Tervetuloa!

Aamupäivän ohjelma

• klo 9.15

• Kokemukset ohjelmistorobotiikkaan valmistautumisesta ja hankinnasta,

Helena Lappalainen ja Eija Mikkonen, Palkeet

• Toimitusprojektin kokemuksia tilaajan ja toimittajan näkökulmasta,

Eija Mikkonen, Palkeet ja Jaakko Lehtinen, OpusCapita

• Ensimmäiset pilotointikokemukset, Eija Mikkonen, Palkeet

• klo 10.10

• Mitä tapahtuu kunnissa? Tiia Mäkiranta-Säisä, MOST Digital Oy

• klo 10.20

• Miten tästä eteenpäin? Millaista kiinnostusta verkostoitumiseen?

Helena Lappalainen, Palkeet

Keskustellaan!Viestiseinää voit käyttää osoitteessa

viestiseina.com/palkeet

Twitter: #RPAverkosto

Kokemuksia ohjelmistorobotiikan

hankinnasta ja käyttöönotosta

Case Palkeet

Kehitysjohtaja Helena Lappalainen,

Palkeet

Kokemukset ohjelmistorobotiikkaan valmistautumisesta

ottaa Kieku-

ratkaisu käyttöön

ministeriöissä,

virastoissa,

laitoksissa ja

palvelu-

keskuksessa

toteuttaa

Kieku-ratkaisu

(prosessit ja

järjestelmä)

Kieku-hankkeen

tavoitteena:

Tehty 2016 Kaikki valmiina 2020

mahdollistaa

osaamisen

jakaminen

valtionhallinnon

sisällä

Kieku-ratkaisun tavoitteena:

parantaa valtion

talous- ja

henkilöstö-

hallinnon

tuottavuutta 20 %

mahdollistaa

yhtenäinen

palvelutuotanto

ja toiminnan

kehittäminen

palvelu-

keskuksessa

varmistaa talous-

ja henkilöstö-

hallinnon

toimintojen ja

tiedon laatu

tukea virastojen

ydintoimintaa

tarjoamalla

ajantasaista tietoa

taloudesta ja

henkilöstöstä

Osin tehty 2016

Talous- ja henkilöstöhallinnon kehittäminen valtionhallinnossa

Ohjelmistorobotiikka

suorittaa

rutiininomaiset

manuaalitehtävät ja

vapauttaa henkilöstöä

asiakaspalvelu- ja

asiantuntijatehtäviin.

Prosessien monitorointi

ja analysointi

mahdollistavat tiedolla

johtamisen prosessien

kehittämisessä ja

työnjohdossa

Virheiden

väheneminen ja

prosessin

uudelleen

suunnittelu

parantavat

prosessin laatua.

Prosessien

tehostuminen ja

kustannusten

alentuminen lisäävät

asiakastyytyväisyyttä.

Kokonais-

säästöt

v. 2017-

2020 n. 6

M€

Hyötyjä odotettavissa

Tuumasta toimeen

Ohjelmisto-

robotiikka

(RPA = Robotic

Process

Automation)

Digitalisaation

vaikutus

työelämän

muutokseen

Tuotantoprosessien automatisointi

Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitteet

Palkeet strategia 2020: Prosessien automatisointi

Muut

automati-

soinnin

välineet

Prosessien

monitorointi ja

analysointi

TietoarkkitehtuuriTiedon hallinta ja

tietovirtojen optimointi

Tietojärjestelmä-

arkkitehtuuriTietojärjestelmäsalkku

Teknologia-

arkkitehtuuriRajapinnat ja tietoliikenne

Toiminta-arkkitehtuuriProsessit, palvelut,

sidosryhmät

Oppimisen näkökulma RPA-

verkostojen ja

sidosryhmäyhteistyön kautta

Työkulttuurin ja

työtehtävien muutos,

kyvykkyyksien muutos

Palkeiden eteneminen

Tiedon keruu ja esiselvitys

Hallituksen kärkihanke, hankintavaihe,

määrittely

Käyttöönottoprojekti

Osaamisen kasvatus

Määrittely jatkuu

Tuotantokäytön laajennukset vaiheittain

Työn muutos

Osaamisen vahvistaminen

Ohjausmalli

Automatisointi jatkuu….

Työ muuttuu

Manuaalityö vähenee

Syksy 2015 Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi 2018

Automatisoitavien kohteiden valinta

Liiketoimintanäkökulma

- Tuottavuusvaikutusarviot

- Manuaalityön volyymit

Henkilöstöltä tulevat ehdotukset

- ”Onks tässä järkee” ja

- Ilmoita rutiinitehtäviä -kampanjat intranetissä

- Käyttöönoton ja leanin yhteydessähuomatut uudet kohteet

Asiakkailta tulevat ehdotukset

- Yhteistyöryhmät

- Spontaanit ehdotukset

Ohjelmistorobotiikan käyttökohteita Palkeissa

Tehtävät ja prosessit, jotka

ovat määriteltyjä, toistettavia, sääntöpohjaisia ja tietokonepohjaisia

suorittavat esim. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä tai tiedon tarkastusta

käyttävät yhtä tai useampaa järjestelmää tehtävän suorittamiseen ja jossa syötteet ovat

sähköisessä muodossa

taulukossa Palkeiden esiselvityksessä tunnistettuja käyttömahdollisuuksia

Esimerkkejä käyttökohteista

• Palvelussuhteen hallinta

ja palkanlaskenta

• Palvelusuhteen tietojen vertailu SAP-tietokannan ja

palkanlaskennan komponettien välillä

• Poissaolotietojen tallentaminen nimikirjatietoihin

• Verokorttitietojen tarkastus

• Palkanajojen ajastus

• Palkkiomaksatus

• Hankinnasta maksuun • Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten

tarkastus

• Menotositteiden reititys

• Toimittajarekisterin ylläpito

• Tiliotteiden täsmäytys kirjanpitoon

• Maksuliikenne/ lähettyjen aineistojen täsmäytys pankin

tiliotteeseen

• Tapahtumanhallinta • Järjestelmien salasanojen resetointi

• Asiakastukipyyntöjen lajittelu

Opittua tähän mennessä…

• Muutos ei ole IT- vaan liiketoimintalähtöinen muutos: kysymys on

prosessien kehittämisestä ja uudelleen määrittelystä

• Käyttöönotto edellyttää

• Prosessit ja työnkulku ovat hyvin dokumentoituja ja kuvattuja

• Prosessien tietosisällöt ovat standardoidut

• Projektiin tarvitaan työtehtävien, prosessien sekä työvälineiden osaajia

• Hallittua tuotantoon siirtoa ja ohjausta sekä työprosessien muutoksen tukea

• Muutoksesta kannattaa viestiä avoimesti ja osallistaa henkilöstö

• Hyötyjen aikaansaaminen edellyttää ennakoivia päätöksiä ja niiden

toimeenpanoa organisaation resurssisuunnittelussa (HR & HRD

mukana)

Kokemukset ohjelmistorobotiikan hankinnasta

Hankinnan sisältö ja valintakriteerit

• Neuvottelumenettely: 3 toimittajaa

• Valintaperuste kokonaistaloudellinen edullisuus

• Vertailuperusteina- Hinta 55 %

- Laadullinen arviointi

- Asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen 20 %

- Pisteytettävät vaatimukset: 5 %

- Projektisuunnitelma 10 %

- Käytettävyys 10 %

RPA-ratkaisu Toimitusprojekti

Tuki-, ylläpito- ja asiantuntijapalvelut

Sopimuskausi

4 v

Opittua tähän mennessä…

• Ennen hankintaa kannattaa tutustua RPA-välineisiin

• Perusvälineitä säännön mukaiseen tiedon käsittelyyn paljon tarjolla, mutta toimittajien

referenssit toteutuksista vaihtelevat

• RPA-teknologian kypsyys on riittävä prosessien automatisoinnille ja se on

kehittyvää teknologiaa

• RPA on yksi vaihtoehto järjestelmien kehittämiselle

• Käyttöpalvelun toteuttamiselle varattava 4-6 kk aikaa ennen toteutusprojektin

aloittamista

Toimitusprojekti

Toimitusprojekti

Palvelussuhteen tietojen tarkastus

Ostolaskujen numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus

Poissaolotietojen tallennus nimikirjalle

Toimittajarekisterin ylläpito

Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu HuhtikuuMaaliskuu

Mitä uutta?

• Työskentelytavan ja ajattelumallin muutos

• Nopea osaamisen kehittäminen

• Yhteistyö prosessin, palvelutuotannon ja

välineosaajan kesken

• Avoin viestintä ja vuorovaikutus

• Läpinäkyvyys liiketoimintaan

• Kokeilua ja epävarmuuden sietämistä:

kaikkea ei voi suunnitella!

Kyvykkyydet:• Talous- ja henkilöstöhallinnon laaja osaaminen

• Prosessin määrittely ja kuvaaminen

• Prosessien kehittäminen

• Innovointiosaaminen

• Ketterät työmenetelmät

• Systeemiajattelu

• Prosessien monitorointi ja analysointi

• Automatisoinnin välineiden osaaminen

• Tuotannon järjestelmien osaaminen

• Koulutusta

• RPA Academy koulutus: 44 henkilöä

• UiPath verkko-oppimisympäristö: 50 lisenssiä

• Winshuttle, Access ja Visual Basic -koulutusta

tarpeen mukaan

Jaakko Lehtinen

@jaakko_lehtinen

/in/jaakkolehtinen

http://www.opuscapita.com/RPA

• Ohjelmistorobotit käyttävät tietokonetta työntekijän sijaan ja ne voivat

esimerkiksi:

• katsella ja tulkita tekstiä ja kuvia.

• liikuttaa hiirtä ja painaa nappuloita.

• kirjoittaa tekstiä ja numeroita.

• tarkistaa, muokata ja prosessoida informaatiota.

• Tekevät töitä 24/7 ilman taukoja.

• Käyttävät useita IT-järjestelmiä loppukäyttäjän tavoin.

• Käyttöönotto ei vaadi muutoksia olemassa oleviin IT-järjestelmiin.

• Ohjelmoidaan “työssä oppimisen” tavoin rutiineihin ja poikkeusten

hallintaan.

• Työskentelevät määriteltyjen sääntöjen mukaisesti.

• Tulevaisuudessa tilastollinen analyysi, koneoppiminen ja tekoäly

tehostavat robotiikkaa.

OpusCapitan ohjelmistorobotit

31.3.201722

Ohjelmistorobotiikan toimitusmalleja

31.3.201723

Automaatio palveluna Hybridi Asiakkaan ympäristössä Yksityinen pilvi

• Robotti toimii kuten

etätyöntekijä: pilvestä

etäyhteyden avulla

• Asiakkaan ei tarvitse

kehittää teknistä

osaamista, hankkia

lisenssejä tai järjestää

ylläpitoa.

• Äärimmilleen vietynä

palvelumallissa asiakas

ei tee käyttöönotto-,

ylläpito- tai valvonta-

toimenpiteitä lainkaan.

• Automaatio palveluna

käytössä kriittisissä ison

volyymin prosesseissa.

• Ns. Front Office

-robotiikka on asiakkaan

työntekijöiden käytössä

henkilökohtaisilla

koneilla: “virtuaalinen

assistentti” pienten ja

keskisuurten tehtävien

automatisointiin

tiimeissä.

• Front Office -malli ei

välttämättä ole paras

työläisiin tai kriittisiin

prosesseihin.

• RPA-ympäristö

perustetaan asiakkaan

järjestelmiin.

• Sisältää automaatio-

konsultointia, teknistä

neuvontaa, ratkaisun

suunnittelua, koulutuk-

sia, automaatiokäyt-

töönottoja, teknistä

projektinhallintaa ja

tukea.

• Tarkka vastuujako

perustuu yhteiseen

suunnitteluun tai

asiakkaan vaatimuksiin.

• Asiakkaalle luodaan

yksityinen RPA-

pilviympäristö.

• Yksityisessä pilvessä

sekä asiakas että

toimittaja voivat tehdä

käyttöönotto- ja

ylläpitotehtäviä.

• Tarkka vastuujako

perustuu yhteiseen

suunnitteluun tai

asiakkaan vaatimuksiin.

Palkeiden RPA-toimituksen sisältöä

• Asiakkaan valitsema toimitusmalli: omassa ympäristössä

• Ohjelmistolisenssit

• Ratkaisun asennus Valtorin palvelimille

• Hallintatyökalujen käyttöönotto

• Automaatiokohteiden määrittelyn tarkennus, automaation toteuttaminen, testaaminen ja tuotantokäyttöönotto

– Henkilön palvelussuhteen tietojen vertailu

– Henkilön poissaolojen tallentaminen nimikirjatietoihin SAP HCM:n.

– Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus

– Toimittajarekisterin ylläpito

• Ratkaisuun liittyvät koulutukset, mm.

– Peruskoulutus automaatiokehittäjille

– Jatkokoulutuksia edistyneille automaatiokehittäjille ja -ylläpitäjille

– Peruskoulutus palvelutuotannolle

• Ratkaisun dokumentaatio

• Projektin jälkeinen tuki ja neuvonta

31.3.201724

Havaintoja asiakkaan ympäristöön tehtävästä projektista

1. Yhteistyö, luottamus ja tiimihenki ovat tärkeitä.

2. Asiakkaan IT-yksikön tai IT-ympäristön toimittaja on pidettävä mukana alusta lähtien ja huomioitava projektissa yhtenä olennaisimmista toimijoista.

3. Kokonaisvaltainen RPA-haltuunotto vaatii sopivien osaajien tunnistamista asiakasorganisaatiossa ja riittävästi aikaa jonka asiaan voi käyttää.

4. Hetkellisten kurssien ja koulutusten sijaan jatkuvasti läsnä oleva apu on koettu molemmin puolin hyödylliseksi.

5. Tyypillisesti ilmassa on sekä spontaania innostusta että epäluuloja. Viestintä ja yhdessä tekeminen auttavat.

6. Asiakkaan vahva visio, hyvä projektipäällikkö ja aktiivinen sisäinen viestintä edistävät onnistumista.

31.3.201725

Lisätietoja

http://www.opuscapita.com/RPA

http://www.opuscapita.com/webinars

Jaakko Lehtinen

@jaakko_lehtinen

/in/jaakkolehtinen

Uudet työvälineet käyttöön - PILOTOINTI

Määrittelyä…

Toteutus...

Miten tuotantoprosessin automatisointi näkyy

palvelutuotannossa?

2. Kohteen pilkkominen

automatisoinnille ja

välinevalinta (RPA /

Winshuttle / MS Access

/ sovelluskehitys)

1. Automatisoinnin

kohteiden kartoitus,

luokittelu ja priorisointi

prosessin ja palvelutuotannon

näkökulmasta.

3. Tehtävän määrittely

välineelle palvelutuotannon

näkökulmasta huomioiden

prosessien kehittämisen

(prosessikuvaukset, työohjeet)

4. Tehtävän testaus pilottiasiakkailla

Kokemusten kerääminen

palvelu- sekä projektiryhmältä.

5. Käyttöönoton laajennus tuotantoon.

Prosessikuvausten ja työohjeiden

päivitys sekä prosessin/tehtävänmittaus

ja analysointi

Palvelu-tuotannon prosessit

Tuloksia 03/2017

Laatu +++

Laatuerot manuaalityössä näkyväksi

Robotti tekee työt systemaattisesti ja samalla laadulla

Nopeus ++Perusjärjestelmät vaikuttavat robotin

työskentelynopeuteen

Läpimenoajat lyhentyneet:

hepa-pilotti: 4 min 30 s -> 1 min 15 s

hama-pilotti: 31 s - > 11 s

Volyymien myötä nähdään todelliset läpimenoajat

Robotiikan investointi 900 000 €

Hinta/robotti keskimäärin 15 000 €/v

Kustannukset

Business case suunniteltu,

ensimmäinen tarkastelutehdään Q4/2017

Liiketoimintavaikutus

Työn muutos

Valmistautuminen pitkällä

Seurattava osa-alue vuonna 2017

Lähdetäänkö verkostoitumaan?

Mitä sinä odotat

verkostolta?

Kerro osoitteessa

viestiseina.com/palkeet

Keskustelu jatkuu

https://beta.suomidigi.fi/

Seuraavat tapaamiset:

syyskuu: tuotantokäytön

kokemukset

marraskuu: vaikutus

organisaatioon

Kiitokset!

Menestystä omalle digimatkallenne!

Taustamateriaalia

Kyse on työn, johtamisen, työkulttuurin muutoksesta

Uusi dia virtuaalitiimistä

Automatisoinnin tuotantomalli 20.3.2017 alkaenVaatimukset automatisoinnille

Prosessin

muutostarveProsessin tai palvelun

kehittämistarveUudet ideat

Kohteiden arviointi

Välinevalinta ja aikataulutus

• Prosessien omistajat

• Palvelupäälliköt

• Prosessikoordinaattorit

• Kehityspäällikkö, palveluratkaisut - automatisoinnin

tilaaja/koordinoija

• Vaikuttavuus, hyöty, priorisointi, manuaalisen työmäärän kehitys

• Vaikutukset tuotantomalliin ja ryhmien toimintaan

TPA-virtuaalitiimi

• Kohteiden pilkkominen automatisoinnille ja välinevalinta

(RPA / Winshuttle / MS Access / sovelluskehitys)

TPA-virtuaalitiimi

• Tehtävien määrittely, toteutus, dokumentointi ja käyttöönotto palvelutuotannon näkökulmasta

huomioiden prosessien kehittämisen (prosessikuvaukset, työohjeet)

• Automatisoitujen kohteiden ylläpito ja hallinta

• Muutosten testaus ja dokumentointi

Muutos- ja julkaisuhallinta

Toteutussuunnitelman hyväksyntä

Palveluratkaisujen kehittämisen ohjausryhmä (digitalisaatio)

• Etenemissuunnitelmat (linjaukset, roadmap, käyttöönottoaikataulut

• Vaikutukset tuotantomalliin ja ryhmien toimintaan

• Vaikutusten seuranta ja arviointi

Kohteiden automatisointi,

ylläpito ja hallinta

Käyttöönotot

Palvelutuotanto

Prosessin/tehtävän

mittaus

ja analysointi

Vaikutukset ryhmän

toimintaan

Prosessikuvausten

ja työohjeiden

päivitys

Kriittinen

muutostarve

palvelu-

tuotannossa

Järjestelmä-

muutokset

TPA-virtuaalitiimi x hlöä:• Talous- ja palkkapalvelusihteeri

• Sovellusvastaava

• Palveluasiantuntija

• Suunnittelija

Tiimin työvälineet:• Palkeiden tietojärjestelmät

• Automatisoinnin välineet, esim.

UiPath, Winshuttle, Access

• Ketterää ja yhdenmukaista,

hallittua kehittämistä

• Automatisoinnin hallinta ja tuki

tuotannolle

Muutos-

lomakkeet

Muutos ei ole IT- vaan liiketoimintalähtöinen muutos:

kysymys on prosessien kehittämisestä ja

uudelleen määrittelystä•Näkemys siitä, mitä automatisoidaan ja miten automatisoidaan

korostuu toimeenpanon kokonaisohjauksessa

Muutoksesta kannattaa viestiä avoimesti ja

osallistaa henkilöstö

RPA nähdään positiivisena (mekaaninen työ poistuu), mutta

työn muutos ja väheneminen herättävät epävarmuutta

Verkoston kautta oppiminen, kokemusten jakaminen

Hyötyjen aikaansaaminen edellyttää ennakoivia

päätöksiä ja niiden toimeenpanoa organisaation

resurssisuunnittelussa (HR & HRD mukana)

. Muutoksesta, joka tulee johtaa ja dialogiin osallistua koko henkilöstö.

Työn muutos

• Työn muutoksella tarkoitetaan Palkeissa

- tietotyön ja digitalisaation aiheuttamaa muutosta, jossa työntekijät siirtyvät

tietotyöntekijöiksi työskentelemään yhdessä digityöntekijöiden kanssa.

• Työn muutos on liiketoiminnan näkökulmasta välttämätön muutos, kasvun ja

kehittymisen edellytys.

• Työn muutos tarkoittaa organisaation kulttuurin muutosta päätöksenteon

tempossa, yhteistyön syvyydessä, tavassa tehdä työtä (aika, paikka, työroolit

ja työmenetelmät) sekä tiedon analysoinnissa ja sen kautta johtamisessa.

• Muutosta tulee johtaa, se pitää viestiä selkeästi ja sille on luotava uusia

pelisääntöjä.

Työn muutos