TSA-2012-0007 4.pdf

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf

http://slidepdf.com/reader/full/tsa-2012-0007-4pdf 1/89

35

30

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. Alam indomegah didirikan oleh Buyung dan Honggo Susetio pada tahun

1990. Perusahaan ini adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak di bidang

industri rokok dengan produk yang diberi nama Saritoga. PT. alam indomegah telah

menghasilkan 14 macam jenis rokok yang diklasifikasikan kedalam 3 jenis rokok

yaitu SKT, SKM dan Mild .

PT. Alam Indomegah memiliki 2 pabrik yang berlokasi di kecamatan

Pasuruan (Jawa Timur) dan kabupaten Bojonegoro (Jawa Timur). Selain itu,

perusahaan ini memiliki beberapa kantor cabang yang tersebar di beberapa daerah

seperti Bandung, Pekalongan, dan Jakarta. Tetapi distribusi rokok tidak tersebar

secara merata di beberapa kantor perwakilan, dikarenakan mereka sedang

memfokuskan dalam memenuhi permintaan pelanggan di daerah Jawa Timur dimana

sampai sekarang masih tidak dapat dipenuhi.

Dalam mendukung proses bisnisnya, PT. Alam Indomegah memiliki 4 mesin

proses tembakau, 1 mesin ranjang tembakau, 5 mesin ranjang cengkeh, 1 oven

tembakau, 1 mesin silo dan 1 mesin blanding. Mesin-mesin tersebut dapat

memproduksi tiga juta batang perhari. Selain itu, perusahaan ini memiliki 1500

karyawan kontrak dan 4500 karyawan kontrak dan borongan.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


31

Beberapa langkah yang sudah dilakukan oleh PT. Alam Indomegah dalam

memperbaiki proses bisnisnya, antara lain:

• Merekrut tenaga kerja professional sesuai dengan bidangnya ( product

development , marketing, production dan tobacco processing)

• Penyempurnaan suatu sistem pengadaan stok bahan baku yang dibutuhkan

agar tidak terjadi hambatan jika terjadi lonjakan permintaan dari konsumen

• Melakukan penyempurnaan sarana dan prasarana produksi termasuk sarana

pemrosesan tembakau

4.2 Visi dan Misi

Visi

• Menjadi perusahaan yang disegani dan mampu menghadapi pasar global

dengan produk-produk berkualitas.

Misi

● Memberikan produk berkualitas dengan terus meningkatkan mutu dan rasa

yang disukai konsumen dengan terus melakukan riset dan pengembangan.

● Meningkatkan kesejahteraan karyawan, lingkungan sekitar dan membantu

pemerintah dengan padat karya yang menyerap banyak tenaga kerja.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


4.3 Struktur Organisasi

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

Direktur Utama

Manufacturing

Manager

Production

Manager SKT

Production

Manager Mild

Production

Manager SKM

Sales and Marketing

Manager

Sales &

Distribution Manager

Marketing

Manager

Regional

Sale Mgr

Area Sales

Manager

Area Sales

Supervisor

Sales

Forces

Product

Group

Manager

Promotion

Supervisor

Event

Supervisor

Accounting and

Finance Manager

Cost

Accounting

Bookeeping

Human Res

Developme

Manager

Payro

Perso

Offic

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


33

Berikut adalah tugas dan wewenang dari masing-masing bagiannya, antara

lain:

1.

Direktur Utama

• Memimpin, mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan

secara keseluruhan

• Merancang proses bisnis dan pembagian divisi-divisi untuk

kemajuan perusahaan

• Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan

• Bertanggung jawab sepenuhnya untuk segala urusan yang

berkaitan dengan perusahaan

2. Manufacturing Manager

• Mengevaluasi kinerja dari setiap buruh yang memiliki peran

dalam proses produksi

• Memastikan ketersediaan bahan baku yang digunakan dalam

proses produksi

• Melakukan perencanaan atas kapasitas pembuatan rokok terkait

dengan dana dan karyawan yang tersedia

• Melakukan pengawasan atas kualitas produk berdasarkan

standar yang sudah ditetapkan

• Melakukan pengawasan atas mesin-mesin yang digunakan

dalam proses produksi rokok

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


34

3. Sales and Marketing Manager

A. Sales and Distribution Manager

• Melakukan perencanaan atas strategi penjualan berdasarkan

data yang diperoleh pada bulan sebelumnya

• Mengelola hubungan dengan intermediary seperti swalayan,

distributor

• Mendistribusikan rokok ke beberapa daerah di Indonesia

• Berusaha keras dalam memenuhi target penjualan pada setiap

daerah.

B.

Marketing Manager

• Melakukan penelitian atas produk dan harga yang diinginkan

oleh masyarakat

• Merencanakan promosi rokok Saritoga melalui media cetak dan

media elektronik

• Merencanakan event-event tertentu di beberapa daerah hiburan

seperti mall, pameran.

• Bertanggung jawab terhadap pengenalan produk baru

4. Accounting and Finance Manager

• Membuat laporan keuangan perbulan dimana laporan tersebut

diserahkan pada direktur utama

• Mendokumentasikan transaksi yang terjadi baik itu penjualan

dan pengeluaran perusahaan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


35

5. Human Resource and Development Manager

• Bertanggung jawab atas perekruitan dan pelatihan karyawan

• Bertanggung jawab dalam mengelola pembayaran bagi

karyawan tetap dan kontrak

• Bertanggung jawab terhadap pengalokasian karyawan

berdasarkan kemampuan yang dimiliki oleh masing-masing

karyawan

• Bertanggung jawab atas data karyawan sebagai salah satu asset

perusahaan

6. Product Development Manager

• Mengembangkan berbagai macam jenis produk rokok yang

sudah ada menjadi produk rokok yang baru

• Melakukan pengujian atas berbegai macam jenis rokok yang

akan di pasarkan.

4.4 Analisa Perusahaan

4.4.1 SWOT level industri

Berdasarkan teori pada Bab 2 penulis dapat menganalisa dengan SWOT

(Strength, Weakness, Opportunity, Threats) pada perusahaan sebagai berikut :

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


36

● Strength

PT. Alam Indomegah memiliki 14 macam jenis rokok yang

diklasifikasikan menjadi 3 kelompok yaitu SKM. SKT dan Mild. Hal ini

menunjukkan perusahaan ini selalu melakukan inovasi untuk dapat

bersaing dengan kompetitornya seperti Gudang Garam dan Sampoerna.

Selain itu, Harga jual dari setiap jenis rokok lebih murah dibandingkan

kompetitornya, harga berkisar antara Rp. 5500 – Rp.7000 (SKT = 5000,

SKM = 6000, dan Milld= 7000). Walaupun harga jual murah, PT. Alam

Indomegah tetap menjaga kualitas dari rokok tersebut.

PT. Alam Indomegah mengeluarkan rokok Saritoga alami pada tahun

1994, rokok tersebut mendapat sambutan yang baik dari masyrakat Jawa

Timur. Sampai saat ini, permintaan rokok terus meningkat setiap

tahunnya. Hal ini membuktikan PT. Alam Indomegah memiliki pangsa

pasar yang cukup tinggi di daerah Jawa Timur.

PT. Alam Indomegah dengan memiliki modal yang berlebih terbukti

dengan memiliki 12 mesin pengepakan rokok untuk masing-masing

produk rokok.

PT. Alam Indomegah selalu berusaha untuk mengeluarkan produk rokok

yang sesuai dengan keinginan konsumen dan kualitas yang tinggi, hal ini

terbukti dari pengujian rokok yang membutuhkan waktu 1 sampai 3 tahun

sebelum dipasarkan.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


37

● Weakness

Dengan tingginya permintaan konsumen di daerah Jawa Timur, PT. Alam

Indomegah tidak dapat memenuhi permintaan pasar sehingga hal ini dapat

merugikan perusahaan karena konsumen dapat kecewa karena

ketidaktersediaan rokok di toko sehingga konsumen dapat saja beralih ke

rokok merk lain.

Distribusi rokok di beberapa kantor perwakilan tidak tersebar secara

merata, hal ini disebabkan PT. Alam Indomegah masih fokus dalam

memenuhi permintaan konsumen Jawa Timur. Oleh karena itu, merk

rokok Saritoga tidak terlalu dikenal oleh masyarakat Indonesia.

Moral pekerja kurang dikarenakan mayoritas pendidikan buruh hanya

sampai tingkat sekolah menengah pertama.

• Opportunity

Dengan tingginya permintaan konsumen di Jawa Timur, membuktikan

bahwa PT. Alam Indomegah memiliki kesempatan untuk memasarkan

rokok di seluruh daerah Indonesia, tidak hanya di Jakarta, Bandung, dan

Pekalongan. Sehingga PT. Alam Indomegah dapat bersaing dengan

kompetitornya yang telah memiliki pangsa pasar yang cukup tinggi sepeti

Gudang Garam dan Sampoerna.

PT. Alam Indomegah memiliki peluang untuk meningkatkan produksinya

dikarenakan permintaan pasar yang meningkat 20% setiap tahunnya.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


38

● Threats

Ancaman potensial adalah kesadaran masyarakat atas bahaya merokok,

dimana banyak slogan, spanduk atau iklan mengenai bahaya merokok.

Selain itu, Rancangan Peraturan Pemerintah (RPP) dapat membahayakan

industri rokok seperti kenaikan tarif bea cukai, pembatasan iklan rokok di

media, dan pencantuman kadar komponen rokok dan simbol bahaya rokok

dalam setiap bungkus rokok.

Tabel 4.1 SWOT level industri

Strength :

- Memiliki banyak inovasi

- Permintaan rokok meningkat

setiap tahunnya

- Memiliki modal berlebih

- Harga jual rokok murah

- Produk berkualitas dengan

pengujian 1 – 3 tahun

Weakness :

- Kapasitas produksi tidak

mencukupi permintaan

pasar

- Pendidikan buruh tidak

terlalu tinggi yang

berpengaruh pada moral

- Penjualan masih berfokus

di 1 daerah

Opportunity :

- Bisa melebarkan pangsa pasar

ke beberapa daerah di

Indonesia

Threat s :

- Peraturan pemerintah

mengenai kenaikan bea

cukai

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


39

- 20 % pertumbuhan permintaan

pasar pertahun

- Kesadaran masyarakat

atas bahaya rokok

-

Pencantuman kadar

nikotin rokok

4.4.1.1 Strategi SWOT level industr i

● Strength-Opprotunity

PT. Alam Indomegah melakukan analisa pasar di beberapa daerah

Indonesia dengan mengindentifikasi konsumen karena selera masyarakat

daerah Jawa Timur dapat berbeda dengan selera masyarakat di daerah lain.

Selain itu, PT. Alam Indomegah dapat memperluas target konsumen,

tidak hanya fokus pada masyarakat dikalangan menengah ke bawah, hal

ini dapat dicapai dengan melakukan pengembangan produk baik itu dari

segi kualitas dan rasa rokok yang berbeda dari produk rokok yang sudah

ada.

● Weaknes-Opportunity

PT. Alam Indomegah memiliki 2 mesin roolling yang dapat menghasilkan

1500 batang per menit. Dalam menangani permintaan konsumen Jawa

Timur yang terus meningkat setiap tahunnya, PT Alam Indomegah dapat

menambahkan mesin roolling yang dapat menghasilkan 5000 batang

rokok permenit.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


40

● Strength-Threat

Kesadaran masyarakat atas bahaya rokok merupakan ancaman yang dapat

merugikan PT. Alam Indomegah, Oleh karena itu, perusahaan dapat

melakukan penelitian atas tembakau dan cengkeh dalam mengurangi

kadar nikotin rokok.

● Weakness-Threats

Sebagian besar karyawan di PT. Alam Indomegah kurang memiliki

pengalaman sehingga PT. Alam Indomegah harus merekrut sumber daya

manusia yang memiliki keahlian dalam pemasaran sehingga dapat

memperbaiki strategi pemasaran yang sudah ditetapkan.

Tabel 4.2 Strategi SWOT level industri

SWOT Strength Weakness

Opportunity - Strategi SO : Segmentasi

Pasar

- Strength : Permintaan

pasar meningkat

- Opportunity : Masuk ke

beberapa wilayah di

Indonesia

- Strategi WO :

Menambah mesin

produksi.

- Weakness: Tidak

dapat memenuhi

permintaan pasar.

- Opportunity:

Permintaan pasar

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


41

yang meningkat 20

% setiap tahun.

Threat s -

Strategi ST : Membuat

inovasi dengan kadar

nikotin rendah

- Strength : Banyak Inovasi

- Threat s : Pencantuman

kadar nikotin rokok

-

Strategi WT :

Strategi pemasaran

- Weakness :

Penjualan harus

melalui distributor.

- Threat s :

Kesadaran

masyarakat atas

bahaya rokok.

4.4.2 SWOT level s istem informasi

● Strength

PT Alam Indomegah menyediakan 60 komputer dan 15 notebook yang

dapat digunakan karyawan dalam menyelsaikan pekerjaannya dengan

aplikasi yang tersedia seperti pemrosesan pesanan, pembuatan laporan

keuangan. Hal ini menunjukkan setiap departemen sudah difasilitasi oleh

komputer sehingga mengurangi biaya operasional dan dokumentasi

pelaporan yang lebih baik seperti proses pencatatan penjualan dan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


42

pembelian tidak menggunakan kertas sehingga menghindari hilangnya

data pembelian dan penjualan dalam pembuatan laporan keuangan.

Untuk mendukung transaksi penjualan, divisi finance disediakan aplikasi

yang dapat digunakan untuk mendukung dokumentasi laporan keuangan.

Selain itu, divisi manufacturing disediakan sistem pengadaan bahan baku

untuk menangani peningkatan permintaan setiap tahunnya. Hal ini

menunjukkan, PT. Alam Indomegah menyadari bahwa teknologi

informasi dan sistem informasi dapat memberikan dukungan dalam proses

bisnis PT. Alam Indomegah.

● Weakness

Walaupun setiap divisi telah memiliki komputer dalam mendukung

aktivitas karyawan sehari-hari, tidak semua divisi memiliki sistem

informasi yang dapat mendukung kegiatan dari setiap divisi tersebut,

dimana sebagian besar divisi menggunakan Microsoft Office & VB.net

dalam melakukan dokumentasi dan pencatatan. Dikarenakan tidak ada

sistem informasi yang dapat mengintegrasikan data dan proses dari setiap

divisi, maka setiap data yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan,

karyawan dari setiap divisi harus melakukan penginputan ulang, sehingga

hal ini dapat menyebabkan kesalahan input sehingga menghambat

jalannya proses bisnis seperti divisi sales harus menginput data konsumen

(Nama dan alamat) dan data produk (kode produk, nama produk, harga)

yang dilihat dari data yang terdapat dalam aplikasi Microsoft Excell.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


43

Sumber daya manusianya pun masih kurang memiliki pengetahuan dalam

hal TI.

● Opportunity

Dengan memanfaatkan IT, PT Alam Indomegah dapat mengembangkan

sistem informasi dalam mendukung proses bisnis seperti

mengintegrasikan data dari setiap divisi sehingga memudahkan pertukaran

data dan data yang ada dapat digunakan kembali oleh divisi lain yang

membutuhkan data tersebut. Contohnya, data sales order dapat digunakan

oleh divisi finance dalam membuat invoice. Selain itu, PT. Alam

Indomegah dapat melakukan pengelolaan supplier dan distributor

sehingga memudahkan dalam komunikasi seperti pemasaran rokok

Saritoga melalui distributor di beberapa daerah Indonesia.

● Threats

Lokasi kantor pusat PT. Alam Indomegah berdekatan dengan pabrik,

sehingga dapat menyebabkan hal-hal yang merugikan bagi perusahaan

seperti kebakaran di pabrik dapat menyebabkan hilangnya data penting

yang dapat menyebabkan terhentinya proses bisnis (data distributor, data

supplier , data produk). Selain itu, dapat menyebabkan kerusakan pada

asset TI sehingga tidak dapat digunakan kembali. Oleh karena itu

diperlukan perencanaan disaster recovery .

Sebagian besar perusahaan yang bergerak di industri rokok telah

memanfaatkan TI dalam mendukung proses bisnisnya seperti Sampoerna.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


44

Selain itu, memiliki sumber daya manusia yang berpengalaman di bidang

TI. Ancaman yang umum yang biasanya ada adalah virus.

Tabel 4.3 SWOT level sistem informasi

Strength :

- Sudah memiliki hardware sendiri.

- Memiliki kesadaran untuk

investasi IT

- Sudah memiliki beberapa sistem

yang belum terintegrasi

Weakness :

- Data tidak terintegrasi

sehingga terjadi

banyak salah

penginput an dan

duplikasi data

- Sumber daya manusia

kurang memiliki

pengetahuan dalam

hal TI

Opportunity :

- Dapat membuat peluang bisnis

melalui fasilitas teknologi

informasi.

- Mengembangkan sistem untuk

beberapa departemen

Threat s :

- Resiko kebakaran

dikarenakan lokasi

kantor berdekatan

dengan lokasi pabrik

- Virus yang dapat

menyerang sistem

- Industri rokok lain

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


45

sudah memanfaatkan

TI untuk mendukung

proses bisnis

perusahaan

4.4.2.1 Strategi SWOT level sistem informasi

● Strength-Opprotunity

Dikarenakan sistem informasi tidak mengintegrasikan setiap divisi, maka

PT. Alam Indomegah membutuhkan sistem informasi yang dapat

mengintegrasikan data dan proses setiap departemen sehingga mendukung

dalam pembuatan perencanaan dan menjadikan proses bisnis efesien dan

efektif seperti pemrosesan pesanan distributor lebih cepat, dimana divisi

sales tidak harus melakukan input ulang data distributor dan produk.

Selain itu, jika stok tidak tersedia, divisi sales dapat langsung

mengkonfirmasikan dengan distributor.

● Weaknes-Opportunity

PT. Alam Indomegah mengembangkan TI dalam memudahkan pertukaran

data sehingga informasi up to date dan tepat waktu dalam membuat

perencanaan pemasaran seperti analisa permintaan pasar.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


46

● Strength-Threat

Lokasi kantor pusat yang berdekatan dengan pabrik dapat membahayakan

asset IT yang telah dimiliki oleh PT. Alam Indomegah. Oleh karena itu,

dibutuhkan backup server yang ditempatkan di kantor perwakilan. Selain

itu, dibutuhkan kebijakan dalam pengelolaan IT seperti melakukan

maintenance pada hardware secara periodik dan melakukan back up data

setiap jam operasi kantor selesai.

● Weakness-Threats

PT. Alam Indomegah sebaiknya merekruit sumber daya manusia di bidang

TI dan membentuk departemen TI dalam mengelola TI yang dimiliki oleh

perusahaan seperti konfigurasi jaringan yang dapat mengintegrasikan

setiap divisi. Selain itu, mengembangkan aplikasi untuk setiap divisi

Tabel 4.4 Strategi SWOT level sistem informasi

SWOT Strength Weakness

Opportunity - Strategi SO : Sistem

yang terintegrasi ( ERP)

- Strength : Kesadaran

investasi TI

- Opportunity : Data

tidak terintegrasi

- Strategi WO : Inovasi

teknologi informasi

- Weakness : Sistem

hanya ada pada

beberapa departemen

- Opportunity : dapat

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


47

membuat peluang

bisnis melalui fasilitas

TI

Threat s - Strategi ST : Membuat

back up server

- Strength : Memiliki

kesadaran untuk

investasi TI

- Threat s : Resiko

kebakaran

- Strategi WT :

Merekrut SDM yang

berpengalaman dalam

mengelola TI

- Weakness : SDM

kurang memiliki

pengetahuan dalam

bidang TI

- Threat s : Kompetitor

memanfaatkan TI dan

memiliki SDM yang

berpengalaman dalam

TI

4.4.3 Boston Consulting Group

Pada tahun 1994, PT. Alam Indomegah memasarkan rokok Saritoga alami,

dimana mendapat sambutan yang sangat baik dari masyrakat Jawa Timur. Oleh

karena itu, permintaan rokok terus meningkat setiap tahunnya. Sampai saat ini, PT.

Alam Indomegah berusaha untuk memenuhi permintaan dari konsumen Jawa Timur

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


48

sehingga distribusi rokok tidak merata di beberapa daerah Indonesia. Hal ini

menyebabkan, PT. Alam Indomegah memiliki pangsa pasar yang rendah

dibandingkan dengan kompetitornya seperti Sampoerna telah menguasai pangsa pasar

di seluruh Indonesia. Oleh karena itu, PT. Alam Indomegah terdapat dalam kuadran

tanda tanya (question mark )

Berikut ini diberikan contoh pendapatan perusahaan yang mengalami

peningkatan sebesar 4.90 % dari Rp 232.626.000 pada tahun 2008 menjadi Rp

244.025.000 pada tahun 2009.

0

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

2007 2008 2009

Pendapatan

Gambar 4.2 Pendapatan bersih 2007 – 2010

Untuk dapat meningkatkan pangsa pasar, PT. Alam Indomegah membutuhkan

sistem informasi yang mengintegrasikan data dan proses dari setiap fungsi bisnis

sehingga memudahkan setiap divisi dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan

seperti pemrosesan pesanan yang cepat, dimana divisi sales tidak harus

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


49

mengkonfirmasikan ketersedian stok setiap terjadi penjualan dan divisi sales dapat

segera mengkonfirmasikan pada distributor stok yang habis. Dengan tersedianya data

yang dibutuhkan, manajer dapat melakukan perencanaan strategi pemasaran yang

lebih baik.

4.4.4 Strategic Grid McFarlan

Berikut ini aplikasi yang digunakan PT.Alam Indomegah dalam mendukung

proses bisnisnya, antara lain:

• Aplikasi finance

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola keuangan perusahaan seperti

account receivable, account payable, cash flow, dan laporan

keuangan.

• Aplikasi pengadaan bahan baku

Aplikasi ini digunakan untuk mendukung pembelian bahan baku

dalam produksi rokok, dimana aplikasi ini digunakan oleh divisi

manufacturing dalam membuat daftar bahan baku yang dibeli

( purchase order )

• Aplikasi monitoring

Aplikasi ini digunakan oleh manajer dalam melakukan melakukan

monitoring seperti review atas penjualan, review atas pengeluaran

perusahaan.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


50

• Aplikasi Microsoft office

Aplikasi ini digunakan oleh sebagian besar divisi yang ada

diperusahaan, dimana excell paling sering digunakan dalam

mendukung kegiatan penjualan rokok, seperti pencatatan pesanan dari

setiap distributor, penjadwalan pengiriman pesanan pada distributor.

Dari setiap aplikasi yang digunakan oleh PT. Alam Indomegah, dapat

disimpulkan bahwa setiap aplikasi dikelompokkan dalam kuadran support karena

setiap aplikasi hanya mendukung kegiatan transaksi dalam perusahaan sehingga tidak

meningkatkan kinerja dari kegiatan operasional perusahaan.

4.5 Proses Bisnis

• Proses transaksi

Ketika distributor melakukan pemesanan rokok, divisi sales melakukan

pengecekan terhadap history kredit distributor, dimana mereka menghubungi divisi

finance untuk mengetahui status kredit distributor. Jika distributor telah di blacklist

atau pembelian melebihi limit kredit maka divisi sales menghubungi distributor untuk

segera melunasi transaksi yang telah dilakukan. Sebelum melakukan penginputan

kuantitas pembelian rokok, divisi sales harus memeriksa ketersediaan stok rokok

dengan menghubungi divisi manufacturing. Jika produk tidak tersedia, maka divisi

sales mengubungi divisi gudang untuk segera memproduksi rokok yang dipesan

distributor. Dalam membuat sales order , divisi sales melakukan penginputan secara

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


51

manual berdasarkan data yang tersedia, seperti nama distributor, alamat, dan produk

yang dipesan.

Ketika divisi finance menerima sales order , divisi ini akan membuat invoice

dengan melakukan penginputan ulang terhadap pesanan distributor dan data

distributor. Invoice dan sales oder akan dikirimkan ke divisi manufacturing sebagai

dasar pembuatan surat jalan. Ketika invoice mendekati jatuh tempo, divisi finance

segera melakukan penagihan pada distributor. Terkadang penagihan sering terlambat,

karena divisi finance tidak melakukan pengecekan terhadap piutang distributor secara

periodik.

• Proses retur barang

Ketika distributor mengirimkan komplain rokok yang rusak melalui email,

divisi sales harus mencari data sales order distributor dan menyesuaikan sales order

dengan invoice dan surat jalan. Oleh karena itu, divisi sales menghubungi divisi

finance dan divisi manufacturing dalam menyesuaikan sales order dengan invoice

dan surat jalan. Setelah menemukan sales order yang terkait dengan invoice dan surat

jalan, divisi sales akan mengisi form retur barang yang diserahkan ke divisi finance

dan divisi manufacturing. Divisi manufacturing akan mengirimkan penggantian

rokok yang rusak pada distributor.

• Proses produksi

Ketika produk rokok tidak yang dipesan distributor tidak tersedia, divisi

manufacturing segera memproduksi rokok tersebut. Sebelum memulai proses

produksi, divisi manufacturing mengecek ketersediaan bahan baku. Jika bahan baku

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


52

tidak tersedia, divisi manufacturing akan membuat purchase order dimana

melakukan penginputan atas material yang dibutuhkan.

Apabila bahan baku yang digunakan tersedia di gudang, Bagian manufaktur memulai

proses produksi rokok dengan memasukkan cengkeh atau tembakau ke dalam mesin

perangjangan dan pembersihan. Setelah dibersihkan, tembakau akan dicampur

dengan flavor untuk memberikan rasa atau aroma pada rokok tersebut. Rokok yang

sudah diberi flavor , akan dilakukan proses pelintingan, jika di dalam proses

pelintingan tersebut terjadi kegagalan, maka rokok tersebut akan diproses dari awal.

Rokok yang berhasil dilinting akan dilakukan pengemasan dan pengeboxan. Setiap

rokok yang sudah dilakukan pengeboxan disimpan dalam gudang, dimana bagian

gudang melakukan update stok barang.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


53

Gambar 4.3 Proses Bisnis

4.5.1 Fungsi Bisnis

Dalam menjalan kegiatan, PT. Alam Indomegah memiliki divisi-divisi yang

menjalankan fungsinya masing-masing, antara lain:

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


54

1. Divisi sales & distribution

Tugas utama dari divisi sales yaitu memproses pesanan distributor dan

menjawab pertanyaan distributor mengenai produk rokok yang dipesan seperti

barang yang dikembalikan karena rusak, jadwal pengiriman barang.

Dalam melakukan pemrosesan pesanan, divisi sales mengalami kesulitan

dalam memperoleh informasi yang dapat digunakan untuk mendukung

kelancaran proses transaksi. Informasi yang dibutuhkan oleh divisi sales,

antara lain:

• Data history kredit distributor

Sebelum memproses pesanan distributor, divisi sales harus

menanyakan pada divisi finance mengenai sejarah transaksi

pembayaran seperti apakah distributor sudah melunasi pembayaran,

berapakah limit kredit dari distributor dalam melakukan pembelian.

• Data ketersediaan barang

Pada saat melakukan pemrosesan pesanan distributor, divisi sales

membutuhkan infomasi mengenai katersediaan stok, dimana informasi

ini hanya dimiliki oleh divisi gudang. Seringkali, informasi yang

terdapat pada divisi gudang tidak akurat karena tidak dilakukan

perhitungan stok secara periodik.

• Data perencanaan produksi

Jika produk rokok yang dipesan tidak tersedia, divisi sales harus

menghubungi divisi manufacturing untuk mengetahui perencanaan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


55

produksi, dimana divisi manufacturing harus melakukan pengecekan

terlebih dahulu. Oleh karena itu, proses pesanan tidak dapat langsung

diproses.

• Data invoice dan surat jalan (retur barang)

Jika terjadi pengembalian barang dari distributor, divisi sales

membutuhkan waktu yang cukup lama dalam memproses komplain

distributor karena harus menyesuaikan data invoice dan surat jalan

dengan data sales order , dimana data yang dibutuhkan terdapat pada

divisi manufacturing dan finance.

Selain kesulitan mendapatkan informasi, divisi sales tidak dapat

menggunakan data yang tersedia dalam menyelesaikan pekerjaannya seperti

divisi sales harus melakukan penginputan ulang terhadap data distributor dan

data produksi dalam membuat sales order . Sehingga hal ini dapat menyebkan

kesalahan yang dapat menghambat kelancaran proses transaksi.

2. Divisi marketing

Tugas utama divisi marketing yaitu melakukan pemasaran rokok

saritoga yang baru dan perubahan harga rokok pada distributor melalui email

sehingga distributor dapat mengetahui informasi yang terbatu mengenai rokok

saritoga.

Selain itu, divisi marketing berhubungan langsung dengan media

dalam memasarkan rokok saritoga melalui radio dan surat kabar sehingga

konsumen dapat mengetahui informasi mengenai rokok saritoga seperti jenis

rokok terbaru, dan promosi yang terbaru.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


56

Dalam mendukung strategi pemasaran, manajer marketing

membutuhkan data penjualan yang up to date sehingga manajer marketing

dapat mengetahui setiap produk yang paling sering dibeli oleh konsumen dan

mengetahui apakah penjualan dapat mencapai target penjualan yang telah

ditentukan. Dalam memperoleh data yang dibutuhkan untuk membuat strategi

pemasaran, manajer marketing harus meminta data penjualan pada divisi

sales.

3. Divisi finance & accounting

Divisi ini bertugas untuk mengelola keuangan perusahaan seperti

pendapatan dari penjualan rokok, pengeluaran biaya operasional, dan

perencanaan dan pengalokasian budget untuk biaya operasi. Beberapa

permasalahan terkait dengan ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh

divisi finance & accounting dalam mendukung aktivitasnya, antara lain:

• Pengawasan terhadap account payable

Dikarenakan tidak adanya monitoring terhadap utang PT. Alam

Indomegah terhadap supplier , sehingga pembayaran sering terlambat.

Hal ini menyebabkan terhambatnya pasokan bahan baku yang

dibutuhkan jika terjadi peningkatan demand .

• Pengawasan terhadap account receivable

Dikarenakan tidak adanya pengawasan terhadap utang distributor,

sehingga PT. Alam Indomegah sering terlambat dalam menagih

piutang sehingga informasi tidak tersedia pada saat manajer

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


57

menganalisa data history kredit distributor seperti melakukan

perubahan limit kredit jika distributor sering terlambat membayar

piutang.

• Pencatatan terhadap setiap transaksi yang terjadi

setiap bulan, divisi ini diharuskan untuk membuat laporan keuangan,

dimana laporan keuangan sering terlambat karena mereka harus

mencari data yang diperlukan seperti data pembelian bahan baku, data

pembayaran gaji, data penjualan, dan lain-lain.

4. Divisi human resource development

Divisi ini berfungsi untuk untuk mengelola sumber daya manusia

seperti merekrut karyawan, memberikan pelatihan, dan menempatkan

karyawan sesuai dengan skill karyawan tersebut. Dalam mendukung

aktivitasnya, divisi human resource membutuhkan informasi terhadap

aktivitas yang dilakukan oleh setiap karyawan dalam mengevaluasi kinerja

karyawan, dimana informasi ini tidak tersedia karena tidak adanya sistem

yang melakukan pengawasan terhadap aktivitas karyawan.

5. Divisi manufacturing

Divisi manufacturing bertugas dalam memproduksi rokok, melakukan

pembelian bahan baku, dan membuat perencanaan produksi rokok terkait

dengan jumlah permintaan konsumen. Dalam menjalankan aktivitasnya, divisi

manufacturing kesulitan dalam mendapatkan informasi yang akurat dan tepat

waktu sehingga permintaan dari konsumen tidak dapat terpenuhi. Berikut ini

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


58

informasi yang dibutuhkan oleh divisi manufacturing dalam mendukung

aktivitasnya, antara lain:

• Data ketersediaan produk

Dalam memproduksi rokok, divisi manufacturing perlu mengetahui

ketersediaan stok rokok di gudang, dimana informasi ini tidak akurat

karena tidak dilakukan pemeriksaaan stok secara periodik. Oleh karena

itu dibutuhkan sistem informasi yang dapat melakukan pengawasan

terhadap ketersediaan stok barang.


Divisi manufacturing melakukan perencanaan produksi berdasarkan

estimasi dari manajer, dimana manajer kesulitan untuk mendapatkan

informasi mengenai history produksi dan history penjualan, sehingga

sering kali perencanaan yang sudah dibuat tidak dapat mengatasi

permintaan konsumen yang meningkat setiap tahunnya.

• Data bahan baku

Sama halnya seperti data ketersediaan produk, divisi gudang tidak

melakukan pemeriksaan stok bahan baku secara periodik sehingga

pada saat terjadi peningkatan permintaan dari konsumen, stok bahan

baku tidak tersedia sehingga divisi manufacturing harus melakukan

pemesanan bahan baku pada supplier .

Selain itu dalam melakukan pemesanan bahan baku, divisi

manufacturing membuat purchase order secara manual, dimana

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


59

mereka harus mencari data supplier yang memasok bahan baku yang

dibutuhkan.

• Data penggunaan mesin

Divisi manufacturing tidak melakukan pengawasan secara periodik

terhadap mesin yang digunakan dalam produksi. Hal ini dapat

menyebabkan kerusakan mesin pada saat dibutuhkan dalam proses

produksi, terutama pada saat terjadi peningkatan permintaan dari

konsumen.

6. Divisi product development

Divisi ini bertugas untuk mengembangkan produk rokok saritoga

melalui pemrosesan kombinasi tembakau sehingga menghasilkan jenis rokok

yang baru. Inovasi rokok tidak hanya dari segi rasa dan aroma rokok, tetapi

dapat diperoleh dari perubahan package rokok dan penambahan jumlah rokok

dengan harga yang sama. Dalam mengembangkan produk, divisi product

development membutuhkan informasi mengenai produk yang sudah ada

seperti produk yang paling sering dibeli oleh konsumen, dimana produk

tersebut akan dikembangkan baik itu perubahan package, dan perubahan

aroma. Desain dan komponen terhadap produk yang baru akan dikirimkan ke

divisi manufacturing untuk diproduksi.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


60

Gambar 4.4 Fungsi Bisnis

4.5.2 Matriks Fungsi Bisnis dan Subjek Data

Matriks ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait

dengan aktivitasnya. Setiap fungsi bisnis dapat melakukan perubahan terhadap data

seperti update, membuat file baru, dan menghapus. Data dari setiap divisi hanya dapat

digunakan oleh divisi masing-masing, tidak dapat di share dengan divisi lain

sehingga hal ini menyulitkan setiap divisi dalam melakukan aktivitasnya.

Tabel 4.5 Matrix Fungsi Bisnis

Divisi Subjek Data

Sales • Data distributor

• Data penjualan

• Data jenis rokok dan harga

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


61

• Data keluhan distributor

Marketing • Data penelitian pasar

Finance & accounting • Data keuangan

• Data pembelian (biaya operasi)

• Data penjualan

• Data account receivable

• Data account payable

• Data penggajian

Human resource development • Data karyawan dan buruh pabrik

• Data absensi

• Data pelatihan

Manufacturing • Data produk

• Data bahan baku

• Data supplier


Product development • Data pengembangan produk

4.5.3 Dukungan Sistem Informasi

Dalam mendukung aktivitas karyawan, PT. Alam Indomegah memiliki

aplikasi VB.net, tetapi hanya digunakan untuk divisi manufacturing dan divisi

finance & accounting dalam pengelolaan transaksi. Sebagian besar divisi masih

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


62

menggunakan aplikasi Microsoft Office dalam mendukung aktivitasnya, seperti

Microsoft excel digunakan untuk membuat sales order dan surat jalan, Microsoft

office digunakan untuk membuat dokumentasi keluhan pelanggan.

Divisi manufacturing menggunakan aplikasi VB.net hanya sebatas pada

pemesanan bahan baku, dimana karyawan menggunakan aplikasi ini untuk membuat

purchase order pada supplier . Sedangkan, divisi finance & accounting menggunakan

aplikasi VB.net untuk mengelola transaksi keuangan, seperti pencatatan pembayaran

distributor. Dapat disimpulkan bahwa sistem infomasi digunakan masih sederhana

dimana digunakan untuk membantu dalam pengelolaan transaksi. Oleh karena itu,

dibutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung pengendalian terhadap produksi

dan proses transaksi dimana setiap informasi yang dihasilkan oleh setiap divisi dapat

dishare pada divisi lain dalam mendukung aktivitasnya.

4.6 Perangkat Keras & Perangkat Lunak

Berdasarkan wawancara yang kami lakukan kepada pemilik perusahaan,

diperoleh informasi daftar perangkat keras dan perangkat lunak (aplikasi) yang

digunakan untuk seluruh proses bisnis yang digunakan oleh PT. Alam Indomegah

sampai saat ini. PT. Alam Indomegah masih belum menggunakan IT dengan

maksimal dalam menjalankan proses bisnisnya.

Perangkat keras dan aplikasi yang digunakan masih sangat sedikit sekali

sehingga menyebabkan banyak proses bisnis yang masih lambat. Berikut adalah

daftar perangkat keras dan aplikasi pada PT. Alam Indomegah:

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


63

Tabel 4.6 Daftar Perangkat Keras

Jenis Spesifikasi Fungsi

Server • Processor: Intel®

Xeon® Processor E5620

(Quad-Core 2.4GHz)

• Memory: 4GB DDR3

RAM (1x4GB)

• Hard Drive: Hot-swap

SAS/SATA (2.5")

• RAID: Controller

ServeRAID M1015

• Disk Bays: 16/16

• Disk Drive: Up to ^16 x

2.5"

Untuk mengintegrasikan

departemen finance dan

pengadaan stok barang.

Client Intel Dual Core E2160 1.8 GHz

RAM 2GB DDR2

Harddisk160 Gb SATA

Network Card 100Mbps

Untuk pekerjaan sehari-

hari seperti input data,

melakukan perhitungan.

Switch 3 Accton switches; 10/100Mbps

24 ports

Untuk menghubungkan

antar computer klien

Cable Modem D-link DSL Koneksi kabel internet ke

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


64

Telkom vision

Router TP-Link ADSL Koneksi internet ADSL.

UPS HP Smart, 750VA Daya cadangan.

Mesin Absensi Time Clock Coper Evaluasi jam kerja

karyawan untuk

penggajian.

Tabel 4.7 Daftar Aplikasi

Aplikasi Platform Fungsi

Microsoft Office

2007

Windows XP Digunakan untuk membuat dokumen,

pembuatan jurnal.

VB.Net Windows XP Digunakan untuk aplikasi finance dan

pengadaan bahan baku

4.7 Infrastruktur Jaringan

Infrastruktur jaringan yang ada masih sangat sederhana dikarenakan proses

bisnis yang belum menggunakan IT dengan maksimal. Mengacu kepada wawancara

yang telah dilakukan, diinformasikan bahwa hanya ada 60 komputer klien dan 15

laptop yang saling terhubung dengan switch, scanner , modem dan multi-function

devices yang digunakan untuk melakukan proses bisnis dan memudahkan mentransfer

informasi-informasi penting ke kantor cabang di Jakarta, Bandung dan Pekalongan.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


65

Gambar 4.5 Infrastruktur Jaringan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


66

4.8 Rekomendasi Strategi SI

4.8.1 Portfolio Masa Depan

Gambar 4.6 Portfolio Masa Depan

Keterangan :

(*) : Applikasi yang sedang berjalan

($) : Rekomendasi aplikasi yang mendukung kegiatan

operasional PT. Alam Indomegah

• Support

Dalam mendukung kegiatan operasional, PT Alam Indomegah

menggunakan beberapa aplikasi seperti aplikasi finance, pengadaan bahan

baku, VB.net dan Microsoft Office Setiap aplikasi hanya memudahkan

pengelolaan transaksi yang terjadi

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


67

• Factory

ERP dapat meningkatkan daya saing dari PT. Alam Indomegah, dimana

dapat mengintegrasikan data dan proses dari setiap divisi sehingga dapat

mengakses data secara real time seperti mengetahui ketersediaan produk

tanpa harus menghubungi divisi gudang, selain itu, memproses pesanan

pelanggan dengan cepat, dimana divisi sales tidak harus melakukan

penginputan data yang dibutuhkan dari awal, mereka dapat memilih data

yang sudah tersedia. Selain peningkatan dari kinerja operasional, ERP

memberikan dukungan dalam pengelolaan informasi yang dapat

digunakan untuk melakukan perencanaan bisnis seperti manajer produk

dapat mengetahui berapa jumlah rokok yang harus diproduksi dari data

penjualan yang terjadi, selain itu manajer penjualan dapat merubah

strategi pemasaran dari data penjualan di daerah untuk meningkatkan

penjualan rokok Saritoga.

4.8.2 ERP

ERP adalah suatu proses mengintegrasikan semua fungsi bisnis dan proses –

proses di dalam organisasi untuk mencapai beberapa macam manfaat, seperti

pengentrian data hanya dimasukkan satu kali, hal ini dapat mengurangi data ganda,

menghemat waktu sehingga mengurangi biaya gaji karyawan dan overhead .

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


69

depan. Seperti kita ketahui, akan terdapat beberapa permasalahan integrasi

jika PT. Alam Indomegah melakukan menger dengan perusahaan lain, PT.

Alam Indomegah akan menghadapi masalah seperti skalabilitas,

infrastruktur IT yang baru, dan perbedaan budaya organisasi. Selain itu,

integrasi ERP tidak disarankan apabila PT. Alam Indomegah membutukan

fleksibilitas untuk sukses atau proses produksi yang sering berubah.

PT. Alam Indomegah perlu mengeksploitasi teknologi komputer dan

komunikasi untuk mengintegrasikan sistem ERP dengan aplikasi E-

business. Seringkali, penambahan hardware yang baru dan spesialis yang

berpengalaman dalam ERP dibutuhkan untuk menjalankan sistem ERP.

Tergantung dari ukuran besarnya perusahaan dan modules yang di install,

Biaya implementasi ERP dapat mencapai 10 milliar dan implementasi

ERP membutuhkan waktu 2 tahun.

• Sumber Daya Manusia

Seperti kita ketahui, sistem ERP yang diimplementasikan digunakan oleh

karyawan dalam menjalankan kegiatan PT. Alam indomegah, sehingga

filosofi dan gaya kepemimpinan karyawan tersebut neniliki peran penting

dalam proses implementasi ERP. Berdasarkan penelitian yang ada,

dukungan dan komitmen dari top manajemen sangat penting dalam

kesuksesan implementasi ERP. Seringkali, dewan eksekutif dan komite

yang terdiri dari top manajemen melakukan pengembangan perencanaan

dan pengelolaan IT .

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


70

Pada umumnya, karyawan waspada terhadap perubahan dalam proses

bisnis, dimana karyawan yang menolak terhadap implementasi ERP

menunjukkan karyawan tersebut memiliki kinerja yang tidak terlalu baik.

Oleh karena itu, untuk meningkatkan tingkat kesuksesan implementasi

ERP, dan untuk mengurangi penolakan perubahan, karyawan yang paham

terhadap kegiatan proses bisnis PT. Alam Indomegah harus dilibatkan

dalam semua tahap implementasi ERP. Selain itu, karyawan juaga harus

diberikan pelatihan menganai instalasi ERP sepeti pengenalan dasar

tehadap ERP meliputi modul yang terdapat di ERP, arsitektur ERP dan

cara kerja dari sistem ERP. Selama sesi pelatihan, penting untuk

membahas masalah-masalah manajerial yang dihadapi dan untuk

membentuk suatu pemahaman dasar mengenai integrasi sebelum

pelaksanaan implementasi ERP.

• Perubahan Proses di PT. Alam Indomegah

Terdapat 8 proses yang dapat digunakan manajer untuk melakukan

perubahan, antara lain:

1. Membuat visi perubahan yang dapat dicapai dan dijalankan oleh

PT. Alam Indomegah.

2. Mendefinisikan strategi perubahan untuk menilai kesiapan

perubahan yang akan terjadi di PT. Alam indomegah, untuk

memilih konfigurasi perubahan yang terbaik, dan pengelolaan

terhadap perubahan tersebut.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


72

Contohnya Apakah organisasi sangat ambisius dalam melakukan

perubahan perusahaan secara menyeluruh akan menggunakan integrasi

secara menyeluruh atau apakah organisasi menggunakan strategi franchise

dari integrasi parsial melintasi beberapa divisi dengan proses yang sama.

Pada umumnya, pendekatan franchise digunakan pada perusahaan yang

memiliki beberapa unit bisnis dimana setiap unit bisnis memiliki proses

bisnis yang berbeda. Setiap unit bisnis memiliki paket software ERP dan

database masing-masing sehingga mereka dapat salaing berbagi

informasi. Hal ini merupakan strategi yang baik bagi perusahaan yang

ingin kemudahan dalam implementasi ERP dengan memulai dari instalasi

pilot dan perlahan-lahan berpindah ke unit bisnis lain. Pendekatan lain

dapat digunakan uleh perusahaan kecil yang ingin mengimplementasi

ERP, dimulai dengan beberapa proses inti atau modul tertentu. Proses-

proses tersebut membutuhkan sedikit perubahan, sehingga tidak

menggagu aktivitas perusahaan sehari-hari. Tetapi pendekatan tersebut

jarang memberikan hasil yang maksimal pada perusahaan.

Semakin besar suatu perusahaan maka semakin kompleks proses bisnis

yang dimilikinya dan tingkat kesulitan yang tinggi dalam

mengimplementasi ERP di perusahaan tersebut. Untuk menjaga

kelancaran proses transisi dari proses bisnis dan operasi, sebaiknya

perusahaan menggunakan integrasi simultaneous.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


73

4.8.3 Modul ERP

Berdasarkan permasalhan pada bab I, ERP dapat mengintegrasikan data dan

proses dari setiap divisi sehingga memudahkan karyawan dalam mendapatkan

informasi yang dibutuhkan dan menggunakan informasi tersebut dalam mendukung

aktivitasnya. Berikut ini, beberapa modul yang dibutuhkan PT. Alam Indo Megah

dalam mengatasi permasalahan, antara lain:

1. Modul sales and distribution

Modul ini digunakan oleh divisi sales untuk memproses pesanan

distributor dan menangani komplain distributor seperti retur barang. Pada saat

distributor melakukan pemesanan rokok, divisi sales tidak perlu mengecek

history kredit pelanggan, karena modul ini akan memberikan warning jika

distributor sudah di blacklist atau pembelian melebihi limit kredit. Selain itu,

modul ini akan memberikan warning jika divisi sales memasukkan kuantitas

barang melebihi stok yang tersedia. Ketika produk yang dipesan tidak

tersedia, divisi sales dapat melihat list barang yang ingin diproduksi dan

mengupdate list tersebut.

Dengan penggunaan ERP, divisi sales tidak perlu melakukan

penginputan manual dalam mengisi form sales order , dimana divisi sales

dapat memilih data yang tersedia sehingga hal ini dapat mengurangi kesalahan

karyawan yang dapat menghambat proses transaksi. Selain itu, jika terdapat

komplain dan pertanyaan dari distributor, divisi sales dapat memperoleh

informasi secara cepat. Contoh, jika distributor mengeluh mengenai rokok

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


74

yang rusak, divisi sales dapat melihat list sales order dari distributor tersebut

dimana di list tersebut terdapat invoice dan surat jalan atas sales order

tersebut, sehingga komplain distributor dapat langsung diproses tanpa perlu

menanyakan pada divisi finance yang membuat invoice dan divisi

manufacturing yang membuat surat jalan.

2. Modul marketing

Modul ini digunakan divisi marketing untuk menginformasikan

mengenai produk terbaru dan perubahan harga melalui direct mailing

sehingga divisi marketing tidak perlu menanyakan data distributor pada divisi

sales. Selain itu, dalam mendukung perencanaan pemasaran, manajer

marketing dapat melihat informasi penjualan sehingga dapat mengetahui

apakah penjualan sudah mencapai target penjualan.

3. Modul finance & accounting

Modul ini digunakan oleh divisi finance dalam mengelola keuangan

PT. Alam Indomegah. Berikut ini beberapa fungsi yang terdapat dalam modul

ini antara lain:

• Monitoring terhadap account payable

Sistem akan memberikan warning jika utang sudah mendekati tanggal

jatuh tempo, sehingga divisi finance dapat segera memproses

pembayaran pada supplier sehingga tidak menghambat proses

pembelian bahan baku.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


75

• Monitoring terhadap account receivable

Sistem akan memberikan warning jika piutang distributor sudah

mendekati tanggal jatuh tempo sehingga divisi finance dapat segera

memproses penagihan pada distributor. Data ini digunakan oleh

manajer finance dalam menganalisa kredit dari setiap distributor

seperti melakukan blacklist pada distributor yang melebihi limit kredit

dan merubah limit kredit jika distributor tersebut sering telat

melakukan pembayaran. Data kredit distributor tersebut dapat

digunakan oleh divisi sales dalam memproses transaksi distributor.

• Pencatatan transaksi terjadi

Setiap transaksi yang diinput ke dalam sistem, akan dimasukkan ke

dalam general ledger secara otomatis dimana manajer finance &

accounting dapat memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhannya.

• Budgeting

Modul ini juga dapat membantu divisi finance & accounting dalam

menyusun budget yang akan digunakan PT. Alam Indomegah dalam

menginvestasikan IT/IS di masa depan.

4. Modul human resource

Modul ini digunakan oleh divisi human resorce untuk mengelola

sumber daya manusia, dimana divisi human resource development dapat

mengetahui aktivitas dari setiap karyawan yang berkerja sehingga karyawan

yang memiliki kinerja kurang baik dapat ditingkatkan. Selain itu, modul ini

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


76

dapat memonitoring terhadap absensi karyawan sehingga data tersebut dapat

digunakan oleh divisi finance dalam mengkalkulasikan pembayaran gaji pada

karyawan dan buruh.

5. Modul manufacturing

Modul ini digunakan oleh divisi manufacturing untuk membantu

aktivitasnya dalam mengendalikan proses produksi. Berikut ini beberapa

fungsi dari modul ini antara lain:

• Monitoring terhadap bahan baku dan persediaan stok

Modul ini akan melakukan pengawasan terhadap bahan baku dan

persediaan produk, jika sudah mencapai critical level, sistem akan

memberikan warning mengenai jumlah persediaan yang ada. Selain

itu, persediaan bahan baku akan disesuaikan dengan rencana produksi,

jika terjadi peningkatan produksi sistem akan memberikan warning

bahwa stok bahan baku tidak dapat mencukupi rencana produksi yang

sudah ditentukan

• Monitoring terhadap lead time produksi dan biaya ( Bill of Material)

Modul ini dapat digunakan untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan

untuk memproses setiap jenis rokok dan biaya karyawan yang

dikeluarkan dalam memproduksi rokok tersebut, sehingga manajer

manufacturing dapat mengetahui jumlah rokok yang dapat diproduksi

dalam 1 hari dan biaya buruh yang harus dibayar. Selain itu, BOM

dapat digunakan untuk memproses purchase order secara otomatis

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


77

sehingga divisi manufacturing tidak perlu mencari data material dari

setiap jenis produk rokok yang dipesan dan mencari data supplier yang

menjual material tersebut.

• Monitoring terhadap penggunaan mesin

Modul ini akan memberikan informasi mengenai penggunaan mesin

produksi dan akan memberikan warning jika mesin tersebut akan

rusak. Berdasarkan informasi tersebut, divisi manufacturing dapat

melakukan maintenance terhadap mesin tersebut sehingga proses

produksi tidak terhambat jika terjadi peningkatan permintaan dari

konsumen.

• Perencanaan produksi rokok

Modul ini digunakan untuk mengoptimalkan kapasitas produksi terkait

dengan demand yang ada. Perencanaan produksi akan diestimasi

berdasarkan history jumlah produksi dan penjualan yang terjadi, jika

terdapat deficit , divisi manufacturing akan menambahkan kapasitas

jumlah produksi berdasarkan selisih sales dan jumlah produksi. Selain

itu, juga akan memberikan informasi terhadap peningkatan demand di

masa depan berdasarkan data yang ada sehingga manajer

manufacturing dapat menyusun rencana produksi dalam mengatasi

demand tersebut.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


78

6. Modul product life cycle management

Modul ini digunakan oleh divisi product development dalam

mengembangkan jenis rokok yang baru. Dengan modul ini, divisi product

development dapat memonitoring siklus hidup dari setiap jenis produknya

terkait dengan permintaan konsumen. Selain itu dapat mempercepat proses

pengembangan rokok dan biaya yang digunakan dalam proses pengembangan

rokok.

4.8.4 Manfaat ERP untuk perusahaan

Keuntungan-keuntungan dengan menggunakan ERP bagi perusahaan antara

lain :

• Menghilangkan input data duplikasi yang selama ini biasa dilakukan secara

manual oleh perusahaan.

• Menyediakan informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan.

• Lebih cepat dalam pencarian data yang sudah lama apabila diperlukan.

• Dengan pelayanan yang cepat dapat memberi kepuasan kepada supplier

dan distributor.

• Sistem informasi menjadi berfungsi untuk membantu proses bisnis.

• Meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan pembelian

stok bahan baku.

• Memberikan hak akses kepada pihak yang berkepentingan untuk setiap

departemen.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


79

• Mempercepat Return of investment pada implementasi TI.

Dari manfaat ERP diatas dapat dilakukan pengukuran efektifitasnya dengan

menggunakan IT balance scorecard . Berdasarkan batasan ruang lingkup yang ditulis

pada Bab I, hanya dibahas cara bagaimana IT balance scorecard dapat mengukur

efektifitas.

Berikut adalah langkah-langkah bagaimana pengukuran efektifitas

menggunakan IT balance scorecard menurut Matison et al (1999), antara lain:

Penyusunan IT Balance scorecard

• Analisis Critical Success Factor (CSF )

Rockart mendefinisikan CSF sebagai jumlah terbatas dari area, dimana

hasil yang diharapkan akan memastikan performa kompetitif yang

sukses dari organisasi. Oleh karena itu, CSF merupakan aktivitas yang

selalu menerima perhatian yang konstan dan hati-hati dari pihak

manajemen. Critical success factor dari PT. Alam Indomegah dapat

berdasarkan analisa value chain dan five forces. Output dari CSF akan

dijadikan tolak ukur dalam mengukur 4 perspektif dalam IT balance

scorecard .

• Proses penyusunan IT Balance scorecard

IT balance scorecard terdiri dari 4 perspektif, dimana menjelaskan

beberapa hal berikut ini:

Perspektif orientasi pengguna

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


80

Perspektif yang menjelaskan penilaian pengguna terhadap

ERP seperti penyediaan informasi yang akurat dan tepat

waktu sesuai dengan kebutuhan departemen penjualan

dalam memberikan respon terhadap pelanggan.

Perspektif kontribusi organisasi

Perspektif yang menangkap nilai bisnis dari investasi ERP

yang telah dilaksanakan oleh PT. Alam Indomegah.

Perspektif keunggulan Operasi

Perspektif yang menjelaskan efektifitas dan efesiensi dari

ERP yang digunakan dalam mendukung proses bisnis PT.

Alam Indomegah.

Perspektif orientasi di masa depan

Perspetif yang menjelaskan pengembangan yang

berkelanjutan terhadap ERP dan antisipasi atas

permasalahan yang dapat terjadi di masa depan.

Tabel 4.8 IT Balance Scorecard

Orientasi Pengguna Kontribusi Organisasi

Misi

ERP dapat memberikan nilai

tambah terhadap produk bagi

pengguna akhir (pelanggan)

Misi

ERP memiliki kontribusi

terhadap proses bisnis PT.

Alam Indomegah

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


81

Sasaran

• Kepuasan pengguna

•

Performa tingkat

layanan

Sasaran

• Nilai bisnis dan

kontribusi

• Pengedalian investasi

ERP

Keunggulan Operasi Orientasi di masa depan

Misi

ERP dapat menjadikan proses

bisnis berjalan secara efesien

dan efektif

Sasaran

• Efektifitas dan efesiensi

• Mengurangi

permasalahan dalam

transaksi

• Keamanan

Misi

mengembangkan kapabilitas

internal untuk pembelajaran,

inovasi dan eksploitasi

terhadap peluang yang ada di

masa depan

Sasaran

•

Pengelolaan sumber

daya manusia

• Riset teknologi baru

terkait dengan ERP

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


82

• Proses penyusunan matriks IT balance scorecard

Tabel 4.9 Scorecard orientasi pengguna

Objektif Pengukuran

Kepuasan pengguna - Kemudahan dalam memahami setiap

fungsi yang terdapat di ERP

- Kepuasan pengguna terhadap

efektifitas ERP

Perfoma tingkat layanan - Respon terhadap penanggulangan

masalah

- Layanan operasional sesuai dengan

Service Level Agreement

Tabel 4.10 Scorecard kontribusi organisasi

Objektif Pengukuran

Nilai bisnis dan kontribusi - Nilai tambah terhadap bisnis

- Evaluasi berdasarkan pengukuran

yang bersifat financial seperti

ROI , payback period . Selain itu,

dapat juga mengunakan metode

information economics.

Pengendalian investasi ERP - Perbandingan antara biaya yang

dikeluarkan dan budget yang telah

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


83

direncanakan

- Perbandingan antara cost recovery

dan expenses

Tabel 4.11 Scorecard keunggulan operasional

Objektif Pengukuran

Efektifitas dan efesiensi - Waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan order dari

konsumen

- Sumber daya yang diperlukan

dalam menyelesaikan order

konsumen

- Ketersediaan sistem ERP

(availability)

Mengurangi masalah dalam

transaksi

- Kesalahan dalam data entry

- Pengawasan atas penyelesaian

permasalahan

Keamanan - Tidak ada kehilangan data

- Tidak ada kegagalan vital,

dimana tidak dapat direcovery

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


84

Tabel 4.12 Scorecard orientasi di masa depan

Objektif Pengukuran

Pengelolaan sumber daya

manusia

-

Pelatihan terhadap peningkatan

skill karyawan

- Evaluasi perencanaan program

pelatihan pegawai sesuai dengan

kebutuhan

- Peningkatan kinerja karyawan

Riset teknologi baru terkait

dengan ERP

- Persentase budget yang

dikeluarkan dalam

pengembangan ERP

4.9 Perki raan Waktu, Sumber Daya Manusia dan Biaya

Implementasi

Tabel 4.13 Perkiraan Waktu dan Sumber Daya Manusia

Aktivitas Waktu Jumlah Orang

Tahap 1 – Analisa Kebutuhan

perusahaan

10 Hari

Analisa proses bisnis perusahaan 10 Hari

menyiapkan desain dan prototype 10 Hari

Mengindentifikasi hardware dan 5 Hari

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


85

software yang dibutuhkan

Total Analisa Kebutuhan Perusahaan : 35 Hari 10 Orang

Tahap 2 – Pengembangan

Identifikasi data yang dibutuhkan 5 Hari

Mengumpulkan data perencanaan dan

procurement

20 Hari

Mengumpulkan data sumber daya

produksi

20 Hari

Melakukan input dan upload data 5 Hari

Memverifikasi data 5 Hari

Total Pengembangan : 55 Hari 20 Orang

Tahap 3 – pengujian dan pelatihan

Memverifikasi hasil akhir dan jadwal

yang sudah ditetapkan

10 Hari

Memverifikasi modul procurement

dan biaya yang dibutuhkan

10 Hari

Melakukan pengujian ERP 10 Hari

Melakukan pengujian integrasi 10 Hari

Melakukan pengendalian dan

pengawasan terhadap ruang lingkup

kualitas dan waktu

10 Hari

Mengatasi permasalahan yang ada 10 Hari

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


86

Melakukan pelatihan karyawan 90 Hari

Total Pengujian dan Pelatihan : 150 Hari 15 Orang

Tahap 4 – dokumentasi

Melakukan dokumentasi proses

kegiatan

15 Hari

Melakukan dokumentasi atas kegiatan

pelatihan karyawan

15 Hari

Total Dokumentasi: 30 Hari 5 Orang

Tahap 5 – Penggunaan Sistem ERP

Melakukan pemeriksaan atas integritas

data secara periodik

60 Hari

Mengawasi kinerja sistem 60 Hari

Total Penggunaan Sistem ERP: 120 Hari 10 Orang

Pada perencanaan untuk mengimplementasikan ERP pada PT. Alam

Indomegah dibutuhkan waktu dan jumlah sumber daya manusia yang cukup banyak.

Total waktu yang dibutuhkan kurang lebih 1 tahun dan sumber daya manusia yang

dibutuhkan dalam pengimplementasian ERP sebanyak 60 orang dan berikut adalah

kategori sumber daya manusia yang dibutuhkan :

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


87

• 1 Orang konsultan dan 1 orang project manager yang berfungsi untuk

menganalisa kebutuhan perusahaan, menganalisa proses bisnis perusahaan,

desain sistem, dan mengidentifikasikan perangkat keras dan perangkat lunak

yang dibutuhkan.

• 20 Orang untuk mengumpulkan dan menginput data perusahaan yang

sebelumnya dicatat secara manual ke dalam database yang baru. Data tersebut

berguna untuk mencoba sistem running well atau ada yang perlu diperbaiki.

• 23 Orang pelatih untuk membuat modul-modul pada perusahaan dan untuk

mengajarkan menggunakan aplikasi tersebut. Para pelatih tersebut juga

melakukan monitoring kerja sistem setelah running dan kerja sumber daya

manusia.

• 5 Orang dokumentasi untuk merecord semua kegiatan yang dilakukan pada

masa implementasi ERP.

•

10 Orang berfungsi untuk melakukan evaluasi sistem selama sistem

dijalankan

Tabel 4.14 Perkiraan Biaya Implementasi ERP

Biaya tetap Dollar ( $ )

Server Server 40.000

Maintenance - hardware 12% per tahun 4.800

Maintenance - software Lisensing 2.200

Operating System Linux – Open Source Free

ERP Open Source Free

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


88

Pelatihan 3.300

Jasa konsultan 12.000

Project Manager 12.000

Implementator per month 58 * 400 23.200

Total biaya tetap 97.500

Implementasi ERP, baik dari yang produk lokal maupun import, memiliki

beberapa komponen biaya sebagai berikut:

1. Investasi Hardware (OS, Database)

Untuk menjalankan sebuah sistem ERP, biasanya diperlukan

Hardware Server khusus mengingat ERP adalah aplikasi kelas berat yang

tidak akan maksimal apabila dijalankan diatas komputer atau server yang

kemampuannya kurang memadai. Jenis server harus disesuaikan dengan

teknologi yang dipakai oleh aplikasi ERP yang anda pilih. Apabila aplikasi

hanya bisa jalan diatas platform UNIX, maka anda harus membeli server

berbasis UNIX.

Pemilihan server dan perangkat pendukung ini cukup penting, karena

fungsinya yang akan menopang semua proses aplikasi, dimana tidak boleh

terjadi gangguan yang bisa menyebabkan proses implementasi secara

keseluruhan menjadi terganggu.

Selain server biasanya perlu untuk mengupgrade infrastruktur jaringan

agar lebih maksimal, ERP biasanya digunakan oleh hampir seluruh

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


89

departemen diperusahaan, sehingga apabila performa jaringan buruk, akan

berakibat kurang lancarnya proses implementasi. Kebutuhan hardware lain

bisa berupa Storage, VSAT , Modem, Switch, dan lain lain yang bisa berlainan

tergantung dari konfigurasi dan rancangan yang akan diterapkan.

2. Software pendukung (OS, Database)

Software pendukung biasanya berkaitan erat dengan jenis Hardware

yang digunakan serta apliaski ERP yang bersangkutan. Misalnya

menggunakan Server Unix Based , maka akan dimerlukan lisensi OS Unix.

Lisensi untuk OS ini biasanya berdasarkan banyaknya user , sehingga semakin

banyak user akan semakin bertambah harganya. Sebagai gambaran untuk

jumlah 10 user akan dimerlukan dana sekitar USD 2000 untuk OS Windows

Server , dan sekitar USD 5000 untuk OS Unix.

Sebagai alternatif untuk OS yang bisa menghemat dengan

menggunakan Linux, dimana saat ini banyak distro yang cukup handal baik

yang free. Bisa juga menggunakan Linux yang berbayar Seperti RedHat

dengan kisaran harga USD 1000 (unlimited user ).

Kemudian Untuk Database, harus dibeli lisensinya sesuai jenis

database yang didukung oleh aplikasi ERP. Lisensi ini biasanya dihitung per

user , sehingga semakin banyak user , maka harus mengeluarkan investasi yang

lebih besar. Misalnya untuk jumlah 10 user perlu menyediakan dana berkisar

antara USD3000 - USD5000.

Sebagai alternatif bisa dimilih database yang berbasis Open source,

yang digunakan secara free atau dengan budget yang lebih murah.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


90

3. Investasi Lisensi Software ERP

Harga sebuah software ERP propietary umumnya ditentukan

berdasarkan jumlah user serta banyak nya modul yang akan anda gunakan.

Semakin banyak modul yang anda gunakan maka semakin besar harga

lisensinya. Demikian juga dengan jumlah user nya.

Harga software ERP ini sangat bervariasi, mulai dari puluhan juga

rupiah hingga lebih dari USD 200.000,- (sekitar 1,8M) hanya untuk harga

Softwarenya saja.

Selain harga aplikasi ERP tersebut, Vendor ERP propietar y umumnya

juga menerapkan biaya lisensi tahunan, dimana setiap tahun harus

membayar/memperpanjang lisensi. Besarnya kurang lebih antara 16% s/d

20% dari harga software. Jadi misalnya harga software ERP adalah 100 juta,

maka selama memakai software tersebut harus membayar sekitar 20 juta

pertahun.

Sebagai alternatif bisa menggunakan ERP open source seperti

Compiere, Adempier, Openbravo, Web ERP, dan lain lain. Kelebihan dari

open source ERP selain free juga mendapatkan semua modul yang ada. Juga

dapat dipilih ERP open source yang berbayar seperti Compiere Proffesional

Edition, dengan harga sekitar USD 3000 per tahun.

Kelebihan lain dari ERP open source adalah dapat mempelajari benar-

benar dan memastikan bahwa ERP open source tersebut dan memenuhi

kebutuhan perusahaan, tanpa harus mengeluarkan dana terlebih dahulu. Juga

dapat diikuti salah satu trainingnya guna mencoba dan menganalisa kelebihan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


91

dan kekurangan serta mencari format implementasi yang paling tepat untuk

perusahaan.

4. Jasa Implementasi dan Konsultasi

Berikutnya adalah investasi untuk biaya implementasi dan konsultasi.

Dimana biaya ini sangat tergantung dengan jenis ERP yang digunakan, karena

umumnya masing masing software ERP memiliki standard sendiri. Biasanya

konsultan akan menghitung berdasarkan Man/ Days. Man/ Days secara kasar

adalah jumlah orang konsultan yang terlibat serta jumlah hari yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ini juga sangat tergantung

dengan jumlah modul yang akan di implementasikan pada perusahaan.

Misalnya konsultan menghitung bahwa project implementasi di

perusahaan memerlukan 60 Man/ Days dan harga Man/ Days konsultan adalah

USD200, maka biaya implementasinya adalah USD 12,000

Bisa saja dilakukan implementasi sendiri tetapi tidak disarankan.

Dengan melakukan implementasi sendiri, akan menghemat banyak anggaran.

Namun lambatnya implementasi serta kurang fokusnya penanganan yang

sering terjadi (apabila tanpa konsultan) sering menimbulkan kerugian yang

bisa jadi lebih besar jumlahnya.

5. Training

Salah satu kunci keberhasilan implementasi ERP adalah kemampuan

SDM dari para user nya, oleh karena itu proses training menjadi sangat

penting terhadap sukses tidaknya implementasi sebuah ERP. Selain

tergantung dari banyak nya user yang di training, tingkat kesulitan dari ERP

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


92

yang dipakai juga akan mempengaruhi jumlah biaya training yang harus

dikeluarkan. Training yang diberikan adalah training in house dimana trainer

dari luar datang ke perusahaan untuk melatih kariawan dalam menggunakan

applikasi.

6. Support and Maintenance.

Umumnya ERP propietary memberlakukan biaya maintenance

tahunan, tapi ini adalah biaya maintenance software dalam arti untuk support

software, update, patch, dll. Sedangkan untuk perawatan harian, biaya re-

training user, biaya helpdesk support , adalah biaya-biaya lain yang akan

ditambahkan sebagai biaya tahunan.

Biaya ini untuk masing-masing konsultan ERP propietary juga bisa

berbeda-beda. Apabila digunakan ERP open source, maka tidak perlu

membayar biaya lisensi tahunan. Sehingga cukup membeli jasa konsultan

untuk perawatan harian, help-desk support dan lain-lain untuk mendukung

kelancaran dan kelangsungan implementasi ERP.

4.9.1 Alasan ERP Open Source

Berdasarkan perhitungan biaya, disarankan PT. Alam Indomegah untuk

mengunakan ERP open source karena perusahaan dapat menghemat biaya dimana

dana yang tersedia dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan yang lain seperti

upgrade server . Selain dapat menghemat biaya, terdapat beberapa alasan untuk

menggunakan ERP open source, antara lain:

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


93

• Memudahkan karyawan dalam memahami ERP

Selain biaya yang murah, ERP open source memiliki dokumentasi dan

user manual yang dapat digunakan untuk mempelajari dari cara kerja ERP.

Sehingga karyawan dapat menggunakan panduan tersebut, ketika

mengalami kesulitan dalam menggunakan modul-modul yang tersedia.

• Dapat melakukan modifikasi atas hardware yang dibutuhkan

Dengan menggunakan ERP open source, PT. Alam Indomegah tidak

terikat kontrak dengan vendor, dimana PT. Alam indomegah dapat

membeli server dengan harga yang murah. Jika PT. Alam indomegah

membutuhkan server dengan spesifikasi yang lebih tinggi, PT. Alam

indomegah dapat mengganti server tersebut. Sehingga PT. Alam

indomegah dapat mengalokasikan budgetnya untuk kebutuhan yang lain.

• Dapat memodifikasi modul sesuai dengan kebutuhan bisnis

Dikarenakan tidak terikat kontrak dengan vendor, PT Alam indomegah

dapat menambahkan modul-modul sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Contohnya modul customer relationship management untuk memudahkan

pengelolaan distributor dan membangun hubungan yang baik dengan

distributor ketika PT. Alam Indomegahmemiliki distributor yang tersebar

dibeberapa daerah Indonesia.

• Dapat memperbaiki masalah pada software dengan cepat

ERP open sorce menyediakan dokumentasi yang jelas dan user manual

yang dapat digunakan untuk memperbaiki masalah terhadap software. Jika

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


94

PT. Alam indomegah menggunakan ERP proprietary, mereka harus

menunggu vendor untuk menyelasikan masalah yang terjadi.

4.10 Spesifikasi Server

• Database Server dan Application Server :

• 4U Redundant Storage Server

• 2 Server Nodes (SN)

• 24 3.5” dual ported SAS/SATA/SSD disk slots

o 20x 600GB 15K RPM SAS (0-19 slot) (12 TB RAW, 4 TB

Usable)

o 4x 73GB STEC GEN3 SSD (20-23 slot) for redo logs

• 2 Hot-swap redundant power supplies (A249)

• Redundant 5V and 12V disk backplane power

• Independent power, locate buttons and status per SN

• System : 2 node server per sistem

• Prosesor : 2 x 6 core Intel Xeon processors per node server

• Cache per prosesor :

o Level 1 : 32 KB instruksi dan 32 KB data

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


95

o Level 2 : 256 KB unified

o Level 3 : 12 MB shared inclusive

• Main Memory : 96 GB per node server

• Network Configuration :

• Two internal 1-Gigabit Ethernet (GbE) ports (eth0, eth1) as

Private interconnect.

•

Two 1-GbE ports (eth2 and eth3 configured as bond0) for external

client access (public) network

• Two 10-GbE ports (eth8 and eth9 configured as xbond0) for

external client access (public) network

• Four 1-GbE ports (eth4 and eth5 configured as bond 1; eth6 and

eth7 configured as bond2)

• One Ethernet port (NET MGT) for connection to Oracle Integrated

Lights Out Manager (ILOM) Software

• One serial management port (SER MGT) for local ILOM interface

using a terminal or terminal emulator

4.11 Rekomendasi Infrastruktur Jaringan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


96

Gambar 4.7 Rekomendasi Infrastruktur Jaringan

Dari gambar 4.7 dapat dibuat kesimpulan bahwa dalam

pengimplementasian ERP dibagi menjadi 3 tier , yakni :

• Client tier menginput data ke web server yang akan masuk ke Application

tier .

• Application tier menerima data dari client tier dan menampung data di

database server.

• Database Tier dapat menampung data yang dikirimkan dari application

tier , kemudian di back up pada tape back up (SAN Storage).

Keuntungan yang diberikan dari infrastruktur jaringan yang

direkomendasikan, antara lain :

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


97

• Kecepatan dalam pengolahan data akan lebih cepat jika dibandingkan

dengan tier pada infrastruktur jaringan digabung seperti pada infrastruktur

jaringan yang lama.

• Keamanan data diberikan karena adanya back up data atau disaster

recovery. Ini penting dikarenakan lokasi kantor pusat PT. Alam

Indomegah berdekatan dengan pabrik.

• Data base dapat digunakan kapan saja untuk memenuhi permintaan top

management dalam perolehan informasi secara cepat dan tepat serta up to

date sekalipun sistem sedang mengolah data.

4.12 Identi fikasi Aktor dan Use case

Untuk mempermudah menemukan objek kita dapat melihat pada diagram

pabrik. Gambar 4.7 merupakan diagram konteks pabrik yang merupakan pihak-pihak

yang terkait dengan pabrik baik dari luar maupun dari dalam pabrik.

Dari gambar terlihat bahwa supplier mempunyai hubungan dengan divisi

produksi dimana divisi ini membeli bahan mentah kepada supplier . Kemudian bahan

mentah tersebut dimasukkan kedalam gudang dan dicatat sebagai data dari gudang.

Selain itu divisi produksi juga melihat sistem informasi untuk mendapatkan

informasi bahan apa yang harus dibeli dan memberikan informasi tentang harga

bahan, karakteristik bahan, jumlah yang dibeli, dan lain-lain.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


98

Gambar 4.8 Diagram Konteks

(Sumber : Henderson, J. C., & Venkatraman, N. (1999)

IBM Systems Journal)

Divisi produksi mengambil bahan mentah mengambil bahan mentah dari

gudang dan memproduksinya menggunakan mesin produksi. Divisi ini melihat

informasi tentang apa yang harus diproduksi dan memberi informasi produk yang

telah selesai, jumlah, stok barang, dan lain-lain.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


99

Gambar 4.9 Use Case

Dari gambar use case diatas dapat dijabarkan dalam tabel berikut ini :

Tabel 4.15 Use case

Aktor Use case

Divisi Produksi 1. Mencari informasi tentang bahan baku

2. Mencari informasi tentang barang yang ingin

diproduksi

3. Mencari informasi tentang stok hasil produksi

4. Memasukkan data pembelian bahan baku (jenis,

jumlah, harga, dan kualitas)

5. Memasukkan data tentang rencana produksi (tanggal

produksi, jumlah, jenis, dan kualitas)

6. Memasukkan data hasil produksi (tanggal produksi,

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


100

jumlah, jenis, dan kualitas)

7. Memasukkan data tentang pengiriman produk (tanggal

pengiriman, waktu pengiriman, jenis barang, jumlah,

daerah pengiriman)

Divisi Penjualan 1. Memasukkan data pesanan (nama, alamat, tanggal,

jenis, harga, waktu pengiriman)

2. Memasukkan data pelanggan (nama, alamat, jenis

produk, harga, dan lain-lain)

3. Memasukkan data keluhan (nama, alamat, jenis,

kualitas, harga)

4. Mencari informasi tentang ketersediaan produk (jenis,

jumlah, harga)

5. Mencari informasi tentang pengiriman (daerah

pengiriman, jenis, jumlah, harga, dan waktu

pengiriman)

Divisi keuangan/

akuntansi

1. Mencari informasi yang berkaitan dengan keuangan

(pembelian bahan baku, pembelian alat-alat pabrik,

pembayaran gaji, data penjualan, dan pemasukan serta

pengeluaran lainnya)

2. Memasukkan data yang berkaitan dengan keuangan

Manager 1. Mencari informasi yang berkaitan dengan rencana-

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


101

rencana

2. Mencari informasi tentang modal (harga bahan

mentah, perkiraan biaya produksi)

3. Mencari informasi yang berkaitan dengan pelanggan

(keluhan, harga, jumlah, alamat/daerah)

4. Mencari informasi tentang keuangan

5. Mencari informasi tentang hal-hal baru

Gudang 1. Memasukkan informasi tentang stok bahan baku

2. Memasukkan informasi tentang stok hasil

produksi(tanggal produksi, jumlah, jenis, dan kualitas)

3. Memasukkan stok produksi yang masuk dan keluar

(tanggal masuk/keluar produk, jumlah, jenis, dan

kualitas)

Divisi penjualan berhubungan langsung dengan pelanggan, serta mencatat

informasi tentang pelanggan seperti karakteristik, pesanan, jumlah, waktu yang

diinginkan, harga, dan lain-lain.

Divisi keuangan membutuhkan informasi untuk mencatatnya dalam

pembukuan pabrik serta memberikan laporan-laporan kepada manajer. Dan manager

membutuhkan informasi untuk penerapan strategi dan mengontrol jalannya pabrik.

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


102

Divisi gudang memberikan request kepada divisi produksi dimana divisi

gudang harus mengupdate setiap bahan yang keluar dan memasukkan data hasil

produksi, jumlah, jenis, stok barang, dan lain-lain.

Setelah mengidentifikasi aktor dan use case ini maka selanjutnya akan

diidentifikasikan fungsi-fungsi yang ada dalam seluruh sistem.

4.13 Diagram Model Use case

Setelah pembuatan model use case maka setiap use case didokumentasikan

seperti tabel-tabel berikut.

Tabel 4.16 Mencari Informasi tentang Bahan Baku

Aktor: Divisi Produksi

Nama Use case: Mencari informasi tentang bahan baku

Deskripsi: Menggambarkan proses yang dilakukan ketika divisi

produksi mencari informasi tentang bahan baku

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi mencari

informasi tentang bahan baku

2. Informasi ini berupa tabel atau grafik yang

menampilkan jumlah bahan baku yang dipesan,

jumlah ketersediaan bahan baku, dan rencana

produksi

3. Data-data tersebut diambil dan diproses masing-

masing divisi

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


103

4. Informasi ini adalah informasi terbaru yang

diberikan oleh gudang

Kondisi awal: Proses pencarian informasi bahan baku

Kondisi akhir: Tampilan informasi persediaan bahan baku

Tabel 4.17 Mencari Informasi Barang yang ingin diproduksi


Nama Use case: Mencari informasi barang yang ingin diproduksi


produksi mencari informasi informasi barang yang ingin

diproduksi

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika divisi produksi

mendapatkan informasi barang yang ingin

diproduksi

2. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan data

pesanan dan data stok hasil produksi

3. Tampilan dapat berupa tabel yang menunjukan

perbandingan antara pesanan dan persediaan yang

ada.

4. Data-data tersebut merupakan data terbaru yang

dimasukkan oleh divisi penjualan

Kondisi awal: Proses pencarian informasi barang yang ingin diproduksi

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


104

Kondisi akhir: Tampilan informasi tentang barang yang ingin diproduksi

Tabel 4.18 Mencari Informasi tentang Stok Hasil Produksi


Nama Use case: Mencari informasi tentang stok hasil produksi


produksi mencari informasi informasi stok hasil produksi


mendapatkan informasi stok hasil produksi

2. Pencarian dapat dilakukan dengan nama produk

3. Tampilan dapat berupa tabel ketersediaan produk

atau jika nama produk yang dicari akan

menampilkan data mengenai produk tersebut

4.

Informasi terbaru yang didapatkan segera diupdate

dan dapat diakses oleh setiap divisi

5. Dapat juga melihat rencana produksi yang akan

dilakukan

Kondisi awal: Proses pencarian informasi stok hasil produksi

Kondisi akhir: Tampilan informasi tentang hasil stok produksi atau

rencana produksi

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


105

Tabel 4.19 Memasukkan Data Pembelian Bahan Baku


Nama Use case: Memasukkan data pembelian bahan baku


produksi memasukkan data pembelian bahan baku


memasukkan data pembelian bahan baku

2. Disediakan tempat untuk mengisi data pembelian

bahan baku

3. Jika ada bahan baku yang dipakai maka harus

mengisi data pemakaian bahan baku

4. Menyimpan data yang diinput

Kondisi awal: Proses memasukkan data pembelian

Kondisi akhir: Penyimpanan data pembelian

Tabel 4.20 Memasukkan Data tentang Rencana Produksi


Nama Use case: Memasukkan data tentang rencana produksi


produksi memasukkan data rencana produksi


memasukkan rencana produksi

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


106

2. Disediakan tempat untuk mengisi data rencana

produksi

3.

Data dimasukkan sesuai dengan tanggal yang

tertera


Kondisi awal: Proses memasukkan data rencana produksi

Kondisi akhir: Penyimpanan data rencana produksi

Tabel 4.21 Memasukkan Data Hasil Produksi


Nama Use case: Memasukkan data hasil produksi


produksi memasukkan data rencana produksi


memasukkan data hasil produksi

2. Disediakan tempat untuk mengisi data hasil

produksi

3. Setelah data ditulis maka ada konfirmasi akan

disimpan atau dibatalkan


Kondisi awal: Proses memasukkan data hasil produksi

Kondisi akhir: Penyimpanan data hasil produksi

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


107

Tabel 4.22 Memasukkan Data tentang Pengiriman Produk


Nama Use case: Memasukkan data tentang pengiriman produk


produksi memasukkan data pengiriman produk


memasukkan data pengiriman produk

2. Disediakan tempat untuk mengisi data pengiriman

produk

3. Data pengiriman produk sesuai dengan produk

pesananan


Kondisi awal: Proses memasukkan data pengiriman produk

Kondisi akhir: Penyimpanan data pengiriman

Tabel 4.23 Memasukkan Data Pesanan

Aktor: Divisi Penjualan

Nama Use case: Memasukkan data pesanan


penjualan memasukkan data pesanan

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualaan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


108

memasukkan data pesanan

2. Data pesanan dimasukkan sesuai dengan ketentuan

pabrik

3. Data tidak dapat diproses jika jumlah pesanan

melebihi ketentuan

4. Data pesanaan tidak dapat diisi jika pelanggan

belum melunasi pesanan sebelumnya

5. Data tersebut dicocokan dengan data yang

diupdate oleh gudang

6. Jika produk ada maka data dapat dicatat, jika

produk tidak ada maka akan dicocokkan dengan

informasi stok produk yang di isi oleh gudang.

Jika tidak ada juga maka produk tidak dapat

dipesan

7. Data pesanan yang sudah dilunasi tidak dapat

dirubah kecuali atas izin manajer

8. Setelah data pesanan dicatat dengan lengkap, data

tersebut dapat disimpan dan dibatalkan

9. Data tersebut diberikan ke divisi produksi dan

divisi keuangan untuk diprosesm pesanan tersebut

dicetak dalam bentuk nota

Kondisi awal: Proses memasukkan data pesanan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


109

Kondisi akhir: Pencetakan nota

Tabel 4.24 Memasukkan Data Pelanggan


Nama Use case: Memasukkan data pelanggan


penjualan memasukkan data pelanggan

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika divisi penjualan

memasukkan data pelanggan

2. Dapat membuka file pelanggan

3. Telah disediakan tempat untuk mengisi data

pelanggan

4. Dapat merubah atau menghapus data pelanggan

yang sudah ada

5. Simpan data atau batalkan penyimpanan data

Kondisi awal: Membuka file baru

Kondisi akhir: Penyimpanan data pelanggan

Tabel 4.25 Memasukkan Data Keluhan


Nama Use case: Memasukkan data keluhan

Deskripsi: Memasukkan data keluhan pelanggan sebagai

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


110

pertimbangan atau masukkan untuk pihak manajemen


mencari data keluhan pelanggan

2. Pencarian dapat berdasarkan nama/alamat

3. Akan tampil data pelanggan dan tempat untuk

mencatat keluhan pelanggan


Kondisi awal: Mencari data keluhan

Kondisi akhir: Penyimpanan data keluhan

Tabel 4.26 Mencari Informasi tentang Ketersediaan Produk


Nama Use case: Mencari informasi tentang ketersediaan produk


penjualan dalam mencari informasi ketersediaan produk


mencari informasi ketersediaan produk

2. Pencarian dapat dilakukan dengan nama produk

3. Tampilan berupa grafik ketersediaan produk

4. Informasi yang didapat adalah informasi terbaru

yang dimasukkan oleh divisi produksi

5. Dapat melihat rencana produksi yang akan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


111

dilakukan

Kondisi awal: Proses mencari informasi ketersediaan produk

Kondisi akhir: Tampilan informasi tentang keterserdiaan produk atau

rencana produksi

Tabel 4.27 Mencari Informasi Tentang Pengiriman


Nama Use case: Mencari informasi tentang pengiriman


penjualan mencari informasi pengiriman


mencari informasi pengiriman produk

2. Pencarian dapat dilakukan dengan nama / alamat /

daerah / pengiriman / tanggal pengiriman

3. Tampilan data-data mengenai pengiriman serta

rencana pengiriman terbaru

Kondisi awal: Proses mencari informasi pengiriman

Kondisi akhir: Tampilan informasi pengiriman

Tabel 4.28 Mencari Informasi yang berkaitan dengan Keuangan

Aktor: Divisi Keuangan

Nama Use case: Mencari informasi yang berkaitan dengan keuangan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


112


keuangan mencari informasi keuangan

Keadaan normal: 1.

Use case ini bekerja ketika divisi keuangan

mencari informasi keuangan

2. Tampilan segala jenis informasi yang berpengaruh

dengan keuangan

3. Tampilan dapat dicetak oleh divisi keuangan

4. Untuk hal seperti nota atau bon dicetak dalam

format yang sudah ditentukan

Kondisi awal: Proses mencari informasi keuangan

Kondisi akhir: Tampilan informasi atau hasil cetakan

Tabel 4.29 Memasukkan Data yang berkaitan dengan Keuangan

Aktor: Divisi Keuangan

Nama Use case: Memasukkan data yang berkaitan dengan keuangan


keuangan memasukkan data mengenai keuangan

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika divisi keuangan

memasukkan data mengenai keuangan

2. Disediakan aplikasi yang dapat membuat informasi

mengenai likuiditas, working capital, keuntungan,

pemanfaatan asset , cash flow dan modal

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


113

perusahaan

3. Memilih aplikasi dan mengisi data-datanya

4.

Data tersebut disimpan

Kondisi awal: Proses memasukkan data keuangan

Kondisi akhir: Penyimpanan data keuangan

Tabel 4.30 Mencari Informasi Pelanggan

Aktor: Manajer

Nama Use case: Mencari informasi pelanggan

Deskripsi: Menggambarkan proses yang dilakukan ketika manajer

mencari informasi yang berkaitan dengan pelanggan

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika manajer mencari

informasi tentang pelanggan

2. Informasi pelanggan yang dicari berdasarkan nama

atau alamat atau banyaknya pesanan atau harga

3. Tampilan berupa grafik pencarian dengan

banyaknya pesanan

4. Data-data tersebut didapat dari penyimpanan data

terbaru yang diisi oleh divisi penjualan

Kondisi awal: Proses mencari informasi pelanggan

Kondisi akhir: Tampilan informasi tentang pelanggan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


114

Tabel 4.31 Mencari Informasi tentang Keuangan

Aktor: Manajer

Nama Use case: Mencari informasi tentang keuangan

Deskripsi: Menggambarkan proses yang dilakukan ketika manajer

mencari informasi yang berkaitan dengan keuangan

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika manajer mencari

informasi tentang keuangan

2. Informasi dapat berupa likuiditas, working capital,

keuntungan, pemanfaatan asset , cash flow dan

modal perusahaan sesuai dengan apa yang

diinginkan oleh manajer

3. Informasi ini adalah informasi terbaru yang

diberikan oleh divisi keuangan

Kondisi awal: Proses mencari informasi keuangan

Kondisi akhir: Tampilan informasi tentang keuangan

Tabel 4.32 Memasukkan Informasi tentang Stok Bahan Baku

Aktor: Gudang

Nama Use case: Memasukkan informasi tentang stok bahan baku

Deskripsi: Menggambarkan proses yang dilakukan ketika gudang

memasukkan informasi mengenai stok bahan baku

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika gudang memasukkan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


115

informasi mengenai stok bahan baku

2. Tampilan dapat berupa tabel stok bahan baku yang

masih ada

3. Informasi ini bisa dilihat oleh setiap divisi

Kondisi awal: Proses memasukkan informasi bahan baku

Kondisi akhir: Tampilan informasi stok bahan baku

Tabel 4.33 Memasukkan Stok Produksi yang Masuk dan Keluar

Aktor: Gudang

Nama Use case: Memasukkan stok produksi yang masuk dan keluar

Deskripsi: Menggambarkan proses yang dilakukan ketika gudang

memasukkan stok produksi yang masuk dan keluar

Keadaan normal: 1. Use case ini bekerja ketika gudang memasukkan

informasi mengenai stok produk

2. Tampilan dapat berupa tabel stok produksi yang

keluar dan masuk

3. Informasi ini bisa dilihat oleh setiap divisi

Kondisi awal: Proses memasukkan informasi stok produk

Kondisi akhir: Tampilan informasi stok produk

Untuk memahami ketergantungan dari setiap use case, dapat dilihat dari diagram

berikut ini:

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


116

Gambar 4.10 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Pelanggan

Gambar 4.11 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Keuangan

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


117

Gambar 4.12 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Bahan Baku

8/15/2019 TSA-2012-0007 4.pdf


118

Gambar 4.13 Diagram Ketergantungan Use Case untuk Sub Sistem Produksi

Untuk keadaan alternative digabungkan dengan keadaan normal. Setelah itu,

Documents

TSA-2012-0007 4.pdf