TIM KERJASAMA PERBAIKAN MUTU

Oleh

Margono Slamet

PENGORGANISASIANPENGORGANISASIAN

Ini ceritera tentang empat orang yang bernama:Ini ceritera tentang empat orang yang bernama:

EverybodyEverybody,, SomebodySomebody,, AnybodyAnybody dan dan NobodyNobody..

Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Ada satu tugas penting yang harus dikerjakan dan Everybody Everybody diminta untuk mengerjakannya. diminta untuk mengerjakannya. EveryboEveryboddyy yakin bahwa yakin bahwa

SomebodySomebody akan mengerjakannya. Sebetulnya akan mengerjakannya. Sebetulnya AnybodyAnybody dapat dapat mengerjakannya, tetapi mengerjakannya, tetapi NNobody obody yang mengerjakannya. yang mengerjakannya.

SomebodySomebody marah sebab itu tugas marah sebab itu tugas EverybodyEverybody. . EverybodyEverybody pikir bahwa pikir bahwa Anybody Anybody dapat mengerjakannya, tetapi dapat mengerjakannya, tetapi NobodyNobody

sadar bahwasadar bahwa EverybodyEverybody tidak akan mengerjakannya. Akhirnya, tidak akan mengerjakannya. Akhirnya, EverybodyEverybody menyalahkan menyalahkan SomebodySomebody yang sebetulnya yang sebetulnya NobodyNobody

diminta oleh diminta oleh AnybodyAnybody..

APA TKM ITU ? TKM adalah suatu kelompok kerja kecil

yang secara sukarela mengadakan kegiatan pengendalian mutu di dalam tempat kerja mereka sendiri.

Tiap anggota kelompok kecil ini berpartisipasi sepenuhnya secara terus-menerus (bersinambungan), sebagai bagian dari kegiatan kendali mutu menyeluruh dalam organisasi, mengembangkan diri serta mengem-bangkan bersama, pengendalian dan perbaikan di dalam tempat kerja, dengan menggunakan teknik-teknik kendali mutu.

1

TIM KENDALI MUTUTIM KENDALI MUTU(Gugus Kendali Mutu, Kelompok Kendali Mutu, Tim (Gugus Kendali Mutu, Kelompok Kendali Mutu, Tim

Perbaikan Mutu) Perbaikan Mutu) Q

KEGUNAAN TKMKEGUNAAN TKM DALAM PENYULUHAN PEMBANGUNAN DALAM PENYULUHAN PEMBANGUNAN

KEGUNAAN TKMKEGUNAAN TKM DALAM PENYULUHAN PEMBANGUNAN DALAM PENYULUHAN PEMBANGUNAN

Wahana untuk berpartisipasi dalam perbaikan dan perkembangan penyuluhan pembangunan.

Menghargai umat manusia serta membangun suatu kenyamanan tempat kerja yang cerah dan pe-nuh arti dalam bekerja.

Mengaktualisasikan kemampuan manusia sepenuhnya yang akhirnya menggambarkan adanya kemungkinan-kemungkinan yang tak terbatas.

Wahana untuk berpartisipasi dalam perbaikan dan perkembangan penyuluhan pembangunan.

Menghargai umat manusia serta membangun suatu kenyamanan tempat kerja yang cerah dan pe-nuh arti dalam bekerja.

Mengaktualisasikan kemampuan manusia sepenuhnya yang akhirnya menggambarkan adanya kemungkinan-kemungkinan yang tak terbatas.

PEMBENTUKAN TKMPEMBENTUKAN TKM

1. TKM dibentuk/terbentuk secara sukarela di ling- kungan kerja masing-masing.

2. Dibentuk di tiap unit secara ad-hoc atau permanen.

3. Dibentuk dengan anggota dari berbagai unit secara ad-hoc atau permanen.

BEDAKAN TIM PERBAIKAN MUTU DENGAN KOMISI MUTU.

ALAT KENDALI MUTU ALAT KENDALI MUTU STATISTIKAL STATISTIKAL

ALAT KENDALI MUTU ALAT KENDALI MUTU STATISTIKAL STATISTIKALTKM bekerja dengan menggunakan data

dan informasi lain yang disajikan dalam bentuk olahan statistik :

tabel, grafik, flowchart, dll.

Data tertentu yang relevan perlu dikumpulkan secara kontinu.

Data tersebut diolah secara periodik.

Data olahan disajikan dalam bentuk tabel, diagram atau grafik.

Tarik kesimpulan tentang kondisi, masalah, kekuatan, kelemahan, tantangan dan peluang.

Keputusan-keputusan diambil berdasarkan data / statistik.

Data / Statistik harus merupakan bukti-bukti yang benar dan dapat dipercaya. 0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

FT

FP

Dosen

Pegawai

Mahasiswa

TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM KERJASAMAKERJASAMA

TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM TAHAP-TAHAP PEMBENTUKAN TIM KERJASAMAKERJASAMA

I. PEMBENTUKAN (FORMING)

II. PENGGUGAHAN (STORMING) III. PENETAPAN NORMA (NORMING) IV. PELAKSANAAN (PERFORMING)

SYARAT-SYARAT BAGI ANGGOTA TIMSYARAT-SYARAT BAGI ANGGOTA TIM

1. Saling percaya mempercayai.2. Saling terbuka.3. Mengakui kelebihan dan menerima kelemahan anggota lain.4. Menerima umpan balik.5. Saling belajar.6. Memupuk rasa kebersamaan.

PEMBINAAN TIM KERJASAMAPEMBINAAN TIM KERJASAMA1. Menghapus rasa cemas.

2. Menempatkan tim pada posisi yang tepat.

3. Menciptakan situasi yang kondusif.

4. Menumbuhkan rasa percaya diri.

5. Memberi kesempatan bagi setiap anggota Tim.

6. Mengadakan evaluasi terhadap perbedaan pendapat.

TUGAS-TUGAS TIM KERJASAMA

1. Mengumpulkan data.2. Merumuskan masalah-masalah.3. Menentukan prioritas masalah.4. Menemukan cara-cara yang memungkinkan Tim untuk bekerjasama.5. Menciptakan suasana yang harmonis.6. Menyusun upaya yang antisipatif terhadap masalah baru yang mungkin terjadi.

TIM YANG EFEKTIF DAN EFISIENTIM YANG EFEKTIF DAN EFISIENTIM YANG EFEKTIF DAN EFISIENTIM YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

1. Tujuannya jelas.

2. Peran masing-masing anggota jelas.

3. Tersedia sumberdaya dasar.

4. Rencana kerja yang jelas.

5. Tanggung jawab dan batas-batas wewenang yang jelas.

6. Aturan main yang disepakati bersama.

7. Alat yang sesuai untuk menangani masalah.

8. Perilaku Tim yang bermanfaat.

PEDOMAN UNTUKPEDOMAN UNTUK

MUTU PERTEMUAN TKMMUTU PERTEMUAN TKMPEDOMAN UNTUKPEDOMAN UNTUK

MUTU PERTEMUAN TKMMUTU PERTEMUAN TKM

1. Mulai dan berakhir tepat waktu.2. Sesuai dengan agenda pertemuan.

3. Menetapkan alokasi waktu untuk setiap mata acara.

4. Menggunakan “Aturan Permainan”

5. Tetap pada mata acara; batasi pembicaraan yang menyimpang dari acara.

6. Keputusan diambil secara konsensus.

7. Catat informasi yang muncul.8. Up-date dan evaluasi.

C:\TQM\TKM

Q

PERATURAN PERMAINAN BAGIPERATURAN PERMAINAN BAGITIM KENDALI MUTUTIM KENDALI MUTU

PERATURAN PERMAINAN BAGIPERATURAN PERMAINAN BAGITIM KENDALI MUTUTIM KENDALI MUTU

Q

Kawasan Aman

Tiada Gelar

Semua Berpartisipasi

Tak Ada yang Mendominasi

Tetap pada Jalur

Mendengarkan dengan Tekun

Satu Pembicara Setiap Saat

PERTANYAAN-PERTANYAAN MENDASAR UNTUK EVALUASI TIM KENDALI MUTU

PERTANYAAN-PERTANYAAN MENDASAR UNTUK EVALUASI TIM KENDALI MUTU

1. Apa tujuan Tim Kerjasama.

2. Hasil apa yang diharapkan dari Tim.

3. Hasil apa yang telah dicapai.

4. Metoda apa yang telah digunakan.

5. Komponen-komponen mana yang perlu diganti.

TAHAPAN EVALUASI

1. Menentukan ruang lingkup.

2. Mengumpulkan informasi.

3. Menyimpulkan hasil evaluasi.

SEPULUH LANGKAH PELAKSANAAN EVALUASISEPULUH LANGKAH PELAKSANAAN EVALUASI

1. Membuat spesifikasi hal-hal yang akan dievaluasi.

2. Menentukan informasi yang diperlukan.

3. Menetapkan kapan dan bagaimana teknik pengum-

pulan informasi.

4. Menentukan alat pengumpul informasi.

5. Melakukan pengumpulan informasi.

6. Analisis informasi yang telah terkumpul.

7. Memutuskan informasi yang layak digunakan.

8. Membuat pertimbangan-pertimbangan.

9. Mengambil keputusan.

10. Menarik kesimpulan hasil evaluasi.

Sama dengan Tim Kendali Mutu; tekanan pada kemandirian.

Tim Kerja Mandiri adalah kelompok kerja alami yang bekerja bersama melaksanakan suatu fungsi atau menghasilkan suatu benda atau jasa/pelayanan.

Mereka memfokuskan diri pada upaya memenuhi atau melebihi harapan pelanggannya; kepuasan pelanggan adalah prioritas utama mereka.

Tim ini mandiri dalam arti memiliki kewenangan mengatur dirinya sendiri, serta menentukan sendiri apa yang perlu mereka lakukan. Mereka juga memiliki akses langsung pada informasi yang memungkinkan mereka untuk merencanakan, mengendalikan dan memperbaiki kerja mereka.

APAKAH TIM KERJA MANDIRI ITU ?APAKAH TIM KERJA MANDIRI ITU ?

mgs / 95 2

TEAMWORKTEAMWORK TTogether = Bersama-sama EEmpathy = Berempati AAssist = Bantu-membantu MMaturity = Matang / Dewasa WWillingness = Berkemauan baik OOrganization = Beraturan RRespect = Saling menghargai KKindness = Berbaik hati