Upload
others
View
7
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
USER GUIDE GMMS ( Gomed Material Management System )
V20191010 by Rudyanto
Date : Oktober 10, 2019
Prepare by : Rudyanto
TIM
TI: Agus Ramdhani, Daniel Kurniawan, Heru Margowiyono, Wiwik Dyah, Imanuel Saragih.
Muchlis Wicaksono, Noviana Indah, Rohimam
Daftar Isi : 1 PENDAHULUAN ............................................................................................................................ 5
2 MASTER DATA ............................................................................................................................... 5
Area ........................................................................................................................................ 7
Area Groups ........................................................................................................................... 7
Business Parters Roles .......................................................................................................... 9
Business Partners Types ..................................................................................................... 10
Business Partners Status .................................................................................................... 10
Business Partners Relation Roles ...................................................................................... 11
Business Partners ................................................................................................................ 11
BUDGET ................................................................................................................................ 13
2.8.1 Budget Type ................................................................................................................ 13
2.8.2 Budget .......................................................................................................................... 14
2.8.3 Budget Approval ......................................................................................................... 15
COUNTER ............................................................................................................................. 15
2.9.1 Counter Code .............................................................................................................. 15
2.9.2 Counter ........................................................................................................................ 16
Commission Tax Types ....................................................................................................... 18
CURENCY ............................................................................................................................. 19
Currency Conversion .......................................................................................................... 20
Document ............................................................................................................................ 20
2.13.1 Document Format ....................................................................................................... 20
2.13.2 Document Type ........................................................................................................... 21
Error ...................................................................................................................................... 21
Hierarchy .............................................................................................................................. 21
2.15.1 Approvals List .............................................................................................................. 22
Organization ........................................................................................................................ 22
Prices .................................................................................................................................... 24
Product ................................................................................................................................. 25
Product Type ....................................................................................................................... 26
Product Category ................................................................................................................ 27
Product Vendors ................................................................................................................. 27
Purchasing Organization ....................................................................................................... 28
Vendor .................................................................................................................................. 29
2.23.1 Vendor .......................................................................................................................... 29
2.23.2 Purchasing Organization Mapping ......................................................................... 30
UOM ..................................................................................................................................... 31
2.24.1 UOM ............................................................................................................................. 31
2.24.2 UOM Conversion ........................................................................................................ 31
Worstate............................................................................................................................... 31
2.25.1 Worstate Type ............................................................................................................. 31
2.25.2 Workstate ..................................................................................................................... 31
Warehouse ........................................................................................................................... 32
3 USER MANAGEMENT .................................................................................................................... 32
Action .................................................................................................................................... 32
User Group ............................................................................................................................ 33
User ....................................................................................................................................... 33
4 REQUEST ...................................................................................................................................... 33
Request listing (Daftar Request) ....................................................................................... 35
Request Add ........................................................................................................................ 35
Request Edit......................................................................................................................... 35
Delete Request .................................................................................................................... 36
Request Item Add ............................................................................................................... 36
Request Item Edit ............................................................................................................... 36
Request Action .................................................................................................................... 36
Request Worstate ............................................................................................................... 37
5 REQUEST MAPPING .................................................................................................................... 37
6 Purchase Requisition .................................................................................................................. 38
SET to PO or to RFO ........................................................................................................... 39
7 RFQ – Request For Quotation ................................................................................................... 40
RFQ Listing ........................................................................................................................... 41
RFQ ADD .............................................................................................................................. 41
RFQ Edit ............................................................................................................................... 41
RFQ Delete ........................................................................................................................... 42
RFQ Item Add ...................................................................................................................... 42
RFQ Item Edit ...................................................................................................................... 42
RFQ Item Delete .................................................................................................................. 43
RFQ Send ............................................................................................................................. 43
8 Quotation ..................................................................................................................................... 44
Quotation Add .................................................................................................................... 46
Quotation Edit ..................................................................................................................... 47
Quotation Delete ................................................................................................................ 47
Quotation Send, Approve or Decline ............................................................................... 48
9 Purchase Order ........................................................................................................................... 48
PO Listing ............................................................................................................................. 50
PO Process (Send) ............................................................................................................... 50
PO approval ......................................................................................................................... 50
PO Edit ................................................................................................................................. 50
PO Closing ........................................................................................................................... 51
10 Good Receipt ........................................................................................................................... 51
GR Listing ............................................................................................................................. 52
GR Add ................................................................................................................................. 53
GR Edit .................................................................................................................................. 54
GR Approval ........................................................................................................................ 54
11 Shipping Note (SN) ................................................................................................................ 55
SN List .................................................................................................................................... 56
SN Add ................................................................................................................................... 56
SN Edit ................................................................................................................................... 57
SN Delete............................................................................................................................... 58
SN Approval ........................................................................................................................... 58
12 RAB (Rencana Anggaran Biaya) ............................................................................................ 58
RAB List ................................................................................................................................ 60
RAB Add ............................................................................................................................... 60
RAB Edit ............................................................................................................................... 61
RAB Delete ........................................................................................................................... 61
Rab Approval ....................................................................................................................... 62
RAB save as template ......................................................................................................... 62
13 Report ....................................................................................................................................... 62
Outstanding Request ............................................................................................................ 62
Outstanding PO ..................................................................................................................... 62
1 PENDAHULUAN
2 MASTER DATA MASTER DATA I MASTER DATA 2 MASTER DATA 3 MASTER DATA
4
MASTER
DATA 5
1 Area Area Group
2 BP Role, BP
Relation, BP
Status
Business
Partners
3 Budget Type Budgets
4 Counter Codes Counter
5 Commission Tax
Types
6 Currency Currency
Conversions
7 Document
Formats
8 Document
Types
9 Hierarchy Approvals List
10 Organization
11 Product Type Product
Category
Product Product
Vendors
12 Purchasing
Org
13 Vendor & PO
Mapping
14 UOM UOM
Conversion
15 Workstate Type Workstate
16 Warehouse
17 Action User Group User
Tabel 2.0 : Master Data
Master adalah data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa
dilakukan . Master data berisi objek objek bisnis yang berisi informasi paling berharga
yang sudah disepakati bersama dan dibagikan di seluruh organisasi. Master data
mencakup data referensi yang saling terkait dan terstruktur.
Mari kita bahas mengenai Tabel 1.
1. Kolom Master Data 1,2,3 sampai 5 menjelaskan urutan dari proses input data
master. Data master 1 akan digunakan di data Master 2 atau selanjutnya
a. Contoh No 2.
BP Role, BP Relation, BP Status harus di input terlebih dahulu sebelum kita input
data Business Partners. Business Partners harus di input dahulu sebelum kita input
Vendor .Begitu juga berlaku dengan master data yang lain.
Dari proses diatas semua master data saling terkait . Untuk master data yang
berwarna merah adalah sebuah tetapan yang tidak bisa diubah ubah atau
dihapus. Biasanya di dalam menu tidak ada tombol new
Area
Area adalah master yang mengelola wilayah Negara, Provinsi, Kota Kabupaten,
Kecamatan sampai dengan Kelurahan . Selain data diatas juga dilengkapi kode
pos dan kode wilayah . Salah satu kegunaan dari AREA adalah untuk
menentukan BP, Vendor dll termasuk dalam area dimana.
Area Information Keterangan
Name Nama dari area
Code Kode area
Zip Code Kode Pos
Alias Nama Alias
Decription Keterangan
Tabel 2.1 : Area
Area disusun secara hirarki Contoh :
Name Code Zip Code Alias Decription
Indonesia D, IDN, 360,
ISO 3166-2:ID The Republic
of Indonesia
Nangroe
Aceh
Darussalam
11 NAD
Aceh Selatan 11.01
Bakongan 11.01.01
Keude
Bakongan
11.01.01.2001 23773
Area Groups
Area Groups adalah master data yang mengelola wilayah atau jangkauan yang
akan di layani oleh vendor.
Area Group Information Keterangan
Name Nama area grup
Code Kode area grup
Decription Diskripsi / Keterangan
Area Include Area yang termasuk dalam grup
Area Exclude Area yang tidak termasuk dalam grup
Tabel 2.2 : Area Group
Contoh diatas adalah Menambah Area Groups dengan nama Jawa – Bali dimana area tersebut
melingkupi wilayah Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, DIY , BALI terkecuai Banten. Kenapa
Banten tidak termasuk dikarenakan tidak di pilih.
Tombol Edit Data
Tombol Hapus Data
Business Parters Roles
Business Partners Roles adalah aturan yang diterapkan ke masing masing BP terhadap
fungsi yang melekat dalam proses dalam GMMS. Fungsi fungsi tersebut bisa
digabungkan dalam BP Role yang dikonfigurasi sbb :
Business Partners Roles Information Keterangan
Employee Karyawan
Specialist BP yang mempunyai fungsi Employee
yang bertugas memberikan spesifikasi
terhadap barang yang diminta
Purchasing BP yang mempunyai fungsi Employee
dan bertugas melakukan proses
purchasing
Warehouse Staff BP yang mempunyai fungsi Employee
dan bertugas sebagai petugas gudang
Vendor BP yang mempunyai fungsi sebagai
vendor atau pensuplai barang.
Bank BP yang mempunyai fungsi sebagai bank
Center BP yang berfungsi sebagai cost center
Contact BP yang mencadi contact center dari
sebuah organisasi vendor etc
Org / Dept BP yang berfungsi sebagai organisasi
didalam peruhasaan mis : TI, SMU dll
Contoh Mengisi BP Role
Name BP Role
Purchasing Staff Employee
Purchasing Staff
Cara menambah, mencari, mengedit BP Role
Inputan mencari BP Role
Detail BP Role (Edit/Delete)
Menambah role
Business Partners Types
Business Partners Type adalah jenis jenis BP yang menggambarkan keberadaan BP
apakah ada dialam organisasi (Intern) atau diluar organisasi (Eksternal)
Tabel BP Types
BP Type Information Keterangan
Name Nama type BP
Description Keterangan
Contoh
BP Type Information Keterangan
Name External
Description Type BP diluar organisasi contoh :Vendor
BP Type saat ini tidak bisa ditambah dan didelete dari menu hanya bisa di edit.
Business Partners Status
Business Partners Status adalah status dari BP apakah masih bisa bertransaksi atau
tidak (Normal, Bannned) .
BP Status Information Keterangan
Name Nama BP Status
Detail , Edit BP Types
Description Keterangan
Banned Yes or NO
Tabel 2.5 : BP Status
Jika banned = YES maka BP tersebut tidak bisa melakukan transaksi
BP Status Add, Edit, Delete
Business Partners Relation Roles
Business Partners Relation Roles adalah keterkaitan antara BP dengan BP yang lain.
BP Relation Roles Information Keterangan
Name Nama BP Relation Role
Description Keterangan
BP Retation Roles Add, Edit , Delete
Business Partners
Tabel BP
BP Information Keterangan
Name Nama
Alias Nama Panggilan
IN/NIK/Passport NO Identitas
Number No ref (Gate, SAP, ETC)
Logo Logo
Parrent Ref dari BP yang lain
Detail , Edit BP Status
Detail , Edit , Delete
Status
Type Jenis BP internal atau eksternal
Roles Jenis fungsi dari BP
Description Keterangan
ADDRESS
Street Nama jalan
City Nama kota
Zip Code Kode Pos
Phone No tel bisa lebih dari satu
Fax No fax
Email Alamat Email
Locked (Yes or NO) Fasilitas mengunci data Address (
FINANCE
Tax Type Tipe pajak
Tax Free Bebas pajak
Commission Tax Pajak Komisi
NPWP No NPWP
Credit Limit Batas
Term Of Payment Jadwal penbayaran dalam
BP Add, Edit, Delete Karena cukup banyak data yang harus diisi maka akan kita bahas
yang akan di gunakan di GMMS.
BUDGET
2.8.1 Budget Type
Budget Type Information Keterangan
Name Nama tipe anggaran
Description Keterangan
Contoh
Name Description
Biaya (OPEX) Anggaran Biaya
Modal (CAPEX) Anggaran Modal
Order Event atau Project
Persedian Anggaran Persedian
Budget Type Add,Edit,Delete
Budget Type Detail
2.8.2 Budget
Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk
angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi semua
aktivitas perusahaan untuk jangka waktu ( periode) tertentu di masa yang akan
datang
Tabel Budget
Budget Information Keterangan
Name Nama
Description Keterangan
Organization BP yang mempunyai role organization
Parent BP dgn role organization yg akan
dijadikan induk
Budget Type Jenis Anggaran
RefenceID No referensi (RAB / PROJECT)
Amount Jumlah nominal anggaran
Validity Masa berlaku anggaran
SAP Code Kode SAP
Wokstate Workstate dari anggaran
New = Baru blm bisa dibuat transaksi
Open = Bisa dilakukan transaksi
Rejected = Ditolak oleh pimpinan
Closed = Masa berlaku sudah habis
Budget Add,Edit,Delete,Open, Close Suspend
Workstate
Detail
2.8.3 Budget Approval
Budget Approval adalah sebuah fungsi yang mengatur proses persetujuan sebuah
budget dengan batasan jumlah nominal .
Tabel
Budget Approval Information Keterangan
Hierarchy Kelompok hierarchy
Amount Min Jumlah Min budget
Amount Mx Jumlah Max budget
Currentcy Mata uang
COUNTER
2.9.1 Counter Code
Counter Code adalah tipe dari penomeran yang dibuat untuk mengatur bagaimana
counter berlaku termasuk jangka waktu pemakaiannya .
Tabel
Counter Code Information Keterangan
Name Nama counter code
Code Kode counter code
Counter Type Type counter yang dipakai
Use Mont (yes or no) Berlaku 1 bulan harus membuat ulang
counter code
Use Year (yes or no) Berlaku 1 tahun harus membuat ulat
counter code
Contoh
Name Request
Code Request
Counter Type Kosong
Use Mont (yes or no) Yes (berlaku 1 bulan )
Use Year (yes or no) Yes (berlaku 1 bulan )
Counter code Add, Edit, Delete
2.9.2 Counter
Counter adalah suatu fungsi yang digunakan untuk memberikan penomeran secara
otomatis terhadap dokumen dokumen yang ada didalam sistem GMMS.
Tabel
Counter Information Keterangan
Name
Code Nama counter code yg sudah
didefinisikan
Counter Posisi counter saat ini jika awal definisi
dibuat 0
Format Format penuliasn counter
Base Base jumlah digit couter
Length Panjang digit yang akan di terapkan
Sequence Urutan counter
UpperLimit Limit atas
Company Perusahaan pemakai counter
Sales Organization Sales organisasi pemakai counter
Purchaing Organization PO pemakai counter
Contoh
Counter Information Keterangan
Name Request Nama Request
Code Request
Request092019
Nama counter code yg
dipake Request jika
Memakai month dan year
penulisannya
Request092019
Counter 0000197 Jumlah counter yg terpakai
197
Format R-${MM}.${YY}.${Counter} Hasil counter
R.09.19.0000197
Base Base 10:0123456789 Dasar angka 0 sampai 9
Length 7 Panjang counter 7 digit
Sequence 0 Urutan dimulai
UpperLimit 0000000 Tak terhingga atau 999999
Company (all) Semua company
Sales Organization (all) Semua sales organization
Purchasing Organization (all) Semua Purchasing
Organization
Commission Tax Types
Commission Tax Type adalah jenis jenis pajak bagi bukan pegawai atau penerima komisi
Commission Tax Type Information Keterangan
Name Nama
Individual Badan atau Individual
Tax Number Required Nomer diwajibkan
Description Keterangan
Contoh :
Name Individual Tax Number
Required
Keterangan
PPH21 Orang ber-NPWP √ √ Perorangan punya
NPWP
PPH21 Orang Non-
NPWP
√ Perorangan tidak
punya NPWP
PPH23 Badan ber-NPWP √ Badan punya
NPWP
PPH23 Badan Non NPWP Badan tidak punya
NPWP
Commision Tax Type Add, Edit & Delete
CURENCY
Curency adalah berbagai bentuk uang yang diterbitkan oleh pemerintah suatu
negara dan beredar dalam perekonomiannya, digunakan sebagai alat pertukaran
barang dan jasa, sekaligus merupakan landasan terjadinya perdagangan.
Tabel
Currency Information
Name Nama mata uang
Description Diskripsi mata uang
Code Kode mata uang
Symbol Symbol mata uang
SAP Code Referensi code SAP jika ada
Currency Add, Edit & Delete
Detail
Detail
Currency Conversion
Currency Conversion adalah pertukaran dari satu mata uang ke mata uang lain
secara fisik. Pertukaran mata uang berlaku sesuai dengan masa berlakunya. Jika ada
perubahan maka harus dilakukan penambahan data untuk mengganti nilai konversi
sebelumnya.
Tabel
Currency Conversion Information Keterangan
Source Quantity Nilai dari sumber
Currency Mata uang sumber
Target Quantity Nilai target
Currency Target Mata uang target
Description Diskripsi
Currency Conversion Convert and Add
Document
2.13.1 Document Format
Jenis jenis pengeloaan berkas / ducument yang akan bisa diupload pada sistem ini .
Tabel
Document Format Information Keterangan
Name Nama format dokumen (Adobe PDF, MS
Word
Extension PDF, DOC, XLS
Logo Logo dari format dokumen
Decription Diskripsi
Document Format Add, Edit & Delete
2.13.2 Document Type
Dokumen Type adalah penamaan dari dokumen dokumen yang ada didalam sistem
GMMS
Tabel
Document Type Information Keterangan
Name Nama jenis dokumen
Description Diskripsi
Document Type Listing
Error
Hierarchy
Hierarchy adalah salah satu fungsi yang digunakan untuk menyusun urutan dalam satu
proses kedalam satu kelompok tertentu
Tabel
Hierarchy Information Keterangan
Name Nama kelompok hierarchy
Description Diskripsi
Hierarchies Add, Edit & Delete
Detail
2.15.1 Approvals List
Approvals List adalah kumpulan data BP yang dihubungkan dengan Hierarchy.
Penerapannya biasanya mirip dengan struktur organisasi atau struktur sebuah project .
Penerpannya untuk proses persetujuan dari atasan jika ada dokumen yang diajukan.
Tabel
Name (Hierarchy) Nama hierarchy
BP List (nama) Nama BP role Employee
BP Parent (nama) Nama Atasan dari employee
Approval List Add, Edit Delete
Organization
Organization adalah kerangka kerja suatu perusahaan yang disesuaikan dengan bentuk
bisnis yang dijalankan. Struktur organisasi terdiri dari banyak tingkatan yang memiliki
hubungan langsung atau tidak langsung satu sama lainnya. Didalam organisasi bisa
terdiri dari banyak unit yang memiliki hubungan satu sama lain.
Tabel :
Organization Information Keterangan
Name Nama
Description Diskripsi
Associated BP BP dgn role organization
Role Organization
- Legal Entity
- Cost Center
- Company Code
- Plant
- Profit Center
SAP Code SAP Code
Parent Organization BO dgn role organization
Legal Entity : Asosiasi, korporasi, kemitraan, kepemilikan, kepercayaan, atau individu yang
memiliki kedudukan hukum di mata hukum. Suatu badan hukum memiliki kapasitas hukum
untuk mengadakan perjanjian atau kontrak, memikul kewajiban, menanggung dan
membayar hutang, menuntut dan dituntut dengan haknya sendiri, dan bertanggung jawab
atas tindakannya.
Cost Center : Departemen, divisi, atau unit organisasi yang dapat diidentifikasi secara jelas,
yang manajernya bertanggung jawab atas semua biaya yang terkait dan untuk memastikan
kepatuhan terhadap anggarannya. Juga disebut kumpulan biaya atau pusat pengeluaran.
Plant : unit organisasi independen, fisik dan tertinggi dalam GMMS. Ini dapat berupa unit
operasional atau unit manufaktur atau cabang penjualan suatu organisasi. Dari tampilan
manajemen material, pabrik dapat didefinisikan sebagai lokasi yang memiliki stok bernilai.
Plant bertanggung jawab atas perencanaan, pengadaan, distribusi barang & jasa kepada
pelanggan atau sumber daya lain dari suatu organisasi di bawah satu kode perusahaan.
Profit Center : Departemen atau unit yang dapat diidentifikasi secara nyata yang
berkontribusi terhadap keseluruhan hasil keuangan perusahaan. Jika ada sistem akuntansi
biaya yang memadai, pusat laba diberi tanggung jawab untuk menargetkan persentase
tertentu dari total pendapatan dan diberikan wewenang yang memadai untuk
mengendalikan biaya mereka untuk mencapai target tersebut.
Company Code : Unit organisasi dalam perangkat lunak akuntansi SAP yang digunakan
untuk mengidentifikasi bisnis. Kode tersebut harus dikembangkan sesuai dengan undang-
undang perpajakan, undang-undang komersial, dan kriteria keuangan lainnya. Kode
perusahaan dalam sistem SAP menunjukkan perusahaan yang independen secara hukum
dan juga dapat mewakili sistem operasi yang tergantung secara hukum untuk mengawasi
jika diperlukan pelaporan eksternal.Lihat juga pusat biaya dan pusat pendapatan.
Organizations Add, Edit & Delete
Prices
Prices adalah daftar harga barang atau jasa yang di umumkan. Harga adalah nilai uang yang
harus dibayarkan oleh konsumen kepada penjual atas barang atau jasa yang dibelinya.
Dengan kata lain, harga adalah nilai suatu barang yang ditentukan oleh penjual
Fungsi Price
Menjadi acuan dalam memperhitungkan nilai jual suatu barang atau jasa.
Untuk membantu aktivitas transaksi, dimana harga yang sudah terbentuk
akan mempermudah proses jual-beli.
Penetapan harga yang tepat akan memberikan keuntungan bagi penjual
atau produsen.
Menjadi salah satu acuan bagi konsumen dalam menilai kualitas suatu
barang atau jasa.
Membantu konsumen dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan
manfaat produk dan daya beli konsumen.
Prices Information Keterangan
Vendor Nama Vendor
Product Vendor Nama produk / material
Quanty
Min
Max
UOM
Jumlah minimal
Jumlah maksimal
Satuan
Lead Time
Min
Max
Min hari kedatangan
Maksimal hari kedatangan
Currency Mata uang
Price
Quantity
UOM
Harga terhadap jumlah barang
Satuan barang
Valid
Pattern
Form
To
Masa berlaku harga dan pola pengiriman
Pola pengiriman
Tanggal mulai berlaku harga
Tanggal berakhirnya harga
Area Harga berlaku di area
Reference
Number
Date
Dokumen referensi
No Quotation /dll
Tanggal
Document Type Tipe dokumen dari harga
Prices Add, Edit
Product
Product adalah Barang, ide, metode, informasi, objek atau layanan yang dibuat sebagai
hasil dari suatu proses dan melayani. Dalam GMMS produk diartikan adalah alias dari
penyebutan nama sebuah produk tanpa dilengkapi spesifikasi yang detail .
Tabel
Product Information Keterangan
Name Nama produk versi GMMS atau user
CODE Kode produk
Decription Diskripsi
Product Category Kategori produk
Product Type Tipe produk berdasarkan output
Default UOM Satuan ukuran dari produk
SAP Code Kode produk di SAP jika ada
Product Add, Edit & Delete
Product Type
Product type dalam hal ini untuk membedakan produk berdasarkan bentuk ouputnya.
Barang didefinisikan sebagai suatu produk fisik (berwujud, tangible) yang dapat
diberikan pada seorang pembeli dan melibatkan perpindahan kepemilikan dari penjual
ke pelanggan. jasa (tak berwujud, intangible)
Tabel
Product Type Information Keterangan
Name Nama type produk
Description Diskripsi
Product Type Add, Edit & Delete
Product Category
Product Category adalah Pengelompokan barang atau jasa sejenis yang sejenis. Jenis
produk dapat digunakan oleh tim pemasaran bisnis untuk menyusun strategi
pemasaran keseluruhan dan mengarahkannya ke konsumen supaya tertarik secara
optimal. Product
Tabel
Product Category Information Keterangan
Name Nama kategori
Parent Induk dari kategori
Code Kode kategori
Description Diskripsi
Specialist Name BP yang role specialist
Procuct Category Add, Edit & Delete
Product Vendors
Product Vendors di GMMS adalah penyebutan sebuah produk sesuai dengan vendor
atau spesifikasi tipe produk
Tabel
Product vendor Information Keterangan
Name Nama produk dari vendor
Code Kode produk dari vendor
Product Name Nama produk menurut user/bag
pembelian
Description Diskripsi
UOM Nilai satuan dari produk
SAP Code Kode SAP jika ada
Product Vendor Add, Edit & Delete
Purchasing Organization
Purchasing Organization adalah sebuah unit logistik yang merupakan bagian dari
perusahaan yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan pembelian atas permintaan
material/jasa/asset.
Purcahasing Organization Information Keterangan
Name Nama organisasi pembelian
Decription Diskripsi
Associated BP Nama BP role Oranization
Default Currency Default mata uang
Default Warehouse Default gudang
Warehouse Gudang yang bisa dipilih
Product Category Kategori produk
Logo Path logo
Purchasing Organization Add, Edit , Delete
Add Purcashing Organization Approval
Hirarki ini pemakainnya untuk proses approval
jika nilai PO berubah dari master harga.
Hirarki merujuk pada hirarki organisasi .
Vendor
2.23.1 Vendor
Vendor atau penjual. Rekanan perusahaan yang diperuntukan untuk memenuhi
kebutuhan item barang (Raw Material / Work In Process (WIP) / Finish Goods ) atau
jasa.
Tabel
Vendor Information Keterangan
Name Nama vendor
Description Diskripsi
Associated BP BP role Organization
Rating Peringkat vendor
Area Group Wilayah pelayanan vendor
SAP Code Kode vendor di SAP
Vendor Add, Edit & Delete
2.23.2 Purchasing Organization Mapping
PO Mapping digunakan untuk menghubungkan antara Vendor dan Purchasing
Organization supaya bisa melakukan transaksi.
Tabel
Purchasing Organization Mapping Keterangan
Purchasing Organization Nama PO
Term Of Payment Jadwal pembayaran
Credit Limit Batas transaksi vendor thd PO
Currency Mata uang
Purchasing Organization Mapping Add, Edit & Delete
UOM
2.24.1 UOM
UOM (unit of mearsurement) adalah Satuan pengukuran adalah besaran yang pasti
dari suatu kuantitas, didefinisikan dan diadopsi oleh konvensi atau oleh hukum, yang
digunakan sebagai standar untuk pengukuran jenis kuantitas yang sama.
UOM Add,Edit & Delete
2.24.2 UOM Conversion
UOM Conversion digunakan untuk menentukan bagaimana satuan unit ukuran akan
dikonversi ke unit ukuran yang lain. Konversi yang ditetapkan akan digunakan untuk
mengonversi satu UOM ke UOM yang lain untuk ditampilkan.
Worstate
2.25.1 Worstate Type
Worstate Type adalah jenis jenis workstate yang di bangun di GMMS untuk dijadikan
dalam satu kelompok .
Worstate Type Add, Edit
2.25.2 Workstate
Worksate adalah status suatu aliran data atau dokumen yang di gunakan untuk
melakukan monitor terhadap suatu flow pekerjaan
.
Warehouse
Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil
produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi
yang dituju berdasarkan permintaan
Warehouse Add, Edit ,Delete
3 USER MANAGEMENT
Action Action adalah fungsi pengelompokan object yang bisa di lakukan oleh kelompok tersebut.
Actions Information Keteranngan
Name Nama pengelompokan object
SECURE ACCESS TO OBJECTS Fungsi atau nama hak akses yang akan diberikan kepada kelompok action
Description Keterangan
User Group
User
4 REQUEST
Gambar 1.1 : Proses Request
Add / Edit Request
Add / Edit Items
Save ItemSave
RequestSend
RequestApproval Request
REQUEST adalah memo internal berisi daftar permintaan barang dan jasa yang ditujukan
kepada PURCHASING ORG agar dipenuhi menggunakan BUDGET tertentu. REQUEST diproses
dalam suatu alur kerja untuk diformalkan, diperiksa, disetujui sampai pada akhirnya dipenuhi.
Tabel
Request Information Keterangan
Purchasing org Organisasi pembelian
Budget Pembiayaan
Request Date Tanggal permintaan
Request by Nama peminta
Ship to Dikirim ke mana
Expected Receipt Date Ekspetasi penerimaan
Currency Mata uang
Description Diskripsi
Item Request
Product Nama product versi pemakai
Product Vendor Nama produk versi vendor (spek)
Quantity Jumlah
UOM Ukuran
Ship to Dikirim ke ?
Expected Recipt Date Perkiraan datang
Estimated Cost Perkiraan harga
Description Diskripsi
Request listing (Daftar Request)
Field Pencarian dan Tombol Search :
Berfungsi untuk mencari dartar request bedasarkan no request , request by , ship to, product
dan product vendor .
Reset : berfungsi untuk membersihkan filed search.
New : ( Menambah Request ) .
Filter : untuk menfilter data sesuai pilihan field (PO dan Budget)
Request Add
Menambah Request
1. Pilih menu Request
2. Pilih menu New
3. Isi field
4. Pilih tombol save
Request Edit
Request Edit
1. Pilih menu Request
2. Pilih detail Request
3. Pilih tombol Edit
Workstate
Menambah
Request
Menggeser Halaman
Jumlah Baris Data
Melihat Detail
Filter
Data
2 1
3
5 4
1 2
3
4
4. Isi field
5. Pilih tombol save
Delete Request
1. Pilih menu Request
2. Pilih detail request
3. Pilih tombol delete
4. Pilih OK
Request Item Add
1. Pilih menu Add
2. Isi field
3. Pilih menu save
Request Item Edit
1. Pilih menu Add
2. Isi field
3. Pilih menu save
Request Action
Action Kirim ke Request ke Atasan
Action Koreksi dari Atasan
Action Persetujuan dr Atasan
Action ditolak oleh Atasan
2 1
3
4
1
2
3
1
2
3
Request Worstate
5 REQUEST MAPPING
Request Mapping di adalah fungsi yang dilakukan oleh Purchasing organisasi untuk
melengkapi data (produk & produk vendor) dan memilah request yang masuk apakah
mau dilakukan pembelian , pengalihan aset atau pengambilan dari stock.
Edit Requirement & Process
1. Clik request detail
2. Set product
3. Set product vendor
4. Set action
5. Save
6. Process
CHECK / SET PRODUCT & PRODUCT VENDOR
SET ACTIONSAVE ITEM & ACTION
REQUESTPROCESS
Set product & product vendor
Set
action
Merubah workstate request items :
Asset Planning to Asset Request
Purchase Planning to Purchase
Request Stock Planning to Stock
Name Product
Product Vendor
Diskripsi
Budget
3
1
2
4
5
6
6 Purchase Requisition PR (Purchase Requisition) adalah memo internal berisi daftar permintaan barang dan jasa
untuk dibeli dari vendor. PR dihasilkan (generate) dari pemrosesan pada REQUEST ITEM yang
ditandai to PR.
Grouping for PR
Saat diproses, REQUEST ITEM yang ditandai to PR yang berarti "akan dibeli" diproses menjadi PR
ITEM. Beberapa REQUEST ITEM akan dikelompokkan (merge/group) menjadi satu PR ITEM jika:
Ditujukan ke PURCHASING ORG yang sama
Merujuk BUDGET yang sama
Menggunakan CURRENCY yang sama
Memesan PRODUCT VENDOR yang sama
Jumlah barang yang dipesan diakumulasikan (dijumlahkan). UOM yang digunakan
adalah UOM default PRODUCT VENDOR.
Vendor Selection
Fungsi utama PR untuk merencanakan pembelian, memilih vendor(s) yang tepat. Ada 2 opsi yang
bisa dipilih, yaitu:
Mengalirkan PR ITEM menjadi PO dengan melekatkan tanda to PO dilanjutkan dengan
memilih 1 VENDOR. Opsi ini bisa dipilih jika informasi harga sudah diperoleh dan sudah
terekam di GMMS melalui proses QUOTATION.
SET To PO / To RFQ SET VENDOR SAVE PR PROCESS
Mengalirkan PR ITEM menjadi RFQ dengan melekatkan tanda to RFQ dilanjutkan dengan
memilih beberapa kandidat VENDOR. Opsi ini dipilih jika vendor dan informasi harga masih
harus dicari.
Generate PO & RFQ
Semua PR ITEM yang sudah ditandai to PO atau to RFQ akan diproses sekaligus menghasilkan
satu atau beberapa dokumen PO atau RFQ sesuai dengan pilihan VENDORnya.
SET to PO or to RFO
1. Pilih menu Purchasing -> PR-Puchase Requisition
2. Pilih detail Request Item
3. Pilih PO, RFQ atau Waiting
4. Pilih vendor
5. Pilih save
1
2
3
4
5
7 RFQ – Request For Quotation
RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen yang dikirimkan oleh PURCHASING ORG.
kepada VENDOR untuk memperoleh informasi harga barang atau jasa.
Tabel :
RFQ Information Keterangan
Purchasing Organization Nama dept bagian pembelian
RFQ Date Tanggal RFQ dibuat
Expected Receipt Date Tanggal barang datang
Vendor Nama vendor
Description Diskripsi
Signer Pejabat terkait
RFQ Item
Product Vendor Nama produk dari vendor
Quantity Jumlah
UOM Satuan
Expected Receipt Date Tanggal item datang
CREATE SAVE SEND
Description Diskripsi
RFQ Listing
RFQ ADD
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu New
3. Isi Field
4. Save
RFQ Edit
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Edit Field
5. Save
1
2
3
4
Menu pencarian
Menu filter data
Detail Data
1
2 3
4
5
RFQ Delete
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu delete
4. Pilih OK
RFQ Item Add
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Pilih Add
5. Isi Field
6. Pilih Save
RFQ Item Edit
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
1
2
3
4
6
1
2
3
4
5
3. Pilih menu edit
4. Pilih detail item
5. Isi Field
6. Pilih save
RFQ Item Delete
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
3. Pilih menu edit
4. Pilih menu - del
5. Pilih OK
RFQ Send
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih menu detail RFQ
1
2
3
4
6
5
1
2
3
4
5
3. Pilih Action - Send
8 Quotation QUOTATION adalah dokumen penawaran harga yang dikirimkan oleh VENDOR sebagai
balasan dokumen RFQ. Di GMMS fungsi QUOTATION diperluas menjadi fasilitas untuk
mengupdate informasi harga barang dan jasa, baik yang berasal dari surat penawaran
vendor maupun dari sumber-sumber lain seperti brosur, flyer, iklan, dan negosiasi via
telepon.
Tabel :
Quotation Information Keterangan
Number Nomor Quotation dari vendor
Vendor Nama Vendor
Purchasing Org Nama Purch Org
RFQ Number Nomer RFQ
Quotation Date Tanggal quotation di terima
Validity Tanggal validity dari quotation
create from RFQ
add item price
save send approve
1 2
3
Area Area distribusi produk
Pattern Pola pengiriman barang
Currency Nilai mata uang
Description Diskripsi
Quotation Item Information
Product Vendor Nama produk vendor
Lead Time Min Min waktu yang diperlukan pemenuhan
produk
Lead Time Max Max waktu yang diperlukan pemenuhan
produk
Quantity Min Minimal jumlah pemesanan
Quantity Max Max jumlah pemesanan
Quantity UOM Satuan jumlah pemesanan
Price Harga
Quantity Satuan harga
Price UOM UOM dari harga
Description Diskripsi
Quotation Add
1. Pilih menu Purchasing -> RFQ-Request For Quotation
2. Pilih detail RFQ
3. Pilih generate new quotation
4. Pilih detail Item Quotation
5. Edit field
6. Pilih Save item Quotation
7. Pilih save Quotation
1 2
3
4
5
6
4
7
Quotation Edit
1. Pilih menu Purchasing – Quotation
2. Pilih detail Quotation
3. Pilih detail Item Quotation
4. Edit field
5. Pilih save
Quotation Delete
1. Pilih menu Purchasing – Quotation
2. Pilih detail Quotation
3. Pilih detail Item Quotation
4. Pilih del
5. Pilih OK
2
3
5
1
1 2
3
4
Quotation Send, Approve or Decline
1. Pilih menu Purchasing – Quotation
2. Pilih detail Quotation
3. Pilih Action
9 Purchase Order Purchase Order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman
barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan
sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli
oleh pembeli
Tabel PO
PO Information Keterangan
Purchasing Organization Bagian pembelian
1 2
3
SEND PO APPROVE / SENDBACK
CLOSING
Vendor Nama vendor/penjual
Currency Nilai mata uang
PO By Pembuat PO
Warehouse Gudang
Total before tax Total sebelum pajang
Budget Anggaran yang dipakai
Quotation Penawaran harga
Tax percentage Pajak dalam persentase
Tax Amount Nilai pajak
PO date Tanggal PO
Expected Receipt Date Perkiraan tanggal datang barang
Total After Tax Total setelah pajak
Bill To Tujuan penagihan
Signer Pejabat yang bertanggung jawab
Description Diskripsi
PO Item
Product Vendor Nama produk dari vendor
Quantity Jumlah
Quantity UOM Satuan dalam jumlah
Expected Receipt Date Perkiraan tanggal datang item PO
Ship To Pengiriman PO ke user
Price Harga
Per Jumlah item harga
Price UOM Nilai satuan harga
Description Diskripsi
Item Sub Total Jumlah sub total item PO
Discount Jumlah diskon
Surcharge Jumlah tambahan biaya
Item Total Jumlah total item
PO Listing
PO Process (Send)
1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order
2. Pilih detail PO
3. Pilih Action Send
PO approval
1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order
2. Pilih detail PO
3. Pilih Action Approve or SendBack
PO Edit
1. Pilih menu Purchasing - > PO –Purchase Order
2. Pilih detail PO
Menu pencarian Menu filter data
Detail Data
1
2 3
1
2 3
3. Pilih Edit
4. Edit Field
5. Pilih save
PO Closing
10 Good Receipt GR adalah dokumen tanda terima barang atau jasa sebagai bentuk internal dari
dokumen Delivery Order (DO) yang disertakan oleh VENDOR pada saat ppengiriman
barang atau jasa.
1
2 3
4
5
Tabel
Good Receipt Information Keterangan
Number Nomor GR
GR Date Tanggal penerimaan barang
PO Number Nomor PO
Courier Ekspesi / kurir
Vendor Nama vendor
Warehouse Gudang
Description Diskripsi
Receipient Penerima barang
Item GR Keterangan
Product Vendor Nama produk dari vendor
Quantity Jumlah barang
UOM Satuang barang
Description Diskripsi
GR Listing
GR Add
1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt
2. Pilih New
3. Pilih NO PO
4. Pilih New GR
5. Input Number DO, Courier , Recepient
6. Pilih Item Good Receipt
7. Isi Quantity
8. Pilih tombol Add / Save (Item GR)
9. Pilih tombol Save (GR)
Menu pencarian Menu filter data
Detail Data
1
2
3
4
5
9
6
8
7
GR Edit
1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt
2. Pilih Detail GR
3. Edit Field
4. Pilih Item Good Receipt Detail
5. Edit Field
6. Pilih tombol Add / Save (Item GR)
7. Pilih tombol Save (GR)
GR Approval
1. Pilih menu Warehouse -> GR- Good receipt
2. Pilih Detail GR
3. Pilih Action – Confirm
1 2
3
4
4
6
5
3
7
11 Shipping Note (SN) SN (Shipping Note) adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari WAREHOUSE
kepada peminta barang. Dokumen ini juga berfungsi sebagai tanda terima yang akan
memperbarui daftar REQUEST yang masing menunggu
SN dibuat oleh petugas gudang atau penerima barang dari Vendor dan ditujukan kepada
pengguna barang seperti tertera di dalam REQUEST.
Pembuatan SN> dilakukan secara manual (langsung). Prioritas barang yang akan dikirimkan ke
pengguna sbb:
1 2
3
Barang di WAREHOUSE penerimaan barang yang belum terkirim.
Barang di dalam daftar tunggu REQUEST.
Setelah selesai dibuat SN dapat dicetak untuk menjadi lampiran saat pengiriman barang ke
penggunanya.
Setelah barang diterima oleh pengguna, maka SN bisa di confirm untuk menandai
bahwa SN tersebut sudah tidak bisa diedit lagi. SN kemudian digunakan untuk memperbarui
daftar tunggu REQUEST.
SN List
SN Add 1. Pilih menu Warehouse ->SN-Shipping Note
2. Pilih New
3. Isi field SN
4. Pilih Add SN Item
5. Pilih No Request Item , Isi Quantity Item
6. Pilih Add SN Item
7. Pilih Save SN
Menu pencarian
Menu filter data
Detail Data
1
2
4
7
5
SN Edit 1. Pilih menu Warehouse ->SN-Shipping Note
2. Pilih detail data
3. Pilih menu edit
4. Edit field yang akan diupdate ,
5. Pilih save
6. Pilih detail Item SN , Edit field yang akan di update
7. Pilih save
6
1
23
7
5
4
SN Delete 1. Pilih menu Warehouse -> SN-Shipping Note
2. Pilih detail data
3. Pilih delete
4. Pilih OK
SN Approval 1. Pilih menu Warehouse -> SN-Shipping Note
2. Pilih detail data
3. Pilih Action ->Confirm
12 RAB (Rencana Anggaran Biaya)
3 2
4
1
3
1
2
RAB (Rencana Anggaran Biaya) berisi daftar kebutuhan barang dan jasa dan perkiraan
harganya untuk diajukan menjadi BUDGET. RAB adalah bagian dari proses perencanaan
biaya (cost plan )
Penyusunan
RAB disusun oleh pimpinan unit dalam proses perencanaan pengeluaran untuk akuisisi
aset dan biaya operasional unit di suatu periode waktu (tahunan, semester, bulanan, dll). RAB
juga bisa disusun oleh inisiator proyek atau event planner dalam proses perencanaan biaya
untuk proyek atau event.
Item-item barang dan atau jasa yang akan dibeli didaftarkan satu per satu ke dalam
RAB. GMMS dapat membantu proses ini dengan:
Menyediakan estimasi harga
Estimasi harga diambil dari PRICE (buku harga) yang dikelola di GMMS dan diperbarui
melalui proses QUOTATION
Menyediakan template isian RAB
RAB yang sudah jadi dapat disimpan menjadi template yang bisa dipanggil. Template
bisa mempercepat proses penyusunan karena sebagian (besar) item belanja sudah terdaftar,
tinggal menghapus yang tidak perlu atau menambahkan item baru. Template juga
mencegah ada item biaya yang terlewat (lupa) untuk dianggarkan.
Pengajuan
Setelah selesai disusun, RAB diajukan ke otorisator sesuai hirarki otorisasi di dalam
organisasi penyusun RAB. Otorisator memiliki opsi untuk meminta revisi, menolak, atau
meng approve RAB yang diajukan.
RAB yang telah di appprove kemudian dikirimkan ke unit budget controller untuk di
registrasi menjadi BUDGET
RAB List
RAB Add
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih New
3. Pilih Template -> Create
4. Isi Field
5. Pilih Save
Menu pencarian
Menu filter data
Detail Data
RAB Edit
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih Edit
4. Edit Field RAB & Item RAB
5. Pilih Save
RAB Delete
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih delete
4. Pilih OK
Rab Approval
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih Action
RAB save as template
1. Menu Request -> RAB
2. Pilih detail RAB
3. Pilih Save As Template
13 Report
Outstanding Request
Outstanding PO