Upload
donhan
View
256
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
1
FAIL MEJA
TIMBALAN PENDAFTAR
PEJABAT NAIB CANSELOR
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
SEPT 2013
2
KANDUNGAN
KANDUNGAN
MUKASURAT
1. Pendahuluan
2. Latar belakang Pejabat Naib Canselor
3
4
3. Misi, Visi dan Objektif UTM 6
4. Objektif Pejabat Naib Canselor 7
5. Struktur Organisasi UTM 8
6. Struktur Organisasi Canseleri 9
7. Struktur Organisasi Pejabat Naib Canselor 10
8. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan dengan
Pegawai Lain
14
9. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 17
10. Proses Kerja/Catra Aliran Kerja 19
11. Senarai Semak /Checklist 41
12. Senarai Borang Yang berkaitan Dengan Tugas
Pegawai
43
13. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)
14. Jawatankuasa Yang Dinggotai (Yang berkaitan
Tugas)
48
50
15. Norma Kerja 52
16. Format Tugas Harian 54
3
Fail Kerja Timbalan Pendaftar Hendaklah Dijadikan Rujukan Utama
Kepada Setiap Staf Pejabat Naib Canselor Bagi Penyampaian
Perkhidmatan Kepada Pelanggan Dan ’Stake Holder’ Dengan
Teratur, Cekap Dan Berkesan
PENDAHULUAN
4
Pejabat Naib Canselor terbentuk sejajar dengan wujudnya jawatan Naib
Canselor sebagaimana yang ditetapkan dalam seksyen 11 (1) Perlembagaan
Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Naib Canselor adalah dilantik oleh Menteri
Pendidikan atas nasihat jawatankuasa yang dilantik selepas berunding dengan
Lembaga Pengarah. Perlembagaan menetapkan Naib Canselor hendaklah
menjadi Ketua Pegawai Eksekutif dan hendaklah bertanggungjawab bagi
keseluruhan fungsi pentadbiran, akademik dan pengurusan dan hal ehwal hari
ke hari Universiti.
Pejabat Naib Canselor merupakan salah satu pejabat dalam Canseleri yang
berperanan membantu Naib Canselor memastikan semua fakulti dan bahagian
melaksanakan fungsi masing-masing mengikut perancangan Universiti. Di
samping itu, Pejabat Naib Canselor bertanggungjawab untuk menyelaras
pentadbiran dan kewangan Canseleri. Unit-unit lain dalam Canseleri
merangkumi Pejabat Hal Ehwal Korporat, Pejabat Hal Ehwal Perundangan,
Majlis Profesor, Pusat Islam, Unit Kualiti Universiti, Unit Pemasaran Universiti,
Sekretariat Universiti Penyelidikan, Unit Audit Dalam dan Bahagian Transformasi
dan Pengurusan Risiko.
Pejabat Hal Ehwal Korporat (HEK) yang mempunyai struktur terbesar mengawal
selia sendiri urusan pentadbiran dan kewangannya, manakala jabatan/unit lain
adalah di bawah kawal selia Pejabat Naib Canselor dari segi kewangan dan
penyelarasan pentadbiran.
LATAR BELAKANG PEJABAT NAIB CANSELOR
5
Antara tanggungjawab utama Pejabat Naib Canselor ialah sebagai urusetia
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU). Jawatankuasa ini
merupakan salah satu Pihak Berkuasa Universiti yang penting selain Senat dan
Lembaga Pengarah Universiti (LPU). JPU adalah pihak berkuasa yang
meluluskan program dan projek-projek UTM yang telah dirancang dalam Pelan
Tindakan Universiti bagi mencapai matlamat UTM.
Mulai tahun 2013, terdapat perubahan struktur organisasi Canseleri yang
meletakkan Pejabat Penasihat Undang-undang terus bertanggungjawab kepada
Naib Canselor dan Iskandar Malaysia Research Centre (IMREC) diletakkan di
bawah tanggungjawab Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan
Inovasi). Manakala, Sekretariat Universiti Penyelidikan diserapkan di bawah
Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC).
Pejabat Naib Canselor juga berfungsi sebagai urusetia Mesyuarat Pemantauan
Pelaksanaan Petunjuk Prestasi Utama (KPI). Semua Pusat Tanggungjawab
Universiti (PTJ) dan program pemantauan sebenar Naib Canselor ke PTJ bagi
memastikan KPI Universiti dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
6
VISI, MISI, MATLAMAT, COGAN KATA DAN TAG LINE
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
VISI Diiktiraf sebagai pusat pentadbiran akademik dan teknologi bertaraf dunia
MISI Menjadi peneraju pembangunan modal insan teknologi dan inovatif demi
pengkayaan khazanah Universiti
MATLAMAT Meningkatkan Kualiti Pendidikan
Meningkatkan Kecemerlangan Penyelidikan Inovasi dan Pengajian Siswazah
Meningkatkan Latihan Profesional dan Pembelajaran Sepanjang Hayat
Meningkatkan Kedudukan di Peringkat Antarabangsa
Memperkukuhkan Sumbangan Kepada Masyarakat
Menyediakan Pengurusan Berkualiti dan Pengurusan Risiko yang Berkesan
COGAN KATA “Kerana Tuhan Untuk Manusia”
TAG LINE Innovative – Entrepreneurial – Global
7
Untuk membantu Naib Canselor memastikan semua fakulti bahagian
melaksanakan fungsi masing-masing mengikut perancangan universiti.
Untuk memberi khidmat keurusetiaan kepada Jawatankuasa Pengurusan
Universiti (JPU) membantu proses membuat keputusan mengenai hal
ehwal pentadbiran universiti.
Untuk menyelaras dan memastikan kelancaran pergerakan, aktiviti dan
program Naib Canselor yang melibatkan pelbagai pihak dalam dan luar
negara.
Untuk memastikan tadbir urus jabatan dari segi pengurusan
pembangunan modal insan mematuhi peraturan dan undang-undang
(Rules and Regulations) dan aturcara kewangan Canseleri.
OBJEKTIF PEJABAT NAIB CANSELOR
8
9
CARTA FUNGSI UTM – PEJABAT CANSELERI
10
STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT NAIB CANSELOR
TIMBALAN PENDAFTAR KANAN
N54
TIMBALAN PENDAFTAR
N48
PEMBANTU TADBIR KANAN
N26
NAIB CANSELOR
Turus III
PEMBANTU KHAS
N32
SETIAUSAHA PEJABAT
N27
PENOLONG PENDAFTAR
N41
PENOLONG PENDAFTAR
KANAN
N44
PEMBANTU TADBIR
(KEWANGAN)
W22 - KUP PEMBANTU TADBIR
2 (P/O)
N17
PEMBANTU AM
PEJABAT
N04
PEMBANTU TADBIR
1 (P/O)
N17
PEMBANTU TADBIR
3 (P/O)
N17
PEMBANTU AM
PEJABAT
N01
11
1. Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)
2. Membantu Naib Canselor memantau pelaksanaan KPI oleh Pusat
Tanggungjawab
3. Memastikan kelancaran program-program Naib Canselor
4. Tadbir urus Canseleri
5. Mengurus Bank Idea Universiti
FUNGSI UTAMA
PEJABAT NAIB CANSELOR
12
AKTIVITI - AKTIVITI MENGIKUT FUNGSI UTAMA PEJABAT NAIB CANSELOR
Fungsi Aktiviti
1. Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)
1.1 Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti
1.2 Mengurus sistem mesyuarat (e-meeting) dan menyelenggarakan rekod Jawatankuasa Pengurusan Universiti
2. Membantu Naib Canselor memastikan pengurusan fakulti / bahagian mengikut perancangan.
2.1 Menguruskan Breakfast Meeting Naib Cabselor dengan Pengurusan Fakulti, Research Alliance dan lain-lain.
2.2 Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ.
2.3 Menguruskan Pengagihan Surat/Dokumen Dan Pemantauan Tindakan.
2.4 Menguruskan Laporan Tindakan Mesyuarat Pelbagai Peringkat (Mesyuarat Pasca Kabinet, Jawatankuasa Naib Canselor, Mesyuarat Ketua-Ketua Eksekutif Badan-Badan Berkanun, KSN Dan Lain-Lain).
2.5 Memastikan Dan Memantau Laman Web, Facebook, Blog Naib Canselor, Universiti Dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini.
3. Memastikan kelancaran program Naib Canselor
3.1 Menguruskan teks ucapan dan kata aluan Naib Canselor.
3.2 Menguruskan slaid bagi program-program Naib Canselor.
3.3 Menguruskan Teleprompter
13
3.4 Menguruskan cenderahati dan bahan-bahan promosi lawatan Naib Canselor.
3.5 Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara
3.6 Menguruskan Naib Canselor Mengadap Sultan/Canselor UTM
4. Tadbir urus Canseleri (dari segi modal insan, kewangan dan pentadbiran am)
4.1 Menguruskan modal insane
i. Penilaian Prestasi Staf Canseleri ii. Penilaian Prestasi Pegawai Kanan iii. Pengurusan Pencalonan Darjah
Kebesaran iv. Pengurusan Cuti Staf Canseleri v. Permohonan perjawatan vi. Perkhidmatan staf
4.2 Menguruskan Pembangunan Modal
Insan
i. Latihan ii. Program Khusus Pembangunan
Modal Insan
4.3 Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Pejabat Canseleri
4.4 Menyelaras Program Kualiti Canseleri
4.5 Pengurusan Kewangan Dan Aset
5. Mengurus Bank Idea UTM 5.1 Mengurus Bank Idea UTM
5.2 Mengurus Portal Idea Bank UTM Dan Sistem Maklumbalas
5.3 Mengurus Anugerah Idea Kreatif Dan Inovatif
14
SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN
Jawatan : Timbalan Pendaftar N48 Bahagian: Pejabat Naib Canselor
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA
HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERI TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN
JENIS HUBUNGAN
Naib Canselor/Timbalan Pendaftar Kanan
Menerima dan melaksanakan tugas
Berbincang mengenai pelaksanaan tugas
Mendapatkan pandangan berhubung dengan pelaksanaan program/aktiviti
1. Menguruskan, menyelaras dan menyemak teks ucapan / kata aluan Naib Canselor bagi program anjuran UTM.
2. Mengedit surat menyurat sebelum diserah kepada Naib Canselor untuk ditandatangani.
3. Menguruskan keperluan bahan-bahan rujukan untuk keperluan Naib Canselor seperti buku, jurnal, keratan akhbar dan pelbagai sumber.
4. Menyelaras dan menyedia maklumat untuk persembahan (MS Powerpoint) untuk Naib Canselor semasa mesyuarat, seminar, forum dan seumpamanya.
5. Mengiringi Naib Canselor bagi menghadiri program anjuran UTM dan luar UTM mengikut keperluan dan arahan.
6. Mengkoordinasi pembangunan laman web UTM dan laman web Naib Canselor supaya sentiasa tepat, kemaskini secara harian. Berkomunikasi dengan Unit Laman Web, HEK tentang kerja upload
Merancang pelan tindakan pelaksanaan program dan aktiviti Naib Canselor/ Pejabat Naib Canselor
Menyelaras pelaksanaan pelaksanaan program dan aktiviti Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor
Memantau perlaksanaan aktiviti Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor
Melaporkan pelaksanaan program/aktiviti
Mengambil tindakan penabahbaikan
Menjadi sistem administrator Laman Web dan Facebook Naib Canselor, Facebook dan UTM newshub
Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Pejabat TNCA/TNCPI/TNCP/TNCHEMA/Fakulti/Bahagian
Mendapatkan maklumat tentang akademik, R&D, inovasi dan pengkomersialan, Modal Insan, hal ehwal mahasiswa, kolaborasi, program dan aktiviti serta lain-lain perkara yang diperlukan oleh Pejabat Naib canselor
Menyelaras segala data maklumat yang diberikan oleh fakulti/bahagian
Pegawai Kementerian Pendidikan
15
bahan di website UTM.
7. Mengurus laman web website Naib Canselor /Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload berita, artikel, foto yang bersesuaian dalam dari semasa ke semasa.
http://www.utm.my/vicechancellor/administrator
http://www.utm.my/vicechancellor/
8. Sebagai Sistem Administrator (SA) bagi Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload bahan keperluan bagi Mesyuarat Persekitaran, Kesihatan dan Kesihatan Pekerjaan (OHSE) dan Mesyuarat Penyelarasan Pejabat Canseleri dari semasa ke semasa.
http://mesyuarat.utm.my/canselori/
9. Menguruskan Program Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ mengikut jadual yang ditetapkan.
10. Menguruskan Mesyuarat Ad Hoc dan perbincangan lain yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau Timbalan Pendaftar Kanan.
11. Menguruskan Program Berbasikal Bersama Naib Canselor mengikut masa dan keperluan dari semasa ke semasa.
12. Menyemak dan memperakukan pembayaran bil dan tuntutan perjalanan, bil, bagi staf Pejabat Naib Canselor/Canseleri
Timbalan Pengarah Unit Web, UTM
Pegawai Sistem Maklumat (Pengurusan Web)
Membuat perbincangan penambahbaikan laman web
Timbalan Pengarah (Komunikasi Korporat dan Penjemanaan)
Penolong Pendaftar (KKP)
Perbincangan mengenai perkara yang berkaitan dengan komunikasi korporat dan penjenamaan
Semakan dokumen/teks ucapan Bahasa Inggeris
Timbalan Pendaftar (Perhubungan Awam)
Penolong Pendaftar (Protkol)
Mendapatkan maklumat semasa program
Menyediakan cenderamata dan bahan pemasaran
16
13. Meluluskan pembelian/perolehan Pejabat Canseleri di bawah RM50,000.
14. Mengkaji keperluan staf, peralatan, kaedah kerja dan bahan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam menjalankan tugas seharian.
15. Mengurus prestasi staf di bawah seliaan.
16. Menjalankan lain-lain tugas mengikut keperluan semasa diarahkan oleh Naib Canselor dan Timbalan Pendaftar Kanan dari semasa ke semasa.
yang bersesuaian dengan majlis/tetamu
Penolong Penaftar Kanan Pejabat Naib Canselor
Pengurusan pembelian, kewangan dan pembayaran
Pengurusan rekod jabatan
Pengurusan Modal Insan
Pengurusan Am Pejabat
Pembantu Tadbir
Menguruasn rekod
Menguruskan dokumentasi
Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
Membuat cetakan dokumentasi
Menjilid dokumentasi
Mengedarkan dan mengumpul surat, rekod dan dokumentasi
Menyediakan minuman tetamu dan mesyuarat
17
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
18
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
1. Pekeliling dan Surat Kemajuan Perkhidmatan Awam.
2. Pekeliling Am dan Surat Pekeliling Am Perkhidmatan Awam.
3. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
4. Akta Acara Kewangan 1957
5. Akta OSH – Akta Keselamatan dan Pekerjaan
6. Keputusan Mesyuarat OSHE Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim/Pejabat
Canseleri
7. Undang-Undang Malaysia Akta 605 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib
8. dan Surcaj) 2000
9. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti
10. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti.
11. Keputusan Mesyuarat Senat Universiti.
12. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti.
13. Pekeliling Pentadbiran Universiti
14. Pekeliling Pejabat Bendahari.
19
PROSES KERJA/ CARTA ALIRAN KERJA
20
PROSES KERJA AKTIVITI 1 : Menguruskan Teks Ucapan dan Kata Aluan Naib Canselor
Jawatan Proses Kerja
TPK / PANC 1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
TPK / PANC 2. Menyemak jadual Naib Canselor
PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak
penganjur
PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib
Canselor dan perlu berucap, minta penganjur
menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat
mungkin beserta contoh dan format teks ucapan
PKNC 5. Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur
untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks
ucapan secepat mungkin
PKNC 6. Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan /
teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
TPK / PKNC 7. Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang
diterima dari pihak penganjur
PKNC 8. Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format
kepada Naib Canselor
PKNC 9. Membuat pindaan teks ucapan sekiranya ada
PKNC 10. Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak
penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
21
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 1 : Menguruskan Teks Ucapan dan Kata Aluan Naib Canselor
Carta Alir Proses Kerja
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
Menyemak jadual Naib Canselor
Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan
Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin
Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur
Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor untuk persetujuan
Pindaan?
Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
Selesai
2
4
9
8 8.1
Tidak
Ya
Tamat
6
1
3
Mula
5
Buat pindaan
7
22
PROSES KERJA AKTIVITI 2 : Menguruskan Slaid bagi Program-Program Naib Canselor
Jawatan Proses Kerja
TPK / PANC 1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
TPK / PANC 2. Menyemak jadual Naib Canselor
PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak
penganjur
PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib
Canselor dan memerlukan persembahan slaid dapatkan
maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.
PKNC 5. Menyediakan slaid mengikut format
PKNC 6. Menghantar deraf slaid kepada Naib Canselor dalam tempoh
tujuh hari sebelum program
TPK / PKNC 7. Mengemaskini slaid sekira ada perubahan
PKNC 8. Membuat cetakan slaid untuk salinan Naib Canselor/pihak
penganjur jika perlu
PKNC 9. Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan
Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai
pembentangan/program
23
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 2 : Menguruskan Slaid bagi Program-Program Naib Canselor
Carta Alir Proses Kerja
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
Menyemak jadual Naib Canselor
Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak
penganjur
Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib
Canselor dan memerlukan persembahan slaid dapatkan
maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.
Menyediakan slaid mengikut format
Mengemukakan deraf slaid kepada Naib Canselor dalam
tempoh tujuh hari sebelum program untuk persetujuan
Pindaan?
Membuat cetakan slaid untuk salinan Naib Canselor/pihak penganjur jika perlu
Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai pembentangan/program
Selesai
8
Tamat
Buat pindaan
2
4
6 6.1
Tidak
Ya
1
3
Mula
5
7
24
AKTIVITI 3 : Memastikan dan Memantau Laman Web dan Facebook UTM, Naib Canselor, dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini.
Jawatan Proses Kerja
TP/PKNC 1. Mendapatkan maklumat terkini tentang program-program yang
melibatkan Naib Canselor dan peristiwa terkini tentang UTM
sama ada fakulti/bahagian.
TP/PKNC 2. Menghubungi pihak penganjur/Pejabat HEK untuk
mendapatkan maklumat mengenai program, foto dan lain-lain
maklumat
TP/PKNC 3. Memuat naik maklumat peristiwa, program dan aktiviti ke
dalam laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook
Naib Canselor/UTM
TP/PKNC 4. Mengemaskini laman web Naib Canselor, website UTM,
Facebook Naib Canselor/UTM dari semasa ke semasa
TP/PKNC 5. Memaklumkan kepada Unit Web Pejabat Hal Ehwal Korporat
jika terdapat sebarang cubaan untuk menggodam laman web.
Bagi perkara yang dalam kawalan Pejabat Naib Canselor,
tindakan serta merta diambil.
25
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 3 : Memastikan dan Memantau Laman Web, Facebook, Blog Naib Canselor,
Universiti dan Fakulti/Bahagian Sentiasa Dikemaskini.
Carta Alir Proses Kerja
Mendapatkan maklumat terkini tentang program-program yang melibatkan Naib Canselor dan peristiwa terkini tentang UTM sama ada fakulti/bahagian.
Menghubungi pihak penganjur/Pejabat HEK untuk mendapatkan maklumat mengenai program, foto dan lain-lain maklumat
Memuat naik maklumat peristiwa, program dan aktiviti ke dalam laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM
Mengemaskini laman web Naib Canselor, website UTM, Facebook Naib Canselor/UTM dari semasa ke semasa Memaklumkan kepada Unit Web Pejabat Hal Ehwal Korporat jika terdapat sebarang cubaan untuk menggodam laman web. Bagi perkara yang dalam kawalan Pejabat Naib Canselor, tindakan serta merta diambil.
Selesai
Mula
1
3
2
Tamat
5
4
26
PROSES KERJA AKTIVITI 4 : Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ
Jawatan Proses Kerja
TPK & PKNC
Sebelum Program
1. Merancang jadual perjumpaan untuk tempoh setahun pada
awal tahun.
a. Waktu Program:
b. Fakulti – mulai jam 8.30 pagi – 12.30 tgh.
c. PTJ Bukan Fakulti mulai jam 2.30 – 5.00 petang
d. Jumlah delegasi tidak melebihi 10 orang termasuk
Ahli JPU
TPK / PANC 2. Mendapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai tarikh
perjumpaan.
TP 3. Memaklumkan tarikh program kepada Dekan/Ketua PTJ,
Pembantu Khas serta pegawai yang berkaitan berserta
Jadual Program.
4. Menjemput 8 delegasi untuk menyertai lawatan bersama
Naib Canselor termasuk Ahli Jawatankuasa Pengurusan
Universiti antaranya yang perlu hadir TNC(P&I), TNC(P),
Pengarah Kerja, Pendaftar, Bendahari, Pengarah CICT
Pengarah Keselamatan, Pengarah OSHE, TPK & PKNC
Pejabat Naib Canselor dan Jurufoto Pejabat HEK
TPK/PT1 5. Mengesahkan program di fakuli/PTJ bukan fakulti dan
kehadiran delegasi yang turut hadir.
PANC/PT1 6. Membuat tempahan kenderaan bagi Naib Canselor jika
perlu
7. Menetapkan tempat berkumpul delegasi untuk bertolak ke
fakuli/PTJ
27
TPK/PKNC
Semasa Program
8. Membuat catatan pembaikan dan kerja pernyelenggaraan
semasa lawatan tapak
TPK/PKNC 9. Merekod semasa perbincangan bersama pengurusan
fakulti / PTJ
TPK/PKNC
Selepas Program
10. Membuat minit perbincangan dan hasil lawatan
PKNC/PATPK 11. Membuat deraf cetakan minit dan hasil lawatan untuk
semakan TPK
TP 12. Membuat pembetulan minit dan hasil lawatan
TP 13. Mengedarkan minit perbincangan dan hasil lawatan
kepada Dekan/Ketua PTJ atau pihak bertanggungjawab
(antaranya PHB, Bendahari, CICT, Pendaftar) untuk
diambil tindakan.
TP 14. Membuat naik foto yang bersesuaian dalam website Naib
Canselor , Facebook Naib Canselor & UTM
28
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 4 : Lawatan Pemantauan Pelaksanaan Sebenar KPI di PTJ
Carta Alir Proses Kerja
Sebelum Program
Merancang jadual perjumpaan untuk tempoh setahun pada awal tahun.
Waktu Program: Fakulti – mulai jam 8.30 pagi – 12.30 tgh. PTJ Bukan Fakulti mulai jam 2.30 – 5.00 petang Jumlah delegasi tidak melebihi 10 orang termasuk Ahli JPU
Mendapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai tarikh perjumpaan.
Memaklumkan tarikh program kepada Dekan/Ketua PTJ, Pembantu Khas serta pegawai yang berkaitan berserta Jadual Program. Menjemput 8 delegasi untuk menyertai lawatan bersama Naib Canselor termasuk Ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti antaranya yang perlu hadir TNC(P&I), TNC(P), Pengarah Kerja, Pendaftar, Bendahari, Pengarah CICT Pengarah Keselamatan, Pengarah OSHE, TPK & PKNC Pejabat Naib Canselor dan Jurufoto Pejabat HEK
Mengesahkan program di fakuli/PTJ bukan fakulti dan kehadiran delegasi yang turut hadir.
Membuat tempahan kenderaan bagi Naib Canselor jika perlu
Menetapkan tempat berkumpul delegasi untuk bertolak ke fakuli/PTJ
Semasa Program
Membuat catatan pembaikan dan kerja pernyelenggaraan semasa lawatan tapak
Mula
1
2
3
4
5
6
7
29
Merekod semasa perbincangan bersama pengurusan fakulti / PTJ
Selepas Program
Membuat minit perbincangan dan hasil lawatan
Membuat deraf cetakan minit dan hasil lawatan untuk semakan TPK
Ada pindaan?
Mengedarkan minit perbincangan dan hasil lawatan kepada Dekan/Ketua PTJ atau pihak bertanggungjawab (antaranya PHB, Bendahari, CICT, Pendaftar) untuk diambil tindakan
Membuat naik foto yang bersesuaian dalam website Naib Canselor, Facebook Naib Canselor & UTM
Selesai
8
9
12
13
10
Tamat
A
11 11.1
Buat
pindaan Tidak
Ya
30
PROSES KERJA AKTIVITI 5 : Menguruskan Teleprompter
Jawatan Proses Kerja
TPK / PANC
Sebelum Program
1. Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
TPK / PANC 2. Menyemak jadual Naib Canselor
PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor
dan memerlukan persembahan penggunaan teleprompter
dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak
bahagian/fakulti.
PKNC 5. Menyediakan teks ucapan mengikut format
PKNC 6. Menghantar deraf teks ucapan kepada Naib Canselor dalam
tempoh tujuh hari sebelum program
PKNC 7. Memaklumkan tentang penggunaan peralatan teleprompter
kepada pihak penganjur dan bahagian teknikal Pejabat Harta
Bina
PHB/PKNC 8. Membuat rehearsal dan pengujian alat steleprompter sehari
sebelum program
PHB/PKNC
Semasa Program
9. Memasang peralatan teleprompter dan komputer
PHB/PKNC 10. Membuat penyelarasan ketinggian teleprompter dengan
ketinggian Naib Canselor
PKNC 11. Mengawal komputer bagi teleprompter sehingga selesai ucapan
PHB/PKNC
Selepas Program
12. Mengemas dan menyimpan peralatan teleprompter/Komputer
13. Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai program
31
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 5 : Menguruskan Ucapan Menggunakan Teleprompter
Carta Alir Proses Kerja
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
Menyemak jadual Naib Canselor
Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan memerlukan persembahan penggunaan teleprompter dapatkan maklumat yang berkaitan dengan pihak bahagian/fakulti.
Menyediakan teks ucapan mengikut format
Menghantar deraf teks ucapan kepada Naib Canselor dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum program untuk persetujuan
Pindaan?
Memaklumkan tentang penggunaan peralatan teleprompter kepada pihak penganjur
Membuat rehearsal dan pengujian alat steleprompter sehari (1) sebelum program
Memasang peralatan teleprompter dan computer dan penyelarasan ketinggian (semasa hari program)
Mengawal komputer bagi teleprompter sehingga selesai ucapan
Buat pindaan
2
4
6 6.1
Tidak
Ya
1
3
Mula
5
9
7
8
10
A
32
Selepas Program
Mengemas dan menyimpan peralatan teleprompter/Komputer
Memuat naik slaid dalam website Naib Canselor dan Facebook Naib Canselor sebaik sahaja selesai program
Selesai
Tamat
11
12
A
33
PROSES KERJA AKTIVITI 7 : Menguruskan Cenderahati dan Bahan-Bahan Promosi Lawatan NC
Jawatan Proses Kerja
TPK / PANC 1. Menerima pengesahan tarikh lawatan yang dihadiri oleh
NC
TPK / PANC 2. Mendapatkan maklumat nama pegawai pengiring dan
tempat yang akan dilawati
PKNC / PANC 3. Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak
penganjur
PKNC 4. Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib
Canselor dan perlu berucap, minta penganjur
menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat
mungkin beserta contoh dan format teks ucapan
PKNC 5. Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur
untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks
ucapan secepat mungkin
PKNC 6. Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan /
teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
TPK / PKNC 7. Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang
diterima dari pihak penganjur
PKNC 8. Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format
kepada Naib Canselor
PKNC 9. Membuat pindaan teks ucapan sekiranya ada
PKNC 10. Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak
penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
34
CARTA ALIR AKTIVITI 7 : Menguruskan Cenderahati dan Bahan-Bahan Promosi Lawatan NC
Carta Alir Proses Kerja
Menerima undangan program anjuran dalaman / luar
Menyemak jadual Naib Canselor
Memaklumkan keputusan Naib Canselor kepada pihak penganjur
Bagi program yang dipersetujui untuk dihadiri oleh Naib Canselor dan perlu berucap, minta penganjur menyediakan deraf teks ucapan / kata aluan secepat mungkin beserta contoh dan format teks ucapan
Membuat susulan secara bersurat kepada penganjur untuk menghantar deraf kata aluan dan deraf teks ucapan secepat mungkin
Memastikan penganjur menghantar deraf kata aluan / teks ucapan dalam tempoh tujuh hari sebelum program
Menyemak deraf kata aluan dan teks ucapan yang diterima dari pihak penganjur
Mengemukakan deraf teks ucapan mengikut format kepada Naib Canselor untuk persetujuan
Pindaan?
Membuat cetakan teks ucapan untuk salinan pihak penganjur dan Pejabat Hal Ehwal Korporat
Selesai
Tidak
Ya
Tamat
Mula
Buat pindaan
35
PROSES KERJA AKTIVITI 8 : Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara
Jawatan Proses kerja
TPK/TP/PANC 1. Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara
TP/PANC 2. Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.
TPK/TP/PANC 3. Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program
TPK/TP/PANC 4. Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.
TPK/TP/PANC 5. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor
TPK 6. Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan
PANC 7. Sediakan itenary/jadual program sepanjang lawatan
8. Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan
TPK/TP/PANC 9. Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item
TP/PANC 10. Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.
TP/PTW 11. Sediakan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor
36
TP 12. Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan
TPK/TP/PANC 13. Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu
TPK/TP/PT1 14. Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.
37
CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI 8 : Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara
Carta Alir Proses kerja
Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara
Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.
Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program
Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.
Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor
Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan
Sediakan itenerary/jadual program sepanjang lawatan
Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan
Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item
Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.
Mula
1
2
3
4
5
7
8
9
A
6
38
Uruskan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor
Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan
Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu
Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.
Selesai
A
10
12
Tamat
11
13
39
PROSES KERJA AKTIVITI 9: Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
(OSHE) Pejabat Canseleri
Jawatan Proses Kerja
TPK/TP 1) Menerima arahan/pemakluman Jawatankuasa Persekitaran
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bangunan Canseleri
Sultan Ibrahim (OSHE BCSI)
TPK/TP 2) Membentuk Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan
Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri mengikut akta
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)
TPK/TP 3) Mengeluarkan surat pelantikan ahli jawatankuasa
TPK/TP 4) Merangka program-program OSHE Canseleri dan memberi
input kepada OSHE BCSI untuk membantu merancang
program tahunan keseluruhan BCSI
TPK/TP 5) Melaksana program OSHE bagi Canseleri dan yang
ditugaskan OSHE BCSI
TPK/TP 6) Mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi memantau
pelaksanaan program-program OSHE Canseleri dan BCSI
TPK/TP 7) Menyediakan laporan dan membentangkan kepada OSHE
BCSI
40
CARTA ALIR KERJA
AKTIVITI 9: Pengurusan Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
(OSHE) Pejabat Canseleri
Carta alir Proses Kerja
Menerima arahan/pemakluman Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE BCSI)
Membentuk Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri mengikut akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)
Mengeluarkan surat pelantikan Ahli Jawatankuasa Persekitaran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) Canseleri
Merangka program-program OSHE Canseleri dan memberi input kepada OSHE BCSI untuk membantu merancang program tahunan keseluruhan BCSI
Melaksana program OSHE bagi Canseleri dan yang ditugaskan OSHE BCSI
Mengadakan mesyuarat 3 bulan sekali bagi memantau pelaksanaan program-program OSHE Canseleri dan BCSI
Menyediakan laporan dan membentangkan kepada OSHE BCSI
Selesai
Mula
Tamat
41
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
42
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
TUGAS: Menguruskan Lawatan Kerja Naib Canselor ke Luar Negara
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Menerima arahan dari Naib Canselor mengenai cadangan lawatan ke luar negara
2. Mendapatkan kelulusan Pengerusi Lembaga Pengarah UTM sebelum perjalanan dilaksanakan.
3. Dapatkan maklumat lanjut mengenai program lawatan dari dokumen yang diterima dan dari pihak penganjur program
4. Menguruskan perjalanan Naib Canselor termasuk paspot, visa, tiket kapalterbang dan keperluan kenderaan darat semasa program termasuk kos perjalanan.
5. Mendapatkan nama-nama pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor daripada Naib Canselor
6. Keluarkan surat arahan bertugas rasmi kepada pegawai-pegawai yang akan mengiringi Naib Canselor beserta maklumat lanjut program lawatan
7. Sediakan itenerary/jadual program sepanjang lawatan
8. Sediakan bahan untuk pembentangan Naib Canselor seperti slide, kertas kerja dan apa juga dokumen berkaitan
9. Sediakan Cenderahati berdasarkan aturcara program dengan kerjasama Pejabat Hal Ehwal Korporat dan dapatkan persetujuan Naib Canselor mengenai bilangan yang perlu dibawa bagi setiap item
10. Sediakan bahan-bahan/dokumen/brosur yang perlu dibawa oleh Naib Canselor dan Pegawai-pegawai pengiring dengan kerjasama Bahagian UTM International.
11. Uruskan wang tunai pendahuluan dan lain-lain elaun yang berkelayakan untuk dibawa oleh Naib Canselor
12. Menguruskan suntikan pelalian untuk Naib Canselor dan ahli rombongan
13. Memastikan semua perkara dalam senarai semak disediakan dan disemak satu persatu
14. Mendapatkan laporan untuk tujuan pembentangan/makluman kepada universiti.
43
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN
TUGAS PEGAWAI
44
Senarai Borang
Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai
BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG
1
Tempahan Ruang Gunasama dan Peralatan
UU/TRG-01/1
Rak A
Laci 1
2
Kebenaran Keluar Barang
-
Rak A
Laci 2
3
Pertukaran Klinik Panel Staf
PP/BPO/KPS/21.03
Rak A
Laci 3
4
Tuntutan Skim Pelajar Bekerja
Rak A
Laci 4
5
Tempahan Tiket Penerbangan (Domestik)
Rak A
Laci 5
6
Kelulusan Spesifikasi Alat
BEN/UPB/011
Rak B
Laci 1
7
Permohonan Perabot
(Baru/Penggantian/Penyelenggaraan)
Rak B
Laci 2
8
Permohonan Cuti Tanpa Rekod (Kemudahan Cuti
Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat) –
Pekeliling Perkhidmatan Bil.10/2002
Rak B
Laci 3
9
Cuti Gantian Pejabat NC
Rak B
Laci 4
10
Tuntutan Bayaran Balik Rawatan Pergigian
PP/BPO/KPS/21.06
Rak B
Laci 5
11
Permohonan Menghadiri Latihan di Bawah
Program Pembangunan Staf
UTM.P(L)19.10 & 12
(PIN 06) – 1
Rak C
Laci 1
12
Permohonan Mengumpul Cuti Rehat Yang Tidak
Dapat dihabiskan
Rak C
Laci 2
45
BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG
13
Pembelian Wang Panjar Runcit
Rak C
Laci 3
14
Tempahan Mesyuarat/Jamuan
Rak C
Laci 4
15
Sijil Cuti Sakit Pejabat NC
Rak C
Laci 5
16
Penanggungan Kerja
Rak D
Laci 1
17
Pemangkuan Kerja
Rak D
Laci 2
19
Permohonan Cuti Tanpa Rekod / Pelepasan
Keluar Pejabat (SUKAN)
Rak D
Laci 3
20
Borang Penilaian Menghadiri Program
PP-F17
Rak D
Laci 4
21
Performa Invois
PMU/PP-F21
Rak D
Laci 5
22
Perakuan Pelupusan (PEP) Kenderaan
Universiti
KEW.PA-16
Rak E
Laci 1
23
Permohonan/Perakuan Pelupusan Harta
UTM
KEW.PA-17
Rak E
Laci 2
24
Sijil Pengesahan Pemusnahan Aset Alih
Universiti
KEW.PA-18
Rak E
Laci 3
25
Sijil Pelupusan Harta Tetap
KEW.PA-19
Rak E
Laci 4
26
Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih
Universiti
KEW.PA-20
Rak E
Laci 5
27
Kenderaan Tawaran Tender Pelupusan
Aset Alih Universiti
KEW.PA-21
Rak F
Laci 1
46
BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG
28
Tender Pelupusan Aset Alih Universiti
KEW.PA-22
Rak F
Laci 2
29
Jadual Buka Tender Pelupusan Aset Alih
Universiti
KEW.PA-23
Rak F
Laci 3
30
Kenyatan Tawaran Sebutharga Pelupusan
Aset Universiti
KEW.PA-24
Rak F
Laci 4
31
Sebutharga Pelupusan Aset Alih Universiti
KEW.PA-25
Rak F
Laci 5
32
Jadual Buka Sebutharga Pelupusan Aset
Alih Universiti
KEW.PA-26
Rak G
Laci 1
33
Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih
Universiti
KEW.PA-27
Rak F
Laci 2
34
Senarai Aset Yang Dilelong
KEW.PA-27(A)
Rak F
Laci 3
BORANG ELEKTRONIK
BIL
NAMA BORANG
NO. SIRI BORANG
LOKASI BORANG
1
Permohonan Keluar Negara
2
Cuti Rehat
3
Tempahan Flight
4
Tuntutan Kerja Lebih Masa
47
5 Keluar Pejabat
6
Tuntutan Elaun Perjalanan
7
Pelbagai Pendahuluan
48
UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN (PEKELILING)
49
Undang-Undang Dan Peraturan (Pekeliling)
1. Pekeliling dan Surat Kemajuan Perkhidmatan Awam.
2. Pekeliling Am dan Surat Pekeliling Am Perkhidmatan Awam.
3. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia.
4. Akta Acara Kewangan 1957
5. Undang-Undang Malaysia Akta 605 Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib
6. dan Surcaj) 2000
7. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti
8. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Universiti.
9. Keputusan Mesyuarat Senat Universiti.
10. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Universiti.
11. Pekeliling Pentadbiran Universiti
12. Pekeliling Pejabat Bendahari.
50
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
51
JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
(YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS SAHAJA)
1. Mesyuarat Pentadbiran Pejabat Naib Canselor - Ahli, kekerapan mesyuarat
mengikut keperluan semasa.
2. Mesyuarat Jawatankuasa Persekitaran, Kesihatan dan Keselamatan
Pekerjaan Pejabat Canseleri (OSHE)- Setiausaha, kekerapan mesyuarat 3
bulan sekali.
3. Mesyuarat Jawatankuasa Persekitaran, Kesihatan dan Keselamatan
Pekerjaan Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim (OSHE) – Ahli kekerapan
mesyuarat 3 bulan sekali.
4. Mesyuarat Sebutharga Pejabat Naib Canselor – Ahli Mengikut Keperluan.
5. Mesyuarat Green Office – Green Manager Pejabat Canseleri
6. Mesyuarat Ad-Hoc – Ahli, Mengikut Keperluan.
7. Lain-lain panggilan mesyuarat yang dibuat oleh fakulti/bahagian.
52
NORMA KERJA
53
NORMA KERJA
BIL JENIS KERJA NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)
1. Menguruskan laman web, facebook Naib Canselor, facebook UTM
1 jam / hari
2. Berkomunikasi dengan Naib Canselor, Timbalan Pendaftar Kanan, Timbalan/Penolong Pendaftar, rakan sekerja, tetamu melalui email, mobile internet telefon bimbit, telefon atau hadir ke pejabat.
3 jam / hari
3. Merancang merancang kerja harian 1 jam / hari
4. Menghadiri mesyuarat/perbincangan kerja 2 jam / hari
5. Menderaf/menyemak surat, teks ucapan, kata aluan
1 jam / hari
6. Mengambil tindakan surat menyurat 1 jam / hari
54
SENARAI TUGAS HARIAN
55
SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA: BAHARUDIN BIN MASTARI
JAWATAN: TIMBALAN PENDAFTAR
TARIKH:
BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN