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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO BOLÍVAR UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA
ANÁLISIS DE LOS GRUPOS DE ARTÍCULOS DE MATERIALES ADMINISTRATIVOS INCLUIDOS EN LA BASE DE DATOS
DEL MAESTRO DE MATERIALES DE CVG EDELCA
Br. xxxxxxxxxxxxx
C.I. xxxxxxxxxxx
Anteproyecto de tesis presentado como requisito par cial para optar al
título de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ciudad Guayana, xxx del xxxxx
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO BOLÍVAR UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA
ANÁLISIS DE LOS GRUPOS DE ARTÍCULOS DE MATERIALES ADMINISTRATIVOS INCLUIDOS EN LA BASE DE DATOS
DEL MAESTRO DE MATERIALES XXXXXXXXXXX
Ing. XXXXXXXXXXXXXX Lcda. XXXXXXXXXXX
Tutor Industrial Tutor Académico
Autor:
Br. XXXXXXXXXXXX
C.I. XXXXXXXXXX
Anteproyecto de tesis presentado como requisito par cial para optar al
Titulo de Licenciado en Contaduría Pública.
Ciudad Guayana, XXXX del XXXX
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………….. 1 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema……………………………………………….. 4 Objetivos de la Investigación………………………………………………. 8 Objetivo General…………………………………………………………….. 8 Objetivos Específicos……………………………………………………….. 8 Justificación de la investigación...…………………………………………. 9 Alcance……………………………………………………………………….. 9 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Empresa.………………………………………………. 11 Misión………………………………………………………………………….. 12 Visión………………………………………………………………………….. 13 Valores………………………………………………………………………… 13 Objetivos Estratégicos de CVG EDELCA…………………………………. 15 Departamento Administración de Bienes y Materiales………………….. 18 Objetivos……………………………………………………………………… 18 Funciones…………………………………………………………………….. 18 Antecedentes de la Investigación.…………………………………………. 24 Bases Teóricas………………………………………………………………. 26 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación..……………………………………………………….. 56 Diseño de Investigación …………………………………………………….. 57 Población…………………………………………………………………….... 58 Muestra………………………………………………………………………… 59 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…………………….... 60 Técnicas de Procedimientos y Análisis de Datos………………………… 62 CAPÍTULO IV. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Recursos.…………………………………………………………………….. 64 Cronograma de Actividades.……………………………………………….. 65 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..……………………………………... 66 GLOSARIO DE TÉRMINOS……………………………………………….. 68
INTRODUCCIÓN
CVG Electrificación del Caroní, C.A. (CVG EDELCA) bajo la tutela de la
Corporación Venezolana de Guayana y adscrita al Ministerio de Industrias
Básicas y Minería, es una empresa líder en Venezuela, que asume como
compromiso el producir energía eléctrica operando y manteniendo las
centrales hidroeléctricas (Guri, Macagua, Caruachi) en forma confiable, con
seguridad, mejorando continuamente sus procesos, con un capital humano
capacitado y en un lugar adecuado de trabajo; para la satisfacción de sus
clientes.
Para dar cumplimiento a esta premisa y alcanzar éxito en sus objetivos,
esta sólida empresa controla los procesos administrativos de cada una de
sus actividades mediante la utilización de un sistema de información
integrado (Sistema de Aplicación y Productos - SAP R/3), automatizando así
sus procesos y, proporcionando a la vez, una plataforma de información
relevante que aporta beneficios para toda la organización. Es por ello que
orienta sus esfuerzos a procurar que la información generada sea oportuna,
de calidad y eficaz en la toma de decisiones.
En atención a ello, se presenta este anteproyecto cuyo propósito es
lograr que la empresa cuente con una fuente de información (Maestro de
Materiales) óptima, que sirva de respaldo a la toma de decisiones efectivas
en el proceso de gestión. Más aún, pretende lograr estandarizar los registros
de la base de datos a fin de proveer información de calidad.
Este trabajo propone el análisis de la base de datos del Maestro de
Materiales de CVG EDELCA, y abarca exclusivamente los grupos de
artículos que incluyen registros referidos a materiales administrativos. Esta
investigación está dirigida al Departamento de Administración de Bienes y
Materiales, específicamente a la Unidad de Catalogación, adscrita éste.
El mismo se apoya en una investigación de tipo aplicada con modelo
descriptiva y se sustenta en un diseño de investigación de campo. El
procedimiento que permitirá lograr los objetivos propuestos implica la toma
de observaciones directas en el área de Catalogación, unidad ésta
encargada de administrar la base de datos del Maestro de Materiales de
CVG EDELCA; asimismo, incluye la aplicación de entrevistas informales a las
personas involucradas en el proceso de catalogación de materiales, lo que
permite recopilar información relevante sobre el tema en cuestión.
La estructura de este anteproyecto consta de cuatro capítulos, los
cuales se bosquejan como sigue:
En el Capítulo I, se expone la descripción del problema de investigación
que comprende el planteamiento de problema, los objetivos que se
pretenden lograr, así como la justificación y el alcance de la investigación.
Seguidamente se desarrolla el Capítulo II, donde se detallan aspectos
referidos a los antecedentes y marco teórico. El Capítulo III, presenta la
metodología a seguir para llevar a cabo este estudio. Más adelante, en el
Capitulo IV, se señalan en forma detallada los recursos humanos, materiales
y financieros que se utilizarán para la elaboración del trabajo. Finalmente se
presentan referencias bibliográficas y el glosario de términos.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
El presente capítulo esboza, de manera puntual, aspectos relacionados
con el problema objeto de esta investigación. Así pues, se plantea el objetivo
general y los correspondientes objetivos específicos que permitirán lograr
este propósito.
Planteamiento del Problema
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias
empresariales, los procesos y técnicas contables y de administración han
evolucionado. En la actualidad las empresas utilizan sistemas integrados
para el procesamiento de la información generada por todas sus
transacciones con el fin de coadyuvar a las decisiones gerenciales y, por
ende, guiar las operaciones hacia la consecución de los objetivos propuestos.
Un aspecto de gran importancia para toda organización es la
administración eficaz de sus almacenes e inventarios con el propósito de
preservar los materiales, para así asegurar la disponibilidad de los mismos a
fin de cubrir las necesidades de los diferentes clientes. Esto puede lograse a
través de un sistema de inventario, que permita controlar todos los
materiales, productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una
empresa.
En este sentido, el Departamento de Administración de Bienes y
Materiales, Adscrito a la División de Finanzas y Administración de la empresa
CVG EDELCA (Electrificación del Caroní), tiene como norte administrar los
bienes y materiales mediante la planificación, recepción, incorporación,
despacho, transferencia, desincorporación y el control de inventarios, a fin
de garantizar el manejo y suministro de los bienes y materiales requeridos
por las diferentes unidades organizativas en forma eficiente y oportuna.
Para llevar a cabo el control de esta labor la empresa cuenta con una base
de datos, bajo la funcionalidad SAP/R3, (System, Applications and Products),
que es una compañía alemana de servicios informáticos que se inició en el
mercado de los sistemas de información con un producto denominado SAP
R/2, y que hoy es SAP R/3. Tiene un funcionamiento típico de módulos para
gestión de empresas.
El SAP R/3 es utilizado por CVG EDELCA para la catalogación del
“Maestro de Materiales” que es la base de datos que posee la definición de
todos los materiales utilizados por la empresa para la consecución de sus
objetivos. La estructura de esta valiosa herramienta se caracteriza por la
clasificación de los materiales que la conforman, los cuales se encuentran
organizados por grupos de artículos. Estas agrupaciones se establecen
considerando la naturaleza del bien, y se fundamentan en el conjunto de
cuentas señaladas en el Clasificador Presupuestario, emitido por la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
Los registros maestros soportados en esta base de datos son
fundamentales, ya que los mismos son compartidos por varios usuarios de las
diferentes unidades de la organización. Así pues, de la calidad de la información
suministrada depende el éxito de las actividades vinculadas a ésta, tales como
planificación de materiales, compras, control de inventario, contabilidad. Por
consiguiente, es menester que la función de administración de datos se
desarrolle con el poder de definir los requerimientos de la información para toda
la empresa.
Dentro de este contexto, se tiene que la administración de la Base de Datos
del Maestro de Materiales de CVG EDELCA queda bajo la responsabilidad del
Área de Catalogación (adscrita al Departamento de Administración de Bienes y
Materiales) quien, bajo los lineamientos establecidos por dicho departamento, es
el ente autorizado para la creación, modificación, bloqueo y eliminación de los
registros en el Maestro de Materiales a fin de que se disponga de información
puntual y confiable para uso de la organización.
No obstante, en la actualidad se han manifestado situaciones que
inducen a inferir acerca de la existencia de contaminación de la base de
datos del Maestro de Materiales, esto debido a que se han encontrado
materiales erróneamente clasificados en grupos de artículos que no
corresponden, provocándose así la falta de concordancia entre algunos
materiales y su posición presupuestaria (que es un código que garantiza el
enlace de cualquier contabilización que se realice desde los diferentes
módulos de SAP R/3 con gestión presupuestaria, según lo define CVG
EDELCA en su Instructivo Formulación Presupuestaria 2006). En
consecuencia, por ser el Maestro de Materiales una base de datos común, la
información registrada en el sistema repercute sobre todos los demás
usuarios con acceso a la misma; y evidentemente un error de este tipo podría
acarrear situaciones de descontrol en las operaciones implicadas en la
gestión de materiales, el presupuesto y, de hecho, afectaría categóricamente
la contabilidad de la empresa.
En función de esta problemática, se hace necesario realizar un estudio
orientado al análisis general de la base de datos del Maestro de Materiales,
para detectar las posibles inconsistencias en la información y así determinar
el origen de las mismas, a fin de buscar soluciones viables que permitan
lograr contar con una base de datos actualizada y con información
estandarizada.
Objetivo General
Analizar los Grupos de Artículos de Materiales Administrativos Incluidos
en la Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG EDELCA.
Objetivos Específicos
Verificar que las definiciones de los grupos de artículos, incluidos la
Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG EDELCA, estén
fundamentados en el Clasificador Presupuestario de la ONAPRE (Oficina
Nacional de Presupuesto).
Revisar, en la Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG
EDELCA, el contenido de cada grupo de artículos inherentes a materiales
administrativos.
Listar los materiales con asignaciones incorrectas, en lo que a grupo de
artículo, categoría de valoración y posición financiera se refiere.
Identificar las posibles causas por las cuáles se ha presentado
información inconsistente en la Base de Datos del Maestro de Materiales de
CVG EDELCA.
Proponer Lineamientos para la depuración de la Base de Datos y
actualización de los grupos de artículos de materiales administrativos
incluidos en el Maestro de Materiales de CVG EDELCA.
Justificación de la Investigación
Dado que el Maestro de Materiales de CVG EDELCA se constituye
como una herramienta de información para toda la empresa, es necesario
que los registros incluidos en el mismo sean estandarizados, con información
puntual y segura, que no dé cabida a confusiones entre usuarios, más aún,
que permita la ejecución eficiente de las operaciones que dependen de éste
(planificación, solicitudes de pedidos, compras, control de inventario, otros).
De allí que la importancia de esta investigación radica en que su
ejecución permitirá determinar las razones por las cuáles se revelan
deficiencias en la información suministrada por la base de datos del Maestro
de Materiales de CVG EDELCA que, en cierta forma, impide que la gestión
de materiales se desarrolle de manera diligente y efectiva.
Así pues, a través de este estudio, se pretende lograr depurar la base
de datos para así conseguir que el Departamento de Bienes y Materiales
maneje de un Maestro de Materiales preciso y con información de calidad
que satisfaga los requerimientos de la organización.
Alcance de la Investigación
Este estudio se llevará a cabo en la empresa CVG EDELCA
(Electrificación del Caroní), Departamento de Administración de Bienes y
Materiales, específicamente en el Área de Catalogación, unidad ésta
encargada de administrar la base de datos del Maestro de Materiales de la
organización.
Debido a la magnitud de materiales que gestiona el Departamento de
Administración de Bienes y Materiales, esté análisis abarcará cinco Grupos
de Artículos de Materiales Administrativos, los cuales se denominan como
sigue:
Grupo 0001 Alimentos y Bebidas Para Personas
Grupo 0006 Útiles de Escritorio
Grupo 0009 Productos de Papel y Cartón Para Oficina
Grupo 0040 Pulpa Madera, Papel y Cartón
Grupo 0041 Envases, Cajas de Papel y Cartón
Estos grupos de artículos se constituyen como los grupos de materiales
que tienen mayor rotación de inventario en la organización. Además, son los
que generan mayores inconvenientes al momento de clasificarlos por cuanto
son bastante similares, tal es el caso de los grupos 0009, 0040 y 0041.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El desarrollo del Capítulo II se orienta a relatar los antecedentes de la
empresa, describir los antecedentes de la investigación y referir todas
aquellas bases teóricas que la sustentan. Asimismo, abarca la definición de
términos básicos.
Antecedentes de la Empresa
C.V.G. EDELCA, Electrificación del Caroní, nace el 23 de julio de 1963,
por necesidad de aprovechar el gran potencial hidroeléctrico del río Caroní. A
partir de esta fecha EDELCA con el apoyo decidido por el estado Venezolano
inició un proceso de continuo crecimiento, iniciando la explotación del
potencial hidroeléctrico que posee el río Caroní generado por sus caídas
naturales de agua, las cuales son consideradas fuentes alternas de energía
de Venezuela para disminuir el uso de combustibles fósiles en la generación
de energía electricidad.
Esta empresa además de cumplir con su función principal, también se
encarga de proyectar y construir los sistemas de transmisión para llevar la
energía a toda Venezuela y países vecinos.
C.V.G. EDELCA, se ha convertido con el pasar de los años en el
productor de energía más importante de Venezuela después de PDVSA, con
una producción hidroeléctrica equivalente a 95 MM de barriles de petróleo del
año. Una historia de logros sienta base para que con tesón las personas que
laboran en EDELCA, enfrenten con éxito los retos del nuevo milenio, en el
cual está planteado la ejecución de nuevos proyectos desarrollados en el
alto Caroní como son las represas Tayucay (3100 Mw), Eutobarina (2900
Mw), Aripiche (1300Mw) y Aurama (1800 Mw).
Para transportar la energía eléctrica, CVG EDELCA posee una extensa
red de líneas de transmisión que superan los 5.700 Km. cuyo sistema a 800
mil voltios es el quinto sistema instalado en el mundo con líneas de Ultra Alta
Tensión en operación.
En la actualidad CVG EDELCA aporta cerca del 70% de la producción
nacional de electricidad a través de sus Centrales Hidroeléctricas: Guri con
una capacidad instalada de 10.000 Megavatios, considerada la segunda en
importancia en el mundo, Macagua con una capacidad instalada de 3.140
Megavatios y Caruachi con una capacidad instalada de 2.280 megavatios.
Misión
Producir, transportar y comercializar energía eléctrica a precios
competitivos, en forma confiable y en condiciones de sustentabilidad,
eficiencia y rentabilidad.
Visión
Empresa de servicio eléctrico de clase mundial, líder en desarrollo
sustentable, pilar del progreso del país.
Valores
Humanismo
Entendiendo por tal una gestión con sentido de justicia, pluralista y
participativa, orientada al desarrollo integral de sus trabajadores, a la
integración del factor ambiental en sus actividades y al compromiso social
con las comunidades vinculadas a ellas.
Participación
Consiste en la promoción de una cultura que valora y motiva la generación
compartida de ideas, opiniones y sugerencias, dirigidas al mejoramiento
continuo de la organización. Cultura que incorpora los aportes de las
comunidades e instituciones nacionales e internacionales relacionadas,
estimulando la creatividad de todos los miembros de la empresa.
Respeto
Constituye el trato justo y considerado entre los trabajadores, hacia el
ambiente, instituciones y organismos, clientes y proveedores, ciñéndose a la
normativa de toda índole que incide sobre su actividad.
Honestidad
Refleja el comportamiento ético de sus autoridades, cuerpo gerencial y
trabajadores, tanto dentro como fuera de la organización, con sentido de
justicia y honradez, y la gestión transparente de todos los procesos
administrativos con estricto apego a las normas.
Competitividad
Es el conjunto de conductas de todos los niveles de la organización que
permiten disputar o contender con los demás agentes del mercado en la
prestación del servicio eléctrico, con alta calidad y al menor costo posible.
Excelencia
Búsqueda de la calidad superior y perfección, a través del mejoramiento
continúo de su gente y de sus procesos internos, en el logro de las metas
propuestas y en el servicio que suministra, a nivel de organizaciones de clase
mundial.
Compromiso
Se manifiesta por la identificación y lealtad del trabajador con la
empresa, la mística en el trabajo y el sentido de responsabilidad; en una
institución que prioriza el trato justo y se ocupa del desarrollo integral del
trabajador y su calidad de vida.
Objetivos Estratégicos de CVG EDELCA
- Ampliar la cobertura de servicio de EDELCA, a un creciente número de
clientes y sectores de la economía.
- Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente
calidad.
- Garantizar la confiabilidad del sistema eléctrico.
- Mantener precios competitivos.
- Ser eficiente y rentable.
- Lograr un recurso humano idóneo y motivado que satisfaga las
necesidades de EDELCA.
- Ofrecer un servicio excelente.
- Mantener un personal capacitado y motivado.
- Ser una empresa preactiva y adaptada a su entorno.
- Ser una empresa participativa en el desarrollo del sector energético.
- Ser una empresa equilibrada financieramente.
- Ser una empresa tecnológica avanzada.
- Lograr un crecimiento eficiente y acorde con la necesidad del país.
Figura 1. Estructura Organizativa CVG EDELCA
Fuente: Documento Oficial Intranet CVG EDELCA
Gerencia de Auditoria Gerencia de Consultoría
Gerencia de Asuntos Gerencia de Recursos
Gerencia de Gestión Gerencia de Licitaciones
Dirección de Planificación
Dirección de Finanzas y Administración Dirección de Servicios
Dirección de Telemática
Presidencia
Dirección de Proyectos de Transmisión
Dirección de Operaciones y Mantenimiento de Transmisión
Dirección de Expansión de Generación
Dirección de
Producción
Dirección de Redes
Regionales
Figura 2. Organigrama Dirección de Finanzas y Administración
Fuente: Documento Oficial Intranet CVG EDELCA
Presidencia
Dirección de Finazas y
Administración
División de Coordinación
Financiera
División de
Presupuesto
División de Administración
Financiera
División de
Administración
Dpto. de Estudios
Financieros
Dpto. de Obligaciones Financieras
Dpto. de Gestión de Seguros
Dpto. de
Adquisiciones
Dpto. de Administración de
Bienes y Materiales
Dpto. de Procesamiento de Obligaciones
Dpto. de
Contabilidad
Dpto. de
Cobranzas
Dpto. de Tesorería Caracas
Dpto. de Tesorería Regional
Dpto. de Formulación y
Evaluación Presupuestaria
Dpto. de Control
Presupuestario
Departamento de Administración de Bienes y Material es
Objetivo
El Departamento de Bienes y Materiales tiene como primordial objetivo
administrar los bienes y materiales, mediante la planificación, recepción,
incorporación, despacho, transferencia, desincorporación y el control de
inventarios, a fin de garantizar el manejo y suministro de los bienes y
materiales requeridos en forma eficiente y oportuna.
Funciones
- Detectar, de Manera proactiva, las necesidades actuales y futuras de
administración de bienes y materiales para programar la recepción,
incorporación, despacho, desincorporación, transferencia y el control de
inventario en forma oportuna y eficiente.
- Elaborar el presupuesto y plan operativo anual del departamento.
- Coordinar las actividades necesarias y obtener los recursos de la forma
física de los inventarios de bienes, equipos y materiales de propiedad de
EDELCA. Así como realizar la ejecución de los inventarios físicos según
la programación.
- Notificar oportunamente por escrito a las unidades organizativas la fecha
de ejecución de la toma física para que éstas tomen las previsiones
necesarias.
- Proponer las acciones necesarias para los ajustes, resultados de la toma
física de inventario de bienes, equipos y materiales de la empresa, así
como elaborar inmediatamente las actas correspondientes para dejar
constancia de la operación realizada.
- Retirar los bienes, equipos y materiales desincorporados por las unidades
organizativas y proceder a determinar el destino de los mismos.
- Mantener comunicación permanente con las unidades organizativas para
despachar, movilizar y entregar oportunamente los bienes y materiales
solicitados.
- Realizar seguimiento continuo a las solicitudes recibidas en la unidad
para garantizar la atención oportuna de los requerimientos efectuados por
las unidades organizativas.
- Planificar y controlar las reposiciones de los materiales de stock de
almacén para garantizar la disponibilidad de estos en función de los
movimientos efectuados.
- Recibir y realizar los registros correspondientes de los bienes, equipos y
materiales adquiridos por las unidades organizativas, así como los
excedentes de obras y/o contratos.
- Tramitar la desincorporación de los bienes, equipos y materiales que no
sean de utilidad para la empresa, así como realizar los trámites
correspondientes a la venta, donación, transferencia, destrucción o
desarme de los bienes, equipos y materiales desincorporados, de
acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para tal fin.
- Elaborar la documentación de soporte pertinente y realizar la entrega de
los bienes, equipos y materiales donados, transferidos externamente o
vendidos.
- Mantener actualizado el registro de los materiales y de activos de acuerdo
con los lineamientos contables y presupuestarios y las normas y
procedimientos establecidos.
- Mantener actualizado el Maestro de Materiales y Activos, de acuerdo con
normativa establecida para tal fin, a efectos de garantizar la confiabilidad
de la información contenida.
- Determinar la conveniencia de incorporar nuevos materiales al stock
corriente de acuerdo con la demanda de los mismos por parte de las
unidades organizativas.
- Realizar, oportunamente, los registros correspondientes en el sistema
para disponer de la información que facilite el seguimiento del proceso de
administración de bienes y materiales.
- Tramitar la matriculación y pago de patentes municipales de los
inmuebles y vehículos propiedad de la empresa.
- Controlar la movilización de los bienes, equipos y materiales dentro y
fuera de las instalaciones, así como la asignación y transferencia de
vehículos.
- Planificar y coordinar, con las unidades involucradas, las acciones a segur
para mantener en óptimas condiciones las áreas de almacenamiento de
bienes, equipos y materiales.
- Administrar y controlar los almacenes que están bajo su responsabilidad,
a fin de garantizar el estado físico y la disponibilidad de los materiales
valorados y no valorados, así como la ubicación exacta de los mismos.
- Proponer las acciones de mejoras para reducir los riesgos a los cuales
están sometidos los bienes, equipos y materiales ubicados en las distintas
zonas de operación de la empresa.
- Efectuar seguimiento constante a los bienes, equipos y materiales, a fin
de determinar el estado físico en que se encuentran los mismos y
establecer las acciones correctivas necesarias.
- Identificar los bienes y equipos adquiridos con el respectivo número de
inventario y velar que el mismo se corresponda exactamente con los
asignados en los registros contables.
- Aplicar mecanismos de medición y evaluación de los indicadores de
gestión diseñados para el Departamento.
- Producir informes periódicos sobre la gestión del Departamento, en
función de los indicadores de gestión establecidos para la misma, a fin de
evaluar el desempeño y tomar las acciones correspondientes que
permitan mejorar a gestión prestada.
- Ejecutar los proyectos de mejoras y/o las acciones correctivas y
preventivas que contribuyan a mejorar constantemente la gestión del
Departamento definidas a partir del análisis de las desviaciones
obtenidas.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MATERIALES
DETECTAR NECESIDADES BIENES Y MATERIALES.
PROGRAMAR LA ADMINISTRACION DE BIENES
Y MATERILAES DISEÑAR LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y MATERIALES
DISPONER LOS RECURSOS PARA EL SUMINISTRO DE
BIENES Y MATERIALES
ENTREGAR LOS BIENES Y MATERILAES
EVALUAR LA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y
MATERIALES
ADMINISTRAR LOS BIEN ES Y MATERIALES, MEDIANTE LA PLANIFICACIÓN, RECEPCIÓN, INCORPORACIÓN, DESPACHO,
TRANSFERENCIA, DESINCORPORACIÓN, Y CONTROL DE INVENTARIOS, A FIN DE GARANTIZAR EL MANEJO Y
SUMINISTRO DE LOS BIENES Y MATERIALES REQUERIDOS EN FORMA EFICIENTE Y OPORTUNA
RELACIONES INTERNAS 1. Unidades
organizativas cooperativas.
2. Departamento de operaciones y mantenimiento.
3. Departamento de servicio de transporte.
4. División de administración.
5. División de organización y sistemas.
RELACIONES EXTERNAS
1. Proveedores y contratistas.
2. Corporación venezolana de Guayana.
3. Organismos o entes públicos y privados.
4. Registros y notarias públicas.
Figura 3 Diagrama Funcional Dpto. Administración de Bienes y Materiales
Fuente: Manual de Organización Dpto. Administración de Bienes y Materiales
Antecedentes de la Investigación
En atención al problema planteado se tienen referencias de
investigaciones anteriores que han apoyado y justificado la importancia que
tiene para una empresa el contar con sistemas de información que soporten
la información generada por todas sus operaciones y lo imprescindible que
resulta tener dicha información actualizada; sirviendo como base para el
desarrollo de este trabajo de investigación los siguientes proyectos:
Valderrama (2002), en su trabajo titulado “Actualización del Registro
de la Base de Datos del los Proveedores del Departa mento de
Contabilidad de la Empresa Maderas ISACA, S.A. San Félix – Estado
Bolívar ”, concluye que:
La desactualización de la base de datos se debe a que el personal de la administración cumple con múltiples funciones y, en consecuencia, se cometen errores u omisiones, afectando los datos que ya existen en el sistema. Así pues, una de las causas del mal registro de la información es la falta de continuidad de un personal fijo para registrar la información adecuadamente. (p.81).
Asimismo, el mencionado autor expresa lo siguiente:
En todo procedimiento es necesario que existan criterios basados en responsabilidad, organización y comunicación para obtener un buen funcionamiento de las actividades que se desean llevar a cabo; por lo que es recomendable hacer del conocimiento del personal el adecuado registro en la base de datos. (p.84).
Este trabajo guarda relación con la investigación propuesta ya que
también está referido a la actualización los registros de una base de datos, y
sus supuestos para el registro adecuado de información constituyen un
aporte fundamental para este estudio.
Marcano (2004), realizó un “Análisis de la Base de Datos del
Maestro de Materiales CVG EDELCA” y sostiene que:
En el Departamento de Bienes y Materiales es importante contar con una base de datos confiable, que sirva de base para cumplir eficientemente con las funciones que deben llevarse a cabo en el mismo, como son los procesos de planificación, compras, control de inventario, entre otros. Por lo que debe de mantenerse seguimiento periódico de la situación en que se encuentra la base de datos del Maestro de Materiales, garantizando así la confiabilidad en la misma. (p.76).
Este estudio guarda relación con la presente investigación, debido a que
en ambos trabajos se busca lograr que la empresa disfrute de una base de
datos actualizada, sin errores, que satisfaga los requerimientos de
información. La metodología aplicada en este estudio representa una
contribución importante en el avance de este trabajo.
Bases Teóricas
Base de Datos
Mudrick y Munson (1988), puntualizan que “se da el nombre de base de
datos a la colección integrada de datos lógicamente organizados de una
empresa cuando están controlados de forma centralizada” (p. 236).
Redondo (1993) formula un concepto más completo y la define como
“una agrupación de archivos relacionados entre sí, centralizados en forma
racional para facilitar el acceso, actualización, lectura y selección de
información para ser utilizada en distintas aplicaciones” .
Es evidente que para que una colección de registros o archivos sean
considerados dentro del concepto de base de datos necesariamente estos
deben pertenecer a un mismo contexto, es decir deben estar integrados a
manera de eliminar su redundancia, de igual forma los datos deben estar
centralizados y organizados de tal modo que permita a los usuarios obtener
la información requerida con rapidez.
Ventajas en el Uso de Base de Datos
- Eliminación de información inconsistente.
- Permite compartir información.
- Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la
información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por
objetivo que sólo se almacena la información correcta.
- Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es
quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de
Sistemas de Base de Datos. La independencia de datos implica un
divorcio entre programas y datos.
Administración de la Base de Datos
Murdick (1988) reconoce que en el sistema total de administración de
base de datos no sólo el software es importante, sino que también el
administrador de la base de datos juega un papel significativo. En tal sentido,
señala:
“... el administrador puede lograr que el sistema de la base de datos se ajuste lo más posible a las exigencias de la empresa... Por formar parte del sistema global, el administrador de base de datos debe estandarizar, organizar, resolver y estar al tanto de los conflictos entre los usuarios” (p. 260).
Los sistemas de base de datos requieren que la institución reconozca el
papel estratégico de la información y comience activamente a administrar y
planear la información como recurso cooperativo. Esto significa que la
institución debe desarrollar la función de administración de datos con el
poder de definir los requerimientos de la información para toda la empresa y
con acceso directo a la alta dirección.
La administración de la información es responsable de las políticas y
procedimientos específicos mediante los cuales los datos pueden ser
administrados como recursos institucionales. Entre estas responsabilidades
se incluye el desarrollo de la política de información, la planeación de los
datos, contemplan un diseño lógico de la base de datos por los especialistas
en sistemas de información y los grupos de usuarios finales.
El principio fundamental de la administración de datos es que son
propiedad de la institución como un todo. Todos los datos deben quedar
disponibles para cualquier grupo que lo requiera para alcanzar su misión.
Una institución debe formular una política de información que especifique sus
reglas para compartir, distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar
la información en la institución. La política de información traza
procedimientos y responsabilidades específicas, que definen qué unidades
de la institución comparten la información, dónde puede distribuirse la
información y quién es responsable de actualizar y dar mantenimiento a la
información.
Sistemas
Según Catacora (1999) un sistema es “un conjunto de elementos,
entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos
identificables que tienen relación entre si, y que funcionan para lograr un
objetivo común” (p. 25).
Asimismo, la Biblioteca de Consulta Microsoft Encarta (2005) define la
palabra sistema como un “Conjunto de cosas que relacionadas entre sí
ordenadamente contribuyen a determinado objeto”.
Resumiendo, de estas enunciaciones se pueden extraer los siguientes
aspectos fundamentales del concepto de Sistema: 1) la existencia de
elementos diversos e interconectados; 2) el carácter de unidad global del
conjunto; 3) la existencia de objetivos asociados al mismo; 4) la integración
del conjunto en un entorno.
Sistemas de Información
Un Sistema de Información puede definirse como conjunto de elementos
que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa
o negocio. Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo
computacional, el recurso humano, los datos o información fuente,
programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los
procedimientos de políticas y reglas de operación.
O’Brien (2001) puntualiza que:
Un sistema de información utiliza los recursos humanos, de hardware, software, datos y redes para realizar actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control
que convierten los recursos de datos en productos de información. (p. 67)
Los Sistemas de Información y las Tecnologías de Información han
cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su
uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos
operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la
toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas
competitivas. Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas
como la integración y convergencia de la computación, las
telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos.
Actividades básicas que realiza un Sistema de Infor mación:
Como se dijo anteriormente, en un sistema de información existe una
acción recíproca entre los elementos que lo conforman; esta interacción se
da a través de un proceso de transformación organizado en cual intervienen
ciertas funciones. O’Brien (2001), señala cinco actividades básicas de
procesamiento de información (o procesamientos de datos) que se presentan
en los sistemas de información:
Entrada de los recursos de datos: los datos sobre transacciones
comerciales y otros acontecimientos deben capturarse y prepararse para
procesamiento por parte de la actividad de entrada. Por lo general, la entrada
toma la forma de actividades de ingresos de datos, como registro y edición.
Usualmente, los usuarios finales registran datos sobre transacciones en
algún tipo de medio físico, como el formulario de papel, o los ingresan
directamente a un sistema computacional.
Procesamiento de datos de información: por lo general, lo datos
están sujetos a actividades de procesamiento, como cálculo, comparación,
distribución, clasificación y resumen. Estas actividades organizan, analizan y
manipulan los datos, convirtiéndolos de esta forma en información para
usuarios finales. La calidad de cualquier dato almacenado en un sistema de
información también debe mantenerse mediante un proceso continuo de
actividades de corrección y actualización.
Salida de los productos de información: la información en diversos
formatos se transmite a los usuarios finales y está a disposición de ellos en la
actividad de salida. La meta de los sistemas de información es la generación
de productos de información apropiados para los usuarios finales. Entre los
productos de información comunes se incluyen los mensajes, informes,
formularios e imágenes gráficas, que pueden suministrarse mediante
presentaciones de video, respuestas auditivas, productos de papel y
multimedios.
Almacenamiento de los recursos de datos: el almacenamiento es la
actividad de sistemas de información en la cual lo datos y la información se
guardan de manera organizada para uso posterior. Por ejemplo, la igual que
el material de texto escrito se organiza en palabras, oraciones, párrafos y
documentos, los datos almacenados se organizan comúnmente en campos,
registros, archivos y bases de datos. Esto facilita su posterior uso en el
procesamiento o su recuperación como salida cuando se necesite por los
usuarios de un sistema.
Control del desempeño del sistema: un sistema de información debe
generar retroalimentación sobre actividades de entrada, procesamiento,
salida y almacenamiento. Esta retroalimentación debe supervisarse y
evaluarse para determinar si el sistema cumple los estándares de
desempeño establecidos. Entonces, las actividades apropiadas del sistema
deben ajustarse, de manera que se generen productos de información
apropiados para los usuarios finales.
Sistemas de Información Integrados
Catacora (1999), manifiesta que “el concepto de sistemas de
información integrados implica el compartir información entre dos o más
sistemas” (p. 44).
Podría decirse entonces que los sistemas de información integrados
representan un gran avance tecnológico y que éstos han sido desarrollados
con la finalidad de enlazar datos de un sistema a otro. Este tipo de sistema
es ventajoso ya que, al compartirse los datos o la información de un sistema
a otro, se eliminan una gran cantidad de operaciones repetitivas en la
transcripción de datos, además de que facilita el acceso a la información y
posibilita la obtención de informes. El proceso de funcionamiento de este tipo
de sistema se da a través de varias fases; en relación a ello el mencionado
autor define las siguientes:
1. Definición de parámetros
Es la primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado.
Consiste en una definición inicial que se le da a un sistema para que sea
tomada en cuenta para su funcionamiento. Esta definición inicial determina
claramente diferentes aspectos tales como: grado de integración entre
módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de
cuentas y otras más.
Para establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro,
se debe establecer cuáles operaciones pueden ser predefinidas y
transferidas automáticamente al sistema contable.
Los parámetros de integración establecen la forma como serán pasados
los registros al sistema contable. La definición de parámetros debe
especificar claramente todas las operaciones que serán tratadas en forma
integral y los códigos contables en los cuales se deberá registrar las
operaciones.
2. Captura de la información
La etapa de la captura de la información en un sistema integrado se
refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a
otro. Para que exista la captura de la información, los movimientos deben
estar parametrizados totalmente.
3. Transferencia de la información
Para que un sistema pueda ser llamado sistema integrado, debe existir
alguna transferencia de información desde el lugar donde se originan los
datos, hasta el sitio en cual serán centralizados conjuntamente con otra
información y/o movimientos.
La transferencia de información puede ser en forma automática o
iniciada por algún usuario autorizado. En el primer caso, es decir, cuando la
transferencia de información es realizada en forma automática, previamente
deben haberse definido los parámetros correspondientes en la primera etapa,
en este caso, el proceso es transparente para el usuario. La segunda forma
en la cual se puede transferir la información es a través de un proceso
iniciado pro un usuario, esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando
los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los
archivos maestros de datos. Previa la transferencia de información debe
hacerse una relación de os datos que serán actualizados a fin de asegurar
que se transfieran únicamente movimientos válidos.
4. Controles sobre la transferencia
Los controles sobre la transferencia de la información en un sistema
integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es
inmediata, o al final de un período. En el primer caso, es decir, si la
información es transferida y actualizada en el momento en que ocurren las
operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo
suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos
inconsistentes, incompletos o no validados. En el segundo caso, es decir,
cuado la información es transferida a posteriori, los datos son validados o
controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso de
transferencia correspondiente.
Importancia de los Sistemas de Información
Muchas empresas y organizaciones tienen éxito en sus objetivos por la
implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma,
constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de
empresas.
Para Vega (s.f.), la función de los sistemas de información representa:
- Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante
para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas,
administración de operaciones, marketing, y administración de recursos
humanos.
- Una colaboración importante para la eficiencia operacional, la
productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del
cliente.
- Una fuente de información y respaldo importante para la toma de
decisiones efectivas por parte de los gerentes.
- Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios
competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el
mercado global.
- Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones
de hombres y mujeres.
Riesgos y Seguridad de los Sistemas de Información
Hoy en día, la mayor parte de los datos de una empresa están
almacenados en los equipos informáticos. Cualquier problema en los
sistemas de información repercute instantáneamente en la totalidad de la
empresa y afecta el funcionamiento normal de la misma.
Murdick y Munson (1988), consideran que ningún sistema alcanzará
jamás la seguridad absoluta y exponen que “Una de las funciones
primordiales del diseño y mantenimiento consiste en buscar constantemente
medios para hacer más seguros el sistema y la base de datos de la
compañía” (p.264).
La seguridad de la información significa proteger los datos en contra de
ciertos riesgos, tales como: destrucción accidental o modificación por fuerzas
de la naturaleza (como inundaciones, incendios o relámpagos) y del hombre;
destrucción intencional o modificación por personas sin autorización;
divulgación accidental o intencional a personas no autorizadas.
Serrano (2003), refiere la siguiente clasificación de los riesgos en los
sistemas de información y sus respectivas medidas de seguridad:
Errores Humanos: Causados por los usuarios de los sistemas,
motivados por el desconocimiento, negligencia o abusos. En tal caso es
menester, como medida de seguridad, la formación de los usuarios. También
es importante asignar de forma adecuada los permisos de acceso a los
ficheros y directorios o proteger contra escritura los discos, que no se vaya a
grabar nada.
Fallos de los equipos: Pueden provocar pérdida de información. Se
deben instalar mecanismos de tolerancia a fallos, que hace posible que el
sistema siga funcionando; por ejemplo sistemas de alimentación
ininterrumpida para cuando falla el suministro eléctrico. También disponerse
de equipos de reserva. Es fundamental contar con una política correcta de
copias de seguridad.
Robo de la información o equipos: Si se roba información pero no se
destruye, las consecuencias son económicas o sobre la intimidad de las
personas. Como objetivo de Auditoría se sugiere revisar los procedimientos
apropiados de seguridad y los dispositivos de cierre para evitar el acceso no
autorizado, determinar si las puertas y ventanas están construidas de modo
adecuado e identificar la cantidad mínima necesaria de puertas y ventanas.
Como medidas de seguridad activa se destaca la autentificación de usuarios,
mediante uso de claves u otras más sofisticadas como huella dactilar. Es
importante la elección correcta de las palabras clave. Que cada usuario
pueda acceder solo a la información que utiliza. Que el sistema operativo
avise al administrador cuando se produzcan determinadas anomalías. Utilizar
programas que bloquean el acceso al terminal cuando el usuario está
ausente. Utilizar canales de transmisión de información seguros o cifrado de
datos. Para evitar el robo a los equipos, se puede restringir el acceso físico a
los equipos o utilizar cadenas.
La seguridad informática y el robo de la información en Internet es un
aspecto fundamental cuando una empresa opta por abrir sus ordenadores al
exterior. Lógicamente a la empresa le interesa que el público acceda solo a
unos equipos o a unos datos, pero no al resto. La empresa puede instalar
cortafuegos, que dividen a la red en zonas a las que se puede acceder y a
las que no. También se recomienda consultar los registros de auditoría, que
permite establecer un control sobre quién está en el sistema, qué hace cada
usuario o quien utiliza cada recurso; es una medida persuasoria.
En cuanto al robo de los equipos, al menos disponer de copias de seguridad
para restablecer los datos en un nuevo equipo. También se puede tener
equipos de reserva que puedan estar operativos en pocas horas, marcar los
equipos para su posterior identificación o persuadir al ladrón, asegurarlos,
anotar modelos y números de serie y controlar la presencia mediante
cámaras de vigilancia o control de accesos.
Los virus: destruyen información y exigen tiempo y recursos para
eliminarlos. Por tanto, se debe tener control sobre los programas
introducidos, evitar arrancar el equipo desde la unidad de disquete e instalar
antivirus residente que detecte la presencia de virus. Es necesario hacer
copias de seguridad y disponer de un antivirus para limpiar los ficheros
infectados.
Sabotaje: Puede afectar a la información o destruir los equipos. Como
medida de seguridad activa, se puede restringir el acceso físico a los equipos
o los cortafuegos. Para evitar el sabotaje a la información, nuevamente
asignar los permisos adecuados de acceso a los ficheros y utilizar programas
de bloqueo cuando el ordenador quede desatendido. Como medida de
seguridad pasiva cabe consultar los registros de auditoría. El cortafuegos
constituye un buen lugar donde recopilar información sobre el uso de la red,
éste puede registrar toda la actividad entre la red exterior y la interior.
Fraude: Se traduce como la manipulación de la información para
obtener un beneficio. Resulta muy sencillo suplantar la personalidad de una
persona utilizando el correo electrónico. Los contadores, consultores,
auditores, entre otros, utilizan información crítica de clientes por lo que
deberían utilizar medidas de seguridad para evitar efectos indeseados. Por
ejemplo una información fraudulenta en la que se avisa de que la empresa va
a recibir una auditoría con salvedades. Como medida de seguridad activa
puede autentificarse la información mediante firmas digitales.
Desastres naturales: Dañan los equipos, se producen pérdidas en la
información, por lo que deben tenerse copias de seguridad almacenadas en
armario ignífugo o almacenadas en un lugar externo. La expansión de la
transmisión electrónica de información también ha facilitado que hayan
surgido empresas que se encargan de hacer y mantener las copias de
seguridad.
Mantenimiento de un Sistema de Información
Según Catacora (1999), el mantenimiento de un sistema de información
constituye una de las fases por las cuales pasa un sistema de información,
generalmente, este se realiza enfocado a corregir errores en: a) Las bases
de datos o b) Los programas.
El mantenimiento a las bases de datos que almacenan la información,
se presenta por errores en la información, inconsistencias o pérdidas de la
misma por causas ajenas a interacción directa con los datos, tales como
fallas del procesador central o caídas de tensión. Un error de inconsistencia
se presenta como consecuencia directa de la interacción con los datos y
genera información errada en su organización lógica.
Una de las inconsistencias más comunes en los sistemas, se origina por
la desorganización que a veces se presenta en la información y la
consecuente generación de reportes que no reflejen apropiadamente los
datos.
El mantenimiento a los programas, generalmente, se presenta por
errores en la programación o nuevas necesidades de información, no
previstas en un principio de acuerdo con los requerimientos iniciales.
Debe ponerse especial cuidado a las señales que emite un sistema de
información cuando está en el momento de requerir inicio de un nuevo ciclo
de vida y desarrollo de sistemas.
Sistema de inventario
Las grandes empresas, que manejan inventarios voluminosos que
representan cifras millonarias, se enfrentan a retos difíciles a la hora de
controlar, registrar y valuar sus inventarios. En atención a esta enunciación,
Redondo (1993) sostiene:
“En este tipo de empresas, las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser las más importantes y de los resultados que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que representan dependerá el éxito o fracaso del objetivo de la misma” (p. 297).
Es necesario entonces que la empresa formule políticas de inventario
efectivas, y es aquí donde la implementación de un sistema de información
en el área de almacén representa la medida más apropiada. La función
básica, pero no la mas importante, de un sistema de información en un
almacén es que controla físicamente y mantiene todos los artículos
inventariados, debiendo establecer resguardo físicos adecuados para
proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a
procedimientos de rotación de inventarios incorrectos y a robos. Los registros
se deben mantener actualizados constantemente en el sistema, lo cual
facilita la localización inmediata de los artículos.
Catacora (1999) asegura que “El sistema de inventarios debe permitir
controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que
mantiene y maneja una empresa” (p.11).
Un sistema de inventarios conceptualmente maneja dos tipos de
movimientos: entradas y salidas. Para cada movimiento se pueden identificar
las siguientes operaciones:
- Compras de materia prima, materiales y suministros
- Transferencia de productos entre almacenes
- Terminación de fabricación de productos Entradas
- Devoluciones de productos
- Facturación o venta de productos
- Transferencias de productos entre almacenes
- Destrucción de productos o incineración Salidas
- Consumos internos para la empresa
Dentro del diseño conceptual o esquema de funcionamiento, cada una
de las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la
implantación de las siguientes funciones previamente definidas:
- Registro de productos y definición de grupos de productos
- Definición de almacenes y localidades
- Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al inventario
- Controles sobre el movimiento de mercancías entre distintos
almacenes
- Controles sobre las devoluciones.
El resultado de implantar un sistema de información dentro de un
almacén puede producir un incremento de las utilidades al tener un mejor
control de los productos. Así mismo se considera que puede haber un
impacto social al reducir la necesidad de empleados administrativos en el
control de almacén.
SAP R/3
El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez
que la información es almacenada, está disponible a través de todo el
sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de información.
Góngora (s.f.), afirma que SAP se funda en los años 70. Su nombre se
forma con las siglas en alemán: “Sistemas, Aplicaciones y Procesamiento de
Datos”. El primer producto que SAP desarrolló, fue comercializado bajo el
nombre R/2. El dos significa los “niveles” en los que se implantaba el
sistema: 1) servidor, 2) cliente. El sistema junto con la base de datos
(conteniendo la información generada por los procesos de la empresa) se
encontraban instalados en una computadora central o servidor, mientras que
los usuarios se conectaban al sistema utilizando un programa especial en
sus computadoras personales, las cuales se vinculaban al servidor por medio
de una red.
Siguiendo la evolución normal de cualquier sistema y atendiendo a las
necesidades de sus clientes, en la década de los 80, el R/2 se mejora para
dar como resultado el R/3; el número 3, indicativo de que ahora el sistema
opera en tres niveles o capas: 1) servidor de base de datos, 2) servidor de
aplicación (donde residirá el programa exclusivamente) y 3) cliente.
Según Góngora (s.f.), el R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning
o Planeación de Recursos de la Empresa) de origen alemán, creado por
SAP. Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los
procesos que se llevan a cabo en un empresa, a través de los siguientes
módulos:
- FI (Finanzas)
- SD (Ventas y Distribución)
- CO (Controling o Logística)
- MM (Gestión de Materiales)
- PP (Planeamiento de la producción)
- HR (Recursos Humanos)
- IS (Solución vertical para industrias químicas, aeroespaciales, mecánicas, etc).
- WM (Gestión de almacenes)
Además de estas soluciones estándares, el ambiente de desarrollo de
SAP y su sistema de información, proveen a los clientes con poderosas
herramientas para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos
individuales (personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3
ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programación de cuarta
generación (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades
comerciales.
SAP Andina y del Caribe (2004), afirma que la relación entre CVG
EDELCA y SAP data desde 1999. Se inició con la implementación de la
versión 3.1 de la solución de gestión empresarial de SAP en CVG EDELCA.
Con el tiempo han ido buscando las mejoras en los procesos y agregando
nuevas funcionalidades y actualizaciones de las innovadas versiones que
ofrece SAP.
La implementación de la solución SAP Strategic Enterprise
Management (SAP SEM, por su nombre y siglas en inglés) en CVG EDELCA
responde a la incorporación de un proceso de mejoramiento continuo, el cual
consistió en revisar la metodología tradicional de planificación estratégica a
fin de adaptarlo a la nueva realidad, para asegurar la coherencia entre las
distintas unidades de negocio. Así, en el 2002, nació el Proyecto CMI
(Cuadro de Mando Integral), un modelo de gestión para evaluar el
desempeño de la corporación en términos de indicadores de negocio. El CMI
fue automatizado en un lapso de 3 meses, culminando el proyecto
en diciembre de 2003, aunque entró formalmente en productivo en
enero de 2004.
Con el fin de solventar algunas necesidades de negocio que requerían
un rediseño de las estructuras y procesos relacionadas con el área de
Gestión Presupuestaria, nace el Proyecto VATIO (Visión de Avance
Tecnológico e Integración Organizacional), a través del cual CVG EDELCA
logró la actualización tecnológica de su plataforma de gestión empresarial
basada en SAP R/3 4.5 B a la versión más reciente de este software, SAP R/3
Enterprise, así como la implementación del modelo de presupuesto basado
en la funcionalidad de Gestión Presupuestaria para el Sector Público de SAP,
y las áreas de Nómina, Gestión de Tiempos y Administración de Beneficios,
para aprovechar las mejoras que la nueva versión del software de SAP
ofrece en los ciclos de ingresos y egresos.
El Proyecto VATIO se ejecutó en siete meses. Se inició en agosto de
2003 con una estrategia de entrada en productivo en dos fases: la primera
culminó en febrero de 2004, con la entrada de productivo del área funcional
de Gestión Presupuestaria y las mejoras de los ciclos de ingresos y egresos;
la segunda terminó en el mes de abril de 2004, con la puesta en vivo de los
procesos de Nómina, Gestión de Tiempos y Beneficios (Recursos Humanos).
Registros Maestros de Materiales
Uno de los módulos del sistema SAP R/3, mencionado anteriormente,
es el módulo MM Gestión de Materiales, cuyo objetivo es proporcionar un
soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresas que
consuman materiales en sus procesos de producción, incluidos la energía y
los servicios. La información necesaria para gestionar los materiales y
servicios se almacena en forma de registros maestros de materiales. En
relación a esto, Asap World Consultancy y Blain (s.f.), indican que:
Para implementar un sistema integrado de planificación de producción y gestión de materiales, es necesario tener antes una base de datos central a la que pueda acceder cualquier miembro de la compañía para saber aquello que necesita saber sobre el proceso que sigue el material dentro de la planta. Todo el mundo tiene que utilizar las mismas reglas y estructuras de datos al introducir datos sobre número de partes y descripciones. Todos los productos terminados o semi-terminados tienen que estar sujetos a la misma disciplina de información, lo mismo que las materias primas. (p.552)
El sistema SAP R/3 supone que el usuario está utilizando un sistema
basado en la estructura organizativa de la empresa definida durante el
proceso de personalización. Pero aún en el caso de no ser así, el sistema es
lo suficientemente flexible como para admitir cambios y ajustes en cualquier
momento.
Asap World Consultancy y Blain (s.f.), consideran que un registro
maestro de materiales puede tener asignados los atributos de datos
siguientes:
- Datos generales, como número de material, descripción, unidades de
medida, y datos técnicos.
- Datos específicos de planta, como el tipo de planificación de requisitos de
materiales a utilizar, fecha de entrega prevista, grupo de compra, e
indicador de lote.
- Datos de evaluación, como precio de evaluación, procedimiento de
evaluación y volumen de evaluación.
- Datos de gestión de almacén, como unidad de medida, instrucciones para
aplicar las mercancías y lugares en los que poner y quitar stock.
- Datos específicos de ventas, como planta de entrega y textos de venta.
Cualquiera de estos grupos de datos puede subdividirse a su vez. Por
ejemplo, los datos específicos de planta pueden incluir además estos tipos
de datos:
- Datos de ubicación de almacenaje, como el periodo permitido de
almacenaje, el lugar del stock o área de almacenaje donde se encuentra
un material dentro de una ubicación de almacenaje.
- Datos de revisión para ese material.
- Datos de consumo para ese material.
El tipo de que se asigna a cada material es un registro maestro que el
usuario determina en función de la práctica de la compañía.
El resultado de asignar a materiales determinados tipo de materiales se
refiere a una serie de limitaciones y restricciones que facilitarán la tarea del
sistema y reducirán los peligros de errores. Por ejemplo, el registro maestro
de tipo de material puede incluir los elementos de datos que controlan las
actividades siguientes para cada uno de los materiales asignados a ese tipo:
- Los departamentos de usuario que pueden mantener el material, en el
sentido de poder introducir alteraciones a los datos que incluye el registro
maestro de datos.
- El tipo de abastecimiento para ese material.
- La forma en que el módulo FI (Contabilidad Financiera) le asignará una
cuenta de stock de forma automática.
- Si las cantidades de material en el inventario están actualizadas, o los
valores financieros, o ambas cosas a la vez.
El sistema de gestión de materiales permite elegir todos los tipos
estándar de materiales a los que se pueden añadir los que determine el
usuario, estableciendo nuevos registros maestros de tipos de materiales y
determinando la forma en que debe responder el sistema.
Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos
Según Gaceta Oficial Nº 38.314 de 15 de noviembre de 2005, el
Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos (antiguo Plan Único de
Cuentas) es un instrumento (emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto
ONAPRE) que constituye las asignaciones presupuestarias de los distintos
conceptos de gastos, así como el ordenamiento de los datos estadísticos
mediante los cuales se resumen, consolidan y organizan las estadísticas
presupuestarias con el fin de generar elementos de juicio para la planificación
de las políticas económicas y presupuestarias, facilitar el análisis de los
efectos económicos y sociales de las actividades del sector público y su
impacto en la economía o en sectores particulares de la misma, y hacer
posible la formulación y ejecución financiera del presupuesto.
Dentro de sus principales objetivos se encuentran:
- Identificar y registrar de la totalidad de los flujos de origen y aplicación de
los recursos financieros.
- Interrelacionar y presentar la información presupuestaria sobre bases
homogéneas y confiables, facilitando la integración de los sistemas de
administración financiera del Estado.
- Registrar por partida simple y por partida doble, toda transacción
económica y financiera, haciendo posible la modernización y una mayor
transparencia de la gestión pública.
- Realizar el seguimiento periódico de la ejecución presupuestaria de
pagos, de inversiones y de crédito público, así como le cierre legal del
presupuesto.
El Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos comprende dos
grandes grupos de cuentas a saber:
3.00.00.00.00 Recursos , la cual permite identificar los diferentes niveles en
ramos y en subramos genéricos, específicos y subespecíficos.
3. 00. 00. 00. 00
Ram
o
Sub
ram
o
Esp
ecífi
co
Sub
espe
cífic
o
4.00.00.00.00 Egresos , permite identificar los diferentes niveles en partidas,
genéricas, específicas y subespecíficas.
4. 00. 00. 00. 00
Par
tida
Gen
éric
a
Esp
ecífi
ca
Sub
espe
cífic
a
Todos los organismos deben tener incluidas las cuentas que le sean
propias ya que el Clasificador Presupuestario permite la captura de los datos
de la fuente.
Con la puesta en vigencia del Clasificador la ONAPRE busca como
norte, disponer de un verdadero instrumento de gestión, a partir de la
programación de operaciones, en la etapa de formulación y en las
posteriores de control y evaluación de la gestión presupuestaria, para que los
ejecutivos públicos cuenten con una herramienta que los apoye en su
proceso de toma de decisiones.
A continuación se mencionan las cuentas de egreso relacionadas a este
estudio (específicamente las que fueron designadas a los cinco grupos de
artículos de materiales administrativos), con sus respectivos códigos,
denominaciones y descripciones fijados por el Clasificador Presupuestario de
Recursos y Egresos:
4.02.00.00.00 Materiales, Suministros y Mercancías
Artículos considerados como “Materiales de Consumo”, es decir, aquello
que reúnan una o más de las siguientes condiciones:
a) Tienen un período corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de
un año, pro cuento tienden a desaparecer al primer uso, muestran un
rápido desgaste o deterioro y experimentan una pérdida posterior,
frecuente e inevitable.
b) Pierden sus características de identidad al ser aplicados o transformados
en otros, tal es el caso de los artículos que la colocarlos, agregarlos,
aplicarlos a otros o al transformarlos desaparecen como unidad o materia
independiente; así como el de los materiales de construcción y el de los
cauchos, baterías y similares, que al colocarlos forman parte del vehículo.
c) Materiales y suministros cuyo costo unitario relativamente bajo, no
cumplen con las características definidas anteriormente.
Se imputan por esta partida la adquisición de las mercancías que se
destinan para la comercialización o venta en el curso ordinario del negocio.
4.02.01.01.00 Alimentos y bebidas para personas.
Alimentos y bebidas, ya sean productos estrictamente agrícolas y
pecuarios, manufacturados o no, así como todo tipo de bebidas, alcohólicas
o no, tales como: vinos cervezas, licores, refrescos y agua embotellada. No
incluye la adquisición de animales vivos que se imputa por la específica
4.02.01.03.00 “Productos agrícolas y pecuarios”. Se incluye la adquisición de
comidas, debidamente justificadas, que efectúan los órganos o entes para los
trabajadores.
4.02.05.01.00 Pulpa de madera, papel y cartón
Pulpa de madera, papel y cartón en bobinas y planchas; papel para
empacar y envolver, papel higiénico, servilletas, toallas y papel engomado en
sus diversas formas y similares.
4.02.05.02.00 Envases y cajas de papel y cartón
Vasos, cajas, bolsas, bandejas, platos y similares de papel y cartón.
4.02.05.03.00 Productos de papel y cartón para ofic ina
Productos de papel y cartón para oficina, tales como: archivadores,
papel bond, papel vegetal, papel carbón, papel cuadriculado, papel de dibujo,
libretas para notas, sobres, carpetas, cintas de papel para máquinas, papel
de seguridad, formularios, libros de contabilidad y otros productos similares
de papel y cartón para uso de oficina.
4.02.10.05.00 Útiles de escritorio, oficina y mater iales de instrucción
Artículos para escritorio y oficina, tales como: cintas para máquinas de
calcular y escribir, tizas, reglas, esferas, transportadores, punteros, lápices,
bolígrafos, marcadores, tinta para plumas, ganchos para carpetas y
borradores, engrapadoras, perforadoras, plastilina, compases, tirro, gomas
para borrar, sellos de caucho y similares. Se excluyen los útiles de papel y
cartón, que se imputan por la específica 4.02.05.03.00 “Productos de papel y
cartón para oficina”.
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
El Capítulo III presenta la metodología a aplicar para lograr la
obtención de información apreciable y fehaciente que permita alcanzar, de
manera precisa, los objetivos propuestos en la investigación. Así pues, se
describen a continuación los tipos de investigación, diseño y técnicas a
emplear para llegar a la solución del problema planteado:
Tipo de Investigación
La investigación de tipo aplicada busca estudiar una situación para
diagnosticar necesidades y problemas a efectos de aplicar los conocimientos con
fines prácticos.
Tamayo y Tamayo (2000) consideran que la investigación aplicada
confronta la teoría con la realidad, y la definen como sigue:
Es el estudio y la aplicación de la investigación a problemas concretos, en circunstancias y características concretas. Esta forma de investigación se dirige a su aplicación inmediata y no al desarrollo de teorías. (p. 51). Esta investigación se considera de tipo aplicada ya que a través de la misma
se pretende obtener conocimientos precisos concernientes al problema en
estudio a fin de presentar soluciones ajustables a las circunstancias.
Herrera (1990), indica que “la investigación descriptiva consiste
fundamentalmente en caracterizar un fenómeno o situación concreta indicando
sus rasgos más peculiares o diferentes” (p. 38).
Este trabajo tratará de especificar las deficiencias de información
presentadas en la base de datos del Maestro de Materiales de C.V.G. EDELCA,
por lo que se basa en una investigación de tipo descriptiva.
Rojas de Narváez (1996), expresa que los objetivos de una investigación de
tipo descriptiva son: “Describir, analizar, registrar e interpretar la naturaleza actual,
la composición o los procesos de los fenómenos, para presentar una
interpretación correcta” (p. 24).
Esta definición ayuda a razonar mejor el porqué de considerar el tipo de
investigación descriptiva. Este estudio tratará de detallar, mediante el análisis, la
situación en que se halla la Base de Datos del Maestro de Materiales de CVG
EDELCA.
Diseño de la Investigación
Rojas de Narváez (1996), expone que la investigación de campo “se realiza
observando el grupo o fenómenos estudiados en su ambiente natural” (p. 25).
Sabino (1992), precisa que en este tipo de investigación “los datos de
interés se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo concreto del
investigador y sus equipos” (p. 89).
El diseño de investigación es de campo ya que la información se obtendrá
directamente de la Unidad de Catalogación, adscrita al Departamento de
Administración de Bienes y Materiales que es el área donde se administra la Base
de Datos del Maestro de Materiales de CVG EDELCA.
Población
La población se constituye como la totalidad de un conjunto de elementos
con características comunes que se deseen investigar y a las que se refieren las
conclusiones logradas en una investigación.
Selltiz (citado en Tamayo y Tamayo, 2000), manifiesta: “Una población es el
conjunto de todas las cosas que concuerdan con una serie determinada de
especificaciones” (p. 51).
Tamayo (2000), considera que una población está determinada por sus
características definitorias, y expresa:
Población es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación. (p. 51).
La población sujeta a estudio en esta investigación está conformada por
todos aquellos grupos de artículos, incluidos en el Maestro de Materiales de CVG
EDELCA, inherentes a materiales administrativos.
Este conjunto está compuesto por 8.618 materiales de consumo
administrativo, distribuidos dentro de cinco clasificaciones de grupos de artículos,
los cuales se encuentran organizados de la siguiente manera:
Grupo de Artículo Denominación Cantidad de
Materiales incluidos
0001 Alimentos y Bebidas Para Personas 187
0006 Útiles de Escritorio 3.853
0009 Productos de Papel y Cartón Para Oficina 3.385
0040 Pulpa Madera, Papel y Cartón 775
0041 Envases, Cajas, de Papel y Cartón 418
Total elementos 8.618
Fuente: Base de Datos Maestro de Materiales de CVG EDELCA
Muestra
La muestra es, en esencia, un subgrupo de la población. Al seleccionarla es
conveniente que ésta sea representativa de la población. Pocas veces es posible
medir a la población por lo que se obtiene o seleccionan subgrupos que sean un
reflejo fiel de la misma. En atención a esto, Tamayo (2000), enuncia: “cuando no
es posible medir cada uno de los individuos de la población se toma una muestra
representativa de la misma” (p. 115).
Dado que el tiempo estipulado para la realización de esta investigación no
representa una limitación y tomando en consideración las características de este
estudio, resulta posible y ventajoso efectuar el análisis a cada uno de los
elementos que integran la población, lo que permitirá obtener un mayor grado de
confiabilidad en los resultados. Por tanto, no se considera necesaria la aplicación
de muestreo en esta investigación.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Una investigación no tiene sentido sin la aplicación de técnicas para la
recolección de información, éstas conducen a la verificación del problema
planteado, mientras que los instrumentos empleados llevan a la obtención de los
datos de la realidad.
A continuación se describen las técnicas e instrumentos a utilizar para la
recolección de los datos de esta investigación:
Observación Directa
La observación es una técnica de recolección de datos que permite
acumular y sistematizar información sobre un hecho o fenómeno social que
tiene relación con el problema que motiva la investigación. Méndez (1991),
expone que:
La observación es participante directa cuando el investigador forma parte activa y asume comportamiento del grupo observado obteniendo así, los datos más importantes que estén en relación directa con el problema de investigación. (p.105).
La revisión del Maestro de Materiales implica el uso de esta técnica, lo
que permitirá observar directamente el contenido de la base de datos y de
esta manera recoger datos substanciales que puedan contribuir al desarrollo
de la investigación. Así mismo, mediante la observación, se podrá percibir
cómo se lleva a cabo el proceso que implica la administración de la Base de
Datos del Maestro de Materiales.
Entrevista informal
La entrevista es la comunicación establecida entre el investigador y el
sujeto estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes
planteadas sobre el problema propuesto.
Sabino (1992) expresa que:
La entrevista informal se reduce a una simple conversación sobre el tema de estudio, donde lo importante es hacer hablar al entrevistado de modo de obtener un panorama de los problemas más salientes, de los mecanismos lógicos y mentales del respondiente, de los puntos básicos para él. (p. 142).
Mediante esta técnica es posible captar información importante basada
en la experiencia del entrevistado. La aplicación de la misma dentro de la
investigación implica la realización de preguntas orales (no predeterminadas)
a las personas que laboran en el área de Catalogación del Departamento de
Administración de Bienes y Materiales a fin de obtener datos necesarios para
el estudio del problema.
Revisión Bibliográfica
Para llevar a cabo este trabajo resulta necesario acudir a fuentes
bibliográficas que permitan ampliar los conocimientos acerca del tema en estudio.
Esta técnica se basa en la obtención de información mediante la revisión de
material bibliográfico tales como: textos, manuales de la organización, tesis e
informes.
Técnicas de Procedimientos y Análisis de Datos
Para realizar el análisis de la Base de Datos del Maestro de Materiales,
específicamente a los grupos de artículos de materiales administrativos, se llevará
a cabo el siguiente procedimiento:
Documentación teórica: consulta de textos, folletos, tesis y manuales de
procedimiento tanto del Departamento de Administración de Bienes y Materiales
como del área de Catalogación, a fin de conocer los procesos involucrados en la
administración de la base de datos del Maestro de Materiales de la empresa.
Asimismo, la revisión del Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos
emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) para confirmar que las
definiciones que caracterizan el contenido de los distintos grupos que conforman
el Maestro de Materiales estén fundamentadas en el mismo.
Revisión exhaustiva del contenido de los grupos de artículos de materiales
administrativos: Los registros maestros incluidos en la base de datos del Maestro
de Materiales de CVG EDELCA son suministrados por el sistema SAP R/3. Para
realizar la revisión, se le solicita al sistema mostrar por grupos de artículos los
listados de los materiales administrativos incluidos en la base de datos. Una vez
visualizada la información ésta se traslada, en forma de tabla, a hojas de cálculo
de Microsoft Excel, esto a objeto de facilitar la manipulación de la información. La
revisión permitirá identificar aquellos materiales que tengan asignaciones
incorrectas bien sea en cuanto al grupo, categoría de valoración o posición
financiera.
Agrupación: Luego de haber revisado, minuciosamente, cada uno de los
grupos de artículos objeto de estudio, se procede a agrupar los resultados
obtenidos. Esta técnica consiste en apilar los ítems que presenten problemas
similares o con gran parecido, de tal manera que la información obtenida pueda
manejarse con mayor comodidad.
CAPÍTULO IV
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
El presente capítulo está orientado a citar los recursos requeridos para
el avance de la investigación, así como también muestra el cronograma de
actividades a cumplir.
Para la ejecución toda investigación se requiere del empleo de una serie de
recursos (humano, materiales y financieros) que asistan en el proceso de
recopilación de la información y el avance del trabajo de investigación. Estos
recursos resultan indispensables para el logro de los objetivos planteados. En
este estudio se utilizarán los siguientes medios:
Recurso Humano:
Comprende la colaboración del personal que labora en la Unidad de
Catalogación, Departamento de Administración de Bienes y Materiales de la
empresa CVG EDELCA.
Recursos Materiales:
Los recursos materiales incluyen la utilización de un computador,
impresora, fotocopiadora, lápices, resaltadotes, goma para borrar, resmas
de papel bond tipo carta, calculadora, diskettes, cartuchos de tinta para
impresora, material bibliográfico (textos, manuales, folletos, catálogos).
Asimismo, se requiere del manejo del sistema SAP R/3 e Internet.
Recursos Financieros:
La siguiente tabla muestra un estimado de los costos a incurrir en esta
investigación.
Cant. Descripción Precio Unitario Total Bs.
3 Resma de papel tamaño carta 15.000,00 45.000,00 12 Lápiz Grafito 600,00 7.200,00 2 Resaltador Fluorescente 1.200,00 2.400,00 1 Cartucho tinta color para Impresora 60.000,00 60.000,00 3 Cartucho tinta negra para impresora 50.000,00 100.000,00
1 Dispositivo USB Drive 90.000,00 90.000,00 300 Fotocopias 150,00 45.000,00
Sub-Total 349.600,00 Gastos imprevistos 52.440,00
Total 402.040,00
Nota: Los gastos imprevistos representan el 15% del Sub-Total de los gastos
estimados.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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GLOSARIO DE TÉMINOS
Almacén : Es una unidad de servicio en la estructura orgánica funcional de
una empresa, con objetivos de resguardar, de custodiar, controlar y
abastecer materiales en un momento dado. (Def. Oper.)
Base de Datos: es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto
y que se encuentran metódicamente almacenados para su posterior uso.
(Def.Oper.)
Catalogación: Proceso mediante el cual se ubican los atributos que
describen de una manera exacta a un objeto físico, con el fin de convertir al
objeto físico en un objeto administrativo. La catalogación de material es el
proceso donde se levanta toda la información técnica y administrativa de los
materiales que van a ser ingresados a la base de datos del Maestro de
Materiales de EDELCA. (CVG Edelca, Manual Catalogar Materiales 2005, p 6).
Categoría de valoración Valor propuesto que permite, por un lado, que los
valores de stocks de materiales del mismo tipo se puedan contabilizar a
diferentes cuentas de mayor y, por otro lado, que los valores de stocks de
materiales de diferentes tipos se puedan contabilizar a la misma cuenta de
mayor. La categoría de valoración determina, junto con otros factores, las
cuentas de mayor que se actualizan tras una operación relevante para
valoración, por ejemplo movimiento de mercancías. (Intranet CVG Edelca).
Centro de Consumo: Corresponde al lugar donde tiene existencia el
material. (Guri, Macagua, Transmisión Regional, Transmisión Troncal,
Generación, otros). (CVG Edelca, Manual Catalogar Materiales 2005, p. 5)
ERP: (Enterprise Resource Planning). Un ERP es un sistema de información
integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propósito
fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de
información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los
costos totales de operación. Hay tres características que distinguen a un
ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables.
(http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040702105342-Conclusi.htm)
Información: Son datos que dentro de un contexto dado tienen un
significado para alguien. (Cohen y Asín, 2000, p.3)
Maestro de Materiales: Base de Datos que posee la definición de todos los
materiales utilizados por EDELCA para lograr la consecución de sus
objetivos, que además contiene: La definición del material, la operación
segura del material. El soporte para la ubicación del material, la
estandarización de la descripción del material como producto reconocible y el
Centro de Consumo en el que se encuentra. (CVG Edelca, Manual Catalogar
Materiales 2005, p. 5)
Planificación de Materiales: Proceso mediante el cual se planifica la
reposición de todos aquellos materiales que están por debajo del punto de
pedido. (Def. Oper.)
Posición Presupuestaria: Son las partidas presupuestarias donde se refleja
la formulación y ejecución del presupuesto. Su codificación está ajustada al
Plan Único de Cuentas (PUC) de la ONAPRE y al plan de cuenta de
EDELCA, ajustándose a las necesidades de formulación y control.
Adicionalmente, garantiza el enlace de cualquier contabilización que se
realice desde los diferentes módulos de SAP R/3 con gestión presupuestaria.
(CVG Edelca, Instructivo Formulación Presupuestaria 2006. p.3).
Tipo de Material: Clave que asigna el material a un grupo de materiales
como por ejemplo materias primas, materias auxiliares y para consumo,
mercaderías, etc. El tipo de material especifica determinadas propiedades del
material y desempeña importantes funciones de control. (Intranet CVG
Edelca).
C.V.G. Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA) División de Administración
Departamento de Administración de Bienes y Material es
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
S E M A N A S ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Documentación
Diseño del Anteproyecto
Redacción del Planteamiento del Problema
Adiestramiento Sistema SAP R/3
Elaboración Capítulo I
Recolección de Información
Elaboración Capítulo II y III
Revisiones y correcciones respectivas
Agrupación y análisis de datos
Elaboración Capítulo IV
Elaboración de conclusiones y recomendaciones
Culminación y presentación del trabajo
