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Unternehmensweites Projektmanagement mit Microsoft Project Server 2013 Grundlagen, Prozesse, Implementierung

Auszug aus dem Buch „Microsoft Project Server 2010: Anwendung, Administration, Implementierung“

Jürgen Rosenstock, Galileo Verlag, ISBN-10: 383621539X und dem kommenden Buch Microsoft Project 2013 – Das umfassende Handbuch

Ausdruck, Vervielfältigung, und Weitergabe dieses Dokuments, auch auszugsweise,

sind nur nach ausdrücklicher vorheriger Genehmigung durch die SOLVIN information management GmbH gestattet.

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1. Zielsetzung dieses Dokuments ............................................................................................................................. 3

2. Wer ist eigentlich SOLVIN? ................................................................................................................................... 3

3. Ausgangslage ........................................................................................................................................................ 3

4. Funktionsumfang und Begrifflichkeiten ............................................................................................................... 5

5. Warum Microsoft Project Server? ........................................................................................................................ 6

6. Microsoft Project Server als Cloud Service........................................................................................................... 8

7. Vorstellung der Komponenten im Detail .............................................................................................................. 9

8. Projektantragswesen .......................................................................................................................................... 10

9. Workflows mit Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint Server ...................................................... 11

10. Projektportfoliomanagement ........................................................................................................................ 13

11. Projektbearbeitung mit Microsoft Project und Microsoft Project Web App ................................................. 15

12. Kostenmanagement ....................................................................................................................................... 17

13. Multiprojektmanagement .............................................................................................................................. 18

14. Projektzusammenarbeit über SharePoint ...................................................................................................... 20

15. Vorgehensmodelle für Beratung und Implementierung ................................................................................ 21

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1. Zielsetzung dieses Dokuments

Dieses Dokument richtet sich an Unternehmen, welche sich mit der Implementierung eines unternehmensweiten

Projektmanagement-Werkzeugs auf Basis des Microsoft Project Servers beschäftigen. Der Microsoft Project Server

stellt mit der Version 2013 ein umfangreiches Paket an Funktionen und Prozessunterstützung bereit, von denen

die wesentlichen in diesem Dokument vorgestellt werden.

Bei Bedarf stehen Ihnen unsere SOLVIN-Berater gern für weitere Auskünfte oder ein Online-Meeting zur

Präsentation zur Verfügung.

2. Wer ist eigentlich SOLVIN?

Das Unternehmen SOLVIN information management GmbH wurde im Jahr 1996 in Hamburg mit dem Schwerpunkt

auf IT-gestütztem Projekt- und Ressourcenmanagement gegründet. Im Vorfeld der Unternehmensgründung haben

sich die Gesellschafter bereits ab der Version 1.0 für Windows mit Microsoft Project und im Allgemeinen mit

Themen des Projektmanagements beschäftigt. Diese langjährige Erfahrung stellt SOLVIN bis heute in den

Mittelpunkt seines Leistungsportfolios. Statt schnelllebiger Lösungen und Beratungsleistungen für den Kunden legt

SOLVIN besonderen Wert auf Nachhaltigkeit. Mit den Geschäftsbereichen Consulting, Solutions und Service &

Support bietet SOLVIN ein „Rundum-Paket“ für das Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement.

SOLVIN ist Microsoft Partner mit „Gold Project and Portfolio Management“ Kompetenz und realisiert pro Jahr ca.

40 Implementierungen. Das Kundenspektrum ist hierbei branchenübergreifend und reicht von kleineren

Organisationseinheiten mit 3 bis 5 Projektleitern über mittelständische Unternehmen bis hin zu international

tätigen Konzernen und öffentlichen Unternehmen.

Bei Bedarf stellen wir Ihnen gern Informationen über unsere Referenzen zur Verfügung.

Weitere Informationen über die SOLVIN-Vorgehensmodelle für Beratung und Implementierung finden Sie in

Kapitel 12.

3. Ausgangslage

Die Projektmanagement-Lösung Microsoft Project ist nun mittlerweile mehr als 25 Jahre auf dem Markt. Mitte der

80er Jahre wurde die erste auf Microsoft DOS-basierende Version durch Microsoft angeboten. Meilensteine in den

folgenden Jahren waren unter anderem:

• 1990 – Erste Version Microsoft Project für „Windows“

• 1994 – Erste Workgroup-Funktionalitäten für Datenaustausch im Team

• 1998 – Berücksichtigung von Zeitphasendarstellungen für das Ressourcenmanagement

• 2000 – Bereitstellung des ersten Microsoft Project Server „Project Central“

• 2003 – Erweiterte Teamfunktionen durch die Einbeziehung von Microsoft SharePoint

• 2007 – Option der Kopplung mit dem Microsoft Project Portfolio Server

• 2010 – Zusammenführung des Microsoft Project Servers mit dem Portfolio Server für die vollständige

Abbildung eines Projektlebenszyklus - vom Antrag über die Realisierung bis zum Abschluss

• 2013 – Microsoft Project Server steht auch als Cloud Service zur Verfügung

Das Werkzeug Microsoft Project wird oft verkannt und auch unterschätzt. Kein Werkzeug wird mehr kritisiert und

so als reines „Balkenschieberprogramm“ degradiert. Und trotzdem hat sich Microsoft Project als am weitesten

verbreitetes Standardwerkzeug für das Projekt- und auch das Ressourcenmanagement etabliert. Nur Microsoft

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Excel wird noch häufiger als Software-Lösung für das Projekt-, Ressourcen und Portfoliomanagement

herangezogen. Der klassische Verlauf eines Microsoft Project-Einsatzes gestaltet sich oftmals in dieser Form:

• Phase 1 → Enorme Begeisterung - Einfache Installation des Programms/sieht aus wie Microsoft Office

• Phase 2 → Allmähliche Ernüchterung - Software ist ja doch recht komplex

• Phase 3 → Panik - Irgendwie stimmen die Termine nicht mehr

• Phase 4 → Flucht in Nebensächlichkeiten - Balkenpläne lassen sich schön malen

• Phase 5 → Bestrafung Unschuldiger - Praktikanten helfen bei der Pflege der Pläne

• Phase 6 → Vernichtung der Microsoft Project-Pläne - Plan wird in Microsoft Excel neu erstellt

Auch wenn diese Erfahrungen vielen Microsoft Project-Anwendern vertraut sein mögen, so ist Microsoft Project

immer wieder, auch wenn eine Drittlösung genutzt wird, im Einsatz. Nahezu jede namhafte Projektmanagement-

Lösung hat eine Schnittstelle zu Microsoft Project.

Sollte man eine Ursachenforschung für das eigenwillige Image von Microsoft Project durchführen wollen, wird man

sehr schnell auf die folgenden Punkte stoßen:

Microsoft Project wird in der Regel einfach „mal eben“ installiert, Anpassungen und Entwicklungen von

Vorlagen werden nicht priorisiert oder schlicht für nicht umsetzbar gehalten.

Microsoft Project wird mit allen Funktionen bereitgestellt. Eine klare Einbettung von Microsoft Project in

vorhandene oder zu schaffende Prozesse und Standards ist eher selten.

Schulungen, wenn sie überhaupt durchgeführt werden, werden eher als „Exkurs“ durch alle

Funktionalitäten realisiert. In der Regel wird anschließend an Microsoft Project kritisiert, dass viel zu viele

Funktionalitäten bereitgestellt werden.

Es fehlt oft ein zentraler Treiber für den verbindlichen Einsatz des Werkzeugs, sowie die Betreuung der

Anwender.

Diese vorherrschenden Meinungen über Microsoft Project können durchaus widerlegt werden:

Microsoft Project lässt sich flexibel an Unternehmensvorgaben anpassen.

Mit Microsoft Project und dem Microsoft Project Server 2013 lassen sich eine Vielzahl von Prozessen vom

Projektantrag über die Projektsteuerung bis zum Change Management abbilden.

Eine tatsächliche Einbettung von Microsoft Project in vorhandene oder zu schaffende Prozesse kann einen

wirklichen Mehrwert und eine messbare Optimierung des Projekt- und Ressourcenmanagements

schaffen.

Microsoft Project Server lässt sich an diverse Drittsysteme, z.B. an SAP anbinden. Dadurch können Daten-

Redundanzen vermieden werden und die Qualität der Projektdaten deutlich erhöht werden. Sicherlich ist

Microsoft Project, gerade in Anbindung an SAP, oft nicht das führende System, ergänzt aber durch seine

Office-kompatible und einfach zu bedienende Oberfläche optimal die operative Bearbeitung von Daten im

Projekt-, Ressourcen und Portfoliomanagement.

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4. Funktionsumfang und Begrifflichkeiten

Im Laufe der Jahre haben sich Microsoft Project und Project Server umfangreich weiterentwickelt. Neben dem

Microsoft Project Server kam im Jahr 2007 noch der Microsoft Project Portfolio Server hinzu. Ein wesentlicher

Bestandteil macht mittlerweile auch die Nutzung von Microsoft SharePoint aus. Um alle Komponenten mit einem

Begriff zu bezeichnen, wird der Name Microsoft PPM (Project and Portfolio Management) im Umfeld Microsoft

Project Server genutzt. Microsoft PPM steht für die Microsoft-Werkzeuge zur Abbildung eines vollständigen

Projektlebenszyklus.

4.1: Projektlebenszyklus mit Microsoft Project Server

Auf Basis von Microsoft PPM kann eine Vielzahl von Anforderungen einer Projektorganisation erfüllt werden:

• Projektmanagement

Unterstützung der operativen Projektmanagementprozesse wie beispielsweise Terminplanung und –

steuerung sowie Ressourcenplanung und –steuerung.

• Anforderungsmanagement und Projektantragswesen

Mit dem Microsoft Project Server können Projektanforderungen oder auch Projektideen zentral erfasst

und innerhalb verschiedener Genehmigungsschritte geprüft und weiter für das Portfoliomanagement

qualifiziert werden.

• Portfoliomanagement

Der Begriff Portfoliomanagement hat eine zentrale Bedeutung seit dem Microsoft Project Server 2010

gewonnen. Eigentlich müsste man korrekterweise von Projektportfoliomanagement sprechen. Der

Schwerpunkt liegt auf der Bewertung dieser Anforderungen in Ausrichtung auf die

Unternehmensstrategie und dem Durchspielen von Szenarien. Nach dem Bewertungs- und

Auswahlprozess sowie erfolgter Beauftragung werden die zu realisierenden Projekte für die operative

Umsetzung (Projektmanagement) freigegeben.

• Projektarbeitsbereiche und Teamzusammenarbeit

Der Microsoft Project Server wird über Microsoft SharePoint Server bereitgestellt. Dies bedeutet für die

Projektorganisation, dass nicht mehr der Projektplan, sondern vielmehr eine Art Projektarbeitsbereich

oder auch Projektakte (SharePoint-Teamsite) mit allen relevanten Informationen pro Projekt als zentraler

Projektmittelpunkt für Kommunikation und Informationsbereitstellung dient.

• Projektbegleitende Dokumentation und Informationsverwaltung

Im Zusammenhang mit Teamsites wird auch von der projektbegleitenden Dokumentation und

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Informationsverwaltung gesprochen. Hierzu gehören z. B. das Dokumenten-, Risiko- und

Problemmanagement, die Verwaltung von offenen Punkten und weiteren projektbegleitenden

Informationen und Organisationsaufgaben. Hinzu kommen diverse weitere SharePoint-Komponenten wie

Wikis, Blogs und diverse weitere Listen z. B. für Folien, Grafiken etc.

• Allgemeine Prozessabbildungen

Neben dem Projekt- und Portfoliomanagement lassen sich mit Microsoft PPM diverse Prozesse, z. B. für

mehrstufige Genehmigungsworkflows abbilden. Dies geschieht vor allem unter Einsatz des Microsoft

SharePoint Servers unter Einbeziehung von SharePoint- und optionalen InfoPath Formularen.

5. Warum Microsoft Project Server?

Für das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement wird am Markt eine Vielzahl von

verschiedensten Werkzeugen mit unterschiedlichsten Ausprägungsarten angeboten. Grundsätzlich lassen sich die

Werkzeuge in drei Kategorien aufteilen:

5.1: Einordnung/Positionierung von Projekt- und Ressourcenmanagement-Lösungen

• Variante 1:

Die Variante 1 beschreibt im Großen und Ganzen alle am Markt verfügbaren Projektmanagement-

Lösungen außer Microsoft Project Server 2013. Diese Werkzeuge verfügen über einen sehr hohen Grad an

Funktionalitäten, bieten feinstes Terminmanagement, eine umfangreiche Ressourcenabstimmung und

produktabhängig eine komplette Faktura und Prozessabbildung. Diese Werkzeuge werden in der Regel

direkt vom Hersteller angeboten, implementiert und angepasst. Sollte ein Werkzeug aus dieser Variante

zu 100% die Anforderungen treffen, so könnte eine Implementierung durchaus sinnvoll sein.

Mögliche Nachteile können sein: Da die Lösung direkt vom Hersteller implementiert wird, werden auch

Anpassungen ausschließlich durch diesen vorgenommen. So kann sich eine gewisse Abhängigkeit vom

Hersteller ergeben. Dieser ist oftmals mehr an der Weiterentwicklung seines Produkts und weniger an

Anpassungen interessiert. Auch im Rahmen der Preisgestaltung für Beratung und Anpassungen kann es

durch nicht vorhandenen oder sehr überschaubaren Wettbewerb Nachteile geben. Dies sind natürlich nur

Annahmen, welche jedoch bei einer Werkzeugrecherche auf Relevanz berücksichtigt werden sollten.

• Variante 2:

Die Variante 2 beschreibt Werkzeuge, welche über SAP bereitgestellt werden. Diese sind optimal in dem

Gesamtpaket SAP eingebettet und bieten einen großen Funktionsumfang. Kritisch wird oftmals der

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Aufwand für Anpassungen sowie die Komplexität und aufwändige Handhabung angemerkt. Durch die

umfangreiche Einbettung in Prozesse lassen sich Projekte, Ressourcenmanagement, Szenarien etc. nicht

„mal eben“ realisieren, sondern es sind umfassende Anpassungen nötig. Diese Aussage kann nicht

verallgemeinert werden, sollte jedoch ebenfalls bei der Recherche berücksichtigt werden.

• Variante 3:

Die 3. Variante beschreibt Microsoft Project Server 2013. Die Meinungen über dieses Produkt gehen weit

auseinander. Die eine Seite kritisiert den zu hohen Funktionsumfang und die unübersichtlichen

Automatismen, die andere Seite wiederum bemängelt zu wenige Funktionalitäten und zu wenig

Möglichkeiten der Prozessabbildung. Die Ursachen hierfür liegen oft in der nicht ausreichenden

Ausrichtung und Anpassung von Microsoft Project Server an die tatsächlichen Erfordernisse. Microsoft

Project Server und vor allem der Client Microsoft Project werden oft „mal eben so nebenbei“ installiert

und gleich für die Anwendung freigegeben, siehe hierzu auch Kapitel 3 „…klassische Verlauf eines

Microsoft Project-Einsatz“. Microsoft Project Server kann, muss aber nicht angepasst werden. Es eignet

sich durchaus für eine iterative Einführung, im ersten Schritt z. B. für die einfache Datenkonsolidierung

von lokalen Plänen auf dem Server. Weitere Anpassungen können Schritt für Schritt und bedarfsgerecht

und oftmals auf Basis von Office-Standards sowie Visual Studio angepasst werden. Am Markt existieren

eine Vielzahl von Implementierungs- und Lösungspartnern. Auch diese Punkte sollten im Vergleich mit

den beiden ersten Varianten berücksichtigt werden.

Zusammenfassend können folgende Argumente, je nach Anforderung, für die Implementierung eines Microsoft

Project Servers sprechen:

• Übergreifende Transparenz

Alle Projekt- und Ressourcendaten können rechte- und rollenabhängig per Browser, Microsoft Excel,

Microsoft Reporting Services etc. für alle Projektbeteiligten bereitgestellt werden.

• Knowhow in der Bedienung weit verbreitet

Grundkenntnisse in Microsoft Project sind weit verbreitet, Seminare und Literatur werden in unzähligen

Varianten angeboten. Das Unternehmen, das einen Microsoft Project Server einsetzt, hat selbst die

Möglichkeit, die offene Architektur an die eigenen Erfordernisse anzupassen, das System mittelfristig

ohne externe Beratung zu betreiben.

• Beliebige Skalierbarkeit

Der Microsoft Project Server basiert unter anderem auf dem Microsoft SQL Server und kann so beliebig

skaliert werden. Anwenderzahlen im höheren vier- bis fünfstelligen Bereich sind erfolgreich in vielen

großen Unternehmen bereits realisiert.

• Einbettung in Microsoft SharePoint

Durch die Einbettung in Microsoft SharePoint sind eine Vielzahl von Individualisierungen für

verschiedenste Projektorganisationen und Branchen möglich. Prozesse nach PMI, Prince2 etc.,

projektbegleitendes Kommunikationsmanagement, Informationsmanagement sowie die Verwaltung von

projektbegleitenden Informationen können beliebig realisiert werden.

• Offen für Anbindung an Drittsysteme

Durch die Datenbasis Microsoft SQL Server kann der Microsoft Project Server an beliebige Drittsysteme

angebunden werden.

Der einfachste Mehrwert des Einsatzes eines Microsoft Project Servers wird im folgenden Screenshot dargestellt.

Durch die Nutzung von Microsoft Project, quasi als Office-Werkzeug, werden Pläne einfach nur zentral anstatt wie

bisher lokal auf einem Microsoft Project Server gespeichert. Durch eine einfache Veröffentlichung des Plans

können so alle relevanten Projekt- und Ressourceninformationen rechteabhängig per Browser bereitgestellt

werden. Durch die hohe Integration der Werkzeuge können Daten aus Microsoft Project Server z.B. in Microsoft

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Excel, Excel Services, Reporting Services etc. für die Auswertungen herangezogen werden. So kann bereits mit

dem Grundsystem ein messbarer Mehrwert eingeführt werden.

5.2: Projektübersicht in der Microsoft Project Web App

6. Microsoft Project Server als Cloud Service

Mit der Version 2013 kann Microsoft Project und Microsoft Project Server auch als Cloud Service genutzt werden.

Pro Cloud

o Rasche Verfügbarkeit des Systems

o Entlastung der eigenen Infrastruktur

o „Überall“-Zugriff auf die Daten

Contra Cloud

o Wo liegen die Daten wirklich?

o Einschränkungen im Berichtswesen

o Einschränkungen im Datenbankzugriff, z. B. für Schnittstellen

Neben dem Einsatz von Microsoft Project Server über die Cloud ist auch die Bereitstellung des Clients Microsoft

Project als „Click to Run“ interessant. Dies bedeutet, dass Microsoft Project nicht mehr direkt auf dem Rechner

installiert werden muss, sondern per Streaming temporär aber mit allen Funktionalitäten auf jedem beliebigen

Rechner eingesetzt werden kann.

Die Abrechnung für Cloud-Dienste kann zeitlich begrenzt erfolgen und ist so auch für den temporären Einsatz

interessant. Die Lizenzkosten für Cloud-Dienste enthalten bereits die Lizenzen für alle weiteren benötigten Server-

Produkte und Client Access-Lizenzen, z. B. für den Microsoft Project Server, Microsoft SharePoint Server und für

den Microsoft SQL Server.

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7. Vorstellung der Komponenten im Detail

Im folgenden Kapitel werden die Komponenten für Microsoft PPM erst grob und weiter unten detaillierter

vorgestellt:

Microsoft Project Professional

Microsoft Project dient dem Erstellen und

erweiterten Bearbeiten von Projekten mit einem

sogenannten Rich-Client, welcher auch eine

Offline-Bearbeitung der Daten zulässt.

(Anmerkung: Microsoft Project auch als „Click to

Run“-Variante ohne lokale Installation aus der

Cloud betrieben werden)

Microsoft Project Web App

Über diesen Web Client können alle

Projektbeteiligten einer Organisation

rechteabhängig auf die relevanten Informationen

zugreifen und Funktionen des Projektantrags-

wesens und des Portfoliomanagements nutzen.

Seit der Version 2010 können mit der Microsoft

Project Web App auch Projekte erstellt und seit

der Version 2013 noch komfortabler bearbeitet

werden. Allerdings ist der Funktionsumfang im

Gegensatz zum Rich-Client hier immer noch

eingeschränkt, kann aber z. B. für die Rolle eines

Teilprojektleiters durchaus ausreichend sein.

Microsoft Project Server

Der Microsoft Project Server dient als zentrale

Datenbank für alle Projekt- und

Ressourceninformationen. Über den Server wird

auch die Organisation realisiert, z. B. bei der

Verwaltung von Rechten. Der Microsoft Project

Server basiert auf einem Microsoft SQL Server.

Dadurch lässt sich der Microsoft Project Server

beliebig an Drittsysteme, z. B. SAP, anbinden.

Microsoft SharePoint Server

SharePoint erfüllt im Microsoft PPM-Umfeld

diverse Aufgaben. Hierzu gehört unter anderem

die Bereitstellung der webbasierten Oberfläche für

die Microsoft Project Web App. Hinzu kommt die

Bereitstellung und Verwaltung von Prozessen aller

projektbegleitenden Informationen und

Dokumente.

Microsoft InfoPath

InfoPath kann optional für das erweiterte

Formularwesen genutzt werden. Mit InfoPath

lassen sich nahezu alle Formen von Formularen

darstellen und in die Prozesse von SharePoint

einbinden.

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8. Projektantragswesen

In den Vorgängerversionen wurde Microsoft Project in der Regel nur für das operative Projektmanagement

eingesetzt. Seit der Version Microsoft Project Server 2010 kann bereits im Vorfeld ein vollständiges

Projektantragswesen beziehungsweise ein Projektanforderungsmanagement abgebildet werden.

8.1: Projektantragswesen mit Microsoft Project Server

Der Prozess für die Erfassung eines Projektantrags kann sich folgendermaßen beispielhaft gestalten:

Aufruf des Projektantragsformulars über die Microsoft Project Web App

Erfassen von Daten für die Detaillierung des Projektantrags

o Vorschlagszusammenfassung

o Vorschlagsdetails

o Grobe Terminplanung und Meilensteine

o Kosten des avisierten Projekts

o Strategische Auswirkungen des Projekts

Übergabe des Projekts nach Genehmigungen zur Prüfung an das Projektportfoliomanagement

Alle Prozessschritte lassen sich auf Basis des Microsoft SharePoint Servers beliebig anpassen und erweitern. Auf

dieser Basis kann ein einfaches Anforderungsmanagement z. B. auch in Richtung eines Ideenmanagements

realisiert werden.

Die Anpassungen bauen in der ersten Instanz auf einer einfachen Oberflächen-Administration auf. Weitere

Anpassungen können mit dem Microsoft Visual Studio realisiert werden.

So gesehen können bereits in den ersten Projektphasen Prozesse nach Prince2, PMI etc. umgesetzt werden.

Anmerkung: Mit der neuen Version Microsoft Project Server 2013 können Projektideen auch direkt in Microsoft

SharePoint angelegt werden und je nach Einstellung erst im nächsten Prozessschritt nach Microsoft Project Server

übergeben werden.

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9. Workflows mit Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint Server

Im Microsoft Project Server 2013 stehen deutlich verbesserte Funktionalitäten für die Erstellung von Workflows

zur Verfügung. Während in der Vorgängerversion 2010 mit dem separaten Werkzeug Nintex Workflows erstellt

wurden, ist dies in 2013 auch unter Einsatz des Microsoft SharePoint Designers möglich.

Abbildung 9.1: Werkzeuge für die Prozessmodellierung

Interessant ist hierbei die Option, Workflows vorab mit Microsoft Visio 2010/2013 zu „designen“ und diese dann

zur Bearbeitung nach Microsoft SharePoint Designer zu übernehmen.

Abbildung 9.2: Einfach mit Microsoft Visio 2013 skizzierter Workflow

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Für die komfortable Abbildung von Workflows dienen dem Microsoft Project Server zwei Elemente:

Enterprise Project Type (EPT)

Der Begriff Enterprise Project Type steht für einen gekapselten Projekttyp. Dieser kann jeweils ein

Projektvorgehensmodell, z. B. nach PMI, PRINCE2 oder ein kundenindividuelles Prozessmodell enthalten.

Im Detail besteht ein EPT aus den folgenden Komponenten:

o Name des Prozessmodells

o Beschreibung des Prozessmodells

o Eigener zugeordneter Workflow entsprechend dem Projekttyp

o Einer beliebigen Anzahl von prozessrelevanten Formularen

o Einem individuellen Arbeitsbereich/TeamSite

o Einer eigenen Projektplanvorlage für das Vorgehen und die spätere Planerstellung, z. B. in

Microsoft Project

Project Detail Pages (PDP)

Der Begriff Project Detail Page steht für die bereits oben beschriebenen Formulare, welche Bestandteile

einer EPT sein können. Beispiele für Formulare sind:

o Projektantragsformular

o Formular mit weiteren Details sowie projektbegleitenden Informationen

o Budgetkalkulationsformular, z. B. mit eingebetteten Microsoft Excel Services

o Bearbeitungsseite für die webbasierte Erstellung und Bearbeitung des Projektplans

o Formular für zur Erfassung der strategischen Ausrichtung für die spätere Bearbeitung und

Bewertung des Projektantrags

Abbildung 9.3: Beispiel für einfaches SharePoint-Formular eingebettet in Microsoft Project Web App

Die fertige EPT wird dem Anwender in der Microsoft Project Web App zur Auswahl angeboten, siehe Grafik „8.1:

Projektantragswesen mit Microsoft Project Server“. Der Antragsteller kann hier die Art des Projektantrags oder die

Art des zu planenden Projekts auswählen. Die EPTs können rechte- und rollenabhängig bereitgestellt werden.

Durch dieses Vorgehen wird ein wirklicher Projektprozess mit allen relevanten Workflow-Stufen ermöglicht. Der

Einsatz von Microsoft Project und Microsoft Project Server beschränkt sich hiermit nicht mehr allein auf das reine

„Balkenschieben“ und Ressourcen zuordnen, sondern bietet sich für das Arbeiten in einem vollständigen

Projektlebenszyklus an.

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Abbildung 9.4: Standard-Darstellung eines Workflows in Microsoft Project Web App

10. Projektportfoliomanagement

Die eigentliche Entscheidung für die Durchführung eines Projekts wird in der Regel durch ein zentrales

Entscheidungsgremium gefällt.

Für diese Anforderung stehen die Projektportfoliomanagement-Funktionalitäten des Microsoft Project Servers

2013 zur Verfügung. Hierbei lassen sich die Daten aus einem Projektantrag, siehe Kapitel 8, für die Bewertung und

die Auswahl des Vorhabens nutzen.

Im Vorfeld einer Portfoliobewertung werden im Microsoft Project Server die möglichen Strategien der Abteilungen

oder des Unternehmens erfasst.

10.1: Festlegung der Unternehmensstrategie mit Priorisierung der Indikatoren

Der Prozess des Projektportfoliomanagements kann folgendermaßen beispielhaft abgebildet werden:

Aufruf des Projektportfoliomanagements über die Microsoft Project Web App

Aufbau eines Szenarios und Auswahl der beteiligten Projektanträge

o Überprüfung der Projektvorschlagsbewertungen in Bezug auf die Auswirkung auf Geschäftsziele

und Strategie

o Analyse auf Basis der Kosteneinschränkung

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o Analyse auf Basis der Ressourceneinschränkung/Ressourcenverfügbarkeit

o Feinabstimmung der Portfolioselektion durch Portfoliomanager

Freigabe des Portfolios für die Übergabe der Projektanträge an das operative Projektmanagement

(Übergabe an Microsoft Project zur operativen Bearbeitung)

10.2: Überprüfung und Verfeinerung der Priorisierung von Projekten

10.3: Umsetzung der Projektpriorisierung z. B. nach Kosten

10.4: Projektpriorisierung nach Ressourcenverfügbarkeit

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10.5: Verschiebung von Projekten nach Verfügbarkeit

Alle Prozessschritte lassen sich anpassen und erweitern. Durch die zentrale Datenbasis des Microsoft Project

Servers basierend auf dem Microsoft SQL Server können die Daten des Projektportfoliomanagements flexibel für

ein umfangreiches Berichtswesen und für den Austausch mit Drittsystemen, z. B. SAP verwendet werden.

11. Projektbearbeitung mit Microsoft Project und Microsoft Project Web App

Mit der Version Microsoft Project Server 2013 können Projekte neben dem Client Microsoft Project auch per

Microsoft Project Web App erstellt und bearbeitet werden.

11.1 Projekterstellung und Bearbeitung mit Microsoft Project

Mit der Version 2010 wurde die Oberfläche und die Arbeitsweise erstmals seit Erscheinen von Microsoft Project

3.0 Anfang der 90er-Jahre grundlegend erweitert und optimiert und mit der aktuellen Version 2013 weiter

verbessert. Vorbild war hier Microsoft Excel. Folgende Schwerpunkte in der Bedienung wurden unter anderem

optimiert:

11.1: Microsoft Project 2013 im Überblick

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Freie Tabellenbearbeitung, statt Dauer oder Anfangs- und Enddaten können auch einfach Textdaten

erfasst werden.

Vorgänge können separat berechnet werden. Sollte ein Vorgang zunächst erfasst werden und nicht gleich

in die Gesamtberechnung eines Projekts einbezogen werden, so kann dieser erst einmal auf manuell

geschaltet werden.

Überlastungen von Ressourcen werden sofort angezeigt. Microsoft Project bietet mit einem

„Vorgangsinspektor“ die Möglichkeit, Überlastungen zu beseitigen.

Für das erweiterte Ressourcenmanagement steht die Funktion Team Planer zur Verfügung, mit welcher

Ressourcenzuordnungen unter Berücksichtigung von Überlastungen und Verfügbarkeiten geplant werden

können.

Die Bedienung wurde durch sogenannte Menübänder (Ribbons) an die aktuellen Microsoft Office

Versionen angepasst.

11.2: Ressourcenmanagement mit Microsoft Project 2013

11.2 Projekterstellung und Bearbeitung mit der Microsoft Project Web App

Bisher konnten Projekte nicht wirklich mit dem Microsoft Project Web Access erstellt und bearbeitet werden. Dies

ist mit „Microsoft Project Web App“, der Weboberfläche seit Microsoft Project Server 2010 möglich und wurde in

der Version 2013 noch deutlich verbessert. So ist nun auch beispielsweise die Erstellung von Basisplänen und die

Einstellung von Vorgangsarten in der Web App möglich.

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11.3: Arbeiten mit der Microsoft Project Web App

Hierbei wurde die Oberfläche der Microsoft Project Web App und speziell die Elemente der Projektbearbeitung

stark dem FAT-Client angeglichen. Mit der Möglichkeit der Projekterstellung und -bearbeitung in der Microsoft

Project Web App können nun auch Teilprojektleiter, welche sich lediglich mit kleineren Aufgaben im Projekt

beschäftigen, aktiv in die Bearbeitung von Vorgängen und Arbeitspaketen einbezogen werden. Auf diese Art kann

möglicherweise auch die Zahl der bisherigen Microsoft Project-Lizenzen reduziert werden.

Einschränkungen bei der Projektbearbeitung der Microsoft Project Web App finden sich im Bereich des

Ressourcenmanagements und der flexiblen Planung sowie dem Durchspielen von Szenarien:

Ressourcenzuordnungen können nur linear auf eine Zeitschiene eines Vorgangs zugeordnet werden.

Die Sichten „Vorgang: Einsatz“ und „Ressource: Einsatz“ stehen in der Microsoft Project Web App nicht

zur Verfügung.

Der Kapazitätsabgleich steht nur in Microsoft Project zur Verfügung.

Das so genannte „Drag and Drop“ von Vorgängen kann in der Microsoft Project Web App nicht genutzt

werden.

12. Kostenmanagement

Microsoft Project und Microsoft Project Server bieten diverse Funktionen für das Kostenmanagement im Bereich

Projekt-Ressourcen und Projektportfoliomanagement. Hierbei werden unter anderem die folgenden Aspekte

berücksichtigt:

Vorgangskosten – Jedem Vorgang können fixe Kosten unabhängig von Dauer und Ressourceneinsatz

zugeordnet werden.

Ressourcenkosten – Jede Ressource kann mit 5 verschiedenen Kostensätzen versehen werden, welche

sich z. B. nach Zeitphasen ändern können. Durch die Zuordnung von Ressourcen werden die

Ressourcenkosten den Vorgängen zugeordnet. Es können auch Ressourcen der Art „Kosten“ angelegt

werden, z. B. Reisekosten, Materialkosten etc. Hierbei werden pro Vorgangszuordnung Kosten manuell,

z. B. nach Beleg erfasst und können später ausgewertet werden, z. B. Höhe der Reisekosten.

Die oben genannten Kosten lassen sich in drei Aggregatzuständen darstellen:

Berechnete Kosten – Durch Neueingaben und Datenveränderungen berechnen sich die Kosten im Projekt

laufend neu.

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Geplante Kosten – Um z. B. ein Soll im Projekt zu definieren, können verschiedene Projektstatus als

sogenannter Basisplan gespeichert werden.

Aktuelle Kosten – Sobald ein Vorgang bearbeitet wird, d. h. ein Vorgangsfortschritt eintritt, werden auch,

falls zugeordnet, die aktuellen Kosten angezeigt.

Die oben genannten Kostenarten und Aggregatzustände lassen sich beliebig aggregieren, z. B. nach

Sammelvorgängen oder anderen Gliederungselementen.

Neben den reinen Kosten können vorgangsübergreifend auch Projektbudgets verwaltet werden. Diese Budgets

werden einem Projektsammelvorgang zugeordnet und können später zeitphasenbasiert verteilt werden.

Alle kostenrelevanten Informationen können mit verschiedenen Reporting-Optionen ausgewertet werden, z. B.

per Reporting Services und Excel Services im Microsoft Project Server oder auch lokal mit der neuen Reporting-

Funktion von Microsoft Project 2013.

Abbildung 12.1: Reporting mit Microsoft Project mit flexibler Feldauswahl aus Projektdatenbank

13. Multiprojektmanagement

Für das Multiprojektmanagement wird teilweise auch der Begriff Projektportfoliomanagement verwendet. Unter

Einsatz eines Microsoft Project Servers steht das Multiprojektmanagement für die Zusammenführung von

verschiedenen Projekten in einem Gesamtprojektplan. Dies kann z. B. im Programmmanagement genutzt werden:

Mehrere Teilprojektleiter verwalten ihre Teilprojektpläne. Die Teilprojektpläne sind in einen Gesamtprojektplan

eingebettet, welcher wiederrum von einem Gesamtprojektleiter verwaltet werden. Die einzelnen Teilprojekte

können miteinander verknüpft und in Abhängigkeit gesetzt werden.

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13.1: Mögliche Architektur eines Multiprojekts

13.2: Zusammenführung von Einzelprojekten zu einem Multiprojekt

Multiprojekte lassen sich analog auch in der Microsoft Project Web App mit allen Verknüpfungen zwischen den

Teilprojekten anzeigen. Eine Bearbeitung der Teilprojekte, z. B. für die Teilprojektleiter ist auch in der Microsoft

Project Web App möglich.

13.3: Darstellung von Multiprojekten im Internet Explorer

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14. Projektzusammenarbeit über SharePoint

Projekt- und Ressourceninformationen sowie alle Funktionalitäten des Projektantragswesens und des

Projektportfoliomanagements werden über die Oberfläche Microsoft SharePoint bereitgestellt. Im Weiteren lässt

sich Microsoft SharePoint jedoch für vielfältige Anwendungsgebiete nutzen. Hierzu gehört unter anderem der

Einsatz von so genannten SharePoint Teamsites.

Diese Teamsites stehen für die projektbegleitende Dokumentation und Kommunikation über den vollständigen

Projektlebenszyklus. Alternativ zum Begriff Teamsite können diese auch als Projekthandbuch oder im Baubereich

als Bauprojektakte bezeichnet werden.

Folgende Funktionalitäten sind möglich:

Projektplattform für alle Projektbeteiligten

Bereitstellung von „Neuesten Informationen/Ankündigungen“, Terminübersichten

Projektplanbereitstellung (Detaillierungsgrad rechteabhängig)

Projektbegleitende Dokumentenbereitstellung, z. B. docx, xlsx, pdf, cad, tiff etc.

o Dokumente können z. B. mit Metadaten gruppiert und nach Projektphasen angeordnet werden.

o Dokumente können direkt mit Vorgängen aus dem Projektplan verknüpft werden.

o Versionsverwaltung und Abonnieren von Dokumenten ist möglich.

Bereitstellung diverser Listen

o Offene Punkte-Listen mit Überwachung und Aufgabenzuordnung

o Risiko- und Problemmanagement, Verwaltung von Lieferumfängen (verknüpfbar mit Vorgängen)

o Projektbegleitende Terminverwaltung

Teamsites können auch extern Beteiligten bereitstellt werden und eignen sich so auch als

Austauschplattform zwischen Kunden und Lieferanten.

14.1: Beispielhafte Teamsite

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Gerade im Themenbereich Nachhaltigkeit kommt den SharePoint Teamsites eine besondere Bedeutung zu. Ohne

Teamsites wird zwar der Projektplan serverbasiert auf dem Microsoft Project Server abgelegt und verwaltet. Alle

anderen projektbegleitenden Informationen werden jedoch auf anderen Plattformen, z. B. ordnerbasiert abgelegt.

So stehen für den Projektbeteiligten mehrere Medien für den Informationsaustausch zur Verfügung.

Eine zentrale Teamsite schafft „eine“ zentrale Kommunikationsplattform für alle Beteiligten für alle relevanten

Informationen.

15. Vorgehensmodelle für Beratung und Implementierung

Die Herangehensweise zur Implementierung sollte wohlüberlegt sein. Das Thema Projektmanagement und vor

allem die damit verbundene Werkzeugauswahl polarisiert oftmals bei den direkt und vor allem auch bei den

indirekt betroffenen Personenkreisen. Daher sollten die folgenden Punkte ausreichend Beachtung finden:

Die Einführung eines unternehmensweiten Projekt- und/oder Portfoliomanagementsystems stellt ein

„Projekt“ dar. Entsprechend ist eine ausreichende Konzeption und Planung der Einführung zu

berücksichtigen. Berücksichtigt werden muss auch der interne organisatorische Aufwand im laufenden

Projektbetrieb eines Unternehmens.

Um die Nachhaltigkeit des Projektsystems zu gewährleisten, ist eine Einbettung des Microsoft Project

Servers 2013 in vorhandene oder noch zu schaffende Prozesse notwendig. Jede Funktion des Werkzeugs

muss mit dem entsprechenden definierten Prozessschritt im Projektmanagement korrespondieren.

Ein weiterer Aspekt für die Nachhaltigkeit des Systems ist die Mitarbeiterakzeptanz. Um diese zu schaffen,

ist ein entsprechendes Einführungsmarketing zu berücksichtigen.

Der Microsoft Project Server kann an die individuellen Anforderungen der Unternehmensorganisation

angepasst werden. Der Rahmen reicht hierbei von der Anbindung an ein SAP-System bis hin zur Schaffung

von Projektantragsprozessen, über die Kosten- und Leistungsverrechnung bis zum Portfoliomanagement.

Um zu erkennen, welche Anpassungen und Erweiterungen sinnvoll sind und einen wirklichen Mehrwert

darstellen, ist es notwendig, eine substantielle Beurteilungsfähigkeit aufzubauen.

Mit dem Microsoft Project Server werden bisher lokal erstellte und bearbeitete Daten auf eine zentrale

Datenbank überführt. Dies sorgt für Transparenz und gibt die Möglichkeit einer wesentlichen

Qualitätsverbesserung von Projekt- und Ressourcendaten. Um diese Qualitätsverbesserung entsprechend

abzusichern, müssen alle Projektbeteiligten einbezogen werden und die wesentlichen Prozesse

geschaffen beziehungsweise berücksichtigt werden.

15.1 Das SOLVIN Enterprise „Implementation Framework“ – SEIF2

SOLVIN empfiehlt auf Basis von langjähriger Erfahrung eine iterative Einführung des Projektsystems. Das folgende

Vorgehensmodell basiert in Grundzügen auf dem Microsoft Enterprise Implementation Framework und wurde

durch SOLVIN auf Basis von „Best Practice“-Erfahrungen erweitert.

- 22 -


15.1: SOLVIN-Vorgehensmodell SEIF2 für die Implementierung von Microsoft EPM-Systemen

Die iterative Vorgehensweise baut auf den folgenden Erfahrungen und Empfehlungen auf:

Erfahrungen:

o Die Organisation, in welcher der Microsoft Project Server eingeführt wird, verfügt in der Regel

über knappe Ressourcen und das laufende Projektgeschäft sollte nicht unterbrochen werden.

o Die Projektleiter der Organisation verfügen über langjährige und „bewährte“ Vorgehensweisen

und Prozesse und sind nicht uneingeschränkt flexibel, sich in eine erweiterte Projektorganisation

einzuordnen und vor allem standardisierte Werkzeuge zu nutzen.

o Eine übergreifende Transparenz über die Projekt-, Termin- und die Ressourcensituation ist nicht

unbedingt von allen Projektbeteiligten erwünscht.

Empfehlung:

o Bei der Einführung eines Microsoft Project Servers müssen für alle Beteiligten zügig Mehrwerte

aufgezeigt werden. Dies kann z. B. mit einer ersten Projektphase zur Datenkonsolidierung

realisiert werden.

o Diese Datenkonsolidierung bedeutet in der Praxis, dass die bisherigen in Microsoft Excel oder in

lokalem Microsoft Project gepflegten Pläne auf eine einheitliche und vor allem transparente

Datenplattform übernommen werden.

o Hierdurch kann sich ein klarer Mehrwert durch die Bereitstellung einer aktuellen und

transparenten Beurteilungs- und Steuerungsbasis ergeben.

Die obigen Empfehlungen können durchaus den Rahmen für eine erste Iteration darstellen:

Erst wenn der Nachweis erbracht ist, dass alle relevanten Projektdaten in einem vergleichbaren Detaillierungsgrad,

mit gleicher Aktualität und Qualität auf dem Microsoft Project Server erstellt und bearbeitet werden, sollte über die

Durchführung weiterer Iterationen nachgedacht werden.

Aus Anwendersicht kann sich diese Iteration folgendermaßen gestalten:

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Abholen der Beteiligten:

o Umzug der lokalen Projekte auf einen zentralen Microsoft Project Server

o Übernahme der lokalen Ressourcen auf einen zentralen Server

Bereitstellung eines zentralen Projektportfolios:

o Eine webbasierte Sicht auf alle Projekte

o Eine webbasierte Sicht auf Ressourcenverfügbarkeit/Auslastung/Überlastung

(datenqualitätsabhängig)

Einfaches Best Practice-System mit Standard-Reports und Ampeln zur Projektstatusbeurteilung

Aufzeigen von Mehrwert und Aufbau eines ersten Marketings für die Gesamtaktion

15.2 Optionale Einführungsphasen

Da der Microsoft Project Server aber der Version 2010 die Abbildung eines vollständigen Projektlebenszyklus

anbietet, stellt sich unter „iterativem Ansatz“ die Frage, mit welcher Phase aus einem beispielhaften

Projektlebenszyklus in der ersten Implementierungsiteration begonnen werden sollte.

Ein Aspekt der Auswahl könnte die Frage sein, in welcher Phase die Organisation zurzeit den höchsten

Leidensdruck erlebt und den wahrscheinlichsten Mehrwert erzielen kann.

Folgende Projektlebenszyklus-Phasen sind denkbar:

(die Reihenfolge steht nicht im Zusammenhang mit dem zeitlichen Ablauf)

15.2: Möglicher phasenorientierter Aufbau einer Implementierung

Grundsätzlich wird häufig, je nach individueller Ausgangslage, die Realisierung der Phase 3 für die erste Iteration

vorgeschlagen. Gründe hierfür sind:

Möglichkeit des raschen Aufzeigens von Mehrwerten durch unternehmensweites Projektmanagement

und erhöhte Datentransparenz

Aufbau einer ersten Beurteilungsfähigkeit für das Microsoft Project Server-System durch erste einfache

Einführung mit Grundfunktionen

Konsolidierung der vorhandenen Microsoft Project- und Microsoft Excel-Daten

15.3 Strategische Gedanken zur Einführung

Im weiteren Sinne einer Einführung stellt sich oft die Frage nach der strategischen Ausrichtung einer Microsoft

Project Server-Implementierung. Kommt die Anfrage „nur“ aus einem Fachbereich? Bieten sich Synergien mit

anderen Fachabteilungen? Kann auf vorhandenen Prozessen und Standards aufgebaut werden?

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Für einen Einstieg gibt es daher unterhalb des oben genannten Vorgehensmodells SEIF2 verschiedene individuelle

Varianten zur Gestaltung der ersten Iteration. Ziel ist es, gemeinsam mit dem Kunden ausgehend von der aktuellen

Kundensituation eine erfolgreiche Implementierung und vor allem die Basis für einen nachhaltigen Einsatz von

Microsoft EPM zu schaffen.

So kann es notwendig sein, zunächst eine ausführliche Analyse der bestehenden Prozesse im Projekt-, Programm-

und Portfoliomanagement durchzuführen, um darauf aufbauend gemeinsam eine nachhaltige

Implementierungsstrategie zu entwickeln (EPM Health Check). Manchmal ist aber auch die Evaluation des

Microsoft Project Servers das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, die betroffenen Mitarbeiter in der

Organisation zunächst ganz konkret in den Tool-Auswahlprozess einzubinden (EPM Proof of Concept).

Kunden, die mit Microsoft Project Professional (Client oder älterer Serverversionen) vertraut sind und bereits eine

konkrete Strategie für das Projektmanagement entwickelt und (teilweise) umgesetzt haben, können in der

Einführung des Projektmanagementsystems auch schneller einsteigen bzw. vorangehen (EPM Small/ Business

Solution oder EPM Migration). Die Projekte sind mit den oben stehenden Durchführungsvarianten entsprechend

der Kundenbedürfnisse skalierbar.

Hamburg, Januar 2013

Abbildung 15.3: Ein Vorgehensmodell für verschiedene Projekttypen

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