UPORANIŠKA NAVODILA - · PDF fileBarve obrazcev ... Osnovne funkcionalnosti..... 22 Vnos novega nakladalnega naloga

Avtoprevoznik Informacijski sistem za avtoprevoznike in logistična podjetja

UPORABNIŠKA NAVODILA

Uporabniška navodila ii

KAJ IŠČETE?

Program ..................................................................................................... vi

Razdelitev navodil ................................................................................................................................. vii Kje začeti? ............................................................................................................................................. vii

O programu ............................................................................................. viii

Oznake v dokumentu ............................................................................................................................... 1 Okolje Office ........................................................................................................................................... 1 Start in prijava ......................................................................................................................................... 1 Glavno okno programa ............................................................................................................................ 3 Glavni sistem izbire in statusna vrstica ..................................................................................................... 3 Orodjarna ................................................................................................................................................ 4 Vrste obrazcev ......................................................................................................................................... 4 Pomembni elementi obrazca .................................................................................................................... 5 Vizitka programa ..................................................................................................................................... 6 Izhod iz programa .................................................................................................................................... 7 Pomembni gumbi, kombinacije tipk, ukazi in pojmi ................................................................................. 7 Barve obrazcev ........................................................................................................................................ 9

Priprava programa za delo ........................................................................ 10

Matično podjetje .................................................................................................................................... 10 Uporabniki programa ............................................................................................................................. 10 Vozniki ................................................................................................................................................. 11 Vozni park ............................................................................................................................................. 12 Podpisnik izhodnega računa ................................................................................................................... 13

Stranke ..................................................................................................... 15

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 15 Vnos nove firme .................................................................................................................................... 15 Administracija poslovnega subjekta ....................................................................................................... 18 Pregled vseh poslovnih subjektov .......................................................................................................... 18 Administracija kontaktov ....................................................................................................................... 19 Odkrivanje morebitnih podvojenih strank .............................................................................................. 20

Nakladalni nalogi ..................................................................................... 22

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 22 Vnos novega nakladalnega naloga.......................................................................................................... 22 Administracija nakladalnih nalogov ....................................................................................................... 28 Zaključitev nakladalnega naloga ............................................................................................................ 29 Pregled vseh nakladalnih nalogov .......................................................................................................... 29 Pregled RVC med nakladalnim nalogom in izhodnim računom .............................................................. 29 Pregled nalogov z ADR tovorom ........................................................................................................... 30 Oblikovanje novega nakladalnega naloga na osnovi obstoječega ............................................................ 31

Ponudbe ................................................................................................... 33 Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 33 Vnos nove ponudbe ............................................................................................................................... 33 Administracija ponudb ........................................................................................................................... 35 Zaključitev ponudbe .............................................................................................................................. 36

Uporabniška navodila iii

Pregled vseh ponudb .............................................................................................................................. 36

Izhodni računi .......................................................................................... 38

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 38 Vnos novega izhodnega računa .............................................................................................................. 38 Administracija izhodnih računov............................................................................................................ 42 Brisanje izhodnega računa ..................................................................................................................... 43 Priprava izhodnega računa iz nakladalnega naloga ................................................................................. 43 Zaključitev izhodnega računa ................................................................................................................. 44 Delna plačila izhodnih računov .............................................................................................................. 45 Pregled vseh izhodnih računov ............................................................................................................... 46 Pregled vseh delnih plačil ...................................................................................................................... 47 Oblikovanje novega izhodnega računa na osnovi obstoječega ................................................................ 48 Mesečni pregled prometa po vozilu ........................................................................................................ 49 Mesečni pregled prometa po vozniku ..................................................................................................... 51 Pregled izhodnih računov po vozilu in vozniku ...................................................................................... 52 Opomini za zapadle izhodne račune ....................................................................................................... 53 IOP dokumenti ...................................................................................................................................... 55

Vhodni računi ........................................................................................... 59

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 59 Vnos novega vhodnega računa ............................................................................................................... 59 Administracija vhodnih računov ............................................................................................................ 61 Zaključitev vhodnega računa ................................................................................................................. 61 Delna plačila vhodnih računov ............................................................................................................... 62 Pregled vseh vhodnih računov ............................................................................................................... 63 Pregled goriva po vozilu ........................................................................................................................ 64

Dobropisi ................................................................................................. 65

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 65 Vnos novega dobropisa .......................................................................................................................... 65 Administracija dobropisov ..................................................................................................................... 66 Zaključitev dobropisa ............................................................................................................................ 67 Pregled vseh dobropisov ........................................................................................................................ 67

Kompenzacije........................................................................................... 68

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 68 Vnos nove kompenzacije ....................................................................................................................... 68 Administracija kompenzacij ................................................................................................................... 69 Pravila pri kompenzacijah ...................................................................................................................... 69 Zaključitev kompenzacije ...................................................................................................................... 70 Pregled vseh kompenzacij ...................................................................................................................... 70

Storitve ..................................................................................................... 71

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 71 Vnos nove storitve ................................................................................................................................. 71 Administracija storitev ........................................................................................................................... 72 Zaključitev storitve ................................................................................................................................ 72 Pregled vseh storitev .............................................................................................................................. 73

Potni nalogi .............................................................................................. 74

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 74 Vnos novega potnega naloga.................................................................................................................. 74 Administracija potnih nalogov ............................................................................................................... 76

Uporabniška navodila iv

Zaključitev potnega naloga .................................................................................................................... 76 Pregled vseh potnih nalogov .................................................................................................................. 77 Oblikovanje novega potnega naloga na osnovi obstoječega .................................................................... 77

Osebe in delovna razmerja ....................................................................... 79 Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 79 Vnos nove osebe .................................................................................................................................... 79 Administracija oseb ............................................................................................................................... 81 Pregled delovnih razmerij ...................................................................................................................... 81 Pregled opomnikov delovnih razmerij .................................................................................................... 81

Vozni park ................................................................................................ 83 Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 83 Vnos novega vozila ............................................................................................................................... 83 Administracija voznega parka ................................................................................................................ 85 Pregled celotnega voznega parka ........................................................................................................... 85 Pregled opreme voznega parka z opomnikom......................................................................................... 86 Poraba goriva ........................................................................................................................................ 86

Poslovne analize ....................................................................................... 88 DDV...................................................................................................................................................... 88 RVC med nakladalnimi nalogi in izhodnimi računi ................................................................................ 89 Mesečna poraba goriva po vozilu ........................................................................................................... 89 Realizacija podjetja................................................................................................................................ 90

Pregledni podatki ..................................................................................... 92

Pregledni podatki poslovanja v številkah ................................................................................................ 92

Pregledna plošča....................................................................................... 93

Poštne pošiljke ......................................................................................... 94

Osnovne funkcionalnosti........................................................................................................................ 94 Vnos nove izhodne pošte ....................................................................................................................... 94 Vnos nove vhodne pošte ........................................................................................................................ 95 Administracija izhodne oziroma vhodne pošte ....................................................................................... 97 Pregled vseh poštnih pošiljk ................................................................................................................... 97 Administracija pošt ................................................................................................................................ 97

Hitre informacije ...................................................................................... 99

Kaj nam ponujajo hitre informacije ........................................................................................................ 99 Seznam hitrih informacij .......................................................................................................................100

Nastavitve .............................................................................................. 103

Splošne nastavitve ................................................................................................................................103 Referenčni podatki oziroma šifranti ......................................................................................................107 Davčne stopnje (DDV) .........................................................................................................................107 Osebe in delovna razmerja ....................................................................................................................110 Storitve .................................................................................................................................................110 Vozni park ............................................................................................................................................110 Ostali pomembni referenčni podatki oziroma šifranti ............................................................................110 Oblikovanje oznake dokumenta ............................................................................................................110

Pogosta vprašanja in odgovori ................................................................ 113

Uporabniška navodila v

Uporabniške in tehnične informacije ...................................................... 114

Osnovne tehnični predpogoji za delovanje aplikacije.............................................................................114 Vnos novega zapisa ..............................................................................................................................114 Gumb za vnos novega zapisa ................................................................................................................115 Privzete vrednosti novega zapisa ...........................................................................................................115 Obvezni podatek ...................................................................................................................................116 Vnos datuma.........................................................................................................................................116 Vnos ure ...............................................................................................................................................117 Shranjevanje zapisa ..............................................................................................................................117 Spreminjanje informacij........................................................................................................................118 Brisanje zapisa......................................................................................................................................119 Urejanje podatkov ................................................................................................................................120 Tipka Esc .............................................................................................................................................121 Nedovoljena akcija ...............................................................................................................................121 Iskanje podatkov ...................................................................................................................................121 Oblikovanje povezave do dokumenta ....................................................................................................123 Izvoz podatkov .....................................................................................................................................123 Uporaba izbirnega seznama ..................................................................................................................124 Osvežitev izbirnega seznama ................................................................................................................124 Obvestilo o obstoju edinstvene oznake ..................................................................................................125 Informacijsko obvestilo ........................................................................................................................125 Orodjarna .............................................................................................................................................125 Statusna vrstica .....................................................................................................................................126 Preklop med pogledoma obrazec - podatkovni list .................................................................................126 Preklop med pogledoma pod obrazec - podatkovni list ..........................................................................127 Okno Zoom ..........................................................................................................................................128 Obogateno besedilo ..............................................................................................................................128 Posebni znaki .......................................................................................................................................129 Posebne vrednosti .................................................................................................................................129

Napake v podatkih in njihova odprava ................................................... 130

Administracija dokumenta ..................................................................... 131

Kratice..................................................................................................................................................131 Sopomenke ...........................................................................................................................................131 Opombe ................................................................................................................................................132 Sosledje verzij ......................................................................................................................................133 Vsebinska kontrola ...............................................................................................................................134 Administrativni podatki ........................................................................................................................135

Uporabniška navodila vi

Program Dokument vsebuje uporabniška navodila programa Avtoprevoznik. Program je zaključena programska oprema z osnovno arhitekturo tipa odjemalec strežnik. Sestavni del je program (odjemalec) in zbirka podatkov (strežnik). Program se lahko nahaja na katerem koli računalniku, ki zadostuje pogojem nastavitve. Zbirka podatkov se nahaja na enem računalniku (strežniku), ki je lahko tudi delovna postaja. Število uporabnikov, ki dostopajo do zbirke podatkov, je neomejeno.

Slika 1. Logična arhitektura programa in zbirke podatkov

Uporabniška navodila vii

Razdelitev navodil

Navodila so razdeljena po funkcionalnih razdelkih. Vsebinsko se tako približujejo informacijam glavnega okna programa, dodatno pa so opremljena s spremljajočimi tehničnimi in ostalimi potrebnimi informacijami.

Razdelek Vsebina

Prijava Start in prijava.

Program Avtoprevoznik Osnovne informacije o programu in zbirki podatkov.

Stranke Administracija strank: pravne in fizične osebe.

Nakladalni nalogi Vnos in celovita administracija nakladalnih nalogov: osnovnih in zbirnih.

Izhodni računi Vnos in celovita administracija izhodnih računov.

Vhodni računi Vnos in celovita administracija vhodnih računov.

Dobropisi Vnos in celovita administracija dobropisov.

Kompenzacije Vnos in celovita administracija kompenzacij.

Storitve Vnos in celovita administracija storitev, ki jih uporabljamo pri pripravi izhodnega računa.

Potni nalogi Vnos in celovita administracija potnih nalogov.

Vozni park Administracija voznega parka.

Poslovne analize Pregledni podatki poslovanja: DDV, RVC, Gorivo, Zapadli računi, Zapadla oprema voznega parka.

Pregledni podatki Analitični pregled poslovanja.

Poštne pošiljke Vnos in celovita administracija poštnih pošiljk (vhodnih in izhodnih).

Hitre informacije V naprej pripravljeni pogledi na različne informacije v sistemu..

Nastavitve Nastavitve delovnega okolja in referenčnih podatkov (šifrantov).

Pogosta vprašanja in odgovori Seznam pogostih vprašanj in odgovorov.

Tehnične informacije Vse tehnične informacije o delovanju programa.

Kje začeti?

Pred začetkom dela se je primerno seznaniti z osnovnimi pojmi in elementi programa. Osnovni elementi programa so predstavljeni v razdelku O programu. Priprava podatkov za začetek dela je predstavljen v razdelku Priprava programa za delo. Razdelek nas vodi v pripravo osnovnih podatkov o matičnem podjetju, uporabnikih programa, voznikih, voznem parku in osnovnih nastavitvah programa. Ne glede na to, da je uporaba programa preprosta, je primerno poznati vsaj nekaj pomembnih lastnosti uporabe. Mednje sodijo nekateri gumbi, tipke, ukazi in pojmi, ki nam olajšajo delo. Na kratko so prikazani v razdelku Pomembni gumbi, tipke, ukazi in pojmi.

Uporabniška navodila viii

O programu Program je namenjen informatizaciji. Informacijske elemente programa prikazuje naslednja slika. Vsi elementi so med seboj celovito povezani.

Slika 2. Osnovni informacijski elementi programa

Osnovne lastnosti informacijskih elementov so strnjene v naslednjih točkah. 1. Poslovni subjekti, katere delimo na pravne in fizične.

2. Poslovni subjekt vnesemo le enkrat. Pojavlja se lahko v različnih vlogah: pravna oseba (firma, družba), fizična oseba, dobavitelj, prejemnik, pošiljatelj.

3. Izhodni račun se pripravi na osnovi predhodno oblikovanih storitev ali samostojno vnesenih storitev, artiklov, dogodkov.

4. Vhodni dokumenti so vsi tisti dokumenti, katere izstavi druga stranka (npr. dobavitelj) odvetniški pisarni.

5. Poljubne elektronske dokumenti kot so teksti, preglednice, elektronska sporočila, skenirani dokumenti, lahko pripnemo poljubnemu dokumentu poslovanja.

6. Posamezen elektronski dokument lahko pripnemo več elementom poslovanja hkrati.

Uporabniška navodila 1

Oznake v dokumentu

Dokument podaja različne informacije. Deli dokumenta, katere želimo posebej poudariti, so uporabljeni naslednji formati.

Element Oznaka Primer

Ukaz, zavihek, gumb Poudarjeni, močvirna barva Nova ponudba

Hiperpovezava Podčrtano, modra barva Program

Angleški tekst Ležeča pisava angl. Datasheet View

Okolje Office

Program lahko deluje v okviru okolja Microsoft Office. Glede na verzijo okolja Office se program delno razlikuje, vendar izključno v okviru delovanja pomožnih funkciji kot so orodja za iskanje podatkov in izgledu le-teh (npr. orodjarne). Zaradi tega so nekateri pojmi, oblike ali vsebine navedene za vsako verzijo Office posebej.

Start in prijava

Program lahko uporablja vsak uporabnik kateremu je dodeljeno uporabniško ime in geslo. Priprava in predaja uporabniškega imena in gesla je v pristojnosti Administratorja.

Slika 3. Prijava z uporabniškim imenom in geslom

Informacija. Uporabniško ime in geslo je občutljivo na velikost črk.


Program tvorijo različni grafični elementi kot so obrazec, orodjarna, vnosno polje, naziv vnosnega polja, padajoči seznam vrednosti in podobno. Obrazec, imenovan tudi uporabniški vmesnik ali preprosto okno za vnos ali spremembo podatkov, je najpomembnejši grafični element programa. Najpomembnejši obrazec je osnovno okno programa. Razdeljen je v več funkcionalnih delov, predstavljenih v obliki zavihkov. Število zavihkov je spremenljivo in je odvisno od dostopnih privilegijev trenutno prijavljenega uporabnika.


Glavno okno programa

Število zavihkov glavnega okna je spremenljivo in je odvisno od dostopnih privilegijev prijavljenega uporabnika.

Slika 4. Glavno okno

Pomembna elementa programa sta meni, statusna vrstica in orodjarna.

Glavni sistem izbire in statusna vrstica

Nad glavnim uporabniškim oknom se nahaja dodatni sistem izbire oziroma meni.

Slika 5. Glavni meni

Pod glavnim uporabniškim oknom se nahaja t. i. statusna vrstica oziroma vrstica v kateri so izpisane dodatne informacije.


Slika 6. Statusna vrstica

Orodjarna

Večina obrazcev je povezana z orodjarno, kjer so na voljo različni ukazi, potrebni za delovanje aplikacije (npr. vnos novega zapisa, brisanje zapisa, razvrščanje, iskanje). Predstavitev orodjarne je odvisen od okolja Office v okviru katerega deluje program. Spodnji sliki prikazujeta izgled orodjarne v okolju Office 2003 in Office 2007/2010.

Slika 7. Orodjarna obrazca (Office 2003)

Slika 8. Orodjarna obrazca (Office 2007/2010/2013)

Vrste obrazcev

Program nam ponuja dve obliki obrazcev: obrazec in seznam. Obrazec za administracijo (vnos, spremembo) prikazuje en zapis iz zbirke podatkov (npr. izhodni račun).


Slika 9. Obrazec prikazuje en zapis

Obrazci namenjeni pregledu prikazujejo več zapisov naenkrat (npr. seznam računov).

Slika 10. Seznam prikazuje več zapisov

Pomembni elementi obrazca

Obrazec je namenjen vnosu in spremembi informacij. Vsi obrazci so poenoteni in imajo skupne oblikovne lastnosti. Pomembni elementi obrazca so: naslov obrazca, naziv polja,


polje za vnos, označevalec zapisa, gumbi za premikanje med zapisi, drsnika (navpičen, vodoraven). Osnovne lastnosti vseh obrazcev so naslednje: 1. Polje, katerega moramo obvezno vnesti je poudarjen:

a. Naziv obveznega polja je poudarjen z zeleno modro barvo.

b. Polje obveznega polja je oranžno obrobljeno.

2. Naziv neobveznega polja ni poudarjen in je izpisan z črno barvo.

3. Polje neobveznega polja je sivo obrobljeno.

4. Polje, katerega vrednost se oblikuje avtomatsko je rumeno obarvano.

5. Polje, katerega vsebina je obogateno besedilo je svetlo modro obarvano.

Slika 11. Elementi obrazca

Vizitka programa

Vizitka prikazuje informativne podatke. Pomembnejša podatka sta tekoča verzija programa in pripadajoče zbirke podatkov. Obe informaciji sta uporabniku na voljo predvsem v primeru javljanja morebitnih napak. Administratorju oziroma načrtovalcu pa so informacije v pomoč pri sledenju verzij razvojnega in produkcijskega okolja programa in zbirke podatkov. Vizitka je dosegljiva s pomočjo ukaza Pomoč-Vizitka programa iz glavnega menija.


Slika 12. Vizitka programa

Izhod iz programa

Program zapremo s pritiskom na tipko

Zapre se tako program, kakor integrirano delovno okolje.

Pomembni gumbi, kombinacije tipk, ukazi in pojmi

Pri delu nam bodo vedno na voljo nekateri elementi kot so gumbi in tipke. Za začetek so predstavljeni najpomembnejši.


Preglednica 1. Pomembni gumbi

Gumb Opis

Vsak obrazec za spremembo podatkov ima ta gumb levo spodaj.

S pritiskom nanj dovolimo spremembo podatkov. Pred tem so podatki nedosegljivi in jih tako ne moremo nikakor po pomoti spremeniti.

Velja torej: kadar ima gumb napis »Dovoli spremembo« podatkov ne moremo spreminjati, kadar pa ima gumb napis »Dovoli le pregled« podatke lahko spreminjamo.

Obrazec prikazuje natanko en zapis naenkrat. Če želimo prikazati več zapisov v obliki podatkovnega lista, pritisnemo gumb Pogled podatkovnega lista.

Informacija. Gumb se nahaja v orodjarni Standard (2003 verzija) oziroma Dodatki (2007 verzija).

Informacija. Gumb bomo videli tudi s pomočjo desnega pritiska na miško, ko le-ta kaže na zgornji modri rob okna obrazca.

V kolikor želimo preklopiti pogled podatkovnega lista nazaj na obrazec, uporabimo gumb Pogled obrazca.

Informacija. Gumb se nahaja v orodjarni Standard (2003 verzija) oziroma Dodatki (2007 verzija).

Informacija. Gumb bomo videli tudi s pomočjo desnega pritiska na miško, ko le-ta kaže na zgornji modri rob okna obrazca.

S tem gumbom, ki se nahaja v glavnem oknu desno spodaj, zapustimo program.

Preglednica 2. Pomembne tipke

Tipka Opis

Esc Pritisk na tipko Esc razveljavi kakršno koli akcijo, npr. vnos vrednosti v polje.

Informacija. Ob vnosu novega zapisa, npr. novega nakladalnega naloga, izhodnega računa, program že v naprej pripravi nekatere podatke. V takšnem primeru se prikaže na levem robu majhen svinčnik. V kolikor želimo te podatke razveljaviti, prav tako uporabimo tipko Esc.

Esc + Esc Dvakratni pritisk na tipko Esc razveljavi vnos novega zapisa, npr. pozicije izhodnega računa.

Ctrl+Enter Skok v novo vrstico.

Nekatera polja dovoljujejo vnos besedila v dveh ali več vrsticah (npr. Izvozna carina v nakladalnem nalogu). V takšnem primeru uporabimo to kombinacijo.

Ctrl+' Kopiranje vrednosti iz zgornjega polja v trenutno polje.


Preglednica 3. Pomembni pojmi

Pojem Opis

Obrazec To je obrazec, ki prikazuje natanko en zapis iz zbirke podatkov.

Podatkovni list To je obrazec, ki prikazuje več zapisov iz zbirke podatkov.

Zapis Natanko ena vrstica iz zbirke podatkov

Polje Element v katerega vpišemo znak, številko, besedilo

Oznaka polja Naziv polja

Obvezna vrednost

Vrednost, ki jo je potrebno vpisati.

Obvezne vrednosti so označene z oranžnim okvirjem in poudarjenim nazivom.

Obvezna polja se vedno nahajajo na prvi strani obrazca. V kolikor se nahajajo na drugi strani obrazca, so že privzeto vnesena.

Neobveznan polja Vrednosti, ki jih ni potrebno vpisati

Barve obrazcev

Vsak obrazec oziroma funkcionalnost programa ima lastno barvo. Barvno ločevanje je primerno, saj lahko tako večkrat vsebinsko zelo podobne obrazce tudi vidno ločimo.

Preglednica 4. Barvna shema obrazcev

Zavihek in njegova osnovna barva Zavihek in njegova osnovna barva

Nakladalni nalogi Stranke

Ponudbe Vozni park

Izhodni računi Poslovne analize

Vhodni računi Pregledni podatki

Dobropisi Poštne pošiljke

Kompenzacije Nastavitve

Potni nalogi Administracija

Storitve Informacije

Informacija. Avtor programa si dovoljuje pravico spreminjanja barvne sheme brez predhodnega obvestila. Najnovejša barvna shema je vedno tista, ki je vidna skozi program.


Priprava programa za delo Za potrebe nemotenega delovanja programa izvedemo osnovne korake priprave osnovnih informacij. Mednje sodijo: 1. Vnos informacij matičnega podjetja ali družbe.

2. Vnos uporabnikov, ki bodo program uporabljali z vnosom imen in gesel.

3. Vnos voznikov.

4. Vnos voznega parka.

5. Določimo podpisnika izhodnega računa.

Matično podjetje

Postopek vnosa matičnega podjetja je naslednji: 1. Odpremo zavihek Stranke.

2. Pritisnemo gumb Nova firma.

3. Vnesemo vse obvezne in ostale podatke.

Informacija. Podrobnejše informacije o vseh poljih so navedene v razdelku Stranke.

Uporabniki programa

Uporabnike programa vnesemo po naslednjem postopku: 1. Odpremo zavihek Admin.

2. Pritisnemo gumb Uporabniki.

3. Pritisnemo gumb Dovoli spremembe.

4. Pritisnemo gumb za vnos novega zapisa. Kako?

5. Vnesemo vse obvezne podatke.

6. Uporabnika shranimo.

7. (Po potrebi vnesemo naslednjega uporabnika – pritisnemo tipko za novi zapis. Kako?)


Slika 13. Uporabnik programa

Vozniki

Voznike vnesemo po naslednjem postopku: 1. Odpremo zavihek Nastavitve.

2. Pritisnemo gumb Osebe.




6. Ne pozabimo na vnos informacije, da je oseba voznik.

7. Voznika shranimo.

8. (Po potrebi vnesemo naslednjega voznika – pritisnemo tipko za novi zapis. Kako?)


Slika 14. Vozniki

Vozni park

Vozni park vnesemo po naslednjem postopku: 1. Odpremo zavihek Vozni park.

2. Pritisnemo gumb Vozni park.




6. V kolikor z vozilom večinoma upravlja en voznik, ga izberemo iz seznama.

7. Ne pozabimo na vnos informacije o datumu začetka in poteka registracije.

8. Vozilo shranimo.

9. (Po potrebi vnesemo naslednje vozilo – pritisnemo tipko za novi zapis. Kako?)


Slika 15. Vozilo voznega parka

V primeru spremembe obstoječe registracijske številke vozila se bo sprememba avtomatsko izvedla tudi v vseh povezanih (podrejenih) podatkih. Spodnja preglednica podaja pravila ob spremembi registrske številke.

Povezani (podrejen) podatek Sprememba se izvede Vendar le, če vsebuje seznam …

Izhodni račun Da … natanko izbrano številko.

Izhodni račun – pozicija Da

Nakladalni nalog Da … natanko izbrano številko.

Nakladalni nalog – pozicija Da

Potni nalog Da … natanko izbrano številko.

Potni nalog – pozicija Da

Vhodni račun Da

Vhodni račun – pozicija Da

Storitev Da

Podpisnik izhodnega računa

Nastavitev osebe, ki je podpisnik uradnih dokumentov (npr. izhodnega računa) je naslednji: 4. Odpremo zavihek Nastavitve.


5. Pritisnemo gumb Splošne nastavitve.

6. V razdelku Splošno iz seznama izberemo osebo – podpisnika uradnih dokumentov.

Slika 16. Nastavitev podpisnika uradnih dokumentov

Program je pripravljen za delo. V kolikor želimo, lahko pred izdajo izhodnih računov pripravimo eno ali več splošnih storitev.


Stranke Stranke delimo na pravne subjekte (firme, družbe) in fizične osebe. Administracija strank se izvaja v zavihku Stranke.

Osnovne funkcionalnosti

Zavihek Stranke omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos nove firme ali družbe (pravnega subjekta) ter spremembo informacij,

pregled vseh firm,

vnos nove fizične osebe ter spremembo informacij,

pregled vseh oseb,

odkrivanje podvojenih podatkov.

Vnos nove firme

Vnos nove firme izvedemo s pritiskom na gumb Nova firma. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Firmo shranimo.

Slika 17. Obrazec za vnos informacij firme


Predlog. V kolikor v času vpisa ne poznamo enega ali več obveznih podatkov, vpišemo smiseln komplement. Za neznano ID številko za DDV lahko vpišemo vrednost »SI+Kratica poslovnega subjekta«. Vrednost nato naknadno dopolnimo.

Preglednica 5. Informacije firme

Naziv podatka Predlagana ali zahtevana informacija

Naziv firme, družbe Prvi naziv firme oziroma družbe.

Dodaten naziv Dodaten naziv firme oziroma družbe.

Ulica Ulica in hišna številka.

Pošta Poštna številka.

Kraj Kraj.

Država Država.

Ali je fizična oseba? Ali se vneseni podatki nanašajo na fizično osebo?

V kolikor je subjekt fizična oseba, ID za DDV ni potrebno vnašati.

Zavezanec za DDV? Ali je oseba zavezanec za DDV?

ID številka za DDV ID za DDV vpišemo s predpono države in 8 mestnim številom.

Matična številka Matična številka.

Zavihek Kontaktni podatki

Oznaka ali šifra Oznaka ali šifra stranke.

Predlog. Informacija se lahko uporabi kot vezni podatek med programom »Avtoprevoznik« in drugim programom, npr. računovodskim.

Računovodska oznaka Morebitna računovodska oznaka stranke.

Tel 1 Prvi telefon.

Tel 2 Drugi telefon.

Mobi Mobilni telefon.

Faks Faksimile.

Elektronski naslov Elektronski naslov.

Spletna stran Spletna stran.

Zakoniti zastopnik Zakoniti zastopnik.

Informacija. Podatek je zgolj informativne narave. Podpisnik uradnih dokumentov se definira v zavihku Nastavitve oziroma v obrazcu Splošne nastavitve.

Zavihek Ustanovitvene informacije

Vpis družbe v register Vpis družbe v register.

Višina osnovnega kapitala Višina osnovnega kapitala.

ME Monetarna enota.



Predsednik nadzornega sveta Predsednik nadzornega sveta.

Zavihek Možnosti

Odmik valute izhodnega računa Odmik valute (datuma plačila) od datuma, določenega v splošnih nastavitvah (datuma izstavitve računa ali datuma opravljene storitve (DOS)).

Odmik valute je izražen v dnevih.

Informacija. V kolikor stranka nima vpisane vrednosti, se uporabi splošna nastavitev (glej zavihek Nastavitve in gumb Splošne nastavitve).

Jezik izpisa izhodnih dokumentov

Vsi izhodni dokumenti (Izhodni račun, Dobropis, Nakladalni nalog) se bodo pripravili v izbranem jeziku.

Informacija. Vrednost izpisa jezika posameznega izhodnega dokumenta (npr. Izhodnega računa) lahko vedno spremenimo v času priprave izbranega dokumenta.

Dodatne informacije v glavi dokumenta

Poljubne informacije za izpis v glavi dokumenta (npr. v glavi izhodnega računa).

Informacija. Informacije se izpišejo za vsemi ostalimi informacijami v glavi dokumenta.

Informacija. Informacije je možno vklopiti ali izklopiti (glej obrazec Splošne nastavitve v zavihku Nastavitve).

Dodatne informacije v nogi dokumenta

Poljubne informacije za izpis v nogi dokumenta (npr. v nogi izhodnega računa).

Informacija. Informacije se izpišejo za vsemi ostalimi informacijami v nogi dokumenta.

Informacija. Informacije je možno vklopiti ali izklopiti (glej obrazec Splošne nastavitve v zavihku Nastavitve).

Dodatne informacije Poljubne dodatne informacije.

Podatki so preverjeni, celoviti in verodostojni!

Označimo ali so podatki preverjeni, celoviti in verodostojni.

Zavihek IBAN (pozicije)

IBAN IBAN številka.

Naziv banke Naziv banke. Izberemo jo iz seznama ali jo ročno vpišemo.

SWIFT SWIFT številka. Vpiše se avtomatsko ob izbiri banke iz seznama.

Informacije Dodatne informacije.

IBAN se prikazuje Kljukica pomeni, da se bo IBAN številka izpisovala v vseh izhodnih dokumentih v glavi poročila.

Zavihek Oznake (pozicije)

Vrsta oznake Poljubna vrsta oznake. Izberemo jo iz seznama (npr. »www«) ali vpišemo poljubno vrednost (npr. »Drugi mobitel«).

Oznaka Vrednost oznake (npr. »http://avtoprevoznik.wordpress.com«).

Dodatne informacije Morebitne dodatne informacije.

Zavihek Izhodni računi (podatke ni možno spreminjati)



Izhodni račun Povezava do izhodnega računa.

DOS Datum opravljene storitve.

Opis storitve Opis storitve.

Znesek z DDV Znesek z DDV.

ME Monetarna enota zneskov.

Račun plačan? Ali je račun plačan?

Zavihek Vhodni računi (podatke ni možno spreminjati)

Vhodni račun Povezava do vhodnega računa.

Datum prejema Datum prejema vhodnega računa.

Opis vhodnega računa Opis vhodnega računa.

Znesek z DDV Znesek z DDV.

ME Monetarna enota zneskov.

Račun poravnan Ali je račun poravnan?

Zavihek Kontakti (podatke je možno spreminjati)

Oznaka Oznaka kontakta.

Datum Datum kontakta.

Opis kontakta Opis kontakta.

Kontaktna oseba Ime in priimek kontaktne osebe ali druge poljubne informacije.

Dokument Povezava do morebitnega dokumenta. Pritisni Ctrl+K. Kako?

Administracija poslovnega subjekta

Stranke administriramo s pomočjo ukaza Sprememba firme ali Sprememba fizične osebe.

Pomembno. Brisanje poslovnega subjekta je omogočen izključno v primeru, kadar informacije niso uporabljene v nobenem delu ostalih podatkov aplikacije.

Informacija. Sprememba podatkov je možna šele po pritisku na gumb Dovoli spremembe. Glej razdelek Spreminjanje informacij in pod razdelek Gumba Dovoli spremembe in Dovoli le pregled.

Pregled vseh poslovnih subjektov

Seznam vseh firm in fizičnih oseb nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh firm oziroma Pregled vseh fizičnih oseb. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh povezanih podatkov.


Slika 18. Seznam prikazuje vse firme

Administracija kontaktov

Morebitne kontakte s strankami lahko hranimo neposredno v obrazcu poslovnega subjekta (zavihek Kontakti). Lahko pa uporabimo ločen obrazec, ki prikazuje seznam obstoječih kontaktov, obenem pa dovoli vnos novega kontakta.

Slika 19. Seznam prikazuje vse kontakte


Preglednica 6. Informacije kontakta


Oznaka Oznaka kontakta. Program jo določi avtomatsko.

Datum Datum kontakta. Program ga vnese avtomatsko.

Stranka Izberemo jo iz seznama ali vpišemo poljubno besedilo (npr. »Neznana stranka«).

Opis kontakta Kratek opis kontakta s stranko.

Kontaktna oseba Ime in priimek kontaktne osebe.

V kolikor vnašamo več kontaktnih oseb, jih ločimo z vejico.

Dokument Povezava do morebitnega dokumenta. Pritisni Ctrl+K za ureditev povezave. Kako?

Postopek vnosa novega kontakta je naslednji: 1. Z ukazom Kontakti odpremo obrazec (seznam).

2. Pritisnemo gumb Dovoli spremembe in v prazno vrstico vpišemo nov kontakt.

3. Vpisati moramo datum in naziv stranke (v kolikor je še ni v seznamu vpišemo poljubno besedilo), opis kontakta.

Informacija. V kolikor stranke (firme, fizične osebe) še nimamo v seznamu, lahko vpišemo poljuben naziv, npr. »Štefan« ali »Neznana stranka«. Velja torej – vpišemo lahko tudi stranko, ki je ni v bazi podatkov.


Odkrivanje morebitnih podvojenih strank

S posebnimi metodami (imenovanimi tudi »Soundex« ali »Fuzzy logic«) vam je na voljo pregled obstoječih podatkov in iskanje morebitnih podvojenih ali celo potrojenih informacij. Primer. Stranko (poslovni subjekt) lahko po pomoti vnesemo večkrat, npr. »Družba d.o.o.« ali »Družba, d.o.o.« ali preprosto »Družba«. Informacijsko nedoslednost odpravimo tako, da ohranimo le pravi naziv na katerega povežemo obstoječe podatke. Podvojene zapise strank lahko prikažemo s pomočjo pogledov v zavihku Informacije.


Slika 20. Prikaz morebitnih podvojenih strank

Prikaže se seznam morebitnih podvojenih strank med katerimi je resnično podvojena le stranka »Moje podjetje d.o.o«, enkrat napisana brez, drugič z vejico:

Slika 21. Seznam morebitnih podvojenih strank

Pomembna informacija. V kolikor je število strank v bazi podatkov veliko, lahko priprava seznama morebitnih podvojenih strank, traja dalj časa (tudi več minut). Informacija o izvajanju in poteku priprave seznama je vidna v statusni vrstici desno spodaj. Izvedbo lahko vedno prekinemo s stiskom na tipki Ctrl+Break.


Nakladalni nalogi Administracija nakladalnih nalogov se izvaja v zavihku Nakladalni nalogi. Ločimo dva tipa nakladalnih nalogov:

osnovni nakladalni nalog: namenjen prevozu enega zaključenega tovora,

zbirni nakladalni nalog: namenjen prevozu več tovorov naenkrat.

Razdelek opisuje oba tipa nalogov.


Zavihek Nakladalni nalogi omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos novega nakladalnega naloga,

sprememba informacij odprtega nakladalnega naloga,

potrjevanje nakladalnega naloga,

pregled vseh nakladalnih nalogov (tako odprtih kot potrjenih in zaključenih),

tiskanje nakladalnega naloga,

pregled RVC: pregled razlike v ceni med nakladalnim nalogom in izhodnim računom,

pregled nalogov z ADR tovorom,

oblikovanje novega nakladalnega naloga na osnovi obstoječega.

Vnos novega nakladalnega naloga

Vnos novega nakladalnega naloga izvedemo s pritiskom na gumb Novi nakladalni nalog. (za osnovni nakladalni nalog) oziroma na gumb Novi zbirni nakladalni nalog Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Nakladalni nalog shranimo.

3. Nakladalni nalog natisnemo.


Slika 22. Obrazec za vnos informacij osnovnega nakladalnega naloga

Slika 23. Obrazec za vnos informacij zbirnega nakladalnega naloga


Informacija. Seznami, obarvani modro, naznanjajo, da lahko naslov stranke vpišemo sami (ni ga potrebno predhodno vnesti v bazo). V zgornjem primeru sta to podatka: Podjetje za naklad in Podjetje za razklad.

Pomembna informacija. V primeru ročnega vnosa oznake nakladalnega naloga, je potrebno ročno uskladiti tudi številko in leto v rumenih poljih v zgornjem desnem kotu obrazca.

Preglednica 7. Osnovne informacije vsakega nakladalnega naloga


Oznaka naloga Oznaka naloga se oblikuje avtomatsko v naslednji obliki:

Leto-zaporedna številka (primer: 2014-007).

Pravilo. Nakladalni nalog mora imeti edinstveno oznako.

Pravilo. Ob ročni (lastni) spremembi oznake nakladalnega naloga je potrebno takoj ročno uskladiti številko in predpono nakladalnega naloga (glej rumena polja desno zgoraj).

Številka naloga Številka računa se oblikuje avtomatsko in predstavlja zaporedno številko v tekočem letu.

Predlog. Številka računa naj bo usklajena s številko računa v okviru oznake računa.

Leto naloga Leto računa se oblikuje avtomatsko in predstavlja tekoče leto.

Predlog. Leto računa naj bo usklajena s predpono računa v okviru oznake računa.

Datum Datum vpisa oziroma oblikovanja nakladalnega naloga.

Datum se oblikuje avtomatsko.

Razdelek Naročnik prevoza

Naročnik Naročnik prevoza. Naročnika lahko izberemo iz seznama. V kolikor naročnika ni v seznamu strank, ga lahko vnesemo ročno.

Informacija. Podatke lahko vnesemo v več vrsticah z uporabo kombinacije tipk Ctrl+Enter.

Informacija. Privzeto je naročnik prevoza matično podjetje.

Pravilo. Ob vnosu ali spremembi naročnika se avtomatsko nastavi jezik izpisa nakladalnega naloga. Vrednost jezika izpisa se povzame iz predhodno nastavljenega jezika izpisa izbrane stranke (glej obrazec Stranka in zavihek Možnosti).

Opis storitve Opis storitve nakladalnega naloga.

Informacija. Storitev lahko izberemo iz seznama.

Razdelek Prevoznik

Prevoznik Podjetje, kjer bo tovor prepeljal.

Podjetje lahko izberemo iz seznama. V kolikor podjetja ni v seznamu strank, ga lahko vnesemo ročno.

Informacija. Podatke lahko vnesemo v več vrsticah z uporabo



kombinacije tipk Ctrl+Enter.

Kontakti Kontaktne informacije prevoznika. Informacija. Kontaktni podatki prevoznika se prenesejo avtomatsko v kolikor smo jih vpisali v eno od kontaktnih polj v kartici Prevoznika (Telefon, …, Spletna stran). Lahko pa jih vpišemo ali spremenimo za vsak nalog posebej.

Informacija. Kontaktne informacije se bodo izpisale na nakladalnem nalogu takoj pod osnovnimi informacijami prevoznika.

Registrska številka Registrska številka vozila.

Informacija. V kolikor izberemo registrsko številko vozila iz seznama, se bo avtomatsko vpisal tudi voznik in tip vozila.

Voznik Voznik, ki trenutno upravlja z vozilom.

Tip vozila Tip vozila izberemo iz seznama

Razdelek Naklad

Podjetje za naklad (prevzem) Podjetje, kjer bo tovor prevzet.



Mesto naklada Mesto ali kraj naklada.

Datum naklada Datum naklada.

Oznaka naklada Oznaka naklada.

Informacija. Oznaka naklada se bo avtomatsko prenesla v izhodni račun v podatek »Delovni nalog«.

Ura od Ura naklada – od (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).

Informacija. Tako ure, kakor minute lahko vnašamo v skrajšani obliki, npr. h:m (primer: 9:1 se avtomatsko pretvori v 09:01).

Ura do Ura naklada – do (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).


Razdelek Razklad

Podjetje za razklad Podjetje, kjer bo tovor predan.



Mesto razklada Mesto ali kraj razklada.

Datum razklada Datum razklada.

Ura od Ura razklada – od (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).

Informacija. Tako ure, kakor minute lahko vnašamo v skrajšani



obliki, npr. h:m (primer: 9:1 se avtomatsko pretvori v 09:01).

Ura do Ura razklada – do (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).


Razdelek Opis, količina in cena prevoza

Opis tovora Opis tovora.

Informacija. Polje je obogateno besedilo.

Količina tovora Količina tovora, izražena v enoti mere.

Enota mere Enota mere (EM).

Neto cena Dogovorjena cena prevoza (neto).

Bruto cena Končna cena prevoza za plačnika (bruto).

Informacija. Bruto cena se na nakladalnem nalogu ne izpiše. Uporabi se pri pripravi izhodnega računa.

ME Monetarna enota. Privzeto postavljena na EUR.

Razdelek Posebna navodila, Rok plačila in ostale Informacije

Posebna navodila Posebna navodila ali druge informacije.


Rok plačila Rok plačila.

Informacija. Rok plačila lahko izberemo iz seznama ali vpišemo poljubno besedilo.

Informacije Dodatne informacije (na nalogu se izpišejo).


Interne informacije Dodatne interne informacije, ki se na nalogu ne izpišejo.

Razdelek Carina

Izvozna carina Izvozna carina. Podatek ni obvezen.

Carino lahko izberemo iz seznama. V kolikor carine ni v seznamu strank, jo lahko vnesemo ročno.


Uvozna carina Uvozna carina. Podatek ni obvezen.

Carino lahko izberemo iz seznama. V kolikor carine ni v seznamu strank, jo lahko vnesemo ročno.


Razdelek Skrbnik in podpisnik naloga

Skrbnik naloga Oseba, ki je nalog vpisala.

Podpisnik naloga Uradna oseba, ki bo nalog podpisala.

Razdelek Izpis v jeziku, pozdrav

Izpis v jeziku Izberemo jezik v katerem želimo izpisati nakladalni nalog.



Pozdrav Izberemo pozdrav na nakladalnem nalogu ali vpišemo poljubno besedilo.

Razdelek ADR, UN in pakirna oznaka

Oznaka ADR Oznaka ADR nevarne snovi. Izberemo jo iz seznama.

Oznaka UN Oznaka UN nevarne snovi. Izberemo jo iz seznama.

Informacija. V kolikor UN oznake ni v seznamu, jo dodamo v seznam oznak (glej zavihek Nastavitve, gumb Oznake UN.

Pakirna skupina Rimska številka pakirne skupine. Izberemo jo iz seznama.

Dodatne informacije za ADR Morebitne dodatne informacije za ADR snovi.

Razdelek Zaključevanje

Nalog zaključen? V kolikor je nakladalni nalog realiziran ali zaključen, izpolnimo kljukico. Datum zaključka se vpiše avtomatsko.

Datum zaključka Datum potrditve oziroma zaključka. V kolikor datum vpišemo, se avtomatsko nalog obkljuka (in obratno).

Vsak zbirni nakladalni nalog ima vsak tovor opisan v posebni poziciji. Seznam informacij podaja naslednja preglednica.


Preglednica 8. Informacije zbirnega nakladalnega naloga


Pozicije zbirnega nakladalnega naloga

Opis storitve Opis storitve izberemo iz seznama ali vpišemo poljubno besedilo.


Količina Količina.

EM Enota mere. Izberemo jo iz seznama.

Cena Cena na enoto mere.

DS Davčna stopnja. Izberemo jo iz seznama (1=20%; 2=0%).

% DDV Odstotek DDV.

DDV Izračunan znesek DDV.

Znesek/DDV Izračunan znesek brez DDV.

Posebna navodila Posebna navodila ali druge informacije.

Reg. številka Registrska številka vozila. Izberemo jo iz seznama.

Voznik Voznik. Izberemo ga iz seznama.

Informacija. V kolikor sta vozilo in voznik povezana, se voznik avtomatsko vpiše ob izbiri vozila.

Prevoznik Prevoznik. Izberemo ga iz seznama.

Skupni cena naloga Skupna cena zbirnega nakladalnega naloga (neto cena, dogovorjena cena).

Znesek DDV Izračunan znesek DDV.

Znesek skupaj Izračunan skupni znesek.

Administracija nakladalnih nalogov

Odprte nakladalne naloge administriramo s pomočjo ukaza Odprti nakladalni nalogi. Vsak nalog, katerega datum zaključka ni vnesen ali je večji od tekočega datuma, smatramo kot odprtega. V kolikor datum vnesemo, bo nalog označen kot potrjen.


Pomembna informacija. V primeru ročnega vnosa oznake naloga, je potrebno ročno uskladiti tudi številko in leto naloga v rumenih poljih v zgornjem desnem kotu obrazca.


Zaključitev nakladalnega naloga

Nakladalni nalog zaključimo z izpolnitvijo kljukice zaključka ali z vpisom datuma zaključka. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 1. Izvedemo ukaz Potrjevanje nakladalnih nalogov.

2. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želen nalog.

3. Nalog odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.

Informacija. Povsem enak postopek lahko izvršimo v obrazcu (glej Informacije o realizaciji).

V kolikor nakladalni nalog še ni povezan z izhodnim računom, zahteva program od nas potrditev zapiranja. Program prikaže obvestilo:

Odločimo se ali bomo povezani nakladalni nalog zaprli kljub temu, da ni povezan z izhodnim računom.

Pregled vseh nakladalnih nalogov

Seznam vseh nakladalnih nalogov nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh nakladalnih nalogov. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov naloga s stiskom na povezavo in tiskanje označenega naloga. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.

Pregled RVC med nakladalnim nalogom in izhodnim računom

Izhodni račun lahko povežemo z nakladalnim nalogom (glej razdelek Izhodni računi oziroma preglednico z opisanimi podatki). V takšnem primeru lahko pregledujemo razliko v ceni (RVC) med nakladalnim nalogom in izhodnim računom.


Pregled RVC se nahaja v razdelku Poslovne analize. Postopek je naslednji. 1. Odpremo zavihek Poslovne analize.

2. Stisnemo gumb RVC med nalogi in izhodnimi računi.

3. Odpre se obrazec, ki prikazuje seznam vseh nakladalnih nalogov (rumena barva) in pripadajočih izhodnih računov (zelena barva). Zneski (cena prevoza, znesek izhodnega računa, RVC) so prikazani v modri barvi.

Slika 24. Seznam nakladalnih nalogov in pripadajočih izhodnih računov ter RVC

Pregled nalogov z ADR tovorom

Zavihek Nakladalni nalogi vsebuje obrazec za pregled tistih nakladalnih nalogov s katerimi smo izvedli prevoz ADR tovora.


Slika 25. Pregled ADR nalogov

Slika 26. Izpis nakladalnih nalogov z ADR tovorom

Oblikovanje novega nakladalnega naloga na osnovi obstoječega

Novi nakladalni nalog (osnovni ali zbirni) lahko oblikujemo tudi na osnovi obstoječega.


Slika 27. Obrazec za oblikovanje novega nakladalnega naloga na osnovi obstoječega

Postopek je naslednji:

1. Pritisnemo gumb Novi nakladalni nalog na osnovi obstoječega.

2. Iz seznama obstoječih nalogov izberemo želeni nalog.

3. Program izpiše oznako izbranega nakladalnega naloga.

4. Program predlaga novo oznako novega nakladalnega naloga.

5. (Oznako nakladalnega naloga lahko po potrebi spremenimo.)

6. Pritisnemo gumb Oblikuj novi nakladalni nalog.

7. (Novi nakladalni nalog se takoj prikaže v seznamu.)

Tako pripravljen nalog nato po potrebi spremenimo v obrazcu za administracijo nakladalnih nalogov (osnovnih ali zbirnih).

Informacija. V kolikor želimo pred oblikovanjem novega nakladalnega naloga preveriti vse podatke obstoječega naloga, dvokliknemo na izbrano vrstico. Odprl se bo obrazec s podatki.


Ponudbe Administracija ponudb se izvaja v zavihku Ponudbe.


Zavihek Ponudbe omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos nove ponudbe,

sprememba informacij odprte ponudbe,

potrjevanje oziroma zapiranje ponudb,

pregled vseh ponudb,

oblikovanje nove ponudbe na osnovi obstoječe.

Vnos nove ponudbe

Vnos nove ponudbe izvedemo s pritiskom na gumb Nova ponudba. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Ponudbo shranimo in jo po potrebi natisnemo.

Slika 28. Obrazec za vnos ponudbe


Preglednica 9. Informacije ponudbe


Oznaka ponudbe Oznaka ponudbe. Program jo oblikuje avtomatsko.

Prejemnik Prejemnik ponudbe.

Pravilo. Ob vnosu ali spremembi prejemnika se avtomatsko nastavi jezik izpisa. Vrednost jezika izpisa se povzame iz predhodno nastavljenega jezika izpisa posamezne stranke (glej obrazec Stranka in zavihek Možnosti).

ID za DDV Prejemnika ID za DDV prejemnika. Program ga vpiše avtomatsko.

Datum ponudbe Datum oblikovanja ponudbe.

Predviden datum valute Predviden datum plačila ponudbe. Podatek ni obvezen.

Odmik plačila od ponudbe Izpis odmika datuma ponudbe od predvidenega plačila.

Opis ponudbe Opis ponudbe.

Delovni nalogi Opis enega ali več delovnih nalogov (ločeni z vejico).

Pozicije ponudbe

Opis storitve Opis storitve izberemo iz seznama ali vpišemo poljuben tekst.

Informacija. V kolikor izberemo opis storitve iz seznama, se vse vrednosti, ki so vezane na izbrano storitev, shranijo v polja v nadaljevanju.

Dokument Oznaka dokumenta na katerega je vezana storitev.

DOS Predviden datum, ko bo storitev opravljena.




% pop. Odstotek popusta.

Popust Izračunan znesek popusta.


% DDV Odstotek DDV.






Oznaka člena DDV Oznaka člena DDV glede na računovodski sektor.

Skupni zneski (program jih izračunava avtomatsko)

Znesek brez DDV Znesek brez DDV (neto znesek).

Skupni znesek DDV Skupni znesek DDV



Znesek skupaj za izplačilo Znesek z DDV (bruto znesek).

ME Koda monetarne enote.

Druga stran obrazca

Skrbnik ponudbe Oseba, ki je vnesla ponudbo.

Podpisnik ponudbe Podpisnik ponudbe.

Opombe Morebitne opombe ali ostale informacije.

Razdelek Dodatne informacije in računske opombe. Interne informacije. Izbira jezika

Dodatne informacije (na ponudbi bodo izpisane)

Dodatne računske informacije.

Informacija. V kolikor jih vpišemo, se bodo na računu izpisale.

Ponudbena opomba Ponudbena opomba izbrana iz seznama ponudbenih opomb.

Informacija. Ponudbena opomba se izpiše na dokumentu.

Interne informacije (na ponudbi ne bodo izpisane)

Interne informacije.

Informacija. Na ponudbi ne bodo izpisane.

Izpis ponudbe v jeziku Izbran jezik v katerem bo ponudba izpisana.

Razdelek ADR, UN in pakirna skupina







Ponudba zaključena? V kolikor je ponudba realizirana ali zaključena, izpolnimo kljukico. Datum realizacije se vpiše avtomatsko.

Datum zaključitve Datum potrditve oziroma zaključitve. V kolikor datum vpišemo, se ponudba avtomatsko obkljuka (in obratno).

Administracija ponudb

Ponudbe administriramo s pomočjo ukaza Sprememba ponudb.



Zaključitev ponudbe

Ponudbo zaključimo z izpolnitvijo kljukice zaključevanja ali z vpisom datuma zaključitve. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 1. Izvedemo ukaz Potrjevanje ponudb.

2. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želeno ponudbo.

1. Ponudbo odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.

Informacija. Povsem enak postopek lahko izvršimo v obrazcu.

Pregled vseh ponudb

Seznam vseh ponudb nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh ponudb. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov z dvoklikom na podčrtano povezavo in nato tiskanje. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.

Oblikovanje nove ponudbe na osnove obstoječe

Novo ponudbo lahko oblikujemo tudi na osnovi obstoječe.

Slika 29. Obrazec za oblikovanje nove na osnovi obstoječe



1. Pritisnemo gumb Nova ponudba na osnovi obstoječe.

2. Iz seznama obstoječih ponudb izberemo želeno ponudbo.

3. Program izpiše oznako izbrane ponudbe.

4. Program predlaga novo oznako ponudbe.

5. (Oznako ponudbe po potrebi spremenimo.)

6. Pritisnemo gumb Oblikuj novo ponudbo.

7. (Nova ponudba se takoj prikaže v seznamu ponudb.)

Informacija. V kolikor želimo pred oblikovanjem nove ponudbe preveriti vse podatke obstoječe ponudbe, dvokliknemo na izbrano vrstico. Odprl se bo obrazec s podatki.


Izhodni računi Administracija izhodnih računov se izvaja v zavihku Izhodni računi.


Zavihek Izhodni računi omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos novega izhodnega računa,

sprememba informacij odprtega računa,

potrjevanje izhodnega računa,

pregled vseh izhodnih računov (tako odprtih kot potrjenih in zaključenih),

administracija delnih plačil izhodnih računov,

tiskanje izhodnega računa,

oblikovanje novega izhodnega računa na osnovi obstoječega,

vnos informacij o delnih plačilih izhodnega računa,

mesečni pregled prometa: po vozilu, po vozniku,

pregled prometa: pregled izhodnih računov po vozilu in vozniku,

priprava in shranjevanje opomina za zapadle izhodne račune,

priprava IOP obrazca za izhodne račune,

prikaz zadnje zasedene številke izhodnega računa.

Vnos novega izhodnega računa

Vnos novega izhodnega računa izvedemo s pritiskom na gumb Novi izhodni račun. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Izberemo oznako nakladalnega naloga.

3. Program nas vpraša ali želimo račun oblikovati na osnovi nakladalnega naloga.

4. Izhodni račun shranimo in ga po potrebi natisnemo.


Slika 30. Obrazec za vnos informacij izhodnega računa

Vnos novega izhodnega računa lahko zaključimo zgolj z vnosom osnovnih obveznih informacij, ki se nahajajo na osnovni strani obrazca. Celovit vnos izhodnega računa zaokrožimo z vnosom vseh ostalih informacij, ki se nahajajo v nadaljevanju obrazca.

Pomembna informacija. V primeru ročnega vnosa oznake računa, je potrebno ročno uskladiti tudi številko in leto računa v rumenih poljih v zgornjem desnem kotu obrazca.


Preglednica 10. Informacije izhodnega računa


Oznaka računa Oznaka računa se oblikuje avtomatsko v naslednji obliki:

Leto-zaporedna številka (primer: 2010-188).

Pravilo. Izhodni račun mora imeti edinstveno oznako.

Pravilo. Ob ročni (lastni) spremembi oznake računa je potrebno takoj ročno uskladiti številko in predpono izhodnega računa (glej rumena polja desno zgoraj).

Številka računa Številka računa se oblikuje avtomatsko in predstavlja zaporedno številko v tekočem letu.

Predlog. Številka računa naj bo usklajena s številko računa v okviru oznake računa.

Leto računa Leto računa se oblikuje avtomatsko in predstavlja tekoče leto.

Predlog. Leto računa naj bo usklajena s predpono računa v okviru oznake računa.

Prejemnik Prejemnik. Izberemo ga iz seznama.

Pravilo. Ob vnosu ali spremembi prejemnika se avtomatsko nastavi jezik izpisa izhodnega računa. Vrednost jezika izpisa se povzame iz predhodno nastavljenega jezika izpisa posamezne stranke (glej obrazec Stranka in zavihek Možnosti).

ID za DDV Prejemnika Identifikator prejemnika za DDV. Program jo pridobi avtomatsko iz podatkov Prejemnika.

Pravilo. Pravne osebe, ki so zavezanci za DDV morajo imeti identifikator vpisan.

Datum obračuna Datum obračuna.

Pravilo. V kolikor imamo nastavljen izračun datuma Valute (glej Splošne nastavitve) na vrednost »Datum izhodnega računa«, se bo datum valute in Rok plačila vpisal avtomatsko ob vnosu datuma obračuna.

Pravilo. V kolikor je datum Valute že vpisan, vnos ali sprememba datuma obračuna ne vpliva na spremembo datuma valute.

Datum opr. storitve Datum opravljene storitve (DOS).

Pravilo. V kolikor imamo nastavljen izračun datuma Valute (glej Splošne nastavitve) na vrednost »Datum opravljene storitve (DOS)«, se bo datum valute in Rok plačila vpisal avtomatsko ob vnosu DOS.

Pravilo. V kolikor je datum Valute že vpisan, vnos ali sprememba datuma opravljene storitve ne vpliva na spremembo datuma valute.

Pravilo. Vrednost DOS iz glave računa se lahko avtomatsko prenese v vrednost DOS v vsaki posamezni poziciji izhodnega računa (glej razdelek Splošne nastavitve).

Datum valute Datum valute oziroma zapadlosti izhodnega računa.

Pravilo. V kolikor spremenimo datum valute, se avtomatsko spremeni vrednost Rok plačila računa.



Rok plačila računa Priprava roka plačila računa v besedilu.

Nakladalni nalog Oznaka nakladalnega naloga.

Ob izbiri nakladalnega naloga program ponudi avtomatsko oblikovanje izhodnega računa na osnovi podatkov nakladalnega naloga. V kolikor odgovorimo z »Da«, bodo vsi podatki nakladalnega naloga preneseni v izhodni račun.

Pravilo. Izbiramo lahko le nalog iz seznama odprtih nalogov.

Opis računa-storitev Splošen opis računa ali storitev.

Delovni nalogi Eden ali več delovnih nalogov.

Predlog. Več delovnih nalogov ločimo z vejico.

Pravilo. V kolikor oblikujemo izhodni račun iz nakladalnega naloga, se vrednost delovnega naloga prenese iz vrednosti »Oznaka naklada«.

CMR dokumenti Eden ali več CMR dokumentov.

Predlog. Več CMR dokumentov ločimo z vejico.

Registrske štev. Ena ali več registrskih številk. Prvo registrsko številko lahko izberemo iz seznama, druge lahko pripišemo.

Predlog. Več registrskih številk ločimo z vejico.

Vozniki Eden ali več voznikov. Prvega voznika lahko izberemo iz seznama, druge lahko pripišemo.

Predlog. Več voznikov ločimo z vejico.

Pozicije izhodnega računa



Dokument Oznaka dokumenta na katerega je vezana storitev (npr. CMR).






Popust Izračunan znesek popusta.


% DDV Odstotek DDV.





Informacija. V kolikor sta vozilo in voznik povezana, se voznik



avtomatsko vpiše ob izbiri vozila.

Nakladalni nalog Nakladalni nalog. Izberemo ga iz seznama.

Opomba. Oznaka naloga je dosegljiva le v nekaterih verzijah.

Skupni zneski Skupni zneski so prikazani desno spodaj. Program jih izračunava avtomatsko.

Druga stran obrazca

Skrbnik računa Skrbnik izhodnega računa je oseba, ki je račun vpisala.

Podpisnik izhodnega računa Podpisnik izhodnega računa.

Pravilo. Privzeto je podpisnik nastavljen v Splošnih nastavitvah.

Razdelek Dodatne informacije in računske opombe. Interne informacije. Izbira jezika

Dodatne informacije (na računu bodo izpisane)

Dodatne računske informacije.

Informacija. V kolikor jih vpišemo, se bodo na računu izpisale.

Računska opomba Računska opomba izbrana iz seznama računskih opomb.

Informacija. Računska opomba se izpiše na dokumentu.

Interne informacije (na računu ne bodo izpisane)

Interne informacije.

Informacija. Na računu ne bodo izpisane.

Izpis računa v jeziku Izbran jezik v katerem bo izhodni račun izpisan.

Razdelek ADR, UN in pakirna skupina







Račun potrjen/plačan? V kolikor je izhodni račun realiziran ali zaključen, izpolnimo kljukico. Datum realizacije se vpiše avtomatsko.

Datum potrditve/plačila Datum potrditve oziroma plačila računa. V kolikor datum vpišemo, se avtomatsko račun obkljuka (in obratno).

Administracija izhodnih računov

Odprte izhodne račune administriramo s pomočjo ukaza Odprti izhodni računi. Vsak izhodni račun, katerega datum potrditve/plačila ni vnesen ali je večji od tekočega datuma, smatramo kot odprtega. V kolikor datum vnesemo, bo izhodni račun označen kot potrjen oziroma plačan.



Pomembna informacija. V primeru ročnega vnosa oznake računa, je potrebno ročno uskladiti tudi številko in leto računa v rumenih poljih v zgornjem desnem kotu obrazca.

Brisanje izhodnega računa

V kolikor je izhodni račun povezan z nakladalnim nalogom nas program obvesti, da bo morebiten nakladalni nalog sproščen in ponovno pripravljen za povezavo z drugim izhodnim računom.

Odločimo se ali bomo nakladalni nalog sprostili in ga uporabili pri drugem računu.

Priprava izhodnega računa iz nakladalnega naloga

Izhodni račun lahko oblikujemo neposredno iz nakladalnega naloga. Vse kar moramo storiti je, da izberemo nakladalni nalog in potrdimo prenos podatkov.


Slika 31. Ob vnosu izberemo nakladalni nalog

Po potrditvi prenosa podatkov se izhodni račun v celoti oblikuje avtomatsko. Nakladalni nalog se zapre po shranitvi izhodnega računa. Ob oblikovanju izhodnega računa iz nakladalnega naloga se avtomatsko prenesejo tudi podatki »Delovni nalog«, »Registrska številka« in »Voznik«. Podatek »Oznaka naloga« (iz nakladalnega naloga) se prenese v »Delovni nalog« v izhodnem računu. V primeru oblikovanja Izhodnega računa na osnovi zbirnega nakladalnega naloga, se podatka »Registrska številka« in »Voznik« ne preneseta v glavo izhodnega računa.

Zaključitev izhodnega računa

Izhodni račun zaključimo z izpolnitvijo kljukice potrditve/plačila ali z vpisom datuma potrditve/plačila. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 1. Izvedemo ukaz Potrjevanje izhodnih računov.

2. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želen izhodni račun.

3. Račun odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.

Informacija. Povsem enak postopek lahko izvršimo v obrazcu (glej Informacije o realizaciji).


Delna plačila izhodnih računov

Delna plačila izhodnih računov urejamo v obrazcu Administracija delnih plačil izhodnih računov (zavihek Izhodni računi, gumb, Delna plačila).

Slika 32. Obrazec za administracijo delnih plačil izhodnega računa

Preglednica 11. Informacije delnih plačil izhodnega računa


Izhodni račun Izhodni račun izberemo iz seznama.

Pravilo. V trenutku oblikovanja novega delnega plačila prikazuje seznam izhodnih računov le odprte izhodne račune.

DOS Datum opravljene storitve priprave delnega plačila.

Plačnik Plačnik delnega plačila.

Pravilo. Plačnik delnega plačila je avtomatsko prejemnik izhodnega računa.

Opis storitve Opis storitve oziroma delnega plačila.

Informacija. Opis storitve se privzeto povzame iz opisa storitve izhodnega računa. Opis lahko poljubno spremenimo.

Delni znesek Delni znesek delnega plačila.

Pravilo. Program predlaga znesek, zmanjšan za že izvršena delna plačila, dobropise in kompenzacije.

ME Monetarna enota.

Znesek računa Znesek računa skupaj z DDV.

Dokument Informacija o dokumentu, podanem s strani plačnika delnega zneska.




Novo delno plačilo

Priprava novega delnega plačila je preprosta. 1. Pritisnemo gumb Dovoli spremembe.

2. S puščico Novi (prazen) zapis skočimo na prazno vrstico (označena z zvezdico).

3. Izberemo izhodni račun.

4. Dopolnimo že vpisan opis storitve.

5. Vpišemo delni znesek. Pravilo. Program predlaga znesek, zmanjšan za že izvršena delna plačila, dobropise in kompenzacije.

6. Po potrebi vpišemo informacije v polji Dokument in Informacije.

7. Zapis delnega plačila shranimo.

8. Zapremo obrazec.

Brisanje obstoječega delnega plačila

Brisanje obstoječega delnega plačila je preprosta. 1. Odpremo obrazec.


3. Poiščem želeni zapis.

4. Zapis označimo na levi strani, kjer se nahaja črna puščica, ki kaže desno.

5. Pritisnemo gumb Delete (Del) na tipkovnici.

6. Potrdimo brisanje.

7. Zapremo obrazec.

Pregled vseh izhodnih računov

Seznam vseh izhodnih računov nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh IR. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov izhodnega računa s stiskom na povezavo in tiskanje označenega izhodnega računa. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.


Informacija. Izhodne račune lahko potrjujemo neposredno v času pregledovanja.

Pregled vseh delnih plačil

Seznam vseh delnih plačil izhodnih računov nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh DP. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vsote delnih plačil in vrednosti ostanka za izplačilo. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.

Informacija. Izhodni račun lahko neposredno potrdimo kot plačanega tudi v času pregledovanja delnih plačil. V takšnem primeru se vrednost polja »Ostane za izplačilo« postavi na vrednost 0,00.

Vsota vseh delnih plačil

Vsota vseh delnih plačil izhodnih računov, prikazuje za izbrani izhodni račun vsoto delnih plači po naslednji formuli:

Vsota delnih plačil = Vsota vseh Delnih plačil + Vsota vseh Dobropisov + Vsota vseh Kompenzacij

kjer je

Element Opis

Vsota delnih plačil Polje v obrazcu Pregled vseh DP.

Vsota vseh delnih plačil Vsota delnih plačil, zavedena v programu za izhodni račun.

Vsota vseh Dobropisov Vsota vseh Dobropisov za izhodni račun.

Vsota vseh Kompenzacij Vsota vseh Kompenzacij za izhodni račun.


Slika 33. Obrazec Pregled vseh DP

Polje »Vsota delnih plačil« je podčrtano, s čimer je nakazano, da lahko z dvojnim klikom odpremo novo okno (Kartica delnih plačil) v katerem so prikazane podrobnosti.

Slika 34. Obrazec Pregled vseh DP

Informacija. V kolikor je Vsota delnih plačil = 0, dvoklik ne bo odprl informativnega okna.

Oblikovanje novega izhodnega računa na osnovi obstoječega

Nov izhodni račun lahko oblikujemo tudi na osnovi obstoječega računa.


Slika 35. Obrazec za oblikovanje novega izhodnega računa na osnovi obstoječega


8. Pritisnemo gumb Novi izhodni račun na osnovi obstoječega.

9. Iz seznama obstoječih računov izberemo želeni račun.

10. Program izpiše oznako izbranega izhodnega računa.

11. Program predlaga novo oznako izbranega izhodnega računa.

12. (Oznako izhodnega računa po potrebi spremenimo.)

13. Pritisnemo gumb Oblikuj novi izhodni račun.

14. (Novi izhodni račun se takoj prikaže v seznamu izhodnih računov.)

Tako pripravljen račun nato po potrebi spremenimo v obrazcu za administracijo izhodnih računov.

Informacija. V kolikor želimo pred oblikovanjem novega izhodnega računa preveriti vse podatke obstoječega računa, dvokliknemo na izbrano vrstico. Odprl se bo obrazec s podatki.

Mesečni pregled prometa po vozilu

Analiza mesečnega pregleda prometa po vozilu se prikaže s pritiskom na gumb Mesečni promet po vozilu.


Seznam prikazuje promet vozil združen po mesecih v letu. Pravilo. Podatki so združeni po datumu opravljene storitve (DOS) posamezne pozicije izhodnega računa. Zaradi tega lahko podatki deloma odstopajo od mesečnega pregleda izhodnih računov, ki so združeni po DOS izhodnega računa.

Slika 36. Seznam mesečnega pregleda prometa po vozilu

Seznam je privzeto urejen po letu in mesecu padajoče. Pri oblikovanju seznama mesečnega prometa po vozilu se upoštevata izključno podatka iz pozicije izhodnega računa:

datum opravljene storitve in

oznaka vozila.

Informacija. Odsotnost podatka o vozilu pomeni, da je skupno seštet ves tisti promet, ki ni neposredno vezan na vozilo.


Mesečni pregled prometa po vozniku

Analiza mesečnega pregleda prometa po vozniku se prikaže s pritiskom na gumb Mesečni promet po vozniku. Seznam prikazuje promet voznikov združen po mesecih v letu. Pravilo. Podatki so združeni po datumu opravljene storitve (DOS) posamezne pozicije izhodnega računa. Zaradi tega lahko podatki deloma odstopajo od mesečnega pregleda izhodnih računov, ki so združeni po DOS izhodnega računa.

Slika 37. Seznam mesečnega pregleda prometa po vozniku

Seznam je privzeto urejen po letu in mesecu padajoče. Pri oblikovanju seznama mesečnega prometa po vozniku se upoštevata izključno podatka iz pozicije izhodnega računa:

datum opravljene storitve in

voznik (priimek in ime).

Informacija. Odsotnost podatka o vozniku pomeni, da je skupno seštet ves tisti promet, ki ni neposredno vezan na voznika.


Pregled izhodnih računov po vozilu in vozniku

Pregled vseh izhodih računov po vozilu vozniku se prikaže s pritiskom na gumb MPregled izhodnih računov po vozilu in vozniku. Seznam prikazuje izhodne račune, urejene po datum opravljene storitve in skupno združene po vozilu in vozniku. Pravilo. Podatki so združeni po datumu opravljene storitve (DOS) posamezne pozicije izhodnega računa. Zaradi tega lahko podatki deloma odstopajo od mesečnega pregleda izhodnih računov, ki so združeni po DOS izhodnega računa.

Slika 38. Seznam izhodnih računov po vozilu in vozniku

Seznam je privzeto urejen po oznaki računa padajoče. Pri oblikovanju seznama izhodnih računov se upoštevata izključno podatka iz pozicije izhodnega računa:

registrska številka vozila in

voznik (priimek in ime).

Informacija. Odsotnost podatka o vozilu in/ali vozniku pomeni, da je skupno seštet ves tisti promet, ki ni neposredno vezan na vozilo in/ali voznika.


Opomini za zapadle izhodne račune

Opomin za zapadle izhodne račune pripravimo v posebnem obrazcu, ki nam prikazuje vse stranke, ki imajo vsaj en izhodni račun, kateremu je potekel datum plačila. Obrazec odpremo z gumbom Opomini v zavihku Izhodni računi. Obrazec prikazuje za vsako stranko vse zapadle račune.

Slika 39. Obrazec za pripravo opomina za zapadle izhodne račune

Med strankami se sprehajamo s puščicami za premik med zapisi (levo spodaj) in poiščemo stranko, kateri želimo izdati opomin.

Preglednica 12. Informacije obrazca za pripravo opomina


Prejemnik opomina Trenutno izbran prejemnik opomina.

Naslov prejemnika Naslov prejemnika.

Oznaka opomina Program pripravi zaporedno oznako opomina.

Informacija. Oznaka opomina se pripravi na osnovi dveh podatkov: Številka opomina in Leto opomina.

Datum opomina Program pripravi datum opomina, katerega lahko spremenimo.

Naziv opomina Naziv opomina v izbranem jezičnem izpisu.

Pozor. V primer spremembe jezika izpisa, se naziv opomina avtomatsko spremeni v izbrani jezik. V kolikor smo k osnovnemu



nazivu (npr. Opomin), dodali še lastno besedilo, bo le-to spremenjeno.

Opis opomina Opis opomina. Program predlaga privzeto nastavljen opis.

Številka opomina Program jo pripravi sam.

Informacija. Številko opomina lahko poljubno spremenimo.

Leto opomina Program jo pripravi sam.

Informacija. Leto opomina lahko poljubno spremenimo.

Izhodni računi, katerim je potekel datum plačila

Oznaka računa Oznaka zapadlega računa.

Datum valute Datum valute zapadlega računa.

Opis storitve Opis storitve zapadlega računa.

Znesek skupaj Znesek računa skupaj z DDV (bruto).

Delna plačila Vsota že izvršenih delnih plačil izhodnega računa.

Pravilo. Znesek »Delna plačila« je enak:

Delna plačila = Vsota zneskov delnih plačil + Vsota zneskov Dobropisov + vsota zneskov Kompenzacij.

Znesek Znesek neplačanega dela izhodnega računa.

Pravilo. Vrednost »Znesek« je enak:

Znesek = Znesek računa – Delna plačila

ME Monetarna enota.

DOS Datum opravljene storitve izhodnega računa.

Dni zapadlo Število dni zapadlosti.

Informacije Dodatne informacije izhodnega računa.

Skupaj obveznosti Vsota zneskov vseh obveznosti.

ME Monetarna enota.

Druga stran obrazca

Skrbnik opomina Skrbnik opomina.

Podpisnik opomina Podpisnik opomina.

Besedilo obveznosti Poljubno besedilo obveznosti, ki se bo izpisalo na opominu.


Izpis opomina v jeziku Izbran jezik izpisa opomina.

Priprava opomina

Postopek za pripravo opomina je naslednji: 1. Pritisnemo gumb Opomini in odpremo obrazec. 2. Poiščemo želeno stranko.


3. Program avtomatsko predlaga oznako opomina (polje Oznaka opomina). Vrednost lahko poljubno spremenimo.

4. Program avtomatsko predlaga datum opomina. Vrednost lahko poljubno spremenimo. 5. Naziv opomina lahko dopolnimo, npr. z zaporedno številko opomina. 6. Opis opomina lahko poljubno dopolnimo. 7. V drugem delu obrazca poljubno dopolnimo besedilo »Obveznosti«, vpišemo »Dodatne

informacije« in izberemo jezik izpisa. V kolikor želimo tako pripravljen opomin shraniti, pritisnemo gumb Shrani.

Priprava več opominov zapored

Postopek za pripravo več opominov zapored je enak postopku priprave enega opomina (glej razdelek Priprava opomina). Edino kar moramo narediti je, da se s tipkami levo oziroma desno premikamo do želene stranke. Program bo avtomatsko spremenil zaporedno oznako opomina.

Pregled shranjenih opominov

Opomine, katere smo shranili, lahko pregledujemo in jih po potrebi ponovno natisnemo. Za pregled stisnemo gumb Pregled opominov.

IOP dokumenti

IOP dokument (tudi IOP obrazec) za odprte izhodne račune pripravimo v posebnem obrazcu, ki nam prikazuje vse stranke, ki imajo vsaj en odprt izhodni račun. Obrazec odpremo z gumbom IOP v zavihku Izhodni računi. Obrazec prikazuje za vsako stranko vse odprte izhodne račune (nezapadle in zapadle).


Slika 40. Obrazec za pripravo IOP dokumenta

Med strankami se sprehajamo s puščicami za premik med zapisi (levo spodaj) in poiščemo stranko, kateri želimo izdati IOP dokument.

Preglednica 13. Informacije IOP obrazca


Prejemnik IOP obrazca Trenutno izbran prejemnik IOP obrazca.

Naslov prejemnika Naslov prejemnika.

Oznaka IOP Program pripravi zaporedno oznako IOP.

Informacija. Oznaka IOP se pripravi na osnovi dveh podatkov: Številka IOP in Leto IOP.

Datum izdaje IOP Program pripravi datum avtomatsko. Lahko ga spremenimo.

Naziv IOP Naziv IOP v izbranem jezičnem izpisu.

Pozor. V primer spremembe jezika izpisa, se naziv opomina avtomatsko spremeni v izbrani jezik. V kolikor smo k osnovnemu nazivu (npr. Opomin), dodali še lastno besedilo, bo le-to spremenjeno.

Opis IOP Opis IOP.

Program predlaga privzeto nastavljen opis.

Številka IOP Program jo pripravi sam.

Informacija. Številko opomina lahko poljubno spremenimo. V primeru spremembe številke, spremenimo po potrebi tudi podatek Oznako IOP.

Leto IOP Program jo pripravi sam.

Informacija. Leto IOP lahko poljubno spremenimo.

Odprti izhodni računi



Oznaka računa Oznaka izhodnega računa.

Datum valute Datum valute izhodnega računa.

Opis storitve Opis storitve izhodnega računa.

Znesek skupaj Znesek računa skupaj z DDV (bruto).

Delna plačila Vsota že izvršenih delnih plačil izhodnega računa.

Pravilo. Znesek »Delna plačila« je enak:

Delna plačila = Vsota zneskov delnih plačil + Vsota zneskov Dobropisov + vsota zneskov Kompenzacij.

Znesek Znesek neplačanega dela izhodnega računa.

Pravilo. Vrednost »Znesek« je enak:

Znesek = Znesek računa – Delna plačila

ME Monetarna enota.

DOS Datum opravljene storitve izhodnega računa.

Dni zapadlo Število dni zapadlosti.

Informacije Dodatne informacije izhodnega računa.

Skupaj obveznosti Vsota zneskov vseh obveznosti.

ME Monetarna enota.

Druga stran obrazca

Skrbnik IOP Skrbnik IOP.

Podpisnik IOP Podpisnik IOP.

Izkazano stanje Besedilo odgovora na izkazano stanje.


Izpis IOP v jeziku Izbran jezik izpisa IOP.

Priprava IOP dokumenta

Postopek za pripravo IOP dokumenta je naslednji: 1. Pritisnemo gumb IOP in odpremo obrazec. 2. Poiščemo želeno stranko. 3. Program avtomatsko predlaga oznako IOP (polje Oznaka IOP). Vrednost lahko poljubno

spremenimo. 4. Program avtomatsko predlaga datum izdaje IOP. Vrednost lahko poljubno spremenimo. 5. Naziv IOP lahko dopolnimo, npr. z zaporedno številko. 6. Opis IOP lahko poljubno dopolnimo. 7. V drugem delu obrazca poljubno dopolnimo besedilo »Izkazano stanje«, vpišemo

»Dodatne informacije« in izberemo jezik izpisa. V kolikor želimo lahko tako pripravljen IOP dokument shranimo. Pritisnemo gumb Shrani.


Priprava več IOP dokumentov zapored

Postopek za pripravo več IOP dokumentov zapored je enak postopku priprave enega IOP dokumenta (glej razdelek Priprava IOP dokumenta). Edino kar moramo narediti je, da se s tipkami levo oziroma desno premikamo do želene stranke. Program bo avtomatsko spremenil zaporedno oznako IOP.

Pregled shranjenih IOP dokumentov

IOP dokumente, katere smo shranili, lahko pregledujemo in jih po potrebi ponovno natisnemo. Za pregled stisnemo gumb Pregled IOP.

Prikaz zadnje zasedene številke izhodnega računa

Na dnu zavihka Izhodni računi se nahaja informativno polje imenovano »Dvoklikni za prikaz zadnje številke«. Po dvokliku na polje ali oznako polja se prikaže oznaka zadnjega zasedenega izhodnega računa.

Pravilo. Prikaže se zadnja oznaka tekočega leta. Velja pa še dodatni pogoj: prikazana oznaka računa mora imeti datum oblikovanja izhodnega računa v tekočem letu. Opomba. Polje lahko prikaže v nekaterih primerih (navidezno) nepravilen podatek. To se zgodi takrat, kadar oznako izhodnega računa popravljamo ročno in kadar datum opravljene storitve ni v okviru tekočega leta. V takšnem primeru lahko novo prosto številko izhodnega računa preverimo preprosto tako, da stisnemo gumb Novi izhodni račun. Glej tudi. Seznam oznak izhodnih računov tekočega leta v obliki: Tekoče leto, Prvi račun, Zadnji račun, Število računov, lahko pridobimo z informativnim izpisom, kateri nam je na voljo v zavihku Informacije pod zaporedno številko 21: Izhodni računi: prvi, zadnji in število vseh.


Vhodni računi Administracija vhodnih računov se izvaja v zavihku Vhodni računi. Vnašamo lahko preproste in sestavljene vhodne račune.


Zavihek Vhodni računi omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos novega vhodnega računa,

sprememba informacij vhodnega računa,

potrjevanje oziroma zapiranje vhodnih računov,

delna plačila vhodnih računov,

pregled vseh vhodnih računov,

vnos informacij o delnih plačilih vhodnega računa.

Vnos novega vhodnega računa

Vnos novega vhodnega računa izvedemo s pritiskom na gumb Novi vhodni račun. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije. Vnesemo eno ali več pozicij.

2. V kolikor smo vhodni račun že poravnali, ga lahko zapremo (potrdimo).


Slika 41. Obrazec za vnos vhodnega računa

Preglednica 14. Informacije vhodnega računa


Številka računa izdajatelja Številka vhodnega računa iz originalnega dokumenta.

Izdajatelj ali dobavitelj Izdajatelj ali dobavitelj vhodnega računa.

Datum prejema računa Datum prejema računa.

Datum valute Datum valute oziroma zapadlosti vhodnega računa.

Vrsta vhodnega računa Vrsta vhodnega računa. Izberemo ga iz seznama.

Opis vhodnega računa Poljuben opis vhodnega računa.

Interna oznaka Interna oznaka vhodnega računa.

Informacija. Interno oznako vhodnega računa pripravi program avtomatsko na osnovi številke računa in leta računa.

Številka računa Interna oznaka številke vhodnega računa.

Informacija. Številko računa pripravi program avtomatsko na osnovi datuma računa in tekočega leta računa.

Leto računa Leto vhodnega računa.

Informacija. Leto vhodnega računa pripravi program avtomatsko na osnovi tekočega leta.

Registrska številka V kolikor se vhodni račun nanaša na izbrano vozilo, vpišemo registrsko številko vozila. Izberemo jo iz seznama.

Voznik V kolikor se vhodni račun nanaša na voznika, ga izberemo iz seznama.

Informacija. V kolikor sta vozilo in voznik povezana, se bo voznik izpolnil avtomatsko.

Postavke oziroma pozicije vhodnega računa



Dokument Oznaka dokumenta na katerega je vezana storitev.






Predlog. V kolikor Vrednost odstotka vnašamo z znakom odstotka (npr. 5%) ali pa ga vpišemo kot decimalno število (npr. 0,05).

Znesek pop. Znesek popusta.



Znesek se izračuna avtomatsko.

DS Davčna stopnja. Izberemo jo iz seznama.

% DDV Odstotek DDV.






Skupni zneski Skupni zneski so prikazani desno spodaj. Program jih izračunava avtomatsko.


Skrbnik vhodnega računa Oseba, ki je vnesla vhodni račun.

Druga stran obrazca

Izhodni račun Seznam vseh izhodnih računov iz katerega lahko izberemo poljubnega in s tem povežemo VR z IR za potrebe izračuna RVC.

Originalni dokument računa Priponka s kopijo originalnega dokumenta računa.

Za oblikovanje priponke pritisnemo tipko Ctrl+K.

Informacija. Opis oblikovanja povezave je opisan tukaj.


Administracija vhodnih računov

Vhodne račune administriramo s pomočjo ukaza Sprememba vhodnih računov.


Zaključitev vhodnega računa

Vhodni račun zaključimo z izpolnitvijo kljukice potrditve/plačila ali z vpisom datuma potrditve/plačila. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 1. Izvedemo ukaz Potrjevanje vhodnih računov.

2. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želen vhodni račun.

3. Račun odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.



Delna plačila vhodnih računov

Obrazec za administracijo delnih plačil vhodnih računov omogoča vodenje evidence o delnih plačilih. Vnos novega delnega plačila izvedemo po naslednjem postopku.

1. Odpremo zavihek Vhodni računi.

2. Pritisnemo gumb Delna plačila.

3. Odpre se obrazec Delna plačila vhodnih računov.

4. Za vnos novega delnega plačila pritisnemo gumb Dovoli spremembo in vnesemo potrebne podatke v nov zapis.

Slika 42. Obrazec za vnos delnih plačil

Podatki obrazca za administracijo delnih plačil vhodnega računa so podani v preglednici:

Preglednica 15. Informacije delnega plačila vhodnega računa


Vhodni račun Oznaka vhodnega računa izdajatelja. Izberemo ga iz seznama.

Datum Datum opravljene storitve delnega plačila.

Opis delnega plačila Opis delnega plačila.

Delno plačilo Vrednost delnega plačila.


Znesek računa Znesek vhodnega računa.

Informacije delnega plačila Dodatne informacije delnega plačila.



ZOP Zaporedna oznaka plačila. Interna informacija.

Račun realiziran? Informacija ali je vhodni račun že realiziran (plačan)?

Program avtomatsko predlaga delni znesek. V kolikor račun še ni delno plačan, predlaga celoten znesek računa. V kolikor pa je račun že delno plačan, predlaga razliko med celotnim zneskom računa in preostankom. Nasvet. Pregled razlike posameznega računa lahko preprosto vidimo tako, da filtriramo seznam delnih plačil na želen vhodni račun. To storimo tako, da najprej najdemo vhodni račun, nato z miško vstopimo v polje »Vhodni račun«, pritisnemo desno miškino tipko in izvedemo ukaz »Je enako <Številka vhodnega računa>« (npr. Je enako »2352/2012«). Nasvet. Informacije o delnem plačilu so prav tako vidne v obrazcu Pregled vseh vhodnih računov. Informacija. Obrazec za vnos delnega plačila ima le obliko preglednice.

Pregled vseh vhodnih računov

Seznam vseh vhodnih računov nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh vhodih računov. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov vhodnega računa s stiskom na povezavo in tiskanje označenega vhodnega računa. Seznam vseh vhodnih računov vsebuje tudi polje »Vsota delnih plačil«. Vrednost polja je podčrtana. Dvojni klik z miško odpre kartico delnih plačil VR.

Informacija. V kolikor delnih plačil na vhodnem računu ni bilo, je vsota delnih plačil enaka 0,00. V takšnem primeru se kartica delnih plačil tudi ob dvokliku ne bo odprla.


Slika 43. Seznam vhodnih računov

Seznam vsebuje tudi polje »Za izplačilo«, katerega vrednost je lahko dvojna:

V kolikor račun še ni plačan: Za izplačilo = Znesek z DDV – Vsota delnih plačil.

V kolikor je račun plačan: Za izplačilo = 0,00 EUR.

Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.

Informacija. Vhodne račune lahko potrjujemo neposredno v času pregledovanja.

Pregled goriva po vozilu

Stroške goriva vnašamo kot vhodni račun. Vhodni račun je lahko skupen in lahko vsebuje stroške goriva za vsako vozilo posebej. Informacije o mesečni porabi goriva so na voljo v zavihku Pregledni podatki.


Dobropisi Administracija dobropisov se izvaja v zavihku Dobropisi.


Zavihek Dobropisi omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos novega dobropisa,

sprememba informacij dobropisa,

potrjevanje oziroma zapiranje dobropisov,

pregled vseh dobropisov.

Vnos novega dobropisa

Vnos novega dobropisa izvedemo s pritiskom na gumb Novi dobropis. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Dobropis shranimo in ga natisnemo.

Slika 44. Obrazec za vnos dobropisa


Preglednica 16. Informacije dobropisa


Oznaka dobropisa Oznaka dobropisa. Program jo oblikuje avtomatsko.

Datum dobropisa Datum dobropisa. Program ga ponudi avtomatsko.

Prejemnik Prejemnik dobropisa.

Pravilo. Ob vnosu ali spremembi prejemnika se avtomatsko nastavi jezik izpisa dobropisa. Vrednost jezika izpisa se povzame iz predhodno nastavljenega jezika izpisa posamezne stranke (glej obrazec Stranka in zavihek Možnosti).

ID za DDV Prejemnika ID za DDV prejemnika. Program ga vpiše avtomatsko.

Opis dobropisa oziroma opis vseh storitev

Opis dobropisa.


Stopnja DDV Stopnja DDV, privzeto nastavljena na 20%.

Znesek DDV Znesek DDV.

Znesek skupaj Znesek z DDV (bruto znesek).


Izhodni račun Seznam izhodnih računov prejemnika.

Pravilo. Vrednost dobropisa se bo avtomatsko odštela od vrednosti »Ostane za izplačilo« pri pregledu izhodnih računov in pripravi Opomina in IOP obrazca.

Druga stran obrazca

Skrbnik dobropisa Oseba, ki je vnesla dobropis.

Podpisnik dobropisa Podpisnik dobropis.

Opombe Morebitne opombe ali ostale informacije.

Izpis dobropisa v jeziku Izberemo jezik izpisa.

Dobropis potrjen/plačan? V kolikor je dobropis potrjen/plačan, izpolnimo kljukico. Datum realizacije se vpiše avtomatsko.

Datum potrditve/plačila Datum potrditve oziroma plačila dobropisa. V kolikor datum vpišemo, se dobropis avtomatsko obkljuka (in obratno).

Administracija dobropisov

Dobropise administriramo s pomočjo ukaza Sprememba dobropisov.



Zaključitev dobropisa

Dobropis zaključimo z izpolnitvijo kljukice potrditve/plačila ali z vpisom datuma potrditve/plačila. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 4. Izvedemo ukaz Potrjevanje dobropisov.

2. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želen dobropis.

3. Dobropis odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.


Pregled vseh dobropisov

Seznam vseh dobropisov nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh dobropisov. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov s stiskom na povezavo in tiskanje označenega dobropisa. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.


Kompenzacije Administracija kompenzacij se izvaja v zavihku Kompenzacije. Kompenzacije izvajamo med izdanimi izhodnimi računi in prejetimi vhodnimi računi. Kompenzacija je namenjena za tiste primere, kjer izvedemo stoodstotno kompenzacijo izhodnega in prejetega vhodnega računa.


Zavihek Kompenzacije omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos nove kompenzacije,

sprememba informacij kompenzacije,

potrjevanje oziroma zapiranje kompenzacije,

pregled vseh kompenzacij.

Vnos nove kompenzacije

Vnos nove kompenzacije izvedemo s pritiskom na gumb Nova kompenzacija. Odpre se obrazec v obliki preglednice, ki že vsebuje morebitne predhodno vnesene kompenzacije. Postopek novega vnosa kompenzacije je naslednji: 1. Odpremo obrazec in pritisnemo gumb Dovoli spremembe.

2. Vnesemo obvezne informacije in pritisnemo gumb Shrani.

Slika 45. Obrazec za vnos kompenzacije


Informacija. Obrazec za vnos ima obliko preglednice.

Preglednica 17. Informacije kompenzacije


Izhodni račun Oznaka izhodnega računa. Izhodni račun vpišemo ali ga izberemo iz seznama.

Informacija. Po izbiri izhodnega računa se znesek računa avtomatsko prenese v polje Znesek skupaj.

Znesek IR Znesek izhodnega računa se prikaže avtomatsko.

Vhodni račun Oznaka vhodnega računa.

Vhodni račun vpišemo ali ga izberemo iz seznama.

Znesek VR Znesek vhodnega računa se prikaže avtomatsko.

Datum Datum izvedbe kompenzacije.

Opis kompenzacije Kratek opis (lahko tudi) razlog kompenzacije.

Znesek K Znesek kompenzacije.


Informacije Dodatne informacije

Administracija kompenzacij

Kompenzacije administriramo s pomočjo ukaza Sprememba kompenzacij. Postopek uporabe je preprost:

A. V polju Izhodni račun izberemo poljuben izhodni račun in ga kompenziramo z enim ali več vhodnimi računi.

B. V polju Vhodni račun izberemo poljuben vhodni račun in ga kompenziramo z enim ali več izhodnimi računi.

Pravila pri kompenzacijah

Veljajo naslednja pravila: 1. Izhodni račun se lahko kompenzira z enim ali več vhodnimi računi.

2. Vhodni račun se lahko kompenzira z enim ali več izhodnimi računi.

3. Vrednost kompenzacije izhodnega računa se bo upoštevala pri pregledu delnih plačil izhodnih računov. Znesek delnega plačila bo zmanjšan za seštevek vseh kompenzacij.

4. Vrednost kompenzacije izhodnega računa se bo upoštevala pri pripravi opomina izbranega izhodnega računa. Znesek opomina bo zmanjšan za seštevek vseh kompenzacij.


5. Vrednost kompenzacije izhodnega računa se bo upoštevala pri pripravi IOP obrazca izbranega izhodnega računa. Znesek na IOP obrazcu bo zmanjšan za seštevek vseh kompenzacij.


Zaključitev kompenzacije

Kompenzacijo zaključimo z izpolnitvijo kljukice »Kompenzacija realizirana« ali z vpisom datuma realizacije. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 1. Izvedemo ukaz Potrjevanje kompenzacij.

2. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želeno kompenzacijo.

3. Kompenzacijo odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.

Pregled vseh kompenzacij

Seznam vseh kompenzacij nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh kompenzacij. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov izhodnega in vhodnega računa z dvoklikom na podčrtano vrednost.


Storitve Storitve so namenjene za podporo priprave izhodnih računov. Administracija se izvaja v zavihku Storitve.


Zavihek Storitve omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos nove storitve,

sprememba informacij storitve,

pregled vseh storitev.

Vnos nove storitve

Vnos nove storitve izvedemo s pritiskom na gumb Nova storitev. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Storitev shranimo in jo lahko takoj uporabljamo pri pripravi izhodnega računa.

Slika 46. Obrazec za vnos storitve


Preglednica 18. Informacije storitve


Opis storitve Opis storitve.

Količina Privzeta vrednost količine (npr. 1).


Oznaka davčne stopnje Davčna stopnja. Izberemo jo iz seznama.

Privzeto je nastavljena na 1 (20%).

Trenutno so vrednosti naslednje: 1=20%, 2=0%.

Opis davčne stopnje Informativni opis davčne stopnje se vpiše avtomatsko.

Odstotek DDV Odstotek DDV.

Znesek DDV Znesek DDV.


ME Monetarna enota. Privzeto je nastavljena na EUR.

Začetek uporabe Datum začetka uporabe.

Zaključek uporabe Datum zaključka uporabe.

Informacija. V kolikor vnesemo datum zaključka uporabe, storitev več ne bo na voljo pri oblikovanju novih računov.

Registrska številka Registrska številka vozila.

V kolikor se storitev vedno izvaja z izbranim vozilom, vozilo izberemo iz seznama.

Voznik Voznik.

V kolikor storitev vedno izvaja izbrani voznik, ga izberemo iz seznama.

Informacija. V kolikor sta vozilo in voznik povezana, se bo voznik vpisal avtomatsko.

Administracija storitev

Storitve administriramo s pomočjo ukaza Sprememba storitev ali Sprememba storitev – seznam. Pri obrazec prikazuje storitev v obliki obrazca (ena storitev naenkrat), drugi obrazec prikazuje seznam storitev.


Zaključitev storitve

Storitev zaključimo z vnosom datuma »Zaključek uporabe«.


Pregled vseh storitev

Seznam vseh storitev nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh storitev. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov s stiskom na povezavo in tiskanje označene storitve.


Potni nalogi Administracija potnih nalogov se izvaja v zavihku Potni nalogi.


Zavihek Potni nalogi omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos novega potnega naloga,

sprememba informacij potnega naloga,

potrjevanje oziroma zapiranje potnih nalogov,

pregled vseh potnih nalogov,

oblikovanje novega potnega naloga na osnovi obstoječega.

Vnos novega potnega naloga

Vnos novega potnega naloga izvedemo s pritiskom na gumb Novi potni nalog. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Potni nalog shranimo in ga natisnemo.

Slika 47. Obrazec za vnos potnega naloga


Preglednica 19. Informacije potnega naloga


Oznaka potnega naloga Oznaka potnega naloga. Program jo oblikuje avtomatsko.

Številka PN Številka potnega naloga se oblikuje avtomatsko in predstavlja zaporedno številko v tekočem letu.

Predlog. Številka potnega naloga naj bo usklajena s številko v okviru oznake potnega naloga.

Leto PN Leto potnega naloga se oblikuje avtomatsko in predstavlja tekoče leto.

Predlog. Leto naj bo usklajena s predpono računa v okviru oznake potnega naloga.

Datum oblikovanja Datum oblikovanja potnega naloga. Program ga ponudi avtomatsko.

Plačnik Plačnik potnega naloga.

Datum odhoda Datum odhoda.

Datum prihoda Datum prihoda.

Ura odhoda Ura odhoda (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).


Ura prihoda Ura prihoda (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).


Število dni Število dni.

Število ur Število ur.

Opis potnega naloga Opis naloga za službeno potovanje.

Predlagatelj Predlagatelj računa. Izberemo ga iz seznama.

Nakladalni nalog Potni nalog je lahko povezan z nakladalnim nalogom.

Registrska št. Registrska številka vozila.

Začetni km Začetni kilometri.

Končni km Končni kilometri.

Št. prevoženih km Število prevoženih kilometrov. Izračunajo se avtomatsko.

Postavke oziroma pozicije potnega naloga



Dokument Oznaka dokumenta na katerega je vezana storitev (npr. parkirnina).

Datum Datum storitve.






Znesek Izračunani znesek.

Znesek skupaj za izplačilo Skupni znesek potnega naloga za izplačilo.

Program ga izračuna avtomatsko.

Druga stran obrazca

Potni nalog odobril Oseba, ki je odobrila potni nalog.

Potni nalog izplačal Oseba, ki je izplačala potni nalog.

Potni nalog prejel Oseba, ki je prejela potni nalog.

Potni nalog kontiral Oseba, ki je kontirala potni nalog.

Informacije Informacije potnega naloga.

Besedilo bo izpisano na potnem nalogu.

Opombe Dodatne opombe ali informacije.

Besedilo ne bo izpisano na potnem nalogu.

PN potrjen/plačan? V kolikor je potni nalog potrjen/plačan, izpolnimo kljukico. Datum realizacije se vpiše avtomatsko.

Datum potrditve/plačila Datum potrditve oziroma plačila potnega naloga. V kolikor datum vpišemo, se potni nalog avtomatsko obkljuka (in obratno).

Administracija potnih nalogov

Potne naloge administriramo s pomočjo ukaza Sprememba potnih nalogov.


Zaključitev potnega naloga

Potni nalog zaključimo z izpolnitvijo kljukice potrditve/plačila ali z vpisom datuma potrditve/plačila. Postopek zaključitve izvedemo po naslednjem postopku. 1. Izvedemo ukaz Potrjevanje potnih nalogov.

4. S pomočjo poljubne metode iskanja poiščemo želen potni nalog.

5. Potni nalog odkljukamo. Avtomatsko se v datumsko polje vpiše tekoči datum.



Pregled vseh potnih nalogov

Seznam vseh potnih nalogov nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh potnih nalogov. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov s stiskom na povezavo in tiskanje označenega potnega naloga. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.

Oblikovanje novega potnega naloga na osnovi obstoječega

Nov potni nalog lahko oblikujemo tudi na osnovi obstoječega.

Slika 48. Obrazec za oblikovanje novega potnega naloga na osnovi obstoječega


1. Pritisnemo gumb Novi potni nalog na osnovi obstoječega.

2. Iz seznama obstoječih potnih nalogov izberemo enega.

3. Program izpiše oznako izbranega potnega naloga.

4. Program predlaga novo oznako potnega naloga.

5. (Oznako potnega naloga po potrebi spremenimo.)


6. Pritisnemo gumb Oblikuj novi potni nalog.

7. (Novi potni nalog se takoj prikaže v seznamu potnih nalogov.)

Tako pripravljen potni nalog nato po potrebi spremenimo v obrazcu za spremembo.

Informacija. V kolikor želimo pred oblikovanjem novega potnega naloga preveriti vse podatke obstoječega potnega naloga, dvokliknemo na izbrano vrstico. Odprl se bo obrazec s podatki.


Osebe in delovna razmerja Administracija vseh oseb (zaposleni, vozniki, uporabniki) se izvaja v zavihku Nastavitve in obrazcu Osebe (gumb Osebe).


Obrazec Osebe omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos nove osebe,

sprememba informacij vsake osebe z administracijo delovnih razmerij.

Vnos nove osebe

Vnos nove osebe izvedemo po naslednjem postopku: 1. Odpremo obrazec Oseba in pritisnemo gumb Dovoli spremembe.

2. Levo spodaj pritisnemo gumb označen z rumeno zvezdico (Novi (prazen) zapis).

3. Vpišemo obvezne podatke in jih shranimo.

4. Vpišemo kontaktne podatke (telefoni).

5. Vpišemo predhodna in tekoča delovna razmerja.

Slika 49. Obrazec za vnos nove osebe


Preglednica 20. Informacije o osebi


ID osebe Identifikacijska številka osebe. Program jo določi avtomatsko.

Priimek Priimek osebe.

Ime Ime osebe.

Spol Spol osebe izberemo iz seznama.

Ulica Ulica stalnega ali začasnega bivališča.

Pošta Pošta stalnega ali začasnega bivališča.

Kraj Kraj stalnega ali začasnega bivališča.

Država Država stalnega ali začasnega bivališča.

Podjetje Podjetje v katerem je oseba zaposlena.

Oseba je v aktivnem delovnem razmerju z izbranim podjetjem

V kolikor je oseba v aktivnem delovnem razmerju, označimo to s kljukico.

Oseba je voznik V kolikor je oseba tudi voznik, izberemo kljukico.

Splošne opombe Vpišemo morebitne dodatne informacije.

Druga stran obrazca

Razdelek Telefoni, Elektronska pošta

Telefon Stacionarni telefon.

Faks Faks.

Mobilni telefon Mobilni telefon.

Elektronska pošta Elektronska pošta.

Razdelek Delovno razmerje (seznam – vpišemo lahko predhodna in trenutna delovna razmerja)

Oseba Informativni prikaz osebe. Program to informacijo določi sam.

Oznaka Oznaka delovnega razmerja ( Določen čas, Nedoločen čas).

Informacija. V kolikor označimo »Nedoločen čas«, program avtomatsko vpiše Datum zaključka = (neskončno) = 31.12.2200.

Začetek Datum začetka delovnega razmerja.

Zaključek Datum zaključka delovnega razmerja.

Opomnik Oznaka opozorila opomnika.

Izberemo poljubno oznako. Na osnovi te izbire se bo avtomatsko prikazal opomnik delovnega razmerja (npr. 1 mesec pred iztekom delovnega razmerja za določen čas).

Veljavnost Veljavnost delovnega razmerja.

Polje prikazuje trenuten status delovnega razmerja.

Zaključeno? Ali je delovno razmerje zaključeno?

Z vpisom kljukice delovno razmerje zaključimo.



Informacije Dodatne informacije.

Administracija oseb

Podatke o osebah spreminjamo s pomočjo gumba Osebe.

Pomembno. Brisanje osebe je omogočen izključno v primeru, kadar informacije niso uporabljene v nobenem delu ostalih podatkov aplikacije.


Pregled delovnih razmerij

Seznam vseh delovnih razmerij nam je na voljo ob pritisku na gumb Delovna razmerja. Odpre se seznam v katerem so prikazana vsa delovna razmerja vseh zaposlenih, tako trenutna kakor pretekla.

Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo in prikažemo le želeno osebo ali želen datum.

Pregled opomnikov delovnih razmerij

Seznam opomnikov delovnih razmerij lahko pregledamo tudi na pregledni plošči (glej zavihek Pregledni podatki) z dvoklikom na številko opomnikov (Opomniki DR).



Vozni park Administracija voznega parka se izvaja v zavihku Vozni park. Vozni park lahko sestavljajo tako vozila matičnega podjetja, kakor vozila drugih podjetij s katerimi izvajamo prevoze.


Zavihek Vozni park omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

sprememba informacij voznega parka,

vnos novega vozila,

pregled voznega parka,

opomnik za opremo voznega parka,

administracija goriva.

Vnos novega vozila

Vnos novega vozila izvedemo s pritiskom na gumb Novo vozilo. Postopek je naslednji: 1. Odpremo obrazec.

2. Vpišemo obvezne podatke in jih shranimo.

Slika 50. Obrazec za administracijo vozila voznega parka


Informacija. Vnos ostalih podatkov (dokumenti vozila in oprema vozila) je možna šele po shranitvi podatkov, zapiranju obrazca in ponovnem odprtju obrazca z gumbom Sprememba voznega parka.

Preglednica 21. Informacije o vozilu voznega parka


Registrska številka Registrska številka vozila in/ali prikolice.

Lastnik Lastnik vozila ali prikolice.

Informacija. Privzeto je vrednost nastavljena na matično podjetje.

Proizvajalec Proizvajalec vozila. Izberemo ga iz seznama.

Model Model vozila. Izberemo ga iz seznama.

Tip Tip vozila. Izberemo ga iz seznama.

VIN Edinstvena identifikacijska številka vozila (angl. Vehicle Identification Number).

Nosilnost (v tonah) Nosilnost, izražena v tonah.

Število Euro palet Število Euro palet, ki jih vozilo ali prikolica sprejme.

Dolžina Dolžina vozila v metrih.

Širina Širina vozila v metrih.

Višina Višina vozila v metrih.

Dvižna ploščad? Ali ima vozilo dvižno ploščad?

Prvi rezervoar (v litrih) Volumen prvega rezervoarja goriva

Drugi rezervoar (v litrih) Volumen drugega rezervoarja goriva

Lastnik Podjetje, ki je lastnik vozila.

Informacija. Privzeto je nastavljeno matično podjetje. Ker pa lahko vnašamo tudi vozila, ki niso v lasti matičnega podjetja, lahko iz seznama izberemo poljubno podjetje.

Datum registracije Datum registracije.

Datum poteka registracije Datum poteka registracije.

Dokument registracije Povezava do dokumenta. Pritisni Ctrl+K za ureditev povezave. Kako?

Vozilo odpisano? V kolikor je vozilo odpisano, to označimo s kljukico?

Takšno vozilo se ne bo prikazovalo v seznamih voznega parka.

Prevoženi km (preko PN) Vsota vseh prevoženih kilometrov, izračunana preko potnih nalogov (PN).

Prevoženi km (preko PG) Vsota vseh prevoženih kilometrov, izračunana preko porabe goriva (PG).

Vozilo upravlja voznik V kolikor z vozilom upravlja vedno en voznik, ga izberemo iz seznama.



Druga stran obrazca

Razdelek Oprema vozila (seznam)

Oprema Oznaka opreme vozila. Izberemo jo iz seznama.

Veljavnost od Datum začetka veljavnosti opreme.

Veljavnost do Datum zaključka veljavnosti opreme.

Opomnik Oznaka opozorila opomnika.

Izberemo poljubno oznako. Na osnovi te izbire se bo avtomatsko prikazal opomnik za opremo vozila (npr. 1 mesec pred iztekom).


Razdelek Dokumenti vozila (seznam)

Dokument Povezava do dokumenta.

Povezavo oblikujemo s pritiskom na tipko Ctrl+K. Nato dokument poiščemo in ga označimo. Uredimo še besedilo za prikaz.


Vrsta dokumenta Vrsta dokumenta. Izberemo jo iz seznama.

Opis Dodatne opombe ali informacije.

Skrbnik dokumenta Skrbnik dokumenta. Izberemo ga iz seznama.

Administracija voznega parka

Vozni park spreminjamo s pomočjo ukaza Sprememba voznega parka.

Pomembno. Brisanje vozila je omogočen izključno v primeru, kadar informacije niso uporabljene v nobenem delu ostalih podatkov aplikacije.


Pregled celotnega voznega parka

Seznam vseh vozil voznega parka nam je na voljo ob pritisku na gumb Seznam voznega parka. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov s stiskom na povezavo in administracija. Prikazan seznam lahko poljubno filtriramo. Celoten seznam ali delni seznam lahko natisnemo s pritiskom na gumb Natisni seznam.


Pregled opreme voznega parka z opomnikom

Seznam celotne opreme voznega parka z opomnikom lahko pregledamo s pritiskom na gumb Opomnik opreme voznega parka.

Slika 51. Seznam celotne opreme voznega parka

Rumena polja prikazujejo osnovne informacije o vozilu in opremi, modri polji pa prikazujeta stanje opreme in število dni veljavnosti. V kolikor je veljavnost opreme že potekla, je število dni negativno.

Poraba goriva

Administracija porabe goriva se vodi v obrazcu Poraba goriva. Novo porabo goriva izvedemo s pritiskom na gumb Nova poraba goriva, spremembo obstoječe pa z Sprememba porabe goriva. V obeh primerih se odpre obrazec, ki omogoča celovito administracijo porabe goriva.

Slika 52. Administracija porabe goriva


Preglednica 22. Informacije o porabi goriva


Datum polnitve Datum polnitve rezervoarja.

Ura Ura polnitve rezervoarja.

Voznik Voznik, ki je izvedel polnitev.

Reg. št. vozila Registrska številka vozila.

Lastnik vozila Vrednost se nastavi avtomatsko.

Mesto polnitve Mesto oziroma kraj polnitve.

Količina Količina polnitve (v litrih).

EM Enota mere.

Cena z DDV Cena polnitve vključno z DDV:

Znesek z DDV Izračunan znesek z DDV:

ME Monetarna enota.

Stanje km Stanje kilometrov v času polnitve.

Ali je tank po tankanju poln? Ali je rezervoar po izvedbi polnitve poln?

Tonaža vodila Tonaža vozila.

Povprečna poraba goriva Povprečna poraba goriva.

Informacija. Uporabnik jo lahko izračuna in vnese sam, lahko pa uporabi tudi informacijski pogled, namenjen pregledu povprečne porabe goriva (glej Pregledna plošča).

Olje (v litrih) Stanje olja.

Pritisk v gumah (v kPa) Pritisk v gumah.

Zap. oznaka Zaporedna oznaka zapisa. Program jo oblikuje avtomatsko.


Poslovne analize Zavihek Poslovne analize omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov in pregled naslednjih informacij:

podatki o DDV: takojšen prikaz mesečnih DDV podatkov,

RVC med nakladalnimi nalogi in izhodnimi računi: takojšen prikaz razlike med ceno nakladalnega naloga in izhodnim računom,

mesečna poraba goriva po vozilu.

realizacija: mesečna, četrtletna, polletna, letna,

o tiskanje poročila o mesečni realizaciji,

o tiskanje izhodnih računov izbranega obdobja,

stroški: mesečna, četrtletna, polletna, letna,

o tiskanje poročila o mesečnih stroških,

o tiskanje vhodnih računov izbranega obdobja.

Informacija. Vse prikazane finančne informacije v nadaljevanju so zgolj ilustrativne.

DDV

DDV podatki se prikažejo na mesečni osnovi za tekoče leto.

Slika 53. Mesečni prikaz DDV


RVC med nakladalnimi nalogi in izhodnimi računi

Razlika v ceni (RVC) med nakladalnimi nalogi in pripadajočimi izhodnimi računi je vidna v seznamu, ki prikazuje informacije o nalogu (rumena polja) in pripadajočem računu (zelena polja. Zneski (cena prevoza, znesek računa in razlika) so prikazani v modri barvi.

Slika 54. RVC med nakladalnimi nalogi in izhodnimi računi

Pritisk na povezavo nakladalnega naloga oziroma izhodnega računa odpre kartico, kjer si lahko ogledamo vse ostale podatke izbranega elementa.

Mesečna poraba goriva po vozilu

Za pregled porabe goriva pritisnemo gumb Mesečna poraba goriva po vozilu. Odpre se obrazec s prikazom porabe vsakega vozila po mesecu.


Slika 55. Mesečni pregled goriva po vozilu

V kolikor želimo prikazati porabo le enega vozila, se postavimo na registrsko številko, pritisnemo desno miškino tipko in izberemo filter prikaza.

Realizacija podjetja

Pregled realizacije podjetja prikazuje realizacijo izhodnih računov. Podatke lahko pregledujemo na mesečni, četrtletni, polletni in letni osnovi. Vse informacije, ki jih prikazujejo omenjeni obrazci lahko poljubno urejamo in filtriramo ter izpisujemo rezultate s pomočjo gumba Natisni račune izbranega <obdobje>, kjer pomeni <obdobje> mesec, četrtletje, polletje ali leto v odvisnosti v katerem obrazcu se nahajamo. Pravilo. Podatki so združeni po datumu opravljene storitve (DOS) izhodnega računa.


Slika 56. Seznam prikazuje realizacijo po mesečnem obdobju

Informacija. Vsi ostali obrazci (četrtletni, polletni, letni) so zelo podobni mesečnemu obrazcu.


Pregledni podatki Zavihek Pregledni podatki omogoča pregled različnih pomembnih podatkov poslovanja podjetja:

nakladalni nalogi: vsi, odprti, zneski,

izhodni računi: vsi, odprti, zapadli, zneski,

vhodni računi: vsi, odprti, zapadli, zneski,

neveljavna oprema voznega parka: število neveljavne opreme.

Informacija. Vsi podatki v nadaljevanju so ilustrativni.

Pregledni podatki poslovanja v številkah

Predstavljeni so tudi hitri pregledni podatki poslovanja, izraženi v številkah.

Slika 57. Pregledni podatki poslovanja


Pregledna plošča Pregledno ploščo ali angleško dashboard tvori več informacijskih pogledov, oblikovanih v orodju Excel. Ti nam omogočajo natančno in hitro analizo različnih informacij. Za vse poglede, ki sestavljajo pregledno ploščo je značilno dvoje: informacije so namenjene branju in analizi in vse informacije se dinamično zajemajo neposredno iz informacijskega sistema. Vsi informacijski pogledi so na voljo v glavni mapi informacijskega sistema:

C:\Pb\NazivBaze\Dashboard kjer pomeni NazivBaze logično poimenovanje podatkovne baze podjetja, npr. MojaFirma.

Preglednica 23. Seznam informacijskih preglednih plošč

Oznaka Opis

GorivoPoraba_PoVozilu_DashBoard Poraba goriva. Stanje kilometrov in poraba goriva.

IzhodniRacuni_DashBoard Realizacija izhodnih računov po stranki, letu in mesecu.

RealizacijaIzhodniRacuni_DashBoard Realizacija izhodnih računov po letu.

Stranka_DashBoard Seznam vseh strank.

VhodniRacuni_DashBoard Realizacija vhodnih računov po izdajatelju, letu in mesecu.


Poštne pošiljke Administracija izhodne in vhodne pošte se izvaja v zavihku Poštne pošiljke.


Zavihek Poštne pošiljke omogoča izvajanje naslednjih administrativnih postopkov:

vnos nove izhodne ali vhodne pošte,

sprememba informacij izhodne ali vhodne pošte,

pregled vseh izhodnih ali vhodnih poštnih pošiljk,

administracija pošt.

Vnos nove izhodne pošte

Vnos nove izhodne pošte izvedemo s pritiskom na gumb Nova izhodna pošta. Postopek je: 1. Vnesemo obvezne informacije.

2. Izhodno pošto shranimo

Slika 58. Obrazec za vnos informacij izhodne pošte


Preglednica 24. Informacije izhodne pošte


Oznaka izhodne pošiljke Oznaka izhodne pošiljke. Program jo določi avtomatsko.

Datum oddaje pošte Datum oddaje poštne pošiljke. Program predlaga tekoči datum.

Prejemnik Prejemnik poštne pošiljke.

Opis izhodne pošiljke Kratek opis izhodne poštne pošiljke.

Vrsta izhodne pošiljke Vrsto izhodne pošiljke izberemo iz seznama.

Ali je pošiljka priporočena? Označimo kadar je pošiljka priporočena.

Številka priporočene pošiljke V kolikor je številka priporočena, vpišemo številko.

Skrbnik izhodne pošte Oseba, ki je vnesla informacije.

Splošne opombe Splošne opombe ali informacije.

Naziv poslanega dokumenta Iz seznama izberemo dokument, ki smo ga predhodno vnesli v zavihku Dokumenti.

Druga stran obrazca

Zavihek Dokumenti

Datum Datum vnosa dokumenta. Program določi datum avtomatsko.

Opis dokumenta Kratek opis vsebine dokumenta.

Povezava do dokumenta Povezava do dokumenta.



Informacija. Povezava ni obvezna.



Skrbnik Skrbnik dokumenta. Izberemo ga iz seznama.

Je pošiljka oddana/poslana? Označimo ali smo izhodno poštno pošiljko tudi oddali oziroma jo poslali?

Razlog vrnitve pošiljke V kolikor nam je bila pošiljka vrnjena, izpolnimo razlog vrnitve, ki je označen na pošiljki.

Vnos nove vhodne pošte

Vnos nove vhodne pošte izvedemo s pritiskom na gumb Nova vhodna pošta. Postopek je naslednji: 1. Vnesemo obvezne informacije.

1. Vhodno pošto shranimo.


Slika 59. Obrazec za vnos informacij vhodne pošte

Preglednica 25. Informacije vhodne pošte


Oznaka vhodne pošiljke Oznaka vhodne pošiljke. Program jo določi avtomatsko.

Datum prejema pošte Datum prejema poštne pošiljke.

Pošiljatelj Pošiljatelj poštne pošiljke.

Prejemnik Prejemnik poštne pošiljke. Mišljena je oseba.

Opis vhodne pošiljke Kratek opis vhodne poštne pošiljke.

Vrsta vhodne pošiljke Vrsto vhodne pošiljke izberemo iz seznama.

Skrbnik vhodne pošte Oseba, ki je vnesla informacije.

Splošne opombe Splošne opombe ali informacije.

Druga stran obrazca

Zavihek Dokumenti

Datum Datum vnosa dokumenta. Program določi datum avtomatsko.

Opis dokumenta Kratek opis vsebine dokumenta.

Povezava do dokumenta Povezava do dokumenta.



Informacija. Povezava ni obvezna.





Skrbnik Skrbnik dokumenta. Izberemo ga iz seznama.

Administracija izhodne oziroma vhodne pošte

Pošto administriramo s pomočjo ukaza Sprememba izhodne pošte oziroma Sprememba vhodne pošte.


Pregled vseh poštnih pošiljk

Seznam vseh poštnih pošiljk nam je na voljo ob pritisku na gumb Pregled vseh izhodnih pošt oziroma Pregled vseh vhodnih pošt. Odpre se seznam v katerem so prikazani osnovni podatki, obenem pa nam je omogočen takojšen pregled vseh podatkov posamezne poštne pošiljke s stiskom na povezavo Oznaka pošiljke.

Administracija pošt

Gumb Pošte omogoča pregled in morebitno administracijo pošt. V kolikor potrebujemo pošto, ki ni vnesena, jo preprosto vnesemo.


Slika 60. Seznam vseh pošt

Preglednica 26. Informacije pošt


Poštna številka Poštna številka.

Naziv pošte Naziv pošte.

Država Država. Izberemo jo iz seznama.

Posebna številka? Ali je poštna številka posebna.

Uporabnik številke Naziv uporabnika številke.

Dežela ali regija Naziv dežele ali regije (npr. za avstrijske poštne številke).



Hitre informacije Hitre informacije nudijo v naprej pripravljene poglede na tekoče poslovanje in različne hitre kontrolne poglede v tekoče informacije. Nahajajo se v novem zavihku Informacije. Želeno informacijo izberemo iz seznama in z dvoklikom se prikažejo želene informacije.

Slika 61. Seznam različnih hitrih informacij

Kaj nam ponujajo hitre informacije

Hitre informacije nudijo ob tekočih poslovnih informacijah, npr.:

Seznam vseh podatkov brez omejitev (primer: seznam vseh izhodnih računov).

tudi kontrolne informacije:

Seznam morebitno napačno vpisanih datumov (npr. DOS, Valutnih datumov).

Seznam morebitno podvojenih strank (npr. Podjetje d.o.o. proti Podjetje, d.o.o.).

Izračunavanje poljubnih finančnih vrednosti kot so: Vsota, Povprečje, Štetje, Največje, Najmanjše, Standardni odklon, Varianca.


Seznam hitrih informacij

Spodnji seznam opisuje hitre informacije, ki so trenutno na voljo:

Zap. št. Opis Vsebina

1 Izhodni računi Seznam vseh izhodnih računov.

2 Plačani izhodni računi Seznam vseh plačanih izhodnih računov.

3 Neplačani izhodni računi Seznam vseh neplačanih izhodnih računov.

4 Neplačani in zapadli izhodni računi Seznam vseh neplačanih in zapadlih izhodnih računov.

5 Vhodni računi Seznam vseh vhodnih računov.

6 Plačanih vhodni računi Seznam vseh plačanih vhodnih računov.

7 Neplačani vhodni računi Seznam vseh neplačanih vhodnih računov.

8 Neplačani in zapadli vhodni računi Seznam vseh neplačanih in zapadlih vhodnih računov.

9 Potni nalogi Seznam vseh potnih nalogov.

10 Nakladalni nalogi Seznam vseh nakladalnih nalogov.

11 Morebitne podvojene stranke (op. priprava traja več minut)

Seznam morebitnih podvojenih strank po t. i. metodi Fuzzy Logic. Seznam nam omogoča najti morebitno podvojeno stranko, npr. stranko, ki smo jo vnesli z skoraj enakim nazivom.

12 Delna plačila izhodnih računov (vsa) Seznam vseh delnih plačil izhodnih računov.

13 Delna plačila vhodnih računov (vsa) Seznam vseh delnih plačil vhodnih računov.

20 Nakladalni nalogi: prvi, zadnji in število vseh Seznam prvega, zadnjega in število vseh za vsako leto posebej.

21 Izhodni računi: prvi, zadnji in število vseh Seznam prvega, zadnjega in število vseh za vsako leto posebej.

22 Vhodni računi: prvi, zadnji in število vseh Seznam prvega, zadnjega in število vseh za vsako leto posebej.

23 Potni nalogi: prvi, zadnji in število vseh Seznam prvega, zadnjega in število vseh za vsako leto posebej.


Zap. št. Opis Vsebina

24 Izhodni računi in dobropisi Seznam vseh dobropisov in pripadajočih izhodnih računov na katere so vezani.

25 Kontrola vnosa letnice za datume nakladalni nalogov (NN)

Informacija izpiše trojko (Datum vnosa, Datum naklada, Datum razklada). Iz seznama hitro povzamemo morebitno napako v vpisu datuma.

26 Kontrola vnosa letnice v datume ponudb (PON)

Informacija izpiše trojko

(Datum vnosa, Datum DOS, Datum valute).

Iz seznama hitro povzamemo morebitno napako v vpisu datuma.

27 Kontrola vnosa letnice v datume izhodnih računov (IR)




28 Kontrola vnosa letnice v datume vhodnih računov (VR)




29 Kontrola vnosa letnice v datume dobropisov (D)




30 Kontrola vnosa letnice v datume potnih nalogov (D)


(Datum vnosa, Začetek poti, Konec poti).


31 RVC med izhodnim in vhodnim računom Razlika v ceni (RVC) med vhodnim in izhodnim računom.

32 Seznam vseh kompenzacij Seznam vseh kompenzacij (op. seznam si lahko izpišemo tudi v obrazcu administracije vseh kompenzacij).

33 RVC nakladalnih nalogov Razlika v ceni nakladalnih nalogov v kolikor izdajamo nakladalni nalog pod prevozniku – prikaz bruto in neto cene nakladalnih nalogov.

34 Poraba goriva Poraba goriva. Seznam porabe goriva vseh vozil.

35 Vozni park Seznam celotnega voznega parka z možnostjo prikaza opreme vozila.

36 Oprema voznega parka Seznam celotne opreme voznega parka in prikaz stanja in opomnika.

37 Dokumenti voznega parka Sezam vseh dokumentov voznega parka.

38 Telepass naprave voznega parka Seznam vseh telepass naprav voznega parka.


Shranitev oblike prikaza informacij

Hitre informacije se prikažejo v obliki preglednice. Prikazane podatke (stolpce) lahko poljubno premikamo levo in desno, jih poljubno urejamo, filtriramo. Ko smo zadovoljni s prikazano obliko, seznam zapremo. Program nas vpraša ali želimo spremenjeno obliko shraniti. Pritisnemo Da.


Nastavitve Program lahko prilagodimo s pomočjo ukazov v zavihku Nastavitve. Zavihek omogoča administracijo splošnih nastavitev () in nastavitev referenčnih podatkov ali šifrantov:

Splošne nastavitve

Obrazec omogoča nastavitev oziroma prilagoditev programa lastnim potrebam. Obrazec omogoča nastavitve naslednjih elementov:

nastavitev prikaza poročil, ki se tiskajo, izhodnih računov, splošne nastavitve,

oblikovanje oznake dokumentov.

Slika 62. Obrazec za urejanje nastavitev programa

Nastavitve programa so predstavljene v naslednji preglednici.


Preglednica 27. Nastavitve programa

Gumb Opis

Razdelek »Nastavitev izgleda poročil«

Glava poročila

Natisni glavo poročila

Kontrola prikaza in tiskanja glave poročila.

Glava poročila vsebuje osnovne podatke o matičnem podjetju: naziv, ulica, država, ID za DDV in IBAN številke.

Dodatne informacije v glavi Glavi dokumenta lahko dodamo poljubne informacije v eni, dveh ali več vrsticah. Sami lahko po lastni potrebi vpišemo telefone, fakse, mobitele, spletne informacije.

Natisni logotip družbe Kontrola prikaza in tiskanja logotipa družbe.

Poravnava glave Glavo poročila lahko poravnamo levo, desno ali na sredino.

Poravnava Prejemnika

Prejemnika lahko v poročilu izpišemo v treh oblikah:

Splošno – na sredini dokumenta,

Levo – za potrebe izpisa kuverte tipa »Amerikanka« z okencem levo,

Desno – za potrebe izpisa kuverte tipa »Amerikanka« z okencem desno.

Natisni naziv države prejemnika

Kontrola tiskanja naziva države v naslovu.

Sredina poročila

Natisni linijo za prepogib Kontrola prikaza in tiskanja linije za prepogib.

Linija za prepogib se nahaja na tretjini strani ob levem robu.

Poudarjeno natisni vrstico Kontrola prikaza in poudarjenega tiskanja v primeru vrstičnega dokumenta.

Vsaka druga vrstica se prikaže in natisne poudarjeno v drugi barvi.

Natisni ločilne črte Kontrola prikaza in tiskanja ločilnih črt med posameznimi deli dokumenta.

Primer. Nakladalni nalogi.

Natisni skrbnika dokumenta

Kontrola tiskanja skrbnika dokumenta v izhodnem dokumentu.

Natisni naziv družbe Kontrola prikaza in tiskanja naziva družbe v izhodnem dokumentu (nad podpisnikom).

Natisni podpisnika dokumenta

Kontrola prikaza in tiskanja podpisnika dokumenta (pod nazivom družbe).

Natisni žig družbe Kontrola prikaza in tiskanja žiga družbe.

Noga poročila

Natisni nogo poročila Kontrola prikaza in tiskanja noge poročila.

Noga poročila vsebuje informacijo o datumu tiskanja in verzijo poročila.

Dodatne informacije v nogi

Nogi dokumenta lahko dodamo poljubne informacije. Sami lahko po lastni potrebi vpišemo npr. Davčno številko, Matično številko, Ustanovitveni kapital.

Informacija. Dodatne informacije v nogi so lahko maksimalno eno vrstico dolge.

Natisni številko strani Kontrola prikaza in tiskanja številke strani poročila.


Gumb Opis

poročila Številka strani poročila vsebuje informacijo o zaporedni številki strani in številu vseh strani poročila (stran x od y). Nahaja se v desnem spodnjem kotu poročila.

Natisni logotip družbe v nogi

Kontrola prikaza in tiskanja logotipa ali drugega grafičnega znaka v nogi dokumenta.

Razdelek »Izhodni račun«

Valuta se izračuna od …

Valuta izhodnega računa se lahko izračuna od:

Datuma izhodnega računa (Datum obračuna) in odmika v dnevih, Datuma opravljene storitve (DOS) in odmika v dnevih.

Pravilo. Odmik v dnevih je podatek, ki ga določimo za vsako stranko posebej. V kolikor pri stranki ni določen, se uporabi podatke iz polja »Odmik valute (v dnevih)«, glej naslednji podatke v dani preglednici.

Odmik valute (v dnevih) V kolikor pri stranki nimamo določen datum odmika valute se privzame splošna vrednost.

Odmik valute (besedilo) V kolikor pri stranki nimamo določen datum odmika valute se privzame splošna vrednost.

Natisni opis storitve izhodnega računa pred izpisom vseh pozicij

Natisni opis storitve izhodnega računa pred izpisom vseh pozicij.

Informacija. Velja le za izpis izhodnega računa s specifikacijo.

Natisni vrednosti popustov v seznamu vseh pozicij

Natisni popuste v izhodnem računu.

Natisni DOS pozicije računa v seznamu vseh pozicij.

Natisni datum opravljene storitve (DOS) za vsako pozicijo izhodnega računa.

Vezni podatki izhodnega računa

Natisni delovne naloge (DN) tudi v glavi izhodnega računa

Natisni vezne podatke o delovnih nalogih tudi v glavi izhodnega računa.

Delovni nalog (DN) Natisni vezne podatke o delovnih nalogih.

Nakladalni nalogi Natisni vezne podatke o nakladalnih nalogih.

CMR dokumenti Natisni vezne podatke o CMR dokumentih.

Registrske številke Natisni vezne podatke o registrskih številkah.

Vozniki Natisni vezne podatke o voznikih.

Ostale nastavitve

Izhodni račun pripravi iz nakladalnega naloga

Dovoli (omogoči) avtomatsko oblikovanje izhodnega računa iz nakladalnega naloga.

Dovoli kopiranje datuma opr. storitve (DOS) iz glave v pozicijo

Kopiraj vrednost datuma opravljene storitve (DOS) iz glave v vsako novo pozicijo izhodnega računa.

Dovoli kopiranje strankine opombe v opombo izhodnega računa

Dovoli kopiranje opombe Stranka > Izhodni račun.

Informacija. V okviru podatkov o posamezni stranki lahko vpišemo tudi poljubno opombo. V kolikor želimo, da se ta opomba avtomatsko prenese na vsak izhodni račun, označimo to kljukico.

Dovoli kopiranje registrske številke iz glave računa v

Dovoli kopiranje Registrske številke iz glave Izhodnega računa v vsako novo


Gumb Opis

pozicijo računa pozicijo Izhodnega računa.

Dovoli kopiranje voznika iz glave računa v pozicijo računa

Dovoli kopiranje podatkov o vozniku iz glave Izhodnega računa v vsako novo pozicijo Izhodnega računa.

Razdelek »Vhodni račun«

Kopiraj opis iz glave v pozicijo vhodnega računa

Kopiraj opis iz glave v pozicijo vhodnega računa.

Kopiraj DOS iz glave v pozicijo vhodnega računa

Kopiraj datum opravljene storitve (DOS) iz glave v pozicijo vhodnega računa.

Kopiraj registrsko številko iz glave v pozicijo vhodnega računa

Kopiraj Registrsko številko iz glave v pozicijo vhodnega računa.

Kopiraj Voznika iz glave v pozicijo vhodnega računa

Kopiraj Voznika iz glave v pozicijo vhodnega računa.

Razdelek »Splošno«

Dovoli kopiranje vrednosti iz seznama

V primeru kadar so informacije povezane (npr. Storitev in Pozicija izhodnega računa) lahko vplivamo na možnost avtomatskega kopiranja pripravljenih vrednosti (npr. izbrane storitve) v drug element (npr. v pozicijo izhodnega računa).

Informacija o opomnikih naj se prikazuje na namizju

Pravokotno oznako o prisotnosti opomnikov (rdeč pravokotnik) ali njihovi odsotnosti (zelen pravokotnik) lahko vklopimo ali izklopimo.

Informacija. Dvoklik na oznako prikaže zavihek Pregledni podatki.

Informativno obveščanje ob izvedbi akcije (npr. kopiranja)

V kolikor želimo, da nas program ob vsakem kopiranju (prenašanju) vrednosti iz enega v drugi seznam obvešča, omogočimo informativno obveščanje.

Podpisnik uradnih dokumentov

Oseba, ki je podpisnik uradnih dokumentov (npr. izhodnega računa).

Informacija. Podpisnika izberemo iz seznama.

Privzeta davčna stopnja Iz seznama izberemo davčno stopnjo, ki se bo privzeto uporabljala pri pripravi vseh dokumentov programa.

Razdelek »Oznake dokumentov« (za podrobnejše informacije glej razdelek Oblikovanje oznake dokumenta)

Format Izbira formata izhodnega dokumenta.

Vezaj Izbira vezaja.

Dolžina zaporedne številke …

… nakladalnega naloga Format oznake nakladalnega naloga (od 1 do 35 mest, izražen z ničlami).

… ponudbe Format oznake ponudbe (od 1 do 35 mest, izražen z ničlami).

… izhodnega računa Format oznake izhodnega računa (od 1 do 35 mest, izražen z ničlami).

… dobropisa Format oznake dobropisa (od 1 do 35 mest, izražen z ničlami).

… potnega naloga Format oznake potnega naloga (od 1 do 35 mest, izražen z ničlami).


Referenčni podatki oziroma šifranti

Seznam referenčnih podatkov oziroma šifrantov, katere lahko nastavljamo po lastni potrebi, je naslednji:

enota mere,

davčne stopnje,

vrste: vhodnih računov, dokumentov, poštnih pošiljk,

vrste opomb izhodnih računov,

osebe (npr. uporabnik, voznik) in delovna razmerja,

vozni park: tipi vozil, oprema VP, proizvajalci vozil, oznake UN za nevarne snovi,

vozni park (glej zavihek Vozni park),

storitve (glej zavihek Storitve),

pošte (glej zavihek Poštne pošiljke).

Princip administracije je za vse podatke enak. Odpremo obrazec, poiščemo želen podatek in ga po potrebi spremenimo ali brišemo. V kolikor želimo vstaviti nov referenčni podatek (zapis), odpremo nov zapis. Kako?

Informacija. Podatke lahko takoj po vnosu uporabljamo v katerem koli delu programa. V kolikor podatka kljub temu ne moremo uporabiti (npr. v seznamu poslovnih subjektov ali seznamu oseb), izvedemo osvežitev izbirnega seznama. Kako?

Davčne stopnje (DDV)

Administracija davčnih stopenj DDV urejamo v obrazcu Vrsta davčne stopnje (zavihek Nastavitve, gumb Davčne stopnje). Postopek vpisa nove stopnje DDV je naslednji: 1. Odpremo zavihek Nastavitve.

2. Stisnemo gumb Davčne stopnje. Odpre se okno »Vrsta davčne stopnje«:

3. Stisnemo gumb Dovoli spremembe.

4. V prazno vrstico vpišemo novo davčno stopnjo, npr. oznako 4 in stopnjo 22%:


5. Novo davčno stopnjo shranimo in zapremo okno. Nastavitev privzete davčne stopnje Postopek nastavitve privzete stopnje DDV nastavimo v nastavitvah programa: 1. Odpremo zavihek Nastavitve.

2. Stisnemo gumb Splošne nastavitve.

3. Povsem na dnu okna najdemo podatek »Privzeta davčna stopnja«.

4. Izberemo želeno davčno stopnjo (npr. 4).

5. Shranimo spremembo.


Informacija. Tako izbrana privzeta davčna stopnja se bo uporabila pri vseh dokumentih programa. Informacija. Obstoječih davčnih stopenj (npr. 20%), katere smo v programu predhodno uporabljali, ne brišemo ali spreminjamo.

Seznam davčnih stopenj ob namestitvi programa

Spodnji seznam podaja davčne stopnje v trenutku namestitve programa. Seznam oziroma šifrant lahko uporabnik poljubno spreminja, dopolnjuje in prilagaja lastnim potrebam.

Preglednica 28. Privzet seznam davčnih stopenj v času prve nastavitve programa

Oznaka DS Opis davčne stopnje % DDV Informacije Jezik

1 DDV 20% od osnove. 20,00% Slovenščina

2 DDV ni obračunan po e. točki 1. odstavka 54.

člena ZDDV-1. 0,00% Slovenščina

3 DDV 8,5 za promet znotraj Slovenije. 8,50% Slovenščina

4 DDV 22% od osnove. 22,00% Slovenščina

5 DDV ni obračunan v skladu s 1. odstavkom 25.

člena ZDDV-1 - obrnjena davčna obveznost. 0,00%

Naročniki, ki nimajo sedeža v Sloveniji.

Slovenščina

6 DDV ni obračunan v skladu z e točko 1. odstavka 52. člena ZDD-1/Oproščeno DDV po čl. 146 (1)e)

direktive DDV. 0,00%

IZVOZ: Naročniki, ki imajo sedež v Sloveniji.

Slovenščina

7 DDV ni obračunan na podlagi 13. točke 1.

odstavka 50. člena ZDDV. 0,00%

UVOZ: Naročniki, ki imajo sedež v Sloveniji.

Slovenščina

Informacija. Oznaka davčne stopnje je lahko številka (cifra) ali poljubno besedilo.

Seznam stopenj DDV ob namestitvi programa

Spodnji seznam podaja stopnje DDV prilagojene sistemu VASCO v trenutku namestitve programa. Seznam oziroma šifrant uporabnik ne more spreminjati.

Preglednica 29. Privzet seznam stopenj DDV v času prve nastavitve programa

Oznaka člena stopnje DDV

Naziv člena stopnje DDV

Opis člena stopnje DDV Odstotek DDV

P EUBLAG Dobava blaga znotraj EU. 20,00%

Q EUSTOR Dobava blaga znotraj EU, prevoz po EU za evropske partnerje. 20,00%


Oznaka člena stopnje DDV

Naziv člena stopnje DDV

Opis člena stopnje DDV Odstotek DDV

R 3DRZ Izvoz. Prevoz izven EU za ne EU partnerje. 20,00%

S 76CL Obrnjena davčna obveznost, npr. gradbene storitve. 0,00%

T NEGREVDDV Dogodki, ki niso predmet obdavčitve. 0,00%

Osebe in delovna razmerja

Administracija vseh oseb (zaposleni, vozniki, uporabniki) urejamo v obrazcu Osebe (gumb Osebe). Pregled vseh delovnih razmerij zaposlenih pregledujemo v obrazcu Delovna razmerja (gumb Delovna razmerja). Administracija je opisana v posebnem razdelku.

Storitve

Administracijo storitev, katere uporabljamo pri pripravi izhodnega računa, izvajamo v posebnem obrazcu ali v seznamu. Administracija je opisana v posebnem razdelku.

Vozni park

Administracijo voznega parka, katerega uporabljamo pri pripravi izhodnega računa in pri nekaterih drugih elementih poslovanja, izvajamo v posebnem obrazcu. Administracija je opisana v posebnem razdelku.

Ostali pomembni referenčni podatki oziroma šifranti

Obrazce za administracijo pomembnejših šifrantov kot so poslovni subjekti, pošte, bomo našli v pripadajočih zavihkih, njihova administracija ja je opisana v predhodnih razdelkih. Tukaj so povezave do njih: stranke, vozni park, pošte.

Oblikovanje oznake dokumenta

Vsi dokumenti, katere označuje program avtomatsko, imajo lahko poljubno obliko označitve. Dokumentu lahko oznako ali format določimo sami. Obstajata dva splošna formata: A in B.

Format Opis Primer

A Tekoče leto + Vezaj + Zaporedna številka 2012-0765

B Zaporedna številka + Vezaj + Tekoče leto 0765-2012

Informacija. Za oblikovanje primera je izbran vezaj minus in dolžina štiri cifre (0000).


Vezaje lahko izbiramo iz naslednjega seznama:

Vezaj Opis Primer

- Znak minus 2012-0765

-- Dvojni znak minus 2012—0765

(nedefiniran) Nedefiniran (enako kot prazen, brez vezaja) 20120765

(prazen) Brez vezaja 20120765

(presledek) Presledek 2012 0765

. Pika 2012.0765

/ Poševnica 2012/0765

: Dvopičje 2012:0765

:: Dvojno dvopičje 2012::0765

::: Trojno dvopičje 2012:::0765

_ Podčrtaj 2012_0765

Informacija. Za oblikovanje primera je izbran format »A« in dolžina štiri cifre (0000).

Dolžino zaporedne številke lahko prav tako določimo sami – od 1 do 35 cifer.

Primer Dolžina cifer Primerno za letno …

1 Tri (000) … 999 dokumentov

2 Štiri (0000) … 9.999

3 Pet (00000) … 99.999 dokumentov


Slika 63. Določanje oblike oznake dokumenta in dolžine zaporedne številke dokumenta


Pogosta vprašanja in odgovori Kako nastavim podpisnika izhodnega računa? Zavihek Nastavitve. V razdelku Splošno oziroma v seznamu »Podpisnih uradnih dokumentov« izberemo iz seznama želeno osebo. Kako razveljavim napačno natipkano vrednost v polju? S pritiskom na tipko Esc. Kako razveljavim celotno vsebino obrazca? Z dvojnim pritiskom na tipko Esc (npr. Esc in nato še enkrat Esc). Ali lahko spremenim naziv lastnika programske opreme, ki se nahaja v glavnem oknu? Ne. Kako zbrišem nakladalni nalog, izhodni račun ali drugi zapis? Odprem obrazec z zelenim gumbom (npr. Odprti nakladalni nalogi, Odprti izhodni računi). Poiščem zapis. Pritisnem gumb Dovoli spremembo. Na levi strani obrazca označim navpičnico (le-ta postane črna). Stisnem gumb »Delete« na tipkovnici.


Uporabniške in tehnične informacije Razdelek podaja nekaj dodatnih uporabniških in tehničnih informacij. Ob osnovnih tehničnih pred pogojih za potrebe delovanja aplikacije so to predvsem informacije o načinu uporabe splošnih funkcij aplikacije in informacije o znanih napakah, ki se lahko pojavijo v okviru dela s programsko opremo oziroma aplikacijo.

Osnovne tehnični predpogoji za delovanje aplikacije

Aplikacija deluje na osnovi arhitekture odjemalec strežnik. Odjemalec je aplikacija oziroma program, ki se nahaja na vsaki delovni postaji. Strežnik predstavlja zbirka podatkov, ki se nahaja na enem od delovnih postaj ali na ločenem strežniku. Osnovni tehnični pogoji za delo z aplikacijo so naslednje:

veljaven dostop do zbirke podatkov,

instalirana aplikacija na vsaki delovni postaji,

veljavno uporabniško ime in uporabniško geslo.

Uporabniško ime in geslo oblikuje Skrbnik in ga posreduje uporabniku. Uporabnik ga lahko geslo poljubno spreminja. Kako?

Vnos novega zapisa

V primeru vnosa zapisa v splošnem obrazcu, moramo pred začetkom vnosa pritisniti gumb Dovoli spremembe (glej razdelek Gumba Sprememba in Pregled). Nato pritisniti gumb, označen z desno puščico in zvezdico, ki se nahaja na vsakem obrazcu levo spodaj.

Gumb za vnos novega zapisa se nahaja tudi v orodjarni.


Postopek vnosa novega zapisa zahteva od uporabnika vnos obveznih podatkov, ki so označeni poudarjeno. Nepoudarjena polja uporabniku ni potrebno vnašati. Posebna pravila veljajo pri izbiri vrednosti iz izbirnih seznamov.

Onemogočanje vnosa dvojnika

Vnos dvojnika ni dovoljen (angl. duplicate values). Izpiše se naslednje opozorilo.

Predlog. Ponovno preverimo podatke in vnesemo edinstven zapis. Vnos lahko razveljavimo z enkratnim ali večkratnim pritiskom na tipko Esc.

Gumb za vnos novega zapisa

Postopek vnosa novega zapisa začnemo s pritiskom na gum za vnos novega zapisa. Gumb za vnos novega zapisa se nahaja levo spodaj v navigacijskem delu vsakega okna (glej gumb z desno puščico in zvezdico).

Informacija. V kolikor gumb ni omogočen, vnos novega zapisa ni dovoljen. V kolikor se nahajamo v uporabniškem vmesniku (angl. form) in ne v seznamu (angl. datasheet) pritisnemo gumb Sprememba, ki omogoči vnos novega zapisa (glej razdelek Gumba Sprememba in Pregled).

Privzete vrednosti novega zapisa

Nekateri obrazci uporabniku že privzeto v poljih nekatere privzete vrednosti. Poznamo dva tipa privzetih vrednosti:

privzete vrednosti povzete iz podatkovne baze

programsko nastavljive privzete vrednosti.


Razlika med tipoma je bistvena. Ob vstopu na povsem nov zapis prve vrednosti ne povzročijo odpiranje novega zapisa (oznaka v levi navpičnici ostane trikotnik). Programsko nastavljive vrednosti povzročijo odpiranje novega zapisa, s čimer oznako trikotnika v levi navpičnici avtomatsko spremenijo v »svinčnik«. Uporabnik mora v takšnem primeru dopolniti zapis ali pa razveljaviti vrednosti, katere mu je program ponudil kot privzete.

Informacija. Tipka Esc ima pri tem posebno vlogo, saj lahko z njo razveljavimo tudi programsko nastavljive vnose oziroma programsko nastavljive privzete vrednosti.

Glej tudi. Razdelek Tipka Esc.

Obvezni podatek

Nekateri podatki so obvezni. V kolikor je podatke obvezen, je:

na obrazcu njegov naziv predstavljeni poudarjeno v močvirni barvi,

polje za vnos podatkov pa je obrobljeno z oranžno obrobo .

Vnos datuma

Datum lahko vnašamo na dva načina: s pomočjo koledarčka ali ročno. Koledarček je razdeljen na tri dele:

1. V zgornjem delu nam ponuja možnost izbire meseca (puščici levo in desno).

2. V sredinskem delu nam ponuja izbiro dneva v mesecu.

3. V spodnjem delu nam ponuja gumb za izbiro tekočega dne (Danes).

Datum lahko vpišemo tudi ročno v različnih formatih. Nekateri so prikazani v spodnji preglednici. Ločilo med posameznimi deli so lahko:

Pika (».«),

Presledek »_«,

Poševnica (»/«).

Format Opis Primer vnosa Pretvorba

dd:mm:yyyy Dolg vnos datuma, kjer je »dd« dan, »mm« mesec in »yyyy« leto.

07.01.2014 07.01.2014

d.m.yyyy Krajši vnos datuma. 7.1.2014 09:01



dd,mm Uporaba vejice »,« kot ločila. Ker leta nismo vnesli, se avtomatsko uporabi tekoče leto.

07.01 07.01.2014

d/m Uporaba poševnice »/« kot ločila. Ker leta nismo vnesli, se avtomatsko uporabi tekoče leto. Prav tako smo uporabili krajši zapis dneva in meseca.

7/1 07.01.2014

… Različne druge kombinacije. - -

Vnos ure

Ure vnašamo ročno v različnih formatih. Vsi vnosi se avtomatsko pretvorijo v format »hh:mm«. Kot vezaj med urami in minutami moramo vedno uporabiti dvopičje »:«. Polne ure lahko vnašamo s pomočjo znaka »AM« ali »am« (dopoldan) in »pm« ali »PM« popoldan.


hh:mm Vnos ure in minut. 12:30 12:30

h:m Vnos ure in minute. 9:1 09:01

hh:m Vnos ure in minute. 09:1 09:01

h:mm Vnos ure in minut. 9:30 9:30

h AM Vnos polne ure dopoldan. 9 AM 09:00

h PM Vnos polne ure popoldan. 3 PM 15:00

h am Vnos polne ure dopoldan. 9 AM 09:00

h pm Vnos polne ure popoldan. 3 pm 15:00

h:mm pm Vnos ure popoldan. 9:30 pm 21:30

Shranjevanje zapisa

Ne shranjen zapis shranimo na več načinov. Uporabimo lahko:

gumb Shrani v spodnjem desnem delu okna,


ukaz Zapisi-Shrani zapis v okviru glavnega menija,

bližnjico Shift+Enter,

gumb Shrani zapis v orodjarni,

zapustimo trenuten zapis z prehodom na naslednji ali predhodni zapis,

zapustimo obrazec.

Ura odhoda (v formatu hh:mm ali v skrajšanem formatu h:m oziroma kombinacijah).

Informacija. Tako ure, kakor minute lahko vnašamo v skrajšani obliki, npr. h:m (primer: 9:1 se avtomatsko pretvori v 09:01). V kolikor smo vnesli vse zahtevane oziroma obvezne podatke, se bodo informacije shranile, kar bo vidno s posebnim znakom (trikotnikom oziroma črno puščico) na levem robu uporabniškega vmesnika.

Slika 64. Ne shranjen (levo) in shranjen zapis (desno), predstavljena s svinčnikom oziroma črno puščico usmerjeno v desno.

Spreminjanje informacij

Spreminjanje informacij je možno na vseh nivojih podatkov aplikacije. Obrazci za potrebe spreminjanja so dosegljivi s pomočjo posebnih gumbov, katerih barva je Zelena. Obrazec ima ob prikazu naslednje lastnosti:

prikažejo se vsi potrebni podatki,

dovoljeno je morebitno iskanje in filtriranje informacij,

in ne nazadnje

ob vstopu je omogočen izključno pregled podatkov, katerega omogočimo šele z uporabo gumba Sprememba. Kako?

Informacija. V vseh primerih omogoča Zeleno obarvan gumb ob akciji spremembe tudi vnos novega zapisa oziroma brisanje obstoječega zapisa.


Gumba Dovoli spremembe in Dovoli le pregled

Vsak obrazec namenjen spreminjanju informacij ima v levem spodnjem delu gumb Dovoli spremembe, ki po pritisku spremeni naziv v gumb Dovoli le pregled.

Po pritisku na gumb Dovoli spremembe velja naslednje:

omogočeno je spreminjanje obstoječih zapisov,

omogočen je vnos novih zapisov,

omogočeno je brisanje obstoječih zapisov.

naziv gumba se spremeni v Dovoli le pregled.

Po pritisku na gumb Dovoli le pregled velja naslednje:

onemogočeno je spreminjanje obstoječih zapisov,

onemogočen je vnos novih zapisov,

onemogočeno je brisanje obstoječih zapisov,

naziv gumba se spremeni v Dovoli spremembe.

Brisanje zapisa

V primeru, kadar prikazuje obrazec natanko en zapis, brišemo zapis tako, da označimo levo navpičnico. Navpičnica potemni. Nato pritisnemo tipko Delete. V primeru, kadar prikazuje obrazec več zapisov, lahko brišemo en ali več zapisov. Zapise označimo na levi navpičnici. Nato pritisnemo tipko Delete. V obeh primerih zahteva program potrditev brisanja. V pogovornem oknu program izpiše število zapisov, pripravljenih za brisanje.

Informacija. V primeru kadar brišemo zadnji zapis v uporabniškem vmesniku z lastnostjo, da samostojno pripravi uporabniku nekatere vrednosti v primeru novega zapisa (to je razvidno z znakom »svinčnik« v levi navpičnici, se po uspešnem brisanju zadnjega zapisa oblikuje nov zapis z privzetimi vrednostmi. V takšnem primeru moramo ponujene vrednosti razveljaviti s pritiskom na tipko Esc v kolikor želimo preiti na drug zapis ali zapustiti obrazec.


Brisanje zapisa s povezanimi zapisi

V primeru brisanja izbranega zapisa, katerega vrednost smo uporabili kjer koli v okviru aplikacije (npr. brisanje projektnega posla), se lahko pojavi naslednje opozorilo.

Opozorilo pravi, da bo zbrisalo ob označeni informaciji, katero želimo zbrisati, tudi informacije v ostalih povezanih tabelah, ki so z izbranim zapisom neposredno povezane. V kolikor odgovorimo pritrdilno, bodo zbrisane vse informacije.

Brisanje zapisa brez povezav do drugih zapisov

V primeru brisanja zapisa, ki ni neposredno povezan z katerim koli zapisom v podatkovni bazi, se prikaže naslednje opozorilo.

Opozorilo izpiše število zapisov, ki bodo zbrisani v kolikor bomo na opozorilo odgovorili pritrdilno.

Onemogočanje brisanja zapisa (očeta)

V kolikor želimo brisati nadrejeni zapis (npr. poljuben tip oziroma referenčni podatek), ki je že uporabljen kot informacija pri pripravi drugega zapisa (npr. pri opisu dokumenta), nam program ne bo dovolil brisanja.

Informacija. V kolikor želimo izbrani zapis kljub temu brisati, moramo predhodno urediti vse zapise, kjer se dana vrednost pojavlja.

Urejanje podatkov

Podatke lahko v katerem koli trenutku uredimo po poljubnem vrstnem redu:

naraščajoče urejanje (po enem, dveh ali več poljih),

padajoče urejanje (po enem, dveh ali več poljih).


Podatke uredimo tako, da se z miško postavimo na želeno polje in pritisnem eno od naslednjih tipk:

ali pa uporabimo ukaza glavnega menija:

Zapisi-Uredi-Naraščajoče

Zapisi -Uredi-Padajoče.

Tipka Esc

Tipka Esc ima posebno vlogo pri delu z zapisi oziroma podatki. S to tipko lahko razveljavimo predhodne korake vse do trenutka shranitve zapisa. Ima torej funkcijo »Razveljavi«. V nekaterih primerih je za razveljavitev potrebno tipko Esc pritisniti večkrat. Celovita razveljavitev posameznih vnosov v obrazec ali posamezno vrstico je zaključena s prikazom trikotnika v levi navpičnici posameznega zapisa. S pomočjo tipke Esc lahko razveljavimo tudi predhodno nastavljene vrednosti ob vnosu novega zapisa, katere pripravi program avtomatsko.

Nedovoljena akcija

V nekaterih primerih izvedena akcija (npr. vnos, sprememba ali brisanje) enega ali več zapisov ni dovoljeno. Program javi zvočni signal in izpiše informacijo v statusni vrstici.

Iskanje podatkov

Iskanje podatkov zajema v osnovi iskanje posameznega podatka, velikokrat pa uporabljamo iskanje tudi za potrebe zoževanja nabora podatkov, katere nam aplikacija ponuja. Tako imamo v okviru programa različne možnosti in principe. Navedimo nekatere:

iskanje posamezne vrednosti (metoda Najdi, angl. Find),

princip iskanja v okviru uporabniškega vmesnika (metoda Filter po obrazcu; angl. By Form),

princip iskanja v okviru posameznega polja,

iskanje na osnovi izbire,


iskanje na osnovi izključitve izbire,

prikaz vseh zapisov (izključitev filtriranja).

Vse metode so v osnovi dosegljive iz orodjarne oziroma neposredno z pomočjo izvedbe ukazov glavnega menija aplikacije ali s pritiskom desne miškine tipke, s pomočjo katere prikažemo dodatne ukaze. V primeru, ko se nahajamo z miško na katerem koli polju, pritisk desne miškine tipke prikaže naslednje ukaze:

Z njimi lahko izvedemo iskanje vseh vrednosti, ki so povsem enake trenutni vrednosti polja (ukaz Filter po izboru; angl. Filter By Selection), vse vrednosti, ki so različne od trenutne vrednosti polja (ukaz Filtriraj izključujoč izbor; angl. Filter Excluding Selection) in ne nazadnje iščemo lahko poljubne vrednosti (ukaz Filter za; angl. Filter For). V okviru slednjega ukaza lahko uporabljamo posebne iskalne vrednosti. Takšen primer je zvezdica (»*«), ki nadomesti niz z poljubnim nizom. V spodnjem delu okna tik ob številu vseh zapisov se izpiše informacija (Filtrirano), ki naznanja, da so podatki skrčeni (angl. Filtered):

V primeru, ko se pokažemo z miško na kateri koli del uporabniškega vmesnika brez polj (prazno mesto brez grafičnega objekta), nato pa pritisnemo desno miškino tipko, se prikaže seznam naslednjih ukazov:

Ti nam omogočajo pripravo kompleksnejših iskalnih mehanizmov s pomočjo t. i. iskanja po uporabniškem vmesniku. V polja vstavljamo poljubno vprašanje v eno ali več polj, aplikacija pa vrne morebitne zadetke.

Informacija. V obeh primerih iskanja moramo vedeti, da lahko izvajamo zaporedno postavljanje pogojev. Drugi in naslednji pogoji se izvajajo vedno nad trenutno množico zapisov. V kolikor želimo pogoj izvesti nad osnovnim naborom informacij, moramo povrniti prvotno stanje, ki ga vzpostavimo s pritiskom na ukaz Odstrani filter/razvrščanje (angl. Remove Filter/Sort).


Oblikovanje povezave do dokumenta

Povezavo do dokumenta (tudi hiperpovezava) lahko oblikujemo v posebnih poljih. Postopek je naslednji:

1. Vstopimo v polje namenjeno hranjenju povezave.

2. Pritisnemo kombinacijo tipk Ctrl+K.

3. Odpre se okno Urejanje hiperpovezave.

4. Izberemo želeno datoteko. (Celotna pot in naziv datoteke se bo izpisala v polju »Naslov«.)

5. V polje Besedilo za prikaz vpišemo naziv povezave.

Dokument odpremo s pritiskom na povezavo.

Izvoz podatkov

V katerem koli trenutku lahko celoten nabor podatkov, katere prikazuje obrazec izvozimo v naslednje formate:

Word,

Excel,

izvoz podatkov v tekstualno zbirko format .txt ali .rtf,

izvoz .html formata.


Ukaz za izvoz podatkov je dosegljiv iz orodjarne:

Dodatek. Podatke lahko prenašamo tudi z osnovnimi metodami kopiranja in lepljenja, tako na nivoju posameznega polja, kakor enega ali več zapisov.

Uporaba izbirnega seznama

Polja, ki so posredno vezana na izbirne sezname, služijo uporabniku za hitrejšo izbiro vrednosti. Ob uporabi izbirnih seznamov mora uporabnik upoštevati naslednji možnosti:

izbere lahko izključno ponujeno vrednost iz seznama,

izbere lahko ponujeno vrednost ali vnese poljubno vrednost, ne glede na dejstvo, da vnesene vrednosti ni na seznamu.

Prva možnost uporabniku torej ne dovoljuje vnos kakršne koli vrednosti. V kolikor uporabnik ne najde zadovoljive vrednosti iz seznama, lahko vrednost dopolni v referenčni tabeli ali t. i. šifrantu.

Dodatek. Dostop do referenčnih podatkov ima v večini primerov izključno administrator programske opreme, ki je odgovoren za administracijo obstoječih in vnos novih vrednosti. V kolikor uporabnik ne najde primerne informacije iz padajočega seznama, lahko najde informacijo v kateri pripadajoči referenčni tabeli se nahajajo vse informacije neposredno v okviru informacijskega obvestila.

Osvežitev izbirnega seznama

Osvežitev izbirnega seznama izvedemo na več načinov:

izvedemo ukaz Zapisi-Osveži, ki se nahaja v glavnem meniju,

dvokliknemo na izbrani izbirni seznam,

premaknemo se iz trenutnega zapisa (vrstice) na predhodni ali naslednji zapis,

zapremo in ponovno odpremo obrazec.

Dodatek. Osvežitev izbirnega seznama je potrebna takrat, kadar med delom z uporabniškim vmesnikom v danem seznamu ne najdemo vrednosti, vrednost vnesemo s pomočjo drugega uporabniškega vmesnika, jo potrdimo, shranjena vrednost pa se ne prikazuje v seznamu.


Primer osvežitve. Vnašamo nov register. Oseba, ki je zadolžena za dani register, se ne nahaja v seznamu oseb. Vmesnik zmanjšamo. Osebo vnesemo v ločenem vmesniku. Vrnemo se nazaj v vnos registra. Z dvoklikom osvežimo seznam oseb in izberemo osebo.

Obvestilo o obstoju edinstvene oznake

V primeru vnosa poljubne edinstvene oznake, ki v podatkovni bazi že obstaja (takšni primeri so vsa polja, opisana kot edinstvena), program takoj po vnosu in prehodu na drugo polje v okviru uporabniškega vmesnika javi napako o obstoju vnesene vrednosti. Uporabnik mora v takšnem primeru vrednost ponovno vnesti ali zaključiti vnos oziroma spremembo z enkratnim ali večkratnim pritiskom na tipko Esc.

Dodatek. Edinstvena oznaka, katero imenujemo strokovno tudi primarni ključ zapisa, je lahko enostavna (tvori jo le ena vrednost), lahko pa je tudi sestavljena (tvori jo več vrednosti).

Informacijsko obvestilo

Večina elementov, prikazanih v uporabniških vmesnikih, so dodatno informativno opremljena z informacijskimi obvestili. Mednje sodijo:

polja, katerih naziv, ni samo razlagajoč,

padajoči seznami, ki dovoljujejo uporabniku izbiro izključno ponujenih vrednosti,

padajoči seznami, ki dovoljujejo uporabniku ob ponujenih vrednostih tudi vnos poljubne vrednosti,

pomembnejši objekti, kot so zavihki, gumbi.

Slika 65. Primer informacijskega obvestila

Informacijsko obvestilo se prikaže tako, da se objekt pokažemo z miško in za trenutek počakamo. Prikaže se informacijsko obvestilo.

Glej tudi. Statusna vrstica.

Orodjarna

Glavna in najpomembnejša je orodjarna. Prikazuje jo naslednja slika.


Slika 66. Orodjarna

Namenjena je naslednjim opravilom: shranjevanje tekočega zapisa,

iskanje informacij,

iskanje oziroma filtriranje informacij iz večje množice podatkov,

sprememba pogleda na tekoče podatke,

nastavitev in predogled tiskanja,

izvoz podatkov.

Statusna vrstica

Vsak objekt (polje, padajoči seznam, zavihek, gumb) je dodatno informativno opisan z krajšo informacijo, ki se prikaže v statusni vrstici na ekranu desno spodaj v trenutku, ko se nahaja miška na objektu.

Slika 67. Primer statusne vrstice

Glej tudi. Informacijsko obvestilo.

Preklop med pogledoma obrazec - podatkovni list

Nekatere uporabniške vmesnike lahko prikazujemo v dveh načinih, kot obrazec:

z enim zapisom (pogled obrazca; angl. Form View),

z več zapisi (seznam zapisov ali podatkovni list; angl. Datasheet View).

Preklop je mogoč z uporabo dveh gumbov. Nahajata se v orodjarni.


Informacija. V kolikor eden ali drugi pogled zaradi nekega razloga ni dosegljiv, je posivljen.

Preklop med pogledoma pod obrazec - podatkovni list

Nekatere dele uporabniškega vmesnika imenujemo pod obrazec. Informacije pod obrazca se praviloma zajemajo iz ločene tabele ali informacijskega pogleda. Tako kakor osnovni obrazec, je lahko obrazec prikazan v različnih oblikah:

prikazan je natanko en zapis v obliki obrazca (angl. Form View),

prikazanih je več zapisov v obliki obrazca (angl. Continious Form),

prikazanih je več zapisov v obliki podatkovnega lista (angl. Subform Datasheet).

Preklop med prvim in/ali drugim ter tretjim načinom ni mogoč z uporabo gumbov iz orodjarne. Preklop iz uporabniškega vmesnika v pod obrazec izvedemo s uporabo padajočega seznama, katerega prikažemo s pritiskom desne miškine tipke kjer koli na pod obrazcu. Postopek je sledeči:

1. Prikažemo pod obrazec, ki je prikazan v obliki uporabniškega vmesnika.

2. Pritisnemo desno miškino tipko kjer koli na pod obrazcu.

3. Odpre se padajoči seznam ukazov.

4. Izberemo ukaz Podobrazec-Podatkovni list (angl. Subform Datasheet).

Preklop iz podatkovnega lista v obrazec izvedemo z uporabo padajočega seznama, katerega prikažemo s pritiskom desne miškine tipke na nazivu katerega koli stolpca pod obrazca. Postopek je sledeči:

1. Prikažemo želeni pod obrazec, ki je prikazan v obliki podatkovnega lista.

2. Pritisnemo desno miškino tipko na nazivu katerega koli stolpca podatkovnega lista.

3. Odpre se padajoči seznam ukazov.

4. Izberemo ukaz Podobrazec-Podatkovni list (angl. Subform Datasheet).


Okno Zoom

V kolikor je polje premajhno za prikaz vseh informacij, lahko vsebino polja prikažemo v razširjene oknu imenovanem okno Zoom. Okno Zoom odpremo tako, da se z miško postavimo na želeno polje in pritisnemo gumb Shift+F2. Odpre se okno Zoom.

Informacija. Polje lahko v oknu Zoom pregledamo, obenem pa tudi urejamo. V kolikor želimo posamezen del teksta vpisati v novi vrstici, uporabimo tipki Ctrl+Enter.

Obogateno besedilo

V nekatera polja lahko vnašamo besedilo, katerega lahko obogatimo tudi z obliko. Ta polja sprejmejo veliko količino poljubnega besedila, tja do 2 GB. Imenujemo jih tudi zapisek z navadnim besedilom ali obogatenim besedilom. V kolikor je zapisek obogateno besedilo, lahko njegovo vsebino poljubno oblikujemo. Besedilu lahko spremenimo:

format pisave, velikost, ozadje, barvo, format (krepko, podčrtano, ležeče), oblikujemo postavitev: levo, na sredino, desno, zamikamo, seznam uredimo kot alineje, seznam uredimo kot številčenje.

Pravilo. Obogateno besedilo ima svetlo modro ozadje, ki ga loči od navadnega polja.


Posebni znaki

V okviru opisa poljubnih informacij lahko uporabljamo poljubne črke, številke in znake. Kljub temu se izogibamo uporabi posebnih znakov, med katere sodijo:

Preglednica 30. Posebni znaki

Znak Opis znaka Dodatna obrazložitev

* zvezdica Znak se uporablja pri definicij iskalnih kriterijev.

... tri pikice Raje navedimo vse pojavitve.

»« narekovaji Narekovaji se uporabljajo pri dinamičnem oblikovanju iskalnih pogojev.

/ poševnica Uporaba je dovoljena v primeru navedbe poti do mape ali zbirke.

\ nasprotna poševnica Uporaba je dovoljena v primeru navedbe poti do mape ali zbirke.

_ presledek Uporaba je dovoljena povsod, ni pa priporočena pri oblikovanju posebnih vrednosti kot so edinstvene oznake, kodne oznake, znakovni identifikatorji.

Predlog. Uporaba navedenih znakov ni zaželena pri oblikovanju posebnih vrednosti kot so: edinstvene oznake, kodne oznake, znakovni identifikatorji. V takšnih primerih raje uporabljamo strnjene znakovne nize (npr. CP2003 namesto CP 2003).

Posebne vrednosti

V okviru programa uporabljamo različne posebne vrednosti, katerih pomen je opisan v preglednici.

Preglednica 31. Vrednosti posebnega značaja

Vrednost Pomen Dodatna obrazložitev/Primer

32767 neskončno Uporabljeno pri oznaki neskončnega števila.

Primer. Trajni registri se fizično ne uničijo. Število mesecev hranjenja v okviru arhivskega prostora je neskončno.


Napake v podatkih in njihova odprava Preglednica opisuje možne napake v podatkih, katerih rezultat je nepravilno delovanje programa.

Opis napake Rešitev

Dokument (npr. Ponudba) se ne izpiše v celoti ali se izpiše delno (npr. brez podatkov o stranki. Program javlja napako »Vnesli ste izraz, ki ne vsebuje vrednosti«.

Preverimo ali je izbrana stranka (Naročnik, Ponudnik ipd.) resnično vnesen v bazo. To naredimo tako, da odpremo seznam. V kolikor se vrstica ne obarva črno, stranka ni v bazi (morda smo jo preimenovali ali celo zbrisali).

Pri uporabi modrega gumba za oblikovanje novega dokumenta (npr. Novi nakladalni nalog) program odpre obstoječi dokument.

Uporabimo zeleni gumb (npr. Odprti nakladalni nalog), najdemo zadnji dokument in preverimo datum vnosa.

Datum vnosa je namenjen datumu oblikovanja dokumenta. Zato naj bo istega leta kakor oznaka dokumenta.


Administracija dokumenta Dokument predstavlja zaključen izdelek.

Naziv projekta: Avtoprevoznik

Oznaka projekta: Ap

Razdelek podaja administrativne podatke dokumenta, med katere sodijo, uporabljene kratice, izrazi, terminologija, seznam referenčnih dokumentov, sosledje verzij, vsebinska kontrola in zaključni administrativni podatki.

Kratice ADR nevaren prevoz (fanc. Accord Europeen Relatif au Transport International des Marcandises

Dangereuses par la Route) BIC bančna identifikacijska koda (angl. Bank Identifier Code) dd format vpisa dneva (angl. Day) DN Delovni nalog DOS datum opravljene storitve DP delno plačilo (npr. vsota DP) DR delovno razmerje FO fizična oseba hh format vpisa ure IBAN mednarodna bančna številka računa (angl. International Bank Account Number) INN izhodni nakladalni nalog IR izhodni račun IS informacijski sistem K kompenzacija mm format vpisa minut NN nakladalni nalog PB podatkovna baza (tudi zbirka podatkov) PDF prenosljiva dokumentna oblika (angl. Portable Document Format) PG pakirna skupina (angl. Packing Group) PN Potni nalog oziroma nalog za službeno potovanje PO pravna oseba ali programska oprema PS poslovni subjekt RD referenčni dokument SWIFT bančna identifikacijska koda (angl. Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) TRR transakcijski račun (op. zamenjuje ga IBAN) UN UN številka nevarne snovi, Združeni narodi (angl. United Nations) VIN Vehicle Identification Number (edinstvena identifikacijska številka vozila) VNN vhodni nakladalni nalog VR vhodni račun ZP zbirka podatkov (tudi podatkovna baza) WMI World Manufacturer Identifier (edinstvena identifikacijska številka proizvajalca) yyyy format vpisa leta (angl. Year)

Sopomenke BIC SWIFT


Podatkovna baza Zbirka podatkov Mapa Datoteka Razbiranje Skeniranje Rednik Register, Registrator

Opombe

Barve grafičnih elementov kot jih prikazuje uporabniško navodilo so informativne narave. Vse slike uporabniških vmesnikov oziroma obrazcev so informativne narave. Avtor uporabniškega navodila si pridružuje pravico do spremembe brez predhodne najave.


Sosledje verzij

Verzija Datum Opis spremembe

1.0 22.2.2010 Oblikovana.

1.1 15.9.2010 Posodobitve.

1.2 21.9.2010 Priprava programa za delo

1.3 26.9.2010 Stranka (nastavitve odmika valute od DOS.

1.4 5.10.2010 Nakladalni nalogi. Gumbi, tipke, pojmi.

1.5 8.10.2010 Objava vseh novosti verzije 1.10.

1.6 6.12.2010 Objava novosti verzije 1.11.

2.0 28.2.2011 Objava novosti verzije 2.0










3.4 7.1.2014 Objava novosti verzije 3.4.



Vsebinska kontrola

Razdelek podaja seznam izvedenih korakov vsebinske kontrole s strani vodje projekta in morebiten seznam potrebnih vsebinskih popravkov (ali hiperpovezav), ki se morajo izvesti pred predajo zaključne verzije »Projekta«.

Opomba. Dokument v svoji zaključni verziji ne sme vsebovati nobene vsebinske pripombe. V kolikor vsebuje dokument kakršno koli nerazrešeno opombo, navedeno v danem razdelku,

se privzame, da dokument ni zaključen, njegova vsebina pa se ne more potrditi.


Administrativni podatki

Št. Naziv podatka Obrazložitev podatka

1. Projekt Ap, 2009-2014

2. Tip dokumenta Uporabniška navodila

3. Identifikator UporabniskaNavodila_3_5_Ap

4. Narejeno za Ap

5. Verzija glej razdelek Sosledje verzij

Aplikacija Avtoprevoznik, verzija 3.5

Podatkovna zbirka Avtoprevoznik, verzija 3.5 ali višja

6. Stanje verzije dokumenta Delovna zavrnjena Zaključena potrjena

7. Nivo zaupnosti za zunanjo uporabo

za interno uporabo

Zaupno zaupno

(poslovna skrivnost)

8. Avtor (podjetje; elektronska pošta)

Štefan Masič (Matej Masič s.p.; [email protected])

9. Dostavljeno (datum; oseba; razlog)

10. Izdajatelj Matej Masič s.p.(vse pravice pridržane)

11. Leto izdaje 2014

12. Število pisnih kopij 0

13. Število elektronskih kopij 1

mailto:[email protected]

Documents

UPORANIŠKA NAVODILA - · PDF fileBarve obrazcev ... Osnovne funkcionalnosti..... 22 Vnos novega nakladalnega naloga