DRIFT AF

VEJE, GRØNNE OG BLÅ OMRÅDER

Årsrapport 2017

2

Indhold1. Indledning......................................................................................................................................................4

2. Veje................................................................................................................................................................5

2.1 Belægningsreparationer ..........................................................................................................................5

2.2 Vejafvanding ............................................................................................................................................5

2.3 Renholdelse .............................................................................................................................................5

2.4 Udstyr og serviceopgaver ........................................................................................................................6

2.5 Vintertjeneste..........................................................................................................................................6

2.5.1 Samarbejder .....................................................................................................................................6

2.5.2 Alternative tømidler .........................................................................................................................7

2.5.3 Vinteren 2016/17..............................................................................................................................7

3. Grønne områder ............................................................................................................................................8

3.1 Græsslåning .............................................................................................................................................8

3.2 Beplantning..............................................................................................................................................8

3.3 Kokkedal Skov ..........................................................................................................................................9

3.4 Juletræ ...................................................................................................................................................10

4. Økonomi ......................................................................................................................................................10

5. Materielgården............................................................................................................................................11

5.1 Materielgårdens rammebetingelser ......................................................................................................11

5.1.1 Intern aftale om drift og vedligehold..............................................................................................11

5.1.2 Mål, forretningsgange og udvikling ................................................................................................11

5.1.3 Udbudsdokumenter........................................................................................................................11

5.1.4 Materielgårdens kontrolbud – bilag 1 ............................................................................................12

5.2 Digitale løsninger ...................................................................................................................................12

5.2.1 Tip Hørsholm ..................................................................................................................................12

5.2.2 Opgavestyring – Geonote ...............................................................................................................13

5.2.3 Ressourcestyring – Brugerdata.......................................................................................................13

5.2.4 Kortlægning – NetGIS drift..............................................................................................................13

5.2.5 Vintertjeneste – Vinterman og Geonote ........................................................................................13

5.2.6 Vejvejr.dk........................................................................................................................................14

5.2.7 Epoke flådestyring ..........................................................................................................................14

5.2.8 Produktionsplanlægning.................................................................................................................14

5.3 Kvalitetssikring.......................................................................................................................................14

5.3.1 Kvalitetsstyringssystem ..................................................................................................................14

3

5.3.2 Egenkontrol ....................................................................................................................................15

5.3.3 Fællesbesigtigelser..........................................................................................................................15

5.3.4 Tilsyn...............................................................................................................................................16

5.4 Miljøledelse ...........................................................................................................................................17

5.5 Kerneopgaver ........................................................................................................................................17

5.6 Servicekontrakter ..................................................................................................................................18

5.7 Eksterne kunder.....................................................................................................................................19

5.8 Udbudte ydelser ....................................................................................................................................19

5.9 Socialt ansvar.........................................................................................................................................20

5.10 Medarbejdere......................................................................................................................................20

5.10.1 Personalehåndbog for Materielgården ........................................................................................21

5.10.2 Efteruddannelse ...........................................................................................................................21

5.10.3 Kompetenceudviklingsplaner .......................................................................................................21

5.10.4 Sygefravær....................................................................................................................................21

5.11 Arbejdsmiljø.........................................................................................................................................22

5.11.1 Trivselsundersøgelse og APV ........................................................................................................22

4

1. IndledningHer fremlægges 1. årsrapport for årets arbejde på Materielgården i 2017. Rapporten er udarbejdet af team Vej og Park, Center for Teknik.

I 2017 har der på Materielgården været stort fokus på at tilpasse driften efter konkurrenceudsættelsen. Konkurrenceudsættelsen har betydet, at grundlaget for arbejdet er beskrevet i langt højere grad end det har været tilfældet tidligere. Samtidigt er der lagt op til en langt højere grad af systematisering og digitalisering af arbejdet. Det betyder, at der er flere eksisterende systemer som ændres og nye rutiner som skal indføres.

Materielgården har i årets løb også taget hul på anvendelse af nogle interne styringsværktøjer, herunder bl.a. en produktionsplan, et kvalitetssikringssystem og miljøledelse.

Det interne samarbejde indenfor Center for Teknik, dvs. primært mellem Materielgården og team Vej og Park har fundet en god form med bl.a. entreprisemøder og fællesbesigtigelser. På møderne drøftes igangværende, aktuelle og kommende opgaver. På fællesbesigtigelserne gennemgås udførte driftsopgaver og der tales især om udvikling f.eks. hvordan tingene kan gøres bedre. Især fællesbesigtigelserne har vist sig, at være meget givende for alle.

Herudover afholdes 4 årlige møder, hvor arbejdet planlægges, evalueres m.m.

Det er tanken, at nærværende årsrapport udarbejdes hvert år i starten af kalenderåret, hvorefter den forelægges Miljø- og Planlægningsudvalget til orientering.

Hørsholm, d. 12. marts 2018

5

2. Veje2.1 BelægningsreparationerMaterielgården laver alle mindre asfaltreparationer, som f.eks. slaghuller og afskalninger. Huller som skyldes underminering af vejen pga. defekt på vejafvandingssystem klares også af Materielgården. Undermineringsskader som skyldes defekter på kloaksystemet udbedres af Novafos.

Større asfaltarbejder udføres under en 4-årig aftale med Pankas A/S.

Små og akutte brolægningsarbejder, samt vedligeholdelse af grusbelægninger håndteres af Materielgården mens større og planlagte brolægningsarbejder udbydes.

2.2 VejafvandingTømning og rensning af de kommunale vejbrønde udføres af Norva24 (en ekstern entreprenør) på nær et mindre antal, som Materielgården håndterer. Materielgården laver eftersyn på alle de kommunale vejriste og renser alle linjedræn.

2.3 RenholdelseRenholdelse udføres af Materielgården. Det gælder både fejning af kørebaner, cykelstier og Hovedgaden, opsamling af affald på faste belægninger og i grønne områder, tømning af affaldskurve og bekæmpelse af ukrudt på faste belægninger.

6

2.4 Udstyr og serviceopgaverMaterielgården fører løbende tilsyn med forskelligt udstyr i byrummet og udfører også mindre vedligeholdelsesopgaver. Det drejer sig bl.a. om de automatiske pullerter og springvandet i Hovedgaden, skilte, informationstavler, stipæle med piktogrammer, bænke, cykelhalvtage, broer, cykelpumper, cykelplejestandere og meget, meget mere.

Forskellige serviceopgaver udføres også af Materielgården. Det drejer sig bl.a. om aflæsning af el og vand, åbning og lukning af vand i nyttehaverne, opbygning af Sankt Hans bål ved Hørsholm Kirke og levering af brænde til Sankt Hans bål på Rungsted Badestrand m.m.

2.5 VintertjenesteAnsvaret for udførsel af Hørsholm Kommunes vintertjeneste ligger hos Materielgården. Det er altså primært Materielgårdens mandskab og udstyr som bruges til glatførebekæmpelse og snerydning.

2.5.1 SamarbejderDer er enkelte vinterruter som er lagt ud til fremmede entreprenører. Det drejer sig rute 12 og 17, som er udliciteret til henh. Hørsholm Container og K. Nyholm Gartnerservice. Rute 12 betjener de fleste af trafikvejene, herunder Isterødvejen, Frederiksborgvej, Rungstedvej, Rungsted Strandvej m.fl. Rute 17 betjener mange små fortovsstrækninger (hvor forpligtigelsen ikke ligger hos nærmeste grundejer).

Opgaven med at overvåge udviklingen i vejret og føret og beslutte hvornår der skal kaldes ud til f.eks. glatførebekæmpelse har traditionelt altid ligget hos Materielgården. Med start i begyndelsen af vinteren 2018/18 udføres denne funktion i en forsøgsordning som et samarbejde med Rudersdal Kommune, således at det er personale fra begge kommuner som skiftevis har vintervagt-funktionen for begge kommuner på en gang. Denne ordning er indført for samarbejdets skyld. Der er ingen forventning om, at det kan udmønte en besparelse, men det forventes at være udgiftsneutralt. Det virker oplagt, at det ikke er nødvendigt at begge kommuner simultant foretager udkald. Sammenligninger viser, at det er foregået stort set simultant i mange år. Begge kommuner forventer, at kunne lære noget af samarbejdet, ligesom det kan give anledning til andre samarbejder. Det sidstnævnte er allerede et faktum, da glatførebekæmpelse med alternativt tømiddel på den nye parkeringsplads på Stadionalle udføres af Rudersdal Kommune i en forsøgsordning.

Materielgården har også et samarbejde med Nordsjællands Park og Vej (NSPV), som varetager den kommunale drift i Fredensborg og Helsingør Kommuner. Samarbejdet betyder at Materielgården mod betaling foretager vintertjeneste på Fredensborg Kommunes del af Isterødvejen.

7

2.5.2 Alternative tømidlerTraditionel glatførebekæmpelse med almindeligt salt er den billigste, men er ikke altid hensigtsmæssig eller ønsket i visse situationer. Det kan have en negativ effekt på beplantning og er direkte uønsket hvor vejvand afledes til enten vandløb eller til nedsivning. Derfor er der nu enkelte steder taget alternative tømidler i brug. Den specifikke type af tømiddel til hvert enkelt sted, er udvalgt i samarbejde med miljømyndigheden.

I Hovedgaden er der valgt at benytte CMA som tømiddel, af hensyn til træerne i Hovedgaden. Vejvandet afledes her til Blårenden og senere til Usserød Å, hvorfor miljømyndigheden har givet lov til at benytte CMA. Det samme tømiddel benyttes på cykelstien på en del af Usserød Kongevej af hensyn til vejtræerne.

På den nye parkeringsplads på Stadionalle er der valgt at benytte kaliumformiat som tømiddel. Det skyldes, at vejvandet skal nedsives, og at der derfor er forbud mod at benytte almindeligt salt.

2.5.3 Vinteren 2016/17

Vinteren 2016/17 var en mild vinter uden noget særligt snefald. Lange perioder hvor temperaturen har bevæget sig omkring frysepunktet har dog betydet, at der har været foretaget glatførebekæmpelse i et antal som er sammenligneligt med en mere hvid vinter. Der er i sensommeren 2017 indkøbt ny saltspreder til lastbilen. Ligeledes er der også indkøbt 2 små saltspredere til sti-traktorer.

Vintrene i tal:

Antal udkald på kørebaner ForbrugVinter Salt

Klasse IISalt og sne

Klasse IISalt

Klasse IIISalt og sneKlasse III

Salt[tons]

2016/17 40 7 0 0 6702015/16 46 4 0 0 7502014/15 43 4 0 0 6302013/14 60 2 10 2 863

8

3. Grønne områder3.1 GræsslåningStore dele af kommunens grønne områder og langs veje/stier er udlagt som græs. Græsslåningen er inddelt i forskellige serviceniveauer alt efter græssets funktion. Græsarealerne med det højeste serviceniveau findes på boldbanerne i Idrætsparken og i vores parker som ex. Dronningedammen. Herefter følger et lavere serviceniveau på græsarealerne langs veje og stier og på de større fritlagte arealer som ex. Nattergaleengen.

I de tidligere forårsmåneder omdannes flere af græsarealerne til et farvestrålende blomsterhav af påskeliljer og tulipaner. I 2017 blev der iværksat en ny omgang udlægning af forårsløg, som kommer frem her til foråret på bl.a. Lågegyde, Stampevej og Gl. Byvej.

3.2 BeplantningForuden græsarealer er kommunen beplantet med buske, krat og levende hegn. Der har været mange små nyplantninger rundt om i kommunen. Efter det store kloaksepareringsprojekt ved Rungsted Nord blev der plantet nye buske og træer i hjørneoversigterne ved bl.a. Bukkeballevej og Sophienbergvej. En del af arbejdet blev finansieret af Novafos, men udført af kommunen.

Kommunen har registreret næsten 8 km hække som alt efter hæktype klippes en eller to gange om året. Herudover bliver der klippet mere end 10.000 kvm. bøgepur.

En ny metode til fældning og fjernelse af vejtræer blev benyttet på stien mellem Lange Müllers Alle og Rungsted Strandvej. Materielgården har entreret med et firma som kunne nedknuse hele træer på stedet. Arbejdet viste sig at være mere effektivt, billigere og bedre for arbejdsmiljøet, da maskinen kunne klare det hele i én arbejdsgang.

9

Der har i år også været en del beskæringsarbejder af træer med og uden lift. På Kokkedal Alle blev egetræerne opstammet af hensyn til færdslen. Lindetræerne ved Kokkedal rideskole og lindeallen på Vallerødgade blev gennemgået for døde grene.

Desværre oplevede vi hærværk af kastanje alleen ved Sophienberg slot. Der er skåret i træerne og nogle af dem viste tegn på, at de var udsat for en form for plantegift. Indtil videre holdes træerne under observation, men det kan ikke afvises, at nogle af træerne skal udskiftes til nye.

3.3 Kokkedal SkovMaterielgården har fældet ca. 20 risikotræer, som udgjorde en fare for færdslen på stierne. Træerne efterlades på stedet til naturlig nedbrydning til gavn for insekter og andre smådyr. Herudover blev et mindre område tyndet kraftigt for uønsket opvækst som ahorn, elm og ask for at sikre skovbundens opvækst af bøgetræer.

Det generelle billede i skoven er, at bøgen er hårdt presset af ovenstående træarter, hvorfor materielgården i 2018 og fremefter vil fokusere på en øget udtynding af træer i alle aldre for at skabe en bæredygtig og sund skov.

3.4 JuletræMaterielgården opsætter og nedtager juletræet på Ridebanen. Materielgårdens trækyndige personel tager hvert år op til Naturstyrelsen Nordsjælland og udvælger det

10

flotteste træ. Herefter bliver det fældet og transporteret til Ridebanen.

Foto: Ugebladet 2011

4. ØkonomiEfter konkurrenceudsættelse af Materielgården i 2016, er der i 2017 blevet arbejdet med tilpasning af Materielgårdens ydelser og ressourcer ved indarbejdelse af nye arbejdsgange og rutiner, således at arbejdet fremadrettet kan udføres indenfor de nye økonomiske rammer på en hensigtsmæssig måde.

Regnskabet udviser et mindre forbrug på -3,403 mio. kr. svarende til en afvigelse på 6,84 % i forhold til budgettet. Der har været store udfordringer med at få materielgårdens ressourcestyringssystem idriftsat til de nye arbejdsgange og rutiner, så der har været stor tilbageholdenhed med at igangsætte opgaver, idet der ikke har været et fuld indsigt i driftsøkonomien. I en stor del af 2017 var der ikke overblik over de reelle udgifter og indtægter.

Veje og stier har et samlet netto mindre forbrug på -2,763 mio. kr. Af de lidt større afvigelser kan nævnes:

-0,56 mio. kr. på fælles formål, som primært skylles færre omkostninger til maskiner, materiel samt personaleudgifter.

-0,831 mio. kr. på arbejder for fremmed regning som delvist skyldes fejl i opsætningen i ressourcestyringssystemet, samt indtægter for istandsættelse af private veje hvor arbejdet blev udført i 2016.

Udgifterne til vejvedligeholdelse og belægninger har samlet set været -0,565 mio. kr. mindre end budgetteret, på grund af lavt aktivitetsniveau.

På grund af den milde vinter er der et mindreforbrug på -0,69 mio. kr. til vintertjeneste.

Grønne områder og fritidsaktiviteter udviser et samlet mindre forbrug på -0,439 mio. kr. på grund af et lavt aktivitetsniveau.

11

5. Materielgården5.1 Materielgårdens rammebetingelserAlle de opgaver som Materielgården løser for kommunen er underlagt nogle rammebetingelser. Disse betingelser er beskrevet i en række dokumenter som dels er udarbejdet af Vej og Park til konkurrenceudsættelsen af Materielgårdens opgaver i 2016.

Mange af disse dokumenter undergår en stadig revision efterhånden som arbejdsopgaverne ændrer sig. De forskellige dokumenter er kortfattet beskrevet i det følgende.

5.1.1 Intern aftale om drift og vedligeholdDer er udfærdiget et dokument som dels formelt beskriver den aftale som der ligger til grund for Materielgårdens arbejde, hvilket grundlag og hvilke dokumenter som gælder for aftalen og aftalens varighed.

5.1.2 Mål, forretningsgange og udviklingI dokumentet ’Mål, forretningsgange og udvikling’ fastlægges hvordan samarbejdet skal foregå, herunder visioner og fælles mål, helhedstænkning, kommunikation, faste møder, effektivisering og IT-systemer.

5.1.3 UdbudsdokumenterDokumentet ’Udbudsbetingelser’ er en overordnet rammebeskrivelse af hvordan selve udbuddet skal foregå og handler derfor kun om tiden indtil udbuddet er afgjort.

Dokumentet ’Særlig arbejdsbeskrivelse’ er en teknisk beskrivelse af de krav som er stillet til udførsel af alle arbejdsopgaverne og beskrivelser af hvordan de skal udføres.

12

Dokumentet ’Tilbuds- og afregningsgrundlag’ beskriver hvad og hvor meget som er inkluderet i de enhedspriser som fremgår af tilbuddet. Et eksempel er f.eks. at ved opsætning eller udskiftning af skilte, så er skiltene en bygherreleverance, dvs. indkøb af skiltemateriel ikke indgår i prisen.

Dokumentet ’Særlige betingelser’ indeholder vilkår for materiel, leje af faciliteterne på de to materielgårde, sociale og arbejdsklausuler. Herudover også supplerende bestemmelser til AB Service 2003 for opgaveudførelsen.

Dokumentet ’Samarbejdsform’ fastlægger de væsentligste forhold i det samspil der er mellem Vej og Park og Materielgården.

’Tilbudslisten’ er den økonomiske del af Materielgårdens tilbud. Heri er oplistet enhedspriser for alle de beskrevne opgaver.

5.1.4 Materielgårdens kontrolbud – bilag 1Bilag 1 er et dokument, som blev udarbejdet som en del af Materielgårdens kontrolbud til konkurrenceudsættelsen, hvori der er beskrevet hvordan man vil arbejde med bl.a. optimering af driften, digitalisering, innovation, miljøledelse, kvalitetssikring, social kapital og meget meget mere. Dette dokument var en stor del af grunden til at Materielgården vandt konkurrenceudsættelsen.

5.2 Digitale løsningerDer arbejdes i dag med flere separate IT-systemer hos både Materielgården og hos Vej og Park.

Der er mulighed for overførsel af data fra Brugerdata til ØSindsigt, Epoke flådestyring overfører automatisk GPS-logninger til Vinterman og Geonote bruges både af Materielgården og Vej og Park.

Der er formuleret en målsætning om, at der skal bruges færre IT-systemer end i dag, og at de så vidt muligt skal være integreret i højere grad, samt at det daglige arbejde skal digitaliseres i højere grad.

5.2.1 Tip Hørsholm’Tip Hørsholm’ er borgernes indgang til at indberette observationer af driftsmæssig karakter. De typiske observationer er bl.a. huller i vejen, påkørte færdselstavler og hække som skal klippes. Borgerne har mulighed for at indberette til ’Tip Hørsholm’ både via en app og via en web-løsning. Materielgårdens og Team Vej og Parks medarbejdere bruger appen til at indberette observationer. Alle indberetninger via ’Tip Hørsholm’ går direkte ind i Geonote-systemet, hvor de håndteres.

Siden ’Tip Hørsholm’ afløste den tidligere løsning, har vi konstateret en tydelig stigning i antallet af borger-indberetninger via denne digitale kanal. I 2017 er der modtaget 670 borger-indberetninger via ’Tip Hørsholm’. Hent ’Tip Hørsholm’-appen her

13

5.2.2 Opgavestyring – GeonoteBåde Vej og Park og Materielgården benytter Web-løsningen Geonote. Geonote håndterer både borgertip via ’Tip Hørsholm’, Vej og Park’s bestillinger til Materielgården, samt Materielgårdens interne styring af bestillingsopgaver. Der arbejdes p.t. på at få lagt alle standardopgaver ind i Geonote med udførselsfrekvenser, således at alle Materielgårdens opgaver kan styres i Geonote. Dette er en del af arbejdet med at øge digitaliseringen af Materielgården.

5.2.3 Ressourcestyring – BrugerdataMaterielgården benytter Brugerdata til ressourcestyring og økonomistyring. Brugerdata udveksler data med kommunens økonomisystem, således Materielgårdens eksterne økonomi håndteres af ØSindsigt, selvom der i praksis arbejdes i Brugerdata.

5.2.4 Kortlægning – NetGIS driftI forbindelse med selve konkurrenceudsættelsen blev der lavet et digitalt kort-værktøj ’NetGis drift’. Her er alle tilbagevendende driftsopgaver som det er muligt at stedfæste geografisk registreret. Det er tanken, at dette digitale kort skal danne basis for den fremtidige drift. Det er stor fokus på, at kortet bliver vedligeholdt og opdateret løbende.

5.2.5 Vintertjeneste – Vinterman og GeonoteVejdirektoratets web-løsning Vinterman benyttes i dag til styring af vinterdriften og som dokumentation for udført vintertjeneste. Geonote har en lignende løsning som er mindre avanceret, men dog umiddelbart bedømmes til at være fuldt ud tilstrækkelig til Hørsholm Kommunes brug. Geonotes løsning er p.t. ved at

14

blive testet med henblik på evt. at udfase Vinterman. Dette vil både have nogle arbejdsmæssige fordele og nogle økonomiske fordele.

5.2.6 Vejvejr.dkVejvejr er en tjeneste som leveres af DMI. Det er et vigtigt værktøj til at overvåge og forudsige udviklingen af føret på kommunens veje. Vejvejr laver bl.a. prognoser på nedbør, temperatur, luftfugtighed og dugpunkt og kan derfor bruges til at forudsige hvornår der er risiko for glat føre. Vejvejr benytter data fra et landsdækkende net af målestationer som overvåger vejoverflader. I Hørsholm Kommune har vi en enkelt målestation.

5.2.7 Epoke flådestyringEpoke flådestyring håndterer data fra de GPS’er som er monteret i alle køretøjer. GPS’erne er, hvor det giver mening, udstyret med sensorer som registrerer f.eks. om feje-/sugemaskiner suger, om bilens sneplov er nede, om saltkaret spreder salt o.lign.

5.2.8 ProduktionsplanlægningMaterielgården har udarbejdet en produktionsplan i et regneark. Her kan standardopgaverne fordeles ud over året med angivelse af timeforbrug. På denne baggrund kan der både planlægges hvornår opgaverne skal udføres og hvordan ressourcerne (bemandingen) ændres over året.

5.3 Kvalitetssikring5.3.1 KvalitetsstyringssystemMaterielgården har udarbejdet en kvalitetshåndbog som beskriver kvalitetsstyringssystemet, herunder hvordan Materielgården planlægger, sikrer og følger op på kvaliteten af de ydelser der leveres. Systemet lever op til kravene i ISO 9001 (men er dog ikke certificeret) og omfatter alle ydelser, der leveres fra Materielgården.

Kvalitetshåndbogen indeholder en beskrivelse af Materielgårdens organisation, herunder ansvar og beføjelser, målsætninger og politikker vedrørende kvalitetsstyringen og kvalitetsstyringssystemets opbygning.

Ud over kvalitetshåndbogen omfatter kvalitetsstyringssystemet procedurer, jobbeskrivelser, kvalitetsbeskrivelser, rutebeskrivelser og diverse skemaer og formularer.

15

5.3.2 EgenkontrolMaterielgården er i slutningen af 2017 begyndt at udføre egenkontrol med dokumentation af de udførte arbejder er udført som foreskrevet.

5.3.3 Fællesbesigtigelser

Der afholdes 8-10 fællesbesigtigelser om året, hvor team Vej og Park indkalder Materielgården. Lokationen for fællesbesigtigelsen meddeles Materielgården på dagen. På lokationen gennemgås udførte driftsopgaver

16

mhp. kvalitet og de enkelte opgaver bedømmes med en karakter. Der udfærdiges efter hver enkel fællesbesigtigelse et notat, hvor de enkelte punkter fremgår sammen med et gennemsnitligt resultat.

Karakter

1 Lever op til serviceniveau

2 Lever delvist op til serviceniveau

3 Lever ikke op til serviceniveau

Størstedelen af fællesbesigtigelserne handler om udvikling. F.eks. tales der om hvorvidt det er den rigtige drift som er beskrevet, er der andre driftsmæssige problemer og hvordan kan tingene gøres bedre. Især dette har vist sig, at være meget givende for alle.

Dato Fællesbesigtigelse Lokation

Gennemsnitligt Resultat

3/5-17 Dronningedammen 1,23/5-17 Hovedgaden 1,73/5-17 P-pladsen Kammerrådensvej 1,4

31/5-17 Kokkedal Station 1,328/6-17 Rungsted Badestrand 1,227/9-17 Hovedgaden 1,5

25/10-17 Sjælsmarksvej m.fl. 1,823/11-17 Svinget 1,123/11-17 Ewaldshøj 1,120/12-17 Rungsted Kyst Station 2,0

5.3.4 TilsynTeam Vej og Park udfører tilsyn (stikprøvekontrol) af forskellige typer af opgaver eller af opgaver i et nærmere bestemt geografisk område. Omfanget af disse kontroller er ikke fastlagt, men gennemføres efter behov. Hvert tilsyn resulterer i et notat, svarende til dem som udarbejdes efter en fællesbesigtigelse.

Dato Tilsyn Lokation

Gennemsnitligt Resultat

18/5-17 Strandgrund, R. Strandvej 168 1,018/5-17 Ewaldshøj 1,118/5-17 P-plads Pennehave 1,318/5-17 P-plads V. Stationsvej nord 1,318/5-17 P-plads V. Stationsvej syd 1,318/5-17 P-plads Svinget 1,020/6-17 Nattergalevej 1,320/6-17 Kystbanevej 1,420/6-17 Alsvej 1,020/6-17 Højmosen 1,5

17

Dato Tilsyn Lokation

Gennemsnitligt Resultat

27/6-17 Frederiksborgvej 1,027/6-17 Rungstedvej 1,527/6-17 Gøgevang 1,027/6-17 Smedehullet 1,427/6-17 Jens Bornøsvej 1,04/7-17 Bolbrovej 1,24/7-17 Bukkeballevej 1,6

25/7-17 Ådalsvej 1,025/7-17 Breeltevej 1,725/7-17 Mortenstrupvej 1,025/7-17 Stampevej 2,025/7-17 Ahornvej 1,025/7-17 Gyvelvej 2,025/7-17 Gl. Byvej P-plads 1,825/7-17 Sti ml. Christianshusvej og

Breeltevej1,5

17/8-17 Div. broer 1,329/9-17 Rungsted Kyst St.+Rungsted

Strand1,7

25/10-17 Sjælsmarksvej+Istedrødvejen+Frederiksborgvej

1,5

5.4 MiljøledelseMaterielgården påtager sig et medansvar for en miljømæssig og bæredygtig udvikling og har derfor indført miljøledelse. Miljøledelse er et ledelsessystem, hvor der er fokus på forbedringer til gavn for det ydre miljø bl.a. klimaet.

Formålet med miljøledelse er at reducere belastningen af miljøet, dvs. mindre forbrug af el, vand, varme, indkøb og kemi.

5.5 KerneopgaverMaterielgården er medvirkende til at:

Sikre og udvikle de fysiske rammer for borgerne i Hørsholm Kommune Ved at udføre driftsopgaver, så borgerne kan færdes sikkert til fods, på cykel og i bil på trafiksikre

og renholdte arealer. Ved at udføre driftsopgaver, så borgerne kan opleve attraktive og varierende grønne og blå

områder. Ved at videregive information om mangler og skader i hele kommunen.

18

5.6 ServicekontrakterPå alle ejendomme under Center for Ejendomme er der for hver enkelt ejendom indgået en servicekontrakt med Materielgården vedrørende vedligehold af udenoms arealerne. Servicekontrakterne indeholder en specifikation af præcist hvad der skal udføres, hvor meget der er og et kort som viser hvor arealerne befinder sig.

Solhuset

Opgaverne er primært grønt vedligehold og vintertjeneste. På skolerne varetages en del af opgaverne på udenoms arealerne af CEJ’s facility management.

Opgaverne som er omfattet af servicekontrakterne udføres til samme specifikationer og til samme pris, som de opgaver Materielgården udfører for Vej og Park.

19

5.7 Eksterne kunderMaterielgården udfører også mindre driftsopgaver for eksterne kunder som Rungstedlund, forsyningsselskaber, Naturstyrelsen og nabokommuner. Opgaverne er primært grønt vedligehold og vintertjeneste.

Rungstedlund

5.8 Udbudte ydelserMaterielgården arbejder fortsat med at udbyde forskellige opgaver og leverancer. Dette sker dels for at Materielgården skal koncentrere sig om selv at løse de opgaver som vi er gode til og ikke bruge for mange ressourcer på specialistopgaver. Udbuddene, især at leverancer, foretages selvfølgeligt også med henblik på at opnå de bedst mulige priser. Mange af udbuddene laves i samarbejde med andre kommuner. Disse kommunale samarbejder om udbud, betyder dels at de enkelte udbud får en større faglig kvalitet og dels at de udbudte mængder er større og dermed at der opnås bedre priser.

I øjeblikket er følgende ydelser udbudt: Deponering af jord mm. Levering af vejskilte Tømning af nedløbsbrønde Kørebaneafmærkning Lastbilkørsel Enkelte vinterruter Levering af salt

I 2018 forventes det at følgende ydelser udbydes: Mindre entreprenørydelser Levering af betonvarer Levering af brøndgods Servicering af vinterudstyr Ukrudtsbekæmpelse på stier (delvist)

20

5.9 Socialt ansvarMaterielgården er dels underlagt nogle sociale klausuler i forlængelse af konkurrenceudsættelsen og har dels sine egne målsætninger på området. Der har i 2017 været følgende grupper helt eller delvist beskæftiget på Materielgården:

Gruppe AntalElev 1Flexjob 2Seniorjob 1Virksomhedspraktik 2

Herudover kan det nævnes at nyttejob ordningen, som fysisk (men ikke administrativt) er placeret på Materielgården, har haft 21 borgere igennem et forløb i 2017.

5.10 Medarbejdere

Materielgården beskæftiger ved årets udgang 23 medarbejdere, fordelt på følgende områder:

Gruppe AntalAdministrative 4Mekaniker 1Udførende 18

Herudover har der i årets løb været 2 sommerfugle og 1 vikar.

21

5.10.1 Personalehåndbog for MaterielgårdenMaterielgården har udarbejdet en personalehåndbog, som er til alle ansatte. Den indeholder de væsentligste oplysninger om fælles regler, retningslinjer, organisationsforhold mv.

5.10.2 EfteruddannelseI 2017 har næsten alle udførende medarbejdere gennemgået og bestået kurset ’Vejen som arbejdsplads’. Dette kursus skal fornys minimum hvert 5. år og er en forudsætning for at arbejde på vejarealer i Hørsholm Kommune.

Herudover kan nævnes lederuddannelse for de 2 teamledere, ’Efteruddannelse for godschauffører’ (2 personer), ’Betjening og vedligeholdelse af større gartnerimaskiner’ (1 person) og ’Nivellering og faglig regning/matematik’ (2 personer).

5.10.3 Kompetenceudviklingsplaner I forbindelse med årets MUS-samtaler, er der udarbejdet individuelle kompetenceudviklingsplaner i samarbejde mellem den enkelte medarbejder og nærmeste leder. Det aftales, hvorvidt der er behov for at udvikle medarbejderens nuværende kompetencer eller om medarbejderen har brug for at erhverve sig nye. Mange af Materielgårdens medarbejdere har været ansat i særdeles mange år, hvorfor de har erhvervet mange faglige kompetencer.

En ny uddannelse ’Drifts entreprenør’ under Kommunalt Entreprenørforum har fleres interesse. Denne uddannelse handler om faglige kompetencer, forandringskompetencer, sociale kompetencer og personlige kompetencer.

5.10.4 SygefraværMaterielgårdens lokale sygefraværspolitik tager udgangspunkt i kommunens sygdomspolitik. Den lokale sygefraværspolitiks formål er, at omsætte og konkretisere den generelle sygdomspolitik til lokale formål på Materielgården.

Formålet er:

At drage omsorg for den ansatte og den ansattes sundhed i forhold til arbejdet og samtidigt sørge for, at sikre størst muligt nærvær på arbejdspladsen.

Hørsholm Kommune ønsker en kultur, hvor kontakten mellem den ansatte, lederen og kollegaer er naturlig og accepteret under sygefravær, og hvor der gensidigt bliver taget hensyn til hinanden.

Målsætningen er at opnå størst muligt nærvær på Materielgården og derfor er det en målsætning at sygefraværet højst udgør 2,5%.

Sygefraværet i 2017 har været 5,6%.

Sygefraværet i 2016 har, været 7,3%.

22

5.11 ArbejdsmiljøMaterielgården har i 2017 ikke haft besøg af arbejdstilsynet.

Antallet af anmeldte arbejdsskader har i 2017 været 11 stk., hvilket har givet anledning til 10-18 sygefraværsdage.

Tilsvarende blev der i 2016 anmeldt 6 stk. arbejdsskader, hvilket har givet anledning til 5-9 sygefraværsdage.

Antallet af arbejdsskader i 2017 er højere end i 2016.

Alle arbejdsskader behandles i lokalMED. Ingen af arbejdsskaderne har givet anledning til ændringer i arbejdsproceduren ligesom alle skader har været af mindre karakter.

Der er mulighed for at indberette det der hedder ’riv og krads’-skader – skader uden fravær og/eller uden behandlingsbehov. Det kan være mindre skader eller skader der retter sig mod psykisk overbelastende oplevelser, fx overfusning af borgere eller andre ubehagelige oplevelser med borgere. Der er p.t. ikke registeret nogle ’riv og krads’-skader fra Materielgården.

5.11.1 Trivselsundersøgelse og APV

Sommerfest 2014

Der har i 2017 været udført en trivselsundersøgelse, en fysisk APV og en psykisk APV. Besvarelsesprocenten var på ca. 68 %.

APV’en har resulteret i, at der skal arbejdes med: Bedre kvalitet af rengøring Bedre kendskab til ’Riv og krads’-registreringer Minimering af omfanget af tunge løft Mere tydelig information Mere mandskab på værkstedet i travle perioder Større opmærksomhed på afvekslende arbejde, for at undgå skæv fordeling af opgaver Løbende input til ledelsen og mere dialog, for at modvirke vekslende tillid til ledelsen