i

PROSEDUR PERSEDIAAN BAHAN BAKU

PADA PT BABA RAFI INDONESIA

JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III

RIZKI DESTI AGUSTIN

22140279

Program Studi Manajemen Administrasi

Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta

Jakarta

2017

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah

SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada

akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir

ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas

akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, “Prosedur Persediaan Bahan

Baku Pada PT Baba Rafi Indonesia Jakarta”.

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat

kelulusan Program Diploma III Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta.

Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen),

observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis

menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka

penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada

kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Direktur Akademi Manajemen Administrasi dan Manajemen BSI Jakarta.

2. Ketua Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan

Manajemen BSI Jakarta.

3. Bapak Aan Rahman S.Pd., M.M selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Ibu Titis Sri Wulan S,E selaku manager AFA dan procurement PT Baba

Rafi Indonesia.

vii

5. Bapak/ibu dosen Akademi Manajemen Administrasi dan Manajemen BSI

Jakarta yang telah memberikan penulis dengan semua bahan yang

diperlukan.

viii

ABSTRAK

Rizki Desti Agustin (22140279), Prosedur Persediaan Bahan Baku Pada PT

Baba Rafi Indonesia Jakarta

Persediaan suatu bahan baku merupakan faktor utama bagi perusahaan dalam

menunjang kelancaran proses produksi baik dalam perusahaan skala besar

maupun dalam perusahaan skala kecil Memungkinkan terjadinya penyusutan,

besar kemungkinan karena rusak, usang, menurunnya kualitas bahan baku yang

tidak dapat dipertahankan, sehingga memperkecil keuntungan yang di peroleh

perusahaan. Demikian pula sebaliknya persediaan bahan baku yang terlalu sedikit

dalam perusahaan, akan mengakibatkan terhentinya proses produksi, karena

perusahaan tidak dapat bekerja dengan tingkat produktifitas yang optimal, yang

berarti tertundanya keuntungan perusahaan dan bahkan pelanggan yang hilang.

Untuk memperoleh data yang diperlukan pada PT Baba Rafi Indonesia maka

penulis menggunakan alat pengumpul data berupa wawancara dan kepustakaan.

Pengambilan data ini dimulai dari bulan Januari-Maret 2017. Penulis hanya

membahas tentang persediaan bahan baku yaitu mie, bagian yang terlibat dalam

proses persediaan bahan baku ini adalah bagian logistik dan bagian pembelian.

Dimulai dari karyawan logistik menerima laporan, manajer logistik memberi

keputusan, karyawan dibagian pembelian membuat nota permintaan barang,

pembuatan permintaan pembelian, pemasok mengirim barang dan selanjutnya

bagian keuangan melakukan pembayaran.

Kata kunci: Persediaan

ix

ABSTRACT

Rizki Desti Agustin (22140279), The Procedure Supplies Raw Matrial in PT

Baba Rafi Indonesia Jakarta

Inventory of a raw material is the main factor for the company in supporing the

smoothness of production process both in large scale company and even small

scale company. Allowing the shrinkage is likely due to damage, obsolescence,

decline in the quality of raw materials that can not be maintained, thus

minimizing the profits obtained by the company. Similarly, too little inventory of

raw materials in the company can not work with the optimal level of productivity,

which means delays in corporate profits and even lost customers. To obtain the

necessary data on PT Baba Rafi Indonesia then authors use data collecting tools

some interviews and literature. The retrieval of this data starts from January to

March 2017. The author only discuss about raw material inventory that is

noodles, purchasing section. Starting from logistics employees receiving reports,

logistics managers make decisions, employees on the purchasing department

make a request, the supplier sends the goods and then the finance part to make the

payment.

Keywords: Inventories

x

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................ i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ....................................................... ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................... iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................ iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ....................................................................... v

Kata Pengantar ................................................................................................... vi

Abstrak .............................................................................................................. viii

Daftar Isi ............................................................................................................ x

Daftar Gambar ................................................................................................... xii

Daftar Tabel ...................................................................................................... xiii

Daftar Lampiran ................................................................................................ xiv

Daftar Simbol .................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................... 1

1.2. Perumusan Masalah ................................................................. 2

1.3. Tujuan dan Manfaat ................................................................ 3

1.4. Metode Pengumpulan Data ..................................................... 4

1.5. Ruang Lingkup ......................................................................... 5

1.6. Sistematika Penulisan .............................................................. 5

BAB 11 LANDASAN TEORI .................................................................... 7

2.1. PengertianPersediaan ............................................................... 7

2.1.1. TujuanPengendalianPersediaan...................................... 8

2.1.2. Macam-macamPersediaan.............................................. 10

2.1.3. Jenis-jenisPersediaan...................................................... 11

2.1.4. Fungsi-fungsiPersediaan ................................................ 13

2.1.5. Biaya-biayaPersediaan ................................................... 14

2.1.6. Faktor-faktor yang menentukanPersediaan .................... 15

2.1.7. MetodePenilaianPersediaan ........................................... 16

2.1.8. TujuanPengawasanPersediaan ....................................... 16

2.1.9. Tugas-tugasPengaawasanPersediaan ............................. 17

2.2. PengertianBahan Baku ............................................................. 18

2.2.1. PembelianBahan Baku ................................................... 19

2.3 ProsedurPermintaanPembelianBahan Baku ............................. 20

BAB III PEMBAHASAN ........................................................................... 21

3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ..................................................... 21

3.1.1. Sejarah Perusahaan......................................................... 21

3.1.2. Struktur Organisasidan Tata KerjaOrganisasi ................ 23

3.1.3. Kegiatan Usaha/Organisasi ............................................ 27

3.2. HasilPenelitian ........................................................................ 28

xi

3.2.1. Prosedur Persediaan Bahan Baku ............................... 28

3.2.2. Kendala dan Solusi Bahan Baku ................................. 38

BAB IV PENUTUP ............................................................................... 41

4.1. Kesimpulan ........................................................................... 41

4.2. Saran .................................................................................... 42

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 43

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ....................................................................... 44

SURAT KETERANGAN PKL ...................................................................... 45

LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................. 46

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT Baba Rafi Indonesia ............................... 23

Gambar III.2 ProsedurPersediaan Bahan Baku .................................................. 28

Gambar III.3 Nota Permintaan Barang ............................................................. 34

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel III.1 Form PenjualanHarian ..................................................................... 30

Tabel III.2 RekapLaporanPenjualanBulanan ..................................................... 31

Tabel III.3 Form Order Barang .......................................................................... 32

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A1. StrukturOrganisasi PT Baba Rafi Indonesia ............................................... 46

A2.Wawancara ................................................................................................... 47

B1. Form PenjualanHarian ................................................................................. 49

B2. RekapanLaporanPenjualanBulanan ............................................................. 51

B3. Form Order Barang...................................................................................... 60

B4. Stock Card ................................................................................................... 66

B5. Nota PermintaanBarang............................................................................... 72

B6. Purchase Order ........................................................................................... 73

B7. Faktur ........................................................................................................... 74

B8.LaporanInspeksiBahan Material ................................................................... 75

B9.SuratJalan ..................................................................................................... 76

B10.TandaTerima............................................................................................... 77

xv

DAFTAR SIMBOL PROSES PENANGANAN DOKUMEN

NO BENTUK

SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI SIMBOL

1

Terminal/Terminator

Menyatakan permulaan atau akhir suatu

program apabila menggunakan sistem

terkomputerisasi

2

Proses

Menyatakan tindakan (proses) yang

dilakukan baik secara manual maupun

terkomputerisasi

3

Input/Output Data

Menyatakan proses input/output data atau

dokumen tanpa tergantung dari jenis

peralatannya

4

Keputusan/Decision

MenunjukKan suatu kondisi tertentu yang

akan menghasilkan dua kemungkinan

jawaban: Ya / Tidak

5

Preparation

Menyatakan penyediaan tempat

penyimpanan suatu pengolahan untuk

memberi harga awal

6

Dokumen

Menyatakan input berasal dari dokumen

dalam bentuk kertas atau output dicetak ke

kertas

7

Multi Dokumen

Menyatakan input berasal dari beberapa

dokumen dalam bentuk kertas atau output

dicetak ke kertas

8

Card

Menyatakan bahwa input berasal dari

kartu/lembar kerja atau output ditulis ke

kartu/lembar kerja

9

Manual Input

Input dokumen yang dimasukkan secara

manual dari keyboard/lembar kerja ke dalam

komputer

10

Manual Operation Menyatakan pengolahan data atau dokumen

yang tidak dilakukan melalui komputer

11

Connector/

Penghubung

Penghubung bagian- bagian dari flow chart

yang berada pada halaman yang sama

12

Off-Page Conector

Penghubung bagian- bagian dari flow chart

yang berada pada halaman yang berbeda

13

Offline-Storage Menyatakan data dalam simbol ini disimpan

dalam media tertentu

xvi

14

Arus/Flow Arah dari aliran atau arus dari proses

penanganan sebuah atau beberapa dokumen

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seiringnya perusahaan semakin tinggi pangsa pasarnya maka yang lebih

besar dibutuhkan persediaan yang sangat besar dalam menunjang pertumbuhan

penjualan perusahaan. Pengelolaan persediaan yang baik diperusahaan sangat

menentukan keberhasilan pertumbuhan penjualan. Kekurangan persediaan juga

sangat mengganggu jalannya operasional perusahaan yang selanjutnya akan

mengganggu strategi pemasaran perusahaan.

Persediaan suatu bahan baku merupakan faktor utama bagi perusahaan

dalam menunjang kelancaran proses produksi baik dalam perusahaan skala besar

maupun dalam perusahaan skala kecil. Kesalahan dalam estimasi perencanaan

produksi bahan baku yang terlalu berlebih dibandingkan kebutuhan perusahaan

akan mengakibatkan membengkaknya beban bunga, biaya pemeliharaan, dan

penyimpanan dalam gudang.

Memungkinkan terjadinya penyusutan, besar kemungkinan karena rusak,

usang, menurunnya kualitas bahan baku yang tidak dapat dipertahankan, sehingga

memperkecil keuntungan yang diperoleh perusahaan. Demikian pula sebaliknya

persediaan bahan baku yang terlalu sedikit dalam perusahaan, akan

mengakibatkan terhentinya proses produksi, karena perusahaan tidak dapat

bekerja dengan tingkat produktifitas yang optimal, yang berarti tertundanya

keuntungan perusahaan dan bahkan pelanggan yang hilang.

2

Dalam mengendalikan persediaan atau inventory management yang tepat

bukanlah sesuatu yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar

mengakibatkan semakin besarnya pengeluaran biaya penyimpanan.

Oleh sebab itu manajemen persediaan dirasa sangat penting, untuk

menjamin kelangsungan produksi. Manajemen persediaan saat ini mesti

terintegrasi dengan pemasaran dan bagian gudang. Dalam manajemen perusahaan

bukan berarti mentiadakan persediaan atau inventory namun menekan biaya-biaya

operasional persediaan seminimal mungkin sehingga mengoptimalisasikan kinerja

perusahaan. Untuk melaksanakan pengendalian persediaan yang dapat diandalkan

dan dipercaya tersebut maka harus diperhatikan berbagai faktor yang terkait

dengan persediaan, penentuan dan pengelompokan biaya-biaya yang terkait

dengan persediaan perlu mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen

dalam mengambil keputusan yang tepat.

Berdasarkan latar belakang maka penulis untuk mengambil judul tugas

akhir ini yaitu tentang “Prosedur Persediaan Bahan Baku Pada PT Baba Rafi

Indonesia Jakarta”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka penulis

mempunyai beberapa perumusan masalah antara lain :

1. Bagaimanakah prosedur persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi

Indonesia?

2. Kendala dan solusi apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan

persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia?

3

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan pelaksanaan persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia

antara lain :

1. Untuk mengetahui prosedur persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi

Indonesia.

2. Untuk mengetahui kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan

persediaan bahan baku dan solusi nya pada PT Baba Rafi Indonesia.

Adapun manfaat dari pelaksaan persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi

Indonesia antara lain :

1. Bagi Penulis

Agar dapat membandingkan teori yang didapat dikampus dengan kenyataan

yang ada dalam manajemen persediaan di PT Baba Rafi Indonesia.

Menambah wawasan dan pengalaman dalam dunia kerja yang kita hadapi

dimasa yang akan datang. Sebagai persyaratan dalam mencapai gelar ahli

madya sekaligus telah menyelesaikan pendidikan di Akademi Bina Sarana

Informatika Jakarta.

2. Bagi perusahaan

Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dalam pelaksanaan

persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia.

3. Bagi Pembaca

Tugas Akhir ini diharapkan dapat bermanfaat bagi para pembaca untuk

menambah informasi mengenai prosedur persediaan bahan baku pada PT

Baba Rafi Indonesia.

4

1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan Tugas Akhir ini,

maka penulisan ini menggunakan beberapa metode sebagai sarana untuk

membantu serta memudahkan penulis dalam penyusunan Tugas Akhir, berbagai

metode yang penulis gunakan yaitu :

1. Metode observasi

Dalam metode observasi ini penulis mendapatkan data dengan melihat

langsung ke lokasi sumber informasi di PT Baba Rafi Indonesia untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan. PT Baba Rafi Indonesia

beralamatkan di Jl. RS. Fatmawati No 33 Pondok Labu Jakarta Selatan

12450.

2. Metode Wawancara

Metode ini merupakan pengumpulan data dengan cara mengajukan

pertanyaan-pertanyaan langsung kepada bagian yang terkait yaitu Ibu Titis

Sri Wulan S,E Jabatan Manager AFA dan Procurement di PT Baba Rafi

Indonesia dalam pengelolaan persediaan bahan baku.

3. Metode Dokumentasi

Selain melakukan kegiatas di atas penulis juga melakukan studi kepustakaan

melalui referensi-referensi yang ada diperpustakaan Akademi Bina Sarana

Informatika maupun perpustakaan serta buku-buku yang berhubungan

dengan persediaan bahan baku.

5

1.5. Ruang Lingkup

Tugas akhir yang dibuat penulis didalam penyusunan tugas akhir ini

hanya membatasi pembahasan pada kegiatan yang berhubungan dengan

persediaan bahan baku yaitu hanya bahan baku mie untuk kebutuhan warmee

dicabang Tebet pada PT Baba Rafi Indonesia. Data diambil selama 3 bulan, dari

bulan Januari - Maret 2017.

1.6. Sistematika Penulisan

Pada sistematika pembahasan mengenai penyusunan Tugas Akhir ini

penulis membagi empat bab per bab sehingga lebih mempermudah penyampaian

informasi berdasarkan urutan-urutan dari penelitian yang dilakukan dengan

beberapa perincian secara singkat sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menerangkan latar belakang pemilihan judul, perumusan

masalah, tujuan dan manfaat penulisan tugas akhir, metode

pengumpulan data yang digunakan, ruang lingkup, serta

sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan Tugas

Akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori dari para ahli tentang

persediaan yang terdiri dari pengertian persediaan, tujuan

pengendalian persediaan, macam-macam persediaan, jenis-jenis

persediaan, fungsi-fungsi persediaan, biaya-biaya persediaan,

6

faktor-faktor yang menentukan persediaan, metode penilaian

persediaan, tujuan pengawasan, dan pengertian bahan baku.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis membahas tentang tujuan umum organisasi

yang terdiri dari sejarah, dan perkembangan perusahaan, struktur

dan tata kegiatan yang dilakukan perusahaan serta hasil penelitian.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang pernyataan singkat, jelas dan sistematis

dari keseluruhan hasil analisis kesimpulan dan saran, penulis

mencoba mengambil kesimpulan dari apa yang lebih dibahas pada

bab-bab sebelumnya dan memberikan saran-saran yang berguna

bagi perkembangan perusahaan.

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Persediaan

Manajemen persediaan sangatlah penting bagi perusahaan, berikut

pengertian persediaan menurut para ahli :

Menurut Assauri (2008:238) “persediaan adalah merupakan salah satu

unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara terus menerus

diperoleh, diubah, yang kemudian dijual kembali”.

Sedangkan menurut Handoko (2011:333) “istilah persediaan (inventory)

adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumberdaya-

sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan

permintaan”.

Adapun menurut Ristono (2014:2) “inventory atau persediaan adalah suatu

teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan”.

Menurut Hendayani (2011:61) persediaan atau disebut inventory adalah

barang-barang yang biasanya dapat dijumpai digudang tertutup, lapangan,

gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan

baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk keperluan

operasi, atau barang-barang untuk keperluaan operasi atau barang-barang

untuk keperluan suatu proyek.

Menurut Fahmi (2016:109) menyimpulkan bahwa :

Untuk mewujudkan persediaan terlaksana secara baik dan stabil maka

pihak perusahaan harus menerapkan konsep manajemen persediaan

(inventory management) yang realistis dan dapat diterima oleh berbagai

pihak. Manajemen persediaan adalah kemampuan suatu perusahaan dalam

mengatur dan mengelola setiap kebutuhan barang baik barang mentah,

barang setengah jadi, dan barang jadi agar selalu tersedia baik dalam

kondisi pasar yang stabil dan berfluktuasi.

8

Menurut Heizer dkk (2011:82) “persediaan adalah salah satu aset termahal

dari banyak perusahaan, mewakili sebanyak 50% dari keseluruhan modal yang

diinvestasikan”.

2.1.1. Tujuan Pengendalian Persediaan

Menurut Ristono (2014:4) pengendalian persediaan adalah “kegiatan

dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku/penolong) yang tepat,

dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau sedikit

dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan. Dari pengertian tersebut, maka

tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :

1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat

(memuaskan konsumen).

2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak

mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses

produksi, hal ini dikarenakan dengan alasan :

a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga

sulit untuk diperoleh.

b. Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan.

3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba

perusahaan.

4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat

mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.

5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar besaran, karena

akan mengakibatkan biaya menjadi besar.

9

Menurut Ishak (2010:164) “divisi yang berbeda dalam industri manufaktur

akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda :

1. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan

persediaan dalam junlah yang banyak.

2. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order

produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk

mengurangi set up mesin).

3. Pembelian (purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginkan persamaan

produksi yang besar dalam jumlah sedikit dari pada pesanan yang kecil dalam

jumlah banyak.

4. Keuangan (finance) menginginkan minimasi semua bentuk investasi

persediaan karena biaya investasi dan efek negatif yang terjadi pada

perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.

5. Personalia (personel and industrial) menginginkan adanya persediaan untuk

mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan pemutusan hubungan

kerja (PHK) tidak perlu dilakukan.

6. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk

mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa/engineering.

10

2.1.2. Macam-macam Persediaan

Menurut Handoko (2011:334) dilihat dari jenisnya persediaan dapat

dibedakan menjadi 5 yaitu :

1. Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang

berujud-seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang digunakan

dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber

alam atau dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk

digunakan dalam proses produksi.

2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu

persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang

diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi

suatu produk.

3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-

barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian

atau komponen barang jadi.

4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-

barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi

atau telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut

menjadi barang jadi.

5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang

telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau

dikirim kepada langganan.

11

2.1.3. Jenis-jenis Persediaan

Menurut Assauri (2008:239) jenis-jenis persediaan terdiri dari :

1. Batch Stock atau Lot Size Inventory

Persediaan yang di adakan karena kita membeli atau bahan-bahan/barang-

barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat

ini.

2. Fluctuation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen

yang tidak dapat diramalkan.

3. Anticipation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat

diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan

untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat.

Menurut Ristono (2014:7) pembagian jenis persediaan berdasarkan

tujuannya, terdiri dari :

1. Persediaan pengamanan (safety stock)

Persediaan pengamanan atau sering disebut sebagai safety stock adalah

persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian

permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu

mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan

(stock out).

12

Faktor-faktor yang menentukan besarnya safety stock antaralain :

a. Penggunaan bahan baku rata-rata

Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode

tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan

bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini diperlu diperhatikan karena

peramalan permintaann langganan memiliki risiko yang tidak dapat

dihindarkan bahwa persediaan yang telah ditetakan sebelumnya atas dasar

taksiran tersebut habis sama sekali sebelum penggantian bahan/barang dari

pesanan datang.

b. Faktor waktu atau lead time (procurement time)

Lead Time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan

bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut

dan diterima digudang persediaan. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama

antara satu pesanan dengan pesanan yang lain, tetapi bervariasi.

2. Persediaan antisipasi

Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan

yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat

diperkirakan sebelumnya.

3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock)

Persediaan dalam pengiriman disebut work-in processstock adalah persediaan

yang masih dalam pengiriman, yaitu :

a. Eksternal transit stockadalah persediaan yang masih berada dalam

transportasi.

13

b. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk

diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.

2.1.4.Fungsi-fungsi Persediaan

Menurut Handoko (2011:334) fungsi-fungsi persediaan sebagai berikut :

1. Fungsi Decoupling

Persediaan Decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi

permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.

2. Fungsi Economic Lot Sizing

Persediaan Lot Size ini perlu mempertimbangkan “penghematan-penghematan”

(potongan pembelian, biaya pengangkutan perunit lebih murah dan sebagainya)

karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar,

dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan

(biaya sewa gedung, investasi, risiko dan sebagainya).

3. Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi fluktasi permintaan yang dapat diperkirakan

dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu

permintaan musiman.

14

2.1.5. Biaya-biaya Persediaan

Menurut Assauri (2008:242) unsur-unsur biaya yang terdapat dalam

persediaan dapat digolongkan menjadi 4 golongan, yaitu :

1. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)

Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-

barang atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pesanan (order) dibuat dan

dikirim kepenjual, sampai barang-barang /bahan-bahan tersebut dikirim dan

diserahkan serta diinspeksi digudang atau daerah pengolahan (process areas)

2. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (Inventory carrying cots)

Adalah biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adanya persediaan

yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai

akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi biaya ini berhubungan dengan

terjadinya persediaan dan disebut juga dengan mengadakan persediaan (stock

holding cost)

3. Biaya kekurangan persediaan (out of stock costs)

Adalah biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang

lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-

biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau

memesan suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak

tersedia.Disamping juga dapat merupakan biaya-biaya yang timbul akibat

pengiriman kembali pesanan (order) tersebut.

4. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacity associated costs)

Adalah biaya-biaya yang terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, biaya

pemberhentian kerja dan biaya-biaya pengangguran (idle time costs).Biaya-

15

biaya ini terdiri dari kerja lembur, biaya latihan, biaya pemberentian kerja,

dan biaya-biaya pengangguran kapasitas, atau bila terlalu banyak atau terlalu

sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu tertentu.

2.1.6. Faktor-faktor yang menentukan persediaan

Menurut Ristono (2014:6) yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah

bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui

faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu

dibedakan antara persediaan bahan baku dan barang jadi, namun yang dimaksud

dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah persediaan

bahan baku/penolong.

Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi

oleh faktor :

a. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksudkan untuk menjaga

kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan

baku dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku.

Volume produksi yang direncanakan, hal ini ditentukan oleh penjualan terlebih

dahulu dan ramalan penjualan. Semakin tinggi volume produksi yang

direncanakan berarti membutuhkan bahan baku yang lebih banyak yang

berakibat pada tingginya tingkat persediaan bahan baku.

b. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan baku

yang tinggi dan sebaliknya.

16

c. Sifat bahan baku/penolong, apakah cepat rusak (durable good) atau tahan lama

(undurable good). Barang yang tidak tahan lama tidak dapat disimpan lama,

oleh karena itu bila bahan baku yang diperlukan tergolong barang yang tidak

tahan lama maka tidak perlu disimpan dalam jumlah banyak.

2.1.7. Metode Penilaian Persediaan

Dalam menilai suatu persediaan ada beberapa cara yang dapat digunakan

menurut Assauri (2008:244) diantaranya dengan :

1. Cara First In, First-Out (FIFO method)

Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai

menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk.

2. Cara rata-rata ditimbang (Weight Average Method)

Cara ini berbeda dengan cara yang dijelaskan sebelumnya karena didasarkan

atas harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang

diperoleh pada masing-masing harganya.

3. Cara Last-In, First Out (LIFO method)

Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa barang yang telah terjual dinilai

menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk.

2.1.8. Tujuan Pengawasan Persediaan

Menurut Assauri (2008:249) tujuan pengawasan persediaan secara

terperinci dapat dinyatakan sebagai usaha untuk :

1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat

mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.

17

2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu

besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari perusahaan

tidak terlalu besar.

3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan

berakibat biaya pemesanan menjadi besar.

2.1.9. Tugas-tugas Pengawasan Persediaan

Menurut Assauri (2008:251) dalam usaha untuk mencapai tujuan

pengawasan persediaan maupun tujuan perusahaan secara keselurahan, bagian

pengawasan persediaan mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

a. Menentukan jenis dan jumlah barang-barang yang harus dibeli untuk persediaan.

b. Menentukan bilamana pesanan akan dilakukan.

c. Meminta kepada bagian pembelian untuk membeli barang-barang/ bahan-bahan yang

sudah ditentukan untuk persediaan.

d. Memeriksa apakah barang-barang yang diterima sesuai dengan jumlah dan spesifikasi

barang yang dipesan, dan jika sesuai lalu menyimpan dan memilihara barang-barang

tersebut sebagai persediaan dalam gudang.

e. Mengadakan pengecekan barang-barang mana yang cepat habis dan barang-barang

mana yang lambat habis.

f. Mengadakan pencatatan secara administratif mengenai jenis, jumlah, dan nilai-nilai

persediaan.

g. Mengadakan pemeriksaan secara langsung keadaan fisik atas barang-barang dan

administratif persediaan didalam gudang.

h. Mengadakan penganalisisan atas keadaan persediaan untuk dapat menentukan jumlah

persediaan yang optimum dengan memperhatikan jumlah persediaan yang minimum,

jumlah pesanan yang ekonomis, titik pemesanan kembali dan jumlah persediaan yang

maksimum.

18

2.2. Pengertian Bahan Baku

Manajemen persediaan yang efektif, penyediaan layanan yang terbaik bagi

pelanggan, melakukan produksi secara efisien, dan pengembalian investasi dalam

persediaan, membutuhkan pengembangan sistem yang melibatkan peramalan

penjualan, pembelian yang terencana penerimaan dan penyimpanan produk yang

baik.

Berikut Pengertian bahan baku menurut para ahli :

Menurut Bustami dan Nurlela (2012:193) bahan baku adalah bahan dasar

yang diolah menjadi produk selesai, bahan baku ini dapat dibagi menjadi :

Bahan baku langsung : bahan baku langsung memiliki ciri-ciri sebagai

berikut:

1. Mudah ditelusuri keproduk selesai.

2. Merupakan bahan utama produk selesai.

3. Dapat diidentifikasikan langsung ke proses produksi setiap produk.

Bahan baku tak langsung : adalah selain bahan baku langsung yang

digunakan dalam proses produksi dan biaya ini dipandang sebagai biaya overhead

pabrik.

Adapun Bahan baku menurut Mulyadi (2014:275) bahan baku merupakan

bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi.

19

2.2.1. Pembelian Bahan Baku

Menurut Bustami dan Nurlela (2012:193) Dalam pembelian bahan baku

ini ada tiga prosedur yang perlu diperhatikan :

1. Permintaan pembelian

Merupakan pesanan tertulis dari bagian gudang yang menangani persediaan,

atau supervise departemen yang bertanggung jawab mengenai persediaan, yang

ditujukan ke departemen pembelian sebagai permintaan kebutuhan bahan,

formulir ini dibuat rangkap tiga; satu ditujukan ke departemen pembelian, satu

lagi dikirim kebagian yang mengajukan permintaan yang terakhir sebagai arsip.

2. Pesanan pembelian

Merupakan permintaan tertulis ke supplier bahan, yang dikirim oleh

departemen pembelian. Dalam pesanan pembelian ini memuat: jumlah bahan

yang diminta, harga dan syarat-syarat pembelian, formulir ini dibuat rangkap

empat; satu dikirim ke supplier, satu dikirim ke departemen akuntansi,

department penerimaan, yang terakhir untuk departemen pembelian. Untuk

pengendalian terhadap pesanan pembelian ini, pesanan pembelian hendaknya

dibuat untuk setiap terjadinya pembelian.

3. Penerimaan bahan

Merupakan laporan tertulis yang dibuat oleh departemen penerimaan

bahan.Formulir ini dibuat rangkap empat yang dikirim ke departemen

pembelian, departemen akuntansi, departemen pergudangan dan terkahir untuk

departemen penerimaan sendiri.

20

2.3. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku

Menurut Mulyadi (2014:276) prosedur permintaan pembelian bahan baku,

jika persediaan bahan baku yang ada digudang sudah mencapai jumlah tingkat

minimum pemesanan kembali (reorder point), bagian gudang kemudian membuat

surat permintaan pembelian (purchase requisition) untuk dikirimkan ke bagian

pembelian .

21

21

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Kebab Turki Baba Rafi (KTBR) adalah sebuah waralaba kebab terbesar

dunia. Perusahaan ini didirikan oleh Hendy Setiono dan Nilamsari pada tahun

2005 di Surabaya, terinspirasi dari jajanan kebab yang beliau temui di setiap jalan

pada saat berlibur ke negara Qatar, tercetuslah sebuah ide untuk membuka usaha

kebab, namun disesuaikan dengan lidah masyarakat Indonesia. Mencoba

peruntunganya berbisnis hasil modifikasinya dikota Surabaya, dengan

mengandalkan kebab sebagai produk utama yang bercita rasa khas dengan rasa

original.

Baba Rafi berasal dari kata BABA sebagai panggilan ayah/bapak sedangkan

Rafi nama anak pertama dari Hendy Setiono dan Nilamsari. Semua dimulai

dengan satu gerobak sederhana dikota Surabaya,ditahun 2005 usaha franchise

kemudian dipilih karena potensinya yang menjanjikan, ditahun 2007

perkembangan kebab Turki Baba Rafi yang sangat cepat diseluruh Indonesia

menjadikan kebab Turki Baba Rafi memiliki 336 outlet, ditahun 2008 kebab Turki

Baba Rafi memindahkan head office ke Jakarta dan rebranding logo.Kemudian

beberapa penghargaan tercapai atas usahanya semenjak 2009 sampai sekarang

dan merekrut lebih banyak tenaga kerja profesional demi manajemen sehat.

Ditahun 2009 kebab Turki Baba Rafi memutuskan untuk go international

sekaligus membawa nama Indonesia ke Mancanegara, sehingga grand opening

22

outlet pertama di Malaysia, Filipina, China, Srilangka, Singapura, Brunei

Darussalam, Belanda dan Bangladesh, lebih dari 1200 outletdi Indonesia maupun

Mancanegara dan pada tahun 2016 kebab Turki Baba Rafi melebarkan sayap

bisnisnya dengan menciptakan konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan

yang menarik nan modern dan comfortable untuk hangout bersama teman atau

keluarga, dengan brand WARMEE.

Waroeng mee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukan bagi

anak muda yang suka kumpul berlama-lama dengan teman-teman dan keluarga.

Untuk dapat mewujudkan suatu tujuan perusahaan maka PT Baba Rafi

Indonesia memilikivisi, misi, dan tujuan perusahaan sebagai berikut:

VISI MISI DAN TUJUAN

1. Visi

Berusahauntuk menjadi bisnis waralaba kebab yang terbesar, yang

menguntungkan dan yang paling berpengaruh di dunia.

2. Misi

Kami berusaha untuk menjadi bisnis waralaba kebab terbesar didunia dengan

menawarkan rasa dan kualitas dengan harga yang terjangkau dan pelayanan

yang memuaskan untuk para franchise dan pelanggan.

3. Tujuan

Untuk meningkatkan sumber daya manusia dengan mengadakan program dan

tanggung jawab sosial yang dapat membantu masyarakat dan pemegang

saham.

23

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

Dalam sebuah perusahaan struktur organisasi adalah hal yang paling penting

untuk mengetahui secara langsung tanggung jawab dan peranan dalam setiap

bagian, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat dilihat

hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung

didalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut struktur organisasi

dibagian logistik dan bagian AFA &Procurement di PT Baba Rafi Indonesia

Jakarta :

General

Manager

Indra

Logistik Dev

Indras

Pramantyo

SPV Logistik

Riselvino

Minanda

Checker

1. Agustian

2. Siti R

Delivery

1. Ariyanto

2. R Mario

3. Daman

4. Munzi

Staf Logistik

1. Imam

2. Dedi

3. Subhan

4. Andri Yadi

5. Ikbal

6. Agus

7. Anton

Checker

1. Agustian

2. Siti R

Staf Guman

1. Abdul

2. Tauhid

3. Yadi

4. Novar

5. Wanda

6. Rio

24

Berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur organisasi yang baik,

di PT Baba Rafi Indonesia terdapat struktur organisasi yang dapat menunjukan

tugas dan tanggung jawab setiap bagian yaitu :

1. General Manager

a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan

menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.

b. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

c. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan

efektif dan optimal.

2. Manajer logistik

a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan Devisi logistik, penegasan

penetapan, dan pengiriman bahan baku.

b. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh staf logistik.

c. Bertanggung jawab atas ketersediaan bahan baku.

d. Memberikan keputusan untuk melakukan persediaan.

3. Supervisor logistik

a. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf.

b. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus ditangani oleh atasan atau

manajer.

c. Membantu tugas staf logistik.

4. Gudang mandiri

a. Membagi tugas staf-staf gudang.

b. Membuat jadwal shifting staf gudang.

25

c. Turut serta membersihkan, merawat, merapihkan, bahan baku yang ada

digudang logistik.

5. Gudang Mandiri Staf

a. Menyerahkan dan menerima bahan baku kepada operator.

b. Memberishkan, merawat, merapihkan bahan baku yang ada digudang.

6. Checker

a. Menjaga kuantitas dan kualitas barang digudang.

b. Mengumpulkan bahan baku yang telah disiapkan pada satu tempat/wadah

untuk kemudian dikemas oleh staf logistik.

c. Merapikan gudang dan membuang sampah agar gudang selalu bersih.

d. Membantu menyiapkan dan menghitung bahan baku yang telah disiapkan.

7. Delivery

a. Menggunakan mobil: pengambilan kunci mobil, menyiapkan mobil agar

proses muat menjadi mudah, mengecek kelayakan pemakaian kendaraan

(jumlah bahan bakar, ban, dan sebagainya).

b. Proses pemuatan dilakukan dengan cara kardus yang berat atau kardus yang

berisi barang basah ditaruh dibawah dan kardus yang ringan atau kardus

berisi bahan kering ditaruh dibagian atas.

c. Bahan baku yang dikirim dengan motor diikat dengan kuat menggunakan

tali/lakban agar tidak jatuh dijalan.

d. Jumlah maksimal bahan baku yang diangkut disesuaikan dengan kapasitas

kendaraan (mobil/motor).

26

8. Staf Logistik

a. Menerima report penjualan dari gerai-gerai Baba Rafi.

b. Menyiapkan bahan baku untuk untuk dikirim ke warmee dan outlet-outlet.

c. Melakukan pengepakan yang efisien dan aman untuk pengiriman.

d. Merapikan gudang agar gudang selalu bersih.

e. Mengecek gudang dengan stock card.

27

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT Baba Rafi Indonesia (KTBR) merupakan perusahaan

franchisewaralaba terberas didunia yang bergerak dibidang kuliner khususnya

makanan khas Turki yaitu kebab, saat ini Kebab Turki Baba Rafi Indonesia

bertransformasi dari usaha skala rumahan, hingga sekarang menjadi sebuah usaha

franchisekebab tersukses bertaraf Internasional. Tak puas hanya dengan usaha

kebab saja, kebab Turki Baba Rafi pun menciptakan tempat nongkrong dengan

konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan yang menarik nanmodern dan

comfortable untuk hangout bersama teman maupun keluarga.

Waroengmee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukkan bagi

anak muda yang suka sekali kumpul berlama-lama dengan teman-teman maupun

keluarga.Menu utama yang dihadirkan di waroeng mee adalah mie Instan (rebus

atau goreng) dengan berbagai macam toping yang unik, seperti kikil, iga cabai

hijau, sosis lada hitam, pangsit goreng hitam, dan lain-lain. Selain menu utama

yang dihadirkan Warmee pun memiliki menu lain seperti: mee cheesy ball, mee

green lamb, nasi goreng da smess, nasi ayam gokil, dan lain-lain.

28

3.2 Hasil Penelitian

3.2.1 Prosedur Persediaan Bahan Baku

Gambar dibawah ini menunjukan prosedur persediaan bahan baku pada PT

Baba Rafi Indonesia :

Warmee Staf Logistik Manajer

Logistik

Staf

Procurement

Manajer

Procurement Finance Supplier

Tidak

Start

Memb

uat

Rekap

Membu

at

Meneri

ma

Cek

Persedi

Stock

Card

K

NPB

Persetuju

an

Pembuat

an

Menerima

T

i

Packing

Membuat

Surat

Terim

a Mengirim

Barang

&Faktur

Menerima

Barang&

Laporan

Kep

Y

Return

Penerimaan

Barang Baru

Mengecek

Barang

Menyerah

Terima

2

1

Y

29

Warmee Staf Logistik Manajer

Logistik

Staf

Procurement

Manajer

Procurement Finance Supplier

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia (2017)

Gambar III.2

Prosedur Persediaan Bahan Baku PT Baba Rafi Indonesia

2

2

Menyim

pan

Packing

Membuat

Surat

Terim

a

Melakukan

30

Dengan memperhatikan prosedur persediaan bahan baku diatas, maka dapat

dijelaskan proses persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia, jenis persediaan

yang digunakan oleh PT Baba Rafi Indonesia adalah Anticipation Stock yaitu

persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat

diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk

menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat, sebagai

berikut:

1. Membuat FPH (Form Penjualan Harian)

FPH merupakan hasil laporan penjualan gerai warmee yang dibuat dalam satu

hari. Berikut contoh form penjualan harian di warmee cabang tebet pada tanggal

01 Januari 2017.

Tabel III.1

Form Penjualan Harian Warmee CabangTebet

01 Januari 2017

NO MENU PRICE QTY

GRAND

TOTAL

Main Course

1 Mee Cheesy Ball 32.000,00 3 96.000,00

2 Mee Sukur 26.000,00 2 52.000,00

3 Mee Abang Bersalju 28.000,00 3 84.000,00

4 Mee Greenlamb 28.000,00 2 56.000,00

5 Mee Soda Hitam 25.000,00 1 25.000,00

6 Mee Sunrise 25.000,00 2 50.000,00

7 Mee Sambel Tuna 22.000,00 2 44.000,00

31

8 Mee Telur Asin 18.000,00 1 18.000,00

9 Mee Sambel Petai 17.000,00 2 34.000,00

10 Mee Original (Kuah/Goreng) 12.000,00 5 60.000,00

11 Mee Combo (Kuah/Goreng) 15.000,00 6 90.000,00

12 Mee Saus Keju 15.000,00 3 45.000,00

13 Martabak Mee 18.000,00 2 36.000,00

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017

2. Rekap Laporan Penjualan Bulanan

Selanjutnya warmee membuat rekap laporan penjualan bulanan,merupakan hasil

rekap akumulasi penjualan harian gerai warmee dalam satu bulan. Berikut contoh

rekap laporan penjualan bulanan untuk cabang warmee tebet dari bulan Januari–

Maret 2017.

Tabel III.2

Rekap Laporan Penjualan Bulanan Warmee Cabang Tebet

Januari-Maret 2017

No Menu Item Unit

Bulan Total

Sales Jan Feb Mar

1 Mee Cheesy Ball Pcs 57 52 95 204

2 Mee Sukur Pcs 75 66 79 220

3 Mee Abang Bersalju Pcs 49 46 78 173

4 Mee Greenlamb Pcs 47 41 51 139

5 Mee Soda Hitam Pcs 51 51 50 152

6 Mee Sunrise Pcs 55 42 65 162

7 Mee Sambel Tuna Pcs 61 49 76 186

32

8 Mee Telur Asin Pcs 45 32 78 155

9 Mee Sambel Petai Pcs 53 48 40 141

10 Mee Original

(Kuah/Goreng)

Pcs 100 113 115 328

11 Mee Combo

(Kuah/Goreng)

Pcs 104 100 146 350

12 Mee Saus Keju Pcs 58 52 48 158

13 Martabak Mee Pcs 53 51 56 160

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017

3. FOB ( Form Order Barang)

Setelah membuat rekap laporan penjualan bulanan warmee membuat FOB, FOB

merupakanform yang digunakan untuk keperluan order barang. Setelah warmee

membuat FOB, selanjutnya warmee mengirimkan kepada staf logistik. Berikut

contoh form order barang warmee dari bulan Januari-Maret 2017 untuk cabang

warmee tebet.

Tabel III.3

Form Order Barang Warmee Cabang Tebet

Januari- Maret 2017

No Nama Barang Unit

Bulan

Ket

Jan Feb Mar

1. Indomie Ayam Bawang Pcs 360 360 360

2. Indomie Goreng Pcs 760 640 520

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017

33

4. Menerima Report

Dan staf logistik akan menerima report yang telah dikirimkan oleh gerai warmee

diantaranya :

a. Form penjualan harian.

b. Rekap laporan penjualan bulanan.

c. Dan form order barang.

5. Cek Persediaan

Selanjutnya staf logistik mengecek persediaan barang digudang, untuk

mengetahui ketersediaan barang.

6. Stock Card

Setelah staf logistik mengecek persediaan barang digudang, staf logistik akan

menuliskan data ending barangdi stock card. Stock card merupakan ending data

stok barang/bahan baku yang tersedia digudang. Selanjutnya staf logistik

memberikan stock card kepada manajer logistik.

7. Keputusan

a. Jika stok barang/bahan baku dirasa cukup maka manajer akan

menginstruksikan kepada staf logistik untuk dilakukan packing dan segera

mengirim ke gerai warmee.

b. Namun jika ternyata stok persediaan digudang minim, maka manajer

logistik akan melakukan persediaan, dan segera menghubungi bagian

procurement untuk meminta dibuatkan NPB (Nota Permintaan Barang).

34

8. NPB

NPB merupakan nota permintaan barang yang dibuat oleh bagian procurement

untuk keperluan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh bagian logistik, dan

selanjutnya staf procurementakan membuatkan dan menuliskan kebutuhan yang

diperlukan bagian logistik untuk persediaan barang digudang. NPB dibuat 3

(tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih disimpan untuk manajer

procurement , rangkap 2 (dua) berwarna pink disimpan oleh staf procurement

dan rangkap 3 (tiga) berwarna kuning untuk disimpan oleh manajer logistik.

Berikut contoh NPB (Nota Permintaan Barang) rangkap 2 (dua) berwarna pink di

PT Baba Rafi Indonesia tanggal 03 Januari 2017.

Sumber : Devisi Procurement PT Baba Rafi Indonesia.

Gambar III.3

Nota Permintaan Barang

03 Januari 2017

35

9. Persetujuan NPB (Nota Permintaan Barang)

Setelah staf procurementmembuatkan NPB (Nota Permintaan Barang) maka

selanjutnya staf procurementakan meminta persetujuan kepada manajer

procurement untuk menandatangani NPB tersebut.

10. Pembuatan PO (Purchase Order)

Setelah ditanda tangani oleh manajer procurement, staf procurement akan segera

membuatkan PO (Purchase Order)untuk selanjutnya akan segera dikirim kepada

supplier.

11. Menerima PO

Setelah supplier menerima PO (Purchase Order) dari staf procurement, maka

selanjutnya supplier akan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan pesanan

yang tertera pada PO (Purchase Order).

12. Mengirim barang dan membuat faktur

Supplier akan mengirimkan barang tersebut sesuai dengan permintaan yang

tertera pada PO (Purchase Order) dan sekaligus memberikan faktur.

13. Menerima barang dan faktur

Barang yang sudah dikirim oleh supplier maka akan diterima oleh staf logistik

untuk dilakukan pengecekan dan juga menerima faktur barang tersebut dari

supplier.

36

14. Laporan inspeksi bahan material

Laporan inspeksi bahan material merupakan form pengamatan standar bahan

material perusahaan meliputi kondisi kemasan, label, tempratur, karakteristik

mutu, kondisi visual, berat, asal negara/lokasi pabrik, logo halal dan status

material. Selanjutnya staf logistik akan mengisi laporan inspeksi bahan material.

15. Keputusan

a. Jika hasil pengamatan keadaan barang ok release maka staf logistik akan

menerima dan menyimpan barang/bahan baku sekaligus menyerahkan faktur

ke finance untuk dilakukan pembayaran.

b. Tetapi jika hasil pengamatan barang tersebut ditemukan ada barang yang

rusak atau cacat (reject) maka staf logistik akan menolak dan

mengembalikan (hold) barang tersebut kepada supplier untuk dilakukan

return barang.

16. Return barang

Staf logistik akan mengembalikan barang yang rusak dan tidak sesuai dengan

standar yang di inginkan perusahaan, supplierakan mengganti dan segera

mengirimkan barang yang baru.

17. Penerimaan barang baru

Selanjutya staf logistik menerima kembali barang yang sudah di return oleh

supplier, dan melakukan pengecekan kembali.

37

18. Mengecek barang

Setelah menerima barang baru dari supplier staf logistik akan mengecek barang

tersebut, jika barang sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan

maka selanjutnya akan disimpan ke dalam gudang.

19. Menyimpan barang

Selanjutnya barang yang telah diterima dari supplier, akan segera disimpan ke

gudang penyimpanan. Untuk bahan baku mie dilakukan penyimpanan dirak

khusus bahan baku mie, agar tetap terjaga kualitasnya.

20. Packing

Packing adalah proses pengepakan barang-barang yang sudah terdata dan akan

dikirim ke gerai-gerai Baba Rafi.

Sebelum dilakukan packing staf logistik mengambil barang/bahan baku di rak

khusus penyimpanan mie sesuai dengan jumlah yang dipesan, dan membuat

kardus, melapisi kardus dengan lakban (sebagian/menyeluruh) agar kardus tidak

mudah rusak bila telah terisi bahan baku.

21. Surat Jalan

Surat jalan ialah surat yang digunakan untuk mengiringi pengiriman

barang/bahan baku ke gerai-gerai Baba Rafi. Surat jalan dibuat 3 (tiga) rangkap,

rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk warmee, rangkap 2 (dua) dan rangkap 3

(tiga) berwarna pink dan kuning untuk arsip bagian logistik.

38

22. Pembayaran

Setelah staflogistik menyerahkan faktur kepada finance, maka selanjutnya

finance akan melakukan proses pembayaran sesuai dengan nominal tagihan yang

tertera pada faktur. Selanjutnya finance akan membuatkan tanda terima, tanda

terima dibuat 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk supplier,

rangkap 2(dua) dan rangkap 3(tiga) berwarna pink dan kuning disimpan oleh

bagian finance.

3.1.3. Kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan

persediaanbahan baku dan solusinya.

Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya pasti tidak akan

terlepas dari kendala atau permasalahan yang sering menggangu jalannya roda

perusahaan, terutama pada persediaan bahan baku. Adapun kendala dan solusinya

sebagai berikut :

1. Keterlambatan barang datang dari supplier, terkadang beberapa supplier

terlambat dalam pengiriman barang yang akan mengakibatkan terhambatnya

proses pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi Indonesia.

2. Supplier tidak memberikan barang yang sesuai dengan standar kualitas yang

diinginkan oleh PT Baba Rafi Indonesia, maka akan dilakukan return yang akan

menghambat proses produksi dan pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi

Indonesia.

39

Solusi untuk persediaan bahan baku, antaralain :

1. Procurement harus memiliki beberapa pemasok (supplier), untuk menjaga dan

mengantisipasi keterlambatan barang/bahan baku dari supplier.

2. Selalu mengingatkan kembali untuk pengiriman H-1, dan apabila masih sering

terjadi barang yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan, biasanya PT

Baba Rafi Indonesia mencari supplier yang baru.

41

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan data-data dari hasil penelitian yang penulis peroleh mengenai

persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia, maka penulis menarik

kesimpulan dan memberi saran-saran sebagai bahan masukan bagi perusahaan,

sehingga diharapkan memberi manfaat bagi PT Baba Rafi Indonesia yang

berkaitan dengan tugas akhir ini. Adapun kesimpulan sebagai berikut :

1. Prosedur persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia sangat diperlukan

untuk menunjang kegiatan perusahaan, terdiri dari form penjualan harian,

rekap laporan penjualanan bulanan, form order barang, stock card, nota

permintaan barang, purchase order, faktur, dan melakukan pembayaran.

2. Prosedur persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia sudah cukup

baik, tetapi kapasitas gudang kurang memadai dan masih kekurangan armada

untuk pengiriman barang.

3. Kendala dalam prosedur persediaan bahan baku yaitu keterlambatan barang

datang dari supplier, terkadang beberapa supplier terlambat dalam

pengiriman barang yang akan mengakibatkan terhambatnya proses

pengiriman ke gerai Baba Rafi Indonesia dan supplier tidak memberikan

barang yang sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan oleh PT Baba

Rafi Indonesia, maka akan dilakukan return yang akan menghambat proses

produksi dan pengiriman ke gerai Baba Rafi Indonesia.

42

4.2. Saran

Setelah melakukan penelitian dan mengetahui pelaksanaan kegiatan

persediaan bahan baku pada PT Baba Rafi Indonesia, maka penulis dapat member

saran yang mudah-mudahan diterima sebagai bahan masukan atau pertimbangan

untuk dapat meiningkatkan profitabilitas perusahaan. Adapun saran-saran tersebut

diantaranya :

1. Sebaiknya PT Baba Rafi Indonesia menambah kapasitas gudang yang lebih

luas lagi, menurut penulis dengan pertumbuhan gerai-gerai Baba Rafi yang

tersebar di Indonesia maupun Mancanegara, dirasa tidak memadai, sehingga

perlu untuk menambah kapasitas penyimpanan gudang.

2. Menambah tenaga kerja serta armada pengiriman barang, karena menurut

penulis dengan semakin banyaknya armada dan tenaga kerja pengiriman,

maka akan lebih efisien dan cepat sampai ke gerai-gerai PT Baba Rafi

Indonesia.

3. Solusi untuk prosedur persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia yaitu

Procurement harus memiliki beberapa pemasok (supplier), untuk menjaga

dan mengantisipasi keterlambatan barang/bahan baku dari supplier dan selalu

mengingatkan kembali untuk pengiriman H-1, dan apabila masih sering

terjadi barang yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan, biasanya PT

Baba Rafi Indonesia mencari supplier yang baru.

w