Embed Size (px)
Citation preview
1
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KHÁCH SẠN
Giáo Viên: Nguyễn Văn Danh
Nhóm 2
Võ Hoàng Phúc
Nguyễn Yến Nhi
Trần Ngọc Thanh Thảo
Lương Vĩ Hào
Đôi lời giới thiệu về khách sạn Kelly:
Tọa lạc ngay trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, Khách sạn Kelly luôn
mang đến cho Quý khách những chuyến đi công tác, kỳ nghỉ thật sự
thoải mái, ấm cúng và tiện nghi. Với địa điểm lý tưởng nằm trên đường
Thủ Khoa Huân chỉ cách sân bay Tân Sơn Nhất 20 phút xe chạy, gần
các khu trung tâm tài chính, các khu mua sắm và giải trí lớn, văn phòng
chính phủ, tham quan các điểm du lịch nổi tiếng của Thành phố như:
Dinh Thống Nhất, chợ Bến Thành, nhà thờ Đức Bà, Bảo Tàng…Hệ
thống phòng nghỉ với lối kiến trúc hiện đại, trang thiết bị sang trọng đạt
tiêu chuẩn 3 sao do Tổng cục du lịch Việt Nam xếp hạng như: Điện
thoại trực tiếp quốc tế, truyền hình màu vệ tinh, mạng internet toàn cầu,
mini bar, điều hòa nhiệt độ, phòng massage, khu tập thể thao, phòng
họp, nhà hàng Âu – Á,… được phục vụ 24/24h theo yêu cầu của Quý
Khách. Cùng với đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình, chu đáo có trình độ
chuyên môn cao. Chúng tôi tin rằng Khách sạn Kelly sẽ thật sự “ Vui
lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.
2
Giám đốc
Phó Giám
đốc
Trưởng phòng Kinh Doanh
Kế toán trưởng
Trưởng phòng TCHC - NS
Trưởng bộ phận
bàn
Bếp trưởng
Trưởng bộ phận
buồng
Bảo vệ
NV phục vụ bàn
NV bếp NV buồng
NV lễ tân
Đặt phòng
Quan hệ KH
Trưởng bộ phận
lễ tân
Giặt là
BP vệ sinh
3
I.Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ
thể từng chủ đề:
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: hệ thống thông tin khách sạn
Người lập: nhóm 2 Ngày lập:02/03/2014
STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt
đầu
Ngày kết
thúc
1 Quản lý việc thuê và
trả phòng
Xác lập
thông tin về
phòng và
khách hàng
02/03/2014 02/03/2014
2 Quản lý thông tin
khách hàng
Lưu trữ
thông tin
khách hàng
02/03/2014 02/03/2014
3 Quản lý nhân viên Theo dõi và
đánh giá khả
năng làm
việc của
nhân viên
02/03/2014 02/03/2014
4 Quản lý dịch vụ Nắm được
các dịch vụ
và cách thức
quản lý
02/03/2014 02/03/2014
4
2.Các bản phỏng vấn chi tiết:
A. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 1:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Trần Ngọc Nga Người phỏng vấn: Võ Hoàng Phúc
Địa chỉ: 42 - 44 Thủ Khoa Huân,
Q.1, TP.HCM Thời gian: 02/03/2014
Thời điểm bắt đầu: 14h
Thời điềm kết thúc: 14h30
Đối tượng
Đối tượng được hỏi: NV tiếp
tân
Các yêu cầu đòi hỏi: có vai trò ,
có trình độ, có kih nghiệm
Chương trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập:
Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời
Chủ đê 2: Câu hỏi và trả lời
Tổng hợp các nội dung chính
Ý kiến của người được hỏi
Kết thúc
Ước lượng thời gian
1 phút
2 phút
2 phút
15 phút
15 phút
2 phút
1phút
2 phút
Thời gian dự kiến: 40 phút
Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản lý khách sạn Tiểu dự án: Quản lý việc thuê và
trả phòng
Người được hỏi: Trần Ngọc Nga Ngày:01/03/2014
Người hỏi: Võ Hoàng Phúc
Câu hỏi:
1/ Khách hàng đặt phòng
Câu 1: Quầy tiếp tân của
khách sạn có bao nhiêu nhân
viên thường trực
Câu 2: Khách sạn có chia ra
loại phòng hay không? Và nó
Câu trả lời:
- Quầy tiếp tân có 4 nhân viên
chia theo ca mỗi ngày
- Khách sạn chia ra thành
nhiều loại phòng như:
5
gồm các loại phòng nào?
Câu 3: Khách sạn có nhận đặt
phòng qua điện thoại và
Internet không?
Câu 4: Nếu nhận đặt phòng
thì khách hàng cần cung cấp
những thông tin gì để lưu trữ?
Câu 5: Tiếp tân sẽ làm gì khi
khách tới nhận phòng hay
đăng ký phòng mới?
Câu 6: Khi khách đăng ký thì
cần phải lưu các thông tin gì?
2/ Khách hàng trả phòng:
Câu 1: Khi khách hàng yêu
cầu trả phòng thì khách sạn
sẽ làm gì?
Câu 2: Một hóa đơn thanh
toán thì khách sạn sẽ lưu trữ
những gì ?
Standar,Superior… các loại
khác nhau về diện tích và
giường
- Khách sạn có nhận đặt phòng
qua điện thoại và Internet để
tiện lợi cho các khách hàng
- Khi đặt phòng, các khách
hàng cần cung cấp: Họ và
tên, số CMND, số điện thoại
liên lạc, ngày tháng năm
sinh,ngày đặt,ngày trả,loại
phòng và số lượng
- Tiếp tân sẽ nhập thông tin
khách hàng,kiểm tra thông tin
nếu đã đặt phòng trước và lập
phiếu đăng ký.Nếu chưa đặt
phòng, tiếp tân sẽ kiểm tra
phòng còn trống sau đó giao
chìa khóa cho khách.
- Khách sạn sẽ lưu thông tin:
Mã phiếu đăng ký,số
phòng,số người ở,ngày
đến,giờ đến,ngày đi,giờ đi ,
Tên, địa chỉ, CMND.Phiếu
đăng ký còn có ngày lập,
nhân viên lập để dễ quản lý
- Khi có yêu cầu, tiếp tận sẽ
cho ngưởi đi kiểm tra phòng
rồi lập hóa đơn thanh toán
- Hóa đơn sẽ lưu các thông tin:
mã chi tiết hóa đơn,mã hóa
đơn,mã phiều đăng
ký,phòng,tiền dịch vụ
riêng,tiền phát sinh,thuế
6
B. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 2:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Lâm Văn Phong Người phỏng vấn: Nguyễn Yến
Nhi
Địa chỉ: 42 - 44 Thủ Khoa Huân,
Q.1, TP.HCM
- Thời gian:
- Thời điểm bắt đầu:
- Thời điềm kết thúc:
Đối tượng
- Đối tượng được:
- Cần thu thập dữ liệu:
- Cần thỏa thuận
Các yêu cầu đòi hỏi:
Chương trình
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập:
- Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời
- Chủ đê 2: Câu hỏi và trả lời
- Tổng hợp các nội dung chính
- Ý kiến của người được hỏi
- Kết thúc
Ước lượng thời gian
- 1 phút
- 2 phút
- 2 phút
- 10 phút
- 10 phút
- 5 phút
- 5 phút
- 5 phút
Dự kiến thời gian phỏng vấn:40 phút
Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản lý khách sạn Tiểu dự án: Quản lý thông tin
khách hàng
Người được hỏi: Lâm Văn Phong Ngày:02/03/2014
Người hỏi:Nguyễn Yến Nhi
Câu hỏi:
Câu 1: Khách sạn Kelly có phân
loại khách hàng hay là không ?
Câu trả lời:
Khách sạn chúng tôi không có
phân loại khách hàng vì chúng
tôi có những phòng ốc theo
nhiều tiêu chuẩn khác nhau
như: VIP , Kelly Suite, Deluxe
Triple, .... Và tùy theo nhu cầu
chọn lựa của khách hàng.
7
Câu 2: Những thông tin cần
thiết khi khách hàng đến thuê
phòng gồm những thông tin gì ?
Câu 3: Khách hàng có hài lòng
với việc đăng ký thông tin khi
đến thuê phòng trong khách sạn
hay không ?
Câu 4: Khách sạn của bạn có
dịch vụ đặt phòng gián tiếp hay
không ( qua mạng, qua điện
thoại )?? Nếu có thì hệ thống sẽ
xử lý những thông tin nào ?
Những thông tin khi khách đến
thuê phòng ở khách sạn gồm có
: Họ và tên, số CMND, số điện
thoại liên lạc, ngày tháng năm
sinh.
Khách hàng rất hài lòng về
đăng ký thông tin cá nhân , Vì
mỗi thông tin đều có liên quan
với nhau và liên quan đến các
dịch vụ của khách sạn.
Muốn đến với khách sạn chúng
tôi, bạn có thể đặt phòng bằng
mỗi cách gián tiếp hay trực tiếp,
hệ thống thông tin khách hàng
sẽ xử lý tốt nhiệm vụ đó, phân
loại khách hàng ão( khách hàng
ma) và khách hàng thực .
C. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 3:
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Tạ Xuân Cường Người phỏng vấn: Trần Ngọc
Thanh Thảo
Địa chỉ : 42 - 44 Thủ Khoa Huân,
Q.1, TP.HCM Thời gian: 02/03/2014
Thời điểm bắt đầu: 8h30
Thời điểm kết thúc: 9h30
Đối tượng
Đối tượng được hỏi: Quản lý
nhân viên của khách sạn
Các yêu cầu đòi hỏi:
Cần phải có kinh nghiệm, vai trò
trong việc phỏng vấn .
Chương trình Ước lượng thời gian
8
Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập:
Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời
Chủ đê 2: Câu hỏi và trả lời
Tổng hợp các nội dung chính
Ý kiến của người được hỏi
Kết thúc
1 phút
2 phút
2 phút
5 phút
5 phút
2 phút
2 phút
1 phút
Tổng cộng: 20 phút
Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản lý khách sạn Tiểu dự án: Quản lý nhân viên
Người được hỏi: Tạ Xuân Cường
Chức vụ: Trưởng phòng quản lý
nhân viên khách sạn Kelly
Địa chỉ: 42 - 44 Thủ Khoa Huân,
Q.1, TP.HCM
Ngày: 02/03/2014
Người hỏi: Trần Ngọc Thanh Thảo
9
D. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 4:
Câu hỏi:
Câu 1: Bạn có thể vui lòng
cho chúng tôi biết hệ thống
nhân viên của bạn chia ra làm
bao thành phần nhân viên ?
Câu 2: Hiện tại khách sạn của
bạn hiện có quản lý nhân viên
bằng phần mềm(phương tiện)
gì không?
Câu 3: Phần mềm (Phương
tiện) quản lý của bạn có xử lý
tốt khi sự cố về nhân sự xảy
ra ?? ( Ví dụ như đột ngột
thiếu người … ) Hay bạn phải
xử lý bằng cách phổ thông ?
Câu 4: Với phần mềm
(phương tiện) quản lý hiện
tại, Bạn có thực sự hài lòng
về nó hay không ?
Câu 5: Bạn có muốn thử sử
dụng một phần mềm (phương
tiện) quản lý mới với nhiều
chức năng tích hợp sẵng hơn
không ?
Câu trả lời:
Hiện tại khách sạn chúng tôi
chia ra làm 4 thành phần
nhân viên đó là : NV tiếp tân,
NV dịch vụ, NV phục vụ -tạp
vụ, NV bảo vệ.
Khách sạn chúng tôi đang
quản lý nhân viên bằng lập
trình Windown
Phần mềm quản lý của chúng
tôi có thể xử lý tốt những sự
cố về nhân sự , nó có khả
năng ứng biến khá tốt khi
thiếu người .
Với phần mềm này, tôi thực
sự hài lòng về nó , nó đem lại
cảm giác thoải mái khi làm
việc, không bị áp lực quá lớn
bởi số lượng khách đến thuê
liên tục hay xảy ra trục trặc
Tôi nghĩ hiện giờ chúng tôi
chưa cần đến 1 phần mềm
khác. Khi nào cần, chúng tôi
sẽ liên lạc với các anh để
nhận được sự tư vấn tốt nhất.
10
Kế hoạch phỏng vấn
Người được hỏi: Trịnh Tuyết Quân Người phỏng vấn: Lương Vĩ
Hào
Địa chỉ: 42 - 44 Thủ Khoa Huân, Q.1,
TP.HCM
Thời gian hẹn: 02/03/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h
Thời điểm kết thúc: 9h40
Đối tượng được hỏi: Trưởng phòng quản
lý dịch vụ
+ Các yêu cầu đòi hỏi về
người phỏng vấn: Vai trò,
trình độ và kinh nghiệm của
người phỏng vấn.
+ Vị trí: Trưởng ban thu
thập
thông tin và phân tích
hệ
thống,có trách nhiệm cung
cấp
cho ban thiết kế những dữ
liệu
cần thiết.
Chương trình:
-Giới thiệu.
-Tổng quan về dự án.
-Tổng quan về phỏng vấn:
+Chủ đề sẽ đề cập.
Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.
Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời.
Chủ đề 3: Câu hỏi và trả lời.
-Tổng hợp các nội dung chính.
-Ý kiến của người được hỏi.
Ước lượng thời gian:
1 phút
2 phút
3 phút
10 phút
10 phút
10 phút
4 phút
5 phút
Dự kiến tổng cộng: 45’
11
Phiếu phỏng vấn
Người được hỏi: Trịnh Tuyết
Quân
Người hỏi: Lương Vĩ Hào
Ngày: 02/03/2014
Câu hỏi:
Câu 1: Khách sạn có tất cả
bao nhiêu dịch vụ và chúng
được tổ chức ra sao ?
Câu 2: Chị có thể cho biết đối
với dịch vụ có những thông
tin nào cần lưu trữ ?
Câu 3: Ngoài dịch vụ trong
khách sạn khách hàng còn sử
dụng những dịch vụ khác
không ?
Câu 4: Chị nghĩ như thế nào
nếu có một phần mềm quản
lý các dịch vụ giúp khách
hàng dễ sử dụng ?
Trả lời:
Khách sạn có rất nhiều dịch
vụ như: Phòng massage và
luyện tập thể dục, Bữa điểm
tâm sáng và buffet miễn phí,
vv.., nhu cầu sử dụng của
mỗi dịch vụ cũng rất cao, nếu
khách hàng có yêu cầu sử
dụng dịch vụ gì thì sẽ được
đáp ứng. Mỗi dịch vụ được
quản lý một cách chặt chẽ và
được lưu lại mỗi khi cần tra
cứu thông tin dịch vụ khách
hàng.
Những thông tin cần
thiết đối với sử dụng
dịch vụ ở khách sạn là:
Mã Dv, Tên DV, Giá DV.
Nếu khách hàng có yêu cầu
những dịch vụ bên ngoài thì
khách sạn chúng tôi có thể
gọi vì khách sạn có sự liên
kết với các dịch vụ bên
ngoài.
Các phần mềm quản lý thì
khách sạn chúng tôi không
thông thạo lắm nhưng theo
chúng tôi việc rút ngắn được
thời gian ghi chép và tính
toán thì rất cần thiết.
12
II. Tổng quan về đánh giá phỏng vấn: Qua khảo sát thực tế tại khách sạn, chúng tôi đã thu thập được một số dữ
liệu sau đây: biết được nhiệm vụ,chức năng khách sạn. Hiểu rõ thêm về
công việc,chức năng và việc quản lý trong khách sạn
Phân tích thiết kế hệ thống thực hiện việc quản lý khách sạn nhằm
giúp cho việc : tổ chức khách sạn, cũng như việc quản lý một số vấn
đề liên quan như khách hàng,nhân viên, hôp báo,…được tốt hơn, đảm
bảo tính chính xác nhanh chóng và thuận lợi
III. Mô tả hệ thống:
1/ Hệ thống lưu trữ những gì?
- Mỗi phòng sẽ lưu trữ các thông tin: số phòng, loại phòng, hiện
trạng phòng (phòng trống hay không), số người ở tối đa.
- Khi đăng ký, khách hàng sẽ lưu trữ các thông tin: Họ và tên, số
CMND, số điện thoại liên lạc, ngày tháng năm sinh.
- Mỗi phiếu đăng ký sẽ lưu trữ: Mã phiếu đăng ký, số phòng, số
người ở, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi , Tên, địa chỉ, CMND.
- Mỗi hóa đơn thanh toán phòng gồm có các thông tin: mã chi tiết
hóa đơn, mã hóa đơn, mã phiều đăng ký, phòng, tiền dịch vụ riêng,
tiền phát sinh, thuế. - Mỗi dịch vụ sẽ lưu trữ các thông tin: MaDV, Tên DV, Giá DV.
2/Hệ thống hoạt động nghiệp vụ: Kelly được chia ra 4 bộ phận quản lý chính: quản lý thuê trả phòng,quản
lý thông tin khách hàng, quản lý nhân viên và quản lý dịch vụ.Khi khách
hang đến thuê phòng, nhân viên tiếp tân sẽ đăng ký các thông tin khách
hang như: Họ và tên, số CMND, số điện thoại liên lạc, ngày tháng năm
sinh. Sau khi đã đăng ký thông tin, tiếp tân sẽ tiến hành kiểm tra các
phòng trống để chuẫn bị cho khách, nếu khách có yêu cầu về phòng thì
tiếp tân sẽ kiểm tra cho phù hợp với yêu cầu của khách khách. Đối với
khách hang đã đặt trước thì sẽ kiểm tra thông tin và chuẩn bị phòng cho
Câu 5:Trong tương lai sắp tới
khách sạn của chị có dự định
mở rộng thêm các mô hình
dịch vụ nào khác không ?
Trong tương lai, khách sạn
của chúng tôi sẽ mở rộng
thêm một số dịch vụ giải trí
phù hợp với nhu cầu của
khách hàng.
13
khách. Tiếp tân sẽ lập phiếu đăng ký và giao chìa khóa cho khách hàng.
Bộ phận quản lý sẽ điều phối nhân viên để giới thiệu phòng cho khách,
những bộ phận tiếp khách sẽ bố trí mỗi khu vực một người hay 1 nhóm
để phục vụ cho khách hàng. Trong quá trình ở khách sạn, khách hàng có
thể sử dụng một số dịch vụ ở khách sạn như massage và luyện tập thể
dục, bữa điểm tâm sáng và buffet… sẽ có những dịch vụ miễn phí cho
khách và những dịch vụ tính phí sẽ thanh toán tại chỗ, cách dịch vụ tính
phí sẽ thanh toán ngay tại quầy dịch vụ. Nếu muốn trả phòng, khách
hàng sẽ liên hệ với quầy tiếp tân để trả chìa khóa và thanh toán, khi có
yêu cầu thanh toán quầy tiếp tân nhờ các nhân viên tại khu vục đang
quản lý phòng ở của khách tiền hành kiểm tra.Tiếp tân sẽ tiến hành lập
hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi đã có kết quả kiểm tra và xử lý
các tình huống biến cố xảy ra. Nếu không có vấn đề thì khách hàng có
thể thanh toán hóa đơn và trả lại phòng. Thông tin khách sẽ được xóa đi
sau một thời gian nhất định
IV. Biểu mẫu:
14
HÓA ĐƠN THANH TOÁN
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
15
16
V.Biểu đồ phân rã chức năng:
