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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PÚBLICA AÑOS ANTERIORES
OBJETIVO Registrar en la Contabilidad de Gobierno del Estado los movimientos que afectan los resultados de ejercicios anteriores con base en un procedimiento de registro y en apego a la guía contabilizadora respectiva. NORMAS DE OPERACIÓN
La Dirección de Contabilidad podrá realizar directamente movimientos que afecten la cuenta Incremento a la Hacienda Pública Años Anteriores con apego al procedimiento de registro y a la guía contabilizadora.
Los movimientos de afectación a la cuenta Incremento a la Hacienda Pública
Años Anteriores que requieran realizar algunas áreas de la Secretaría de Administración deberán ser solicitados al Director de Contabilidad mediante oficio o memorándum, en el que se fundamenten los motivos que originan su registro.
Los movimientos de afectación de esta cuenta deberán apegarse, sin
excepción, a este procedimiento y a su guía contabilizadora.
El Oficio original mediante el que el Director de Contabilidad da respuesta a diferentes áreas de la Secretaría de Administración sobre el registro de movimientos que afectan esta cuenta, invariablemente, deberá ser anexado a la Póliza correspondiente.
Los Estados Financieros que servirán de base para el registro del saldo de
esta cuenta al inicio del ejercicio vigente son el Balance General con cifras al 31 de Diciembre del año anterior así como el Estado de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal anterior.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
15 JUL 2011 1 4
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN
CÓDIGO 161021 CG7
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AREA RESPONSABLE
ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT. ANTECE
SORA
FORMATO O DOCTO.
ENCARGADO (A) DE SEGUIMIENTO DE
DISPONIBILIDADES DEL FAEB
1
Recibe copia de memorándum que la Dirección de Egresos envía a la Dirección General de Ingresos, relativo a la recepción de recursos enviados por la Tesorería de la Federación.
- MEMORÁNDUM DE RECEPCIÓN DE RECURSOS
2
Recibe oficio de solicitud de recursos o de autorización de gastos con documentos anexos (Facturas, recibos, viáticos, etc.) de la Secretaría de Educación Básica.
1
3
Revisa la documentación (oficios de solicitud de recursos o de autorización y doctos. comprobatorios anexos) conforme a los lineamientos en materia del ejercicio del gasto y realiza Análisis de Recursos Federales del Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal (FAEB).
2
- ANÁLISIS DE RECURSOS FEDERALES DEL FAEB
4
NO ES CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN Elabora oficio (O/1C) dirigido a la Secretaría de Educación Básica, regresando los documentos por incumplimiento a los lineamientos en materia del ejercicio del gasto y turna al Director de Contabilidad para firma. Se distribuye el oficio de la siguiente manera:
Sría. de Educación Básica –Original Expediente – 1ª. Copia
3 - OFICIO (1)
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
5
Firma y envía oficio dirigido a la Secretaría de Educación Básica regresando los documentos. TERMINA PROCEDIMIENTO
4
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
15 JUL 2011 2 4
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN
CÓDIGO 161021 CG7
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AREA RESPONSABLE
ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT. ANTECE
SORA
FORMATO O DOCTO.
ENCARGADO (A) DE SEGUIMIENTO DE
DISPONIBILIDADES DEL FAEB
6
ES CORRECTA LA DOCUMENTACIÓN Elabora memorándum (O/1C) dirigido a la Coordinación General de Contabilidad y Presupuesto para solicitar el pago de los recursos del FAEB o autorización de gastos y recaba firma del Director de Contabilidad. Se distribuye el memorándum de la siguiente manera:
Dir. Gral. de Contabilidad y Pres. –Original Expediente –1ª
Copia
3 - MEMORÁNDUM
(1)
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
7
Firma memorándum para solicitar el pago de los recursos del FAEB o autorización de gastos y regresa al Encargado de Disponibilidades del FAEB.
6
ENCARGADO (A) DE SEGUIMIENTO DE
DISPONIBILIDADES DEL FAEB
8
Recibe y envía memorándum de solicitud de recursos del FAEB o de autorización de gastos al Coordinador General de Recursos Federalizados de la Secretaría de Hacienda, para la validación correspondiente.
7
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
15 JUL 2011 3 4
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN
CÓDIGO 161021 CG7
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AREA RESPONSABLE
ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT. ANTECE
SORA
FORMATO O DOCTO.
9
NO PROCEDE LA VALIDACIÓN
Recibe memorándum del Coordinador General de Recursos Federalizados en el que se indica que los recursos no forman parte del Subsistema Subsidiado del FAEB.
8
ENCARGADO (A) DE SEGUIMIENTO DE
DISPONIBILIDADES DEL FAEB
10
Elabora oficio (O/1C) notificando a la Secretaría de Educación Básica que los recursos no forman parte del Sistema Subsidiado del FAEB y lo turna al Director de Contabilidad para su firma.
El oficio se distribuye de la siguiente manera:
Sría. de Educación Básica –Original Expediente – 1ª Copia
9 - OFICIO (2)
DIRECTOR (A) DE CONTABILIDAD
11
Firma y envía oficio a la Secretaría de Educación Básica notificando que los recursos no forman parte del Subsistema Subsidiado del FAEB.
TERMINA PROCEDIMIENTO
10
ENCARGADO (A) DE SEGUIMIENTO DE
DISPONIBILIDADES DEL FAEB
12
PROCEDE LA VALIDACIÓN Recibe memorándum de solicitud de recursos del FAEB o de autorización de gastos con la firma del Coordinador General de Recursos Federalizados de la Secretaría de Hacienda y turna al modulo de recepción de la Dirección General de Tesorería.
7
13
Archiva documentación del trámite efectuado en expediente de la Secretaría de Educación Básica. FIN DE PROCEDIMIENTO
12
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE
15 JUL 2011 4 4
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE RECURSOS FAEB SOLICITADOS POR LA SECRETARÌA DE EDUCACIÒN BÁSICA PARA SU AUTORIZACIÓN Y APLICACIÓN
CÓDIGO 161021 CG7
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AREA RESPONSABLE
ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACT. ANTECE
SORA
FORMATO O DOCTO.
SUPERVISÓ ELABORÓ LIDER USUARIO REVISÓ
Directora General de Sistemas y Metodología
Administrativa ING. Hercy G. García López
Encargada del Depto. de Metodología Administrativa L.A.E. Lizeth Maldonado S.
/rmp
Jefe del Departamento de Contabilidad Gubernamental
C.P. José Luis Rivera Hernández
Director de Contabilidad
C.P. Héctor Hugo Partida Guzmán
PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES.
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
23 JUN 2010
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DEDIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ENCARGADO (A) DE LA
REVISIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
JEFE (A) DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENCARGADO (A)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
CÓDIGO: 2H1221CG8
INICIO
Fotocopia Estados
Financieros del
Ejercicio Fiscal anterior
y entrega al encargado
de revisión de Estados
Financieros.
1
2
3
Revisa los Estados
Financieros del
Ejercicio Fiscal anterior
y entrega al encargado
de Seguimiento del
Sistema de
Contabilidad.
A
AL INICIO DEL EJERCICIO:
Registra en el Sistema de
Contabilidad el movimiento de
apertura de la cuenta
Incremento a la Hacienda
Pública Años Anteriores con
base en los Estados
Financieros del Ejercicio
Fiscal anterior y en los
términos siguientes:
SE CARGA:
Cuando en el saldo
acumulado de ejercicios
anteriores son superiores los
egresos sobre los ingresos.
SE ABONA:
Cuando en el saldo
acumulado de ejercicios
anteriores son superiores los
ingresos sobre los egresos.GUÍA
CONTABILIZADORA
1
PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES.
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23 JUN 2010
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DEDIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ENCARGADO (A) DE LA
REVISIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
JEFE (A) DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENCARGADO (A)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
CÓDIGO: 2H1221CG8
A
Recibe Oficio o
Memorándum en el
que alguna área de la
Secretaría de
Finanzas solicita
afectar la cuenta
Incremento a la
Hacienda Pública
Años Anteriores.
Autoriza el movimiento de
afectación de la cuenta en
los términos siguientes:
DURANTE EL EJERCICIO:
SE CARGA:
Por el registro de gastos
que correspondan a
ejercicios anteriores.
Por la cancelación de
ingresos que correspondan a
ejercicios anteriores.
Por la devolución de
ingresos cobrados
indebidamente en ejercicios
anteriores.
Por el reintegro de recursos
de ejercicios anteriores.
SE ABONA:
Por la cancelación de
gastos que correspondan a
ejercicios anteriores.
Por el registro de ingresos
que correspondan a
ejercicios anteriores.
4
5
B
OFIC. /
MEMORAND.
GUÍA
CONTABILIZADORA
2
PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES.
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23 JUN 2010
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DEDIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ENCARGADO (A) DE LA
REVISIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
JEFE (A) DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENCARGADO (A)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
CÓDIGO: 2H1221CG8
B
a) Elabora Oficio de
respuesta al área
solicitante, tratándose
de movimientos que
se realizarán en una
póliza de cheque.
b) Instruye al
Departamento de
Contabilidad
Gubernamental que
realice el registro,
cuando la solicitud
requiera que este
Departamento efectúe
la afectación
contable.
Instruye al Jefe del
Departamento de
Contabilidad
Gubernamental para
que se realice
afectación a la
cuenta Incremento a
la Hacienda Pública
Años Anteriores, en
el caso de registros
que se efectuarán de
manera directa por la
Dirección de
Contabilidad
6
7
C
GUÍA
CONTABILIZADORA
OFIC. /
MEMORAND.
3
PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES.
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23 JUN 2010
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DEDIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ENCARGADO (A) DE LA
REVISIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
JEFE (A) DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENCARGADO (A)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
CÓDIGO: 2H1221CG8
C
Analiza la documentación
relativa a la afectación
autorizada por el Director
de Contabilidad y ordena
la elaboración de la
póliza correspondiente
Elabora la Póliza
correspondiente en el
Sistema de Contabilidad
y entrega al encargado
de revisión.
8
Revisa los
movimientos
contenidos en la
Póliza y su
soporte
documental y
regresa a la
persona que la
elaboró para su
afectación en el
Sistema de
Contabilidad.
9
Afecta la Póliza en el
Sistema de
Contabilidad, la firma y
entrega al Encargado de
revisión de Pólizas
10
D
POLIZA
POLIZA
POLIZA
11
4
1
PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES.
ÁREA: DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
23 JUN 2010
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DEDIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ENCARGADO (A) DE LA
REVISIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
JEFE (A) DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENCARGADO (A)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
CÓDIGO: 2H1221CG8
D
Recibe Póliza
afectada en el
Sistema de
Contabilidad,
firma en el
campo de
revisión y
entrega al
Director de
Contabilidad
para su
autorización.
12
Autoriza Póliza
firmando en el campo
correspondiente y
regresa al encargado
de revisión de
Pólizas para su
archivo respectivo.
13
Recibe Póliza
autorizada por
el Director de
Contabilidad y
entrega a la
persona que la
elaboró para su
archivo
corresponte.
POLIZA
POLIZA
POLIZA
14
E
5
PROCEDIMIENTO: TRATAMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA DE PATRIMONIO INCREMENTO A LA HACIENDA PUBLICA AÑOS ANTERIORES.
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23 JUN 2010
FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DEDIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
6
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DE
ESTADOS
FINANCIEROS
ENCARGADO (A) DE LA
REVISIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
DIRECTOR (A) DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO (A) DEL
SEGUIMIENTO DEL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
JEFE (A) DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
PERSONAL DEL
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ENCARGADO (A)
DE REVISIÓN DE
PÓLIZAS
PERSONAL DE
ARCHIVO
CÓDIGO: 2H1221CG8
E
FIN
16
Recibe Póliza
debidamente firmada
en los campos de
revisión y autorización y
entrega al Archivo
Contable.
15
Archiva Póliza
en su
recopilador
corresponte
POLIZA
6
POLIZA
(1) (2)
(3) (4) (5) (6) (7) (8)
(9)
(10)
(11) (12) (13)
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
GUIA CONTABILIZADORA
CUENTA NÚMERO................................. (1) NOMBRE DE LA CUENTA.................... (2) NATURALEZA DE LA CUENTA.......... (3) NIVELES UTILIZADOS......................... (4) SE CARGA:
(5)
SE ABONA:
(6)
SU SALDO REPRESENTA: (7)
PRESENTACION: (8)
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
GUIA CONTABILIZADORA
CUENTA NUMERO................................. 3020 NOMBRE DE LA CUENTA.................... INCREMENTO A LA HACIENDA
PUBLICA AÑOS ANTERIORES. NATURALEZA DE LA CUENTA.......... ACREEDORA NIVELES UTILIZADOS......................... HASTA EL 1er. NIVEL. PRIMER NIVEL............... CUENTA DE MAYOR. SE CARGA:
A). AL INICIO DEL EJERCICIO, CUANDO EN EL SALDO ACUMULADO DE
EJERCICIOS ANTERIORES SON SUPERIORES LOS EGRESOS SOBRE
LOS INGRESOS. B). POR EL REGISTRO DE GASTOS QUE CORRESPONDAN A EJERCICIOS
ANTERIORES. C). POR LA CANCELACIÓN DE INGRESOS QUE CORRESPONDAN A
EJERCICIOS ANTERIORES. D). POR LA DEVOLUCIÓN DE INGRESOS COBRADOS INDEBIDAMENTE
EN EJERCICIOS ANTERIORES. E). POR EL REINTEGRO DE RECURSOS DE EJERCICIOS ANTERIORES.
SE ABONA:
A). AL INICIO DEL EJERCICIO, CUANDO EN EL SALDO ACUMULADO DE
EJERCICIOS ANTERIORES SON SUPERIORES LOS INGRESOS SOBRE
LOS EGRESOS. B). POR LA CANCELACIÓN DE GASTOS QUE CORRESPONDAN A
EJERCICIOS ANTERIORES. C). POR EL REGISTRO DE INGRESOS QUE CORRESPONDAN A EJERCICIOS
ANTERIORES.
SU SALDO REPRESENTA: DIFERENCIA ENTRE INGRESOS Y EGRESOS DE
LOS AÑOS ANTERIORES.
RESENTACION: EN EL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE,
INTEGRANDO EL CAPITAL CONTABLE (PATRIMONIO).
