Učinkovito upravljanje dokumentima započinje u

ulaznoj pisarnici

10. Mikrocop konferencija 2015

Zagreb, 20. svibnja 2015

Više izvedenih projekata: Automatizacija procesa obrade ugovora o osiguranju, arhiviranje

i podrška usklađivanju sadržaja ugovora o osiguranju

Dematerijalizacija i dodjeljivanje preporučene sudske pošte

Arhiviranje dokumentacije riznice i ugovora

Obrada povratne pošte, obavijesti, sklapanja ugovora, odštetnih zahtjeva, kadrovske dokumentacije …

Polazna točka

Usmjerenja

Tehnološki aspekt

Procesni aspekt

Informacijsko sigurnosni aspekt

Usmjerenja

Tehnološki aspekt

Procesni aspekt

Informacijsko sigurnosni aspekt

Jedinstveni pregled i pristup do dokumenata

Jedinstven pristup do poslovnih sadržaja

Jedinstven sistem pohrane

E-radno okruženje zaposlenih

Mobilni pristup

Tehnološki aspekt

Usmjerenja

Tehnološki aspekt

Procesni aspekt

Informacijsko sigurnosni aspekt

Centralizacija

papirna pošta (pošta, šalteri – preusmjeravanje sve ulazne pošte od strane Pošte Slovenija na jednu lokaciju- vanjska prijemna pisarnica)

pošta preko faxa

elektronska pošta

dokumenti preko portala (B2B, …)

uspostavljena evidencija među ulaznim i izlaznim dokumentima

Upravljanje vlastitim dokumentima u e-obliku (autorizacija, potpisivanje)

Upravljanje izlaznim dokumenatima u e-obliku (centralizirani tisak i otprema)

Procesni aspekt (1)

Prilika za automatizaciju i centralizaciju izvođenja procesa

Potpora procesu pripreme ugovora

Elektronska autorizacija narudžbi i likvidacija računa

Bespapirno upravljanje odsutnosti, zamjena i davanje ovlasti

Bespapirno upravljanje i obračun putnih naloga, optimizacija uporabe službenih vozila

Procesni aspekt (2)

Usmjerenja

Tehnološki aspekt

Procesni aspekt

Informacijsko sigurnosni aspekt

Analiza rizika dobavljača i ponuđenih usluga

Ispunjavanje ISO standarda i zahtjeva regulatora

Redovno i dosljedno nadziranje izvođenja usluge

Informacijsko sigurnosni aspekt

Efekti učinkovitog upravljanja dokumentima

Racionalizacija u procesu:

Smanjenje potrebnih kadrova

Smanjenje materijalnih troškova

Povećanje brzine izvođenja procesa

Evidencija i kontrolirana raspodjela dokumenata

Automatizacija aktivnosti koje su se izvodile ručno

Automatizacija procesnih aktivnosti

Efekti uvođenja procesnih rješenja

Uvedbeni aspekt

Ciljana tehnološka platforma

Pozadinski sistemi

BPM sistemi

Dokumentacijski sistemi

Mrežni portali

Elektronski arhivi

Financijski aspekt

Pretpostavke: Prosječna godišnja bruto

plaća zaposlenoga

Prosječno vrijeme traženja dokumenata u arhivu

Prosječan godišnji broj radnih dana

Usporedba troškova aktivnosti

Troškovi poslovanja

Godišnja ušteda (dosadašnje/novo):

1.4 mio EUR70% brzina uvida u dokumente

30% na optimiziranoj obradi

Moguća racionalizacija kadrova

Prihranek viri razlika staro novo

vložišče 7 11 4

dodeljevanje 2 5 3

dodeljevanje procesi 40 46 6

škode 30 34 4

izterjava 6 7 1

fakture 4 5 1

izhodna 6 6 0

vpogledi_ostali delež 2 2 0

57 70 13

Konačne odluke su bile?

Racionalizacija poslovanja

Uspostavljanje evidencija

Optimizacija procesa

Preusmjeravanje kadrova na core business

Snižavanje troškova

Hvala na pažnji.

MAG. ALAN MEDVEŠ | T + 386 5 6643145 | M +386 40 424613 | alan.medves@as.si |Vodja projektov | PROJECT MANAGER

ADRIATIC SLOVENICA D.D. | LJUBLJANSKA 3A KOPER SLOVENIJA |www.adriatic-slovenica.si|