TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ …hshc1cuaquan.matmagoc.com/dang_nhap/huong_dan.pdf · - Quyền chuyên viên một cửa: Gồm các cán

1

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CNTT THUẬN AN

TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

CẬP QUẬN HUYỆN

(Phiên bản mới 2014)

Hà Nội, 2014

2

MỤC LỤC

Contents TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ............................................................................ 1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA”. “MỘT CỬA LIÊN THÔNG” .............................................................................................................................. 4

I. QUYỀN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG ............................................................................. 5

1. Đăng nhập hệ thống: .................................................................................... 6

2. Báo cáo đanh giá dịch vụ: ............................................................................ 7

3. Quản trị hệ thống: ......................................................................................... 8

4. Thêm mới thủ tục: ....................................................................................... 18

5. Kết nối thủ tục phường: .............................................................................. 19

6. Cập nhật mẫu phiếu bổ sung: .................................................................... 19

7. Cập nhật mẫu biên nhận hồ sơ: ................................................................ 21

8. Cập nhật mẫu kết quả hồ sơ: ..................................................................... 23

9. Cập nhật ngày nghỉ: .................................................................................... 26

10. Đổi mật khẩu: ............................................................................................... 28

II. QUYỀN CHUYÊN VIÊN MỘT CỬA ................................................................... 29

1.Trang chủ: ............................................................................................................ 32

2.Nhận từ công dân: .............................................................................................. 40

3. Nhận từ Phường ................................................................................................. 53

4. Nhận kết quả xử lý: ........................................................................................... 55

5. Hồ sơ đang xử lý : ............................................................................................. 62

6. Trả công dân....................................................................................................... 66

7 .Tìm kiếm .............................................................................................................. 68

8. Báo cáo ................................................................................................................ 77

9. Sổ nhật ký: .......................................................................................................... 82

10. Thoát .................................................................................................................. 84

III. QUYỀN CHUYÊN VIÊN PHÒNG BAN .............................................................. 84

1. Nhận hồ sơ thụ lý............................................................................................... 84

2. Xử lý hồ sơ .......................................................................................................... 86

3. Tìm kiếm .............................................................................................................. 89

4. Báo cáo ................................................................................................................ 89

5. Xử lý hồ sơ thủ tục Cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ đô thị và các công trình

khác – Lĩnh vực Quản lý đô thị. ............................................................................... 90

6. Xử lý hồ sơ thủ tục Đăng ký biến động đối với trường hợp chuyển quyền sở hữu

căn hộ chung cư cao tầng – Lĩnh vực Tài nguyên môi trường. ................................ 98

IV. QUYỀN LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN .............................................................. 108 1. Nhận hồ sơ thụ lý ................................................................................................ 108

2. Xử lý hồ sơ ........................................................................................................ 109

3. Tìm kiếm ............................................................................................................ 111

3

4

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA”. “MỘT CỬA LIÊN THÔNG”

5

HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ

HỒ SƠ HÀNH CHÍNH MỘT CỬA

- Quyền chuyên viên một cửa: Gồm các cán bộ thuộc Huyện, một cửa

liên thông có nhiệm vụ tiếp công dân, nhận hồ sơ, chuyển giao cho phòng ban

thụ lý và trả hồ sơ về cho công dân sau khi đã xử lý xong.

- Quyền chuyên viên phòng ban : Gồm các cán bộ thuộc một bộ phận,

phòng ban trực thuộc Huyện có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ để xử lý, cho ý kiến,

trình lãnh đạo ký

- Quyền quản trị hệ thống: Bao gồm cán bộ quản lý công nghệ thông tin

của Huyện có nhiệm vụ điều chỉnh các thông tin về thủ tục, phòng ban một cách

chính xác, cập nhật thêm các tài khoản mới cho người sử dụng.

Chú ý: Mã hồ sơ có 2 loại

Mã ngắn : là số thứ tự tăng dần của hồ sơ

Mã dài :

I. QUYỀN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

6

1. Đăng nhập hệ thống:

- Tài khoản quản trị bao gồm các chức năng sau:

o Phân quyền cho các phòng ban .

o Phân quyền riêng theo từng cán bộ.

o Cập nhật lĩnh vực.

o Cập nhật nhóm chức danh.

o Cập nhật chức danh.

o Cập nhật phòng ban.

o Cập nhật các Phường.

o Cập nhật người dùng.

o Cập nhật thủ tục, phiếu bổ sung ,mẫu biên nhận hồ sơ ,mẫu kết

quả hồ sơ, kết nối thủ tục phường.

o Reset mật khẩu khi các cán bộ bị mất mật khẩu.

o Đổi mật khẩu.

- Bƣớc 1: Nhập Tên đăng nhập.

- Bƣớc 2: Nhập mật khẩu.

- Bƣớc 3: Click nút để đăng nhập hệ thống.

Màn hình sau khi đăng nhập hệ thống thành công :

7

2. Báo cáo đanh giá dịch vụ:

- Chức năng dùng để báo cáo thống kê chất lượng làm việc của các cán

bộ theo lĩnh vực mà công dân đã đánh giá, cho ý kiến.

- Bƣớc 1: Click chuột vào menu “Báo cáo đánh giá dịch vụ” như màn

hình bên dưới:

- Bƣớc 2: Click vào ô vuông biểu tượng lịch để chọn báo cáo từ

ngày

- Bƣớc 3: Click vào ô vuông biểu tượng lịch để chọn báo cáo đến

ngày

- Bƣớc 4: Click vào nút xem báo cáo đánh giá chất lượng dịch

vụ.

Màn hình báo cáo đánh giá chất lượng dịch vụ sau khi click nút Tìm

Kiếm:

8

- Bƣớc 5: Để in báo cáo Click vào nút để in báo cáo.

3. Quản trị hệ thống:

A. Phân quyền hệ thống:

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu Quản trị hệ thống Click chuột vào

menu “Phân quyền hệ thống ” như màn hình bên dưới:

a. Cập nhật lĩnh vực

- Dùng để thêm, sửa các lĩnh vực vào hệ thống : Nội vụ, Tư Pháp,

LĐTBXH, VHTT,…..

- Bƣớc 1 :Click chuột vào menu “Cập nhật lĩnh vực” như hình bên

dưới:

9

- Bƣớc 2 : Nhập vào cột “Tên lĩnh vực” , “Mã lĩnh vực ”, “Tình trạng”

như hình bên dưới :

- Bƣớc 3 : Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các lĩnh

vực vừa thay đổi

b. Cập nhật nhóm chức danh

- Dùng để thêm , sửa các nhóm chức danh : Lãnh đạo phòng ban, lãnh

đạo ủy ban,…

- Bƣớc 1 :Click chuột vào menu “Cập nhật nhóm chức danh” như hình

bên dưới:

- Bƣớc 2 : Nhập vào cột “Tên nhóm chức danh” , “Tình trạng” như

hình bên dưới

:

10

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các

nhóm chức danh vừa thay đổi.

c. Cập nhật chức danh:

- Dùng để cập nhật các chức danh thuộc nhóm chức danh nào(Lãnh

đạo ủy ban , phòng ban, chuyên viên).

- Bƣớc 1: Click chuột vào menu “Cập nhật chức danh” như hình bên

dưới:

- Bƣớc 2 : Nhập vào cột “Tên chức danh” , chọn “Id Nhóm chức

danh”, “Tình trạng” như hình bên dưới

:

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các chức

danh vừa thay đổi.

d. Cập nhật phòng ban:

- Dùng để cập nhật them , sửa các Phòng ban : Phòng Tư Pháp, Phòng

Nội vụ, Y Tế,….

- Bƣớc 1: Click chuột vào menu “Cập nhật phòng ban” như hình bên

dưới:

11

- Bƣớc 2 : Nhập vào cột “Mã đơn vị” , chọn “Tên cấp đơn vị”,”Tên

đơn vị”,”Địa chỉ”,”Điện thoại”, “Số Fax”, “Email”, “Tình trạng” như

hình bên dưới :


phòng ban vừa thay đổi.

e. Cập nhật phƣờng:

- Dùng để cập nhật thêm , sửa danh sách các ủy ban phường thuộc

Quận/huyện đó.

- Bƣớc 1: Click chuột vào menu “Cập nhật phường” như hình bên

dưới:

- Bƣớc 2 : Nhập vào cột “Mã đơn vị” , chọn “Tên cấp đơn vị”,”Địa

chỉ”,”Điện thoại”, “Số Fax”, “Email”, “Tình trạng” như hình bên

dưới :

12


phường vừa thay đổi.

f. Cập nhật Ngƣời dùng:

Thêm mới ngƣời dùng:

- Bƣớc 1: Click chuột vào menu “Cập nhật người dùng” như hình bên

dưới:

- Bƣớc 2 : Nhập vào “Họ tên” ,”Tên đăng nhập”,”Ngày sinh(yêu cầu

đúng định dạng (dd/MM/yyyy)” ,”Địa chỉ”, “Điện thoại”, “Email”,

“Chức danh”,”Đơn vị ”,”Hình ảnh” như hình bên dưới :

13

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút để Thêm mới cán bộ người dùng

vào hệ thống.

Sửa ngƣời dùng:

- Bƣớc 1: Click chọn Họ tên 1 cán bộ bất kỳ như hình bên dưới:

14

Thông tin cán bộ đó được hiển thị như hình bên dưới:

- Bƣớc 2: Nhập vào Thông tin của cán bộ cần thay đổi.

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút để cập nhật thông tin mới của cán

bộ đó vào hệ thống.

g. Reset Password:

- Dùng để reset mật khẩu khi 1 cán bộ bất kỳ đang sử dụng hệ thống ,

họ bị mất mật khẩu thì cán bộ quản trị hệ thống có thể reset lại mật

khẩu cho cán bộ đó , để cán bộ đó có thể đăng nhập hệ thống và sử

dụng

- Bƣớc 1: Click chuột vào menu “Reset password” như hình bên dưới:

15

- Bƣớc 2: Click chuột vào tên Họ tên cán bộ bất kỳ để reset mật khẩu

cho cán bộ đó

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút . Lưu ý mật khẩu sau khi reset

thành công sẽ mặc định là 1234

B. Phân quyền theo chức năng

- Dùng để tạo quyền cho các phòng ban thuộc nhóm chức danh sử dụng

hệ thống bao gồm các quyền sử dụng trong hệ thống. Ví dụ: Tạo

quyền cho các Chuyên viên Bộ phận 1 cửa có quyền : Nhập hồ sơ,

nhập hồ sơ bổ sung ,nhận hồ sơ kê khai,nhận kết quả xử lý ,nhận thư

xin lỗi , trả công dân……

- Click chuột vào menu “Trang chủ” ta được màn hình như hình bên

dưới :

Thêm mới quyền:

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu “Quản trị hệ thống” Click chuột vào

menu “Phân quyền chức năng”.

16

- Bƣớc 2: Click chuột vào chữ ta được màn

hình như bên dưới. Chọn các Đơn vị phòng ban, Tên nhóm chức danh.

- Bƣớc 3: Click chuột chọn các quyền cho bộ phận , nhóm đó như hình

minh họa :

- Bƣớc 4: Click chuột vào nút để Thêm các quyền cho đơn vị

phòng ban đã chọn.

Cập nhật quyền:

- Bước 1: Chọn 1 chức danh bất kỳ . Ví dụ chọn Chức danh chuyên

viên của Bộ phận một cửa như hình minh họa :

17

Màn hình sau khi click chuột vào “Chuyên viên” được hiển thị như

sau :

- Bƣớc 2: Click chuột để Chọn / Bỏ chọn các quyền của phòng ban đó.

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút để cập nhật các quyền cho đơn

vị phòng ban đó.

C. Phân quyền theo cán bộ

- Dùng để tạo quyền cho các cán bộ sử dụng hệ thống bao gồm các

quyền sử dụng trong hệ thống. Ví dụ: Tạo quyền cho cán bộ Nguyễn

Anh Ngọc có quyền : Nhập hồ sơ, nhập hồ sơ bổ sung ,nhận hồ sơ kê

khai,nhận kết quả xử lý ,nhận thư xin lỗi , trả công dân……

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu “Quản trị hệ thống” Click chuột vào

menu “Phân quyền theo người dùng”.

- Bƣớc 2: Click chuột vào Họ tên người dùng để chọn 1 cán bộ bất kỳ .

Ví dụ hình ảnh minh họa chọn cán bộ “Nguyễn Anh Ngọc”:

18

- Bƣớc 3: Click chuột vào Ô vuông để Chọn/Bỏ chọn quyền cho

cán bộ đó. Hình ảnh minh họa:

- Bƣớc 4: Click chuột vào nút để cập nhật các quyền cho cán

bộ đã chọn.

4. Thêm mới thủ tục:

- Khi nhà nước đưa ra thủ tục bất kỳ thì quản trị phải đưa thêm thủ tục

đó vào hệ thống kịp thời để tránh tình trạng các bộ phận tiếp nhận hồ

sơ nhưng không có thủ tục đó trong hệ thống.

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu Cập nhật TTHC Click chuột vào

menu “Thêm mới thủ tục”. Hình ảnh minh họa:

- Bƣớc 2: Nhập các thông tin liên quan tới thủ tục :

o Chọn , nhập các thông tin cho thủ tục đó bao gồm : Tên lĩnh vực,

Quyết định ban hành , Mã thủ tục, mẫu form nhập hồ sơ,tên thủ

tục,……

19

- Bƣớc 3: Click chuột vào nút để thêm thủ tục mới vào hệ

thống.

5. Kết nối thủ tục phường:

- Được áp dụng với các hồ sơ liên thông từ hệ thống các phường gửi lên

hệ thống của Quận/Huyện.

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu “Cập nhật TTHC” Click vào Menu

“Kết nối thủ tục phường “

- Bƣớc 2: Chọn Tên lĩnh vực cần kết nối thủ tục với phường Click

nút để tìm kiếm các hồ sơ liên quan tới lĩnh vực đó.

- Bƣớc 3: Chọn các thủ tục ở cột “Tên thủ tục quận” tương ứng với tên

thủ tục bên cột “Tên thủ tục phường”.

- Bƣớc 4: Click vào nút click vào nút cập nhật .

6. Cập nhật mẫu phiếu bổ sung:

- Dùng để các phòng ban, bộ phận tạo mẫu phiếu yêu cầu bổ sung để

công dân bổ sung nội dung trong phiếu. Khi mẫu phiếu yêu cầu bổ

sung cần thay đổi thì quản trị hệ thống có thể sử dụng chức năng này

để cập nhật lại phiếu yêu cầu bổ sung cho các phòng ban.

20

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu” Cập nhật TTHC” Click vào Menu

“Mẫu phiếu bổ sung”

- Bƣớc 2: Sửa các thông tin cho mẫu đã có hoặc có thể lập mẫu mới

bằng cachs sử dụng các công cụ office phía trên : ví dụ căn chỉnh lề,

chữ nghiêng , in đậm , gạch chân …..

- Bƣớc 3: Click vào nút để cập nhật lại biểu mẫu đã thay đổi.

21

7. Cập nhật mẫu biên nhận hồ sơ:

- Dùng để tạo, thay đổi mẫu biên nhận bao gồm : Phiếu nhận hồ sơ

(phiếu hẹn trả công dân), phiếu giao- nhận hồ sơ hành chính(phiếu

chuyển giao cho cán bộ thụ lý hồ sơ) ,…


“Mẫu biên nhận hồ sơ”

Bao gồm các loại mẫu sau : Mẫu Biên nhận hồ sơ 1 liên, 2 liên, mẫu

biên nhận phòng ban, mẫu tư pháp.

- Bƣớc 2 : Click chuột chọn “Tên mẫu” bất kỳ cần cập nhật : Ví dụ:

Click chọn mẫu”Biên nhận hồ sơ 1 liên” , hình ảnh sau khi chọn hiển

22

thị như sau :


bằng cách sử dụng các công cụ office phía trên : ví dụ căn chỉnh lề,

23



8. Cập nhật mẫu kết quả hồ sơ:

- Dùng để tạo , sửa mẫu phiếu thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ .

Phiếu này được cán bộ thụ lý hồ sơ in ra và gửi về bộ phận 1 cửa để

cán bộ 1 cửa có kết quả trả lời công dân.


“Mẫu kết quả hồ sơ”

24

- Bao gồm các loại mẫu sau : Mẫu thông báo chuyển sở của phòng

LĐTBXH

- Bƣớc 2 : Click chuột chọn “Tên mẫu” bất kỳ cần cập nhật : Ví dụ:

Click chọn mẫu”Thông báo chuyển sở của phòng LĐTBXH” , hình

25

ảnh sau khi chọn hiển thị như sau :


bằng cách sử dụng các công cụ office phía trên : ví dụ căn chỉnh lề,

26



9. Cập nhật ngày nghỉ:

- Click chuột vào menu “Cập nhật ngày nghỉ ” .

Thêm mới ngày nghỉ:

o Bước 1: Click chuột vào biểu tượng lịch để chọn ngày tháng

năm đưa vào ngày nghỉ, nhập Lý do nghỉ, Tình trạng được áp

dụng/không áp dụng.

27

o Bước 2: Click chuột vào nút để thêm ngày nghỉ đó vào

hệ thống.

Cập nhật ngày nghỉ:

o Bước 1: Click chuột chọn 1 ngày nghỉ bất kỳ trong danh sách

ngày nghỉ như hình ảnh minh họa :

o Bước 2: Click chuột vào biểu tượng lịch để chọn ngày tháng

năm thay đổi vào ngày nghỉ, Lý do nghỉ, Tình trạng .

28

o Bước 3: Click chuột vào nút để cập nhật ngày nghỉ đó

vào hệ thống.

10. Đổi mật khẩu:

- Dùng để cán bộ đang sử dụng hệ thống đổi mật khẩu . Lưu ý mật

khẩu khi thay đổi bắt buộc là ít nhất 8 ký tự trở lên

- Bƣớc 1: Đưa chuột qua menu “Trang chủ” Click vào Menu “Đổi

mật khẩu“

Ta được màn hình như sau :

- Bƣớc 2:

o Nhập mật khẩu hiện tại đang sử dụng cho tài khoản đó

o Nhập mật khẩu mới (lưu ý mật khẩu ít nhất phải chứa 8 ký tự trở

lên)

o Nhập lại mật khẩu mới (dùng để kiểm tra người dùng đã nhập mật

khẩu chính xác hay chưa chính xác).

29

Hình ảnh minh họa như sau :

- Bƣớc 3: Click vào nút để cập nhật lại mật khẩu vừa thay đổi.

II. QUYỀN CHUYÊN VIÊN MỘT CỬA Khi vào phần mềm trên góc bên trái của màn hình hiện ra mục “Tra

cứu nhanh thông tin hồ sơ” khi click vào danh mục màn hình hiển thị

như hình dưới :

Màn hình hiển thị yêu cầu nhập thông tin mã hồ sơ,mã xác nhận rồi

click vào nút “Xem thông tin hồ sơ” nếu có hồ sơ trong hệ thống và

30

nhập mã xác nhận đúng kết quả trả về sẽ là màn hình “Thông tin hồ

sơ” với đầy đủ các thông tin của công dân

.Màn hình tra cứu nhanh này thích hợp cho cán bộ 1 cửa tra cứu

nhanh các hồ sơ khi mà không muốn nhất thiết phải đăng nhập vào hệ

thống mới xem được.Hoặc nó cũng rất thuận tiện cho công dân khi

không được cấp tài khoản để đăng nhập vào phần mềm nhưng muốn

biết xem hồ sơ của mình đang trong tình trạng gì?,đã xong chưa?,kết

quả như thế nào?….

Đăng nhập hệ thống:

Để sử dụng phần mềm với quyền này bạn cần phải có tài khoản sử

dụng, màn hình đăng nhập hiện ra với Tên đăng nhập và Mật khẩu đã

được cấp:

+ Nhập tên đăng nhập đã được cấp vào phần mềm

+ Nhập mật khẩu được cấp vào phần mềm

+ Nhập xong nhấn vào nút Đăng nhập để vào phần mềm

31

Sau khi đăng nhập thành công giao diện phần mềm “Quản lý hồ sơ

hành chính một cửa” giao diện sử dụng phần mềm bao gồm:

1. Trang chủ

1.1 Đổi mật khẩu

2. Nhận từ công dân

2.1 Nhập hồ sơ

2.2 Nhập bổ sung hồ sơ

2.3 Nhận biên lai thuế

2.4 Nhập hồ sơ chứng thực

3. Nhận từ phƣờng

3.1 Nhận hồ sơ mới từ phƣờng

3.2 Nhận hồ sơ bổ sung


4. Nhận kết quả xử lý

4.1 Nhận kết quả xử lý

4.2 Nhận yêu cầu bổ sung

4.3 Nhận thông báo thuế

4.4 Nhận thông báo gia hạn

4.5 Nhận thƣ xin lỗi

5. Hồ sơ đang xử lý

6. Trả công dân

32

7. Tìm kiếm

7.1 Tìm kiếm hồ sơ

7.2 Tìm kiếm nhanh

8. Báo cáo

8.1 Báo cáo tổng

8.2 Báo cáo đánh giá dịch vụ

8.3 Báo cáo thƣ xin lỗi

9. Sổ nhật ký

10.Thoát

1.Trang chủ:

Giao diện phần mềm “Quản lý hồ sơ hành chính một cửa điện tử cấp

Quận “ ở trang này cán bộ một cửa khi đăng nhập vào sẽ nhìn thấy các danh

mục trên thanh menu đối với các quyền.Thông tin cán bộ gồm họ tên đầy đủ

và chức danh của cán bộ.Cuối cùng ở chính giữa màn hình có các thông tin

bao gồm :

-Tổng số hồ sơ đang xử lý

-Tổng hồ sơ đang xử lý quá hạn

-Tổng hồ sơ thời gian xử lý còn lại trong 2 ngày

33

Ở mỗi đường link vào xem tổng các hồ sơ cán bộ có thể thấy số liệu thống

kê cho từng danh mục, khi click chuột vào từng danh mục mà hình sẽ hiển

thị danh sách các hồ sơ theo các danh mục hiển thị kèm theo mục tìm kiếm ở

trên đầu của danh sách để thuận tiện cho việc tra cứu,cán bộ chỉ cần nhập

các thông tin cần tìm kiếm (không nhất thiết phải nhập hết các trường dữ

liệu) rồi ấn “Tìm kiếm”

34

Khi click vào 1 mã hồ sơ cụ thể để xem chi tiết thông tin màn hình hiển thị

35

Và cập nhật chuyển xử lý cho cán bộ phòng ban bằng cách chọn Người xử lý

tiếp,ấn “Cập nhật”

Trong thông tin hồ sơ sẽ bao gồm các phiếu biên nhận hồ sơ :

Các mẫu phiếu đi kèm

36

Biên nhận hồ sơ :là phiếu có thể in cho công dân để xác định đã nhận hồ sơ

của công dân và để khi công dân đến nhận kết quả cán bộ 1 cửa sẽ có cơ sở

để trả công dân

Biên nhận hồ sơ 2 : là mẫu phiếu 2 liên để sử dụng đối với trường hợp cán

bộ 1 cửa muốn giao cho công dân 1 liên và giữ lại 1 liên làm căn cứ ,mẫu

phiếu này in trên 1 tờ giấy A4 nên có thể tiết kiệm giấy

Biên nhận hồ sơ 3 :Là mẫu phiếu biên nhận của cán bộ 1 cửa giao cho phòng

ban thụ lý hồ sơ

37

In thông tin hồ sơ :Đây là phần cán bộ 1 cửa có thể in ra thông tin chi tiết hồ

sơ

38

1.1 Đổi mật khẩu

Trên danh mục “Trang chủ” di chuột vào chữ “Trang chủ” danh mục

“Đổi mật khẩu” xuất hiện ,click chuột vào chữ “Đổi mật khẩu” để

vào trang Đổi mật khẩu như hình dưới:

39

Màn hình đổi mật khẩu xuất hiện với các thông tin : Tên đăng nhập ,

mật khẩu cũ , mật khẩu mới , nhập lại mật khẩu .Trong đó :

- Tên đăng nhập mặc định là tên đăng nhập hiện tại của cán bộ đó nên

không được chỉnh sửa hoặc nhập lại

- Mật khẩu cũ là mật khẩu cũ đang xử dụng của cán bộ

- Mật khẩu mới là mật khẩu cán bộ muốn đặt .Lưu ý để bảo mật cán bộ

nên đặt mật khẩu với tên mật khẩu nên từ 8 ký tự trở lên,bao gồm của

chữ cả số hoặc các ký tự đặc biệt .Chú ý các phím Caps Lock hoặc chữ

tiếng anh,tiếng việt

- Nhập lại mật khẩu mới là một bước để xác nhận lại 1 lần nữa xem mật

khẩu mới ở trên đã đúng chưa,số ký tự trên mật khẩu mới và nhập lại

mật khẩu đã khớp nhau chưa…

40

2.Nhận từ công dân:

Để nhập hồ sơ cán bộ di chuột vào danh mục “Nhận từ công dân” sẽ

hiển thị tất các các danh mục :Nhập hồ sơ ,Nhập bổ sung hồ sơ , Nhập biên

lai thuế , Nhập hồ sơ chứng thực. Trong đó :

- Nhập hồ sơ : là nhập tất cả các hồ sơ mới trừ hồ sơ chứng thực

- Nhập bổ sung hồ sơ : là nhập mã hồ sơ bên phòng ban trả về để yêu cầu

công dân bổ sung tài liệu hồ sơ sau đó cán bộ một cửa trả lại hồ sơ cho

công dân để công dân bổ sung khi nào bổ sung xong rồi mới nhận lại hồ

sơ đó

- Nhận biên lai thuế

- Nhập hồ sơ chứng thực : là nhập tất cả các hồ sơ về mảng chứng thực

41

2.1 Nhập hồ sơ

Cán bộ di chuột vào danh mục Nhập hồ sơ rồi click vào Nhập hồ sơ

42

Màn hình hiển thị các trường yêu cầu trong quá trình nhận hồ sơ mới từ

công dân

Chú ý : Cán bộ 1 cửa nên bắt đầu nhập các trường từ trên xuống dưới

43

Khi chọn tên 1 lĩnh vực cụ thể thì các thủ tục bên dưới sẽ lọc theo lĩnh vực

đã được chọn ở trên.

Khi chọn tên 1 thủ tục bất kì thì mặc định tên hồ sơ và tài liệu hồ sơ sẽ hiển

thị cán bộ 1 cửa chỉ cần tick chọn vào các ô tài liệu trên phần mềm hiển thị

mà công dân mang đến.

Đối với trường hợp tài liệu không có trong danh mục tài liệu hiển thị thì cán

bộ 1 cửa có thể click vào nút “Tài liệu khác” rồi điền tên các tài liệu thêm

vào .

Chú ý không nhất thiết phải chọn hết các tài liệu yêu cầu mà tùy theo mỗi

đơn vị có cách xử lý riêng,hoặc tùy theo điều kiện,đặc điểm của công dân

Chú ý : các trường có dấu sao đỏ ngay cạnh là các trường yêu cầu bắt buộc

nên cán bộ 1 cửa yêu cầu phải chọn hoặc phải nhập

Khi đã nhập đủ các thông tin hồ sơ cán bộ ấn nút “Lưu thông tin” để lưu lại

hồ sơ

Màn hình hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ kèm theo các mẫu phiếu đi kèm

Bên dưới của màn hình thông tin hồ sơ sẽ có các thông tin “Cập nhật chuyển

xử lý” để giao sang Phòng ban,cán bộ khi chọn xong ấn “Cập nhật”

44








45




sơ

46

2.2 Nhập bổ sung hồ sơ

Đối với các hồ sơ trước đã nhận nhưng trả lại công dân để yêu cầu công dân

bổ sung,khi công dân đã bổ sung xong mang đến nộp lại cán bộ một cửa di

chuột vào danh mục “Nhận từ công dân” chọn “Nhập bổ sung hồ sơ”,nhập

mã hồ sơ trước đây đã nhập ,ấn “Tìm kiếm”,màn hình hiển thị màn hình

“Nhập thông tin hồ sơ bổ sung” nếu có thêm tài liệu gì cán bộ chọn “Thêm

tài liệu bổ sung” điền các tài liệu và ấn “Cập nhật”

47

Sau khi ấn “Cập nhật” hiển thị màn hình Thông tin hồ sơ và bên dưới có

màn hình “Cập nhật chuyển xử lý” mặc định sẽ chuyển lại cho cán bộ yêu

cầu bổ sung nhưng cán bộ 1 cửa có thể chọn lại người xử lý tiếp rồi ấn “Cập

nhật”


48

2.4 Nhập hồ sơ chứng thực

Để nhập hồ sơ chứng thực, cán bộ di chuột vào “Nhận từ công

dân”,chọn “Nhập hồ sơ chứng thực”

Phần mềm hiển thị màn hình : Nhận hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính

Tên hồ sơ là tên mặc định cán bộ không phải chọn

Tiếp đến nhập tên người nộp hồ sơ

Chú ý các trường có sao đỏ như “Người nộp” ,” Tên tài liệu chứng thực”…

là các trường có sao đỏ nên bắt buộc phải nhập

Ở trường tên tài liệu chứng thực cán bộ điền tên tài liệu cần chứng thực ,số

bản,số trang thì hệ thống sẽ tính luôn tiền và số chứng thực đối với tài liệu

đó cũng sẽ hiển thị cán bộ 1 cửa không cần phải tính toán hay nhập vào

Đối với hồ sơ công dân mang đến nhiều tài liệu cán bộ có thể nhập liền lúc

nhiều tài liệu trong 1 hồ sơ bằng cách cứ thêm 1 tài liệu cán bộ chỉ cần tích

“Thêm tài liệu khác” rồi nhập tài liệu khác kèm theo,số bản,số trang

Số tiền phải nộp hệ thống sẽ tự cộng

Ngày nhận hồ sơ mặc định là ngày hôm nay,giờ,phút nộp sẽ tính theo thời

gian của hệ thống khi cán bộ ấn “Lưu hồ sơ”

Hạn trả mặc định đối với hồ sơ chứng thực sẽ là trong ngày nhưng cán bộ có

thể thay đổi lại được

Khi nhập hết các thông tin cán bộ ấn “Lưu hồ sơ”

49

Chú ý : một số tài liệu thông dụng có thể dùng phím tắt như :

cmnd : Chứng minh thư nhân dân

shk : Sô hộ khẩu

gcn : Giấy chứng nhận

Khi ấn “Lưu hồ sơ” màn hình hiển thị thông tin hồ sơ

50

Và cập nhật chuyển xử lý cho cán bộ phòng ban bằng cách chọn Người xử lý

tiếp,ấn “Cập nhật”


51









52


sơ

53

3. Nhận từ Phường

3.1 Nhận hồ sơ mới từ phƣờng

54

3.2 Nhận hồ sơ bổ sung

55


4. Nhận kết quả xử lý:

Trong danh mục “Nhận kết quả xử lý” bao gồm các danh mục liên quan :

56

4.1 Nhận kết quả xử lý

Trên danh mục chọn “Nhận kết quả xử lý” ,nhập mã hồ sơ mà bên phòng

ban trả về,ấn “Tìm kiếm”

Khi có danh sách màn hình hiển thị Danh sách hồ sơ có kết quả xử lý rồi ấn

“Cập nhật”

57

Sau khi ấn “Cập nhật” màn hình hiển thị phiếu giao nhận hồ sơ với Phòng

ban

4.2 Nhận yêu cầu bổ sung

Di chuột đến danh mục “Nhận kết quả xử lý” click vào “Nhận yêu cầu bổ

sung”

58

Nhập mã hồ sơ phòng ban trả về yêu cầu bổ sung và ấn “Tìm kiếm”

Khi có danh sach hồ sơ thì ấn “Cập nhật” để nhận lại hồ sơ ,sau khi ấn “Cập

nhật” màn hình hiển thị phiếu giao nhận hồ sơ (Cán bộ 1 cửa có thể in phiếu

giao nhận hồ sơ,ký tên và trả về cho cán bộ phòng ban)

4.3 Nhận thông báo thuế

59

4.4 Nhận thông báo gia hạn

60

4.5 Nhận thƣ xin lỗi

Đối với thư xin lỗi thì lãnh đọa mới có quyền lập thư xin lỗi do xử lý chậm

muộn,khi lãnh đạo phòng ban lập thư xin lỗi xong trả về cho bên cán bộ 1

cửa,cán bộ một cửa di chuột vào danh mục “Nhận kết quả xử lý” click

61

“Nhận thư xin lỗi” màn hình hiển thị ô Tìm kiếm hồ sơ có thư xin lỗi,nhập

mã hồ sơ rồi ấn Tìm kiếm.

Nếu hồ sơ lãnh đạo phòng đã lập phiếu xin lỗi thì màn hình hiển thị bảng

Xác nhận thư xin lỗi sẵn sàng trả công dân,ấn Cập nhật để chuyển sang trang

chi tiết

62

Sau khi ấn Cập nhật màn hình chuyển sang trang Thông tin hồ sơ, trong

trang này thông tin thư xin lỗi được lập ngày nào?,thời gian hẹn trả hồ sơ

cho công dân là bao giờ?...

5. Hồ sơ đang xử lý :

Trên phần mềm khi click chuột vào danh mục “Hồ sơ đang xử lý” màn hình

hiển thị số lượng và danh sách hồ sơ đang trong quá trình xử lý,ở mỗi một

hồ sơ đang trong tình trạng này màn hình sẽ hiển thị các hồ sơ đó với thông

tin chính của hồ sơ,để xem chi tiết cụ thể của hồ sơ cán bộ chỉ cần click

chuột vào mã số của hồ sơ đó (ví dụ click chuột vào hồ sơ có gạch chân

:268)

63

Click vào mã số hồ sơ để xem thông tin chi tiết như màn hình dưới

64





65







sơ

66

6. Trả công dân

Đối với các hồ sơ đã có kết quả và đến hẹn công dân đến nhận thì khi trả

công dân cán bộ click vào danh mục “Trả công dân” ,nhập mã hồ sơ rồi ấn

Tìm kiếm

Trong trường hợp ấn tìm kiếm mà không hiển thị thông tin chi tiết,cán bộ

kiểm tra 1 trong các trường hợp sau:

- Vào danh mục “Tìm kiếm” tìm mã hồ sơ cần trả kiểm tra xem hồ sơ đó

đang ở trong tình trạng gì,nếu tình trạng hồ sơ không phải là : đã xử lý

hoặc không xử lý hoặc bổ sung thì hồ sơ này chưa xử lý xong nên không

trả công dân được,hoặc nếu đang trong tình trang đã xử lý /bổ

sung/không xử lý thì kiểm tra lại tình trạng trả công dân xem hồ sơ đã

trả chưa? Vì nếu hồ sơ trả rồi thì khi click trả hồ sơ thì sẽ không hiển thị

thông tin hồ sơ nữa.

- Khi tình trạng của hồ sơ đang là đã xử lý hoặc không xử lý hoặc bổ sung

thì kiểm tra xem hồ sơ này đã vào “Nhận kết quả xử lý” chưa bằng cách

click chuột vào danh mục “Nhận kết quả xử lý” nhập mã hồ sơ,ấn “Tìm

kiếm” nếu hiển thị thông tin hồ sơ thì bên góc bên phải cuối cùng của

67

danh sách có nút “Cập nhật”ấn “Cập nhật” để nhận kết quả xong sang

mục trả hồ sơ để trả hồ sơ

Khi có hồ sơ cán bộ sẽ nhìn thấy thông tin hồ sơ và phía cuối có nút “Trả

công dân”

68

7 .Tìm kiếm

7.1 Tìm kiếm hồ sơ

Đây là danh mục để cho cán bộ có thể vào tìm kiếm thông tin 1 cách

dễ dàng,chỉ cần với các thao tác đơn giản cán bộ có thể tìm ra chính xác các

hồ sơ cần tìm mà không mất quá nhiều thời gian

Để tìm kiếm cán bộ chỉ cần nhập một hoặc 1 số trường thông tin cần tìm

kiếm xong ấn nút “Tìm kiếm” đối với trường hợp cán bộ muốn xem tổng thể

danh sách tất cả hồ sơ mà không cần phải nhập các trường thông tin thì cán

bộ chỉ cần ấn nút “Tìm kiếm” thì toàn bộ thông tin của tất cả các hồ sơ hiển

thị

69

Trên mỗi danh sách hồ sơ màn hình hiển thị số lượng hồ sơ kèm theo công

cụ để kết xuất dữ liệu ra file Excel rất thuận tiện khi báo cáo lập sổ

Click chuột vào các mã hồ sơ để biết thêm thông tin chi tiết hồ sơ

70

Khi click vào một hồ sơ cụ thể màn hình hiển thị thông tin hồ sơ kèm theo

các biên nhận hồ sơ

71









72


sơ

73

7.2 Tìm kiếm nhanh

Tìm kiếm nhanh là danh mục công cụ hỗ trợ tìm kiếm nhanh,đạt hiệu quả,dễ

sử dụng ,không cần mất quá nhiều thời gian,cán bộ chỉ cần nhập mã hồ sơ và

ấn “Tìm kiếm” màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ

74





75







sơ

76

77

8. Báo cáo

8.1 Báo cáo tổng

Báo cáo là một công cụ hữu ích và thuận tiện nhất đối với cán bộ 1

cửa,không mất quá nhiều thời gian,chỉ cần 1 vài thao tác nhỏ cán bộ có thể

lập 1 bản báo cáo chi tiết,cụ thể,chính xác .Chỉ cần chọn ngày nhận từ ngày

đến ngày có thể lọc theo lĩnh vực hoặc không rồi ấn “Tìm kiếm”

78

Kết quả hiển thị theo danh sách và có thể ấn in ra báo cáo

79

8.2 Báo cáo đánh giá dịch vụ

Đối với báo cáo đánh giá dịch vụ cũng vậy,cán bộ thông quá báo cáo có thể

xem đánh giá mức độ hài lòng của công dân đối với thái độ phục vụ của

từng cán bộ trong từng lĩnh vực,chỉ cần chọn từ ngày,đến ngày rồi ấn “Tìm

kiếm”

80

Kết quả hiển thị đánh giá như ở dưới

8.3 Báo cáo thƣ xin lỗi

81

Cũng giống như báo cáo đánh giá dịch vụ,ở báo cáo thư xin lỗi sẽ hiển thị

danh sách số hồ sơ phải lập xin lỗi theo các phòng ban,để lập báo cáo thư

xin lỗi,trên màn hình hiển thị cán bộ chỉ cần di chuột đến dah mục “Báo

cáo” chọn “Báo cáo thư xin lỗi” ,chọn ngày lập thư xin lỗi từ ngày đến ngày

rồi ấn “Tìm kiếm”

Danh sách hiển thị số hồ sơ phải lập thư xin lỗi là bao nhiêu,số lượng thư xin

lỗi của các phòng ban như thế nào?

82

9. Sổ nhật ký:

Sổ nhật ký là công cụ để in ra danh sách các hồ sơ chỉ riêng lĩnh vực chứng

thực,để lập báo cáo danh sách các hồ sơ chứng thực,cán bộ chọn danh mục

“Sổ nhật ký”

83

Để tìm kiếm hồ sơ chứng thực cán bộ chọn trong bảng “Tìm kiếm nhật ký

chứng thực bản sao từ bản chính”,chọn từ ngày,đến ngày và ấn “Tìm kiếm”

(Nếu muốn xuất ra file Excel cán bộ click vào ô checbox Xuất ra file excel)

84

Kết quả hiển thị theo danh sách kèm theo tổng tiền

10. Thoát

Khi click thoát màn hình chuyển sang trang đăng nhập

III. QUYỀN CHUYÊN VIÊN PHÒNG BAN

1. Nhận hồ sơ thụ lý

B1: Di chuột lên thanh menu, sau đó chọn chức năng "Nhận hồ

sơ thụ lý".

85

B2: Màn hình hiển thị Form "Tìm kiếm". Nhập mã hồ sơ

giao nhận và ấn "Tìm kiếm". (Lưu ý: Trường hợp giao nhận

nhiều hồ sơ cán bộ tiếp tục nhập mã hồ sơ và ấn "Tìm kiếm").

Form tìm kiếm hồ sơ giao nhận

B3: Trên "Danh sách hồ sơ nhận xử lý", ấn "Cập nhật" để

xác nhận việc nhận hồ sơ.

Màn hình danh sách hồ sơ.

B4: Màn hình hiển thị phần in phiếu giao nhận hồ sơ. In

phiếu giao nhận hồ sơ.

86

2. Xử lý hồ sơ

B1: Di chuột lên thanh menu ngang chọn chức năng "Hồ sơ

đang xử lý".

B2: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ đang xử lý. Trên màn

hình bấm chọn mã hồ sơ cần xử lý.

B3: Thao tác xử lý hồ sơ trên phần mềm:

- Nhập ý kiến cá nhân.

Trên form nhập ý kiến nhập ý kiến vào ô sau đó ấn lưu ý kiến.

- Xử lý 1 hồ sơ sẽ có các trường hợp sau:

+ Yêu cầu bổ xung.

Trên màn hình xử lý hồ sơ, bấm nút "Lập phiếu

yêu cầu bổ sung".

87

Màn hình hiển thị form "Cập nhật thông tin yêu

cầu bổ sung" .

Thay đổi "[ly_do]" bằng nội dung lý do yêu cầu

bổ sung.

Thay đổi "[nguoi_ky]" bằng tên của người ký.

88

Ấn nút "Thêm mới" màn hình hiển thị "Thông tin

hồ sơ". Ấn "In phiếu yêu cầu bổ sung" để in phiếu vừa lập hoặc

ấn nút "Câp nhật phiếu yêu cầu bổ sung" để cập nhật lại thông

tin yêu cầu bổ sung.

+ Không xử lý.

Trên màn hình xử lý hồ sơ, bấm nút "Lập phiếu

không xử lý".

Màn hình hiển thị form "Cập nhật lý do không xử

lý".

Điền lý do không xử lý hồ sơ, sau đó bấm nút

"Thêm mới". Màn hình hiển thị "Thông tin hồ sơ". Bấm nút "In

phiếu không xử lý" để in thông báo ra, hoặc bấm nút "Cập nhật

phiếu không xử lý" để cập nhật lại lý do không xử lý.

+ Tạm dừng xử lý.

Tương tụ như phần "Lập phiếu không xử lý".

+ Hoàn thành xử lý hồ sơ.

89

Trên phần " Cập nhật chuyển xử lý" Chọn "Đơn

vị xử lý tiếp" và "Người xử lý tiếp" sau đó ấn nút "Cập nhật"

(*Lưu ý: Đối với các hồ sơ yêu cầu bổ sung, không xử lý,

hoặc tạm dùng xử lý phải có ý kiến duyệt của lãnh đạo mới

hoàn thành phần xử lý của phòng ban. Sau khi có ý kiến duyệt

của lãnh đạo, chuyên viên phòng ban thao tác lại bước nhận hồ

sơ thụ lý và thực hiện phần xử lý hồ sơ theo ý kiến của lãnh đạo

).

3. Tìm kiếm

Trên thanh menu ấn chọn chức năng "Tìm kiếm".

Điền thông tin vào form tìm kiếm sau đó bấm nút "Tìm kiếm"

ở bên dưới để tìm kiếm các hồ sơ theo thông tin nhập ở trên.

4. Báo cáo

Trên thanh menu bấm chọn chức năng "Báo cáo tổng". Màn hình hiển

thị

90

Chọn khoảng thời gian lập báo cáo. Chọn lĩnh vực thủ tục muốn

lập báo cáo nếu báo cáo nhầm mục đích thông kê riêng của lĩnh

vực đó. Sau đó bấm nút "Tìm kiếm".Màn hình trả về kết quả

báo cáo.

5. Xử lý hồ sơ thủ tục Cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ đô thị và các

công trình khác – Lĩnh vực Quản lý đô thị.

- Sau khi bộ phận 1 cửa gửi mã hồ sơ giao cho bên thụ lý hồ sơ thì chuyên viên phòng

ban phải sử dụng hệ thống để nhận hồ sơ từ 1 cửa gửi xử lý.

B1: Đưa chuột qua Menu và click chuột vào Menu”Nhận hồ sơ thụ lý”

B2: Sau khi click vào menu Nhận hồ sơ thụ lý, màn hình hiển thị và nhập mã hồ sơ bộ

phận 1 cửa đã gửi lên dựa vào mã hồ sơ trên phiếu chuyển giao hồ sơ:

B3: Click chuột vào nút ta được màn hình kết quả tìm kiếm hồ sơ như sau :

91

B4: Click nút để in phiếu giao nhận hồ sơ ta được màn hình như bên dưới:

B5: Click vào nút Back trên trình duyệt để quay trở lại xử lý hồ sơ.

B6: Click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý”:

B7: Click chuột vào mã hồ sơ như hình bên dưới:

B8: Chọn Người xử lý tiếp theo của phòng Quản lý đô thị như hình ảnh minh họa :

92

B9: Click nút để gửi toàn bộ thông tin hồ sơ tới cán bộ đó.

B10: Cán bộ được giao xử lý hồ sơ sau khi đăng nhập vào hệ thống thành công phải nhận

hồ sơ để xử lý . Hình ảnh minh họa như sau :

Sau khi click vào menu Nhận hồ sơ thụ lý ta được màn hình và nhập vào hệ thống như

sau :

B11: Click nút để tìm kiếm hồ sơ đã được giao xử lý. Ta được kết quả sau :

B12: Click nút để nhận xử lý hồ sơ.

B13: Click menu “Hồ sơ đang xử lý ” ta được màn hình như sau :

93

B14: Click chuột vào mã hồ sơ (trong ví dụ thì mã hồ sơ là 283) ta được màn hình thông

tin hồ sơ :

B15:

- TH1: Nếu cần phối hợp với các phòng ban khác để xử lý hồ sơ thì click chuột vào nút

để cập nhật lý do và gia hạn thờ gian xử lý hồ sơ.

Ta được màn hình như bên dưới và Nhập lý do , chọn đơn vị cần phối hợp . Hình ảnh

minh họa :

B16: Click chuột vào nút để gia hạn thêm thời gian xử lý.

94

Thông báo với 1 cửa để 1 cửa chấp nhận gia hạn xử lý hồ sơ đó. Sau khi 1 cửa chấp nhận

xử lý xong thì Cán bộ đang xử lý hồ sơ(Cán bộ Quản lý đô thị) đăng nhập hệ thống và

Click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý” ta được màn hình sau :

B17: click chuột vào mã hồ sơ (ví dụ là mã 283) ta được màn hình thông tin hồ sơ

click chuột vào nút ta nhập thông tin và

được màn hình như bên dưới:

B18: Click vào nút để giao cho cán bộ Văn Hóa thông tin xử lý:

B19: Cán bộ văn hóa thông tin đăng nhập hệ thống nhận hồ sơ để xử lý: Sau khi đăng

nhập thành công , click vào menu “Nhận hồ sơ thụ lý” và nhập mã hồ sơ:

Click chuột vào nút ta được màn hình hồ sơ sau :

95

B20: Click nút để nhận xử lý hồ sơ Click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử

lý” như màn hình :

Click chuột vào mã hồ sơ

Sau khi xử lý xong hồ sơ thì click chuột vào mã hồ sơ để chuyển hồ sơ về cán bộ

Phòng Quản lý đô thị nhận kết quả xử lý:

Click nút để chuyển về Phòng Quản lý đô thị.

B21: Cán bộ Phòng Quản lý đô thị đăng nhập vào hệ thống click chuột vào Menu

“Nhận hồ sơ thụ lý” để nhận hồ sơ từ Phòng Văn Hóa chuyển tới.

Nhập mã hồ sơ click nút click nút để nhận hồ sơ.

Click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý” Click vào mã hồ sơ ta được màn

hình sau :

96

Click chọn “Người xử lý tiếp”(chọn lãnh đạo phòng ban xử lý tiếp hồ sơ đó), tài liệu

chuyển click nút để chuyển hồ sơ tới lãnh đạo phòng ban.

Sau khi lãnh đạo phòng ban quản lý đô thị đăng nhập hệ thống thành công click vào

menu “Nhận hồ sơ thụ lý” nhập mã hồ sơ để tìm kiếm hồ sơ đó Click vào nút

để nhận hồ sơ từ chuyên viên phòng Quản lý đô thị. Hình ảnh minh họa:

B22: Tiếp theo click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý” sau khi click chọn tới mã

hồ sơ đang xử lý (trong ví dụ là hồ sơ mã 283) ta được màn hình sau :

Chọn cán bộ chuyên viên phòng quản lý đô thị cần chuyển tới để chuyên viên đó trả

hồ sơ về Bộ phận 1 cửa click chuột vào nút để chuyển hồ sơ.

- TH2:

B16: Nếu không cần phối hợp với các phòng ban khác thì click chuột chọn Lãnh

đạo phòng ban xử lý tiếp hồ sơ như hình ảnh minh họa :

97

-

B17: Sau khi lãnh đạo phòng ban quản lý đô thị đăng nhập hệ thống thành công click

vào menu “Nhận hồ sơ thụ lý” nhập mã hồ sơ để tìm kiếm hồ sơ đó Click vào nút

để nhận hồ sơ từ chuyên viên phòng Quản lý đô thị. Hình ảnh minh họa:

B18: Tiếp theo click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý” sau khi click chọn tới mã

hồ sơ đang xử lý (trong ví dụ là hồ sơ mã 283) ta được màn hình sau :

98

Chọn cán bộ chuyên viên phòng quản lý đô thị cần chuyển tới để chuyên viên đó trả

hồ sơ về Bộ phận 1 cửa click chuột vào nút để chuyển hồ sơ.

6. Xử lý hồ sơ thủ tục Đăng ký biến động đối với trƣờng hợp chuyển

quyền sở hữu căn hộ chung cƣ cao tầng – Lĩnh vực Tài nguyên môi

trƣờng.

B1: Chuyên viên phòng ban tiếp nhận hồ sơ từ 1 cửa gửi lên. Hình ảnh minh họa:

Click chuột vào nút để nhận hồ sơ.

B2: Chuyên viên phòng ban vào xử lý hồ sơ:

+ Click vào Menu “Hồ sơ đang xử lý” như hình ảnh minh họa :

B3: Click chuột vào mã hồ sơ tương ứng như hình bên dưới để xử lý hồ

sơ:

99

Kéo thanh cuộn xuống cuối trang web ta được màn hình như sau :

B4: Chọn người xử lý để chuyển hồ sơ cho cán bộ văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

Click chuột vào nút để gửi thông tin hồ sơ tới cán bộ đã chọn xử lý hồ sơ.

B5: Cán bộ được giao hồ sơ để xử lý sẽ đăng nhập hệ thống và nhận hồ sơ để xử lý :

click chuột vào menu :”Hồ sơ đang xử lý” và click chuột vào mã hồ sơ ta được màn

hình hiển thị như sau :

100

B6: Click chuột vào nút để

phối hợp chuyển hồ sơ cho cán bộ bất kỳ xử lý hồ sơ ta được màn hình như sau:

101

Click chuột vào nút để chuyển hồ sơ cho cán bộ cần phối hợp xử lý

B7: Cán bộ được giao hồ sơ tiếp tục click chuột vào menu “Nhận hồ sơ thụ lý” Nhập

mã hồ sơ click nút Tìm Kiếm. Sau khi thấy hồ sơ trong bảng thì click chuột vào nút

để nhận hồ sơ từ cán bộ khác gửi đến.

Click vào menu “Hồ sơ đang xử lý” Tiếp tục click chuột vào mã hồ sơ cần xử lý và ta

được màn hình thông tin hồ sơ như hình bên dưới:

102

Click chuột vào nút ta được màn hình thêm mới thông

tin nhà đất và điền các thông tin chi tiết nhà đất đó vào

Sau khi thêm mới thành công xuất hiện màn hình như bên dưới :

Tiếp tục chọn cán bộ xử lý hồ sơ của Chi cục thuế Click chuột vào nút để

chuyển thông tin hồ sơ tới cán bộ Chi cục thuế.

103

B8: Bên chi cục thuế , cán bộ được giao hồ sơ đăng nhập hệ thống và nhận hồ sơ như

bước 1 + bước 2

B9: Click chuột vào mã hồ sơ cần xử lý Điền thông tin TNCN, LPTB đầy đủ

Click chuột vào nút Click chuột vào nút và tiếp tục quay

trở lại click vào nút để lấy thông tin chuyển về 2 phiếu đó cho Văn Phòng

đăng ký nhà đất.

Sau khi in xong, Chọn cán bộ để chuyển hồ sơ về Văn Phòng đăng ký nhà đất như

hình ảnh bên dưới :

click chuột vào nút để chuyển kết quả xử lý về Văn phòng đăng ký nhà đất.

B10: Cán bộ Văn phòng đăng ký nhà đất được giao hồ sơ xử lý Click chuột vào menu

“Nhận hồ sơ thụ lý” chọn đơn vị giao hồ sơ và nhập mã hồ sơ click nút

như hình ảnh minh họa:

click chuột vào nút để chuyển kết quả xử lý về Văn phòng đăng ký nhà đất.

B11: Click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý” tiếp tục click chuột vào mã hồ sơ cần

chuyển về một cửa . Sau khi click chuột vào mã hồ sơ ta được màn hình như sau :

104

Chọn Người xử lý(cán bộ một cửa) Click chuột vào nút để cán bộ nhận

được kết quả xử lý.

B12: Cán bộ một cửa Click chuột vào menu Nhận thông báo thuế như hình ảnh minh họa:

Sau khi click vào menu ta được màn hình tìm kiếm theo mã hồ sơ Nhập mã hồ sơ và

click vào nút như hình bên dưới:

Click vào nút bên dưới để nhận thông báo thuế.

B13: Click chuột vào menu “Trả công dân” để trả thông báo thuế cho công dân như hình

ảnh bên dưới :

Nhập mã hồ sơ và click chuột vào nút ta được màn hình như bên dưới :

105

Click chuột vào nút để trả thông báo thuế cho công dân.

B14: Cán bộ một cửa Click chuột vào menu Nhận thông báo thuế như hình ảnh minh họa:

Nhập mã hồ sơ và click chuột vào nút để nhập biên lai thuế như hình ảnh

bên dưới:

106

Chú ý : 2 thông tin sau là bắt buộc phải chính xác với biên lai thuế :

+ Số tiền LPTB

+ Số tiền TNCN

sau khi điền đầy đủ thông tin click chuột vào nút

B15: Cán bộ Văn Phòng đăng ký nhà đất click chuột vào menu “Hồ sơ đang xử lý ” như

hình ảnh bên dưới :

Tìm tới mã hồ sơ đang cần xử lý , click chuột vào mã hồ sơ ta được hình ảnh minh họa

bên dưới :

Chọn cán bộ lãnh đạo duyệt hồ sơ và click vào nút để chuyển hồ sơ tới lãnh đạo

phòng ban chuyên môn.

107

B16: Lãnh đạo phòng ban đăng nhập hệ thống và click chuột vào menu “Nhận hồ sơ thụ

lý” như hình ảnh minh họa :

Nhập mã hồ sơ và click vào nút Tìm Kiếm như hình ảnh minh họa :

Sau khi tìm kiếm thành công kết quả được hiển thị như hình bên dưới :

Click chuột vào nút để nhận hồ sơ xử lý click chuột vào menu “Hồ sơ

đang xử lý ” như hình bên dưới.

click chuột vào mã hồ sơ cần xử lý như hình bên dưới :

Ta được thông tin hồ sơ như sau :

108

Click chuột chọn Người xử lý là cán bộ văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và click

chuột vào nút để chuyển hồ sơ cho cán bộ phòng ban trả kết quả xử lý về một

cửa.

B17: Cán bộ phòng ban nhận hồ sơ thụ lý giống bước 1 + 2. Sau đó màn hình thông tin

hồ sơ được hiển thị như hình bên dưới :

click chuột vào nút chuyển hồ sơ và kết quả xử lý về một cửa.

IV. QUYỀN LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN

1. Nhận hồ sơ thụ lý

B1: Di chuột lên thanh menu, sau đó chọn chức năng "Nhận hồ sơ thụ lý".

B2: Màn hình hiển thị Form "Tìm kiếm". Nhập mã hồ sơ giao nhận và ấn

"Tìm kiếm". (Lưu ý: Trường hợp giao nhận nhiều hồ sơ cán bộ tiếp tục nhập mã

hồ sơ và ấn "Tìm kiếm").

109

Form tìm kiếm hồ sơ giao nhận

B3: Trên "Danh sách hồ sơ nhận xử lý", ấn "Cập nhật" để xác nhận

việc nhận hồ sơ.

Màn hình danh sách hồ sơ.

B4: Màn hình hiển thị phần in phiếu giao nhận hồ sơ. In phiếu giao

nhận hồ sơ.

2. Xử lý hồ sơ

B1: Di chuột lên thanh menu ngang chọn chức năng "Hồ sơ

đang xử lý".

110

B2: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ đang xử lý. Trên màn

hình bấm chọn mã hồ sơ cần xử lý.

B3: Thao tác xử lý hồ sơ trên phần mềm:

- Nhập ý kiến cá nhân.

Trên form nhập ý kiến nhập ý kiến vào ô sau đó ấn lưu ý kiến.

- Trường hợp không đồng ý với kết quả xử lý của chuyên

viên phòng ban, lãnh đạo phòng bấm nút "Không đồng ý kết

quả xử lý của chuyên viên". Màn hình hiển thị:

Nhập lý do không duyệt, sau đó bấm nút .

- Trường hợp duyệt kết quả xử lý của chuyên viên phòng

ban, lãnh đạo phòng kéo xuống phía dưới trên phần " Cập nhật

chuyển xử lý" bấm chọn " Đơn vị xử lý tiếp" và " Người xử lý tiếp" sau đó

bấm "cập nhật" để kết thúc xử lý.

111

3. Tìm kiếm

Trên thanh menu ấn chọn chức năng "Tìm kiếm".

Điền thông tin vào form tìm kiếm sau đó bấm nút "Tìm kiếm"

ở bên dưới để tìm kiếm các hồ sơ theo thông tin nhập ở trên.

Documents

TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ …hshc1cuaquan.matmagoc.com/dang_nhap/huong_dan.pdf · - Quyền chuyên viên một cửa: Gồm các cán