TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KẾ TOÁN

TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KẾ TOÁNChương 4: MICROSOFT EXCEL

2

Nội dung Chương 41. Giới thiệu Microsoft Excel 2. Thao tác với bảng tính

2.1. Các thao tác với tập tin 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc 2.3. Thao tác nhập liệu 2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List 2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác 2.6. Hiệu chỉnh dữ liệu 2.7. Lập công thức Excel 2.8. Định dạng dữ liệu 2.9. Hiệu chỉnh bảng tính

3

3. Hàm trong Excel 3.1. Khái niệm hàm 3.2. Các hàm thông dụng

3.2.1. Nhóm hàm toán học 3.2.2. Nhóm hàm xử lý chuỗi 3.2.3. Nhóm hàm xử lý ngày giờ 3.2.4. Nhóm hàm luận lý 3.2.5. Nhóm hàm dò tìm 3.2.6. Nhóm hàm thống kê 3.2.7. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu 3.2.8. Nhóm hàm thông tin

3.3. Công thức mảng

Nội dung Chương 4 (tt)

4

4. Chèn các đối tượng vào bảng tính 4.1. Chèn hình ảnh 4.2. Chèn biểu đồ 4.3. Chèn các đối tượng mở rộng 4.5. Xử lý dữ liệu

4.5.1. Sắp xếp dữ liệu 4.5.2. Trích lọc dữ liệu 4.5.3. Tạo tổng cấp dưới (Subtotals) 4.5.4. Tạo dữ liệu tổng hợp từ các các dữ liệu chi tiết (Consolidate) 4.5.5. Kiểm tra nhập liệu (Data Validation)


5

6. In ấn 6.1. Định dạng trang in 6.2. Các chế độ hiển thị trang trong Excel 6.3. In bảng tính

7. Các chức năng khác 7.1. Thiết lập Freeze Panes 7.2. Kiểm tra đánh giá công thức 7.3. Sao chép đặc biệt

7. 4.Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) 7.5. Bảo vệ bảng tính


6

Microsoft Excel là phần mềm về bảng tính điện tử dùng để lưu trữ, tổ chức và thao tác trên dữ liệu.

Vùng làm việc của Excel là một bảng gồm nhiều hàng và cột. Hàng (row) được được nhận diện bởi số (1,2,3,…) và Cột (column) được nhận diện bởi ký tự (A,B,C,…). Giao giữa hàng và cột là ô (cell) và có địa chỉ là <cột-hàng> ví dụ

A7. Ô là đơn vị cơ sở để lưu trữ dữ liệu của bảng tính.

Hiện tại MS Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp phục vụ các công việc tính toán từ đơn giản đến phức tạp.

1. Giới thiệu Microsoft Excel

7

Khởi động Microsoft Excel Cách 1: Nhấn chuột vào Start→All Programs →Microsoft Office →

Microsoft Excel 2010 Cách 2: Double click vào biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên

Desktop Cách 3: Vào Start → Run → gõ vào Excel và nhấn Enter.Thoát khỏi Microsoft Excel Cách 1: Chọn menu File → Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Nhấn chuột vào nút X (close) ở góc trên bên phải

1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)

8

Thành phần trong cửa sổ của MS Excel


9

Thành phần trong cửa sổ của MS Excel Title bar: Thanh tiêu đề. Tab bar: Thanh lệnh. Ribbon: Thanh chứa các Group công cụ. MS Excel 2010 thay đổi

giao di ện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truy ền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon.

Formula bar: Thanh công thức. Sheet Tab: Chứa các sheet trong workbook. Scroll bar: Thanh cuộn ngang/dọc Status bar: Thanh trạng thái


10

Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm ki ếm, lọc dữ liệu,…

Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị , ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi ết lập in ấn.

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.


11

Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

View: Thiết l ập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …

Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office → Excel Options → Popular → Chọn Show Developer tab in the Ribbon.

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hi ện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,


12

Hiệu chỉnh Ribbon theo ý người dùng Từ File → Options → Customize Ribbon


13

Cấu trúc bảng tính Workbook: Một tập tin của Excel 2010 được gọi là một

Workbook và có phần phân loại mặc định là .xlsx. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbookcó tối đa 255 sheet.

Worksheet: Mỗi một sheet là một bảng tính gồm các hàng và cột Hàng: Có tối đa là 1.048.576 hàng, được đánh số thứ tự từ 1,2,3,… Cột: Có tối đa là 16.384 cột, được đánh số từ A,B,C,… Ô: Là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các

ô có lưới phân cách. Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự

hàng.


14

Cấu trúc bảng tính (tt)


15

2.1. Các thao tác với tập tin 2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc 2.3. Thao tác nhập liệu 2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List 2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác 2.6. Hiệu chỉnh dữ liệu 2.7. Lập công thức Excel 2.8. Định dạng dữ liệu 2.9. Hiệu chỉnh bảng tính

2. Thao tác với bảng tính

16

Lưu tập tin: Đặt tên cho tập tin và chọn vị trí lưu. Qui tắc đặt tên: Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả

khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu đặc biệt như: \ ? : * “ < > |

2.1. Các thao tác với tập tin

17

Tạo tập tin mới: Office → New → Blank workbook và nhấn Create.


18

Mở tập tin có sẵn: Office → Open→ chọn tập tin.


19

Quy định về cách nhập và hiển thị số, ngày giờ trong Windows: chọn lệnh Start → Control Panel → Regional and Language → Formats → Additional Settings.

2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc

20

Numbers: Khai báo kiểu số Decimal symbol: Quy ước

dấu phân cách phần thập phân.

No. of digits after decimal: Số chữ số thập phân.

Digits grouping symbol: Dấu phân cách hàng ngàn.

Digits grouping : Số số hạng trong Group


21

Currency: Hiệu chỉnh định dạng tiền tệ.

Excel cho phép người dùng định dạng cách hiển thị các loại tiền tệ khác nhau. Dấu phân cách giữa các phần theo quy định của hệ thống như kiểu Number. Kiểu dữ liệu tiền tệ đúng sẽ tự động canh phải.


22

Date: Hiệu chỉnh định dạng ngày.

Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự quy định của Windows, dữ liệu sẽ canh phải trong ô. Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi.


23

Thay đổi một số thông số thiết lập (Options) : Excel File → Options


24

Dùng chuột click vào ô cần chọn

2.3. Thao tác nhập liệu

25

Kiểu dữ liệu số (Number): Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E,%, $, ngày và giờ thì số theo đúng quy ước trong môi trường Windows sẽ mặc định được canh lề phải trong ô.

Dữ liệu dạng tiền tệ (Currency) Dữ liệu dạng ngày (Date) Dữ liệu dạng giờ (Time) Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Dữ liệu kiểu công thức

2.3. Thao tác nhập liệu (tt)

26

Cách 1 Gõ vào 2 số liên tiếp theo thứ tự tăng dần. Chọn 2 ô vừa gõ. Kéo nút Handle (dấu + tại góc dưới bên phải của 1 ô)của phạm vi

này và kéo theo hướng cần điền đến vị trí cần thiết và thả chuột. Cách 2

Gõ số đầu tiên của dãy cần điền. Kéo nút Handle và đồng thời nhấn phím Ctrl → được dãy số có thứ

tự tăng.

2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List

27

Khối dữ liệu: Gồm nhiều ô liên tiếp nhau, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là

địa chỉ vùng/khối. Địa chỉ vùng/khối được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên

trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:) ví dụ A5:F10

Cách chọn khối Khối 1 ô: dùng chuột chọn ô đó. Khối N ô: quét chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của khối. Khối 1 dòng: chọn chuột vào tiêu đề dòng đó. Khối 1 cột: chọn chuột vào tiêu đề của cột đó.

Chọn phạm vi khối không liên tục: dùng chuột chọn khối đầu tiên sau đó nhấn Ctrl rồi tiếp tục chọn khối khác.

2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác

28

Sửa dữ liệu C1: Double click vào ô cần sửa, sửa xong nhấn phím Enter. C2: Chọn ô cần sửa → nhấn phím F2, sửa xong nhấn phím Enter.Xóa dữ liệu C1: Chọn phạm vi cần xóa → nhấn phím Delete (chỉ xóa nội dung) C2: Chọn tab Home → nhóm Editting → Clear

Clear All Clear Formats Clear Contents Clear Comments

2.5. Hiệu chỉnh dữ liệu

29

Sao chép dữ liệu (Sử dụng chức năng Copy và Paste) Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. Chọn Home → (Group Clipboard) → Copy hoặc nhấn Ctrl+C Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. Chọn Home → (Group Clipboard) → Paste hoặc nhấn Ctrl+VDi chuyển dữ liệu (Sử dụng chức năng Cut và Paste) Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. Chọn Home → (Group Clipboard) → Cut hoặc nhấn Ctrl+X Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. Chọn Home → (Group Clipboard) → Paste hoặc nhấn Ctrl+V

2.5. Hiệu chỉnh dữ liệu (tt)

30

Công thức (Formula). Công thức bắt đầu bằng dấu =, giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức, có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi.

Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. Các toán tử như:

Số học: +, -, *, /, ̂ , Nối chuỗi: & , So sánh: >, <, >=, <=, =,<>, … Toán tử tham chiếu: dấu cách các tham chiếu (,), tham chiếu

mảng (:), khoảng trắng (trả về ô giao giữa 2 vùng). VD: =D1:D8 A5:E5 kết quả: D5

Các toán hạng như: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …

2.6. Lập công thức Excel

31

Thứ tự ưu tiên toán tử1) Toán tử tham chiếu: dấu cách các tham chiếu (,), tham chiếu

mảng (:), khoảng trắng 2) Số âm (-)3) Phần trăm (%)4) Lũy thừa (̂ )5) Nhân/Chia (*, /)6) Cộng trừ (+, -)7) Nối chuỗi (&)8) So sánh (>, <, …)

2.6. Lập công thức Excel (tt)

32

Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ mà nó tự động cập nhật theo sự thay đổi của địa chỉ ô nguồn khi thực hiện thao tác copy công thức để bảo toàn mối quan hệ tương đối giữa các ô trong công thức. Đia chỉ tương đối của ô có dạng:

Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ mà nó không thay đổi khi thực hiện thao tác copy công thức. Đia chỉ tuyệt đối của ô có dạng:

Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ mà nó chỉ thay đổi một trong hai thành phần (hàng hoặc cột) khi copy công thức. Địa chỉ hỗn hợp có dạng.


33

Đặt tên cho vùng. Để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta có thể đặt tên cho

một vùng dữ liệu được chọn như sau: Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên. Nhấn chuột phải → Define Names… (Hoặc chọn tab Fomulas →

Define Names) Nhập tên vùng vào mục Name box. Nhấn Enter.


34

Lỗi khi sử dụng công thức


35

Dùng tab Home để định dạng dữ liệu.

2.7. Định dạng dữ liệu

36

Hoặc định dạng bằng cách chọn khối → nhấn chuột phải và chọn Format Cells.

2.7. Định dạng dữ liệu (tt)

37

Thêm hàng Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào. Vào Home →(Group Cells) → Insert Sheet Rows hoặc nhấn phải

chuột, chọn Insert Thêm cột

Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào. Vào Home →(Group Cells) → Insert Sheet Columns hoặc nhấn

phải chuột, chọn Insert Thêm ô mới

Chọn các ô hoặc đưa con trỏ ñến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào.

Chọn Home →(Group Cells) → Insert Cells hoặc nhấn phải chuột, chọn Insert...,

2.8. Hiệu chỉnh bảng tính

38

Xóa hàng, cột: Chọn các hàng/cột cần xóa. Chọn Home → Group Cells → Delete → Delete Sheet

Rows/Delete Sheet Columns hoặc hoặc nhấn phải chuột chọn Delete.

Xóa ô: Chọn các ô cần xóa. Chọn Home → Group Cells → Delete → Delete Cells hoặc nhấn

phải chuộy chọn Delete...

2.8. Hiệu chỉnh bảng tính (tt)

39

3.1. Khái niệm hàm 3.2. Các hàm thông dụng


3.3. Công thức mảng

3. Hàm trong Excel

40

Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, …

MS Excel có một tập hợp các hàm rất phong phú và được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.

Cú pháp chung=TÊN HÀM([DANH SÁCH THAM SỐ])

3.1. Khái niệm hàm

41

Nếu công thức bắt đầu là một hàm thì phải có dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +) ở phía trước.

Nếu hàm là đối số của một hàm khác thì không cần nhập các dấu trên. Có 2 cách nhập hàm:

Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm. Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +).

Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp. Nhấn Enter để kết thúc.

3.1. Khái niệm hàm (tt)

42

Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm. Click chọn Insert Function hoặc Shift+F3

3.1. Khái niệm hàm (tt)

43


3.2. Các hàm thông dụng

44

3.2.1. Nhóm hàm toán học

45

3.2.2. Nhóm hàm xử lý chuỗi

46

3.2.3. Nhóm hàm xử lý ngày giờ

47

3.2.4. Nhóm hàm luận lý

48

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm

49

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm (tt)

50

Hàm INDEX(bảng dò, chỉ số dòng, chỉ số cột) Hàm OFFSET( references, rows, cols, [height], [width]) Hàm ROW([references]) Hàm COLUMN([references])

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm (tt)

51

3.2.6. Nhóm hàm thống kê

52

3.2.7. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu

53

ISNA(value) ISERROR(value) ISBLANK(value) ISNUMBER(value) ISTEXT(value)

3.2.8. Nhóm hàm thông tin

54

4.1. Chèn hình ảnh 4.2. Chèn biểu đồ 4.3. Chèn các đối tượng mở rộng 4.5. Xử lý dữ liệu


4. Chèn các đối tượng vào bảng tính

55

Chèn hình ảnh có sẵn: Insert → (Group Illustrations) → Picture: duyệt đến hình cần chèn và click Insert.

Chèn Clip Art: Insert → (Group Illustrations) → Clipt Art: xuất hiện hộp thoại Clipt Art. Để trống Text box Search for chọn Go, các Clip Art được liệt kê bên dưới. Click chuột lên một Clip Art để đưa nó vào tài liệu.

Chèn Shapes: Insert → (Group Illustrations) → Shapes: chọn hình cần chèn rồi kéo chuột (Drag) vẽ vào vùng muốn chèn.

4.1. Chèn hình ảnh

56

Chèn đối tượng dạng chuỗi: Insert → nhóm Text → lệnh Text Box, Header & Footer, Word Art, Object.

Chèn ký tự đặc biệt, công thức toán học: Insert → nhóm Text → lệnh Symbol/Equation.

4.1. Chèn hình ảnh (tt)

57

Insert → (Group Illustrations) → Chart chọn kiểu biểu đồ cần chèn.

4.2. Chèn biểu đồ

58

Chụp màn hình với Screenshot: Insert → (Group Illustrations) → Screenshot.

Hiệu chỉnh Picture: Phiên bản Office 2010 hỗ trợ tính năng hiệu chỉnh hình ảnh như một chương trình xử lý ảnh chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần Click chuột lên hình ảnh muốn hiệu chỉnh và chọn Tab Format, hệ thống công cụ đa dạng sẽ xuất hiện trên Ribbon.

4.3. Chèn các đối tượng mở rộng

59


4.5. Xử lý dữ liệu

60

Lệnh Data → Sort dùng để sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tùy chọn tương ứng khoá sắp xếp được chỉ định, vùng sắp xếp phải chọn tất cả các ô có liên hệ với nhau.

Thực hiện: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. Vào Data → (Group Sort & Filter) → Sort

4.5.1. Sắp xếp dữ liệu

61

Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter). Chức năng: Lệnh Data → (Group Sort & Filter) → Filter dùng để lọc

các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa điều kiện còn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che

Thực hiện: Chọn vùng CSDL với tiêu đề. Chọn Tab Data → (Group Sort & Filter) → Filter, Excel sẽ tự động

xuất hiện các nút thả cạnh tên field cho phép chọn điều kiện lọc tương ứng với các field đó.

Chọn điều kiện lọc trong hộp liệt kê của từng field tương ứng. Chọn Text Fillter để thực hiện chức năng lọc nâng cao theo yêu

cầu của người dùng:

4.5.2. Trích lọc dữ liệu

62

4.5.2. Trích lọc dữ liệu (tt)

63

Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter) Chức năng: Lệnh Data → (Group Sort & Filter) → Advanced dùng để

trích ra các mẫu tin theo các điều kiện chỉ định trong vùng điều kiện được tạo trước.

Thực hiện: Bước 1: Tạo vùng điều kiện lọc. Bước 2: Vào Data → (Group Sort & Filter) → Advanced, xuất

hiện hộp thoại có các tùy.

4.5.2. Trích lọc dữ liệu (tt)

64

Chức năng: Thống kê dữ liệu theo từng nhóm trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ tính tổng tiền lương theo từng nhóm ĐƠN VỊ.

4.5.3. Tạo tổng cấp dưới (Subtotals)

65

Dùng lệnh Data → (Group Sort & Filter) → Sort để sắp xếp dữ liệu theo ĐƠN VỊ, mục đích để các mẫu tin có cùng ĐƠN VỊ thì nằm liền kề nhau. Chọn bảng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hàng. Vào Data → (Group Outline → Subtotals) \

4.5.3. Tạo tổng cấp dưới (tt)

66

Dùng để thống kê dữ liệu từ nhiều bảng cơ sở dữ liệu nguồn ở nhiều tập tin khác nhau.

Bước 1: Tạo bảng thống kê, bảng thống kê là một khung gồm row header hoặc column header, hoặc cả hai. Column header: Chứa tên các field muốn thống kê, trong đó cột

đầu tiên là cột làm điều kiện thống kê. Row header: Chứa giá trị muốn thống kê

Bước 2: Đánh dấu chọn bảng thống kê Bước 3: Chọn lệnh Tab Data → (Group Data Tools) → Consolidate

xuất hiện hộp thoại Consolidate.

4.5.4. Tạo dữ liệu tổng hợp từ các các dữ liệu chi tiết (Consolidate)

67

Function: Chọn phép thống kê. Reference: Địa chỉ của bảng cơ sở dữ

liệu muốn thống kê, click nút Add. Nếu có nhiều bảng dữ liệu thì click nút Add để thêm vào khung all references.

Click nút Browse để chọn dữ liệu ở tập tin khác

Use labels in: Chọn column header và row header theo mẫu của bảng thống kê.

Create links to source data: Bảng dữ liệu thống kê liên kết với dữ liệu nguồn nếu mục này được check, khi dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng thống kê cũng thay đổi theo.

4.5.4. Tạo dữ liệu tổng hợp từ các các dữ liệu chi tiết (tt)

68

Chọn tab Data →(Data Tools) → Data Validation

4.5.5. Kiểm tra nhập liệu (Data Validation)

69

6.1. Định dạng trang in 6.2. Các chế độ hiển thị trang trong Excel 6.3. In bảng tính

6. In ấn

70

Tương tự như khi định dạng trước khi in của Word, tuy nhiên từ Excel có điểm khác như sau: Print Area: Chọn vùng dữ liệu cần in. Để in một phần tài liệu,

chúng ta chọn phạm vi cần in, sau đó chọn menu Set Print Area. Background: Cho phép chọn file hình có sẵn làm hình nền. Print Titles: Thiết lập hàng hoặc cột cần lặp lại khi in: chọn vùng

dữ liệu in ở mục Print area từ thẻ Sheet, chọn in các đường lưới hay không từ mục Gridlines, chọn tiêu đề dòng và tiêu đề cột in lặp lại trên mỗi trang ở mục Print titles, tạo tiêu đầu và cuối trang, đánh số trang… từ thẻ Header/Footer, chọn thứ tự in từ thẻ Page order…

Menu File →Print →Page Setup

6.1. Định dạng trang in

71

6.1. Định dạng trang in

72

Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview.

Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View → Workbook Views → Normal View: Đây là chế độ sử dụng thường xuyên trong quá

trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.

Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này vẫn có thể tính toán và nhập liệu.

Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

6.2. Các chế độ hiển thị trang trong Excel

73

Menu File →Print →Page Setup →tab Sheet

6.3. In bảng tính

74

7.1. Thiết lập Freeze Panes 7.2. Kiểm tra đánh giá công thức 7.3. Sao chép đặc biệt 7.4. Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting) 7.5. Bảo vệ bảng tính

7. Các chức năng khác

75

Excel còn hỗ trợ cố định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì nó giúp luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hình xuống phía dưới để nhập liệu.

Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cố định, sau đó chọn View → Window → Freeze Panes → chọn kiểu cố định phù hợp. Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện

hành Freeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh

sách Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của

danh sách Để bỏ cố định thì vào View → Window → Freeze Panes → Unfreeze

Panes

7.1. Thiết lập Freeze Panes

76

Chọn công thức cần đánh giá Formulas → Formula Auditing → Evaluate Formula

7.2. Kiểm tra đánh giá công thức

77

Sử dụng chức năng Copy và Paste Special

Chức năng Paste Special giúp người dùng có thể sao chép một thành phần nào đó của dữ liệu.

Chọn dữ liệu cần sao chép. Chọn Home → (Group Clipboard)

→ Copy. Chọn vị trí cần sao chép đến Chọn Tab Home → Group

Clipboard → Paste → Paste Special. Xuất hiện hộp thoại Paste Special.

Chọn dạng sao chép:

7.3. Sao chép đặc biệt

78

Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và nhấn vào Conditional Formatting.

7.4. Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting)

79

Chọn File → Info → Protect Workbook

7.5. Bảo vệ bảng tính

80

Câu hỏi?

Documents

TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KẾ TOÁN