Time Management Training Slides

დროისა და სტრესის მართვათრეინინგი მენეჯერებისთვის

მართვის აკადემია 2011 წელი 1

მართვის აკადემია

“სოციალური საწარმო” - მისიაზე ორიენტირებული არამომგებიანი ორგანიზაცია

ჩვენი მისიაა, დავეხმაროთ ჩვენს წევრებს საშუალოზე სწრაფი და დივერსიფიცირებული

კარიერული განვითარების მიღწევაში

მართვის აკადემია 2011 წელი

ჩვენი თრეინინგები


თრეინინგის ორგანიზაციაგანრიგი - დღეს 10:00 – 18:00, შესვენება 14:00 – 15:00მოკლე შესვენებები დაახლოებით საათში ერთხელწესები - აქტიურობა, კონცენტრაციასერთიფიკატიმასალები - სლაიდებიმეთოდოლოგია - GTD by David Allen მისადაგებულილიტერატურა - ელ. წიგნი Getting Things Done


პრობლემის ანალიზი


მენეჯერის მუშაობის სპეციფიკა

ინფორმაციით გადატვირთვადაძაბული მიზნებიმაღალი პასუხისმგებლობაგაუთავებელი შეხვედრებიპარტნიორების და არხების სიმრავლე


სამუშაო სტრესი“ვალის” შეგრძნებაუშედეგობის განცდაფრაგმენტირებული დრომეტისმეტი გადაღლაჯანმრთელობის საკითხებიარასწორი გადაწყვეტილებები


პრობლემის ანალიზიპროდუქტიულობა და მოტივაცია

სტრესის ხარისხი და მიღებული გადაწყვეტილებებიმშვიდი ხანგრძლივი პროფესიული ცხოვრება

დრო, როგორც კრიტიკული არადაგროვებადი რესურსისხვა რესურსებს უფრო მეთოდურად ვმართავთ


მეთოდოლოგია


მეთოდოლოგიამიზნები

სტრესის შემცირება– პროდუქტიულობის გაზრდა– ჯანმრთელობა– უკეთესი გადაწყვეტილებები

• ყველა ძირითადი რესურსს, დროის გარდა ვმართავთ მეთოდურად

• GTD – Getting Things Done


მეთოდოლოგია მოკლედ


ძირითადი ტერმინები• "საკითხების ღრუბელი” - იდეები, “ვალები”,

თხოვნები, მოთხოვნები და სხვა• საფოსტო ყუთი – Inbox - ღრუბლის

წერილობითი ორგანიზებული ვერსია• სამოქმედო და არასამოქმედო საკითხი• პროექტი - რამდენიმემოქმედებიანი საქმე• შემდეგი მოქმედება - პროექტის შემდეგი ნაბიჯი


ძირითადი ტერმინები• 2–წუთიანი საქმე• საქმე (Action, Task) - კონკრეტული მოქმედება• კონტექსტები - მოქმედების ტიპი, სახეობა• კალენდარი• დროის სლოტი - დღის გამოყოფილი ნაწილი

ერთი ტიპის საქმეებისთვის


სამოქმედო ნაბიჯები


საკითხის დამუშავება


ყოველკვირეული სამუშაო• კვირის ღრუბლის დაცლა და საფოსტო ყუთის

შევსება• პროექტების შემდეგი მოქმედებების

განსაზღვრა• მოქმედებების კონტექსტებში განაწილება• მოქმედების დეტალების შევსება• კონტექსტებისთვის დროის განაწილება


ყოველდღიური სამუშაო• საფოსტო ყუთში დამატება• კალენდრის დაკომპლექტება• კონტექსტების შესრულება• გამონაკლისების შესრულება


დღის დაგეგმვა • კალენდარი• კონტექსტების სლოტები• გომბეშოს შეჭმა საუზმეზე• დროის მართვის სლოტი


ყოველწუთიერი სამუშაო• საფოსტო ყუთში დამატება• შემდეგი მოქმედებების განახლება• 2–წუთიანი საქმეების შესრულება• არა-აუცილებელი საქმეების აცილება


ყოველთვიური გადახალისება

• ზედმეტი ელემენტების ამოშლა• სამომავლო საკითხების მიმოხილვა


კონტექსტების კალენდარი


ოპერატიული ინსტრუმენტები


გომბეშოს შეჭმა საუზმეზე• “გომბეშო” არის ის საქმე, რომლის გაკეთებაც

ყველაზე ნაკლებად გვინდა

• რატომ უნდა შევჭამოთ გომბეშო?

• რა მოხდება, გომბეშოს რომ შევჭამთ?


ეფექტიანი შეხვედრები• აცილება• მომზადება - ოთხნაწილიანი პატარა ფურცელი • საათი ოთახში• ფეხზე დგომა• დღის წესრიგი• ფასილიტაცია - გარდამავალი ფანქარი


შეხვედრის მომზადება


შეხვედრის მიზანი:რა გადაწყვეტილება უნდა

მივიღოთ?

არსებული ალტერნატივები და მათი დადებითი და უარყოფით მხარეები

საუკეთესო ალტერნატივა ვინ და როგორ უნდა მიიღოს გადაწყვეტილება?

ელფოსტა და მობილური• ფიქსირებული პერიოდები ელფოსტისთვის• ელფოსტის ავტომოპასუხე• მობილურის ავტომოპასუხე ან ასისტენტი• ელფოსტის ჩაყრა “საფოსტო ყუთში”• ელფოსტის ქმედითი თემა (Subject)


შეხვედრების ალტერნატივები

• ტელეკონფერენცია• "ჭუკჭუკი" - Chat• ეფექტიანი იმეილები• დავალებების მართვის სისტემა


პრაქტიკუმი


სამუშაო ინსტრუმენტები• საფოსტო ყუთი• ფერადი ქაღალდები• ბლოკნოტი დივაიდერებით• კალენდარი


ბლოკნოტის სტრუქტურა• არასამოქმედო საკითხები (არქივი)• პროექტები• კონტექსტი 1 - იმეილი• კონტექსტი 2 - გასასვლელები• კონტექსტი 3 - სატელეფონო• კონტექსტი N - შვებულებაში


ნაბიჯი 1 - ღრუბლის დაცლა

• ყველაფერი, რაც თავში მოგივათ• არამხოლოდ სამსახურებრივი• არ “გარდაქმნათ” task-ებად• არ გაფილტროთ მნიშვნელობით• არ ჩაუღრმავდეთ კონკრეტულ თემებს


ნაბიჯი 2 - დახარისხება• ნაგავი• 2–წუთიანი საქმეები• სამოქმედო საკითხები• არასამოქმედო საკითხები (არქივი)• პროექტები


ნაბიჯი 3 - პროექტების შემდეგი მოქმედება

• თითოეულ პროექტზე 1 ან 2 შემდეგი მოქმედება

• 2-ზე მეტი არ შეიძლება• თითო მოქმედება თითო ფურცელზე• მოქმედების სახელში სჩანდეს პროექტი• საფოსტო ყუთში ჩაყრა


ნაბიჯი 4 - კონტექსტები• იმეილი• სატელეფონო ზარები• სარბენი• სახლში ოჯახთან• შეხვედრები• Web

• დასადელეგირებელი• ველოდები

(დეკეგირებული)• “ერთ მშვენიერ

დღეს”• საყიდლები


ნაბიჯი 5 - კალენდარი• უკვე დანიშნული შეხვედრები• “დედლაინიანი” საქმეები• კონტექსტების სლოტები• ნახევარი კალენდარი ცარიელი რჩება


კალენდრის vs კონტექსტის საქმე

• კალენდარში შედის მხოლოდ ის საქმეები, რომელიც გარდაუვლად კონკრეტულ დღეს/დროს უნდა შესრულდეს

• დანარჩენი მიდის კონკტექტებში და სრულდება “რაც შეიძლება მალე” (ASAP)


ნაბიჯი 6 - შემოწმება• ღრუბელი ცარიელია• საფოსტო ყუთი ცარიელია• პროექტების სრული ჩამონათვალი• კონტექსტებად განაწილებული სამოქმედო

ელემენტები• არასამოქმედო (არქივი) სექცია• 2-წუთიანების “დასტა”


ელექტრონული ინსტრუმენტები


ელ. საფოსტო ყუთი - Evernote


საქმეების მართვის ელ. სისტემა - Nozbe


ელ. კალენდარი - Google Calendar


შემდგომი მოქმედება• გადაწყვეტილების მიღება სისტემის

დანერგვის შესახებ• გადაწყვეტილება ელექტრონული vs.

ქაღალდის სისტემაზე• ერთი კვირა დღის გადადება• საკანცელარიო (პროგრამული)

ინსტრუმენტების მომარაგება• ახალი ცხოვრების დაწყება


Documents

Time Management Training Slides