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Ponencia: Haciendo realidad la implantación del expediente electrónico. Mesa coloquio: Implantación de la administración electrónica: Casos, lecciones aprendidas y nuevos retos. Jornada COIICV: Nuevas oportunidades en la Administración Pública. Martes 23 de abril de 2013.
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Haciendo realidad el Expediente Electrónico
Vicente Rodrigo
Servicio de Tecnologías de la Información y la Comuni cación
Semana Informática 201323 abril de 2013
Semana Informática 201323 abril de 2013
1.- Introducción
2.- Los cimientos
3.- Aplicaciones de Administración Electrónica
4.- Órganos de Gobierno y Administración Electrónica
AGENDA
Agenda2
Cierto día siendo Einstein niño y no habiendo dicho ninguna palabra todavía, estaba cenando con sus padres cuando probó la sopa y dijo: “ La sopa estádemasiado caliente ”.Los padres sorprendidos le preguntaron: “ Si hablas tan bien… ¿por qué no lo hiciste antes? ”. A lo que el genio respondió: “ Porque antes todo había estado en orden ”.
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Introducción3
El Ayuntamiento de Valencia ha recorrido mucho camino y ya está casi al final, pero…
¿Cuáles han sido las claves ?
¿ Qué pasos se han dado ?
¿ Cuánto cuesta ?
¿ … ?
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Introducción4
Administración electrónica
Administración papel
Creación ODESI
Definición de Grupos multidisciplinares de Usuarios para trabajar en aspectos jurídicos , organizativos y de impulso .
Aprobación de la Ordenanza de Administración Electr ónica.
Análisis de los circuitos del papel y adaptación de los mismos a la implantación de la Administración Electrónica.
Simplificación de procedimientos y Normalización de documentos
Modelos de atención en Registros de Entrada: exprés y especializado
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Cimientos5
Realidades formales
Formato de firma: XADES-XL (attached)
Ventajas :
• Aplicable a cualquier tipo de archivo
• Un único archivo
• Incluye evidencias legales para verificación futura
Inconvenientes :
• Se requiere un visor específico para documentos firmados
• Necesidad de generar versiones imprimibles ( copias verificables )
• Difícil indexar por contenido en la BD Documental
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Cimientos6
Realidades técnicas
Bases de datos corporativas
• Base de Datos de Ciudadanos ( BDC)
• Base de Datos de Organización ( BDO)
• Sistema de Códigos Territoriales ( SCT)
• Aplicaciones para su administración y mantenimiento
• Servicios web para la interoperabilidad
El ciudadano, el empleado y la dirección, con unos mínimos datos, deben estar identificados unívocamente en nuestros sistem as.
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Cimientos7
Realidades técnicas
Expediente papel . Definición: según el artículo 164 del ROF, el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
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Cimientos8
Expediente electrónico . Definición: según el artículo 32 de la Ley 11/2007, expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
¿ Puede un expediente electrónico contener documentos papel ?
¿ Y si un documento del expediente no puede digitali zarse ?
¿ Deben coexistir expedientes papel y expedientes ele ctrónicos ?
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Cimientos9
Dudas razonables
• Puede contener documentos electrónicos y documentos papel .
• Integridad administrativa : los documentos son el reflejo de la tramitación y la tramitación se justifica con los documentos.
• Los documentos no son de quita y pon.
• Integridad documental : los documentos de un expediente siempre están firmados.
• Generación automática del índice.
• Todos los expedientes que se inicien serán electrón icos.
• Los expedientes papel terminarán en papel, pero la tramitación se haráelectrónicamente.
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Cimientos10
Realidad técnica: características de nuestro expedi ente electrónico
• Contiene información de TODAS las instancias y TODO S los expedientes del ayuntamiento.
• Sabe en todo momento donde está cada uno.
• Permite pasar libremente las instancias y expedient es entre unidades administrativas.
• Los expedientes e instancias se mueven completos. E sto hace que la tramitación sea secuencial.
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Cimientos11
Realidad técnica: características de nuestro gestor de expedientes actual
• Organización : divide el ayuntamiento en unidades administrativa s y éstas en grupos de trabajo.
• Seguridad : por usuario y perfiles asignados a usuario + unid ad.
• Patrones de actuaciones administrativas: requerimiento, solicitud de informe, resolución, acuerdo, aportación de documen tos, etc.
• Instancias de patrones personalizables para cada tipo de expediente.
• División y agrupación de tareas: Actuación -> Trámite -> Tarea .
• El sistema guía las tareas de una actuación, pero el gestor del exp ediente tiene libertad de iniciar las actuaciones que consi dere oportuno.
• Se permite lanzar varias actuaciones en paralelo .
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Cimientos12
Realidad técnica: características de nuestro gestor de expedientes electrónicos
• Sustituye al Tablón de Edictos presencial
• La firma de los documentos publicados es automática .
• La certificación de la publicación es automática .
• La despublicación y aviso al ordenante de la public ación es automática .
• Se permiten búsquedas por materias, ordenantes y te xto libre.
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Cimientos13
Realidad técnica: Tablón electrónico de Edictos
• Utilización de la plataforma de la GVA.
• Desarrollo de un compuesto SOA para desacoplar la a plicación de expedientes de la plataforma.
• Desarrollo de un componente que transforma la firma XADES dettached en attached.
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Cimientos14
Realidad técnica: Plataforma de Comunicaciones (notificaciones) Electrónicas
Impresión de etiquetas en los registros de entrada y registro automático de los datos que van en la etiqueta.
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Aplicaciones AE15
Aplicación Cuño
Conversión de documentos papel a documentos electró nicos (art. 30.3 Ley 11/2007).
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Aplicaciones AE16
Digitalización Certificada
Gestiona tareas de firma de cualquier aplicación. U na tarea puede contener varios documentos que se firman a la vez.
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Aplicaciones AE17
Portafirmas
Es la aplicación que permite tramitar de principio a fin las instancias y los expedientes administrativos.
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Aplicaciones AE18
Gestor de expedientes electrónicos (PIAE)
¿Deben haber Libros de Actas y Resoluciones según est os estén en papel o en soporte electrónico?
¿Cómo se ejerce el derecho de acceso a los expediente s incluidos en una sesión de un órgano colegiado?
¿Hay que preocuparse con la firma electrónica y los ca mbios de año o los fines de plazo?
¿Cómo se realiza la convocatoria formal de un órgano colegiado?
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Órganos Gobierno19
Administración Electrónica y Órganos de Gobierno
Vicente Rodrigo
Semana Informática 201323 abril de 2013
Gracias por su atención(y a Einstein por sus frases tan elocuentes)