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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
TRABAJO DE TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA-CONTADOR PÚBLICO
TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO Y
ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR LOS PROCESOS DE LA EMPRESA
COELEC, 2010”
AUTORA: GLADYS ROCIO ESCOBAR ESCOBAR
DIRECTORA DE TESIS:
DRA. CLEMENCIA CARRERA
Santo Domingo de los Tsáchilas- Ecuador 2010
ii
Tema: “Diseño de un sistema de control interno financiero y
administrativo para mejorar los procesos de la empresa
COELEC S.C, Santo domingo de los Tsáchilas, 2011”
Dra. Clemencia Carrera DIRECTORA DE TESIS
APROBADO
Titulo y nombres
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL -------------------------------
Título y nombres
MIEMBRO DEL TRIBUNAL --------------------------------
Titulo y nombres
MIEMBRO DEL TRIBUNAL --------------------------------
Santo Domingo de los Tsáchilas………. De…………. Del 2011
iii
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
SISTEMA EDUCACION A DISTANCIA
TEMA: “Diseño de un Sistema de Control Interno Financiero y
Administrativo para mejorar los Procesos de la empresa COELEC S.C,
2011”
AUTORA: Gladys Rocío Escobar E.
DIRECTORA: Dra. Clemencia Carrera
Los resultados encontrados en la presente investigación son de
exclusiva responsabilidad de la autora.
______________
Gladys Escobar
Santo Domingo de los Tsáchilas………..de……… del 2011
iv
DEDICATORIA
El presente trabajo quiero dedicar con todo mi
amor; en primer lugar a Dios, a mi
padres y mi familia quienes me han
apoyado incondicionalmente.
El apoyo que he recibido de mis familiares,
para quienes también dedico este trabajo
y para mi directora de tesis, que me ha
ayudado en esta fase indispensable, para
la obtención de mi titulo profesional
v
AGRADECIMIENTO
Quiero empezar agradeciendo a mis padres, por
su apoyo a lo largo de mi carrera, a los
docentes que con su enseñanza, nos han
formado profesional y éticamente.
A mi directora de tesis Dra. Clemencia Carrera
por sus conocimientos y ayuda,
agradezco a todas las personas que
confiaron en mi trabajo y formación
profesional.
GRACIAS
A TODOS
vi
ÍNDICE
CAPITULO I
GENERALIDADES
1.1. Antecedentes………………………………………………………………….2
1.2. Limitación del estudio…………………………………………………………5
1.3. Alcance del trabajo……………………………………………………………5
1.4. Problema de la Investigación……….………………………………………..5
1.5. Sistematización………………………………………………………………..6
1.6. Formulación……………………………………………………………………7
1.7. Objetivos……………………………………………………………………….8
1.8. Justificación……………………………………………………………………9
1.9. Hipótesis…………………………………………………………………….....9
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco Teórico.
2.1.1 Control Interno…………………………………………………………..……….11
2.1.1.1 Control Interno Contable……………………………………..………………14
2.1.1.2 Control Interno Administrativo………………………………….……………15
2.1.1.3 Componentes del Control Interno…………………………..……………….19
2.1.1.4 Procesos de Verificación…………………..………………………..….……20
2.1.2 Sistema de control interno……………………………….……………………25
2.1.2.1 Objetivos del Control Interno……………………………….…..…………...27
2.1.2.2 Elementos de Sistema de Control Interno…………………..…………….29
2.1.2.3Documentación del Conocimiento del Control Interno………………..…29
2.2 Marco Conceptual………………………………………………..………………33
vii
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
4.1 Diseño de Investigación……………………………………………………………..35
4.2 Métodos de Investigación……………………………………………………………36
4.3 Fuentes y Técnicas…………………………………………………………………..36
4.4 Unidad de Análisis…………………………………………………………………...37
CAPITULO IV
SITUACION DIAGNOSTICA
3.1. Situación de la Empresa………………………………………………..……38
3.1.1 Misión……………………………………………………………………..….38
3.1.2 Visión…………..…………………………………………………………..…..39
3.2. Clientes……………………………………………………………………..…..39
3.3. Proveedores…………………………………………………………………....40
3.4. Situación de la Empresa……………………………………………………...42
3.5. Estructura Orgánica…………………………………………………………....48
3.6. Funciones…………………………………………………………………….….50
3.7. Personal……………………………………………………………………….....55
3.8. Resultados de la Evaluación de Control Interno…………………………....56
CAPITULO V
DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA
EMPRESA COELEC S.C
4.1. Estructura Orgánica Administrativa Financiera Propuesta....…………….59
4.1.1 Área de Compras……………..………………………………………………60
4.1.2 Área de Ventas…………….…………………………………………………65
4.1.3 Área de Inventarios (Bodega)…………..…………………………………..69
4.1.4 Área Financiera……………………………………..………………………..72
4.2. Sistema de Control Interno …………………………………………………...76
viii
4.2.1 Manual de Organización…………………………………………..…….77
4.2.1.1 Gerente General………………………………………….……..……..77
4.2.1.2 Jefe de Bodega…………………………………………………..…….75
4.2.1.3 Auxiliar de Bodega……………………………………………..………82
4.2.1.4 Jefe de Ventas y Cobros……………………………………….…..…84
4.2.1.5 Vendedores…………………………………………………….…..…..87
4.2.1.6 Contador General……………………………………………….…..…90
4.2.1.7 Auxiliar Contable……………………………………………….…..….93
4.3. Manual de Normas y Procedimientos…………………………………..…..98
4.3.1 Compra de Mercadería……………………………………..……...….99
4.3.2 Procedimiento de Compra……………………………………..…….101
4.3.3 Proceso Ventas-Cobros……………………………………………...106
4.3.4 Procedimiento de Ventas y Cobros de Contado y Crédito…...….108
4.3.5 Procedimiento Bodega…………………………………………...…..111
4.3.6 Procedimiento de Despacho de Bodega………………………..…112
CAPITULO VI
5.1 Conclusiones…………………………………………………………….………116
5.2 Recomendaciones………………………………………………………………117
Anexos…………………………………………………………….……………..…..118
INDICE DE FIGURAS
2.1. Carácter Sistémico del Control Interno………………………………………23
2.2. Sistema de control interno por áreas contables……………………………27
2.3. Métodos de flujo gramas……………………………………………………….32
4.4 Estructura Orgánica De La Empresa COELEC………..……………….……49
ÍNDICE DE TABLAS
3.1 Nómina de Trabajadores y cargos…………………………………..………..52
4.2. Departamentos y trabajadores de COELEC S.C……….…………………..58
5.3 Procedimiento de Compras…………………………………………………..101
5.4 Procedimiento de Ventas-Cobros de Contado y Crédito………….……..108
5.5 Procedimiento de Despacho de Bodega………………………….……….113
ix
ÍNDICE DE GRAFICOS
5.1 Organigrama Departamental Propuesto………………………………...….59
5.2. Orden de compra emitido por el sistema SACI……………………..…….63
5.3. Orden de compra………………………………………………………..……65
5.4. Despacho de bodega………………………………………………..……….69
5.5. Orden de entrega………………………………………………..…………...75
5.6. Flujograma de control interno de compras………………………………105
5.7. Flujograma de control interno de ventas……………….……..…………110
5.8 Flujograma de control interno de bodega……………………..…………115
x
RESUMEN
El Presente trabajo de investigación tiene como propósito proponer un
“Sistema de control interno para COELEC S.C”; y se encuentra distribuido
por 6 capítulos.
El primer capitulo presenta una introducción, detallando los antecedentes de
la empresa; del cual se desprende los antecedentes históricos, científicos,
prácticos, siguiendo con las limitaciones del estudio, el objeto de estudio,
objetivos, justificación, aspectos metodológicos y la unidad de análisis.
El segundo capítulo desarrolla el marco teórico, en el cual se incluye todos
los subtemas relacionados con el Control Interno, los sistemas de control
interno, tanto administrativo y financiero, que sustentara la investigación.
El capítulo tercero trata sobre la metodología de la investigación utilizada
para el desarrollo del trabajo de titulación, como también las técnicas que
fueron utilizadas para llegar al punto de investigación y los resultados del
mismo.
El cuarto capítulo, contiene la situación de la empresa, en el cual muestra los
clientes y proveedores fijos, estructura orgánica, las funciones del personal,
la situación financiera por la que atraviesa y los resultados de la Evaluación
de Control Interno.
El quinto capítulo expone la propuesta, que contiene la Misión, Visión, los
objetivos, las actividades de la empresa y el diseño del sistema de control
interno.
El sexto capítulo; presenta las conclusiones a las que se ha llegado por
consecuencia del estudio de investigación, las recomendaciones y anexos
utilizados a lo largo del trabajo de tesis.
2
CAPITULO I
1.1. Antecedentes.
1.1.1. Antecedentes Históricos.
La empresa COELEC C.V, inició sus operaciones en Santo Domingo de los
Tsáchilas en enero de 1991 teniendo como domicilio la Avenida Quito y
Cuenca, funcionando como persona natural. El 3 de agosto de 1995,
comienza a prestar sus servicios en la Avenida Esmeraldas 353 y Collaloma,
conformada por los socios el señor Richard Castillo y la señora Carmen
Córdova.
Para el 9 de agosto del mismo año la señora Carmen Córdova, renuncia
voluntariamente a sus derechos y acciones; más tarde con fecha 4 de
noviembre el señor Richard Gilberto Castillo Uvidia da en venta a la señora
Ruth Narcisa Castillo Uvidia doscientas cuarenta participaciones; quienes
constituyen la empresa COELEC S.C razón social con la que hasta la
presente fecha sigue prestando sus servicios.
Registrando de esta manera al señor Richard Castillo como el Gerente
General, con el 98% de participación; y a la señora Ruth Castillo como
Presidenta contando a su favor con el 2% de participaciones.
3
1.1.2. Antecedentes Científicos
La empresa COELEC S.C., se dedica a la venta de suministros y materiales
eléctricos; brindando soluciones a problemas de dicha índole, que puedan
afectar a la productividad y facilitar la ejecución de proyectos de distribución,
control y protección, que permitan a sus clientes disfrutar del bienestar y de los
beneficios del servicio eléctrico.
En el almacén se cuenta con una gran gama de material y suministros
eléctricos de las mejores marcas como lo son: OSRAM, PHILIPS, SIEMENS,
ELECTRO CABLES, INCABLE, SILVANIA, GENERAL ELECTRIC, entre otras.
A su vez presta los servicios de instalación y mantenimiento; razones por las
que la empresa es una de las mejores que cuenta la Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas, en el mercado eléctrico.
1.1.3. Antecedentes Prácticos.
Al realizar un breve análisis se detectó que la empresa a pesar de contar con un
control interno, este no esta bien estructurado y no se lo ejecuta de una buena
forma, por lo que administrativa y financieramente COELEC S.C se encuentra
en eminente riesgo de control, lo que podría ocasionar que su productividad y
competitividad se vean afectadas de cierto modo.
4
1.1.4. Importancia del estudio
Realizar el presente estudio es de vital importancia, ya que diseñar el sistema
de control interno, permitirá a la empresa COELEC S.C mejorar los procesos
administrativos y financieros; por tal razón, sus activos estarán mejor
salvaguardados, aumentará su confianza, eficiencia, eficacia y productividad.
1.1.5. Situación actual del tema de estudio.
La empresa COELC S.C está estructurada por departamentos y están
clasificados de la siguiente manera: La Gerencia, Departamento de Ventas,
Departamento de Facturación, Departamento de Caja y Cobranza,
Departamento Administrativo, Departamento de Contabilidad, Taller y Bodega.
Es una empresa que con el avance de la tecnología ha tratado de innovar sus
equipos en su totalidad; ofreciendo de igual manera a sus clientes sus
productos de mejor tecnología, tanto en suministros como en materiales
eléctricos.
5
1.2. Limitación del Estudio.
El estudio se realizará durante el año 2010, en toda el área administrativa y
financiera de la empresa COELEC S.C de la Provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas, y comprende el diseño de un sistema de control interno para mejorar
los procedimientos administrativos y financieros
1.3. Alcance del trabajo.
El planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo
permitirá mejorar la organización institucional, situación que permitirá que sus
clientes cubran sus expectativas y se pueda satisfacer las diferentes
necesidades; para que este diseño sea óptimo se partirá de la situación actual
de la empresa y en función de las necesidades del control se aplicaran
diferentes sistemas hasta lograr completar la implantación. La empresa lo
aplicará en cada departamento a nivel administrativo y financiero para mejorar
sus procesos, pero además la aplicación implica solucionar problemas de
ineficiencia en el control interno y operacional.
1.4 Problema de la Investigación. La empresa COELEC no cuenta con un sistema de control interno bien
estructurado tanto administrativo, como financiero, situación que determina que
la empresa se encuentre en eminente riesgo de control; situación que afectaría
6
en la eficiencia, productividad, salvaguarda de sus activos y otros factores
fundamentales en sus procesos.
Causa.- Falta de un sistema de control interno
Efecto.- Mejorar los procesos administrativos y financieros de COELEC.
a) PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
a. Diagnostico.
Al no tener un buen control interno establecido, la empresa puede estar
expuesta a numerosos problemas producidos por ineficiencias en estos
controles. Lo que podría causar; que sus operaciones no resulten como se han
establecido o que el sistema contable no tuviera sus bases confiables, entre
otras.
b. Pronostico
De no establecerse un excelente control interno administrativo y financiero,
estará en riesgo el control y también puede generar de este los distintos
riesgos que pudieran detectar una auditoria como son el riesgo de detección y
el riesgo de auditoría.
7
c. Control de Pronostico
Con la corrección de las deficiencias del sistema de control interno
administrativo y financiero, la empresa mejorará satisfactoriamente en sus
procesos. Lo que traería como consecuencia un fortalecimiento competitivo,
éxito en sus operaciones y consecuentemente un sistema contable lo
suficientemente confiable.
1.5. Sistematización
¿Cómo afecta a la empresa la deficiencia de un control interno administrativo y
financiero?
¿Cuáles son los objetivos al establecer un sistema de control interno a nivel
financiero y administrativo?
¿Por qué será necesario que la empresa COELEC cuente con un sistema de
control interno, en sus distintas áreas?
1.6. FORMULACIÓN
¿Con el planteamiento de un sistema de control interno financiero y
administrativo, mejoraran los procesos y disminuirán debilidades en la empresa
COELEC?
8
1.7. Objetivo.
1.7.1 General.
Plantear un sistema de control interno, para mejorar las operaciones
financieras-administrativas y solucionar problemas que se originen en la
empresa.
1.7.2 Específicos.
a. Realizar una evaluación de control interno para medir la eficiencia a nivel
financiero y administrativo mediante cuestionarios a los empleados de la
empresa.
b. Establecer alternativas viables para la mejora del control interno tanto a
nivel financiero como administrativo, por medio de políticas de empresa.
c. Señalar a cada área de la empresa, las responsabilidades que asumen
con la aplicación de un sistema de control interno administrativo y
financiero, con la ayuda de los resultados obtenidos en el trabajo de
investigación.
9
1.8 Justificación.
El planteamiento de un sistema de control interno financiero y administrativo es
importante, ya que se podrán verificar los procesos relacionados con el manejo
de los recursos, bienes y los sistemas de información de la empresa y
recomendar los correctivos que sean necesarios, a su vez ayudará a proteger
los activos de COELEC evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Así mismo, ayudará a que los encargados de la administración y el área
financiera, puedan obtener soluciones en problemas que se han venido dando
anteriormente y exponer alternativas prácticas y eficientes a la gerencia; para
que sea una empresa con una competitividad sólida.
1.9 Hipótesis.
La implementación de un sistema de control interno influenciará
significativamente en los procesos administrativos y financieros de la empresa
COELEC.
10
VARIABLES:
Variable Independiente 1: Sistema de control interno
Variable dependiente 1: procesos administrativos y financieros.
Variable dependiente 2: eficiencia y efectividad.
Variable dependiente 3: productividad.
INDICADORES:
La Variable de Procesos administrativos y financieros, estará expuesto
en un análisis, resultado que se obtendrá por encuestas realizadas al
personal de la empresa.
La variable de Eficiencia y eficacia será interpretada con resultados
cuantitativos y cualitativos que se obtendrán de los indicadores de
gestión que se conseguirán en el transcurso de la investigación.
La última variable de Productividad será analizada mediante estudios de
actividades individuales, que se obtendrá en el transcurso del trabajo
11
CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco Teórico
2.1.1. Control Interno
“El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos,
políticas directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto
asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa”1. El control interno es el plan organizativo y el
conjunto de métodos y procedimientos que aseguren y garanticen la eficiencia y
eficacia de las operaciones, confiabilidad de los informes financieros y el
cumplimiento de leyes y normas.
Según Mendoza: “El control interno lo constituye una serie de medidas,
procedimientos, métodos y formatos que a través de especialistas designados
para ese efecto, permiten a una empresa llevar a cabo sus operaciones y
cumplir con sus objetivos, evitando el desperdicio, los errores perdida de tiempo
y bienes”2. Para el autor en sí el Control Interno son sistemas y procedimientos
que adopta una entidad para llegar a cumplir sus objetivos sean estos a corto o
largo plazo.
1 Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. I Control
Interno; pág. 189; ediciones CULTURAL S.A. 2 MENDOZA López Alfredo, Auditoria; Cap. IV CONTROL FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO.
12
Para Mira Navarro, en su significado mas amplio: “El Control Interno comprende
la estructura, las políticas, los procedimientos, y las cualidades del personal de
una empresa con el objetivo de proteger sus activos, asegurar la validez de la
información, promover la eficiencia en las operaciones y; estimular y asegurar el
cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección”3
Los autores O. Ray Whittington y Kurt Pany definen al Control Interno así:
“Proceso realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro
personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de
los objetivos en las categorías de
1) eficiencia y eficacia,
2) confiabilidad de los informes financieros,
3) Cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables4"
Al analizar los conceptos encontrados sobre el Control Interno, se llega una sola
síntesis que; el control interno es un proceso o sistema que plantean los
ejecutivos de una empresa, para lograr sus objetivos mediante políticas y
controles, garantizando sus operaciones tanto administrativas como financieras,
logrando obtener sus objetivos con eficiencia y eficacia; y salvaguardando los
activos.
3 MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. P 11. Control
Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8 4 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; p 239, EDICIÓN: Mc.
Graw Hill.
13
Objetivos del Control Interno5
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente
como herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información
no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de
los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de
propiedad de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus
objetivos y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se
desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y
reglamentarias.
Estos Objetivos son citados en todas las ilustraciones que tratan acerca de
los objetivos del Control interno.
El control interno se clasifica en función de su naturaleza en: Control interno
Contable y Control Interno Administrativo.
5 GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en:
<http://www.gestiopolis.com/>
14
2.1.1.1 Control Interno Contable
El control interno contable; viene a ser un proceso importante para la empresa,
por que se puede salvaguardar los activos y prevenir fraudes, también medir y
ayudar en la eficiencia y eficacia de las operaciones. Según O. Ray Whittington
y Kurt Pany señala que: “Son los pasos que toma una compañía para prevenir
el fraude, tanto la malversación de los activos como los informes financieros
fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención del fraude, pero
creen que contribuye además a garantizar el control de la manufactura y otros
procesos” 6
“Los controles contables, comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos
y la fiabilidad de los registros contables”7.
CULTURAL define a los controles contables de la siguiente manera: “Son los
controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y
la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables”8
En el libro de Auditoria de la Peña: “Son aquellos directamente relacionados
con la contabilización de las transacciones y que tienden a asegurar:
El registro de la totalidad de las transacciones autorizadas.
La exactitud, veracidad y validez de los datos registrados.
6 PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; EDICIÓN: Mc. Graw
Hill. 7 MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. Pág. 11. Control
Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8 8Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. I Control
Interno; pág. 189; ediciones CULTURAL S.A.
15
La actualización de los datos registrados.
La continuidad de los datos.
La protección de los archivos contables (copias de seguridad, etc.)”9
En los controles internos contables los auditores realizan evaluaciones para
estudiar los controles, planes de organización y para indicar su seguridad
mediante pasos generales10
PASOS GENERALES
Planeación
Valoración
Ejecución
Monitoreo
PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos relacionales
1.1 Protección de activos
1.2 Confiabilidad de los registros contables
9 DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España, Paraninfo
Cengage Learning. 10
GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en:
<http://www.gestiopolis.com/>
16
2.Controles
2.1. Sistemas de autorización
2.2. Sistemas de aprobación
2.3. Segregación de tareas
2.4. Controles físicos
3. Aseguran
3.1 Todas las transacciones de acuerdo a la autorización
específica
3.2 Registro de transacciones
3.3 Estados financieros con PCGA
3.4. Acceso activos con autorización
2.1.1.2 Control Interno Administrativo.
Los controles internos administrativos hacen que la empresa organice de forma
adecuada sus recursos; y junto con sus políticas establece una operación de
manera eficiente y efectiva. Complementando lo anteriormente citado “Son los
mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de
decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la
administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la
observancia de las políticas pre escritas y el cumplimiento de los objetivos y
metas programados” 11
11
ADMIN. Sistema de Control Interno-auditoria, cap. 20 [en línea]. 2004 [consulta 12de mayo del
2010]. Disponible en: <http://www.monografias.com/>
17
También se puede decir de los controles administrativos que: “Son los
relacionados con las políticas de dirección y organización de la empresa:
Existencia de una organización jerárquica (organigrama)
Existencia de líneas de autoridad claramente establecidas
Existencia de manuales de procedimientos para los distintos procesos
que tienen lugar en el seno de la entidad (compras, ventas, cobros,
registro contable, etc.).
Existencia de una política adecuada de gestión de activos”12
Para Aguirre define estos controles así: “Son los procedimientos existentes en
la empresa para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las
directrices definidas por la dirección”
“Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los
procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y
el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen
indirectamente en los registros contables”13.
En determinación; el control interno administrativo no es otra cosa que, los
seguimientos de las normas, procedimientos y políticas que dan camino a la
eficiencia y eficacia operativa. Las cuales están a cargo de la dirección
establecida por el ente.
12
DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España. pág. 93; cap. 3.
Paraninfo Cengage Learning. 13
MIRA Navarro JUAN Carlos, Apuntes de Auditoria. Ver. 1,8. Madrid: Creative Commons, 2006. P 11. Control Interno y Control de Gestión. ISBN 84-688-6337-8
18
En los controles internos administrativos al igual que los contables, los
auditores realizan evaluaciones para estudiar los controles, planes de
organización y para indicar su seguridad mediante pasos generales14
PASOS GENERALES
Planeación
Control
Supervisión
Promoción
PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos relacionales
1.1 Con eficiencia de operación
1,2, Adhesión a políticas
2. Controles
2.1 Análisis estadísticos
2.2 Estudio de tiempos y movimientos
2.3 Informes de actuación
2.4 Programas de selección
2.5 Programas de adiestramiento
2.6 Programas de capacitación
2.7 Control de calidad
14
ADMIN. Sistema de Control Interno-auditoria, cap. 20 [en línea]. 2004 [consulta 12de mayo del 2010]. Disponible en: <http://www.monografias.com/>
19
3. Aseguran
3.1Eficiencia, Eficacia y Efectividad de operaciones15
2.1.1.3 Los Componentes del Control Interno.
Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de control interno
que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la empresa.
Los mismos son:16
Ambiente de Control.
Evaluación de Riesgos.
Actividades de Control.
Información y Comunicación.
Supervisión o Monitoreo.
a. Ambiente de Control.
“Los auditores deben obtener suficiente conocimiento de las actitudes de los
ejecutivos, de sus ideas y acciones referentes al ambiente de control. Habrán
de centrarse en la esencia de los controles, no en su forma”17
15
GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/> 16
PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22
de junio del 2010) 17
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 223; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
20
En la NEA 10 expone que es: “La actitud global, conciencia y acciones de
directores y administración respecto del sistema de control interno y su
importancia en la entidad. Los factores reflejados en el ambiente de control
incluyes: La función del consejo de directores y sus comités; Filosofía y estilo
operativo de la administración; estructura organizacional de la entidad y
métodos de asignación de autoridad y responsabilidad; y sistema de control de
la administración incluyendo la función de auditoría interna, políticas de
personal y procedimientos de segregación de funciones”18
b. Evaluación de Riesgos.
“La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los
riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para
determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las
condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán
cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para
identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro,
permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas
oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de
los resultados esperados”19.
18
Corporación de Estudios y Publicaciones. (2004). Normas Ecuatorianas de auditora, NEA 10 pág. 104 y 105. Quito-Ecuador. 19
PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com)
21
Para Pany y Whittington: “Es necesario conocer el proceso con que el cliente
identifica y responde a los riesgos del negocio. Entre otras cosas hay que
determinar como los ejecutivos identifican estos riesgos, estiman su importancia
y toman medidas para manejarlos. El conocimiento del proceso de evaluación
del riesgo ayudará a los auditores a identificar los de error material, porque
muchos de estos errores surgen a consecuencia de los riesgos que encaran los
ejecutivos”20
c. Actividades de control.
“Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay
actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las
funciones21”
Según Pany y Whittington: “Al conocer el resto de los componentes del control
interno, los auditores casi siempre se enteran de las actividades del control del
cliente. Así, al investigar los documentos relacionado con las transacciones en
efectivo, seguramente descubrirán si las cuentas bancarias están conciliadas.
20
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; cap. 7, Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 224; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 21
PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com)
22
Las circunstancias de su trabajo determinarán si es necesario que procuren
conocer las otras actividades de control.22”
e. Información y comunicación
“Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y
plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa,
financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar el negocio de forma adecuada”23
f. Supervisión o Monitoreo.
“Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las
actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades
llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones”24.
22
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 225; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 23
Y 24
PEREZ Solórzano Pedro Manuel. (2007). AUDITORIA, Los cinco componentes del Control Interno. Recuperado 22 de junio del 2010 www.degerencia.com)
23
“Finalmente, lo auditores deben conocer a fondo los métodos de monitoreo de
la compañía que se refiere a los informes financieros, pues de lo contrario no
comprenden como se utilizan para tomar medidas tendientes a mejorar un
desempeño inadecuado. También determinarán cómo la labor de los auditores
internos contribuye a perfeccionar el control interno”25
Figura 2.1. Carácter Sistémico del Control Interno
Elaborado por: Dr. C Laredo González Méndez
Fuente: El control interno y el cuadro de mando integral, una poderosa combinación intangible
25
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 225; EDICIÓN: Mc. Graw Hill.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
AMBIENTE
DE CONTROL
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
SUPERVISION
Y
MONITOREO
1. Eficiencia y eficacia de las operaciones. 2. Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad. 3. Confiabilidad de la información. 4. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas.
24
2.1.1.4 Procesos de Verificación del Control Interno
“Este Proceso se realiza mediante la aplicación de principios de control interno,
estos principios fundamentales son:
A) Necesidad de fijar responsabilidad, delimitando con nitidez la responsabilidad
de cada una de las direcciones.
B) Separación del registro contable y las operaciones, ya que un empleado no
puede desempeñar un cargo que tenga control sobre contabilidad y al mismo
tiempo ejecutar operaciones que se controlen contablemente.
C) Las operaciones comerciales no deben quedar a cargo de una misma
persona.
D) Implantar mecanismos que puedan comprobar la exactitud de operaciones
efectuadas a objeto de demostrar que la contabilidad recoge con exactitud la
realidad de ellas.
E) Los puestos no deben ser vitalicios.
F) Las tareas de los distintos puestos deben figurar siempre por escrito.
(Manuales)
G) Las promociones y traslados deben estudiarse cuidadosamente; de modo
que se sitúe al hombre idóneo en el lugar o puesto en que pueda rendir en
beneficio de la empresa.
H) Siempre que sea posible se debe informatizar la información manual.
I) Debe hacerse uso con carácter general de las cuentas de control, ya que
éstas prueban la exactitud de los saldos de las cuentas.
J) Debe crearse un buen sistema de archivos y correspondencia disponiéndose
en cada dirección de un nomenclador de referencia sistemático y alfabetizo de
modo que los documentos tanto de entrada como de salida sean debidamente
referenciados y se puedan encontrar con facilidad cuando se precise. Un
sistema de archivo deficiente o dejado al criterio de cada uno de los empleados
25
deriva en importantes pérdidas de horas de trabajo, tensiones humanas y
disminución de eficacia”. 26
2.1.2 Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde
lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y
los procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la
efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de
general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un
ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las
limitaciones del control interno27.
El Dr. Aguirre en su libro menciona que el sistema de control interno tiene como
objeto general:
- Aportar seguridad en la gestión empresarial al prevenir errores y
fraudes, proteger los activos de la entidad y dar lugar a una
fiabilidad de los registros contables e información económica-
financiera.
26
ANONIMO. Sistema de Control Interno, cap. 7 [en línea]. 2008 [consulta 25 de septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.mailxmail.com/> 27
GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/>
26
- Obtener eficiencia de la operativa organizativa de la entidad al
desarrollar el seguimiento y cumplimiento de las políticas y
procedimientos empresariales definidos y establecidos por la
Dirección.
De ahí la importancia de fijar y definir unos objetivos de control interno por
áreas administrativas-contables por los que circula una transacción
(proveedores, clientes, bancos, etc.) con el fin de establecer un sistema que
defina las técnicas y procedimientos de control necesarios para el logro de tales
objetivos.28
Cada organización debe diseñar el sistema de control interno que mejor se
ajusta a sus características y condiciones. Este es un aspecto esencial para que
ese sistema sea efectivo. La efectividad de un sistema de control interno tiene
un conjunto de manifestaciones y entre ellas se destacan:
Facilita disponer de una información cabal sobre la entidad “real”, que
refleje con alta fidelidad lo que ha pasado, está sucediendo y muy
posiblemente ocurra si continúa como va,
Contribuye decididamente a que se alcance una apropiada y actualizada
gestión estratégica y operacional, con un satisfactorio cumplimiento del
sistema de objetivos,
Ayuda significativamente en la consolidación de un clima laboral
favorable, de alta implicación,
Viabiliza que se cumplan las regulaciones vigentes que conciernen a la
entidad.29
28
Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A. 29
Dr. González Méndez Laredo, EL CONTROL INTERNO Y EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL, UNA PODEROSA
COMBINACIÓN INTANGIBLE. (2005). Cuba: internet.
27
Figura 2.2. Sistema de control interno por áreas contables.
Elaborado por: Dr. Juan M. Aguirre Ormaechea (CULTURAL S.a.)
Fuente: Auditoria y Control Interno
2.1.2.1 Objetivos del Sistema del Control Interno
La fijación de objetivos desarrolla la elaboración de controles necesarios para
las actividades de gestión y dirección dentro del sistema informativo de la
empresa, los cuales convergen principalmente en la contabilidad como
instrumento para la toma de decisiones
De manera general se pueden identificar los siguientes objetivos de control en
el proceso de transacciones que serán aplicables a todos los sistemas de
organización empresarial:
a) Autorización de las transacciones: Toda transacción debe de contar con
unos sistemas apropiados de autorización conforme a las instrucciones y
criterios establecidos por la Dirección de la empresa (por ejemplo,
proceso de adquisición o ventas de activos).
Sistema de Control Interno por áreas contables
Evaluación del Control Interno
Técnicas/Procedimientos de control interno
Objetivos Control Interno
28
b) Adecuado registro, clasificación e imputación del período contable de las
transacciones: Deben de existir unos procedimientos que aseguren que
las transacciones están codificadas y clasificadas en las cuentas
contables definidas y en los periodos correctos de manera que facilite la
confección de los estados financieros de acuerdo a los principio de
contabilidad generalmente aceptados y los criterios definidos por la
entidad.
c) Verificación de los Sistemas: Este objetivo esta enfocado a la verificación
periódica del correcto reflejo de las transacciones reales a la información
generada por el sistema de procesamiento establecido, de forma que
puedan detectarse posibles errores surgidos.
d) Obtención de una información exacta y fiable: Todos los registros
creados bajo los objetivos anteriormente descritos deben de generar un
flujo de salida de información el cual se resumirá de una manera exacta y
correcta mediante la presentación de unos informes financieros.
e) Adecuada Segregación de funciones: El ciclo completo de una
transacción debe de procesarse por personas diferentes con el fin de
evitar errores y restringir las posibilidades de fraude.
f) Salvaguardia y custodia física de activos y registros: Los controles
diseñados para la consecución de este objetivo deberán ir enfocados a
conseguir que se determine un adecuado acceso restringido sobre los
activos propiedad de la entidad por parte de las personas autorizadas
para ello.
29
g) Operanding de acuerdo a las políticas establecidas por la entidad: Todos
los procesos implicados en el registro de las transacciones se efectuarán
de acuerdo a unas políticas y criterios establecidos y aprobados por los
órganos directivos de la entidad que quedarán reflejados por escritos en
unos manuales de procedimientos especificados por áreas y ciclos
administrativos y contables acordes con la actividad de la empresa.30
2.1.2.2 Elementos del sistema de control interno
1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas,
además de la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.
2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los
planes.
4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los
recursos.
30
Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A.
30
6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado
sistema de evaluación.31
7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de
control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.
10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización
de directivos y demás personal.
12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles internos,
contables y administrativos.
2.1.2.3 Documentación del conocimiento del control interno.
Para evaluar el control interno de una empresa el auditor utiliza métodos para
obtener así un conocimiento funcional de cada control. Los métodos utilizados
son los cuestionarios, relaciones escritas o diagramas de flujo.
31
GOMEZ Giovanny E. Control Interno [en línea]. 2007 [consulta 30 septiembre del 2009]. Disponible en: <http://www.gestiopolis.com/>
31
Cuestionario de Control Interno
El método tradicional de descripción consiste en llenar un cuestionario
estandarizado de control interno. Muchos despachos contables han diseñado su
propio cuestionario para ello. Generalmente contiene una sección para cada
ciclo importante de transacciones; esto permite dividir el llenado del cuestionario
entre varios miembros del personal de la auditoría32.
Método de flujo gramas.
Consiste en la elaboración de diagramas que representan gráficamente los
flujos de los documentos, de las operaciones que se relacionan con éstos y de
las personas que intervienen en las mismas, empleando para ello un conjunto
de símbolos que permitan identificar los circuitos operativos de un ciclo de
transacciones de los que son representativos33.
32
PRINCIPIOS DE AUDITORIA, decimo cuarta edición; Cap. 7 Control Interno; Autores: O. Ray Whittington y Kurt Pany; pág. 227; EDICIÓN: Mc. Graw Hill. 33
DE LA PEÑA Gutiérrez Alberto. (2009). AUDITORIA; Un enfoque práctico (1a. ed.). Madrid, España. pág. 93; cap. 3.
Paraninfo Cengage Learning.
32
Figura 2.3. Métodos de flujo gramas.
LÍNEA DE FLUJO DE LOS DOCUMENTOS
Elaborado Por: Alberto de la Peña Gutiérrez
Fuente: Libro Auditoria, un enfoque práctico.
Narrativas.
Detalla las descripciones de los sistemas de control interno y de los diferentes
procedimientos gestionados en cada área o ciclo mediante la confección de
memorándums.
El objetivo de estas narrativas es de detectar y detallar por áreas.
- Los procedimientos y criterios de contabilidad empleados
- Las medidas de control interno existentes.
- Los puntos efectivos y debilidades encontradas en el análisis de
procedimientos34.
34
Dr. AGUIRRE Ormaechea Juan M. Coordinador general de la obra; AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; Cap. 3 Objetivos del Control Interno; pág. 207; ediciones CULTURAL S.A.
ARCHIVO
DECISION
PROCESO
DATOS
DOCUMENTO
MULTIDOCUMENTO
33
2.2 MARCO CONCEPTUAL:
Proceso Administrativo:
“Métodos y procedimientos fundamentales mediante los que una organización
coordina o regula sus acciones35”.
Es una serie de pasos que utiliza la empresa para llegar a la meta o a los
objetivos establecidos en la entidad, es muy importante conocer los procesos
administrativos de la empresa para conocer si esta cumpliendo con sus
requerimientos y poder corregir las desviaciones que puedan darse al respecto
de los objetivos.
Proceso Contable:
“Método para transformar datos contables en informes contables que pueden
ser interpretados y utilizados en los procesos de elaboración de decisiones 35”.
Al igual que el proceso administrativo, el proceso financiero debe cumplir con
diferentes etapas para la comprobación de información financiera, basándose
en la contabilidad; esto también ayuda a la auditoria para comprobar la
corrección del producto de la contabilidad.
35
Diccionario de Administración y Finanzas, OCEANO/Centrum, Equipo Editorial
34
Efectividad:
“En el proceso de dirección, organización óptima entre cinco elementos,
producción, eficiencia, satisfacción, adaptación y desarrollo 35”
La efectividad permite analizar los rendimientos de una entidad en sus objetivos
y metas programadas frente a los servicios y producción en una empresa. A la
vez se la puede analizar como indicadores en la Auditoria de gestión.
Eficiencia:
“Utilización racional de los recursos productivos, adecuándolos con la
tecnología existente36.”
La eficiencia que al igual que la eficacia, son capacidades que emplea una
empresa para disponer de sus recursos para satisfacer a sus clientes y
mejorar su productividad.
36
Diccionario enciclopédico Ilustrado OCEANO UNO; Editorial Océano.
35
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
4.1 Diseño de Investigación
- De acuerdo a la profundidad del estudio mi investigación es
explicativa, porque se va a desarrollar fundamentaciones a
través de un texto sobre sistemas de control interno.
- De acuerdo a la intervención del investigador es observacional,
porque primero se observaran como se llevan a cabo los
procesos administrativos y financieros.
- De acuerdo a la conducta de las variables entre si es
correlacional, porque se muestran relacionadas entre si.
Por lo tanto mi diseño de investigación es:
Explicativa-Correlacional-Observacional.
36
4.2 Métodos de Investigación
- Método de Observación científica: Se utiliza durante todo el proceso
de investigación desde el inicio hasta el final, toda vez que el tema de
investigación es un diseño observacional.
- Método inductivo: Es el paso de los hechos a la leyes, es decir
concretos
4.3 Fuentes y Técnicas
Fuentes:
- Enciclopedias
- Libros
- Manuales
- Internet
Técnicas:
- Revisión de literatura: Se revisarán textos, manuales,
enciclopedias y toda información que se requiera para el
desenvolvimiento de la información en el desarrollo de la
investigación.
37
- Entrevistas: Se realizarán entrevistas, para saber como se
encuentra el control interno en la empresa COELEC, esto servirá
para sustentar mi investigación de forma mas practica.
- Internet: Se revisarán páginas de internet que tengan relación
con el tema de investigación.
-
4.4 Unidad de Análisis.
La empresa COELEC, domiciliada en Santo Domingo de los Tsáchilas; es
una entidad que se dedica a la venta de suministros y materiales de
electricidad, comenzó a funcionar desde el 03 de Agosto de 1995; constituida
por el Ing. Richard Castillo como socio mayoritario y gerente; y a la Sra.
Narcisa Castillo, también socia y presidenta. La empresa COELEC está
estructurada de la siguiente manera:
4.2 TABLA: Departamentos y trabajadores de COELEC S.C
DEPARTAMENTOS Nº DE TRABAJADORES
Gerencia
Presidencia
Administración
Contabilidad
Caja y Cobranzas
Ventas
Facturación
Taller
Bodega
1
1
1
2
1
5
1
3
4
TOTAL 19
FUENTE: Administradora AUTOR: Gladys Escobar.
38
CAPITULO I
SITUACION DIAGNOSTICA
3.1. Situación de la Empresa.
La empresa COELEC S.C.; en la actualidad se encuentra con un nivel de
solvencia medio, ya que parte de la solvencia fue invertida en la construcción de
las instalaciones de la nueva empresa, su cartera es amplia contando con
$500.000 y el crédito que desembolsa es de $120.000, como se muestran en
los estados financieros de la empresa esta en crecimiento y cuenta con la
liquidez necesaria para afrontar a sus proveedores. Sus ventas han
incrementado favorablemente puesto que cuenta a su favor con una amplia lista
de clientes fijos.
3.1.1 Misión.
Brindar soluciones a problemas de índole eléctrica, que puedan afectar a la
productividad y facilitar la ejecución de proyectos de distribución, control y
protección, que permitan a nuestros clientes disfrutar del bienestar y los
beneficios del servicio eléctrico con un crecimiento sustentado en la
competencia leal y el desarrollo de nuestro talento humano, capacitado,
motivado y compromiso en la empresa y su realización personal.
39
3.1.2 Visión.
Mantener la supremacía en el sector eléctrico a través de la capacitación de
quienes, satisfaciendo sus necesidades y expectativas con productos, servicios
y marcas de alta calidad: implementando puntos de venta y trato personalizado,
logrando el reconocimiento del mercado.
3.2 Clientes.
La empresa COELEC S.C cuenta con una población de 1.857 clientes fijos que
realizan compras constantes. Los clientes que más compran a la empresa son
los siguientes:
1.- Ilustre Municipio del Carmen
2.- PRONACA
3.- Agroindustrias Quininde S.A
4.- Alegría Geovanny
5.- Alex Palma
6.- ARPRO Industrial
7.- COPETO
40
8.- Estrella Gonzalo
9.- Industria Agrícola Exportadora (INAEXPO)
10.- Larco Camacho Cesar Augusto
11.- Juan Mieles
12.- MOLSANDO
13.- PLANTABAL S.A
14.- REYCO
15. - Worbeck Wenzeil Herge Borge
16.- Borojo Amazónico (BORAMA CIA. LTDA.)
17.- OIA CIAL LTDA (ORIENTAL)
18.- Guagua Suarez Samuel Enrique
19.- SERVIELECPROF (Servicios Eléctricos Profesionales)
3.3 Proveedores
COELEC S.C cuenta con un total de 452 proveedores fijos, los proveedores a
los que se realizan las compras con más frecuencia son:
1.- CABLEC C.A
41
2.- INATRA
3.- INCABLE S.A
4.- MARRIOTT
5.- INSELEC CIA. LTDA.
6.- SIEMENS
7.- SUMELEC S.A.
8.- SILVANIA
9.- Rodríguez Villacis Serafín
10.- Tapia Herrera Marcelo Efraín
11.- Figueroa Fernández José
12.- PROVEMATE
13.- PROMESA
14.- OSRAM DEL ECUADOR
15.- IMPROEL
16.- Importadora IMVALMIR
17.- IPAC S.A
18.- LENRIQUEZ CI. LTDA.
19.- La Casa del Cable
20.- LIGHTING PROTECTION INTERNATIONAL
42
21.- FERREMUNDO S.A
22.- ELECTROCABLES.
3.4 Situación Financiera
A continuación se presenta la situación financiera de la empresa, del primer
trimestre del 01 de enero al 31 de marzo del 2010; al igual que el resultado de
sus operaciones
43
ACTIVO
CORRIENTE 1.616.905,80
3.792,05
100,00
158.680,12
131.731,86
26.948,26
528.029,00
30.348,75
350,00
12.603,76
45.949,73
128.838,60
50.553,96
1.981,65
655.678,19
334.443,56
249.073,00
150.388,00
98.735,00
85.370,56
AL 31 DE MARZO DEL 2010
BALANCE GENERAL
COELEC S.C
ACTIVOS FIJOS
FIJO NO DEPRECIABLE
TERRENO
CONSTRUCCIONES EN CURSO
FIJO DEPR. PROPIEDAD,PLANTA Y EQUIPO
DOCUMENTOS POR COBRAR
PRESTAMOS A EMPLEADOS
CUENTAS POR LIQUIDAR
ANTICIPOS DE PROYECTOS
INVENTARIOS
OTRAS CUENTAS POR COBRAR
Banco Pichincha Cta. 316806…
Banco del Austro Cta. 517038…
CLIENTES
PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
BANCOS
Caja General
Caja Chica
44
40.329,37
48.411,60
-18.322,76
12,87
-0,29
4.838,46
-3.071,24
24.328,04
-15.921,21
18.442,53
-17.783,89
3.500,00
-288,75
1.081,50
-313,67
119,00
-12,00
21,48
-0,48
1.951.349,36
PASIVO
546.767,27
452.145,82
13.672,12
2.396,09
46.110,40
496,51
3.404,38
768,45
49.786,72
32.442,84
24.703,63
6.307,94
70.562,50
63.504,25
7.058,25
617.329,77TOTAL PASIVO
BANCO PICHINCHA OP. 195067-00
BANCO PICHINCHA PORCION CORRIENTE
PASIVO NO CORRIENTE
PRESTAMO POR PAGAR LARGO PLZO
INTERES POR PAGAR LARGO PLAZO
IVA EN VENTAS O COBRADO
RETENCION FUENTE IMP. RENTA POR PAGAR
RETENCION FUENTE IMP. RENTA IVA
IVA COBRADO X LIQUIDAR VTAS A CREDITO
PRESTAMOS BANCARIOS A CORTO PLAZO
PASIVO CORRIENTE
PROVEEDORES
ACREEDORES
BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
CUENTAS POR PAGAR FISCO
LICENCIAS DE SISTEMAS INFORMATICOS
EDIFICIOS
VEHICULOS
(-) DEPRECIACION ACUMA DE VEHICULO
MAQUINARIA Y EQUIPO
(-)DEPR. ACUM DE MAUINARIA Y EQUIPO
EQUIPO DE OFICINA
(-) DEPR. ACUM. EUIPO DE OFICINA
MUEBLES Y ENSERES
(-)DPRE. ACUM. MUEBLES Y ENSERES
EQUIPOS DE COMPUTAIÓN
(-)DPRE. ACUM. EQUIPO DE COMPUTACION
(-)DEPR. ACUJ. HERRAMIENTAS Y ACCESO
TOTAL ACTIVO
(-) DEPR. ACUM. LICENCIAS SIST. INFORMA
RELOJ CONTROL
(-) DEPR. ACUM. RELOJ CONTROL
ACCESORIOS DE SEGURIDAD FISICA
(-)DEPR. ACUM. ACCESORIOS SEGURIDAD
HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS
45
1.334.019,60
617.476,67
480,00
616.966,67
4.224,27
4.224,27
712.318,66
640.078,69
72.239,97
1.951.349,37
RESERVA LEGAL
PATRIMONIO DE RESULTADOS
UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES
Ruth Parreño M.
CONTADOR
UTILIDAD DEL PRESENTE EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Richard Castillo U.
GERENTE GENERAL
PATRIMONIO
PATRIMONIO DE APORTACIÓN
APORTES DE CAPITAL
APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES
PATRIMONIO DE RESERVAS
FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS COELEC 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO 2010 ELABORADO POR: RUTH PARREÑO-CONTADORA
46
733.099,89
727.901,38
713.742,30
14.843,49
-684,41
5.198,51
1.440,39
50,00
152,36
3.555,76
660.859,91
565.495,09
63.627,14
8.560,00
3.155,68
10,00
1.071,48
3.035,72
382,90
20,80
398,45
741,42
5,90
2.130,00
900,00
7,00
1.969,25
100,00
183,90
5.991,69
908,87
10,00
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO 2010
ESTADO DE RESULTADOS
COELEC S.C.
MULTAS A EMPLEADOS
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
VENTAS
VENTAS POR SERVICIOS PRESTADOS
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN VENTAS
INGRESOS NO OPERACIONALES
INTERESES GANADOS
GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS
COPIAS
OTROS INGRESOS
COSTOS Y GASTOS
COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTA
GASTOS ADMINISTRATIVOS
REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA
OBLIGACIONES SOCIALES
BONIFICACIÓN ADICIONAL PATRONAL
SERVICIOS BÁSICOS
ARRIENDOS
UTILIES DE OFICINA
MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION MUE
SERVICIO DE COURIER Y CORRESPONDENCIA
VIATICOS-MOVILIZACIÓN Y TRANSPORTE PERSO
AGASAJO AL PERSONAL
HONORARIOS A PROFESIONALES
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
GASTOS JUDICIALES
PERMISOS-CONTRIBUCIONES-PATENTES Y DONA
SERVICIOS OCASIONALES
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION EDI
MANTENIMIENTO-ARREGLO Y REPARACION VEHI
47
180,00
3.576,88
60,00
97,28
166,50
42,45
8,92
2.912,05
57.082,37
9.628,00
2.986,47
868,70
1.517,86
701,94
637,86
2298,55
144672
1430
2,5
17617,22
76,25
277,05
180,00
220,00
691,75
366,24
3.177,43
0,25
540
11,62
193,5
8898,31
1.200,00
1.544,03
321,61
77,05
341,46
1.632,83
1.734,49
285,75
GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
COMISIONES BANCARIAS
SERVICIOS BANCARIOS
ALQUILER DE VEHICULO
GASTOS POR TRAMITES ADUANEROS
UTILIES DE ASEO Y LIMPIEZA
VARIOS GASTOS DE VENTAS
BAJA DE MERCAD X OBSOL. DETERIO
MANT.-ARRG. Y REPA. DE MAQUINAR
MANT.-ARRG. Y REPA. DE EQUIPO
AFILICIONES Y SUSCRIPCIONES
REFRIGERIOS Y BONIFICACIÓN ALIME
GASTOS DE PROYECTOS
UTILES DE ASEO Y LIMPIEZA
SERVICIOS OCASIONALES
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
MANT.-ARREGLO Y REP. EDIFICIOS
MANT.-ARRG. Y REPA. DE VEHICULOS
CAPACITACIÓN Y ENTRENA. PERSO
VARIOS GASTOS ADMINISTRATIVOS
GASTOS FACTOR PROPORCIONAL
GASTOSDE VENTAS
REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA
OBLIGACIONES SOCIALES
SERVICIOS BASICOS
ARRIENDOS
UTILES DE OFICINA
PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
FLETES Y TRANSP. DE MERCADER
MANT.-ARREGLO Y REP. EQUIPOS
GASTOS DEPR. ACTIVOS FIJOS
AFILIACIONES Y SUSCRIPCIONES
REFRIGERIOS Y BONIFICACIÓN ALIME
SEGURIDAD Y VIGILANCIA
CONTRIBUCIONES Y DONACIONES
VIATICOS-MOVILIZA. Y TRANP. PERSO
AGASAJO PERSONAL
COMISIONES EN VENTAS
GASTOS DE EMBALAJE
GASTOS SEGUROS
48
184,09
22,48
22,48
660.859,91
72.239,97
CONTADOR
Ruth ParreñoRichard Castillo
GERENTE GENERAL
IMPUESTOS SALIDA DE CAPITALES
GASTOSNOOPERACIONALES
GASTOS NO DEDUCIBLES DE IMPU
TOTAL GASTOS
UTILIDAD OPERDIDA DEL EJERCICIO
FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS COELEC 01 ENERO-31 DE MARZO DEL 2010
ELABORADO POR: RUTH PARREÑO- CONTADORA
3.5 Estructura orgánica
La estructura orgánica de la empresa para el desarrollo de sus actividades de la
empresa COELEC S.C. se representa de la siguiente manera:
49
4.3 FIGURA: ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA COELEC
ELABORADO POR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
GERENCIA GENERAL
GERENCIA
ADMINISTRATIVA
DEPARTAMENTO CONTABLE
DEPARTAMENTO VENTAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA
BODEGA
CONTADOR
PAGADURÍA
CAJERA
JEFE VTS. EXTERN.
VENDEDOR 2
JEFE DE VENTAS
VENDEDOR 1
FACTURADORA
JEFE TALLER Y
PROYECTOS
AUXILIAR DE
TALLER 3
AUXILIAR DE
TALLER1
AUXILIAR DE
TALLER 2
VENDEDOR
DESPACHADOR
JEFE BODEGA
AUXILIAR BODEGA
1
AUXILIAR BODEGA 2
AUXILIAR BODEGA 3
AUXILIAR BODEGA 4
50
3.6 Funciones
3.6.01 Funciones de Contador
Las funciones de Contador son:
Revisión, elaboración y declaración de impuestos a la renta, IVA y
retenciones.
Revisión, elaboración y declaración anexos transaccionales
Revisión, elaboración y declaración anexo bajo relación de dependencia
Revisión y elaboración de Balances
Revisión, elaboración y pago de Planillas Seguro Social
Provisiones Legales
Provisiones para anticipo a empleados
Elaboración de Roles de Pago y Contabilización
Elaboración y legalización de Contratos de Trabajo y actas de Finiquito
Elaboración y legalización de Décimo Tercero, Décimo Cuarto y
Utilidades
Registro y descuentos de Créditos a empleados
Pago de Servicios Básicos (Luz-Agua-Teléfono)
Pago de Retenciones Judiciales y AFP Génesis.
Coordinar procesos en las diferentes áreas de la empresa
(Administración-Pagaduría-Caja-Facturación-Ventas y Bodega)
Asistir a las reuniones mensuales
Asistir al Trabajo con vestimenta formal
Guardar los documentos confidenciales solo en equipos de cómputo y/o
archivadores de propiedad de la empresa.
51
No podrá divulgar, ni revelar a terceras personas la información
confidencial los secretos profesionales de los clientes, proveedores o del
empleador que pongan en su conocimiento.
A dedicar todo su tiempo al empleador durante las horas de trabajo sin
permitir que actividades relativas a asuntos de negocios ajenos al mismo
interfieran con los servicios que debe rendir.
Cumplir y someterse a las normas, reglamentos, procedimientos y
disposiciones vigentes en la Empresa y a las que adelante expidieren.
Además de las establecidas en el Art. 45 del Código de Trabajo.
3.6.02 Funciones de Ventas
Las funciones a cumplir el personal del departamento de Ventas son:
Elaborar e imprimir Facturas
Elaborar e imprimir Cotizaciones
Elaborar e imprimir Notas de Entrega
Elaborar e imprimir Notas de Crédito
Elaborar Nota de Materiales Pendientes de Entrega
Ordenar las facturas para Archivo
Ordenar y archivar las Notas de entrega y Cotizaciones
Ordenar y cuidar los protocolos y garantías de transformadores.
Revisar todos los días las notas de entrega y Facturas contra el sistema
que coincidan la numeración interna con la física.
Recibir llamadas de Clientes para chequear facturas.
Facturar Proyectos a empresas públicas y privadas previa revisión de
Notas de Entrega y devoluciones de materiales.
Recibir correspondencia de la empresa
52
Asistir a reuniones mensuales.
Asistir al Trabajo con Vestimenta Formal
Cumplir y someterse a las normas, reglamentos, procedimientos y
disposiciones vigentes en la Empresa y a las que adelante expidieren.
3.6.03 Funciones del Jefe de Bodega
Recepción de Facturas de Compras, Guías de Remisión y Transporte e
ingresar al sistema, mediante el modulo de compras.
Regulación de materiales (por deterioro-robo-obsolescencia-donación de
materiales)
Verificación de Costos y Precio de Venta al Público de los productos.
Control de Existencias
Coordinación y pedido de materiales y adquisiciones
Coordinación de Notas de Crédito y Notas de Debito con proveedores
Coordinación de fechas de pago con pagaduría
Coordinación del personal a su cargo
Mantener limpias y orden la Bodega.
3.6.04 Funciones de Auxiliar de Bodega
Recibir, revisar, codificar y perchar las mercaderías
Revisar y despachar mercadería con facturas, notas de venta onotas de
entrega autorizadas por la empresa
53
Subir y Bajar mercaderías en los vehículos de la empresa o de los
Clientes, sustentando con los documentos habilitantes.
Mantener limpia el área de trabajo.
Acatar ordenes e instrucciones de sus superiores
Asistir a las reuniones Mensuales.
3.6.05 Funciones del Cajero.
Realizar Reportes Diarios de Caja.
Recibir Efectivo por facturas de Ventas.
Realizar Cobros
Llevar Caja Chica
Controlar los gastos de caja Chica
Llevar la cartera Vencida
Custodiar los fondos de Caja
Emitir y archivar Los respectivos comprobantes de salida del efectivo de
caja chica
Afrontar responsablemente si hubiere faltante.
3.6.06 Funciones Jefe de Taller y Proyectos.
Construcción armados de Sistemas Eléctricos
Montajes y Desmontajes de Sistemas Eléctricos
Mantenimiento de Equipos Eléctricos
Utilizar de forma adecuada los implementos de seguridad
54
Dar mantenimiento a los equipos eléctricos de la empresa en forma
periódica37
Colaborar con las diferentes áreas de la empresa cuando lo requieran
Mantener limpia el área de trabajo
Acatar órdenes e instrucciones de sus superiores
Utilizar y cuidar las herramientas entregadas a su cargo y las de uso
general del taller.
37
No se han incluido las demás funciones, ya que la información no me la fue proporcionada completa por
el administrador, por lo tanto mi información ha sido una limitante.
55
3.7 Personal
La empresa COELEC S.C; cuenta con una nómina total de 21 empleados
detallados a continuación:
COD. NÓMINA CARGO
01 Castillo Richard Gerente General
02 Vargas Mayra Gerente Administrativa.
03 Parreño Ruth Contador
04 Vergara Darleni Pagaduría
05 Ortiz Cesar Jefe Bodega
06 Arboleda Julio Auxiliar Bodega 1
07 Palacios Carlos Auxiliar de Bodega 2
08 Villacis Ángel Auxiliar de Bodega 3
09 Zaruma Jonatán Auxiliar de Bodega
10 Mocha Edison Jefe Ventas Externas
11 Valdivieso Darwin Jefe de Ventas
12 Chica Marjorie Vendedor 1
13 Zambrano Gina Vendedor 2
14 Villapardo María Facturadora
15 Maldonado Sobeida Cajera
16 Ortiz Ramón Despachador Vendedor
17 Ortega Roberto Jefe Taller y Proyectos
18 Castillo Pablo Auxiliar Taller 1
19 Congacha Ernesto Auxiliar Taller 2
20 Vergara Lozano Niler Auxiliar de taller 3
21 Vaca Mafla Ilmar Guardia Seguridad
3.1 TABLA de la Nómina de Trabajadores y cargos
Fuente: Empresa COELEC S.C.
Autor: Gladys Escobar
56
3.8. Resultados de la Evaluación de Control Interno.
A continuación se presenta los resultados de la evaluación del sistema de
control interno administrativo y financiero aplicados a la empresa COELEC.
3.8.01. Aspecto General de la Organización.
De la evaluación de Control Interno en los Aspectos Generales de la
Organización, se evidenció que la empresa no cuenta con manual de
Procedimientos contables, por lo que implica que el departamento de
contabilidad está en riesgo de control.
3.8.02 Control Interno de Cuentas por Cobrar
Como resultado a la Evaluación de Control Interno realizado al departamento de
Cuentas por Cobrar se determino que la empresa no desglosan por deudores y
por edades las cuentas por cobrar a clientes.
57
3.8.03 Control Interno Cuentas por Pagar
Como resultado de la evaluacion de Control Interno que se aplico al
Deparatamento de Pagaduria, cuentas por Pagar reflejo que; no se mantiene al
día las cuentas por Pagar a Proveedores, Cuentas por Pagar Diversas, Cobros
Anticipados y no presentan saldos Envejecidos.
3.8.04. Control Interno de Inventario
De acuerdo a la evaluación de control interno realizado a Bodega o Inventario
se evidencio los siguientes problemas:
-No cuenta con tarjetas estibas actualizadas situadas junto a los productos
almacenados
-Los almacenes no tienen seguridad a mas de esto no se encuentran limpios y
ordenados.
-El personal del almacén no tiene acceso a los programas contables ni a los de
control de los productos.
-El personal del almacén no tiene firmadas Actas de Responsabilidad Material
por la custodia de bienes materiales.
58
- No existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y estos no se
verifican sistemáticamente
-Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran los
expedientes correspondientes, pero no se contabilizan inmediatamente.
-No se incluyen dentro del valor de los inventarios los aranceles pagados.
59
CAPITULO V
DISEÑO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO PARA LA EMPRESA COELEC
4.1. Estructura Orgánica Administrativa y Financiera Propuesta.
5.1 GRAFICO Organigrama Departamental Propuesto
Fuente: Empresa COELEC S.C.
Autor: Gladys Escobar
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA
DEPARTAMENTO DE VENTAS
ADMINISTRACION JEFE DE TALLER JEFE VENTAS EXTERNO
CONTABILIDAD JEFE VENTAS JEFE DE PROYECTOS
ASISTENTE DE PROYECTOS
ASISTENTE DE TALLER
CAJA
VENDEDORES
COMPRAS
INVENTARIO
60
4.1.1 Área de Compras
Se dedica a la adquisición de los bienes o servicios de la empresa. Las
transacciones derivadas de este proceso se registran en diversas cuentas de
activo y gastos. De la diferencia en tiempo que existe en la recepción del bien o
mercadería y el pago, surgen diversas cuentas de pasivo, asociado a esta
transacción.
A.) Funciones Típicas:
1.) Preparación de solicitud de compra.
2.) Solicitud de compra.
3.) Solicitud de cotización.
4.) Selección del mejor proveedor.
5.) Autorización para la adquisición de bienes y servicios.
6.) Función específica de importación de mercaderías.
7.) Recepción de mercancías y suministros.
8.) Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos.
9.) Verificación y aprobación de pagos.
10.) Registro de las cuentas por pagar.
11.) Control de las cuentas por pagar.
12.) Actualización de los registros de inventarios y costos.
13.) Registro de IVA crédito fiscal.
61
B.) Formas y Documentos Utilizados:
1.) Solicitudes de compra.
2.) Pólizas de importaciones.
3.) Órdenes de compra.
4.) Documentos de recepción.
5.) Facturas de proveedores.
6.) Notas de débito y de crédito.
7.) Solicitud de cheques.
8.) Autorizaciones para desembolso.
C.) Objetivos de control interno:
Que las transacciones de compra de bienes y servicios se ejecuten
adecuadamente (eficiencia operativa). Mediante el cumplimiento de los
siguientes aspectos:
Preparar requisiciones de compra manual o electrónicamente.
Hacer firmar cada orden de compra por el supervisor autorizado.
Colocar o expedir órdenes de compra para bienes, servicios o
mercaderías, bajo autorización del departamento de compras o el
encargado de compras.
Buscar la mejor fuente de abastecimiento y en relación de los artículos
importantes será necesario pedir cotizaciones.
62
Autorizar los pagos de bienes y servicios que se origina en el
departamento de pagos o encargado de pagos, y culmina con el cheque
firmado por personas autorizadas.
Autorizar a los proveedores, los precios, los pagos anticipados y las
condiciones de los bienes y servicios de acuerdo a políticas adecuadas
establecidas por la Gerencia. Se deben establecer estándares para los
proveedores potenciales.
Autorizar el pago de embarque y trámite de aduana de productos
importados
63
5.2. GRAFICO DE ORDEN DE COMPRA EMITIDO POR EL SISTEMA SACI
AUTOR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
64
D.) Procedimiento de documentación:
La documentación se considera necesaria, los documentos claves serán
las órdenes de compra, estas serán formuladas por el departamento de
compras y deben tener una descripción precisa de los artículos y
servicios deseados, cantidades, precios, nombre y domicilio del
proveedor, pre numeradas si fuera el caso, firmadas y autorizadas. En el
caso de productos importados para el inventario, es la póliza de
importación.
Las transacciones deben estar apropiadamente registradas.
Contabilizar en el diario las transacciones de compras y desembolsos y
registrar en el mayor es responsabilidad de contabilidad general.
El departamento de contabilidad deberá asegurarse de la correcta
clasificación de cuentas.
Los procedimientos contables también incluyen el afectar los registros de
inventarios por razón de las compras.
65
5.3. GRAFICO DE ORDEN DE COMPRA
AUTOR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
4.1.2 Área de Ventas y Cobranza
En esta área se va a incluir la toma de pedidos de los clientes, distribución,
movimiento, cobranza de cuentas y recibir el efectivo de los clientes.
A) Funciones Típicas:
Toma de pedidos
Evaluación y aprobación de créditos.
Despacho del pedido
66
Facturación.
Recepción de dinero de ventas en caja.
Verificación del total de entradas en efectivo.
Depósito de efectivo recibido en el banco.
Determinación de cuentas incobrables.
Gestión de cobro clientes y seguimiento de cuentas morosas.
Contabilizar la factura
Contabilizar comisiones
Emisión de notas de crédito, ajustes a clientes por:
mercadería devuelta.
Ajustes a precios.
Errores de facturación.
Cualquier otra reducción en el saldo de clientes.
Determinación del costo de ventas.
Actualización de integraciones Caja, Clientes, Comisiones.
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas canceladas.
Registro de IVA débito fiscal.
Cheques rechazados.
Descuento por pronto pago
B) Formas y Documentos Utilizados:
Pedidos de clientes.
Órdenes de despacho.
Proformas de pedidos.
Facturas de ventas.
Recibos.
67
Reporte de comisiones.
Reporte de saldos de antigüedad de los clientes para cobro.
Reporte de Comisiones.
Reporte de ingresos diarios.
Notas de débito y crédito.
Cheques recibidos
Recibos de depósitos bancarios.
C) Objetivos del Control Interno:
Las transacciones deben estar debidamente ejecutadas (eficiencia operativa)
Aceptar órdenes de clientes de acuerdo con la autorización.
Aprobar ventas a crédito de acuerdo a límites y políticas establecidas.
Facturar a precios y términos autorizados por el jefe de ventas.
Delegar a una persona para el manejo del dinero recibido.
Depositar el efectivo recibido intacto e integro a más tardar el día
siguiente hábil de su ingreso.
Registrar los ingresos en contabilidad en forma correcta.
Emitir el recibo por cada pago realizado por los clientes.
68
D.) Procedimiento de Documentación:
Seguridad de que la facturación se produzca al momento en que se
recibe el efectivo si la venta es al contado, y que se remitan las copias de
facturas a donde correspondan.
El efectivo por facturación recibida en caja de los clientes se debe
depositar diariamente. Posteriormente, se harán resúmenes diarios de
ingresos, recibos y facturas emitidas, respaldados con su respectivo
depósito del banco.
Cada pago del cliente tiene que estar respaldado por su recibo de caja.
Emisión de notas de créditos por devolución mercaderías dentro de 30
días máximos y en casos especiales emitir notas de crédito dos meses
después de la fecha de facturación.
Reporte de cheques rechazados para su cobro y re depósito.
Reporte de saldos por antigüedad de los clientes.
Reporte de Comisiones de los vendedores.
Estados de cuenta para cobro a los clientes por ventas a crédito.
Estados de cuenta de los bancos para revisión de depósitos de los
clientes por ventas a crédito.
69
5.4. GRAFICO DE DESPACHO DE BODEGA
AUTOR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
4.1.3 Área de Inventarios (Bodega)
Es un rubro estrechamente ligado a compras y ventas. Del nivel de inventario
dependerá el abastecimiento del mercado y la cantidad de compra que tiene
que requerirse para ajustarse a la necesidad del mercado.
70
A) Funciones Típicas:
Inventarios físicos.
Despacho de mercadería.
Empaque y envió de mercadería.
Recepción, conteo y recepción de mercadería importada.
Seguridad de la bodega o almacén.
Ingreso de mercaderías al sistema
Protección de los productos del inventario
Registro de los inventarios
Determinación de máximos y mínimos de inventario y su control.
B) Formas y Documentos Vitales:
Proforma de pedido de mercadería.
Notas de envío.
Facturas.
Reportes de conteos físicos de inventario
Reportes de ruta de ventas.
Facturas de proveedores.
Listas de empaque.
71
B) Formas y Documentos Vitales:
Proforma de pedido de mercadería.
Notas de envío.
Facturas.
Reportes de conteos físicos de inventario
Facturas de proveedores.
Listas de empaque.
C) Objetivos del Control Interno:
Despachar los pedidos en forma eficiente.
Realizar los despachos de productos de acuerdo a los reglamentos y
antes, durante y después de que se ejecute este proceso, es necesario
que el jefe del almacén determine:
Que la cantidad del producto despachada esté de acuerdo a la
proforma de pedido.
Que la cantidad solicitada exista físicamente en el almacén.
Que los códigos de los productos estén correctos.
Que el producto despachado sea el solicitado.
Realizar inventario Físico y revisión de productos Importados de acuerdo
a procedimientos y supervisión administrativos.
72
4.1.4 Área Financiera - Departamento de Contabilidad
Aquí se analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica la información
proporcionada por los departamentos involucrados en el proceso de manera
que pueda ser informada la gerencia para la toma de decisiones. Además de
recopilación de datos para la preparación de los estados financieros.
A.) Actividades del Departamento de Contabilidad:
Prepara informes de diarios, tanto recurrentes como esporádicos.
Registro de operaciones en el diario.
Mayoriza operaciones.
Obtiene información de los diferentes departamentos.
Custodia de formularios y libros de contabilidad
Prepara Estados Financieros.
B.) Formas y Documentos Utilizados:
Diario general.
Informes de diario.
Mayor general.
Auxiliares e integraciones de cuentas.
Estados e informes financieros y demás reportes necesarios.
73
C.) Objetivos de Control Interno
Autorizar los asientos de diario de acuerdo con las políticas establecidas
por la gerencia.
Preparar los asientos de diario correcta y oportunamente.
Legalizar los informes de diario por parte de la persona que las realizó.
Revisar los informes de diario por persona autorizada.
Aplicar políticas gerenciales vigentes que se ajusten a Normas
Ecuatorianas de Contabilidad.
Verificar periódicamente los saldos en el mayor general y evaluarlos.
Actualizar permanentemente las integraciones de las cuentas
Preparar los informes correcta y oportunamente, sobre bases
consistentes y mostrar razonablemente la información.
Permitir el acceso a los libros contables, formularios, áreas de trabajo y
los procedimientos de procesamientos de información de acuerdo a las
políticas establecidas por la gerencia.
74
D.) Tipos de Informe:
Balance de saldos
Estados financieros básicos
Balance de situación general
Estado de resultados
Estado de flujo de efectivo.
Notas a los estados financieros
Análisis o razones financieros
Declaraciones fiscales
75
5.5. GRAFICO DE ORDEN DE ENTREGA
AUTOR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
76
4.2 Sistema de Control Interno
Planear es el proceso formal de proyectar normas, procedimientos, metas,
estrategias, descripción de puestos y otros métodos que ayudan a evitar y
corregir desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados en una
empresa; los controles son medidas que permiten verificar que las decisiones y
los resultados sean acordes a los planes establecidos. El Control interno se
expresa a través de las políticas aprobadas por la gerencia y sus
colaboradores, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación,
evaluación de regulaciones administrativas, manuales de organización, de
normas y procedimientos, contables, de sistemas de información y de
programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Actualmente en la empresa COELEC S.C no está definido un modelo o
procedimiento especifico de cómo debe ser un sistema de control interno; sin
embargo, existen lineamentos mínimos (cartas, memos, reglas) que contribuyen
al cumplimiento de sus objetivos. El estudio de manuales es la pieza básica y
punto de partida, para conocer el funcionamiento del sistema de control interno
de la empresa, para evaluarlo mediante el trabajo de auditoría o para que la
gerencia verifique la correcta actuación y efectividad de las operaciones de la
empresa.
A continuación se presentan los manuales que, derivados del estudio de las
principales operaciones de la unidad de análisis se estiman necesarios para su
adecuado funcionamiento:
77
4.2.1 Manual de Organización
4.2.1.1 Gerente General
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Gerente
Ubicación del puesto Gerencia General
Subalterno Jefe de Ventas y Cobros, Jefe de Bodega, Contador
General, Encargado de Compras
Colaboradores Secretaria y Seguridad
II Descripción genérica del puesto
Tiene a su cargo la administración, dirección, control y coordinación de las
actividades de la empresa para alcanzar exitosamente los objetivos de la
misma.
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Administra los bienes y recursos de la empresa.
Cumple con la dirección y supervisión de la empresa.
Supervisa el buen funcionamiento de las actividades de la empresa.
Crea políticas de créditos, de ventas y de compras.
78
Autoriza créditos.
Autoriza las compras de bienes y servicios.
Analiza los estados financieros.
Autoriza pagos.
Legaliza cheques.
b.) Relaciones de Trabajo
Por su naturaleza de la asignación tendrá relación con el entorno laboral de la
empresa, pero tendrá relación especial con el Jefe de Bodega, Jefe de Ventas y
Cobros, Contador General y con el Encargado de Compras.
c.) Autoridad
En este puesto se centraliza la autoridad superior, y a partir de ésta autoridad
delega responsabilidades.
d.) Responsabilidad
Es responsable de la administración y el logro de los objetivos de la empresa.
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Licenciatura en Administración de Empresas o carrera a fin.
b) Experiencias
Mínima de cinco años en puestos similares.
79
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
En dirigir, coordinar y organizar.
Toma de decisiones.
Don de mando.
Conocimiento de programas de computación
Creatividad, análisis, innovador.
Solución de problemas.
Destrezas:
Manejo de programas de computación.
Expresarse en forma clara y concisa.
4.2.1.2 Jefe de Bodega
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Jefe de Bodega
Ubicación del puesto Bodega
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Auxiliares de Bodega, Repartidor
80
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de la custodia, de los
bienes disponibles para la venta.
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Supervisa el conteo físico de inventarios.
Supervisa el ingreso de productos importados a la bodega.
Supervisa los ingresos y egresos de productos al sistema.
Revisa y cuenta los productos importados.
Custodia los artículos para la venta, cuidando que se mantenga en buen
estado
Supervisa el despacho de productos conforme a la orden de compra de
los clientes.
Se encarga de la facturación de productos vendidos.
Orienta y supervisa a los auxiliares de bodega.
Supervisa el empaque para envío de mercadería vendida.
Supervisa la ruta de reparto de mercadería.
Elabora los informes periódicos u ocasionales a requeridos por gerencia
general.
Reporta las compras y ventas mensuales a contabilidad.
Efectúa los cuadres periódicos con contabilidad.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General, a quien suministra
información sobre su departamento. Tiene relación de colaboración con los
demás departamentos; principalmente con ventas y contabilidad.
81
c) Autoridad
Tiene autoridad sobre los auxiliares y repartidor, asignándoles actividades
relacionadas con el proceso operativo del departamento.
d) Responsabilidad
Es responsable del oportuno, adecuado y eficaz funcionamiento de las
operaciones del departamento y que el producto llegue completo, correcto y
oportunamente, para satisfacción del cliente.
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Perito Contador.
b) Experiencias
Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Coordinación.
Iniciativa.
Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo.
Organizar y controlar.
Conocimiento del producto.
Destrezas:
82
Manejo de paquetes básicos de computación.
Manejo de personal
Control de cumplimiento de labores.
4.2.1.3 Auxiliar de Bodega
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Auxiliar de Bodega
Ubicación del puesto Bodega
Inmediato superior Jefe de Bodega
Subalterno Ninguno
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de despachar, empacar,
contar, revisar, mantener en orden toda la mercadería y de cuidar el buen
estado de la misma.
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Despacho de mercadería.
Revisión e ingreso de productos importados a la bodega.
Ingreso de productos importados al sistema.
Colocación adecuada de cada uno de los productos.
Conteos físico de inventario
Empaque de mercadería.
83
Revisión de productos despachados.
Etiquetado y envío de productos.
Limpieza de bodega.
Elaborar los reportes requeridos por el jefe inmediato.
Efectuar las tareas que le sean requeridas por su jefe inmediato.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el jefe de bodega, atender a clientes y prestar
colaboración al departamento de ventas.
c) Autoridad
Ninguna.
d) Responsabilidad
Asistir al jefe de bodega en el proceso de las actividades propias del almacén o
bodega.
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Estudios a nivel medio.
b) Experiencias
Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
84
Conocimiento del producto.
Ordenado, con iniciativa y actitud de servicio
Responsabilidad y puntualidad.
Mantener relaciones positivas de trabajo.
Atender Instrucciones
Destrezas:
Manejo de paquetes básicos de computación.
Rapidez y exactitud en el conteo de productos.
Comunicación eficaz con el Jefe de Bodega y otros departamentos.
4.2.1.4 Jefe de Venta y Cobros
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Jefe
Ubicación del puesto Ventas y Cobros
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Vendedores – Cobradores
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter administrativo, encargado de analizar, crear y
aplicar las estrategias aprobado por la Gerencia General, para dar a conocer el
producto en el mercado y realizar el cobro efectivo del producto vendido.
85
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Estimula las ventas.
Crea imagen y servicio de la empresa.
Fija precios para venta de productos.
Observa las actividades de la competencia.
Coordina las actividades promocionales y publicitarias.
Dirige y controla las operaciones de ventas y de cobros.
Controla los Depósitos realizados.
Elabora el reporte de cheques rechazados.
Revisa los cortes de caja.
Controla los recibos emitidos.
Crea políticas de crédito.
Analiza, investiga solicitudes de crédito de los clientes.
Revisa antigüedad de saldos.
Supervisa que las labores del departamento se ejecuten con servicios de
calidad.
Fija metas de ventas y cobros.
Coteja la facturación emitida con sus reportes de ventas.
Rinde los informes periódicos u ocasionales que requiera la Gerencia
General.
Efectúa los cruces de información periódica con el departamento de
contabilidad en lo referente a cobros y ventas.
86
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe proporcionarle
información sobre el desempeño de su departamento, así como con los
departamentos de bodega, compras y contabilidad.
c) Autoridad
Tiene autoridad sobre los vendedores-cobradores.
d) Responsabilidad
Es responsable de crear estrategias y métodos para posesionar el producto en
el mercado, de las metas de ventas, de evaluar el alcance de las ventas y de
los cobros a los clientes.
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Licenciado en administración de empresas o en mercadotecnia.
b) Experiencias
Mínima de 2 años en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Creatividad, liderazgo, negociador
87
Excelentes relaciones interpersonales.
Cumplimiento de ventas.
Toma de decisiones.
Facilidad de comunicación eficaz.
Destrezas:
Manejo de programas básicos de computación.
Manejo de recursos humanos.
4.2.1.5 Vendedores
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Vendedores
Ubicación del puesto Ventas
Inmediato superior Jefe de Ventas
Subalterno Ninguno
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, encargado de ofrecer el producto para
la venta.
88
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Ofrece el producto.
Crea más clientes.
Atención a los clientes.
Emite el ingreso al sistema de recibos de caja.
Elabora el reporte de ingresos diarios.
Reporta las ventas.
Otras tareas que el jefe le asigne.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Jefe de Ventas a quien debe proporcionarle
informes y relación adecuada con los clientes.
c) Autoridad
Ninguna.
d) Responsabilidad
Es responsable de ofrecer, colocar el producto y superar las metas establecidas
para ventas y cobros.
89
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Título a nivel diversificado.
b) Experiencias
Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Creatividad, negociador.
Excelente relaciones interpersonales
Cumplimiento de metas.
Toma de decisiones.
Conocimiento del producto.
Atención al cliente.
Responsable.
Destrezas:
Manejo de programas básicos de computación.
Vende apropiadamente el producto.
90
4.2.1.6 Contador General
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Contador General
Ubicación del puesto Contabilidad
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Auxiliar
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter administrativo y técnico, encargado del
registro y control contable, laboral y fiscal de la empresa.
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Lleva archivos de documentación contable.
Atiende los requerimientos fiscales de la administración tributaria.
Elabora los estados financieros.
Revisa los informes de ingresos y egresos, para cuadrar ingresos con
depósitos.
Realiza las conciliaciones bancarias.
Revisa las operaciones fiscales de la empresa.
Elabora los presupuestos.
Lleva el libro de prorrateo de compras.
Lleva el libro de salarios.
91
Elabora los certificados de trabajo.
Elabora los contratos de trabajo del personal.
Elabora las liquidaciones laborales.
Cálculo y pago de planilla mensual.
Cálculo mensual de prestaciones laborales.
Revisa y paga las cuotas patronales y laborales IESS.
Arqueos de caja.
Inventarios físicos.
Cuadra los controles de bodega.
Cuadra la emisión de facturas.
Rinde los informes periódicos u ocasionales que requiera la Gerencia
General.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el Gerente General a quien debe proporcionarle
informes contables, confiables y oportunos. Asimismo, relación con
departamentos de bodega, compras y ventas y cobros.
c) Autoridad
Auxiliar de Contabilidad.
d) Responsabilidad
Es responsable de llevar el control de los impuestos y la información contable
en forma, útil, oportuna y confiable.
92
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Contador Público y Auditor.
b) Experiencias
Mínima de 1 año en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Creatividad.
Excelente relaciones interpersonales.
Toma de decisiones.
Responsable.
Conocimiento de leyes tributarias.
Efectuar cálculos matemáticos.
Conocimiento de normas internacionales de contabilidad.
Destrezas:
Manejo de programas básicos de computación y de contabilidad.
Manejo de sumadoras.
Capacidad para elaborar reportes periódicos.
93
4.2.1.7 Auxiliar Contable
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación
Título del puesto Auxiliar
Ubicación del puesto Contabilidad
Inmediato superior Contador General
Subalterno Ninguno
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter técnico, encargado de asistir al contador general.
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Elabora los informes de ingresos y egresos.
Conciliaciones bancarias.
Archivo y custodia de papelería contable.
Arqueos de caja.
Codifica e ingresa al sistema de bancos, los depósitos y los cheques
emitidos.
Llena los formularios para pago de impuestos (IVA, retención en la fuente
y del IVA, retenciones, etc.).
Actualiza los libros fiscales (IVA compras y ventas, diario mayor general,
balances, inventarios, estados financieros, de salarios etc.).
Registra las notas de crédito y débito.
Controla la disponibilidad de las cuentas bancarias.
94
Controla los ingresos y los cheques rechazados.
Realiza inventarios físicos.
Efectúa las conciliaciones de existencias con bodega, de ingresos con
cobros y otros necesarios.
Otras funciones que le asigne el Contador General.
b) Relaciones de Trabajo
Relación de subordinación con el contador general a quien debe proporcionarle
información contable, confiable y oportuna.
c) Autoridad
Ninguna.
d) Responsabilidad
Es responsable por el trabajo que desarrolla y del equipo que se le asigna.
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Título de perito contador, registrado en la Superintendencia de Administración
Tributaria.
b) Experiencias
Mínima de 1 año en puesto similar.
95
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Creatividad.
Excelente relaciones interpersonales.
Responsable.
Conocimiento de leyes tributarias.
Efectuar cálculos matemáticos.
Conocimiento de normas internacionales de contabilidad.
Destrezas:
Manejo de programas básicos de computación y de contabilidad.
Manejo de sumadoras.
4.2.8 Compras
Descripción Técnica del Puesto
I Identificación Título del puesto Encargado de Compras
Ubicación del puesto Compras
Inmediato superior Gerente General
Subalterno Ninguno
II Descripción genérica del puesto
Puesto de trabajo de carácter operativo, que efectúa funciones de compras de
bienes y servicios. Especialmente los relacionados a productos para la venta.
96
III Descripción específica del puesto
a) Atribuciones
Realiza las cotizaciones y revisa las ofertas recibidas.
Contacta a los proveedores.
Paga a proveedores y otros.
Prorratea las facturas.
Elabora el Catálogo mensual y anual de productos para la venta.
Revisión de reporte de ingreso de productos importados al sistema de
inventarios.
Estable los mínimos de existencia para compras.
Coordina con departamentos de bodega y de ventas para su operación.
b) Relaciones de Trabajo
Comunicación directa con el Gerente General. Por la naturaleza del puesto se
relaciona con las demás unidades de la empresa, ya mencionados.
c) Autoridad
Ninguna.
d) Responsabilidad
Es responsable del adecuado y eficaz funcionamiento de sus actividades.
97
IV Requisitos mínimos exigidos
a) Educacionales
Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín.
b) Experiencias
Mínima de 2 años en puesto similar.
c) Habilidades y Destrezas
Habilidad:
Coordinación con gerencia.
Iniciativa.
Creatividad.
Proponer soluciones.
Analizar reportes.
Establecer y mantener relaciones positivas de trabajo.
Destrezas:
Manejo de programas de computación.
Expresarse en forma clara y concisa.
98
4.3 Manual de Normas y Procedimientos
Definición y Propósito:
Este instrumento es para uso interno, contiene normas y procedimientos que
deben aplicarse a los procesos de compras, ventas y bodega, específicamente,
para la Empresa COELEC S.C.
Su importancia reside en el apoyo que pueda brindarle al área administrativa y
operativa, optimizando los recursos humanos, físicos y financieros de la
empresa, y tiene como propósito servir de guía para la correcta realización de
las funciones o tareas asignadas.
Objetivos:
Conocer las normas y procedimientos de las operaciones de la empresa.
Lograr que el personal de la empresa posea una guía técnica que lo
oriente al ejecutar sus tareas.
Minimizar la pérdida de recursos financieros, materiales y humanos.
Evitar la duplicación de mando en la ejecución y dirección de actividades.
Optimizar los recursos en los departamentos de ventas, compras y
bodega.
Campo de Aplicación:
Este instrumento se aplicará en la Empresa COELEC S.C. Para este caso es
necesario que el conjunto de procedimientos sean ejecutados en cada uno de
los departamentos.
99
El manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del
personal para que sean observados y ejecutados los procesos conforme
a lo establecido.
Las normas y procedimiento del manual deben revisarse mensualmente
para su corrección y actualización.
Que el personal cumpla todas las normas y procedimientos establecidos
en el manual, con el objeto de hacer eficiente y eficaz el trabajo.
Optimizar el tiempo y los recursos de las operaciones en cada proceso.
Todos los responsables de cada departamento deben participar y lograr
acuerdos en cualquier modificación de procesos establecidos en este
manual.
Todas las modificaciones o implementaciones de procesos o normas
deben seguir la estructura establecida en el manual.
4.3.1 Compra de Mercaderías
4.3.1.1 Descripción del proceso:
Aquí se describen los procedimientos para realizar la compra de mercaderías
para la venta, forma de recepción y revisión de la mercadería.
4.3.1.2 Objetivos del Procedimiento:
Describir la forma de realizar una importación, recepción y revisión de la
mercadería.
Lograr eficiencia operativa.
Obtener precios favorables y artículos innovadores.
100
Satisfacer las necesidades del mercado.
4.3.1.3 Normas del Procedimiento:
Revisar semanalmente los máximos y mínimos de existencia (solicitando
productos para cubrir el mercado para tres meses) preestablecidos de
cada uno de los productos.
Los productos novedosos se importan de acuerdo a sondeo realizado a
los clientes de acuerdo con sus necesidades y a la información
proporcionada por el proveedor.
Revisar catálogos del proveedor, precios, existencia y condiciones de
pago.
Deben realizarse tres cotizaciones y revisar la más favorable, tomando
en cuenta calidad, tiempo de entrega y precio.
Los cheques de pagos de compras, fletes, derechos, IVA y demás
impuestos que esto genere serán firmados por el gerente general.
Se tienen 15 días, después de la importación, para presentar reclamos a
los proveedores.
Jefe de ventas, fija precios de venta de acuerdo al análisis de costos de
adquisición (derechos arancelarios, precio de compra, flete, almacenaje)
y precios de la competencia.
Asigna precio “A, B, C”, dependiendo la cantidad que el cliente desea
comprar de cada producto, Precio “A” para lotes menores, “B” para lotes
medianos y “C” para lotes mayores.
El reporte de pedido a importar tendrá como mínimo el código de
producto, descripción, proveedor, cantidad a pedir, costo del producto, y
precio de venta
101
Extraer muestra de producto nuevo y existente, se compara con la
muestra que se posee y se etiqueta con precio aprobado por la Gerencia
General.
Comunicación constante con agente de ventas.
4.3.2 Procedimiento de Compra
Se detallan 30 pasos para la compra de mercadería, que inicia en las compras
y termina en la contabilidad
Unidad Puesto Paso Acción
Compras Encargado
de
Compras
1 Revisión semanal de existencias (máximos y mínimos) de artículos, mediante reporte emitido por sistema.
Compras Encargado
de Compras
2 Elabora el reporte de productos a comprar que se encuentren por debajo del mínimo de existencia. Para la compra de productos novedosos, se realiza de acuerdo a las necesidades del cliente y la información proporcionada por el proveedor.
Compras Encargado
de Compras
3 Se procede a cotizar con los proveedores considerando precio, calidad, y entrega. Se anotan los códigos y se traslada reporte de productos a importar a Jefe de ventas.
Ventas Jefe de
Ventas
4 Revisa reporte (en común acuerdo con encargado de compras) y fija precios de acuerdo al análisis de costos de adquisición y precios de la competencia. Traslada reporte a Gerencia General para aprobación de productos a importar, precios de venta, y productos novedosos.
Gerencia Gerencia
General
5 Aprueba el pedido y precios de venta. Traslada reporte a Compras y copia a Jefe de Ventas y Cobros.
102
Compras Encargado
de Compras
6 Realizar el pedido por teléfono, E mail, o fax con los proveedores, se le indica a donde embarcar la mercadería. Si el proveedor quiere un anticipo se elabora un requerimiento y se solicita aprobación del Gerente General
Gerencia Gerencia
General
7 Aprueba anticipo y le indica a Pagaduría que elabore el cheque, para compra de giro bancario o carta de crédito
Pagaduría Encargada
de Pagos
8 Elabora cheque a nombre del proveedor y se lo traslada a Gerente General.
Gerencia Gerencia
General
9 Firma cheque y lo traslada a encargado de compras.
Compras Encargado
de Compras
10 Realiza la compra de giro bancario, lo envía vía correo, adjunta fotocopia del giro o carta de crédito a las copias del cheque y lo traslada a contabilidad
Contabilidad Contador
General
11 Realiza el registro, contabilizando a mercaderías en tránsito, el anticipo enviado al proveedor.
Compras Encargado
de Compras 12
Recibe copia de facturas de los proveedores, se coteja con el reporte del pedido previamente aprobado por Gerencia General y se traslada a bodega. Se le informa también a la empresa que realiza la compra, indicando el nombre del proveedor
Proveedor Proveedor 13 Elabora la cotización, anotando los porcentajes deducibles; y los impuestos a pagar por cada producto, se envía a encargado de compras para su revisión
Compras Encargado de Compras
14 Se revisa las órdenes de pedido para verificar la correcta anotación de los productos. Si existiera algún error se consulta y se envía al tramitador.
Proveedor Proveedor 15 Realiza correcciones y se envía de nuevo al encargado de compras de la empresa S.C
103
Compras Encargado de Compras
16 Encargado de compras revisa y traslada reporte a gerencia para autorización de pago.
Gerencia Gerencia General
17 Revisa, autoriza y traslada a contabilidad la factura de compra para que registre la adquisición.
Contabilidad Contador General
18 Realiza el registro de la compra, autorizado por el Gerente General por Mercaderías y el IVA. Se Traslada a Compras la factura de la mercadería y copia del recibo de pago.
Compras Encargado de Compras
19 Recibe información de agente de compras que la mercadería está enviada. Se le informa a Jefe de bodega para inspección.
Bodega Jefe de Bodega
20 Se traslada a la Bodega, cuenta y revisa el estado de las cajas enviadas por el proveedor con las notas de pedido y envía informe a compras.
Compras Encargado de Compras
21 Elabora requerimiento para el pago de flete. Y lo traslada a Gerente General.
Gerencia Gerente General
22 Autoriza y traslada el requerimiento a Pagaduría para elaboración del cheque.
Pagaduría Encargada de Pagos
23 Elabora los cheques y solicita firma al Gerente General.
Gerencia Gerencia General
24 Firma cheque y se lo traslada al encargado de compras.
Compras Encargado de Compras
25 Entrega cheque al jefe de bodega para pagar el almacenaje. El cheque de flete se le hace entrega al dueño del transporte requerido al finalizar el trabajo.
Bodega Jefe de Bodega
26 Realiza el cargo de Mercadería
Bodega Jefe de Bodega
27 Realiza la recepción de mercadería. Se extrae un artículo, se compara con la muestra que se posee, si tiene diferencias en cuanto a color o estilo, se etiqueta como muestra nueva y la
104
muestra vieja se traslada a bodega. Se procede a contar el producto anotando la cantidad recibida en la lista de empaque.
Bodega Jefe de
Bodega
28 Concluida la revisión se realiza el cargo de la existencia de la mercadería en el sistema, ingresando código, descripción, cantidad recibida, precio de costo y los precios de ventas. Emite reporte del sistema y traslada a compras para revisión.
Compras Encargado
de Compras
29 Revisa la lista de productos ingresados al sistema. Concluida la revisión archiva la papelería de la compra (nota de pedido, facturas, retenciones, comprobantes de egresos) y traslada copias a contabilidad.
Contabilidad Contador
General
30 Revisa la papelería y registra el cargo de las existencias de mercadería en los inventarios con abono la cuenta de mercaderías en tránsito y cuentas por pagar. Revisa y registra los pagos de compra y del flete. Archiva toda la papelería.
5.3 Tabla de Procedimiento de Compras
Realizado por: Gladys Escobar
105
5.6. GRAFICO DE FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS
AUTOR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
106
4.3.3 Proceso Ventas-Cobros
4.3.3.1 Descripción del proceso
Aquí se describen los procedimientos para realizar las ventas al crédito y al
contado de mercaderías.
4.3.3.2 Objetivos de Procedimiento
Describir la forma de realizar una venta al crédito y contado.
Lograr eficiencia operativa.
Atención apropiada al cliente.
Lograr las metas de ventas.
Tener presencia en el mercado.
4.3.3.3 Normas del Procedimiento
a) Ventas:
Poseer una cartera de clientes asignada.
Elaborar una agenda con programa de visitas a clientes.
Ruta definida mensualmente por el jefe de ventas y aprobada por el
gerente de operaciones para visitas a clientes
107
Tener una lista de existencias, catálogo general y de compras, muestras
de productos.
Para obtener un crédito el cliente debe llenar solicitud y debe ser
investigado en Central de Riesgo.
Abrir expedientes de clientes, adjuntando solicitud de crédito, fotocopia
de cédula y otros documentos que sean necesarios.
El Gerente General y el Jefe de Ventas, aprueban créditos a clientes,
verificando referencias comerciales y capacidad de pago.
El Gerente General es el único que puede aprobar precios especiales.
Crédito no más de 60 días.
b) Cobros o Caja
Revisar antigüedad de saldos.
Llevar estado de cuenta de cada cliente.
Recibos de caja, recibos de ingresos varios para cheques posfechados.
Depositar en los bancos establecidos por la empresa.
Un vendedor – Cobrador, debe estar fijo en la sala de ventas para
ingresar los recibos de caja al sistema, ingreso de notas de débito por
cheque rechazado, realizar cortes de caja diariamente, proformar, y
atender sala de ventas.
Para ventas al contado, enviar mercadería con factura original previo
depósito del cliente.
108
4.3.4 Procedimientos de Ventas y Cobros de Contado y Crédito
En la siguiente tabla se indica el procedimiento a seguir en el área de ventas y
caja que inicia en ventas-cobros y termina en la contabilidad.
Unidad Puesto Paso Acción
Ventas Vendedor-Caja
1 Ofrece el producto. Se ofrece a negocios y a personas en general.
Ventas Vendedor-Caja
2 Toma el pedido del cliente en su propio negocio, vía telefónica, fax o E-mail, en la sala de ventas. Asignando los precios A, B, C, dependiendo de la cantidad que el cliente compre. Si el cliente quisiera un precio especial se solicita autorización de Jefe de Ventas y aprobación del Gerente General.
Ventas Jefe de Ventas
3 Autoriza el precio especial
Gerencia Gerencia General
4 Aprueba el precio especial
Ventas Vendedor-Caja
5 Elabora proforma indicando si es contado o crédito e indicando cuantos días de crédito posee. Traslada proforma a bodega para surtir, despachar y facturar.
Bodega Jefe de Bodega
6 Despacha mercadería
Bodega Jefe de Bodega
7 Elabora proforma indicando si es contado o crédito e indicando cuantos días de crédito posee. Traslada proforma a bodega para surtir, despachar y facturar.
Ventas Vendedor-Caja
8 Para las ventas al contado el vendedor cobra y entrega factura original y recibo de caja al cliente.
109
Ventas Jefe de Ventas-
Caja
9 Cuando son ventas al crédito se emite y revisa reporte de antigüedad de saldos y cheques rechazados semanalmente. Se le indica al encargado de Caja que realice el cobro.
Ventas Vendedor-Caja
10 Cuando el cliente deposita, se verifica en estado de cuenta; si cancela la totalidad de la factura, se le envía la factura original y los recibos de caja. Para cheques posfechados emite recibo de ingresos varios, hasta que llegue la fecha de depósito, entonces se emite recibo de caja.
Ventas Vendedor-Caja
11 Recibe los depósitos, los recibos de caja, las notas de débito por cheque rechazado. Actualiza los pagos de clientes y emite el reporte de ingresos, indicando la factura y recibo de caja, adjunta los depósitos correspondientes; los traslada a contabilidad diariamente y Archiva copia del corte de caja.
Ventas Vendedor-Caja
12 Si los cheques salen rechazados se anota en libro de registro de cheques rechazado, los redepósito son controlados aquí.
Ventas Vendedor-Caja
13 Se cargan los saldos de clientes y La nota de débito del banco es trasladada contabilidad, para conciliación.
Ventas Vendedor-Caja
14 Emite reporte de cheques rechazados y se lo traslada a Jefe de Ventas y Cobros.
Contabilidad Contador General
15 Revisa el reporte de ingresos de efectivo e ingresa los depósitos al módulo de bancos en el sistema. Registra los cheques rechazados, si los hubiera y mediante partida contable registra todas las facturas diariamente.
5.4 Tabla de Procedimiento de Ventas-Cobros de Contado y Crédito
Realizado por: Gladys Escobar
110
5.7. GRAFICO DE FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO DE VENTAS
AUTOR: Gladys Escobar
FUENTE: COELEC S.C
111
4.3.5 Procedimiento en Bodega
4.3.5.1 Descripción del proceso
Aquí se describen los procedimientos para despacho de mercadería e
inventarios.
4.3.5.2 Objetivos del Procedimiento
Describir la forma de realizar el despacho de mercadería.
Lograr eficiencia operativa.
Forma de revisión de mercadería.
4.3.5.3 Normas del Procedimiento
Realizar conteos físicos de inventarios de acuerdo a una programación
establecida por contabilidad.
Emitir nota de crédito solo con nota de devolución firmada por Vendedor
y aprobada por Jefe de Ventas.
El cliente debe firmar nota de crédito.
Diariamente realizar el inventario físico de alguna clase de productos.
Sacar únicamente mercadería con proforma elaborada por vendedor.
Apuntar en cada proforma la persona que va a surtir el pedido, la hora de
inicio y la hora finalización.
Realizar revisión de la mercadería despachada.
112
Tratar con mucho cuidado los productos delicados y costosos.
Los productos enviados a los departamentos etiquetarlos con remitente,
destinatario, dirección y llenar formato de envío.
4.3.6 Procedimiento de Despacho de Bodega
Para que el control en Bodega sea eficaz y salvaguarde la salida de
mercadería, se detallan 13 procedimientos que inicia en bodega y termina en
contabilidad.
113
Unidad Puesto Paso Acción
Bodega Jefe de Bodega
1 Recibe proforma de pedido de mercadería y asigna auxiliar para despacho de mercadería.
Bodega Auxiliar de Bodega
2 El auxiliar anota su nombre, la hora de inicio y la hora de finalización en la proforma; utilizando una canasta, procede a surtir la mercadería, indicando, en el caso que no hubiera existencia de producto solicitado o cantidad solicitada. Al finalizar, etiqueta una caja con el nombre del cliente y deposita el producto en ella. Traslada la proforma a jefe de bodega.
Bodega Jefe de Bodega
3 Revisa y corrige la proforma con las cantidades reales que el auxiliar surtió. Traslada a otro auxiliar para revisión del producto surtido.
Bodega Auxiliar de Bodega
4 Anota su nombre, revisa el producto y etiqueta la caja con la palabra comparado. Traslada a Jefe de Bodega.
Bodega Jefe de Bodega
5 Factura el producto y el original se lo entrega al cliente, si es contado; si es crédito se envía cuadriplicado al cliente, y la factura original se lo entrega al jefe de ventas y cobros para archivar hasta que el cliente cancele su deuda. Traslada duplicado a contabilidad y archiva el triplicado. La mercadería se lo traslada a auxiliar para empaque.
Bodega Auxiliar de Bodega
6 Revisa el producto contra factura y empaca. Si es al contado envía la factura original y si es al crédito envía cuadriplicado de factura. A las cajas que son enviadas a los departamentos.
Ventas Vendedor-Caja
7 Si el cliente tiene un reclamo por mercadería defectuosa el vendedor le prepara una nota de devolución. Entrega nota original a cliente, pide firma de autorización a Jefe de Ventas y traslada a Bodega el artículo adjuntando duplicado de la nota de devolución.
Ventas Jef.vtas 8 Verifica, Autoriza y Firma la devolución.
114
Bodega Jefe de Bodega
9 Recibe nota de devolución, traslada el artículo a bodega de artículos defectuosos y elabora la nota de crédito.
Bodega Jefe de Bodega
10 Carga los inventarios. Traslada nota de crédito a vendedor para que la entregue al cliente.
Ventas Vendedor 11 Entrega nota de crédito original a cliente y devuelve a Bodega las copias firmadas por el cliente.
Bodega Jefe de Bodega
12 Recibe copias de notas de crédito, con la firma del cliente. Traslada duplicado para contabilidad y archiva triplicado.
Contabilidad Contador General
13 Diariamente registra contablemente los ingresos por facturas emitidas y las notas de crédito.
5.5 Tabla de Procedimiento de Despacho de Bodega Elaborado por: Gladys Escobar
115
5.8. GRAFICO DE FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO DE BODEGA AUTOR: Gladys Escobar FUENTE: COELEC S.C
116
CAPITULO VI
5.1 CONCLUSIONES
1. COELEC S.C, no cuenta con un Sistema de Control interno que le permita
salvaguardar los inventarios, así como no cuenta con un manual de
Procedimientos contables, lo que implica que el Departamento de contabilidad
está en riesgo de control.
2. El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada
departamento, por lo que en el trabajo de investigación se pudo apreciar que la
confianza en los procesos administrativos se ajustan pocos objetivos y normas
(legales y estatutarias) aplicables a la empresa COELEC S.C.
3. A la empresa le falta reestructurar la elaboración y aplicación de los
manuales administrativo y contable, piezas fundamentales para proteger los
recursos de la entidad, garantizar la eficacia, eficiencia y economía de sus
operaciones.
4. Con los resultados obtenidos en la evaluación de Control Interno a través de
los cuestionarios, se evidencio que en cada departamento de COELEC falta
Control para asegurar sus operaciones y garantizar a sus empleados y clientes
que esta entidad cuenta con un alto grado de confianza y competitividad.
5. El diseño se orienta a las políticas administrativas, los métodos y
procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido
117
acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las
políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con la
eficiencia de las operaciones.
5.2 Recomendaciones
1. Al diseñar el sistema de control interno se recomienda realizar un análisis de
los procesos y funciones de cada una de las áreas o departamentos integrantes
de la organización con el fin de identificar las debilidades inherentes, conocer
los riesgos y, derivado de ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos.
2. Se sugiere que los manuales administrativo y contable que forman parte del
presente trabajo de tesis, se den a conocer a la unidad objeto de análisis para
su aplicación en el desarrollo de sus operaciones habituales.
3. Se propone que la empresa evalué periódicamente los manuales
administrativo y contable, para establecer la correcta ejecución de las
operaciones con el fin de preservar la eficacia, eficiencia y economía de la
organización; y de ser el caso, realice las actualizaciones necesarias que
deberán ser aprobadas por la autoridad de ésta. Las actualizaciones se
deberán producir cada vez que los encargados del control interno, de común
acuerdo con los empleados responsables de cada área, lleguen a la conclusión
de que un proceso determinado se debe modificar.
4. Para que un sistema de control interno administrativo funcione con eficiencia
se recomienda contar con programas de entrenamiento, motivación,
participación y remuneración apropiada del recurso humano; creando en ella
una cultura empresarial encaminada a evitar operaciones fraudulentas.
118
CUENTIONARIO 1
3.8.01 Aspectos Generales de la Empresa
PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO OBSERVACION
a)Forma de organización
1. Existe un organigrama o gráfico de la organización
actual.
2. Define este con claridad las líneas de:
a) Autoridad
b) Responsabilidad
c) Dependencia
3. Existe un manual de organización
4. Manual de funciones de individuos
5. La división de funciones y responsabilidades es
acorde con el tipo de organización
6. Existen manuales, normas o instrucciones
escritas.
7. Tiene la empresa un manual de procedimientos
contables.
8. Se encuentran las funciones de contabilidad
debidamente definidas y segregadas.
9. Se utiliza corrientemente un manual de
procedimientos contables. Está actualizado el
mismo está claro para el uso del departamento.
CUESTIONARIO 2
3.8.02 Control Interno de Cuentas por Cobrar
PREGUNTAS REPUESTAS
SI NO OBSERVACIÓN
1. Los modelos en blanco de Facturas, Ordenes de Compras y de
Servicio se controlan en el área económica por persona ajena a la
que las confecciona, y las mismas están pre numeradas y se
controla en ésta las numeraciones de las emitidas.
1. Efectúa la entrega de productos, el que confecciona la
factura y el que Contabiliza la operación, así como del que
efectúa el cobro.
2. Existe separación de funciones entre el empleado del
almacén que
3. Se concilian las facturas emitidas y los cobros efectuados
según los datos contables con los de los clientes.
4. Se registran contablemente en orden numérico las
facturas y se mantienen actualizadas las cuentas de los
clientes, no presentando saldos envejecidos, sin gestiones
de cobro.
5. No aparecen saldos por pagos anticipados, fuera de los
términos pactados para su liquidación, ni remanentes de
éstos por prestación de servicios y entrega de productos
parciales
6. Las cuentas por cobrar a clientes, las diversas y los pagos
anticipados se desglosan por deudores y por edades y son
analizadas por el consejo de dirección
7. Se elaboran expedientes de cobro por clientes,
contentivos de cada factura y cheque o documento de pago
recibido o de su referencia.
CUESTIONARIO 3
3.8.03 Control Interno de Cuentas por Pagar
PREGUNTAS REPUESTAS
SI NO OBSERVACIÓN
1. Se encuentran separadas las funciones de recepción en el
almacén de autorización del pago y de la firma del cheque
para su liquidación.
2. Se concilian los importes recibidos y pendientes de pago
según Controles contables con los de los suministradores.
3. Se elaboran expedientes de pago por proveedores
contentivos De cada factura, su correspondiente informe de
recepción (cuando Proceda) y el cheque o referencia al
documento de pago.
4. Se cancelan las facturas con el cuño de "pagado", al
liquidarse.
5. Se mantienen al día las Cuentas por Pagar a Proveedores,
Cuentas por Pagar Diversas, Cobros Anticipados y no
presentan Saldos envejecidos.
6. Se expedientan y registran correctamente las
cancelaciones de cuentas por pagar y estas proceden de
acuerdo con la legislación vigente.
7. Las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Diversas y los
Cobros Anticipados se desglosan por edades y se analizan
por el consejo de Dirección.
CUESTIONARIO 4
3.8.04 Control Interno de Operaciones de Compras
PREGUNTAS REPUESTAS
SI NO OBSERVACIÓN
1. Están los procedimientos de compras organizados
alrededor de la Búsqueda por:
a. Nuevas fuentes de aprovisionamiento
b. Nuevos productos más bajos precios
2. Se considera la calidad de las mercancías cuando se hacen
las Compras.
1. Automáticos y los balances (control interno) para hacer o coincidir los pedidos con las facturas.
2. Toman en cuenta los procedimientos de compras los
controles
CUESTIONARIO 5
3.8.05 Control Interno de Operaciones de Ventas
PREGUNTAS REPUESTAS
SI NO OBSERVACIÓN
a) Organización
1. Existe un manual de funciones y procedimientos.
a. Está escrito b. Es claro y preciso
c. Está actualizado
2. Se encuentran claramente definidas las líneas de Autoridad y de responsabilidad.
a) Están fijadas por escrito
3. Están definidas las funciones de:
a) Vendedores
b) Servicios y atención al cliente
4. Se encuentran claramente separadas las funciones de:
a) Ventas
b) Expedición
c) Créditos
d) Facturación
5. Hay políticas referidas a:
a. Condiciones generales de venta
b. Otorgamientos de créditos
c. Determinación de precios
b) Ventas
1. El sistema de operación de ventas es apropiado o
adecuado.
2. Las notas de pedido son pre numeradas.
3. Existen presupuestos de ventas
a. Se compara la realidad con el presupuesto
b. Se estudian las variaciones
4. Hay una adecuada atención al cliente.
5. Con respecto a la concesión de créditos a clientes:
a) Se estudian los antecedentes de éstos
CUESTIONARIO 6
3.8.05 Control Interno Inventarios
PREGUNTAS REPUESTAS
SI NO OBSERVACIÓN
1. La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los
productos recibidos y no tiene acceso al documento del
suministrador.
2. Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto
a los productos almacenados.
3. Los almacenes tienen seguridad y se encuentran limpios y
ordena dos.
4. El almacén informa las existencias de cada producto en
todos los modelos de entradas y salidas, después de
anotados estos movimientos.
5. El almacén cuenta con listados de los cargos y nombres
del personal con acceso al mismo.
6. El almacén cuenta con listado de los nombres y firmas del
personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de
productos del almacén.
7. Se efectúan conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemáticamente y cuando estos chequeos arrojan Deficiencias frecuentes se realiza un inventario general anual.
8. El personal del almacén no tiene acceso a los programas
contables ni a los de control de los productos.
9. El personal de los almacenes tienen firmadas Actas de
Responsabilidad Material por la custodia de los bienes
materiales.
10. En caso de faltantes o pérdidas, se aplica la
responsabilidad de acuerdo con lo regulado por el Decreto
Ley 92-86.
11. Existe un control eficaz de los útiles y herramientas en
uso y éstos se verifican sistemáticamente.
12. Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes
materiales se elaboran los expedientes correspondientes y
se contabilizan inmediatamente.
13. Se incluyen dentro del valor de los inventarios los aranceles Pagados.
BIBLIOGRAFIA
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AUDITORIA Y CONTROL INTERNO; ediciones CULTURAL S.A.
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Y ADMINISTRATIVO
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Creative Commons, 2006. P 11. Control Interno y Control de Gestión.
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Diccionario de Administración y Finanzas, OCEANO/Centrum, Equipo
Editorial.
