Faqe 1 nga 33

www.dce-group.com

UDHËZUES PËR MIRËMBAJTJEN E SISTEMIT TË MENAXHIMIT TË

CILËSISË TË BAZUAR NË ISO 9001:2008

Dhjetor 2008

Faqe 2 nga 33

1.4. TERMA DHE PËRKUFIZIME Në vazhdim janë dhënë disa terma dhe përkufizimet e tyre sipas standardit ISO 9000:2008, me qëllim të përvetësimit më të lehtë të lëndës së trajtuar në këtë libër. Produkt/Shërbim. Rezultati i një procesi. Procesi. Tërësi e aktiviteteve ndërlidhëse ose ndërvepruese që transformon inputet në autpute” Cilësia. Shkalla në të cilën një tërësi e karakteristikave të brendshme i plotëson kërkesat. Kërkesë. Nevojë ose pritshmëri që është deklaruar, përgjithësisht e përfshirë ose e detyruar. Kënaqësia e klientit. Perceptimi i klientit për shkallën në të cilën kërkesat e klientit janë plotësuar. Sistemi. Tërësia e elementeve të ndërlidhur ose ndërveprues. Sistemi i menaxhimit. Sistem që krijon politikën dhe objektivat për të arritur këto objektiva. Një sistem menaxhimi të një organizate mund të përfshijë sisteme të ndryshme menaxhimi të tillë si sistemi i menaxhimit të cilësisë, një sistem menaxhimi financiar ose një sistem menaxhimi mjedisor. Sistemi i menaxhimit te cilësisë. Sistemi i menaxhimit për të menaxhuar dhe kontrolluar një organizatë në lidhje me cilësinë. Politika e cilësisë. Shprehë qëllimet e përgjithshme dhe drejtimin e një organizate në lidhje me cilësinë që formalisht deklarohet nga menaxheri kryesor. Objektiv cilësie. Diçka e kërkuar ose e synuar në lidhje me cilësinë . Menaxhimi. Aktivitetet e koordinuara për të udhëhequr dhe kontrolluar një organizatë. Menaxheri kryesor. Person ose grup personash që drejton ose kontrollon një organizatë në nivelin më të larte. Menaxhimi i cilësisë. Aktivitete të koordinuara për të udhëhequr dhe kontrolluar një organizatë në lidhje me cilësinë . Planifikimi i cilësisë. Pjesë e menaxhimit të cilësisë e përqendruar mbi tërësinë e objektivave të cilësisë dhe specifikimin e proceseve te nevojshme operacionale dhe në burimet përkatëse për të përmbushur objektivat e cilësisë. Kontrolli i cilësisë. Pjese e menaxhimit të cilësisë e përqendruar në plotësimin e kërkesave të cilësisë. Sigurimi i cilësisë. Pjesë e menaxhimit të cilësisë e përqendruar në sigurimin e besueshmërisë që kërkesat e cilësisë do të jenë plotësuar. Përmirësimi i cilësisë. Pjesë e menaxhimit të cilësisë e përqendruar në rritjen e aftësisë për përmbushjen e kërkesave të cilësisë. Përmirësimi i vazhdueshëm. Përsëritja e aktivitetit ne rritjen e zotësisë për të plotësuar kërkesat. Efektiviteti. Shkalla në të cilën janë realizuar dhe planifikuar aktivitetet e planifikuara dhe janë arritur rezultatet. Efikasiteti. Lidhja ndërmjet rezultatit të arritur dhe burimeve të përdorura. Organizata. Grup njerëzish dhe objektesh me një rregullim të përgjegjësive, autoriteteve dhe marrëdhënieve reciproke. (kompani, korporate, firme, ndërmarrje, institucion, shoqate humanitare, shoqata, ose pjese e kombinime të tyre). Struktura organizative. Rregullimi i përgjegjësive autoriteteve dhe marrëdhënieve ndërmjet njerëzve. Klienti. Organizata ose personi që merr një produkt (konsumatori, klienti, përdoruesi i fundit, shitësi me pakice, përfituesi,blerësi). Furnizuesi. Organizata ose personi që siguron një produkt. Pala e interesuar . Person ose grup që ka interes në performancën ose ne suksesin e një organizate (klientët, pronarët, njerëzit në një organizatë, furnizuesit, bankieret, shoqatat, partnerët ose unionet). Projekti. Procesi unik i përbërë si një tërësi e aktiviteteve të koordinuara dhe të kontrolluara me të dhëna në fillim dhe në fund, të ndërmarra për të arritur një objektiv në konformitet me kërkesat e specifikuara, duke përfshirë detyrimet në kohë, kosto dhe burime. Përshtatur nga Standardi Ndërkombëtar ISO 10006:1997. Procedura. Mënyra e specifikuar për të kryer një aktivitet ose një proces. Procedurat mund të jene ose jo te dokumentuara. Kur një procedure është e dokumentuar, termi “procedure e shkruar” ose “procedure e dokumentuar” përdoret shpesh. Dokumenti që përmban një procedure mund te quhet “dokument procedure”. Karakteristika. Tipar dallues. Një karakteristikë mund të jetë e brendshme ose e vlerësuar. Një karakteristikë mund te jetë cilësore ose sasiore. Ka klasa te ndryshme të karakteristikave: fizike (p.sh. karakteristika mekanike, elektrike, kimike, ose biologjike), shqisore (p.sh. të lidhura me nuhatjen, prekjen,

Faqe 3 nga 33

shijen, shikimin, dëgjimin), te sjelljes (p.sh. mirësjellja, ndershmëria, besueshmëria, vërtetësia), të kohës (p.sh. përpikëria, gatishmëria, vlefshmëria), ergonomike (p.sh. karakteristika fiziologjike, ose te lidhura me sigurinë humane), funksionale (p.sh. shpejtësia maksimale e një aeroplani). Gjurmueshmëria. Aftësia për te mbajtur parasysh historinë, zbatimin ose lokalizimin e asaj që është nën konsideratë. Konformiteti. Plotësimi i një kërkese. Ky përcaktim është në përputhje me Udhëzuesin 2 te ISO/IEC por ndryshon prej tij në frazimin në përshtatje me konceptet e ISO 9000. Termi “përshtatje” është sinonim por jo i miratuar. Jokonformiteti. Mosplotësimi i një kërkese. Defekti. plotësimi i një kërkese ne lidhje me një përdorim të pa qëllimshëm ose të specifikuar Veprimi parandalues. Veprim për të eliminuar shkakun e një jokonformiteti potencial(të mundshëm) ose të një situate tjetër të padëshirueshme. Veprimi korrigjues. Veprim për të eliminuar shkakun e një jokonformiteti të zbuluar ose të një situate tjetër të padëshirueshme. Veprimi korrigjues ndërmerret për të parandaluar rishfaqjen ndërsa veprimi parandalues ndërmerret për të parandaluar shfaqjen. Korrigjimi. Veprim për të eliminuar një jokonformitet të zbuluar. Një korrigjim bëhet së bashku me një veprim korrigjues. Një korrigjim mund të jete p.sh. ripunimi ose riklasifikimi. Ripunimi. Veprim mbi një produkt jokonform duke e bërë atë konform me kërkesat. Riklasifikimi. Ndryshimi i klasifikimit të një produkti jokonform me qëllim për ta kthyer atë konform me kërkesa të ndryshme nga ato fillestaret. Riparimi. Veprim mbi një produkt jokonform për ta bërë atë të pranueshëm për përdorimin e parashikuar. Ndryshe nga ripunimi, riparimi mund të ndikoj ose të ndryshoj pjesë të produktit jokonform. Skarciteti. Veprim mbi një produkt jokonform për ta ndaluar atë në përdorimin e parashikuar të tij p.sh. riciklimi, shkatërrimi. Dokument. Informacioni dhe mjeti i tij mbështetës. Regjistrim, specifikim, dokument procedure, vizatim, raport, standard. Botimi mund te jetë në letër, shirit magnetik, disk kompjuteri elektronik ose optik, fotografi ose mostra, ose një kombinim i tyre. Një tërësi e dokumenteve, p.sh. specifikimet dhe regjistrimet quhen përgjithësisht “dokumentacion”. Inspektimi. Vlerësimi i konformitetit nga vrojtimi dhe gjykimi të shoqëruara si të përshtatshme nga matjet, testimi ose nga vlerësim standardi. {Udhëzuesi 2 ISO/IEC} Testi. Përcaktimi i një ose më shumë karakteristikave sipas një procedure. Verifikimi. Konfirmimi nëpërmjet kushtit të evidencës objektive, që kërkesat e specifikuara janë plotësuar. Termi “i verifikuar” përdoret për të përcaktuar statusin korrespondues. Konfirmimi mund te përfshijë aktivitete te tilla: llogaritje alternative të kryera, krahasimin e një specifikimi të një projekti të ri me një specifikim projekti, ndërmarrjen e testeve dhe demonstrimet, dhe rishikimin e dokumenteve përpara botimit. Vlefshmëria/validiteti. Konfirmimi, nëpërmjet kushtit të evidencës objektive që kërkesat për një përdorim specifik te parashikuar ose zbatim janë plotësuar. Rishikim. Aktivitet i marrë përsipër për të përcaktuar përshtatshmërinë, mjaftueshmërinë dhe efektivitetin e çështjes në fjalë për të arritur objektivat e krijuara. Rishikimi i menaxhimit, rishikimi i projektimit dhe zhvillimit, rishikimi i kërkesave të klientit dhe rishikimi i jokonformitetit. Kontrolli. Procesi sistematik, i pavarur dhe i dokumentuar për marrjen e evidencës së kontrollit dhe vlerësimin e saj objektiv për të përcaktuar se në të cilin shkallen e kriterit të kontrollit është plotësuar. Kontrollet e brendshëm, shpesh quhen kontrolle të palës së pare, kryhen nga organizatat për qëllime të brendshme, dhe mund të formojnë bazën për një vete deklarim të konformitetit të organizatës. Kontrollet e jashtme përfshijnë ato qe përgjithësisht quhen “pale të dyta” ose “pale te treta” kontrolli. Kontrollet nga pala e dyte kryhen nga pale që kane një interes në organizate, si klientët, ose nga persona të tjerë në emër të tyre. Kontrollet nga pala e tretë kryhen nga organizata të pavarura te jashtme. Organizata të tilla kryejnë certifikim ose regjistrim te konformitetit me kërkesa si ato te dhëna ne standardin ISO 9001 dhe ISO 14001:1996. Kur sistemet e menaxhimit të cilësisë dhe të mjedisit kontrollohen së bashku quhet “kontrolli i kombinuar”. Kur dy ose më shumë organizata kontrolli operojnë bashkërisht një kontroll i vetëm quhet “kontroll i përbashkët”. Kompetenca. Zotësia e treguar për të zbatuar njohuritë dhe dijet. Procesi i matjeve. Tërësia e operimeve për të përcaktuar vlerat e një sasie. Konfirmimi metrologjik. Tërësia e operimeve që kërkohen për të siguruar që pajisja matëse plotëson kërkesat për përdorimin e parashikuar të saj. (Pajisjet matëse, instrumentet matëse, softuer, etalon për

Faqe 4 nga 33

matje, materiale referuese ose aparat ndihmës, ose kombinime të tyre të nevojshme për të realizuar një proces matjesh).

1.5. PARIMET THEMELORE TË STANDARDIT ISO 9001:2008 Në vazhdim janë paraqitur tetë parimet që formojnë bazën për standardet e sistemit të menaxhimit të cilësisë brenda familjes ISO 9000. Fokusimi i klientit. Organizmat varen nga klientët e tyre dhe si pasojë duhet të kuptojnë nevojat aktuale dhe një të ardhme të klientit, duhet të plotësojnë kërkesat e klientit dhe të përpiqen të tejkalojnë parashikimet e tyre. Udhëheqja. Drejtuesit krijojnë bashkimin e qëllimit dhe drejtimit të organizatës. Ata duhet të krijojnë dhe mbajnë ambientin e brendshëm në të cilin njerëzit mund të përfshihen plotësisht në arritjen e objektivave të organizatës. Përfshirja e njerëzve. Njerëzit në të gjitha nivelet janë thelbi i një organizate dhe përfshirja e plotë e tyre krijon mundësinë që zotësia e tyre të përdoret në përfitim të organizatës. Metoda e procesit . Një rezultat i dëshiruar arrihet me më shumë efektivitet kur aktivitetet dhe burimet përkatëse menaxhohen si një proces. Metoda e sistemore në menaxhim. Identifikimi, kuptimi dhe menaxhimi i proceseve të ndërlidhura si një sistem kontribuon në efektivitetin dhe rendimentin e organizatës në arritjen e objektivave të saj. Përmirësimi i vazhdueshëm. Përmirësimi i vazhdueshëm i performances të organizatës duhet të jetë objektiv i përhershëm i organizatës. Metoda faktike në marrjen e vendimeve. Vendimet efektive bazohen në analizimin e të dhënave dhe informacionit. Marrëdhëniet me përfitim reciprok me furnizuesit . Një organizatë dhe furnizuesit e saj janë të ndërvarur, dhe një marrëdhënie me përfitim reciprok rritë zotësinë e të dy palëve në krijimin e vlerave.

1.6. KËRKESAT E STANDARDIT ISO 9001:2008 Numri i paraqitur brenda kllapës korrespondon me numrin e pikës/kërkesës së standardit ISO 9001:2008.

1.6.1. Sistemi i menaxhimit të cilësisë, (4)

1.6.1.1. Kërkesa të përgjithshme (4.1) Organizata duhet të:

• krijojë,

• dokumentojë,

• zbatojë dhe

• vazhdimisht të përmirësojë sistemin e menaxhimit të cilësisë në pajtim me kërkesat e Standardit ISO 9001 nëse dëshiron të deklarojë se vepron konform standardit.

Organizata duhet të: a) Identifikojë proceset e biznesit të organizatës, që nga kontakti fillestar me klientin deri te shpërndarja produkteve të gatshme apo shërbimeve që organizata i ofron. Në përmbushjen e kësaj kërkese nuk duhet anashkaluar proceset të cilat organizata i realizon nëpërmjet burimeve të jashtme, sepse ato janë kritike për suksesin e biznesit dhe duhet të menaxhohen gjithashtu. Është mjaft e rëndësishme se këtu vjen në shprehje aftësia përfshirjes dhe e lidhmërisë së kërkesave të standardit me proceset e biznesit. Cilat janë proceset e biznesit? Ato fillojnë nga grup proceset e përgjithshme të cilat janë theksuar në Standard, e të cilat janë: menaxhimi i organizatës, menaxhimi i burimeve, realizimi i produktit/shërbimit dhe matja dhe përmirësimi. Këto janë grup proceset. Cilat janë proceset e veçanta? Në fushën e realizimit të produktit ato mund të zbërthehen në këto procese: planifikimi, shitja, furnizimi, projektimi dhe zhvillimi, prodhimi,

Faqe 5 nga 33

kontrolli i pajisjeve monitoruese dhe matëse etj. Këto janë procese të cilat identifikohen nga Menaxhmenti i lartë. Pastaj këto procese mund të zbërthehen në nën procese tjera edhe më detajuara. Shkalla e zbërthimit varet nga madhësia e organizatës dhe shkalla e ndërlikueshmërisë së proceseve. b) Përcaktojë vazhdimësinë dhe bashkëveprimin e këtyre proceseve. Metoda më e thjeshtë është skematizimi (Rrjedha e diagramit) i proceseve të biznesit. Shumica e procese të biznesit kanë të njëjtën rrjedhë PLANIFIKO-BËJ-KONTROLLO-VEPRO (PDCA-Rrethi i Demingut) i cili përkrahet nga standardi ISO 9001:2008. Çështja kryesore këtu është të përshkruhet si këto procese ndërveprojnë dhe formojnë sistemin. Menaxhimi i “zbrazëtirave” në mes të proceseve këtu është kritike për efektivitetin e gjithëmbarshëm të sistemit. c) Përcaktojë kriteret dhe metodat e nevojshme për të siguruar që ndikimi dhe kontrolli i këtyre proceseve të jetë efektiv. Në këtë pikë është e rëndësishme të definohet se si organizata do të identifikoj se a janë efektive proceset e biznesit të cilat kanë një objektiv të përgjithshëm arritjen e kënaqshmërisë së klientit. Një proces i kontrollit mbi inputet, procesin e transformimit dhe autputet, pastaj mund të instalohet me qëllim të sigurimit të fitimit rezultateve të qëndrueshme. d) Sigurojë resurset dhe informacionin e nevojshëm për të mbështetur operimin dhe monitorimin e këtyre proceseve. Resurset dhe informacioni janë inpute kryesore për çdo proces prandaj duhet të planifikohen dhe kontrollohen për të siguruar efektivitetin e sistemit. Sistemi i menaxhimit të cilësisë është dinamik dhe duhet vazhdimisht të monitorohet dhe të përmirësohet sipas nevojës. Ndryshimet (ndryshimet e klientëve, ndryshimet e tregut, ndryshimet e organizatës, ndryshimet teknologjike dhe ndryshimet e njerëzve brenda organizatës), imponojnë resurse dhe informacione të reja apo avancim të tyre, prandaj duhet vazhdimisht të vlerësohen se si janë planifikuar dhe vendosur ato me qëllim të përmbushjes së kërkesave të ndryshuara. e) Monitorojë, masë dhe analizojë këto procese. Përmirësimi është i mundur vetëm atëherë kur dihet se nga është filluar dhe ku synohet të arrihet. Kjo do të thotë se duhet të grumbullohen të dhënat bazike, të përpunohen dhe të analizohen këto të dhëna, të vendosen objektiva të përmirësimit aty ku është e nevojshme dhe të monitorohet performanca për tu siguruar se rezultatet e dëshiruara janë arritur. f) Zbatojë veprimet e nevojshme për të arritur rezultatet e planifikuara dhe përmirësimin e vazhdueshëm të këtyre proceseve. Një kërkesë mjaft e rëndësishme e standardit ISO 9001:2008 është përmirësimi i sistemit të menaxhimit të cilësisë. Përmirësimi është aktivitet i planifikuar i cili realizohet bazuar në të dhënat e fituara gjatë monitorimit, mirëpo pa veprim të gjitha të dhënat janë të pavlefshme. Përmirësimet duhet të bëhen vazhdimisht pasi që është e pamundur dhe je produktive që të tentohet të bëhen të gjitha përnjëherë, duke i klasifikuar në bazë të rëndësisë dhe statusit së tyre. Për secilin proces organizata duhet të identifikoj: Inputet: Çka, kur, dhe nga kush? Resurset: Cili është stafi, materialet, pajisjet? Metodat: Si bëhet (procedurat dhe udhëzimet)? Kontrolli: Si të monitorohen dhe pse? Matjet: Cilët janë treguesit e performancës (dhe objektivat)? Autputet: Çka është shpërndarë, kur dhe kujt? Është me rëndësi që dizajnohet një skemë gjithë përfshirëse se si proceset bashkëveprojnë njëri me tjetrin. Mënyra më e mirë është që të bëhet kjo paraqitje është përdorimi i metodës “diagrami i rrjedhës së shpërndarjes” (DRrSh), ku në rrafshin horizontal DRrSh përshkon fushat funksionale kurse në atë vertikale aktivitetet/hapat e nevojshëm e procesit.

1.6.1.2. Kërkesat për dokumentacionin (4.2.1)

Standardi ISO 9001:2008 kërkon dokumentimin e politikës së cilësisë, objektivave të cilësisë, manualin e cilësisë, procedurat, dokumentet e planifikimit dhe regjistrimet. Organizata mundet në çfarëdo formati të përshtatshëm për të dokumentojë sistemin e menaxhimit të cilësisë me kusht që të dëshmoj se informacioni është komunikuar në mënyrë efektive dhe poashtu është i përshtatshëm për arritjen e rezultateve të dëshiruara/projektuara.

Procedurat përshkruajnë çka bëhet në organizatë, si bëhet, kush e bën atë, dhe si janë regjistruar rezultatet. Procedurat janë të nevojshme kur organizata donë që të qartësojë përgjegjësitë dhe autoritetet dhe praktikë të vazhdueshme. Duhet pasur kujdes që procedurat nuk janë mjete nëpërmjet të cilave përshkruhet çdo

Faqe 6 nga 33

detaj i aktiviteteve apo edhe operacionet më të imta por përshkrim i proceseve kryesore që vlerësohen me ndikim në performancën e organizatës dhe që shërbejnë si mbështetje për kryerjen punëve e përditshme në mënyrë efektive.

Është me interes të theksohet se proceset mund të definohen/dizajnohen në çfarëdo forme apo formati që vlerësohet i përshtatshëm. Me gjithë tendencën që ju të mos jeni të varur apo të ndikuar nga referencat tona megjithatë ju sugjerojmë që të përdorni programin për paraqitje grafike të proceseve Microsoft Office Visio Drawing.

Efektiviteti i procedurave varet se si ato aplikohen në organizatë. Kompleksiteti dhe kufizimi i procedurave është në proporcion të drejtë me madhësinë e organizatës dhe ndërlikueshmërinë e proceseve të tyre. Kështu që në organizatat e vogla ku proceset dhe aktivitetet janë relativisht të thjeshta edhe procedurat duhet të jenë të kufizuara dhe të thjeshta derisa te organizatat më të mëdha me aktivitete më të ndërlikuara duhet të kenë më shumë procedura të detajuara. Në të gjitha rastet procedurat duhet të jenë sa më praktike që është e mundur.

Është e qartë se standardi ISO 9001:2008, nuk kërkon që në të gjitha rastet procedurat të dokumentohen. Në disa raste nuk është e nevojshme që të dokumentohen praktikat ekzistuese. Megjithatë, duhet të ekzistojë “diçka” që të sigurojë se puna është kryer si duhet.

Sipas standardit ISO 9001:2008, pavarësisht nga madhësia e organizatës dhe lloji i veprimtarisë procedurat e dhëna në vijim janë të obligueshme që të dokumentohen:

• Kontrolli i dokumentacionit (pika 4.2.3) • Kontrolli i regjistrimeve (pika 4.2.4)

• Auditimi i brendshëm (pika 8.2.2)

• Kontrolli i produkteve jokonforme (pika 8.3)

• Veprimet korrigjuese (pika 8.5.2)

• Veprimet parandaluese (pika 8.5.3)

1.6.1.3. Manuali i cilësisë

Manuali i cilësisë është një kornizë gjithëpërfshirëse ku përshkruhet se si funksionon sistemi i menaxhimit të cilësisë. Disa e quajnë “kushtetutë” disa “udhë rrëfyes” i sistemit të menaxhimit të cilësisë. Bazuar në standardin ISO 9001:2008, manuali i cilësisë duhet të përmbajë fushën e zbatimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë. Kjo mund të deklarohet me një fjali të shkurtër ku tregohet qartë se çka bën organizata, p.sh. “ Zhvillimi dhe prodhimi i transport-betonit dhe produkteve nga betoni....”. Në rast të përjashtimit të ndonjë pike nga fusha e zbatimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë atëherë ajo obligativisht duhet të jetë në kuadër të kapitullit 7(Realizimi i produktit/shërbimit) dhe duhet arsyetohet mos përfshirja e saj në kuadër të sistemit. Është e qartë se në fushën e zbatimit mund të përfshihen vetëm proceset apo aktivitetet të cilat zbatohen nga organizata. Duhet pasur kujdes nuk është e lejuar që të përjashtohet i tërë kapitulli 7 i standardit. Manuali poashtu duhet të përfshijë të gjitha proceduarat e dokumentuara të përmendura më lartë. Kryesisht është treguar më praktike që këto procedura të mos përfshihen detajisht në manual por vetëm të bëhet një referim në to. Përshkrimi i bashkëveprimit të proceseve të sistemit të menaxhimit të cilësisë duhet të përfshihet në manual. Forma më e preferuar është paraqitja nëpërmjet DRrSh, apo diagramit të klasifikimit sipas natyrës së proceseve (proceset menaxhuese, proceset e performancës dhe proceset mbështetëse) dhe bashkëveprimi në mes tyre. Është e pranueshme çdo formë e cila qartë paraqet ndërveprimin e proceseve kryesore në organizatë. Është pra evidente, se çka duhet të përmbajë një manual cilësie sipas standardit, por bazuar në atë se cila nga metodat e hartimit të manualit është treguar më e aplikueshme dhe efektive në praktikë vlen të përmendim se struktura e manualit të cilësisë duhet të jetë në përputhje me pikat e përshkruara në standard

Faqe 7 nga 33

ku për secilën pikë(kërkesë) paraqitet mënyra se si, kur dhe nga kush plotësohet ajo. Nëse për plotësimin e asaj kërkese ekziston dokument i çfarëdo forme apo niveli vetëm i referohemi atij dokumenti.

1.6.1.4. Kontrolli i dokumentacionit (4.2.3) Një sistem i mirë dokumentimi është qelës për përmirësimin e proceseve, zgjidhjen e problemeve dhe efektivitetin e një organizate. Vetë fakti se çdo organizatë sipas standardit është e obliguar që të dokumentojë procedurë për kontrollin e dokumentacionit dëshmon për rëndësinë e saj. Sipas një hulumtimi të bërë nga një kompani amerikane Irwin Publishing/McGraw-Hill, 50% të kompanive kanë deklaruar se njëra nga përfitimet më të mëdha me vendosjen e sistemit të menaxhimit të cilësisë ka qenë një sistem më i mirë dokumentacionit. Procedura e kontrollit ë dokumentacionit ka për qëllim përshkrimin e mënyrës së:

• përgatitjes,

• kontrollimit,

• aprovimit,

• ndryshimit,

• shpërndarjes,

• arkivimit dhe

• asgjësimit të dokumenteve.

Çdo dokument i kontrolluar me prejardhje të brendshme duhet të përmbajë: Emërtimin e dokumentit, versionin (numrin e revizionit), datën, vendin, konfirmimin mbi kontrollin dhe miratimin e tij para se të shpërndahet në vendin e destinimit. Është praktike që secili dokument të ketë edhe shkurtesën (akronimin), përmbajtja e të cilit është plotësisht e lirë sipas nevojës së projektuesit të sistemit të menaxhimit të cilësisë. Një kujdes të veçantë këtu duhet kushtuar që në procedurën e kontrollit të dokumentacionit të theksohet se cila ka qenë metodologjia e emërtimit të tyre dhe shënjimit dhe mundësisht që e njëjta të respektohet për gjithë dokumentacionin e sistemit të menaxhimit të cilësisë.

Me qëllim të evitimit të mundësisë së përdorimit të dokumentacionit jo aktual, preferohet që i gjithë dokumentacioni e sidomos procedurat të kenë edhe listën e shpërndarjes. Në këtë listë do të nënshkruheshin të gjithë pranuesit e këtyre dokumenteve kështu që në rast të ndryshimit të tyre të dihet saktë se kush e posedon versionin e vjetër gjegjësisht kujt ti dorëzohet versioni i ri i dokumentit. Me dorëzimin e versionit të ri, dokumenti i vjetër asgjësohet në vendin e ngjarjes. Dokumentacioni me origjinë të jashtme duhet të identifikohet dhe të jetë e kontrolluar shpërndarja e tyre. Kjo zakonisht arrihet nëpërmjet aplikimit të një libri të protokollit në formë të shtypur apo elektronike, ku në mënyrë shumë efikase arrihet vendosja e një sistemi të kontrolluar të hyrjes dhe daljes së dokumentacionit. Preferohet që të përpilohet një e ashtuquajtur “Lista kryesore e dokumentacionit”, ku do të përfshihej niveli hierarkik i dokumentit, emri i dokumentit, kush është përgjegjës, vendi i ruajtjes dhe koha e ruajtjes. Mënyra e palimit, shënjimit, vendit të ruajtjes dhe pedanterisë së mbajtjes së dokumentacionit është një gjë e cila preferohet dhe luan rol të madh në procesin e auditimit të brendshëm dhe të jashtëm. Në vazhdim në Tabelën 1 është paraqitur një procedurë standarde për përgatitjen, miratimin, lëshimin dhe ndryshimin e procedurave të sistemit të menaxhimit të cilësisë me përgjegjësitë përkatëse.

Faqe 8 nga 33

Nr. Emërtimi i aktivitetit

Përshkrim i shkurtër i aktivitetit Përgjegjës Udhëzi

mi punës

Dok. hyrëse/dalëse

1 Inicimi i përgatitjes së procedurës

Propozimin për ndryshimin e procedurës mund ta japë cilido punonjës dhe t`ia paraqes udhëheqësit të njësisë apo përfaqësuesit të menaxhmentit për cilësinë. Inicimin e përgatitjes së procedurës mund ta bëjë: Udhëheqësi i njësisë dhe përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi

Menaxheri i njësisë ------------- Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi

2

Emërimi i pronarit dhe autorit. Përgatitja e propozimit të procedurës

Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi e emëron personin/personat për përgatitjen e propozimit të cilësisë. Nëse dy apo më shumë njësi implikohen, emërohet ekipi për përgatitjen e procedurës.

Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi

Autori e përgatit propozimin e procedurës.

Autori

3 Verifikimi i propozimit

Pas përgatitjes së propozimit të procedurës, ajo procedohet te Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi të cilën ai e kontrollon dhe e verifikon.

Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi

4

Miratimi i propozimit të procedurës dhe përgatitja e listës së shpërndarjes

Procedura e verifikuar përcillet te personi i cili në procedurë është caktuar si personi përgjegjës për zbatimin e procedurës, për miratim. Përgatitet edhe lista e shpërndarjes për zbatimin e asaj procedure.

Menaxheri i njësisë

5

Dorëzimi i propozimit te Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi

Procedura e miratuar me listën e shpërndarjes i dorëzohet Përfaqësuesit të menaxhmentit për cilësi i cili e regjistron dhe informon pjesëmarrësit sipas listës së shpërndarjes.

Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi

6 Ndryshimi i procedurës

Nëse ndryshimi është i vogël ( revizioni ) autori e bënë ndryshimin e pjesshëm dhe ia dorëzon Përfaqësuesit të menaxhmentit për cilësi i cili bën ndryshimin e shifrës të dytë të numrit të versionit. Në rast të ndryshimeve të mëdha atëherë bëhet ndryshimi i shifrës së parë të numrit të versionit.

Autori

Tabela 1.1. Përshkrimi i procedurës së përgatitjes dhe ndryshimit të procedurave të sistemit të

menaxhimit

1.6.1.5 Kontrolli i regjistrimeve(4.2.4) Sikurse për kontrollin e dokumentacionit edhe për kontrollin e regjistrimeve në pajtim me kërkesën e standardit organizata duhet të vendosë dhe të zbatojë një procedurë e dokumentuar të kontrollit të regjistrimeve e cila definon kontrollin e nevojshëm lidhur me:

• sigurimin e shenjimit të regjistrimeve, lexueshmërisë dhe identifikimit efikas të tyre

• sigurimin e mbrojtjes, kohës së ruajtjes dhe disponushmërisë së regjistrimeve

Faqe 9 nga 33

• sigurimin e arkivimit si në formën e shkruar poashtu edhe në atë elektronike.

Regjistrimet kanë një ndryshim esencial nga dokumentet. Derisa dokumentet shërbejnë për përshkrimin dhe

kontrollin e gjërave se si duhet të bëhen, regjistrimet shërbejnë për të dëshmuar se ato janë kryer.

Regjistrimet pra janë lloj i dokumentit të cilat dëshmojnë për një ngjarje që ka ndodhë. Derisa dokumentet

janë të ndryshueshme regjistrimet nuk mund të ndryshohen.

Në Tabelën 2 është dhënë lista e regjistrimeve të cilat organizata duhet ti dokumentojë, zbatojë dhe

mirëmbajë bazuar në standardin ISO 9001:2008:

NR. REGJISTRIMI PIKA E STANDARDIT

1 Rishikimi i sistemit nga ana e menaxhmentit 5.6.1

2 Regjistri i edukimit, aftësive dhe përvojës 6.2.2

3 Procesi i realizimit të produktit 7.1

4 Rishikimi i kërkesave lidhur me produktin 7.2.2

5 Inputet e projektimit dhe zhvillimit 7.3.2

6 Rishikimi projektimit dhe zhvillimit 7.3.4

7 Verifikimi i projektimit dhe zhvillimit 7.3.5

8 Validimi i projektimit dhe zhvillimit 7.3.6

9 Ndryshimet në projektim dhe zhvillim 7.3.7

10 Vlerësimi i furnizuesit 7.4.1

11 Validimi i procesit 7.5.2

12 Identifikimi dhe gjurmueshmëria 7.5.3

13 Pronësia e klientit 7.5.4

14 Kontrolli i pajisjeve të matjes dhe monitorimit 7.6

15 Auditimi i brendshëm 8.2.2

16 Monitorimi dhe matja e produktit 8.2.4

17 Kontrolli i produktit jokonform 8.3

18 Veprimet korrigjuese 8.5.2

19 Veprimet parandaluese 8.5.3

Tabela 1.2. Regjistrimet e obliguara sipas standardit ISO 9001:2008.

1.6.2. Përgjegjësia e menaxhmentit (5)

1.6.2.1 Përkushtimi i menaxhmentit (5.1) Menaxhmenti duhet të dëshmojë përkushtimin e zhvillimit dhe zbatimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë dhe përmirësimit të vazhdueshëm. Kjo dëshmohet nëpërmjet krijimit të vizionit, politikës dhe objektivave

Faqe 10 nga 33

të përgjithshme, rezultateve të punës, informimit të punonjësve për rëndësinë e përmirësimit të vazhdueshëm dhe plotësimit të kërkesave të klientëve, zbatimin e rishikimit të menaxhmentit dhe sigurimin e resurseve të nevojshme për realizimin e objektivave të vendosur dhe përmbushjes së nevojave të klientëve të saj. Poashtu, menaxhmenti duhet të punoj në identifikimin e nevojave aktuale dhe të ardhshme të klientëve, zhvillimit të llojeve të ndryshme të produkteve, zhvillimit dhe aplikimit të matjes së suksesit dhe përmirësimit të proceseve të punës. Eksperienca ka vërtetuar se përkushtimi dhe përfshirja e menaxhmentit është një nga elementet kryesore për suksesin e vendosjes dhe zbatimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë

1.6.2.2 Fokusimi në klientin (5.2) Fokusimi në klientin sipas standardit ISO 9001:2008, është një nga kërkesat themelore. Asnjë organizatë nuk do të mund të ekzistonte pa i plotësuar kërkesat dhe përditshmëritë e klientit. Kërkesat e klientit duhet të specifikohen qysh në kontaktin e parë me klientin ose nëpërmjet të formës kontraktuale dhe të konfirmohet mundësia e plotësimit të tyre. Mënyrat e specifikimit të këtyre kërkesave nuk janë të kufizuara sipas standardit por ato përshtaten konform nevojave të organizatës. Menaxhmenti duhet të përcaktojë format më të përshtatshme në mënyrë që klienti të jetë i informuar lidhur me atë se çfarë organizata bën, si dhe ku klientët mund ti adresojnë pyetjet apo ankesat e tyre.

Në mënyrë që organizata të dëshmojë se është e fokusuar në klientin ajo poashtu duhet të përcaktojë format për matjen e kënaqshmërisë së klientit. Vlerësimi i kënaqshmërisë klientëve mund të matet në bazë të numrit të ankesave të klientëve, shpeshtësisë së ankesave të tyre, opinionin apo mendimin e tyre të shprehur nëpërmjet anketimit, aftësisë për të mbajtur klientët e vjetër ose të përfitimit të klientëve të rinj. Nuk do të thotë se organizata duhet ti përdor të gjitha format e lartshënuara por disa nga ato duhet ti aplikojë.

1.6.2.3 Politika e cilësisë (5.3) Politika e cilësisë është një dokument bazë i sistemit të menaxhimit të cilësisë ku organizata shpreh qëllimet madhore që donë ti arrijë lidhur me cilësinë. Politika e cilësisë duhet të sqarojë se çka bën organizata, në cilin sektor të industrisë bën pjesë, cilat janë qëllimet dhe si do ti arrijë këto qëllime. Politika paraqet një kornizë bazë për përcaktimin e objektivave të cilësisë dhe ajo duhet të komunikohet në të gjithë organizatën dhe menaxhmenti duhet të sigurohet se ajo është kuptuar nga të gjithë në organizatë. Metodat e komunikimit të politikës mund të jenë të ndryshme: nëpërmjet takimeve të rregullta, vizitave të drejtpërdrejta në vendin e punës dhe shpalljes në tabelën njoftuese. Duhet pasur kujdes që qëllimet e politikës së cilësisë të jenë të përshtatura dhe të mos bien ndesh me qëllimet e fushave tjera të organizatës, që shpesh herë ndodh edhe në praktikë. (1)

1.6.2.3 Objektivat e cilësisë (5.4.1) Fillimisht objektivat e cilësisë duhet të bazohen në arritjen e qëllimeve të politikës së cilësisë. Objektivat e cilësisë përbëjnë elementin kryesor në planifikimin e cilësisë për arritjen e objektivave madhore. Ato duhet të jenë të matshme dhe me afat të caktuar për arritjen e tyre. Objektivat sipas nevojës duhet të jenë të vendosura edhe në nivelet funksionale (shitjet, prodhimi, projektimi, deponimi etj.), të cilat ndikojnë në efektivitetin e sistemit të menaxhimit të cilësisë. Zakonisht objektivat funksionale vendosen nga pronarët e proceseve sepse janë më reale, të arritshme dhe specifike. Duhet të specifikohet se sa shpesh do të raportohet niveli i përmbushjes së tyre. Sigurimi i të dhënave dhe besueshmëria e tyre ka rëndësi vitale në vlerësimin shkallës së arritjes së objektivave. Për vlerësimin e tyre duhet të specifikohen edhe treguesit kyç të performancës (KPI- Key Performance Indicators) dhe burimi i informacionit me qëllim të vlerësimit. Në vazhdim po japim disa shembuj të objektivave të cilësisë:

• Reduktimi i numrit të produkteve jokonforme 10%, 6 muajt e ardhshëm.

• Reduktimi i ankesave të klientëve 15%, brenda vitit të ardhshëm.

• Rritja e kënaqësisë së klientëve 10%, brenda vitit të ardhshëm.

• Zhvillimi i 5 produkteve të reja, brenda vitit të ardhshëm.

Faqe 11 nga 33

Disa objektiva mund të vendosen duke u bazuar në kriterin PO/JO, p.sh.:(2)

• Certifikimi i produktit “x”, gjatë vitit të ardhshëm.

1.6.2.4 Planifikimi i sistemit të menaxhimit të cilësisë (5.4.2) Realizimi i kërkesës për planifikimin e sistemit të menaxhimit të cilësisë sipas standardit ISO 9001:2008 nuk ka të bëjë direkt me ndonjë dokument specifik i cili duhet të hartohet. Qysh në fazën e projektimit, bazuar në vlerësimin e gjendjes fillestare të organizatës lidhur me plotësimin e kërkesave të standardit fillon procesi i planifikimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë. Vendosja e objektivave të matshme, koha, resurset dhe përgjegjësit për realizimin e tyre, manuali i cilësisë, procedurat, analiza e rrezikut dhe veprimet parandaluese kontribuojnë në plotësimin e kësaj kërkese(planifikimi i sistemit të menaxhimit të cilësisë).

1.6.2.5 Përgjegjësia dhe autoriteti (5.5.1) Menaxhmenti duhet të sigurojë që përgjegjësitë dhe autoritetet janë përcaktuar dhe komunikuar brenda organizatës.(3) Të gjitha përgjegjësitë dhe autoritetet në organizatë duhet të jenë të definuara saktësisht. Kjo arrihet nëpërmjet skemës organizative (organogramit), dhe përshkrimit të vendit të punës ku janë të përshkruara detyrat, vartësia, kualifikimi dhe shpeshtësia e raportimit. Kur çdo njëri në organizatë është i njoftuar me përgjegjësinë rolin e tij atëherë do të shmangen situatat e punëve të dyfishta, moskryerja e punës duke menduar se duhet kryer tjetri dhe kërkimit të fajtorit. Preferohet që të përcaktohen edhe personat zëvendësues në rast të mungesës së atyre të emëruar sidomos e pozitave udhëheqëse.

1.6.2.6 Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi (5.5.2) Me qëllim të sigurimit të proceseve të nevojshme për sistemin e menaxhimit te cilësisë menaxhmenti duhet të delegojë autoritetin për menaxhimin e këtij sistemi ndonjë anëtari të organizatës. Ky përfaqësues duhet të jetë nga radhët e menaxhmentit, kompetent dhe njohës i mirë proceseve që zhvillohen brenda organizatës. Qysh me fillimin e vendosjes së sistemit, menaxhmenti duhet që nëpërmjet një vendimi të emërojë përfaqësuesin e saj për cilësi dhe të bëjë përzgjedhjen e ekipit për zbatimin e sistemit. Vendimi i marrë duhet të komunikohet brenda organizatës. Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi mund të ketë edhe përgjegjësi tjera brenda organizatës. Ky është përgjegjës për vendosjen zbatimin dhe përmirësimin e vazhdueshëm të sistemit si dhe udhëheqjen e auditimeve të brendshme në periudha të rregullta kohore. Përfaqësuesi për cilësi duhet ti raportoj menaxhmentit të lartë lidhur me mbarëvajtjen e vendosjes dhe zbatimit të sistemit dhe për çdo rast ti përcjellë kërkesat për resurse të nevojshme lidhur me zhvillimin dhe përmirësimin e sistemit konform standardit. Përfaqësuesi i menaxhmentit për cilësi mund të ketë edhe autoritetin për komunikim me palët jashtë organizatës lidhur me sistemin e menaxhimit të cilësisë.

1.6.2.7 Komunikimi i brendshëm (5.5.3) Një sistem komunikimi efektiv rritë performancën e organizatës në të gjitha aspektet. Mungesa e komunikimit të dyanshëm vertikal si edhe atij horizontal është një ndër shkaqet kryesore të problemeve në një organizatë. Prandaj, dhe kjo çështje dhe nevoja për vendosjen e një sistemi të tillë është adresuar në standardin ISO 9001:2008. Menaxhmenti duhet të siguroj një komunikim të përshtatshëm që punonjësit të mund të kryejnë punën e tyre. Është në zgjedhjen e organizatës që të vendosë për mënyrën e komunikimit. Metodat e komunikimit mund të jenë nëpërmjet: takimeve formale dhe jo formale, vendosjes së sistemit të brendshëm të komunikimit elektronik (intranet), nëpërmjet përdorimit të dokumentacionit ekzistues dhe tabelës shpërndarëse.

1.6.2.8 Rishikimi i menaxhmentit (5.6) Qëllimi i rishikimit të sistemit nga ana e menaxhmentit është analizimi i përmbushjes së objektivave, vlerësimi i efektivitetit të sistemit të menaxhimit dhe përcaktimin e përmirësimeve eventuale të nevojshme. Menaxhmenti këtë rishikim e bënë me analizimin e të dhënave (të dhënat hyrëse për rishikimin e menaxhmentit) që përfshijnë: rezultatet e auditimit të brendshëm dhe të jashtëm, informatave kthyese nga klientët, raportimeve për rezultatet e vlerësimit të objektivave(KPI), analizimin e regjistrimeve të jokonformiteteve të produktit, propozimeve dhe komenteve të punonjësve, statusit të veprimeve

Faqe 12 nga 33

korrigjuese dhe parandaluese, veprimeve të ndjekura nga rishikimet e mëparshme të menaxhmentit, ndryshimeve eventuale të cilat mund të ndikojnë në sistemin e menaxhimit të cilësisë dhe rekomandimeve për përmirësim. Rezultatet e rishikimit të sistemit nga ana e menaxhmentit, vërejtjet, rekomandimet dhe vendimet e marra për veprime të nevojshme ( të cilat kanë të bëjnë me përmirësimin e efektivitetit të sistemit dhe proceseve, cilësisë së produktit lidhur me kërkesat e klientit dhe resurset e nevojshme ) duhet të dokumentohen. Rishikimi i menaxhmentit duhet të bëhet së paku një herë në vit apo nëse menaxhmenti kërkon mund të bëhet edhe më shpesh.

1.6.3. Menaxhimi i burimeve (6)

1.6.3.1 Sigurimi i burimeve (6.1) Kjo pikë e standardit në mënyrë të qartë shpreh nevojën që organizata të identifikojë, planifikojë, sigurojë, përdorë, monitorojë dhe ti ndryshojë resurset sipas nevojës. Identifikimi i tyre bëhet konform vizionit dhe objektivave strategjike të zhvillimit të organizatës derisa planifikimi i sigurimit të resurseve zakonisht bëhet nëpërmjet planeve vjetore dhe objektiveve qoftë atyre të biznesit apo objektivave të cilësisë. Përdorimi dhe nevoja për ndryshimin/avancimin e tyre vlerësohet nëpërmjet rishikimit të menaxhmentit. Është me interes të theksohet se rezultatet e rishikimit të menaxhmentit mund të shërbejnë si bazë e mirë edhe për planifikimin e resurseve. Resurset kanë të bëjnë me resurset humane, infrastrukturën ( energjia, uji, telefonia, interneti, teknologjia, objekti, mirëmbajtja tekniko-teknologjike) dhe mjedisin e punës ( ndriçimi, temperatura,lagështia, dridhjet dhe zhurmat). Të gjitha resurset e lartpërmendura duhet të sigurohen dhe të jenë në përputhje/përshtatshme me politikën e objektivat e cilësisë me qëllim të përfitimit të produktit konform kërkesave të klientit.

1.6.3.2 Resurset humane (6.2.1) Vendosja e kritereve të qarta sa i përket edukimit (kualifikim superior, i lartë, i mesëm i ulët), përvojës (vjet pune në sektorin e njëjtë) dhe trajnimit (aftësimi i specializuar-kurse, shkolla speciale, seminare etj.) të punonjësve puna e të cilëve ka ndikim në cilësinë e produktit duhet të bëhet. Me vendosjen dhe respektimin e këtyre kritereve plotësojmë kërkesën e dhënë në këtë pikë të standardit ISO 9001:2008.

1.6.3.3 Kompetenca, vetëdija dhe trajnimi (6.2.2) Në mënyrë që organizata të ketë punonjës të kualifikuar ajo duhet të përcaktojë kompetencën e nevojshme për personelin punues me ndikim ne cilësinë e produktit. Përcaktimi i kompetencës bëhet konform rëndësisë, natyrës së punës, kërkesave ligjore dhe përvojës së mëparshme të organizatës apo sektorit të ngjashëm të industrisë. Kompetenca zakonisht shprehet në përshkrimin e vendit të punës dhe duhet të rishikohet nëse ka nevojë të ndryshohet. Kryesisht organizata është një mjedis dinamik ku në mënyrë të vazhdueshme ndryshohen nevojat dhe kërkesat. Në përputhje me këto ndryshime duhet të vlerësohet edhe nevoja për trajnimin dhe aftësimin e punonjësve. Pasi që trajnimet janë identifikuar, planifikuar dhe miratuar ato duhet të mbahen. Një plan vjetor i trajnimeve duhet të përpilohet për ti adresuar llojin e trajnimeve, punonjësit që do të marrin pjesë, kohën e realizimit dhe statusin. Pasi që trajnimet janë kryer duhet të bëhet vlerësimi se a është arritur rezultati dëshiruar. Kjo mund të zbatohet nëpërmjet ndonjë testi apo përcjelljes së performancës të përgjithshme të punonjësve të trajnuar/aftësuar.

1.6.3.4 Infrastruktura (6.3) Sigurimi i hapësirave të përshtatshme për zhvillimin e aktiviteteve punuese(halla prodhuese, parkingjet, hapësirat deponuese), teknologjia, energjia, uji, rrugët, sistemi i komunikimit(telefonia, interneti), transporti si dhe mirëmbajtja e tyre janë faktorë të rëndësishëm në performancën e organizatës dhe cilësinë e produktit poashtu.

Faqe 13 nga 33

Në disa organizata mirëmbajtja e pajisjeve tekniko-teknologjike ka ndikim të drejtpërdrejtë në kryerjen me sukses të punëve, prandaj është esenciale që ky aktivitet të zhvillohet në mënyrë të kontrolluar (në raste të tilla mund të krijohen edhe procedura të veçanta). Nëse organizata nuk ka paraparë si të nevojshme krijimin e kapaciteteve të brendshme për mirëmbajtje atëherë ajo duhet të sigurojë këtë shërbim nga burimet e jashtme të cilën e dëshmon nëpërmjet kontraktimit të punës apo ndonjë forme tjetër.

1.6.3.5 Mjedisi i punës (6.4) Organizata duhet të krijojë dhe të kontrollojë mjedisin e nevojshëm të punës për të arritur konformitetin me kërkesat e produktit apo të sigurojë një proces të qëndrueshëm të performancës. Krijimi i një mjedisi të përshtatshëm punues(temperatura, ndriçimi, zhurma, dridhjet) ka një rol të veçantë në motivimin e punonjësve në kryerjen e punëve të përditshme. Krijimi i këtyre kushteve në rastin e fundit duhet të jetë konform akteve ligjore dhe rregullatore në fuqi.

1.6.4. Realizimi i produktit/shërbimit (7)

1.6.4.1 Planifikimi realizimit të produktit (7.1) Mënyra e planifikimit të realizimit të produktit bëhet në bazë të proceseve të përshkruara të prodhimit (procedurat e procesit të prodhimit) ku janë të përfshira aktivitetet, resurset, kërkesat e produktit, pikat kontrolluese dhe kriteret për pranimin e tij. Poashtu, siç është e përshtatshme për organizatën një planifikim i tillë mund të jetë edhe në formë të udhëzimeve të punës, udhëzimeve të operimit, specifikimeve apo formave tjera. Paraqiten raste kur klienti kërkon paraprakisht ti demonstrohet mënyra e planifikimit të realizimit të produktit apo ka kërkesa të vetat specifike, në raste të tilla këto kërkesa specifikohen dhe dëshmohen nëpërmjet kontratës, që njëherit mund të referohet si një plan cilësie.

1.6.4.2 Përcaktimi i kërkesave lidhur me produktin (7.2.1) Përcaktimi i kërkesave të klientit është “pika hyrëse”, për fillimin e procesit të realizimit të produktit. Zakonisht kërkesat e klientit përcaktohen nëpërmjet porosisë së (fletëporosia e klientëve) ku përfshihet lloji i produktit, specifikat , sasia, koha dhe mënyra e shpërndarjes. Kërkesat e klientit mund të përcaktohen edhe nëpërmjet termave të kontratës apo ndonjë forme të përshtatshme për organizatën. Për produktet specifike para se të fillojë procesi i prodhimit qysh në fazën e projektimit duhet të përcaktohen kërkesat ligjore dhe rregullatore(rregulloret teknike, standardet teknike) për prodhimin e dhe përdorimin e produktit.

1.6.4.3. Rishikimi i kërkesave lidhur me produktin (7.2.2) Para vetë fillimit të realizimit të produktit organizata (personeli kompetent), duhet të rishikoj kërkesën e klientit që është shprehur nëpërmjet fletëporosisë apo ndonjë forme tjetër. Rishikimi duhet të konsiderojë nëse kërkesa e klientit është specifikuar qartë(përmbanë informacionin e nevojshëm) dhe nëse organizata posedon kapacitetet e nevojshme për realizimin e saj. Kur kërkesa është e realizueshme konform specifikimeve të shprehura atëherë konfirmohet (nëpërmjet nënshkrimit dhe datës) nga autoriteti përkatës fillimi i zbatimit/realizimit të saj. Për ti ikur konfuzionit në rast se porositë pranohen gojarisht, me telefon apo në formë elektronike shumë organizata kanë krijuar forma të gatshme të porosisë të cilat duhet të plotësohen kur porosia merret në forma të tilla sepse edhe rishikimi, konfirmimi dhe demonstrimi për plotësimin e kësaj kërkese të standardit bëhet më i besueshëm. Kërkesat për ndryshim të porosisë iniciale pas rishikimit mund të vijnë qoftë nga ana e organizatës apo e klientit. Në të dy rastet këto ndryshime duhet të merren parasysh dhe të informohen të gjithë sektorët (kryesisht prodhimi, shitja) që mund të ndikohen nga këto ndryshime dhe klienti nëse ndryshimi bëhet nga organizata me ç’rast merret parasysh dëshira e tij. Kryesisht në raste të ndryshimit hapet/iniciohet porosi e re.

1.6.4.4. Komunikimi me klientin (7.2.3) Praktika ka dëshmuar se ka raste jo të rralla kur komunikimi ka luajtur rolin vendimtar në fitimin e besueshmërisë dhe kënaqjen e kërkesave të klientit. Prandaj, parashtrohet edhe si kërkesë e veçantë në

Faqe 14 nga 33

kuadër të standardit ISO 9001:2008. Kjo kërkesë ka të bëjë me nevojën për caktimin e përgjegjësisë dhe autoritetit për komunikim me klientët. Poashtu nga organizata duhet të përcaktohet saktë se nga kush dhe si komunikohet te klienti informacioni për produktin (përbërja, mënyra e përdorimit, sasia, madhësia, vërejtjet e nevojshme, etj.). Nga organizata kërkohet që të përcaktohet edhe përgjegjësia për pranimin, dhe trajtimin e kërkesave të klientit. Informatat kthyese të klientit qofshin ato të planifikuara dhe të fituara nga hulumtimi i bërë nëpërmjet anketimit apo ato të paplanifikuara(ankesat, reklamimet) duhet të përcaktohet mënyra dhe përgjegjësia për trajtimin e tyre. Kohëve të fundit komunikimi me klientin dhe pranimi i informatave kthyese nga ai është lehtësuar dukshëm me aplikimin e internetit që është duke u aplikuar nga shumë organizata.

1.6.4.5 Projektimi dhe zhvillimi (7.3.1) “Organizata duhet të planifikoje dhe kontrollojë projektimin dhe zhvillimin e produktit”(4). Kjo është kërkesë e qartë e standardit ISO 9001:2008, ku të gjitha organizatat të cilat projektojnë(dizajnojnë) produkte/shërbime(të reja) apo zhvillojnë produktet (ekzistuese) e tyre duhet të planifikojnë këtë proces në të cilin duhet të përfshihet, përcaktimi i: • Fazave të projektimit dhe kontrollet e nevojshme(rishikimi, verifikimi dhe validimi) për çdo fazë.

• Pjesëmarrësve të ekipit të projektit (p.sh. nënkontraktorët, klientët, trupat qeveritare) dhe përgjegjësitë e tyre.

• Kohës së përfundimit të projektit. Në rastin kur ekipi i projektit është i përbërë nga disa grupe organizata duhet të sigurojë komunikim të efektiv dhe të bëjë koordinimin e punëve. Se sa do të jetë i ndërlikuar plani i projektit varet nga lloji i projektimit dhe zhvillimit dhe numri i njerëzve të përfshirë në të.

1.6.4.6. Inputet e projektimit dhe zhvillimit(7.3.2) Para fillimit të procesit të projektimit dhe zhvillimit duhet të identifikohen dhe përcaktohen se cilat janë kërkesat që duhet ti arrij projekti në mënyrë që të konsiderohet i suksesshëm. Varësisht se sa i ndërlikuar është projekti këto kërkesa hyrëse duhet të përfshijnë: aspektin funksional të produktit dhe performancën e tij, vetitë e produktit (qofshin ato fizike, kimike apo biologjike), kërkesat ligjore dhe rregullatore nëse ka të tilla, informacionin nga projektet e mëparshme të ngjashme dhe kërkesat tjera nga palët në interes. Pas sigurimit të këtyre inputeve ato duhet të rishikohen nëse janë të zbatueshme dhe nuk ka konfrontim njëra me tjetrën.

1.6.4.7. Autputet e projektimit dhe zhvillimit(7.3.3) Autputet e projektimit dhe zhvillimit janë rezultatet e procesit të projektimit dhe zhvillimit. Është me rëndësi që autputet duhet të plotësojnë kërkesat e inputeve dhe kjo mund të verifikohet nëpërmjet vendosjes së kritereve të qarta të pranimit ose refuzimit. Autputet e projektimit dhe zhvillimit duhet të ofrojnë informacion të përshtatshëm lidhur me sigurimin e blerjes, sigurimin e prodhimit dhe atë të shërbimit. Autputet poashtu duhet të specifikojnë karakteristikat e produktit e sidomos ato të cilat janë esenciale për përdorim të sigurt dhe të përshtatshëm të tij.

1.6.4.8. Rishikimi i projektimit dhe zhvillimit(7.3.4) Me qëllim të vlerësimit të ecurisë së procesit të projektimit dhe zhvillimit dhe rezultateve të arritura në fazat përkatëse duhet të bëhet rishikimi i cili është përcaktuar në planin e projektit. Rishikimi në këtë rast ka dhe qëllim parandalues në mënyrë që qysh në fazat e para të evitohen humbjet që do të shkaktoheshin në fazat e mëvonshme e që do të ishin shumëfish më të mëdha. Në projektet e mëdha rishikimi mund të planifikohet dhe zbatohet në faza të përshtatshme të projektimit kurse për projekte të vogla do të mund të kryhej në përfundim të tij. Përfaqësuesit e funksioneve përkatëse të cilat do ti nënshtrohen procesit të rishikimit duhet gjithsesi të përfshihen në këtë proces.

Faqe 15 nga 33

Regjistrimet e rishikimeve të kryera duhet të mirëmbahen. Në shumë raste kjo mund të dëshmohet nëpërmjet shënimit apo nënshkrimit nga ana e rishikuesit në planin e projektimit dhe zhvillimit që dëshmon se rishikimi është bërë. Në projekte më të mëdha dhe të ndërlikuara rishikimi kryhet nëpërmjet takimeve formale. Procesverbalet e këtyre takimeve ku shënohen konkluzionet e arritura nga pjesëmarrësit njëherit mund të konsiderohet si regjistrimi i nevojshëm.

1.6.4.9 Verifikimi i projektimit dhe zhvillimit(7.3.5) Me qëllim të vërtetimit se rezultatet kanë arritur kërkesat burimore bëhet verifikimi i cili në fakt është një aktivitet kontrollues(rishikim, testim, inspektim) i cili bëhet pas përfundimit të procesit të projektimit dhe zhvillimit. Verifikimi duhet të planifikohet dhe të përcaktohet përgjegjësi për kryerjen e një aktiviteti të tillë dhe mënyra se si bëhet. Regjistrimet për një aktivitet të tillë duhet të mirëmbahen. Nëse me anën e verifikimit është konfirmuar se çdo gjë është në rregull atëherë kjo do të thotë se organizata mund të filloj procesin e prodhimit të produktit sipas rezultateve të projektimit dhe zhvillimit. Sipas praktikave të shumë organizatave sidomos atyre prodhuese pas një konfirmimi të tillë së pari zhvillohet(prodhohet) prototipi (modeli) i produktit të dizajnuar i cili dhe verifikohet(testohet), lidhur me konformitetin me kërkesat e paraqitura.

1.6.4.10 Validimi i projektimit dhe zhvillimit(7.3.6) Validimi është poashtu një aktivitet kontrollues i cili konfirmon se produkti/shërbimi i krijuar performon (funksionon) sipas kërkesave të vendosura. Validimi është faza e fundit në procesin e projektimit dhe zhvillimit të produktit ku zakonisht merr pjesë edhe menaxheri i projektit dhe klienti të cilët me nënshkrimet e tyre konfirmojnë funksionalitetin dhe konformitetin e produktit/shërbimit që njëherit dhe paraqet “dritën e gjelbër”, për fillimin e procesit të prodhimit në seri. Në organizatat ku vetë projektimi dhe zhvillimi është produkt final atëherë procesi i verifikimit dhe validimit është po i njëjti aktivitet.(2). Pika 7.3.6. e standardit ISO 9001:2008, shpreh qartë obligimin për krijimin dhe mirëmbajtjen e regjistrimeve lidhur me aktivitetin validues.

1.6.4.11 Kontrolli i ndryshimit projektimit dhe zhvillimit(7.3.7) Shumë shpesh procesi i dizajnimit i nënshtrohet ndryshimeve të ndryshme para se të konsiderohet i përfunduar. Është me rëndësi që ndryshimet e tilla të kontrollohen . Duhet të jetë e qartë se si këto ndryshime trajtohen dhe çfarë efektesh mund të kenë mbi produktin. Regjistrimet lidhur me ndryshimet e bëra në projektimin dhe zhvillimin e produktit duhet të mirëmbahen. Shumica e organizatave zgjedhin që ndryshimet në projektim dhe zhvillim të produktit të trajtohen njësoj siç trajtohet projektimi i ri. (2)

1.6.4.12 Procesi i blerjes (furnizimit) (7.4.1) Kjo kërkesë e ISO 9001:2008 ka të bëjë me atë që organizata duhet të sigurohet se furnizohet vetëm me produkte që i plotësojnë kërkesat e vendosura të blerjes. Në mënyrë të plotësohet kjo kërkesë organizata duhet: • Të identifikojë të gjitha produktet e blera të cilat ndikojnë në cilësinë e produktit/shërbimit të cilën e

ofron organizata (lista e lëndëve të para, shërbimeve dhe produkteve tjera me të cilat furnizohet organizata);

• Vendosë kriteret e blerjes(furnizimit) në mënyrë që të mundësohet vlerësimi i furnizuesve dhe pastaj edhe përzgjedhja e tyre konform kritereve(cilësia,çmimi, kushtet e pagesës, koha e liferimit etj.) të vendosura;

• Definojë sistemin për vlerësimin në vazhdimësi të furnizuesit në periudha të përshtatshme për organizatën (kontrolli në hyrje).

Regjistrimet e rezultateve të zhvillimit të procesit të blerjes duhet të mbahen.

Faqe 16 nga 33

1.6.4.13 Informacioni i blerjes (furnizimit) (7.4.2) Është e zakonshme që organizata të aplikojë formë të shkruar(kërkesë për blerje/furnizim) për furnizim me material(produkte) të nevojshme për realizimin e produktit/shërbimit. Kërkesa për furnizim nuk është e thënë të jetë së tepërmi e detajizuar por duhet precizuar qartë llojin/përshkrimin e produktit që e dëshiron (mënyra më e mirë do të ishte që të specifikohet numri ose emri i artikullit të veçantë, nëse disponon me katalogun e furnizuesit). Shpesh herë hasen dilema në praktikë se a duhet të bëhet porosia me shkrim apo me gojë. Të dy format janë të lejueshme konform përshtatshmërisë dhe natyrës së punës së organizatës. Megjithatë preferohet që edhe nëse kërkesa për furnizim bëhet gojarisht të mbahet një evidencë e shkruar e asaj se çka kërkohet në mënyrë që të lehtësohet verifikimi nëse është dërguar ajo çfarë është kërkuar. Në disa raste është pothuajse e pamundur që kërkesa të bëhet gojarisht (p.sh. kërkesë për shërbim të inxhinierisë), në raste të tilla duhet vendosur kërkesa të qarta ku mund të bëjnë pjesë edhe kërkesat për kualifikim të personelit, pajisjet, mënyrën e kryerjes së proceseve kërkesa për të sistemit të menaxhimit të cilësisë etj. Standardi poashtu specifikon se organizata duhet të sigurojë përshtatshmërinë e kërkesave specifike të blerjes përpara se ato të ja komunikojë furnizuesit.

1.6.4.14 Verifikimi i produktit të blerë (furnizimit) (7.4.3) Organizata duhet të krijoje dhe zbatoje inspektimin ose aktivitete të tjera të nevojshme verifikuese (rishikimi, testimi) për tu siguruar që produkti i blerë plotëson kërkesat e specifikuara të blerjes. Disa organizata aplikojnë vizita verifikuese te furnizuesit e tyre, nëse aplikohet kjo formë atëherë duhet të deklarohet se çka dhe si do të verifikohet, në dokumentacionin e blerjes (kërkesë për blerje, ose kontratë). Disa organizata tjera aplikojnë inspektimin në hyrje. Sidoqoftë standardi nuk kërkon që të verifikohen të gjitha produktet e blera. Lloji dhe shtrirja e verifikimit të produktit të blerë varet nga: lloji i produktit të blerë(nuk do të mund të inspektoheshin të gjitha bulonat e blerë), historia e furnizuesit dhe karakteristikat e furnizuesit. Aty ku organizata ose klienti i tij parashohin të kryejnë verifikimin e kushteve ndaj furnizuesit, organizata duhet të deklaroje në informacionin e blerjes kriteret e parashikuara të verifikimit dhe metodën e lejimit të produktit të dhënë.

1.6.4.15 Kontrolli i sigurimit të prodhimit dhe shërbimit (7.5.1) Organizata duhet të krijojë një sistem të përshtatshëm i cili do të mundësonte planifikimin e punës (çka dhe kush do të punonte) dhe zbatimin e procesit të prodhimit dhe shërbimit nën kushte të kontrolluara. Në mënyrë që të demonstrojë(dëshmojë) se është duke punuar nën kushte të kontrolluara organizata duhet të sigurojë burime dhe informacione të nevojshme e që do të mund të përfshinte: • Informacionin që përshkruan karakteristikat e produktit (vizatimet, specifikimet teknike, recetat

dhe informacione tjera specifike të produktit)

• Udhëzimet e punës, procedurat sidomos aty ku mungesa e tyre mund të ndikojë në cilësinë e produktit/shërbimit.

• Përdorimin e pajisjeve të përshtatshme të prodhimit (të identifikuar në planifikimin e cilësisë 7.1 dhe mirëmbajtjen sipas pikës 6.3)

• Përdorimin e pajisjeve monitoruese dhe matëse dhe zbatimi i aktiviteteve monitoruese dhe matëse(testuese)

• Udhëzimin se ku dhe si do të shkarkohet, deponohet produkti i gatshëm dhe si do të shpërndahet ai te klienti përkatës.(do të shpërndahet nga organizata, nga nënkontraktori apo klienti do të vijë vetë ta marrë produktin). Në disa raste shfaqet nevoja për ndërmarrjen e aktiviteteve pas shpërndarjes te klienti, atëherë ky aktivitet duhet të përshkruhet qartë se si do të kryhet.

Faqe 17 nga 33

1.6.4.16 Validimi i proceseve të sigurimit të prodhimit dhe shërbimit (7.5.2) Siç kemi cekur edhe më parë se verifikimi (inspektimi, testimi) është një rast i mirë për parandalimin e ofrimit të produkteve që nuk i arrijnë kërkesat e klientit. Megjithatë, në disa raste një verifikim i tillë nëpërmjet monitorimit dhe inspektimit nuk është i mundur që të bëhet apo më mirë të themi është i mundur vetëm pas përdorimit të produktit të tillë apo pas ofrimit të shërbimit. Prandaj, validimi i proceseve të tilla duhet të dëshmoj aftësinë këtyre proceseve për arritjen e rezultateve të planifikuara. Që kjo të arrihet proceset e tilla duhet të kontrollohen(validohen) duke:

• Përcaktuar kritere të qarta për rishikimin dhe aprovimin e këtyre proceseve

• Përfshirë staf të kualifikuar

• Përdorur pajisje të aprovuara

• Aplikuar procedura dhe metoda specifike

Duhet të pasur parasysh që validimi është i nevojshëm vetëm atëherë kur ekziston rreziku i ofrimit të produktit që nuk i plotëson kërkesat e klientit. Standardi ISO 9001:2008, kërkon që aktivitetet e validimit të regjistrohen dhe mirëmbahen.

1.6.4.17 Identifikimi dhe gjurmueshmëria (7.5.3) Sipas kësaj pike të standardit organizata duhet të identifikojë produktin me metoda të përshtatshme përgjatë tërë procesit të realizimit të produktit. Identifikimi i qartë i produktit shmang moskuptimet dhe paqartësitë se çka ka ndodhur me të dhe çka mëtutje duhet të bëhet. Kjo lehtëson poashtu edhe kontrollimin e aktiviteteve/proceseve nëse dihet paraprakisht se çfarë duhet të jetë produkti dhe në cilën fazë të procesimit është. Nga sa u cek më lartë është e qartë se kalimi i produktit nëpër fazat(proceset) e prodhimit/përpunimit e deri në fazën finale duhet ti nënshtrohet kontrolleve të ndryshme. Kur, p.sh. produkti/grup produkti arrin në fazën vijuese të përpunimit ai duhet të jetë i identifikuar (shënjuar) nëpërmjet tiketës ngjitëse, bar kodit, damkosjes, shënimi me ndonjë ngjyrë në të apo ndonjë forme tjetër të përshtatshme e cila tregon qartë se ka kaluar nëpër të gjitha procedurat e projektuara më parë dhe kontrollit të planifikuar. Rezultatet e kontrollit duhet të bëhen të qarta (ka kaluar apo dështuar). Disa organizata shpesh aplikojnë identifikimin e produkteve në bazë të vendndodhjes së tyre (p.sh. depoisti duhet të ketë një metodë të përshtatshme për identifikimin e produkteve në stok e që shpesh ndodhë vendosja e produkteve nëpër vende të përcaktuara). Mund të hasim në praktikë raste ku produktet defektoze(jokonforme), ndahen në ndonjë vend të caktuar enkas për to dhe ku shënon “produktet jokonforme”. Në të gjitha rastet ISO 9001:2008 kërkon që të qartësohet(dëshmohet) se produkti është verifikuar/inspektuar, dhe atë se rezultati i inspektimit të jetë poashtu i qartë. Ka raste të tilla që gjurmueshmëria e produktit është kërkesë (qoftë e klientit apo e rregulluar). Atëherë, materiali i cli i shtohet produktit duhet të jetë i regjistruar përgjatë të gjitha fazave të prodhimit ashtu që të bëhet e mundshme gjurmueshmëria kthyese gjithë materialit të përdorur.

1.6.4.18 Pronësia e klientit (7.5.4) Nëse organizata hapësirat e saj, për nevoja të përdorimit ose përfshirjes në produkt e ka/mbanë material, produkte, pajisje që janë pronë e klientit (deponimi i materialit pronë e klientit, literatura-dokumentet e ndryshme që nevojiten në planifikim/projektim dhe zbatim, materiali dhe modeli – në pronësi të klientit kurse organizata kryen vetëm procesin e prodhimit ose montimit, automjetet që lihen për tu servisuar-riparuar, pajisjet speciale për matje dhe operim,parat e afatizuara-deponuara, etj.) , atëherë ajo duhet ti kushtojë kujdes të veçantë derisa të jetë nën kontrollin dhe përdorimin e saj. Pronësia e klientit duhet të: identifikohet(regjistrohet ose shënjohet), verifikohet (inspektohet gjatë pranimit dhe dorëzimit), mbrohet(ruhet, mirëmbahet) dhe të sigurohet. Nëse pronësia e klientit humbet, dëmtohet ose nuk është në gjendje të përdoret atëherë kjo duhet ti raportohet klientit dhe regjistrimet mirëmbahen (pronësia e klientit mund të përfshijë pronësinë intelektuale).(4)

Faqe 18 nga 33

1.6.4.19 Ruajtja e produktit (7.5.5) Organizata duhet të mbrojë konformitetin e produktit gjatë procesit të brendshëm dhe shpërndarjes në destinacionin e parashikuar. Kjo, duhet të përfshijë: • identifikimin e mënyrës së mbrojtjes të produktit ose pjesëve të cilat vlerësohen të ndjeshme

• trajtimin e pjesëve të identifikuara si të ndjeshme (p.sh. “veshja” e pjesëve të cilat mund të korrodohen)

• paketimi/ ambalazhimi i produkteve duhet të bëhet në atë mënyrë që të mos ndikohet cilësia e produktit (p.sh. paketimi me material të “butë” i produkteve të thyeshme-qelqit, plastifikimi për mbrojtje nga lagështia, konservimi me qëllim ruajtjes nga prekja dhe kontaminimi etj.)

• deponimin në kushte të volitshme (lagështia, temperatura) dhe mbrojtja e stoqeve duhet të jetë e veçantë sidomos për produktet me afat të përdorimit. Një monitorim i rregullt i kushteve ekzistuese të deponimit do të shërbente për plotësimin e një kërkese të tillë.

Organizata duhet të përshkruaj (së paku në manual) mënyrën e shpërndarjes së produktit deri në destinacionin e aranzhuar.

1.6.4.20 Kontrolli i pajisjeve matëse dhe monitoruese (7.6) Verifikimet, testimet dhe inspektimet janë aktivitete të rëndësishme për tu siguruar se produktet kanë plotësuar kërkesat dhe pritshmëritë e klientit. Kjo mund të arrihet me monitorimin dhe matjen e karakteristikave të produktit të cilat janë të përcaktuara nëpërmjet rregullimeve të planifikuara, procedurave dhe udhëzimeve të punës. Aty ku është e nevojshme që të sigurohen rezultate të argumentuara/valide(industria farmaceutike, industria ushqimore, industria kimike, laboratorët testues, etj.) nga proceset monitoruese dhe matëse, pajisjet matëse (peshoret, termometrat, manometrat, mikrometrat, tahometrat, matësit e dendësisë, etj.) duhet të: • jenë të kalibruara ose verifikuara në intervale të specifikuara kohore ose përpara përdorimit, duke

krahasuar me etalonët kombëtar ose ndërkombëtar, e nëse këto nuk ekzistojnë atëherë baza për një kalibrim të tillë duhet të regjistrohet (plani i kalibrimit të pajisjeve matëse dhe ditari i kalibrimit dhe verifikimit të pajisjeve matëse).

• bazhdarohen ose ribazhdarohen siç është e përshtatshme.

• përcaktimi i statusit të kalibrimit (shënjimi i kohës së kalibrimit dhe rregullsia e pajisjes e cila zakonisht vendoset në pajisjen matëse).

• jenë të mbrojtura nga dëmtimi dhe prishjet gjatë përdorimit, mirëmbajtjes dhe deponimit.

Regjistrimet e rezultateve të kalibrimit të pajisjeve matëse duhet të mbahen. Nëse, pajisja rezulton se është jashtë normave të caktuara kalibrimit, atëherë organizata duhet të ri-verifikoj produktet e matura më herët me atë pajisje (nëse ato nuk janë ende të shpërndara ende te klienti). Organizata duhet të vendosë se cilat veprime korrigjuese do ti ndërmarrë në raste të tilla. Kur monitorimi dhe matja kryhet nëpërmjet softuerëve kompjuterik atëherë këta softuer duhet të kontrollohen me qëllim të konfirmimit se kryen funksionin e paraparë.

1.6.5. Matja, analiza dhe përmirësimi (8)

1.6.5.1 Të përgjithshme (8.1) Efekti, i plotësimit të kërkesave sipas standardit ISO 9001:2008 lidhur me sistemin e menaxhimit të cilësisë për një organizatë do të ishte vërtet i madh. Por, automatikisht këtu lindin disa pyetje që kanë

Faqe 19 nga 33

të bëjnë me mundësinë e organizatës që të demonstrojë se këto kërkesa janë plotësuar dhe si është duke funksionuar sistemi në përgjithësi. Sa janë klientët të kënaqur me performancën e organizatës? A janë proceset e vendosura efektive dhe efiçente? A i ka arritur produkti kërkesat e vendosura? Çka ndërmerret nëse këto kërkesa nuk plotësohen ose nuk janë plotësuar? Përgjigjen në këto pyetje e gjejmë në kapitullin e fundit të standardit ISO 9001:2008 i cili ka të bëjë me matjet, analizat dhe përmirësimin. Prandaj, në mënyrë që organizata të jetë në gjendje të demonstrojë konformitetin e produktit dhe të sistemit të menaxhimit të cilësisë me kërkesat e(klientit, rregullatore, organizatës, standardit) si dhe të përmirësojë vazhdimisht efektivitetin e këtij sistemi duhet të planifikojë (kush, çka, shpeshtësia) dhe të zbatojë: • monitorimin (e proceseve për realizimin e produktit, e kënaqjes së klientit, performancës së

produktit)

• matjet e nevojshme ( të paraqitura në planin e cilësisë, nëpërmjet procedurave ekzistuese apo ndonjë procedure të veçantë për matje)

• analizimin e rezulateteve të fituara gjatë procesit të monitorimit dhe matjeve

• përmirësimin e vazhdueshëm, aktivitet i cili ndërmerret në bazë të analizës mbështetur në fakte (veprimet korrigjuese dhe parandaluese).

1.6.5.2 Kënaqësia e klientit (8.2.1) Një nga parimet themelore për të mos thënë parimi kryesor sa i përket rëndësisë në të cilën është ndërtuar standardi ISO 9001:2008, është fokusimi në klientin. Informacioni lidhur kënaqësinë e klientit dhe trajtimi i këtyre informacioneve është e një rëndësie vendimtare për ardhmërinë e organizatës. Metodat për të marrë një informacion të tillë janë të ndryshme dhe se për cilën organizata do të përcaktohet është në zgjedhjen e saj dha varet nga lloji i industrisë në të cilën organizata merr pjesë, madhësia, maturiteti etj. Monitorimi i ankesave/reklamimeve të klientëve është një nga metodat me të cilën organizata mund të fitojë përshtypje lidhur me nivelin e kënaqësisë së klientit dhe në çfarë drejtimi të fokusojë përmirësimin. Megjithatë, e meta e kësaj metode është se nëse bazohemi vetëm në të atëherë asnjëherë nuk do të dimë se çfarë mendimi kanë klientët e kënaqur dhe në çfarë mase janë ata janë të kënaqur me produktin/shërbimin dhe performancën e organizatës tonë. Poashtu, mungesa e ankesave nuk është tregues se ekziston një shkallë e lartë e kënaqësisë së klientëve. Metodë tjetër është hulumtimi i përshtypjeve të klientëve nëpërmjet anketimit/pyetësorëve. Sipas praktikave të deritashme nuk është e thënë që anketimi të kryhet te të gjithë klientët (në disa raste është edhe parealizueshme), por te një numër i kufizuar i tyre dhe që nga organizata konsiderohen si klientë kyç. Komunikimi direkt me klientin është metodë e cila jep rezultate reale dhe të kënaqshme por në këtë rast mund të humbet shumë kohë. Përshtypjet mund të merren edhe nëpërmjet të shoqatave të ndryshme, por shpesh nuk jep informacion për klientë të veçantë.

1.6.5.3 Auditimi i brendshëm (8.2.2) Përpos informacionit për kënaqësinë e klientit një informacion tjetër i rëndësishëm që organizata duhet të marrë në konsideratë është informacioni i fituar gjatë auditimit të brendshëm të sistemit. Auditimi i brendshëm bëhet me qëllim të vlerësimit të performancës(efektivitetit të zbatimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë) së organizatës dhe nivelit të plotësimit të kërkesave të vendosura nga standardi ISO 9001:2008 dhe bëhet në intervale të caktuara kohore (zakonisht çdo vit). Auditimi i brendshëm duhet të planifikohet në përputhje me rëndësinë e proceseve që duhet kontrolluar. Një procedurë e dokumentuar duhet ku krijohet ku do të përcaktohen përgjegjësitë, planifikimi, zbatimi, kriteri i kontrollit, fusha e zbatimit, shpeshtësia, dhe raportimi për rezultatet e fituara nga procesi i auditimit të brendshëm. Për atë se çka është auditimi i brendshëm, si zbatohet, kush e zbaton dhe cilat janë rezultatet e këtij procesi do të mësoni detajisht në pjesën e 4 të këtij libri.

Faqe 20 nga 33

1.6.5.4 Monitorimi dhe matja e proceseve (8.2.3) Informacion tjetër i cili pasqyron performancën e sistemit dhe orienton aktivitetet përmirësuese të organizatës janë rezultatet e fituara nga matja e proceseve të sistemit të menaxhimit të cilësisë. Prandaj, organizata duhet të përcaktojë se me çfarë metodash do ti monitorojë proceset dhe ku është e përshtatshme matja e këtyre proceseve. Këto metoda demonstrojnë aftësinë e proceseve në arritjen e objektivave të vendosura. Kjo arrihet zakonisht kur për secilin objektiv të vendosur që duhet të arrij procesi përkatës vendosen treguesit kyç të performancës (KPI-“key performance indicators”), të cilët vlerësohen në afate të caktuara kohore. Shembuj të matjes së performancës së proceseve janë: Kohëzgjatja (nëse procesi përfundon në kushte optimale brenda 10 min. atëherë duhet të matet se sa herë procesi ka përfunduar mbi apo nën kohën e përcaktuar), efiçenca (sa produkte janë prodhuar brenda një ndërrimi dhe sa njerëz kanë qenë të përfshirë), kostoja e zhvillimi të procesit (sa energji ka shpenzuar brenda muajit, sa ka qenë vlera e shpenzimeve në riparimin e prishjeve brenda kohës së përcaktuar), numri i produkteve jokonforme (nëse është përcaktuar se do të ketë reduktim të nr. Të produkteve jokonforme 10 % brenda vitit vijues, atëherë matet përqindja e produkteve jokonforme brenda vitit që kanë rezultuar nga procesi përkatës). Kur rezultatet e planifikuara nuk janë arritur, duhet të ndërmerren veprime korrigjuese për riparimin(përshtatjen) e procesit për te siguruar konformitetin e produktit.

1.6.5.5 Monitorimi dhe matja e produkteve (8.2.4) Procesi i monitorimit dhe matjeve nuk përfshinë vetëm inspektimin dhe testimin e produktit në hyrje siç është trajtuar në pikën (7.4 të standardit), por duhet të ekzistojë një program i zgjeruar i cili do të përfshinte edhe inspektimin dhe testimin e produktit gjatë-procesit dhe atë final(kjo do të mund të përfshinte sasinë, dimensionet, karakteristikat kimike, peshën, fortësinë, dendësinë), pra çdo karakteristikë që do të përcaktonte pranueshmërinë e produktit. Rezultatet e përfituara gjatë testimit dhe inspektimit të produktit shërbejnë si burim tjetër i informacionit të cekur në pikën 8.1. Në planin e realizimit të produktit (trajtuar në pikën 7.1 të standardit) janë përcaktuar kriteret e pranimit dhe përgjegjësitë për kryerjen e monitorimit dhe matjes. Kriteret e pranimit mund të jenë objektive(të matshme: dimensionet, pesha etj.) dhe subjektive (shija, inspektimi vizuel). Inspektimi dhe testimi i produktit gjatë-procesit bëhet kryesisht në fund të procesit të projektuar por shpesh aty ku është nevojshme përcaktohen pika të kontrollit të pranueshmërisë (inspektim, testim) edhe në hapat në kuadër të procesit. Konfirmimi për një kontroll të tillë mund të bëhet nëpërmjet formave të përshtatshme për çdo organizatë (urdhëresa pune, kartela të punës, tiketa ngjitëse) që vërtetojnë se kontrolli i planifikuar është kryer. Inspektimi dhe testimi gjatë-procesit ka një rëndësi të veçantë sepse lehtëson dhe redukton shpenzimet për riparimin e jokonformiteteve të vërtetuara. Inspektimi, testimi i produktit final shfaqet si i panevojshëm nëse një testim dhe inspektim i planifikuar i është bërë produktit gjatë-procesit. Një inspektim i tillë megjithatë mund të ketë formën e një validimi(konfirmimi) se kontrollet e nevojshme janë kryer. Nuk është e thënë që të gjitha produktet e gatshme të inspektohen, në këtë rast është e preferueshme dhe e pranueshme që kjo të bëhet duke aplikuar metodën statistikore nëpërmjet marrjes së rastësishme të mostrës Rezultatet e inspektimit dhe testimit duhet të regjistrohen dhe të mirëmbahen. (evidenca e rezulateteve të shqyrtimeve laboratorike, urdhëresa pune etj.).

1.6.5.6 Kontrolli i produktit jokonform (8.3) Konform kritereve të parashtruara të pranueshmërisë kryhet kontrolli (testimi dhe inspektimi) dhe të gjitha produktet që nuk i plotësojnë kërkesat duhet të identifikohen, shënjohen (kërkesa 7.5.3) në mënyrë që të parandalohet shpërndarja e tyre. Kontrollet, përgjegjësitë dhe autoritetet përkatëse për përcaktimin e produktit jo konform duhet të përcaktohen me një procedurë të dokumentuar. Qëllimi i kësaj procedure është që në mënyrë efikase të dallohen të gjitha produktet jokonforme në cilëndo fazë, të sigurohet një shenjim i qartë dhe dallueshmëri nga produktet konforme. Të vërtetohen dhe të ndërmerren aktivitete të caktuara mbi jokonformitetet e dalluara. Të sigurohet kontrolli mbi efikasitetin e veprimeve të ndërmarra. Të mbahen regjistrime lidhur me produktet jokonforme. Kur produkti jo konform është zbuluar mbas shpërndarjes ose kur përdorimi ka filluar, organizata duhet të veprojë mbi efektet, ose efektet potenciale e jo konformitetit

Faqe 21 nga 33

Në Tabelën 3 do të paraqesim një shembull tipik të një procedure të kontrollit (trajtimit) të produkteve jokonforme të një organizate.

Nr Emërtimi i shkurtër i aktivitetit

Përshkrimi i shkurtër i aktivitetit Përgjegjësi Udhëzimi i punës

Dok. H/D

1 Jokonformiteti i vërejtur

Jokonformiteti mund të vërehet gjatë zhvillimit, prodhimit, në kontrollet mes fazore, kontrollin përfundimtar dhe gjatë hyrjes. Varësisht nga momenti i vërejtjes të jokonformitetit, me të veprohet në mënyra të ndryshme, siç është përshkruar në vazhdim të procedurës

Pronari i procesit/personi përgjegjës për fazë të veçantë

Hyrje: Reklamimi, vërejtja e jokonformitetit Dalje: Regjistrimi i jokonformiteteve

2 Riparimi i produktit

Në rast se jokonformitetet e zbuluara mund të riparohen me përsëritjen e njërës nga fazat e zhvillimit ose prodhimit, ajo edhe bëhet.

Personi përgjegjës për fazë të veçantë

3 Marrëveshja me klientin

Nëse riparimi nuk është i mundur të bëhet atëherë shqyrtohet mundësia e marrëveshjes me klientin për pranimin e produktit me një çmim më të ulët.

Drejtori i prodhimit

4 Riklasifikimi i produktit

Nëse nuk është arritur marrëveshje me klientin atëherë shqyrtohet mundësia e ri klasifikimit të produktit dhe fizikisht shënjohet me shirit të bardhë dhe vendoset në vend të caktuar në depo.

Drejtori i prodhimit

5 Kontrolli (riverifikimi)

Pas riparimit të produktit, gjithsesi kontrolli përsëritet. Nëse çdo gjë është në rregull, procesi përfundon, nëse vërehet jokonformitet, kthehet në fillim të procesit.

Personi përgjegjës për fazë të veçantë

6 Hedhja e produktit

Në rast se jokonformiteti i zbuluar nuk mund të riparohet, produkti hedhet si mbeturinë.

Personi përgjegjës për fazë të veçantë

Tabela 1.3: Përshkrimi i procedurës së Kontrollit të produkteve jokonforme.

1.6.5.7 Analiza e të dhënave (8.4) Informacioni i grumbulluar poqëse nuk i nënshtrohet një procesi të analizimit dhe rishikimit do të ishte i pavlerë. Prandaj, me qëllim që të jetë në gjendje të vlerësojë performancën, prioritizojë dhe marrë vendime për përmirësim organizata duhet të përcaktojë, mbledhë dhe analizojë të dhënat (kënaqësia e klientit, rekomandimet e punonjësve, rezultatet e matjeve të KPI-ve, raportet e jokonformiteteve dhe veprimeve korrigjuese dhe parandaluese) përkatëse për të demonstruar përshtatshmërinë dhe efektivitetin e sistemit te menaxhimit të cilësisë. Rezultatet e analizave duhet tia mundësojnë organizatës që të përgjigjet në pyetjet: A janë plotësuar kërkesat e klientit? Sa janë të kënaqur klientët? A janë plotësuar kërkesat e vendosura për proceset dhe për produktet? Si performojnë furnizuesit? dhe sa të kënaqur janë ata? Kjo duhet të përfshijë të dhëna te përgjithësuara si një rezultat i monitorimit dhe matjes, si dhe nga burime të tjerë përkatës. Duhet pasur kujdes në besueshmërinë(validitetin) e të dhënave të cilat janë grumbulluar dhe të cilat trajtohen.

Faqe 22 nga 33

1.6.5.8 Përmirësimi i vazhdueshëm (8.5.1) Përmirësimi i vazhdueshëm duhet të jetë një përpjekje e vazhdueshme e organizatës i cili bazohet në informacionin që e ka në disponim. Të dhënat e grumbulluara nga (auditimi i brendshëm, auditimi i jashtëm, informacionit kthyes nga klientët, monitorimi dhe matja e proceseve dhe produktit, vlerësimi i furnizuesve, rekomandimet ), duhet të analizohen dhe të krahasohen me politikën e cilësisë, objektivat (të përgjithshme dhe të veçanta) dhe sipas nevojës të ndërmerren veprime korrigjuese dhe parandaluese për të siguruar veprime përmirësuese. Një plan i veprimeve përmirësuese preferohet i cili do të përmbante aktivitetet që duhet të ndërmerren, përgjegjësitë, afatin e përfundimit dhe rezultatet që pritura. Plani veprimeve përmirësuese në të vërtetë mund të jetë Rishikimi i menaxhmentit për çështje kritike mund të jetë një plan biznesi apo ndonjë hulumtim tregu. Nuk është e preferueshme që të gjitha aktivitetet përmirësuese të planifikohen për njëherë ato duhet të kategorizohen sipas prioritetit.

1.6.5.9 Veprimet korrigjuese (8.5.2) Shpesh ngatërrohet termi korrigjim dhe veprim korrigjues. Korrigjimi është aktivitet i për të eliminuar jokonformitetin e vërejtur/zbuluar (ripunimi, riparimi, riklasifikimi). Veprimi korrigjues është aktivitet për të eliminuar shkakun e rishfaqjes së jokonformitetit. Tregues për ndërmarrjen e një veprimi korrigjues mund të jenë ankesat, reklamimet, rezultatet e auditimit, dështimet e produktit etj.). Njëra nga procedurat e obligueshme (pika 4.2.1) që duhet të vendosë një organizatë pamarrë parasysh sektorin në të cilin bën pjesë dhe madhësinë e saj është edhe procedura e veprimeve korrigjuese. Një procedurë e tillë duhet të përmbajë kërkesat për:

• rishikimin e jokonformiteteve të zbuluara (ankesat, reklamimet, rezultatet e auditimit, dështimet e produktit),

• përcaktimin e shkaqeve të jokonformiteteve, • vlerësimin e veprimit të nevojshëm për të siguruar që jokonformitetet të mos përsëriten,

• përcaktimin dhe zbatimin e veprimit të nevojshëm,

• regjistrimet e rezultateve të veprimit të ndërmarrë (regjistrimet e jokonformitetit), dhe

• rishikimin e veprimit korrigjues të ndërmarrë ( kjo bëhet me qëllim të verifikimit se a është ndërmarrë veprimi korrigjues përcaktuar brenda afatit).

1.6.5.10 Veprimet parandaluese (8.5.3) Përcaktimi i veprimeve parandaluese është rezultat i rishikimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë nga ana e menaxhmentit por është praktike që kjo të bëhet edhe në bazë të analizës së rreziqeve që mund ti kanosen organizatës. Efektet pozitive të veprimeve parandaluese për organizatën janë të padiskutueshme. Faktori më i rëndësishëm për ndërmarrjen e veprimeve të tilla është validiteti i burimeve të shfrytëzuara (zgjerimi i tregut, trendet e rritjes ekonomike, kënaqshmëria e klientit, performanca e proceseve). Për secilin nga faktorët hyrës të përmendur mund të ndërmerren veprime të ndryshme ( zgjerimi/zvogëlimi i kapaciteteve tekniko-teknologjike , modernizimi i teknologjisë, trajnimi i stafit, rekrutimi i stafit të ri etj.). Trajtimi i veprimeve parandaluese trajtohet pothuajse njësoj sikurse ato korrigjuese por këtu vëhet theks i veçantë në identifikimin e shkaqeve të dështimeve dhe problemeve që do të mund të ndodhnin dhe jo pasi që kanë ndodhur. Një procedurë e dokumentuar e veprimeve të parandaluese duhet të krijohet. Kjo procedurë duhet të përshkruaj identifikimin e rreziqeve të mundshme, rishikimin e nevojës për ndërmarrjen e veprimeve parandaluese, përcaktimin e aktiviteteve të nevojshme e tyre, regjistrimin e veprimeve të ndërmarra si dhe vlerësimin(rishikimin) e efektivitetit të këtyre veprimeve.

Faqe 23 nga 33

2.0. Bazat e Dokumentimit te Mire dhe Sistemet e Kontrollit te Dokumenteve

Raportet e hulumtimeve te viteve të fundit të bëra nga disa institute me renome botërore mbi cilësinë, e identifikojnë kontrollin e dokumenteve si klauzolën me te vështire për tu implementuar, dhe si klauzolën me te vështire për tu mirëmbajtur në sistemin e menaxhimit të cilësisë të bazuar në ISO 9001:2008.

Informacionet ne dokumente janë shume me rendësi gati për secilin veprim në secilën Organizatë, mundësia për të kontrolluar këtë informacion zakonisht nënkupton ndryshimin në mes suksesit dhe dështimit.

Kështu që, kontrolli i dokumenteve mbetet si disiplina e vetme kritike e sigurisë së cilësisë. Si në shumë sisteme tjera, kontrolli i dokumenteve është më shumë i suksesshëm nëse është i thjeshtë, intuitiv dhe i lehtë për përdorim.

Dhe si hap i parë drejt këtij fundi të suksesshëm është vendimi se saktësisht cilat dokumente duhet të kontrollohen.

2.1. Struktura e dokumentacionit sipas ISO 9001:2008

Siç edhe mund të shihet më poshtë nga figura 2.1, struktura e dokumentacionit të nevojshëm dhe që dalin nga kërkesat e standardit ISO 9001:2008 janë kategorizuar në katër nivele.

Niveli me i lartë apo nivelin e parë e përbën Manuali i sistemit të menaxhimit të cilësisë i cili është dokument strategjik i cili definon politikën e sistemit të menaxhimit të cilësisë dhe mënyrën e realizimit të saj. Nivelin e dytë e përbëjnë procedurat të cilat janë dokumente me të cilat në praktikë zbatohet politika e cilësisë e deklaruar në Manualin e Cilësisë. Secila procedure e shkruar duhet të japë përgjigje në pyetjet: Kush, Çka, Kur, Si, Ku, Pse dhe me Çka. Me procedura, politika e cilësisë shndërrohet në një sërë të dokumenteve operative me detyrë që secilit segment të organizatës ti definohen përgjegjësitë, autoritetet, ndërveprimi, algoritmi i zbatimit, mbikëqyrja e zbatimit të aktiviteteve dhe dokumentacioni që përdoret për to. Procedurat mund të jenë të përgjithshme dhe specifike. Procedurat e përgjithshme janë dokumente të sistemit të menaxhimit të cilat kanë të bëjnë me një nga kërkesat e standardit ISO 22008, punohen dhe shfrytëzohen në nivel të tërë organizatës. P.Sh:

Procedura e kontrollit të dokumentacionit Procedura e trajnimit

Procedurat specifike janë dokumente të sistemit të menaxhimit të cilat gjithashtu kanë të bëjnë me një kërkesë të standardit ISO 22008, kurse punohen dhe shfrytëzohen për njësi të veçanta të organizatës. P.Sh:

Procedura e planifikimit të prodhimit Procedura e kontrollit të ndërrimeve

Secila procedurë e shkruar, kontrolluar, aprovuar dhe e cila përdoret në organizatë preferohet të ketë këtë përmbajtje:

1. QËLLIMI 2. FUSHA E ZBATIMIT 3. PËRGJEGJËSIA E ZBATIMIT DHE MBIKQYRJA 4. DEFINICIONET 5. DOKUMENTET REFERENTE 6. PËRSHKRIMI I PROCEDURËS 7. LISTA SHPËRNDARËSE

Faqe 24 nga 33

8. ANEKSET Nivelin e tretë në strukturën e dokumentacionit të sistemit të menaxhimit të cilësisë e përbejnë Udhëzimet e punës të cilat janë dokumente të sistemit të menaxhimit të cilat detalizojnë dhe plotësojnë procedurat. Ato detalisht përshkruajnë mënyrën e kryerjes së punëve të referuara në procedura. Mënyra e përgatitjes së udhëzimeve të punës është identik me atë të procedurave. Nivelin e katërtë në strukturën e dokumentacionit të sistemit të menaxhimit të cilësisë e përbejnë Regjistrimet, të cilat janë dokumente të cilët ofrojnë dëshmi objektive për punët e kryera apo rezultatet e fituara. Qëllimi i tyre është që diçka të dëshmojnë, të gjejnë, mbrojnë apo përmirësojnë. Ato janë dëshmi e nivelit të përmbushjes të kërkesave të cilat dalin nga standardi ISO 9001:2008, si dhe dëshmi për efektivitetin e sistemit të menaxhimit. Regjistrimet mund të jenë në çfarëdo mediumi. P.sh:

Regjistrimi i testimit

Regjistrimi i trajnimit

2.2. Dokumentet që kërkojnë kontrollë

"A kam nevojë të kontrollojë këtë dokument?" është pyetja më e shpeshtë në organizatat që punojnë drejt

mirëmbajtjes formale të sistemit menaxhues. Duke e marrur parasysh se sistemi kërkon një mal me dokumente, kjo pyetje është e arsyeshme. Prandaj, shumë njerëz më parë nuk do të kontrollonin një dokument, nëse nuk do të kishin nevojë.

Standardi ISO 9001:2008 jep përgjigje të shpejtë në pyetjen se çka duhet të kontrollohet. Rreshti i parë në pjesën 4.2.3 tek kontrolli i dokumenteve thotë, “Dokumentet e kërkuara nga sistemi i menaxhimit të cilësisë duhet të kontrollohen”. Kjo nënkupton se nëse dokumenti adreson apo ka lidhje me ndonjë çështje në sistemin e menaxhimit të cilësisë ISO 9001:2008, ai dokument duhet të kontrollohet. Ja disa pyetje për tu bërë, kur vendosim se a duhet të kontrollohet një dokument:

A e udhëzon ky dokument prodhimin e produktit/shërbimit të organizatës? A e udhëzon ky dokument verifikimin, inspektimin apo testimin e produkteve të bëra nga

organizata? A i definon ky dokument kërkesat e klientit dhe produktit? A përdoret ky dokument për të kontrolluar proceset? A përdoret ky dokument për marrjen e vendimeve nga personeli në prodhim? A përdoret ky dokument për të mbledhur shënime të cilat mund të përdoren më vonë për marrjen e

vendimeve (si p.sh forma)? A është aq kritik informacioni në dokument sa që mos azhurnimi i tij do të paraqitke rrezik për

Organizatën dhe klientët e saj. Ky dokument, a adreson apo ka të bëjë me ndonjë kërkesë nga ISO 9001:2008?

Nëse përgjigja në një apo më shumë pyetjet është PO, atëherë dokumenti me gjasë duhet të kontrollohet.

Sa për ilustrim, konsideroni këta skenarë:

Një memorandum brenda Organizatës është postuar në mur tek departamenti i prodhimit. Ky memorandum jep një numër kërkesash funksionale nga klienti për paketimin e produktit i cili kryhet aty. Për arsyen se dokumenti është postuar aty dhe informacionin të cilin e përmban, ky dokument sigurisht se duhet të kontrollohet. Injoroni faktin se memorandumet rrallëherë

Faqe 25 nga 33

kontrollohen; por në këtë rast ai jep kërkesat e klientit, dhe udhëzon marrjen e vendimit dhe ka lidhje direkt me kërkesat e ISO 9001:2008.

Edhe nëse memorandumi e duplikon informacionin e përfshirë diku tjetër në specifikime të kontrolluara, memorandumi i pakontrolluar prapë paraqet problem. Organizata ose duhet të kontrollojë memorandumin ose ta hjek.

Departamenti i trajnimeve zhvillon një video-xhirim për të trajnuar punonjësit se si të strukturojnë dhe operojnë në mënyrë të rregullt linjën e prodhimit. Në video-xhirim janë përfshirë programe trajnuese për punonjësit e rinj dhe ata ekzistues. Në këtë rast, kontrolli i dokumenteve është i nevojshëm sepse xhirimet definojnë kontrollin e procesit, udhëzimin për prodhimin e produktit dhe kërkesat e ISO 9001:2008 në lidhje me trajnimet.

Organizata zhvillon një listë kontrolluese për të regjistruar inspektimet e produktit. Lista e zbrazët kontrolluese definon saktë se çka do të inspektohet, ashtu siç është e shënuar në hapësirat e listës të cilat inspektori duhet ti plotësojë. Këto hapësira të zbrazëta duhet të kontrollohen si dokumente, e me vonë si regjistrim pasi që të plotësohen.

Këta skenarë tregojnë faktin se dokumentet nuk duhet të kufizohen vetëm me procedurat tradicionale, udhëzimet e punës dhe të ngjashme. Prandaj varësisht prej informacionit që përfshijnë, Termi “dokument” mund të përfshijë një diapazon të gjerë. Disa shembuj përfshijnë:

Dokumentacion elektronik

Fotografi

Vizatime, diagrame dhe skica

Audio-kaseta, videokaseta, CD dhe DVD

Mostër produkti apo mostër defekte

Listat kontrolluese

Diagramet e rrjedhës

Forma të zbrazëta

2.2.1. Çfarë regjistrime kërkohen nga ISO 9001:2008? Më poshtë në tabelën 2.2.1 mund të shihni regjistrimet apo formularët që kërkohen nga standardi ISO 9001:2008 Pika Regjistrimi apo formulari i kërkuar

5.6.1 Rishikimi i menaxhimit

6.2.2 (e) Edukimi, trajnimi, aftësitë dhe përvoja

7.1 (d) Dëshmi se proceset e realizimit dhe produkti/shërbimi i realizuar i përmbushin kërkesat

7.2.2 Rezultate nga rishikimi i kërkesave lidhur me produktin/shërbimin dhe veprimet që dalin nga rishikimi

7.3.2 Dizajni dhe zhvillimi i inputeve lidhur me kërkesat e produktit/shërbimit

7.3.4 Rezultatet nga rishikimet e dizajnit dhe zhvillimit dhe ndonjë veprimi të nevojshëm

7.3.5 Rezultatet nga verifikimet e dizajnit dhe zhvillimit dhe ndonjë veprimi të nevojshëm

7.3.6 Rezultatet nga validimet e dizajnit dhe zhvillimit dhe ndonjë veprimi të nevojshëm

7.3.7 Rezultatet nga rishikimi i ndryshimeve të dizajnit dhe zhvillimit dhe ndonjë veprimi të nevojshëm

Faqe 26 nga 33

Pika Regjistrimi apo formulari i kërkuar

7.4.1 Rezultatet e vlerësimeve të furnitorit dhe veprimet e nevojshme që dalin nga vlerësimet

7.5.2 (d) Sipas kërkesës nga organizata të demonstrohet validimi i proceseve ku outputi i rezultuar nuk mund të verifikohet nga matjet apo monitorimet pasuese

7.5.3 Identifikim unik i produktit, aty ku gjurmueshmëria është e kërkuar

7.5.4 Prona e klientit që është humbur, dëmtuar apo është gjetur si e papërshtatshme për përdorim

7.6 (a) Bazat e përdoruara për kalibrimin apo verifikimin e pajisjes matëse aty ku nuk ekzistojnë standardet matëse kombëtare apo ndërkombëtare

7.6 Validimi i rezultateve të matjeve të mëhershme kur gjindet se pajisja matëse nuk është në pajtueshmëri me kërkesat

7.6 Rezultatet e kalibrimeve dhe verifikimeve të pajisjes matëse

8.2.2 Rezultatet e auditimit të brendshëm dhe veprimet e mëtutjeshme

8.2.4 Caktimi i person-it /ve që autorizojnë nxjerrjen e produktit

8.3 Natyra e jo-konformitetit të produktit dhe ndonjë veprim pasues

8.5.2 Rezultatet e veprimeve korrigjuese

8.5.3 Rezultatet e veprimeve parandaluese

2.3. Dallimi në mes të Dokumenteve dhe Regjistrimeve

Nga lista e mëparshme mund ta kemi të qartë se kontrolli i dokumenteve kërkon më shumë punë sesa

procedurat e shkruara. Sidoqoftë, para se të kalojmë në specifikime, le ti qartësojmë disa ngatërresa që shqetësojnë shumë organizata rreth asaj se si dallon dokumenti nga regjistrimi.

Dokumenti është një gjë që jeton, dhe informacioni që përfshihet në të është subjekt i ndërrimeve; mund të revizohet. Në anën tjetër regjistrimi është histori, dhe informacioni që përfshihet aty nuk mund të ndryshohet sepse thjeshtë tregon atë që veçse ka ndodhur.

Ndonjëherë është e mundur që ndonjë material të përmbajë karakteristika të dokumentit por edhe të regjistrimit. Sa për ilustrim ti marrim për shembull; urdhëresat për punë, urdhëresat për shitje dhe urdhëresat për blerje, të cilat mund të funksionojnë edhe si regjistrim historik por edhe si dokument i gjallë. Në kësi raste, materiali konsiderohet si dokument deri sa të përdoret informacioni në kohë reale. Pas këtij çasti, trajtohet ti regjistrim.

Mire, tash pasi që po e kuptojmë se çka janë dokumentet, le të shkojmë tutje të zbulojmë mënyra specifike për ti kontrolluar ato. Meqë ra llafi, një ndër gjashtë procedurat e dokumentuara dhe që kërkohen në mënyrë mandatore nga ISO 9001:2008 është kontrolli i dokumenteve, prandaj për çfarëdo kontrolli specifik të vendos organizata duhet të jetë e dokumentuar-- dhe e kontrolluar.

2.4. Aprovimi i dokumenteve

Të gjitha dokumentet duhet të aprovohen për përshtatshmëri para se ato të përdoren. Natyrisht, ka disa

mënyra për ta bërë këtë. Dokumentet në formë letre shpesh përshijnë hapësirat për personat e autorizuar për të nënshkruar. Dokumentet elektronike mund të aprovohen përmes emrit të shkruar nëse fjalëkalimi e

Faqe 27 nga 33

parandalon dikë nga falsifikimi i aprovimit. Ngjashëm si kjo mund të përdoret edhe emaili. Sidoqoftë, një aprovim i tillë duhet të jetë i dukshëm për shfrytëzuesin e atij dokumenti.

A ka nevojë organizata të definojë se kush është i autorizuar për të aprovuar dokumentet? Përgjigja është PO. Përcaktimi se, “Dokumentet duhet të aprovohen nga individët përgjegjës për të menaxhuar detyrat e përshkruara në dokument” është e mjaftueshme për emërtimin e autoritetit për aprovime.

Alternativisht, organizata mund të vendos të jetë më specifike rreth asaj se kush mund të aprovojë dokumente. Por prej titujve të shënuar përfund nënshkrimit, ato tregojnë se kush është përgjegjës për ti aprovuar ato, dhe kjo vet-deklaratë zakonisht është e mjaftueshme.

Ekziston një vijë e hollë në mes të pasurit pak dhe shume aprovime në dokument. Për dokumentin që sillet nëpër departamente, lista e aprovimeve duhet të përfshijë të gjithë menaxherët që kanë lidhje me dokumentin, në mënyrë që ata të jenë të komunikuar në lidhje me atë se çka pritet. Ana tjetër e kësaj është se marrja e tetë apo dhjetë aprovimeve mund të marr shumë kohë, dhe përpjekja për sa më pak aprovime prapë do të jepte më shumë kohë për zbatimin e informacionit të përshkruar në dokument.

2.5. Rishikimi, azhurnimi dhe ri-aprovimi i dokumenteve

I SO 9001:2008 paraqet kërkesë që dokumentet duhet të rishikohen, azhurnohen sipas nevojës, pastaj ri-

aprovohen. Kjo nuk nënkupton revizion rutinor të dokumenteve. Standardi kërkon që organizata të rishikojë dokumentet periodikisht për të shikuar se a janë ende valide. Nëse janë valide, organizata i ri-aprovon ato. Nëse nuk janë valide, atëherë ose revizoren ose deklarohen si të dala nga përdorimi.

Nëse dokumentet përdoren siç duhet, kjo nuk ndodh kurrë, por ne të gjithë e dimë se ato janë shpesh të injoruara nga presioni i punës dhe obligimeve të përditshme.

Çka saktësisht mund të quhet rishikim dokumenti? Organizata mund ta trajtojë këtë në tre mënyra:

Tërheqja e dokumenteve në baza strikte periodike—çdo vit, rishikimi i tyre, azhurnimi sipas nevojës dhe ri-aprovimi i tyre. Kjo do të plotësonte kërkesat e standardit. Por disa herë është vështirë për tu rishikuar dokumentet duke u bazuar strikt në fragment kohor. Kjo kërkon një disiplinë sepse gjithmonë ka diçka tjetër më me rëndësi momentale të kryhet sesa rishikimi i dokumenteve. Ky sistem i suksesit varet nga aftësitë organizative të personit i cili është përgjegjës për këtë punë.

Rishikimi, azhurnimi sipas nevojës dhe pastaj ri-aprovimi i dokumente i bazuar në dinamikën e biznesit apo ngjarjeve botërore që kanë fuqi të ndikojnë dokumentin. Disa shembuj përfshijnë paraqitjen e produkteve të reja, pajisjeve dhe proceseve; ndërrim në fokusin e biznesit; zbulime teknologjike; dhe metoda të përmirësuara ose praktika. Për arsye se kjo qasje është e drejtuar nga ngjarjet aktuale kjo e bën relevant rishikimin e menjëhershëm të dokumentit, dhe natyra e tillë e rishikimit nuk e pret rishikimin periodik siç e patëm në rastin e mëhershëm. Nëse organizata vendos të përdor këtë metodë, atëherë i duhet të definojë qartë hapat dhe përgjegjësitë në procedurën e kontrollit të dokumenteve. Administratori i dokumentit i monitoron operacionet që mbulohen nga ai dokument dhe sigurohet se ato rishikohen, azhurnohen sipas nevojës, dhe ri-aprovohen. Nëse për një kohë të arsyeshme—themi, dy vite, nuk ka ndryshime në këto dokumente, atëherë dokumentet duhet të tërhiqen për rishikim.

Faqe 28 nga 33

Rishikimi i dokumenteve përmes auditimit të brendshëm. Mbani në mend se auditimet e brendshme janë procese të mostrimit. Sipas funksionit, ato vetëm do të vlerësojnë mostrën reprezentative të ekzistencës së dokumenteve. Standardi nënkupton se të gjitha dokumentet duhet të rishikohen. Nëse organizata ka ndërmend të përdor procesin e auditimit të brendshëm për të plotësuar këtë kërkesë, atëherë kujdes shtesë duhet të bëhet kur planifikohet auditimi për tu siguruar se të gjitha dokumentet përveç mostrimit edhe rishikohen.

2.6. Identifikimi i ndryshimeve dhe statusit të revizioneve

Dokumentet duhet të identifikojnë revizionet. Kjo në mënyrë tipike interpretohet ashtu si ndryshimet në

versionin më të fundit. Pra, nëse dokumenti është në revizionin pesë, kjo identifikon ndryshimet që kanë kaluar nga versioni katër në atë pesë. Ky identifikim i ndihmon aprovuesve të dokumenteve që të shohin se çka është ndryshuar në dokument, dhe i ndihmon shfrytëzuesit të dinë se çka është ndryshuar në mënyrë që ata tu binden kërkesave të dokumentit.

Ndryshimet mund të identifikohen në mënyra të ndryshme, duke përfshirë:

Ndryshimi i shënimeve në fund të dokumentit Lista e ndryshimeve në faqen e parë Trashja apo pjerrtëzimi i shkronjave, ose nënvizimi i ndryshimeve në dokument

Statusi i revizioni thjeshtë tregon revizionin më aktual të dokumentit. Kjo normalisht tregohet me numrin e revizionit, shkronja apo datë e vendosur direkt në dokument. Statusi i revizionit u mundëson shfrytëzuesve të dinë se a janë duke përdorur version më aktual të dokumentit. Për dokumentet në kopje të fortë (letër), statusi i revizionit lidhet me listën kryesore apo indeksin që ndjek revizionet aktuale të gjitha dokumenteve. Për dokumentet elektronike, të diturit e revizionit aktual është më pak me rëndësi pasi që versioni më aktual mund tu dërgohet automatikisht të gjithë shfrytëzuesve. Sidoqoftë, në të dyja rastet statusi i revizioneve duhet të identifikohet.

2.7. Vërja në dispozicion e dokumenteve në pikat e përdorimit

Dokumenti është i padobishëm nëse nuk është i arritshëm. ISO 9001:2008 kërkon që “versione të

përshtatshme të dokumenteve të aplikueshme to jenë në dispozicion në vendet e përdorimit.” Kjo nënkupton se versionet aktuale të dokumenteve duhet të jenë të arritshme nga njerëzit që kanë nevojë për to. Kjo nuk donë të thotë se gjithkush mund të ketë kopjen e vet apo terminal kompjuterik. Nëse njerëzit e dinë se ku ndodhen dokumentet, kanë qasje në atë lokacion dhe mund të përdorin informacionin në dokumente, atëherë kjo kërkesë është plotësuar.

Disa organizata zhvillojnë skema të avancuara dhe të zhvilluara mirë për shpërndarjen e dokumenteve tek departamentet apo funksionet. Kjo shpesh përfshin edhe nënshkrimin e fletëve të vërtetojnë pranimin, dhe kthimi mbrapa i atyre fletëve të nënshkruara me kopjet e vjetërsuara të dokumenteve.

ISO 9001:2008 nuk kërkon specifikisht një sistem të tillë, megjithatë ato mund të japin disa vlera. Organizatat duhet të studiojnë mirë operacionet e veta, dhe të vendosin për atë sistem që ju jap atyre një balancë të kontrollit dhe thjeshtësisë.

Faqe 29 nga 33

Mbani mend se sa më shumë burokraci që përfshihet, aq më ngadalë sistemi do të punojë dhe do të ketë shume gjasa të mëdhaja që shfrytëzuesit të provojnë ti shmangen një sistemi të tillë.

2.8. Bërja e dokumenteve të qarta dhe të lexueshme

Qartësia në të lexuar nënkupton se dokumentet mund të lexohen dhe të kuptohen. Ato duhet të shkruhen

në mënyrë të qartë, të deshifrueshme, në gjuhë që flitet, lexohet dhe kuptohet nga shfrytëzuesit e dokumentit.

Për shembull, nëse një numër i punonjësve në departamentin e posaçëm flet dhe shkruan në gjuhën turke, atëherë dokumentet do të duhej të ishin qartazi të lexueshme dhe kuptueshme për ta. Për ta bërë këtë, organizata mund ta shkruan dokumentin në turqisht apo të përdor dokumente grafike (p.sh. foto ose vizatim) që do të ishin të kuptueshme pavarësisht nga gjuha ekzistuese.

“I identifikueshëm” thjeshtë nënkupton se dokumenti ka titull, numër dokumenti apo identifikues tjetër unik që e dallon nga dokumentet e tjera. Organizatat shpesh zhvillojnë skema numërimi për dokumentet asisoj që ato ndërlidhen me numërimin e sistemit ISO 9001. Kjo është me qëllim të mirë por e garantuar se në të ardhmen do të vjetërsohet. Mbani mend, ISO rishikon dhe revizon serinë 9000 për çdo 5 vite, dhe kjo normalisht ndikon që sistemi i numërimit të ndërrojë strukturën.

Plani më i mirë i numërimit do të ishte ai i cili përputhet me proceset dhe departamentet e organizatës. një sistem i tillë numërimi do të ishte relevant për punonjësit, dhe nuk do të bëhej i vjetëruar në revizionin e ardhshëm të ISO 9001.

2.9. Kontrolli i dokumenteve me origjinë nga jashtë

Dokumenti i jashtëm publikohet jashtë organizatës dhe përdoret brenda fushës së zbatimit të sistemit

menaxhues. Pyetjet në vazhdim do t’ju ndihmojnë të vendosni se a duhet një dokument i jashtëm të kontrollohet. Shembuj të dokumenteve të jashtme që ndoshta mund të kërkonin kontrollë janë:

Manualet e publikuara nga prodhuesit e pajisjeve

Procedurat e testimit, specifikacionet dhe vizatimet Inxhinierike të publikuara nga klientët apo të

tjerët

Udhëzimet, specifikacionet dhe procedurat e publikuara nga furnitorët

Standardet e publikuara nga organizatat industriale që janë të aplikueshme për organizatën

Standardi ndërkombëtar si ISO 9001:2008

Pasi që të përcaktohen dokumentet e jashtme, ato duhet të identifikohen, dhe shpërndarja e tyre duhet të kontrollohet. Sikurse dokumentet e brendshme, edhe ato të jashtme duhet të kenë titull, numër dokumenti apo identifikues unik.

Kontrolli i shpërndarjes është me rëndësi sepse shumica e dokumenteve të jashtme na vijnë në letër. Kur e dimë se ku ndodhen e kemi shumë më lehtë edhe të kontrollojmë informacionin në to.

Faqe 30 nga 33

2.10. Kontrolli i dokumenteve të vjetërsuara

I SO 9001:2008 imponon dy lloje të kontrolleve lidhur me dokumentet e vjetërsuara: Përdorimi i

paqëllimtë i tyre duhet të parandalohet, dhe se ato duhet të identifikohen nëse ruhen.

Mënyra me e lehtë dhe me e qartë për të parandaluar përdorimin e paqëllimtë të dokumenteve të vjetërsuara është ti largojmë ato nga qarkullimi. Thjeshtë ti mbledhim dhe ti largojmë ato. Kjo është shumë lehtë të bëhet kur e dimë vendndodhjen e tyre. Kontrolli i dokumenteve të vjetërsuara është edhe një arsye e mirë shtesë për të mirëmbajtur listë të shpërndarjes për të gjitha dokumentet në letër, qofshin ato të brendshme apo të jashtme.

Organizatat shpesh i ruajnë dokumentet e vjetërsuara për të ruajtur njohurinë. Këto dokumente mund të përdoren si referencë kur bëhen krahasime, për shembull, procesi aktual me atë të përdorur pesë vite më parë. Nëse një organizatë zgjedh të ruaj dokumente të vjetërsuara, ato duhet të identifikohen në atë mënyrë që organizata e sheh të përshtatshme. Kjo mund të përfshijë shënjimin e tyre si “histori”, “e vjetër” apo “e pa-kontrollueshme”, ose ato mund të vendosen në vend të përcaktuar që ka qasje të kontrolluar. Çfarëdo metode të sajohet duhet të sigurojë që dokumentet e vjetërsuara nuk shëtisin rreth e rrotull andej ku mund të përdoren pavend.

2.11. Disa fjalë për format

Çështja e kontrollit të formave kokëçarje për shumë njerëz. Rezistenca zakonisht përcjell këtë motiv të

përgjithshëm:

“Unë thjeshtë nuk shoh arsye të kontrolloj format. Si do ta bënim atë?” por çështja është se format që ekzistojnë brenda fushës së zbatimit të ISO 9001:2008 dhe që adresojnë kërkesë nga ai sistem në mënyrë të pa mohueshme kërkojnë kontrollë. Pse? Sepse arsyeja kryesore për formë qysh me rastin e krijimit të saj është të krijojë përputhje në mënyrën se si mblidhen shënimet. Kjo mund të arihet vetëm atëherë kur të gjithë përdorin të njejtën formë, dhe kjo ndodh vetëm nëpërmjet disa llojeve të kontrollit të dokumenteve.

Fatmirësisht, është mjaft lehtë që të kontrollohen format. Le të shikojmë dy qasje të ndryshme, të cilat përdoren së tepërmi nga organizatat:

Format e kontrolluara si “bashkëngjitje” të procedurave. Në këtë strukturë, format janë përfshirë brenda procedurës apo dokumentit që përshkruan përdorimin e tyre. (A duhet të ketë procedurë që përshkruan përdorimin për secilën formë? Natyrisht se jo, por për disa raste ka kuptim të bëhet përshkrimi). Në përgjithësi format përfshihen në faqet e fundit të procedurës të cilës i takojnë. Aprovimi i procedurës mund të përfshijë edhe aprovimin e formës së bashkangjitur. E njëjta vlen edhe për revizionin dhe identifikimin e ndryshimeve. Për qëllime të kontrollit forma trajtohet si një faqe tjetër e procedurës, por mund të riprodhohet (kopjohet) për tu përdorur pavarësisht nga procedura. Kur bëhet revizioni i formës, procedura Poashtu revizohet, dhe shfrytëzuesit duhet të njoftohen ashtu si për ndonjë procedurë të ndryshuar. Disfavor i k[tij sistemi, natyrisht, është se organizatës i duhet të bëjë revizionin e të gjithë procedurës kur forma revizohet.

Format e kontrolluara individualisht, Në këtë strukturë, format kanë numra individual dhe revizione. Aprovimi i tyre mund të bëhet direkt në kopjen origjinale ose ruhet tjetërkund, si në listën kryesore të aprovimeve. Versioni aktual zakonisht tregohet nga lista kryesore. Kur një formë revizohet, shfrytëzuesit njoftohen me anë të memorandumit, emailit apo faksit.

Faqe 31 nga 33

Format shpesh shtypen në sasi të mëdha, dhe nganjëherë ndodh që të ketë ndryshime të vogla edhe ato duhet të shpallen të vjetërsuara. Nëse ndryshimi është me rëndësi të vogël, atëherë bën edhe të mos hidhen format e kaluara. Ato mund të shënjohen me deklaratën, “ Versioni i kaluar i kësaj forme mund të përdoret”. Kjo do ti mundësojë organizatës të përdorë inventarin e vjetër dhe të mënjanojë humbjet.

Mbani mend se kjo bën vetëm kur ndryshimet në formë janë të vogla dhe të parëndësishme, dhe në rastet kur nuk ka të bëjë me diçka që është serioze për suksesin e organizatës.

2.12. Formatimi i dokumentit

Fatmirësisht, ISO 9001:2008 nuk kërkon ndonjë format të posaçëm të formatimit për dokumente. Një

organizatë mund të vendos vetë se çfarë formati do të jetë më i përshtatshëm për natyrën e operacioneve të veta. Veç kësaj, nuk është e kërkuar të përcaktohet një lloj i vetëm i formatit apo modelit të dokumentit.

Megjithatë, një format apo model i standardizuar mund të ishte i dobishëm për dukje të qëndrueshme për të gjitha dokumentet. Shumë organizata përcaktojnë vetëm përmbajtjen e faqes së parë dhe kryefaqen, përderisa disa organizata tjera kërkojnë seksione specifike në secilin dokument si: qëllimi, fushëzbatimi, përgjegjësitë, pajisjet, dhe ngjashëm. Vendime të tilla varen nga vet organizata.

Çfarëdo modeli apo formatimi të përdoret, duhet të definohet qartë në procedurën e kontrollit të dokumenteve. Në fakt, shumë organizata përdorin procedurën e tyre të kontrollit të dokumenteve si udhëzues për shkrimin e dokumenteve. Në këtë mënyrë, procedura e kontrollit të dokumenteve kryen një udhe e dy punë, duke përshkruar kontrollin e dokumenteve dhe ndihmuar në zhvillimin e dokumenteve të reja.

2.13. Katër hapa praktikë në ndërtimin e sistemit të dokumentimit dhe kontrollit

Në vazhdim do të gjeni katër hapa të cilat i kemi përpiluar për ndërtimin praktik të sistemit të dokumentimit dhe kontrollit

2.13.1. Hapi i pare ne ndërtimin e sistemit efektiv është: Të krijohet dokumentim i mire, i cili është, i:

Qartë /Shkruar saktë- Bëni shmangien e shkrimit të dobët të procedurave, mos ju referoni gjërave jashtë përmasave normale si dhe shmanguni përdorimit te zërit pasiv. Bëjeni te qartë në procedurë se kush duhet te kryeje detyrën.

Kuptueshëm - Bëni procedura te kuptueshme për ata që do ta përdorin. Shmanguni përdorimit të shkurtesave të pakuptueshme apo gjuhës së komplikuar për tu deshifruar.

Pangarkuar - Mos i ngarkoni dokumentet me detaje të panevojshme. Nëse disa detaje nuk janë te rëndësishme për performancën e detyrës, atëherë më mire të mos përfshihet çdo imtësirë, sepse ato krijojnë huti apo hezitim tek kryesi i detyrës. Përse të përdoren 10 fjalë në rastet kur një fjale kryen pune?

Poashtu ju sugjerojmë që të përdorni fjali te shkurta që fillojnë me folje, si dhe prapavijë e bardhë në dokumente për lexim më të lehtë.

Faqe 32 nga 33

2.13.2. Hapi i dyte: te keni sasinë e duhur te dokumentacionit

Shmang krijimin e tepërt-Instruksione pune te shkruara virtualisht për gjithçka. Mbulim apo përsëritje- përfshirë procesin në më shumë se në një instruksion pune.

Shmang mangësinë-Mungesa e instruksioneve te punës aty ku procesi ndikon ne kualitetin e produktit. Punëtoret kane mënyrën e tyre te kryerjes se proceseve Ka luhatje ne proces sepse nuk është mire i dokumentuar

Sasia e duhur-Mbani mend se qëllimi këtu është përputhja për proceset tuaja. Nëse dy punëtore të trajnuar do të performonin këtë detyrë, a do ta bënin ne të njëjtën mënyre? Nëse përgjigja ne ketë është “Ndoshta JO” atëherë instruksioni i punës është i nevojshëm.

2.13.3. Hapi i trete: skico sistemin tuaj te kontrollit te dokumenteve Kur te bëni skicimin e sistemit tuaj të kontrollit të dokumenteve duhet që të qartësoni terminologjinë tuaj duke e bërë të qartë se cila është: procedurë, udhëzim për punë, bashkëngjitje, formë, etj... Poashtu ju duhet të identifikoni se çka do të kontrolloni duke e saktësuar periudhën dhe mënyrën se si do të kryhen këto kontrollime.

2.13.4. Hapi 4: Ku do ti mbani dokumentet tuaja? Se ku do të mbahet dokumentacioni juaj, ju duhet ta parashihni gjatë planifikimi i infrastrukturës suaj, lidhur me këtë ISO 9001:2008 ju jep specifikacionet e nevojshme për kushtet të cilat ju nevojiten, dhe to Poashtu mund ti gjeni në fillim të pjesës së dytë të këtij libri, por edhe në pjesën e parë. Juve ju duhet të përgatitni “skeletin” tuaj, ku mund te zgjidhni: (a) Program te thjeshte për procesim te fjalëve si p.sh. MS Word, (b) Ndonjë program ekzistues i bazës se shënimeve, apo (c) Ndonjë softuer për kontrolle te dokumenteve. Mirëpo ajo çka do te jete me e mire për kompaninë tuaj ne ju sugjerojmë të që të zgjidhni sistem për kompaninë tuaj duke u bazuar ne: (a) Madhësinë e kompanisë, (b) Strukturën kompjuterike dhe disponueshmërinë, (c) Numrin e proceseve te ndryshme qe performohen, (d) Shkallen e ndryshimeve te proceseve tuaja apo dokumenteve apo (e) Mund të ndodh që organizata juaj të ketë nevoje për më shume se një lloj sistemi, P.SH:Një për dokumente te sistemit te cilësisë, dhe një për dokumente inxhinierie (këto dokumente janë mjaftueshëm te ndryshme qe te bëjnë te nevojshme me se miri për te pasur dy sisteme te ndryshme).

2.15. Problemet e zakonshme me kontrollin e dokumenteve

Ndër problemet më të shpeshta që lajmërohen nga praktika janë se punonjësit të cilët shkruajnë dokumentet nuk e kuptojnë dallimin në mes te procedurës dhe instruksionit të punës, terminologjia nuk është e definuar, dhe nuk është e përdoruar ne mënyrë të pa-përputhshme në të gjithë dokumentacionin. Ka raste kur revizionet zgjasin shumë dhe dokumentet nuk aktualizohen, nuk ka proces për ndjekjen e ndryshimeve apo trajnimit për ndryshime, ka përdorim jo të rregullt të dokumenteve (si p.sh: format, bashkëngjitjet, vizatimet, dokumentet me origjine nga jashtë) Poashtu problem serioz paraqesin edhe rastet kur më tepër dokumente janë shpërndarë dhe sistemi i dokumentacionit është i shpërndarë në mënyrë të pakontrolluar dhe punohet me dokumente të vjetra. Për t’u shmangur këtyre problemeve ju sugjerojmë të planifikoni sistemin e kontrollit të dokumenteve paraprakisht dhe të krijoni strategji për të evituar problemet të cilat i përmendëm më lartë, si dhe ndonjë problem tjetër që mund të keni përgjatë rrugës së cilësisë.

Faqe 33 nga 33

Përmbledhje

Parimet themelore të kontrollit të dokumenteve janë shumë të thjeshta. Shumica e procedurave për

kontrollin e dokumenteve mund të draftohen në katër ose më pak faqe. Për të shkruar procedurë për kontroll dokumenti është lehtë: thjeshtë vetëm shikoni listën e çështjeve që dalin nga ISO 9001:2008 në lidhje me kontrollin e dokumenteve dhe përshkruaj se çka bën organizata për secilën prej tyre.

Bëjeni këtë sa më thjeshtë që të mundeni, dhe shmangu burokracisë së tepërt. Një sistem efektiv i kontrollit të dokumenteve do të pajis shpejtë shfrytëzuesit me dokumente, dhe nuk do ti ngadalësojë ata me procedura të gjata.