TOOLKITS - DOCFLOW · Эти и другие выгоды от электронного межкорпо- ... TerraLink, Интертраст, Такском и Электронные

Находимостькорпоративных данных

Обзор опыта пользователей ECM-систем

TOOLKITS

www.DOCFLOW.ru© 2014 ABBYY. Все права защищены. ABBYY, DOCFLOW являютсязарегистрированными товарными знаками ABBYY Software Ltd.

Находимостькорпоративных данных

Обзор опыта пользователей ECM-систем

TOOLKITS


Межкорпоративный обмен электронными документами

без проблем!

Обзор опыта пользователей и экспертов ECM


2

TOOLKITS

На сегодняшний день межкорпоративный обмен электронными документами между контрагентами является доступным и перспективным инструментом оптимизации процес-сов компании.

По данным на начало 2014 года, 105 тысяч организаций заявили в ФНС, что готовы об-мениваться электронными счетами-фактурами. Это небольшая доля компаний, в срав-нении с общим количеством зарегистрированных в РФ организаций, однако, эта цифра будет расти. Единожды инвестировав в переход на ЭДО, в долгосрочной перспективе ком-пания может сократить прямые издержки на обмен юридически значимыми документами с контрагентами в десятки раз. Переход позволяет ускорить бизнес-процессы и сократить риски, связанные с потерей документов. Эти и другие выгоды от электронного межкорпо-ративного обмена настолько очевидны, что рост распространения ЭДО неизбежен.

Однако эффективность перехода на электронный межкорпоративный документооборот зависит от целого ряда факторов: от внутренней готовности инфраструктуры до мотивации контрагентов компании.

Данный обзор создан для руководителей и специалистов, отвечающих за документацион-ное обеспечение рабочих процессов, ИТ-инфраструктуру, и оптимизацию бизнес-процес-сов. Он призван помочь оценить и спланировать шаги по переходу на безбумажный обмен документами с внешними контрагентами.

Цель обзора — в сжатом виде предоставить ключевые инструкции по организации межкорпоративного обмена электронными документами, полезные ссылки на прак-тические материалы (кейсы, видео выступлений экспертов), чек-листы и рекомендации экспертов.

Экспертами Обзора выступили спикеры компаний 1C, DocsVision, Synerdocs (DIRECTUM), TerraLink, Интертраст, Такском и Электронные Офисные Системы (ЭОС).

При печати и использовании данных настоящего обзора ссылка на проект DOCFLOW обязательна.

Партнеры обзора

От редакции


• Шагипопереходунамежкорпоративныйобменэлектроннымидокументами (чек-лист)

• Советыэкспертовпорешениюраспространенныхпроблем:

• Аргументы в пользу перехода на электронный межкорпоративный документооборот. Как убедить руководство в том, что обмен электронными документами необходим для компании?

• Экономические последствия перехода на электронный обмен документами. Как просчитать изменения затрат компании при переходе с бумажного обмена на электронный?

• Особенности работы с несколькими операторами ЭДО. Можно ли повлиять на проблему роуминга между операторами ЭДО?

• Подготовка компании к переходу на межкорпоративный электронный обмен. Как подготовить организацию и сотрудников к переходу на электронный обмен документами?

• Как преодолеть проблемы регулирования межкорпоративного электронного обмена. Как изменится законодательство в области ЭДО в ближайшие 5 лет?

• Какие требования должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?

• С помощью каких носителей и процедур рекомендуется организация долговременного хранения документов в электронном виде?

• Практическиепримерывнедрений

• Проект внедрения обмена электронными документами на базе СЭД DIRECTUM и сервиса Synerdocs в компании ОАО «Белгородэнергосбыт»

• Проект перехода на электронный документооборот с поставщиками в компании Wildberries

• Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота в администрации г. Омска

• Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter

• Проект внедрения СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме в компании «Энергопром менеджмент»

• Проект внедрения ЭДО в компании Комацу СНГ

• Полезныематериалы,записивыступленийэкспертов

• Авторыипартнерыобзора

• Обратнаясвязь

4

5

5

10

14

20

24

30

34

37

37

41

43

47

51

54

57

58

59

TOOLKITS

Содержание

содержание


4

Шаги по переходу на межкорпоративный обмен электронными документами

Создать рабочую группу: владелец бизнес-процесса, юрист, ИТ-специалист, специалист по информационной безопасности, документовед, представитель группы ERP.

Описать ожидаемый результат взаимодействия.

Провести анализ бизнес-процессов информационного взаимодействия между органи-зацией и контрагентами.

Определить перечень документов, наличие ограничений их использования в элек-тронном виде (с т.з. экономической эффективности, с т.з. соответствия закона, с т.з бизнес-смысла).

Изучить и выбрать технологические решения (подключение к операторам, получение ЭП, интеграция с КИС).

подключиться к оператору;

приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);

подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора.

Подготовить инструменты для обработки ЭД в бизнес-процессах (доступ, хранение, по-иск, маршрутизация, т.д.).

Решить вопросы по обеспечению архивного хранения электронных документов.

Разработать внутренние регламенты, локальные нормативные акты по работе с элек-тронными документами.

Подготовить проекты соглашения об обмене документами с контрагентами.

Используемаятерминология:

ЭДО — электронный документооборот

EDI — (англ. Electronic data interchange) — электронный обмен данными

ЭД — электронный документ

ЭП — электронная подпись

СКЗИ — средства криптографической защиты

КИС — корпоративная информационная система

ЮЗД — юридически значимый документооборот



5

Аргументы в пользу перехода на электронный межкорпоративный документооборот

Как убедить руководство в том, что обмен электронными документами необходим для компании?

Большую мотивирующую роль в переходе на электронное взаи-модействие с контрагентами играет государство, которое посте-пенно повышает давление на бизнес. Также инициатором могут служить и бизнес-партнеры, условия заключения сделок.

Главные аргументы за безбумажный документооборот дляруководителей—это:

• существенные экономические выгоды,

• радикальное ускорение процессов,

• снижение рисков потери или рассогласования документов.

Атакже:

• сокращение сроков возмещения НДС,

• минимизация рисков несвоевременного предоставления отчетов в налоговые органы или предоставление отчетов с ошибками,

• повышение специализации труда сотрудников,

Межкорпоративный электронный документооборот — это единовременные инвестиции, которые в долгосрочной перспективе позволяют сократить прямые издержки ровно в 10 раз. Однако экономический эффект от перехода на ЭДО могут за короткий срок ощутить далеко не все компании. Кключевымфакторам, которые влияют на вероятность успеш-ного перехода на ЭДО относится наличие достаточного количества постоянных клиентов и повторяющихся сделок, наличие большого количества номенклатуры, сокращение работы с которой и дает эффект от ЭДО, а также возможность оказывать влияние на контрагентов. Подробнее об этих факторах в комментариях экспертов рынка.

Резюме



6

Для руководства существуют аргументы, относящиеся к категориям «кнута» и «пряника». Роль «кнута» исполняет государство, которое постепенно повышает давление на бизнес, не оставляя сомнений в том, что обратной дороги к бумажным документам не будет. Речь идет о таких новациях, как обязательная сдача электронной отчетности по НДС с нача-ла 2014 года или включение в отчетность по НДС книги покупок и продаж в электронном виде с начала 2015 года. Эти изменения повышают вовлечение предприятий в использо-вание безбумажных технологий, создают привычку к электронным документам, увеличи-вают долю предприятий, обладающих сертификатом электронной подписи, до 90%.

В некоторых ситуациях роль «кнута» играют контрагенты или условия заключения сделок. На-пример, участие в электронной торговой площадке невозможно без использования ЭДО; ряд компаний, переходя на ЭДО, в обязательном порядке переводят на ЭДО своих поставщиков.

Роль«пряника» играет экономическая выгода от перехода на ЭДО.

Так как перейти сразу со всеми контрагентами на ЭДО, по разным причинам, пока не пре-доставляется возможным, то справедливости ради нужно признать, что экономический эффект от перехода на ЭДО могут за короткий срок (6–12 месяцев) ощутить далеко не все компании в основном, средние и крупные компании, причем и среди них не все.

По опыту ряда проектов можно выделить ключевыефакторы,которыевлияютнаверо-ятностьуспешногопереходанаЭДО и уровень получаемой экономии для рассматрива-емой компании:

— постоянные контрагенты — в ином случае подключение новых контрагентов может стать очень ресурсоемким процессом и значительно снизить экономию от перехода на ЭДО;

— повторяющиеся сделки — для ограниченного количества типов сделок проще разра-ботать и исполнять регламент по обмену ЭД как поставщику, так и покупателю; испол-нение регламента значительно повышает шанс на успешный исход проекта перехода на ЭДО для обоих контрагентов;

— большое количество номенклатуры — при обмене ЭД существует возможность сопо-ставления номенклатуры, а значит, наиболее ресурсоемкая часть обработки докумен-тов поддается полной или частичной автоматизации; это дает экономию времени и де-нег после перехода на ЭДО;

— средняя/высокая степень влияния на контрагентов — многие компании переоцени-вают степень своего влияния на контрагентов, которые по ряду причин отказываются от перехода на ЭДО. Таким образом, только при высокой или средней степени влияния заказчика ЭДО на контрагентов можно просчитать возможный экономический эффект от перехода на ЭДО.

Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»



7

При низкой степени влияния заказчиков на конрагентов оценить экономию от ЭДО очень сложно, и вряд ли переход даст желаемый положительный результат на текущей стадии развития ЭДО в РФ.

Анализ этих факторов показывает, что отказ от курьерских и почтовых услуг далеко не всегда является ключевым для перехода компаниями на ЭДО и точно не является клю-чевым при расчете экономических последствий перехода на ЭДО.

Выгоды от внедрения безбумажного обмена документами совершенно очевидны. Пере-ход на безбумажный документооборот не только позволяет экономить на операцион-ных издержках, но и радикально ускоряетбизнес-процессы, позволяет застраховать-сяот различных эксцессов, связанных с потерей документов, делает межкорпоративные процессы более наблюдаемыми и т.д. Аргументов «за» более чем достаточно. Ситуация с внедрением технологий обмена электронными документами очень напоминает ситу-ацию с распространением облачных технологий: выгоды от экономии на масштабе и из-менении моделей использования облачных технологий настолько очевидны, что рано или поздно миграция в облака станет неизбежной. Однако процесс этот идет очень медлен-но. Происходит это, в основном, из-за недоверия к новым технологиям: переход к ним всегда сопряжен с большими психологическими сложностями. Конечно, недоверие — это не единственное препятствие: для радикального решения проблемы полного перехода на безбумажный документооборот еще не сформированы условия, но в достаточно боль-шом количестве сценариев все остальные барьеры уже сейчас преодолимы.

Электронныйдокументооборот—такаяженеизбежность, как миграция большинства корпоративных ИС в облака: рано или поздно это произойдет, вопрос лишь в том, насколько вы готовы стать пионерами в этом процессе. Главный аргумент за безбумажный доку-ментооборотдляруководителей — это существенные экономические выгоды, радикаль-ное ускорение процессов и снижение рисков потери или рассогласования документов.

Лучше всего убеждать в необходимости перехода на электронный межкорпоративный об-мен с цифрами в руках. Стоимость отправки одного пакета бумажных документов составляет

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW



8

60 рублей, электронных — 6 рублей. Таким образом, переход на межкорпоративный элек-тронный документооборот — это единовременные инвестиции, которые в долгосрочной перспективе позволяют сократитьпрямыеиздержкировнов10раз!

К другим выгодам, к которым следует привлечь внимание потенциальных пользователей, относятся следующие:

• СокращениесроковвозмещенияНДС за счет гарантированного завершения обмена всеми необходимыми документами. Компания экономит на оборотном капитале, и, воз-можно, на банковских процентах за его использование.

• Минимизациярисковнесвоевременногопредоставленияотчетов в налоговые ор-ганы или предоставление отчетов с ошибками. Организация избегает необоснованных доначислений налога на прибыль и НДС.

Имеются и другие качественные выгоды, которые не всегда можно выразить в цифрах, но все заказчики их хорошо понимают. Это повышение специализации труда сотрудни-ков, минимизация отвлечения квалифицированных работников при проверках, повы-шение имиджа компании и другие.

Расчет возврата инвестиций может быть относительно легко выполнен профессиональны-ми экономистами.

Наиболее убедительными, как нам кажется, являются следующие аргументы, которые необходи-мо конкретизировать с учетом особенностей организации и подтверждать фактами и расчетами:

• использование электронных документов открывает компании совершенно новые воз-можности для ведения деловой деятельности и, соответственно, появляются новые ис-точники дохода;

• использование электронных документов позволяет существенно повысить эффективность работы зарабатывающих подразделений;

• использование электронных документов дает возможность существенно сэкономить, от-казавшись от затратных традиционных процессов,

• использование электронных документов необходимо для исполнения законодательно-нормативных, контрактных и иных обязывающих требований, несоблюдение которых чре-вато болезненными санкциями как для компании, так и лично для первых лиц;

• использование электронных документов — это модно и «красиво», и таким образом мож-но улучшить свой имидж.

Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА



9

Как правило, руководство компании и так достаточно мотивировано в оптимизации процес-сов взаимодействия с контрагентами. Чаще всего, руководители задают конкретные и прак-тические вопросы: как они будут получать документы, подписывать их, насколько надежна технология, и как изменится их взаимодействие с партнерами и контролирующими органами.

Конечно, у топ-менеджмента, особенно в крупных производственных предприятиях, еще сохраняется определенная степень осторожности по отношению к новой технологии об-мена. Мотив «вы обменивайтесь, как хотите, но исходящие документы я буду подписывать на бумаге» еще встречается и будет встречаться в ближайшее время. Но этот вопрос осно-ван на простых привычках и отсутствии повсеместной практики обмена, он не ставит гло-бальных препятствий для внедрения электронных документов.

Но иногда, все-таки, убеждать приходится. Только не руководство, а контрагентов абонен-та. И делать это лучше всего на конкретных примерах и кейсах других компаний, пока-зывающих нюансы практики, возможности и перспективы электронных документов. Если, конечно, абонент не может попросту «продавить» решение.

Прежде всего, инициатором перехода на электронный документооборот является само ру-ководство и собственники компании. И главный убедительный довод для руководства —это экономия. Экономия затрат, времени и ресурсов. Все подлежит математическому сче-ту: если 1 лист бумаги калькулирует 60–70 руб. затрат для компании (печать, пересылка, время на обработку, хранение и т.п.), то стоимость 1 электронного документа составляет не более 10 руб. А если таких документов тысячи, десятки тысяч? На наш взгляд, это впол-не убедительно.

Василий Зудин,Заместитель коммерческого директора ООО «Такском»

Иван Агапов, Руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs



10

Экономические последствия перехода на электронный обмен документами

Как просчитать изменения затрат компании при переходе с бумажного обмена на электронный?

Экономическая эффективность от внедрения безбумажного об-мена складывается из снижения прямых издержек, а также опти-мизации работы подразделений.

К прямым логистическим издержкам при расчете эффектаобычноотносят:

• экономию на пересылке бумажных документов;

• экономию на средствах хранения;

• экономию на организации процессов контроля доставки, сбо-ра, формирования отчетности и ее предоставления в соответ-ствующие органы.

Оптимизация при этом достигается в работе бухгалтерских, юридических, администра-тивных и других подразделений компании. Кроме того, можно рассчитывать на ускорение процессов организации и усиления контроля наличия критичных документов и сроков.

Однако последствия возможны как положительные, так и отрицательные. Переход на со-временные технологии всегда требует существенных затрат (как разовых, так и регуляр-ных). Экономическую отдачу удается получить не всегда. Особенно велик риск в случае, когда электронные документы не заменяют бумажный документооборот, а используются параллельно с ним, и при этом нет четкого контроля процесса управления электронными документами и плана получения деловой отдачи от внедрения. О том, как создать такой план, рассчитать эффект и учесть важные факторы рассказывают эксперты обзора.

Универсальных форм расчета выгоды для компаний, переходящих на ЭДО, нет, так как расчет экономии сильно связан с различными факторами, а также с разного рода финан-совыми рисками, которые ЭДО помогает минимизировать за счет большей прозрачности обмена электронными документами по сравнению с бумажными «технологиями».

Альберт Салимов, Руководитель направления «Новые проекты», фирма «1С»

Резюме



11

Расчет экономии будет связан не только с логистическими издержками (передача, хране-ние, эксплуатация помещений, поддержки процесса передачи и поиска документов внутри компании и пр.), но и с оптимизацией работы бухгалтерских, юридических, администра-тивных и других подразделений компании, принимающих участие в обработке бумажных документов. Такой глубокий анализ перед переходом на ЭДО, на текущий момент, прово-дят единицы компаний, в связи с чем у операторов и вендоров мало объективной инфор-мации о реальном экономическом эффекте от перехода на ЭДО.

Фирма «1С» подсчитала собственную экономию от перехода с учетом стоимости услуг оператора ЭДО после подключения к обмену ЭД более, чем 2000 партнеров. Резуль-тат — экономия по сопровождению одной бумажной сделки по сравнению с электрон-ной — 80 рублей. Подобные оценки дают и компании из других отраслей, не относящихся к ИТ-индустрии.

Сейчас уже присутствует достаточное понимание того, как рассчитывать экономическую эффективность от внедрения безбумажного обмена: она складывается из сниженияпрямыхрелевантныхиздержек. К ним можно отнести:

• экономию на пересылке бумажных документов (минимальная стоимость пересылки бу-мажного документа составляет в среднем 25 руб., а реальная — гораздо больше),

• экономию на средствах хранения (хранение электронных документов уже сейчас на по-рядок дешевле),

• экономию на организации процессов контроля доставки, сбора, формирования отчет-ности и ее предоставления в соответствующие органы (все эти процессы в электронном виде существенно дешевле).

Уже эти факторы позволяют в короткие периоды окупить издержки на внедрения соот-ветствующих технологий. Однако есть еще и другие выгоды, рассчитать которые сложнее, но они имеют гораздо больший эффект. Прежде всего, это ускорение процессов органи-зации на порядки (скорость доставки документов — причина задержки в бизнес-процес-сах — повышается с нескольких дней до нескольких минут). Другой радикальной выгодой от внедрения полностью безбумажных технологий является возможность автоматиче-скогоконтроляналичиякритичных (в контексте того или иного бизнес-процесса) доку-ментов и сроков их формирования. В реальной жизни потеря или несвоевременная под-готовка только одного документа или действия по нему может стоить организации дороже, чем вся стоимость проекта внедрения соответствующих технологий.




12

Операторы ЭДО предоставляют калькуляторы для расчета возврата инвестиций на вне-дрение системы. Расчет построен на сравнении текущих затрат компании на обмен бу-мажными документами с затратами и выгодами после внедрения ЭДО.

При расчете текущих затрат учитываются затраты на расходные материалы (бумага, об-служивание принтеров и др.), организацию хранения, содержание персонала, занятого в процессах обмена первичными документами (бухгалтерия, курьерская служба), и другие.

Необходимо также детально проанализировать будущиевыгоды. При этом крайне важно учесть, как прямые, так и косвенные выгоды, а также риски, которые мы сможем избе-жать при внедрении ЭДО.

Такая работа называется построением бизнес-кейса. В сложных случаях это может стать неотъемлемой частью проекта. Ее обычно выполняет наше подразделение консалтинга, и тогда для оценки эффективности внедрения мы используем наш опыт проектов для ком-паний аналогичного профиля. Но заказчик, естественно, может выбрать любую консал-тинговую компанию из представленных на рынке.

Экономические последствия возможны любые, как положительные, так и отрицатель-ные.Переход на современные технологии всегда требует существенных затрат (как разо-вых, так и регулярных), а вот экономическую отдачу удается получить далеко не всегда. Особенно велик риск в том случае, когда электронные документы не заменяют бумажный документооборот, а используютсяпараллельносним (т.е. нет возможности сэкономить на отказе от бумажных технологий), и при этом нет четкого плана получения деловой отда-чи от внедрения электронных документов.

Рассчитать (или хотя бы по-крупному оценить) экономические последствия такого перехо-да можно и нужно, однако для выполнения подобной оценки нужны высококвалифициро-ванные специалисты, способные объективно анализировать ситуацию и не поддаваться искушению смотреть на процесс внедрения современных технологий через розовые очки.





13

Компании, анализируя экономию от электронных документов, часто считают только внеш-ние, очевидные издержки. Например, цены на услуги доставки, расходные материалы, краску для принтеров и т.п. Это довольно просто считать, но за скобками остается целый комплекс издержек — это работа конкретных людей, стоимость бизнес-процессов, свя-занных с документами, собственно время (в том число и время контрагентов), возмож-ные штрафы, задержки, потери и т.п. Это можно было бы объяснить особым русским ха-рактером (как в поговорке про рака на горе) и традиционно низкой стоимостью труда по сравнению с западными странами: некоторые могут считать, что дешевле оплачивать труд дополнительной группы делопроизводителей, чем внедрять электронный докумен-тооборот. Представьте, каково удивление этих людей, когда они внезапно узнают, сколь-ко конкретных рублей стоит бизнес-процесс формирования и отправки, скажем, акта и счета-фактуры.

А если считать «в лоб», то экономическая эффективность обнаруживается достаточно про-сто: можно сравнить стоимость бумажных отправлений со стоимостью услуг оператора об-мена. Компания, отправляющая хотя бы несколько сотен документов в месяц, уже тратит около 200 тысяч* рублей в год на одну только отправку. Когда мы начинаем добавлять к этой стоимости издержки неочевидные, то цифра увеличивается на порядок.

Да и в целом, вопрос использования электронных документов не упирается в одну только экономическую эффективность конкретной компании. Стоит помнить о контрагентах, ко-торые хотят получать качественный сервис от нее, хотят видеть надежного партнера с со-ответствующей деловой репутацией, хотят получать товар или услуги быстро и с безупреч-ным качеством исполнения.

*Простой расчет: 500 конвертов по 34 рубля * 12 месяцев




14

Особенности работы с несколькими операторами ЭДО

Можно ли повлиять на проблему роуминга между операторами ЭДО?

Согласно опросам DOCFLOW, отсутствие роуминга между опе-раторами становится препятствием для большинства компаний, готовящихся перейти на электронный межкорпоративный об-мен документами. Решить эту проблему можно, либо мотивируя контрагентов работать через выбранного оператора, либо, под-ключаясь к нескольким операторам. Среди рисков второго сце-нария, озвученных компаниями в рамках опросов DOCFLOW, на-зывают необходимость работы с «навязанным» оператором, т.е. ограничения выбора подрядчика с т.з. стоимости обмена, каче-

ства сервиса или простоты интеграции. Также возможно усложнение поддержки системы и увеличение сроков интеграции при работе с несколькими подрядчиками.

Эксперты разделяются во мнении относительно прогнозов скорости решения этой пробле-мы силами операторов, однако, уверены, что это вопрос среднесрочной перспективы.

Во многом, проблема роуминга связана с неготовностью операторов нести риски, делить-ся клиентами и трафиком, отсутствием нормативных документов, регулирующих порядок межоператорского взаимодействия. Такие проекты становятся для оператора достаточно дорогими.

С другой стороны, массовое подключение своих контрагентов является первостепенной задачей компании для того, чтобы обеспечить максимальный эффект от внедрения. По-этому основные надежды в процессе развития роуминга эксперты возлагают на абонен-тов. Ключевой способ ускорить налаживание межоператорского взаимодействия — ока-зывать давление на операторов со стороны заказчиков. Как только давление покупателя окажется достаточно значимым, роуминг быстро наладится.

Действительно, на отсутствие «роуминга» часто обращают внимание, но, на наш взгляд, проблема во многом переоценена. На текущий момент число компаний, кото-рые инициируют активный обмен ЭД с контрагентами, а не только пассивно получают ЭД, не более 1% от общего количества предприятий в РФ. Фирмы, работающие только на при-ем небольшого количества ЭД, не могут считаться компаниями, сделавшими объективный

Артем Танан,Руководитель проектов, "Обмен Электронными Документами", Фирма "1С"

Резюме



15

выбор в пользу решения того или иного оператора ЭДО. По требованиям своих контраген-тов, принуждающих к переходу на ЭДО, такие фирмы могут подключиться к ЭДО через не-скольких операторов: особых затрат на использование нескольких решений они не несут, так как можно использовать один и тот же сертификат ЭП для нескольких подключений к ЭДО, интеграция с учетной системой при небольшом трафике ЭД не нужна, а получение ЭД — бесплатное.

Исходя из такой статистики становится очевидным, что для инициатора обмена ЭД сейчас более актуальна задача вовлечения в ЭДО остальных 99% контрагентов, которые пока не стали пользователями какого-либо оператора ЭДО, даже если они являются клиентами одного из операторов по сервису электронной отчетности.

Этот тезис нужно раскрыть: болееважная,чемроуминг,ипотенциальнооченьзатрат-ная для инициатора ЭДО задача — потоковое, массовое подключение контраген-тов. Эта проблема на текущий момент большинством компаний недооценивается. Хотя очевидно, что ЭДО начинает приносить выгоду, когда на обмен электронными документа-ми с нициатором будет переведено большинство целевых контрагентов. Нужно заметить, что не все операторы и партнеры операторов могут предложить своим заказчикам такую услугу как потоковое подключение контрагентов, что, на наш взгляд, намного больше тор-мозит развитие ЭДО в РФ, чем отсутствие «роуминга».

Возможность обмена через нескольких операторов — зона ответственности операторов ЭДО, вендоров ПО, интеграторов. Необходимы совместные инициативы инициатора ЭДО и перечисленных провайдеров.

Например, фирма «1С» вместе с операторами ЭДО «Такском», «Калуга Астрал» и «КОРУС Консалтинг СНГ», разработали возможность вести обмен через любого из операторов, не задумываясь при отправке ЭД, к какому именно оператору подключен контрагент. К сервису 1С-ЭДО для обмена ЭД через любого из аккредитованных в сервисе операторов ЭДО могут подключиться не только пользователи программ 1С, но и любые контрагенты — с помощью программы «Клиент ЭДО». Предлагаемый подход к организации межоператор-ского взаимодействия — это одно из решений проблемы отсутствия «роуминга».

Если стороны сделки используют разных операторов, которые не участвуют в подобных инициативах, можно рекомендовать каждой из сторон направлять официальные письма в адрес операторов с требованием обеспечить «роуминг» в соответствии с обязательством для операторов, зафиксированным в приказе 50н.

Операторы ЭДО не очень заинтересованы в налаживании роуминга, пока рынок нахо-дится в таком состоянии и спрос настолько мал, что можно насыщать сервис в замкнутых контурах (пока что к сервисам подключаются холдинговые структуры, автоматизирующие




16

внутренний документооборот, или сети, которые имеют сильное давление на своих контра-гентов). С ситуацией, когда необходимо подключаться сразу к нескольким операторам, за-казчики пока сталкиваются достаточно редко. Как только такое давление покупателя ока-жется достаточно значимым, и операторы поймут, что наличие роуминга — это конкретное преимущество — такой роуминг быстро наладится. Насколько нам известно, единствен-ный заявленный прецедент реализации проекта роуминга между операторами ЭДО яв-ляетсяпрямымследствиемтребованияодногооченькрупногозаказчика. Это есте-ственный процесс: примерно то же происходило на заре появления мобильной связи. Для того, чтобы такие потребности стали реальностью, нужно, чтобы спрос вырос так, чтобы операторам это стало выгодно. Причина же отсутствия адекватного спроса, на наш взгляд, лежит в других областях развития безбумажных технологий. Как только «плотину прорвет», наличие роуминга станет необходимым условием существования на рынке, и операторы это хорошо понимают: почти все из них уже имеют пилотные проекты по обмену докумен-тами с другими операторами. Нам также кажется, что на этой стадии произойдет укруп-нение рынка, количество «вписавшихся» в рынок операторов, видимо, уменьшится, и те, кто не сможет соответствовать возросшим требованиям, вынуждены будут уйти. Также возможно появление новых, более мощных участников рынка с претензией на монопо-лию, что тоже сильно повлияет на ситуацию.

ОпроблемеработыснесколькимиоператорамиЭДО

Действительно, многие организации зачастую ориентируются на работу с несколькими операторами ЭДО. Выбор нескольких операторов связан с особенностями текущего состо-яния рынка и желанием избежать опасностей работы с одним, «навязанным», оператором ЭДО.

Трудности, с которыми сталкиваются сотрудники в случае работы с несколькими операто-рами, вызваны необходимостью одновременной работы в разных интерфейсах и перено-сом данных из сервисов операторов ЭДО в корпоративную ERP-систему для осуществле-ния проводок.

Наилучшим подходом в этом случае является организация взаимодействия сервисов выбранных операторов ЭДО с ERP-системой на основе промышленного апробированного интеграционного решения. Внедрение такого решения не только упрощает процессы по-следующей поддержки, но и обеспечивает независимость заказчика в условиях рыноч-ной экономики. Подобные решения имеют некоторые системные интеграторы, профессио-нально занимающиеся подобными вопросами.

Сергей Сухинин, Директор по развитию электронного документооборота и комплексных решений компании TerraLink



17

ОпроблемероумингамеждуоператорамиЭДО

На сегодняшний день роуминг реализован в промышленном режиме только между дву-мя, ведущими, операторами. Проблема роуминга связана с неготовностью операто-ровнестириски,делитьсяклиентамиитрафиком. Я не ожидаю внедрения тотального роуминга между всеми операторами ни в ближайшее время, ни в разумной перспективе из- за их количества и огромной технической сложности этой задачи.

Таким образом, однозначно хорошего решения ответа на проблему роуминга не существу-ет. Возможно, в ближайшем будущем появятся мета-операторы, которые будут концентри-ровать потоки от нескольких операторов и передавать уже унифицированный трафик сво-им клиентам.

Можно ожидать, в первую очередь, расширения состава типов структурированных доку-ментов, и, в связи с этим, усиления конвергенции сервисов EDI и ЭДО.

Есть также ожидания, что институт операторов отомрет и функции оператора возьмет на себя государственный орган — Минфин или Минкомсвязи. По такому пути пошел, на-пример, Казахстан. А на западе вообще нет операторов. Их функции выполняют специали-зированные частные компании.

Проблема роуминга, скорее всего, временная и в течение ближайших лет будет решена. Пока же, принимая решение об использовании услуг операторов, компания должна учиты-вать в том числе и риски, связанные с роумингом и возможной необходимостью исполь-зовать услуги нескольких операторов, сопоставляя эти риски с получаемой от этих услуг деловой отдачей. Если эта отдача в итоге существенно перекрывает затраты, то какая ком-пании разница, услугами какого числа операторов она пользуется?

Проблемы роуминга могут быть решены «сверху» путем принятия соответствующих за-конов и нормативных актов, а также самими операторами в рамках самоуправляемых профессиональных ассоциаций. Возможно, что какие-то операторы начнут специализи-роваться на оказании услуг роуминга. Возможно и решение «снизу», когда группы вза-имосвязанных компаний решат пользоваться исключительно услугами определенного оператора.

Думаем, что проблема роуминга в течение двух–трех лет так или иначе будет решена, и скорее раньше, чем позже. Вообще все проблемы, мешающие собирать налоги, будут стремительно устраняться, и тем решительнее, чем будет сложнее мировая политическая и экономическая ситуация.




18

Начнем с того, что сегодня мы уже не видим существенных технических проблем с роумин-гом. Если год назад у нас еще было мало практики по роумингу, поскольку абоненты не так активно выражали эту потребность, то за последние месяцы мы уже смогли опробовать технологию на нескольких крупных проектах. Появилось то, с чем сами операторы связы-вают развитие роуминга — конкретные проекты, инициирующие настройку межоператор-ского взаимодействия. То есть сегодня роуминг уже не миф.

Другой вопрос, почему операторы не всегда с охотой взаимодействуют друг с другом. Уже все условия есть, но, как выясняется, некоторые операторы находят причины замед-лить процесс. Фактически мы столкнулись только с одной реальной проблемой: отсутствие желания и воли (воли довести это до логического завершения) у крупных операторов де-лать продуктивный роуминг. Это понятно, все-таки многие операторы сейчас ориентирова-ны «грести под себя», а не на рынок в целом.

Основные надежды в процессе развития роуминга мы, как и прежде, возлагаем на або-нента. Он должен быть главным мотиватором. У него должно быть достаточно решимо-сти и энергии для того, чтобы давить на оператора, убеждать своих контрагентов, чтобы те свою очередь плотнее взаимодействовали со своими сервисами. К сожалению, в этом направлении большинство абонентов демонстрируют пассивность, считая, что решение вопроса с роумингом находится в отраслевой в плоскости: операторы должны собраться все вместе и все сделать. В таком случае, ждать придется долго.

Мы обычно рекомендуем вопросы с роумингом задавать оператору в момент под-ключения, тогда роуминг станет естественным этапом проекта или продолжением проек-та. То есть, не стоит усложнять себе жизнь работой с несколькими операторами.

Если же все-таки особенности инфраструктуры бизнеса или другие условия приводят ком-панию к работе с несколькими операторами, то ей следуетбытьготовойкследующимособенностям. Во-первых, вы столкнетесь с необходимостью настройки маршрутиза-ции документов — ваша информационная система должна знать, через какой сервис отправлять документы. Во-вторых, вам придется решать вопросы единого хранения до-кументов, приходящих от разных операторов, при том, что часть входящих документов бу-дет бумажная. В-третьих, вы можете столкнуться с тем, что у разных операторов разные уровниобслуживания(SLA), а значит, не со всеми будете работать одинаково. Еще мно-жество нюансов, которые сейчас предугадать сложно, как всегда, на практике возникает что-то новое: разночтения в форматах, услугах и ценах на них. Конечно, в таких условиях сможет работать только компания со зрелой ИТ-инфраструктурой и богатым опытом авто-матизации бизнес–процессов и интеграции.

Кстати, если взглянуть на опыт ECM-вендоров, то некоторые из них вполне могут эти задачи решать в рамках своих систем. Ту же систему DIRECTUM вы можете интегрировать с разны-ми операторами обмена, закрыв тем самым большую часть обозначенных выше проблем.




19

На наш взгляд, есть несколько причин отсутствия роуминга между большим количеством операторов электронного документооборота. Во-первых, отсутствуют какие-либо норматив-ные документы, регулирующие порядок межоператорского взаимодействия и транспорт-ный протокол. В рамках некоммерческого партнерства РОСЭУ ряд операторов разработали технологию межоператорского взаимодействия, но существуют определенные сложности ее реализации из-за особенностей функционирования систем каждого оператора. Поэто-му, во- вторых, такие проекты становятся для оператора достаточно дорогими. Необходимопроводить тестирование с каждым оператором, договариваться о нюансах и, как прави-ло, делать определенные доработки в своих системах.

В-третьих, операторы пока не могут прийти к единому мнению о финансовых условиях та-кого взаимодействия. Появляется дополнительный «чужой» трафик, который нужно обраба-тывать, а перекладывать эту нагрузку на клиента не хочется. Ну и, в-четвертых, проблема пока несколько надумана. В большинстве компаний проекты электронного документоо-борота с контрагентами идут в пилотных, ограниченных объемах. И им вполне пока хвата-ет подключения к одному выбранному оператору. При этом большинство крупных компаний выбирают режим подключения к нескольким операторам одновременно. С одной стороны, это несколько удорожает проекты внедрения ЭДО, с другой стороны, дает таким организа-циям возможность предоставить своим контрагентам право выбора оператора и дает воз-можность на практике ознакомиться с особенностями систем ведущих операторов, чтобы в дальнейшем, возможно, выбрать для себя наиболее приемлемую.

При этом стоит отметить, что проектымежоператорскоговзаимодействияидутполнымходом. Например, наша компания уже имеет подобное взаимодействие с двумя операто-рами и ведет активное тестирование еще с четырьмя. Так что, мы уверены, что, по крайней мере в следующем году об этой проблеме можно будет забыть.

Александр Тупицын,Технический директор компании «Такском»



20

Подготовка организации к переходу на межкорпоративный электронный обмен

Как подготовить организацию и сотрудников к переходу на электронный обмен документами?

Внутренние сложности компании по переходу на межкорпо-ративный электронный обмен, как правило, связаны с тремя факторами:

— отсутствие общей ИТ-инфраструктуры;

— неготовность сотрудников;

— сложности в формировании требований, разработке процедур и регламентов при планировании перехода.

Когда в компании есть сложившаяся ИТ-культура работы с электронными документами, первый кластер проблем не актуален. Сложности появляются тогда, когда эта инфраструк-тура не сформирована. В этом случае проект подразумевает не только перевод абонен-та и его контрагентов на обмен электронными документами, но решение интеграционных задач.

Также проблема может возникнуть на уровне пользователей. Сотрудники знают, что тех-нологические перемены способны стать причиной увольнений. Им следует показать, что с этими переменами также связаны возможности для профессионального и карьерно-го роста, для существенного повышения зарплаты. Для этого, следует заранее продумать меры стимулирования, усилия по информированию и повышению квалификации сотруд-ников. А также обеспечить комфортную работу пользователей.

Разработка процедур и регламентов работы с электронными документами на этапе тести-рования ЭДО поможет сразу определить проблемные участки и найти оптимальный способ реинжиниринга процесса, в ходе которого привычки сотрудников смогут измениться.

В целом, эти сложности не являются специфичными для обсуждаемых технологий, сопро-тивление возникает при любых изменениях. Эксперты предлагают решать перечисленные сложности также, как при внедрении любой ИТ системы в интересах бизнеса.

Привычки сотрудников меняются в ходе внутреннего пиара и внедрения качественно раз-работанных процедур и регламентов ЭДО в компании. Разработка процедур и регламен-


Резюме



21

тов работы с ЭД на этапе тестирования ЭДО поможет сразу определить проблемные участки и найти оптимальный способ реинжиниринга процесса, в ходе которого привычки сотруд-ников смогут плавно и безболезненно измениться. Если в компании существует отдел раз-работки и внедрения бизнес-процессов — рекомендуем задействовать это подразделение с самых первых этапов проекта перехода на ЭДО.

Да, внедрение ЭДО зачастую требует изменений в бизнес-процессах компании, но это тоже не обязательно плохо. Наоборот, пересмотр сложившихся процессов часто позволяет выя-вить внутренние проблемы и «узкие места», получить дополнительные бонусы в виде сокра-щения времени обработки документов, снижения количества потерянных и «забытых» доку-ментов, уменьшения объемов бюрократических процедур и т.п.

Если ЭДО встроен в учетную систему, то серьезных изменений в существующей ИТ инфра-структуре не происходит, поэтому переход на новую версию процесса обмена документами происходит легче. Например, встроенный в ПП 1С сервис ЭДО требует только наличия клю-чей электронной подписи и доступа в Интернет. Все остальное у пользователя уже есть — непосредственно в программе 1С.

Но при этом нужно учитывать, что в информационной базе 1С хранятся оригиналы юриди-чески значимых электронных документов, поэтому стоит как минимум актуализировать по-литики резервного копирования баз 1С в организации и оценить прирост размера ИБ 1С (по нашим оценкам +5–10% от «естественного» прироста).

Эти сложности не являются специфичными для обсуждаемых технологий, сопротивление возникает при любых изменениях. Коллеги моего поколения помнят, как болезненно вне-дрялись системы электронной почты и группового планирования, которые сейчас кажутся совершенно естественными. Основные приемы преодоления этого сопротивления хорошо известны. Однако имеется и определенная специфика: внедрение безбумажного кросс-организационного документооборота (если речь идет о более или менее крупной компании), как правило, следует за внедрением системы автоматизации внутреннего документообо-рота. Функции внешнего документооборота являются логичным дополнением функ-циональности современной корпоративной СЭД: базовые сценарии взаимодействия пользователя с системой практически не меняются, а выгоды становятся очевидны сразу. Поэтому успешность и степень сложности внедрения этих технологий напрямую зависят от успешности внедрения внутрикорпоративной СЭД.

Если пользователи «приняли» систему и оценили ее эффективность в своей работе, то по-явление в ней дополнительной функциональности не вызовет существенных затруднений. Правда, есть одна группа потребителей, которые особосопротивляютсявнедрениюбез-бумажного документооборота — это лица, несущие ответственность за реализацию про-цедур бумажного обмена документами, им сложнее всего перестроиться на безбумажные




22

технологии. Есть надежда, что появление достаточного нормативного обеспечения безбу-мажного документооборота постепенно снимет эту проблему.

Необходимо, в первую очередь, обеспечитькомфортнуюработупользователей. Край-не желательно, чтобы у пользователя был один рабочий интерфейс, а не несколько ин-терфейсов для работы с ERP-системой, документами, CRM и т.д. Мы рекомендуем рабо-ту с ЮЗД осуществлять через один привычный интерфейс корпоративной ERP-системы. Это позволит свести к минимуму возможное негативное восприятие перехода на элек-тронный межкорпоративный обмен документами.

НикакихновыхтребованийкинфраструктуреЭДОнепредъявляет, за исключением необходимости приобретения носителей с ЭП. Более того, последнее, уже давно знакомо всем компаниям, передающим отчеты в налоговую в электронном виде.

Внедрение такой системы ничем не отличается от внедрения любой ИТ системы в инте-ресах бизнеса. Сегодня почти любой бухгалтер прекрасно ориентируется в работе очень сложных и серьезных систем, каковыми являются SAP ERP или 1C. Для него ЮЗД — это просто один из инструментов.

Готовность сотрудников обеспечивают усилия по их информированию и повышению их ква-лификации, которые должны опираться на разумную кадровую и экономическую политику. Сотрудники знают, что технологические перемены способны стать причиной увольнений. Им следует показать, что с этими переменами также связаны возможности для професси-онального и карьерного роста, для существенного повышения зарплаты. Следуетзаранеепродуматьмерыстимулирования — как «кнут», так и «морковки».

Сама организация должна понимать, что лучше владеющие технологиями сотрудники неиз-бежно будут стоить дороже, и планировать рост зарплаты так, чтобы не возникало сильного несоответствия текущей цене этих сотрудников на рынке труда.





23

Определиться с требованиями к ИТ-инфраструктуре также не слишком сложно, тем более, что потенциальные поставщики услуг обычно готовы в этом помочь. Наверное, самое слож-ное — так спланировать обновление своей ИТ-инфраструктуры, чтобы не накупить раньше времени дорогостоящей техники (и услуг), которая затем годами будет простаивать.

Привычки менять сложнее, чем ИТ-инфраструктуру. Со вторым обычно все бывает понят-но: компании зачастую уже знают, что такое электронные документы. Они генерируют, на-пример, первичные документы в каких-то учетных или биллинговых системах, в некоторых компаниях существуют ECM-системы, в которых документы обрабатываются и хранятся. В таких условиях задача оператора обмена — научиться «доставать» документы из нужных мест, отправлять их контрагентам и доставлять входящие. Хорошо, когда в компании есть своя сложившаяся ИТ-культура работы с электронными документами. В этом случае, ком-панию готовить к электронному обмену не надо, достаточно научить больше не печатать документы.

Сложности появляются тогда, когда этой инфраструктуры либо нет вообще, либо она не сформирована. Тогда нам приходится не только переводить абонента и его контраген-тов на обмен электронными документами, но и решать для него множество интеграцион-ных задач, приводить в порядок форматы документов, обеспечивать хранение и обработку документов. Словом, формировать эту самую инфраструктуру. У нас в этой области бога-тый опыт: DIRECTUM решает внутренние задачи, а Synerdocs вопросы внешнего обмена. Автоматизация начинается с одного процесса, например, с финансово-учетной докумен-тации, который может и не затрагивать другие процессы. Потом решение выходит далеко за пределы работы с первичкой.

Что касается привычек, то они ломаются так же, как и в процессе перехода на внутрен-ний электронный документооборот — авторитетом руководства и планомерной работой с пользователем.




24

Как преодолеть проблемы регулирования межкорпоративного электронного обмена

Как изменится законодательство в области ЭДО в ближайшие 5 лет?

Одним из опасений компаний на пути организации межкорпора-тивного электронного обмена документами являются слабости те-кущего законодательства: ограничения по обмену конкретными типами документов, введение избыточных требований по хране-нию промежуточных технических подтверждений подписанных до-кументов, сложности перевыставления счетов-фактур и прочее.

Эксперты спешат успокоить пользователей и отмечают, что за-конодательство в поддержку ЭДО активно развивается. МинФин

и ФНС целенаправленно работают над развитием законодательства и расширением ох-вата предприятий электронным документооборотом, расширяет состав типов документов. Ситуация улучшается на глазах. Есть предположение, что в ближайшие 5 лет не менее 75% оборота будет осуществляться в электронном виде.

Если проблемы все же возникают, эффективный способ решения — это коллективная вы-работка предложений коммерческими организациями и операторами.

Отчасти сложности с использованием корректировочных ЭД и невозможностью вы-ставления ЭД «задним» числом преувеличены. Практика показывает, что достаточно сотруднику объяснить, как использовать корректировки ЭД в учетной системе, и он начи-нает пользоваться этим функционалом.

Требования по хранению служебных ЭД также не являются проблемой, т.к. практически все клиентское ПО для ЭДО убирает работу с ними «под капот», т.е. пользователь напрямую не работает со служебными ЭД. Размер служебных документов, как правило, меньше, чем содержательных электронных документов (счетов-фактур и др.), т.е. хранение служебных ЭД не существенно увеличивает размер электронного архива. С другой стороны, наличие служебных ЭД, подтверждающих отправку и получение первичных ЭД, позволяет опреде-лить и показать пользователю статус обмена электронными документами по конкретной сделке, т.е. упрощает работу пользователя.

Следует отметить, что законодательство в поддержку ЭДО активно развивается. На-пример, в ближайшее время должны вступить в силу изменения в Налоговый кодекс, по-

Альберт Салимов, Руководитель направления «Новые проекты», фирма «1С»

Резюме



25

зволяющие принимать НДС к вычету по счетам-фактурам, полученным в срок до оконча-ния отчетного периода (до 25-го числа вместо 20-го сейчас) на усмотрение получателя в текущем или предыдущем налоговом периоде.

Существует достаточное количество лакун, которые пока не позволяют перейти на пол-ностью безбумажный документооборот. Это отсутствие нормативной базы по организа-ции долгосрочного хранения электронных документов (с точки зрения, как форматов, так и организации гарантии подлинности), это неполный набор формализованных процедур и форматов взаимодействия с различными фискальными и другими формальными инстан-циями, это необходимость модифицировать бизнес-процессы при переходе к безбумаж-ному документообороту в силу изменения требований. Все это не позволяет полностью отказаться от бумаги. Однако процессы формализации идут достаточно активно (на-сколько это вообще возможно в таком большом государстве). Внесены изменения в боль-шое количество законодательных актов, практически готовы все необходимые процедуры по работе со счетами-фактурами, разработан регламент и формат обмена электронными документами между государственными органами, а также подготовлены базовые доку-менты и концепции по организации электронного архива документов долгосрочного хра-нения. Существенную часть документов уже сейчас можно перевести в электронный вид. В основном, сейчас реализуются проекты по переводу в безбумажный вид внутрихолдин-говых документов (там проще всего преодолеть возникающие опасения), но мне известны проекты по автоматизации обмена первичными документами между организацией и ее контрагентами, и даже перевода кадрового делопроизводства в безбумажный вид (прав-да, пока это возможно только для дистанционных сотрудников). Выгоды от внедрениябезбумажных технологий настолько велики, что компании-инноваторы ищут возмож-ности для перевода максимального количества документов в электронный вид, и мы уве-рены, что этот процесс будет продолжаться.

МинФиниФНСцеленаправленноработаютнадразвитиемзаконодательстваирас-ширениемохватапредприятийэлектроннымдокументооборотом, расширяют состав





26

типов документов. Ситуация улучшается на глазах. Законодательство об ЭП развивается в интересах обеспечения нормальной бизнес-деятельности.

Я уверен, что вопрос о слабостях законодательства поднимается только в целях само-оправдания или отсутствия финансирования. На сегодняшний день уже имеется масса компаний, которые работают именно так, и побуждают к этому своих контрагентов.

Я предполагаю, что в ближайшие5летнеменее75%оборотабудетосуществлятьсяв электронном виде. Те, кто останется на бумаге, будут терять рынок и эффективность. А может быть, еще и платить дополнительные налоги или штрафы.

Пока опыт обмена электронными счетами-фактурами только накапливается, и на данном этапе, с нашей точки зрения, смешно поднимать шум относительно «избыточных требова-ний» — особенно до того, как организация набьет собственные шишки в арбитражных судах. Опыт перевода других видов документов в электронную форму показывает, что имеющиеся недостатки будут достаточно быстро устраняться, особенно там и тогда, где и когда это будет влиять на собираемость налогов.

Ксловамо«слабостизаконодательства»мысклонныотноситьсясюмором. Да, у на-шего законодательства хватает недостатков, однако в условиях быстрых изменений в пра-ве и технологиях избыточное регулирование часто куда вреднее, чем недостаточное. Иногда удобнее оставить «серые зоны», правила поведения в которых будут складываться на прак-тике и подтверждаться судебной практикой.

Наверное, самый эффективный способ решение возникающих проблем — это кол-лективная выработка предложений коммерческими организациями и операторами (например, в рамках саморегулируемых ассоциаций) и прямой диалог с ФНС. Налоговая служба у нас в числе тех немногих ведомств, которые научились, при необходимости, очень оперативно «подкручивать» «свои» законы и нормативные правовые акты. Наверняка свое слово скажет и судебная практика.

По аналогии с событиями предшествующих лет можно предположить, что (в случае даже отно-сительного успеха этой системы) использование электронных счетов-фактур через несколь-ко лет станет обязательным. Соответственно, принимать решение о переходе прямо сейчас на электронные счета-фактуры нужно обдуманно, с учетом целого ряда факторов и рисков (в т.ч. связанных с более жестким налоговым контролем), но готовиться к такому переходу в среднесрочной перспективе нужно всем. Оптимальное время перехода для разных компа-ний будет разное. Очевидно, что первыми следует это сделать тем компаниям, для которых экономия от использования электронных счетов-фактур настолько велика, что они могут себе позволить даже довольно значительные дополнительные затраты и риски.




27

В настоящее время, к сожалению, в законодательстве нет четко описанного поряд-ка хранения электронных документов с длительными сроками хранения. Многие законы, приказы и ГОСТы в основном устарели и нацелены на бумажные документы (ФЗ № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», требования по бухгалтерским документам — ФЗ № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете»). Хотя есть и специализирован-ные, заточенные под электронный документооборот, ГОСТы, появившиеся недавно: ГОСТ Р 54989–2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» и ГОСТ Р 54471–2011 «Системы электронного документооборота. Управление документа-цией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению до-стоверности и надежности». Они не заменяют собой законодательство, но в определенных ситуациях ими можно пользоваться.

От законодательства мы ждем, прежде всего, конкретных рекомендаций по различным аспектам работы с электронными документами, все то, к чему уже готова практика. Ждем разъяснений по долгосрочному хранению электронных документов, как будет выглядеть выездная налоговая проверка при ЭДО (как будет происходить изъятие документов, на ка-ком носителе, как инспектор сможет их просмотреть и т.п.).

Есть много противоречий между НПА и практикой, например, по закону в бумажной товар-ной накладной может быть и три, и пять подписей, а в электронной — по одной с каждой стороны. На бумаге можно ставить прочерки, а в электронных документах — нет. Непонят-но, какие последствия могут повлечь нарушения в оформлении электронных документов, какое наказание понесет налогоплательщик.

Таких мелочей много, мы уже умеем с ними работать, поскольку не стесняемся пи-сать письма в контролирующие органы, конкретно в ФНС с вопросами и разъяснениями. Но в целом рынку сильно не хватает адекватно описанной логики работы с такими нюан-сами в соответствующих НПА. Вот этого мы ждем в ближайшее время.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63–ФЗ об электронной подписи приравнивает ква-лифицированную ЭП к собственноручной. Поэтому в электронный вид можно переводить практически все документы, если нет прямых нормативных ограничений именно к кон-



http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=540998

http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=EXP;n=540998

http://http://www.cntd.ru/assets/files/upload/060912/54471-2011.pdf





28

кретному типу документа. А документов с такими ограничениями очень немного. По край-ней мере, первичные бухгалтерские документы, которыми мы в основном занимаемся, могут переводиться в электронный вид без всяких ограничений.

Требования по хранению технических подтверждений вместе с электронными счета-ми- фактурами (ЭСФ) не несут никакой нагрузки на пользователей. Все эти технические документы создаются и сохраняются в автоматическом режиме в системах операторов ЭДО. В большинстве случаев пользователь их даже не видит и уж точно не предпринимает никаких дополнительных действий по администрированию этих подтверждений.

Если говорить про сложности перевыставления счетов-фактур, то порядок един для бу-мажного и электронного документа. Есть нормативные требования и их нужно выполнять, независимо от бумажной или электронной формы документа.

Российский законодатель уделяет большое внимание развитию электронного документо-оборота как для взаимоотношений B2G, так и для B2B. На сегодня сформирована законо-дательная база, позволяющая обмениваться не только счетами-фактурами в электронном виде, но и другими первичными бухгалтерскими документами. Утверждены форма и формат электронного счета-фактуры, рекомендованы форматы для акта выполненных работ и то-варной накладной. Сейчас на стадии утверждения форматы универсального передаточного документа и корректировочного. Налоговые инспекции готовы к истребованию электрон-ных документов у налогоплательщиков в рамках проведения контрольных мероприятий.

Активно реализуется дорожная карта Агентства стратегических инициатив «Совершенство-вание налогового администрирования», предусматривающая мероприятия по стимулирова-нию перехода на электронный документооборот и сокращению за счет этого издержек.

Раздел, посвященный электронному документообороту, в частности, проблема «стыковых налоговых периодов» при выставлении и получении счетов-фактур, являющейся основным барьером для активного перехода на электронные счета-фактуры, неоднократно была предметом дискуссий бизнес-сообщества на заседаниях Рабочей группы по вопросам электронного документооборота при Экспертном совете ТПП России.

На заседаниях Рабочей группы, в которую входят специалисты компании «Такском», веду-щие эксперты и представители бизнеса, активно обсуждаются и высказываются различ-ные позиции по совершенствованию правового поля в стране. Все предложения бизне-са аккумулируются и доводятся до контролирующих органов. На основании этих инициатив в действующее законодательство, регулирующее сферу электронного документооборота, вносятся изменения и дополнения.

Василий Зудин,Заместитель коммерческого директора ООО «Такском»



29

Так, большинство предложений, озвученных на заседаниях Рабочей группы, легли в ос-нову дорожной карты и стали отправной точкой для принятия новых законопроектов. На-пример, продление сроков выставления счетов-фактур и сроков представления налоговой декларации.

Теперь эти проблемы, которые неоднократно были предметом дискуссии Рабочей группы, устранены.

Так что, если у вас возникли вопросы и предложения, то приглашаем вас на наши заседа-ния. Подробнее на сайте рабочей группы по ЭДО при ТПП РФ: www.edotpp.ru.

http://www.edotpp.ru/



30

Какие требования должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?

На сегодняшний день пока что нет четких законодательно-норма-тивных требований к хранению электронных документов вообще, но требования к хранению электронных документов не долж-ны кардинально отличаться от требований к хранению и управ-лению бумажными юридически-значимыми документами. Сле-дует обеспечить надежность хранения и воспроизводимось документов.

На сегодняшний день пока что нет четких законодательно–нормативных требований к хранению электронных документов вообще (не говоря уже о долгосрочном хранении и о документах, подписанных усиленными электронными подписями). В этих условиях орга-низации должны делать то, что сегодня в их силах, и при этом стараться быть не хуже дру-гих организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности.

В первую очередь следует:

• Фактически создать систему менеджмента, разработав внутреннюю нормативную базу хранения документов, обучив персонал (и задокументировав это), действуя строго в соответствии с этой базой (и документируя это), выявляя и устраняя недостатки и раз-бираясь с инцидентами (и также документируя это). При разработке такой нормативной базы можно, в частности, воспользоваться такими стандартами, как:

— ГОСТ Р 54471–2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документообо-рота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;

— ГОСТ Р 54989–2012/ISO/TR 18492–2005 «Обеспечение долговременной сохран-ности электронных документов».

• В частности, следует обеспечить доказуемую целостность и аутентичность всех электронных документов и квитанций, используя для этого существующие методы (элек-тронные подписи, контрольные суммы, хеши, носители однократной записи и их уни-кальные заводские номера и т.д.).


Резюме



31

• По возможности, желательно создавать электронные документы в форматах, подхо-дящих для длительного хранения, с тем, чтобы они как можно дольше оставались пригодными к использованию даже в условиях устаревания технологий без необходи-мости проведения их конверсии/миграции.

• При использовании документов, подписанных электронными подписями, следует позабо-титься о сборе дополнительных доказательств (квитанций, сертификатов, списков ото-званных сертификатов и т.п.) — либо убедиться, что эти доказательства собирает и хра-нит доверенная третья сторона.

• Своевременноуничтожать документы с истекшими сроками хранения, которые более не нужны самой организации.

• Следитьзаизменениямизаконодательства и за судебной практикой, в том числе свя-занными с использованием услуг доверенной третьей стороны и с условиями проведения конверсии/миграции электронных документов таким образом, чтобы не было ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.

Главное требование — надежность хранения. Сложности проверки валидности элек-тронной подписи через несколько лет после окончания срока действия сертификата поль-зователя должны быть решены законодательно и, надеемся, будут ретроспективными, т.е. решение будет применимо и к тем ЭД, которые уже хранятся в электронных архивах налогоплательщиков.

Особенных требований для обеспечения долгосрочного хранения электронных докумен-тов, подписанных ЭП, не требуется. А требование учета подписания ЭП вообще не являет-ся существенным.

Для хранения таких документов мы используем нормальные промышленные системы управления контентом, лучше — специализированные архивные серверы.

Артем Танан,Руководитель проектов, "Обмен Электронными Документами", Фирма "1С"




32

Хранение электронных документов по законодательству не значительно отличается от хра-нения бумаги. Общие положения вы найдете в законе № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», требования конкретно по бухгалтерским документам вы найде-те в законе № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Во-первых, гдехранить. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носите-лях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические но-сители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и по-лупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются.

Во-вторых, как воспроизвести. Нужно обеспечить возможность адекватно воспроизве-сти информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи. Форматы элек-тронных документов имеют свойство меняться. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совме-стимы с ними завтра.

Как видите, в практике множество белых пятен, мы не знаем, как будут меняться форма-ты документов, что станет с цифровыми носителями и средствами воспроизведения через 20–30 лет, поэтому оригиналы документов, требующие долговременного хранения (более 15 лет, 75 лет, бессрочно, кадровые документы), мы рекомендуем хранить в бумаге, пока это наименее рискованный вариант.

А с документами, срок хранения которых менее 10–15 лет (счета–фактуры, первичка — 5 лет), уже все понятно, мы рекомендуем переводить их в электронный вид и никогда не печатать на бумаге. Иначе, в чем смысл перехода на электронные документы?

Хранить тоже в электронном виде. Причем это может быть и локальное хранилище (на сер-вере, выделенном вашей IT-службой), еще удобнее использовать специальные электронные архивы, при этом вы получаете хороший инструмент по управлению документами. В этом случае нужно помнить о резервном копировании документов и о постоянной замене носите-лей. И третий вариант, это облачное хранилище, новый, перспективный инструмент, который в том числе может предложить вам и оператор электронного документооборота. О сохранно-сти документов, их резервном копировании и носителях позаботится уже ЦОД.




33

Вопрос долговременного хранения электронных документов с ЭП нормативно не урегули-рован. У пользователей вызывает опасение трактование электронной подписи после исте-чения срока действия сертификата. А еще хуже, если удостоверяющий центр, выпустивший сертификат, перестанет существовать к моменту, когда нужно будет доказывать подлин-ность документа. На Западе существуют стандарты, позволяющие готовить документ к дол-говременному хранению. Эти стандарты предписывают сохранять вместе с документом дополнительные отметки, позволяющие доказать, что сертификат был действителен на мо-мент подписания документа. Кроме того, следует сохранять все промежуточные серти-фикаты удостоверяющих центров, входящих в цепочку доверия сертификата подписанта. Но у нас эти стандарты пока не прижились. В этих условиях такую доказательную базу формируют операторы ЭДО. Программные комплексы операторов проверяют действи-тельность ЭП и валидность сертификата подписи, некоторые операторы даже сертифици-руют свое программное обеспечение на соответствие утвержденным регламентам обмена документами, как, например, наша компания. Подтверждения, формируемые оператора-ми и сохраняемые вместе с документами, позволяют зафиксировать время попадания до-кумента в систему оператора, что позволяет доказать, что сертификат был действителен на момент отправки и получения документа. Применимость этих процедур доказывает уже почти пятнадцатилетнее существование систем электронной отчетности в контролирую-щие органы, которые практически не имеют судебных прецедентов непризнания подлин-ности документов с ЭП после истечения срока действия сертификата ЭП.




34

С помощью каких носителей и процедур рекомендуется организация долговременного хранения документов в электронном виде?

Большинство современных компаний давно разработали и применяют средства долго-срочного хранения резервных копий информации компании в электронном виде. Внедре-ние ЭДО не создает принципиально новых задач для организации хранения электронных документов. Возможно, потребуется актуализация регламентов резервного копирования и хранения информации.

Если документы не требуются для предоставления в различные органы в качестве отчет-ности и не требуют продолжительного хранения (например, документы кадрового дело-производства), то формат хранения организация может выбрать сама. Естественно, нужно позаботиться о наиболее распространенном и стандартном формате хранения до-кументов и формате хранения электронной подписи. Например, PDF или DOC — форма-ты хранения файлов и PKCS#7 — для электронной подписи. Что же касается документов, для которых имеются форматы и протоколы обмена, то, естественно, необходимо поддер-живать в приложениях ЭДО именно эти форматы и протоколы. Например, XML для хране-ния счетов-фактур и соответствующие протоколы для обмена с оператором ЭДО. Что каса-ется документов, для которых требуется долгосрочное хранение, то переход на полностью безбумажный документооборот пока невозможен. Но это не означает, что нельзя автома-тизировать процессы подготовки, обработки и хранения этих документов для оптимизации бизнес-процессов в работе с ними.





35

Технически сохранить информацию можно на любых носителях. Однако при этом важно:

• соблюсти требования законодательства (если таковые есть);

• использовать технологии (в том числе носители информации), упрощающие доказыва-ние целостности и аутентичности своих электронных материалов в случае необходимо-сти представить их в суд в качестве доказательств;

• минимизировать свои затраты (с учетом всех расходов на протяжении жизненного цик-ла информации — на хранение, на обновление носителей, на конверсию/миграцию, на поиск и отбор нужных материалов, на доказательство целостности и аутентичности документов, на уничтожение материалов с истекшими сроками хранения и т.д.).

Небольшие объемы информации может быть проще сохранять на носителях однократной записи (таких, как оптические диски). В этом случае достаточно просто доказать время за-писи информации на носитель, отсутствие изменений в информации, аутентичность са-мого носителя. При разработке нормативной базы можно оперетьсянасуществующиемеждународные стандарты, а также на Указание Банка России от 25.11.2009 N 2346–У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связан-ных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации ра-бот по ведению бухгалтерского учета».

Для хранения больших объемом информации придется использовать информацион-ные системы и базы данных с усиленными функциональными возможностями в плане обеспечения защищенности и поддержки управления документами. В отсутствие законо-дательно-нормативных требований к хранению такого рода, возможно, потребуется дого-вариватьсясФНСоминимальныхтребованиях к системам и о порядке сертификации/аккредитации или в индивидуальном порядке, или коллективно.

В случае полноценной легитимизации услуг доверенной третьей стороны по хранению электронных документов, такой способ хранения также заслуживает внимания.

Заметим, что в случае обмена электронными счетами-фактурами подлинником будет элек-тронный документ (поскольку именно он будет отослан контрагенту и взятая именно из него информация «осядет» в базах ФНС). Статус бумажного документа будет сомнителен, и нуж-но будет посмотреть, как к нему отнесутся суды. Однако если организация сочтет связанные с хранением электронных документов риски слишком большими, а использование бумаж-ных документов — юридически эффективной и экономически оправданной подстраховкой, то, конечно же, в этом случае и у бумажных документов может найтись своя ниша.




36

Ответственность за хранение документов лежит на их владельце. Каждая организация в зависимости от внутренних бизнес-процессов и корпоративной культуры сама выбирает наиболее удобный для нее способ долговременного хранения. Многие операторы предла-гают такую услугу, и ряд организаций с удовольствием доверяет им хранение документов. Некоторые предпочитают забирать документы из программных комплексов оператора и сохранять их локально, используя корпоративные возможности: на дисках, магнитных лентах и т.п. Крупные организации часто осуществляют проекты внедрения систем элек-тронного архива, которые есть на рынке, сохраняя в единой среде документы с ЭП и ска-ны бумажных документов. Такой подход позволяет применить единые внутренние проце-дуры архивирования и хранения документов, независимо от вида документа, бумажного или электронного. Кроме того, такой подход позволяет упростить процедуры поиска и от-бора документов при необходимости их представления, например, по истребованию ФНС. По существующему порядку, в ФНС сейчас можно представить, как электронный документ с ЭП, так и скан бумажного документа, подписанный ЭП. Сегодня уже нет никакого смысла отвозить куда-либо бумагу, т.к. электронные документы не нужно распечатывать.




37

Практические примеры

Проект внедрения обмена электронными документами на базе СЭД DIRECTUM и сервиса Synerdocs в компании ОАО «Белгородэнергосбыт»

Объемвнедрения

17 000 контрагентов по сбытовой и хозяйственной деятельности; 34 000 документов в месяц.

Срокипроекта

Внедрение DIRECTUM: старт — ноябрь 2013г., введение в промышленную эксплуатацию — май 2014г.

Внедрение Synerdocs: старт — июнь 2014г., завершение тиражирования на контрагентов — июнь 2015г.

Статуспроекта: в работе

Заказчик ОАО «Белгородская сбытовая компания»

Исполнитель

Отрасль

Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота

Используемые решения Бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе DIRECTUM, cервис обмена электронными документами Synerdocs.

ООО «ДИРЕКТУМ», сервис обмена электронными документами Synerdocs

Энергосбытовая деятельность

1. Перевести обмен документами с контрагентами ОАО «Белгородэнергосбыт» по сбытовой и по хозяйственной деятельности в электронный вид.

2. Обеспечить связку двух систем генерирующих трафик документов (1С, СТЭК Энерго).

3. Автоматизировать процесс согласования входящих и исходящих документов в компании.

4. Автоматизировать и ускорить процесс подготовки к проверкам контролирующих органов в ОАО «Белгородэнергосбыт».



38

Описаниеситуациивкомпаниизаказчиканамоментпринятиярешенияонеобходимостивнедрения

Компания является гарантирующим поставщиком электроэнергии и мощности на все тер-ритории Белгородской области. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания. Все они являются генераторами трафика финансово-учетных документов, каждый для своей группы контрагентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности.

Организационная структура компании насчитывает в общей сложности 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, обработки и отправки, исходящих первичных бухгалтер-ских документов контрагентам последовательно задействовано до 4 подразделений. В биз-нес- процессе приема и обработки входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6.

В итоге: высокие затраты на документооборот, длительные процессы обмена и случающи-еся невозвраты.

Предпосылкивнедрения

Первичные документы по энергосбытовой деятельности формируются в биллинговой си-стеме «Стек-Энерго», она используется для расчета с потребителями и работы с их лице-выми счетами. Хозяйственный учет ведется в 1С. Компания была готова к использованию электронных документов, рассматривала возможность перехода уже давно.

Требованиязаказчика

Интеграция с 1С, интеграция со СТЭК Энерго, роуминг операторами клиентов.

В первую очередь интересовало следующее:

• сокращение прямых издержек: на доставку документов контрагентам и на печать доку-ментов, обеспечение их хранения и уничтожения;

• сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:— просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы об-

мена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;— выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС

в рамках камеральных и встречных проверок;• разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями должност-

ных лиц;• сокращение рисков доначисления НДС и налога на прибыль, связанных с возможной

утратой документов в ходе обмена с контрагентами;• снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учет-

ных документов в учетную систему.

Лица,принимающиеучастиевпроцессевыдвижениятребований и реализации проекте

Департамент информационных технологий, Бухгалтерия, Отдел логистики и закупок, На-чальники участков.



39

Описаниепроцессавыбора,причинвыборапродукта,решения

Система должна уметь работать и с бумажными и с электронными документами. Внешний документооборот должен быть интегрирован с внутренним. Система должна обеспечить связку двух систем генераторов трафика по разным видам деятельности (энергосбытовая деятельность, хозяйственная деятельность).

Смотрели в сторону комплексных продуктов, позволяющих полностью закрыть задачи по работе с первичкой с оглядкой на то, что не все контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен, то есть, бумажные документы будут сохраняться какое-то время. Остановили выбор на решении «Межкорпоративный финансово-учетный документообо-рот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs.

Этапывнедрения

DIRECTUM: 1. Исследование 2. Проектирование 3. Внедрение 4. Тестовая эксплуатация 5. Опытная эксплуатация 6. Промышленная эксплуатация (проект полностью завершен в течение 6 месяцев).

Synerdocs: 1. Исследование 2. Оптимизация форматов документов (акт, акт сверки в PDF) 3. Тестовый обмен с группой контрагентов (15 крупных компаний) 4. Тестирование роу-минга с контрагентами 5. Тиражирование обмена на контрагентов (в процессе).Общая продолжительность 6 месяцев.

Результаты проекта

Создание, выгрузка, согласование финансово-учетных документов полностью автомати-зировано за счет системы DIRECTUM. Организован роуминг. Идет тиражирование элек-тронного документооборота на контрагентов.

Во внутреннем контуре автоматизации в DIRECTUM перешли процессы формирования, со-гласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финан-совой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор), разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На бу-дущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверж-дение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

На сегодняшний день, с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документообо-рот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение решения по-зволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время со-гласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС.

Комментарийзаказчика

Сергей Четвериков, руководитель Департамента информационных технологий ОАО «Белгородэнергосбыт»:

«Главная особенность перехода Белгородской сбытовой компании на электронный доку-ментооборот в том, что параллельно с автоматизацией внутренних процессов, мы перево-дили в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало



40

от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам — от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первич-ных документов.

Внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на плат-форме системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs позволило закрыть целый комплекс про-блем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой с первичкой в целом. Мы приобрели уникальный опыт и го-товы активно делиться с другими компаниям отрасли опытом перехода на обмен электрон-ными документами.



41

Проект перехода на электронный документооборот с поставщиками в компании Wildberries

Объемвнедрения

Около 500 поставщиков

Срокипроекта

1 мая 2014 года, 1 января 2015 г.

Статуспроекта:в работе

Описаниеситуациивкомпаниизаказчиканамоментпри-нятиярешенияонеобходимостивнедрения

Документы приходят вместе с товаром. Очень часто возникают ситуации, когда документы исправляются/корректируются — в этом случае возникает огромная задержка по достав-ке документов от поставщиков.

Соответственно актуальны вопросы ускорения обмена, гарантии доставки и возвратов документов.

Предпосылкивнедрения

Документы формируются в 1С. Система сильно модифицирована под нужды интер-нет-магазина. Готовность к электронным документам высокая, но низкая мотивация контрагентов.

Требованиязаказчика

Необходимо решение, гарантирующее быструю доставку/возврат документов, обеспечи-вающее юридическую значимость.

Заказчик ООО Вайлдберриз


Отрасль


Используемые решения Synerdocs, 1С.

ООО «ДИРЕКТУМ», сервис обмена электронными документами Synerdocs

Торговля

1. Полностью автоматизировать документооборот с поставщиками. 2. Получение документов в электронном виде, ускорение получения документов.



42

Интеграция с 1С: решение должно работать с нетиповой конфигурацией системы, давать возможность выполнять все операции с исходящими/входящими в интерфейсе 1С.

Лица, принимающие участие в процессе выдвижения требований и реализации проекта: аналитики интернет-магазина, отдел продаж.

Описаниепроцессавыбора,причинвыборапродукта,решения

Выбирали среди ряда существующих на рынке операторов. Критерии выбора: низкая цена траффика и готовые интеграционные решения.

Остановили свой выбор на Synerdocs, который показал гибкую ценовую политику и высо-кую экспертизу в вопросах интеграции.

Этапывнедрения

Пилотный проект проведен с мая по сентябрь 2014 — в его рамках тестовый обмен и реа-лизована интеграция с 1С на прием документов. Далее, перевод всех контрагентов на об-мен электронными документами.


Идет обмен. Планируется подключение новых поставщиков.



43

Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота в администрации г. Омска

Заказчик

Администрация города Омска, возглавляемая Мэром города Омска.

Основная задача Администрации города Омска — обеспечение функций и полномочий, предоставленных исполнительно-распорядительному органу муниципального образова-ния город Омск действующим законодательством и муниципальными правовыми актами.

Цель

СЭД предназначена для автоматизации деятельности сотрудников Администрации города Омска, связанной с использованием и хранением документации, контролем исполнитель-ской дисциплины и управлением документами.

Операторами системы являются 27 структурных подразделений Администрации города Омска, 18 из которых являются самостоятельными юридическими лицами, и 9 казенных учреждений (всего — более 1400 рабочих мест).

Целями внедрения СЭД CompanyMedia являются:

— создание ядра информационной инфраструктуры Администрации города Омска;

— формирование единой (унифицированной) технологии работы с документами в Адми-нистрации города Омска;

— создание единого пространства хранения и обработки документации для всех струк-турных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений;

Заказчик Администрация г. Омска


Отрасль


Используемые решения Система электронного документооборота CompanyMedia

Компания «ИнтерТраст»

Органы государственной власти

Создание единой рабочей среды для информационного взаимодействия



44

— повышение уровня исполнительской дисциплины и личной ответственности за резуль-таты работ.

Составпроекта

СЭД содержит следующий состав подсистем и модулей:

• «Делопроизводство» — подсистема учета и контроля исполнения входящей, исходящей и внутренней служебной корреспонденции;

• «Правовые акты» — подсистема подготовки, регистрации, рассылки, контроля исполне-ния нормативно–правовых актов и организационного распорядительных документов;

• «Делопроизводство — обращения граждан» — подсистема учета и контроля исполнения писем и обращений граждан;

• «Служба одного окна» — подсистема для автоматизации обеспечения предоставления гражданам и юридическим лицам муниципальных услуг города Омска: прием заявле-ний, регистрация, передача на исполнение, создание запросов, контроль исполнения, формирование отчета об исполнении;

• «Заседания» — подсистема автоматизации процесса документооборота, сопровождаю-щего проведение заседаний коллегиальных органов управления»;

• модуль централизованного контроля исполнения документов «Контроль заданий»;

• модуль интеграции СЭД с официальным сайтом Администрации города Омска;

• модуль интеграции СЭД с единой системой электронного документооборота органов ис-полнительной власти Омской области.

Срокииэтапыпроекта

2009 год. СЭД была спроектирована и развернута на серверах и рабочих местах сотрудни-ков; были обучены базовые группы групп администраторов и пользователей.

2010 год. СЭД была введена в опытную эксплуатацию, архитектура системы претерпела некоторые изменения. Продолжилось обучение пользователей.

2011–2012 годы. СЭД поэтапно вводилась в промышленную эксплуатацию. Окончательно оформились подсистемы «Служебная корреспонденция», «Правовые акты (учет)», «Заседа-ния», «Обращения граждан».

2013 год. Начался обмен документами (входящими/исходящими) с органами исполнитель-ной власти Омской области и Омским городским советом, где функционируют СЭД на базе IBM Lotus Notes/Domino.

Разработку СЭД и внедрение обеспечивали компания «ИнтерТраст» и отдельный сектор Казенного учреждения города Омска «Управление информационно–коммуникационных технологий» (УИКТ). Проектировщики «ИнтерТраста» выстраивали архитектуру и определя-ли методологию развития системы, инженеры УИКТ формализовали пожелания пользова-телей и участвовали во внедрении системы.



45


С использованием системы осуществляются действия с входящими, исходящими и вну-тренними документами, правовыми актами, обращениями граждан, а также с заявле-ниями, поступающими в Службу одного окна. Обеспечен прием документов (обращений граждан, заявлений на предоставление услуг) с официального сайта Администрации горо-да Омска. С использованием СЭД организовано предоставление 49 муниципальных услуг и документов в сферах: жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, образова-ния, социальной политики, жилищной политики, имущественных отношений, архитектуры и градостроительства.

По итогам 2013 года в системе обрабатывалось более 440 тысяч документов и более 1млн. поручений. Операторами системы являются 27 структурных подразделений Админи-страции города Омска, 9 казенных учреждений.

Опросы пользователей СЭД, проведенные в 2014 году, выявили следующие преимущества системы для участников документооборота.

• Все документы, включая созданные продолжительное время назад, всегда под рукой с гарантией сохранности на уровне защищенных серверов, а не жесткого диска офис-ного компьютера.

• Любой документ легко найти, задав условия поиска.

• По каждому документу можно отследить ход исполнения, установить горизонтальные связи с вовлеченными в исполнение сотрудниками других подразделений.

Подводя итоги создания СЭД в Администрации города Омска можно констатировать что:

— создана единая учетная система документов;

— создано единое хранилище информации;

— обеспечена оперативность передачи документов, прозрачность движения документов, упрощение поиска и обработки информации;

— объединены в рамках единых деловых процессов работы с документами сотрудники всех структурных подразделений Администрации города Омска, в том числе территори-ально удаленных;

— в деловых процессах активно используются «горизонтальные» связи;

— преодолен психологический барьер в работе с СЭД;

— получен опыт решения масштабных организационных и технических задач.

Сегодня СЭД может рассматриваться как технологическая основа для:

— внутриведомственного взаимодействия (структурных подразделений, муниципальных учреждений);

— межведомственного взаимодействия (Омский городской Совет, органы исполнитель-ной власти Омской области);



46

— а также для взаимодействия с гражданами и организациями — через Портал Админи-страции города Омска и службу «одного окна».

КомментарийЗаказчика

СухининаОльгаЛеонидовна,заместительдиректораКазенногоучреждениягородаОмска«Управлениеинформационно–коммуникационныхтехнологий»:

«СЭД — это современная технологическая основа для быстрого и удобного внутриведом-ственного и межведомственного взаимодействия, без которой было бы невозможно повы-шение эффективности труда и улучшение качества предоставления услуг. Развертывание СЭД в Администрации города Омска дало ценный опыт решения масштабных организа-ционных и технических задач и заложило фундамент инфраструктуры информационного общества».



47

Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter

КомментарийЗаказчика

«HeadHunter — пример из числа компаний, работающих в сфере высоких технологий. Вся отчетность компании представляется в государственные контролирующие органы только в электронном виде, — комментирует Елена Плетнева, главный бухгалтер груп-пыкомпанийHeadHunter. — У нас огромное количество контрагентов как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ра-нее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы шли до партнеров в течение очень продолжительного времени. Учитывая все это, мы стремились сделать взаимодействие с контрагентами бо-лее удобным и продуктивным. Хотелось избежать ручной обработки документов в процессе ввода в учетную систему, уйти от больших расходов на создание и хранение документов, длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партне-рами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской до-ставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эф-фективнее. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот».

Ситуациявкомпаниинамоментпринятиярешенияовнедрении

Об использовании электронных документов группа компаний HeadHunter задумалась еще в 2009 г. В условиях работы с большим количеством контрагентов по всему миру приори-тетной задачей компании по оптимизации бизнес-процессов стала ежедневная потреб-ность в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждаю-щих бизнес-операции.

Решение

При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка было принято ре-шение использовать в качестве технической платформы для обмена документами в элек-тронном виде «1С-Такском».

Заказчик ГК HeadHunter


Отрасль


Используемые решения «1С-Такском»

«Такском»

Услуги

Оптимизация взаимодействия с контрагентами



48

Решение «1С-Такском», являющееся совместной разработкой компании «Такском» и фирмы «1С», уже является частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8». То есть все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису обмена через оператора электронного документооборота «Такском» реализованы непосредственно в про-граммных продуктах системы «1С:Предприятие 8», а не в отдельной (внешней) программе. Все входящие документы информационной базы 1С формируются автоматически на основе поступивших документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания «Такском» гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требова-ниями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выдан-ные любым из удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС Рос-сии, например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

Также в решении «1С-Такском» для удобства пользователей предусмотрена возможность приглашать к обмену контрагентов из программ «1С:Предприятие 8» в несколько «кликов».

Реализация

Группа компаний HeadHunter перешла на систему электронного документооборота с апре-ля 2012 г. Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

В целях подготовки и обучения персонала (менеджеров по продажам, сотрудников юриди-ческой службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии), были проведены ознакомительные сессии (краткий обзор законодательства, ознакомление с планами компании по проекту и предстоящими изменениями, ознакомле-ние с инструкцией для общения с контрагентами) и обучение сотрудников перед внедрени-ем каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, было разработано Соглашение об использовании электронных докумен-тов, определяющее тонкие юридические нюансы, условия работы с электронными документами.

Было решено, что с контрагентами будет подписываться оригинальной подписью на бу-маге только данное Соглашение. Все дальнейшие отношения будут проходить через элек-тронные каналы связи. Со временем, когда будет наработана судебная практика и опре-деляющие работу с электронными документами новые законы и разъяснения, планируется отказаться и от этой бумаги.

Для привлечения контрагентов к ЭДО проведена разъяснительная работа по преимуще-ствам, реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании, рассылки, раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные кон-сультации для клиентов и т.п.



49

Результаты

1. Экономия времени:

• на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;

• на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика;

• на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документа-ции у заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);

• на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости из-готовления отчетности по МСФО. При использовании электронных документов про-исходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключа-ется возможность возникновения ошибок;

• при сокращении количества этапов обработки.

2. Рациональное использование трудовых ресурсов.

3. Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

4. Экономия расходов:

• на почтовые и курьерские услуги;

• на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;

• на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;

• на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;

• на архивацию и хранение документов.

5. Оптимизация бизнес–процессов.

6. Исключение потребности в двойной работе:

• печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;

• при внешних запросах (ФНС России, суды и т.п.);

• в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами, меж-ду службами компании, при смене адресов корреспонденции.

Комментариизаказчикапорезультатам

«Решение «1С-Такском» не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и на основе полученных электронных документов формирует до-кументы информационной базы «1С:Предприятия 8», — рассказывает Елена Плетнева, главныйбухгалтергруппыкомпанийHeadHunter. — Мы получаем документ в привыч-ном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб–ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и дру-



50

гими юридически значимыми первичными учетными документами: накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при рабо-те с электронной отчетностью.»

«При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали доста-точное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, — комментирует ЕленаПлетнева.— Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня — это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих биз-нес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная воз-можность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот — отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к ресурсам планеты. Мы приглашаем наших клиентов и партнеров поддер-жать эту инициативу».



51

Проект внедрения СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме в компании «Энергопром менеджмент»

Заказчик

Группа ЭНЕРГОПРОМ — ведущая компания углеграфитовой отрасли России. Основное на-правление деятельности — производство высокотехнологичной электродной, катодной и иной углеграфитовой продукции для предприятий сталелитейной, алюминиевой, фер-росплавной, кремниевой, химической, атомной и машиностроительной отраслей. Группа входит в пятерку крупнейших мировых производителей углеграфитовой продукции. Ком-пания ведет бизнес в глобальном масштабе, экспортируя более 50% продукции. Сеть про-даж Группы охватывает более чем 60 стран мира. Под управлением компании находятся три электродных завода: Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский, а также компа-ния «Донкарб Графит», ведущий производитель и поставщик химической аппаратуры и гра-фитовых материалов для работы в агрессивных средах. Все предприятия Группы оснаще-ны современным высокопроизводительным оборудованием. Некоторые виды продукции и применяемые технологии не имеют аналогов в мире. По своим качественным характери-стикам продукция компании соответствует лучшим мировым стандартам.

Цель

Выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи доку-ментов — в первую очередь договоров, а значит и обмена информацией и ее распростра-нения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.

Решение

Проект внедрения СЭД CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст», был начат в 2007 году. На начальном этапе проекта система силами ИТ-специалистов

Заказчик ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ»


Отрасль


Используемые решения Система электронного документооборота CompanyMedia

Управление ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ», Компания «ИнтерТраст»

Промышленность

Оптимизация процесса согласования договоров с участием управляющей компании и дочерних предприятий



52

«ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» была установлена в головном (московском) офисе пред-приятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информа-ционное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ, прошедшие обучение администрированию в учебном центре «ИнтерТраст», самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркас-ском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были под-ключены как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управ-ления, так и линейные руководители и их подчиненные.

В 2011 году был осуществлен переход на новую версию СЭД CompanyMedia, который был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами «ИнтерТраст» за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.

В частности, с помощью модуля «Специализированный почтовый ящик» была организо-вана автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исхо-дящие сообщений. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил инте-грировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.

Посредством модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хра-нение и использование актуальных данных о работниках внешних организаций и част-ных лиц. Эти данные используются в модулях «CompanyMedia–Делопроизводство», «CompanyMedia–Договоры» и «CompanyMedia–Документы».

Сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге, в том числе — большого объема договоров с контрагентами.


По итогам внедрения СЭД удалось решить следующие задачи:

• повышена скорость и качество обработки документов и поручений по ним;

• сокращено время доставки документов из одной структуры компании в другую;

• увеличена скорость распространения и повышена контролируемость исполнения управленческих решений.

С помощью CompanyMedia были автоматизированы:

• работа с договорами

• обработка корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных доку-ментов, подлежащих регистрации

• обмен электронными документами между управляющей компанией «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» и заводами, входящими в Группу.

На сегодняшний день система установлена на 130 рабочих местах. В ней работают руко-водитель и сотрудники службы документационного обеспечения управления, а также веду-



53

щие специалисты головного офиса и региональных подразделений компании. В СЭД отра-жаются все бизнес-процессы, в рамках которых выполняются операции по уведомлению, ознакомлению и согласованию различных документов. Это касается не только догово-ров, но и организационно-распорядительных документов, а также входящих и исходящих. По результатам проекта удалось перейти на полностью безбумажный документооборот в части внутренней переписки и организационно-распорядительных документов.

Переход на электронный документооборот позволил более эффективно управлять рабо-той: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач. В настоящее время в Группе ЭНЕРГОПРОМ рассматривается возможность перехода на четвертую версию CompanyMedia.


АлександрКулик,руководительуправленияпоИТЗАО«ЭНЕРГОПРОММЕНЕДЖМЕНТ»: «На первом этапе проекта была автоматизирована работа с договорами и приложениями к ним. К внедрению системы электронного документооборота нас подтолкнула необходи-мость сократить сроки согласования. Этой цели удалось достичь — средний срок согла-сования договора снизился с 7 до 3 дней. Во многом этот результат обусловлен тем, что нам удалось перейти от последовательного режима согласования к параллельному, реа-лизованному в CompanyMedia. В процессе согласования договоров могут быть задейство-ваны пользователи различных предприятий и подразделений Группы. Так, бухгалтерская сервисная компания находится в Новочеркасске, юридическая служба — в Москве, а ини-циатором заключения договора может быть сотрудник завода в Челябинске. В качестве экспертов к процессу согласования могут подключаться специалисты любого завода, вхо-дящего в состав Группы. Система позволяет оптимизировать договорную работу в рамках единой для всех наших предприятий рабочей среды».



54

Проект внедрения ЭДО в компании Комацу СНГ

Заказчик

Компания «Комацу СНГ» представляет мирового лидера по производству строительной, до-рожной и карьерной техники в мире. Именно эта компания впервые в России стала при-менять юридически защищенный электронный документооборот с покупателями.

Внедрение

Процесс внедрения электронного документооборота состоял из двух этапов. Первый этап проходил с марта 2012 года по апрель 2012 года. Он включал техническую подготовку, отбор дистрибьюторов, вовлечение IT-подразделений и финансовых отделов и др.

Второй этап длился три месяца – с мая 2012 по июль 2012 года. В это время был налажен обмен ТОРГ-12, а также счетов-фактур по утвержденным форматам.

В настоящее время компания «Комацу СНГ» обменивается в электронном виде наклад-ными ТОРГ-12, счетами-фактурами, счетами на оплату, заказами покупателя, а с августа 2012 года полностью перешла на электронный документооборот с указанными видами электронных документов.

С 1 августа 2012 года «Комацу СНГ» прекратила использование документов по реализа-ции (ТОРГ-12, счет-фактура) в бумажном виде с некоторыми дистрибьюторами и стала первой компанией в России, осуществляющая обмен документами в электронном виде с покупателями.

С 1 октября 2012 года «Комацу СНГ» перевела на электронный документооборот других по-купателей, предлагая им обмениваться: договорами и приложения к ним; актами сверки и прочими документами. И все это благодаря программному продукту «1С-Такском»!

Решение

Принцип работы «1С-Такском» прост в применении. Уполномоченный сотрудник компании

Заказчик «Комацу СНГ»


Отрасль


Используемые решения «1С-Такском»

«Такском»

Промышленность

Отказ от использования бумаги в межкорпоративном обмене документами



55

создает электронный документ, подписывает его электронной цифровой подписью и од-ним кликом мыши отправляет контрагенту.

Лишние операции исключены, поскольку все документы формируются автоматически, либо создаются в системе всего один раз. По сути, это революционное решение, которое избавляет компанию от дублирования документов на бумаге и экономит время.

Бухгалтер видит каждый этап прохождения электронного счета-фактуры. Причем сама про-грамма всегда подскажет бухгалтеру, какие конкретные действия ему нужно предпринять для того, чтобы электронный документооборот завершился успешно.

Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно «в один клик». Это про-ще, чем подготовить бумажный документ, подписать его, отправить почтой или курьером.

Встроенный в 1С функционал позволяет нажатием одной кнопки отправить, получить и «ра-зобрать» документ, так как это делает бухгалтер вручную. Причем, журналы и реестры входя-щих и исходящих документов заполняются автоматически, а юридически значимые докумен-ты передаются через оператора «Такском» практически мгновенно, с гарантией доставки.

Этапы прохождения документов значительно упрощены, поскольку большинство операций выполняется в автоматическом режиме.

Минимизируется ручной ввод документов, а обмен юридически значимыми документами осуществляется в считанные минуты.

Важные нюансы

Очень важно, что при работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной под-писи, выданные любым удостоверяющим центром, входящим в пространство доверия ФНС России. В частности, могут использоваться сертификаты, применяемые для сдачи элек-тронной отчетности.

Кроме того, с помощью «1С-Такском» можно пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами.

Результат

Компания «Комацу СНГ» достигла своей главной цели — отказалась от бумаги и перешла на юридически значимый электронный документооборот. Отправляя 70 тысяч документов в год, компания экономит около 5 млн рублей.

С помощью «1С-Такском» можно в считанные минуты обмениваться электронными счета-ми-фактурами, накладными по форме ТОРГ-12, актами выполненных работ и другими пер-вичными документами в электронном виде. Причем, как формализованными, так и нефор-мализованными документами, которые подписываются электронной цифровой подписью и передаются по защищенным каналам связи.

Экономия времени, сокращение издержек, оптимизация бизнес–процессов, удобный по-иск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с кон-тролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот в работе любой компании незаменимым.



56


По словам заместителя директора департамента финансового контроля компании«Комацу СНГ» Ольги Куликовой «Внедрение электронного документооборота позволи-ло нам сократить издержки, повысить скорость взаимодействия с контрагентами, вывести компанию на качественно новый уровень».



57

• Круглый стол по вопросам организации межкорпоративного обмена электронными документами

Видеозапись

• Аналитический доклад «Электронный юридически–значимый документооборот между организациями – благоприятные и негативные факторы развития»


Презентация

• Аналитический доклад «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов и информации, рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»


Презентация

• Аналитическаястатья «Основы межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами»

Подробнее

Дополнительные материалы

http://www.docflow.ru/docflow2014/info/video/#tables

http://www.docflow.ru/docflow2014/info/video/#electro_ur_obr

http://str.docflow.ru/DF2014/presen/chaiksky/13.00-13.30_SKB_contur.pdf

http://www.docflow.ru/docflow2014/info/video/#obesp_dog

http://str.docflow.ru/DF2014/presen/chaiksky/12.30-13.00_EOS.pdf

http://www.docflow.ru/news/analytics/detail.php?ID=25674&sphrase_id=889225



58

Synerdocs — это простой и экономичный сервис обмена электронными документами. Он позволяет за считанные секунды передавать любые документы, включая наклад-ные, счета-фактуры и договоры, и обеспечивает их юриди-ческую силу. Сервис обмена документами позволит не за-висеть от почты и курьерских служб, забыть о задержках и ошибках, быстро готовить документы для контролирую-щих органов.

Разработчик Synerdocs — компания DIRECTUM.

Ведущий российский разработчик программного обеспе-чения в области электронного документооборота. Это один из опытнейших игроков рынка: 10 лет компания успешно накапливала опыт и развивала технологии для решения полного спектра задач обеспечения легкого и успешного перехода организаций на электронный документооборот.

Уже более 1300 компаний сделали выбор в пользу DIRECTUM. В том числе, крупнейшие представители своих отраслей.

Подробнее о компании, решениях и успешных проектах

Подробнее о продукте

«Такском» — современная и динамично развивающаяся IT-компания федерального уровня. Специализируется на раз-работке и внедрении систем защищенного электронного документооборота для бизнеса. Сегодня «Такском» — круп-нейшая компания, предоставляющая услуги в сфере защи-щенного электронного документооборота, первый специ-ализированный оператор связи ФНС России по Москве, ведущий оператор электронного документооборота в Рос-сии. Компания представлена в 78 регионах России и об-ладает разветвленной филиальной сетью на территории Российской Федерации. Глобальная сеть «Такском» насчи-тывает около 300 официальных региональных представи-тельств и офисов, более 60 точек выдачи сертификатов электронной подписи, свыше 800 сотрудников.


Такском

Synerdocs, компания DIRECTUM

Партнеры обзора

http://www.docflow.ru/market/company/detail.php?ID=15523

http://www.docflow.ru/market/products/detail.php?ID=25595




59

Компания «ИнтерТраст» — российский разработчик систем электронного документооборота и управления контен-том. Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, — один из признанных лидеров рынка автоматизации дело-вых процессов, делопроизводства и документооборота. За 20 лет компанией выполнено свыше 3 000 проектов, более 500 000 пользователей ежедневно работают с до-кументами с помощью программных продуктов «Интер-Траст». Высокий уровень программного обеспечения и ус-луг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами.


Узнайте о других проектах DOCFLOW:

[email protected]

+7 495 783 37 00

Поддержите DOCFLOW на Facebook!

ИнтерТраст


http://www.docflow.ru/

https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=http%3A%2F%2Fwww.docflow.ru%2Ftoolkits%2F3%2Findex.php

Documents

TOOLKITS - DOCFLOW · Эти и другие выгоды от электронного межкорпо- ... TerraLink, Интертраст, Такском и Электронные