TEORIJA BIROKRATSKE

ORGANIZACIJE

PITANJE

Šta je to birokratija?

Opišite jednom rečenicom.

Rani razvoj teorije

Egipat: 42 nome - birokratski aparat

sastavljen od sveštenika i pisara

Rim: Avgust Oktavijan stvorio je

nepristrasan sistem administracije carstva

Kina: organizacija i popunjavanje državne

administracije po nepristrasnom sistemu

testova i ispita

Prusija: organizacija vojske Frederika

Velikog (mehanički vojnici)

Nebeski mandat Sve

funkcioniše bolje neko

vreme

Vlast postaje korumpirana,

najčešće pomoću novca ili

moći

Vlada počinje da prisiljava

ljude na poslušnost

Spoljni udari unište veru naroda u

vladu

Narod se umara od

problema i počinje da se

buni

Smatra se da je dinastija

izgubila nebeski mandat

Pobunjenici pobeđuju

vlast uspostavljaju novu dinastiju

Nova dinastija

uređuje vlast i unapređuje

sisteme upravljanja,

dobija nebeski mandat

Max Weber

Max Weber (1864-1920) - sociolog, proučavao organizaciju sa stanovišta vlasti, moći, funkcionisanja i racionalnosti

The Theory of Social and Economic Organization (Introduction and translation by Talcott Parsons), New York, USA, Oxford University Press

AUTORITET(vlast)

AUTORITET: izgledi da će određene osobe slediti komandu tačno formulisanog sadržaja

(Herrschaft)

DISCIPLINA

DISCIPLINA: izgledi da će se deo određenog velikog broja ljudi, zahvaljujući navici, brzo, automatski i šematski pokoriti jednoj naredbi

MOĆ MOĆ: Izgledi da se u

okviru jednog društvenog

odnosa sprovede sopstvena

volja uprkos otporu drugih,

bez obzira na čemu se

zasnivaju ti izgledi“. "The most common way people give up their power is by

thinking they don't have any." -Alice Walker

Statut Univerziteta u Beogradu

Prava i obaveze studenata

Član 87.

(1) Student ima pravo:

1) na upis, kvalitetno školovanje i objektivno ocenjivanje;

2) na blagovremeno i tačno informisanje o svim pitanjima koja se

odnose na studije;

3) na aktivno učestvovanje u donošenju odluka, u skladu sa Zakonom i

statutom;

4) na samoorganizovanje i izražavanje sopstvenog mišljenja;

5) na povlastice koje proizlaze iz statusa studenta;

6) na podjednako kvalitetne uslove studija za sve studente;

7) na obrazovanje na jeziku nacionalne manjine, u skladu sa Zakonom i

statutom;

Statut Univerziteta u Beogradu Prava i obaveze studenata

Član 87.

(2) Student je dužan da:

1) ispunjava nastavne i predispitne obaveze;

2) poštuje opšte akte Univerziteta i fakulteta na kojem studira.

3) poštuje prava zaposlenih i drugih studenata na Univerzitetu i na

fakultetu na kojem studira;

4) učestvuje u donošenju odluka u skladu sa Zakonom i statutom.

(3) Student ima pravo na žalbu nadležnom organu fakulteta

na kojem studira, odnosno Senatu, ako studira na

Univerzitetu, ukoliko visokoškolska ustanova prekrši

neku od obaveza iz stava 1. tač. 1)-3) ovog člana.

TIPOVI VLASTI

Racionalna;

Tradicionalna;

Harizmatska.

RACIONALNA VLAST

Postoji konstantna organizacija izvršenja

službenih funkcija, ograničena pravilima;

Postoji opis kompetencija upravljačkih

organa, koje se zasnivaju na:

– obavezi vršenja određenih funkcija zasnovanih na

sistemskoj podeli rada, Primer

– obezbeđenju potrebnog autoriteta da se obavi

posao,

– jasnom definisanju sredstava eventualne prinude i

uslovima u kojima se one mogu primeniti.

RACIONALNA VLAST

Postoji princip hijerarhije, i viša pozicija je

nadređena nižoj. Višoj poziciji se mogu

uputiti žalbe na rad niže pozicije, i ona ima

pravo da izdaje određene komande nižoj

poziciji.

Postupa se po pravilima koja mogu biti a)

tehnička pravila ili b) norme. Primer

RACIONALNA VLAST

Zaposleni u birokratskoj organizaciji ne poseduju sredstva koja su neophodna za funkcionisanje te organizacije ali su odgovorni za njihovo racionalno korišćenje, a lični i službeni poslovi i imovina su u potpunosti razdvojeni;

Položaj, tj službeno mesto u birokratskoj organizaciji se ne može prisvojiti na bilo koji način (kupovinom, nasleđivanjem itd.);

Upravljački akti, odluke i pravila su formulisani u pisanoj formi (zvaničnim dokumentima) čak i tamo gde je usmena diskusija obavezan način komunikacije.

Uticaj racionalne vlasti

Nepotizam, negativna selekcija

“Birokratija je krug iz kojeg nema bekstva, sa

hijerarhijom znanja. Vrh birokratske strukture

poverava nižim slojevima brigu o detaljima, dok

niži nivoi veruju da vrh vodi brigu o strategiji, i

svi se međusobno varaju.”

Eliminacija samovolje

Organizacija postaje mehanička, neelastična,

stalna i unapred određena.

OSOBINE ČINOVNIKA

1. Podvrgnuti su jedinstvenoj strogoj

sistemskoj disciplini i kontroli u vršenju

službe.

2. Svaka pozicija ima jasno određene

nadležnosti (skup poslova koje obavlja

određeni birokratski organ).

OSOBINE ČINOVNIKA

3. Organizovani su po hijerarhijskom poretku.

4. Lično su slobodni i pokoravaju se samo objektivnim službenim dužnostima. Pozicije se popunjavaju na osnovu ugovornog odnosa po slobodnoj volji zainteresovanih kandidata.

5. Kandidati se postavljaju na poziciju po kriterijum optimalne prilagođenosti poziciji na osnovu kvalifikacija koje se mogu proveravati testovima, dokazivati diplomom, ili i jedno i drugo.

OSOBINE ČINOVNIKA 6. U svom radu su potpuno odvojeni od vlasništva

nad službenim sredstvima.

7. Činovnici se odnose prema službi kao prema svom jedinom ili glavnom zanimanju;

8. Za rad se kompenzuju platom, čija se visina određuje prvenstveno na bazi pozicije u hijerarhiji, ali i na osnovu odgovornosti posla ili društvenog statusa, najčešće sa pravom na penziju. Poslodavac pod određenim uslovima može otpustiti činovnika, dok su činovnici slobodni da daju otkaz po slobodnom nahođenju.

9. Vide mogućnost za napredovanje, koje je najčešće na osnovu zasluga, senioriteta (starost, staž u organizaciji), ili i jednog i drugog.

SAVREMENA RAZMATRANJA

– LOGIKA POSLEDICE

logika posledice, koja se bazira na

suštinskoj racionalnosti i željenim

izlazima akcije,

– Poznavanje alternativa

– Poznavanje posledica odluke

– Poznavanje preferenci

IDEALNO I OGRANIČENO

RACIONALAN UČESNIK

SAVREMENA RAZMATRANJA

– LOGIKA POSLEDICE

Start

A

B

USPEH1000

NEUSPEH-200

Očekivana korisnost:1000 * 0.2

+-200 * 0.8

=200 – 160 = + 40

Očekivana korisnost

-50

SAVREMENA RAZMATRANJA

– LOGIKA POSLEDICE

U organizacionim pitanjima, dolazi do sledećih problema:

Alternative nisu jasne;

Posledice odluka zavise od velikog broja faktora, nisu

konačan skup, mogući su malo verovatni kontigentni

događaji i ne mogu se proceniti sa prihvatljivom

verovatnoćom

Korisnost i preference posledica odluka su nejasne;

Učesnici nemaju vremena ili znanja da obave potrebne

proračune;

Obavljanje proračuna nije isplativo, jer je previše

komplikovano i skupo pribaviti pouzdane podatke.

SAVREMENA RAZMATRANJA

– LOGIKA PRIKLADNOSTI

Bitni procesi i događaji u organizaciji se moraju klasifikovati u kategorije (šablonske situacije)

– One se povezuju sa pravilima i pozicijama učesnika u organizaciji.

– Na primer, to mogu biti zapošljavanje novih radnika, postupak disciplinske odgovornosti, povećanje plate, žalba klijenta, otpremanje gotovih proizvoda i slično;

Učesnici u organizaciji koji donose odluke moraju imati jasno definisane formalne pozicije,

– Pozicije uključuju povezivanje sa procesima i događajima u organizaciji.

– Na primer, neko može biti na formalnoj poziciji magacionera, što podrazumeva uključivanje u procese otpremanja gotovih proizvoda iz magacina, popisa, prijema i slično;

Učesnici u organizaciji porede pravila i svoje formalne pozicije sa događajima u organizaciji,

– ponašaju se po pravilima koja najviše odgovaraju poklapanju ovih faktora

http://www.beoelektrane.rs/?cat=19&lng=cir

PRAVILA, PRAVILA…

Generalna pravila

– Univerzalna i dugoročno važeća

– Prednost: oslobađaju menadžere posla u standardnim situacijama

– Mana: Manje kreativnosti

Specifična pravila

– Za posebne zahteve u organizaciji, specifična i kratkoročna

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

1. Birokratija se zasniva na principu legitimnog racionalnog autoriteta.

2. Organizacione pozicije se popunjavaju na osnovu tehničkih kompetencija izvršilaca, a ne na osnovu društvenog statusa, prijateljstva ili nasleđivanja.

3. Dužnosti, odgovornosti i autoritet za odlučivanje treba da bude jasno opisani.

4. Uloge u birokratiji su organizovane hijerarhijski, tako da svaku nižu poziciju kontroliše i nadgleda viša pozicija.

5. Pravila, standardne radne procedure i norme treba da se koriste za kontrolu ponašanja i odnosa između uloga u organizaciji.

6. Administrativne odluke i pravila se formulišu u pisanoj formi.

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

Birokratija se zasniva na principu

legitimnog racionalnog autoriteta.

– lične osobine izvršilaca na upravljačkim

pozicijama nisu izvor autoriteta

– formalni autoritet dolazi iz bezlične pozicije

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

Organizacione pozicije se popunjavaju na osnovu tehničkih kompetencija izvršilaca, a ne na osnovu društvenog statusa, prijateljstva ili nasleđivanja.

– organizacione pozicije treba da popunjavaju izvršioci koji zbirno donose najviše koristi svima za koje ta organizacija stvara neku vrednost

– Preporuke mogu postojati, ali samo formalizovano

– Primer: britanska vojska do XIX veka

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

Dužnosti, odgovornosti i autoritet za odlučivanje treba da bude jasno opisane. – Responsibility & Accountability

– Ko radi? Koga tužim?

– Biti zadužen (responsible) znači imati operativni nalog za obavljanje nekog posla (očistiti učionicu, sortirati magacin, spremiti vežbe...)

– Biti odgovoran (accountable) znači biti zadužen za dostizanje učinka nekih merljivih veličina (količina proizvoda, visina profita, nacionalna bezbednost…)

Dužnost i odgovornost Priča o Svakom, Nekom, Bilo-kom i Nikom

U jednoj firmi radila su četiri zaposlena sa čudnim imenima: Svako, Neko, Bilo-ko i Niko.

Pojavio se važan posao, za koji je Svako bio siguran da će ga Neko uraditi

Bilo-ko ga je mogao uraditi, ali Niko ga nije uradio.

Neko se naljutio jer je mislio da je to posao koji Svako može da uradi

Svako je mislio da Bilo-ko može da uradi taj posao, ali Niko nije shvatio da Svako neće uraditi posao

Završilo se tako što je Svako bio ljut na Nekog zato što Niko nije uradio ono što Bilo-ko može da uradi.

Da li znate firme u kojima se kao zaduženi za posao pojavljuju Svako, Neko, Bilo-ko i na kraju Niko?

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

Uloge u birokratiji su organizovane hijerarhijski, tako da svaku nižu poziciju kontroliše i nadgleda viša pozicija. – Primer – organizacija sudstva

– Sudovi opšte nadležnosti su osnovni sudovi, viši sudovi, apelacioni sudovi i Vrhovni kasacioni sud.

– Sudovi posebne nadležnosti su privredni sudovi, Privredni apelacioni sud, prekršajni sudovi, Viši prekršajni sud i Upravni sud.

– Ukoliko se privatna tužba podnese sudu koji nije nadležan, taj sud će, po službenoj dužnosti, dostaviti tužbu nadležnom sudu.

– Između sudova postoji hijerarhijski odnos iz koga proističe stepenovanje sudova.

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

Pravila, standardne radne procedure i

norme treba da se koriste za kontrolu

ponašanja i odnosa između uloga u

organizaciji.

– Primer: ocenjivanje zaposlenih u masovnom

restoranu

Pozdravljanje kupca Da Ne

Zaposleni se smeši Zaposleni iskreno pozdravlja Zaposleni održava kontakt očima Primanje porudžbine Da Ne Zaposleni je dobro upoznat sa stavkama menija Zaposleni prima narudžbinu odjednom, bez ponavljanja Manje narudžbine (do 4 stavke) zaposleni memorizuje, i ne zapisuje Zaposleni predlaže kupcu dodatne stavke iz menija Ostalo: Ispunjenje porudžbine Da Ne Porudžbina se dostavlja pravim redosledom Piće se sipa pravim redosledom Stavlja se propisana količina leda Prilikom sipanja pića, čaše se naginju, i sipanje se aktivira prstom Čaše za pića se zaklapaju Vodi se računa o čistoći čaša Piće se sipa do propisanog nivoa Ostalo: Dostavljanje porudžbine Da Ne Porudžina je ispravno zapakovana Kese se savijaju dva puta na vrhu Ako kupac jede unutra, daje se plastični poslužavnik Propagandni listiće se stavlja na poslužavnik ispod jela Porudžbina se dodaje na prikladan način Traženje i prihvatanje plaćanja Da Ne Iznos koji treba da se plati se izgovara jasno i dovoljno glasno Iznos koji je dao kupac se jasno izgovara Kusur se broji glasno Kusur se broji efikasno Velike novčanice se zadržavaju dok se kusur ne vrati Ostalo: Zahvaljivanje i završavanje porudžbine Da Ne Zaposleni uvek kaže „Hvala“ Kazano „hvala“ zvuči iskreno Održava se kontakt očima Zaposleni kaže „Dođite nam ponovo“ Ostalo:

SAVREMENI PRINCIPI

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

Administrativne odluke i pravila se formulišu u pisanoj formi.

– nepristrasna i objektivna osnova za praćenje istorije akcija

– bitne aktivnosti se dokumentuju u pismenoj formi, i arhiviraju po propisanim pravilima.

– odluke i pravila koji usmeravaju rad moraju biti dostupni u pisanoj formi, da bi se obezbedila jasnost i nedvosmislenost.

KARAKTERISTIKE

BIROKRATSKE ORGANIZACIJE

specijalizacija;

racionalnost;

profesionalizam;

depersonalizacija službe;

SINE IRE ET STUDIO!

Zakonitosti Nortkota Parkinsona

vezane za birokratiju ;) 1. Činovnik teži da poveća broj podređenih, ne rivala; činovnici stvaraju posao jedni drugima

2. Odluke godišnjih skupština mogu se usmeravati lobiranjem kod nezainteresovane i nekvalifikovane većine

3. Što je manji iznos novca o kome se raspravlja, grupa duže raspravlja od njemu (sa tačkom zasićenja između 1000 i 5000 dinara)

4. Optimalan broj članova za grupno telo (kabinet, konzorcijum, komisiju) je 5-7. Nakon toga, ako postoji mogućnost lične koristi, broj članova raste dok značajnost grupnog tela opada do veličine između 19.9 i 22.4, kada naglo gubi funkciju – može se ceremonijalno sastajati ali se ništa ne pita – odluke se donose na drugom mestu.

5. Imenovanje kandidata kroz zahtevanje gotovo nemogućih uslova može biti superiorna praksa u odnosu na nepotizam/poreklo (Britanski metod admiraliteta, stara i nova praksa) ili pokušaj da se razvije selekcija po znanju i sposobnostima (Kineski metod)

6. Impozantnost upravne zgrade je u inverznoj korelaciji sa stvarnom funkcionalnošću organizacije, ali u direktnoj korelaciji sa percepcijom o njenoj funkcionalosti

7. Organizaciono propadanje počinje kada se na vrhu nađe dovoljan broj zaposlenih sa visokim nivoom sposobnosti i ljubomore prema kolegama. Nastavlja se kroz negativnu selekciju, a može se obrnuti kada su u organizaciji svi toliko nesposobni da greškom zaposle sposobnog kandidata koji se probije do vrha

8. Prekasno penzionisanje činovnika utiče loše na moral podređenih, ali može se ubrzati avio letovima u inostranstvo i obavezom čestog popunjavanja formulara

MINTZBERG I MAŠINSKA I

PROFESIONALNA BIROKRATIJA

Masovna proizvodnja, masovne usluge...

Škole, ostale društvene ustanove, računovodstvene firme...

MANE BIROKRATSKE

ORGANIZACIJE

Ministarstvo poljoprivrede otkriva da oko 15% zaposlenih

zloupotrebljava kreditne kartice koje su im izdate u službene svrhe,

izuzev ako službeni troškovi ne pokrivaju troškove tetoviranja,

čipkanog donjeg veša, škole za barmene ili konceret Ozzy Osbourne-

a

Federalna vlada USA tokom 2003 nije mogla da uđe u trag 24.5

milijardi potrošenih US$. To znači da je svaku federalni službenik

(činovnik) potrošio oko 9000 US$ bez evidencije.*

"Top Ten Examples of Government Waste," Heritage Foundation website,

http://www.heritage.org/research/budget/bg1840.cfm

„Administrativni asistent asistenta administracije za upravljanje

jedinicom za upravljanje opštim uslugama“,

– Pozicija koju je kao primer u američkoj administraciji istakao savetnik

američkog predsednika Džimija Kartera

MANE BIROKRATSKE

ORGANIZACIJE

Manja svest o širim posledicama rada;

Spor ili nemoguć proces donošenja odluka, posebno u nepoznatim situacijama;

Nesvesnost o manama organizacije;

Neslaganje sa mišljenjima koja su konfrontirana sa propisima;

Tendencija da birokratija kreira sve više pravila i procedura, pa kompleksnost raste a koordinacija se gubi (Catch 22, Joseph Heller);

Činovnici izveštajima lažno opisuju poštovanje pravila;

Nedozvoljavanje da članovi organizacije koriste zdrav razum

MANE BIROKRATSKE

ORGANIZACIJE

Hijerarhijska nadređenost može postati nejasna, jer neki stručnjaci mogu biti isključene iz procesa donošenja odluka, ili može doći do konflikata zbog kompetentnosti;

Kompetencije stručnjaka-činovnika mogu biti nejasne ili se mogu koristiti u suprotnosti sa duhom propisa;

Može se stvoriti sistem regrutovanja i napredovanja kadrova koji se ne bazira na meritokratiji, već na oligarhiji birokratskog vrha;

Činovnici mogu pokušati da izbegnu odgovornost i ostanu anonimni tako što neke poslove u organizaciji neće dokumentovati, ili će napraviti previše haotičnu i konfuznu dokumentaciju koja se teško pretražuje