering ej kontrollerad
• Fakturainformation måste kontrolleras• Granskare ej angiven
• Inväntar leveranskvittens
• Klar
• Avvaktar extrakontroll
Lokal systemadministratör/Lokal fakturaadministratör – ser för sin förvaltningKan i vissa fall vad gäller ”Fakturainformation måste kontrolleras” innebära att Central systemadministratör måste kontaktas (Fakturanummer inte unikt för leverantör)
Central systemadministratör/Central fakturaadministratör (levgruppen) – ser för alla org.
Levgruppen måste också följa upp de fakturor som inte hittat rätt organisation – status ”fakturainformation måste kontrolleras
Denna status innehar en faktura som inte leveranskvitterats i det antal dagar som definierats för installationen (7 dagar). Under denna tid är fakturan inte avvaktande hos någon utan kan endast ses av administratör (ej hanteras).
Granskare/beställare
Attestant
När en faktura skickas tillbaka för byte av organisation kan detta endast göras av central systemförvaltare som har tillgång till alla organisationer. Lokal administratör måste notifiera central administratör om att detta skall göras.
Under inledande fas kommer Ordermatchning krävs att hanteras i projektet genom samarbete mellan projekt och lokal administratör.
Synare
48NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Sammanfattning
Fakturor med följande status skall hanteras av användare med administrationsbehörighet:
• Leverantör ej vald – Hanteras av Levgruppen
• Betalningsinformation måste kontrolleras – Hanteras av levgruppen
• Fakturainformation måste kontrolleras – Hanteras av lokal administratör
• Granskare ej angiven – Hanteras av lokal administratör.
• Kontering måste kontrolleras (momsändringar) – Hanteras av lokal administratör
• Ordermatchning krävs – Inledningsvis styras till administratörerna och kommer att visas under ”Avvaktar hantering”. Denna status skall dock hanteras av centralt av projektet och de lokala administratörerna skall ej hantera dessa fakturor innan de fått uppmaning att göra det. Inriktningen är sedan att fakturor med denna status styrs till den som är beställare (visas under avvaktar hantering hos beställaren).
49NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Ankomsthantering
Inläsning av fakturor görs i flera steg.
1.Identifiering av organisation (förvaltning) - Levgruppen
2.Identifiering av leverantör - Levgruppen
3.Kontroll av betalningsinformation - Levgruppen
4.Kontroll av faktura – Fakturainformation måste kontrolleras – Lokal administratör
5.Därefter sker ankomstbokföring
6.Identifiering av fakturaflöde; 1. Order, 2. Abonnemang, 3. Vild faktura – om vild faktura
7.Identifiering av granskare – Granskare ej angiven – Lokal administratör
50NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Kontroll av faktura
• Valuta - Kontroll görs att valutan är SEK
• Fakturabelopp och nettobelopp får ej vara noll
• Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms
• Fakturanummer är unikt i kombination med leverantör (för hela staden) – Måste kontrolleras med levgruppen om lokal administratör inte hittar fakturan eftersom de inte kan se alla fakturor.
• Fakturadatum inom angivna intervall, Fakturadatum måste ligga inom 3 månader innan + 10 dagar efter ankomstdatum. (Detta är fasta parametrar i systemet, ej möjligt att ändra).
• Förfallodatum på fakturan måste vara inom 100 dagar efter fakturadatum.
• Moms på fakturan är inom angivna %-satser – Nuvarande inställning på leverantör är 0-26%. Det är möjligt att göra individuella inställningar per leverantör. Dock måste dessa vara gemensamma för staden.
• I samband med inläsningen åsätts också fakturan med en sekretessmarkering om leverantören är markerad som en sekretessleverantör.
51NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Kontroll av faktura – hantering av fel
52
Kontroll/Fel Åtgärd
Valuta är inte SEK Makulera fakturan
Fakturabelopp och/eller nettobelopp är noll.
Om fakturan skall hanteras i systemet måste den forceras vidare genom att ändra till ”Manuell” – se vidare slide xx
Brutto belopp på fakturan skall vara lika med nettobelopp + moms
Om OK – ändra belopp – se vidare slide xx
Fakturanumret finns redan på annan faktura leverantören
Sök i egen organisation eller kontakta Levgruppen för sökning i hela staden. Makulering/ändra fakturanummer
Fakturadatum eller förfallodatum ej inom angivna intervall
Utred och makulera eller ändra
Moms på fakturan är inte inom angivna %-satser
Utred och makulera/ändra eller ändra till manuell och skicka fakturan vidare – se slide xx
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Faktura med 100 % moms
• En faktura med 100 % moms kommer att stanna i ankomstkontrollen med status ”Faktura information måste kontrolleras” eftersom %-satsen inte ligger inom normala ramar. (0-26%) och för att fakturabeloppet exkl moms är noll. Administratören öppnar fakturan och kontrollerar denna. Om allt är ok skall måste fakturan skickas vidare i flödet. Det görs genom att ”Manuell” markeras och trycker sedan OK.
• Om fakturan har en referens angiven kommer fakturan nu att gå till denna person för granskning. Om det inte finns en referens kan administratören lägga in referensen i referensfältet. Om han/hon inte gör detta och det inte finns någon referens kommer fakturan att få status ”Granskare ej angiven” och administratören får då bestämma till vem den skall skickas genom att ”Ange granskare”.
• Fakturan går till den som är granskaren som gör kontrollattest och sedan blir fakturan ”Klar”. Ingen attest krävs på momsrader (eftersom de inte innehåller ett ansvar) och därmed inte heller på 100% moms fakturor.
53NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Brutto är inte samma som netto + moms
Felaktig summering
I de fall en faktura inte summerar korrekt vilket kan vara fallet med fakturor från Martin & Servera stannar dessa fakturor i ankomstkontrollen med status ”Fakturainformation måste kontrolleras”.
Exempel:
Fakturan består av ett antal varurader och dessutom en frakt och en rabatt. Summan av dessa rader (inkl frakt och rabatt blir 1 137,71). Momsbeloppet på fakturan är 136,52. Summan av dessa belopp blir 1 274,23 men belopp att betala enligt fakturan är 1 274,21.
För att fakturan skall kunna fortsätta till betalning måste rättning görs genom Att betala i Fakturahuvudet justeras till 1 274,23.
54NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
Ändring av faktura som gått ut i flödet
En faktura som har gått ut i flödet och därefter skall ändras måste komma tillbaka till Ankomsthanteringen för att kunna ändras.
• Makuleras
• Byta flöde
• Ändra förfallodag eller annan uppgift
• Rättning av felkonterad moms (Konteringskontrollen efter attest).
55NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Ändring av faktura i flödet
E-faktura
Skannad faktura
Ankomst-hantering
Granskning och kontering
Attest
Matchning mot beställning/order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemang
Konterings- kontroll
Klar-markerad
faktura
Slut-bokning
Ankomst-registrering
Lokal systemadministratör.• Fakturainformation måste kontrolleras
Lokal systemadministratör/fakturaadministratör• Granskare ej angiven
”Returnera till granskare”
”Inte min faktura”
”Skicka tillbaka…..”
Makulera eller byt flöde genom att ändra flöde.
Tänk på att all konteringsinformation försvinner – finns dock kvar i utökad logg
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 56
Makulering, ändra förfallodatum på faktura etc
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 57
Vissa moment kräver att fakturan först skickas tillbaka i flödet för att kunna genomföras:
• Makulering
• Byta flöde
• Ändra förfallodag eller annan uppgift
• Rättning av felkonterad moms (Konteringskontrollen efter attest).
Utförs av:
• Lokal systemadministratör.
Utförs av:• Beslutsattestant
”Inte min faktura”
”Skicka tillbaka…..”
Utförs av:• Beställare eller beslutsattestant• Lokal systemadministratör/ fakturaadministratör
Utförs av:• Lokal systemadministratör/
fakturaadministratör
”Returnera till granskare”
Granskning och kontering
Attest
Ankomsthantering
Status: ”Granskare ej angiven”
Status: ”Fakturainfo måste kontrolleras”
Ändring av inläst faktura
• Fakturan har lästs in på fel leverantör – det går inte att flytta en faktura i systemet från en leverantör till en annan (knappen ”Byt leverantör” skall aldrig användas.) makulering
• Fakturan har skannats in med fel belopp makulering.
• Fakturan är felaktig och leverantören vill att makulering skall göras – istället för att leverantören skickar en kredit makulering.
• Fakturan har fel förfallodag – om felet upptäcks innan fakturan går ut i flödet kan lokal administratör ändra. I de fall fel förfallodag upptäcks efter det att fakturan fått status ”Klar” – meddela levgruppen via rutin.
• Fakturanummer har blivit felaktigt skannat – fakturanummer kan ändras om fakturan skickas tillbaka till lokal system- eller fakturaadministratör.
• Fakturan har skannats in i fel organisation/förvaltning – kan flyttas via knappen ”Byt organisation”. En koncernnintern faktura får ej flyttas – måste krediteras för att inte motparten hos säljaren skall bli fel (kommuninterna fakturor läses i normalfallet in som e-fakturor). Endast levgruppen kan göra detta.
Om man vill stoppa en faktura för betalning skall kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten.
58NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Makulering
Följande gäller för makulering
• Makulering kan göras av lokal administratör på förvaltningen
• Makulering får ej göras av förvaltnings-, kommun- och koncerninterna fakturor
• Om fakturan skall skannas om igen efter makulering ska levgruppen meddelas.
• Granskare/attestant som upptäcker felet skriver kommentar om att fakturan skall makuleras och skickar tillbaka fakturan till lokal administratör (”Inte min faktura”) – status blir då ”Granskare ej angiven”. Lokal administratör öppnar dessa fakturor och läser kommentaren och ”skickar tillbaka” fakturan i ankomsthantering (status blir då ”Fakturainformation måste kontrolleras).
• När fakturan är i status ”Fakturainformation måste kontrolleras” kan makuleringen göras genom att ändra ”flöde” i fakturahuvudet till ”makulerad visa i lista”.
• Det går att registrera en ny faktura med samma fakturanummer om den ursprungliga fakturan är makulerad (oavsett om den visas i lista eller ej).
59NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Kreditfakturor
• Det finns ingen automatisk matchning mellan kreditfakturor och debetfakturor i Winst, varken vid ordermatchning eller för vilda fakturor. Det går dock att skriva en kommentar på båda fakturorna som korsreferens.
• När kreditfaktura som utgör en betydande andel av en faktura ska komma från leverantören ska debetfakturan aldrig betalas innan kreditfakturan har kommit till förvaltningen. Användaren skall sätta debetfakturan under utredning och avvakta vidare hantering i Winst till dess att kreditfakturan har kommit.
• På e-kreditfaktura är oftast förfallodatum blankt – en sådan faktura kommer att stanna vid inläsning med status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och lokal administratör måste sätta detta manuellt. Skannade fakturor kommer att ha förfallodatum ifyllt. Önskvärt att detta sätts till fakturadatum av skanningen.
• Användaren skall inte försöka matcha förfallodag på debet och kreditfakturan i Winst utan vid större belopp be levgruppen ändra förfallodatum i leverantörsreskontran i Horisonten.
• Om en faktura skall stoppas för betalning skall också kontakt tas direkt med levgruppen för ändring i Horisonten.
• Vid kreditering av hela fakturabelopp måste alltid överenskommelse göras med leverantören huruvida fakturan ska makuleras eller om det kommer en kreditfaktura. Kommer kreditfaktura ska både debet och kreditfakturan alltid gå till betalning.
• Vid delkreditering av debetfaktura måste förvaltningarna alltid se till att få en kreditfaktura.
60NEKK BtB | Central utbildning, pass 2
Läsbild
AVRUNDNING
NEKK BtB | Central utbildning, pass 2 61