Tugasan Individu No. 105

8/2/2019 Tugasan Individu No. 105

1/15

1

Soalan no. 105

Hari Kualiti telah ditetapkan pada 31 Oktober setiap tahun. Sempena Hari Kualiti

tersebut, huraikan aktiviti-aktiviti yang boleh dijalankan oleh sesebuah jabatan serta

tujuan aktiviti-aktiviti itu dilaksanakan.

1.0 Pengenalan

Menurut kamus dewan edisi empat, kualiti ialah darjah kecemerlangan

biasanya yang tinggi, mutu: barang-barang itu baik ~nya; berkualiti mempunyai

kualiti, bermutu: ini dapat memberikan gambar yg terang serta jelas dan ~ apabila

ditayangkan.Definisi kualiti di bawah MS ISO 9000 ialah keseluruhan ciri-ciri sesuatu

entiti (produk dan perkhidmatan) yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang

dinyatakan dan yang tersirat.

Usaha pemupukan budaya inovasi di kalangan kakitangan awam sedang

dipergiatkan oleh pihak Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU). Dahulu, bagi meningkatkan perkhidmatan kakitangan Kerajaan,

sektor Kerajaan menyambut Hari Kualiti pada setiap 31 Oktober. Walau

bagaimanapun, bagi meningkatkan budaya inovasi dalam perkhidmatan awam, Hari

Kualiti telah digantikan kepada Hari Inovasi.

Hari Kualiti telah ditukar kepada Hari Inovasi selaras dengan pelancaran

inisiatif Malaysia Inovatif 2010 oleh YAB Dato Seri Mohd. Najib bin Tun Abdul Razak

pada 27 Januari 2010. Oleh itu, mulai tahun 2010, Hari Kualiti yang disambut oleh

perkhidmatan awam ditukar kepada sambutan Hari Inovasi dan sebagai tanda

simbolik, disambut pada 31 Oktober setiap tahun. Hari Inovasi Perkhidmatan Awam


2/15

2

akan mengantikan Hari Kualiti (Hari Q) seperti yang ditetapkan di bawah Pekeliling

Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 4 Tahun 1991 bertajuk Garis Panduan

mengenai Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam.

Inovasi didefinisikan sebagai idea-idea baru dalam aspek kerja untuk

menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti. Produktiviti yang digabungkan bersama

kreativiti dan inovasi mampu melonjak kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan

awam di Malaysia. Semua jabatan dan agensi kerajaan harus memaksimumkan

aplikasi kreativiti dan inovasi ini. Matlamat utamanya adalah untuk meningkatkan

kepuasan hati pelanggan sektor awam yang utama iaitu rakyat. Idea-idea baru harus

menjadi tanda aras untuk menjadikan perkhidmatan awam Malaysia cemerlang di

peringkat global.


3/15

3

2.0 Hari Kualiti / Hari Inovasi

Sambutan Hari Kualiti atau Hari Q adalah merupakan suatu acara tahunan

dalam kalendar setiap agensi sektor awam sejak Gerakan Budaya Kerja Cemerlang

dilancarkan pada tahun 1989. Pihak Pengurusan boleh membuktikan komitmen

terhadap kualiti dengan menganjurkan sambutan Hari Kualiti setiap tahun. Objektif

sambutan ini ialah untuk mengukuhkan nilai-nilai budaya kualiti di dalam jabatan, di

samping meningkatkan kesedaran kakitangan terhadap kualiti. Tarikh rasmi

sambutan ini ialah 31 Oktober setiap tahun.

Pewujudan Hari Kualiti adalah bertujuan untuk memperkukuhkan nilai-nilai

budaya kualiti dalam sesebuah organisasi. Di samping itu, ia juga bertujuan memberi

pengiktirafan dan memperbaharui komitmen dan dedikasi pekerja dan pihak

pengurusan kepada usaha-usaha yang dijalankan oleh agensi-agensi mereka ke

arah peningkatan kualiti. Hari tersebut adalah merupakan satu acara bagi

mewujudkan kesedaran para pekerja bahawa satu perubahan telah berlaku dalam

organisasinya dan pengiktirafan diberi untuk perubahan-perubahan tersebut.

Perubahan yang dimaksudkan ini adalah dari segi kejayaan dalam usaha-usaha

peningkatan kualiti keluaran/perkhidmatan yang berkualiti. Agensi-agensi kerajaan

adalah diminta memilih satu hari yang sesuai pada setiap tahun khusus untuk

merayakan kejayaan mereka dalam usaha-usaha kualiti.

Sambutan Hari Kualiti kini telah digantikan dengan Hari Inovasi yang

ditetapkan pada 31 Oktober setiap tahun bagi menandakan kepentingan budaya

inovasi dalam mendukung agenda transformasi sektor awam. Jabatan dan agensi

kerajaan perlu meraikan Hari Inovasi pada setiap tahun dengan mengadakan

pelbagai program ke arah peningkatan budaya inovasi dalam sektor awam.


4/15

4

Hari Inovasi juga boleh memuatkan program pengiktirafan bagi kejayaan

inovasi yang dihasilkan individu dan kumpulan. Jabatan dan agensi kerajaan juga

boleh merangka program dan aktiviti yang melibatkan pelanggan dalam sambutan

Hari Inovasi.

2.1 Perancangan Hari Kualiti / Inovasi

Perancangan Hari Kualiti/Inovasi adalah untuk meneliti aktiviti-aktiviti yang

perlu dilakukan pada hari tersebut yang merupakan hari komitmen kepada usaha-

usaha peningkatan kualiti. Dalam merancang Hari Kualiti/Inovasi, Jawatankuasa

Penganjur perlu memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut:

a. Menentukan jangka masa apabila organisasi bersedia untuk mengadakan

hari tersebut;

b. Peruntukan kewangan;

c. Penglibatan para pekerja di semua peringkat;

d. Budaya sesebuah organisasi; dan

e. Tindakan-tindakan lanjutan selepas acara Hari Kualiti/Inovasi.

Bagi mewujudkan satu budaya kerja yang berteraskan kualiti/inovasi di

kalangan semua pekerja, beberapa aktiviti hendaklah dilaksanakan untuk

meningkatkan kualiti dalam sektor awam. Aktiviti-aktiviti ini adalah seperti berikut:

a) Anugerah Kualiti Perdana Menteri

Kerajaan telah pun memberi Anugerah Kualiti Perdana Menteri sebagai satu

tanda penghargaan kepada sesuatu agensi yang telah menunjukkan prestasi

cemerlang dalam tahun yang berkenaan. Anugerah ini akan disampaikan setiap

tahun pada 9hb November sempena Hari Kualiti Sedunia.


5/15

5

b) Panduan Pengurusan dan Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam

Panduan ini menjadi rujukan asas kepada agensi-agensi kerajaan dalam

usaha mereka untuk menghasilkan perkhidmatan dan keluaran yang berkualiti.

Berpandukan kepada panduan tersebut, kementerian-kementerian dan jabatan-

jabatan adalah dikehendaki menyediakan Panduan Pengurusan dan Peningkatan

Kualiti masing-masing.

c) Bengkel-bengkel Latihan

Beberapa Bengkel Pengurusan dan Peningkatan Kualiti telah diadakan bagi

Penyelaras-penyelaras Kualiti dan Produktiviti dan Pasukan-pasukan Petugas

mereka. Selepas menghadiri latihan ini, Penyelaras-penyelaras Kualiti dan

Produktiviti serta pasukan-pasukan petugas mereka adalah dikehendaki

melaksanakan usaha-usaha peningkatan kualiti di agensi masing-masing. Selain itu,

mereka juga perlu melatih dan mendidik pegawai-pegawai dan staf di bawah jagaan

mereka tentang pengurusan yang berkualiti.

d) Ceramah dan Perbincangan

Ceramah-ceramah dan perbincangan-perbincangan mengenai pengurusan

dan peningkatan kualiti dalam perkhidmatan awam hendaklah diberikan iaitu

bertujuan untuk membantu meningkatkan lagi kesedaran agensi-agensi ini tentang

pengurusan kualiti.

e) Pita Video Kualiti

Sebanyak dua pita video berkenaan dengan pengurusan kualiti telah pun

disediakan dan digunakan sebagai bahan latihan bagi Bengkel Pengurusan Kualiti.

Pita-pita video ini adalah berjudul "Ke Arah Perkhidmatan Awam Yang Produktif"

dan "Pengurusan Produktiviti Dan Kualiti Yang Berkesan".


6/15

6

f) Pengumuman Melalui Televisyen

Bagi meningkatkan lagi kesedaran serta menerapkan quality consciousness

di kalangan orang ramai, tiga pengumuman telah disiarkan melalui televisyen.

Pengumuman-pengumuman tersebut bertajuk:

Kualiti-Memenuhi Kehendak Pelanggan

Kualiti Melalui Pencegahan

Kos Tidak Memenuhi Kehendak Pelanggan

g) Siri Panduan Pengurusan Kualiti

Sebagai sebahagian daripada usaha-usaha untuk meningkatkan kesedaran

dan pengetahuan tentang kualiti serta menunjukkan cara-cara yang praktikal untuk

mengurus kualiti dan produktiviti secara berkesan, satu siri Panduan Pengurusan

Produktiviti telah disediakan. Panduan-panduan ini telah pun diedarkan kepada

semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua Jabatan Persekutuan.


7/15

7

3.0 Aktiviti-aktiviti Hari Kualiti / Inovasi

Ketika sambutan Hari Kualiti/Inovasi, pihak pengurusan boleh menganjurkan

pelbagai aktiviti yang berkaitan dengan usaha peningkatan kualiti/inovasi jabatan. Di

antara aktiviti-aktiviti sempena Hari Kualiti/Inovasi adalah seperti berikut:

Ucap Utama Hari Kualiti/Inovasi

Ucapan boleh dilakukan oleh Ketua Jabatan atau pakar kualiti/inovasi yang

berpengalaman bagi menunjukkan komitmen terhadap usaha-usaha peningkatan

kualiti/inovasi. Sebelum aktiviti ucap utamana dilakukan, digalakkan supaya suasana

diceriakan dengan iringan muzik gamelan dan kehadiran hadirin diserikan oleh

penyambut-penyambut tetamu dengan door gift Hari Kualiti/Inovasi yang unik bagi

menyerikan lagi suasana pada hari tersebut.

Ceramah oleh pakar-pakar kualiti/inovasi

Menjemput penceramah atau pakar-pakar yang berpengalaman bagi

memberi ceramah yang meliputi aspek-aspek etika kerja, peningkatan perkhidmatan

yang berkualiti, dan penggunaan teknologi terkini. Ceramah dan perbincangan kerap

diadakan untuk memberi pengetahuan kepada penjawat-penjawat awam agar dapat

meningkatkan lagi kualiti dan kesedaran tentang pentingnya kualiti dalam sesuatu

urusan pekerjaan.

Contoh ceramah yang boleh disampaikan ialah Penambahbaikan Dalam

Sistem penyampaian di Sektor Awam di mana penceramah boleh menyentuh

mengenai pengalaman luas beliau terhadap mutu perkhidmatan awam yang perlu

dihasilkan oleh penjawat-penjawat awam. Aspek integriti, amanah, kepuasan


8/15

8

pelanggan, kreativiti dan inovasi merupakan perkara teras yang perlu disemai di

dalam pengurusan dan amalan setiap kakitangan kerajaan. Penyampaian ceramah

yang lembut dan berhemah akan memberikan impak positif terhadap sikap yang

perlu dijiwai oleh semua staf dalam memastikan mutu sistem penyampaian sentiasa

dipertingkatkan.

Seminar kualiti/inovasi

Seminar kualiti/inovasi perlu dijalankan bagi meningkatkan kesedaran

terhadap pembudayaan kualiti/inovasi serta menyedari peranan masing-masing di

dalam perlaksanaan tugas dan saling bekerjasama dalam memantapkan hasil kerja.

Contoh seminar yang boleh dilakukan adalah Bicara Kualiti/Inovasi. Seminar ini

dapat memberikan sikap keterbukaan pengurusan terhadap beberapa cadangan dan

pandangan ke arah kebaikan bersama serta semua staf mendapat maklumbalas

tentang harapan dan saranan yang perlu dicapai.

Upacara angkat sumpah (Majlis ikrar)

Majlis ikrar ini perlu sentiasa dijalankan setiap tahun pada Hari Kualiti/Inovasi.

Majlis ikrar oleh pekerja-pekerja amat diperlukan bagi menunjukkan tanda dedikasi

mereka ke arah peningkatan kualiti/inovasi.

Pembentangan pelan kualiti/inovasi pada masa akan datang

Pembentangan pelan kualiti/inovasi perlu diadakan bagi memastikan setiap

aktiviti atau program yang akan dijalankan pada masa akan datang mendapat

perhatian semua warga pekerja atau jabatan. Ini akan menggalakkan semua pihak


9/15

9

akan cuba mencapai tahap yang telah ditetapkan. Seterusnya akan meningkatkan

mutu kerja setiap jabatan.

Pameran/Showcase Kualiti/Inovasi

Pamera kualiti/inovasi perlu diadakan kepada warga, agensi sektor awam dan

orang awam bagi memperkenalkan produk atau hasil pengkomersilan dan

pemasaran produk. Ini dapat menggalakkan minat semua pihak untuk melihat

produk atau hasil kualiti kerja yang dihasilkan oleh setiap jabatan yang terlibat untuk

Hari Kualiti/Hari Inovasi.

Sesi latihan kualiti/inovasi

Bengkel-bengkel dan latihan perlu diberikan di peringkat atasan sehinggalah

ke peringkat bawahan. Ini bertujuan meningkatkan lagi tahap kualiti dan pencapaian

mutu kerja yang lebih baik. Antara latihan yang boleh dilakukan adalah latihan dalam

bidang 'team building', meningkatkan kemahiran menggunakan Bahasa Inggeris,

dan kemahiran komunikasi dan penyampaian.

Memberi cenderamata kualiti/inovasi

Cenderamata kualiti/inovasi perlu diberikan kepada pihak-pihak yang telah

bertungkus-lumus bagi menjayakan hari kualiti/inovasi yang telah dijalankan dengan

lancar dan berjaya. Ini bagi menggalakkan setiap pihak yang terlibat akan terus

bekerjasama dalam memastikan aktiviti atau program yang dijalankan pada masa

akan datang akan lebih menarik dan sempurna.


10/15

10

Penyampaian insentif atau memberi anugerah

Memberikan pengiktirafan dan penghargaan kepada semua kakitangan di

semua peringkat sebagai mengenang jasa yang telah disumbangkan serta

memberikan penghargaan yang sama di atas kualiti kerja yang cemerlang seperti

Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pekerja-pekerja yang dicalonkan. Ini akan

mendorong semangat motivasi kepada kakitangan lain untuk terus bekerja dengan

gigih dan bersemangat untuk menjadikan organisasi cemerlang, gemilang dan

terbilang.

Mengadakan tayangan video dan membuat rakaman video

Mengadakan tayangan video mengenai aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan

oleh agensi di dalam usaha peningkatan kualiti/inovasi dan mengadakan tayangan

video mengenai 'success stories' jabatan-jabatan lain serta membuat rakaman video

mengenai acara pada hari tersebut. Aktiviti seperti ini perlu dijalankan bagi menarik

semua pihak akan turut serta dalam aktiviti atau program yang telah dijalankan pada

masa akan datang dengan tayangan koleksi gambar-gambar yang dipaparkan.

Persembahan oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja.

Kumpulan Meningkat Mutu Kerja bagi setiap jabatan yang telah berjaya akan

mempersembahkan projek mereka pada Hari Kualiti/Inovasi yang telah dijalankan.

Persembahan ini bertujuan untuk mendedahkan kepada warga jabatan dan hadirin

mengenai proses dan semangat berpasukan yang telah diwujudkan oleh mereka

dalam menghasilkan mutu kerja yang berkualiti.


11/15

11

Pertandingan atau program lain yang dijalankan

a) Pertandingan Sepah-sepah Susun (3S)

Pertandingan yang menarik yang akan melibatkan penyertaaan dari semua

bahagian. Memastikan semangat berpasukan dan bekerjasama di kalangan para

pekerja.

b) Program Deklamasi Sajak

Penyertaan peserta dari pelbagai jabatan yang terlibat. Tema perlu ditetapkan

berkisar kepada kualiti/inovasi dan produktiviti. Persembahan ini dapat menarik

ramai peserta melibatkan diri dengan pelbagai hadiah yang akan disediakan.

Seterusnya dapat mencungkil ramai peserta yang berbakat dalam bidang ini untuk

diketengahkan dan persembahan ini dapat menarik ramai pihak menghadiri hari

kualiti/inovasi.

c) Treasure Hunt Kualiti/Inovasi

Pelaksanaan program dapat menarik lebih ramai peserta dengan pelbagai

aktiviti yang mencabar. Program ini akan menyerlahkan komitmen dan semangat

pasukan di kalangan ahli kumpulan (lelaki dan wanita) dan dicampurkan dari semua

bahagian. Setiap peserta perlu melaksanakan pelbagai tugasan yang telah diberikan

seperti menyusun kerusi, menjawab soalan-soalan mengenai kualit/inovasi dan

sebagainya.


12/15

12

4.0 Tujuan Aktiviti-aktiviti Hari Kualiti / Inovasi

Setiap jabatan begitu aktif dan kreatif dalam usaha merancang program-

program yang menarik bagi menggalakkan setiap agensi di bawahnya mengambil

bahagian. Agensi-agensi berkenaan juga begitu komited dalam menjayakan

program-program yang telah dirancang, di samping melaksanakan program

kualiti/inovasi masing-masing di peringkat jabatan.

Program-program kualiti/inovasi yang dilaksanakan telah dapat mewujudkan

semangat kerjasama di samping mengeratkan lagi silaturrahim di kalangan warga

agensi masing-masing. Keinginan untuk menang dalam pertandingan yang diadakan

sudah pasti mendorong warganya berusaha menghasilkan yang terbaik dalam

suasana pertandingan yang sihat.

Hari Q atau inovasi merupakan satu lambang yang menunjukkan komitmen

dalam memastikan semua kerja yang dihasilkan adalah berkualiti tinggi serta

memenuhi kehendak pelanggan. Hari Q atau inovasi perlu dihayati oleh setiap

warga perkhidmatan awam dan tidak seharusnya dibiarkan berlalu begitu sahaja

tahun demi tahun tanpa membawa sebarang perubahan yang bermakna dan ketara.

Melalui latihan juga jabatan boleh mendedahkan kepada kakitangannya

tentang konsep-konsep pengurusan kualiti, dasar-dasar kualiti dan strategi-strategi

yang digubal oleh jabatan. Kefahaman mengenai perkara ini akan mengukuhkan

komitmen kakitangan terhadap usaha-usaha jabatan. Pengiktirafan dapat

mendorong kakitangan untuk terus meningkatkan prestasi kerja pada masa

hadapan. Pengiktirafan ini juga akan menimbulkan rasa bangga (pride) terhadap

kerja dan ini adalah faktor motivasi yang kuat.


13/15

13

Aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh setiap jabatan sempena hari kualiti/inovasi

bertujuan bagi memperkukuhkan nilai-nilai budaya kualiti dalam organisasi, supaya

ianya menjadi penjana kerja yang efisyen dan berkualiti tinggi. Selain itu, pemberian

pengiktirafan dan memperbaharui komitmen pekerja dan pengurusan ke arah

peningkatan kualiti secara berterusan.

Pendekatan yang diserapkan melalui aktiviti minggu kualiti/inovasi ini, bukan

sahaja memerlukan para pekerja melakukan kerja mengikut prosedur, atau arahan

yang ditetapkan, tetapi juga digalakkan supaya lebih inovatif dan kreatif dalam

menjalankan kerja, terutama dalam memikirkan kaedah-kaedah dan pendekatan-

pendekatan baru yang lebih efektif dan lebih produktif dan cekap. Usaha yang

berterusan untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti adalah penting, kerana daya

saing negara perlu dipertingkatkan dalam persekitaran ekonomi yang begitu

mencabar.


14/15

14

5.0 Kesimpulan

Pelaksanaan Hari Kualiti/Inovasi adalah satu keperluan yang akan menjamin

kecemerlangan prestasi perkhidmatan awam. Tindakan ini membolehkan jabatan-

jabatan menghasilkan keluaran dan perkhidmatan yang berkualiti serta dihargai oleh

orang ramai. Di samping itu, jabatan-jabatan juga akan dapat mempertingkatkan

kecekapan dan keberkesanannya dalam menjayakan matlamat operasi masing-

masing.

Namun begitu, perlaksanaan Hari Kualiti/Inovasi ini bukanlah satu usaha

yang mudah, sebaliknya memerlukan perancangan dan pelaksanaan yang teratur.

Komitmen pengurusan atasan juga ternyata menjadi satu keperluan yang asasi. Hari

Kualiti/Inovasi yang telah diadakan perlu menilai pencapaian yang diperolehi hasil

dari Hari Kualiti/Inovasi. Selain itu, peluang-peluang perlu dikaji untuk memperbaiki

acara tersebut di masa akan datang. Pihak pengurusan juga boleh membuat publisiti

tentang acara yang telah diadakan itu untuk mendorong pekerja-pekerja

menyumbangkan kepada peningkatan kualiti.

Kecemerlangan sesebuah organisasi berkait rapat dengan tahap disiplin dan

kualiti kerja warganya. Sesebuah organisasi yang mempunyai warga yang

berdisiplin dan berkualiti tinggi dapat memastikan segala tugas yang diamanahkan

dilaksanakan dengan teratur dan tidak menyalahi peraturan yang ditetapkan. Warga

yang berdisiplin akan sentiasa dapat menjalankan tugasnya dengan cemerlang

kerana disiplin merupakan kunci utama ke arah kecemerlangan dan menjadi asas

yang penting dalam usaha mewujudkan pentadbiran yang beramanah, bersih dan

cekap.


15/15

15

6.0 Bibliografi

Ismail Yusuf, (2009), Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia. Udesa Enterprise,

Kuala Lumpur.

Ranjit Singh Mahli, (1985), Panduan Jawapan Peperiksaan Am Kerajaan. Federal

Publication, Kuala Lumpur.

Garis Panduan Peningkatan Kualiti

http://gdnippm.blogspot.com/2009/10/garis-panduan-peningkatan-kualiti.html

Portal rasmi MAMPU (Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan

Malaysia) http://www.mampu.gov.my

Pusat Rujukan Persuratan Melayu http://prpm.dbp.gov.my/

Pusat Sumber Maklumat INTURA

http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektor-

perkhidmatan-awam/
http://gdnippm.blogspot.com/2009/10/garis-panduan-peningkatan-kualiti.htmlhttp://gdnippm.blogspot.com/2009/10/garis-panduan-peningkatan-kualiti.htmlhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arkib/um26052010.pdfhttp://www.mampu.gov.my/pdf/arkib/um26052010.pdfhttp://prpm.dbp.gov.my/http://prpm.dbp.gov.my/http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektor-perkhidmatan-awam/http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektor-perkhidmatan-awam/http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektor-perkhidmatan-awam/http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektor-perkhidmatan-awam/http://psmintura.wordpress.com/2011/07/11/membudayakan-inovasi-dalam-sektor-perkhidmatan-awam/http://prpm.dbp.gov.my/http://www.mampu.gov.my/pdf/arkib/um26052010.pdfhttp://gdnippm.blogspot.com/2009/10/garis-panduan-peningkatan-kualiti.html

Documents

Tugasan Individu No. 105