UPRAVLJANJE PROMJENAMA

Koncepti promjena

Doc. dr Senad Softić

Najvažniji koncepti organizacionih promjena

1. Životni ciklus organizacije,2. Organizacioni razvoj,3. Organizaciona transformacija,4. Reorganizacija,5. Reinženjering,6. Downsizing.

1. ŽIVOTNI CIKLUS ORGANIZACIJE

Organizacija raste i razvija se tokom vremena isto kao i biološki sistemi.Taj razvoj prolazi kroz određene faze, odnosno dešavaju se određene promjene tokom životnog perioda (ciklusa) određene organizacije. Promjene su vezane za veličinu i starost organizacije. Rast organizacije i povećanje starosti dovode do promjena, pa se tako može reći da su promjene prirodna posljedica funkcionisanja organizacije.Tokom životnog ciklusa organizacija prolazi kroz određene faze slično živim organizacijama. Ove faze se prije svega vezuju za čovjeka i njegove faze razvoja. Pošto su te faze poznate moguće je unaprijed odrediti potrebne promjene i prilagoditi na vrijemeorganizaciju nastupajućim događajima i promjenama.

Životni ciklus

Teorije životnog ciklusa organizacijaPostoji mnogo teorija (teoretičara) koji su se bavili dinamikom organizacijaKimbery i Miles navode sljedeće četiri faze u životnom ciklusu organizacije:

faza rađanja (osnivanja organizacije, mala organizacija sa jednostavnom strukturom), faza mladosti (ubrzani rast organizacije, velika kontrola), faza srednje dobi (kompleksna organizacija, formalnije strukture), faza zrelosti (stabilizirana organizacija, mehanička struktura, birokratija koja može da dovede do opadanja efektivnosti organizacije).

Takođe i Jones izdvaja četiri osnovne faze u životnom ciklusu organizacija (rađanja, rast, opadanje i odumiranje organizacije) koje traju različito dugo, a usto ih ne moraju sve proći jer mnogi poduzetnički pothvati nakon faze rađanja odmah ulaze u fazu odumiranja, dakle propadaju.

2. ORGANIZACIONI RAZVOJOrganizacioni razvoj se najčešće definiše kao dugotrajni i planirani proces poboljšanja organizacije koji se sprovodi uvođenjem organizacionih promjena.Organizacioni razvoj se definiše kao serija planiranih, sistematičnih promjena kojima se upravlja sa vrha organizacije i koje se primjenjuju u cijeloj organizaciji u cilju povećanja organizacione efektivnosti i profitabilnosti i poboljšanja klime u organizaciji.

Organizacioni razvoj

Organizacioni razvoj se postiže primjenom različitih organizacionih metoda i tehnika i obuhvata planirano uvođenje niza uzastopnih i povezanih organizacionih promjena koje dovode do poboljšanja ukupne organizacije jednog preduzeća. On obuhvata inkrementalne i evolutivne promjene koje su također anticipativnog karaktera.

Karakteristike org.razvoja kao koncepta organizacionih promjena

organizacioni razvoj je planirana promjena;to je sistemska promjena;dizajnirana je da unaprijedi organizaciju kratkoročno i dugoročno;primarno je usmjerena na procese na nivou organizacije;koncipirana je sa ciljem da se rješi problem;primarno je usmjerena na humane i socijalne aspekte.

Karakteristike (nastavak)

planiran,primjenjen u čitavoj organizaciji,upravljan sa vrha,usmjeren u cilju povećanja organizacione efiaksnosti i zdravlja,sproveden kroz planirane intervencije u organizaciji korištenjem znanja bihejviorističkih nauka.

Organizacioni razvoj - proces

Faze sprovođenja organizacionog razvoja mogu biti:

istraživanje potrebnih informacijaplaniranje akcije – promjenesprovođenje akcije - uvođenje promjenepraćenje i preispitivanje.

Osnovne karakteristike organizacionog razvoja

Obuhvat promjena - organizacioni razvoj ne obuhvata promjene čitave organizacije već dijelimične promjene;Karakter promjena - organizacioni razvoj obuhvata inkrementalne promjene, a ne radikalne;Planske promjene - to su planirane promjene koje planira i koje vodi vrhovni menadžment organizacije;Sadržaj promjena - organizacioni razvoj se odnosi na promjene u organizaciji;Vrijednosti - promjene koje donosi organizacioni razvoj su usmjerene ka humanističkim i demokratskim vrijednostima;Uloga konsultanta - konsultanti imaju veoma važnu ulogu u organizacionom razvoju

3. ORGANIZACIONA TRANSFORMACIJA

Organizaciona transformacija obuhvata promjene u svim dijelovima i na svim nivoima jedne organizacije. Za razliku od organizacionog razvoja, organizaciona transformacija obuhvata radikalne i revolucionarne promjene svih organizacionih elemenata dijela organizacije ili cjelokupne organizacije.

Organizaciona transformacijaOrganizaciona transformacija podrazumijeva reaktivne promjene koje predstavljaju odgovor na krizne sltuacije i promjene u okolini koje mogu nepovoljno da utiču na preduzeće (organizaciju), pa ona mora brzo da reaguje promjenom svog organizacionog modela i da se prilagođava nastalim promjenama iz okoline. To znači da osnovni uzroci organizacione transformacije leže u okolini, odnosno u promjenama koje nastaju u okolini.

Organizaciona transformacija – Osnovna pitanja

Za razumjevanje organizacione transformacije potrebni su odgovori na sledeća tri pitanja:

Šta je sadržaj organizacionih promjena, odnosno šta se mijenja?;Koji su uzroci promjena, odnosno zašto dolazi do promjena?;Kako se promjene vrše, odnosno kako teče proces promjena?

Organizaciona transformacija – Osnovna pitanja

Razmatranje sadržaja organizacionih promjenadovodi do zaključka da se u organizacionoj transformaciji mijenjaju svi elementi organizacionog modela posmatranog preduzeća (organizacije).U razmatranju uzroka organizacionih promjenakoje se vrše u okviru organizacione transformacije preduzeća može se konstatovati da su promjene u okolini osnovni uzrok promjena. Organizacione promjene u okviru organizacione transformacije mogu se vršiti unaprijed, kao anticipativne promjene, ili kao reaktivne promjene, koje predstavljaju odgovor na već nastale teškoće i krizne sltuacije u preduzeću.

TransformacijaPodjela organizacionih promjena na inkrementalne (adaptivne) i radikalne (transformacione) opredjeljuje izbor odgovarajućih programa. Adaptivne mjere se mogu uvesti primjenom programa organizacionog razvoja (Organizational Development-OD). Transformacija je radikalna promjena koja podrazumjeva intervencije u svim elementima organizacije. To je velika i sveobuhvatna promjena koja zadire kako u širinu tako i u dubinu organizacije.

Realizacija organizacione transformacije

Radikalne promjene podrazumijevaju radikalne programe, kao što su: program organizacione transformacije, reinženjering poslovnih procesa, totalno upravljanje kvalitetom (Total Quality Management - TQM) i smanjivanje organizacije. Realizacija organizacione transformacije (kao radikalnih promjena) zahtjeva sposobne menadžere ili spoljne konsultante koji mogu da obezbjede uvođenje i prihvatanje krupnih promjena u preduzeću.

Modeli organizacionih transformacija

U literaturi postoji dosta modela procesa organizacione transformacije, koji definišu određene faze ili korake u procesu uvođenja organizacione transformacije. Pored klasičnog Lewinovog modela, koji se pominje u svim pristupima uvođenja promjena, značajan je i, prethodno pomenut, Koterov model, sa osam osnovnih faza.

4. REORGANIZACIJAReorganizacija podrazumijeva preuređenjeorganizacije preduzeća, a s ciljem poboljšanjaefikasnosti poslovanja i funkcionisanja. Reorganizacija je parcijalni organizacioni zahvatvećeg ili manjeg obima usmjeren na pojedinudimenziju ili aspekt organizacione strukture. To je, dakle, promjena ili poboljšanje postojećeorganizacije preduzeća, ili bolje rečenoorganizacione strukture preduzeća. Neki autori koddefinisanja reorganizacije navode vrlo jednostavnopojašnjenje prema kojem je reorganizacija„...uobičajni naziv za promjenu organizacionogmodela jednog preduzeća“

ReorganizacijaReorganizacija najčešće podrazumijeva djelimičneorganizacione promjene koje uključuju spajanje ilirazdvajanje dvije ili više organizacionih jedinica, ukidanjepostojeće ili uvođenje nove organizacione jedinice, povećanje postojeće organizacione jedinice uvođenjemnovih organizacionih dijelova, formiranje projektnihtimova za realizaciju određenih poduhvata, promjenuraspona kontrole, odnosno nadležnosti menadžera i sl. Reorganizacija donosi djelimične promjene koje mogupoboljšati poslovanje preduzeća, ali ne mogu riješitieventualnu veću krizu u kojoj je cijelo preduzeće iliteškoće uzrokovane eksternim faktorima. Za to su potrebne krupne promjene kakve karakterišu organizacionu transformaciju

ReorganizacijaReorganizacija je neprekidan proces različitih poboljšanja i transformacije postojećih struktura, te stalno inoviranje metoda i tehnika upravljanja organizacijom i njezinim poslovanjem. Ona predstavlja promjenu, kako organizacione strukture, tako i samih odnosa među ljudima, a uvodi se da bi se uspostavila nova stanja, strukture i odnosi koji su bolji od prethodnih. Reorganizacija podrazumijeva velike promjene u organizacionoj strukturi, koje vrlo često podrazumijevaju smanjenje broja menadžerskih nivoa, premještanje i izmještanje (outsourcing) nekih aktivnosti ili funkcija, te vrlo često smanjivanje broja zaposlenih. Dobrom provedbom reorganizacije, organizacije postaju značajno brže u uočavanju i provedbi promjena jer se reorganizacijom oslobađaju svega suvišnog što je usporavalo njihovu reakciju na promjene.

Vrste reorganizacijaReorganizacija može biti:

totalna i parcijalna.

Totalna reorganizacija se odnosi na cijelo preduzeće, odnosno na organizaciona poboljšanja organizacije cijelog preduzeća, dok se parcijalna odnosi samo na dio preduzeća, na određenu organizacionu jedinicu, i organizacione promjene i poboljšanja koja se mogu učiniti u okviru posmatrane organizacione jedinice. Kod totalne reorganizacije uvode se radikalne promjene, dok su kod parcijalne reorganizacije u pitanju inkrementalne promjene.

Uzroci reorganizacijeUzroci koji dovode do reorganizacije mogu biti:

interni i eksterni.

Interni uzroci su vezani za samo preduzeće i najčešće su problemi koji proizilaze iz smanjene efikasnosti poslovanja i lošijeg funkcionisanja preduzeća, a eksterni uzroci se vezuju za promjene u okruženju koje se direktno tiču preduzeća i zahtijevaju odgovarajuće promjene u samom preduzeću.

Tipovi reorganizacijeRazlikuju se dva tipa reorganizacije:

defanzivna i strateška reorganizacija.

Defanzivna reorganizacija podrazumijeva dvije aktivnosti: smanjenje broja zaposlenih otpuštanjem i finansijsku sanaciju. Za defanzivnu reorganizaciju je karakteristično:

provodi se u uslovima lošeg poslovanja, analiza stanja nije napravljena temeljito i nisu sagledani stvarni uzroci problema, proces reorganizacije traje kraće, provodi se na brzinu, u suštini, riječ je o djelimičnoj reorganizaciji.

Strateška reorganizacija je složenija i podrazumijeva dvije grupe aktivnosti: aktivnosti vezane za upravljanje ljudskim resursima, te aktivnosti vezane za ulaganje u nove projekte, proizvode i usluge, razvoj i nova tržišta. Za ovaj pristup karakteristično je:

provodi se i u uslovima kada preduzeće dobro posluje, prethodi joj temeljita analiza stanja i sagledavanje svih uzroka problema, proces traje duže i obično nema vremenskog ograničenja, obično je riječ o potpunoj reorganizaciji.

5. REINŽENJERING

Rainženjering je novi koncept organizacionih promjena koji predviđa uvođenje radikalnih promjena koje uključuju ponovno razmatranje i ponovni dizajn poslovnih procesa i organizacije u cjelini sa ciljem većih poboljšanja u funkcionisanju organizacijeReinžinjering nije popravljanje postojećeg,

nego kompletna promjena. To je odluka da odgovorimo na pitanje „kako bismo to uradili“.

Karakteristike reinženjeringaTEMELJNI (FUNDAMENTALNI) – znači promjena odgovora na pitanja tko smo mi, zašto radimo to što radimo i zašto radimo na način na koji radimo.RADIKALAN – znači počevši od korjena, redizajniramo postojeću strukturu i organizacione procedure, te izmišljamo potpuno nove puteve za ostvarenje posla. U procesu preustroja, odbacujemo sve postojeće načine rada i stvaramo nove. DRAMATIČAN – želi se na glasiti da se u reinženjeringu poslovnih procesa ne možemo zadovoljiti nekim sitnim i malim poboljšanjima (nekim sitnim postocima poboljšanja od 10%), većnam reinženjering treba za dramatične i temeljite promjene.PROCESI – poslovni proces se definira kao skup aktivnosti koji uzima jedan ili više vrsta inputa i stvara output koji je od neke vrijednosti kupcu. Pod reinženjeringom se smatra redizajn poslovnog procesa.

Ključne riječi

Fundamentalno (šta treba raditi, ne ono što jeste)Radikalno (promjena u korijenu)Dramatično (novo, ne popravljeno)Proces (pretvaranje ulaza u izlaze)

Reinženjering - kontekst

Reinženjeringom se unapređuje poslovanje, a ne (samo) poslovne funkcije.Klasična organizacija: fragmentiranje, reinženjering: integriranje

Zašto je potreban reinžinjering?

Razlozi koji uvjetuju potrebu za reinženjeringom su:

brze promjene (Change), zahtjevniji kupci (Customers) i oštrija konkurencija (Competition).

Proces (faze) reinžinjeringaPokretanje projekata: prvo se treba utvrditi potreba za reinženjeringom i daje se prijedlog provedbe reinženjeringa. Prva faza je jasno definiranje vizije o tome što se njime želi postići. Razumijevanje procesa: u drugoj fazi vrši se mjerenje organizacijskog sistema tj. radi se usporedba s drugima i to najboljima poduzećima (banchmarking), i njegovo modeliranje. Oblikovanje novih procesa: da bismo postigli željeno poboljšanje, potrebno je pristupiti inoviranju poslovnih procesa (zahtjeve iz prve dvije faze, prenijeti u model novih procesa koji će biti učinkovitiji od dosadašnjih). Prelaz na nova riješenja: kada je novo rješenje gotovo treba ga još doraditi u detalje i isplanirati proces transformacije starog modela procesa u novi. Nakon toga potrebno je praćenje poslovnih procesa koji su se reinženjeringom redizajnirali.

Koje organizacije primjenjuju koncept reinžinjeringa?

1. One koje su u problemima2. One koje nisu u problemima, ali čiji

menadžment predviđa moguće probleme,

3. One koje su u vrhuncu uspjeha, nemaju poteškoća i imaju ambiciiozan menadžment za dalji uspjeh

Greške u reinžinjeringu

1. Popravljati proces umjesto da ga promijenimo2. Zanemariti poslovni proces (orjentirati se samo na radni proces)3. Ignorirati ostale procese (organizaciju, rukovođenje, klijente, itd.)4. Zanemariti ljudski faktor,5. Zadovoljiti se malim rezultatom,6. Završiti proces istraživanja prerano7. Precijeniti napore i probleme8. Dozvoliti zapreke da se započne9. Postaviti za vođu tima onoga ko ne zna proces reinžinjeringa10. Smanjivati resurse neophodne za projekat11. Raditi na više projekata istovremeno, sa istim ljudima12. Koncentrirati se samo na promjenu jedne komponente procesa13. Pokušavati da napravite unapređenje a da se nikom ne zamjerite (ili da

niko ne bude nesretan)14. Zaustaviti projekat zbog otpora15. Odugovlačiti

6. DOWNSIZINGDownsizing predstavlja specifičan oblik organizacionih promjena i transformacije organizacije kod koje se vrši smanjenje veličine organizacije radi poslovnog prilagođavanja nastalim teškoćama i izbjegavanja gašenja organizacije. Downsizing najčešće prati velika redukcija i otpuštanje ljudi i smanjenje obima poslovanja. Cilj je da ostane smanjeno, ali zdravo jezgro organizacije koje može da ostvari pozitivne efekte i tako spasi organizaciju od propasti.

Efekti (pozitivni i negativni) Downsizing-a

Najveći pozitivni efekat koji navode ljudi koji podržavaju primjenu downsizing-a je:

da se uvođenjem downsizing-a spašava cijela firma, odnosno da bi bez smanjenja organizacija sigurno propala. pominje se bolje korištenje ljudskih resursa koji su smanjeni ili dovedeni na pravu mjeru, efikasnije upravljanje cijelom organizacijom zbog smanjenja nivoa menadžmenta i bolje kontrole, bolja komunikacija između menadžera i zaposlenih, povećana motivacija preostalih zaposlenih da kompanija opstane i da oni sačuvaju posao, fleksibilniji pristup tržištu, novi podsticaji uvođenju modernih tehnologija, smanjenje troškova i povećanje efikasnosti i konkurentnosti i dr.

Među negativne efekte pominju se:sindrom preživjelih, kome mogu da podlegnu preostali zaposleni, dalje smanjivanje ekonomskih efekata ako se ne pronađu i rješe pravi problemi, i dr.

Metode downsizing-a

U literaturi se navode slijedeće metode downsizing-a koje se primjenjuju u praksi:

smanjenje nivoa menadžmenta,sužavanje programa i obima proizvodnje,smanjenje broja osoblja,ukidanje specijalizovanih funkcija,otpuštanje zaposlenih,prijevremeno penzionisanje i dobrovoljne zamjene.

Ključne karakteristike Downsizing-a

Downsizing predstavlja metod organizacionih promjena koje se svjesno sprovode radi poboljšanja efikasnosti i konkurentnosti.Downsizing-om se obično uključuje smanjenje broja zaposlenih, ali se ne sprovodi samo na ovaj način.Downsizing je usmjeren na poboljšanje efikasnosti najčešće kroz smanjenje troškova i povećanje konkurentnosti.Downsizing podržava i utiče na radne procese kroz neke oblike restruktuiranja, poboljšanje radnih procesa i reinženjering.

Hvala na pažnji

Pitanja?