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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
BIBLIOTECA GENERAL
PROCESOS TÉCNICOS
LINEAMIENTOS PARA EL ANÁLISIS
DOCUMENTAL Y AUTOMATIZACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS
2019
BIBLIOTECA GENERAL PROCESOS TÉCNICOS
PROCESOS DE LA AUTOMATIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA Código
UCE-BG-PT-001-2019
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Introducción 1
Presentación 3
1. Descarte bibliográfico 5
2. Material exento de descarte 6
3. Selección y adquisición de materiales 6
4. Proceso de selección 8
5. Proceso de adquisición 8
6. Desarrollo de colecciones 9
7. Tratamiento físico del material 10
8. Análisis documental 13
9. Clasificación 13
10. Políticas para la clasificación 13
11. Catalogación 16
12. Análisis documental 24
13. Procesos manuales 25
14. Siglas abreviadas para la construcción de la signatura topográfica 28
Anexos 29
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PROCESOS DE LA AUTOMATIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA Código
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1
INTRODUCCIÓN
La Biblioteca es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y
las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad en su
conjunto.
La Biblioteca tiene como misión facilitar el acceso y la difusión de los recursos de
información y colaborar en los procesos de creación del conocimiento, a fin de contribuir
a la consecución de los objetivos de la Universidad.
La biblioteca constituye el eje transversal de apoyo esencial en el proceso académico, son
la estructura para que las universidades cumplan sus objetivos de formación e
investigación. Es su función principal y debe seguir siendo su misión prioritaria. Sin
embargo, para responder adecuadamente a estos objetivos, las bibliotecas universitarias
tienen que asumir los cambios que afectan tanto a las universidades como a la sociedad e
incorporarlos a su desarrollo, a sus estrategias de gestión y a sus servicios.
Los presentes lineamientos tienen entre sus propósitos organizar los recursos y
documentos en diferentes formatos y soportes, de forma tal que sean accesibles para los
miembros de la comunidad educativa, así también orientar a docentes, personal
administrativo y estudiantes para que se incorporen en el uso y beneficio de estos recursos
en su vida académica cotidiana.
En este sentido, la biblioteca universitaria y en consecuencia también los profesionales
de la información tienen una función profundamente técnica y pedagógica, para lo que
permanentemente deben ser capacitados, despertando en ellos nuevas capacidades,
aptitudes, destrezas en el uso y manejo de nuevas tecnologías de la información.
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El trabajo conjunto con el cuerpo docente resultará fructífero en la medida en que, desde
la biblioteca se facilite el acceso a la información que requieren para planificar su cátedra,
se promueva y oriente el uso de diferentes recursos didácticos, en diferentes soportes de
información. Se organicen actividades en forma conjunta para mejorar el aprendizaje, la
enseñanza y la investigación.
En relación a los usuarios, la biblioteca universitaria académica debe dar respuesta
inmediata a las nuevas necesidades en base de la planeación, actualización y
mejoramiento de los servicios.
Los avances tecnológicos permanentemente requieren de los profesionales de la
información nuevas competencias y capacidades para ofrecer alternativas de
mejoramiento y optimización dentro de la relación con los usuarios y el Sistema Integrado
de Bibliotecas de la Universidad Central del Ecuador (UCE).
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PRESENTACIÓN
Ante las exigencias del mundo contemporáneo, uno de los principales desafíos de la
biblioteca universitaria consiste en incorporar las nuevas tecnologías de la información
y de la comunicación, contribuyendo de este modo a garantizar el derecho de todos a
conocerlas, dominarlas y facilitando el acceso a los recursos.
En la actualidad gestionar una Biblioteca Universitaria es una tarea compleja que exige
esfuerzo, recursos y trabajo de equipo así como de conocimientos, imaginación,
creatividad y liderazgo; aun cuando la tecnología ha modificado el entorno y las prácticas
de uso, muchos de los procedimientos básicos todavía están vigentes, dado que la misión
de la Biblioteca tipo continúa siendo la misma, la integración de nuevos procesos de
adopción de tecnologías, es un proceso permanente que obliga a ejecutar las nuevas
tendencias en los servicios y productos.
Los procedimientos escritos establecen una guía normalizada para el buen
funcionamiento del Sistema Integrado de Bibliotecas de la UCE.
El valor de registrar todos los procedimientos, es para que el personal que labora en las
biblioteca en red, conozcan y apliquen los lineamientos para cada proceso y contribuyan
a reforzarlas.
CARACTERÍSTICAS DE LOS LINEAMIENTOS
Los presentes lineamientos, formula los criterios y normas que se deben tener en cuenta
al momento de realizar el análisis documental de los diferentes materiales bibliográficos
que conforman el acervo documental de cada una de las unidades de información del
Sistema Integrado de Bibliotecas de Bibliotecas de la UCE, y cumple con las siguientes
características:
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Dispone de definiciones explícitas y normalizadas de las actividades y tareas del
análisis documental y de automatización.
Optimiza el grado de eficiencia y eficacia mediante la simplificación de los
procesos.
Garantiza la continuidad de actividades en las bibliotecas del Sistema Integrado
de Bibliotecas.
Evita la duplicación de tareas en los procesos.
OBJETIVOS:
Objetivo General
Orientar el quehacer de las personas vinculadas al análisis documental de información:
clasificación, asignación de descriptores (indización), ingreso a la base de datos
BIBLIOSITCI de los registros bibliográficos y preparación física de las colecciones; para
que esta labor se ejecute con alto sentido de estandarización de cada uno de los
procedimientos, obteniendo la unificación de los registros bibliográficos que posibilite el
acceso y la recuperación de la información en forma pertinente, oportuna y eficiente.
Objetivos Específicos
Seleccionar, procesar y diseminar la información.
Unificar los procesos de análisis documental en el tratamiento de la información.
Optimizar la eficiencia y eficacia en la simplificación del proceso de análisis
documental.
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1. DESCARTE BIBLIOGRÁFICO.
Proceso que consiste en separar de la colección general aquellos recursos, que por una u
otra razón no se justifica retenerlos y no son imprescindibles.
La finalidad de descarte es mejorar la calidad y la accesibilidad de las colecciones de las
bibliotecas.
Criterio para el descarte.
Contenido temático.- Se valora por los cambios en las diferentes líneas de investigación
y en relación a syllabus de las carreras; además se toma en cuenta los años de publicación,
edición, ejes temáticos y obsolescencia de la información.
Políticas para el Descarte.
El proceso de descarte se realizará cada 3 años con las siguientes recomendaciones:
Ejemplo:
FECHA ÚLTIMA
DESCARTE
FECHA PROXIMA PARA
DESCARTE
2015 2020
Considerar todos los libros con el año de publicación anterior a 1985 (se observará
la importancia de contenido de la información, a pesar del año de publicación).
Materiales en diferentes soportes que no hayan sido utilizados y consultados por
los usuarios por lo menos en los últimos 3 años.
Materiales cuya multiplicidad de ejemplares resulte innecesaria para las
bibliotecas, se deberá conservar un mínimo de dos y un máximo de cinco
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ejemplares, dependiendo del grado de utilidad, importancia y trascendencia del
documento.
Materiales mutilados que resulte difícil la recuperación física.
Materiales infestados de microorganismos, que no son susceptibles de
recuperación física y con riesgo de contaminación.
Materiales que contengan información superficial tales como; folletos, catálogos,
informativos, boletines y similares.
Libros y materiales en otros idiomas que no registren importancia científica
actualizada y consulta en los últimos 5 años.
Cintas magnéticas, diskettes, videos cassette en mal estado o que la Institución
tenga soporte tecnológico de difusión.
Publicaciones periódicas que no correspondan al interés de los usuarios y/o
especializadas de cada unidad de información.
Publicaciones periódicas incompletas, pudiendo gestionar su utilidad con la
recuperación total de la colección si son de interés de cada biblioteca de
especialidad.
Todo proceso de descarte llevará consigo la elaboración de una constancia escrita para
efectos legales, actas que deberán ser legalizadas por el Departamento de Control de
Bienes de la institución.
2. MATERIAL EXCENTO DE DESCARTE
Proceso de evaluación al contenido científico de la obra del material descartado, cuya
evaluación realiza un cuerpo académico designado por el Decano de cada Facultad en
colaboración con el personal de la biblioteca. Se debe tomar las siguientes
consideraciones:
Fondo histórico, curioso, único y raro (libros, mapas, planos, fotografías, etc.),
hasta el año 1960, independiente de su estado físico y contenido, recursos que
deberán ser dados en traspaso al Área Histórica de la Universidad Central.
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Fondo nacional de autores ecuatorianos relevantes los que deben constituir la
biblioteca pasiva considerando la relevancia de su contenido, año de publicación
y en buen estado.
Fondo documental institucional como: proyectos, investigaciones, informes,
revistas, prospectos y otros de importancia, que corresponda a cada facultad.
3. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MATERIALES
Proceso por el cual la biblioteca obtiene el material bibliográfico, orientado a satisfacer
las necesidades informacionales de sus usuarios tales como: estudiantes, docentes e
investigadores para dar inicio al desarrollo de colecciones.
Los siguientes criterios están ordenados de acuerdo a su importancia, ponderación con
relación a las carreras que oferta la Universidad, en función a las líneas de gestión y
estándares de Organismos Nacionales rectores de evaluación de las instituciones de
Educación Superior.
POLÍTICAS PARA LA SELECCIÓN
Se puede considerar criterios cualitativos y cuantitativos.
Criterios Cualitativos:
Contenido temático: Es evaluar el contenido y pertinencia de las diferentes áreas
de estudio de los syllabus de cada Carrera.
Previsión de uso: Se valora la demanda de información y frecuencia de servicio
requerido por los usuarios reales.
Fecha de publicación: Se evalúa la fecha de publicación de acuerdo a la
disciplina del documento, además de los indicadores emitidos por los Organismos
de Evaluación.
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Idioma de la publicación: Primordialmente, se evalúa la lengua idiomática en
función del uso y conocimiento del usuario, predominando el idioma oficial del
país, sin descartar otros idiomas que contengan información científica.
Soporte: Los recursos de información podrán ser: impresos, virtuales, digitales,
electrónicos y otros.
Criterios Cuantitativos:
El número de ejemplares de soportes impresos para adquisición por compra, depende de
la política de los organismos de control de evaluación al Sistema de Educación Superior,
sin embargo, se normaliza para los núcleos de la red que se mantengan tres ejemplares
por título.
El número de ejemplares, en soporte electrónico (E-books), que se adquiera por compra
obedece a los lineamientos de los Organismos de Control de Evaluación de Educación
Superior, siendo la disposición de mantener un solo ejemplar.
Con la finalidad de fortalecer y desarrollar las bibliotecas virtuales especializadas de cada
núcleo de la red, su adquisición estará de acuerdo a los requerimientos y necesidades de
los académicos, directores de carrera y otras autoridades.
4. PROCESO DE SELECCIÓN
El proceso de selección de materiales bibliográficos, impresos, digitales y virtuales para
el Sistema Integrado de Bibliotecas, depende principalmente de la academia (Docentes,
Directores de Carrera, Autoridades) y los títulos recomendados por los Responsables de
Bibliotecas de acuerdo a las evidencias de uso.
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Para ejecutar este proceso, el Sistema Integrado de Bibliotecas contará con un Comité de
Selección definido en el Reglamento para el Sistema Integrado de Bibliotecas de la
Universidad Central del Ecuador.
5. PROCESO DE ADQUISICIÓN
Proceso en el cual, el Comité de Selección atiende las solicitudes del material
bibliográfico seleccionado de la manera oportuna con proveedores calificados con el
objetivo de conseguir los recursos de información con los mejores beneficios y valores
agregados.
Compra
Canje
Donación
a) Compra
Este proceso de adquisición realiza el Departamento de Contratación Pública, según el
caso con sujeción a la Ley Orgánica de Contratación Pública, su Reglamento y con el
presupuesto de cada Facultad o planta central.
b) Canje
Para este procedimiento se tiene en cuenta a las Instituciones de Educación Superior
Pública y Privada, que publiquen material bibliográfico que corresponda a los programas
académicos, de tal forma que las publicaciones canjeadas correspondan a las necesidades
de información de los usuarios.
c) Donación
El material recibido en donación se da por aceptado, previo a la evaluación de los
contenidos de la información científica y bajo los siguientes parámetros:
Bibliografía que aporte a los syllabus de las carreras ofertadas por la institución.
Material bibliográfico actualizado (hasta 5 años atrás de la fecha de donación).
Material bibliográfico impreso que se encuentren en buen estado.
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Material cuyo contenido siga siendo vigente.
No se aceptará la donación de materiales mutilados, infestados o desactualizados.
Las donaciones son evaluadas con el propósito de determinar su aporte científico a la
Facultad, si cumple con la malla curricular serán declaradas legalmente al Departamento
de Control de Bienes para su registro e inventario cuyo costo referencial es de $ 10,00
dólares (diez dólares), sin perjuicio de la disposición legal del Reglamento General
Sustitutivo de Bienes del Sector Público.
6. DESARROLLO DE COLECCIONES
Este proceso puede definirse como un plan estratégico para hacer crecer el fondo
documental con materiales en todos los soportes y satisfacer así las necesidades de
información para la enseñanza e investigación de la comunidad académica.
POLÍTICAS DESARROLLO DE COLECCIONES
Cada núcleo del Sistema Integrado de Bibliotecas y la Biblioteca General, debe planificar
el desarrollo de su colección acorde a los requerimientos de los usuarios reales y
potenciales, siempre con el objetivo final de satisfacer a las necesidades de información
de los mismos y son las siguientes:
El Desarrollo de Colecciones del Sistema Integrado de Bibliotecas, debe cubrir la
bibliografía de los syllabus de las carreras básicas y complementarias de las áreas
de investigación, en formato impreso, virtual y digital.
El contenido temático, estará basado en los syllabus de cada facultad y o carreras,
expresada a través del módulo de adquisiciones del Sistema AbsysNet o de las
solicitudes de profesores e investigadores tales como: libros impresos,
publicaciones periódicas, suscripciones de "journals" especializados, periódicos y
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revistas de interés general, material audiovisual en discos compactos (CD) y/o
DVD, bases de datos referenciales y a texto completo, libros electrónicos.
En relación al número de ejemplares de libros o de información en otro soporte
(cds, dvds, libros electrónicos u otros), las Bibliotecas de la red, podrán contar
hasta con dos ejemplares de un título en particular (mismo año, misma edición),
siempre y cuando el número de usuarios potenciales lo requiera, lo cual es dado a
conocer por el profesor de cada área académica. De lo contrario, se adquirirá o
recibirá un solo ejemplar por título.
El crecimiento, desarrollo y/o actualización de la colección, debe ser permanente
y fundamentado en un Plan Operativo Anual (POA).
7. TRATAMIENTO FÍSICO DEL MATERIAL
Es el proceso administrativo manual que se realiza en el tratamiento de los materiales
impresos y digitales, previo al procesamiento técnico de los recursos de información.
7.1 REVISION
Primera etapa de verificación y pertinencia sobre el proceso de adquisición del material
bibliográfico (canje, compra o donación).
Confrontación de registros del material con la factura, inventario (datos de facturas),
comprobante u oficio según su origen de adquisición.
Es importante revisar la parte física del material adquirido (libro, cds, etc.), cuando es
compra, de no haber conformidad, se podrá realizar el reclamo correspondiente al
proveedor para el cambio, entre otros aspectos se observarán los siguientes:
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Paginación: debe estar completa y en orden, sin páginas repetidas.
Tipografía: la impresión debe ser legible.
Papel: las hojas no deben estar manchadas, rasgadas, deterioradas pegadas entre
sí, esto dificulta la lectura.
Pastas: deben contener el mismo título de la portada y contraportada vertical y
horizontal de acuerdo al orden del texto.
El material digital (cds, dvds, libros electrónicos u otros) debe comprobarse que no esté
dañado y que la reproducción del contenido sea nítida y sin errores
7.2 REGISTRO
Todo material adquirido por compra, donación o canje, que luego del análisis de su
contenido y aporte a los usuarios, será reportado al Departamento de Control de Bienes
con la documentación de respaldo.
7.3 SELLADO
Proceso que consiste en colocar un sello en determinada parte de los libros y/o materiales
para acreditar la propiedad del mismo, tanto de la Biblioteca General, como del Sistema
Integrado de Bibliotecas.
1.
7.3.1 TIPOS DE SELLOS.
Sello Pertenencia de la Biblioteca: Este sello contiene los datos de pertenencia
de la Red de Bibliotecas de la Universidad Central del Ecuador (UCE), que irá
ubicado en la parte inferior interna de las cubiertas (pastas) del libro o publicación
y, tendrá las siguientes dimensiones 5.5 cm. x 1.5 cm.
Sello de Paginación: Este sello se coloca obligatoriamente, en las páginas
impares 11-21-33 y 45, e indistintamente en la parte inferior derecha sin afectar
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la información del documento. En caso de afectar la información, se colocará en
el lugar más apropiado de la misma hoja.
El sello contiene la información de la institución y de la Facultad. (su diámetro
es de 2.0 cm.).
Sello de Inventario: Se coloca en la portada del libro en la parte inferior en que
constan los datos del anexo. (su dimensión es de 9.0 cm x 5.0cm.).
Sello de Identificación Externa: Este sello se coloca en los contornos superior,
inferior y derecho del libro; este sello identifica a cada núcleo de la red de
bibliotecas. (su dimensionen es de 5.5 cm x 1.5cm.).
Colocación del código de barras:
Etiqueta que contiene el número de alta de cada libro, emitido por el Departamento
de Control de Bienes, se coloca en el lomo superior del documento.
Ubicación de Seguridades
Con la implementación de modalidad estantería abierta, en todo tipo de material
impreso o digital, se coloca su respectiva seguridad electrónica, en tiras
magnéticas, en los libros va en la página 35; en los otros materiales la etiqueta
se coloca en un lugar que no interfiera con la información.
Sistema de control RFID
Sistema de radio frecuencia que realiza el control inventario, ubicación,
ordenamiento, búsqueda y organización de la colección en los estantes del fondo
bibliográfico.
La implementación del dispositivo permite la constatación física de fondos
bibliográficos y el establecimiento de saldos a la fecha, se colocara en la pasta
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posterior del libro e ira cubierto por el bolsillo de préstamo como un medio
disuasivo para que el usuario no mutile o dañe el dispositivo.
En el dispositivo se registrará los siguientes datos:
Nº ID asignado automáticamente por el sistema
Nº de Alta
Número de clasificación
Autor
Titulo
Ubicación en la estantería
8. DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA
Proceso, mediante el cual se analiza el documento en forma única para identificarlo,
localizarlo e integrarlo al Sistema Integrado de Bibliotecas AbsysNet. En este proceso se
aplican las técnicas operativas y normalizadas referentes al: ISBD, RCAA2 y formato
MARC 21, con visión a las RDA.
9. CLASIFICACIÓN
Proceso técnico de organización de la colección y material bibliográfico por sus
semejanzas o afinidad temática por su contenido o materia que se expresa dentro de un
área del conocimiento.
Para facilitar el acceso directo al usuario a través del servicio de estantería abierta se
utiliza el sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), que divide el conocimiento
humano en 10 esquemas del 000 al 900.
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Esquemas del Conocimiento
000 Generalidades
100 Filosofía
200 Religión
300 Ciencias Sociales
400 Lenguas
500 Ciencias Puras
600 Tecnología
700 Bellas Artes
800 Literatura
900 Geografía e Historia
10. POLÍTICAS PARA LA CLASIFICACIÓN
El sistema de Clasificación SCDD, (ver anexo 2), fortalecerá la interrelación
entre las Bibliotecas, permitiendo realizar el análisis del contenido intelectual de
las obras.
Se debe tener en cuenta, únicamente los 3 primeros niveles del esquema (clases
principales y divisiones) del SCDD.
Para la clasificación del material y colección bibliográfica se utilizara la edición
21 (completa) del SCDD; para nuevos temas del conocimiento se deberá utilizar
la edición 23.
La notación de clasificación es de tres dígitos seguidos de un punto decimal que
identifica la clase o subdivisión con un máximo 6 dígitos (en casos estrictamente
necesarios se utilizará hasta siete dígitos).
Ejemplo:
600 Tecnología (Ciencias aplicadas)
620 Técnica
621 Física aplicada
621.3 Electrotecnia
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621.38 Electrónica
621.388 Televisión
Para realizar una clasificación de las obras de literatura y los géneros literarios
para Ecuador y América latina se utiliza el código ISO 3166-1 alfa-3 del país
de origen de tres dígitos en mayúsculas, seguido del número que corresponde al
género literario.
INGRESAR A ESTE LINK: http://utils.mucattu.com/iso_3166-1.html
Ejemplo: Novela ecuatoriana Los Sangurimas
ECU
863
T235
En el caso de géneros literarios seremos específicos con la división del tercer
sumario sin agregar ninguna extensión:
860 Literatura
861 Poesía
862 Teatro
863 Novelística
864 Ensayos
865 Discursos
866 Cartas
867 Humor y sátira
868 Escritos varios
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Ej. Poesía colombiana Ensayo ecuatoriano
COL ECU
861 864
K23 P231
Para la literatura de los otros continentes se clasificaran con las respectivas
clasificaciones expuestas en el SCDD.
OTRAS CONSIDERACIONES:
Las colecciones literarias de diverso género y país se ubican dentro de la
clasificación 808.8.
La clasificación de biografías colectivas o en general (varios personajes) se
clasifica en 920 y para clasificar biografías por persona se clasifica en el 92.
Para clasificar biografías de un solo personaje pero con diversos autores es
recomendable clasificar en el 92 y utilizar el Cutter del biografiado y se alfabetizará
por el apellido del autor de la obra.
Ejemplo:
Biografía de Simón Bolívar.
Autor: Laura García
Autor: José Martínez
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Autor: Ángel Vela
92 92 92
B689g B689m B689v
En la clasificación de documentos de historia o geografía del Ecuador se lo hará
de manera general; para el caso de historia y geografía de provincias se recuperara
con el descriptor.
Cuando el tema de la obra no nos identifique al área del conocimiento debemos
realizar una revisión rápida del contenido del texto y determinarlo en su respectiva
área correspondiente.
Las obras que contengan más de una o dos áreas del conocimiento se debe de
considerar el área que tiene mayor contenido.
La Clasificación de Diccionarios y Enciclopedias se colocara la letra R mayúscula
de la siguiente manera:
Diccionario Español = R
463
S125
Ej.2
En el caso de las enciclopedias alfabéticas se clasificarán en el 030.
Las enciclopedias temáticas relacionadas a una misma área se las clasifican dentro
del área respectiva bajo un mismo código.
Las colecciones temáticas que abarcan todas las aéreas del conocimiento, se
clasificaran en el 080.
Las publicaciones periódicas se clasifica en el 050, las revistas especializadas se
clasificaran por el título de la revista.
Se debe respetar la notación de clasificación de los libros que aplicará el CII.
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11. CATALOGACIÓN
Proceso de descripción técnica de los elementos informativos que permiten identificar un
documento de acuerdo a las Normas (ISBD) y las Reglas de Catalogación
Angloamericanas (RCAA2) y las nuevas pautas de catalogación “RDA: Resources
Description and Access” y establecer los puntos de acceso que van a permitir su
recuperación en los Sistemas de búsqueda (OPAC´S).
La información para extraer los datos de libros y otros materiales impresos se encuentran
para su Catalogación en las siguientes partes del documento:
Portada: Es la página más sobresaliente que identifica el título completo de la
obra.
Contraportada: Es la página que está en la cara posterior a la portada, y contiene
los nombres completos del autor o autores, el título completo del libro, la casa
editorial (en la mayoría de los casos el logotipo de ésta), el lugar y el año de
impresión, nombre del prologuista, méritos del autor, etc.
Colofón: Ultima hoja del libro que lleva el lugar de impresión y tiraje.
11.1 ELEMENTOS PARA LA CATALOGACIÓN.
Los elementos o campos de la hoja de metadatos en formato Marc con información
bibliográfica son los siguientes:
Número de Clasificación y Cutter de autor: es un número de identificación de
la materia codificado del SCCD, seguido del Cutter, se debe poner también el
volumen (V.), tomo (T.) o ejemplar (Ej.), según sea el caso. (Ver anexo 3).
Autor: Persona(s) responsable(s) del contenido intelectual de la obra. En el caso
de autores cuyo apellido sea compuesto, se posponen las preposiciones que
preceden a los apellidos.
Ejemplo: Vicente de la Fuente
Va: Fuente, Vicente de la
Caso varios autores: Si hay más de tres autores en el documento, la entrada
principal deberá hacerse bajo el título de la obra y en el campo 700 "Punto de
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acceso adicional - Nombre de persona” se ubicara el nombre de todos los autores
personales como lo indica la regla hasta un máximo de seis autores.
Autor corporativo: Entidad(es) responsable(s) del contenido intelectual de la
obra. Este campo registra el nombre de la entidad responsable de la creación
intelectual o artística de una obra seguido de las unidades subordinadas. Los
autores corporativos pueden ser de carácter particular o estatal (asociaciones,
fundaciones, instituciones, gobiernos, etc.), se lo ingresará en el campo 710
“Punto de acceso adicional - Nombre de entidad”.
Caso de institución estatal
Si en el nombre de la Institución no está incluido el país.
Ejemplo: Ministerio de Finanzas
Va: Ecuador, Ministerio de Finanzas.
Si en el nombre de la Institución está incluido el nombre del país.
Ejemplo: Banco Central del Ecuador
Va: Banco Central del Ecuador
Coautores: Son los responsables de la obra o quienes aportaron con el contenido
científico. (si son más de 3 coautores, poner hasta 5).
Mención de responsabilidad: Es el segundo elemento de esta área y está
relacionado con las personas o entidades responsables del contenido intelectual o
artístico del ítem.
Se transcriben las menciones de responsabilidad que aparecen de manera
prominente en la fuente de información (editor, traductor, compilador, director,
etc.).
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Si el documento tiene responsables, la entrada principal debe hacerse por el título
de la obra y deberán hacerse entradas secundarias por los otros responsables en el
campo 700 "Punto de acceso adicional - Nombre de persona”.
Ejemplos:
Obra con 1 responsable.
Libro editado por Carlos Rangel.
Se ingresa en el campo 245 subcampo <c> luego del título de la siguiente manera:
Editado por Carlos Rangel
Obra con 2 responsables.
El libro es editado por René Jeanne y Charles Ford
Se ingresa en el campo 245 subcampo <c> luego del título de la siguiente manera:
Editado por René Jeanne y Charles Ford
En el campo 700 "Punto de acceso adicional - Nombre de persona” dos ingresos
independientes por: Jeanne, René y Ford, Charles
Obra con 3 responsables.
El libro es editado por René Jeanne, Charles Ford y Jaime Balderston
Se ingresa en el campo 245 subcampo <c> luego del título de la siguiente manera:
Editado por René Jeanne, Charles Ford y Jaime Balderston.
En el campo 700 "Punto de acceso adicional - Nombre de persona” tres ingresos
independientes por: Jeanne, René ; Ford, Charles y Balderston, Jaime
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Título: Denominación con la cual el autor designa a la obra.
Subtítulo: Una forma de título que sigue después del título propiamente dicho.
Edición: comprende una edición, todos los ejemplares de una obra producidos a
partir de una plancha matriz, por lo tanto, en las impresiones, reimpresiones o
tirajes, no se consideran nuevas ediciones. La edición se transcribe directamente
en letras, tomando en cuenta desde la Primera edición.
Por cada nueva edición de un libro, se deberá generar un nuevo registro
bibliográfico en el Sistema de Gestión Bibliotecaria AbsysNet.
Nota: En el caso de colecciones de diferente autor y título se creará un nuevo
registro por cada documento.
Año: Se registra el último año de la publicación o de reimpresión.
En el caso de que no existiera fecha se registra: Sin fecha
Descripción Física: son las especificaciones de volúmenes, tomos, páginas,
ilustraciones, tablas, gráficos, mapas.
Ejemplo: 600 páginas
5 volúmenes
Nota: Cuando se ingrese volúmenes se hace un solo registro y si tiene diferentes
títulos se los registra en el campo de Nota de contenido separados por “/”.
Ejemplo: Volumen 1: Título / Volumen 2: Título / Volumen 3: Título
Si no se identifica el número de páginas se colocará entre corchetes el número
aproximado de páginas: [128] páginas.
Otros detalles: en este subcampo <b> se colocará: gráficos, mapas, tablas,
ilustraciones según sea el caso.
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ISBN. (International Standard Book Number) o número normalizado
internacional para libros, es un sistema internacional de numeración que identifica
cada título y la producción editorial de las diferentes regiones, países o áreas
idiomáticas. Se lo registra sin guiones. Si el documento no lo posee se colocará
Sin ISBN.
Idioma: En el que esta publicada la obra, el código ISO de idioma se encuentra
por defecto en el sistema de gestión bibliotecaria AbsysNet.
Ejemplo: Español spa
Pie de imprenta: Indicación del lugar, fecha, editorial o imprenta.
En el caso de que no tenga algunos de los datos mencionados, se colocará: Sin
editorial, Sin fecha, Sin lugar.
Nota General: Hace referencia al contenido de la obra tales como anexos,
material adjunto.
Ejemplo: Incluye cds, mapas, etc
Serie: Conjunto de documentos que tratan de diferentes aspectos de un tema
común publicados sucesivamente bajo un título colectivo y generalmente
numerado (Colecciones). Se debe registrar también el Director de la colección.
Ejemplo: Grandes Poetas sin la palabra Serie o Colección
Notas de contenido: Área donde se incluye información adicional del material
en catalogación. Incluye títulos de obras independientes o partes de un documento
o contenidos. También puede incluir menciones de responsabilidad y números de
volúmenes y otras designaciones de secuencia.
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Bibliografía: Incluye citas bibliográficas.
Tema Persona. Hace referencia al estudio de biografías.
Tema conocimiento/Indización: Descripción de los contenidos del documento,
descriptores, de preferencia hasta seis descriptores.
En el caso de diccionarios, se utilizará tres opciones:
Ejemplo: Diccionario de química. Diccionario de química
Diccionarios-Química
Química-Diccionarios
11.2 ÁREA DE NUEVO EJEMPLAR.
Una vez terminado el registro el sistema sugiere añadir ejemplares, se escoge la opción
Aceptar o si se está añadiendo un nuevo ejemplar a un registro existente se escoge la
opción Añadir y se llena los siguientes datos:
Ejemplar, comprende los siguientes datos:
Sucursal
Localización
Tipo de ejemplar
Estado
Código 1 de ejemplar
Soporte
Procedencia
Situación ejemplar
Código alternativo
Signatura suplementaria
Identificador de volumen
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Dependiendo si existe otro ejemplar o volumen se Guarda y crea otro, caso contrario si
es único se Guarda.
Los campos: Código de barras, Fecha de registro y Signatura el sistema los llena
automáticamente.
11.3 DOCUMENTOS INSTITUCIONALES.
Para la clasificación y catalogación de documentos producidos por la Institución, recibirá
el mismo tratamiento de los documentos monográficos, en una colección o área especial
de la biblioteca de Facultad, para la Biblioteca General se enviará al Área Histórica y la
estructura de la signatura topográfica irá de la siguiente manera:
Ejemplo:
Reglamento de publicaciones e impresiones en la editorial universitaria de la Universidad
Central. (MI = Memoria Institucional)
Clasificación : MI/340/U58
Signatura Topográfica MI
340
U58
11.4 CATALOGACIÓN DE OTRAS PUBLICACIONES.
Publicación Periódica: Es una publicación seriada con una periodicidad fija.
CARACTERÍSTICAS DE LAS PUBLICACIONES.
PERIÓDICAS NO PERIÓDICAS
Su aparición es regular De aparición regular o irregular
Están numeradas de modo que el
conjunto de las partes comprende un
todo.
No se publican en partes destinadas a
constituir un volumen.
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Están formadas por colecciones de
artículos de varios autores.
No siempre están formadas por
colecciones de artículos de varios
autores.
Ej.: Diarios, revistas, anuarios, etc. Ej.: Series monográficas, actas de
conferencias, etc.
En la descripción de este tipo de publicaciones se siguen las reglas generales y las
específicas de este material. (Especificadas en las RCAA 2 ed. – revisión 2003 en el
capítulo 12 – Recursos Continuos).
Áreas y Fuentes de Información
La Fuente principal de información será la portada además de la página de sumarios,
cubierta, cabecera, membrete editorial, páginas editoriales, otros preliminares, colofón y
otras páginas que contengan.
Catalogación de material digital
Se considera a todo el material en soporte digital sean estos: películas, video grabaciones,
música, documentales, noticiarios, reportajes etc. Se cataloga de igual forma que el
normalizado para el material impreso.
Esquema del Material Digital
Título. [Designación general clase de documento] / Subtítulo o información
complementaria del título / Mención de responsabilidad / Mención de edición / Datos
específicos de la clase de documento. - Lugar de edición, nombre del editor, año.
/ Extensión y designación específica del material (duración) / otras características físicas
/ dimensiones / Título de serie:
Número
Notas
Número normalizado
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Encabezamiento de Materia.
Signatura Topográfica
12. ANÁLISIS DOCUMENTAL
Proceso intelectual donde se extrae palabras, del contenido o temática del documento
para describirlo y facilitar a su acceso, en este análisis se inicia el proceso de indización;
debemos tomar en cuenta los siguientes elementos:
Determinar aquellos conceptos que representan objetivos e ideas.
Seleccionar aquellos términos controlados, más adecuados para su recuperación.
Título
Subtítulo
Resumen y descriptores aplicados por los autores
Introducción
Conclusiones
12.1 INDIZACIÓN
Proceso que conceptualiza el contenido del documento para traducirlo en un lenguaje
normalizado denominado como descriptores, o a un lenguaje libre expresado en palabras
claves cuyo objetivo es crear índices que se generan en el sistema de gestión.
SELECCIÓN DE DESCRIPTORES
Se debe seleccionar cada uno de los descriptores de acuerdo a su importancia dentro del
contenido del documento aplicando los criterios de especificidad, exhaustividad,
pertenencia, coherencia, es decir, particularizando al máximo la información, escogiendo
los más específicos con un máximo de 6 descriptores.
Se recomienda el uso de la Lista ARMARC de encabezamientos de materia para
bibliotecas.
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Luego de haber realizado todo el proceso técnico de la información de los documentos,
se inicia al proceso final del tratamiento físico de los distintos materiales.
13. PROCESOS MANUALES.
13.1 COLOCACIÓN DE BOLSILLOS
En cada libro se coloca en la cubierta posterior en el lado interno el respectivo bolsillo
con las siguientes recomendaciones:
Cuando el documento incluya solapas, deben pegarse en las dos pastas de
encuadernación, a fin de no perder la información de esta fuente adicional.
Cuando el documento incluya algún material complementario en hojas separadas
y no sean demasiadas que interfieran en el uso del documento, deben pegarse al
contenido del libro. Por ejemplo, glosarios o fe de erratas.
Si el documento incluye material audiovisual como CD’s, DVD’s, o algún otro
tipo de material, retirarlo cuidadosamente y procesarlo por separado.
Para colocar el bolsillo pegamos en la parte superior en un ancho de un 1 cm. y se
adhiriere en la encuadernación posterior. Luego ubicamos el TAG con los registros de
control correspondientes y ubicación en estantería, se procederá a pegar la totalidad del
bolsillo en sus tres extremos restantes.
13.2 ESTRUCTURA DE LA SIGNATURA TOPOGRÁFICA
Los elementos que principalmente componen a toda signatura topográfica son los
siguientes:
Sigla de acuerdo al tipo de colección: R (referencia), código ISO de país, ejemplo:
ECU; MI (memoria institucional)
Número de clasificación del área del conocimiento
Número de Cutter de autor
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Número de volumen o tomo, serie
Número de ejemplar si son más de dos
COLOCACIÓN DE MARBETES O SIGNATURA TOPOGRÁFICA
Se debe elaborar, verificar y pegar las etiquetas normalizadas en todas las bibliotecas de
la Red en el lomo del libro a 1cm de la parte inferior del mismo y cubrir con la cinta
transparente autoadhesiva.
Para el material digital se elaboran 2 etiquetas con sus respectivas asignaturas
topográficas cubiertos con cinta transparente y se colocan en la parte inferior izquierda
de la portada del CD y de su caja.
Cuando los documentos ya incluyen una etiqueta adhesiva, se retira cuidadosamente en
forma manual o con la ayuda de un decapante, procurando no dañar la estética; en ningún
caso se colocará sobre la etiqueta antigua.
En el caso de las publicaciones periódicas se coloca en la parte inferior a dos centímetro
de la portada.
La signatura topográfica de las publicaciones periódicas se estructura de la siguiente
manera:
Clasificación
Cutter
Año
Numero
Volumen
Para utilizar la tabla de Cutter para el código de autor ingresar al siguiente link:
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http://www.unforbi.com.ar/herramientas/cutter/
En el caso de que se repita el mismo código de autor en los distintos documentos que
tienen una misma clasificación, se alfabetiza considerando la primera letra del título de la
obra.
Ejemplo:
Administración de personal y recursos humanos Administración de personal
Autor: Werther, William B. Werther, William B.
658.3 658.3
W499 W499a
14. SIGLAS ABREVIADAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA
SIGNATURA TOPOGRÁFICA.
Para todas las bibliotecas se deberá tomar en cuenta las siguientes siglas para las
colecciones de cada Facultad.
R = REFERENCIA
MI= MEMORIA INSTITUCIONAL
ECU= CODIGO ISO DE PAIS
Ejemplo:
REFERENCIA MEMORIA INSTITUCIONAL CODIGO ISO DE PAIS
R
463
D125
Ej. 2
BG
MI
463
D125
Ej. 2
BG
ECU
863
D125
Ej.2
BG
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BIBLIOTECAS ABREVIATURA
DE PERTENENCIA
EJEMPLO
Biblioteca General
BG
459.2
T724
Ej. 2
BG
DE ESPECIALIDAD:
Facultad de Arquitectura y Urbanismo
ARQ
459.2
T724
Ej. 2
ARQ
Facultad de Artes ART 459.2
T724
Ej. 2
ART
Facultad de Ciencias Administrativas
ADM
459.2
T724
Ej. 2
ADM
Facultad de Ciencias Agrícolas BG-AGRO 459.2
T724
Ej. 2
BG-AGRO
“La Tola” AGRO-T 459.2
T724
Ej. 2
AGRO-T
Facultad de Ciencias Económicas ECO 459.2
T724
Ej. 2
ECO
Facultad de Ciencias Médicas MED 459.2
T724
Ej. 2
MED
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PROCESOS DE LA AUTOMATIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA Código
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Facultad de Ciencias Psicológicas PSI 459.2
T724
Ej. 2
PSI
Facultad de Ciencias Químicas BG-QUI 459.2
T724
Ej. 2
BG-QUI
Facultad de Comunicación Social COM 459.2
T724
Ej. 2
COM
Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación FIL 459.2
T724
Ej. 2
FIL
Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemáticas ING 459.2
T724
Ej. 2
ING
Facultad de Ingeniería en Geología, Minas, Petróleos y
Ambiental
GEO 459.2
T724
Ej. 2
GEO
Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia BG-VET 459.2
T724
Ej. 2
BG-VET
Facultad de Odontología ODO 459.2
T724
Ej. 2
ODO
Facultad de Jurisprudencia, Ciencias Políticas y Sociales JCP 459.2
T724
Ej. 2
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JCP
Facultad de Cultura Física FCF 459.2
T724
Ej. 2
FCF
Facultad de Ingeniería Química INQ 459.2
T724
Ej. 2
INQ
Facultad de Ciencias Biológicas FCB 459.2
T724
Ej. 2
FCB
Facultad de Ciencias de la Discapacidad, Atención
Prehospitalaria
CDAP 459.2
T724
Ej. 2
CDAP
Facultad de Ciencias Sociales y Humanas CSOH 459.2
T724
Ej. 2
CSOH
Nota: los presentes lineamientos están sujetos a cambios y/o actualizaciones según normativas
internacionales y firmas de responsabilidad de los responsables de: Dirección, Procesos Técnicos y
Circulación.
Ing. María del Carmen Gaibor, Msc. DIRECTORA SIGB-UCE