Trabajo de Sistemas: Manuales

8/18/2019 Trabajo de Sistemas: Manuales

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• Servir como medio de integración orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones

operacionales.

• %roporcionar información b#sica para la planeación e implantación de

reformas administrativas.

Se deben diseñar los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr claridad, sencille! fle(ibilidad. El trabajo de elaborar manuales est# dirigido amantener informado al personal clave acerca de los deseos actividades de ladirección superior.

Justificación de la necesidad de un manual

%uede decirse que la utilidad de un manual de procedimientos es m$ltiple, envirtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por loque respecta a la descripción de tareas, ubicación requerimientos a los puestosresponsables de su ejecución. )simismo, au(ilian en la inducción al puesto en eladiestramiento capacitación del personal en virtud de que describen en formadetallada las actividades por puesto. *esde luego, es necesario precisar que lanecesidad de un objetivo para el cual fue planeado. Sin embargo, e(istendiversidad de índices que justifican el an#lisis o revisión de un procedimiento o unsistema, entre los que se pueden mencionar: trabajos en los que se logra pocaeficiencia+ falta de frecuencia operacional, fallas frecuentes que obstaculi!an lareali!ación normal de las operaciones, trabajos que consumen mucho tiempo,procesos que provoca desperdicios, etc., de tal manera podemos afirmar que lanecesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando sepresenta, entre otros, cualquiera de los siguientes casos:

ue e(istan tr#mites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo

cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de maneraque sea f#cil consultarlas para aclarar posibles dudas.

ue resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los

tramites procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con ladescripciones claras de los mismos.


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Ventajas y limitaciones de los manuales

VENTAJAS IMITA!IONES

- Es una fuente permanente deinformación sobre el trabajo a ejecutar.- )uda a institucionali!ar hacer efectivo los objetivos, políticas,procedimientos, las funciones, normas.- Sirven para capacitar.- Evitan discusiones malentendidos,de las operaciones.- )seguran continuidad coherencia enlos procedimientos normas a trav"sdel tiempo.

- Son instrumentos $tiles en lacapacitación del personal.- &ncrementa la coordinación en lareali!ación del trabajo.- %osibilitan una delegación efectiva,a que al e(istir instrucciones escritas,el seguimiento del supervisor se puedecircunscribir al control por e(cepción.

Su deficiente elaboración provocaserios inconvenientes en el desarrollode las operaciones.

El costo de producción actuali!aciónpuede ser alto.

Si no se les actuali!a periódicamentepierde efectividad.

&ncluen solo los aspectos formales dela organi!ación, dejando de lado losinformales, cua vigencia e importanciaes notorio para la misma.

u sint"ticos carecen de utilidad+ mudetallados los convierte en complicados

"e#uisitos de los manuales

• ue sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema

que tenga una diagramación clara que su redacción sea sencilla que

e(ista orden, est"tica claridad en su elaboración.ue su uso sea racional que se actu" con cierta fle(ibilidad /otorgue

cierta iniciativa al usuario no ser rígido en su aplicación0

ue est"n siempre actuali!adasue se introdu!ca al personal reali!ando instrucciones claramente para su

uso eficiente de los manuales /es importante la instrucción en el manejo ainterpretación de los manuales0

$resentación de los manuales

Encuadernación


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Se llama encuadernación a la acción de coser, pegar, grapar o fijar varios pliegoso cuadernos generalmente de papel ponerles cubiertas.

%ormato

1orma tamaño de un impreso, libro etc., en los manuales este va a depender deltipo de manual que se realice.

!ontenido

%roporciona las secciones principales en orden de aparición, este tambi"n va adepender del tipo de manual que se est" reali!ando.

%artes del contenido

%ortada: se considera la p#gina n$mero uno, aun cuando en ella no

se inclue el n$mero, permite conocer los datos relacionados con elorganismo a que se refiere el manual.

'ontenido o índice: es una relación de los capítulos que constituen

la estructura del documento con la información que en el seencuentra. Es decir, muestra de cierta manera lo que se encuentraen el contenido, siempre se inclue al principio.

&nstitución: se trata de quien realice el manual, es decir, que

organi!ación o institución lleva a cabo la elaboración del manual. 2bjetivos: define el tipo de manual lo que abarca entre el m#(imo

nivel de la organi!ación los niveles operativos. &nstrucciones para el uso del manual: se refiere, generalmente, a las

normas de uso para manejar un aparato: libro o manual. 3ambi"ndesigna las órdenes que una persona dicta a otra: seguir instrucciones, recibir instrucciones, etc.

4eglamentación: consiste en una relación de los títulos de los

principales documentos jurídicos, de los cuales se derivan lasatribuciones de la organi!ación de las unidades administrativas queintegran tales como: reglamentos, normas, circulares lees, otros.

'uerpo principal: contenido especifico principal del manual )p"ndices: /autoridad formal, referencias biogr#ficas, ilustraciones

graficas como las muestras de formularios0 5losario: inclue un listado de aquellos t"rminos t"cnicos que

faciliten la comprensión del manual. 6ndice analítico: listado alfab"tico de los tópicos o asuntos que

comprende el manual.

Tipos de manual


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$or &rea de actividad

Manual de ventas: un manual de ventas es de car#cter informativo de consulta,este es el que har# que podamos resolver de forma m#s adecuada sencillacualquier duda que posteriormente se nos pueda olvidar, a que cuando tomamos

una capacitación donde nos dice la manera en que debemos desarrollar nuestrotrabajo salimos mu motivados lo hacemos al pie de la letra, sin embargodespu"s se nos olvidara para eso e(iste esta $til herramienta.

Manual de compras: tambi"n llamado anual de %rocedimientos de 'ompras, esuno de los manuales m#s importantes dentro de la organi!ación de una empresa,a que su falta, repercute en otros departamentos inmediatamente, siendo uno dlos elementos de la estructura org#nica de la misma. Se puede afirmar que es laguía oficial para la organi!ación funcionamiento del #rea de compras, definiendolas operaciones de la misma.

Manual de finan'as: consiste en asentar por escrito las responsabilidadesfinancieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosasinstrucciones específicas a quienes en la organi!ación est#n involucrados con elmanejo de dinero, protección de bienes suministro de información financiera.

Manual de recursos (umanos: el manual de recursos humanos es el conjunto depolíticas, normas procedimientos que tiene por objeto la administración,motivación desarrollo de los recursos humanos de una organi!ación. La gerenciageneral es la instancia administrativa ejecutiva de maor jerarquía en lo relativo

a la gerencia de la empresa tiene bajo su responsabilidad, ejecutar controlar elcumplimiento de la misión de la organi!ación el logro de los objetivos.

El personal de la organi!ación no podr# desempeñar otras funciones en otrocentro de trabajo que interfiera con sus funciones horarios de trabajo en laempresa que este en contradicción con los objetivos principios de la misma.

$or su contenido

Manual de or)ani'ación.

Se trata de la versión detallada por escrito de la organi!ación formal a trav"s dela descripción de objetivos, funciones, autoridad responsabilidad de los distintospuesto de trabajo que compone la estructura de la empresa.

!ontenido b&sico

- *iagrama de estructura- 2bjetivos generales objetivos b#sicos


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- 1unciones de los puestos de trabajo- )tribuciones limitaciones del personal jer#rquico

Manual de pol*ticas+

Es la descripción detallada de los lineamientos a seguir por los objetivos en latoma de decisiones para el logro de los objetivos institucionales.

'ontenido:

- %olíticas generales- %olíticas de finan!as- %olíticas del personal- %olíticas de comerciali!ación- %olíticas de investigación- %olíticas de producción- %olíticas de relaciones e(ternos

Manual de procedimientos

Es una e(presión analítica de los procedimientos a trav"s de los cuales secatali!a la actividad operativa de la empresa. )sí como el enunciado de norma defuncionamiento b#sico a los que deber#n ajustarse los miembros de la misma.

'ontenido:

- 7ormas procedimentales- 1ormularios

- 1lujo gramas o diagramas de flujoManual de personal

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación especifica adeterminado tipo de actividades o tareas. Ejemplo: manual del vendedor, manualde la secretaria, manual del programador, manual del tornero+ son manualesconcretos.

'ontenido /variado0:

- )ctividades de la empresa

- 8reve reseña histórica- 2bjetivos generales /los que produce o hace0- )utoridades /jerarquía0- 4"gimen de incentivos- *erechos obligaciones de los empleados- 4"gimen de sanciones sus causales- 1ormas de resolver conflictos- Servicios ofrecidos de la Empresa a sus empleados


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Manual de usos M,ltiples

Es una síntesis de los anteriores, su uso no est# mu definido. En otraspalabras presenta sistemas t"cnicas, señala el procedimiento a seguir paralograr el trabajo de todo el personal de la oficina o de cualquier otro grupo de

trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

Elaboración de un manual

Etapas practicas a seguir como procedimiento est#ndar en la elaboración delos manuales administrativos:

*efinición del objetivo a cumplir Elección del o los responsables de la preparación o elaboración Estudio preliminar de la organi!ación /detectar posibles problemas0 %laneamiento del trabajo a desarrollar. %lan como se reparte el trabajo

como procedemos. 4elevamiento de la información. Encuestas, entrevistas /las m#s

importantes0 Elaboración propiamente dicho del manual 4edacción *iagramación /capítulos, subcapítulos, temas, etc.0 1ormato del trabajo: letras, m#rgenes, interlineados, etc. 'odificación &mpresión Encuadernación, prueba piloto

*istribución &nstrucciones a los usuarios Seguimiento actuali!ación


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&ntroducción

Los manuales son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en

forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Los anuales )dministrativos representan una guía pr#ctica que se utili!acomo herramienta de soporte para la organi!ación comunicación, que contieneinformación ordenada sistem#tica, en la cual se establecen claramente losobjetivos, normas, políticas procedimientos de la empresa, lo que hace que seande mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Su elaboración depende de la información las necesidades de cadaempresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando seelaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos cada uno de losaspectos de cualquier #rea componente de la organi!ación, su alcance se ve

limitado $nicamente por las e(igencias de la administración.

Son documentos eminentemente din#micos que deben estar sujetos arevisiones periódicas, para adaptarse ajustarse a las necesidades cambiantes detoda empresa moderna, no deben ser infle(ibles e inhibir la capacidad creativa delos integrantes de la organi!ación, sino que deben reformarse constantementeconforme surjan nuevas ideas que auden a mejorar la eficiencia de la empresa.9n manual sin revisión an#lisis cuo contenido permane!ca est#tico se convierteen obsoleto, lejos de ser una herramienta $til puede constituir una barrera quedificulte el desarrollo de la organi!ación.


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'onclusión

La etapa de aprobación de los anuales independientemente a su objetivo

particular es de suma importancia para la adecuada utili!ación de los mismos para el fomento de dicha cultura dentro de la organi!ación en general.

El órgano encargado de la aprobación de los anuales puede ser el5erente 5eneral, el efe de la dependencia, un departamento ;o comit"específico para el efecto, etc. 7o importa qui"n o quienes lo aprueben loimportante es que se haga por medio de un mecanismo formal, a que solamentede esa forma los anuales ser#n consultados respetados por todos losintegrantes de la organi!ación.

Si los manuales no son aprobados puestos en vigencia formalmente, suelaboración ser# un trabajo innecesario, que inclue costos esfuer!os bastantealtos.

3oda modificación al contenido del anual debe reali!arse por medio de losencargados de la elaboración diseño de los mismos, a su ve! ser aprobadospor el órgano competente para que tenga la valide! el respaldo necesario.'ualquier modificación que se realice por separado que no se comuniqueformalmente puede considerarse inv#lida los responsables de llevar a cabo lasactividades dentro de la organi!ación podr#n hacer caso omiso a las mismas


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9niversidad *e 2riente

7$cleo *e Sucre

Escuela *e )dministración 'ontaduría

'#tedra: Sist. < %roc. )dministrativos 'ontables

Manuales

%rofesor: 8achilleres

)bner Liendo Luisana Santoa

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*avid 5on!#le!

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Documents

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