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Unidade VI Unidade VI Técnicas de Documentação: Técnicas de Documentação:
Manuais AdministrativosManuais Administrativos
ADM005 – Organização, Sistemas e MétodosADM005 – Organização, Sistemas e MétodosProfessora Michelle Luz Professora Michelle Luz
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O que é um Manual?O que é um Manual?
““Conjunto sistemático de normas que indicam Conjunto sistemático de normas que indicam as atividades a serem cumpridas e a forma as atividades a serem cumpridas e a forma
como deverão ser realizadas pelos indivíduos como deverão ser realizadas pelos indivíduos que mantêm relações de trabalho que mantêm relações de trabalho
com a empresa.”com a empresa.”
(Simcsik, 2001) (Simcsik, 2001)
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Para que serve um Manual? Para que serve um Manual?
Reunir informações de forma sistemática, Reunir informações de forma sistemática, criteriosa e segmentada, permitindo criteriosa e segmentada, permitindo seu uso como instrumento facilitador seu uso como instrumento facilitador
do funcionamento da organização. do funcionamento da organização.
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Manuais Manuais
VANTAGENS VANTAGENS DESVANTAGENS DESVANTAGENS
Importante fonte de informação Importante fonte de informação sobre os trabalhos da empresa sobre os trabalhos da empresa Facilidade para a criação Facilidade para a criação de critérios e padrões de critérios e padrões Possibilidade de treinamento, Possibilidade de treinamento, coerência e continuidade coerência e continuidade Restrição da improvisação Restrição da improvisação inadequada inadequada Possibilidade de melhor Possibilidade de melhor delegação mediante instruções delegação mediante instruções escritas escritas
Inclusão apenas dos aspectos Inclusão apenas dos aspectos formais, pouca flexibilidade formais, pouca flexibilidade Não apresentam solução para Não apresentam solução para todos os problemastodos os problemas Custo de preparação / Custo de preparação / atualização pode ser elevadoatualização pode ser elevado Se mal elaborado, gera Se mal elaborado, gera problemas nas operações problemas nas operações Perda de valor, quando usado Perda de valor, quando usado inadequadamenteinadequadamente
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Tipos de Manual Tipos de Manual
Manual da organização Manual da organização
Enfatiza e caracteriza os aspectos formais Enfatiza e caracteriza os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos das relações entre os diferentes departamentos
Define / estabelece os deveres e responsabilidades Define / estabelece os deveres e responsabilidades dos cargos dos cargos
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Tipos de Manual Tipos de Manual
Manual de normas e procedimentos Manual de normas e procedimentos
Descrevem as atividades a serem desenvolvidas Descrevem as atividades a serem desenvolvidas pelas unidades organizacionais pelas unidades organizacionais
Quais são? Quais são?
Como devem ser desenvolvidas? Como devem ser desenvolvidas?
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Tipos de Manual Tipos de Manual
Manual de políticas e diretrizes Manual de políticas e diretrizes
Política: parâmetro para a tomada de decisãoPolítica: parâmetro para a tomada de decisão
Descrição detalhada sobre as políticas a serem Descrição detalhada sobre as políticas a serem seguidas pelos funcionários da empresa seguidas pelos funcionários da empresa
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Tipos de Manual Tipos de Manual
Manual do empregado Manual do empregado
Geralmente recebido no 1º dia de trabalhoGeralmente recebido no 1º dia de trabalho
Auxílio na compreensão do funcionamento Auxílio na compreensão do funcionamento da empresada empresa
Explicita direitos e deveres Explicita direitos e deveres
Facilita integração Facilita integração
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Contém o objetivo do manual Contém o objetivo do manual GeralmenteGeralmente
Carta de apresentação Carta de apresentação
Presidente da empresa Presidente da empresa
Comunicação da obrigatoriedade de respeito Comunicação da obrigatoriedade de respeito ao conteúdo ao conteúdo
APRESENTAÇÃOAPRESENTAÇÃO
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Manuais - Estrutura Manuais - Estrutura
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Indicação do assunto e da respectiva páginaIndicação do assunto e da respectiva página
INDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIOINDICE NUMÉRICO OU SUMÁRIO
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Devem ser claras e objetivasDevem ser claras e objetivas Contêm instruções básicas sobreContêm instruções básicas sobre
Disposição do conteúdoDisposição do conteúdo Princípios que norteiam os capítulosPrincípios que norteiam os capítulos Codificações utilizadasCodificações utilizadas Uso dos apêndicesUso dos apêndices GlossárioGlossário
INSTRUÇÕES PARA USO INSTRUÇÕES PARA USO
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Parte principal ou razão de ser do manual Parte principal ou razão de ser do manual
CONTEÚDO BÁSICO CONTEÚDO BÁSICO
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Formulários, fluxogramas, organogramas, Formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos, etc. gráficos, exemplos, etc.
APÊNDICEAPÊNDICE
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Espécie de dicionário com termos técnicos Espécie de dicionário com termos técnicos organizados em ordem alfabética. organizados em ordem alfabética.
GLOSSÁRIOGLOSSÁRIO
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Temas relativos ao assunto e sua localização Temas relativos ao assunto e sua localização no manual no manual
INDICE TEMÁTICO INDICE TEMÁTICO
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Manuais - EstruturaManuais - Estrutura
Indicação dos autores citados, em ordem Indicação dos autores citados, em ordem alfabética, pelo sobrenome alfabética, pelo sobrenome
BIBLIOGRAFIA BIBLIOGRAFIA
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Manuais - Recomendações Manuais - Recomendações Elaborado para quem não entende do assuntoElaborado para quem não entende do assunto
Dúvidas = recorrência ao manual Dúvidas = recorrência ao manual
Folhas soltas facilitam substituiçãoFolhas soltas facilitam substituição Deve ser entregue pela gerênciaDeve ser entregue pela gerência Deve ser literatura especializada no assunto Deve ser literatura especializada no assunto Constante atualizaçãoConstante atualização
Fácil manuseio Fácil manuseio
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Manuais - Roteiro de Elaboração Manuais - Roteiro de Elaboração
Definição dos objetivos Definição dos objetivos
Escolha do responsável pela preparaçãoEscolha do responsável pela preparação
Análise preliminar da empresa Análise preliminar da empresa
Planejamento do manual Planejamento do manual
Levantamento das informações Levantamento das informações
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Manuais - Roteiro de Elaboração Manuais - Roteiro de Elaboração
Elaboração do manual Elaboração do manual Redação Redação Formatação Formatação
CodificaçãoCodificação
Impressão Impressão
Encadernação Encadernação
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Manuais - Roteiro de Elaboração Manuais - Roteiro de Elaboração
Distribuição Distribuição
Instrução aos usuários Instrução aos usuários
Acompanhamento do uso Acompanhamento do uso
Atualização Atualização
Avaliação Avaliação