USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E …eproc.ptpn5.co.id/SOP/User Guide - Eproc-v1.pdf · didapatkan setelah pendaftaran rekanan. Sebagai contoh nama user “ABC” dan password=”ABC”

User Guide (Panduan User) Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM

BAB 2 - Page 1 of 22 ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0

USER GUIDE

versi 1.0

MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT

MODUL REKANAN

PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO )

2011



MODUL REKANAN

1. Login Rekanan

Gambar 2.1 login Rekanan

- Pengguna yang telah terdaftar sebagai rekanan dapat masuk ke sistem dengan

menginputkan nama user dan password di login form. Nama user dan password

didapatkan setelah pendaftaran rekanan. Sebagai contoh nama user “ABC” dan

password=”ABC”

2. Halaman Rekanan

menginputkan nama

user dan password

Gambar 2.2 Kondisi halaman rekanan sebelum

diverifikasi

Gambar 2.3 Kondisi halaman rekanan setelah

diverifikasi

Fotocopy Akte

Pendirian, fotocopy

SIUP, fotocopy NPWP,

pakta integritas

Download Pakta Integritas



- Setelah berhasil Login pengguna dapat memasuki sistem dengan hak akses

rekanan

- Terdapat dua kondisi halaman akses yaitu :

1. Halaman rekanan yang belum di verifikasi (Gambar 2.1), pengguna hanya bisa

masuk sistem tapi belum bisa melakukan aktivitas, rekanan diminta untuk

mengirimkan dokumen asli ke Panitia Pelelangan PTPN5 berupa : Berupa

fotocopy Akte Pendirian, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, pakta integritas.

Untuk pakta integritas dapat di download pada halaman ini. Setelah

mengirimkan dokumen tersebut pengguna yang akan di verifikasi.

2. Halaman rekanan yang telah di verifikasi (Gambar 2.2), dapat melakukan

aktifitas berupa menginputkan kelengkapan data rekanan, melakukan proses

lelang, penggantian sertifikat, merubah password dan lain lain.

3. Data Rekanan

3.1 Detail

4. Gambar 2.4 halaman detail data rekanan

Kelengkapan data rekanan pertama dapat dilihat pada menu Detail, terdapat

navigasi berupa ubah data perusahaan, update bidang kerja, penginputan akte

pendirian perusahaan, akte pengesahan serta tambah ijin usaha.



3.1.1 ubah data perusahaan

Gambar 2.5 cek sertifikat

- Untuk mengubah data perusahaan menggunakan sertifikat sebagai syarat untuk

berhak merubah data perusahaan, sertifikat dikirimkan oleh admin kepada

rekanan menggunakan e-mail.

Gambar 2.6 form perubahan data perusahaan

3.1.2 update bidang kerja

Gambar 2.7 update bidang kerja

- rekanan melengkapi bidang kerja sesuai dengan bidang kerja perusahaan dengan

dengan mengklik pilihan klasifikasi bidang kerja, mencari bidang kerja sesuai

dengan bidang kerja perusahaan terkait kemudian klik navigasi tambah untuk

menginputkan data bidang kerja

Pilih klasifikasi

bidang kerja



3.1.3 Input akte pendirian

Gambar 2.8 input akte pendirian

Rekanan harus melengkapi akte pendirian dengan menginputkan data akte

pendirian perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan.

3.1.4 Input akte pengesahan

Gambar 2.9 input akte pengesahan

Rekanan harus melengkapi akte pengesahan dengan menginputkan data akte

pengesahaan dari perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan.



3.1.5 Tambah izin usaha

Gambar 2.10 tambah izin usaha

Rekanan harus melengkapi izin usaha dengan menginputkan data izin usaha

perusahaan.

3.2 Pengurus

Gambar 2.11 data pengurus

- Tambah data pengurus dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data

pengurus kemudian simpan data

Gambar 2.12 tambah data pengurus



3.3 Pegawai

Gambar 2.13 data pengurus

- Tambah data pegawai dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data

pegawai kemudian simpan data

Gambar 2.14 tambah data pengurus

3.4 Saham

Gambar 2.15 data saham



- Tambah data saham dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data saham

kemudian simpan data

Gambar 2.16 tambah data saham

3.5 Pajak

Gambar 2.17 data pajak

- Tambah data pajak dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pajak




Gambar 2.18 tambah data pajak

3.6 Neraca

Gambar 2.19 data neraca

- Tambah data neraca dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data neraca




Gambar 2.20 tambah data neraca

3.7 Alat

Gambar 2.21 data peralatan

- Tambah data peralatan dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data

peralaan kemudian simpan data



Gambar 2.22 tambah data perlatan

3.8 Pengalaman

Gambar 2.23 data pengalaman

- Tambah data pengalaman dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data

pengalaman kemudian simpan data



Gambar 2.24 tambah data pengalaman

3.9 Referensi

Gambar 2.25 data referensi

- Tambah data referensi dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data

referensi kemudian simpan data



Gambar 2.26 tambah data referensi

4 MELIHAT , MENDAFTAR DAN MENGIKUTI PELELANGAN/TENDER

Gambar 2.27 daftar semua paket lelang Gambar 2.28daftar paket lelang yang

diikuti

- Menampilkan daftar paket lelang sesuai dengan bidang usaha dan kualifikasi,

serta menampilkan tahapan lelang yang terjadi setiap waktu tahapan pelelangan.

- Sebagai contoh cara mengikuti pelelangan dengan menggunakan e-procurement

sebagai berikut :”PENGADAAN BIBIT XYZ (PELELANGAN TERBATAS 2 TAHAP)”.

4.1 Mendaftar lelang

- Jika ingin mendaftar lelang klik paket yang dipilih maka akan tampil halaman

berikut ini seperti pada gambar.

PILIH PAKET

PENGADAAN

BIBIT XYZ



Gambar 2.29 tahapan pengumuman lelang

- Tahapan pertama adalah tahapan pengumuman, sehingga tidak ada satu tombol

proses lelang yang nyala.

- Kemudian pada tanggal berikutnya ketika waktu pendaftaran sudah tiba. Maka

aktif tombol “Mendaftar Lelang” dan tombol lain tidak lain tidak aktif, kemudian

klik Mendaftar Lelang

Gambar 2.30 pendaftaran lelang

- Setelah mengklik Mendaftar Lelang maka tampilah halaman dengan tombol

“Pendaftaran Belum di Validasi” seperti gambar , setelah pendaftaran disetujui

panitia dan rekanan mentransfer biaya pembelian RKS kepada panitia maka

rekanan mengirim bukti pembayaran ke e-mail panitia : [email protected] dan



memberitahu panitia bahwa rekanan telah membeli RKS dan mengirim bukti

pembayaran melalui e-mail, setelah panitia mengecek maka rekanan bisa masuk

ketahapan berikutnya sesuai dengan jadwal untuk setiap tahapan.

Gambar 2.31 pendaftaran belum di validasi.

- Setelah berhasil mendaftaran lelang, peserta lelang dapat mengambil bukti

pendaftaran lelang seperti pada gambar 2.32 dibawah ini

4.2 Pengambilan Dokumen

Gambar 2.32 pendaftaran berhasil dan masuk pada tahapan pengambilan dokumen

Bukti pendaftaran



- Untuk pengambilan dokumen pelelangan klik tombol “Download Dok

Pelelangan”, kemudian mendownload dokumen-dokumen pelelangan yang

disediakan. Kemudian masuk pada tahapan berikutnya.

Gambar 2.33 download dokumen kualifikasi & pelelangan

4.3 Aanwijzing dan Berita Acara Aanwijzing

Gambar 2.34 tahapan aanwijzing

- Pada tahapan Aanwijzing, peserta lelang dengan panitia lelang melakukan

tahapan penjelasan dari proses lelang yang dilakukan, dengan menggunakan

suatu komunikasi chat secara online maka proses komunikasi antara peserta dan

panitia dapat dilakukan sebagai bentuk tahapan aanwijzing, peserta dapat

mengklik tombol “Aanwijzing & Berita Acara Aanwijzing” untuk turut serta

melakukan tahapan penjelasan / aanwijzing dengan tampilan berikut ini

Contoh dokumen pelelangan



Gambar 2.35 chat untuk tahapan aanwijzing

- Setelah tahapan Aanwijzing berakhir masuk pada tahapan berikutnya sesuai

dengan jadwal tahapan.

4.4 Upload Syarat Administrasi dan Dokumen Penawaran

- Pada tahapan ini peserta lelang dapat mengupload Syarat administrasi dan

dokumen penawaran , seluruh dokumen di scan dan dikirim ke dalam bentuk file

ketika jadwal pemasukan dokumen penawaran tahap1 sudah tiba, dan tombol

yang aktif adalah “Upload Dok Penawaran ”,untuk memasukkan syarat

administrasi dan dokumen penawaran tahap Peserta lelang dapat mengklik

tombol “Upload Dok Penawaran ”.



Gambar 2.36 upload dokumen penawaran

- Peserta lelang dapat mengupload file dokumen syarat administrasi dengan

mengklik tombol “Tambah”

- Sebelum mengupload file dokumen syarat administrasi sistem meminta

memasukkan file certifikat contoh “ABC.cert”

Gambar 2.38 memasukkan certifikat

- sertifikat telah dikirimkan ketika mendaftar sebagai rekanan PTPN5 oleh admin

ke masing-masing peserta lelang menggunakan e-mail.(peserta harus memiliki

email)

- jika certifikat valid maka peserta lelang dapat memasukkan file dokumen syarat

administrasi dengan menginputkan nama dokumen dan file dokumen syarat

administrasi, seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 2.37 proses upload dokumen penawaan dan

memasukan nilai penawaran



Gambar 2.39 Mengupload file syarat administrasi

- Kemudian menekan tombol upload

- Setelah file dokumen syarat administrasi diupload kemudian lakukan hal yang

sama untuk mengupload file penawaran biaya

- Untuk menyimpan nilai penawaran diperlukan sertifikat lagi seperti gambar 2.38

4.5 Hasil Evaluasi dan Peringkat

- Pada tahapan berikutnya, Melihat hasil evaluasi dan peringkat dari penawaran

yang dimasukkan. Untuk melihat hasil evaluasi tersebut peserta lelang dapat

mengklik “Hasil Evaluasi Dan Peringkat Pemenang” . seperti pada gambar berikut

ini.

Gambar 2.40 hasil evaluasi dan peringkat pemenang

Gambar 2.40 mengupload file dokumen penawaran



Gambar 2.41 Melihat hasil evaluasi dan peringkat pemenang

4.6 Sanggahan

Setelah penetapan pemenang dan pengumuman pemenang, terdapat

tahapan sanggahan yang dapat dilakukan oleh peserta lelang sesuai dengan

jadwal yang ditetapkan. Tombol yang aktif adalah tombol “Sanggahan”

seperti pada gambar berikut.

Gambar 2.42 Sanggahan

- Sanggahan dapat dilakukan peserta lelang yang lulus dengan mengupload file

dokumen sanggahan, pada nama dokumen ketikkan nama dokumennya dan

kemudian upload file surat sanggahan dengan menekan tombol Browse dan

kemudian tekan tombol Upload. Jawaban sanggah dapat dilihat pada menu yang

sama dengan menekan tombol Sanggahan.

Gambar 2.43 Upload Penawaran



5 CEK SERFIFIKAT

- Rekanan dapat mengecek sertifikat yang digunakan, untuk menguji kevalidan

datasertifikat dengan hak akses yang diperoleh sebagai rekanan. Caranya dengan

mengklik tombol “Browse” kemudian mencari file sertifikat dan mengklik tombol

“Cek”.

Gambar 2.44 Cek serfikat

6 GANTI SERTIFIKAT

- Rekanan dapat mengganti sertifikat dengan cara “Browse” file sertifikat yang

lama kemudian klik tombol ”Kirim”

Gambar 2.45 Ganti sertifikat

7 UBAH PASSWORD

- Rekanan dapat merubah password lama dengan dengan password baru, dengan

cara menginputkan password lama kemudian menginputkan password baru

dihalaman ubah password



Gambar 2.46 Ubah Password

8 LOGOUT

- Rekanan dapat keluar dari sistem

- Setelah menggunakan sistem rekanan diharus Logout demi kepentingan dan

keselamatan data.

Documents

USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E …eproc.ptpn5.co.id/SOP/User Guide - Eproc-v1.pdf · didapatkan setelah pendaftaran rekanan. Sebagai contoh nama user “ABC” dan password=”ABC”