UMHVERFISSTEFNA UMVERFIS- OG … · Web viewÍ töflunni má sjá hversu margar útgáfur eru til af skjalinu – þe. hversu oft því hefur verið breytt, lýsingu á skjalinu eða

Skjalanúmer: LBP-011Útgáfa: 02Samþykkt: Umhverfis- og gæðastjóri

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Leiðbeiningar um notkun Project in a box (PIAB), verkefnastjórnunarhugbúnað Reykjavíkurborgar (biðlari/búnaður uppsettur á tölvum).

1. Tilgangur og umfangVerkefnum er stjórnað og þau unnin í Project in a box, verkefnastjórnunarhugbúnaði Reykjavíkurborgar. Í þessu skjali eru leiðbeiningar um það hvernig unnið er með skjöl og gögn, fyrir notendur sem hafa hugbúnaðinn uppsettan á tölvu hjá sér.

2. Ábyrgð Verkefnastofa umhverfis- og skipulagssviðs ber ábyrgð á að kenna

stjórnendum og verkefnisstjórum sviðsins að nota PIAB. Verkefnisstjóri ber ábyrgð á að kenna þeim sem koma að vinnu við verkefni á

kerfið og meðhöndlun skjala innan þess. Næsti yfirmaður verkefnisstjóra hefur eftirlit með því að unnið sé með skjöl og

gögn verkefnis til samræmis við þessar leiðbeiningar og aðrar sem snerta notkun kerfisins.

3. Leiðbeiningar

Veljið viðfangsefni með því að ýta á Ctrl og smella á viðeigandi viðfangsefni í listanum hér á eftir:

A. Fara inn í verkefniB. Stilla stærð gluggaC. Finna skjöl, skrár og möppurD. Búa til nýjar skrár eða möppurE. Bæta nýju skjali viðF. Bæta mörgum skjölum við í einu G. Skoða skjalBæta mörgum skjölum við í einuH. Vinna í skjaliI. Vista nýja útgáfu skjals, þegar gleymdist að skrá skjalið út til vinnsluJ. Setja inn nýja útgáfu af pdf skjaliK. Eyða möppu, skrá eða skjali

Síða 1 af 20Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

L. Óska eftir samþykkt á skjaliM. Samþykkja skjal þegar eftir því hefur verið óskaðN. Senda öll skjöl í skrá í tölvupósti til skoðunarError: Reference source not

foundO. Senda skjal í tölvupósti til skoðunarP. Senda skjal í tölvupósti til vinnsluQ. Skrá inn skjal sem sent var í tölvupósti til vinnsluR. Setja upp og vinna með spjallþráð S. Stilla tilkynningar vegna verka, áhættu og mála T. Stilla tilkynningar vegna skjalaU. Breyta persónulegum upplýsingumV. Breyta aðgangsheiti/lykilorði inn í PIAB

A. Fara inn í verkefni1. Skrá sig inn í PIAB2. Smella á táknið með skjalaskápnum ( ) sem undir stendur „Verkefni“ og er

efst á forsíðu PIAB. 3. Nýr gluggi opnast. Í efri hluta hans, undir titlinum „Verkefnastofn“ er að finna

þá verkefnastofna sem notandi hefur aðgang að. Í neðri hluta gluggans er að finna öll verkefni sem heyra undir valinn verkefnastofn.

4. Með því að velja verkefnastofninn „(Öll verkefni)“ sjást öll verkefni sem notandi hefur aðgang að í neðri hluta gluggans. Með því að velja annan verkefnastofn þrengist listi þeirra verkefna sem sjást, eða takmarkast við þau verkefni sem heyra undir valinn stofn.

5. Farið er inn í tiltekið verkefni með því að tvísmella á nafn þess í neðri hluta gluggans. Ef fjöldi verkefna er mjög mikill og nafn þess verkefnis sem á að opna er þekkt, er hægt að slá inn nafn þess eða hluta úr nafni þess þar sem stendur „Leita“ ofan við lista yfir verkefni og ýta svo á „Enter“ á lyklaborði tölvunnar.

6. Gluggi opnast með mynd sem er nokkurs konar stjórnborð verkefnis, en á myndinni má sjá kassa með ýmsum heitum. Kassarnir virka sem flýtivísar inn í gögn verkefnisins.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

B. Stilla stærð glugga1. Fara inn í eitthvert verkefni.2. Setja ferlagluggann (sjá A.6.) í þá stærð sem hann á að vera í.3. Fara í „Kerfisstjóri“ > „Valkostir„ > „Myndir“ og velja „Use Current Size“. 4. Opna skjalaskoðunargluggann og stilla hann í æskilega stærð.5. Fara í flipann „Stærð glugga“ sem er efst til vinstri í skjalaskoðunarglugganum

og þar valið „Nota núverandi stærð“.

C. Finna skjöl, skrár og möppur1. Fara í ferlamynd sem opnast þegar verkefni er valið og opnað (sjá undir lið

A.6.).2. Á bak við hvern kassa í myndinni eru upplýsingar og gögn. Með því að smella

á kassa opnast aðgangur að þessum gögnum.3. Kassarnir sem merktir eru með númerum, frá 1 og upp í 5 eftir tegund

verkefna, veita aðgang að skjölum verkefnis. Kassarnir standa fyrir þá ólíku hluti sem þarf að vinna á mismunandi stigum verkefnisins og möppur, skrár og skjöl sem birtast geta því verið mismunandi eftir því hvaða kassi er valinn.

4. Ef smellt er á númeraðan kassa opnast gluggi sem heitir „Skjalaskoðari“. Vinstri hluti gluggans sýnir tré yfir möppur ( ) og skrár ( eða ) og skjölin/gögnin ( ) sem eru þar vistuð.

Möppur innihalda alltaf aðrar möppur eða skrár. Ekki er hægt að vista skjöl beint inn í möppu, heldur fara þau alltaf í skrár.

Skrár innihalda einungis skjöl, engar undirskrár eða möppur.o Rauðbrúnar skrár innihalda þau skjöl verkefnis sem tengjast

almennu utanumhaldi þess. Mismunandi er hvaða skrár birtast eftir því hvaða flýtikassi er valinn í ferlamyndinni. Nafn valins flýtikassa birtist ofan við skrárnar. Sumar skrár og gögn þeirra sjást undir fleiri en einum flýtikassa, en aðrar koma bara í ljós undir einum.

o Gular möppur og skrár innihalda vinnugögn verkefnis. Sömu gulu möppurnar og skrárnar birtast, sama hvaða flýtikassi er valinn í ferlamyndinni.

+ merki fyrir framan möppu eða skrá þýðir að eitthvert innihald er til staðar. Með því að ýta á + merkið kemur í ljós hvert innihaldið er.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ef bendill er settur yfir nafn skráar kemur upp kassi með lýsingu á því hvaða gögn eiga heima í skránni.

5. Hægri hlið skjalaskoðunargluggans sýnir upplýsingar um einstök skjöl og vinnslu þeirra, þegar skjal hefur verið valið úr trénu vinstra megin. Notandi sér og kemst hverju sinni einungis í þær möppur og skrár verkefnis sem hann hefur aðgang að. Aðgangsheimild notanda í skrár og gögn þeirra er ákveðin af verkefnisstjóra verkefnis, verkefnisstjóri stillir jafnframt hvort heimild er einungis til að lesa gögnin sem eru til staðar eða lesa og vinna í þeim. Heimild innskráðs notanda sést ofarlega í hægri hlið gluggans, til hliðar við hnappinn „Bæta skjali við“, þegar skjal hefur verið valið.

6. Hægt er að smella á slóðina „Ítarlegt>>“ og velja síðan „Heimildir“ tengilinn til að breyta aðgangi einstakra notendahópa inn í skrána.

7. Einungis verkefnisstjóri, sem hefur stjórnendaheimild inn í kerfið og leyfi til að breyta, hefur heimild til að búa til nýjar möppur eða skrár, eyða efni út og breyta heimildum notenda inni í verkefni.

D. Búa til nýjar skrár eða möppur1. Til að búa til nýjar möppur eða skrár er hægri smellt á þann stað í möpputrénu

þar sem mappan eða skráin á að fara undir. Sjá tengsl mappa og skráa í lið B.

2. Í listanum sem birtist er valið „Bæta við nýrri skrá hér“ eða „Bæta við nýrri möppu" eftir atvikum og því sem hægt er (ekki er hægt að hafa möppur eða skrár undir skrám). Ný skrá eða mappa sést þá í trénu undir heitinu „Ný skrá“ eða „Ný mappa“. Til að breyta nafni skrárinnar eða möppunnar er hægri smellt á hana og valið „Endurnefna skrá/möppu“ úr listanum sem birtist.

3. Hægt er að samnýta skrár í tveimur eða fleiri verkefnum. Þá er leiðbeiningum í öðrum lið fylgt en valið „Bæta skrá sem er til við hér“. Í glugganum sem opnast er byrjað á að velja verkefnið þar sem skráin er og síðan skrána sem á að samnýta. Samnýttar skrár eru auðkenndar í möpputrénu með bláu skráarmerki framan við nafn hennar, sem í stendur S ( ).

4. Athuga þarf með samnýttar skrár að ef innihaldi þeirra er breytt í einu verkefni þá breytist það líka í hinu eða hinum verkefnunum þar sem skráin er líka til staðar. Hægt er sjá í hvaða verkefnum skráin er með því að hægri smella á skrána og velja „Skýrsla skráar“ og skoða undir „Document Location“.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

E. Bæta nýju skjali við1. Velja þá skrá sem skjal á að vistast í, með því að smella á nafn hennar í

möpputrénu sem er vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum (sjá lið C).2. Smella á „Bæta skjali við“ hnappinn sem er efst í hægri hluta gluggans. Í

staðinn er einnig hægt að hægrismella á skrána og velja „Bæta skjali í skrá“. Nýr gluggi opnast.

3. Undir flipanum „Vistað skjal“ er smellt á „Vafri“ hnappinn, skjalið sem á að færa inn og geyma í PIAB fundið, síðan tvísmellt á skjalið og við það færist slóð skjalsins inn. Hægt er að gefa skjalinu nýtt nafn í línunni þar sem stendur „Endurnefna“ og/eða skrá lýsingu á því þar sem stendur „Lýsing“. Velja svo „Loka“ nema ætlunin sé að vista fleiri skjöl í skrána, en þá er smellt á „Í lagi“ og ferlið endurtekið áður en glugganum er lokað.

4. Hægt er að setja sniðmát skjals sem þegar er í kerfinu inn í skrá verkefnis, t.d. eyðublaði fyrir fundargerðir, í stað þess að velja skjal sem er vistað utan kerfisins. Þá er flipinn „Sniðmát“ valinn. Síðan er sniðmátið valið úr listanum sem birtist undir flipanum, því gefið nýtt nafn og færð inn lýsing ef viðeigandi og að því loknu valið „Í lagi“.

5. Í stað þess að færa skjal inn í skrána er ennfremur hægt að fara í flipann „Slóð“ til að færa inn tengil á heimasíðu eða skjal sem er geymt annars staðar. Tengillinn er þá afritaður og límdur eða sleginn inn í línuna sem heitir „Markmið“ en heitið á slóðinni þar sem stendur „Nafn“. Haka þarf við „URL“ ef um er að ræða slóð á heimasíðu en „Windows slóð“ ef um er að ræða skjal t.d. á drifi borgarinnar. Að því loknu er smellt á „Í lagi“.

6. Einnig er hægt að færa nýtt skjal inn í PIAB með því að finna skjal sem er til og vistað annars staðar, draga það yfir „Bæta skjali við“ hnappinn í skjalaglugganum í PIAB og sleppa þegar „+“ merkið birtist. Athuga að fyrst þarf að velja skrána í PIAB sem skjalið á að vistast í. Athuga einnig að hægt er að færa mörg skjöl í einu inn með þessum hætti og færast þau þá inn eitt í einu, hægt er að endurnefna og setja texta í lýsinguna áður en valið er „Í lagi“ fyrir hvert skjal fyrir sig.

7. Athuga að hægt er að bæta hvaða skjali sem er í PIAB, án tillits til þess í hvaða hugbúnaði það er unnið. Sá sem vill skoða eða vinna með skjal sem vistað er í PIAB þarf hins vegar að hafa til þess viðeigandi hugbúnað.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

F. Bæta mörgum skjölum við í einu1. Velja þá skrá sem skjöl eiga að vistast í, með því að smella á hana í

möpputrénu sem er er í vinstri hluta skjalaskoðunargluggans (sjá lið C). 2. Hægri smella og velja „Bæta mörgum skjölum við“. Nýr gluggi opnast.3. Ýttu á „Ná í skjöl“ hnappinn, opnaðu möppuna á harða drifi tölvunnar (eða á

öðrum geymslustað) þar sem skjölin sem færa á yfir eru. Veldu skjölin sem á að færa yfir í PIAB og ýttu á „Opna“ hnappinn.

4. Eða: Finndu möppuna á harða drifi tölvunnar (eða á öðrum geymslustað) þar sem skjölin sem færa á yfir eru. Dragðu skjölin yfir efri hluta gluggans sem opnaðist í PIAB.

5. Ef þarf er hægt að velja skjal í listanum í efri hluta gluggans og gefa því nýtt nafn og/eða bæta við lýsingu á svæðinu undir listanum.

6. Ýttu á „Hlaða upp núna“ hnappinn, skjölin færast inn í skrána og glugganum er lokað. Til að sjá skjölin í skránni þarf að endurhlaða skjalaskoðunarglugganum, en slíkt er gert efst í glugganum.

7. Athuga að skjöl færast inn sem ný skjöl. Ef ætlunin er að vista nýja útgáfu skjals sem fyrir er, t.d.afrit af teikningu í pdf formi, þarf að fara inn í PIAB í gegnum vefinn. Í leiðbeiningum fyrir vefinn (LBP-010), liður F, eru leiðbeiningar um það hvernig farið er að.

G. Skoða skjal1. Skjalið sem á að skoða er valið úr listanum í möpputrénu sem er í vinstri hluta

skjalaskoðunargluggans (sjá lið C) og tvísmellt á nafn þess. Við það opnast skjalið, hægt er að skoða það og loka síðan aftur. Ekki ber að vista skjalið enda hafa engar breytingar verið gerðar á því.

2. Engra frekari aðgerða er þörf.3. Við það að merkja skjal með því að vinstrismella einu sinni á nafn þess i

möpputrénu og ýta síðan á slóðina „Ítarlegt>>“ sem er undir nafni þess vinstra megin í glugganum, birtast upplýsingar í línunum í töflunni fyrir neðan, en þær gefa upplýsingar um skjalið og/eða mismunandi útgáfur þess ef útfylltar línur eru margar.

4. Í töflunni má sjá hversu margar útgáfur eru til af skjalinu – þe. hversu oft því hefur verið breytt, lýsingu á skjalinu eða útgáfu þess ef slíkt hefur verið fært inn, hver vistaði, hvenær og ef skjalið er grunnviðmið eða hefur verið



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

samþykkt (þar sem það á við). Nýjasta útgáfa skjalsins er ætíð efst í töflunni en hún opnast sjálfkrafa þegar tvísmellt er á skjalið í möpputrénu.

5. Hægt er að skoða eldri útgáfur skjalsins með því að velja viðeigandi útgáfu í töflunni og tvísmella á hana, eða velja „Skoða útgáfu“ hnappinn neðst.

6. Athuga að sá sem ætlar að skoða skjal þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og lesa skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf notandi að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun á Word skjali.

H. Vinna í skjali1. Til að breyta eða vinna í skjali er það valið úr listanum í möpputrénu sem er í

vinstri hluta skjalaskoðunargluggans (sjá lið C), með því að smella á nafn þess.

2. Valið er „Skrá út“ sem er hnappur ofarlega í hægri hluta gluggans. Við það opnast skjalið tilbúið til vinnslu. Hægt er að hafa skjalið skráð út eins lengi og þarf. Þannig er hægt að vinna í því, loka og vista og opna svo aftur án þess að skrá það inn í millitíðinni. Sá sem skráði skjalið út velur þá slóðina „Opna staðtengt skjal“ sem er hægra megin fyrir miðjum skjalaskoðunarglugganum og útskráð afrit opnast þá með þeim breytingum sem hafa verið gerðar og vistaðar.

3. Þegar vinnu við skjalið er lokið er skjalinu lokað. 4. Ef breytingar hafa verið gerðar á skjalinu opnast gluggi þar sem velja þarf að

„Vista“ og vistast skjalið þá sjálfkrafa í sérstakri möppu sem kerfið les úr. Ekki má endurnefna skjalið á nokkurn hátt eða velja hvar það er vistað.

5. Til að skrá skjalið aftur inn í kerfið er hnappurinn „Skrá inn“ valinn“. 6. Gluggi opnast þar sem notandi getur þá sett inn lýsingu á þeirri breytingu sem

var gerð og hakað við „Grunnviðmið“ og „Samþykkt“. Grunnviðmið gefur til kynna að þetta sé sú útgáfa skjalsins sem beri að miða við og samþykkt að við innskráningu sé búið að samþykkja skjalið og þær upplýsingar sem þar eru. Þessar upplýsingar færast í töfluna í skjalaskoðunarglugganum.

7. Ef hætt er við að vinna í skjalinu eða vista breytta útgáfu þess er valið „Afturkalla útskráningu“ í stað „Skrá inn“, en þá færist skjalið inn í upprunalegri mynd og útgáfu.

8. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er skráð út. Neðan við „Skrá inn/út“ hnappana má síðan



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

sjá hvaða notandi er með skjalið útskráð. Ef á þarf að halda er hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að skrá skjalið aftur inn til að annar geti unnið í því. Ef ekki næst í viðkomandi getur verkefnastofa skráð skjalið inn (senda póst á [email protected]), en við það tapast þær breytingar sem gerðar hafa verið frá því skjalið var skráð út síðast.

9. Athuga að hvenær sem notandi er skráður inn í PIAB getur hann farið í „Mín skjöl“, sem er rauður hnappur efst í PIAB glugganum. Undir flipanum „Staðtengd skjöl“ getur hann séð hvaða skjöl verkefnis hann er með útskráð og þá hakað við og skráð þau inn aftur ef við á. Með því að fara í „Kerfisstjóri“, sem er efst í almenna PIAB glugganum, velja „Valkostir“ og síðan flipann „Almennt“ og haka svo í „Sýna útskráð skjölin mín við útskráningu“, þá opnast gluggi þegar notandi útskráir sig sem minnir hann á það hvaða skjöl verkefnis hann á útskráð. Þá er hægt að skrá skjölin inn og opna þau þar með fyrir aðra að vinna í.

10. Athuga að á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Ef skjalið er skoðað þá sjást ekki þær breytingar sem hafa verið gerðar frá því það var útskráð.

11. Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

I. Vista nýja útgáfu skjals, þegar gleymdist að skrá skjalið út til vinnslu1. Það getur gerst að notandi opnar skjal í PIAB með því að tvíklikka á það, fer

svo að vinna í skjalinu og áttar sig svo að skjalið var ekki skráð út og því ekki hægt að færa breytta útgáfu þess inn í PIAB. Þegar slíkt gerist er hægt að bregðast við með eftirfarandi hætti.

2. Vistaðu skjalið sem búið er að vinna í einhvers staðar á skjáborðinu eða harða drifinu á tölvunni. Staðurinn þarf að vera auðfundinn.

3. Farðu inn í PIAB og skráðu upprunalega skjalið út með því að velja það og síðan hnappinn „Skrá út“.

4. Skjalið opnast, því er lokað án þess að gera nokkrar breytingar.5. Á meðan notandi er inni í verkefninu, velur hann rauða hnappinn efst í PIAB

glugganum með myndinni af möppu, undir stendur „Mín skjöl (x)“. Nýr gluggi opnast.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Neðarlega undir flipanum sem heitir „Staðtengd skjöl“, smella á slóðina „Opna útskráningarmöppu“. Nýr gluggi opnast, utan PIAB kerfisins, og þar sést skjalið sem skráð var út í skrefi 3.

7. Skjalið sem unnið var í og vistað á skjáborðinu eða harða drifinu er dregið inn í gluggann sem opnaðist í lið 6.

8. Hægri smellt er á skjalið sem skráð var út úr PIAB og valið „Rename“. Nafn skjalsins dekkist.

9. Hægri smellt er á nafn skjalsins og nafnið afritað með því að velja „Copy“.10.Farðu síðan fremst í nafnið og settu einhvern nýjan staf þar, sem leið til að

auðkenna að þetta er útskráða útgáfan af skjalinu.11.Hægri smelltu næst á þá útgáfu skjalsins þar sem innihaldi þess var breytt í

skrefi 1, veldu „Rename“ og síðan „Paste“. Við þetta breytist nafn skjalsins í það sama og nafn skjalsins sem skráð var út.

12.Eyddu nú út skjalinu sem var skráð út og gefið nýtt nafn í skrefi 10. Lokaðu glugganum.

13.Nú geturðu skráð skjalið aftur inn.

J. Setja inn nýja útgáfu af pdf skjali1. Farðu inn í PIAB og skráðu upprunalega pdf skjalið út með því að velja það

og síðan hnappinn „Skrá út“.2. Skjalið opnast, því er lokað án þess að gera nokkrar breytingar.3. Á meðan notandi er inni í verkefninu, velur hann rauða hnappinn efst í PIAB

glugganum með myndinni af möppu, undir stendur „Mín skjöl (x)“. Nýr gluggi opnast.

4. Neðarlega undir flipanum sem heitir „Staðtengd skjöl“, smella á slóðina „Opna útskráningarmöppu“. Nýr gluggi opnast, utan PIAB kerfisins, og þar sést skjalið sem skráð var út í skrefi 3.

5. Skjalið sem unnið var í og vistað á skjáborðinu eða harða drifinu er dregið inn í gluggann sem opnaðist í lið 6.

6. Hægri smellt er á skjalið sem skráð var út úr PIAB og valið „Rename“. Nafn skjalsins dekkist.

7. Hægri smellt er á nafn skjalsins og nafnið afritað með því að velja „Copy“.8. Farðu síðan fremst í nafnið og settu einhvern nýjan staf þar, sem leið til að

auðkenna að þetta er útskráða útgáfan af skjalinu.Síða 9 af 20

Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Hægri smelltu næst á þá útgáfu skjalsins þar sem innihaldi þess var breytt í skrefi 1, veldu „Rename“ og síðan „Paste“. Við þetta breytist nafn skjalsins í það sama og nafn skjalsins sem skráð var út.

10.Eyddu nú út skjalinu sem var skráð út og gefið nýtt nafn í skrefi 10. Lokaðu glugganum.

11.Nú geturðu skráð skjalið aftur inn. 8. Athuga að einnig er hægt að fara inn í PIAB á vefnum og færa nýja útgáfu pdf

skjals með einfaldari hætti. Upplýsingar um það hvernig það er gert eru í leiðbeiningum fyrir vefinn (LBP-010), lið F.

K. Eyða möppu, skrá eða skjali1. Notandi með stjórnendaaðgang og heimild til að breyta verkefni (yfirleitt bara

verkefnisstjóri og yfirmaður hans/hennar) getur eytt út möppum, skrám og skjölum. Það sem á að eyða er þá valið í möpputrénu vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum, hægri smellt og valið „Fjarlægja (möppu/skrá/skjal)“.

2. Upp kemur þá glugginn sem spyr hvort notandi sé viss og þá er valið „Já“. 3. Við þetta færist mappan/skráin/skjalið í ruslakörfuna sem er undir

„Vinnusvæði“ möpputrésins – ofan við gulu möppurnar. Til að eyða möppunni/skránni/skjalinu endanlega er það valið undir ruslatunninni, hægri smellt og valið „Eyða“. Athuga að ekki er hægt að eyða skrá eða möppu fyrr en búið er að eyða því sem undir er.

4. Einnig er hægt að eyða út öllu sem er í ruslakörfunni í einu með því að velja „Tæma“ sem er ofarlega í skjalaskoðunarglugganum og velja þar „Tæma ruslakörfu“.

5. Ef það sem ætlunin er að eyða er eina mappa/skrá/skjal sinnar tegundar er bent á það og að ekki sé hægt að afturkalla eyðinguna og því þurfi aftur að staðfesta.

L. Óska eftir samþykkt á skjali1. Sum skjöl þurfa samþykki einhverra annarra en þess sem bjó það til eða

færði inn í PIAB. Þetta getur t.d. átt við um fundargerðir, staðfestingu á að verkefni eigi að fara af stað, ósk um breytingu á verkefninu, teikningar,



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

útboðsgögn, skýrslur o.s.frv. Slíkar samþykktir skulu eiga sér stað í PIAB, þ.e. ósk um samþykki er send rafrænt úr kerfinu og staðfesting á samþykkt líka.

2. Hægri smellt er á skjal sem óska á eftir samþykkt á, í möpputrénu vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum.

3. Valið er „Stýra samþykkt“ og nýr gluggi opnast.4. Undir flipanum „Eiginleikar“ er smellt á takkann „Undirbúa samþykkt“ sem er

neðst í glugganum. 5. Hægt er að velja fyrir hverja samþykktin er með því velja úr listanum sem er

aftan við og smella síðan á hnappinn „Stilla tegund“ við hliðina á. Þetta er valkvæð aðgerð.

6. Stillt er hvenær samþykktarferli þarf að vera lokið með því að velja viðeigandi dagsetningu og smella síðan á hnappinn „Stilla dagsetningu“ sem er fyrir miðjum glugga.

7. Flipinn „Athugasemdir“ er valinn ef þarf og þá skráðar skýringar eða önnur skilaboð sem þurfa að komast til þeirra sem fá beiðni um að samþykkja skjalið. Skilaboðin eru skráð í neðri kassann, þar sem stendur „(Bæta athugasemd við hér)“, og síðan smellt á hnappinn „Bæta við“. Boðin færast þá í efri kassann, þar sem allir sem fá samþykktarbeiðnina sjá þau. Allar athugasemdir sem aðrir bæta við færast þarna inn líka. Ekki er hægt að eyða athugasemdum út.

8. Farið í flipann „Bæta við notendum“ og þeir valdir úr lista notenda sem er í neðri hluta gluggans. Þegar notandi hefur verið valinn er smellt á „Bæta við notendum“ sem er ofan við nafnalista notenda. Hægt er að velja bara úr lista þeirra sem hafa aðgang að verkefninu eða allra notenda í PIAB. Slíkt er gert hægra megin við þar sem stendur „Umfang“.

9. Þegar notendum hefur verið bætt við opnast flipinn „Afstaða notanda“ sjálfkrafa, en þar má sjá nöfn þeirra sem hafa fengið beiðni um að samþykkja skjalið, hvenær beiðnin fór, á hvaða tölvupóst og hvor viðkomandi hefur tekið afstöðu til skjalsins og hver sú afstaða þá er (Afstaða ekki skráð, samþykkt, samþykkt með skilyrðum, sitja hjá, hafna). Á þennan sama stað má alltaf fara til að skoða hvernig samþykktarferlinu miði og hver afstaða umbeðinna aðila er.

10.Farið er í flipann „Tölvupóstur“, bætt við skilaboðin sem þar eru og að því loknu ýtt á hnappinn „Senda tölvupóst“. Póstur fer þá á umbeðna einstaklinga, þeir nýta slóðina í boðunum til að fara inn í PIAB og greina frá afstöðu sinni til skjalsins. Á meðan á ferlinu stendur og þangað til skjalið hefur verið samþykkt er staða þess sjálfkrafa merkt sem hafnað.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11.Þegar umbeðnir aðilar hafa veitt samþykki sitt hægri smellir sá sem sendi skjalið til samþykktar á skjalið í möpputrénu og velur „Stýra samþykkt“. Þar er smellt á hnappinn „Samþykkt lokið“ og skjalið þá virkjað til frekari vinnslu.

12.Athuga að á meðan skjal er í samþykktarferli geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Blár kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er í slíku ferli. Ofan við „Skrá út“ hnappinn er staða skjalsins sögð vera „Samþykki í vinnslu“. Ef þeir sem um það voru beðnir bregðast ekki við samþykktarbeiðni getur verkefnisstjóri, ef á þarf að halda, hætt við samþykktarferlið eða tekið viðkomandi einstakling út og losað skjalið þar með til frekari vinnslu.

13.Athuga að ef einn eða fleiri samþykktaraðilar hafna skjalinu þá lokast skjalið fyrir frekari vinnslu. Þá er hægri smellt á skjalið í möpputrénu og valið „Stýra samþykkt“. Í glugganum sem opnast er smellt á hnappinn „Hætta við samþykkt“. Ef senda á skjalið í nýtt samþykktarferli þarf að skrá skjalið út, breyta því, skrá nýja útgáfu inn og senda þá útgáfu í samþykktarferli. Ekki er sem sé hægt að senda óbreytt skjal aftur í samþykktarferli.

M. Samþykkja skjal þegar eftir því hefur verið óskað 1. Með beiðni um samþykkt á skjali, t.d. þegar um er að ræða fundargerðir,

teikningar sem eru hluti hönnunar, útboðsgögn o.sfrv., er óskað eftir því að viðtakandi staðfesti réttmæti efnisins og/eða að halda megi vinnu áfram á þeim forsendum sem koma fram í viðkomandi skjali.

2. Viðtakandi sem fær skjal sent til samþykktar fær tölvupóst þar að lútandi. Viðfangsefni póstsins er „Please approve xxxnafn skjals“ og inni í póstinum er slóð á skjalið.

3. Til að taka afstöðu til skjalsins er smellt á slóðina sem kom í póstinum. Við það opnast vefgluggi í PIAB.

4. Smellt er á viðeigandi skjal undir dálkinum „Mitt skjal“ og nýr gluggi opnast. Þar má sjá hver sendi beiðnina, hvenær samþykktarferlinu lýkur og hver staða samþykktarferlisins er.

5. Undir flipanum lengst til hægri „Upplýsingar skjals“ er hægt að skoða skjalið með því að smella á samnefnda slóð. Ef slóðin „Skoða“ er valin þá opnast skjalið í þeim hugbúnaði sem það er unnið í. Ef slóðin „Forskoða“ er valin þá opnast skjalið í html glugga – þ.e. á netinu.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Þegar notandi er tilbúinn að taka afstöðu til skjalsins er afstaðan skráð undir „Mitt atkvæði“ , en valkostirnir eru „Samþykkja“, „Samþykkja með skilyrðum“, „Sitja hjá“ og „Hafna“. Síðan er smellt á hnappinn „Virkja samþykki“.

7. Ef notandi vill koma athugasemdum á framfæri, t.d. þegar samþykkt er með skilyrðum, er farið í flipann „Athugasemdir“, athugasemdin skráð inn í neðri hluta gluggans og síðan smellt á „Bæta athugasemd við“. Athuga þarf að allar athugasemdir sem hafa verið skráðar, af öllum samþykktaraðilum, sjást í efri hluta gluggans. Ekki er hægt að eyða út athugasemdum sem hafa verið færðar inn.

8. Undir flipanum „Samþykktir“ má sjá hverjir hafa fengið skjalið til samþykktar og hver afstaða þeirra er. Á meðan samþykktarferlið er í gangi getur samþykktaraðili hvenær sem er á breytt afstöðu sinni með því að endurtaka skrefin hér að ofan.

9. Athuga að í stað þess að fylgja slóðinni sem kom í póstinum (sjá punkt 2.) er hægt að fara í „Mín skjöl“ sem er eitt af rauðu merkjunum efst í PIAB útgáfunni sem er uppsett á tölvunni og velja flipann „Til samþykktar“, en þar má sjá hvaða skjöl bíða samþykktar notanda. Ef skjalið sem um ræðir sést ekki þá gæti þurft að haka í „Öll verkefni“, sem er neðst vinstra megin í glugganum. Undir „Mín afstaða“ dálkinum stendur „Samþykkt ekki komin“ við skjöl sem bíða samþykktar.

10.Athuga að á meðan skjal er í samþykktarferli geta notendur skoðað það en ekki unnið í því. Blár kross ofan í skjalamerkinu ( ) framan við nafn þess í möpputrénu auðkennir skjal sem er í slíku ferli. Ofan við „Skrá inn“ og „Skrá út“ hnappana vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum er staða skjalsins sögð vera „Samþykki í vinnslu“. Ef þeir sem um það voru beðnir bregðast ekki við samþykktarbeiðni getur verkefnisstjóri, ef á þarf að halda, hætt við samþykktarferlið eða losað viðkomandi undan því og losað skjalið þar með til frekari vinnslu.

11.Athuga að notandi getur hvenær sem er farið í „Mín skjöl“, sem er rauður hnappur efst í PIAB útgáfunni sem er uppsett á tölvunni. Undir flipanum „Til samþykktar“ getur hann séð hvaða skjöl bíða samþykktar hans. Undir flipanum „Mínar samþykktir“ getur hann séð stöðu þeirra skjala sem hann hefur sent til samþykktar.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

N. Senda öll skjöl í skrá í tölvupósti til skoðunar1. Hægt er að senda aðila, sem ekki er notandi í PIAB eða hefur ekki heimild til

að skoða skjölin í verkefninu eða skránni, öll skjöl sem eru í skrá í tölvupósti til skoðunar.

2. Fyrst er skráin valin úr listanum í möpputrénu sem er vinstra megin í skjalaskoðunarglugganum (sjá lið C).

3. Valin er rauða „Ítarlegt>>“ slóðin sem er hægra megin í glugganum, undir heiti skrárinnar.

4. Smellt er á „Email Document“ slóðina sem birtist. Við það opnast nýr gluggi.5. Ef viðtakandi er ekki skráður notandi PIAB þá er smellt á hnappinn „Næst>>“.6. Ef viðtakandi eða viðtakendur eru skráðir notendur í PIAB þá eru nöfn þeirra

valin úr listanum sem er neðst í glugganum. „Síðan er smellt á „Bæta við notendum“ hnappinn og færast nöfnin þá í töfluna sem er efst í glugganum. Síðan er smellt á neðsta hnappinn, „Næst>>“.

7. Smellt er á hnappinn „Semja í Outlook“. Við það opnast skilaboð í Outlook. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er netfang hans fært inn, bætt er við textaskilaboðin ef við á og pósturinn sendur.

8. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

O. Senda skjal í tölvupósti til skoðunar1. Hægt er að senda aðila, sem ekki er notandi í PIAB eða hefur ekki heimild til

að skoða skjölin í verkefninu eða skránni, skjal í tölvupósti til skoðunar.2. Fyrst er skjalið valin úr listanum í möpputrénu sem er vinstra megin í

skjalaskoðunarglugganum (sjá lið C).1. Valin er rauða „Ítarlegt>>“ slóðin sem er hægra megin í glugganum, undir heiti

skjalsins.2. Smellt er á litla hnappinn með umslaginu, sem er lengst til hægri hægra megin

í skjalaskoðunarglugganum, undir nafni skjalsins. Við það opnast nýr gluggi.3. Ef viðtakandi er ekki skráður notandi PIAB þá er smellt á hnappinn „Næst>>“.4. Ef viðtakandi eða viðtakendur eru skráðir notendur í PIAB þá eru nöfn þeirra




____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Smellt er á hnappinn „Semja í Outlook“. Við það opnast skilaboð í Outlook. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er netfang hans fært inn, bætt er við textaskilaboðin ef við á og pósturinn sendur.

6. Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

P. Senda skjal í tölvupósti til vinnslu1. Hægt er að senda aðila, sem ekki er notandi í PIAB eða hefur ekki heimild til

að skoða skjölin í verkefninu eða skránni, skjal í tölvupósti til vinnslu.2. Fyrst er skjalið valin úr listanum í möpputrénu sem er vinstra megin í

skjalaskoðunarglugganum (sjá lið C).7. Valin er rauða „Ítarlegt>>“ slóðin sem er hægra megin í glugganum, undir heiti

skjalsins.8. Smellt er á hnappinn með umslaginu og texanum ÚT, sem er í miðjunni hægra

megin í skjalaskoðunarglugganum, undir nafni skjalsins. Við það opnast nýr gluggi.

9. Ef viðtakandi er ekki skráður notandi PIAB þá er smellt á hnappinn „Næst>>“.10.Ef viðtakandi eða viðtakendur eru skráðir notendur í PIAB þá eru nöfn þeirra


11.Smellt er á hnappinn „Semja í Outlook“. Við það opnast skilaboð í Outlook. Ef viðtakandi er ekki skráður þátttakandi í verkefninu þá er netfang hans fært inn, bætt er við textaskilaboðin ef við á og pósturinn sendur.

12.Athuga að einungis er hægt að senda nýjustu útgáfur skjala með þessum hætti.

13.Athuga að sjá má forskráðar upplýsingar í megintexta tölvupóstsins. Hægt er að bæta við upplýsingum eins og þörf er á, en þó má alls ekki fjarlægja þær upplýsingar sem þar eru fyrir. Mikilvægt er að skjalið heiti nákvæmlega sama nafni þegar það kemur til baka og að forritunarkóðinn sem er í skilaboðunum fylgi óbreyttur líka.

14.Athuga að með þessu er skjalið skráð út úr kerfinu. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ), framan við nafn þess í möpputrénu, auðkennir skjal sem er skráð út. Neðan við „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi skráði



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

skjalið út. Ef á þarf að halda er hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að afturkalla útskráninguna til að annar geti unnið í því – en því fylgir að ekki er hægt að skrá breytt skjalið sem sent var með tölvupósti aftur inn með beinum hætti (fá aðstoð kerfisstjóra við þessar aðstæður). Ef ekki næst í þann sem skráði skjalið út getur verkefnastofa skráð skjalið inn ef á þarf að halda.

15.Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

Q. Skrá inn skjal sem sent var í tölvupósti til vinnslu1. Þegar notandi sem hefur til þess heimildir hefur skráð skjal út úr PIAB og sent

í tölvupósti (sjá lið P) til vinnslu eða breytinga hjá aðila sem ekki hefur heimild til að vinna í kerfinu eða tiltekinni skrá, þarf að skrá skjalið aftur inn.

2. Sá sem tók við tölvupóstinum gerir þá þær breytingar á skjalinu sem þarf og sendir til baka sem viðhengi í tölvupósti. Gæta þarf að því að nafni skjals hafi ekki verið breytt á nokkurn hátt og að forritunarkóði sem var í tölvupóstinum með skjalinu fylgi í svarskilaboðunum.

3. Sá sem skráði skjalið út tekur við tölvupóstinum frá þeim sem breytti skjalinu. Pósturinn kemur eins og hver annar inn í Outlook.

4. Viðtakandi dregur póstinn inn í rauða merkið efst í PIAB, þar sem stendur „Tölvupóstur (x)“ undir.

5. Í flipanum „Frá tölvupóst“ er hakað við skjalið sem skrá á aftur inn í PIAB, og síðan smellt á hnappinn „Skrá inn“.

6. Þá opnast gluggi þar sem hægt er að færa m.a. inn lýsingu á þeirri breytingu sem gerð var á skjalinu. Þegar þeim glugga er lokað færist skjalið inn aftur og er þar með virkt til frekari vinnslu.

7. Ef skjalið kemur óbreytt til baka eða hætt er við að vista breytta útgáfu þess er valið „Afturkalla útskráningu“ í stað „Skrá inn“, en þá færist skjalið inn í upprunalegri mynd og útgáfu.

8. Athugið að ef skjalið er að þessu loknu enn merkt skráð út í möpputré í skjalaskoðunarglugga verkefnins þarf að smella á „Endurhlaða“ sem er efst í glugganum. Við það breytist staða skjalsins.

9. Á meðan skjal er skráð út geta aðrir notendur skoðað það en ekki unnið í því. Rauður kross ofan í skjalamerkinu ( ), framan við nafn þess í möpputrénu,



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

auðkennir skjal sem er skráð út. Neðan við „Skrá inn/út“ hnappana má síðan sjá hvaða notandi er með skjalið útskráð. Ef á þarf að halda er hægt að hafa samband við viðkomandi og biðja hann um að skrá skjalið aftur inn til að annar geti unnið í því. Ef ekki næst í viðkomandi getur verkefnastofa skráð skjalið inn en þá vistast ekki þær breytingar sem hafa verið gerðar frá því skjalið var skráð út.

10. Athuga að sá sem ætlar að vinna í skjali þarf að hafa viðeigandi hugbúnað til að opna og vinna skjalið. Dæmi: Ef um Word skjal er að ræða þarf að hafa hugbúnað sem leyfir skoðun og vinnslu á Word skjali.

R. Setja upp og vinna með spjallþráð 1. Hægt er að búa til og vinna með spjallþræði í verkefnum, annars vegar

almenna þræði og hins vegar í tengslum við einstök skjöl. Ath. að allir spjallþræðir verkefnis eru sýnilegir öllum með aðgang að verkefninu, án tillits til heimilda þeirra.

2. Fara inn í verkefnið og smella á „Verkefni“ sem er efst í glugganum og hægra megin við „Verkefnastofn“. Velja „Spjall“ og nýr gluggi með titlinum „Spjall“ opnast.

3. Smella á hnappinn „Bæta við“ sem er á vinstri hlið gluggans. Við það opnast nýr gluggi sem ber heitir „Nýr þráður“.

4. Þar efst er sett inn heiti spjallsins, síðan þema ef við á og svo valið hver staða spjallsins er – hvort það er „virkt“, „lokað“ eða „geymt“.

5. Texti fyrir spjallið er skráður inn í efra hólfið fyrir neðan. Til að forskoða textann er ýtt á hnappinn „Forskoða“.

6. Hægt er að bæta vefslóð eða slóð á mynd inn í texta í spjallþræði með því að afrita slóðina og líma inn í textaboxið.

7. Hægt er að forskoða efnið með því að ýta á hnappinn „Forskoða“.8. Til að búa þráðinn til er síðan hnappurinn „Bæta við“ valinn og glugginn

lokast.9. Þráðurinn birtist nú í listanum vinstra megin í „Spjall“ glugganum.10. Til að bæta nýjum texta í spjallið er þráðurinn valinn úr listanum vinstra megin

og síðan smellt á „Bæta við“ hnappinn hægra megin í glugganum.11. Ef spjallið er tengt tilteknu skjali verkefnis þá er þráðurinn dökkmerktur vinstra

megin í glugganum og svo ýtt á hnapkpinn „Tengja í skjal…“ í hægri hluta gluggans. Hægt er að opna valið skjal með því að smella á slóðina sem birtist aftan við hnappinn.



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

12. Einstaklingar sem hafa aðgang að verkefninu geta valið að fá tilkynningu í tölvupósti í hvert sinn sem bætt er við spjallþráðinn. Það gera þeir með því að dökkmerkja þráðinn vinstra megin í glugganum og haka svo í „Fá tölvupóst um nýtt innlegg“, sem er hægra megin í glugganum.

13. Ef þráðurinn er vegna tiltekins skjals sbr. lið 10. þá virkjast slóðin „Collaboration Thread“ í skjalaskoðunarglugganum – þ.e. á sama stað og skjalið er opnað, skráð út og annars unnið með. Slóðina er að finna ofan við útgáfusögu skjalsins.

S. Stilla tilkynningar vegna verka, áhættu og mála1. Hægt er að stilla PIAB til að senda sjálfvirkt út tilkynningar í tölvupósti þegar

verk, áhætta og/eða mál verkefnis eru skráð á einstakling.2. Fara inn í verkefnið, smella svo á „Stjórnbúnaður verkefnis“ sem er í

vallínunni efst í PIAB og þar undir „Tilkynningar“. Þá opnast nýr gluggi sem ber heitið „Stýring verkefnistilkynninga“.

3. Farið er í valörina aftan við hnappinn „Nýtt“. Þar er valið hvort stilla eigi tilkynningu sem tengist verki, áhættu eða máli. Síðan er smellt á „Nýtt“ hnappinn framan við og nýr gluggi opnast.

4. Heiti tilkynningar er skráð inn efst, í framhaldi af heitinu „Nafn“. Hægt er að stilla viðtakendur neðarlega í glugganum, en valið stendur um mann sjálfan, notendur sem eru tengdir sömu aðgerðum og aðra notendur.

5. Síðan er hægt að smella á hnappinn „Nýtt“ sem er neðarlega í glugganum til að skilgreina ýmsar reglur fyrir útsendingu tilkynninga. Við það að smella á hnappinn opnast nýr gluggi. Byrjað er að velja úr vallistanum sem er undir örinni aftan við heitið „Tegund“. Í framhaldi er tölvari (þegar ætlunin er einungis að fá tilkynningar ef eitthvað gerist í ákveðnu magni), leitarmunstur (tiltekur eftir hverju á að leita) og afmörkun þess stillt, ef við á. Smellt er á hnappinn „Í lagi“ og glugginn lokast.

6. Smellt er á hnappinn „Í lagi“, glugginn lokast og tilkynningarstillingin vistast.7. Athugið að tölvupóstfang notanda þarf að vera skráð í PIAB til að viðkomandi

fái tilkynningar til sín.

T. Stilla tilkynningar vegna skjala1. Hægt er að stilla PIAB til að senda sjálfvirkt út tilkynningu í tölvupósti um það

að skjal hafi verið skráð inn eða ekki skráð inn í tiltekna skrá verkefnis. Þetta



____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

hjálpar notanda að fylgjast með þeirri vinnu sem er í gangi, án þess að þurfa að athuga reglubundið hvaða gögn hafi borist inn í verkefni.

2. Skráin er valin í möpputré skjalaskoðunarglugga verkefnisins.3. Smellt er á rauða tengilinn „Ítarlegt“ sem er undir nafni skrárinnar hægra

megin í glugganum. Við það birtast fleiri valkostir.4. Smellt er á rauðu slóðina „Tilkynningar“, sem er nú neðan við nafn skrárinnar.

Við það opnast nýr gluggi.5. Undir flipanum „Almennt“ er hakað í tegund tilkynningar, en valið er á milli

„Engin“, „Við innskráningu“ og „Ef ekki skráð inn fyrir“. Ef valið er „Ef ekki skráð inn fyrir“ þarf að velja dagsetningu í vallistanum sem er undir.

6. Síðan er hægt að skrá lýsingu í þar til gerða línu, en textinn þar fylgir í tölvupósti og hjálpar notanda að átta sig á um hvað tilkynningin snýst.

7. Ef tilkynningin á einungis að koma á þann sem stillir hana, þá er nú hnappurinn „Í lagi“ valinn, glugginn lokast og þar með er tilkynningin stillt.

8. Ef tilkynning á að berast til fleiri aðila þá er flipinn „Ítarlegt“ valið og síðan slóðin „Aðrir viðtakendur“. Viðtakendurnir sem eiga að fá tilkynnigu er valdir úr nafnalistanum neðst í glugganum sem birtist og síðan ýtt á takkann „Bæta við notendum“. „Í lagi“ hnappurinn er valinn og svo aftur „Í lagi“.

9. Athuga að undir flipanum „Ítarlegt“ er hægt að sjá upplýsingar um sögu skjalsins, hreinsa út tilkynningarstillingar o.fl.

U. Breyta persónulegum upplýsingum1. Smella á rauða hnappin efst sem stendur „Notandi“ undir, þá birtist gluggi

með upplýsingum notenda sem hægt er að breyta. 2. Tölvupóstfangi og síma er breytt eða bætt við undir flipanum „Uppl“. 3. Heimilisfangi er breytt eða bætt við undir flipanum „Uppl (framh.).4. Lykilorði er breytt undir flipanum „Lykilorð“. Athugið að starfsmenn borgarinnar

þurfa ekki lykilorð til að fara inn í kerfið af starfsstöðvum eða tölvum borgarinnar. Þeir sem hafa óskað eftir því við verkefnastofu að fá aðgang inn í kerfið af öðrum starfsstöðvum, utan borgarkerfisins, fá úthlutað sérstöku aðgangsorði og fara þá hingað til að breyta því.

V. Breyta aðgangsheiti/lykilorði inn í PIAB1. Smella á rauða hnappin efst sem stendur „Notandi“ undir, þá birtist gluggi

með upplýsingum notenda sem hægt er að breyta. Síða 19 af 20

Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu


____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Lykilorði er breytt undir flipanum „Lykilorð“. Athugið að starfsmenn borgarinnar þurfa ekki lykilorð til að fara inn í kerfið af starfsstöðvum eða tölvum borgarinnar. Þeir sem hafa óskað eftir því við verkefnastofu að fá aðgang inn í kerfið af öðrum starfsstöðvum, utan borgarkerfisins, fá úthlutað sérstöku aðgangsorði og fara þá hingað til að breyta því.

3. Athuga að ef notendur muna ekki aðgangsheiti sitt eða lykilorð þarf að senda tölvupóst á [email protected] og óskað eftir upplýsingunum eða endurstillingu lykilorðs. Í einhverjum tilfellum getur verkefnastofa þurft að óska eftir staðfestingu verkefnisstjóra á að endurstilla megi aðgangsorð notanda.

Breytingar á skjali frá fyrri útgáfu:7.6.2018


mailto:[email protected]

Documents

UMHVERFISSTEFNA UMVERFIS- OG … · Web viewÍ töflunni má sjá hversu margar útgáfur eru til af skjalinu – þe. hversu oft því hefur verið breytt, lýsingu á skjalinu eða