TOFAŞ BAYİ YÖNETİM SİSTEMİhedeflerleyonetim.tofas.com.tr/Applications/BYS/tr/bys_kullanim... · Sadece Fiat satıúı yapan bayilerin bir iúlem yapmasına gerek yoktur. 2

TOFAŞ BAYİ YÖNETİM SİSTEMİ Kullanım Kılavuzu

10 Temmuz 2011

Hazırlayan: Ayhan DURAK

Infinity Teknoloji

Tofaş BYS Kullanım Kılavuzu Sayfa 1

İçindekiler

Giriş ........................................................................................................................................ 2

İş Akış Şeması ....................................................................................................................... 3

Sisteme Giriş ve İlk Ayarlar .................................................................................................... 4

Tanımlamalar ......................................................................................................................... 5

Senaryolar .............................................................................................................................. 8

Ortak Gider Tanımları ........................................................................................................... 10

Satış Yeni Araç Bütçesi ..................................................................................................... 13

Satış Yeni Araç – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi ............................................................ 18

Satış 2. El Bütçesi .............................................................................................................. 22

Satış 2. El – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi .................................................................... 23

Servis Bütçesi .................................................................................................................... 24

Servis Bütçesi – Satılan Malın Maliyeti ve Dışarıya Yaptırılan İşler ..................................... 26

Servis – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi ........................................................................... 28

Servis Dışı Yedek Parça (Toptan Yedek Parça) Bütçesi ................................................. 29

Yedek Parça Primleri ............................................................................................................ 30

Servis Dışı Yedek Parça – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi .............................................. 31

Personel Bütçesi ................................................................................................................ 32

Genel Gider Bütçesi ........................................................................................................... 33

Finansman Bütçesi ............................................................................................................ 35

Finansman - Nakit Akış Tablosu .......................................................................................... 35

Finansman - Genel Bütçe Onayı .......................................................................................... 36

Raporlar ............................................................................................................................... 37

Raporlar – Özet Gelir Tablosu .............................................................................................. 37

Raporlar – Bütçe Sapma Raporu ......................................................................................... 38


1. Giriş

Tofaş Bayi İş İdaresi Yönetim Sistemi Programı, kısaca BYS diyeceğiz, bir bütçe

planlama ve raporlama programıdır. Programın amacı tüm Tofaş Bayilerinde

bütçenin denetim ve yönetim aracı olarak etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak

ve “hedeflerle yönetim” anlayışını yerleştirmektir.

Yıllık dönemlerde belirli senaryolara bağlı kalarak Tofaş Bayilerince hazırlanacak

bütçeler ve bunların gerçekleşemn değerleri bu programda bütün süreçleri

kapsayacak şekilde planlanmakta, kayıt altına alınmakta, takip edilmekte ve

raporlanmaktadır.

BYS, 9 ana bölümden oluşmaktadır. Bu bölümlerin iş akış sırası aşağıda,

Tablo-1’de verilmiştir. Program iş akış sırasına uygunluğu kontrol etmekte, akış

sırasında önceliği olan bölümlere ait bütçe işlemleri tamamlanmadan sonraki

bölümlere geçilememektedir.


Satış Yeni Araç

Satış 2. El

Servis

Toptan Yedek Parça

Personel

Genel Giderler

Finansman

TOPLAM BÜTÇE

Tablo1 - İş Akış Şeması


2. Sisteme Giriş ve İlk Ayarlar

BYS’ye Tofaş IDM sisteminde tanımlı kullanıcı adı ve şifrenizi kullanarak

girebilirsiniz. Giriş sayfasında ayrıca işlem yapmak istediğiniz bütçe yılını da

seçmelisiniz, önceki yıllara ait bütçelere buradaki Bütçe Yılı listesinden

ulaşabilirsiniz. Giriş yaptığınızda karşınıza programın ana sayfası gelecektir.

ANA SAYFA

Tüm BYS sayfaları Başlık Bölümü ve İçerik Bölümü olmak üzere 2 bölümden

oluşmaktadır. Başlık Bölümü sayfanın üst tarafındaki Tofaş Logosu, Bayinizin Kısa

Adı ve Adınız Soyadınızın gösterildiği Ana Menüye (siyah menü) kadar olan

bölümdür. Tüm ekranlarda Başlık Bölümü aynıdır. Başlık Bölümündeki en önemli

özellik Ana Menünün en sağındaki Senaryo Listesidir. Bütçe Planlama aşamasında

tüm sayfalarda burada seçili senaryoya göre işlem yapılmaktadır.

Birden çok senaryo ile çalışıyorsanız; öncelikle senaryo listesinde işlem

yapmak istediğiniz senaryonun seçili olduğunu kontrol etmelisiniz.


Ana Sayfada İçerik Bölümünde Duyurular, Görevler ve Görüşlerinizi İletin bölümleri

bulunmaktadır. Duyurular ve Görevler Tofaş İş İdaresi bölümünce belirlenmekte ve

kullanıcılara atanmaktadır.

Program hakkındaki görüşlerinizi Görüşlerinizi İletin bölümünden bize

ulaştırabilirsiniz.

TANIMLAMALAR

BYS’yi kullanmaya başlamadan önce bayinizi programa tanıtmak için yapmanız

gereken ayarlar vardır. Bu ayarlar yetkiye bağlıdır ve bayinizdeki “BYS Sistem

Yöneticisi” tarafından yapılmalıdır. Bayinizin “BYS Sitem Yöneticisi”, Tofaş İş

İdaresi bölümü tarafından veya Bayi Sahibi/Genel Müdür tarafından

Tanımlamalar-Kullanıcılar sayfasından atanmaktadır.


Tanımlamalar menüsünde sıra ile aşağıdaki ayarlar yapılmalıdır.

1. Markalar sayfasından satış yapılan markaları girmelisiniz. Alfa ve Lancia

satışı yapan bayiler, bu markaları da işaretleyip Güncelle tuşuna basmalıdır.

Sadece Fiat satışı yapan bayilerin bir işlem yapmasına gerek yoktur.

2. Gövdeler menüsünden aktif olarak satışını yaptığınız gövdeleri

seçmelisiniz. Bu ekran sadeleştirme içindir. Sistemde tüm gövdeler

kayıtlıdır, eğer model bazında satış bütçesi yapıyorsanız, sadece bu

ekrandan seçtiğiniz gövdeler ekrana gelecektir. Seçenekleri işaretlediğinizde

otomatik kayıt yapılacaktır, ayrıca başka bir işleme gerek yoktur.


3. Bölümler sayfasında, Bayinizde bulunan bölümleri seçmelisiniz. Satış,

Satış 2.El, Servis ve Toptan Yedek Parça (Servis Dışı Yedek Parça)

bölümleri seçili gelmektedir ve zorunludur.

Diğer bölümler (Muhasebe, İdari İşler vb.) Personel planlaması ve Genel

Giderlerin paylaştırılması için kullanılacaktır. Genel Gider paylarını ve

Personel bütçesini ayrıca takip etmek istediğiniz her bölümü burada

işaretlemelisiniz. Seçenekleri işaretlediğinizde ve kaldırdığınızda otomatik

olarak kayıt yapılacaktır.


4. Senaryolar sayfasında bütçe planlama döneminde kullanılacak

senaryoları girmelisiniz. Her bütçe dönemi için birden çok senaryoya göre

planlama yapılabilmekte ve bütçe takvimi sonunda bunlardan biri Reel Bütçe

olarak onaylanmaktadır. Her bütçe yılı için Normal Senaryo isimli bir senaryo

sistem tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır.

Yeni bir senaryo eklemek için;

Senaryolar sayfasında ilk satırdaki Senaryo Adı alanına 15 harfi

geçmeyecek şekilde senaryo adını giriniz

Yeni Araç Bütçesi kolonunda; Oto-LCV Bazında veya Model bazında

seçeneklerinden size uygun olanı seçmeli ve İşlemler bölümündeki büyük +

(artı) sembolüne tıklamalısınız.

Eğer Satış Yeni Araç bütçesini model bazında yapmak ve takip etmek

isterseniz “Model Bazında” seçeneğini işaretlemelisiniz. Bu durumda her

model (Gövde) için tek tek satış hedefi girmeniz istenecektir. Bu kolonda

Oto-LCV bazında seçerseniz; satış hedeflerini Oto ve LCV olarak 2 kalemde

girmeniz yeterli olacaktır.


5. Ortak Gider Tanımlarını girmelisiniz. BYS sisteminde, Departman Giderleri

ve Ortak Giderler (Genel Giderler) olmak üzere 2 ayrı şekilde gider

girilmektedir. Ortak Giderlerden her bölümün ne kadar pay alacağı “ortak

gider tanımları” ekranlarında belirlenmektedir, bu tanımlar 3 ayrı ekranda

yapılmaktadır. Bunlara soldan sağa sıra ile giriş yapılmalıdır.

Ortak Gider Birimleri

Burada isimlendirme yapılmaktadır. Giderlerin dağıtılacağı kriterlere göre

isimler belirlenmektedir.


Ortak Gider Tanımları

Bu ekranda Ortak Gider Birimlerine ait değerler, bölümlere göre girilmektedir.

Burada eksik bir bölüm olduğunu düşünüyorsanız, öncelikle

Tanımlamalar-Bölümler sayfasından ilgili bölümü eklemelisiniz. Girdiğiniz

değerler reel olmalıdır, toplamlarını 100’e denk getirmek veya yüzdelik değer

girmek zorunda değilsiniz. Program girilen değerlere göre yüzdelik payları

hesaplamakta ve gider dağılımını yapmaktadır.


Ortak Gider Payları

Bu bölümde hangi ortak giderin, hangi dağıtım birimine göre dağıtılacağı

belirtilmektedir. Yaptığınız tanımlara göre, her ortak gider için bir dağıtım

birimi seçmelisiniz. Genel Giderler sayfasında işlem yapabilmek için buradaki

tüm giderlere ait dağıtım birimlerini belirlemelisiniz, burada eksik giriş

yaptığınızda, Genel Giderler sayfasındaki Kayıt işlemi kapalı olacaktır.

Önemli Uyarı:

Bütçede Genel Gider girişlerini tamamladıktan sonra Ortak Gider Tanımlarında

veya Ortak Gider Paylarında değişiklik yaparsanız, bu değişiklikler önceden

girdiğiniz giderlerin dağılımını etkilemeyecektir. Yaptığınız değişikliklerin

geçerli olmasını istiyorsanız: Genel Gider sayfasına gidip, hem planlama

sayfasında hem de gerçekleşenler sayfasında Kaydet işlemi yapmalısınız.

6. İş Geliştirme Bölümlerini girmelisiniz. Servis bölümünün bütçesi

yapılırken İş Geliştirme Ciroları ayrıca takip edilmektedir. İş Geliştirme

Bölümleri bayi bazında farklılık gösterebildiği için sistemde tüm bölümler

tanımlanmıştır. Bunlardan hangilerinin kullanıyorsanız listeden seçmelisiniz.

7. Aylık fiyat artışlarını bölümlere göre girmelisiniz. BYS programında bütçe

hedefleri yıllık olarak girilmekte daha sonra girilen yıllık hedefe uygun olarak

aylık hedefler belirlenmektedir. Yıllık hedefleri belirlerken girdiğiniz Ortalama

Satış Fiyatı, Ortalama İşçilik Fiyatı, Ortalama Yedek Parça Fiyatı gibi

değerler bütçe dönemi başındaki değerleri ifade etmektedir. Bütçe yı lı içinde

belli dönemlerde bu rakamlarda artış olacağını öngörüyorsanız artış

oranlarını bu bölümde belirtmelisiniz.


Örneğin yeni araç Satışlarında 2011 Mart ayında %1’lik bir fiyat artışı, Servis

fiyatlarında ise Haziran ayında %2’lik bir fiyat artışı öngörüyorsanız

aşağıdaki gibi giriş yapmalısınız. Bütçe yılı içinde gerçekleşen fiyat

artışlarını da yine bu sayfada Gerçekleşen alanlarına girmelisiniz.

8. YP Kâr Marjlarını giriniz. Servis ve Toptan Yedek Parça (Servis Dışı Yedek

Parça) bölümleri için ayrı ayrı giriş yapmalısınız.


3. SATIŞ YENİ ARAÇ BÜTÇESİ

Ana Menüden Satış Yeni Araç Bütçesine tıkladığınızda, bu bölüme girmeye

yetkiliyseniz, Satış Yeni Araç sayfası karşınıza gelecektir. Yetkili değilseniz uyarı

yazısı alacaksınız. Hangi kullanıcıların, hani bölümlere girmeye yetkili olduğu BYS

Sistem Yöneticisi tarafından Tanımlar->Kullanıcılar sayfasında belirlenmektedir.

Sayfa Başında Bütçe Onay tablosu bulunmakta olup, bölüm bütçesi

tamamlandığında onaylama buradan yapılmalıdır. Her bölüm bütçesi öncelikle

bölüm müdürü, sonra Bayi Finansman Sorumlusu tarafından onaylanmaktadır. Bu

kural tüm bölümler için aynıdır. Onaylama işleminden sonra rakamlarda değişiklik

yapılamamaktadır, ancak onay BYS Sistem Yöneticisi tarafından iptal

edilebilmektedir.

Satış Yeni Araç bütçesinde;

Satışlar,

İskonto Oranları,

Primler,

Bütçe Tablosu,

Departman Giderleri bölümleri bulunmaktadır.


Bu bölümler sıra ile doldurulmalı ve her biri kendi bölümünün altında bulunan

Kaydet butonuna basılarak kaydedilmelidir.

Satışlar Bölümünde; model bazında veya Oto-LCV bazında yıllık satış hedefleri

adet bazında girilmelidir. Her satır için ayrıca Ortalama Araç Satış Bedeli

girilmelidir. Plânlamaya yardımcı olmak amacıyla bir önceki yılın satış adetleri ve

bütçe yılı için Tofaşın öngördüğü satış adetleri tabloda verilmiştir. Ortalama Araç

Satış Bedeli belirlenirken aracın KDV ve ÖİV hariç brüt tutarı, yani Tofaş Liste

Fiyatı dikkate alınmalıdır. Yıllık Satış Adedi ve Ortalama Araç Satış Bedeli

çarpılarak yıllık brüt satışlar hesaplanmaktadır. Bu satışların ay bazında dağılımı

ise yine bu sayfada bulunan Bütçe Tablosu üzerinden yapılmaktadır.

BYS içinde tutar ve sayı girilen alanlarda rakam, nokta ve virgül girişine izin

verilmiştir. Ondalık ayıracı Türkçe yazım kurallarına uygun şekilde virgüldür,

kuruşlu bir değer girmek isterseniz sayıyı virgül ile ayırmalısınız. Tamsayı

girilmesi gereken alanlarda, örneğin yeni araç satış adedi, virgül girişine izin

verilmemektedir. Nokta binlik ayıracı olarak kullanılmakta, sadece sayının kolay

okunmasını sağlamaktadır. Tutar alanlarına bunun dışında bir değer girerseniz,

kaydetme işlemi sırasında program uyarı verecek ve kayıt yapmayacaktır.


İskonto Oranları girişi Binek (Oto) ve Ticari (LCV) olarak ayrılmıştır. Satış

Kanallarına göre iskonto hedefleri ve payları girilmeli ve Kaydet butonuna

tıklanmalıdır. Giriş tamamlandığında payların toplamı %100 olmalıdır, aksi

halde uyarı verilecek ve kayıt yapılmayacaktır. Kayıt yapıldığında tablonun en alt

satırında Ağırlıklı Ortalama İskonto gösterilecektir, bu değer binek ve ticari satış

hedefleriniz ve paylarınız dikkate alınarak hesaplanmış ortalama iskonto

oranınızdır. Yine aynı satırda “Ortalama Kâr Marjı” verilmiştir. Bu tüm bayiler için

aynı olup Bayi İş İdaresi tarafından girilmektedir.

Primler tablosundan Prim Hedefleri girilmelidir. Bu tabloda primin En Yüksek Oranı

ve primin hangi satış kanalından satılan hangi modeller için geçerli olduğu verilmiş,

bu değerlere göre Prime Tabi Ciro hesaplanarak gösterilmiştir. Prim oranını

girdiğinizde Prime Tabi Ciro üzerinden ne kadar Prim alabileceğiniz tabloda anında

gösterilmektedir. Prim oranı, en yüksek oranı geçmemelidir. Primler tablosunun

en alt satırında Prim Dışı Özel Satış Oranı ve Ek Komisyon Oranı bulunmaktadır.

Prim Dışı Özel Satış Oranı, prim tutarı hesaplanırken kullanılmaktadır. İskonto

Oranları tablosunda girilen Özel Satış paylarına göre hesaplanan Özel Satış

Cirosu, “prim dışı özel satış oranı” ile çarpılmakta ve hesaplanan bu tutara prim

verilmemektedir.

Ek Komisyon Oranı ise yeni araç satışları sırasında elde edilen ek gelirleri (Tafik

Tescil vb.) içermektedir ve toplam satış tutarı üzerinden yüzde girilerek

hedeflenmektedir.

Girişleri yaptıktan sonra Kaydet butonuna basarak verileri kaydetmelisiniz.


Satışlar, İskonto Oranları ve Primler tablosunda girilen verilere göre oluşturulan

Satış Yeni Araç Bütçesi, Bütçe Tablosunda ay bazında gösterilmektedir. Yıllık

satış adetlerinin aylara dağılımı bir önceki yılın dağılım oranlarına göre

yapılmaktadır. Yeni bütçe yılında satış adetlerinin aylara dağılımını adet veya

yüzde değerlerini belirleyerek istediğiniz şekilde değiştirebilirsiniz. Yeni dağılıma

göre oluşan değerleri kaydetmeden önce aylık toplamların, yıllık satış toplamına

eşit olmasını sağlamalısınız, aksi halde tabloyu kaydedemezsiniz.

Satış Yeni Araç bölümünde girdiğiniz değerlere göre Bütçe Tablosu oluşturulup

Brüt Kâr’a ulaşılmaktadır. Bu tablodaki değerlerin tamamı; Satış Hedefleri,

İskontolar ve Primler tablolarındaki verilerinden hesaplanmaktadır. Aylık Satış

Cirosu, Tanımlar-Aylık Fiyat Artışları tablosundaki Satış (Öngörülen) oranı kadar

artırılmaktadır.


Satış Yeni Araç Bölümünde son olarak Departman Giderlerinin bütçelenmesi

bulunmaktadır. Burada ilk olarak personel maaş ve prim hedeflerini girmelisiniz.

Maaşlar aylara göre girmiş olduğunuz personel adetlerinin, yine girmiş olduğunuz

personel brüt ücretleri ile çarpımı sonucu bulunmaktadır. Personel Primlerinini ise;

Brüt Satış Cirosu üzerinden yüzde olarak veya Personel Brüt Maaşı üzerinden

yüzde olarak girebilirsiniz. Bunlardan sonra Satış Yeni Araç Bölümüne ait diğer

giderleri aylık bazda girmelisiniz. Departman Gider kalemleri ve Genel Gider (ortak

gider) kalemleri Tofaş Bayi İş İdaresi bölümünce belirlenmektedir.

Departman Giderleri listesinin sonunda Satış Yeni Araç departmanının Genel

Giderlerden aldığı paylar bulunmaktadır. Bu paylar “ortak gider tanımları”

sayfalarındaki değerlere göre hesaplanmaktadır. Girişleri tamamladığınızda Kaydet

tuşuna basarak girdiğiniz değerleri kaydetmelisiniz.


Satış Yeni Araç - Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Satış Yeni Araç gerçekleşen değerlerin girişi, sayfanın sağ üst bölümünde bulunan

“Gerçekleşenler Sayfasına Git” bağlantısına tıklanarak yapılmalıdır.

Açılan sayfada gerçekleşen yeni araç satışları ay bazında listelenecektir. İşlem

yapmak istediğiniz ayın karşısındaki Giriş butonuna basınız.

Aylık giriş ekranında aylık satışlar, stok bilgileri ve departman giderleri bölümleri

bulunmaktadır. Bunların her birine giriş yapıp Kaydet tuşuna basmalısınız. Yeni

Araç Satış Bilgileri senaryo oluştururken seçtiğiniz opsiyona bağlı olarak model

bazında veya Oto-Lcv bazında girilmektedir. Giriş ekranına veriler aşağıda

görüldüğü gibi “satış kanalı” bazında girilmelidir.


BYS sisteminde Aylık Satış Adetleri ve Tutarları entegrasyonla Bayi Otomasyon

Sisteminden alınmakta, her ayın 5’inde bir önceki aya ait veriler sisteme

aktarılmaktadır. Bununla birlikte bayilerin BOS’tan gelen verileri değiştirerek

bütçeye kendi rakamlarını girme hakkı bulunmaktadır. Sistemden Gelen ve bayinin

girdiği rakamları izleyebilmek için giriş sayfasında “G” ve “S” satırları vardır. “G” ile

başlayan satırlar bayinin girdiği, “S” ile başlayan satırlar sistemden gelen verileri

göstermektedir. Bayi rakamlarda hiçbir değişiklik yapmamışsa G ve S satırları eşit

olur. Sitemdeki tüm raporlarda ve işlemlerde bayinin girdiği değerler (G satırları)

geçerlidir.

Sistemden alınan Satış Yeni Araç verileri içinde Bayiye Satış rakamları

yoktur, bunlar manuel girilmelidir.

Yeni Araç Satışlarının altında Aylık Prim tablosu bulunmaktadır. Primler buraya

girilmelidir. Aylık primlerin hesaplanması, prim tipine göre 3 aylık-6 aylık

dönemlerde olabilmektedir, bu durumda bu alanlara yaklaşık prim karşılıkları

girilmelidir.


Yeni Araç Satış bölümünün hemen altında Ek Komisyon Cirosu girişi

bulunmaktadır. Aylık Gerçekleşen Ek Komisyon Cirosu bu alana girilip Kaydet

yapılmalıdır.

Gerçekleşen Yeni Araç satışları sayfasında ayrıca Gerçekleşen Stok değerleri

girişi için Stok Maliyeti tablosu ve Departman Giderleri bölümü bulunmaktadır.

Stok Maliyeti tablosundaki rakamlar finansal hesaplamalarda kullanılmaktadır ve

aşağıda görülen bölüme girip kaydedilmelidir.


Satış Yeni Araç Gerçekleşenler bölümüne son olarak Departman Giderleri

girilmelidir. Listeye tüm aylar gelmektedir, giriş yapılacak aya dikkat edilerek ilgili

sütuna gerçekleşen giderler girilmelidir.

Alfa-Lancia Satışı Yapan Bayiler İçin:

Satış Yeni Araç Fiat Bütçesi için anlatılan tüm kurallar Alfa-Lancia bütçesi için de

geçerlidir. Ancak Alfa-Lancia bölümünde ayrıca departman giderleri

tanımlanmamıştır, departman giderleri Fiat Satış Yeni Araç bütçesi içinde takip

edilmelidir.


4. SATIŞ 2.EL BÜTÇESİ

Satış 2. El Bütçesi; Satış Hedefleri, İskonto ve Kâr Marjı bölümlerinden

oluşmaktadır.

2. El Satış Hedefi, Satış Yeni Araç Hedefinin yüzdesi olarak veya doğrudan Satış

Adedi olarak belirlenebilir. Ayrıca Ortalama 2. El Araç Satış Bedeli hedefi girilmeli

ve Satış Hedefleri tablosu kaydedilmelidir.

Sayfadaki ikinci tabloda, öncelikle 2. El Satışlarının yüzde kaçının Perakende,

yüzde kaçının Galeriye satmayı planladığınızı Payı kolonuna girerek

belirlemelisiniz. Bu satış kanallarına göre Araç Başı Kar Hedefi, Araç Başı Bakım

Gideri, Araç Başı İskonto Tutarı Hedeflerini girip Kaydet tuşuna basarak

kaydetmelisiniz. 2. El satışlarda İskonto takip etmek istemiyorsanız İskonto

alanlarını 0 (sıfır) olarak girebilirsiniz.

Satış 2. El Bütçesinde diğer bölümlerden farklı olmak üzere, Bakım Gideri

mevcuttur. Bakım Gideri maliyet olarak değerlendirilip Araç maliyetine eklenerek

Brüt Kar’a ulaşılmaktadır.

Satış 2. El Bütçe Tablosu ve Departman Giderleri girişleri kuralları Satış Yeni Araç

bölümünde anlatıldığı gibidir.


Satış 2. El - Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Satış 2. El sayfasının sağ üst köşesindeki “Gerçekleşen Ekranına Git” bağlantısına

tıkladığınızda Aylık Liste karşınıza gelecektir. Buradan Giriş yapmak istediğiniz ayı

seçip karşısındaki Giriş butonuna bastığınızda ekrana giriş sayfası gelecektir.

Galeriye ve Perakende satışları ayrı ayrı girip Kaydet tuşuna basmalısınız.

2. El satışları “otoeksper” sisteminden takip eden bayilerin verileri takip eden ayın

5’inde otomatik olarak sisteme aktarılmaktır. Bayiler bu rakamları aynen kullanabilir

veya kendi rakamlarını girebilirler.

Satış 2. El gerçekleşen sayfasındaki stok girişleri ve departman giderleri girişleri,

Satış Yeni Araç Gerçekleşenler bölümündeki stok girişleri ve departman gideri

girişleri ile aynıdır.


5. SERVİS BÜTÇESİ

Servis Bütçesi; Satış Hedefleri, İskonto Oranları, Primler, Dışarıya Yaptırılan İşler,

İşçilik Maliyetleri ve İş Geliştirme bölümlerinden oluşmaktadır. Bu bölümler sıra ile

doldurulmalı ve her biri kendi bölümünün altında bulunan Kaydet butonuna

basılarak kaydedilmelidir.

Sayfa başındaki onay sisteminin çalışma şekli Satış yeni Araç bölümünde

anlatıldığı gibidir.

Servis Bölümünde yapacağınız planlamaların tamamını Mekanik ve Kaporta-Boya

birimleri için ayrı ayrı belirtmeniz istenecektir. İlk olarak Servis Satış Hedeflerini

girmelisiniz; burada İş Kabul Kartı bazında Yıllık Satış Adetleri, İKK Başı Yedek

Parça ve İşçilik cirolarının girişini yapmalısınız. Satış Hedeflerini tahmin

edebilmeniz için bu tabloda bir önceki yıl gerçekleşen değerler ve Merkez

Öngörüleri verilmiştir. Girişleri yapıp kaydetmelisiniz.

İskonto Tablosunda; Yedek Parça ve İşçilik iskontolarını ayrı ayrı girerek

kaydetmelisiniz. Primler tablosuna Prim Hedefini girip kaydetmelisiniz. Servis

sayfasında sadece Satış Sonrası Performans primi girilmektedir, diğer yedek parça

primleri Servis Dışı Yedek Parça sayfasından girilmektedir.


Servis Diğer Tanımlar bölümünde Aylık Direkt İşçilik Maliyetleri ve Dışarıya

Yaptırılan İşler tanımları bulunmaktadır. Direkt İşçilik Maliyetleri sayfanın en altında

bulunan Departman Giderleri tablosunda bulunan Servis Direkt Personel Maaşları

ve Servis Direkt Primleri girişlerine göre hesaplanmaktadır.

Bu bölümde Dışarıya Yaptırılan İşler için Yüzde ve Kâr Marjı girişi de yapmalısınız.

Toplam Servis girişlerinin ne kadarını dışarı yaptırmayı planlıyorsanız Yüzde

alanına bu değeri girmelisiniz. Kâr Marjı Alanına ise dışarıya yaptırılan işlerin

hedeflenen kâr marjını girmelisiniz. Verileri girdiğinizde, tabloda, yıllık servis

bütçeniz dikkate alınarak, dışarıya yaptırılacak işlerin toplam tutarı ve elde

edilecek brüt kar gösterilecektir. Girişleri yaptıktan sonra Kaydet tuşu ile girdiğ iniz

değerleri kaydetmelisiniz.

Mekanik ve Kaporta-Boya yedek parça maliyetleri hesaplanırken; dışarıya

yaptırılan işlerin yedek parça payı, yedek parça cirolarından düşüldükten sonra

kalan tutar yedek parça kar marjı ile çarpılarak maliyet bulunmaktadır. Dışarıya

Yaptırılan İşlerin maliyeti ise servis maliyetlerine eklenmektedir.


Servis Bütçesi - Bütçe Tablosu aylara bölünmüş özet Servis Bütçesini

göstermektedir. Bütçe Tablosuna aylık satış adetleri girilmiş olarak gelmektedir;

rakamlar bir önceki yılın dağılımına göre belirlenmektedir. Adetleri veya yüzdeleri

kullanarak dağılımı istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

Bütçe Tablosunda Satılan Malın Maliyeti hesaplanırken; Direkt İşçilik Bedeli

alınmakta, Dışarıya Yaptırılan İşler düşüldükten sonra kalan yedek parça cirosu

üzerinden Yedek Parça Kâr Marjına göre yedek parça ma liyeti bulunmakta, bu

tutarlara Dışarıya Yaptırılan İşlerin maliyeti, Boya Materyal Maliyeti ve İş Geliştirme

Maliyeti eklenmektedir. Boya Materyal Maliyeti ve İş Geliştirme Maliyeti direkt

bütçe tablosu üzerinden girilmektedir. İş Geliştirme Maliyeti, iş kabul kartı (İKK)

açılmayan iş geliştirme birimlerinin maliyeti hesaplanarak girilmelidir. İKK Açılan

birimlerin maliyeti İşçilik ve Yedek parça maliyetlerinin içinde zaten bulunmaktadır.


Servis Dışı Yedek Parça bölümünde tanımlanan Yedek Parça Primlerinin “servis

bölümüne düşen payları” da yine Bütçe Tablosunda “Mekanik Yedek Parça

Primleri” ve “Kaporta-Boya Yedek Parça Primleri” satırlarında gösterilmektedir.

Servis Departman Giderleri bölümünü çalışma prensipleri Satış Yeni Araç

bütçesinin Departman Giderleri bölümü ile aynıdır.

Servis Bütçesinde son olarak İş Geliştirme Cirosu bulunmaktadır. İş Geliştirme

Cirosu tablosuna Tanımlar-İş Geliştirme Birimleri bölümünde işaretlediğiniz birimler

gelecektir. Her biri için yıllık satış hedefi tutarını veya yüzdesini girip Kaydet

tuşuyla tabloyu kaydetmelisiniz. Finansal raporlarda İKK Açılmayan birimlerin

ciroları servis cirolarına eklenecektir.


Servis - Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Servis sayfasının sağ üst köşesindeki “Gerçekleşen Ekranına Git” bağlantısına

tıkladığınızda Aylık Liste karşınıza gelecektir. Buradan Giriş yapmak istediğiniz ayı

seçip karşısındaki Giriş butonuna bastığınızda ekrana giriş sayfası gelir.

Mekanik ve Kaporta Boya bölümlerine ayrı ayrı giriş yapıp kaydetmelisiniz.

BYS Sistemine aylık servis satışları entegrasyonla gelmektedir, servis verileri her

ayın 5’inde sisteme aktarılmaktadır. Garanti içi ve dışı ayrımı sistemde

bulunmasına rağmen entegrasyonla gelen veriler içinde bu ayrım olmadığı için tüm

tutar garanti içi alanlarına girilmektedir. Sistemden gelen verileri aynen

kullanabilirsiniz veya rakamlarda düzeltme yapabilirsiniz, bu durumda giriş

yaptığınız değerler geçerli olacaktır.

İş Geliştirme Maliyeti girilirken İKK Açılmayan iş geliştirme birimlerinin toplam

maliyeti girilmelidir.

Mekanik ve Kaporta-Boya bölümlerini kaydettikten sonra sıra ile;

Primler,

Stok Devir Bilgileri,

Departman Giderleri,

İş Geliştirme Cirolarını

girmelisiniz.


6. SERVİS DIŞI YEDEK PARÇA

Servis Dışı Yedek Parça Bölümü, Satış Hedefleri, İskonto ve Primler bölümlerinde

oluşmaktadır. Servis Dışı Yedek Parça satışınız olmasa bile, servisten satılan

yedek parça primlerinin hesaplanabilmesi için bu sayfadaki Primler bölümünü

mutlaka doldurmalısınız.

İlk olarak Yıllık Satış Hedeflerini girmelisiniz. Eğer Toptan Yedek Parça veya

Banko Satışı olarak yedek parça satışınız varsa, bu satışlar için hedeflediğiniz

yıllık tutarı Toptan YP’den Brüt Satışlar satırına girmelisiniz. Servisten Yapılan Brüt

Satışlar, servis bölümüne girdiğiniz toplam yedek parça tutarından gelmektedir.

İskonto Oranları ve İlave Satış Risturnleri Peşin ve Vadeli satışlar dikkate alınarak

girilmeli ve kaydedilmelidir.

Yedek Parça Primleri yüzdelik oran olarak hedeflenmelidir. Kademeli prim yapısı

ve prim şartları değerlendirilerek yaklaşık hedeflenen prim oran olarak bütçeye

kaydedilmelidir. YP Primlerinin servisten yapılan satışlar için hesaplanan bölümü

Servis Bütçesine aktarılmakta, Yedek Parça Bütçe Tablosunda sadece TYP’den

yapılan satışların prim payı girilmektedir.


Servis Dışı Yedek Parça Bütçe Tablosuna diğer bölümlerden farklı olarak Iskarta

girişi bulunmaktadır. Iskartaya ayrılması planlanan yedek parça tutarı ay bazında

Iskarta alanlarına girilmelidir. Iskarta tutarları, maliyetlere eklenecektir.

Servis Dışı Yedek Parça bölümünde bulunan Departman Giderleri girişi bundan

önceki bölümlerde anlatıldığı gibidir.

Bu sayfada son olarak Aksesuar Bütçesi bulunmaktadır. Aksesuar Bütçesi Servis

Dışı Yedek Parça bölümünde ayrı bir işkolu şeklinde takip edilmekte olup, satış,

iskonto, prim ve maliyet tutarları bu tabloya ayrıca girilmelidir.


Finansal raporlarda aksesuar bütçesine girdiğiniz brüt satışlar, servis dışı yedek

parça brüt satışlarına; iskontolar, servis dışı yedek parça iskontolara; primler servis

dışı yedek parça primlere, maliyet, servis dışı yedek parça maliyet alanlarına

eklenmektedir.

Servis Dışı Yedek Parça – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Servis Dışı Yedek Parça sayfasının sağ üst köşesindeki “Gerçekleşen Ekranına

Git” bağlantısına tıkladığınızda Aylık Liste karşınıza gelecektir. Buradan Giriş

yapmak istediğiniz ayı seçip karşısındaki Giriş butonuna bastığınızda ekrana giriş

sayfası gelir.

Aylık gerçekleşen değerleri tabloya girip kaydetmelisiniz. Servis Dışı Yedek Parça

gerçekleşen satışları sisteme entegrasyonla gelmekte, veriler her ayın 5’inde

aktarılmaktadır.

Aylık satış, iskonto, risturn, maliyet ve ıskarta verilerini girdikten sonra gerçekleşen

Akseuar değerlerini girmelisiniz.


Aksesuar bölümünü kaydettikten sonra sıra ile;

Primler,

Stok Devir Bilgileri,

Departman Giderleri

bölümlerini girmelisiniz.

7. PERSONEL BÜTÇESİ

Personel Bütçesi, genel olarak departman bazında personel adetlerinin, personele

ödenecek yıllık brüt ücretlerin ve primlerin, aylık bazda planlanıp girilmesi

şeklindedir.

Kendi bütçesini hazırlayan departmanların, yani kâr merkezlerinin (Satış Yeni Araç,

Satış 2.El, Servis ve Servis Dışı YP) bütçelerini hazırlarken hedefledikleri personel

adetleri, brüt maaşları ve primleri bu sayfaya getirilmektedir. Personel bütçesini

yapmaya yetkili kişi bu değerleri değerlendirmekte, değiştirmeden kabul edebildiği

gibi, revize ederek de bütçeye işleyebilmektedir. Finansal raporlardaki personel

değerleri bu ekrandan girilmiş verilere bakılarak hesaplanmaktadır.

Departman Bütçeleri içinde girilen personel maaş ve primleri bilgi içindir ve bütçe

raporlarına bir etkisi yoktur.

Kâr merkezi dışındaki departmanların personel bütçeleri de bu sayfada , personel

yetkilisi tarafından girilmektedir.

Departman Bazında, 12 aylık personel adetleri, vergi ve sigorta payları dahil

olmak üzere brüt ücretler ve verilmesi planlanan primler listeye girilmeli ve

kaydedilmelidir.


Personel – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Personel sayfasındaki “Gerçekleşenler Ekranına Git” bağlantısına tıklanarak ilgili

ayın altındaki alanlara gerçekleşen değerler girilmelidir.

8. GENEL GİDER BÜTÇESİ

BYS Bütçe uygulamasında 2 tip Gider bulunmaktadır. Bunlar Departman Giderleri

ve Genel (Ortak) Giderlerdir. Departman Giderleri, bölüm bütçeleri yapılırken

girilmektedir. Ortak Giderlerin girişi ise bu sayfadan yapılmalıdır.

Gider Kalemleri ve giderlerin “departman gideri” veya “ortak gider” olarak

belirlenmesi Bayi İş İdaresi birimince yapılmaktadır. Bayiler ise Tanımlar

bölümündeki Ortak Giderler menülerini kullanarak Ortak Giderleri departmanlara

paylaştırmaktadır. Girilen Genel Giderler bu paylar dikkate alınarak departmanlara

dağıtılmakta ve departman bütçeleri oluşturulmaktadır.

Genel Gider girişleri aylık bazda tabloya işlendikten sonra Kaydet tuşuna basarak

kayıt yapılmalıdır.


“Ortak Gider Tanımlarında” girilen değerlere göre giderlerin bölümlere

paylaştırılması Genel Giderlerin kaydedilmesi sırasında yapılmaktadır. Genel

Gider kayıtları yapıldıktan sonra ortak gider tanımlarında veya paylarında bir

değişiklik yapılırsa, giderler yeni paylara göre dağıtılmayacaktır. Giderlerin

yeni girilen paylara göre dağılmasını istiyorsanız Genel Gider sayfasında tekrar

Kaydet işlemi yapmalısınız. Bu kural “genel gider gerçekleşenler” sayfası için de

geçerlidir, gerçekleşen genel giderlerin “ortak gider tanımlarında” yaptığınız

değişikliklere göre yeniden paylaştırılmasını istiyorsanız, bu sefer gerçekleşenler

sayfasına gidip, o sayfada Kaydet işlemi yapmalısınız.

Genel Giderler – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Genel Giderler sayfasındaki “Gerçekleşenler Ekranına Git” bağlantısına

tıklanmalı, ekrana gelen sayfada ilgili ayın altındaki alanlara gerçekleşen

değerler girilmelidir.


9. FİNANSMAN BÜTÇESİ

Finansman Bütçesi, Nakit Akış Tablosu ve Genel Bütçe Onayı sayfalarından

oluşmaktadır. Ayrıca bu bölümden finansal raporlara erişim bulunmaktadır.

Nakit Akış Tablosu

Nakit Akış Tablosunda bayinin nakit akış vadelerine göre tahsilat ve ödeme bilgileri

ile otomotiv dışı faaliyet gelir ve giderleri, sermaye, vergi, yatırım giderleri, geri

ödemeler, faiz gelir ve giderleri bulunmaktadır. Erken Ödeme Primi (Geliri) yine

nakit akış tablosuna girilmektedir.

Finansal Raporlara gelir olarak eklenen Nakit Akış birimleri aşağıdaki gibidir:

Otomotiv Diğer Gelirler

Erken Ödeme Geliri

Faiz Geliri

Otomotiv Dışı Gelirler

Finansal Raporlara gider olarak eklenen Nakit Akış birimleri aşağıdaki gibidir:

Faiz Gideri

Otomotiv Diğer Giderler

Otomotiv Dışı Giderler


Tahsilat, Ödeme ve Faaliyet Giderleri departman bütçelerine girilen veriler in Nakit

Akış Vadelerine göre vadelendirilmesi ile tabloya getirilmekte, diğer verilerin ise

aylık bazda girilmesi gerekmektedir.

Tahsilat ve Ödemelerin vadelendirmesi ortalamaya göre yapılmaktadır. Örneğin

Yeni Araç Tahsilat Süresi 10 gün girilmiş ise, Ocak 2011 satış yeni araç tahsilatı

hesaplanırken; Aralık 2010 satışların 10/30’u bulunup, Ocak 2011 satışlarının

20/30’una eklenmektedir.

Nakit Akış Tablosuna aylık değerler girilip Kaydet işlemi yapılmalıdır. Aynı şekilde

tablonun altındaki Nakit Akış Vadeleri de girilip kaydedilmelidir.

Nakit Akış Tablosu – Gerçekleşen Değerlerin Girilmesi

Finansman sayfasındaki “Gerçekleşenler Ekranına Git” bağlantısına tıklanmalı

gelen ekranda ilgili ayın altındaki alanlara gerçekleşen değerler girilmelidir.

Genel Bütçe Onayı

BYS sisteminde, Bütçe Hazırlama Sürecinin sonunda senaryolardan biri Reel

Bütçe olarak seçilerek onaylanmalıdır, bu onay yapılan tüm planların ve hedeflerin

kabul edilmesi demektir bu yüzden önemlidir, bayiler tek senaryo ile çalışmış

olsalar bile Reel Bütçe onayı yapmalıdırlar.

Finansman Bölümünde Genel Bütçe Onayı sayfasını seçtiğinizde karşınıza yapmış

olduğunuz senaryoların Özet Bütçe Tabloları gelecektir. Bu tabloda departmanların

gelirleri ve giderleri listelenmiştir. Uygun bulduğunuz senaryonun en alt satırındaki

Reel Bütçe Olarak Onayla butonuna basarak onay işlemini yapabilirsiniz.


10. RAPORLAR

Özet Gelir Tablosu

Finansman Bölümü altındaki Özet Gelir Tablosu bağlantısına tıklayarak raporu

alabilirsiniz.

Bu rapor herhangi bir filtre bölümü (tarih v.s. soran) içermemekte bağlantıya

tıklandığında bütçe yılı içindeki tüm senaryolar kontrol edilerek Özet Gelir Tablosu

hazırlanmaktadır. Raporun amacı bütçe planlama aşamasında, hazırlanan

senaryoyu geçen yılın gerçekleşen rakamları ve diğer senaryolar ile

karşılaştırmaktır.


Bütçe Sapma Raporu

Finansman Bölümü altındaki Bütçe Sapma Raporu bağlantısına tıklayarak raporu

alabilirsiniz.

Bütçe Sapma Raporu, bütçe yılı içinde gerçekleşen değerler ile bütçeyi

karşılaştırıp sapmaları raporlamaktadır. Ayrıca raporun dip toplamlarına bakarak

gerçekleşen satışlarınızı, giderlerinizi, finansal bilgilerinizi ve total kârınızı

görebilirsiniz.

Raporu başlatmadan önce yıl-ay seçimi yapmalısınız. (Alfa-Lancia satışı olan

bayiler ayrıca marka seçimi yapmalıdır.)


Bütçe Sapma raporu departman bazında tüm göstergeleri, brüt ve net karları

planlanan ve gerçekleşen olarak göstermektedir. Raporun sonunda konsolide

gelirler ve giderler gösterilmekte ve Total Net Kar verilmektedir.

Ayrıca raporun altında ek olarak Gider Dağılımları verilmektedir.

Documents

TOFAŞ BAYİ YÖNETİM SİSTEMİhedeflerleyonetim.tofas.com.tr/Applications/BYS/tr/bys_kullanim... · Sadece Fiat satıúı yapan bayilerin bir iúlem yapmasına gerek yoktur. 2