Trabajo de Desarrollo SIA Vfinal

Armando Muñoz

326

Claudio DíazMarcelo González

02 Julio del 2010

DOCENTE:

SECCION:

INTEGRANTES:

FECHA:

INACAP SANTIAGO - SURSistemas de Información ISección 326. Semestre Otoño 2010Analista Programador

Universidad Tecnológica de Chile INACAP Área Informática y Telecomunicaciones Sistemas de la Información I

INDICE

Contenido Página

Prof. Armando Muñoz Tamponi - 2 -

1. Introducción……..………………………………………2. Aspecto inicial de la empresa……………….…………..

A) Presentación de la empresa………………………….. i. Estructura Organizacional………………………………

ii. Personal………………………………………………….iii. Objetivos de la empresa…………………………............iv. Fortalezas………………………………………………..v. Debilidades……………………………………………...

vi. Amenazas………………………………………………..vii. Oportunidades…………………………………………...

viii. Posición de la empresa en el mercado…………………..ix. Competencia……………………………………………. x. Clientes………………………………………………….

xi. Proveedores……………………………………………..B) Tecnología…………………………………………...C) Descripción del proceso productivo o servicio……… D) Inversiones…………………………………………...E) Informática en la empresa……………………………

3. Situación inicial del Proyecto…………………………...i. Descripción del proyecto (Descripción del

problema/Solución Planteada)….……………………….ii. Estudio de factibilidad…………………………………..

- Factibilidad técnica………………………………..- Factibilidad legal…………………………………..- Factibilidad operacional…………………………...- Factibilidad financiera…………………………….

iii. Fortalezas del proyecto………………………………….iv. Debilidades del proyecto………………………………..v. Amenazas del proyecto………………………………….vi. Oportunidades del proyecto……………………………..

4. Control del sistema (Carta Gantt)……………………….5. Toma de Requerimientos………………………………..6. Adjuntos (formularios encuesta toma de requerimientos)

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INTRODUCCION

El querer optimizar trabajos y rutinas siempre ha sido un desafío, con todo lo que ello implica, desde que se piensa la idea, hasta que el sistema esta operativo y todos los usuarios capacitados para poder utilizarlo, en ese momento es cuando se comienzan a optimizar los procesos, los tiempos se reducen, las tareas se simplifican y la documentación correspondiente se agiliza y ordena.

La institución elegida es el INE (Instituto nacional de estadísticas) y el proyecto que desarrollaremos consiste en un sistema administrador de documentación. Debido al alto tráfico de documentos que esta organización maneja haciendo estadísticas, censos, etc., seria muy útil un sistema de estas características, para mantener de manera mas organizada la documentación que se maneja.

En el siguiente informe se detallara todo el proceso de creación del proyecto, empezando por conocer la historia y a la vez detalles interesantes del Instituto Nacional de Estadísticas, hasta llegar a la creación del proyecto que se desarrollara.



1. ASPECTOS DE LA EMPRESA

A) Presentación de la empresa

El INE en la Historia

El Instituto Nacional de Estadísticas es uno de los organismos públicos con mayor trayectoria en el país. Desde 1843 se cuenta en su quehacer numerosos Censos, encuestas y estudios de la realidad nacional.

En la actualidad, el INE ha ampliado las áreas de trabajo, entregando al país más de 70 indicadores de calidad, en una diversidad temática: empleo, precios, población, cultura, seguridad ciudadana, economía y muchos otros.

Primeros Pasos

Antes de la constitución de la República de Chile, en 1778-1779 se realizó el primer Censo de carácter general, bajo el mandato del Gobernador español Agustín de Jáuregui y realizado por el Obispado de Santiago en un empadronamiento desde el desierto de Atacama hasta el río Maule. La base fueron los curatos y se clasificaba según: clases, estados y castas. Los habitantes eran denominados almas y se diferenciaban en soldados, cristianos, infieles españoles, mestizos, negros e indios de paz y de guerra.

El segundo Censo se hizo en la administración del gobernador Ambrosio O´Higgins en 1791, usando libros parroquiales.

Durante La Colonia se contaba con un sistema estadístico muy simple, basado en la información de instituciones gubernamentales o eclesiásticas. Ellas registraban rentas, gastos, la deuda pública, importaciones, exportaciones, producción de oro, plata y cobre, entre otras. También se llevaba un registro de bautismos, entierros y casamientos.

En el gobierno de Manuel Bulnes, el 27 de marzo de 1843 se dictó un decreto que creaba una Oficina de Estadística, dependiente del Ministerio del Interior con el objetivo de “proporcionar un exacto conocimiento de las condiciones actuales del país en general y de cada una de las provincias y departamentos que los componen en particular”. En 1847 se promulgó definitivamente la ley y la oficina estaba integrada inicialmente por cuatro personas del Ministerio.

En julio de 1843 dictan la Ley de Censos, en el gobierno del Presidente Manuel Bulnes y se instaura un plazo de diez años para la realización regular de Censos de Población.



Cruzando el umbral del siglo XX

En 1928 se ampliaron las estadísticas nacionales y por primera vez se realizaron censos de Industria y comercio. En el mismo año, se elaboró el primer Índice de Precios al Consumidor (IPC), construido en base a una encuesta sobre consumo de productos y servicios entre las familias de 68 empleados de la oficina de Santiago y consideró 43 artículos.

En 1970 el organismo cambió de nombre. La Dirección de Estadística y Censos pasó a llamarse Instituto Nacional de Estadísticas (INE).

En las décadas posteriores siguió desarrollando diversos tipos de estadísticas nacionales. Se realizaron censos de población, de vivienda, agropecuarios, de industrias manufactureras y se generó una extensa cartografía, detallada a nivel de manzanas en zonas urbanas y de localidades pobladas en zonas rurales.

La entrega del Índice de Precios al Consumidor (IPC) se consolidó de manera mensual.

Actualmente el INE es el organismo rector del Sistema Estadístico Nacional (SEN), que integra a los principales productores y usuarios de este tipo de información. Su finalidad es coordinar y mejorar la pertinencia de la producción estadística, intercambiar puntos de vista y normar estándares comunes.

En febrero de 2006 el INE ingresó como observador al Comité Estadístico de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), lo que demuestra el esfuerzo permanente de la institución por lograr altos estándares de calidad en sus indicadores.



i. Estructura Organizacional

ii. Personal

El equipo de personas que trabajan en el Instituto Nacional de Estadísticas se ha incrementado paulatinamente para responder a las necesidades estadísticas del país. Funcionarios de Planta, a Contrata y Honorarios de todo el país apoyan esta labor.

iii. Objetivos de la empresa

Misión institucional

• El INE, es el organismo técnico e independiente que produce, analiza y difunde las estadísticas oficiales y públicas de Chile. Proporciona información económica, social, demográfica, medioambiental y censal de manera transparente y accesible, con la finalidad que los agentes públicos, privados, investigadores y ciudadanos tomen decisiones informadas y así fortalecer una sociedad abierta y democrática.



Visión institucional

• En el año 2012 el INE será una organización que poseerá estándares de calidad y transparencia comparables a las mejores prácticas de los países pertenecientes a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), tanto en el desarrollo de su capital humano como en la cobertura de sus productos y servicios.

iv. Fortalezas

Las fortalezas del INE, están dadas por su larga trayectoria, por haber logrado un nivel técnico que le ha permitido ser reconocido y avalado por organizaciones internacionales como la OCDE, además de su presencia a nivel nacional teniendo presencia en las 15 regiones del país y 8 sedes provinciales.

v. Debilidades

Las debilidades del INE tienen que ver con problemas en la modernización e integración temprana de tecnologías que apoyen la gestión dando como resultado un mix de soluciones no integradas que pudiera estar generando redundancia de procesos o procesos de traspaso de información extra.

vi. Amenazas

Las amenazas a las que se pueden enfrentar un organismo técnico del estado como es el INE tienen que ver con el cuestionamiento de los resultados y metodología aplicadas para obtenerlos y con la posibilidad de creación del algún estamento que cumpla funciones similares por parte del estado.



vii. Oportunidades

Gracias al reciente reconocimiento del INE por parte de la OCDE y el ingreso de Chile a dicha organización, el INE ver generarse una abanico de oportunidades tanto en la valides de sus estudios como en torno a una creciente autonomía institucional.

viii. Posición de la empresa en el mercado

Indudablemente el INE tiene un lugar preponderante de liderazgo en el área de las estadísticas en Chile, por el hecho de ser el organismo oficial de las estadísticas y ente rector de las metodologías estadísticas en cuanto a los estudios a realizarse para el estado.

ix. Competencia

El Instituto Nacional de Estadísticas no tiene competencia, ya que es la única organización en realizar este tipo de tareas.

x. Clientes

El principal y único cliente es el estado, que en sus distintos estamentos ministerios, subsecretarias, e institutos demandan estudios estadísticos, a fin de poder conocer con certeza la realidad nacional y diseñar planes de intervención.

xi. Proveedores

El INE está sujeto a la normativa que especifica que los proveedores deben ser elegidos mediante licitación pública a través del sistema Chilecompras.



B) Tecnología

Dentro de la institución existen distintas implementaciones tecnológicas, basadas en bases de datos de distinta índole y soporte, con arquitecturas cliente-servidor, tanto a nivel interno como externo, a través del uso de formularios web para la captura de datos.

C) Descripción del proceso productivo o servicio

El servicio brindado por el INE es la producción de estadísticas a nivel nacional referente a las distintas áreas de acción e intervención estatal, siendo algunos de los indicadores mas emblemáticos el IPC (Índice de Precios al Consumidor), Encuesta de Índice de Remuneraciones, Encuesta del Empleo, La ENIA, y los Censos de población.

D) Inversiones

El INE no posee inversiones propias, al ser un ente estatal las inversiones y su presupuesto está ligado a la ley de presupuesto general de la nación.

E) Informática en la empresa.

El INE cuenta con un departamento de informática, constituido por un área de soporte, un área de desarrollo, y otra de explotación y sistemas críticos, los que soportan una red de área extendida a nivel nacional y la integración de los distintos sistemas que van desde software estadístico, la ofimática, intranet, sistema de sueldos, registro de asistencia, hasta sistemas de información geográfica



2. SITUACION INICIAL DEL PROYECTO

Descripción del proyecto (Descripción del problema/Solución Planteada)

El procedimiento de trabajo de la oficina de partes del instituto nacional de estadísticas se compone de recibir documentación y correspondencia, clasificarla, copiar, emitir y enviar documentos, y registrar cada movimiento que estos presenten.

Los inconvenientes y problemas que se presentan con el uso del sistema actual son diversos, pero el principal problema comienza por que toda la actividad se desarrolla de forma manual, el más mínimo error en la documentación o en el manejo de esta, desencadena problemas y retrasos para los procesos dependientes. En la actualidad se utilizan maletas de transporte de correspondencia, software GEA para la gestión de correos, planillas Excel para diversos usos, como para el despacho de valijas, para la enumeración y fechar los oficios, inclusive algunos documentos se deben escanear e ingresar a una biblioteca virtual.

El proyecto en el cual se trabajara, consistirá en un “Sistema de control de documentación (SCD)” para la oficina de partes. En la institución a la cual esta destinado el proyecto, el INE, hace un par de años atrás que se requiere desarrollar un sistema con estas características, debido al alto tráfico de documentos que circulan, relacionados con la alta demanda de información con la que se trabaja.

El proyecto consistirá en un software que lleve el control de la documentación existente, el seguimiento respectivo para cada documento, cada documento contara con su código y número de folio, con el cual se podrá conocer el lugar físico de almacenaje del documento original, se implementara un sistema que permita imprimir cualquier documento que se necesite, el respaldo en la biblioteca virtual se realizara de forma mas rápida y eficiente, minimizando recursos y tiempo.

Se propone como solución la implementación de una base de datos donde se consolide el manejo de los registros de entrada y salida de documentación gestionando en base formularios el ingreso de la misma.



Estudio de factibilidad.

La factibilidad de diseñar el SCD para la oficina de partes del Instituto Nacional de Estadísticas es un recurso que mejora la gran mayoría de los servicios que operan en el INE y no solo los servicios informáticos, de apoyo operacional y de documentación, además de la valoración tecnológica y de equipamiento que posee la Institución.

Factibilidad Técnica.

La factibilidad técnica de las soluciones propuestas tiene tres puntos claves, seguridad y tecnología:

Se puede decir que este proyecto tiene la finalidad de maximizar el uso de tecnologías, como lo son las redes tanto intranet, como el uso de Internet, y este como un enlace desde y hacia los operarios, funcionarios, clientes, etc.

La propuesta es factible de instaurar, y su diferencia estaría centrada en un problema de costos, más que en un problema de implementación.

La herramienta software elaborada para el sistema será de un uso claro y sencillo, por lo que su ideación y construcción no involucrará una problemática mayor que la requerida para este tipo de aplicaciones.

La implementación de la base de datos será un proceso más complicado, dado el desorden de los datos, donde muchos datos existentes deberán ser ingresados en largos procesos de digitación.

Factibilidad legal.

El proyecto debe ajustarse a la normativa interna del INE, entiéndase como el Estatuto Administrativo y la Ley de Secreto Estadístico, el cual se podrá garantizar mediante un sistema de autentificación a través de usuario y contraseña.



Factibilidad operacional

Las operaciones nuevas que surgen del proceso de implementación del sistema no entorpecerán el actual proceso de administración, y una vez instaurado el sistema la mejora de los procesos administrativos, así como de sus tiempos de ejecución no presentaran problemática a las operaciones de la empresa.

La capacitación del personal se realizará en lapso de tiempo de 1 mes, por la sencillez de operación del sistema, ya que una vez instaurado el sistema no será necesario largos procesos de digitación, ya que los ingresos de registros se realizaran mediante inserción de códigos predefinidos para toda la documentación existente.

Por lo tanto la factibilidad operacional supera con creces la expectación que se tiene respecto a la usabilidad y simplicidad del software.

Factibilidad Financiera

Sujeta a la disponibilidad presupuestaria de la Subdirección administrativa INE año 2010, el que depende del plan anual presupuestario del servicio, lo cual implica que podría ser incorporado en el presupuesto del año 2011.

Fortalezas del proyecto

- Mejora en los tiempos de espera.- Menor cantidad de errores en los procesos y documentación.- Los trabajadores están muy expectantes al cambio y al querer innovar.- Compromiso de los trabajadores con su trabajo y el proceso al ser mas

ágil habrá mayor incentivo.

Debilidades del proyecto

- Gerentes muy poco convencidos de que funcione.



Amenazas del proyecto - Nuevos software que realicen la misma función, pero a un costo menor.

Oportunidades del proyecto

- El proyecto al ser eficaz y rentable en el tiempo, reduciendo los tiempos de espera de los procesos de documentación, puede ser vendido a otras empresas del rubro.

3. TOMA DE REQUERIMIENTOS

Para la toma de requerimientos se emplearon dos métodos, el primero fue minuta de reuniones, la cual se desarrollo con el gerente de operaciones. El segundo método utilizado fue entrevista, se entrevisto a todos los operarios de la oficina de partes del INE y los resultados fueron los siguientes.

Se necesita un desarrollar un software que realice las siguientes tareas.

Reciba y registre la documentación oficial regional interna del INE. Que permita clasificar y asignar estados de tramitación a la

documentación que es derivada a los distintos departamentos de la institución y a aquellos que son emanados desde los mismos.

Que permita clasificar las rutas de entrega de la correspondencia con sus respectivos comprobantes de entrega.

Que permita organizar las carpetas de entrega de correspondencia de los distintos departamentos.

La implementación deberá recuperar y mantener la información existente actualmente en planillas de cálculo y bases de dato Access.

Que permita enumerar y fechar oficios mediante código de barras. Agregar documentos escaneados a los ya existentes. Que permita agregar documentos a una biblioteca virtual. Que permita agregar firma digital a los documentos (en el caso que sea

necesario y solo por la persona encargada) El sistema debe tener la capacidad de generar informes de estado, y

estadísticas de envío y tiempo de tramitación de la documentación.



4. Análisis

a. Metodología aplicada para la toma de requerimiento

- Encuesta aplicada a cada uno de los operadores del sistema.- Minuta de reuniones realizada con el jefe de oficina de partes y el

jefe de gestión administrativa.

b. Elección y fundamentación del paradigma de desarrollo

El paradigma de desarrollo escogido es el complemento de entrega por etapas y prototipado evolutivo, debido a que cada uno de los ámbitos del sistema se llevan de forma separada e inconexa, se ira desarrollando e integrando paulatinamente cada uno de los formularios de registro con su respectivo prototipado, facilitando así la capacitación de los usuarios y la aceptación del sistema por estos.

5. Diseño del Sistema .



a. Modelamiento UML

i. Diagramas de Comportamiento

1. Diagrama de Clases

2. Diagrama de actividades


http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_actividades


3. Diagrama de casos de uso

Envio:


http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_casos_de_uso


Nombre de caso de uso: Envio de documentacionAutor: Descripcion: Actores: departamento interno - operador - SCD - organismo externoPre-condicion: usuario logueado coneccion con la base de datos Flujo normal: 1. recibe el documento del departamento interno 2. operador valida el documento 3. se registra el docuemento en SCD 4. se genera guia de entrega 5. el documento se envia al destinatario 6. se archiva guia de entrega Flujo alternativo: 1. se devuelve el documento al departamento externo por no estar correctamente emitido Post-condicion: 1. se graban movimientos en el SCD



Recepcion:

Nombre de caso de uso: Recepcion de documentacionAutor: Descripcion: Actores: departamento interno - operador - SCD - organismo externoPre-condicion: usuario logueado coneccion con la base de datos Flujo normal: 1. recibe el documento del organismo externo 2. se registra el docuemento en SCD 3. se genera guia de entrega interna. 4. el documento se envia al destinatario 5. se archiva guia de entrega 6. se genera minuta. Flujo alternativo: Post-condicion: 1. se graban movimientos en el SCD



4. Diagrama de estados


http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_estados


6. Conclusión

Con el cambio de metodología de trabajo e implementación del nuevo sistema se garantiza centralización de los datos, disponibilidad de estos para ser consultados, validación automática de los mismos, entrega de informes, automatización de procesos (generación automática de guías y reportes), obteniendo una mejora en las interfaces de ingreso, reducción de margen de error, disminución de los tiempo de búsqueda, y alta disponibilidad de los datos.



7. Anexo

Minuta de reuniones:Minuta Reunión.

Datos GeneralesFecha 25-06-2010 Hora Inicio 10 : 30 Hora Término 11 : 30

Lugar Instituto Nacional de Estadísticas

Autor Marcelo González Barriga

Objetivos Revisión de resultado toma de requerimientos

Invitados Cristian Parra - INE Hector Ortega - INE Claudio Diaz -SCD Marcelo González - SCD

Los invitados deberán enviar su conformidad o comentarios a la presente minuta antes de 48 horas. En caso de no recibir respuestas, la presente se dará por aceptada.

1 Temas tratados Describirlos sin mencionar conclusiones. Identificar iniciales de los relatores con sus declaraciones importantes.

1 Entrega de resultados toma de requerimientos (encuesta a operadores del sistema oficina de partes

2 Se solicita información acerca de la infraestructura disponible para alojamiento del sistema y plataforma a utilizar en el desarrollo

3 Se discute forma de acceso al sistema y la necesidad de disponibilidad de los datos en línea para consulta, la posible implementación de un sistema de log-in y establecimiento de privilegios diferenciado para los usuarios y operadores del sistema

4 Se solicita por parte del INE, calendarización de etapas de implementación y costeo del sistema, el cual solo será posible de determinar una vez se obtenga la información en cuanto a la plataforma a utilizar

5 Se sugiere por parte del INE la factibilidad de que el sistema este basado en internet (formularios web)

6

7

8

9

2 Conclusiones Describir en base a los temas previamente identificados. No mencionar los compromisos y acuerdos1 INE toma conciencia de la necesidad de cambiar la forma en que el registro y seguimiento

del envío de correspondencia es llevado actualmente y de las mejoras que ofrece el sistema ofrecido.

2

3

4



5

6

3 Acuerdos Mencionar sólo acuerdos tomados en reunión. Incluir fecha y lugar de próxima reunión.# Acuerdo

1 Se acuerda creación de un prototipo basado en formularios access de prueba para el ingreso de juzgados

2

3

4

3

4 Nuevos Compromisos Siempre poner en contexto de la persona responsable y sólo los compromisos Nuevos.

# Compromiso Responsable Fecha Compromiso

1 INE se compromete a tener respuesta del departamento de informática en lo referente a plataforma y disponibilidad de servidores para finales del mes de Julio

2

3

5 Compromisos Pendientes Siempre poner en contexto de la persona responsable.# Compromiso Responsable Fecha

Compromiso

6 Compromisos Terminados Siempre poner en contexto de la persona responsable con las fechas en que se cumplió el compromiso.# Compromiso Responsable Fecha

CompromisoFecha Termino

1 Entrega de resultados del levantamiento de requerimientos Marcelo González

- -

7 Declaraciones# Declaración Emisor

1 Sin Declaraciones

8 Alertas Identificar los riesgos u obstáculos que presente el proyecto. Sólo los vigentes.# Alerta

1 Sin Alertas




Formularios encuesta toma de requerimientos Oficina de Partes INE.(Muestra del total)








8. Bibliografia.

Página web del Instituto Nacional de Estadísticas “www.ine.cl”


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