Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetila työpajakentällä –

Kohti toimintaa tukevaa ja verkottunutta tiedonhallintaa

www.tpy.fi

Santtu SundvallTiedonhallinnan asiantuntija

Valtakunnallinen työpajayhdistys ry

Tiedonhallinnan kehittämiskokonaisuuden tausta

• Vuosina 2014-2015 Valtakunnallisessa työpajayhdistyksessä käynnissä ollut

määräaikainen kehittämiskokonaisuus, jota on rahoittanut opetus- ja

kulttuuriministeriö

• Kokonaisuuden päätavoitteena sosiaalisen vahvistamisen toimialan

tiedonkeruun yksinkertaistaminen, nopeuttaminen ja tiedon aiempaa

parempi hyödyntäminen

• Kokonaisuus koostui kolmesta osaprosessista:

Vaikuttavuusprosessi: sosiaalisen vahvistamisen palveluiden

laadullista vaikuttavuutta arvioivien mittarien rakentaminen

Tilastoprosessi: Sosiaalisen vahvistamisen toimialan tilastoinnin

kehittäminen ja valtakunnallisten kyselyiden toteuttaminen

Kehittämisprosessi: Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetilan

kartoittaminen sekä kehittämisehdotusten laatiminen

www.tpy.fi

Selvityksen kaksi päämäärää

• Työpajojen tiedonhallinnan nykytilan kuvaaminen

Miten työpajat keräävät tietoa omasta toiminnastaan sekä kuinka

tietoa hyödynnetään toiminnan ja johtamisen apuvälineenä

Tehdään näkyväksi kentän hyvät tietokäytännöt ja tiedonhallintaan

liittyvät haasteet

• Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetilan määrittely

Laaditaan nykytilan pohjalta kuvaus tavoitetilasta, jota kohti toimialan

tiedonhallinnan kokonaisuutta tulisi pitkäjänteisesti kehittää

Tavoitetilan saavuttamista tuetaan kehittämisehdotuksilla

www.tpy.fi

Selvityksessä käytetytmenetelmät

• Strukturoidut teemahaastattelut:

Selvitystä varten haastateltu yhteensä 47 työpajatoiminnan johtoon,

kehittämis- tai valmennushenkilökuntaan kuulunutta asiantuntijaa

Haastatteluita tehty 23 organisaatiossa. Joukossa sekä kunnallisia

pajoja että säätiöitä ja yhdistyksiä.

• Sähköpostikysely:

Lähetetty kaikille Valtakunnallisen työpajayhdistyksen

jäsenorganisaatioille (lähetysajankohtana 227 kpl)

Vastauksia 96 työpajaorganisaatiosta

Vastausprosentti 42 %

• Tutkimusteemat:

Työpajojen dokumentointi- ja tilastointikäytännöt,

sidosryhmäyhteistyö ja siihen liittyvä tiedonkulku, toiminnan

mittaaminen ja raportointi, työpajojen asiakastietojärjestelmät sekä

tiedonhallintaan liittyvät kehittämisideat www.tpy.fi

Tiedonhallinnan merkitys organisaation toiminnalle

• Mitä tiedonhallinnalla tarkoitetaan:

Tieto organisaation toiminnan ja johtamisen keskeisenä resurssina ja

aineettomana pääomana

Tiedonhallinnan organisatorinen ja teknologinen viitekehys (Kaario ja

Peltola 2008)

Hyvä tiedonhallinta edellyttää organisaation toimintatapojen ja

tietojärjestelmien kehittämistä rinnakkain

Mielletään kuitenkin helposti pelkkien tietojärjestelmien

kehittämiseksi ja hankinnaksi

• Tiedonhallinnan prosessien merkitys työpajalle:

Työpajojen johto, rahoittajat ja ohjaavat tahot saavat riittävästi

laadukasta tietoa päätöksentekonsa pohjaksi (mm. tiedolla

johtaminen ja raportointi)

Työpajoilla toteutettavien valmentautujalähtöisten palveluprosessien

sujuva toteuttaminen edellyttää ajantasaista ja paikkaansa pitävää

tieto (mm. dokumentointi)www.tpy.fi

Kokonaisarkkitehtuurimallinnus selvityksen perustana

www.tpy.fi

Periaatetaso● Organisaation toimintaa ohjaavat lait, säädökset,

strategiat, kehittämisstandardit

Toiminta-

arkkitehtuuri

•Organisaation palveluiden, prosessien ja sidosryhmien suhde tiedonhallintaan

•Mikä on organisaation ydintehtävä?

Tieto-

arkkitehtuuri

•Organisaation tietorakenteet, tietovarannot ja tietokäytännöt sekä käsitteet

•Mikä tieto on toiminnan kannalta olennaista?

Tietojärjestelmä-arkkitehtuuri

• Tietojen käsittelyssä vaadittavat tietojärjestelmät ja niiden väliset rajapinnat

•Millaisilla työkaluilla tietoa kerätään?

Teknologia-arkkitehtuuri

• Tietojärjestelmien edellyttämä tekninen infrastruktuuri

• Toimintaympäristön asettamat vaatimukset tietojärjestelmille

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Periaatetaso ja tiedonhallintaa ohjaavat säädökset• Työpajatoimintaa tai sen tiedonhallintaa ei tällä hetkellä määritellä

suoraan lainsäädännöllä

• Tarkimmin varsinaista työpajatoimintaa säätelee opetusministeriön päätös nuorten työpajatoiminnan yleisistä perusteista ja suosituksista (17/600/2006) Valmentautujien sijoittumisten seurannalle ja asianmukaisen

palautteen keruulle erityishuomio Nuorisolaki 2016?

• Työpajoilla toteutettavien palveluiden ja toimenpiteiden tavoitteita määritellään usein tarkasti. Laki kuntouttavasta työtoiminnasta, laki julkisesta työvoima ja

yrityspalvelusta, sosiaalihuoltolaki

• Työpajojen tiehallintaan liittyvä tietosuojalainsäädäntö hyvin laajaa Pajoilla käsitellään usein arkaluontoisia ja yksilöllisiä asiakastietoja Tietosuojan taso riippuu usein työpajojen erikoistumisalasta

Mm. Kelan ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden osalta tietosuojavaatimukset hyvin korkeita www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut

• Keskeistä työpajojen palveluiden ja perustoiminnan yhteys tiedonhallintaan Toiminnan perustarpeiden huomioiminen tiedonhallinnan keskiössä

• Palveluiden sisällöt ja kuvaukset vaikuttavat mm. niiden mittaamiseen

• Työpajojen palvelut:• Työpajakentän tarjoamat palvelut vaihtelevat organisaatiokohtaisesti

Organisaatiot toimivat neljän politiikkalohkon rajapinnoilla (työllisyyspolitiikka, koulutuspolitiikka, sosiaali- ja terveyspolitiikka sekä nuorisopolitiikka)

Painopiste vaikuttaa: Mitkä ovat keskeisiä ohjaavia tahoja ja sidosryhmiä Millaisia ohjaavien tahojen palveluita ja toimenpiteitä

pajoilla toteutetaan• Työpajat toteuttavat ohjaavien tahojen palveluita ja toimenpiteitä

valmennuspalveluiden avulla Valmennuspalveluiden sisällöt ja nimikkeet vaihtelevat

organisaatiokohtaisesti -> haaste vertailun ja mittaamisen kannalta

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut (2)• Työpajojen palveluiden mallintaminen

• Palveluiden mallintaminen erityisen tärkeä osa tiedonhallintaa Tarkat palvelukuvaukset tekevät työpajoilla tapahtuvan

valmennuksen näkyväksi sekä valmentautujille, henkilökunnalle että sidosryhmille ja mahdollistavat eri organisaatioiden välisten palveluiden vertailun

• Kyselyyn vastanneista työpajoista 74 prosenttia oli mallintanut palvelunsa Mallintamistarkkuus vaihteli suuresti: osalla suppea

prosessikaavio, toisilla hyvin tarkka työnkulun kuvaus Palveluiden vertailun, mittaamisen ja tiedonhallinnan prosessien

kannalta tarkka mallintaminen tärkeää

• Kentällä olemassa hyviä mallinnuspohjia. Näitä voisi kuitenkin jatkossa kehittää ja tarkentaa. Mm. JHS179 -suositukset

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut

• Sidosryhmäyhteistyö ja tiedonkulku• Työpajat toimivat keskeisenä osana laajaa palvelu- ja ohjausverkostoa• Kaikki haastatellut pajat kartoittaneet sidosryhmäverkostonsa• Tiedonkulun sujuvuus:

Tiedonkulun katsottiin olevan hyvää aluehallintoviranomaisten (AVI), TPY:n ja kunnan suuntaan

Huonoiten olennainen tieto liikkui Kelan, yritysten ja muiden työpajojen suuntaan

ALU-verkostotoiminta nostettiin siihen osallistuneilla alueilla yhdeksi tärkeäksi tavaksi saada työpajojen välistä tiedonkulkua paremmaksi

• TE-toimistoyhteistyö herätti kommentteja puolesta ja vastaan Osa koki yhteistyön toimivan erinomaisesti Toiset näkivät TE-toimiston organisaatiouudistuksen,

toimipisteiden lakkauttamisen ja toimenpiteisiin liittyvien tulkintojen vaihtelun huonontaneen viime vuosien aikana tiedonkulkua

• Usein yhteistyö ja tiedonkulku perustui henkilötason suhteisiin, organisaatiotasolla yhteistyö saattoi olla heikompaa

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Työpajojen tietoarkkitehtuuri

• Tietoarkkitehtuuri on tiedonhallinnan ydinaluetta. Toiminnan ja tietojärjestelmien välinen liima.

• Selvityksessä tarkasteltiin mm. työpajojen dokumentointi-, tilastointi- ja raportointikäytäntöjä sekä toiminnan mittaamisessa käytettyjä menetelmiä/työkaluja Miten tietoa kerätään, millä tavoin sitä hyödynnetään työpajalla ja

kenelle sitä välitetään? Tärkeätä myös tiedolla johtamisen näkökulma

• Tietoarkkitehtuurin kehittämisen näkökulmasta työpajat olivat hyvin erilaisessa asemassa Osa työpajoista oli integroinut tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen

hyvin tiiviisti osaksi toimintakulttuuriaan, osa vasta tämän tien alkupäässä

Työpajan käytössä olevat resurssit vaikuttavat ratkaisevasti teemaan

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Dokumentointikäytännöt

www.tpy.fi

24%

20%

15%

22%

35%

23%

58%

54%

36%

45%

57%

55%

45%

58%

28%

40%

33%

33%

21%

17%

18%

16%

7%

3%

2%

3%

7%

4%

1%

2%

0%

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %

Henkilöstön dokumentointitavat ovat yhdenmukaisia.

Dokumentoinnin nykytaso on organisaatiossanne riittävän hyvä.

Dokumentointi on organisaatiossa helppoa ja vaivatonta.

Dokumentointiin liittyvä ohjeistus on selkeää.

Henkilökunta on sitoutunut säännölliseen dokumentointiin.

Dokumentoidut tiedot ovat ajan tasalla.

Dokumentointikäytännöt ovat kehittyneet viimeisen viidenvuoden aikana.

Dokumentoitu tieto tukee valmennustyötä.

Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä En osaa sanoa

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Dokumentoidun tiedon hyödyntäminen

www.tpy.fi

2%

4%

12%

4%

18%

16%

23%

24%

8%

21%

15%

23%

28%

35%

40%

45%

29%

39%

29%

40%

37%

30%

26%

26%

35%

23%

24%

16%

13%

9%

5%

4%

22%

11%

15%

12%

3%

7%

5%

0%

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %

Alueelliseen vertailuun

Toiminnan markkinointiin ja vaikuttamistyöhön

Pajan sisäiseen vertailuun (esim. asiakasryhmät, työyksiköt)

Tutkimuksiin ja selvityksiin

Organisaation tulevan toiminnan suunnitteluun

Valmennustyön laadullisen vaikuttavuuden arviointiin

Valmennuksen tukemiseen

Sidosryhmille raportointiin

Erittäin paljon Paljon Jonkin verran Vähän Erittäin vähän/ei ollenkaan En osaa sanoa

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Tilastointi ja raportointi

• Tilastointi:

• Tilastoinnin taso koettiin työpajakentällä hyväksi.

• Kaivattiin kuitenkin lisää tilastointia ja tietojen käsittelyä helpottavia

apuvälineitä

• Työpajoista saadaan tällä hetkellä erittäin runsaasti tilastotietoa.

Suurempi haaste tiedon hyödyntäminen

Osa arvioi yksiköiden ja organisaation nykytilannetta jatkuvasti,

osa satunnaisesti

Ennakointiin soveltuvaa tietoa ja vertailutietoa kaivattiin

enemmän

• Raportointi:

• Eniten työpajoja kuormittava tiedonhallinnan osa-alue

• Monikanavarahoitus ja raportointitahojen runsaus haasteena

• Raportointivaatimukset kasvaneet viime vuosien aikana

Samalla kasvanut työpajojen tarve todistaa toiminnan sisältöjen

vaikuttavuus ja laatu

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Tietojärjestelmäarkkitehtuuri

• Tietojärjestelmäarkkitehtuuri kehittynyt kentällä nopealla tahdilla tämän vuosikymmenen aikana. Taustalla mm. OKM:n valtakunnallinen työpajakysely, kasvavat

asiakasmäärät ja työpajojen oma tarve saada toiminnastaan tarkempi kokonaiskuva.

• Kentällä käytössä kaksi laajalle levinnyttä ohjelmaa: PARty ja VAT Lisäksi muutama työpaja on kehittänyt omista lähtökohdistaan oman

tietojärjestelmänsä. mm. Oulun Ouka-typa, Lahden Valtti, Eduron Arvi jne.

• Tietojärjestelmiltä edellytettiin yhtä voimakkaasti sekä johtamisen että työpajan toiminnallisen puolen huomioimista Pyrkimyksenä valmentautujalähtöisyyden, helppokäyttöisyyden ja

selkeyden lisääminen• Lisäksi toiveena oli eri tietojärjestelmien välisten rajapintojen kartoitus ja

madaltaminen Työpajat ja etsivä nuorisotyö (mm. PAR-järjestelmät ja Enter) Työpajat ja ohjaavat tahot (mm. verkosto-toiminto)

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Teknologia-arkkitehtuuri

• Työpajojen laitteistojen taso ja uudet innovaatiot

Laitteistojen tason koki erittäin hyväksi tai hyväksi 61 prosenttia

kyselyyn vastanneista

Taso riippuu pitkälti pajan käytössä olevista taloudellisista resursseista

sekä erilaisten valmennusyksiköiden luonteesta

• Suoranaisia uusia teknologisia innovaatioita kentällä oli vähän

Tablettiteknologian käytöstä oltiin kiinnostuneita. Voisi helpottaa

valmennuksen dokumentointia liikkuvassa työssä.

Yksi paja kehittänyt valmentautujien työajanseurantaan oman

teknisen järjestelmänsä

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila

www.tpy.fi

Menneisyys

Organisaatiokohtainen tiedonhallinta

Tiedonhallinta osin toiminnasta ulkoisena elementtinä

Nykytila

Kohti toimialan yhteistä tiedonhallintaa

Tiedonhallinnan roolin voimakas kasvu

Tavoitetila

Tiedonhallinnan ekosysteemi (työpajat ja sidosryhmät)

Toimintalähtöinen, johtamista tukeva tiedonhallinta

Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila:kaksi näkökulmaa (1)

• Kuvattu 15 osatavoitetta ja 32 niitä tukevaa kehittämissuositusta kokonaisarkkitehtuurin rakenteiden mukaisesti

• Kaksi keskeistä teemaa

1) Toimintalähtöinen, johtamista tukeva tiedonhallinta Työpajojen palveluprosessit on mallinnettu tavoitteiden, sisältöjen,

työvaiheiden ja tiedonkulun osalta riittävällä tasolla. Työpajoilla on selkeät dokumentointikäytännöt ja dokumentointi

koetaan olennaiseksi osaksi työpajoilla tapahtuvaa valmennusta Työpajojen johtaminen perustuu monipuoliseen tiedon

hyödyntämiseen Työpajojen käytössä olevat tietojärjestelmät tukevat pajoilla

toteutettavaa valmennusta ja vastaavat entistä enemmän sen tarpeisiin.

Valmennustyön kehittymistä tuetaan joustavasti uusien teknologioiden tarjoamilla mahdollisuuksilla.

www.tpy.fi

Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila:kaksi näkökulmaa (2)

2) Työpajat ovat osa monialaista tiedonhallinnan ekosysteemiä Työpajat muodostavat valtakunnallisesti ja alueellisesti toimivan

yhteistyöverkoston, jonka sisällä oleellinen tieto liikkuu sujuvasti Niin ohjaavien tahojen, muiden sidosryhmien kuin valmentautujien

suuntaan tapahtuva tiedonkulku on työpajoilla selkeätä, yhdenmukaista ja läpinäkyvää

Ohjaavien tahojen, rahoittajien ja kuntien työpajoihin kohdistamat raportointivaatimukset ovat ennakoitavissa, ja työpajat kykenevät vastaamaan niihin vaivattomasti.

Työpajojen ja keskeisten sidosryhmien käytössä olevien tietojärjestelmien väliset rajapinnat on tunnistettu, ja niiden välinen tiedonsiirto on sujuvaa.

www.tpy.fi

Miten tästä eteenpäin?

• Ensisijaisesti tärkeätä määritellä, kuinka tiedonhallintaa tullaan jatkossa kehittämään yhtenäisesti eteenpäin Sekä valtakunnalliset että paikalliset näkökulmat huomioitava tarkasti Yhtenäisyyden kannalta selkeintä määritellä koordinoiva taho Eri organisaatioiden välinen yhteistyö on kaiken ytimessä

Niin työpajojen, TPY:n, ministeriöiden kuin ohjaavien tahojen ja kuntien suuntaan

• Valtakunnallinen työpajayhdistys tulee jatkossakin tukemaan toimialan tiedonhallinnan kehittymistä niin koulutusten, vaikuttamistyön kuin yhteistyön luomisen ja kehittämisen keinoin Mm. Sovari-mittarin ja tilastoinnin kehittämisessä TPY:llä keskeinen

rooli

www.tpy.fi

Kiitos!

www.tpy.fi

Santtu SundvallTiedonhallinnan asiantuntija, TPY

santtu.sundvall@ely-keskus.fi(reetta.pietikainen@tpy.fi)