UPOMOĆ! U PROBLEMIMA SAM – NE RADI MI MS PROJECT 2010

Nenad Trajkovski, PMP, PMI-RMP, MCP, MCTS

1

Sadržaj predavanja

• Što je Projekt?• Što je Project Management (Upravljanje Projektima)?• Što je MS PROJECT 2010?• Procesne grupe u projektima i povezanost s MS PROJECT

2010• Područja znanja u projektima i povezanost s MS PROJECT

2010• Tipične greške• Zaključak

2

Što je Projekt?

• “A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.”– Pothvat– Privremen– Jedinstven

• Veliki projekti se mogu (moraju) podijeliti u faze. Svaka se faza vodi kao projekt

3

Što je Project Management (Upravljanje Projektima)?

• “Project management je primjena znanja, vještina, alat i tehnika, kako bi se postigli ciljevi projekta”.

• Project Management se provodi pravilnom primjenom i integracijom 42 logički grupirana procesa kroz 5 procesnih grupa: Initiating, Planning, Executing, Monitor and Controlling, and Closing

4

Što je MS PROJECT 2010?

• ŠTO VI MISLITE?– Moćan ALAT za planiranje, praćene, izvještavanje i

donošenje odluka o vašem projektu– TO NIJE PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE, zato jer

ne postoji nešto što se zove PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE

5

Procesne grupe u projektima i povezanost s MS PROJECT 2010

• PROCESNE GRUPE SU:– Inicijacija– Planiranje – Izvršenje– Praćenje i kontrola– Zatvaranje

6

Proces INICIJACIJE

• Morate imati IDEJU! ili POSLOVNU POTREBU

7

Proces INICIJACIJE

• Razvijanje Business Case-a• Razvoj Project Charter-a• Identifikacija Stakeholder-a• Pretpostavke• Očekivanja• Ciljevi (S.M.A.R.T.)• Ograničenja

8

Proces PLANIRANJA

• Presudan za uspjeh projekta• Morate planirati SVE: Scope, Time, Costs, Quality,

Human Resource, Communication, Risk and Procurement!

• MS PROJECT 2010 je VRLO MOĆAN, ali s njim NE MOŽETE BAŠ SVE!

9

The PLANNING Process Group

10

Proces IZVRŠENJA

• U knjigama ćete naći da je MS PROJECT 2010 jako moćan u ovoj procesnoj grupi i to je TOČNO:– To do lists– Mailing the task lists– Communicate task information with MS PROJECT

SERVER 2010– Itd.

11

Proces PRAĆENJA I KONTROLE

• Procesi:– Monitor and control Project work– Perform Integrated Change Control– Verify Scope– Control Schedule– Control Costs– Control Quality– Report Performance– Monitor and Control Risks

12

Proces ZATVARANJA

• Capture actual task duration Metrics• Capture Successful task Sequencing• Save a template

13

Područja znanja u projektima i povezanost s MS PROJECT 2010

• Integration Management:– Izvrstan za: Develop Project Management Plan and i

Monitor and Control Project work – Dobar za: Change Management plan– Loš za: Develop Project Charter

• Scope Management– Dobar za: Define Scope, Define WBS, and Control

Scope– Loš za: Collect Requirements

14

Područja znanja u projektima i povezanost s MS PROJECT 2010

• Time Management:– Izvrstan za: Sequence Activities, Develop Schedule and

Control Schedule– Loš za: Define Activities (if you don’t have a template),

Estimate Activity Resources, and Estimate Activity Durations

• Cost Management– Izvrstan za: Determine Budget, and Control Costs– Dobar za: Estimate Costs

15

Područja znanja u projektima i povezanost s MS PROJECT 2010

• Quality Management:– Generalno: LOŠ

• Human Resource Management– Dobar za: Develop Human Resource Plan, Manage

Project Team– Loš za: Acquire Project Team

16

Područja znanja u projektima i povezanost s MS PROJECT 2010

• Communication Management:– Izvrstan za: Distribute Information, and Report

Performance– Dobar za: Plan Communication, and Manage Stakeholders

expectation– Loš za: Identify Stakeholders

• Risk Management– Dobar za: Plan Risk Management, Identify Risks, and

Monitor and Control Risks (not all of them)– Loš za: Perform Qualitative and Quantitative Risk Analysis

17

Područja znanja u projektima i povezanost s MS PROJECT 2010

• Procurement Management:– Generalno izvrstan: ako preuzmete WBS od

dobavljača, inače - LOŠ

18

Tipične greške

• „Kada nešto promijenim u MS PROJECT 2010, cijeli Schedule (raspored) i resursi i troškovi mi se ‘RASPADNU’ i sve postaje neupotrebljivo

• DA LI ZAISTA ZNATE KAKO KORISTITI MS PROJECT 2010??• UZMITE VRIJEME I NAUČITE!!!

19

Primjeri

20

21

22

• U kalendaru piše da se radi 4 sata na dan! Task 1 starta 21.3.11 i završava 22.3.11. Radno vrijeme je od 08:00 do 12:00 (4 sata), što znači 2 days X 4 hours = 8 hours

• Task 2 ima 2 day u polju Duration, a to se prevodi kao: “Na zadatku moram raditi 16 sati (2 days X 8 hours)”. A kako u kalendaru piše da se u jednom radnom danu radi 4 sata, Task 2 će startati 21.3.11 i završiti 24.3.11. Radni vrijeme je od 08:00 do 12:00 (4 sata), što znači 4 days X 4 hours = 16 hours

23

24

25

26

27

UPAMTITE!!!

• WORK = DURATION * UNITS• Task 1: WORK = DURATION (1) * UNITS (50%) = 0,5 što znači 4

sata! Radno vrijeme je od 08:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00, što znači 8 sati, a kako čovjek radi 50% tog vremena na dan (Units = 50%), radit će 4 sata dnevno, od 21.03.11 do 21.03.2011

• Task 2: WORK = DURATION (2) * UNITS (50%) = 1 što znači 8 sati! Radno vrijeme je od 08:00 do 12:00 i od 13:00 do 17:00, što znači 8 sati, a kako čovjek radi 50% tog vremena na dan (Units = 50%), radit će 4 sata dnevno, od 21.03.11 do 22.03.11

28

29

30

31

32

UPAMTITE!!!

• WORK = DURATION * UNITS• Task 1: WORK = DURATION (1) * UNITS (50%) = 0,5 što znači 4

sata! Radno vrijeme je od 08:00 do 12:00, što znači 4 sata, a kako čovjek radi 50% tog vremena na dan (Units = 50%), radit će 2 sata dnevno, od 21.03.11 do 22.03.2011

• Task 2: WORK = DURATION (2) * UNITS (50%) = 1 što znači 8 sati! Radno vrijeme je od 08:00 do 12:00, što znači 4 sata, a kako čovjek radi 50% tog vremena na dan (Units = 50%), radit će 2 sata dnevno, od 21.03.11 do 24.03.11

33

Zaključak

• MS PROJECT 2010 je jak i moćan alat• Može mnogo toga, ali ne može SVE• On ne može i neće ZAMIJENITI pravilno upravljanje

projektima• Ako ne znate kako ga pravilno koristiti, ne koristite ga

prije nego ga naučite• Ne unosite podatke „for fun”. Ako nemate pouzdane

podatke, ne unosite ih u MS PROJECT 2010, jer je to onda: „garbage in – garbage out”

34

?