Treball de Final de CarreraEnginyeria Tècnica Informàtica (ETIG)

TFC-UOC

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE

RECANVIS]

Treball de Final de Carrera sobre la gestió d’un magatzem de recanvis per a ús intern d’una empresa de caire industrial.

Autor: Francesc Cabrera GallimóConsultor: Xavier Martínez Fontes

Per què?

TFC-UOC

A part de les motivacions personals de portar a terme aquest treball, crec convenient realitzar-lo perquè un magatzem és més que un conjunt de materials ubicats en una sala.

La gestió dels recanvis d’una empresa industrial té un pes important dins l‘organització, no tan sols pel pes elevat que representa l'immobilitzat sinó perquè també hi depèn la producció.

Si hi ha dubtes a l’hora de respondre les preguntes següents, caldria plantejar-se seriosament portar a terme un projecte d’aquestes característiques.

o S’atura la producció per falta de recanvis?o Es coneix amb exactitud l’estoc actual?o Com s’han escollit els recanvis i per què?o Quins equips consumeixen més recanvis?o Com es recupera la despesa en recanvis?

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

Del caos a l’organització,un camí per anar-hi

TFC-UOC

Punts clau

TFC-UOC

Per tal de millorar la gestió d’un magatzem de recanvis cal tenir en compte diversos factors i actuar sobre tots ells al mateix temps.

Cal fer una primera diferència entre part física, tot el que fa referència al magatzem pròpiament dit; i part lògica, tot el que fa referència a la imatge virtual creada dins al sistema informàtic SAP/R3.

1. Definició física del magatzema. Disposició (Layout)b. Procediments d’entrada/sortida de

materials2. Definició lògica del magatzem

a. Els materials i els seus movimentsb. Flux de moviments econòmics

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

1.a Disposició general

TFC-UOC

La disposició física del magatzem té un impacte molt important amb el desenvolupament òptim de les tasques diàries dels usuaris, cada desplaçament extra és temps perdut.

La solució proposada és ubicar tots els materials de la mateixa família junts i les famílies amb més rotació més a prop de la porta d’accés.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

1.a Disposicions específiquesTFC-U

OCUna de les claus per minimitzar l’impacte que genera la redistribució d’un

magatzem és establir un sistema d’ubicacions lògic, flexible i ampliable.

La solució proposada per organitzar les ubicacions en alçada és utilitzar la part esquerra i baix com a punt zero i créixer cap a la dreta i alt, com si es tractés del primer quadrant d’una circumferència.

TFC-UOC [GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

1.b Procediment entrada I: EstocTFC-U

OCTot el procediment d’entrada de materials és important per al correcte

funcionament del sistema, però cal posar especial atenció al quadre 2 per dos motius:

TFC-UOC [GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

o És una funcionalitat nova i el personal no estarà habituat.

o Depèn l’alineació entre l’estoc físic i el lògic.

Representació esquemàtica del procediment d’entrada de materials.

1.b Procediment de sortida I: Estoc

TFC-UOC

Aquest procediment és el més conflictiu de tots per als usuaris, perquè tot ell implementa una funcionalitat nova.

La consulta prèvia de materials, quadre 1, obeeix a cobertures de seguretat envers possibles reserves puntuals de materials.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

Representació esquemàtica del procediment de sortida de materials del magatzem.

2.a Els materials: L’ús

TFC-UOC

En aquest projecte en particular un mateix material de «recanvi» pot tenir dues cares molt diferents segons el seu ús final:

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

• Quan s’utilitza per a la construcció d’un motllo o automatisme, la seva naturalesa comptable és de «matèria primera»; per tant, aporta valor a un element que quan es vendrà aportarà un ingrés.

• Quan s’utilitza per realitzar una reparació, financerament té una naturalesa de despesa.

2.a Els materials: La codificació

TFC-UOC

El primer pas per definir un material és realitzar un codificació per poder identificar-lo. En el nostre cas és important crear un patró per poder realitzar recerques i filtres de manera ràpida i precisa al sistema informàtic.

La fórmula utilitzada és una ampliació de la codificació ja existent per a altres materials.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

2.a Els materials: Les dades I

TFC-UOC

Hi ha moltes dades necessàries per poder gestionar aquests materials dins del projecte, sense realitzar un repàs exhaustiu hem de saber quina és la tipologia d’aquestes dades:

o Identificatives (codi, descripció...)o Físiques (pes, mida...)o De codificació externa (distribuïdors...)o D’emmagatzematge.o D’aprovisionament (punt de comanda, lot...)o Per fer compres a l’estranger.o Comptables.o Analítiques.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

2.a Els materials: Les dades II

TFC-UOC

Hi ha un conjunt de dades necessàries per a la gestió d’aquests materials que no són exclusives dels mateixos materials, sinó que també depenen, equitativament, del proveïdor/distribuïdor que la serveix.

Aquestes dades ens permetran realitzar un gestió administrativa més eficient, algunes d’aquestes són:

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

o Codi propi del proveïdor...o Lots de compra...o Terminis d’entrega...o Quantitats de control...o Toleràncies de subministrament...o Preus...

2.a Aprovisionament

TFC-UOC

En aquest punt és on el sistema MRP ens permetrà revisar l’estoc i realitzar el llançament de sol·licituds de compra de manera automàtica.

Mitjançant la informació treta del magatzem, les dades mestres i les relacionades amb el proveïdor, el sistema ens proposarà una compra òptima per a cadascun dels articles que tenim a l’estoc.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

2.b Els objectes de cost

TFC-UOC

Els objectes de cost els podríem definir com uns receptacles de cost (€) que representen una entitat física o abstracta de l’empresa, i que mitjançant una estructura d’aquest podem conèixer el moviment del cost (€) dins l’empresa.

En el projecte hem definit dos objectes de cost: el centre de cost i l’ordre de cost, la diferència entre aquests és que l’ordre de cost té un caire més temporal, i l’he utilitzat per modelar les ordres de construcció; per contra, la durabilitat dels centres de cost ens permet modelar: magatzems, màquines i, fins i tot, clients.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

2.b Procediment entrada II: €TFC-U

OCEn aquesta dispositiva veiem la vessant econòmica de l’entrada de

materials a l’empresa; per una part, l’entrada a comptabilitat i, per l’altra, al sistema analític.

Simultàniament es realitzarà un assentament comptable al sistema financer, als comptes d’existències i control de recepcions, i, una altra, d’entrada al sistema analític de costos cap a un centre de cost que representa el magatzem de recanvis.

TFC-UOC [GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

2.b Procediment de sortida II: €

TFC-UOC

En aquesta dispositiva veiem la vessant econòmica de la sortida dels materials de l’estoc de l’empresa; per una part, l’entrada a comptabilitat i, per l’altra, a sistema analític.

El material utilitzat deixa d’existir a l’estoc i comptablement, però el seu cost romandrà a l’empresa amb una altra ubicació.

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

2.b Distribució de costos

TFC-UOC

Molt important a nivell analític és la distribució dels costos dins de l’organització, per tal de conèixer com els costos afecten les diferents àrees de l’empresa i poder extreure rendibilitats per diferents indicadors.

Distribució d’objectes de cost:

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

Conclusions

TFC-UOC

Amb la implantació d’aquest sistema de gestió de material mitjançant magatzem amb ubicacions SAP i imputacions a objectes de cost, podem aconseguir els objectius següents:

[GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

o Control dels recanvis necessaris per a l’empresa.

o Control i gestió de comandes de compra.

o Organització i control de l’emmagatzematge de recanvis.

o Informació actualitzada dels estocs.

o Reporting per tipus o família de recanvis.

o Control i distribució del nivell de costos generats pels recanvis.

TFC-UOC [GESTIÓ D’UN MAGATZEM DE RECANVIS]

Gràcies

Treball de Final de CarreraEnginyeria Tècnica Informàtica (ETIG)

Autor: Francesc Cabrera GallimóConsultor: Xavier Martínez Fontes