Toelichting Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet 1995VNG Bijeenkomst Horizontale verantwoording Archiefwet 1995, Haarlemmermeer – 13 november 2012Herman Bongenaar

PAGINA

Archief-KPI’s: yes we can!

Presentatie– Waarom?– Wat?– Hoe?

PAGINA

Waarom KPI’s?

• Aanleiding: versterking horizontaal toezicht als gevolg van Wet Revitalisering generiek Toezicht (1 okt. jl.)

• Doel: het afleggen van verantwoording door B&W aan de gemeenteraad

• Afgeleide doelen: – Informatiebehoefte provincie– Referentiekader voor inrichting

informatiehuishouding– Verantwoording aan burger

PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s?

• KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving; zij meten de rechtmatigheid van de informatiehuishouding (compliance)

• Minimum boodschappenlijstje voor de interne toezichthouder (meer mag, minder niet)

• Van toepassing op niet-overgebrachte én overgebrachte archieven (= het statische archief bij de archiefdienst)

PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s?

• Bieden standaardisering en dus de mogelijkheid om het interne toezicht te professionaliseren

• Bieden mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken (via website waarstaatjegemeente.nl)

PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s niet?

• KPI’s zijn niet het ultieme inspectie-instrument voor archiefinspecteurs

• KPI’s schrijven niet voor hoe moet worden geïnspecteerd (methodiek)

• Over normering KPI’s is bijna geen overeenstemming te krijgen (bijvoorbeeld aan hoeveel procent van een KPI moet zijn voldaan om een voldoende/antwoord ‘ja’ te krijgen?)

PAGINA

Wat zijn de archief-KPI’s niet?

• KPI’s meten rechtmatigheid en dus niet alle aspecten van de informatiehuishouding (bijvoorbeeld niet de efficiëntie)

• Maar: voldoen aan wet- en regelgeving moet het fundament van iedere inrichting van de informatiehuishouding van een gemeente zijn!

PAGINA

Kpi’s en Baseline

• KPI’s: overzicht van wet- en regelgeving waar gemeenten aan moeten voldoen op het gebied van archief en informatiebeheer. Hiermee kunnen gemeenten verantwoording afleggen.

• Baseline: – biedt een handvat aan gemeenten om

informatiehuishouding volgens wet- en regelgeving + standaarden in te richten;

– geeft een intellectuele verantwoording van zaakgericht werken;

– wil op termijn modellen, best practices en standaarden bieden.

PAGINA

Hoe aan de slag met de KPI’s?

• Ervaringen pilotgemeenten• Handreiking en toelichting van de VNG• Wie vult de KPI’s in?• Verslaglegging• Invulformulier van BRAIN• Website Waarstaatjegemeente.nl• KPI’s en Aanvullend beleidskader provincie

(toezichthouder)

PAGINA

Pilot en Handreiking

• Naar aanleiding van VNG-Ledenbrief 2011 is een pilot met gemeenten gestart in 2012

• Met de uitkomsten van de pilot is een werkgroep aan de slag gegaan

• Resultaat: VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)

PAGINA

Toelichting

• In de Handreiking bevindt zich een toelichting op de archief-kpi’s:– Nadere uitleg over KPI-subvragen– Deelvragen die invuller op weg helpen– Kolom Taakverwaarlozing (TVW)– Kolom N-O/O geeft aan of subvraag voor

niet-overgebrachte archieven, overgebrachte archieven, of beide geldt

PAGINA

Wie vult de KPI’s in?

• Interne toezichthouder, indien benoemd (= gemeentearchivaris of namens hem de archiefinspecteur)

• Indien geen interne toezichthouder is benoemd: toezicht extern regelen

• Afdeling DIV levert input voor het invullen van de KPI’s, maar is niet degene die de rapportage opstelt

• KPI’s overgebrachte archieven: ?

PAGINA

Verslaglegging

• KPI-onderwerpen moeten herkenbaar worden behandeld; Opties:– ingevuld formulier KPI’s in Excel– kort verslag op basis van KPI’s– uitgebreid verslag op basis van KPI’s– jaarverslag [KPI-gegevens +

verantwoording van de invulling van de toezichtfunctie]

• In alle gevallen moeten conclusies en aanbevelingen worden toegevoegd

PAGINA

Invulformulier en website

• De Sectie Inspectie van branchevereniging BRAIN stelt een invulformulier in Excel ter beschikking om de KPI’s in te vullen

• Op www.waarstaatjegemeente.nl van KING zullen gemeenten onderling kunnen worden vergeleken op alle toezichtterreinen,

PAGINA

KPI’s en aanvullend beleidskader

• Provincie ontvangt uitkomsten KPI’s van gemeenten – in principe jaarlijks. Ook van andere lokale overheidsorganisaties en archiefdiensten?

• Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre KPI’s voldoende goed zijn ingevuld (mede afhankelijk van wie invult)

• Wanneer grijpt provincie in? Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

PAGINA

Archief-KPI’s: yes we can!

Vragen?

Ga gewoon aan de slag!