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tesis ugma
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UNIVERSIDAD
GRAN MARISCAL
DE AYACUCHO
DECANATO DE POSTGRADO
PROGRAMA DE POSTGRADO EN CIENCIAS GERENCIALES
NÚCLEO CUMANÁ
PROPUESTA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA EL SERVICIO AUTÓNOMO AEROPUERTOS DEL ESTADO SUCRE,
“S.A.A.E.S.”
Proyecto Especial de Grado Presentado como Requisito Parcial para
Optar al Título de Especialista en Ciencias Gerenciales, Mención:
Recursos Humanos
Presentado por:
LICDO. JUAN C. JIMÉNEZ A.
C.I. V.- 12.271.596
Cumaná, Septiembre de 2007
ÍNDICE GENERAL
Pp.
INTRODUCCIÓN 4
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 6
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6
1.2. OBJETIVOS 9
1.2.1. Objetivo General 9
1.2.2. Objetivos Específicos 9
1.3. JUSTIFICACIÓN 9
1.4. FACTIBILIDAD 10
1.5. ALCANCE 11
1.6. LIMITACIONES 11
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO 12
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 12
2.2. BASES TEÓRICAS 12
2.2.1. Definiciones de Términos 13
2.2.2. Importancia de los Manuales de organización 14
2.2.3. Mantenimiento de los Manuales de
organización
15
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO 17
3.1. Diseño de la Investigación 17
3.2. Tipo de Investigación 17
3.3. Unidad de Estudio 18
3.4. Población y Muestra 18
3.4.1. Población 18
3.4.2. Muestra 18
3.5. Técnicas de Recolección de Información 18
BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
La organización en estrecha coordinación con la planificación,
la integración de personal, la dirección y el control conforman las
funciones administrativas. Los Manuales, son una de las
herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y
experiencias, porque ellos documentan la información acumulada
hasta ese momento.
Según Decreto Nº 0078, de fecha 13 de febrero de
1996, publicado en Gaceta Oficial Nº 228, mediante el cual se crea
un Servicio Autónomo sin personalidad jurídica, denominado Servicio
Autónomo de Aeropuertos del Estado Sucre (S.A.A.E.S.), a través
del cual la Gobernación del Estado Sucre ejercerá la competencia
exclusiva sobre la administración y mantenimiento de los aeropuertos
públicos de uso comercial que se encuentran dentro del Territorio del
Estado Sucre, conforme a lo establecido en el Ordinal 11 del Artículo
5 de la Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y
Transferencia de Competencias del Poder Público, en la Ley de
Aeropuertos del Estado Sucre, y en los Convenios de Transferencia
celebrados por el Ejecutivo del Estado Sucre.
La realización del Manual de Organización surgió como una
necesidad de la Institución, debido a que actualmente el Servicio
Autónomo de Aeropuertos del Estado Sucre (S.A.A.E.S.), no cuenta
con esa herramienta de descripción de actividades y/o funciones que
permitan al personal del mismo tener una guía que describa las
actividades departamentales.
En la actualidad los manuales de organización representan un
instrumento básico para brindar una visión integral y acertada de la
estructura orgánica de la Institución.
El diseño de este Manual, obedece a la intención de
especificar, por escrito, la estructura organizativa del Servicio
Autónomo Aeropuertos del Estado Sucre, adscrito al Despacho del
Gobernador del Estado Sucre, y con ello contribuir a fortalecer la
interrelación del personal que lo compone e ilustrar su identidad
dentro del contexto general al que pertenece.
El Manual contempla los aspectos generales del Servicio
Autónomo Aeropuertos del Estado Sucre, tales como: base legal, la
visión y misión, estructura orgánica, comunicación y dependencia
estructural, tipos de autoridad, objetivo y funciones específicas.
CAPÍTULO IEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El éxito de una organización depende esencialmente de la
calidad del recurso humano; no obstante, los factores materiales y
técnico son de gran relevancia para el desarrollo de la misma.
Las organizaciones privadas o públicas para alcanzar sus
objetivos y metas deben dar uso adecuado a sus recursos
disponibles, es por ello que necesitan herramientas que le sirvan de
control en los procesos de sus actividades.
La organización y todas las actividades que la conforman son
de vital importancia, al igual que las otras funciones administrativas
para alcanzar el éxito en cualquier empresa o institución; y es por
esto que los manuales, columna vertebral de esta función en
particular, son una herramienta útil y un instrumento indispensable
para una gerencia eficiente. Aquí se define en forma clara y precisa
las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, la asignación
y agrupación de estas actividades, la delegación de autoridad para
llevarlas a cabo y la provisión para la coordinación de las relaciones
de autoridad horizontal y vertical de la estructura organizativa.
Entre los elementos o herramientas más eficaces para la toma
de decisiones, se destaca lo relativo a los manuales, debido a que
estos facilitan el aprendizaje al personal proporcionándoles las
herramientas precisa que se requiera para la realización de sus
actividades.
Un manual de Organización es un instrumento que contiene
la descripción de actividades que deben seguirse para garantizar el
buen desenvolvimiento de las tareas a desarrollar por los
trabajadores de una determinada organización o empresa.
Algunas instituciones de carácter público en el Estado Sucre
presentan deficiencia en sus tareas administrativas, debido que no
poseen manuales que orienten a sus empleados en la ejecución de
sus labores.
El Servicio Autónomo Aeropuertos del Estado Sucre,
(S.A.A.E.S.), no escapa a esta realidad que atañe a las instituciones
públicas del Estado.
Esta organización posee la siguiente Estructura Organizativa:
una Dirección General adscrita al Despacho del Gobernador, cuatro
(4) Unidades Administrativas, dos (2) Delegaciones y una (1)
Consultaría Jurídica.
El S.A.A.E.S. cuenta actualmente con una población
trabajadora, entre fijos y contratados, de ciento quince (115)
personas, distribuido de la siguiente manera:
41 Personal Administrativo y Apoyo Técnico
54 Bomberos Aeronáuticos y
20 Obreros
El Aeropuerto “Antonio José de Sucre” de la ciudad de
Cumaná, es el que alberga la mayor cantidad de empleados, es
decir, abarca más del 80% de la población trabajadora del S.A.A.E.S.
Actualmente este Servicio Autónomo no posee ningún
instrumento para el desarrollo y buen funcionamiento del mismo; que
permita la orientación del personal que labora en esta Institución y
donde estén establecidos los procedimientos de inducción a llevar a
cabo.
Con la finalidad de darle solución al problema, surgen las
siguientes interrogantes:
¿Qué funciones realizan las diferentes unidades del Servicio
Autónomo Aeropuerto del Estado Sucre?
¿Qué procedimientos se aplican para la realización de sus
actividades?
¿Cual es la estructura organizacional del Servicio Autónomo
Aeropuerto del Estado Sucre?
¿Qué beneficios generaría la implementación del Manual de
Organización generaría los cambios deseados a nivel de
funciones?
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer un “Manual de Organización para el Servicio Autónomo
Aeropuertos del Estado Sucre, “S.A.A.E.S.”; de la ciudad de
Cumaná.
1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.2.2.1 Describir las funciones que realizan las diferentes
unidades del Servicio Autónomo Aeropuerto del Estado Sucre.
1.2.2.2 Indicar los procedimientos que se aplican para la
realización de sus actividades.
1.2.1.3 Mencionar la estructura organizacional del Servicio
Autónomo Aeropuerto del Estado Sucre.
1.2.1.4 Describir cuales beneficios generaría la implementación
del Manual de Organización en la Estructura del S.A.A.E.S.
1.3 JUSTIFICACIÓN
La calidad de la implementación del Manual de Organización
pudiese radicar en los siguientes aspectos:
Podría evitar la dualidad de funciones administrativas y/o
operacionales en la institución.
Permitiría la orientación acertada al recurso humano de nuevo
ingreso.
Contribuiría a evitar la perdida de tiempo y esfuerzo de los
empleados de las distintas oficinas o departamentos, dado que estos
disponen parte de su jornada laboral en discutir parte de la
competencia que le corresponde a cada unidad de trabajo.
Pudiera servir para mejorar el desempeño del personal
administrativo, fijo y contratado, debido a que al ser ubicado en
puestos acorde a su preparación, los mismos tendrían un alto nivel
de motivación en la consecución de los objetivos organizacionales
preestablecidos.
1.4 FACTIBILIDAD
La implementación de un Manual de Organización es factible para
la Institución, debido a la imperiosa necesidad que posee la misma
en cuanto a la carencia de este instrumento, y los trabajadores del
mismo (incluida su directiva) fueron informados al respecto, y la
institución pondrá todo su recurso en la elaboración del mismo.
Para la elaboración de este importante instrumento se cuenta con
los siguientes recursos:
Fotocopiadora.
Varias Resmas de papel, Lápices y lapiceros
Lo más importante, la disponibilidad de todo el Recurso
Humano con que cuenta el Servicio.
1.5 ALCANCE
El Manual de Organización como herramienta de descripción de
actividades permitirá la orientación de todos los empleados del
S.A.A.E.S., (tanto del nivel administrativo como operacional) y su
implementación abarcará todas y cada unas de las unidades y
departamentos del mismo.
1.6 LIMITACIONES
Implementar este manual en el S.A.A.E.S podría traer una
limitante como es la resistencia del empleado, debido a los cambios
que pueden generar su ejecución y verse ellos coartado la libertad de
funciones que venían realizando.
CAPÍTULO IIMARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Los antecedentes “reflejan los avances y el estado actual del
conocimiento en un área determinada y sirven de modelo o ejemplo
para futuras investigaciones” (ARIAS, 2006:106).
Para el desarrollo de esta investigación, las principales fuentes
de referencias se encontraron en tesis de grado de La Universidad
De Oriente, U.D.O, Núcleo De Sucre, donde varios estudiantes han
realizado estudios sobre el tema para obtener el grado de
Licenciados, además de Gacetas Oficiales del Estado Sucre que
permitieron reseñar sobre la creación del S.A.A.E.S.
2.2 BASE TEÓRICAS
Las bases teóricas “implican un desarrollo amplio de los
conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o
enfoque adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado”
(ARIAS, 2006: 107).
2.3) DEFINICION DE TERMINOS:
MANUAL: “son documentos que contienen en forma ordenada y
sistemática información y/o instrucciones sobre historia,
organización, política y/o procedimientos de una empresa,
considerados necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. (Dehal,
Graus. 1.977:P.20)
ORGANIZACIÓN: “Unidad social conscientemente coordinada,
compuesta por dos o más personas que funciona de manera
relativamente continúa para alcanzar una meta o conjunto de metas
comunes” (Koontz, 1990:5).
MANUAL DE ORGANIZACIÓN: “Es una guía autorizada de la
organización de la empresa; suele ser un instrumento útil para la
administración, que justifica ampliamente la calidad de trabajo que
entraña su compilación. (Lázaro, Víctor; 1972: P.182).
AMBIENTE: “Esta compuesto de aquellas instituciones o fuerzas
fuera de ella, que pueden afectar potencialmente su desempeño.
Estas suelen incluir proveedores, clientes, competidores,
dependencias gubernamentales, reguladoras, grupos de presión
pública y otras parecidas” (Koontz, 1990:572).
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL: “Estudio y aplicación
del conocimiento acerca de cómo las personas actúan dentro de la
organización” (Davis, 1991:700).
CONDICIONES DE TRABAJO: “Se refiere al medio físico en general
dentro del cual se debe desempeñarse el puesto” (Churden,
1986:50).
EFICACIA: “consecución de los, objetivos: logro de los efectos
deseados” (Koontz, 1990: 745)
EFICIENCIA: “logro de los fines con la menor cantidad de recursos,
logro de los objetivos al menor costo u otras consecuencias no
buscadas” (Koontz, 1990:745).
FACTORES MOTIVACIONALES: “Situaciones que tienden a motivar
a los individuos cuando están presentes, pero que su ausencia pocas
veces es causa de insatisfacción” (Davis, 1991: 704).
OBJETIVOS O METAS: “fines a los cuales se dirige la acción, los
puntos finales de la plantación” (Koontz, 1990:748).
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Los Manuales de Organización, en la estrecha relación
complementaria con los organigramas, proporcionan informaciones
claras y detalladas de la estructura y las distintas unidades que
integran la organización. Estas unidades se señalan en el
organigrama solamente con el titulo o nombre, pero el manual de
organización las describe con detalle en todo lo relativo a
responsabilidades, áreas atribuciones, deberes y funciones. La
descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye
a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la
empresa o institución.
El manual de organización constituye además, un valiosísimo
instrumento de dirección de personal para la información y
preparación de cuadros directivos y de empleados.
Adicionalmente, sirven para transmitir completa y
efectivamente la cultura organizacional a todo el personal de nuevo
ingreso y documenta la experiencia acumulada por la organización a
través de los años en beneficio de la misma.
MANTENIMIENTO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN
Los cambios o modificaciones de la organización que
representen gran importancia, deben necesariamente reflejarse en el
manual de organización con la mayor brevedad posible, aunque ello
signifique volver a redactar o modificar el argumento relativo a la
interpretación de la estructura de la organización.
No debe existir dificultad alguna al momento de la revisión de
este manual en pro de su actualización y mejor compresión de su
contenido; por eso no se recomienda que se enumeren las paginas
en orden correlativo, pero si la codificación de las mismas, ya que
esté código facilitará la identificación de esa sección del manual en el
momento de efectuar futuras revisiones.
Como ya se ha mencionado, en el diseño del manual
generalmente se utiliza un sistema de hojas sustituibles o
intercambiables para poder incorporar las modificaciones, adiciones
o supresiones a que den lugar las posteriores decisiones que
originan el desarrollo o crecimiento de la organización. Eso facilita el
mantener la estructura inicial del manual, hace posible un aumento o
reducción de las páginas del mismo y evita el costo innecesario que
involucraría la edición del nuevo manual.
Es indiscutible que el valor de un manual depende de la
validez de su información. Los empleados pierden la confianza en un
manual que no está al día, por lo tanto, el deber principal de quien se
encarga del manual es mantenerlo al corriente con todos y cada uno
de los cambios que se susciten dentro de la organización.
CAPÍTULO IIIMARCO METODOLÓGICO
3.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño de la investigación “es la estrategia que adopta el
investigador para responder al problema planteado”, SABINO
(1992:122). El diseño de la investigación que se llevará a cabo será
de campo, dado que la recolección de información se hará
directamente de los sujetos investigados o de la realidad donde
ocurren los hechos.
ARIAS, Fidias (2006:27), señala que la investigación de
campo “es aquella que consiste en la recolección de datos
directamente de los sujetos investigados, sin manipular o controlar
variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero
no altera las condiciones existentes”.
3.2. TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación que se utilizará es documental y de
campo ya que se recurrirá a textos especializados y a los diferentes
departamentos y unidades que integral el S.A.A.E.S.
3.3. UNIDAD DE ESTUDIO
El área de estudio en esta investigación abarcará toda la
estructura organizativa del Servicio Autónomo Aeropuertos del
Estado Sucre, S.A.A.E.S.
3.4. POBLACIÓN Y MUESTRA
3.4.1. PoblaciónLa población o universo se refiere al conjunto para el cual
serán validas las conclusiones que se obtengan; a los elementos o
unidades (personas, instituciones o cosas) a las cuales se refiere la
investigación. MORALES, (1994:17).
La población está compuesta por un número relativamente
alto de unidades. SABINO (1992:118)
3.4.2. MuestraLa muestra en un sentido amplio, es la parte del todo que
llamaremos universo y que sirve para representarlo. SABINO
(1992:118).
En el trabajo de investigación se utilizará un muestreo amplio,
ya que abarcará cada una de las unidades del S.A.A.E.S.
3.5. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Se entenderá por técnica, el procedimiento o forma particular
de obtener datos o información. FIDEA (2006:67).
Dentro de la técnica de recolección de información se
implementará la encuesta escrita y la entrevista no estructurada.
La encuesta es una técnica que permite obtener información que
suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismo, o en
relación con un tema en particular. FIDEAS (2006:72)
