Title of the presentation This is the subtitlevalasz.hu/data/Konferenciak/konferencia_prezentaciok/dokumentumkez… · Napirend 09:00-09:30 Regisztráció 09:30-10:00 Köszöntő

Napirend

09:00-09:30 Regisztráció

09:30-10:00 Köszöntő - Borókai Gábor, Heti Válasz főszerkesztő-lapigazgató, Ablonczy Balázs, SAP Hungary Kft.

ügyvezető igazgató

10:00-10:40 Az adatarchiválás és a dokumentum menedzsment fontossága - Berczik Márton, SAP Hungary Kft.

10:40-11:15 Kávészünet

11:15-11:45 Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig - Lázár Péter, IDS Scheer Hungária Kft.

11:45-12:15 Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban – Füzessy Tamás, FreeSoft Nyrt.

12:15-12:45 Papír helyett elektronikus űrlap - szabadság és interaktivitás az űrlapkezelésben - Csamangó András,

Creative 4U Kft.

12:45-13:45 Ebédszünet

13:45-14:15 A dokumentumkezelés kihívásai nagyvállalati környezetben – Werle Zoltán, MÁV Zrt.

14:15-14:45 Tudatos és kontrollált dokumentumkezelési folyamatok, optimalizált nyomtatási rendszer, rugalmas

flottamenedzsment - Konica Minolta Magyarország

14:45-15:15 Forrástérkép 2010 - vissza nem térítendő EU támogatások informatikai fejlesztésekhez – Magyari Donát,

EU-szakértő

15:15-15:45 Átfogó dokumentum kezelési megoldások a HP-tól - Perjési Zoltán, HP Magyarország

15:45 - Kérdések-válaszok

© SAP 2009 / 2

Az adatarchiválás és a dokumentum

menedzsment fontossága

Berczik Márton

SAP Hungary Kft.

Heti Válasz – „ADMINISZTRÁCIÓ HATÉKONYAN”

Dokumentum menedzsment 2010 konferencia

© SAP 2009 / 4

© SAP 2009 / 5

Az eredmény nagyobb karbantartási és

energiaköltség, illetve komplexitás

© SAP 2008 / 4. oldal

Növekvő karbantartási költség

■ Hardver- és munkaerőköltség a régi

rendszerek továbbüzemeltetésére

(egy régi rendszer működtetése akár havi

20 ezer eurós költséggel járhat)

Bonyolultabb rendszer

■ Alacsonyabb hatékonyságú műveletek

(pl. rendszermentések)

■ Általában kevésbé megbízható rendszer

Zöld IT

■ A régi rendszerek nem hatékonyak, és

szükségtelenül fogyasztják az energiát a

működéshez és a hűtéshez

(egy régi rendszer energiaköltsége akár

havi 1000 euró is lehet)

© SAP 2009 / 6

“

A megfelelési költség magas lehet, de a nem

megfelelés még költségesebb

© SAP 2008 / 5. oldal

Nem megfelelő rendszer költségeMegfelelő rendszer költsége

Jogi feltárásA DuPont becslése szerint egy per során az

elektronikus feltárás (e-discovery) költsége 11 millió

dollár. Ugyanebben a feltárási műveletben a DuPont

megállapította, hogy 4-6 millió dollár értékű rekord már

elérte a megőrzési határidejét, és meg kellett volna

semmisíteni

Az elektronikus bizonyítékok, például e-mailek

megőrzési, keresési és ellenőrzési költségei

csillagászatiak...(a 2006-os Kentucky Speedway

kontra NASCAR ügyben). [összköltség] 3 000 000

dollár...csupán az elektronikus feltárás 5 hónapjára

Perelman kontra Morgan Stanley - 1,6

milliárd dollárRon Perelman bankár 1,6 milliárd dollárt nyert a

Morgan Stanley-től, miután a bíró megállapította, hogy

a cég nem adta át az e-maileket és más digitális

bizonyítékokat a perben

Residential Funding kontra DeGeorge

Financial - 94,4 millió dollárEgy 2002-es szövetségi ügyben a New York-i

másodfokú fellebbviteli bíróságon a felperes 94,4 millió

dollárt nyert az esküdtszék döntése nyomán, noha az

át nem adott e-mailt kevéssé értékesnek ítélték.

“[2006-ban] a milliárdos nagyságrendű vállalatoknál a perek száma 556 esetre emelkedett, közel

felük évente 50 új perrel néz szembe.”

Pereskedési trendek harmadik éves felmérésének megállapítása,

Fulbright és Jaworski, 2006

“A nagyvállalatok 62%-a ellen legalább egy per indul, minimum 20 millió dolláros téttel.”

Pereskedési trendek harmadik éves felmérésének megállapítása,

Fulbright és Jaworski, 2006

Átfogó dokumentum management csomag

elérhető az SAP-n keresztül

© SAP 2009 / 7

Enterprise Library

Enterprise Process Services

User Experience Services

Supplier Information

Management

Employee Information

Management

Customer Information

Management

Vendor Invoice

ManagementExtended ECM for SAP

Archiving & Document

Access for SAP

Engagement LifecycleTransaction

Archiválás és dokumentum hozzáférés

© SAP 2009 / 8

Enterprise Library




Management


Management


Management

Vendor Invoice



Access for SAP


../ProductMarketing/EIM_Campaign_2009/Movies/English/OpenText_Youtube_en_005.mov

SAP Archiving by Open Text

Adatok és dokumentumok - adatbázisa fellélegezhet

A hatalmas adatbázisok az IT-működés

kulcsfontosságú működési

költségmeghatározói: hardver,

karbantartás, energiafogyasztás

Az SAP rendszerének teljes működési

költségének kezelése

A megfelelőség biztosítása és a kockázat

csökkentése

Alkalmazásokat átfogó és folyamatközpontú

hozzáférés biztosítása a tartalomhoz

A biztonság megalapozása hosszú távú

archiválással

A képkezelés (nézetek, megjelenítők, e-mail

és Office hivatkozások) támogat minden SAP

ArchiveLink® dokumentum-forgatókönyvet,

SAP dokumentumtípust és -formátumot

Az ArchiveLink bővítése dokumentumokra

vonatkozó üzleti összefüggés-orientált

nézetekkel (átfogó rendszer)

A TCO csökkentése adatarchiválássalT

CO

Meg

fele

lősség

Pro

du

kti

vit

ás

GB

SAP adatbázis növekedés

Erőforrások felhasználása

Adminisztratív ráfordítás

Hosszú mentés & visszaállítás

Rendszer nem elérhető az upgrade

során

Unicode megnöveli az adatábázis

méretet

Megfelelősségi követelmény

Az adatmegőrzés szabályozása

Jogi és operatív kockázatok

Rendszer performancia

Korlátozó szervezeti egységek

Archivált adatokhoz való hozzáférés

A TCO csökkentése adatarchiválással

SAP adat archiválás és az Open Text megoldások

Az adatbázis kezelhető méretének megtartása

Az adminisztarítv ráfordítás csökkentése

A storage életciklusának kihasználása az alacsonyabb költségek elérése végett

Az adatmennyiség csökkentése SAP upgrade-et megelőzően

A rendszer nem elérésének (downtime) csökkentése

SAP adat állományokat tárol biztonságos és megfelelő tárolóhelyen

Magas rendelkezésre állás, replikáció, disztribúció és disaster recovery a kockázatoktól való védelem érdekében

Az SAP rendszert egészségesen tartja és a válaszidőket röviden tartja

Könnyű hozzáférést biztosít online és offline adatokhoz az üzleti folyamat nézetekben

Nyomtatási listákat tárol a hozzáférési mód alternatívájaként

TC

OM

eg

fele

lősség

Pro

du

kti

vit

ás

SAP Archiving –

Open Text Enterprise

Library Services

http://www.storagetek.com/index.html

http://www.ibm.com/us/

Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.

Slide 12

A merevlemez költségei kevesebb mint a

negyede a storage teljes költségeinek

“A merevlemez költségei kevesebb mint a negyede a storage teljes költségeinek.”(Giga Information Group)

„1 Terabyte storage adminisztratív költsége 5-7-szer magasabb a storage költségénél.”(Dataquest/Gartner)

Egyéb(oktatás, más költségek)

10%

környezeti(Elektromosság, fitikai hely)

3%

Storage kezelés(Szoft- és hardver)

19%

merevlemez

23%személyügyi

45%

SAP Data Archiving és az Open Text ajánlata

Open TextArchive Server

Az adatarchviálás folyamata

SAP DB

Do

cu

me

nts

(b

us

ine

ss

ob

jec

ts)

SAP Standard (ADK & ArchiveLink) OT Offering

Az adatarchiválás funkcionalitást az SAP NetWeaver nyújtja

Open Text megfelelőségi archiválást nyújt az SAP

adatarchiváláshoz

Archivált adat

(Reorg Files)Archiváló

objektumok

Slide 14

Néhány adatarchiválási ügyfélpélda

Nagy közmű vállalat Vezető elektromos, gáz és víz közmű szolgáltató 1.2 millió ügyféllel SAP IS-U/CCS Egyik legnagyobb ERP adatbázis a világon

Egy évvel az indulást követően több mint 3TB táblaterületet használt Az SAP adatbázis mérete 7TB volt a projekt indításakor

USA nagykereskedő vállalat Vezető globális szállítója mérnöki eszközöknek és finommechanikai egységeknek Az adabázis mérete 2TB + 45GB havi növekedés ~500GB adat lett kezdetben archiválva + 30-40GB havonta az FI, CO, MM, SD, & PP-ben

USA kiskereskedelmi ügyfél Nagy kisker vállalat Adatbázis = 3.6TB + 150GB havi növekedés 450GB adat lett kezdetben archiválva + 45GB havonta az MM, SD, IS-Retail-ben

Német kiskereskedelmi vállalat 40.000 üzlet, minimum havi kiszállítások az üzletekbe 25 millió SD dokumentum évente (kinőtte a számköröket), 8TB adatmennyiség negyedévente, napiszintű adatarchiválás Adatarchiválási állományok és kimenő dokumentumok (megrendelések, kiszállítási

dokumentumok, számlák) töltik ki az achívumot, ami ma már több, mint 120TB.

Slide 15

A TCO csökkentése SAP adatarchiválással

Ügyfél példa: Fujitsu Siemens (Németország)

HÁTTÉR● Vezető európai számítógépgyártó vállalat● SAP modulok: FI, CO, MM, SD, CO-PA● Növekvő hardver költségek a gyorsan növekvő

SAP adatbázis miatt

KIHÍVÁS● Elérhetőség: Korlátozó szervezeti egységek

„Mindennek hozzáférhetőnek kell lennie örökre!“● Performancia: az adatbázis már nem volt

kezelhető● Erőforrások felhasználása (hardver költségek)

OPEN TEXT MEGOLDÁS● SAP Data Archiving with Open Text Archiving for

SAP Solutions● Open Text Data Archiving competencies

ELŐNYÖK● Költségcsökkentés a hardver költségekben● Az SAP adatbázisn csökkentett adminisztrációs

költségei● Közel azonos adatbázis növekedés● Az adatbázis méretének elfogadható méreten

tartása● Az adat továbbra is elérhető a szervezeti egységek

számára● Performancia

“… the money saved through reduced

hardware investment and easier

administration gives us a ROI of roughly

the procurement costs - every year."

Rolf Heimbach,

Topical Responsible SAP Infrastructure and SAP

Archiving, Fujitsu Siemens Computers

Slide 16

Az SAP adatarchiválás sikere – Fujitsu Siemens

SAP Document Access by Open Text: legfőbb

képességek

Lehetővé teszi a “virtuális folder” megoldásokat az adott üzleti folyamat

környezetben a kapcsolódó tartalom dinamikus összegyűjtéséhez

Példák: ügyfél, Real Estate, alkalmazotti, megrendelések

Hozzáférést nyújt SAP, nem SAP és egyéb renszerek dokumentumaihoz

az SAPGUI-n és az SAP NetWeaver ® Portal-on keresztül

Lehetővé teszi az eseti felhasználóknak is a tartalom egyszerű, folder-eken

keresztüli hozzáférését

Web interfészt nyújt iView-kon (portlet) keresztül az SAP NetWeaver

Portal-hoz

Az SAP Content Management-tel integrált

Template-alapú dokumentum létrehozási folyamat

Dokumentumok szerkesztése és felülvizsgálata

Dokumentum státusz változások

© SAP 2009 / 20

SAP Document Access –

megfelelőség és produktivitás

Open Text ArchiveLink-

hitelesített HTTP-

tartalomszerver

Az SAP adatok és

SAP bizonylatok

biztonságos

hosszútávú tárolása

Virtuális

mappanézetek az

SAP adatok (online

és offline) és

bizonylatok

eléréséhez

üzletifolyamat-

nézetekben

Nyomtatott

listaarchiválás

egészíti ki a standard

SAP adatarchiválást

SAP adatok világa SAP bizonylatok világa

ArchiveLink

SAP Archiving by Open Text - Open Text Enterprise Library(hardverabsztrakciós réteg)

SAP Document Access by Open Text

WORM-jellegű tárolási réteg

http://www.ibm.com/us/


SA

P C

RM

SD

SA

P P

LM

MM

Exte

rna

l

Co

nte

nt

SA

P S

RM

FI

Sta

ndard

functionalit

y

Process-Oriented Grouping of Content

Exte

nds s

tandard

Arc

hiv

eLin

k

SAP Document Access

by Open Text… hozzáférés

Minden tartalomhoz az SAP

felhasználók számára

© SAP 2009 / 22

SAP Document Access – archivált adatok

integrálása virtuális mappákba

Offline adatok egyszerű

lehívása üzleti

felhasználók számára

A teljes üzleti folyamat

és az online adatok

kontextusában

Mellékletek közvetlen

elérhetősége

Online adatok =

SAP adatbázis adatai

Offline adatok =

archivált SAP adatok

(már nincsenek az SAP

adatbázisban)

Offline

adatok

Online

adatok

SAP Document Access


Look & Feel a SAPGUI-n belül


Look & Feel az SAP NetWeaver Portal-on belül


Slide 25

SAP nyomtatási listák archivált információkon

keresztüli hozzáférése

SAP Document Access by Open Text: virtuális

folderek

Supplier Information Management

© SAP 2009 / 27

Enterprise Library




Management


Management


Management

Vendor Invoice



Access for SAP



Open Text Supplier Information Management

Az SAP SRM üzleti alkalmazásával való integráció

Copyright © 2009 Open Text Corporation. All rights reserved.

Slide 28

Az ERP és SRM tartalom egységes nézete

SAP SRM SAP ERP

Web SAP GUI

Contracts … …Invoice …

Shopping Cart Bidding Purchase Order


Slide 29

Employee Information Management

© SAP 2009 / 30

Enterprise Library




Management


Management


Management

Vendor Invoice



Access for SAP



Employee

Information

Management

Mit tesz lehetővé az Open Text Employee

Information Management?

Capturing:

Scan, Barcode,

OCR, eMail,

mass import, …

SAP GUI

Retrieval for HR

professionals

HR Processes,

Follow Up,

Workflow …

Guest -

User

access

Secure Deletion,

Retention

Management

Web Access for HR

Professionals, Manager

& Employee Self

Service

Secure

Archiving

Automatic

integration of

outbound SAP

Documents

Print and

Export

personnel File

Integration with

Adobe, Escriba, …

Flexible

Folder

Structure


EIM a SAP GUI-n belül


SAP HCM/HR integráció

Közvetlenül belép

az SAP standard

HR tranzakciójába (PA20/PA30)


Customer Information Management

© SAP 2009 / 34

Enterprise Library




Management


Management


Management

Vendor Invoice



Access for SAP



Az SAP CRM Interaction Center-rel való

integráció


Slide 35

Integráció az ügyfélhez menün keresztül


Slide 36

Slide 37

HÁTTÉR● Vezető pénzügyi szolgáltató az autófinanszírozás

területén● Több mint 3 millió ügyfél.

KIHÍVÁS● Különböző üzleti egységek vannak ugyanazzal az

ügyféllel kapcsolatban● Az üzleti egységek különböző rendszrereket

használnak (SAP CRM, ERP, ...).● A keresztértékesítés lehetőségei nincsenek

kihasználva

OPEN TEXT MEGOLDÁS● Minden ügyféllel kapcsolatos információ a Livelink

Enterprise Archive Server-en keresztül érhető el● Az ügyfél folder a Livelink DocuLink for SAP®

Solutions-rel lett megvalósítva

ELŐNYÖK● Hatékonyabb ügyfélkiszolgálás● A felesleges visszahívások elkerülése● A keresztértékesítés lehetőségeinek a

kihasználása● Egy információs bázis minden jogosult felhasználó

és ügyfél számára

„Customers, Customer-Care-Center-

employees and financial advisor are

using the same data basis. We improved

our processes significant with this ECM

solution from Open Text. With the online

postbox we created the fundament for a

future with less paper.“Joachim Walter, Head of Archiving Systems,

Volkswagen Bank GmbH

Volkswagen Bank: Egy ponton való hozzáférés

minden ügyfél információhoz

Slide 38

Livelink ECM – Archive Server

Üzleti egység

Dealer Ügyfél

Financing

Insurance

Online Portal

Account

Statements11/04

12/04

01/05

02/05Wartung

Reparatur

ügyfél folderLeasing

Contract

Financing

Insurance

Maintenance

Repairing

Customer-Care-Center

Leasing

Direct Banking

Volkswagen Bank - megoldás

Extended Enterprise Content Management

© SAP 2009 / 39

Enterprise Library




Management


Management


Management

Vendor Invoice



Access for SAP



© SAP 2009 / 40

Bővített tartalmú üzleti folyamatok

Tartalomnövekedés

kezelése és

adminisztrációs

költségek csökkentése

Integrált alkalmazások

gyorsítják az IT-környezet

konszolidálását

Konzisztens,

zökkenőmentes és

hatékony

tartalomáramlás

vállalatszerte

Tartalom

üzleti

kontextusbanEgyüttműködés

es

munkaterületek

Rekordkezelés az

üzleti folyamattal

integrálva

© SAP 2009 / 41

SAP

Business

Process

Platform

SAP Extended ECM by Open Text

Biztonságos natív

hozzáférés az SAP

és a nem SAP

szoftverek

felhasználóinak

A belső és külső

felhasználókat

tartalmazó

munkacsoportok

hatékony

együttműködésének

biztosítása

Döntési folyamatok

meghatározása,

szabályozása

és felgyorsítása

Adattárak konszolidálása

és tárolókezelés

Iktatás és

indexelés

automatizálása

Tartalom

szabályozása

és a megfelelési

költségek

csökkentése

Egységes

dokumentumkezelés

és Microsoft Office-

integráció biztosítása

Üzletifolyamat-platform használata

a vállalati tartalom kezeléséhez

© SAP 2009 / 42

Legyenek hatékonyabbak

az üzleti folyamatok

Segítségnyújtás a felhasználóknak a napi feladatok hatékony

elvégzésében

Segítség a hatékony munkához a vállalat határain túl is

Költségek kézben tartása és törekvés az egyszerűségre

A rendezetlen tartalom kezelése a folyamatok kontextusában

A szervezetek előírásoknak való megfelelésének biztosítása

valamennyi régióban

Az ECM és ERP integrálásának főbb előnyei

A vállalati platform

konszolidált és integrált

ERP / SAP User

Teljes értékű ECM

SAP-n belül

Együttműködés nem

SAP és külső

felhasználókkal

MS Office integráció

A funkcionalitás

kiterjesztése

Web-alapú hozzáférés

SAP tartalomhoz

Minden releváns

információ egy

nézetben

Gyors keresés

ECM /Sales User

A folyamat

hatékonyságának

növelése

IT Manager

Tároló költségek

ERP liszensz

költségek

Adminisztrációs

költségek

Költségek csökkentése

Compliance

Manager

Vállalaton keresztüli

elektronikus és fizikai

iratkezelés (Records

Management) SAP

tartalmat is beleértve

Egységes megőrzési

irányelvek

Csökkentett vállalati

kitettség perek és

szabályozások

vonatkozásában

A kockázat csökkentése

CIO


Slide 44

Business

ProcessesIndustry

Solutions

HCM

SRM

CRM

ERP

Dokumentum létrehozás

• A veszélyes árúk dokumentumainak a létrehozása és összegyűjtése

• Operatív instrukciók

• Biztonsági adatlapok

• Minden dokumentum 3 nyelven érhető el(német, olasz és francia)

Dokumentum jóváhagyás

• Az operatív instrukciók kontrollált áttekintése és jóváhagyása

SAP-ban való release-lése

• A cikkek kiválasztása

• WF lépés engedi el a dokumentumokat Livelink hyperlink-ként

Integráció azSAP ERP Materials

Management-tel

• A dokumentumok csatolva lesznek a cikktörzshöz

Felhasználói

elogadásHaétkonyság

Megfelellősség

Nagy európai állami vasúti ügyfél – Veszélyes

árúk


Slide 46

Business

ProcessesIndustry

Solutions

HCM

SRM

CRM

ERP

Építési projektek létrehozása

• Építési projektek, mint pl. mobil telefon adó állomások kiépítése

• Minden építési projektnek van egy projektje az SAP PS-ben és a Livelinkprojektben (80,000évente)

Dokumentum management

• LL projekt folderek és dokumentumok SAP projektekhez és szállítókhoz van kötve

• Dokumentumok

• Alkalmazási dokumentumok

• Architektúra ábrák

• Specifikációk

SAP projekt a számlázással

foglalkozik

• SAP projekt főként a számlázással való integrációra van használva

• SAP projekt az LL projekten belül van megjelenítve

LL projekt egyszerűen használható

együttműködési felületet biztosít

• Néhány LL projekt terület nyitott szállítók számára dokumentumok kicserélése céljából

• Az LL-en belül az építkezések helyei valódi térképen kerülnek megjelenítésre

Telco ügyfél – Project Management

Előnyök: Dokument management megoldások

Open Text eszközökkel az SAP-tól

Javított működtetés és folyamat hatékonyság

A virtuális folder-ek és az SAP NetWeaver infrastruktúrájának a használata csökkenti a működés költségeit és a nem struktúrált tartalom kezelését leegyszerűsíti

A megoldás az SAP-n belül fut és a felhasználók beszoktatásainak a problémái ilyen módon nem ismertek

Ügyfélinformációkhoz, megrendelésekhez, támogató call center-hez való hozzáférés és a CRM műveletek hatékonyabbak a kapcsolt tartalom egyszerű hozzáférése miatt

Minden adat egy helyen érhető el, a tranzakciónkénti költség ezért kisebb, mivel nincs más külső rendszer, amihez hozzá kellene férni

Alacsonyabb TCO

Az SAP biztonsági és jogosultsági rendszerének a használata elkerüli a redundáns rendszereket

Skálázhatóság magas rendelkezésreállással és teljes disaster recovery-vel a teljes vállalatszintű működést optimális szolgáltatási szinten tartja

Unicode és lokalizációs képességek támogatják a helyileg elhelyezett vállalatszintű globális rendszereket

A vállalaton belül elérhető SAP technikai képességek felhasználása csökkenti a külön megoldások alkalmazásának a szükségességét (az SAP-n belül, nem azon kívül fut)

© SAP 2009 / Page 48

Köszönöm a figyelmet!

Berczik Márton

[email protected]