UMHVERFISSTEFNA UMVERFIS- OG SAMGÖNGUSVIÐS€¦ · Web viewÖll gögn verkefna skulu geymd og unnin í Project in a box, ... Stilla tilkynningar vegna verka, áhættu og mála

Skjalanúmer: LBP-011Útgáfa: 01Samþykkt: Umhverfis- og gæðastjóri

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Leiðbeiningar um notkun Project in a box (PIAB) til geymslu og vinnslu skjala fyrir þá verkefnisstjóra sem eru með búnaðinn uppsettan á tölvum sínum.

1. Tilgangur og umfangÖll gögn verkefna skulu geymd og unnin í Project in a box, verkefnastjórnunarhugbúnaði Reykjavíkurborgar. Í þessu skjali eru leiðbeiningar fyrir verkefnisstjóra sem hafa hugbúnaðinn uppsettan á tölvu hjá sér um það hvernig unnið er með gögn verkefna.

2. Ábyrgð Verkefnastofa umhverfis- og skipulagssviðs ber ábyrgð á að kenna

stjórnendum og verkefnisstjórum sviðsins að nota PIAB. Verkefnisstjóri ber ábyrgð á að kenna þeim sem koma að vinnu við verkefni á

kerfið og meðhöndlun skjala innan þess. Næsti yfirmaður verkefnisstjóra ber ábyrgð á að hafa eftirlit með því að unnið

sé með skjöl verkefnis til samræmis við þessar leiðbeiningar.

3. Leiðbeiningar

Veljið viðfangsefni með því að ýta á Ctrl og smella á viðeigandi stað hér á eftir:

A. Fara inn í verkefniB. Finna skjöl, skrár og möppurC. Búa til nýjar skrár eða möppurD. Bæta nýju skjali viðE. Bæta mörgum skjölum við í einuF. Bæta mörgum skjölum við í einuG. Vinna í skjaliH. Eyða möppu, skrá eða skjaliI. Óska eftir samþykkt á skjaliJ. Samþykkja skjal þegar eftir því hefur verið óskaðK. Fara inn í verkefniL. Senda skjal í tölvupósti til skoðunarM. Senda skjal í tölvupósti til vinnsluN. Skrá inn skjal sem sent var í tölvupósti til vinnsluO. Stilla tilkynningar vegna verka, áhættu og mála

Síða 1 af 15Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

P. Stilla tilkynningar vegna skjalaQ. Breyta persónulegum upplýsingumR. Breyta aðgangsorði/lykilorðin inn í PIAB

A. Fara inn í verkefni1. Skrá sig inn í PIAB2. Smella á táknið með skjalaskápnum ( ) sem undir stendur „Verkefni“ og er

efst á forsíðu PIAB. 3. Nýr gluggi opnast. Í efri hluta hans, undir titlinum „Verkefnastofn“ er að finna

þá verkefnastofna sem notandi hefur aðgang að. Í neðri hluta gluggans er að finna öll verkefni sem heyra undir valinn verkefnastofn.

4. Með því að velja verkefnastofninn „(Öll verkefni)“ sjást öll verkefni sem notandi hefur aðgang að í neðri hluta gluggans. Með því að velja annan verkefnastofn þrengist listi þeirra verkefna sem sjást, eða takmarkast við þau verkefni sem heyra undir valinn stofn.

5. Farið er inn í tiltekið verkefni með því að tvísmella á nafn þess í neðri hluta gluggans. Ef fjöldi verkefna er mjög mikill og nafn þess verkefnis sem á að opna er þekkt, er hægt að slá inn nafn þess eða hluta úr nafni þess þar sem stendur „Leit“ ofan við lista yfir verkefni og ýta svo á „Enter“ á lyklaborði tölvunnar.

6. Gluggi opnast með mynd sem sýnir ýmsa kassa. Kassarnir virka sem flýtivísar inn í gögn verkefnisins.

B. Finna skjöl, skrár og möppur1. Fara í ferlamynd sem opnast þegar verkefni er valið og opnað (sjá undir lið A).2. Á bak við hvern kassa í myndinni eru upplýsingar og gögn. Með því að smella

á kassa opnast aðgangur að þessum gögnum.3. Kassarnir sem merktir eru með númerum, frá 1 og upp í 5 eftir tegund

verkefna, veita aðgang að skjölum verkefnis. Kassarnir standa fyrir þá ólíku hluti sem þarf að vinna á mismunandi stigum verkefnisins og möppur, skrár og skjöl sem birtast eru því mismunandi eftir því hvaða kassi er valinn.

4. Ef smellt er á númeraðan kassa opnast gluggi sem heitir „Skjalaskoðari“. Vinstri hluti gluggans sýnir tré yfir möppur ( ) og skrár ( eða ) og skjölin (

) sem eru þar vistuð. Möppur innihalda alltaf aðrar möppur eða skrár. Skjöl eru ekki vistuð í

möppum. Skrár innihalda einungis skjöl, engar undirskrár eða möppur.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

o Rauðbrúnar skrár innihalda þau skjöl verkefnis sem tengjast almennu utanumhaldi þess. Mismunandi er hvaða skrár birtast eftir því hvaða flýtikassi er valinn í ferlamyndinni. Nafn valins flýtikassa birtist ofan við skrárnar. Sumar skrár og gögn þeirra sjást undir fleiri en einum flýtikassa, en aðrar koma bara í ljós undir einum flýtikassa.

Gular möppur og skrár innihalda vinnugögn verkefnis. Sömu gulu möppurnar og skrárnar birtast, sama hvaða flýtikassi er valinn í myndinni vinstra megin á skjánum.

Ef bendill er settur yfir nafn skráar kemur upp kassi með lýsingu á því hvaða gögn eiga heima í skránni.

5. Hægri hlið gluggans sýnir upplýsingar um einstök skjöl og vinnslu þeirra, þegar skjal hefur verið valið úr trénu vinstra megin. Notandi sér og kemst hverju sinni einungis í þær möppur og skrár verkefnis sem hann hefur aðgang að. Aðgangsheimild notanda í skrár og gögn þeirra er ákveðin af verkefnisstjóra verkefnis, verkefnisstjóri stillir jafnframt hvort heimild er einungis til að lesa gögnin sem eru til staðar eða lesa og vinna í þeim. Heimild innskráðs notanda sést ofarlega í hægri hlið gluggans, neðan við hnappinn „Bæta skjali við“, þegar skjal hefur verið valið.

6. Hægt er að smella á rauða „Heimildir“ tengilinn til að breyta aðgangi einstakra notendahópa inn í skrána.

7. Einungis verkefnisstjóri, sem hefur stjórnendaheimild inn í kerfið og leyfi til að breyta, hefur heimild til að búa til nýjar möppur eða skrár eða eyða efni út.

C. Búa til nýjar skrár eða möppur1. Til að búa til nýjar möppur eða skrár er hægri smellt á þann stað í möpputrénu

þar sem mappan eða skráin á að fara undir. Sjá tengsl mappa og skráa í lið B.

2. Í listanum sem birtist er valið „Bæta við nýrri skrá hér“ eða „Bæta við nýrri möppu" eftir atvikum og því sem hægt er (ekki er hægt að hafa möppur eða skrár undir skrám). Ný skrá eða mappa sést þá í trénu undir heitinu „Ný skrá“ eða „Ný mappa“. Til að breyta nafni skrárinnar eða möppunnar er hægri smellt á hana og valið „Endurnefna skrá/möppu“ úr listanum sem birtist.

3. Hægt er að samnýta skrár í tveimur eða fleiri verkefnum. Þá er leiðbeiningum í öðrum lið fylgt en valið „Bæta skrá sem er til við hér“. Í glugganum sem opnast er byrjað á að velja verkefnið þar sem skráin er og síðan skrána sem á að samnýta. Samnýttar skrár eru auðkenndar í möpputrénu með bláu skráarmerki framan við nafn hennar, sem í stendur S ( ).



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Athuga þarf með samnýttar skrár að ef innihaldi þeirra er breytt í einu verkefni þá breytist það líka í hinu eða hinum verkefnunum þar sem skráin er líka til staðar. Hægt er sjá í hvaða verkefnum skráin er með því að hægri smella á skrána og velja „Skýrsla skráar“ og skoða undir „Document Location“.

D. Bæta nýju skjali við1. Velja þá skrá sem skjal á að vistast í, með því að smella á nafn hennar í

möpputrénu sem er í vinstri hluta skjalaskoðunargluggans (sjá lið B).2. Velja „Bæta skjali við“ hnappinn sem er efst í hægri hluta gluggans. Eða, í

staðinn, er hægt að hægrismella á skrána og velja „Bæta skjali í skrá“. Nýr gluggi opnast.

3. Undir flipanum „Staðtengt skjal“ er smellt á „Vafra“ hnappinn, skjalið sem á að vista inn fundið, síðan tvísmellt á skjalið og við það færist slóð skjalsins inn. Hægt er að gefa skjalinu nýtt nafn í línunni þar sem stendur „Endurnefna“ og/eða skrá lýsingu á því þar sem stendur „Lýsing“. Velja svo „Loka“ nema ætlunin sé að vista fleiri skjöl í skrána, en þá er smellt á „Í lagi“ og ferlið endurtekið áður en glugganum er lokað.

4. Hægt er að bæta við sniðmáti skjals sem þegar er í kerfinu, t.d. eyðublaði fyrir fundargerðir, í stað þess að velja skjal sem er vistað utan kerfisins. Þá er flipinn „Safn sniðmáta“ valinn. Síðan er skjalið valið úr listanum sem birtist undir flipanum, því gefið nýtt nafn ef viðeigandi og að því loknu valið „Í lagi“.

5. Í stað þess að færa skjal inn í skrána er ennfremur hægt að fara í flipann „Flýtivísir“ til að færa inn tengil á heimasíðu eða skjal sem er geymt annars staðar. Tengillinn er þá afritaður og límdur eða sleginn inn í línuna sem heitir „Nafn“. Haka þarf við „URL“ ef um er að ræða slóð á heimasíðu en „Windows flýtivísun“ ef um er að ræða skjal t.d. á p-drifi borgarinnar. Að því loknu er smellt á „Í lagi“.

6. Einnig er hægt að færa nýtt skjal inn í PIAB með því að finna skjal sem er til og vistað annars staðar, draga það yfir „Bæta skjali við“ hnappinn í skjalaglugganum í PIAB og sleppa. Athuga að fyrst þarf að velja skrána í PIAB sem skjalið á að vistast í. Athuga einnig að hægt er að færa mörg skjöl í einu inn með þessum hætti.

7. Athuga að hægt er að bæta hvaða skjali sem er í PIAB, án tillits til þess í hvaða hugbúnaði það er unnið. Sá sem vill skoða eða vinna með skjal sem vistað er í PIAB þarf hins vegar að hafa til þess viðeigandi hugbúnað.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

E. Bæta mörgum skjölum við í einu1. Velja þá skrá sem skjöl eiga að vistast í, með því að smella á hana í

möpputrénu sem er er í vinstri hluta skjalaskoðunargluggans (sjá lið B). 2. Hægri smella og velja „Bæta mörgum skjölum við“. Nýr gluggi opnast.3. Ýttu á „Bæta skjali við“ hnappinn, opnaðu möppuna á harða drifi tölvunnar

(eða í öðrum geymslustað) þar sem skjölin sem færa á yfir eru. Veldu skjölin sem á að færa yfir í PIAB og ýttu á „Opna“ hnappinn.

4. Eða: Finndu möppuna á harða drifi tölvunnar (eða í öðrum geymslustað) þar sem skjölin sem færa á yfir eru. Dragðu skjölin yfir efri hluta gluggans sem opnaðist í PIAB.

5. Ef þarf er hægt að velja einstök skjöl í listanum í efri hluta gluggans og gefa því nýt nafn og/eða bæta við lýsingu á svæðinu undir listanum.

6. Ýttu á „Hlaða upp núna“ hnappinn og skjölin færast inn í skrána. Til að sjá þau þarf að endurhlaða möppurtrésglugganum.

7. Athuga að skjöl færast inn með tvenns konar hætti. Ef nafn skjals er það sama og annað skjal sem fyrir er í skránni, þá vistast nýja skjalið sem ný útgáfa gamla skjalsins. Þetta á t.d. við þegar verið er að færa inn nýja útgáfu teikningar, í pdf formi. Ef nafn skjals er hins vegar ekki til í skránni þá færist skjalið inn sem fyrsta útgáfa nýs skjals.

F. Skoða skjal1. Skjalið sem á að skoða er valið úr listanum í möpputrénu sem er í vinstri hluta

skjalaskoðunargluggans (sjá lið B) og tvísmellt á nafn þess. Við það opnast skjalið, hægt er að skoða það og loka síðan aftur. Ekki ber að vista skjalið enda hafa engar breytingar verið gerðar á því.

2. Engra frekari aðgerða er þörf.3. Við það að merkja skjal með því að smella einu sinni á nafn þess birtast

upplýsingar í línunum í töflunni sem eru í hægri hluta gluggans, en þær gefa upplýsingar um skjalið og/eða mismunandi útgáfur þess ef útfylltar línur eru margar.

4. Í töflunni má sjá lýsingu á skjalinu eða útgáfu þess ef slíkt hefur verið fært inn, hver vistaði, hvenær og ef skjalið er grunnviðmið eða hefur verið samþykkt (þar sem það á við). Nýjasta útgáfa skjalsins er ætíð efst í töflunni.

5. Hægt er að skoða eldri útgáfur skjalsins með því að velja viðeigandi útgáfu í töflunni og velja „Skoða útgáfu“ hnappinn neðst.

6. Athuga að sá sem ætlar að skoða skjal þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og lesa skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf notandi að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun á Word skjali.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

G. Vinna í skjali1. Til að breyta eða vinna í skjali er það valið úr listanum í möpputrénu sem er í

vinstri hluta skjalaskoðunargluggans (sjá lið B), með því að smella á nafn þess.

2. Valið er „Skrá út“ sem er hnappur ofarlega í hægri hluta gluggans. Við það opnast skjalið tilbúið til vinnslu.

3. Þegar vinnu við skjalið er lokið er skjalinu lokað. 4. Ef breytingar hafa verið gerðar á skjalinu opnast gluggi þar sem velja þarf að

„Vista“ og vistast skjalið þá sjálfkrafa í sérstakri möppu sem kerfið les úr. Ekki má endurnefna skjalið á nokkurn hátt.

5. Til að skrá skjalið aftur inn í kerfið er hnappurinn „Skrá inn“ valinn“. 6. Gluggi opnast þar sem notandi getur þá sett inn lýsingu á þeirri breytingu sem

var gerð og hakað við „Grunnviðmið“ og „Samþykkt“. Grunnviðmið gefur til kynna að þetta sé sú útgáfa skjalsins sem beri að miða við og samþykkt að við innskráningu sé búið að samþykkja skjalið og þær upplýsingar sem þar eru. Þessar upplýsingar færast í töfluna í skjalaskoðunarglugganum.

7. Ef hætt er við að vinna í skjalinu eða vista breytta útgáfu þess er valið „Afturkalla útskráningu“ í stað „Skrá inn“, en þá færist skjalið inn í upprunalegri mynd og útgáfu.

8. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er skráð út. Ofan við „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi er með skjalið útskráð. Ef á þarf að halda er þá hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að skrá skjalið aftur inn til að annar geti unnið í því. Ef ekki næst í viðkomandi getur verkefnastofa skráð skjalið inn.

9. Athuga að hvenær sem notandi er skráður inn í PIAB getur hann farið í „Mín skjöl“, sem er rauður hnappur efst. Undir flipanum „Staðtengd skjöl“ getur hann séð hvaða skjöl verkefnis hann er með útskráð. Með því að fara í „Kerfisstjóri“, sem er efst í almenna PIAB glugganum, velja „Valkostir“ og síðan flipann „Almennt“ og haka svo í „Sýna útskráð skjölin mín við útskráningu“, þá opnast gluggi þegar notandi útskráir sig sem minnir hann á það hvaða skjöl verkefnis hann á útskráð. Þá er hægt að skrá skjölin inn og opna þau þar með fyrir aðra að vinna í.

10.Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

H. Eyða möppu, skrá eða skjali1. Notandi með stjórnendaaðgang og heimild til að breyta verkefni (yfirleitt bara

verkefnisstjóri og yfirmaður hans/hennar) getur eytt út möppum, skrám og skjölum. Það sem á að eyða er þá valið í möpputrénu vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum, hægri smellt og valið „Endurvinna (möppu/skrá/skjal)“.

2. Upp kemur þá glugginn sem spyr hvort notandi sé viss og þá er valið „Yes“. 3. Við þetta færist mappan/skráin/skjalið í ruslatunnuna sem er undir

„Vinnusvæði“ möpputrésins – ofan við gulu möppurnar. Til að eyða möppunni/skránni/skjalinu endanlega er það valið undir ruslatunninni, hægri smellt og valið „Eyða“. Ef þetta er eina mappa/skrá/skjal sinnar tegundar er bent á það og að ekki sé hægt að afturkalla eyðinguna og því þurfi aftur að staðfesta.

4. Athuga að ekki er hægt að eyða skrá eða möppu fyrr en búið er að eyða því sem undir er.

I. Óska eftir samþykkt á skjali1. Sum skjöl þurfa samþykki einhverra annarra en þess sem bjó það til eða

færði inn í PIAB. Þetta getur t.d. átt við um fundargerðir, staðfestingu á að verkefni eigi að fara af stað, ósk um breytingu á verkefninu, teikningar, útboðsgögn, skýrslur o.s.frv. Slíkar samþykktir skulu eiga sér stað í PIAB, þ.e. ósk um samþykki send í gegnum kerfið og staðfesting á samþykkt líka.

2. Hægri smellt er á skjal sem óska á eftir samþykkt á, í möpputrénu vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum.

3. Valið er „Stýra samþykkt“ og nýr gluggi opnast.4. Undir flipanum „Eiginleikar“ er smellt á takkann „Senda til samþykktar“ sem er

neðst í glugganum. 5. Tegund samþykktar er valin með því velja úr listanum og smella síðan á

hnappinn „Stilla tegund“ við hliðina á.6. Stillt er hvenær samþykktarferli þarf að vera lokið með því að ýta á örina við

hliðina á litlu myndinni af dagatalinu í miðjum glugganum og velja viðeigandi dagssetningu. Síðan er smellt á „Stilla dagsetningu“.

7. Flipinn „Athugasemdir“ valinn ef þarf og þá skráðar skýringar eða önnur skilaboð sem þurfa að komast til þeirra sem fá beiðni um að samþykkja skjalið. Skilaboðin eru skráð í neðri kassann, þar sem stendur „(Bætti við athugasemd hér)“, og síðan smellt á „Bæta við“. Boðin færast þá í efri kassann, þar sem allir sem fá samþykktarbeiðnina sjá þau. Allar



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

athugasemdir sem aðrir bæta við færast þarna inn líka. Ekki er hægt að eyða athugasemdum út.

8. Farið í flipann „Bæta við notendum“ og þeir valdir úr lista notenda sem er í neðri hluta gluggans. Þegar notandi hefur verið valinn er smellt á „Bæta við notendum“ sem er ofan við nafnalista notenda.

9. Þegar notendum er bætt við opnast flipinn „Atkvæði notanda“ sjálfkrafa, en þar má sjá nöfn þeirra sem hafa fengið beiðni um að samþykkja skjalið, hvenær beiðnin fór, á hvaða tölvupóst og hvor viðkomandi hefur tekið afstöðu til skjalsins með því að greiða atkvæði og hvert það atkvæði þá er (ekki greitt, samþykkt, samþykkt með skilyrðum, sitja hjá, hafna). Á þennan sama stað má alltaf fara til að skoða hvernig samþykktarferlinu miði og hver afstaðan hefur verið.

10.Farið er í flipann „Tölvupóstur“, bætt við skilaboðin sem þar eru og að því loknu ýtt á hnappinn „Senda tölvupóst“. Póstur fer þá á umbeðna einstaklinga, þeir nýta slóðina í boðunum til að fara inn í PIAB og greina frá afstöðu sinni til skjalsins. Á meðan á ferlinu stendur og þangað til skjalið hefur verið samþykkt er staða þess sjálfkrafa merkt sem hafnað.

11.Þegar umbeðnir aðilar hafa veitt samþykki sitt er hægri smellt á skjalið í möpputrénu og valið „Stýra samþykkt“. Þar er smellt á hnappinn „Samþykkt lokið“ og skjalið þá virkjað til frekari vinnslu.

12.Athuga að á meðan skjal er í samþykktarferli geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Blár kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er í slíku ferli. Ofan við „Skrá út“ hnappinn er staða skjalsins sögð vera „Samþykki í vinnslu“. Ef þeir sem um það voru beðnir bregðast ekki við samþykktarbeiðni getur verkefnisstjóri, ef á þarf að halda, hætt við samþykktarferlið og losað skjalið þar með til frekari vinnslu.

13.Athuga að ef einn eða fleiri samþykktaraðilar hafna skjalinu er hægri smellt á skjalið í möpputrénu og valið „Stýra samþykkt“. Í glugganum sem opnast er smellt á hnappinn „Hætta við samþykkt“. Ef senda á skjalið í nýtt samþykktarferli þarf að skrá skjalið út, breyta því, skrá nýja útgáfu inn og senda þá útgáfu í samþykktarferli. Ekki er sem sé hægt að senda óbreytt skjal aftur í samþykktarferli.

J. Samþykkja skjal þegar eftir því hefur verið óskað 1. Með beiðni um samþykkt á skjali, t.d. þegar um er að ræða fundargerðir,

teikningar sem eru hluti hönnunar, útboðsgögn o.sfrv. er óskað eftir því að viðtakandi staðfesti réttmæti efnisins og/eða að halda megi vinnu áfram á þeim forsendum sem koma fram í viðkomandi skjali.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Viðtakandi sem fær skjal sent til samþykktar fær tölvupóst þar að lútandi. Viðfangsefni póstsins er „Please approve xxxnafn skjals“ og inni í póstinum er slóð á skjalið.

3. Hægt er að smella á slóðina til að taka afstöðu til skjalsins. Við það opnast vefgluggi í PIAB – sjá frekari leiðbeiningar í LBP-010 – Leiðbeiningar um notkun Project in a box (PIAB), verkefnastjórnunarhugbúnað Reykjavíkurborgar, vegna vinnslu skjala (vefaðgangur).

4. Hins vegar er einnig hægt að fara í „Mín skjöl“ sem er eitt af rauðu merkjunum efst í PIAB útgáfunni sem er uppsett á tölvunni og velja flipann „Til samþykktar“, en þar má sjá hvaða skjöl bíða samþykktar notanda. Ef skjalið sem um ræðir sést ekki þá gæti þurft að haka í „Öll verkefni“, sem er neðst vinstra megin í glugganum. Undir „Mitt atkvæði“ dálkinum stendur „Atkvæði ekki greitt enn“ við skjöl sem bíða samþykktar.

5. Smellt er á viðeigandi skjal og nýr gluggi opnast. Þar má sjá hver sendi beiðnina, hvenær samþykktarferlinu lýkur og hver staða þess er.

6. Til að skoða skjalið er ýtt á tengilinn „Skoða skjal….“. Skjalið opnast, er skoðað og því síðan lokað án þess að gera neinar breytingar á því.

7. Þegar notandi er tilbúinn að taka afstöðu til skjalsins er afstaðan skráð undir „Mitt atkvæði“ , en valkostirnir eru „Samþykkja“, „Samþykkja með skilyrðum“, „Sitja hjá“ og „Hafna“. Síðan er smellt á hnappinn „Atkvæði“.

8. Ef notandi vill koma athugasemdum á framfæri, t.d. þegar samþykkt er með skilyrðum, er farið í flipann „Athugasemdir“, athugasemdin skráð inn í neðri hluta gluggans og síðan smellt á „Bæta athugasemd við“. Athuga þarf að allar athugasemdir sem hafa verið skráðar, af öllum samþykktaraðilum, sjást í efri hluta gluggans. Ekki er hægt að eyða út athugasemdum sem hafa verið færðar inn.

9. Undir flipanum „Atkvæði“ má sjá hverjir hafa fengið skjalið til samþykktar og hver afstaða þeirra er. Á meðan samþykktarferlið er í gangi getur samþykktaraðili hvenær sem er á breytt afstöðu sinni með því að endurtaka skrefin hér að ofan.

10.Athuga að á meðan skjal er í samþykktarferli geta notendur skoðað það en ekki unnið í því. Blár kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er í slíku ferli. Ofan við „Skrá inn“ og „Skrá út“ hnappana vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum er staða skjalsins sögð vera „Samþykki í vinnslu“. Ef þeir sem um það voru beðnir bregðast ekki við samþykktarbeiðni getur verkefnisstjóri, ef á þarf að halda, hætt við samþykktarferlið og losað skjalið þar með til frekari vinnslu.

11.Athuga að hvenær sem notandi er skráður inn í PIAB getur hann farið í „Mín skjöl“, sem er rauður hnappur efst. Undir flipanum „Til samþykktar“ getur hann



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

séð hvaða skjöl bíða samþykktar hans. Undir flipanum „Mínar samþykktir“ getur hann séð stöðu þeirra skjala sem voru send í atkvæðagreiðslu.

K. Senda öll skjöl í skrá í tölvupósti til skoðunar1. Til að senda aðila, sem ekki er notandi í PIAB eða hefur ekki heimild til að

skoða skjölin í verkefninu eða skránni, öll skjöl sem eru í skrá í tölvupósti til skoðunar er skráin valin úr listanum í möpputrénu sem er vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum (sjá lið B).

2. Smellt er á litla hnappinn með umslaginu, sem er efst í hægra horni gluggans. Við það opnast nýr gluggi.

3. Ef viðtakandi er skráður sem þátttakandi í verkefninu í PIAB er valið úr listanum undir örinni sem er aftan við „Bæta við notendum“ textann. Síðan er smellt á „Bæta við notendum“ hnappinn og færast nöfnin þeirra sem gegna viðkomandi hlutverki í verkefninu þá í töfluna sem er efst í glugganum. Hakað er við þá sem eiga að fá boðin og smellt á neðsta hnappinn, „Næst>>“.

4. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er smellt á hnappinn „Næst>>“.

5. Smellt er á hnappinn „Semja í Outlook“. Við það opnast skilaboð í Outlook. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er netfang hans fært inn, bætt er við textaskilaboðin ef við á og pósturinn sendur.

6. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

L. Senda skjal í tölvupósti til skoðunar7. Til að senda aðila, sem ekki er notandi í PIAB eða hefur ekki heimild til að

skoða skjölin í verkefninu eða skránni, skjal til skoðunar er skjalið valið úr listanum í möpputrénu sem er vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum (sjá lið B).

8. Smellt er á litla hnappinn með umslaginu, sem er lengst til hægri og í sömu línu og hnappurinn „Skrá út“ hægra megin í glugganum. Við það opnast nýr gluggi.




____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10.Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er smellt á hnappinn „Næst>>“.

11.Smellt er á hnappinn „Semja í Outlook“. Við það opnast skilaboð í Outlook. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er netfang hans fært inn, bætt er við textaskilaboðin ef við á og pósturinn sendur.

12.Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

M. Senda skjal í tölvupósti til vinnslu1. Til að senda aðila, sem ekki er notandi í PIAB eða hefur ekki heimild til að

skoða skjölin í verkefninu eða skránni, skjal til skoðunar er hægri smellt á skjalið í möpputrénu sem er vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum (sjá lið B). Valið er „Skrá út og til tölvupósts“, við það opnast nýr gluggi.


3. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er smellt á hnappinn „Næst>>“.

4. Smellt er á hnappinn „Semja í Outlook“. Við það opnast skilaboð í Outlook. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er netfang hans fært inn, bætt er við textaskilaboðin ef við á og pósturinn sendur.

5. Athuga að sjá má forskráðar upplýsingar í megintexta tölvupóstsins. Hægt er að bæta við upplýsingum eins og þörf er á, en þó má alls ekki fjarlægja þær upplýsingar sem þar eru fyrir. Mikilvægt er að skjalið heiti nákvæmlega sama nafni þegar það kemur til baka og að forritunarkóðinn sem er í skilaboðunum fylgi óbreyttur líka.

6. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

7. Athuga að með þessu er skjalið skráð út úr kerfinu. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ), framan við nafn þess í möpputrénu, auðkennir skjal sem er skráð út. Ofan við „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi skráði skjalið út. Ef á þarf að halda er hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að afturkalla útskráninguna til að annar geti unnið í því – en því fylgir að ekki er hægt að skrá breytt skjalið sem sent var með tölvupósti aftur inn með beinum hætti (fá aðstoð kerfisstjóra við þessar aðstæður). Ef



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ekki næst í þann sem skráði skjalið út getur kerfisstjóri hjá verkefnastofu skráð skjalið inn ef á þarf að halda.

8. Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

N. Skrá inn skjal sem sent var í tölvupósti til vinnslu1. Þegar notandi sem hefur til þess heimildir hefur skráð skjal út úr PIAB og

sent í tölvupósti (sjá lið L) til vinnslu eða breytinga hjá aðila sem ekki hefur heimild til að vinna í kerfinu eða tiltekinni skrá, þarf að skrá skjalið aftur inn.

2. Sá sem tók við tölvupóstinum gerir þá þær breytingar á skjalinu sem þarf og sendir til baka sem viðhengi í tölvupósti. Gæta þarf að því að nafni skjals hafi ekki verið breytt á nokkurn hátt og að forritunarkóði sem fylgdi skjalinu í tölvupóstinum fylgi í svarskilaboðunum.

3. Sá sem skráði skjalið út tekur við tölvupóstinum frá þeim sem breytti skjalinu. Pósturinn kemur eins og hver annar inn í Outlook.

4. Viðtakandi dregur póstinn inn í „Mín skjöl“ í PIAB, undir flipann „Frá Tölvupóst“.

5. Í „Frá tölvupóst“ glugganum er hakað við skjalið sem skrá á aftur inn í PIAB, og síðan smellt á hnappinn „Skrá inn“.

6. Þá opnast gluggi þar sem hægt er að færa m.a. inn lýsingu á þeirri breytingu sem gerð var á skjalinu. Þegar þeim glugga er lokað færist skjalið inn aftur og er þar með virkt til frekari vinnslu.

7. Ef skjalið kemur óbreytt til baka eða hætt er við að vista breytta útgáfu þess er valið „Afturkalla útskráningu“ í stað „Skrá inn“, en þá færist skjalið inn í upprunalegri mynd og útgáfu.

8. Athugið að ef skjalið er að þessu loknu enn merkt skráð út í möpputré í skjalaskoðunarglugga verkefnins þarf að smella á „Endurhlaða“ sem er efst í glugganum. Við það breytist staða skjalsins.

9. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ), framan við nafn þess í möpputrénu, auðkennir skjal sem er skráð út. Ofan við grænu „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi er með skjalið útskráð. Ef á þarf að halda er hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að skrá skjalið aftur inn til að annar geti unnið í því. Ef ekki næst í viðkomandi getur verkefnastofa skráð skjalið inn.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10.Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

O. Stilla tilkynningar vegna verka, áhættu og mála1. Hægt er að stilla PIAB til að senda sjálfvirkt út tilkynningar í tölvupósti í

tengslum við verk, áhættu og mál sem skráð eru inn í kerfið.2. Fara inn í verkefnið, smella svo á „Stjórnbúnaður verkefnis“ sem er í

vallínunni efst í PIAB og þar undir „Tilkynningar“. Þá opnast nýr gluggi sem ber heitið „Stýring verkefnistilkynninga“.

3. Farið er í valörina aftan við hnappinn „Nýtt“. Þar er valið hvort stilla eigi tilkynningu sem tengist verki, áhættu eða máli. Að því loknu er smellt á hnappinn „Nýtt“. Við það opnast nýr gluggi.

4. Heiti tilkynningar er skráð inn efst, í framhaldi af heitinu „Nýtt“. Hægt er að stilla viðtakendur neðarlega í glugganum, en valið stendur um mann sjálfan, notendur sem eru tengdir sömu aðgerðum og aðra notendur. Síðan er smellt á hnappinn „Nýtt“ sem er neðarlega í glugganum. Við það opnast nýr gluggi.

5. Farið er í vallistann sem er undir örinni aftan við heitið „Tegund“. Í framhaldi er tölvari (þegar ætlunin er einungis að fá tilkynningar ef eitthvað gerist í ákveðnu magni), leitarmunstur (tiltekur eftir hverju á að leita) og afmörkun þess stillt, ef við á. Smellt er á hnappinn „Í lagi“ og glugginn lokast.

6. Smellt er á hnappinn „Í lagi“, glugginn lokast og tilkynningarstillingin vistast.7. Athugið að tölvupóstfang notanda þarf að vera skráð í PIAB til að

viðkomandi fái tilkynningar til sín.

P. Stilla tilkynningar vegna skjala1. Hægt er að stilla PIAB til að senda sjálfvirkt út tilkynningu í tölvupósti um

það að skjal hafi verið skráð inn eða ekki skráð inn. Þetta hjálpar notanda að fylgjast með þeirri vinnu sem er í gangi, án þess að skoða þurfi stöðuna á hverju skjali reglubundið.

2. Skjalið er valið í möpputré skjalaskoðunarglugga verkefnisins.3. Smellt er á rauða tengilinn „Tilkynningar“, sem er ofarlega hægra megin í

skjalaskoðunarglugganum. Við það opnast nýr gluggi.4. Undir flipanum „Almennt“ er hakað í tegund tilkynningar, en valið er á milli

„Engin“, „Við innskráningu“ og „Ef ekki skráð inn fyrir“. Ef valið er „Ef ekki skráð inn fyrir“ þarf að velja dagsetningu í vallistanum sem er undir.

5. Síðan er hægt að skrá lýsingu í þar til gerða línu, en textinn þar fylgir í tölvupósti og hjálpar notanda að átta sig á um hvað tilkynningin snýst.

6. Síðan er valið „Í lagi“, glugginn vistast og þar með er tilkynningin stillt.Síða 13 af 15

Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Athuga að undir flipanum „Ítarlegt“ er hægt að sjá upplýsingar um sögu skjalsins, hreinsa út tilkynningarstillingar og velja aðra viðtakendur en mann sjálfan til að fá tilkynningu.

Q. Breyta persónulegum upplýsingum1. Fara í „Kerfisstjóri“ og síðan „Mínar upplýsingar“, þá birtist gluggi með

upplýsingum notenda. 2. Tölvupóstfangi og síma er breytt eða bætt við undir flipanum „Uppl“. 3. Heimilisfangi er breytt eða bætt við undir flipanum „Uppl (framh.).4. Lykilorði er breytt undir flipanum „Lykilorð“. Athugið að starfsmenn

borgarinnar þurfa ekki lykilorð til að fara inn í kerfið af starfsstöðvum eða tölvum borgarinnar. Þeir sem hafa óskað eftir því við verkefnastofu að fá aðgang inn í kerfið af öðrum starfsstöðvum, utan borgarkerfisins, fá úthlutað sérstöku aðgangsorði og fara þá hingað til að breyta því.

R. Breyta aðgangsorði/lykilorðin inn í PIAB1. Fara í „Kerfisstjóri“ og síðan „Mínar upplýsingar“, þá birtist gluggi með

upplýsingum notenda. 2. Lykilorði er breytt undir flipanum „Lykilorð“. Athugið að starfsmenn

borgarinnar þurfa ekki lykilorð til að fara inn í kerfið af starfsstöðvum eða tölvum borgarinnar. Þeir sem hafa óskað eftir því við verkefnastofu að fá aðgang inn í kerfið af öðrum starfsstöðvum, utan borgarkerfisins, fá úthlutað sérstöku aðgangsorði og fara þá hingað til að breyta því.

3. Athuga að eigin upplýsingar notanda birtast sjálfvirkt. Verkefnisstjórar hafa hins vegar heimild til að endurstilla aðgangsorð annarra notenda verkefnis sem hann stýrir, t.d. þegar viðkomandi getur ekki gert slíkt sjálfur af einhverju ástæðum eða hefur gleymt aðgangsorðinu sínu og þarf nýtt. Þá er valið „Hreinsa“ ofarlega vinstra megin í glugganum og nafn viðkomandi aðila valið.

4. Athuga að ef ekki næst í verkefnisstjóra geta notendur sem þurfa nýtt aðgangsorð sent tölvupóst á [email protected] og óskað eftir endurstillingu aðgangsorðs. Þá þarf að fylgja með í hvaða verkefni viðkomandi er að vinna og hver verkefnisstjóri þessi er. Í einhverjum tilfellum getur verkefnastofa þurft að óska eftir staðfestingu verkefnisstjóra á að endurstilla megi aðgangsorð notanda.

5. Athuga að einnig er hægt að endurstilla lykilorð með því að fara í „Kerfisstjóri“ og velja „Stýra notendum“, en þar neðarlega hægra megin er er að finna „Endurstilla lykilorð“.


mailto:[email protected]


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Breytingar á skjali frá fyrri útgáfu:


Documents

UMHVERFISSTEFNA UMVERFIS- OG SAMGÖNGUSVIÐS€¦ · Web viewÖll gögn verkefna skulu geymd og unnin í Project in a box, ... Stilla tilkynningar vegna verka, áhættu og mála