ARHIVISTIKA

• cilj kolegija– upoznati strukturu arhivskog fonda, vrste i strukturu jedinica

udruživanja spisa, usvajaju načela i postupke analize i organizacije arhivskih cjelina

– upoznati postupke sređivanja arhivskog gradiva– upoznati standarde i metodologiju opisa gradiva– upoznati tipologiju i oblikovanje obavijesnih pomagala

• tematske cjeline– Načela sređivanja.

Struktura i organizacija arhivskog gradiva.– arhivske jedinice:

• fond, serija, dosje, predmet, dokument. Veze među arhivskim jedinicama:

• hijerarhijske i horizontalne veze, unutarnje i vanjske vezeNačela formiranja i povezivanja jedinica.

ARHIVSKI POSTUPCI U ORGANIZACIJAMA

EVIDENTIRANJE – VREDNOVANJE – PREUZIMANJE – ODABIRANJE I IZLUČIVANJE – ZAŠTITA

ARHIVSKI POSTUPCI U NADLEŽNIM ARHIVSKIM TIJELIMA

PREUZIMANJE – SREĐIVANJE – OPIS – KORIŠTENJE,OBJALJIVANJE – ZAŠITATA, RESTAURACIJA – NADZOR – USAVRŠAVANJE I EDUKACIJA

• sređivanje arhivskog gradiva– engl. arrangement– postupak kojim se uspostavlja poredak spisa, odnosno fizičko sređivanje

zapisa prema prethodno utvrđenom klasifikacijskom planu– postupak kojim se arhivsko gradivo dovodi u stanje sređenosti

• dijelovima gradiva se dodjeljuje stalno mjesto u okviru cjeline i u odnosu na druge sastavne dijelove

• sređivanje arhivskog gradiva– intelektualne radnje kojima se uspostavlja red unutar arhivskog gradiva,

utemeljene na načelu podrijetla (provenijencije) i prvobitnog reda (na osnovi utvrđenog plana klasifikacije), koji odražava upravni odnosno poslovni (administrativni) ustroj i/ili nadležnost ili djelatnost tvorca gradiva

– ukoliko je to nemoguće, tada se sređivanje temelji na drugim kriterijima prilagođenim fizičkom obliku ili sadržaju dokumenata, a može se koristiti abecedni, kronološki, zemljopisni ili predmetni

poredak– više stupnjeva sređivanje

• grubo sređivanje– odvajanje fondova

• glavno sređivanje– rekonstrukcija jedinica

• detaljno sređivanje– poredak zapisa unutar jedinica

• opis– postupak bilježenja informacije o karakteristikama i stanju sređenosti

arhivskog gradiva s ciljem postizanja zadovoljavajuće razine intelektualne kontrole• višerazinski (obično top-down)• omogućuje kontrolu i pretraživanje

– postupak izrade obavijesnog pomagala, za pristup i pronalaženje gradiva i informacija sadržanih u gradivu

• opis kao metareprezentacija– reprezentacija je i proces i produkt procesa

• reprezentacija kao surogat ali i prva danost (Derrida) -> opis kao proces izrade obavijesnog pomagala koje zamjenjuje gradivo (R. Pearce-Moses, Glossary)

– arhivski zapisi su trajne reprezentacije (ne reprezentiraju samo u jednom trenutku) aktivnosti, događaja, funkcija, procesa, koje su proizvele osobe ili tijela što su sudjelovala u njima ili ih promatrala

– reprezentacija nije nikad savršena– uz zapis koji je reprezentacija postoji i njegov opis, druga vrsta

reprezantacije ili metareprezentacija

• preduvjet opisa je sređena građa lišena balasta (odabrana je ona građa od trajnog značaja)

• dakle: sređivanje pa opisivanje i popisivanje gradiva– normiranost opisa

• višerazinski opis– informativna pomagala

• višerazinska

NAČELA

• sređivanje– djelatnost kojom se sastavnim dijelovima određuje stalno mjesto u

okviru cjeline i u odnosu na druge sastavne dijelove– sređivanjem se dobiva određena struktura i red/poredak– sređivanjem se omogućuje pronalaženje pojedinih dijelova gradiva

• načela– načelo provenijencije– načelo prvobitnog reda– načelo pertinencije– načelo funkcionalne pertinencije– načelo teritorijalne pertinencije– načelo teritorijalne provenijencije– načelo zajedničke baštine

NAČELO PROVENIJENCIJE

• definicija:– odnos gradiva i stvaratelja, porijeklo

• npr. 1 stvaratelj – 1 fond• holistički pristup

– gradivo nastalo od 1 stvaratelja čuvamo u 1 cjelini i na 1 mjestu

– današnja definicija (danas kada je arhiv postkustodijalan): očuvanje konteksta gradiva prema funkcijama i aktivnostima stvaratelja o kojima to gradivo svjedoči

– kritika načela provenijencije• sistematizacija stvaratelja je stvar konvencije• ali… ustroj stvaratelja i gradivo koje ga prati prikazuju strukture

moći– u nekim slučajevima držimo se načina na koji je stvaratelj čuvao gradivo,

u drugim slučajevima čuvamo kontekst tako da ga opišemo

• ishodišta načela provenijencije– Spomenica Berlinske akademije znanosti (1819)– Okružnica Ministarstva unutarnjih poslova Francuske (1841)– uređenje danskoga ministarskog arhiva (1861)– Bonaini i “metodo storico” (1867)– Sickelova razvojna teorija (1869)– registraturni princip u Tajnom državnom arhivu u Berlinu (1881)

– Nizozemski priručnik (1898) – teorijsko utemeljenje

• Okružnica Ministarstva unutarnjih poslova Francuske od 24. travnja 1841.– Arhivisti trebaju „prikupiti razne dokumente po fondovima, to jest

oblikovati zbirke svih isprava koje potječu od jednoga tijela, jedne ustanove, jedne obitelji ili jednoga pojedinca. [...] Dokumenti koji samo spominju neku ustanovu, tijelo ili obitelj ne smiju se miješati s fondom te ustanove, tijela ili obitelji“

– traži se poštivanje fonda kao organski povezane cjeline– za departmanske arhive stvorene serije– princip poštivanja fonda kombiniran s principom pertinencije– fond se sređuje po sadržaju, a unutar predmeta topografski, kronološki

ili abecedno– shema za općinske arhive temelji se na pertinenciji

Bonanini• 1867. svoje gledište o sređivanju gradiva iskazuje u izvješću Ministarstvu

obrazovanja– poznavanje povijesti institucija temelj za sređivanje– pravila: poštivati činjenice i ponovno ih uspostaviti ako su

poremećene • rekonstrukcija, sređivanje, reuspostava – posao arhivista

– metodo storico – prvi predlagač te metode– metodo storico - povezivanje principa provenijencije i prvobitnog reda– istraživač ne traži dokumente, nego institucije– Ulazeći u arhivsko spremište ne tražimo dokumente nego stvaratelje!

(Bonaini)• danas vrijedi

Theodor von Sickel (1826.-1908.)– traži da se gradivo uredi onako kako je nastalo u pisarnicama

• Pruski Tajni državni arhiv u Berlinu 1881. uvodi “registraturni princip” (Registraturprinzip)– širi ga na druge pruske arhive– ne vrijedi za starije gradivo– uređenje arhiva mora se temeljiti na provenijenciji fondova

• sve registrature se moraju zaključiti, a dodaju se samo • njihovi integralni dijelovi• arhivski zapisi se moraju srediti onako kako su bili održavani u registraturnom

poslovanju

• Samuel Muller, Johan Adriaan Feith i Robert Fruin – Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, Groningen 1898.

• prijevodi: njem. 1905., tal. 1908., franc. 1910., engl. 1920. (veći utjecaj na nacionalne arhive s pojavom prijevoda)

– arhiv je organska cjelina, ne smije ga se samovoljno formirati– svaki arhiv ima svoju individualnost s kojom se arhivist mora upoznati

prije uređivanja fonda– sređivanje se mora temeljiti na prvotnom uređenju gradiva– gradivo strukturom odražava upravni ustroj

NAČELO PROVENIJENCIJE

• ISAD (G)– Provenijencija. Odnos između arhivskih zapisa i pravnih ili fizičkih osoba

čijim su djelovanjem oni nastali, prikupljeni i/ili čuvani i korišteni u obavljanju djelatnosti tih fizičkih i pravnih osoba. (Provenance, Provenance)

– Provenijencija se nadopunjava u području dopunskih izvora• navode je jedinice u istom arhivu (ali drugom fondu) ili u drugim

ustanovama koje su porijeklom povezane s jedinicama opisa– npr. Earlier files of a similar nature (1959-1968) are

catalogued as Minnesota. Secretary of State. Charitable corporations files. (serija) U.S., Minnesota Historical Societ

• načelo prvobitnog reda– odnosi se na sređivanje gradiva unutar fonda– postavke načela:

1. red je izabrao stvaratelj2. za njega su izrađene pomoćne uredske knjige (urudžbeni

zapisnici i kazala) za evidenciju i pronalaženje3. (posljedica:) preuređenje bi bio ogroman posao nerazmjeran

utrošenom trudu• prvobitni red

– sređivanje gradiva prema poretku organizacije u kojem su dokumenti stvoreni u uredu iz kojeg potječu

1. mogu se koristiti registraturna pomagala– principle of original order– l’ordre primitif, respect de l’ordre intérieur– Registraturprinzip

• kritika prvobitnog reda

– stvaratelj nije neutralan, način na koji gradivo ulazi u registraturni sustav stvar konvencije

– ali… taj način je jednoobrazan i standardiziran, stoga nije subjektivan 1. stoga nije rješenje konvenciju stvaratelja zamijeniti stavom

arhivista (druga subjektivnost)

• kada se držimo prvobitnog reda– u pravilu prilikom svakog sređivanja– ako se može rekonstruirati– ako postoje registraturna pomagala, na temelju njih ga rekonstruiramo

(na temelju registraturnog plana)

• kada odustajemo od rekonstrukcije prvobitnog reda– ako se ne može identificirati– ako je uspostava prema troškovima/vremenu neracionalna– ako je uvriježeno korištenje po nekom drugom redu

1. postoje inventari i gradivo je presignirano2. možemo virtualno uspostaviti prvobitni red3. kada se može razbiti prvobitni red

– u slučaju razdvajanja fonda (Stulli, Priručnik, str. 119)– ako je fond jako oštećen/škartiran (Stulli, Priručnik, str. 119)

NAČELO PERTINENCIJE

• načelo sređivanja dokumenata na temelju sadržaja, bez obzira na načela provenijencije i prvobitnog reda

• starije od načela provenijencije– od sredine 17. stoljeća, pod utjecajem prosvjetiteljstva i enciklopedista– tematska organizacija– zbirke, npr. zbirka fotografija...

NAČELO FUNKCIJONALNE PERTINENCIJE

• ono gradivo koje je potrebno za funkcioniranje novonastale zasebne ustanove/države prenosi se i čuva ondje

• pri prebacivanju funkcija s jedne ustanove na drugu, gradivo slijedi funkciju radi osiguranja kontinuiteta

• primjenjivo u slučaju politički uvjetovanih promjena u upravnim tijelima/državama

• (još) nije općeprihvaćeno u arhivistici• kriterij: funkcija!

NAČELO TERITORIJALNE PERTINENCIJE

• smještaj gradiva koje se odnosi na neko područje na tom području– isto se primjenjuje nakon raspada država ili nakon razdoblja okupacije– npr. gradivo koje je nastalo na teritoriju jedne države i odnosi se na

njezino funkcioniranje, a prebačeno je u središte veće državne jedinice, nakon raspada te veće državne jedinice se vraća

– alternativa je davanje pristupa gradivu ili omogućavanje izrade kopija– kriterij: teritorijalna nadležnost!

NAČELO TERITORIJALNE PROVENIJENCIJE

• razlikuje se od teritorijalne pertinencije jer nastoji očuvati cjelinu fonda– pertinencija je kriterij izdvajanja iz postojećeg– provenijencija je kriterij zadržavanja

• arhivsko gradivo se čuva u arhivskim ustanovama koje su nadležne na području na kojem su nastale (Arhivistički standardi i postupci, 1994:64)

• arhivski fond se ne odvaja od one sredine u kojoj je nastao• prema današnjem shvaćanju teritorijalna provenijencija ima prednost pred

teritorijalnom pertinencijom (http://www.slais.ubc.ca/resources/students/Archival_Terminology.pdf)

ZAJEDNIČKE BAŠTINE

• gradivo je u (bivšoj) centralnoj državi, ona vodi brigu o gradivu, ali nije potpuni vlasnik

• inicirao UNESCO

KONKORDANCE• usporedni popisi koji nastaju prilikom i nakon sređivanja• kada postoji potreba za dodatnim redom uz prvobitni ili obrnuto (virtualni red)

– danas je olakšano uspostaviti virtualni red raznim IT rješenjima– elektronički zapisi – logički red je bitan, fizički red je pitanje tehnologije

PRIMJER• Sumarni inventar fonda HR-DAZG -64 RAJONSKI NARODNI ODBOR MEDVEŠČAK

(1945. – 1952.)

– u stavku inventara 4.4. Plan sređivanja napomenuto je kojim načelima su vođeni postupci sređivanja fonda (str. 6 i 7)• prvobitni red – zadržana izvorna struktura fonda

– postoje urudžbeni zapisnici• struktura fonda odražava ustroj stvaratelja - provenijencija

– HR – DAZG – 64 - Rajonski narodni odbor Medveščak ( 1945. – 1952. )

– 1. Zapisnici sjednica, 1 kut., ( 1947. – 1952. )– 2. Povjerljivi strogopovjerljivi spisi, 1 kut. ( 1949. – 1952. )– 3. Odjel za opće poslove, 12 kut., 6 knj., (1945. – 1952. )– 3. 1. Odsjek za personalne poslove, 2 knj. ( 1954. – 1950. )– 4. Odjel za rad, 1 knj. ( 1949. – 1951. )– 5. Odjel za stambene poslove, 10 knj. 85 kut., ( 1946. –

1952. )– 6. Odjel za financije, 3 knj., 9 kut. ( 1950. – 1952. )– 7. Odjel za poljoprivredu, 1 kut., ( 1945. )– 8. Odjel za socijalne poslove i zdravstvo, 7 kut. ( 1946. –

1951 )– 9. Savjet za prosvjetu i kulturu, 1 kut., ( 1951. )

ZDRUŽIVANEJE ARHIVSKIH JEDINICA

– dokumenti• nastali iz potrebe da se zapiše odluka vlasti

• međutim, dolazi do miješanja javnog i privatnog dokumenta, npr. Epikur deponira svoju oporuku u Metroon

• “monumentalizacija” – tendencija da dokument na tvrdoj podlozi ima i obilježja monumentalnosti, to su obično prijepisi dokumenata iz arhiva

– “dosjei”• tematski združena grupa dokumenata iste svrhe• “epigrafski dosjei” – npr. natpisi na zidu visokom 6 m, Priena

– arhivi• akumulacija sustavno čuvanih javnih i privatnih (prava,

vlasništvo, poslovne transakcije) dokumenata•

zašto privatni dokumenti dospijevaju u arhive: zamjena institucije

• pr. 2. predmoderno gradivo– primljeni dokumenti (u izvorniku)– poslani dokumenti (u prijepisu)– interni dokumenti (u izvorniku)

• slično združivanje se javlja i kod H. Jenkinsona• ulazni dokumenti, kopije izlaznih i oni koji kolaju (proceedings)• Jenkinson je iskustvo arhivistike crpio iz starijeg gradiva•

• Primljeni spisi:– pisma– predmetni spisi– Primjer: Hrvatsko kraljevsko vijeće

• poslani spisi – kronološki• primljeni spisi – po predmetima (posebna razredba)•

• Poslani spisi – dvije vrste knjiga– prijepisnik za pisma– upisnik za predmetne spise i za postupke za koje je potreban dokaz o

izdavanju

• Interni dokumenti i dalje ostaju u jedinstvenom nizu ili se oblikuju sljedeće skupine– financijski spisi– knjige dnevnih zapisa (knjige-dnevnici, zapisnici sastanaka) – knjige nazočnih (bolnički upisnici, popisi osoblja...)

• stvaranje dosjea

– u 17. i 18. st. počeli su se pojavljivati dosjei:• podaci o istome slučaju

• pojava dosjea donijela je sa sobom nestanak knjiga i upisnika (registara) kao glavnog oblika vođenja dokumentacije

• knjige i upisnici su izraz postojanosti, nepromjenjivosti, sigurnosti, zakonitosti – u te će svrhe biti i zadržani radi nekih osobitih zadaća, na primjer za

upisivanje nekretnina

• arhivski dokumenti imaju• dvije osnovne vrste odnosno dvije “jedinice prirodnoga združivanja”

• dosje (ili arhivsku jedinicu) i • niz/seriju,• plus veće jedinice združivanja, npr.podfond

• neodređen broj “fizičkih jedinica za čuvanje” poput svežnja, omota, kutije, registratora, fascikla i sl.

• jedinice u arhivu• postoje osnovne, najmanje jedinice gradiva

• dokument/zapis• postoje jedinice administrativnog združivanja i jedinice fizičkog

čuvanja/tehničke jedinice

DOSJE• uvijek su u pitanju radnje obavljene u vezi s nekim određenim predmetom • svi dokumenti koji nastaju u vezi s nekim „predmetom“: primljeni, poslani,

interni• predmetni dosje: npr. most, cesta, kuća, projekt i sl. • osobni dosje – obuhvaća sve dokumente koji se odnose na neku osobu,

npr. Osobni dosje Ime Prezime

SERIJA• serija je skup dokumenata proizišlih

• iz iste radnje obavljane na raznim predmetima ili osobama, objektima i subjektima, iz raznih aspekata iste radnje ili

• iz raznih radnji u vezi s istim predmetom ili pak • smještenih u isti zemljopisni prostor

• svaki niz/serija zapravo je skupina funkcionalno suodnosnih jedinica • po kojim kriterijima su grupirani dokumenti u serije?

PODFOND• kada stvaratelj arhivskoga gradiva ima složen organizacijski ili funkcionalni

ustroj, “jedinice administrativnog združivanja” su podfondovi ili podskupine• podfond je administrativna nakupina zapisa koja odgovara određenom

području funkcioniranja ili nekoj organizacijskoj podjedinici ustanove - stvaratelja

ARHIVSKI FOND• sveukupno gradivo nastalo djelovanjem jedne pravne ili fizičke osobe u

obavljanju svojih djelatnosti:• dokument• predmet• serija/niz• podfond

• arhivski fond je cjelina sastavljena od dokumenata bez obzira na njihov oblik i podlogu, koje je neki pojedinac, obitelj ili ustanova automatski i organski stvarao i/ili združivao tijekom obavljanja svojih djelatnosti i svojih službi

Kriteriji za oblikovanje arhivskoga fonda1. isprava o osnivanju stvaratelja

- pravni akt o osnivanju i stvarnoj i teritorijalnoj nadležnosti

2. svojstvo pravne osobe / samostalnog pravnoga subjekta- pravni akt o osnivanju i stvarnoj i teritorijalnoj nadležnosti

3. djelovanje u okviru jednoga društveno-političkoga sustava – jednoga državno pravnoga uređenja

- fondove vezane uz državnu upravu, sudstvo, zakonodavstvo i vojsku, dijelit ćemo na više fondova ako su njihovi stvaratelji djelovali kroz više državnopravnih uređenja

- za ustanovu koja je postojala kroz 20. st., jedan fond činiti gradivo nastalo do 1918. godine, drugi ono nastalo od 1918. do 1941., treći od 1941. do 1945., četvrti od 1945. do 1990., a peti od 1990. nadalje

• ovakva podjela fonda prema razdobljima ne vrijedi za:• znanstvene, prosvjetne, kulturne ustanove, • socijalno zdravstvene ustanove, • političke organizacije, • gospodarske ustanove,

• vjerske ustanove

4. bitne promjene u pravnom položaju i djelokrugu rada (stvarna nadležnost) bitnom promjenom stvarne ili teritorijalne nadležnosti u pravilu nastaje novi fond• promjene koje mogu osnovati fondove• promjene statusa, funkcija i djelokruga rada• promjene stvarne i teritorijalne nadležnosti• promjene naziva, ali ne nužno ako se ne mijenja nadležnost

ovo ne vrijedi • za gospodarska poduzeća• za kulturne, prosvjetne, zdravstvene ustanove• izuzetak je usmjereno obrazovanje

5. bitne promjene u organizaciji i teritorijalnoj nadležnosti6. samostalni sustav spisovodstva / uredskoga poslovanja

- kada se nakon većih promjena državnopravnog uređenja ili stvarne nadležnosti u kraćem razdoblju dokumentima upravlja po starom sustavu uredskog poslovanja (dokumenti se upisuju u isti urudžbeni zapisnik), gradivo koje se vodi u starim uredskim knjigama pripada starom fondu

• koji dokumenti pripadaju kojem fondu:• primljeni dokumenti – izvornici pripadaju primatelju, koncepti

stvaratelju• interni dokumenti pripadaju stvaratelju kod kojega su nastali

OBLIKOVANJE NAZIVA FONDA• naziv arhivskog fonda obično je identičan posljednjem nazivu stvaratelja toga

fonda• u slučaju da je neki drugi naziv (najčešće neki od prethodnih službenih naziva)

poznatiji u stručnoj i znanstvenoj uporabi, koristit će se taj naziv• ako je izvorni naziv ustanove na stranom jeziku (npr. na latinskom ili

talijanskom), naziv arhivskog fonda bit će hrvatski oblik (odnosno prijevod) naziva

SREĐIVANJE ARHVISKOG GRADIVA – OPĆENITO

ODNOS POSTOJEĆEG I PRVOBITNOG REDA

• sređivanje ovisi o tome u kakvom smo stanju preuzeli gradivo i je li očuvan prvobitni red, mogućnosti su:• prvobitni red je očuvan• struktura je narušena nemarom – nered• stvaratelj/imatelj je preuređivao fond radi svojih potreba• stvoren je neki drugi red

• prvobitni red - mogućnosti• do 18. st. po obliku (knjige) i sadržaju• 19. st. rade ga često povjesničari• prema organizaciji• prema funkcijama i djelatnostima stvaratelja

• sve te mogućnosti postojanja prvobitnog reda ili nemogućnosti njegove identifikacije (preuređen, narušen) mogu se pojaviti za jedan dio fonda, dok je drugi očuvan u prvobitnome redu

• prema navedenim mogućnostima imamo nekoliko scenarija sređivanja

1. prvobitni red je potpuno očuvan• sređivanje se odnosi samo na tehničke mjere, utvrđivanje reda,

uspostavljanje odnosa serija ili slobodnih dosjea2. prvobitni red je uglavnom očuvan

• potrebno je izvršiti korekturu i dopune radi rekonstrukcije3. prvobitni red je djelomično očuvan

• potrebno rekonstruirati4. prvobitni red nije očuvan, ali se može rekonstruirati

• rekonstrukciju treba provesti, osim ako bi to bilo neracionalno5. prvobitni red nije očuvan i ne može se rekonstruirati

• zadržavamo postojeći red ili stvaramo noviPOSTOJEĆI RED• ima prednost pred prvobitnim redom ako je inventariziran i korišten, ako su

korisnici s njim upoznati• zaštićen ako se poklapa s prvobitnim redom• zaštićen ako ga štiti racionalnost rekonstrukcije• zaštićen ako ga štite inventari i korištenje

STVARANJE NOVOG REDA• ako je nemoguće uspostaviti prvobitni red• ako prvobitni red nije postojao

• stvara se prema:• funkcijama• upravnim jedinicama• ili se pak utvrđuje posve nova struktura

• najčešće stvaramo novi red kod• fondova gospodarskih ustanova• obiteljski fondova• osobnih fondova

NOVI ELEMENTI• novi elementi u sređivanju (Stulli, 1977)

• ako ih dodajemo, to moramo raditi sistematično• ovise o vrsti gradiva• novi element mogu biti

• samostalni dokumenti• udruživanje prema predmetu• dosjei + kronološki, alfabetski ili sistematski red

• alfabetski red (Stulli, 1977:120)• odlučuje abeceda većine dokumenata

• kronološki red (Stulli, 1977:120)• datum prispijeća, a ako ga nema, datum dopisa• za poslanu poštu datum koncepta• ono što ne znamo staviti na kraj godine

• sistematski red• sistematika koja odgovara gradivu

ISPRAVCI I DOPUNE• ispravci i dopune – prilikom stvaranja novog reda ili rada na rekonstrukciji

prvobitnog reda• sve dok nije utvrđen folijacijom, signaturom i inventarom smije se

ispravljati i nadopunjavati• dokumentirati ispravke i nadopune• ako smo pronašli nešto što trebamo ubaciti nakon folijacije

• folirati gradivo s brojkom prethodnog dokumenta + slovo abecede (a,b,c…) + bilješka u inventar

• ako je puno listova za ubaciti, stavimo ih na kraj fascikla• veće dopune stavljamo na kraj fonda• ako je dopuna veća od sređenog gradiva – ponovno sređivanje

STVARNI I VIRTUALNI RED• stvarni red – fizički utvrđen• virtualni red – ne dira se u fizički red

• novi se red stvara na papiru ili računalom radi korištenja gradiva• indeksiranje se stvara virtualni red

STUPNJEVI SREĐENOSTI I SAČUVANOSTI• obaveza stvaratelja je predaja popisanog i sređenog gradiva – u praksi nije

uvijek tako• gradivo ne stiže samo po obavezi, stiže i depozitom, donacijom ili

prodajom • potrebno je razlučiti stupanj sređenosti, vidjeti je li i koliko je gradivo oštećeno

• rad mora biti planiran i pripremljen• rad može biti pojedinačni i timski• redoslijed radova je važan• važno je dokumentirati rad na sređivanju• rad na sređivanju - priprema za rad na opisu

• stupnjevi sređenosti (Stulli, 1977:210)1. gradivo nesređeno i registraturno i arhivski2. gradivo djelomično sređeno registraturno3. gradivo potpuno sređeno registraturno4. gradivo djelomično sređeno i arhivistički5. gradivo potpuno sređeno arhivistički

Što znači da je gradivo arhivistički potpuno sređeno?• postoje registraturna pomagala i registraturne oznake• postoji jasna struktura• provedeno vrednovanje, odabiranje, izlučivanje• tehničke jedinice su formirane• provedena je folijacija• izrađena arhivska informativna pomagala

• stupnjevi sačuvanosti (Stulli, 1977:210)• neoštećeno gradivo• manje oštećeno gradivo• srednje oštećeno gradivo• jako oštećeno gradivo

• grubo sređivanje• odvajanje fondova i stvaranje serija• stvaranje tektonike

• time i nadležnosti pojedinih odsjeka u arhivu

• tektonika arhiva• prikaz odnosa između fondova• važni su međusobni strukturni odnosi• identificiramo grupe fondova i fondove

• prema granama djelatnosti• javnom/polu-javnom i privatnom karakteru gradiva• vrsti i djelatnosti stvaratelja (uprava, sudovi)• stupnju stvaratelja (centralni, lokalni)

• glavno sređivanje• rekonstrukcija, odnosno formiranje strukturnih jedinica• sređivanje predmeta ili drugih nižih jedinica• formiranje fizičkih jedinica

• detaljno sređivanje• stvaranje konačnoga redoslijeda unutar fizičkih jedinica• kartoniranje – raspodjela gradiva u kutije• označivanje tih jedinica i tehničko uređenje

• sređivanje je uglavnom pojedinačni rad• timski i ekipni rad prvenstveno kod većih arhivskih fondova

• u manjim arhivima i kod osobito velikih fondova može biti potrebna i posebna organizacija radnog vremena

REDOSLJED RADOVA• rade se prioritetni planovi sređivanja na razini države ili pojedinog arhiva• potrebno je utvrditi stupanj sređivanja odnosno utvrditi do koje razine želimo

obraditi arhivski fond

• prikupljanje informacija o stvaratelju• za pravne osobe: podaci o osnutku, funkcijama, ustroju…• za organizacijske jedinice unutar pravnih osoba: naziv, funkcije, položaj

unutar pravne osobe

• za fizičke osobe: datumi rođenja, vjenčanja i smrti, promjene prebivališta, zanimanja i zaposlenja, djelatnost, članstvo u udrugama…

• prvi, temeljni uvid u cjelinu gradiva

• pristup odozgo prema dolje• od većih cjelina ka nižima (top-down)• višerazinska struktura• holistički pristup• gledati dijelove u odnosu na cjelinu gradiva

• odvajanje fondova• stvaranje serija• rekonstrukcija, odnosno formiranje strukturnih jedinica• sređivanje čitavih predmeta i sličnih manjih cjelina• formiranje fizičkih jedinica• detaljno sređivanje

• što sve treba dokumentirati?• opis stanja, opis karaktera gradiva, vrsta i stupanj sređenosti prije

početka rada• odluke o sređivanju• izvještaji o obavljenom poslu• popis gradiva, koncept inventara

• što sve treba dokumentirati?• povijesna bilješka

• prije početka poslova prikupljanje podataka, tijekom rada prikupljanje dodatnih podataka (administrativna povijest, utvrđivanje razredbenoga plana), povijest arhivskoga fonda prije i poslije

TEHNIKE SREĐIVANJA

• prenošenje gradiva (da se ne pomiješa i ne uništi poredak)• prostorija, police• sukcesivno sređivanje• izlučivanje (duplikati i dr.), izdvojiti sve predmete koji utječu na količinu;

odbacivanje spojnica, metalnih predmeta, stavljanje u košuljice.

• tehnika sukcesivnog sređivanja• za velike fondove• sređujemo kako nam gradivo dolazi u ruke

• prvo pazimo na podfondove i serije• identificiramo ih, obilježimo, vratimo na policu

• zatim sređujemo pojedini podfond i seriju• nastojati da jedinice budu otprilike istog opsega

ARHIVISTIČKI OPIS GRADIVA - OPČENITO

• opis• proces koji obuhvaća

• prikupljanje, • analizu, • organizaciju i zapis informacije,

• opis služi • identificiranju, upravljanju, lociranju i objašnjenju

• arhivskih fondova,• konteksta,• sustava koji su ih proizveli zapise

• opis je također i proizvod tog procesa• opis se također može definirati i kao

• postupak uspostavljanja intelektualnog nadzora nad gradivom izradom obavijesnih pomagala

• svrha opisa• nadzor nad gradivom

• nadzor nad gradivom• materijalni

• omogućuje pristup i korištenje gradiva• intelektualni

• omogućuje razumijevanje gradiva• time i korištenje gradiva!

• ciljevi opisa• utvrditi brojno stanje arhivskih jedinica i njihovo mjesto u sklopu

određenih arhivskih skupina• iskazati sastav i sadržaj fondova i njihovih dijelova• pokazati kakve podatke pruža dokumentacija za određene teme

znanstvenog iskorištavanja

• arhivistički opis je rezultat sređivanja arhivskog gradiva• preduvjet izrade obavijesnih pomagala• ima i zaštitnu funkcija

• može do neke mjere umanjiti potrebu za izravnim uvidom u gradivo• osjetljivo gradivo

• arhivistički opis obuhvaća:• informacije potrebne za identifikaciju gradiva• informacije o stvaratelju• informacije o razdoblju u kojem je gradivo nastalo• informacije o količini gradiva• informacije o fizičkom stanju gradiva• informacije o sadržaju gradiva• informacije o kontekstu

• kontekst• opis pojedine opisne jedinice ne daje potpunu obavijest o gradivu• svaku opisnu jedinicu nužno je staviti u širi kontekst

• upravna povijest stvaratelja• životopis stvaratelja

• izvori elemenata opisa• obavijesti o kontekstu nije uvijek moguće dobiti isključivo iz gradiva• pravne osobe

• isprave o osnivanju, ukidanju i promjenama nadležnosti• zakoni i propisi• godišnja izvješća

• gradivo drugih (nadređenih) ustanova• pisane povijesti ustanova• imenici i popisi• novinski članci• razgovor sa sadašnjim ili bivšim zaposlenicima

• fizičke osobe i obitelji• zapisi upravnih tijela (matične knjige, oporuke, zemljišne knjige,

birački popisi…)• gradivo ustanova s kojima je fizička osoba ili obitelj bila povezana

(škole, crkve, banke, stranke, udruge, poslodavci)• životopisi i autobiografije, pisane povijesti

• biografski leksikoni• imenici i popisi• novinski članci i obavijesti• razgovor s pojedincima i obitelji

• opis je višerazinski• opisuje se od općeg prema posebnom• razina obavijesti prilagođuje se razini opisa• svaka jedinica opisa povezuje se s nadređenom• obavijesti se ne ponavljaju na nižoj razini

• norme za izradu opisa• ISAD(G)

• Opća norma za opis arhivskog gradiva• ISAAR(CPF)

• Norma za izradu arhivističkog normiranog zapisa• ISDF, ISDIAH• nacionalne norme opisa

• Manual of Archival Description• Rules for Archival Description

ISAD(G)

• Opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva

• MAV (ICA)• Ad hoc povjerenstvo za norme opisa

• norma je predviđena za korištenje uz nacionalne norme

• cilj ISAD(G) norme:• osigurati izradu dosljednih, uporabivih i razumljivih opisa• olakšati pronalaženje i razmjenu obavijesti o arhivskome gradivu• omogućiti razmjenu normativnih podataka• omogućiti objedinjavanje opisa iz različitih arhiva u jedinstveni

informacijski sustav

26 elemenata opisa• samo neki su osnovni

• identifikacijska oznaka(e)/signatura(e)• naslov• stvaratelj• vrijeme nastanka gradiva• količina jedinice opisa • razina opisa

• 7 područja opisaI. identifikacija• sadrži obavijesti za identifikaciju jediniceII. kontekst• sadrži obavijesti o porijeklu i sačuvanosti jedinice opisaIII. sadržaj i ustroj• sadrži obavijesti o predmetu i sređenosti jedinice opisaIV. uvjeti dostupnosti i korištenja• sadrži obavijesti o dostupnosti jedinice opisaV. dopunski izvori• sadrži obavijesti o gradivu koje je u važnom odnosu s jedinicom

opisaVI. napomene• obavijesti koje ne mogu biti smještene u bilo koje drugo područjeVII. kontrola opisa• kako, kada i tko je izradio arhivistički opis

• pravila opisivanja prema ISAD(G)-u• od općega ka posebnome• informacije prilagođene razini opisa• povezivanje opisa• neponavljanje informacija

I. područje identifikacije• signatura: oznaka zemlje, oznaka arhiva i identifikator

• AU A: NLA MS 8822 (fond) National Library of Australia

• FR CHAN/363 AP 15 (predmet) France, Centre historique des Archives

nationales• naslov

• izvorni, nadomjesni• Računski dvor u Zagrebu (fond)

Ured Predsjednika (serija)Hrvatska, Hrvatski državni arhiv

• vrijeme nastanka• pojedinačni ili raspon godina

• 1976-1989 (fond)

Canada, York University Archives

• razina opisa• fond• podfond• serija• podserija• predmet• komad

• količina i medij jedinice• arapske brojke + dm/m2 (fizičke jedinice)

II. područje konteksta• naziv stvaratelja• upravna povijest/bibliografski podaci za fizičke osobe

• vidi ISAAR(CPF)• povijest fonda

• nabrojati promjene vlasništva, odgovornosti i/ili čuvanja jedinice opisa i naznačiti

• nabrojati zahvate u gradivo s nadnevcima

• način preuzimanja• navesti broj akvizicije ili metapod. o predaji

III. područje sadržaja i ustroja• sadržaj

• opisati vrstu zapisa i sadržaj• odabiranje, izlučivanje, rokovi čuvanja• dopune• plan sređivanja

IV. područje uvjeta dostupnosti i čuvanja• dostupnost• objavljivanje• jezik i pismo• tvarne značajke i tehnički uvjeti• izrađena obavijesna pomagala

V područje dopunskih izvora• postojanje i mjesto čuvanja izvornika• preslike

• dopunski izvoriVI područje napomena

• napomena

VII područje kontrole opisa• arhivistička napomena

• kako je napravljen opis i tko ga je napravio• pravila opisa• nadnevak izrade opisa

ISAAR(CPF)

• svrha: opis stvaratelja gradiva• opis pravne osobe, fizičke osobe ili obitelji kao jedinica u sustavu

arhivističkog opisa i/ili• kontrola izrade i uporabe pristupnica u arhivističkim opisima• bilježenje odnosa između različitih stvaratelja arhivskog gradiva • odnosa između stvaratelja i gradiva

4 područja

I. područje identifikacije• obavijest koja jednoznačno identificira stvaratelja

II. područje opisa• relevantne obavijesti o prirodi, kontekstu i djelovanju stvaratelja

III. područje veza• veze s drugim pravnim i fizičkim osobama i/ili obiteljima

IV. područje kontrole• obavijest o tome kako, kada i koja je ustanova stvorila i čuvala

zapis

I. područje identifikacije• vrsta stvaratelja: osoba/obitelj/pravna o.• normirani naziv• usporedni nazivi• drugi nazivi• oznake

II. područje opisa• vrijeme djelovanja

• povijest• mjesta• pravni položaj• funkcije, zanimanja, djelatnosti• nadležnost• ustroj/genealogija• kontekst

III. područje veza• nazivi povezanih stvaratelja• vrsta veze• opis veze• nadnevci veze

IV. područje kontrole• oznaka normiranog zapisa• oznaka arhiva• pravila• status

• nacrt opisa, konačna verzija• razina podrobnosti

• da li se zapis opisa sastoji od najmanjeg broja, djelomičnog broja ili svih detalja u skladu s pravilima

• nadnevci nastanka, izmjena• jezik i pismo • izvori• održavanje opisa

ISDF

• International standard for describing functions, I. izd., 2007.• ICA-in Odbor za dobru praksu i standarde, postoji nakon ICA

kongresa u Beču 2004.• opis funkcija korporativnih tijela zaduženih za stvaranje/održavanje

arhiva• nadopuna ISAD(G)-a i ISAAR(CPF)-a

4 područjaI. područje identitetaII. područje kontekstaIII. područje vezaIV. područje kontrole

I. područje identiteta• vrsta funkcije

• podfunkcija• poslovni proces• aktivnost• zadatak• transakcija

• naziv: autoriziran, paralelni, drugi – 3 elementa opisa, - klasifikacija• Sudent registration,Trinity College, Glasgow (activity),

II. područje konteksta• datumi• opis• povijest• pravna osnova funkcije

• navesti zakon/akt/propis

III. područje veza

• nazivi/identifikatori• vrsta• kategorija veze

• hijerarhijska, vremenska, asocijativna• opis veze• datum veze

IV. područje kontrole• identifikator funkcije• identifikator organizacije• pravila opisa• status opisa• razina detaljizacije• nadnevci• jezik• izvori• održavanje opisa

ISDIAH

• izdvaja opis arhivskih ustanova ili drugih fizičkih i pravnih osoba koje čuvaju arhivsko gradivo

• svrha• opis ustanova arhiva• upućivanje na ustanove• dokumentiranje odnosa ustanova

6 područjaI. identitet

II. kontaktiIII. opisIV. pristupV. službe/servisi

VI. kontrola

I. područje identiteta• identifikator

• naziv, paralelni naziv, drugi nazivi – 3 elementa• vrsta ustanove

• arhiv, drugo

II. kontaktadresa, telefon/mail, osobe za kontakt – 3 elementa

III. područje opisa• historijat arhiva• geografski i kulturni kontekst• mandat• administrativni ustroj• arhivska politika

• npr. na temelju čega se zaprima gradivo, načini zaprimanja• zgrade/spremišta• profil arhivalija koje se čuvaju• obavijesna pomagala

IV. područje pristupa• radno vrijeme• uvjeti korištenja• pristup lokaciji

V. služba/servisi• obavijesti za istraživače• reprografija, kopiranje gradiva

• Copies currently cost: 20p per A4 sheet and 30p per A3 sheet, plus postage and packing.

United Kingdom, The National ArchivesNote: For the institution Hull University Archives

(http://www.hull.ac.uk/arc/visit/Facilities.html;accessed on 3/7/073/7/07)• prostorije za javnost

• muzej, sale, suvenirnice itd.

V. područje kontrole• identifikator opisa• identifikator ustanove• pravila/konvencije korištene pri opisu• status opisa

• nacrt, finalna verzija• razina detaljizacije

• datum kreiranja, izmjene opisa• jezik• izvori• napomene za održavanje

Sređivanje, opis i očuvanje posebnih vrsta gradiva

• međunarodna norma ISAD(G) je opća norma, namijenjena opisu najvećeg dijela gradiva

• posebne vrste gradiva zahtijevaju posebne opise• zbog svojih unutarnjih karakteristika (povelje)• zbog posebnog formata (zemljopisne karte…)• zbog posebne opreme za pristup gradivu (gradivo u elektroničkom

obliku…)

• neke od posebnih vrsta gradiva jesu nekonvencionalno gradivo• potrebna pomoć tehnologije za korištenje/interpretaciju

• tehnologije s niskim rizikom – mikrofilm, koristi se dugo• tehnologije s višim rizikom

• pojedine nacionalne norme sadrže posebne propise za ove posebne vrste gradiva

POVELJE

• osobit oblik isprave

• predmet proučavanja diplomatike• povelje se obično opisuju detaljnije od ostalih vrsta gradiva

• češća i izrada regesta• obratiti pozornost na očuvanje pečata

• sfragistika, od sfragis, grč. pečat

DODANI ELEMENTI OPISA

• sudionici u dokumentu• autor• destinatar• ostala imena koja se spominju u ispravi

• mjesta i posjedi na koje se isprava odnosi• podaci o autentičnosti isprave• podaci o transumptima/ovjerenim prijepisima

• pismo• pečati

• viseći i utisnuti• potpisi• notarski znakovi• izvorne/stare signature

KARTOGRAFSKO GRADIVO

• vrste gradiva• karte• planovi• atlasi• globusi

• kartografsko gradivo obično se izdvaja iz fondova• radi lakšeg čuvanja• radi lakšeg korištenja

• općenito – sređivanje ovisi radi li se o materijalima porijekla iz administrativnog postupka ili o zbirci karata (Stulli, Priručnik iz arhivistike, XI. poglavlje)

• serije karata formiraju se prema• predmetu• lokalitetima• kronologiji

• serije karata• otvorene• zatvorene

• izraditi inventar i katalog• katalog se radi za zatvorene serije• kartoteka se radi za otvorene serije

• dimenzije – velike materijale odstraniti iz serije, no staviti uputnicu

DODANI ELEMENTI OPISA

• područje koje karta prikazuje• vrsta karte• dimenzije i segmenti• mjerilo• projekcija• koordinate• tehnika

PLANOVI I NACRTI

• vrste planova i nacrta• građevinski• infrastrukturni• tehnički + tehnička dokumentacija

• poput zemljopisnih karata, izdvajaju se iz gradiva• osobito ovisni o provenijenciji i kontekstu

DODANI ELEMENTI OPISA

• arhitekt / inženjer / crtač• vrsta nacrta• mjerilo• dimenzije• podloga• tehnika

TEHNIČKA DOKUMENTACIJA

• sistematizacija ovisi od karaktera gradiva• elementi opisa za uključiti

• naziv ustanove• broj i naziv projekta• naziv dokumentacije

TISKOVINE

• vrste tiskovina– plakati– programi– pozivnice– ...

• na granici arhivskog gradiva– izrađuje se u većim nakladama, ne radi se o unikatima

• u pojedinim arhivima postoje zbirke tiskovina (stampata), ali se u pravilu ne izdvajaju iz fonda

• ako je kod stvaratelja gradiva izuzeta u zbirku, ostavlja se na tom mjestu (Stulli, Priručnik iz arhivistike, XI. poglavlje)– srediti kronološki i abecedno– analitički inventar, kazalo predmeta, osoba i mjesta

• ako nije u zbirci, stavlja se na kraj fonda/u fondu

DODANI ELEMENTI OPISA

• dimenzije• podloga• tehnika

FOTOGRAFIJE

• fotografije se u načelu ne izdvajaju iz fondova• … ali arhivi mogu imati i posebne zbirke fotografija/ fototeke

• albumi i zbirke se ne razbijaju• osobiti opis fotografija potreban je uglavnom zbog

• fizičkih karakteristika • radi čuvanja (mikroklimatski uvjeti) i korištenja

• original = negativ (Stulli, Priručnik iz arhivistike, XI. poglavlje)• sređivanje prema

• materijalu snimanja• staklene ploče• filmovi

• pozitivi na papiru itd.• veličini• predmetima

• vodi se analitički inventar i kazalo• kazalo osoba• kazalo tema• geografsko kazalo

• izrađuju se pozitivi za korištenje i čuvanje• za čuvanje je važna odgovarajuća

• ambalaža• mikroklima• odlaganje po formatu

DODANI ELEMENTI OPISA

• ime fotografa ili fotografskog studija• polaritet (pozitiv ili negativ)• dimenzije• boja• materijal

ZVUČNO GRADIVO

• ime fotografa ili fotografskog studija• polaritet (pozitiv ili negativ)• dimenzije• boja• materijal

• snimanje zvuka (Stulli, Priručnik iz arhivistike, XI. poglavlje)• mehaničko• optičko• magnetofonsko

• 1877. prvi fonogram (T. Edison)• sređivanje po vrstama (gr.ploče, vrpce…)

• unutar vrste kronološki po redu akvizicije obično

• čuvanje gradiva• mikroklima• posebna ambalaža• odvojene vrste

• vrpce se namotavaju na kalemove• učestala kontrola kvalitete• presnimavanje

• posebna oprema arhiva• izbjegava se metal kao materijal za police ili se stavljaju posebni

premazi

DODANI ELEMENTI OPISA

• vrsta audio zapisa• trajanje• brzina reprodukcije• podloga• broj zvučnih kanala (mono, stereo)• dimenzije

POKRETNE SLIKE

• vrste gradiva• filmske vrpce• videokasete• ...

• radi zaštite, gradivo se izdvaja iz fondova• kemijska podloga vrpce

• nitratna – požari u arhivima• acetatna – kiselost i razlaganje vrpce• poliesterska

• nitratna podloga• koristi se od 1989 (George Eastman) do 1950-ih• nestabilna već pri 38ºC• ljepljivost podloge, brončana diskoloracija, miris• brzo gori intenzivnim plamenom• većinom stari filmovi na 35 mm• presnimiti ili čuvati u suhim, konstantno hladnijim i ventiliranim

prostorijama koje su osigurane od vatre, sa svim mjerama protupožarne zaštite

• najstariji filmovi na nitratnoj vrpci, puno toga je propalo• od 1951. (kod nas od 1954.) acetatna• postoje posebni filmski arhivi

• Hrvatska kinoteka od 1979.• 1930-tih prvi europski filmski arhivi, 1950-tih drugi val• danas Lisabon, Madrid, Bologna, Helsinski – spremišta europskih

filmskih arhiva• čuvanje gradiva na 2-5ºC i 30 posto RV

• BFI National archive• British Film Institute, odjel arhiva• jedan od najvećih filmskih arhiva na svijetu• 1935. (zbirka)• čuvanje i restauracija gradiva

• restauracija Alise u zemlji čudesa (1903.), http://www.bfi.org.uk/nftva/work/alice.html

• temelji za očuvanje• 1898. poljak Boleslaw Matuszewski u brošuri Novi povijesni izvor

upozorava potrebu prikupljanja, čuvanja i zaštite filmova• 1980. UNESCO-va preporuka o čuvanju i zaštiti pokretnih slika• 2001. Europska konvencija o zaštiti AV nasljeđa

DODANI ELEMENTI OPISA

• vrsta zapisa• trajanje• podloga• format

• standardni i substandardni (9,5 i 8 mm)• brzina

• 24s, 25s• tehnika snimanja• boja• zvuk – od 1927.

MIKROOBLICI

• vrste mikrooblika• mikrofilmovi

• mikrofiševi• aperturne kartice

• mikrofilmovi mogu biti• zaštitni• dopunski

• sređivanje po vrsti i širini podloge• čuvanje

• posebna pohrana• pranje mikrofilmova• provjera kvalitete svakih 4 godine ili češće

ELEKTRONIČNO GRADIVO

• dvije vrste gradiva u elektroničkom obliku• gradivo nastalo u elektroničkom obliku• digitalizirano gradivo

• izdvajanje iz fonda radi boljeg čuvanja• ponekad arhivi imaju slabiju infrastrukturu od stvaratelja

• bitno je očuvati kontekst: ECMS, digitalni arhivi, OAIS, legalni arhivi (arhiv kao treća strana)

• poskustodijalizam: arhivi nadziru i savjetodavno pomažu stvaratelje• problemi

• zakonodavstvo• Zakon o e-potpisu, Zakon o e-ispravi i srodni

• recikliranje, diseminacija, autentičnost

• problemi• očuvanje autentičnosti

• ...i osnova za potvrdu autentičnosti - očuvanje certifikata• “certification bridge”

• održavanje certifikata i popisa – vremenski žig• moguće rješenje: sustav na sebe preuzima autentičnost

• Duranti• jednostavnije je održavanje sažetaka algoritama s

funkcijom raspršenja (MD5)• problemi

• definicija sustava/konteksta

• nije isto DMS/CMS kao pomoćni alat u poslovanju i ECMS kao potpuna informatizacija poslovanja

• razrađeniji sustavi/pomoćni sustavi

• problemi• različitost pohrane

• uobičajeni tvrdi optički mediji i file-system pohrane su neadekvatne

• storage/archival hardware• poseban RM hardver• disaster recovery

• on/off/near-line pohrana• UDO diskovi, optičke biblioteke

• problemi• standardizacija sustava

• norme za sustave• ISO 15489/DIRKS• ISO OAIS• MoReq 2010

• certifikacija sustava • posebne ISO norme

• metapodaci• radni proces• informacijska sigurnost• upravljanje rizicima• upravljanje kvalitetom

DODATNI ELEMENTI OPISA

• vrsta gradiva• vrsta medija za pohranu podataka• dimenzije• formati datoteka• podaci o migracijama i konverzijama• podaci o hardveru i softveru potrebnom za pristup podacima• podaci o DMS/ERMS/ECMS/DAIS sustavu u kojem je gradivo nastalo

Uredba o uredskom poslovanju

Uredba o uredskom poslovanju, NN 7/09– stupila na snagu 1. siječnja 2010.– zamijenila Uredbu o uredskom poslovanju (NN 38/87 i 42/88)

• Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju NN 49/87 i 38/88)

uredsko poslovanje

– skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu

– za e-isprave i dokumente se poziva na Zakon o e-ispravi i e-potpisu

pisarnica – posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i

pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani

pismohrana – dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih

dokumenata

terminologija– pismeno

• pismeno je podnesak ili akt– podnesak je pismeno kojim stranka pokreće/mijenja

postupak– akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka

– dokument – podatak, zapis podatka, fizički predmet, priopćenje, informacija koji čini cjelinu

– elektronička isprava– elektronički dokument – nema svojstva isprave

– niže jedinice• prilog

– više jedinice• spis (predmet)

– skup pismena i priloga i drugih dokumenata povezanih u cjelinu jer se odnose na istu zadaću

• dosje– skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, osobu, tijelo ili

zadaću

tijela uprave moraju načelno ustrojiti pisarnicumoguće je imati jednu pisarnicu za više tijela

• Pisarnica jednog tijela može obavljati uredske poslove i za jedno ili više drugih tijela, ako se njihovi čelnici u pisanom obliku o tome dogovore. (čl. 5, st.3)

– e-dokumenti i isprave koji nisu došli u pisarnicu moraju se naknadno registrirati• Pismena koja nisu primljena posredstvom pisarnice, već izravno

elektroničkim putem, bez odgode se upisuju i u odgovarajućoj elektroničkoj evidenciji pisarnice. (čl.5, st.4)– Pismena se mogu dostaviti i elektroničkim putem. Pismena

dostavljena u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom smatraju se vlastoručno potpisanim sukladno posebnim propisima o elektroničkoj ispravi. Elektroničkim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim tijelu u trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju za primanje takvih poruka.

Službenik koji je primio pismeno elektroničkim putem bez odgode će pošiljatelju potvrditi primitak pismena. (čl.13)

– postupanje s pismenima koja imaju oznaku tajnosti• Ako se pismena označena određenim stupnjem tajnosti primaju

elektroničkim putem, postupat će se prema propisima o zaštiti tajnosti podataka i informacijskoj sigurnosti., čl. 17.

• razvrstavanje, čl. 18.– Primljena pismena razvrstavaju se na pismena predmeta upravnog

postupka i pismena predmeta neupravnog postupka.– Razvrstana pismena raspoređuju se na unutarnje ustrojstvene jedinice

upisivanjem brojčane oznake unutarnje ustrojstvene jedinice u rubriku »Ustrojstvena jedinica« prijemnog štambilja.

– Brojčane oznake unutarnjih ustrojstvenih jedinica utvrđuje čelnik tijela planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena, tako da obuhvaća sve poslove iz djelokruga toga tijela, a donosi se krajem tekuće godine za sljedeću kalendarsku godinu.

postupak

pisarnice zaprimaju pismena i potvrđuju strankama primitak pismenazatim razvrstavaju pismena, otvaraju omot spisa ili stavljaju u postojeći, upisuju ih u upisnik predmeta upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik

• upisivanje u urzap isti dan ili iznimno sljedeći s datumom kada su primljena u tijelo uprave– pismena sa stupnjem tajnosti upisuju se u dodatno

pomagalo, postoji i kazalo koje nije potrebno uz e-urzap• važnost klase i urbroja

- pisarnica upućuje pismeno ili omot spisa u ustrojstvene jedinice u pravilu isti dan

• vodi se interna dostavna knjiga

slijedi administrativno-tehnička obrada

• prepiska sa strankama i drugim tijelima radi se neupravnim aktima

• moguće je riješiti više predmeta koji se odnose na jednu osobu ili tijelo, kao i više zasebnih predmeta, jednim aktom

slijedi otpremanje akata• u pravilu putem pisarnice, osim ako ustrojstvena jedinica ne vodi

svoj urudžbeni zapisnik• vodi se dostavna knjiga za poštu

dodatno– predmeti koji se drže u pisarnici do određenog roka upisuju se u rokovnik

predmeta– riješeni predmeti se donose u pisarnicu

• administrativno sređeni, kronološki poredana pismena u omotu spisa

• odlažu se u pismohranu prema klasifikacijskim oznakama, posebno UP predmeti, posebno neupravni

– izdavanje uz revers, vođenje knjige pismohrane

• Prilikom upisivanja prvog podneska, odnosno akta kojim se osniva predmet, otvara se omot spisa za taj predmet, a podnesak, odnosno akt stavlja u omot spisa, u koji se ulažu i ostala pismena tog predmeta, čl. 37. Uredbe o uredskom poslovanju, NN 07/2009

• akti moraju, uz sam sadržaj, sadržavati i druge potrebne podatke za identifikaciju transakcije i poslovnog/organizacijskog konteksta

• primjer izlaznog akta

pisarnica– zaprima stranke i urudžbira njihove podneske– distribuira predmete– otprema akte– pridružuje akte predmetima