1

Organisationskommunikation - ledarskap och kommunikation

SVGBHB 2011-03-09

Upplägg

•  Kommunikationsbegreppet •  Perspektiv på kommunikation •  Relationen mellan kommunikation och

organisation •  Organisationskultur •  Ledarskap och kommunikation

Organisationssamhället? Byråkrati

Definition av begreppet organisation?

•  ”sociala kollektiv där medlemmarna interagerar enligt vissa mönster för att samordna sina aktiviteter och uppnå kollektiva och personliga mål” (Heide m.fl. 2005, s. 37)

En organisation består av… • Människor • Mål • Struktur • Aktiviteter • Kultur

Abrahamsson och Andersen, 2000 (ur Heide m.fl., s.37)

2

Kort reflektion: dina erfarenheter av

organisationer?

•Vilken typ av organisation har du erfarenhet av? •Vad kan du säga om organisationskulturen? •Om ledarskapet? •Om organisationskommunikationen?

Hierarkisk organisationsstruktur

Platt organisationsstruktur

Nya villkor för organisationer

•  Globalisering – nätverkssamhället: nya organisationsformer, snabbare organisationsförändringar, uppköp, sammangåenden nya marknader, utmaning för struktur och kultur

•  IKT –ny teknik som skapar nya förutsättningar för kommunikation både externt och internt, ständig omförhandling av flöden, kanaler och processer

Organisationer är dynamiska

aktör

struktur

Aktörernas handlingsutrymme är ofta större i nya organisationer än i gamla

Organisationsteorin har förändrats

aktör

struktur

Traditionellt fokus på strukturen…

Organisationsteorin har förändrats

aktör

struktur

… men sedan 70-talet ökat fokus på aktörerna

3

Varför är interkommunikation viktigt?

•  Ge medarbetare överblick •  Skapa enighet om mål •  Ge bättre beslutsunderlag •  Skapa motivation och vi-

anda •  Underlätta samarbete •  Underlätta delegering •  Nå bättre resultat/öka

lönsamheten

•  Motverka ryktesspridning •  Bidra till

informationsutbyte och kunskapsalstring

•  Minska personal-omsättningen

•  Underlätta rekrytering •  Bidra till personlig

utveckling

Definitioner av begreppet kommunikation

•  Transmissionssynsättet ”kommunikation är överföring av information” (SAOL),

•  Den meningsskapande synen hermeneutik, semiotik, kultur

Shannon och Weaver 1949

4

Den meningsskapande synen på kommunikation

•  Kommunikation är att ”gemensamgöra” •  Kultur = kodgemenskap

Överföringsmetaforen finns inbyggd i språket

•  Jag förstår inte varför våra nya rutiner inte når fram.

•  Vi måste få igenom detta snabbt. •  Kan vi få ut det här till alla nästa vecka.

Mottagaren reduceras till passiva objekt.

Problemen med sändare – mottagare modellen för en

organisation

•  Den ger sken av att kommunikation är något enkelt > övertro till den egna kommunikationseffektiviteten

•  Otillräckliga resurser för feedback för att veta om meddelanden gått fram

•  Kommunikationen beaktas inte överhuvudtaget

...men kommunikation = organisation

”If the communication activity stops, the organization disappears. If the communication activity becomes confused, the organization begins malfunction. These outcomes are unsurprising because the communication activity is the organization.” (Weick, 1995, s. 75)

"Kommunikation är som vatten för fisken. Den är inte medveten om vattnet – det medium som skapar dess miljö och stödjer dess existens

5

Brister i organisationers kommunikation

•  Dialog och återkoppling •  Relevans •  Effektiva möten •  Kommunikation som tillfredsställer olika

behov •  Samordning och synergi – information,

budskap och kanaler •  Chefer som kommunikatörer – tolkare

»All business is local« "Mer närkommunikation – intresse för budskapet avtar med det kulturella, sociala och fysiska avståndet till källan""Detta medför att: kommunikationen med närmaste chef och arbetskamrater blir viktig! lokala informationsbladet blir viktigare än koncerntidningen!

Organisationskultur

•  Hur skär du första biten av en tårta? •  Alla vardagliga göromål är underkastade

informella regler som kan vara starkt lokalt förankrade men som de ”infödda” anser vara självklara

•  Sådana självklarheter är outtalade •  Kultur = kodgemenskap (Gripsrud)

Organisationskultur är den uppsättning gemensamma normer, värderingar och verklighetsuppfattningar som utvecklas i en organisation när medlemmarna samverkar med varandra och omvärlden.

H. Bang, 1999

Organisationskultur Kännetecknande för organisationskultur

•  Kulturen är kollektivt fenomen som uttrycker sig i gemensamma seder, bruk, ritualer och koder

•  Kulturen är social konstruerad, ständigt skapad och återskapad av medarbetare som insocialiseras i beteenden och värderingar’

•  Kulturen är djupgående och svår att förändra

6

Några av organisationskulturens funktioner

•  Kulturen avgör i vilken grad som organisationsmedlemmarna har en gemensam förståelse av organisationens huvuduppgift, dess vision, dess affärsidé

•  Kulturen förser organisationsmedlemmarna med ett gemensamt språk

•  Kulturen bidrar till att definiera vem som är utanför och vem som är innanför

•  Kulturen definierar rangordningar •  Kulturen erbjuder överenskomna exempel på

bra och dåligt beteende

Att som ledare jobba med organisationskulturen

•  Att mjuka upp kulturen före en modifikation - den förra ledningens avgång - kris, dramatisk synliggörande av problemen så att de inte kan sopas under mattan

•  Att medvetet använda vissa kriterier för selektion, rekrytering, avancemang och avskedande

Subkulturer – fragmentering beror på tre saker:

•  Tiden går… •  Kulturen är sin egen värsta fiende, den

hindrar förnyelse och då skapas oppositionella grupper

•  Organisationen blir större

Kön, kommunikation och makt •  Uppfostran, kulturen och samhället skapar olika

förutsättningar för män och kvinnor •  Central forskningsfråga: varför har kvinnor svårare att

göra karriär och göra sin röst hörd i dagens organisationer?

•  Glastaksmetaforen - pipelineteorin - homogenitetsteorin - deltidsarbete - färre kvinnliga mentorer och förebilder

Ledarskap och kommunikation -  Chefen som informationsspridare kontra

meningsskapare

Charlotte Simonsson (Heide kap 6)

Leda = kommunicera

# En ledare/chef ägnar 80 procent av sin dag till att kommunicera med andra människor

# Att leda handlar om att kommunicera # Nutidens organisationer kräver ledarskap

som klarar av nutidens kommunikation

7

Utvecklingen av forskning om ledarskap

# Fram till 1980-talet lades stor vikt vid ledaren som person

# Från början av 1980-talet gick forskning över till idébaserat ledarskap - fokus på mening och förståelse - kommunikation mellan människor - doktrinskifte (från hierarki till team) - nya ledarroller och nya sätt att kommunicera

Kommunikationstrender

# Processer, team och nätverk # Från vertikala byråkratier till horisontella

företag # Chefsroll = visionär, inspiratör och coach # IKT (modern informations- och

kommunikationsteknik) # Problem med IKT = informationsöverflöd

CHEFENS KOMMUNIKATIVA UPPDRAG

1 Sålla och sortera 2 Förädla och förklara 3 Skapa förutsättningar för dialog

1. SÅLLA OCH SORTERA

Olika sorters information och budskap: # arbetskommunikation # nyhets- och lägeskommunikation # styr- och förändringskommunikation # värderings- och kulturkommunikation # trivselkommunikation

2. FÖRÄDLA OCH FÖRKLARA # Anpassning till

mottagarna

# ”nice-to-know” eller ”need-to-know”?

http://www.so.sekotomteboda.se/bilder/BD05515_.gif

3. SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DIALOG

# Delaktighet – skapandet av betydelse och mening, är kärnan i dialogbegreppet.

# Gemensamt transformera information och skapa betydelse

# Delta på lika villkor, meningsskiljaktigheter ger nytänkande.

8

DIALOGEN I PRAKTIKEN: Chef möter medarbetare

# Det kommunikativa skruvstädet – chefen talar först, mest, högst och sist.

# Medarbetare ger respons istället för gensvar

Behovet av ökad metakommunikation!

•  Att prata om vilka kommunikativa förväntningar vi har på varandra

Ledarskap och kommunikation

Diskussion parvis •  Vilken var den sämsta chefen/ledaren i ditt

liv! Vad var det dåliga i den personens ledarroll?

•  Vilken var din bästa chef/ledare? Vad kännetecknar en god ledare just för dig?

Två dysfunktionella chefstyper: Den personliga

(känslomänniskan) •  Försöker vara jämlike

men ändå chef •  Undviker konflikter •  Får ångest av andras

aggression •  Vill förstå •  Har svårt att sätta

gränser •  Samtalen blir psykoterapi

Den distanserade (förnuftsmänniskan)

•  Går upp i chefsrollen totalt

•  Vill veta vilka repliker som fungerar när hon ska prata till medarbetarna

•  Vill beordra och styra •  Gränserna styrs av

regelsystem •  Samtalen blir

ordergivning

Exempel på bekräftelse (konfirmation):

X: Min fru har gått ifrån mig, på senare tid har jag druckit litet för mycket, barnen tar avstånd från mig och nu har jag blivit deprimerad.

Y: Ja, det förstår jag. Hur tusan skulle du kunna bli annat under dessa omständigheter. Det hade varit mer konstigt om du inte hade blivit det!

Exempel på icke bekräftelse (diskonfirmation):

X: Min fru har gått ifrån mig, på senare tid har jag druckit litet för mycket, barnen tar avstånd från mig och nu har jag blivit deprimerad.

Y: Men tänk så mycket du har att leva för. Du har ju en bror som du tycker om, för att inte tala om ditt fina hus och din gamla mamma som vill dig väl etc. etc.

9

Diskonfirmation kan ta sig olika uttryck

A)  Att påstå att den andre inte menar eller är ansvarig för det den säger, att ställa diagnoser på folk eller tala om för dem vad de egentligen menar. (”Du finns inte”)

B)  Att diskvalificera sitt eget budskap till någon genom att göra det mer eller mindre obegripligt.

Exempel på diskvalificering - Jag skulle önska att man kunde vara mer trygg i den här gruppen

och säga vad man tyckte utan att behöva riskera att mötas av påhopp eller ännu värre av tystnad

-  … så det här ska bli någon slags diskussionsklubb då!?

-  Jag är rädd för vissa här på arbetsplatsen. -  Det är människans lott. Alla är vi rädda!

-  Jag anser vidare att man borde etc. etc. -  Du är så söt när du blir arg lilla stumpan.

Jag glömmer aldrig – personerna

Ständigt positiva, skämtsamma, ironiska personer

Ämnes- och nivåbyten Allmängiltig-

görande

Från sakfrågeplanet till känsloplanet