ÕVÕ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULUw3.bilecik.edu.tr/kalite/wp-content/uploads/sites/116/2018/11/86-izleme.pdfKARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum

T.CBİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU*BELC37SEJ*

Oturum Tarihi12/11/2018

Oturum Saati09:00

Oturum Sayısı86

Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü 11030-BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGERTel: 0228 214 11 01 Faks:0228 214 11 02 Elektronik ağ:http://strateji.bilecik.edu.tr

KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun 09.11.2018 tarihli

ve 86 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi.

Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 8 adet iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir.

EKLER:İş Akış Süreci (8 adet)

e-imzalıdırProf. Dr. Nurgül ÖZBAY

Başkan

e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ

Üye

e-imzalıdır Doç. Dr. Cihan DARCAN

Üye

e-imzalıdır Alper YILDIRIM

Üye

e-imzalıdırÜye

Evrak Tarih ve Sayısı: 12/11/2018-30786

Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Mevcut Elektronik İmzalar

CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 12/11/2018 10:05NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 12/11/2018 10:36AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 12/11/2018 11:45ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 12/11/2018 12:12

(Form No: DFR-003; Revizyon Tarihi: 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

BŞEÜ-KAYSİS Belge No: DİS-

İlk Yayın Tarihi/Sayısı

Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Abonman Ödemeleri için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.

3. Süreç Sahibi Harcama Yetkilisi

4. Süreç Riskleri Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar.

İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa uygunluğu.

6. İş Akışı

SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT

Fatura

MYS

Harcama Yetkilisi MYS

AKADEMİK BİRİMLER ABONMAN ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Abonman Ödemeleri için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri

Taşınır ve Mali İşler Sorumlusu

Gerçekleştirme Görevlisi


FaturaHarcama Talimatı

Ödeme Emri Belgesi

Elektrik, su, doğalgaz, telefon vb. Abonman Faturalarının ödemelerinin yapılması için Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinden Harcama Talimatı ve Ödeme Emri Belgesi istenir.

Uygun mu ? HAYIR

EVET

Uygun mu ? HAYIR

EVET

Harcama Talimatı ve Ödeme Emri Belgesi'nin çıktıları alınarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi'ne imzalatılmak üzere hazırlanır.

1

İlgili personele bilgi verilir. Hataların düzeltilmesi istenir.





Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

AKADEMİK BİRİMLER ABONMAN ÖDEMELERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Harcama Yetkilisi



Ödeme Emri Belgesi


Ödeme Emri Belgesi



Ödeme Emri Belgesi

Uygun mu ?

2

EVET

HAYIR İlgili personele bilgi verilir. Hataların düzeltilmesi istenir.

Uygun mu ?

EVET


İlgili evraklar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı' na teslim edilir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 3

1. Amaç

2. Kapsam

3. Süreç Sahibi İşveren


6. İş Akış Süreci


EBYS

SGK Sistemi

İşveren Yetkilisi

SGK Sistemi

AKADEMİK BİRİMLER STAJYER ÖĞRENCİLERİN SİGORTA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Stajyer Öğrencilerin Sigorta İşlemleri için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı, Akademik Birimler Stajyer Öğrencilerin Sigorta İşlemleri için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.


İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 5510 Sayılı Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanuna uygunluğu.



İşe Giriş Bildirgesi


Fakültemiz Bölümlerinden stajın başlama ve bitiş tarihlerini bildiren yazı gelir.

Çalışacak öğrencilerin sigorta giriş işlemleri SGK' nın internet sitesi üzerinden yapılarak, işe giriş işlemleri tamamlanır. İmzalatılmak üzere İşveren Yetkilisine gönderilir.

Uygun mu ?

EVET


Çalışan öğrencilerin aylık olarak çalıştığı süreler ilgili birimlerden istenir ve gelen kayıtlara göre 22-43 bildirge kodları kullanılarak bir sonraki ayın ilk haftasında Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü' ne internet üzerinden bildirimde bulunulur. SGK Tahakkuk Fişi, Hizmet Listesi alınır.

1




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 3


İşveren Yetkilisi Aylık Bildirge

İşveren Aylık Bildirge

EBYS

EBYS

SGK Sistemi




Uygun mu ?

EVET

2

HAYIRİlgili personele bilgi verilir. Hataların düzeltilmesi istenir.

Uygun mu ?

EVET


SGK Tahakkuk Fişi, Hizmet Listesi her ayın ilk haftası EBYS üzerinden Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir.

Öğrencinin staj dönemi sonunda birimler Dekanlığa öğrencilerin çıkış işlemlerinin gerçekleştirilmesi için dilekçelerini gönderir.

Çıkışı yapılacak öğrencilerin sigorta çıkış işlemleri SGK' nın internet sitesi üzerinden yapılarak, işe çıkış işlemleri tamamlanır. İmzalatılmak üzere İşveren Yetkilisine gönderilir.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 3


İşveren Yetkilisi Çıkış Bildirgesi

Çıkış BildirgesiTaşınır ve Mali İşler Sorumlusu

3

Uygun mu ?

EVET


Öğrenci dosyası bildirge ekranına girilerek dosyası arşive kaldırılır.


BELGE/MEVZUAT


BŞEÜ-KAYSİS Belge No DİS-


Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 4

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Döner Sermaye İşleri için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.


4. Süreç Riskleri

*Sehven gerçekleşebilecek maddi hatalar.

*Piyasa Fiyat Araştırması kaynaklı eksik gelir.

*Fire Tespiti sırasında gerçekleşebilecek dikkatsizlikler.

*İşlemin farklı mevzuat hükümlerine tabi olması.

İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa uygunluğu.

6. İş Akışı


EBYS

EBYS

EBYS

AKADEMİK BİRİMLER DÖNER SERMAYE İŞLERİİŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Döner Sermaye İşleri için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.





Ürün Satışı için Piyasa Araştırması yapılması istenir.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Uygun mu ? HAYIR

EVET


1




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 4


Teklifler

Harcama Yetkilisi

EBYS

EBYS

Harcama Yetkilisi


Piyasa Araştırma Komisyonu

Kararı

Yaklaşık Maliyet Cetveli Piyasa

Araştırma Tutanağı Tek

Kaynaktan Temin Formu

Döner Sermaye İşletme Müdürü

Üniversite Döner Sermaye

Komisyonu

Piyasa Araştırma Komisyonu tarafından Piyasa Araştırması yapılmak üzere en az üç teklif hazırlanır ve firmalardan yazılı teklif alınır. Alınan tekliflerden en yüksek bedel tespit edilerek, Dekanlığa sunulur.

2

Üyelerin imzaladığı piyasa araştırma tutanağı Harcama Yetkilisine sunulur.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Onaylatılan Komisyon Kararı Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü aracılığıyla Rektörlük Oluruna sunulur.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


2




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 4


Rektör EBYS

Dekont

Kasa Defteri

Muhasebe Yetkilisi

Mutemedi

Muhasebe Yetkilsi Alındısı

Fire Tespit Tutanağı

Fire Tespit Komisyonu

Fire Tespit Tutanağı

Muhasebe Yetkilisi

Mutemedi

Muhasebe Yetkilisi

Mutemedi

Uygun mu ? HAYIR

EVET


3

Ürün satışları Muhasebe Yetkilisi Alındısı karşılığında yapılır. Artan ürünler için Fire Tespit Komisyonu tarafından Fire Tespit Tutanağı düzenlenir.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Elde edilen gelir Üniversitemiz Döner Sermaye Müdürlüğü Hesabına yatırılır.

İlgili ayın sonunda elde edilen gelirler Kasa Defterine kaydedilerek denetime gönderilir.

3




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 4


Döner Sermaye İşletme Müdürü

Kasa Defteri Dekont

Kurumlar Saymanlığı

MüdürüKasa Defteri

Dekont

Muhasebe Yetkilisi

Mutemedi Kasa Defteri

Dekont

4

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Uygun mu ? HAYIR

EVET


İlgili evrak Kurumlar Saymanlığından teslim alınır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Bütçe Hazırlama için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.





EBYS

Bütçe Formu

Gerekçe

AKADEMİK BİRİMLER BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Bütçe Hazırlama için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.


İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa uygunluğu.





GerekçeBütçe Formu

Strateji Geliştirme Başkanlığı Bütçe Yılı bitiminden en geç 3 ay önce Bütçe Talep Formu gönderir.

Bütçe tertipleri gelecek yılı ve onu izleyen iki yılın tahmini harcamaları baz alınarak doldurulur.

Eğer yeni bir bütçe tertibi açılması planlanıyor yada bir bütçe tertibi önceki yıl tahmin edilen rakamı aşıyorsa, o bütçe tertibi için gerekçe hazırlanır. Bütçe Formu ile birlikte imzaya sunulur.

Uygun mu ?

1

EVET





Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

AKADEMİK BİRİMLER BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ

Harcama Yetkilisi

EBYS

GerekçeBütçe Formu


2

Uygun mu ?

EVET


Evraklar EBYS üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. Islak imzalı nüshalar arşivlenir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, Akademik Birimler Faaliyet Raporu Hazırlama için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.





EBYS

Faaliyet Raporu

AKADEMİK BİRİMLER FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Faaliyet Raporu Hazırlama için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.


İş akışı tamamlanmadan önce hazırlanan belgelerin 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa uygunluğu.



Faaliyet Raporu Taslağı


Faaliyet Raporu Taslağı


Strateji Geliştirme Başkanlığı Bütçe Yılı bitiminden en geç 1 ay sonra Faaliyet Raporu Taslağı gönderir.

Fakültenin tüm hizmet birimleri Faaliyet Raporu Taslağının kendilerini ilgilendiren bölümlerini doldurarak Dekanlığa teslim eder.

Faaliyet Raporu birimlerden gelen değerlendirmeler baz alınarak Birimin Mali Hizmetler Birim Sorumlusu tarafından birleştirilir ve önce Fakülte Sekreterine daha sonra da Stratejik Planlama ve İnceleme Komisyonuna sevk edilir.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


1




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

AKADEMİK BİRİMLER FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ

Faaliyet Raporu

Harcama Yetkilisi Faaliyet Raporu

EBYS

Stratejik Planlama ve

İnceleme Komisyonu


Uygun mu ? HAYIR

EVET


2

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Faaliyet Raporu EBYS üzerinden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir. Islak imzalı nüshalar arşivlenir.




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam

3. Süreç Sahibi Dekan

4. Süreç Riskleri

Üretim sırasında yaşanabilecek iş kazaları.

Olumsuz hava koşulları.

Ürünlere bulaşabilecek zirai hastalıklar.

İş akışı tamamlanmadan önce Dekanlık Talimatlarına uygunluğu.

6. İş Akışı


EBYS

Dekan/Müdür EBYS

Ziraat Teknikeri

AKADEMİK BİRİMLER TARLA, BAĞ VE BAHÇELERİNKULLANILMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler Tarla, Bağ ve Bahçelerin Kullanılması için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı, Akademik Birimler Tarla, Bağ ve Bahçelerin Kullanılması için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.


Öğretim Üyesi/Öğretim

Elemanı

Dekanlık / Müdürlük

Talimatı



Talimatı

Öğretim Üyesi veya Öğretim Elemanları tarafından, Araştırma ve Uygulama Alanı' nda bulunan arazilerde deneme yapılması için Dekanlık Makamı' na dilekçe yazılır.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Dekanlık tarafından Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanına tahsis edilen arazinin deneme faaliyetleri planlanır.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


1




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 2

AKADEMİK BİRİMLER TARLA, BAĞ VE BAHÇELERİNKULLANILMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ

Ziraat Teknikeri

Ziraat Teknikeri

Dekan/Müdür EBYS

Ziraat Teknikeri


Talimatı

Öğretim Üyesi/Öğretim

Elemanı


Talimatı


Talimatı


Talimatı

Arazide sürüm,ekim, dikim, bakım, budama, ilaçlama, sulama, gübreleme işleri Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanı nezaretinde makine, teçhizat ve üretim malzemesi koşullarına göre yapılır/yaptırılır/denetlenir. Eksik veya arıza var ise Dekanlık Makamına bildirilir.

2

Uygun mu ? HAYIR

EVET


Arazide sürüm,ekim, dikim, bakım, budama, ilaçlama, sulama, gübreleme işleri Öğretim Üyesi/Öğretim Elemanı nezaretinde sürdürülür.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


İş akışı Öğretim Üyesi /Öğretim Elemanı nezaretinde sonlandırılarak, deneme dosyası arşive kaldırılır.




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 1

1. Amaç

2. Kapsam

3. Süreç Sahibi Dekan

4. Süreç Riskleri Üretim sırasında yaşanabilecek iş kazaları.

İş akışı tamamlanmadan önce Dekanlık Talimatlarına uygunluğu.

6. İş Akışı


Ziraat Teknikeri

Ziraat Teknikeri Puantaj Kaydı

EBYS

Dekan EBYS

AKADEMİK BİRİMLERDE İŞÇİ STATÜSÜNDE ÇALIŞAN PERSONELİN DENETLENMESİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, Akademik Birimler İşçi Statüsünde Çalışan Personelin Denetlenmesi için yürütülen faaliyetlerin her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.

Bu süreç akışı, Akademik Birimler İşçi Statüsünde Çalışan Personelin Denetlenmesi için yürütülen tüm faaliyetlerini kapsar.


Dekanlık / Müdürlük Talimatı


Uygulama ve Araştırma Alanı' nda bulunan binaların binaların ve çevrelerinin temizliği, güvenlik kamerası kayıtları , İş kazalarına karşı gerekli önlemlerin alını alınmadığı ve güvenlik personelinin görev yerlerinde olup olmadığı günlük olarak denetlenir. Hijyen, düzensizlik ve güvenlik konusunda bir sorun yaşanmışsa derhal Dekanlığa bilgi verilir. İlgili personelin eksik görülen konuda bilinçllenmesi için gerekli eğitim planlanır.

İşçi statüsünde çalışan genel hizmet ve güvenlik personellerinin çalışma süreleri göz önünde bulundurularak her ayın son cuma günü Dekanlık Makamına gönderilir.

Dekanlık Makamında bulunan yetkili personel puantaj kayıtlarını Dekan' ın ıslak imzalı nüshalarıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı' na göndermek üzere EBYS' ye yükler.

Uygun mu ? HAYIR

EVET


1




Revizyon Tarihi

Revizyon No.su 00

Sayfa 1

AKADEMİK BİRİMLERDE İŞÇİ STATÜSÜNDE ÇALIŞAN PERSONELİN DENETLENMESİ

İŞ AKIŞ SÜRECİ

EBYSTaşınır ve Mali İşler Sorumlusu

Puantaj kayıtları arşive kaldırılır.

2




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 0

Toplam Sayfa 2

1. Amaç

2. Kapsam Bu süreç akışı, sunuculuk kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar.

3. Süreç Sahibi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü Sunucusu

4. Süreç Riskleri Sunum esnasında meydana gelebilecek ses ve teknik aksaklıklar.

6. İş Akışı


EBYS

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ SUNUCULUK

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Bu süreç akışının amacı, üniversitemiz sunuculuk hizmetlerinin her bir adımın sorumlusunu ve çıktsını da içeren standart bir yöntem belirlemektir.


Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü personeli ve iş talebinde bulunan birim ile düzenli iletişimde bulunmak.

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler

Koordinatörlüğü Sunucusu



Mevzuat/Yönerge

EBYS,E-posta,Telefon



Mevzuat/Yönerge




Talep edilen iş, Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nden resmi yazı veya Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü (BYHİK) İş İstek Formu ile gelir.

İş, BYHŞK Koordinatörü

tarafndanuygun bulundu

mu?

Sunum yapılacak programın içeriği talep eden birim / personel ile iletişime geçilerek hazırlanır.

İş onaylandı mı?

Tamamlanan iş talep eden birim / personele onaylanması için gönderilir.

İşi talep eden birim/personel ile iletişime geçilerek gerekli düzenlemeler yapılır.

EVET

HAYIR

İşi talep eden birim / personel ile iletişime geçilerek işin uygun olmadığı bildirilir. Talebe göre yeniden planlanır veya iş kapatlır.

EVET

HAYIR

1




Revizyon Tarihi

Revizyon No’su 0

Toplam Sayfa 2

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ SUNUCULUK

İŞ AKIŞ SÜRECİ






Mevzuat/Yönerge



Tamamlanan sunum metni ile program sunumu gerçekleştirilir.

İş, yayınlanacağı formatlara uygun hale getirilir.

Tamamlanan iş, onaylanması için birim BYHİK Koordinatörüne gönderilir.

İş onaylandı mı?

2

EVET

HAYIRİşi talep eden birim/personel ile iletişime geçilerek gerekli düzenlemeler yapılır.

Documents

ÕVÕ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULUw3.bilecik.edu.tr/kalite/wp-content/uploads/sites/116/2018/11/86-izleme.pdfKARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum