Vademecum per il censimento

dell’organico dei Servizi per l’Impiego

in collaborazione con

Programma ACT – Azioni di sostegno

per l’attuazione sul territorio delle

politiche del lavoro

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Sommario Premessa ......................................................................................................................................................... 3

A. Finalità principale del Censimento .......................................................................................................... 3

Secondo obiettivo: l’iscrizione di tutti gli operatori a Cliclavoro/portale ANPAL ........................................... 4

B. Procedura per il censimento ................................................................................................................... 4

l’Utenza principale ........................................................................................................................................... 4

C. Modalità di inserimento dei dati dell’organico ....................................................................................... 4

D. Il flusso delle operazioni per il censimento ............................................................................................. 5

E. Quali operatori censire ............................................................................................................................ 5

F. Come il Responsabile delega uno o più operatori ................................................................................... 7

G. Come il Responsabile gestisce le deleghe accettate o presenti in Cliclavoro ......................................... 9

H. Quali dati raccogliere ............................................................................................................................. 10

I. La gestione delle problematiche ........................................................................................................... 15

J. Le domande frequenti ........................................................................................................................... 16

K. La verifica dei dati sull’anagrafica delle sedi ......................................................................................... 16

L. Gestione per le attività afferenti al collocamento mirato all’interno del CPI ....................................... 17

M. Il Cruscotto delle Regioni – Agenzie regionali ................................................................................... 18

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Premessa Il presente Vademecum è finalizzato a fornire un supporto operativo per il completamento del

Censimento dell’organico dei Servizi per l’Impiego.

Il documento, redatto in coerenza con la Nota n.0014206 del 30 Settembre 2016 della Direzione Generale

per le politiche attive, i servizi per il lavoro e la formazione e della Direzione Generale dei sistemi

informativi dell’innovazione tecnologica e della comunicazione, fornisce anche una serie di risposte

rispetto a quesiti, rilevati durante i Webseminar con i Centri per l’impiego, nonché pervenuti alla casella

di posta elettronica dedicata (monitoraggioSpi@lavoro.gov.it) .

Il presente Vademecum è coordinato con i documenti elaborati dal Ministero del lavoro e delle politiche

sociali di seguito elencati, cui si rimanda per tutti gli aspetti, di natura tecnica:

- il Manuale Censimento Organico CPI (Manuale Utente);

- la procedura di registrazione Utente Master Servizio del collocamento mirato e assegnazione deleghe;

- la procedura di registrazione Utente Master Uffici di coordinamento provinciale dei CPI e assegnazione

deleghe.

A. Finalità principale del Censimento Obiettivo del censimento è avere un quadro preciso del personale impiegato:

- nei Centri per l’Impiego con funzioni di front office e back office (primo livello);

- nel servizio di Collocamento Mirato (secondo livello)1;

- negli uffici di coordinamento provinciale (territoriale) dei Centri per l’Impiego (terzo livello)2.

Il sistema online permette non solo di avere la “fotografia” a un dato momento, della composizione

dell’organico, ma consente, altresì, di costituire una Banca Dati aggiornata e attuale, potendo inserire

tempestivamente le modifiche eventualmente intervenute all’organico nel corso dell’anno.

È in corso di sviluppo una funzionalità per consentire il censimento dei Servizi di Collocamento Mirato e

del Coordinamento provinciale CPI.

Una volta a regime, le voci dell’organico saranno le stesse nei tre livelli (Centro per Impiego, Servizi di

Collocamento Mirato, Coordinamento provinciale CPI).

Occorre completare il censimento degli Operatori CPI e, una volta definite le procedure informatiche

per il secondo e terzo livello, saranno fornite le istruzioni per avviare la fase di ricognizione.

In questa fase vanno inseriti TUTTI gli operatori che lavorano nel Centro per l’Impiego oggetto di

censimento: quindi vanno anche censiti gli operatori che svolgono servizi di collocamento mirato, se il

Centro per l’Impiego considerato eroga servizi afferenti al Collocamento Mirato. (Per la “marcatura” del

Cpi quale erogatore di servizi afferenti al Collocamento Mirato si veda la sezione L del presente

Vademecum)

1 In corso di implementazione

2 In corso di implementazione

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Secondo obiettivo: l’iscrizione di tutti gli operatori a Cliclavoro/portale ANPAL Altro obiettivo importante è completare l’iscrizione di tutti gli operatori sul portale Cliclavoro. Con le

medesime credenziali, infatti si entrerà, successivamente, sul Portale ANPAL, accedendo profilati alle

funzioni previste per il Servizio pubblico per l’Impiego.

B. Procedura per il censimento

l’Utenza principale

1) Per il Censimento dell’organico CPI le utenze principali sono state già create sul portale ClicLavoro.

Ai fini del corretto inserimento dei dati relativi agli uffici di collocamento mirato e di coordinamento

provinciale CPI, si specifica che il Ministero del lavoro e delle politiche sociali chiederà alle Regioni/PA,

attraverso un file strutturato le informazioni riepilogative relative a:

- Uffici di collocamento mirato (ragione sociale, indirizzo, informazioni sul responsabile dell’ufficio)

- Uffici di coordinamento provinciale (ragione sociale, indirizzo, informazioni sul responsabile

dell’ufficio)

Le informazioni ricevute dalla singola Regione/PA servono per avere l’esatta distribuzione degli uffici,

potendo quindi verificare la corrispondenza con i dati inseriti a sistema.

C. Modalità di inserimento dei dati dell’organico Ai fini del Censimento dell’organico, si identifica un “Responsabile del Censimento”: di norma il

Responsabile CPI (o facenti funzione). A livello di sistema informativo ha l’accesso come “Utente

Principale” o “Utente Master”.

Ciascun Responsabile, ai fini del completamento del Censimento, può decidere se:

- inserire personalmente tutti i dati degli operatori, tramite la propria utenza

- delegare uno o più operatori a inserire le informazioni di tutti gli operatori del proprio ambito da

censire.

La delega permette all’operatore coinvolto di inserire le informazioni richieste dal Censimento e relative

alle persone in organico.

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D. Il flusso delle operazioni per il censimento Si riporta brevemente il quadro delle operazioni necessarie al buon esito delle operazioni di censimento.

Le attività A. e B. servono per completare le iscrizioni a Cliclavoro e quindi al Portale ANPAL.

L’attività C. deve essere fatta utilizzando l’apposito file in excel “Richieste interventi Censimento” e si

veda il paragrafo “La gestione delle problematiche”.

Terminate le procedure di censimento occorre segnalarlo a monitoraggiospi@lavoro.gov.it e alla mail

della Regione di riferimento, in modo che i due livelli siano informati dell’avvenuto inserimento.

E. Quali operatori censire Per ciascun operatore si deve specificare il nome del Datore di Lavoro (nell’apposito Campo testo) e nel

campo tabellato, la tipologia del Datore di Lavoro:

1. Regione

2. Provincia

3. Città metropolitana

4. Agenzia regionale

5. Altro ente locale

6. Società in mano pubblica

7. Società mista

8. Società in house

9. Società in appalto

10. Ente in convenzione

11. Associazione di enti locali

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Per quanto riguarda il “perimetro” del Censimento, occorre tenere in considerazione che si vuole

conoscere:

1. Gli operatori che, alla data di rilevazione, erogano servizi con rapporti di lavoro di tipo

subordinato;

2. Gli operatori che, alla data di rilevazione, stanno erogando i servizi e che sono comandati da altri

enti;

3. Gli operatori che, alla data di rilevazione, stanno erogando i servizi al livello considerato, in virtù

di un rapporto di lavoro non subordinato (collaboratori, consulenti, esclusi ESPLICITAMENTE le

persone di Italia lavoro SpA e le persone in “assistenza tecnica”);

4. Gli operatori che, alla data della rilevazione sono comandati altrove ovvero in aspettativa;

5. Gli operatori che sono andati in pensione nell’anno in corso e fino alla data di rilevazione: per

questi occorrerà alimentare la data fine attività, inserendo una data compresa tra il 01/01/2015 e

la data di rilevazione, o per gli operatori che andranno in pensione, occorre inserire l la data di

fine attività, laddove sia conosciuta;

6. Gli operatori che, nell’arco dell’anno in corso e fino alla data di rilevazione, hanno concluso il

proprio rapporto di lavoro, in uno dei qualsiasi rapporti di lavoro in essere, con i CPI: anche in

questo caso, si deve alimentare la data fine attività, inserendo la data di fine rapporto compresa

tra 01/01/2015 e la data di rilevazione o che termineranno il rapporto di lavoro ad una data

futura, ma nota al momento della rilevazione.

Occorre inserire le informazioni relative a:

Livello Centro per l’Impiego

A. Responsabili Centro per l’Impiego

B. Personale assunto a tempo indeterminato

C. Personale assunto a tempo determinato

D. Personale collaboratori e consulenti coinvolti nell’erogazione dei servizi

E. Personale in comando presso altri enti

F. Personale che eroga servizi nei Centri per l’Impiego proveniente da altri enti/soggetti, anche in

convenzione o somministrazione

G. Personale comandato da altri soggetti

H. Personale andato in pensione a partire dal 1/1/2015 (fino a data già nota al momento della

rilevazione)

I. Personale con contratto scaduto nel 2015 o che scadrà ad una data già nota al momento della

rilevazione

NON VANNO CENSITI:

- Personale che si occupa di contenzioso delle attività derivanti dagli operatori CPI

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- Personale dell’economato dedicato solo ai CPI

- Personale di pulizia

- Personale alla portineria o guardiania

- Personale di Italia Lavoro S.p.a.

- Collaboratori, consulenti, esperti esterni provenienti da Assistenze tecniche

F. Come il Responsabile delega uno o più operatori

Se il Responsabile del Censimento intende delegare uno o più operatori deve fare le seguenti attività:

A. Accedere con le proprie credenziali di Cliclavoro sul Portale ANPAL.

B. Nel Menu “Area Riservata” andare su “Profilo Societario”

C. Si apre un Menu con varie opzioni. Deve andare su “Invita per”

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D. Si apre quindi una parte con due campi: il primo è “Tipo Invito”, il secondo è “Email”: nella prima

scegliere “Delega Ordinaria” e poi completare con la mail del collega che si intende delegare.

E. Una volta esperita questa fase, parte una comunicazione al collega con cui potrà:

a. completare la fase di iscrizione a Cliclavoro/portale ANPAL, se la persona non fosse

ancora in possesso delle credenziali di accesso al portale.

b. completare la fase di delega, se già in possesso delle credenziali di Cliclavoro

Cliccando sul link all’interno dell’email, il delegato verrà reindirizzato sul portale www.anpal.gov.it e, se

già registrato sul portale, dopo aver effettuato il login con le proprie credenziali, già in possesso,

visualizzerà la seguente schermata:

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A valle del processo di “Invita per” e accettazione della “Delega” da parte dell’utente, l’operatore si

ritroverà nella sezione Deleghe (presente nel profilo societario) l’utenza delegata.

G. Come il Responsabile gestisce le deleghe accettate o presenti in

Cliclavoro

Il Responsabile può:

- gestire dinamicamente le deleghe già assegnate

- associare la singola delega alla parte “Organico”

Per fare ciò, il Responsabile entra con le proprie credenziali, nel Menu “Area Riservata” va su “Profilo

Societario”

Tra le varie opzioni del menu, deve andare su “Deleghe”.

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Gli si aprirà una sezione nella quale troverà le persone delegate.

Il nome e cognome con la erre cerchiata

corrisponde all’Utenza principale (il

delegante).

Nella colonna “Stato”, la spunta (o campo

flaggato) corrisponde a delega attiva. Se si

toglie la spunta, la delega è revocata.

ATTENZIONE: se si tolgono tutte le deleghe

ai delegati, la spunta comparirà

sull’Utenza delegante IN QUESTO CASO

NON CANCELLATE LA SPUNTA perché

anche il Responsabile sarà cancellato!

Di norma deve comparire il nome e

cognome del delegato: avendo il sistema

ereditato tutte le informazioni finora

messe negli anni, potrebbero esserci dei

profili delegati non corrispondenti più alla

realtà, o comunque carenti delle

informazioni anagrafiche necessarie

all’identificazione della persona: la

presenza della dizione “Utente + codice

numerico” identifica questa fattispecie.

Occorre deselezionare la spunta alla

colonna “Stato”: in questo modo non si

avrà più la delega per profili non

identificabili.

Nella seconda colonna compaiono icone di

diverso colore: è importante ai fini del censimento l’omino rosso. Cliccandoci sopra si associa quel

“delegato” all’organico e quindi per quel profilo si può completare il censimento.

H. Quali dati raccogliere Per ciascun operatore vanno rilevate le seguenti informazioni:

I campi con asterisco sono obbligatori e sono tabellati.

Attenzione: anche valorizzando il campo “Data fine attività” i dati saranno modificabili.

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Per quanto riguarda alcuni aspetti relativi alla compilazione:

Nominativo del

dipendente; Il nome e cognome non è modificabile dall’utente e discende dall’anagrafica presente per il rilascio all’operatore delle credenziali su Cliclavoro. Se le informazioni non sono corrette, mandare una mail a Clic4help@lavoro.gov.it e per copia conoscenza a monitoraggiospi@lavoro.gov.it specificando il dato errato e il dato corretto. A breve, sarà attivata una casella e-mail di supporto tecnico gestita da ANPAL: supportotecnico@anpal.gov.it

Denominazione

datore di lavoro; Specificare il datore di lavoro dell’operatore. Nel caso di persona proveniente da altro soggetto/ente occorre scrivere la denominazione/ragione sociale del soggetto a cui la persona censita è legato dal rapporto di lavoro.

Tipologia datore di

lavoro Specificare la tipologia del datore di lavoro con cui è in essere il rapporto di lavoro

Tipologia datore di lavoro

PROVINCIA

REGIONE

AGENZIA REGIONALE

ALTRO ENTE LOCALE

SOCIETA' IN MANO PUBBLICA

SOCIETA' MISTA

ASSOCIAZIONE DI ENTI LOCALI

CITTA' METROPOLITANA

SOCIETA' IN HOUSE

SOCIETA' IN APPALTO

ENTE IN CONVENZIONE

Contratto collettivo; Inserire il dato da tabella.

• CCNL Comparto Regioni ed Autonomie locali Personale non dirigenti;

• CCNL del personale dirigente del comparto Regioni e autonomie locali;

• CCNL Enti Pubblici non Economici;

• CCNL Ministeri;

• Altro contratto. Se l’utente seleziona “Altro Contratto” deve obbligatoriamente specificare la denominazione del contratto in un’apposita casella di testo obbligatoria “Denominazione contratto collettivo” (se viene selezionato

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Altro Contratto) Utilizzare la voce “Altro contratto” in caso di personale proveniente da soggetti in convenzione, in appalto o non rientranti nel Contratto enti locali

Livello di

inquadramento

contrattuale;

Categoria A Categoria B Categoria C Categoria D Altro Il campo “Descrizione livello di inquadramento contrattuale” serve per dare ulteriori informazioni sul livello di inquadramento

Status di lavoro Specificare se dipendente o comandato (da altro soggetto) o in comando

o in aspettativa o in pensione o consulente o collaboratore. Le informazioni contenute sono quindi:

• Dipendente

• Comandato

• In comando

• In aspettativa

• In pensione

• Consulente o Collaboratore

Tipologia di

contratto; Specificare se a tempo indeterminato o a tempo determinato:

- Lavoro a tempo indeterminato - Lavoro a tempo determinato - Contratto di formazione lavoro (solo pubblica amministrazione) - Apprendistato - Collaborazione coordinata e continuativa - Contratto di somministrazione - Consulente

Tipologia di orario; Specificare se full time o part time

Percentuale di part

time

Se si valorizza il campo part time, si deve indicare la percentuale di part time dedicata al servizio oggetto di censimento

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Lavoro in front-

office;

Specificare se si totalmente, si parzialmente o no (quindi back-office. Considerando queste fattispecie:

Lavoro in front

office

Si, esclusivamente Se durante l’orario di apertura al pubblico svolge attività solo in front

Si, parzialmente Se durante l’orario di apertura al pubblico svolge attività in parte in front

No Se durante l’orario di apertura al pubblico non sta in front O se svolge esclusivamente attività in back office

Data di inizio Specificare considerando le seguenti fattispecie Casistica Quale data

Ministeriale passato alla Provincia

La data di inizio presso il Mlps

Ministeriale preso di servizio al Cpi e apertura posizione giuridica in Provincia dopo

La data di inizio presso il Mlps

Ministeriale passato al Cpi La data di inizio presso il Mlps

Operatore assunto con vari contratti prima non subordinati (es. copro) poi di tipo subordinato

La data di inizio del primo contratto di lavoro di tipo subordinato, anche determinato

Operatore della Provincia in altre funzioni poi assegnato al Cpi

La data di assegnazione al CPI

Operatore assunto prima a tempo determinato poi a tempo indeterminato

La data del contratto a tempo determinato ma non indicare la data di fine del rapporto a termine o dell’eventuale trasformazione, perché si chiuderebbe la posizione per la persona censita)

Personale in mobilità da altro ente trasferito poi ai Cpi

La data di trasferimento al Cpi

Data di fine attività Fare attenzione ad alimentare questo dato: utilizzarlo solo in caso di conoscenza certa della chiusura del rapporto di lavoro con la persona censita intervenuta dal 01/01/2015. Ad inserimento avvenuto, le date restano modificabili.

Data di

inserimento. Dato da non alimentare/modificare. Corrisponde alla data in cui l’operatore viene censito in Organico. Inizialmente la data non è valorizzata. Lo sarà al momento dell’apertura della pagina dopo la prima volta.

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I. La gestione delle problematiche Problematica Soluzione

Errore

nell’anagrafica

(incluso il codice

fiscale)

Mail del titolare del dato anagrafico a Clic4help@lavoro.gov.it con richiesta di modifica, indicando il dato da correggere e il nuovo dato corretto che sarà inserito in backoffice dallo staff informatico

Errore nella data di

inizio attività

Lo possono fare in autonomia sia le utenze master sia quelle delegate senza contattare l’helpdesk. il sistema è stato implementato, permettendo adesso la modifica di tutti i dati della gestione dell’organico a prescindere se viene specificata o meno la data di fine attività.

Errore

nell’organico non

modificabile a

video dal

responsabile o suo

delegato

Lo possono fare in autonomia sia le utenze master sia quelle delegate senza contattare l’helpdesk. il sistema è stato implementato, permettendo adesso la modifica di tutti i dati della gestione dell’organico a prescindere se viene specificata o meno la data di fine attività.

Accorpamento di

Cpi

Se in censimento risultano ancora non accorpati, occorre: - terminare il censimento - la Regione comunica al Mlps (DG + monitoraggio + clic4help) l’avvenuto

accorpamento indicando bene quali centri risultano essere accorpati e quale sia la nuova denominazione del Cpi e quale l’indirizzo

- la parte tecnica informatica provvederà in back office a creare la nuova sede e associare le utenze e i dati delle sedi accorpate

Problemi con le

utenze

Mail del Responsabile Censimento (una cumulativa per Centro per Impiego/ Coordinamento territoriale/Collocamento mirato) con allegato il file in excel “richieste intervento” usando i due fogli di lavoro distinti:

1- “Problemi di accesso” se si sono dimenticate le credenziali 2- “Cambio mail” da usare quando si deve comunicare di avere cambiato la

mail (esempio: da fconti@provincia.to.it a fconti@cittametropolitana.to.it ). Questo secondo foglio serve per far cambiare anche massivamente le mail degli operatori a seguito del passaggio del personale dal livello provinciale a livello regionale con cambio di tutte le mail lavorative, ad esempio.

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J. Le domande frequenti

Come censisco un responsabile su più

centri?

Il responsabile deve essere censito per ogni CPI di cui

svolge la funzione

Trovo tra i delegati dei codici Devono essere deselezionati e devono rimanere solo i soggetti (identificabili con nome e cognome) con flaggato il campo “Stato”

Se non delego nessuno? Nella parte informatica “Deleghe” comparirà solo il nome e cognome dell’Utente principale che è il Responsabile del Censimento. Sarà cura del Responsabile inserire

Cosa devo fare nel caso in cui il CPI abbia

più sedi decentrate?

Il censimento deve essere riferito al CPI da cui dipende lo sportello decentrato/filiale. La denominazione dei CPI

deve essere esattamente quella prevista da atto formale

dalla Regione. Si ricorda che il Censimento è basato sul

Centro per l’Impiego e non su uffici periferici.

Come devo censire se gli uffici CPI sono

della regione ma gli operatori non sono

regionali?

In questo caso come datore di lavoro si mette l’amministrazione pubblica datrice di lavoro

E’ possibile modificare il codice fiscale e

l’anagrafica della persona?

Essendo parte legata al rilascio delle credenziali personali a Cliclavoro/Portale ANPAL ogni comunicazione deve essere inviata via mail a clic4help@lavoro.gov.it

Posso accedere con le credenziali

generiche del Centro per l’Impiego?

E’ necessario accedere con le proprie credenziali.

Quanti CPI devono essere censiti a livello

regionale?

Il numero di CPI e la denominazione devono coincidere con quelli definiti ad oggi dalle norme/direttive regionali a seguito dell’entrata in vigore del D.Lgs.150/2015

K. La verifica dei dati sull’anagrafica delle sedi

Prima del completamento delle operazioni di censimento, si consiglia di verificare anche altri dati che

identificano la “sede censita”. È utile verificare le informazioni allo scopo di fornire agli utenti dati su

ubicazione e servizi svolti sempre aggiornati.

Il responsabile del Censimento o suo delegato accede con proprie credenziali, va su “Profilo societario”

quindi ha possibilità di aprire e aggiornare una delle seguenti parti:

- anagrafica sedi

- servizi erogati

- i miei recapiti

- orari di apertura

- comuni di competenza

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Con particolare riferimento ai CPI occorre pertanto aggiornare le informazioni presenti prima di inviare le

comunicazioni di avvenuta conclusione della fase di alimentazione del censimento.

L. Gestione per le attività afferenti al collocamento mirato all’interno

del CPI Il sistema consente di mappare l’attività di inserimento lavoratori disabili e categorie protette, nella

sezione “Servizi Erogati” del menù “Profilo Societario”.

Per ciascun Centro per l’Impiego, se effettivamente eroga attività afferenti al collocamento mirato (ad

esempio iscrizioni nelle liste), occorre che sia valorizzata la voce corrispondente “Inserimento lavoratori

disabili e categorie protette” (vedasi l’immagine sotto).

Flaggare questo servizio

solo se effettivamente

svolto dal Centro per

l’Impiego in questione.

(in generale verificare

che i servizi flaggati siano

corrispondenti a quelli

effettivamente erogati al

momento della

rilevazione)

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Successivamente, verrà effettuata la mappatura dei servizi e dell’organico per il collocamento mirato

(secondo livello). Un apposito Vademecum supporterà la compilazione di questa parte di Censimento.

M. Il Cruscotto delle Regioni – Agenzie regionali

Sarà rilasciata una funzionalità per poter visualizzare l’elenco delle anagrafiche inserite all’interno

dell’organico dei CPI di competenza della regione/agenzia regionale. Le operazioni che la regione/agenzia

regionale può svolgere su di esse sono:

• Visualizzazione delle informazioni anagrafiche degli operatori appartenenti alle strutture regionali

dei servizi per le politiche attive del lavoro;

• Modifica delle informazioni anagrafiche delle persone: questo comporta la visualizzazione di un

alert al CPI per informarlo che l’anagrafica è stata cambiata;

• Check per segnalare che l’anagrafica è stata supervisionata dalla Regione: deve essere

memorizzata a sistema la data di validazione e il CPI deve avere evidenza dell’avvenuto controllo.